-
PERANCANGAN SISTEM INTEGRASI UNTUK MARKETING, GUDANGDAN KEUANGAN
PADA PROSES KERJA TRANSAKSI PENJUALAN
DENGAN OPENERP 7.0 DI PT. KALA INDAH PRIMA
Rian PurnamaFakultas Teknik UPN “Veteran” Jakarta
[email protected]
Abstract
PT. Kala Indah Prima is a national private company which
produces gypsum general tradingand contractor. In this company has
a several of important divisions on a sales transaction
workflow,there is marketing division, warehouse division and
accounting division. Design of itegration systemin every divisions
aims to simplify an workflow to more quickly, precisely and
accurately. The presenceof these system can improve the workflow
become so effective and efficient morethan use a manualsystem and
the decision by management can a be carefully, quickly and
appropriately on policybased on accurate and valid generate
information from this system. Information system design
wasdeveloped with the OpenERP software version 7.0. Designing
systems that can handle the activitiescarried out workflow consists
of the activities the customer record, inventory record, the
orderingof goods record, customer billing records, records of
payment transactions and integrating of salescounter, warehouse and
accounting divisions. The results of this study to be expected to
overcomearising problems from system manually workflow with the use
of computerized system already.
Key words: Design of Information System, Integration, Workflow,
OpenERP 7.0
PENDAHULUANMenghadapi persaingan bebas yang terjadi
sekarang ini, perusahaan dituntut harus mampuberadaptasi dan
mengikuti perkembangan -perkembangan yang terjadi saat ini. Untuk
itusumber daya perusahaan harus dapat dikerahkansecara maksimal dan
profesional untuk mendukungkeberhasilan perusahaan. Keberhasilan
perusahaansangat tergantung pada keberhasilan manajemendalam
melaksanakan pekerjaanya. Keberhasilanmanajemen perusahaan
tergantung pada tersedianyainformasi yang relevan dari pengolahan
data yangtepat, agar informasi dapat ditangani secarasistematis dan
praktis, perlu adanya manajemensistem informasi.
Perkembangan yang terjadi dalam teknologiinformasi telah
menyebabkan informasi menjadisalah satu sumber daya yang sangat
penting bagisebuah perusahaan. Dengan tersedianya informasiyang
akurat dan cepat maka akan dapatmendukung proses operasi dan
pengambilankeputusan. Informasi adalah suatu desain didalamsuatu
organisasi yang mempertahankan kebutuhanpengolahan harian,
mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasidan
menyediakan pihak luar tertentu denganlaporan- laporan yang
diperlukan.
PT. Kala Indah Prima adalah perusahaanyang bergerak pada General
Trading & Contractor( Produk & Jasa Gypsum ). Beralamatkan
di JL.Condet Raya No.37 Batu Ampar, Keramat Jati,Jakarta Timur
(13520) ini sudah berdiri sejak tahun90an dan sudah cukup banyak
memiliki jumlahkaryawan dan anak perusahaan / cabang
dariperusahaan, yaitu: Cabang Bogor yangberalamatkan di JL. Raya
Bogor KM. 51, Bogor,Jawa Barat, Cabang Cikampek yang beralamatkandi
JL. Ahmad Yani, No. 55 Cikampek, Jawa Barat,Cabang Serang yang
beralamatkan di JL. RayaPandeglang KM. 8, Serang, Banten.
Padaperusahaan ini terdapat 3 bagian penting dalamperusahaan,
yaitu: Bagian Marketing / BagianPenjualan, Bagian Gudang, Bagian
Keuangan.Perusahaan ini mempunyai masalah mengenaiproses kerja yang
pencatatan dan transaksimasih dilakukan secara manual, khususnya
padaproses kerja transaksi penjualan serta belumterintegrasinya
bagian – bagian yang ada pada
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
perusahaan. Sehingga mengakibatkan lamanyawaktu yang dibutuhkan
dalam menjalankan proseskerja serta laporan – laporan yang
dimintapada pihak manajemen sering terlambat dan kadangtidak
sesuai. Masalah yang ada ini membuat pihakmanajemen lamban dalam
pengambilan keputusandan rawan akan tindakan korupsi yang
dapatmerugikan perusahaan.
Oleh sebab itu PT. Kala Indah Prima mencarisebuah jalan keluar
untuk mengatasi masalahyang dihadapi agar dapat menata
manajemendengan baik sekaligus menyederhanakan
danmempermudahpengaturan aktivitasyang dilakukan-nya. Sistem
Informasi Manajemen ( SIM )merupakan jalan keluar yang dipilih
PT.Kala Indah Prima untuk mencoba mengatasimasalah yang ada, Sistem
Informasi Manajemen( SIM ) adalah sistem perencanaan bagian
dariinternal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatanmanusia,
dokumen, teknologi dan proseduruntuk memecahkan masalah bisnis,
seperti biaya,jasa atau strategi bisnis. Sistem InformasiManajemen
dapat membantu mengidentifikasi kansuatu masalah, menyelesaikan
masalah danmengevaluasi kinerja serta dapat dipergunakandalam semua
tahap manajemen, termasukperencanaan, pengendalian dan
pengambilankeputusan. (Muhamad ZamZami, S.E, M.M.)
TINJAUAN PUSTAKASistem Informasi Manajemen (SIM)
Setiap perusahaan pasti melakukantransaksi – transaksi yang
harus diolah agar bisamenjalankan kegiatanya sehari - hari.
Seperti, daftargaji yang harus disiapkan, transaksi penjualan,
datakeluar – masuknya keuangan dan informasi-informasi tentang
produk atau jasa perusahaan,semua ini dan hal -hal lainya adalah
kegiatanpengolahan data dan dianggap bersifat pekerjaanjuru tulis
yang mengikuti suatu prosedur tertentu.Komputer bermanfaat untuk
tugas – tugaspengolahan data semacam ini. Tetapi sebuah
SistemInformasi Manajemen melaksanakan pula tugas –tugas lain dan
lebih dari sekedar sistem pengolahandata, dimana sistem pengolahan
informasi yangmenerapkan kemampuan komputer untukmenyajikan
informasi bagi manajemen dan bagipengambilan keputusan. Sistem
InformasiManajemen ( SIM ) menurut Jogiyanto yang dikutipdalam
Suratma ( 2013 ) dikatakan bahwa SistemInformasi Manajemen ( SIM )
adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk
mendukung kegiatan operasional, manajemen danfungsi pengambilan
keputusan dari suatu organisasi.Sistem Informasi Manjemen (SIM )
merupakankombinasi yang teratur antara people,
hardware,software,communication network dan resource data(kelima
unsur ini disebut komponen sisteminformasi ) yang mengumpulkan,
merubah danmenyebarkan informasi dalam organisasi.SIM bertujuan
sebagai berikut :1. Menyediakan informasi yang dipergunakan
didalam perhitungan harga pokok jasa,produk atau tujuan lain
yang diinginkanmanajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakandalam perencanaan,
perancangan, pengendalian,pengevaluasian dan perbaikan
berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilankeputusan.
Sistem Informasi ManajemenDalam Perusahaan
Ketika konsep sistem informasi manajemen(SIM) pertama kali
muncul pada pertengahan tahun1960, ada optimisme yang belum
terbukti bahwasistem informasi manajemen akan menyediakaninformasi
untuk memenuhi kebutuhan semua aspekmanajemen perusahaan. Berbagai
kegagalan awalmenjadi sinyal yang jelas bahwa optimisme itutidak
berdasar. Sistem informasi perusahaan(enterprise information
system) menjadi populersejak tahun 1990 an, para analis
memberikanberbagai alasan kepopuleran tersebut dikarenakankebutuhan
dari informasi untuk mencakup seluruhperusahaan.
Selama tahun 1990 an penerapan komputeryang konservatif mulai
memberi jalanbagi kemunculan kembali minat unuk
menerapkankomputerisasi didalam organisasi secarakeseluruhan.
Sistem informasi perusahaan( enterprise information system ) adalah
sustu sistemberbasis komputer yang dapat melakukansemua tugas
akuntansi standar bagi semua unitorganisasi secara
terintegrasi.Sistem informasimemiliki peran yang sangat penting
dalamsebuah organisasi. Saat ini sistem informasiperusahaan dapat
mengakumulasikan seluruhdata transaksi akuntansi dari berbagai
departeman,seperti : bagian manufaktur, bagian pemasaran,bagian
keuangan, bagian warehouse dan berbagaifungsi bisnis lainnya.
Perencanaan sumber daya perusahaan jugadigunakan untuk
menjelaskan sistem informasi
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
perusahaan. ERP ( enterprise resource planning )adalah suatu
sistem yang terintegrasi yangmemungkinkan manajemen atas seluruh
sumberdaya perusahan secara keseluruhan. Popularitasistilah ERP
sebagian besar disebabkan oleh parapenjual perangkat lunak aplikasi
sistem informasiperusahaan.
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning
/ ERP)
ERP merupakan sistem terintegrasi yangmempunyai tujuan merangkum
proses bisnisyang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yangefektif
dan efisien dan sistem tersebut didukungdengan teknologi informasi
dan dapat menghasilkaninformasi yang menunjang perusahaan
menjadilebih kompetitif. Berikut Beberapa pendapat
tentangpengertian ERP yang dikutip pada Suratmo (2013):Menurut
Azhar Susanto (2004) mengemukakanpengertian Enterprise Resource
Planning ( ERP )adalah peket sistem yang terintegrasi yang
dirancanguntuk memberikan integrasi yang menyeluruhterhadap seluruh
data yang terkait dengan sisteminformasi perusahaan.
Menurut Djokopranoto (2002) ERP( Enterprise Resource Planning )
adalah sebuahkonsep untuk merencanakan dan mengelola
dayaperusahaan, baik pada keuangan,manusia, mesin,waktu, material
dan kapasitas yang berpengaruhluas mulai dari manajemen tertinggi
hingga opera-sional disebuah perusahaan agar dapat
dimanfaatkansecara optimal untuk menghasil-kan nilai tambahbagi
seluruh pihak yang berkepentingan atasperusahaan tersebut. ERP juga
berfungsi menginteg-rasikan proses – proses produk atau jasa
perusahaan.
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung oleh
seperangkat aplikasi dan infras-truktur komputer baik software
maupun hardwaresehingga pengolahan data dan informasi
dapatdilakukan dengan mudah dan terintegrasi.Olehkarena itu hampir
tidak mungkin mewujudkankonsep ERP tanpa adanya dukungan
sistemterkomputerisasi. Konsep – konsep dasar ERP,yaitu :1. ERP
(Enterprise Resource Planning) terdiri atas
paket software yang menjamin integrasi yangmulus atas semua
aliran informasi diperusahaan, meliputi keungan, akuntansi,
sumberdaya manusia, rantai pasok dan informasikonsumen.
2. Sistem ERP(Enterprise Resource Planning)adalah sistem yang
dapat di konfigurasi, yang
mengintegrasikan informasi dan proses yangberbasis informasi
didalam dan melintas areafungsional dalam sebuah organisasi.
3. Satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuanantar muka di
seluruh enterprise.Konsep – konsep utama ERP tersebut digambar-kan
pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.1 Konsep dasar ERP
Fungsi atau kegunaan ERP ( EnterpriseResource Planning ) menurut
Hunton dan Sutton( 2005 ) adalah sebagai berikut :1. Dapat
mendukung proses organisasi a.
Pengolahan data, proses bisnis.b. Menjadi fasilitas bagi fungsi
organisasi.c. Merekam proses bisnis dengan lebih teliti.d.
Menyimpan data untuk pengambilan
keputusan.2. Dapat mendukung dalam proses transaksi
organisasia. Pembayaran pesanan.b. Pembayaran pembelian.
Tentang keuntungan sistem ERP bagi peru-sahaan, terdapat
persepsi umum yaitu, bahwaimplementasi sistem ERP akan
meningkatkanfungsionalitas perusahaan dengan cepat,
tercapainyaharapan tinggi yang berupa penghematan biayadan
peningkatan layanan, sangat bergantung padaseberapa jauh kita
memilih sistem ERP yang sesuaidengan fungsionalitas perusahaan dan
seberapaoptimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasiulang atas
proses-proses yang ada pada sistemstrategi dan struktur perusahaan.
Adapun beberapakeuntungan dari penggunaan sistem infirmasiterpadu
dalam konsep ERP, antara lain dapatdisebutkan sebagai berikut :1.
ERP menawarkan sistem terintegrasi didalam
perusahaan, sehingga proses dan pengambilankeputusan dapat
dilakukan secara lebih efektifdan efisien.
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
2. ERP tidak hanya memadukan data dan orang,tetapi juga
menghilangkan kebutuhan dan
koreksi data pada banayak sistem komputeryang terpisah.
3. ERP memungkinkan manajemen mengelolaoperasi, tidak hanya
sekedar memonitir saja.
4. ERP membantu melancarkan pelaksanaan prosesmanajemen dengan
kemampuan memadukanya.
Secara keseluran sistem ERP diharapkan dapatmeningkatkan
fungsionalitas proses manajemen,baik pada bagian-bagian departemen
yang adamaupun antar muka dengan konsumen.
Pengertian DataData merupakan fakta atau bagian dari fakta
yang mengandung arti, yang dibutuhkan dengankenyataan,
gambar-gambar, kata-kata, angka –angka, huruf atau simbol - simbol
menyatakansuatu ide objek kondisi atau situasidan lain –
lain.Fatansyah ( 2001 ).
Data adalah bentuk yang masih mentah yangbelum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui
suatu modeluntuk dihasilkan informasi. Jogiyanto ( 2005
).Berdasarkan pendapat para ahli tersebut makadapat disimpulkan
bahwa data adalah kenyataanyang menggambarkan kejadian- kejadian,
danmasih berbentuk mentah sehingga perlu diolahlebih lanjut
sehingga bisa menghasil-kan informasi.
Pengolahan DataPengolahan data adalah proses yang
digunakan untuk menggambarkan perubahanbentuk data menjadi
informasi yang memilikikegunaan. Semakin banyak data dan
kompleksnyaaktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi,baik
itu organisasi besar maupun organisasi kecil,maka metode pengolahan
data yang tepat sangatdibutuhkan. Andri Kristanto ( 2007 ).
Berdasarkanpendapat ahli tersebut maka dapat disimpulkanbahwa
pengolahan data adalah perubahan bentukdata menjadi informasi.
Pengertian InformasiMenurut Davis Gordon dalam bukunya
yang berjudul Kerangka Dasar Sistem InformasiManajemen ( 1984 ).
Informasi juga berarti kumpu-lan data yang diolah menjadi bentuk
yang lebihberguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut pendapat diatas informasi dapatdisimpulkan sebagai data
yang telah diproseskemudian diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna
dan dapat digunakan dalam pengambilankeputusan.
Kualitas InformasiMenurut Davis Gordon dalam bukunya yang
berju-dul Kerangka Dasar Sistem InformasiManaje-men ( 2005 )
menggambarkan kualitas ataumutu dari suatu informasi (quality of
information)tergantung dari tiga pilar, yaitu diantaranya :
AkuratBerarti informasi harus bebas dari kesalahan
kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasitersebut harus jelas
mencerminkan maksudnyakarena dari sumber informasi ke
penerimainformasi kemungkinan banyak terjadi gangguan(noise) yang
dapat merubah atu merusak informasitersebut.
Tepat pada waktunyaBerati informasi yang datang pada
penerima
tidak boleh terlambat. Informasi yang sudahusang atau kadaluarsa
tidak akan mempunyai nilailagi, karena informasi merupakan landasan
dalampengambilan keputusan, bila pengambilankeputusan terlambat,
maka dapat berakibat fataluntuk organisasi.
RelevanBerarti informasi tersebut mempunyai manfa-
at untuk pemakainya.Relavansi informasi untuktiap-tiap orang
satu dengan yang lainya berbeda.
Pengertian Perancangan SistemSistem berasal dari bahasa latin
(Systema)
dan bahasa yunani (sustema), pengertian dan definisi sistem pada
berbagai bidang berbeda-beda, tetapimeskipun istilah sistem yang
digunakan bervariasi,semua sistem pada bidang-bidang tersebut
mem-punyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistemharus mempunyai
elemen, interaksi antar elemen,interaksi antara elemen dengan
lingkunganya danyang terpenting adalah sisitem harus
mempunyaitujuan yang akan dicapai. Maka dapat disimpulkansistem
adalahkumpulan elemen-elemen yang salingbekerjasama dan
berinteraksi untuk memprosesmasukan kemudian saling berhubungan,
berkumpulbersama – sama untuk mencapai tujuan yang
telahditentukan.
pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggantikan suatusistem yang lama secara keseluruhan
atau
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu
diperbaiki atau diganti karena beberapahal, diantaranya :1.
Timbulnya permasalahan-permasalahan (
problems )Permasalahn tersebut dapat berupa :Ketidakberesan
dalam sistem yang lama,sehingga sistem tidak dapat bekerja
sesuaidengan yang diharapkan. Contohnya : adanyakecurangan dalam
kegiatan perusahaan, kegiatanyang tidak efisien dan lain –
lain.Pertumbuhan organisasi yang menyebabkanharus disusunnya sistem
yang baru. Contohnya:kebutuhan informasi yang semakin luas,
volumepengolahan data semakin meningkat dan lain –lain.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities )Dalam
keadaan pasar bersaing, kecepataninformasi atau efisiensi waktu
sangatmenentukan berhasil atau tidaknya strategi ataurencana –
rencana yang telah disusun untukmeraih kesempatan – kesempatan yang
ada.Untuk mendapatkan informasi tersebut, perluadanya teknologi
informasi yang lebih canggih,bila tidak dapat memanfaatkan
teknologiinformasi dengan baik maka kesempatan-kesempatan ini akan
jatuh ditangan pesaing.
3. Adanya intruksi – intruksi ( directives )Penyusunan sistem
yang baru dapat juga terjadikarena adanya intruksi dari atasan atau
pihakluar perusahaan seperti peraturan pemerintah.Proses
pengembangan sistem mempunyaibeberapa tahapan mulai dari sistem
itudirencanakan sampai dengan sistem tersebutditerapkan,
dioperasikan dan dipelihara.Tahapan-tahapan tersebut dapat dilihat
adagambar 2.2 berikut :
Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem
Untuk lebih jelasnya, adapun tahapan – tahapanyang harus
dilaksankan secara sistematis dalam pengembangan sistem informasi
adalah sebagaiberikut :1. Kebijakan dan Perencanaan Sistem
(System
Planning )a. Permintaan untuk studi suatu sistem
(request for a system study )b. Pengamatan atau investigasi
awal
(initial investigation )c. Study kelayakan (feasibility
study)
2. Analisis Sistem (System Analysis)a. Mendefinisikan kembali
masalah (redefine
the problem )b. Memahami sistem yang ada ( understand
the existing system )c. Menentukan kebutuhan – kebutuhan
pemakai
dan hambatan – hambatan pada suatu sistem baru (determine user
requierments and constraints on a new system )
d. Model logika dari pemecahan yangdirekomendasi (logical model
of therecommended solution )
3. Desain Sistem/Perancangan Sistem (system Design )a. Desain
keluaran ( output design )b. Desain masukan ( input design )c.
Desain simpanan ( file design )
4. Implementasi Sistem (SystemImplementation )a. Pembangunan
sistem ( system building)b. Pengetesan ( testing )c.
Instalasi/konversi (installation/convertion )d. Operasi ( operation
)e. Kaji ulang setelah implementasi ( post –
implementation review )5. Perawatan ( Maintenance )
a. Menggunakan sistemb. Audit sistemc. Memelihara sistemd.
Perawatan dan peningkatan-peningkatan
Perancangan sistem adalah merancang ataumendesain suatu sistem,
yang isinya adalahlangkah - langkah operasi dalam prosespengolahan
data dan prosedur untuk mendukungoperasi sistem. Menurut Jogiyanto
dalam bukunyayang berjudul Analisis dan desain sistem, yangdikutip
dalam Suratmo ( 2013 ). Perancangan sistemdapat diartikan sebagai
berikut :1. Pendefinisian dari kebutuhan fungsional.2. Persiapan
rancang bangun implementasi3. Menggambarkan bagaimana suatu
sistem
dibentuk.
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
4. Dapat berupa penggambaran perencanaan danpembuatan sketsa
atau pengaturan daribeberapa elemen yang terpisah kedalam
satukesatuan yang utuh dan berfungsi.
5. Termasuk menyangkut mengkonfigurasidari komponen perangkat
keras dari suatu sistem.
Alat Bantu Perancangan SistemUntuk melakukan langkah-langkah
peran-
cangan sistem, maka dibutuhkan alat dan teknikuntuk
melaksanakanya. Alat-alat yang digunakandalam suatu perancangan
sistem umumnya berupagambaran atau diagram. Adapun alat bantu
yangdigunakan dalam perancangan sistem yangdigunakan adalah :
FlowchartFlowchart merupakan gambaran atau
bagan yang memperlihatkan urutan dan hubunganantar proses
beserta pernyataannya. Gambaran inidinyatakan dengan simbol dan
dengan demikiansetiap simbol menggambarkan proses tertentu.Hubungan
antar proses digambarkan dengangaris penghubung.Flowchart disebut
juga dengan diagram alir (diagram flowchart ). Dengan
menggunakanflowchart akan memudahkan kita untuk melakukanpengecekan
bagian – bagian terlupakan dalamanalisis masalah. Disamping itu,
flowchart jugaberguna sebagai fasilitas untuk dapatberkomunikasi
antara pemrogram yang bekerjadalam tim suatu proyek.Dalam pembuatan
suatu flowchart tidak adarumusan atau patokan yang bersifat mutlak,
karenaflowchart merupakan gambaran hasil pemikirandalam
menganalisis suatu masalah. Oleh karenaitu flowchart yang
dihasilkan dapat bervariasiantara suatu pemrogram dengan yang
lainya.Secara garis besar setiap pengolahan dalamflowchart terbagi
atas tiga bagian utama, yaitu :input, proses pengolahan dan output.
Simbol –simbol yang ada pada flowchart , terdapat padatabel 2.1
berikut ini :
Tabel 2.1 Simbol – Simbol Flowchart
Diagram KonteksMenurut Tata Subari ( 2004 ) dalam Suratmo
(2013 ), mendefinisikan diagram konteks dibuatuntuk
menggambarkan sumber serta tujuan datayang akan diproses atau
dengan kata laindiagram tersebut digunakan untuk
mengembangkansistem secara umum dan global dari keseluruhaansistem
yang ada.
Maka dapat disimpulkan diagram konteksadalah diagram yang
terdiri dari satu prosesyang menggambarkan ruang lingkup suatu
sistemdan gambaran umum suatu sistem yang berjalanyang
menggambarkan hubungan antara entitassatu dengan yang lainnya.
Data Flow Diagram ( DFD )Data flow Diagram menurut Jogiyanto
(
2005) yang dikuti dalam Suratmo ( 2013 ),DFD adalah Diagram
digunakan untuk
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
menggambarkan suatu sistem yang telah adaatau sistem baru yang
akan dikembangkansecara logika tanpa mempertimbangkan
lingkunganfisik dimana data tersebut akan disimpan. DataFlow
Diagram juga digunakan pada metodologipengembangan sistem yang
terstruktur.Sedangkan menurut Tata Subari dalam Suratmo2031,
tahapan atau tingkatan konstruksi DFD, yaitusebagai berikut:a.
Diagram konteks, Diagram ini dibuat untuk
menggambarkan sumber serta tujuan data yangakan diproses atau
dengan kata lain diagramtersebut digunakan untukmenggambarkan
sistemsecara umum/global dari keseluruhan sistemyang ada.
b. Diagram Nol (0), Diagram ini dibuat untukmenggambarkan
tahapan proses yang adadidalam diagram konteks, yang
penjabarannyalebih terperinci.
Berdasarkan pengertian di atas maka dapatdisimpulkan bahwa DFD
adalah suatumodel yang menggambarkan aliran data dan prosesdalam
mengolah data disuatu sistem.
Adapun simbol – simbol yang biasadigunakan dalam pembuatan Data
Flow Diagram( DFD ), dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini :
Tabel 2.2 Tabel Data Flow Diagram ( DFD )
Entity Relationship Diagram ( ERD )Entity Relationship Diagram
adalah sebuah
diagram yang menggambarkan model relasi antarrancangan data
tersimpan atau digunakan untukmemodelkan struktur data dan hubungan
antaradata. Entity Relationship Diagram menggunakansejumlah notasi
dan simbol utuk menggambarkanstruktur dan hubungan antar data. ERD
terdiri daridua macam, yaitu entitas (entity) dan relasi (Relation
). ERD merupakan suatu model yangdigunakan untuk menggambarkan data
dalam
bentuk entitas, atribut dan hubungan antarentitas. Komponen –
komponen dari ERD yangdikutip dalam Suratmo ( 2013 ) adalah
sebagaiberikut :a. Entitas (Entity) Pengertian entitas adalah
segala
sesuatu yang dapat digambarkan oleh data.Entitas juga dapat
diartikan sebagai sesuatuyang nyata (eksistensinya) dan dapat
dibedakandari sesuatu yang lain.
Menurut Fathansyah (1999) ada duamacam entitas, yaitu entitas
kuat dan entitaslemah. Entitas kuat merupakan entitas yangtidak
memiliki ketergantungan dengan entitaslainnya. Sedangkan entitas
lemah merupakanentitas yang kemunculannya tergantung padakeberadaan
entitas lain dalam suatu relasi.
b. Relasi atau Hubungan Relasi menunjukanadanya hubungan
diantara sejumlah entitasyang berasal dari sejumlah himpunan
entitasyang berbeda. Kumpulan semua relasi diantaraentitas-entitas
yang terdapat pada himpunanentitas membentuk suatu himpunan
relasi.Istilah himpunan relasi jarang sekali digunakandan lebih
sering disingkat dengan istilah relasiatau hubungan. Relasi atau
hubunganmerupa-kan keterkaitan antara beberapa tipe entitas.Adapun
hubungan relasi pada Entity RelationshipDiagram terdapat tiga macam
dalam hubunganrelasi ERD, yaitu : One To One atau hubunganrelasi
satu ke satu ini dinyatakan dengan satukejadian pada entitas
pertama dan hanyamempunyai satu hubungan dengan satu kejadianpada
entitas yang kedua dan sebaliknya.
One To Many Tingkat hubungan satukebanyak adalah sama dengan
banyak ke satu.Tergantung dari arah mana hubunganterlihat.Untuk
satu kejadian entitas yangpertama dapat mem-punyai banyak hubungan
dengan kejadian pada entitas yang kedua.Sebaliknya satu kejadian
pada entitas yangkedua hanya dapat mempunyai satu hubungandengan
satu kejadian padaentitas yang pertama.
Many To Many Tingkat hubungan banyakkebanyak terjadi jika tiap
kejadian pada sebuahentitas akan mempunyai banyak hubungandengan
kejadian pada entitas lainya, dilihatdari sisi yang pertama maupun
dilihat dari sisiyang kedua.
c. Atribut adalah properti atau karakteristikyang terdapat pada
setiap entitas.
Adapun simbol – simbol yang biasa dipakai
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
pada Entity Relationship Diagram (ERD),terdapat pada tabel 2.3
berikut ini :
Tabel 2.3 Tabel ERD
Relasi TabelPengertian Tabel Relasi yang dikutip
dalam Suratmo ( 2013 ) adalah data yang menggam-barkan hubungan
antar tabel yang satu dengan tabelyang lainya. Dengan kata lain
relasi tabel merupa-kan hasil dari suatu teknik untuk
mengorganisasidata ke dalam tabel-tabel untuk
menghilangkankerangkapan data, mengurangi kompleksitas
danmempermudah pemodifikasi data atau yang biasadisebut dengan
normalisasi data. Didalam tabel –tabel tersebut terdapat primary
key yang berfungsisebagai field kunci utama dari yang
menunjukanbahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisadiisi
dengan data yang sama dengan kata lainprimary key menjadikan tiap
tabel memilikiidentitassendiri-sendiri yang membedakan satu sama
lain(unik), serta foreign key adalah suatu attribute yangmelengkapi
satu relationship yang menunjukankeinduknya.
Struktur FilePengertian Struktur File terdiri dari elemen
- elemen data yang disebut dengan item data sehing-ga secara
prinsip struktur dari data ini dapatdigambarkan dengan menyebutkan
nama item –itemnya, Suratmo ( 2013 ). Struktur file digunakandalam
perancangan sistem karena data ini akanmenentukan struktur fisik
database yang menunju-kan elemen – elemen data yang menyatakan
jenisjenis dari data tersebut. Struktur file juga bisadikatan
sebagai dasar untuk normalisasi data.
OpenERPOpenERP atau yang sebelumnya dikenal
sebagai TinyERP merupakan open source terpadu
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)perangkat lunak yang
diproduksi oleh OpenERPs.a. Aplikasi OpenERP ini saling
terintegrasi danbisa disesuaikan dengan kebutuhan dalampemakainya.
OpenERP memiliki client dan kompo-nen server. Server berjalan
secara terpisah dariclient. Tugas server untuk menangani logika
bisnisdan berkomunikasi dengan aplikasi databese,sedangkanclient
menyajikan informasi kepadapengguna dan memungkinkan mereka untuk
salingberoperasi dengan server, dengan aplikasi clientyang
tersedia.OpenERP dapat digunakan dengan menjalankan :a. OpenERP
server, digunakan sebagai server.b. OpenERP Web-Server, digunakan
sebagai
Web server ( optional ).c. OpenERP client, digunakan untuk
aplikasi
desktop.OpenERP adalah sebuah sistem manajemen
yang sangat terkenal didunia dan diunduh lebihdari 600 kali per
hari. Saat ini OpenERP telahtersedia dalam beberapa bahasa dan
memilikipartner serta kontributor dari seluruh dunia. Lebihdari 800
developer telah berpatisipasi dalamproyek pengembangan sistem
OpenERP.
OpenERP adalah sebuah perangkat lunakmanajemen perusahaan
berbasis open source yangmerupakan salah satu dari aplikasi ERP
yang praktisdan mudah digunakan, yang dirancang untukmengatasi
kebutuhan perusahaan dan proses, sertamembantu meningkatkan kinerja
bisnis.
OpenERP merupakan sistem manajemenyang tidak hanya digunakan
oleh perusahaan –perusahaan besar saja, tetapi juga digunakanoleh
perusahaan – perusahaan kecil dan independen.OpenERP juga dapat
diaplikasikan pada berbagaimacam sektor, seperti sektor
perdagangan, tekstil,manufaktur dan lainya. Perbedaan
tersebutmenggambarkan tingkat fleksibilitas OpenERPyang sangat
tinggi sehingga dapat menjangkauseluruh jenis perusahaan yang ada.
OpenERP dibangun dengan menggunakan arsitektur yangmodular dan
teknologi – teknologi yang bersifatopen source, tetapi tetap
memperhatikan kualitasproduk yang dihasilkan.Berikut kelebihan –
kelebihan yang dimiliki olehOpenERP :a. Akses informasi yang dapat
dipercaya.b. Menghindari redundansi dari pemasukan data
dan operasi.c. Mengurangi jeda waktu penampilan
informasi dan laporan.
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
d. Pengurangan biaya, penghematan waktu dan peningkatan kontrol
dengan analisis skala enterprise.
OpenERP ditujukan kepada perusahaan-perusahaan yang memiliki
ambisi dan keinginanuntuk meningkatkan performansi dalam
bidangmanajemen. Sistem manajemen saat ini dapat mem-bantu dan
mempermudah segala hal yang berkaitandengan manajemen. OpenERP
tidak membatasijenis, kategori dan skalabilitas perusahaan
perusaha-an yang akan menggunakannya, karena OpenERPdapat
diaplikasikan baik pada bidang, sektormaupun skala apapun.
Fungsionalitas bisnis ini diatur dalam modul.Modul adalah folder
dengan struktur yang telahditentukan yang berisi kode python dan
file XML.Modul mendefinisikan struktur data, form, laporan,menu,
prosedur, workflows dan lain-lain. Moduldidefinisikan menggunakan
sintaks client-independent. Jadi, jika ingin menambahkan objekbaru
seperti menu atau form, membuatnya tersediadi setiap client.
Berikut beberapa contoh modulyang terdapat dalam OpenERP :a. Sales
Management Modul sales memungkinkan
kita untuk mengelola dan mengklasifikasikanpesanan
penjualan.Memungkinkan kita untuk membuat pesananbaru dan meninjau
pesanan yang sudah ada.Konfirmasi pesanan yang dapat
memicupengiriman barang, faktur dan waktu yangditentukan oleh
pengaturan dalam setiappesanan.
b. Warehouse ManagementModul ini menyediakan fungsionalitas
untukmengatur multi-warehouse.
c. Modul ini memberikan banyak dukunganlogistik untuk invoicing
autamication sepertipemesanan penjualan, dari biaya danlain –
lain.
d. Social NetworkingModul ini memungkinkan untuk
melakukanpertukaran pesan yang dilakukan antar user.
e. Accounting and FinanceModul ini menyediakan kebutuhan
akunting yang diintegrasikan dengan semua operasiyang memiliki
biaya atau pendapatan.Persiapan Perangkat hardware yang
dibutuhkanuntuk installasi adalah PC dengan spesifikasiminimal Pent
ium 4, RAM 512, HDD40 GB dan bisa digunakan dengan sistemoperasi
Win2000, WinXP, Win7, Win8,WinServer200, WinServer2005,
WinServer2008.
Berikut contoh tampilan OpenERP hasil installasi:
Gambar 2.3 OpenERP Hasil Installasi
METODE PENELITIANMetode yang digunakan dalam penelitian
ini adalah ERP (Enterprise Resource Planning)yaitu melakukan
pengintegrasian kepada bagian –bagian yang penting yang berkaitan
dengan proseskerja transaksi penjualan dan melakukanperancangan
perancangan program aplikasi yangdigunakan. Aplikasi atau program
yang digunakanaadalah dengan menggunakan software OpenERP7.0.
metode ini dipilih karena sesaui dengan kebu-tuhan perusahaan
dengan tujuan penelitianyangingin dicapai yaitu : melakukan
pengintegrasianbagian-bagian departemen kerja yang
berhubungandengan proses kerja transaksi penjualan,,memudahkan
pencarian, pengolahan danpenyimpanan data – data transaksi serta
hargamaupun jenis barang dan data pelanggan PT. KalaIndah Prima,
menghasilkan informasi yang cepat,tepat dan akurat pada masing –
masing bagian PT.Kala Indah Prima, memberikan kemudahan
dalammelakukan proses kerja.
Penelitian ini dilakukan pada PT. KalaIndah Prima yang berlokasi
di Jakarta, tepatnyadidaerah Condet, Jakarta Timur. Fokus
perhatianpenelitian ini adalah melakukan perancangansistem
inetgrasi proses kerja pada transaksipenjualan di PT. Kala Indah
Prima yang dimanamelakukan pengintegrasian bagian marketing,gudang
dan keuangannya serta mempermudah danmempercepat akan kegiatan
proses kerjannyapada transaksi penjualan.
Pengintegrasian yang dilakukan dalampenelitian ini dengan cara
menyatukan ketiga
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
bagian-bagian yang berhubungan atau bagian yangcukup penting
untuk melakukan proses kerja tran-saksi penjualan, yaitu bagian
gudang, marketingdan bagian keuangan,agar menghasilkan kinerjayang
efektif dan efisien dalam melakukanpekerjaannya sehari – hari.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMAnalisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis data yangdilakukan pada PT. Kala
Indah Prima didapati hasilanalisis sistem yang sedang
berjalanbahwa:
1. Analisis Sistem BerjalanPT. Kala Indah Prima merupakan suatu
badan usahayang bergerak pada bidang Produk dan Jasa, yangberfokus
pada pelayanan jasa dan produk gypsum.Sistem yang kini digunakan
pada bagian marketingatau penjualan, bagian pergudangan dan
bagiankeungan masih menggunakan sistem yang manualdan belum
terintegrasi. Pelanggan atau calonpembeli mendatangi bagian Counter
Sales / CSOuntuk memesan barang, lalu petugas CSOmencatat data
pelanggan atau calon pembeli,selanjutnya petugas CSO mengecek
barang pesananmenggunakan via by phone atau langsungmendatangi pada
bagian gudang. Kemudian petugasCSO memberikan informasi tentang
barangpesanan tersebut siap atau tidaknya kepada pelang-gan atau
calon pembeli, setelah itu petugas CSmencatat kembali tentang
konfirmasi barangtersebut.Proses selanjutnya, petugas CSO
menda-tangi bagian keuangan untuk mengkonfirmasikaninformasi
penjualan untuk pembuatan faktur ataunota-nota transaksi pembelian.
Sistem yang masihmanual dan belum terintegrasi ini membuat
prosespengerjaan yang panjang dan menyita waktu yangcukup lama
berkisar lima sampai 10 menit.Sehingga membuat sistem atau proses
tersebutmenjadi tidak efektif karen pelanggan atau calonpembeli
yang ingin membeli atau memesan barangharus menunggu dan melalui
proses transaksi yangbisa dibilang dapat memakan waktu yang
tidaksebentar, hal ini dapat merugikan bagi si pelangganatau calon
pembeli itu sendiri karena menyitawaktu untuk memenuhi kebutuhan
yangdiinginkan pelanggan atau calon pembeli. Peng-gambaran Hasil
analisis sistem berjalan digam-barkan pada bentuk flowchart sebagai
berikut :
Gambar 4.1 Flowchart sistem berjalan
Berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan,penggunaan
sistem informasi proses kerja pada PT.Kala Indah Prima ini masih
memiliki kelemahan dan kekurangan, diantaranya :a. Pengolahan data
masih menggunakan sistem
manual,proses penyajian informasi dan laporanmenjadi kurang
efektif dan efisien.
b. Data yang digunakan masih dalam berbentukdokumen buku atau
kertas sehingga menyebab-kan kehilangan dokumen.
c. Tingkat human error yang tinggi, ketimbangdengan menggunakan
s i s t em yangterkomputerisasi.
d. Perubahan yang dilakukan pada data makapenggantiannya
seringkali hanya mengguna-kan corat-coretan saja, terutama pada
databuku transaksi,sehingga seringkali menimbul-kan kerancuan akan
informasi pada data.
e. Kesalahan dan manipulasi data kerapterjadi, sehingga
menimbulkan kerugianperusahaan.
2. Hasil Analisis Sistem
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
Berdasarkan hasil setelah dilakukannya analisissistem, berikut
prosedur sistem usulanpengolahan data proses kerja pada PT.
KalaIndah Prima. Dapat dijelaskan denganmenggunakan diagram alir
atau flowchart padagambar 4.2, sebagai berikut :
Gambar 4.2 Flowchart sistem yang diusulkan
Perancangan SistemPerancangan sistem dibuat agar memiliki
suatu sistem yang lebih baik lagi dari sistem yangsebelumnya.
Perancangan sistem dilakukan setelahmendapatkan gambaran dengan
jelas apa yangharus dikerjakan. Perancangan sistem ini
bertujuanuntuk mempermudah proses operasional transaksipenjualan
pada PT. Kala Indah Prima dan untukmemenuhi kebutuhan mengenai
gambaran yangjelas tentang perancangan sistem yang akan
diimplementasikan. Aplikasi yang digunakan dalamperancangan sistem
ini menggunakan softwareOpenERP Versi 7.0. Berikut uraian yang
adapada perancangan sistem menggunakan aplikasiOpenERP Versi 7.0.1.
Perancangan Output
Adapun perancangan – perancangaan output yangada didalam sistem
aplikasi OpenERP Versi 7.0,sebagai berikut :a. Laporan invoice atau
faktur penjualan.
Gambar 4.3. Laporan Invoice atau faktur Penjualan
b. Laporan delivery order atau surat jalan
Gambar 4.4. Laporan delivery order atau surat jalanc. Laporan
Data Perusahaan
Gambar 4.5 Laporan Data Perusahaan
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
2. Perancangan Input Berikut perancangan – perancangan input
yangada didalam sistem aplikasi OpenERP Versi 7.0,sebagai berikut
:a. Form input data pelanggan
Gambar 4.6 Form Input Data Pelanggan
b. Form input data barang
Gambar 4.7 Form Input Data Barang
c. Form input data perusahaan
Gambar 4.8 Form Input Data Perusahaan
d. Form input data sales order atau penjualan
Gambar 4.9 Form Input Data Sales Order /Penjualan
e. Form input data delivery order atau pengiriman
Gambar 4.10 Form Input Data Delivery Order /Pengiriman
f. form input data setting user
Gambar 4.11 Form Input Data Setting User
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
3. Perancangan DatabasePada tahap ini dipersiapkan tempat
untuk
menampung data di server, data tersebutnantinya akan diproses
oleh program aplikasi yangdirancang, baik penambahan,
pengeditan,penghapusan dan menampilkan isi database keprogram serta
mengetahui agar tidak terjadi adanya informasi data yang dibiarkan
tanpa alasanyang jelas atau kelebihan data yang
menyebabkanpenyimpanan ruang memori menjadi berlebih, halini biasa
disebut dengan redudansi data. Adapunperancangan database mengenai
sistem informasiproses transaksi penjualan PT. Kala Indah Primaini
digambarkan dalam beberapa diagram dibuatdengan beberapa tabel
sebagai berikut :a. Diagran Konteks merupakan alir data dan
sebuah informasi yang menggambarkan sistemdalam satu lingkaran
dan menggambarkanproses dalam suatu sistem secara keseluruhan.
b. DFD adalah suatu diagram yang menggam-barkan dari mana asal
data dan kemana tujuandata, dimana data disimpan serta proses
apayang menghasilkan data tersebut. DFD bukangambaran dari program
tetapi hanyamenjelaskan bagaimana data itu mengalir(berjalan) dalam
suatu sistem. Berikut DFDdari sistem informasi proses kerja PT.
KalaIndah Prima, sebagai berikut :
c. ERD (Entity Relationship Diagram) merupakansebuah diagram
yang memperlihatkan entitas– entitas yang terlibat dalam suatu
sistem sertahubungan - hubungan ( relasi ) antar entitas.Satu
kesatuan relasi sistem dalam ERD dapatdiketahui dari item data yang
menghubungkansatu arsip ke arsip lainya.
Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entitas yang terlibat :1) Pelanggan / Customers:{partner_id,
parent_id,
name, address_id, kota, provinsi_id,kodepos, negara_id,telepon,
email, posisi_jabatan, fax }
2) Barang :{produc t_ id , uom_id ,product_quantity, list_price
}
3) Counter Sales :{user_id, posisi_user }4)
Faktur:{faktur_id,company_id, product_id,
product_qty, date_order }Relasi yang terbentuk :
1) 1 Pelanggan / Customer melakukan banyakpemesanan barang
2) 1 Pelanggan / Customer melakukanbanyak transaksi
3) 1 Counter Sales membuat banyak faktur4) 1 Counter Sales
memproses banyak barang
d. Relasi Tabel berfungsi untuk menggambar kanhubungan antar
tabel yang dirancang hasil dalamsistem informasi proses kerja.
Adapun rancangantabel relasi yang akan di rancang yang
gunanyasebagai modal dasar untuk masuk ke tahapperancangan sistem
database dapat dilihatpada gambar 4.15, sebagai berikut :
Gambar 4.15 Tabel Relasi Proses Kerja yang Diusulkan
Pelanggan /
Customer
Konfirmasi pesananPelanggan dan
Fakturpesanan Pelanggan
Sistem InformasiProses Kerja
transaksi penjualan
Data User dan DataProduk
Informasi Data Pesanan
Laporan Data perusahaan
Manager PT. KalIndah prima
Pelanggan /
Customer
Counter Sales
Laporan
Mendatangi
Membuat
FakturBarang
Membuat
Memproses
Pelanggan /Customer
Proses DataPelanggan
Data Pelanggan danPesanan
DataPelanggan
F. Customers
Proses DataBarang
Konfirmasidata Pesanan
ProsesTransaksi
F. SalesOrder
Pembayarandan Faktur
PembuatanLaporanBarang
DataPesanan
DataValidasiPesanan
DataTransaksi
F. Product
F. Delivery Order
Laporan kala Manager PT
Gambar 4.13 Data Flow Diagram ( DFD ) Level 0
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
e. Struktur File Struktur file digunakan dalamperancangan sistem
ini guna menentukan
struktur fisik database dan garis datanya.Struktur file
merupakan urutan isi atau data itemyang terdapat pada program.
Adapun format typedan size yang digunakan menggunakan sistemdefault
atau bawaan program yang sudah adadidalam program. File yang
digunakan padaperancangan proses kerja pada PT. Kala IndahPrima
adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Tabel Perusahaan
Tabel 4.2 Tabel pelanggan / Customer
Tabel 4.3 Tabel barang
Tabel 4.4 Tabel Sales Order / Penjualan
Tabel 4.5 Tabel Invoice / Faktur Penjualan
Tabel 4.6 Tabel Delivery Order / pengiriman
Tabel 4.7 Tabel User
IMPLEMENTASI SISTEMHasil ProgramDengan adanya sistem baru yang
terkomputerisasidalam operasional kerja pada PT. Kala IndahPrima,
kekurangan dan kelemahan pada sistemmanual yang terdahulu dapat
ditangani, sepertidalam proses pencatatan dan transaksi
penjualanserta waktu dan alur proses kerja menjadi lebihmudah dan
cepat. Hal ini dikarenakan proses kerja transaksi penjualan pada
sistem terkomputerisasimemiliki langkah proses yang lebih mudah
dansedikit ketimbang dengan penggunaan sistemmanual.
Berikut hasil program dari perancangansistem integrasi untuk
marketing, gudang dankeuangan pada proses kerja transaksi
penjualandi PT. Kala Indah Prima menggunakan aplikasiOpenERP versi
7.0 dengan spesifikasi perangkat
Company-idlogo
street_comcity_idcom
state_id_comzip_comcountry
phone_comfax_com
email_comvat
company_registry
res.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.companyres.company
charbinarycharchar
many2onechar
many2onecharcharcharcharchar
128
12824
24
6464643264
nama Perusahaanlogo perusahaan
alamat perusahaankota perusahaan
provinsi perusahaankode pos
negara perusahaantelepon kantorfaximily kantor
emailNPWP perusahaan
tanda daf. perusahaan
Nama field Object Type Size Keterangan
Product_idimage_medium
categ_idprice_unit
supply_methodproduct_quantity
product.productproduct.productproduct.productproduct.productproduct.productproduct.product
charbinary
many2onefloat
selectionfloat
128 nama baranggambar barangkategori barangharga barang
cara pengadaan barangkuantitas stok barang
Nama field Object Type Size Keterangan
Invoice _id
date
product_uon
stock.picking.out
stock.picking.out
stock.picking.out
many2one
char
datetime
keterangan Invoice
keterangan Surat
waktu terkirim
Nama field Object Type Size Keterangan
delivery_order id
origin
date_done
note-do
stock.picking.out
stock.picking.out
stock.picking.out
stock.picking.out
many2one
char
datetime
text
keterangan Invoice
keterangan Surat
waktu terkirim
catatan
Nama field Object Type Size Keterangan
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
menggunakan windows 7 Professional, processor Intel(R) Atom(TM)
CPU [email protected] 1.67GHz RAM 2GB :1. Form LoginForm login merupakan
langkah awal untukmenjalankan program proses kerja padaaplikasi
OpenERP v7. Pada bagian ini terdapat duadata yang harus dimasukan
yaitu, Usernamedan Password, dimana keduanya telah terdaftarsebagai
pengguna user yang berhak untukmengakses kedalam sistem. Prosedur
atau langkah– langkah memulai aplikasi Log In pada OpenERPv7
:Langkah – langkah :a. Start -> Programs -> OpenERP v7 ->
Start
OpenERPb. Buka browser dan akses
http://localhost:8069/c. Klik Textbox pada Username dan
Masukan
Data Usernamed. Klik Textbot pada Password dan Masukan
Data Passworde. Klik Log In atau Menekan Tombol Enter pada
Keyboard
Gambar 5.1 Form Log In
2 Form Menu UtamaForm menu utama merupakan tahapan lanjut dari
form login yang berfungsi untukmenampilkan berbagai pilihan form –
formselanjutnya yang berguna untuk menjalankan proseskerja
perusahaan. Pada menu utama ini tampilanyang muncul pada menu bar
tergantung kepadamasukan data user yang dipakai. Berikut formmenu
utama sesuai dengan masukan data User,sebagai berikut :a. Form Menu
Utama User Bagian Counter
SalesUser bagian counter sales merupakan bagian yang
berfungsi untuk melayani pelanggan dalammelakukan proses
kerjanya. Seperti memeriksadata pelanggan, membuat data
pelangganbaru, membuat transaksi penjualan, membuatfaktur penjualan
dan lain – lain.
Gambar 5.2 Form Menu Utama User Bagian CounterSales
b. Form Menu Utama User bagian Gudang Userbagian gudang
merupakan bagian yangberfungsi untuk melakukan kegiatanoperasional
gudang yang mengatur segalaproses data produk atau barang.
Gambar 5.3 Form Menu Utama User Bagian Gudang
c. Form Menu Utama User bagian Keuangan Userbagian Keuangan
merupakan bagian yang ber-fungsi untuk melakukan pengecekan
yangdilakukan pada transaksi aktivitas jalannyakeuangan
perusahaan
Gambar 5.4 Form Menu Utama User Bagian Keuangand. Form Menu
Utama User bagian Manajr
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
User bagian Manajer merupakan bagian yangberfungsi untuk
melakukan pengecekan danlaporan segala aktivitas yang sudah
berjalandalam perusahaan dan pada form menu utamauser ini terdapat
semua Menu Bar yangada pada Form Menu Utama bagian CounterSales,
Gudang dan Keuangan.
Gambar 5.5 Form Menu Utama User Manajer
3. Form Data PerusahaanPada Form Data Perusahaan ini memuat data
–
data identitas PT. Kala Indah Prima yangnantinya akan menjadi
data informasi pada slipSales Order dan Delivery Order.
Gambar 5.6 Form Perusahaan d. FormCustomers / PelangganPada form
ini memuat daftar dataCustomers atau pelanggan pada PT. Kala
IndahPrima. Baik pelanggan tetap maupun pembuatandata pelanggan
baru.
Gambar 5.7 Form Pelanggane. Form Sales Order / Penjualan
Pada Form Sales Order / Penjualan inimemudahkan bagi user untuk
melakukanproses kerja dalam melakukan transaksipenjualan pada
bagian User Counter Sales.
Gambar 5.8 Form Sales Order f. Form Products / Barang
Form Products / Barang ini memuat daftardata barang dagang yang
tersedia didalamstok gudang pada PT. Kala IndahPrima. Langkah –
langkah untuk menampilkanForm Products / Barang ini yaitu, klik
tombolWarehouse pada menu bar kemudian klikProducts.
Gambar 5.9 Form Produk ( tampilan list )
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
Gambar 5.10 Form Produk (tampilan kanban)
g. Form Delivery Order / Order PengirimanPada Form Order
Pengiriman atau Delivery
Order berfungsi untuk melihat data transaksi barangyang sudah
dilakukan oleh bagian Counter Salesdan untuk membuat Faktur jalan
atau biasa disebutsurat jalan.
Gambar 5.11 Form Delivery Order
h. Form UserForm User ini digunakan untuk mengisi
data yang nantinya data ini akan digunakanuntuk melakukan Log In
dan sebagai User yangmenjalankan proses kerja setiap bagiannya.
PadaForm User ini hanya bisa diakses oleh seorang user yang
statusnya administrator, yang bertujuanuntuk mengedit, menyimpan
serta menghapus dataUser.
Gambar 5.12 Form User
i. Invoices / Faktur PenjualanInvoices atau Faktur Penjualan
adalahlaporan atau hasil dari transaksi penjualan yangdilakukan
pada bagian Counter Sales, yangberfungsi sebagai lembar bukti
tagihan ataubukti transaksi kepada pelanggan PT. Kala IndahPrima
atas pembeliannya.
Gambar 5.13 Form Faktur Penjualan
j. Delivery Order / Faktur JalanDelivery Order atau Faktur
Penjualan atau
yang biasa disebut Surat Jalan berfungsisebagai surat pengantar
pada saat mengirimbarang kepada pembeli dan sebagai salah satu
buktiyang perlu dilampirkan pada saat penagihan.
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
Gambar 5.14 Form Faktur Jalan k. LaporanData PerusahaanPada
Laporan Data Perusahaan iniditampilkan laporan – laporan
pengintegrasian darisetiap User bagiannya masing – masing
mengenaihasil dari proses kerja transaksi penjualan yangkhusus
ditujukan kepada pihak manajer PT. KalaIndah Prima atau User bagian
Manajer diantaranya,laporan penagihan pelanggan, laporan penjualan,
laporan data barang dan lain – lain dapat dilihatpada lembar
lampiran 2.
Gambar 5.15 Form Laporan Data Perusahaan
5.2 Hasil Pengujian Program danPembahasan
Penggunaan program aplikasi OpenERP7.0 ini dibuat untuk
menjadikan sistem prosesoperasional kerja pada PT. Kala Indah
Primamenjadi lebih efektif dan efisien ketimbangpenggunaan sistem
yang masih manual. Programproses kerja pada PT. Kala Indah Prima
yangterintegrasi serta terkomputerisasi memilikikeunggulan
dibandingkan dengan penggunaansistem proses kerja yang masih
manual, denganproses informasi yang lama dalam menjalankanproses
kerjanya dan data – data informasi yangmasih dalam berbentuk
kertas. Keunggulan tersebut
antara lain, pencarian data yang lebih cepat,penyampaian
informasi menjadi lebih cepat, tepatdan akurat, memudahkan dan
mempercepat hanyamembutuhkan waktu satu sampai lima menit
dalammelalukan proses kerja transaksi penjualannya
sertamenggabungkan bagian – bagian yang penting dalam menjalankan
proses kerja transaksipenjualan dan mengurangi resiko kehilangan
data( lost document ) yang dapat terjadi padapenggunaan s i s tem
manual , seh inggamenjadikannya lebih efektif dan efisien tanpa
harusmelakukan proses kerja yang panjang dan memakanwaktu serta
tanpa harus mencari satu – persatudata yang terdapat pada file –
file dokumen. Halini dikarenakan pada sistem proses kerja pada
PT.Kala Indah Prima yang terkomputerisasi danmengurangi tingkat
human error yang dilakukanpegawai karena sistem ini
terkomputerisasi.Program integrasi untuk proses kerja ini juga
masih memiliki kekurangan, yaitu mengenai bahasayang dipakai dalam
aplikasi ini belum sempurna,masih banyak dalam menggunakan bahasa
asingatau bahasa Inggris serta pengintegrasian sistemtidak hanya
pada proses kerja transaksipenjualan serta dilakukannya pembuatan
laporanproses akhir bulan dan menganalisis tentangpembekakan pada
ruang penyimpanan akibatpemakaian jangka panjang. Hal ini terjadi
terutamadikarenakan masih terbatasnya sumber dayayang dimiliki
peneliti. Perombakan yang dilakukanuntuk melakukan kekurangan
tersebut melaluiproses yang panjang serta rumit dan
dapatmembutuhkan waktu yang cukup lama.Dari awal sampai sekarang
ini, kebutuhan awalruang penyimpanan pada HardDisk perangkatkeras
yang dipakai untuk mengoperasikan softwareatau aplikasi OpenERP 7.0
ini sebesar 320 MBdan meningkat menjadi 562 MB Setelah
dilaku-kannya pengerjaan perancangan sistem integrasipada bagian
marketing, gudang dan keuangan padaproses kerja transaksi penjualan
di PT. KalaIndah Prima Indah dengan OpenERP 7.0.
KESIMPULANBerdasarkan hasil penelitian terhadap sistem
informasi manajemen pada proses kerja yang adapada PT. Kala
Indah Prima. Maka penulis dapatmengambil beberapa kesimpulan yaitu,
sebagaiberikut :
Aplikasi ini memudahkan dan mempercepatpara pekerja untuk
melakukan proses kerjatransaksi penjualan yang dilakukan pada
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
setiap bagiannya masing - masing, karenaterintergrasinya data
sistem informasi yangmembuat proses kerja menjadi lebih efektifdan
efisien, ketimbang penggunaan pada sistemmanual yang membutuhkan
waktu serta prosesyang lebih lama dan memakan tempat
untukpenyimpanan arsip file – file kerjanya. sepertidalam melakukan
pencatatan – pencatatan danpencarian data yang dilakukan dalam
menjalankanproses kerja pada transaksi penjualannya. Hal
inidikarenakan data yang tersimpan pada sistemyang terkomputerisasi
ini dapat dengan mudahdiakses serta malakukan transaksi penjualan
menjadilebih cepat dan tepat.
Penggunaan sistem aplikasi inimenghasilkan data informasi yang
cepat,tepat dan akurat, dari pada penggunaan sistemmanual yang
tingkat human errornyacukup tinggi. Sehingga menekan
tingkatkecerobohan, kesalahan, kecurangan dan manipulasidata. Serta
penghematanpemakaian kertas untuk aktifitas kegiatan proses
kerjanya.
DAFTAR PUSTAKASunarti, Desi.2012, Sistem Informasi
Manajemen,
edisi pertama, penerbit DayaciptaPrimamuda.
Azhar Susanto 2004. SisteminformasiManajemen Konsep dan
Pengembangannya. Lingga Jaya. Bandung.Jogiyanto 2005. Sistem
Teknologi Informasi. Andi.
Yogyakarta.Suratmo, Firman, 2013, Skripsi: “Perancangan
Aplikasi Sistem Pengecekan KetersediaanK a m a r d a n R e s e r
v a s i D e n g a nMicrosoftVisual Basic 6.0 Pada GuestHouse Graha
Purna Wira Yang Dimodifikasi,UPN”V”Jakarta.
Questions-OpenERP Help http://help. openerp.com/questions/
Diakses Pada Bulan September 2013 –Februari 2014.
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA
-
PETUNJUK PENULISANMAJALAH ILMIAH “BINA TEKNIKA”
UPN “VETERAN” JAKARTA
1. Naskah diketik dengan MS Word, jenis huruf Times News Roman
11, ukuran kertas A4 (297 x 210),dengan jarak 1 spasi, jumlah 10
s/d 16 halaman, (termasuk gambar, ilustrasi dan daftar
pustaka).
2. Naskah berupa hasil penelitian atau studi kepustakaan, yang
merupakan naskah asli dan belum pernahdipublikasikan di media masa
manapun. Makalah yang telah dipresentasikan dalam suatu
pertemuanilmiah, apabila belum dipublikasikan dapat diterima.
3. Sistematika penulisan sebagai berikut :
a. JUDULSingkat, jelas, dan mencerminkan isi
b. Nama (para) penulis atau baris kepemilikanDitulis lengkap
tanpa gelar disertai keterangan instansi tempat bekerja, alamat,
Telepon, Fax, dan alamat E-mail.
c. ABSTRAKAbstrak diawali dengan judul makalah dalam bahasa
Inggris. Berisi inti sari makalah, cara penyelesaianmasalah, dan
hasil yang diperoleh. Selanjutnya abstract ditulis dalam bahasa
Inggris, satu alinea dengan maksimal 150 kata. Keyword: berisi 2
s/d 5 kata dalam bahasa Inggris.
d. PENDAHULUANBerisi latar belakang masalah, permasalahan,
tujuan, ruang lingkup, dan berisi teori yang digunakanuntuk
menyelesaikan permasalahan, serta menjelaskan metodologi yang
digunakan berisi bahan, alat yang digunakan, dan cara melakukan
penelitian.
e. PEMBAHASANBerisi penyajian data dalam bentuk tabel, grafik,
gambar dan/atau lain sebagainya. Pembahasan dilakukan terhadap
hubungan berbagai variabel baik bebas maupun terikat, analisis
tentang keterkaitandata dengan hipotesa penelitian dan kesesuaian
hasil penelitian terhadap teori yang digunakan
berikutalasannya.
f. SIMPULANBerisi simpulan dari pembahasan.
g. DAFTAR PUSTAKAPenulisan daftar pustaka disusun tanpa nomor
berdasarkan abjad dengan urutan penulisan sebagai berikut nama
pengarang, tahun terbit, judul, penerbit dan kota penerbitan. Nama
pengarang menda-
hulukan nama keluarga atau nama dibalik tanpa gelar.
4. Naskah ditulis dalam Bahasa Indonesia dengan berpedoman pada
Pedoman Umum Ejaan BahasaIndonesia yang disempurnakan.
5. Hindari pemakaian istilah asing (kecuali bila sangat
diperlukan). Penulisan istilah asing dicetak denganhuruf miring /
Italic.
6. Isi tulisan bukan tanggung jawab redaksi. Redaksi berhak
mengedit redaksionalnya, tanpa mengubaharti.
7. Bagi penulis yang naskahnya diterbitkan akan diberi 1 (satu)
eksemplar cetak lepas.
UPN "VETERAN" JAKARTAUPN "VETERAN" JAKARTA