PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE …mmt.its.ac.id/download/SEMNAS/SEMNAS XIII/MTI/06. Prosiding Djoko... · Program Studi MMT-ITS, ... STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA Djoko Purnomo, ...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENTMULTIMEDIA PADA PROSES PRODUKSI VIDEO

PEMBELAJARANSTUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA

Djoko Purnomo, Fajar BaskoroMagister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi

Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember SurabayaE-mail: [email protected] ; [email protected]

ABSTRAK

Pengembangan media video pendidikan oleh instansi Balai PengembanganMedia Televisi (BPMTV) membutuhkan proses panjang yang melibatkan pegawai danorang-orang yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan pengalaman dari berbagaibidang. Knowledge management multimedia ini dirancang dengan maksud agarpengetahuan, pengalaman yang diperoleh dan dimiliki organisasi tidak hilangbersamaan dengan pensiunnya pemilik pengetahuan, khususnya yang bersifat tacitknowledge. Dalam perancangan ini ditentukan spesifikasi kebutuhan sistem knowledgemanagement, cara mengumpulkan explicit knowledge dan tacit knowledge danmendesain sistem knowledge management agar dapat digunakan untuk pengembanganmedia video pendidikan. Tahapan-tahapan yang dilalui selama pelaksanaan penelitianini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management dari AmritTiwana, dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Tahapan evaluasi infrastrukturdidukung dengan data observasi, wawancara, review dokumen dan kuisioner. Tahapananalisis dan desain mengunakan pendekatan berorientasi obyek dengan unifiedmodelling language (UML). Analisa sistem menggunakan diagram use case, diagramactivity, diagram class, diagram sequence dan diagram statechart, sedangkan desainsistem meliputi pembuatan desain arsitektur sistem, sitemap dan desain antarmukasistem. Hasil dari penelitian ini berupa peta pengetahuan organisasi, strategimengcapture knowledge didalam organisasi dan desain aplikasi knowledge managementsystem.

Kata kunci: Knowledge Management System, pengembangan media video pendidikan,UML.

PENDAHULUAN

Pembelajaran sebagai salah satu proses pencerdasan bangsa dilakukanpemerintah untuk melayani masyarakat dengan berbagai cara, salah satunya denganmemanfaatkan media pembelajaran berupa video pendidikan. Produk video pendidikantersebut berupa video yang berisi materi-materi pelajaran yang disajikan sedemikianrupa sehingga menarik peserta didik untuk belajar. Instansi BPMTV adalah unitpelaksana teknis yang tugasnya mengembangkan model dan format video pendidikan.Proses pembuatan video pendidikan membutuhkan proses yang panjang melibatkanbanyak pihak dan profesi seperti pengkaji media, pengkaji materi, sutradara, penulisnaskah, penata kamera, penata suara, penata lampu, penata artistik, penata musik,animator dan editor. Materi video pendidikan yang disajikan disesuaikan dengankurikulum yang berlaku dan dikaji oleh ahli materi sesuai bidang studi yangdikuasainya, sedangkan secara visual dikaji oleh ahli media.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-2

Pengembangan model dan format media video di BPMTV dilakukan denganmodel (ADDIE ). Prosedur yang ditempuh dalam model ini terdiri atas lima langkahpokok yaitu Analysis, Design, Development, Implementation, dan Evaluation.

Dalam mengembangkan video pendidikan banyak masalah yang timbul akibatkurangnya pengetahuan yang dibutuhkan dengan pengetahuan yang tersedia, sehinggapada proses pengembangan banyak pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan untukmemenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi. Pelatihan tersebut berupa pengetahuanteknis pembuatan video, pengoperasian peralatan, dan pengetahuan lain terkait dengankarakteristik peserta didik beserta metode pembelajarannya. Namun pengalaman,pengetahuan dan keterampilan hanya dimiliki oleh pegawai yang diberi pelatihan.Pengetahuan explicit dalam bentuk dokumen diktat, makalah dan presentasi banyakdisimpan dan didokumentasi oleh perseorangan sehingga tidak ada proses sharing atautransfer pengetahuan. Pengetahuan yang dimiliki dalam bentuk tacit juga tidak mudahuntuk didokumentasikan dalam bentuk explicit, hal tersebut juga disebabkankemampuan pemilik pengetahuan tidak mempunyai keterampilan dalam menuangkanpengetahuannya dalam bentuk explicit. Hal ini menjadi masalah tatkala pemilikpengetahuan yang sudah berpengalaman dan banyak memiliki pengetahuan yangbersifat tacit pindah tugas atau pensiun, karena mengurangi jumlah tenaga terampil danmemiliki pengetahuan.

Keadaan ini menimbulkan kesadaran pentingnya penerapan sistem pengelolaanpengetahuan (knowledge management system). Knowledge management system ( KMS)merupakan suatu sistem yang mampu melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yangada, bagaimana pengetahuan tersebut ditemukan, bagaimana menyimpan pengetahuan,bagaimana memelihara pengetahuan, serta bagaimana menggunakan pengetahuantersebut. Dalam KMS cara yang sering digunakan untuk mengcapture tacit knowledgedilakukan dengan cara brainstorming, diskusi, wawancara dan kuisioner atau denganmetode context mapping. Selain cara-cara tersebut tacit knowledge dapat di-explicit kandalam bentuk multimedia. Capturing knowledge dilakukan dengan merekam penjelasandan praktek dari pemilik pengetahuan dalam bentuk video. Hal ini untuk memudahkanpemahaman terkait dengan tingkat kesulitan materi dan memungkinkan orang lain yangmemiliki ketrampilan untuk mengkonversi pengetahuan tacit yang sudahdidokumentasikan dalam bentuk video ini, ke bentuk modul, buku dan bentuk eksplisitlainnya.

Untuk keperluan pengelolaan pengetahuan yang bersifat explicit maupun tacittersebut, maka dibutuhkan sebuah knowledge management system sehinggapengetahuan yang berkaitan dengan pengembangan media video untuk pendidikandalam instansi BPMTV dapat terkoordinir dan terorganisir secara sistematis danterpadu.

METODA

Penelitian ini terdiri dari beberapa tahapan yang akan dijelaskan terkait langkah-langkah penelitian dan pendekatannya sehingga mampu menjawab permasalahan yangtelah dirumuskan. Tahapan-tahapan yang akan dilalui selama pelaksanaan tesis inimenggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management (Tiwana, 1999)dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Adapaun tahapan dan dokumen-dokumenyang dihasilkan dari setiap langkah pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1berikut ini.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-3

Studi literatur

Studi literatur dilakukan terkait dengan paparan, riset dan kajian mengenaiknowledge management dan multimedia. Hal berikutnya adalah menganalisa hasil studiliteratur untuk mengetahui dan mendapatkan pemahaman dasar mengenai knowledgemanagement serta requirement terhadap sistem pengelolaan pengetahuan.

Gambar 1. Tahapan dan langkah-langkah metode penelitian

Analisis infrastrukturAnalisa infrastruktur dilakukan dengan cara menganalisa system yang berjalan

melalui dokumentasi ataupun pedoman operasional, menganalisa infrastrukturknowledge management yang termasuk didalamnya kesediaan jaringan dan internet.

Peta sistem dan infrastrukturKM saat ini

Dokumen kebutuhan penggunadan sistem

Teknologi yang digunakan,strategi transfer knowledge

Daftar kekayaan pengetahuan

Kebutuhan organisasi pengelolaKM

Diagram activity, use case,class, sequence dan statechart

Desain interface, arsitektur,database

Interface sistem

Evaluasi desain dengan metoderunut berdasarkan analisa

kebutuhan

Menganalisa sistem dan infrastruktur saat ini

Analisa kebutuhan pengguna dan sistem KM,menyelaraskan strategi KM dengan strategi organisasi

Membuat desain infrastruktur KM

Melakukan audit terhadap kekayaan pengetahuan

Menyusun desain tim KM

Analisa sistem KM

Desain sistem KM

Pembuatan Antarmuka sistem

Evaluasi Desain KM

Tahap 2Evaluasi

Infrastruktur

Tahap 3Analisis Desain

Tahap 4Penyelesaian

Hasil dan saran tindak lanjutpenelitianKesimpulan dan saran

Studi LiteraturKelayakan desain knowledge

managementTahap 1Persiapan


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-4

Langkah selanjutnya adalah menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansiBPMTV, dalam tahap ini dilakukan untuk mendapatkan peta pengetahuan, memperolehgambaran mengenai kesenjangan pengetahuan di organisasi, untuk selanjutnya rencanastrategi yang menghubungkan strategi organisasi dengan strategi knowledgemanagement dapat dibuat dengan berbekal peta pengetahuan yang sudah dihasilkansebelumnya. Tahapan inipun akan memuat perencanaan strategis KMS danmendefinisikan kebutuhan pengguna dan KMS. Dokumen yang dihasilkan akanmenyajikan daftar informasi dan fitur-fitur yang akan dikembangkan dalam KMSsebagai nilai tambah bagi sistem yang ada saat ini.

Desain infrastruktur KM

Desain dilakukan dengan menggunakan hasil evaluasi infrastruktur yang telahdilakukan. Infrastruktur yang digunakan adalah infrastruktur jaringan intranet denganpenambahan perangkat yang dapat mendukung sistem KM. Desain infrastruktur tersebutdilakukan dengan pendekatan aktifitas sistem knowledge management dalam praktekyang meliputi proses menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah danmenyebarkan knowledge.

Gambar 2 Model Sistem Knowledge Management (Sumber: Davenport et.al, 1998)

Melakukan audit atas kekayaan pengetahuan

Audit manajemen pengetahuan adalah kegiatan memeriksa secara sistematiskualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi (Munir, 2008). Audit manajemenpengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu audit kualitas pengetahuan, audit kualitaspembelajaran di organisasi dan audit kualitas proses pengelolaan pengetahuan.

Mendesain tim KM yang terlibat

Dalam tahap ini melakukan desain tim dengan mengidentifikasi stakeholder KMdari bidang teknologi informasi, manajemen (pengambil keputusan), pengguna(pegawai). Selanjutnya dipetakan kebutuhan masing-masing stakeholder pengetahuantersebut dan melakukan analisa kebutuhan jumlah anggota tim yang bertanggung jawabatas pengelolaan pengetahuan.

Analisa sistem sebagai dasar membangun kerangka KM

Kegiatan analisa sistem merupakan proses penterjemahan kebutuhan penggunadan sistem ke dalam sistem yang akan dibangun. Dengan menggunakan pemodelanUML, langkah-langkah yang dilakukan nantinya adalah membuat diagram use case,membuat diagram activity, membuat diagram class, membuat diagram sequence danmembuat diagram statechart. Selanjutnya dilakukan desain KMS, dengan membuatrancangan agar siap diimplementasikan berdasarkan hasil analisa yang dilakukan padatahap sebelumnya. Desain ini meliputi desain arsitektur, desain sitemap, desainantarmuka dan desain database. Sedangkan pembuatan desain sistem dilakukan untuk

Create Capture

Refine

StoreManage

Disseminate

Knowledge


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-5

menyajikan hasil analisa dan desain kedalam bentuk-bentuk tampilan antarmuka.Pembuatan antarmuka KMS merupakan bentuk sederhana penyajian hasil analisa dandesain agar dapat dilakukan evaluasi apakah kebutuhan pengguna telah terpenuhi.

Review dan evaluasi desain KMS

Setelah desain KM terbentuk akan dilakukan review dan evaluasi . Tahap inidilakukan dengan menggunakan ceklist yang bertujuan untuk memastikan bahwa hasildesain sesuai dengan spesisfikasi kebutuhan pada tahap analisis kebutuhan. Ceklist yangdibuat berisi perbandingan desain sistem yang tersusun dengan spesisfikasi kebutuhan.Hasil review dan evaluasi berupa ceklist review dan evaluasi. Metode perunutan dariakhir desain sistem ke analisis kebutuhan dilakukan untuk mengurangi kesalahan dankurangnya ketelitian dalam verifikasi, sehingga tidak ada satu desainpun yang terlewati.

HASIL DAN DISKUSI

Menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV

Pengelolaan pengetahuan di instansi BPMTV harus sejalan denganstrategi BPMTV. Dari strategi tersebut dapat di lihat bahwa inisiatif dalam pengelolaanpengetahuan membutuhkan langkah-langkah agar pengetahuan yang dimiliki dapatdimanfaatkan oleh instansi BPMTV (knowledge utilization). Tobing(2007) menjelaskanbahwa perlu dideskripsikannya strategi atau cara yang perlu dilakukan untukmengakuisisi, menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan.1. Strategi akuisisi pengetahuan di BPMTV adalah :

Dengan pelatihan Membuat dokumentasi tertulis pasca pelatihan Mengadakan training singkat pasca pelatihan Prioritas untuk membuat dokumentasi pengetahuan tacit, salah satu caranya

membuat video untuk tacit knowledge yang sulit untuk dieksplisitkan Akuisisi pengetahuan lainnya yang sudah terkodifikasi Mendorong pemilik pengetahuan untuk berbagi.

2. Strategi penyimpanan pengetahuan dalam organisasi dapat dilakukan denganmengumpulkan pengetahuan dalam bentuk hardcopy dan dalam bentuk digital kedalam suatu sistem agar dapat diakses dan dimanfaatkan oleh semua pegawai.

3. Strategi distribusi pengetahuan eksplisit memanfaatkan infrastruktur teknologiinformasi yang memberi kemudahan dan kecepatan akses bagi pengguna untukmendapatkan layanan knowledge yang dibutuhkan. Sedangkan pengetahuan tacitselain didistribusikan dari video dilakukan pelatihan dan supervisi.

Hasil Analisa dan Desain

Desain infrastruktur KM dilakukan dengan menggunakan hasil evaluasiinfrastruktur yang telah dilakukan. Infrastruktur yang digunakan adalah infrastrukturjaringan intranet dengan penambahan perangkat yang dapat mendukung sistem KM.Desain infrastruktur sistem KM yang akan digunakan seperti dalam gambar 3menunjukkan pengembangan jaringan berdasarkan kebutuhan sistem KM yang akandibangun.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-6

Gambar 3. Desain Infrastruktur KM

Sedangkan peta pengetahuan organisasi BPMTV dapat dilihat pada gambar 4menunjukkan bahwa saat ini organisasi berada pada posisi pemimpin pasar atau marketleader. Bila posisi BPMTV hanya memiliki pengetahuan inti sementara pesaingmemiliki pengetahuan tingkat lanjut, maka organisasi berada pada posisi tersesat atauterbelakang. Keadaan akan lebih parah bagi organisasi bila ternyata pesaing memilikipengetahuan inovatif. Knowledge management system multimedia yang akan dibangunini merupakan usaha organisasi untuk mempertahankan dan meningkatkan pengetahuanmenuju pengetahuan inovatif sehingga dapat menjadi organisasi pada posisi inovator.

Gambar 4 Peta Pengetahuan Organisasi BPMTV

Kegiatan analisa sistem merupakan proses penterjemahan kebutuhan penggunadan sistem ke dalam sistem yang dibangun dengan menggunakan pemodelan UML.Diagram UML yang akan dibuat meliputi diagram use case, diagram activity, diagramsequence dan diagram class. Berikut ini adalah diagram use case yang telah dibuatterdiri dari tiga aktor dan lima belas use case. Aktor aktor tersebut mempunyai peransendiri-sendiri dalam interaksinya dengan sistem.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-7

A d m i n K M

P e g a w a i

P e t u g a s P S B

M e n g e l o l a P e n g g u n a

M e m b u a t L a p o r a n K M S

L o g i n

M e n g i r i m A r t i k e l

M e n g i r i m V i d e o

M e n c a r i P e n g e t a h u a n

M e n u l i s K o m e n t a r

M e n d o w n l o a d F i l eA r t i k e l

M e n y e t u j u i A r t i k e l

M e n y e t u j u i K o m e n t a r

D o w n l o a d D o k u m e n

D o w n l o a d V i d e o

M e n g i r i m D o k u m e n

M e n y e t u j u i V i d e o

M e n y e t u j u i D o k u m e n

Gambar 5. Peta Pengetahuan Organisasi BPMTV

Desain arsitektur knowledge management system dapat dilihat pada gambar 6berikut ini, tampak bahwa desain ini mendukung proses akuisisi pengetahuan yangmelibatkan pegawai, sistem distribusi dan penyimpanan. Distribusi pengetahuandilakukan memanfaatkan jaringan intranet yang ada di BPMTV, sedangkan prosesakuisisi menggunakan tool knowledge management.

Gambar 6 Arsitektur Knowledge Management

Sedangkan tool yang akan digunakan untuk mengelola pengetahuan nantinyadapat digambarkan dalam arsitektur aplikasi seperti pada gambar 7. Aplikasi inidiharapkan dapat membantu proses akuisisi pengetahuan melalui partisipasi dari


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-8

pemilik pengetahuan yang mengirimkan pengetahuannya dalam bentuk artikel,dokumen maupun video ke dalam sistem ini, sehingga terjadi proses saling berbagi danbermuara pada pemanfaatan pengetahuan tersebut untuk pengembangan media videopendidikan.

Gambar 7. Arsitektur Aplikasi Knowledge Management Multimedia

KESIMPULAN

Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan yang didapat dari penelitian ini, antaralain:1. Dengan selesainya penelitian ini maka diperoleh peta pengetahuan organisasi , yang

terdiri dari pengetahuan apa yang telah dimiliki, pengetahuan yang harus diakuisisi,dan tingkat pengetahuan yang sudah dimiliki BPMTV, sehingga dapat diambillangkah-langkah tepat untuk mengurangi kesenjangan pengetahuan.

2. Identifikasi strategi dalam rangka mengakuisisi, dilakukan dengan pelatihan danmendorong pemilik pengetahuan untuk berbagi, membuat dokumentasi tertulispasca mengikuti pelatihan, dan membuat video untuk pengetahuan yang sulitdieksplisitkan.

3. Hasil desain sistem yang dibuat dapat dijadikan acuan dalam mengembangkansistem pengelolaan pengetahuan pada organisasi BPMTV karena didesain mampumengakuisisi pengetahuan dalam bentuk artikel, dalam bentuk dokumen softcopydan dalam bentuk video. Sistem juga mampu menyimpan pengetahuan dalamjumlah besar dan memiliki kemudahan pada proses pencariannya. Distribusipengetahuan dapat menggunakan infrastruktur jaringan komputer yang adasehingga dapat di akses oleh semua pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Brian Newman, 1996, What is Knowledge Management, Knowledge ManagementForum.

Brewster, Christopher, Fabio Ciravegna, dan Yorick Wilks, 2001,KnowledgeAcquisition for Knowledge Management: Position Paper,International Conference on Artificial Intelligence

Dharwiyanti Sri dan Romi Satriowahono, 2003, Pengantar Unified Modelling Language(UML) (http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml) diakses tanggal 15April 2010

http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml


ISBN : 978-602-97491-2-0C-6-9

Dennis Alan, Wixom Barbara Haley, 2003, System Analysis and Design, SecondEdition, John Wiley & Sons, Inc.

Munir, Ningky, 2008, Knowledge Management Audit, Pedoman Evaluasi KesiapanOrganisasi Mengelola Pengetahuan, Sekolah Tinggi Manajemen PPM

P. Bruce Berra, Arif Ghafoor, Data and Knowledge Management in MultimediaSystems, IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, Vol 10, No.6,November/ December 1998, pp. 868-871,(http://cobweb.ecn.purdue.edu/~ece624/ papers/Special.pdf ), diakses tanggal 6Nopember 2009

Susanto Juhaeri, 2003, Pengantar Multimedia Untuk Media Pembelajaran(http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/07/juhaerimultimedia_bagian1.pdf) diakses tanggal 15Januari 2010)

Setiarso Bambang, Harjanto Nasir,Triyono, Subagyo Hendro, 2009, PenerapanKnowledge Management Dalam Organisasi, Graha Ilmu

Tiwana, A. 1999, The Knowledge Management Toolkit, Prentice Hall

Tobing, Paul, L., 2007, Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi,Graha Ilmu

Widayana, Lendy. Februari 2005, Knowledge Management : Meningkatkan Daya SaingBisnis, Bayu Media Publishing

http://cobweb.ecn.purdue.edu/~ece624/

http://ilmukomputer.org/wp-

PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE …mmt.its.ac.id/download/SEMNAS/SEMNAS XIII/MTI/06. Prosiding Djoko... · Program Studi MMT-ITS, ... STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA Djoko Purnomo, ...

Documents