PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN Document No.: UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPK-ADM-WI07 Issue No. : 02 Version No. : 04 Mei 2013 Page 1 of 12 RECORD OF CHANGE Rev. No. Page No. Section Reason of Change Change Description
12
Embed
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 1 of 12
RECORD OF CHANGE
Rev. No. Page No. Section Reason of Change Change Description
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 2 of 12
KANDUNGAN
1.0 OBJEKTIF 3
2.0 SKOP 3
3.0 RUJUKAN 3
4.0 DEFINASI 3
5.0 RESPONSIBILITI 3
6.0 PROSIDUR
6.1 Prosedur Perolehan Secara Terus 4
6.1.1 Carta Alir 4
6.2 Prosedur Perolehan Secara Sebutharga 6
6.2.1 Carta Alir 6
6.3 Penerimaan Barang dan Perkhidmatan 8
6.3.1 Carta Alir 8
6.4 Penilaian Prestasi Pembekal 10
6.4.1 Carta Alir 10
7.0 REKOD 12
8.0 LAMPIRAN 12
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 3 of 12
1.0 OBJEKTIF
Untuk memastikan penerimaan barang pembelian menepati kualiti dan kehendak pelanggan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk menyediakan proses penerimaan pembelian barang seperti berikut: 1. Perolehan aset dan stor 2. Perkhidmatan katering 3. Perkhidmatan sewaan
3.0 RUJUKAN
Pekeliling – pekeliling Am dan Pentadbiran Tatacara Pengurusan Stor Arahan Perbendaharaan
6.0 PROSIDUR 6.1 PEROLEHAN BEKALAN SECARA TERUS 6.1.1 CARTA ALIR
Mula
Kenalpasti barang/peralatan/perkhidma
tan yang diperlukan
Permohonan diproses
Kenalpasti dan pilih
pembekal
Uruskan Pesanan Kerajaan
Terima Bekalan
Pembayaran kepada
Pembekal
TAMAT
TIDAK LULUS
LULUS
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 5 of 12
6.1.2 Pegawai perolehan mengenalpasti barang/peraltan /perkhdimatan yang diperlukan. 6.1.3 Mengenalpasti dan memilih pembekal dengan merujuk fail rekod pendaftran pembekal. 6.1.4 Dapatkan sebutharga daripada pembekal (sekurang-kurangnya 3 pembekal) 6.1.5 Kemukakan sebutharga kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk kelulusan. 6.1.6 Kemukakan sebutharga melalui memo kepada Bahagian Kewangan bagi permohonan pengeluaran Pesanan Kerajaan. 6.1.7 Penyediaan Pesanan Kerajaan di buat oleh PT (KEW) 6.1.8 Penerimaan bekalan diterima setelah Pesanan Kerajaan dibuat. 6.1.9 Pembayaran di buat kepada pembekal setelah proses penerimaan barang / perkhidmatan diterima.
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 6 of 12
6.2 PEROLEHAN BEKALAN SECARA SEBUTHARGA 6.2.1 CARTA ALIR
Mula
Kendali pembukaan
sebutharga
Proses sebutharga dan syorkan
kepada J/Kuasa Sebutharga
Pilih Pembekal
Terima Bekalan
Pembayaran kepada
Pembekal
TAMAT
Penyediaan Pesanan
Tempatan
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 7 of 12
6.2.2 Kendalikan urusan pembukaan sebutharga mengikut tatacara perolehan sebutharga mengikut Arahan Perbendaharaan. 6.2.3 Jawatankuasa sebutharga perlu dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi kuasa untuk melantik. Perlantikan adalah mengikut Arahan Perbendaharaan iaitu tatacara melantik jawatankuasa pembuka sebutharga. 6.2.4 Jawatankuasa Pembuka sebutharga yang dilantik perlu mengendalikan urusan memproses sebutharga. 6.2.5 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga mengemukakan syor kepada jawatankuasa sebutharga yang dilantik. 6.2.6 Jawatankuasa sebutharga yang dilantik mengendalikan urusan pemilihan pembekal mengikut peraturan perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 6.2.7 Setelah pemilihan dibuat tindakan berikut dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab 6.2.7.1 Penyediaan Pesanan Kerajaan 6.2.7.2 Penerimaan Bekalan 6.2.7.3 Pembayaran kepada pembekal
6.3.2 Pegawai penerima mengeluarkan arahan bagi menerima barang pembelian yang di bekalkan oleh pembekal 6.3.3 Barang yang di terima di buat pemeriksaan dengan meneliti Nota
Serah (D/O) dan invois dan menyemak bagi memastikan barang atau perkhidmatan mengikut kualiti yang ditetapkan.
6.3.4 Jika barang tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan berlaku
ketidakakuran borang penolakan selepas penghantaran perlu di isi. 6.3.5 Isi borang penolakan perolehan untuk gantian atau pembetulan. 6.3.6 Barang yang di terima di hantar terus kepada pengguna
(Cawangan/seksyen) atau di simpan di dalam stor mengikut tatacara pengurusan stor.
6.3.7 Sahkan penerimaan barang/perkhidmatan dan hantar ke PT (Kew)
Menyediakan senarai pembekal yang menepati syarat-syarat perolehan. 6.4.3 Borang Pendaftaran Pembekal
Setiap pembekal perlu mengisi borang pendaftaran pembekal. 6.4.4 Penilaian
Penilaian dibuat dengan menggunakan Borang Prestasi Pembekal dan mengikut peratus penilaian yang ditetapkan iaitu baik, memuaskan dan lemah.
6.4.5 Bagi Pembekal Baru
Pembekal baru mereka perlu mengisi Borang Pendaftaran pembekal dengan menghantar profil syarikat dan sertakan borang yang diperlukan. Percubaan atas pembelian atau perolehan akan di buat dan penilaian akan dibuat dengan menggunakan borang prestasi pembekal.
6.4.6 Bagi Pembekal Lama
Pembekal lama akan di nilai dengan menggunakan borang prestasi pembekal setiap 3 bulan iaitu dalam tempoh 4 kali setahun dan di kategori mengikut Rating A, B dan C di mana :
i. Rating A : Sangat baik dan dibenarkan membuat pembelian terus ii. Rating B : Baik dan memuaskan tetapi perlu penambahbaikan
agar terus dipertimbangkan. iii. Rating C : Tidak memuaskan dan tidak dipertimbangkan.
6.4.7 Analisa Prestasi Pembekal
Analisa prestasi pembekal adalah rumusan bagi pretasi pembekal yang telah dilakukan. Ia dapat mengukur keberkesanan secara keseluruhan syarikat pembekal yang memberi perkhidmatan dan pembekalan yang baik di antara pembekal-pembekal yang lain. Ia di isi bagi tempoh enam (6) bulan iaitu 2 kali setahun.