Kawalan Pengurusan dan Perolehan
Sekadar RENUNGAN
Rajin Bekerja, Rajin Bercakap.. Bagus
Rajin Bekerja, Malas Bercakap. Kena Buli
Malas Bekerja, Rajin Bercakap. Wayang Cina
Malas Bekerja, Malas Bercakap Tak Guna
Malas Bekerja, Suka Mengadu.. Lalat Hijau
Malas Bekerja, Selalu Ponteng.. Lebih baik berhenti
Malas Bekerja, Suka Termenung.. Lebih baik mati
Rajin Bekerja, Rajin Mengadu.. Kaki BodekKawalan Pengurusan dan
Perolehan MD RUSLIN ABD SAMAD UNIT PENGURUSAN AKAUNJABATAN
PELAJARAN SABAH088-255307Motivasi 4 Kumpulan ManusiaTAHUTAHU TAK
TAHU BERMINATBERMINATTAK TAHUTAK BERMINATTAK
BERMINATCEMERLANGBAIKBIASATERUKObjektif Ceramah Memastikan pegawai
mengendalikan pengurusan tatacara kewangan dengan teratur, cekap
dan berkesan;Memastikan pegawai mematuhi tatacara pengurusan
kewangan yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan dan pekeliling
perolehan kewangan; dan Membincangkan isu-isu berkaitan dengan
pengurusan kewangan supaya dapat merancang dan menilai tindakan
yang dapat mengatasi masalah dan kelemahan yang telah
dikenalpasti.
Penyata Kewangan Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab
bagi:Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi 31 Disember 2013
mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum. Mengemukakan
Penyata Kewangan tahun tersebut pada 28/29Februari tahun berikutnya
yang kemudiannya dikemukakan kepada Audit Sekolah tidak Lewat
daripada 31 Mac.Menyediakan jawapan atas pertanyaan audit tidak
lewat satu bulan dari tarikh laporan/pertanyaan. Sumber : Tatacara
Pengurusan Akaun Sekolah Edisi 2012, m/s 1 Kawalan Pengurusan
DefinisiKawalan utama secara menyeluruh oleh pihak
pengurusan.Tanggungjawab pihak pengurusan iaitu berperanan sebagai
Pegawai Pengawal/ Pemegang waran / Pengurus Sekolah Pihak
pengurusan perlu memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan
lebih berkesan dengan mewujudkan sistem/prosedur yang teratur,
kawalan dalaman yang berkesan dan sentiasa dipantau.
Kawalan Pengurusan 2. Aspek Utama Kawalan Pengurusan
4 aspek utama yang perlu diberi perhatian dlm Pengurusan Akaun
Sekolah adalah berikut:-2.1Struktur Organisasi2.2Sistem dan
Prosedur2.3Jawatankuasa Kewangan dan Audit Dalam2.4Pengurusan
Sumber Manusia
Kawalan Pengurusan 2.1 Struktur OrganisasiStruktur organisasi
yang berkesan perlu bagi menjamin prestasi pengurusan kewangan yang
baik didalam agensi-agensi kerajaan.
3 Perkara yang perlu diberi perhatian didalam elemen Struktur
OrganisasiCarta Organisasii. Menggambarkan struktur yang
menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki yang jelas.ii.
Menunjukkan kedudukan terkini.
iii. Dipamerkan(Rujukan: Pekeliling Am 2/1982, PKPA 8/1991 dan
Pekeliling Perkhidmatan 5/2007)
b. Penurunan Kuasai. Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi
semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas supaya sekiranya
berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal boleh menentukan
dengan mudahnya siapakah yang bertanggungjawabii. Penurunan kuasa
diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis.
iii. Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan teratur
supaya mudah dikesan/disemak dan dirujuk.iv. Surat kuasa termasuk
had kuasa meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan
terkini.(Rujukan: Seksyen 15A(2), Akta Tatacara Kewangan dan AP11,
69, 101 dan 102) Kawalan Pengurusan b. Penurunan Kuasai. Kewajipan
kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan
dengan jelas supaya sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai
Pengawal boleh menentukan dengan mudahnya siapakah yang
bertanggungjawabii. Penurunan kuasa diberi kepada pegawai yang
bersesuaian secara bertulis.
iii. Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan teratur
supaya mudah dikesan/disemak dan dirujuk.iv. Surat kuasa termasuk
had kuasa meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan
terkini.(Rujukan: Seksyen 15A(2), Akta Tatacara Kewangan dan AP11,
69, 101 dan 102) Kawalan Pengurusan Sumber Penurunan Kuasa Dalam
menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai pegawai perakaunan akan
diberi kuasa oleh pegawai pegawal untuk menjalankan tugas tugas
kewangan dan perakaunan sekolah yang dijadikan tanggungjawab
kepadanya Kebenaran Menjalankan tugas- Pengurus Sekolah perlu
mengeluarkan surat kebenaran kepada pegawai yang menjalankan tugas
tugas kewangan dan perakaunan sekolah. Contohnya AP69 Kebenaran
untuk menerima wang AP70 Pengeluaran Resit Rasmi AP101 Kuasa
menandatangan Baucer AP110 Kuasa Menadatangan Cek (AK52)AP11 Kuasa
kewangan yang lain seprti menyelenggara PWR Ketiadaan Pengurus
Sekolah Perlu membuat perwakilan kuasa semasa ketiadaannya. Kawalan
Pengurusan c. Pembahagian/Pusingan Tugas
i. Diwujudkan dengan menunjukkan hubung kait antara pegawai
dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat
dalam organisasi yang sama supaya tidak wujudnya One Man Show.ii.
Mewujudkan polisi pusingan tugas. Pusingan tugas penting
dilaksanakan supaya dapat memberi pendedahan dan pengalama didalam
pembangunan modal insan.
iii. Senarai tugas disediakan dengan jelas dan lengkap serta
memastikan ia sentiasa diteliti dan dikemas kini oleh Pegawai
Penyelia terutama sekiranya berlaku:--pertukaran dasar kerajaan
atau objektif jabatan-penstrukturan semula- pengurangan dan
penambahan fungsi jabatan-pengurangan atau penambahan jumlah
kakitangan-perubahan dalam sistem atau cara bekerja(Rujukan:
Pek.Perkhid.5/2007 dan PKPA 8/1991) Kawalan Pengurusan Contoh
Teguran Audit
Carta Organisasi tidak lengkap dan kemas kini.Pegawai yang
menandatangai kontrak kerajaan tidak mendapat kuasa khas daripada
Menteri.Pegawai diberi kuasa tanpa had untuk meluluskan pembayaran
dibawah eSPKB.Walaupun pusingan kerja dilaksanakan, polisi bagi
menetapkan tempoh yang bersesuaian untuk pusingan kerja tidak
ditetapkan dan didokumenkan.
Kawalan Pengurusan 2.2 Sistem dan ProsedurMerupakan satu
mekanisme pentadbiran yang diwujudkan untuk menyelaras semua
proses/aktiviti/tindakan bagi menjayakan sesuatu kerja didalam
organisasi.Menentukan tahap kawalan dalaman didalam sesebuah
organisasi.
3 Perkara yang perlu diberi perhatian didalam elemen Sistem dan
ProsedurManual Prosedur Kerjai. Disediakan sebagai dokumen rujukan
utama bagi membantu organisasi berfungsi dengan cekap dan
berkesanii. Lengkap dengan 8 perkara
iii. Dikemaskinikan supaya sentiasa relevan dengan perkembangan
semasa.
iv. Dikaji semula setahun sekali bagi meningkatkan produktiviti
dan kualiti kerja.(Rujukan: PKPA 8/1991 dan 1/2002, Pek.Perhid.
5/2007 dan Surat KSN PMS(S)181114 bertarikh 17.12.2003)
Kawalan Pengurusan b. Fail Meja
i. Disediakan sebagai dokumen rujukan utama bagi peringkat
individu.ii. Lengkap dengan 14 perkara
iii. Dikemaskinikan supaya sentiasa relevan dengan perkembangan
semasa.
iv. Dikaji semula setahun sekali bagi meningkatkan produktiviti
dan kualiti kerja.(Rujukan: PKPA 8/1991 dan 1/2002, Pek.Perhid.
5/2007 dan Surat KSN PMS(S)181114 bertarikh 17.12.2003)
Kawalan Pengurusan c. Pemeriksaan Mengejut
i. Pemeriksaan mengejut perlu dijalankan setiap 6 bulan sekali
oleh pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.
ii. Direkodkan didalam Daftar Pemeriksaan Mengejut sebagai
rujukan untuk merancang pemeriksaan mengejut seterusnya (Lampiran
4). (Rujukan: AP 308 dan 309)
Kawalan Pengurusan Contoh Teguran Audit
MPK dan Fail Meja tidak lengkap, tidak kemas kini dan tiada
kajian semula dilakukan setiap tahun.
Pemeriksaan mengejut hanya dijalankan terhadap wang runcit dan
tidak meliputi wang terimaan, setem dan barang-barang lain yang
berharga.
Kawalan Pengurusan 2.3 Jawatankuasa kewangan dan Unit Audit
DalamJawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (Rujukan: PP
10/2008 dan PKPA 2/1991)-Ditubuhkan disetiap Kementerian/Jab/Agensi
Kerajaan, PTJ untuk membantu kewangan supaya ia berjalan lancar dan
menepati undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan.
Unit Audit Dalam (Rujukan:PP 9/2004)-Unit yang berfungsi secara
bebas untuk memberi kepastian dan khidmat perundingan secara
objektif bagi menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi
organisasi.
Kawalan Pengurusan Jawatankuasa- jawatankuasa Perlantikan
Jawatankuasa Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)Jawatankuasa Sebut
harga
Ahli Jawatankuasa JPKAPengerusi: Pengurus Sekolah Setiausaha
:KPT/PT (Yg Tadbir kewangan)Ahli :Semua Penolong Kanan Ketua
Bidang/Ketua PenitiaJuruaudit Dalam Pegawai-pegawai lain yang
sesuai
Agenda JPKAPengurusan bajet Perbelanjaan Perakaunan Pungutan
hasil dan tunggakan HasilAset dan Stor Penyediaan dan Pembentangan
Penyata kewangan Laporan tahunan Sekolah Laporan Audit Dalam dan
Audit Sekolah
Contoh Teguran Audit
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun tidak mengadakan
mesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan (3 bulan sekali);
tidak membincangkan perkara yang ditetapkan; urusetia lewat/tidak
menyediakan minit mesyuarat; laporan suku tahun lewat dikemukakan;
dan tindakan susulan terhadap masalah/isu pengurusan kewangan lewat
diambil.
UAD tidak menyediakan rancangan tahunan; tidak melaksanakan
lawatan/tugas mengikut perancangan; dan tidak menyediakan laporan
tahunan.
Kawalan Pengurusan 2.4 Pengurusan Sumber Manusia 4 aspek
pengurusan sumber manusia yang boleh meningkat prestasi pengurusan
kewangan:
i. Perjawatan (Rujukan: Pek.Perkhidmatan. 5/2007)ii. Panel
Pembangunan Sumber Manusia (Rujukan: Pek.Perkhidmatan. 6/2006)iii.
Latihan (Rujukan: Pek.Perkhidmatan.5/2007, 6/2005 dan Surat
Pek.Perkhid 2/2005)iv. Surcaj (Rujukan: Perintah Am Bab D,
Peraturan- Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
dan Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam
1993)
Kawalan Pengurusan Kawalan Pengurusan- Contoh Teguran Audit
Perolehan 25KATEGORI PEROLEHANBekalan
Perkhidmatan Kerja26KAEDAH PEROLEHANPanjar Wang RuncitKontrak
PusatPembelian TerusRequisition (untuk perolehan kerja)Sebut
HargaTenderPerolehan DaruratPelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong
RoyongPerolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)Perolehan
Perkhidmatan Perunding 27PEROLEHAN MELALUI PANJARWANG RUNCIT (SPP
Bil. 2 Tahun 2002)Untuk kegunaan segera
Tidak melebihi RM500.00 (SR) RM700.00 (SM)
Tiada dokumen pembelian diperlukan(cukup dengan resit
sahaja)28PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT(AP 178.1)Barang-barang
gunasama
Perlu rujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)
Guna pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian
29Contoh item Kontrak Pusat:
Kabinet, rak, gerobok besi
Perabut pejabat (kerusi berasaskan kain)
Tilam dan Bantal
30PENGGUNAAN KONTRAK JABATAN LAIN (AP 178.2)mendapat persetujuan
daripada agensi yang mengikat kontrak dan kelulusan
Perbendaharaan
kontrak masih berkuatkuasatiada tambahan kuantiti kepada kontrak
asaltertakluk kepada baki kuantiti yang masih ada dan belum
digunakan oleh agensi utama31PEMBELIAN TERUS (SPP Bil. 8 Tahun
2004) Bekalan/Perkhidmatan
(i)Sehingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item pembelian
terus dari mana-mana pembekal/syarikat
(ii)Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun bagi setiap jenis
item pembelian terus daripada pembekal/syarikat Bumiputera yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan 32 Kerja
Tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di
kalangan kontraktor kelas F tempatan yang berdaftar dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub-kepala
berkaitan
Gunakan pesanan Kerajaan atau inden sebagai dokumen
pembelian/perolehan mengikut mana yang berkaitan33REQUISITION (AP
180 dan SPP Bil.2 Tahun 2001)Kerja-kerja kecil dan pembaikan yang
tidak mengubah struktur asalNilai kerja melebihi RM20,000 hingga
RM100,000Menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam dan
BangunanPelawaan kontraktor kelas F di bawah kepala dan sub kepala
berkaitan secara undian atau pusingan atau sebut hargaGunakan Inden
Kerajaan34PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA(AP 170.1 dan SPP Bil. 2
Tahun 2001) Bekalan/Perkhidmatan -Melebihi RM50,000 hingga
RM500,000 setahun
i)Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan
pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan
ii)Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada pembekal
Bumiputera/Bukan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan.
Kerja-Melebihi RM20,000 hingga RM200,000 setahun yang tidak
menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awamdan Bangunan35Pelawaan
dibuat kepada sekurang-kurangnya kepada 5 pembekal/syarikat Dokumen
seperti di Lampiran Q (AP) digunakan
Diproses seperti tender
Setuju terima Jawatankuasa Sebut Harga 36PEROLEHAN MELALUI
TENDER(AP 171.1, dan SPP Bil. 2 Tahun 1995)
Bekalan/Perkhidmatan/Kerja -Melebihi RM500,000 setahun
Iklan-Tender tempatan :min. 1 akhbar berbahasa Melayu-Tender
antarabangsa:min. 1 akhbar berbahasa Melayu dan 1 akhbar berbahasa
Inggeris Tempoh Iklan-Tender tempatan :min. 21 hari-Tender
antarabangsa:min. 56 hari37PEROLEHAN DARURAT(AP 173.2)Tidak
melebihi keperluan semasa
Prosidur biasa perolehan dikecualikan
Kemukakan laporan terperinci kepada Pegawai Pengawal dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan untuk dihantar kepada
Perbendaharaan bagi tujuan penyiasatan dan audit 38PELAKSANAAN
PROJEK KECIL SECARA GOTONG ROYONG (SPP Bil. 4 Tahun 2004)Kriteria
bagi menentukan projek secara gotong royong:
Had maksimum kewangan atau peruntukan sebanyak RM100,000
Tidak memerlukan kepakaran khusus seperti mekanikal dan
elektrikal
Boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju
ProjekJawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung
(JKKK)Jawatankuasa Kemajuan MukimBadan/Pertubuhan/Persatuan atau
Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) yang melibatkan masyarakat
setempat 39Bebas daripada semua halangan seperti pemilikan tapak
projek dan sebagainya
Melibatkan tenaga penduduk tempatan dan bercorak
kemasyarakatan
Tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari kerja berturut-turut
atau 14 hari dalam tempoh maksimum 3 bulan 40PEROLEHAN MELALUI
JABATAN TEKNIK(AP 182)Semua jabatan bukan teknik hendaklah merujuk
kepada jabatan teknik bagi perolehan kerja yang melibatkan
perubahan struktur bangunan ataupun kerja letrik
Sekiranya jabatan teknik tidak berkemampuan, perolehan melalui
perkhidmatan perunding hendaklah dilaksanakan
Sesalinan as built drawing hendaklah dikemukakan kepada jabatan
teknik
Kerja-kerja yang melibatkan tambahan atau pengubahsuaianbangunan
Kerajaan Persekutuan: kelulusan Bahagian Pengurusan Hartanah,
Jabatan Perdana Menteribangunan sewa : kebenaran tuan punya
bangunan 41PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING(AP 186, SPP Bil. 3
Tahun 1995 & SPP Bil.15 Tahun 2001)Rujuk projek kepada Jabatan
Teknik terlebih dahulu. Sekiranya Jabatan Teknik mengesahkan tidak
berkemampuan, agensi boleh melantik perunding mengikut tatacara
yang berkuat kuasa
Hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemilihan dan
Pelantikan Perunding (JPPP) atau Jawatankuasa Perunding Peringkat
Agensi (JPPPA) yang berkenaan
kKelulusan bayaran perkhidmatan perunding hendaklah diperolehi
dari Perbendaharaan atau Lembaga Perolehan atau JPPPA mengikut mana
yang berkenaan42Perunding dilantik hendaklah menguruskan perolehan
bagi pihak Jabatan berkenaan mengikut tatacara perolehan Kerajaan
yang berkuatkuasa
Perolehan perkhidmatan perunding bagi perolehan kerja yang
kurang RM30 juta, Lembaga Perolehan Kementerian adalah diberikuasa
melantik perunding
Laporan prestasi perunding kendaklah dikemukakan kepada
Perbendaharaan dan JPPP yang berkenaanPerolehan ICTPerlu
Mendapatkan Kelulusan JKICT.
44Agensi hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:-Arahan
Perbendaharaan (AP)-Pekeliling Perbendaharaan (PP)-Surat Pekeliling
Perbendaharaan (SPP)-Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)
Pengecualian daripada mana-mana peraturan kewangan yang
ditetapkan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis
daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan
Negeri, mengikut mana yang berkenaanPEMATUHAN KEPADA
PERATURANKEWANGAN YANG DITETAPKANTerima kasih
@ facebook: Forum AKS KPM Sabah