Pengembangan Organisasi Menggunakan Metode Benchlearning

Pengembangan organisasi menggunakan metode benchlearning.

TUGAS

PENGEMBANGAN ORGANISASI MELALUI BENCHLEARNING

(DOSEN PENGAJAR : Dr. Ardiyan Saptawan, M.Si)

DISUSUN OLEH :

NAMA :ANDI AGUSMAN

KELAS : MAP BAPPENAS 2014

PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI PUBLIK

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

2014

PENGEMBANGAN ORGANISASI

MENGGUNAKAN METODE BENCHLEARNING.

Latar belakang

Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri, hampir sebagian besar tujuanya dapat terpenuhi apabila yang bersangkutan berhubungan dengan orang lain. menurut chester L. Barnard bahwa Pencapaian pencapaian tujuan adalah akibat gabungan 2 faktor : pertama Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang dan kedua faktor-faktor fisik lingkungan. Orang masuk ke kelompok tentunya yang diharapkan dapat menimbulkan kepuasan. Berbagi tujuan yang dapat diperoleh apabila seseorang masuk kedalam kelompok dapat bermacam-macam, baik yang bersifat kebendaan maupun yang bersifat kerohanian. adapun menurut Herbert G. Hicks mengemukakan (terjemahan) seseorang bergabung atau tinggal sebagai anggota kelompok karena dia mengharapkan bahwa akan membantu beberapa fungsi atau tujuanyaApabila direnungkan kehidupan berkelompok atau saling pengaruh antar orang jauh lebih bermanfaat daripada kehidupan seorang diri. Kebutuhan orang bermacam-macam mulai dari kebendaan dan kerohanian. kemudian kebutuhan itu ternyata saling terkait dengan satu sama lain. atau dengan kata lain dapat disebut bahwa seseorang itu pada umumnya mempunyai kebutuhan yang bersifat jamak, artinya pada waktu yang bersamaan menginginkan dipenuhinya lebih dari satu macam kebutuhan.

Kebutuhan seseorang tidak selalu sama dengan kebutuhan organisasi. Demikian pula sebaliknya kebutuhan suatu organisasi tidak selalu sama dengan kebutuhan seseorang. Pada asasanya seseorang hanya akan bersedia masuk ke dalam suatu organisasi apabila kebutuhan organisasi dirasakan sama dengan kebutuhan orang itu. Disamping keterbatasan biologis dan fisik lingkungan, adanya berbagai macam tujuan, serta adanya kesesuaian kebutuhan yang mencajdi alasan seseorang saling pengaruh dengan orang lain. Menurut Herbert G.Hicks berpendapat pula bahwa seseorang masuk ke dalam organisasi karena alasan sosial dan alasan material.

Pada umumnya orang akan berada di dalam sebagian besar organisasi tersebut diatas. Dengan demikan sekali lagi dapat dikemukakan bahwa ciri individu adalah sebagian besar dari masa hidupnya ada dalam organisasi, dan berkeanggotaan jamak. Keuntungan yang diperoleh seseorang dari organisasi dapat berupa keuntungan pokok dan keuntungan tambahan. Yang dimaksud dengan keuntungan pokok adalah keuntungan yang menjadi dasar harapan untuk diperoleh seseorang di dalam organisasi, sedang yang dimaksud dengan keuntungan tambahan adalah keuntungan yang semula tidak menjadi dasar harapan untuk diperoleh tetapi baru muncul setelah orang berada dalam organisasi.

Definisi organisasi

Adapun definisi dari organisasi dapat di kelompokkan menjadi 3 macam berdasarkan pandangan para ahli.

Sebagian penyusun berpadandangan bahwa organisasi adalah kumpulan orang.

Sebagian penyusun berpendapat bahwa organisasi adalah proses pembagian kerja.

Sebagian berpendapat organisasi adalah sistem kerja sama, sistem hubungan atau sistem sosial.

Kesimpulan dari 3 macam pandangan diatas sepaham dengan kesimpulan yang pernah dibuat oleh the liang gie dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern. Organisasi bukanlah sekadar kumpulan orang dan bukan pula hanya sekadar pembagian kerja, karena pembagian kerja hanyalah salah satu asas organisasi. Dan guna memudahkan penangkapan pengertian dapatlah kiranya disusun suatu definisi organisasi secara sederhana dan dapat diterapkan dalam praktek sebagai berikut : Organisasi adalah sistem saling pengaruh antar orang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi tersebut didapatkan adanya faktor yang dapat menimbulkan organisasi , yaitu orang-orang, kerjasama dan tujuan tertentu. Berbagai faktor tersebut tidak dapat lepas berdiri sendiri, melainkan saling kait merupakan suatu kebulatanAlat dan Model dalam pengembangan Organisasi

Banyak alat dan model pengembangan organisasi yang dikembangan. Dengan alat dan model, dimana metode, proses, pendekatan dan pembelajaran yg digunakan oleh perorangan ataupun dalam sebuah grup yang bentujuan tujuan untuk menstruktur dan mengembangkan pengetahuan di dalam organisasi. Alat dan model disajikan dengan ala seperti hidangan prasmanan smorgasboard untuk menginspirasi ketika berurusan dengan perihal organisasi. Adapun alat alat tersebut seperti elemen of the bussines mission, benchlearning, desicion making, elimination of level,the one man band, customer analysis, the megaproses, modelling /prosess maping, zero base start, external environment analysis, ornigraph,problem analysis, fair proses, what can not be outsourced, value and beavior. Dan dari banyak alat dan model, dipilihlah benchlearning dimana hampir mirip dengan benchmarking dan sangat bagus dalam pengembangan organisasi.

Definisi BenchlearningBenchlearning didefiniskan sebagai sebagai sebuah instrument peningkat kinerja sebuah organisasi, dengan belajar dari institusi lain yang memiliki pengalaman di bidang khusus dan menunjukkan hasil yang baik. Secara umum dapat di definiskan sebagai proses berkelanjutan dari membandingkan dan mengukur hal yang sama dari institusi nasional dan internasional. Dalam hal ini digunakan sebagai untuk menggali informasi dibidang pengembangan yang penting, menggunakan praktek dan ukuran kinerja yang mensupport peningkatan kinerja organisasi mereka. (malobabic, 2012).

Benchlearning. Merupakan proses dari pembelajaran dari the best in the class dengan tujuan untuk mengintegrasikan praktek yang terbaik dalam semua level organisasi di Perusahaan. The process of learning from the "best in class" with the purpose of integrating these best practices in all organizational levels of the company.

Dengan pengembangan dari proses benchlearning, dibutuhkan pendekatan dialog, pengembangan dari sebuah pendekatan yang terintegrasi dari sebuah proses dalam mencapai tujuan yang efisien untuk perkembangan organisasi. Tujuan Benchlearning adalah institusi dapat belajar dari kekuatan institusi lain dan dari gaya bekerja mereka, untuk menginspirasi dan bertukar tempat, dalam kegiatan sehari hari, elemen pertukaran pengalaman, sebaik belajar dari yang lain dan tidak mengulangi kesalahan. Sebagai bagian dari proses belajar dari yang lain, tujuan benchlearning menampilkan sebuah konsep situasi dimana dasarmnya dipengaruhi oleh perilaku dari pekerja. Jadi mereka selalu terkesan siapa yang bisa memecahkan masalah lebih baik dari kita. Seseorang mungkin berkata bahwa instrument benchlearning menunjukkan organisasi yang dimiliki perlu belajar dan membawa perubahan.

Oleh karena itu benchlearning memberikan kontribusi kepada organisasi dalam penetapan rencana strategi dan juga mendukung keterlibatan pekerja, peningkatan motivasi, sebagaimana perkebangan organisasi. Cara belajar yang baik secara umum tidak dapat dilepaskan dengan benchlearning.

Fungsi benchlearning

Benchlearning memiliki beberapa fungsi yaitu :

Memberikan jalan kepada organisasi untuk mendapatkan jawaban dari pertanyaan yang muncul : apakah operasional organisasimu berjalan dengan effiesien.

Fungsi selanjutnya adalah apa yang bisa kita pelajari dari contoh yang baik. Dimana komposisi pembanding benchlearning akan membandingkan effiseinsi dalam waktu, pada waktu project /pekerjaan, dimana orang sanagat tertarik dan yang tidak diminati hanya untuk membandingkan indikator kunci, tapi juga memulai sebuah investigasi penyebab dan efeknya. ( Freytag, Hollensen, 2001)

Fungsi yang penting adalah mengubah perilaku dan kebiasaan, hasilnya dapat dilihat dari satu lainya sebagai gambaran dari identitas yang kita miliki. Konsen disini adalah untuk menyemangati oraganisasi publik untuk membebaskan mereka dari perilaku lama dari kekuasaan absolut dan mengadopsi prinsip dimana bisa belajar yang berguna.

Benchlearning Building Block

Adapun empat block building dari benchlearning (Bkarlof, B. Dan Lovingsson, F. Helin .2005) yaitu :

Keefektifan dari sebuah organisasi

Pembelajaran

Contoh yang bagus

Team building.

Proses langkah-langkah

Dari fakta bahwa benchlearning adalah sebuah instrument untuk meningkatkan pemberdayaan secara berkelanjutan, ini dapat di presentasikan menjadi 6 bagian yaitu :

Rencana proses benchlearning : mengetahui di lapangan untuk peningkatan, dimulai dari analisis diagnosa SACFFPI ( self assesmen t common framewoek of the functioning of public institutions), kinerja pada level institusi.

Mengumpulkan, mengukur dan membandingkan informasi, pada bagian ini, kinerja pemimpin harus di identifikasi, yang perlu dicatat adalah organisasi membanggakan hasil dalam bidang yang diminatinya. Identifikasi merupakan cara terbaik, organisasi mungkin mengidentifikasi area masalah dan memberikan solusi yang mungkin. Pertanyaan penting : bentuk gaya apa yang bisa membuat organisasi berhasil.

Informasi analisis : belajar dari pimpinan organisasi

Belokan dari sesi benchlearning : dalam tahap ini, pekerjaan umum menemui di tempat, memulai dari analisis hasil, dengan tujuan menjelaskan aspek yang berkontribusi pada praktek yang baik pada implementasi, melakukan kegiatan yang effisien.

Adaptasi dan penerapan : pada bagian ini, mereka belajar pada proses organisasi mereka sendiri harus tidak temasuk. Melihat subjek pelajaran bisa di implementasikan dalam organisasi mereka sendiri. pada bagian ini. Mengikuti aspek adalah penting.

Manajemen harus mendata perubahan yang ada

Semua temuan di komunikasikan

Pengembangan sebuah rencana implementasi yang termasuk dengan praktek yang baik dan a danya ide-ide.

Menseting tujuan atas untuk keluaran temuan dan point kelemahan.

Progress pengawasan dan laporan

Penilaian dan pengulangan di dalam siklus tersebut: pembelajaran proyek hasil dengan mengakumulasi pengalaman akan dinilai , untuk mengatur saja dari masa depan lembaga ' keputusan.Adapun proses benchlearning menurut Karl-Wiggo Jensen (QA-Manager Durapart AS dalam benchmarking and benchlearning within the common quality framework for SSGI).

Adapun menurut Bkarlof, B. Dan Lovingsson, F. Helin .2005 sebuah system yang dikembangkan untuk pekerjaan dengan metode benchlearning. Langkahlangkah dalam proses di bawah dapat diganti dengan langkah/ cara lain tergantung tema yang berjalan.

Kegunaannya benchlearning menurut Bkarlof, B. Dan Lovingsson, F. Helin .2005. Belajar dari pengalaman yang memiliki berbagai macam penerapan. Beberapa diantaranya :

Meningkatkan identifikasi pada masalah sebelumnya pada satu tempat.

Kalibrasi dari effisiensimembuat pelajaran dari organisasiMencari daerah yang akan di tingkatkanBelajar dari sistem desentralisasiMembuat sinergi dari penggunaanMenjembati perbedaan dalam budaya perusahaan setelah mergerEvaluasi dari alternatif strategiBenchlearning sebagai sebuah sequel dari benchmarking.Benchlearning sebagai metode kerja dalam jaringanBenchlearning untuk tipe situasi dalam manajemen dan strategiDari penejelasan diatas ada perbedaan antara benchmarking dan benchlearning. Dimana banyak pertanyaan menanyakannya. Benchmarking lebih digunakan pada membandingkan lebih kurang rasio kunci standar, pada benchlearning ditekannkan pada partisipasi pekerja, belajar memasuki organisasi dan keuntungan yang di tawarkan untuk membuat peningkatan sistem dari pekerja dan grup pekerja.

Sebagai fasilitas Penghubung Benchlearning kepada Publik sektor organisasi.

Fasilitas itu adalah CAF 2013 model. Dimana diartikan sebagai alat total quality management dikembangkan oleh sektor publik, yang terinspirasi pada exellence model of the European Foudation for quality management (EFQM). Pendekatan holistik kepada analisis kinerja organisasi. Tujuan dari CAF adalah tersedia dalam public domain, bebas biaya dan di tawarkan untuk mudah digunakan untuk mendamingi organisasi publik sektor di eropa dalam menggunakan Quality management techiques toimprove performance. CAF di rancang untuk digunakan pada semua bagian sektor publik dan dapat diaplikasikan pada organisasi publik di eropa, nasional, federal dan tingkat lokal.

Tujuan The CAF untuk mengkatalis proses kemampuan dengan organisasi dan memiliki 5 tujuan :

Untuk memperkenalkan administrasi publik kedalam budaya exellence dan prinsip dari TQM.

Untuk memandu mereka secara progresive untuk memenuhi PDCA (Plan, Do, Check dan Act) cycle.

Untuk memfasilitasi the self assement dari organisais publik. Dimaksudkan mendapatkan diagnosa dan definisi dari aksi peningkatan.

Untuk bertindak menjembati menyebrangnya berbagai macam model di dalam manajemen kualitas, diantaranya publik dna privat sektor.

Memfasilitasi bench learning diantara sektor organisasi publik.

Organisasi mulai menggunakan implementasi dari CAF, dan memiliki ambisi untuk berkembang maju dengan kinerja terbaik mereka dan ingin memperkenalkan budaya terbaik dari organisasi mereka.

CAF Scoring and Assessment Panels

Penggunaan benchlearning melalui PMPRB di Indonesia

Adapun perihal penggunaan benchlearning di birokrasi Indonesia yaitu Pada Model PMPRB (Pedoman Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi) sebagai benchlearning/proses pembanding untuk perbaikan kinerja instansi pemerintah. Pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2012 Tanggal 2 Januari 2012. Dimana model PMPRB bisa dibandingkan dengan kemntrian lain atau dinas lainnya. Penerapan PMPRB memanfaatkan dan mengolah lebih lanjut berbagai data/informasi, materi serta dokumen yang sebagian besar sudah dikembangkan dan tersedia, sehingga tidak menambah beban administratif instansi pemerintah. Data/informasi, materi serta dokumen dimaksud antara lain adalah dokumen persiapan dan pelaksanaan reformasi birokrasi; dokumen pelaksanaan tupoksi di masingmasing instansi; dokumen pelaporan pelaksanaan akuntabilitas dan kinerja instansi serta dokumen lain yang relevan yang pada umumnya telah diterapkan dan dimiliki oleh instansi pemerintah.

Adapun tujuannya yaitu :

Tujuan dilaksanakannya PMPRB adalah:

Untuk memperoleh informasi mengenai perkembangan pelaksanaan reformasi birokrasi di instansi pemerintah dan upaya-upaya perbaikan yang perlu dilakukan;

Untuk menyusun profil nasional pelaksanaan reformasi birokrasi bagi Kementerian PAN dan RB. Selain itu, untuk memfasilitasi bench learning (saling belajar dan tukar pengalaman) mengenai keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi antarinstansi pemerintah;

Bagi Instansi pemerintah, PMPRB digunakan untuk melakukan penilaian mandiri (self-assessment) atas pelaksanaan reformasi birokrasi di Instansi masing-masing.

Kesimpulan

Adanya alat dan model yang dikembang untuk pengembangan orgaisasi sangat bervariasi. Dan dalam perkembanganya terdapat alat yaitu benchlearning. Dimana benchlearning dalam upaya meningkatkan kinerja, effisiensi dan faktor lainya dapat di lakukan dengan belajar dari institusi lain. Dan kegiatan analisis dari benchmarking salah satunya dapat dilakuakan dengan metode The CAF dan alat ini telah dilakukan juga pada indonesia melalui MPRB (Pedoman Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi) sebagai benchlearning/proses pembanding untuk perbaikan kinerja instansi pemerintah. Pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2012 Tanggal 2 Januari 2012. Daftar pustaka

Sutarto. 1984. Dasar-Dasar Organisasi. Gajah mada University Press. Yogyakarta.

Bkarlof, B. Dan Lovingsson, F. Helin. 2005. Re-Organization. Spirnger. Berlin

Bacala, Mircea; Sala, Diana. 2001.Using Benchlearning for the Improvement of the Institution's Overall Performance. Business And Economics--Production of Goods And Services. United KingdomFreytag, Per V; Hollensen, Svend.2001.The process of benchmarking, benchlearning and benchaction. Business And Economics--Production of Goods And Services. United KingdomCAF. 2013. The Common Assessment Framework (CAF) Improving Public Organisations through Self-Assessment. European CAF Resource Centre Patrick Staes, Head of the European CAF Resource Centre. The NetherlandsBkarlof, B. Dan Lovingsson, F. Helin .2005. A to Z management concepts and models. Thorogood.Keterkaitan antara komponen dan kriteria model PMPRB