PENGELOLAAN SUMBER DAYA DI APOTEK
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
DI APOTEK
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
SUMBER DAYA MANUSIA
ADMINISTRASI
SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN KESEHATAN LAIN
PENGELOLAAN SDM Apotek harus dikelola oleh Apoteker
yang Profesional
8 star pharmacist
SDM di apotek - Tenaga kesehatan
- APA- Aping- AA
- Tenaga teknis- Tenaga Administrasi- Kasir/Keuangan- Reseptir- Pembantu Umum
PENGELOLAAN SDM Pahami susunan organisasi di Apotek
kita Job description harus jelas Penempatan the right man on the
right place Human relation komunikasi 2 arah Pembinaan Kesejahteraan reward and punishment
Hal yang perlu diperhatikan dalam mencari karyawan IntelligenceAchievementAttitude InterestPersonality
PENGELOLAAN ADMINISTRASI1. Kesekretariatan Surat menyurat
buku agenda → mencatat keluar masuknya surat buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat - blanko surat (SP/surat pesanan) - barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll
Pembuatan/pengiriman laporan - Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan
OWA,OTC, resep - Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan
keluar) - Laporan tenaga kesehatan
2. Kepegawaian Mencatat:
- biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir, alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
- absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan Buku kas
uang masuk → penjualan tunai, kredit uang keluar → pembelian harian tunai, kredit
(administrasi pembelian.Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF
dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian dengan PBF harus tunai.
Buku pembelian/buku hutang Biaya operasional
biaya operasional harian → fotokopi, pembelian bahan bakar, dll
pengeluaran bulanan → rekening listrik, air, telefon, gaji pegawai,dll
pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak,dll
4. Penyimpanan/pergudangan Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan
obat Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis
obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)
Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau bertambahnya barang. Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya
memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf. Buku bon →ambil barang di gudang Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat
tanggal ED setiap obat, obat yang rusak Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat
yang sudah menipis Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep,
obat yang sudah rusak/ED
PENGELOLAAN SEDIAAN
FARMASI DI APOTEK
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
DMC
PEMILIHAN /SELEKSI OBAT - BF
PENYEDIAAN / PENGADAAN
PENYIMPANAN &DISTRIBUSI
PENGGUNAAN /DRUG USE
MANAJEMENSUPPORT:-organisasi-sumber daya manusia-SIM-financing
MEDICAL LOGISTICMANAGEMENT
(included Medicines)
12
PERENCANANperencana
an
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
HAL-HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN
BUDAYA MASYARAKAT
KEMAMPUAN MASYARAKAT
POLA PENYAKIT
1) Metode Epidemiologi berdasarkan penyebaran penyakit
2) Metode Konsumsi berdasarka penggunaan obat periode lalu
3) Metode Kombinasi gabungan epidemiologi dan konsumsi
4) Metode just in timedibeli saat pasien butuh
METODE PERENCANAAN PENGADAAN
Stok yang tersisa
Arus barang fast moving/slow moving
Kondisi keuangan
Pemilihan PBF
PERTIMBANGAN PERENCANAAN PEMBELIAN BARANG
PEMILIHAN OBAT MENURUT WHO1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek
terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,
hindari duplikasi.3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah
bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya
lebih baik dari sediaan tunggal5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari
penyakitnya6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang
dibutuhkan7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus
dipertimbangkan8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
PENGADAANMelalui Jalur resmi, sesuai UU
Pengadaan: Pembelian
konsinyasi
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
METODE PENGADAAN Tender terbuka : untuk semua rekanan yg
terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian lama.
Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih hemat.
Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk urgent, pendekatan langsung.
Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu, agak mahal
PEMESANAN Dengan SP
SP Narkotika SP Psikotropika SP untuk obat lain
Di PBF ResmiPemilihan PBF: Legalitas PBF Pelayanan Diskon Bonus Jangka waktu pembayaran Kelengkapan dan kualitas barang Penukaran barang rusak dan ED
1.sp narkotikaterdiri 5 rangkapsatu sp hanya untuk 1 item obatform sp langsung dari kf
SP PsikotropikaTerdiri 2 atau 3
rangkapSatu SP bisa lebih dari
1 item obat
SP Non Narkotika-Psikotropika Terdiri dari 2 rangkap Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras
non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll
PENERIMAAN BARANGHal-hal yang perlu dicek saat
penerimaan barang:1. Kesesuaian jenis dan jumlah
antara barang dan SP2. Keadaan fisik barang3. Catat No.batch dan ED-nya
DISTRIBUSI meliputi kegiatan pengendalian persediaan
barang, penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke pabeanan.
Tujuana) Menjamin ketersediaan obatb) Memelihara mutu obatc) Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawabd) Menjaga kelangsungan persediaane) Memperpendek waktu tungguf) Pengendaliaan persediaang) Memudahkan pencarian dan pengawasan
waktu tungguh) Memudahkan pencarian dan pengawasan
perencanaan
pengadaaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
PENYIMPANANTujuan:
Aman Tidak mudah rusak Diawasi
Display penyimpanan obat di Apotek:a. Alfabetisb. FIFO dan FEFOc. Farmakologid. Bentuk sediaane. Kombinasi
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
KETENTUAN PENYIMPANAN BARANG/OBAT1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat
penyimpanan di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.
2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat yang punya batas kadaluarsa.
PENYIMPANAN NARKOTIKAKetentuan lemari penyimpanan narkotika :
1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat
2. Mempunyai kunci yang kuat
3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai
4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan sehari-hari
PENYIMPANAN PSIKOTROPIKA Dalam lemari yang terpisah dengan
obat/komoditi lainnya
PEMUSNAHAN Barang ED
Ditukar Dimusnahkan
Merupakan kerugian apotek harus diminimalisir
Ada berita acara pemusnahan, isinya: Jenis dan jumlah obat Alasan Cara pemusnahan
perencanaan
pengadaan
distribusi
penyimpanan
pemusnahan
CARA PEMUSNAHAN Obat/bahan padat, dengan cara
ditanam Obat/bahan cair, dengan cara
diencerkan terlebih dahulu
Atau dititipkan ke RS, Dinkes
PEMUSNAHAN NARKOTIKAPemusnahan narkotika dilakukan dalam
hal:1. Diproduksi tanpa memenuhi standar
dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi
2. Kadaluarsa3. Tidak memenuhi persyaratan
digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana
PELAPORAN Laporan penggunaan Psikotropika Laporan penggunaan Narkotika Laporan statistika resep dan pelayanan
obat generik berlogo
SELESAITERIMA KASIH,,,,,