Page 1
i
PENGELOLAAN PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU MELALUI
SISTEM ONLINE DI SMA NEGERI 1 KARANGANOM KLATEN
Disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Strata II pada Magister
Administrasi Pendidikan Sekolah Pascasarjana
Oleh :
GUNTUR BAWANA
Q 100 140 024
PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI PENDIDIKAN
SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
2016
Page 2
i
HALAMAN PERSETUJUAN
PENGELOLAAN PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU MELALUI
SISTEM ONLINE DI SMA NEGERI 1 KARANGANOM KLATEN
PUBLIKASI ILMIAH
Oleh:
GUNTUR BAWANA
Q 100 140 024
Telah diperiksa dan disetujui untuk diuji oleh:
Dosen Pembimbing I
Prof. Dr. Ali Imron Al-Ma’ruf, M.Hum.
Dosen Pembimbing II
Dr. Wafrotur Rohmah, M.M.
Page 3
ii
HALAMAN PENGESAHAN
PENGELOLAAN PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU MELALUI
SISTEM ONLINE DI SMA NEGERI 1 KARANGANOM KLATEN
Oleh:
GUNTUR BAWANA
Q 100 140 024
Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji
Sekolah Pascasarjana
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Pada hari Kamis, 16 Juni 2016
Dan dinyatakan telah memenuhi syarat
Dewan Penguji:
1. Prof. Dr. Ali Imron Al-Ma’Ruf, M.Hum. (..........................)
(Ketua Dewan Penguji)
2. Dr. Wafrotur Rohmah, M.M. (..........................)
(Anggota I Dewan Penguji)
3. Dr. Maryadi, M.A. (..........................)
(Anggota II Dewan Penguji)
Direktur,
Prof. Dr. Khudzaifah Dimyati, S.H., M.Hum.
Page 4
iii
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam naskah publikasi ini tidak
terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar strata II di suatu
perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau
pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan orang lain, kecuali secara tertulis
diacu dalam naskah dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Apabila kelak terbukti ada ketidakbenaran dalam pernyataan saya di atas,
maka akan saya pertanggungjawabkan sepenuhnya.
.
Surakarta, Juni 2016
Penulis
GUNTUR BAWANA
Q 100 140 024
Page 5
1
PENGELOLAAN PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU MELALUI
SISTEM ONLINE DI SMA NEGERI 1 KARANGANOM KLATEN 1Guntur Bawana,
2Ali Imron Al-Ma’ruf,
3Wafrotur Rohmah
1Mahasiswa Magister Administrasi Pendidikan,
Universitas Muhammadiyah Surakarta 2,3
Staf Pengajar Universitas Muhammadiyah Surakarta
Email : [email protected]
Abstract
The objectives of research are: (1) to describe preparation of new students
admission by online system at SMA Negeri 1 Karanganom Klaten. (2) to describe
organization of new students admission by online system at SMA Negeri 1
Karanganom Klaten. (3) to describe implementation of new students admission by
online system at SMA Negeri 1 Karanganom Klaten. This research uses
qualitative method, with ethnography study design. Data is collected by in depth
interview, document analysis, and observation. Data validity use source and
method triangulation. Data analysis in this research use Interactive Model of
Analysis. The results of research about management of new students admission by
online system at SMA Negeri 1 Karanganom Klaten are: (1) Preparation done
towards of new students admission, involves technical and implementation
guidelines forming, socialization, and preparations of computer facilities and
internet network. (2) Organizing of new students admission involves formation
and coordination meeting of committee, computer and internet operators training.
(3) Implementation of new students admission by online system is still half offline
because it still has manually form data filling and entry data by school, there is
simplicity of registrations process, there is no charge for registration and
transparency. Difficulties of this system are there is matter of repeal in registration
files without regional education authority’s recommendation.
Keywords: management; new students admission; online system
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah: (1) Untuk mendeskripsikan perencanaan
penerimaan peserta didik baru melalui sistem online di SMA Negeri 1
Karanganom Klaten. (2) Untuk mendeskripsikan pengorganisasian penerimaan
peserta didik baru melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom Klaten.
(3) Untuk mendeskripsikan pelaksanaan penerimaan peserta didik baru melalui
sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom Klaten. Penelitian ini menggunakan
metode kualitatif, berdesain studi etnografi. Data dikumpulkan melalui
wawancara mendalam, teknik dokumentasi, dan observasi. Keabsahan data
menggunakan triangulasi sumber dan metode. Teknik analisis data dalam
penelitian ini adalah analisis model interaktif (Interactive Model of Analysis).
Hasil penelitian tentang pengelolaan penerimaan peserta didik baru melalui sistem
online di SMA Negeri 1 Karanganom Klaten sebagai berikut. (1) Perencanaan
dilakukan menjelang penerimaan peserta didik baru, meliputi penyusunan
petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan, sosialisasi serta persiapan sarana
komputer dan jaringan internet. (2) Pengorganisasian penerimaan peserta didik
Page 6
2
baru meliputi pembentukan panitia, rapat koordinasi panitia, pelatihan operator
bidang teknis komputer dan internet. (3) Pelaksanaan penerimaan peserta didik
baru sistem online masih berjalan setengah offline karena masih terdapat
pengisian data formulir secara manual dan input data oleh pihak sekolah,
keuntungan dalam proses pendaftaran berupa kemudahan, ketiadaan biaya dan
transparansi. Kendala dalam sistem online ini berupa kesulitan pencabutan berkas
pendaftaran tanpa adanya rekomendasi dinas pendidikan.
Kata kunci: penerimaan peserta didik baru; pengelolaan; sistem online
1. Pendahuluan
Komponen peserta didik merupakan salah satu komponen yang sangat
dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan di sekolah karena
merupakan salah satu faktor keberhasilan penyelenggaraan sekolah. Peserta
didik memiliki sifat individu yang berbeda antara satu dengan yang lain. Dari
sini terlihat betapa pentingnya administrasi kesiswaan di sekolah.
Administrasi penerimaan peserta didik baru menekankan pada penanganan
administrasi menurut hak dan kewajiban karena menjadi bagian penting dari
sistem sekolah. Hal ini berlaku sejak diterima sebagai peserta didik baru
hingga lulus dari sekolah. Penerimaan peserta didik baru bagi sekolah sangat
dibutuhkan untuk pemetaan jumlah dan kualitas peserta didik yang diterima,
serta sarana pendukung kegiatan sekolah, sehingga dibutuhkan perencanaan,
pemikiran, pengarahan dan pengaturan serta mengikutsertakan semua potensi
yang ada di sekolah secara efektif dan efisien. Imron (2011:21) menyatakan
“perencanaan peserta didik adalah suatu aktivitas memikirkan di muka
tentang hal-hal yang harus dilakukan berkenaan dengan peserta didik di
sekolah, baik sejak peserta didik akan memasuki sekolah maupun mereka
akan lulus dari sekolah”.
Penerimaan peserta didik baru merupakan salah satu komponen
penting dalam pendidikan, maka perlu dikelola baik agar segala kegiatan
bidang kesiswaan, kurikulum dan sarana prasarana dalam kegiatan
pembelajaran di sekolah berjalan lancar, tertib dan teratur, serta tercapainya
tujuan pendidikan di sekolah. Cakupan pengelolaan penerimaan peserta didik
baru meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengelolaan penerimaan peserta
didik dan pengelolaan kelas, pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan
Page 7
3
data peserta didik baru dan evaluasi. Gorton dalam Bafadal (2004:32)
mengemukakan, “Perencanaan kesiswaan yang dipikirkan dan ditetapkan
adalah program penerimaan siswa“.
Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah
merambah bidang pendidikan. Penggunaan internet semakin banyak
digunakan di sekolah, salah satunya dalam proses penerimaan peserta didik
baru. Penerapan penerimaan peserta didik baru melalui sistem online
bertujuan agar calon peserta didik mempunyai gambaran sekolah tujuan, dan
informasi terkait dengan penerimaan peserta didik baru dapat diperoleh
dengan cepat, objektif, transparan, akuntabel dan bersifat terbaru.
Penerimaan peserta didik baru melalui sistem online memiliki
keunggulan dalam hal efisiensi, transparan dan terbuka, terhindar dari
kecurangan, dan memudahkan pemantauan oleh calon peserta didik dan orang
tua serta masyarakat. Penerimaan peserta didik baru melalui sistem online
juga terdapat kelemahan. Proses ini tidak mengacu kenyataan di lapangan.
Banyak calon peserta didik yang tidak diterima di sekolah dekat tempat
tinggal karena tergusur oleh peserta didik dari daerah lain sebagai akibat dari
ketiadaan kuota untuk peserta didik terdekat dengan sekolah. Kendala
terbatasnya akses bagi calon peserta didik dan orang tua yang belum
mengenal internet sehingga kesulitan melakukan semua proses terkait dengan
penerimaan peserta didik baru melalui sistem online. Lambatnya koneksi
laman atau situs untuk dibuka juga menjadi masalah dari sistem ini. Waktu
pelaksanaan juga terbatas dimana aplikasi ditutup oleh pihak sekolah pukul
12.00 WIB.
Alur rancang program kerja penerimaan peserta didik baru yang
dilakukan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan. Namun
belum dilakukan kegiatan pengawasan oleh pihak sekolah terkait
permasalahan yang ada dalam proses kegiatan yang telah terlaksana. Hal ini
menjadi permasalahan karena pengawasan sangat diperlukan untuk memantau
dan memperbaiki kegiatan yang dilaksanakan. Maka dari itu, sebaiknya di
setiap kegiatan yang dirancang dan telah terlaksana dilakukan pengawasan
Page 8
4
agar pada proses penerimaan peserta didik baru selanjutnya dapat berjalan
lancar. Berdasar paparan tersebut maka penelitian dilaksanakan untuk
mendapatkan deskripsi tentang pengelolaan penerimaan peserta didik baru
melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom Klaten.
Berdasarkan latar belakang di atas maka fokus penelitian ini adalah:
(1) Bagaimana perencanaan penerimaan peserta didik baru melalui sistem
online di SMA Negeri 1 Karanganom; (2) Bagaimana pengorganisasian
penerimaan peserta didik baru melalui sistem online di SMA Negeri 1
Karanganom; (3) Bagaimana pelaksanaan penerimaan peserta didik baru
melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom.
Berdasar fokus penelitian di atas maka tujuan penelitian ini yaitu: (1)
Mendeskripsikan perencanaan penerimaan peserta didik baru melalui sistem
online di SMA Negeri 1 Karanganom; (2) Mendeskripsikan pengorganisasian
penerimaan peserta didik baru melalui sistem online di SMA Negeri 1
Karanganom; (3) Mendeskripsikan pelaksanaan penerimaan peserta didik
baru melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom.
Pengelolaan atau manajemen mempunyai kesamaan arti dengan kata
to control yang bermakna mengurus atau mengatur (Usman, 2008:3). Hal
tersebut seperti dikemukakan oleh Manullang (2008:5) manajemen sebagai
sebuah seni dan ilmu perencanaan, penyusunan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan terlebih dahulu. Dalam proses pengelolaan terdapat fungsi-fungsi
manajemen. Berkaitan dengan fungsi-fungsi manajemen ini, George R. Terry
dalam Mulyono (2008:23) secara singkat membagi fungsi-fungsi manajemen
yaitu: Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating
(pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan).
Peserta didik adalah mereka yang sedang mengikuti program
pendidikan pada suatu sekolah atau jenjang pendidikan tertentu. Peserta didik
ini juga mempunyai sebutan lain seperti murid, subjek didik, anak didik,
pembelajar dan sebagainya (Imron, 2011:6). Ditambahkan Danim (2010:2)
bahwa peserta didik adalah manusia yang memiliki diferensiasi potensi dasar
Page 9
5
kognitif atau intelektual, afektif, dan psikomotorik. Imron (2011:6)
mengemukakan bahwa pengelolaan peserta didik merupakan usaha
pengaturan terhadap peserta didik mulai dari peserta didik tersebut masuk
sekolah sampai dengan mereka lulus dari lembaga pendidikan. Ditambahkan
Prihatin (2011:4) bahwa pengelolaan peserta didik adalah kegiatan pencatatan
peserta didik semenjak dari proses penerimaan sampai saat peserta didik
meninggalkan sekolah karena sudah tamat mengikuti pendidikan pada
sekolah itu.
Suryosubroto (2004:74) menyatakan bahwa “penerimaan peserta didik
baru merupakan salah satu kegiatan yang pertama dilakukan biasanya dengan
mengadakan seleksi calon murid”. Suharsimi dan Yuliana (2008:32)
mengemukakan bahwa peristiwa penting bagi sebuah sekolah adalah
penerimaan peserta didik baru, karena peristiwa ini merupakan titik awal
yang menentukan kelancaran tugas suatu sekolah. Dalam pengelolaan
penerimaan peserta didik baru perlu diterapkan fungsi pengelolaan seperti
dikemukakan oleh Terry (Manullang, 2008:8) yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. 1) Perencanaan penerimaan
peserta didik baru. Dikemukakan Sagala (2004:46) “perencanaan meliputi
kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapainya, berapa
lama, berapa orang yang diperlukan, dan berapa banyak biaya yang
dibutuhkan”. Dengan demikian maka perencanaan dalam penerimaan peserta
didik baru dapat melalui beberapa tahap antara lain: a) penetapan tujuan
penerimaan peserta didik baru, b) pembuatan juknis dan juklak PPDB yang
memuat ketentuan umum, persyaratan penerimaan peserta didik baru, tata
cara pendaftaran, penetapan jadwal pelaksanaan, biaya pendaftaran,
penetapan daya tampung, mutasi peserta didik, c) sarana yang digunakan
dalam proses penerimaan peserta didik baru. 2) Pengorganisasian penerimaan
peserta didik baru. Arsyad (2003:44) menyatakan “mengorganisasikan adalah
memilih tugas-tugas yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan,
bagaimana tugas itu dikelompokkan, siapa yang melapor, kapan dan dimana
keputusan dibuat”. Dapat disimpulkan pengorganisasian dalam penerimaan
Page 10
6
peserta didik baru ialah pembentukan panitia penerimaan peserta didik baru
dan tugas panitia penerimaan peserta didik baru. 3) Pelaksanaan penerimaan
peserta didik baru. Siagian (2007:95) mengemukakan “pelaksanaan sebagai
keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota
organisasi agar mau dan ikhlas untuk bekerja dengan sebaik-baiknya demi
tercapainya tujuan secara efektif dan efisien”. Pelaksanaan dalam penerimaan
peserta didik baru meliputi pendaftaran calon peserta didik, seleksi,
pengumuman hasil seleksi, daftar ulang dan laporan hasil penerimaan peserta
didik baru. 4) Pengawasan penerimaan peserta didik baru. Manullang (2008:
173) menjelaskan “pengawasan merupakan suatu proses untuk menerapkan
pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu
mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan sesuai dengan rencana
semula”. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa evaluasi dalam
penerimaan peserta didik baru meliputi evaluasi pelaksanaan penerimaan
peserta didik baru dan tindak lanjut evaluasi tersebut.
2. Metode Penelitian
Jenis penelitian ini adalah kualitatif, pengumpulan data penelitian
berupa kata-kata, gambar yang menekankan catatan serta menggambarkan
situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data. Penelitian kualitatif
secara tipikal berkaitan erat dengan observasi partisipatoris, wawancara tidak
terstruktur, kelompok-kelompok fokus, penelaahan teks kualitatif dan
pelbagai teknik kebahasaan seperti percakapan dan analisis wacana (Sutama,
2012:43).
Desain penelitian adalah studi etnografi atau budaya yang difokuskan
pada keunikan penerimaan peserta didik baru yang ingin dipahami secara
mendalam. Lokasi penelitian di SMA Negeri 1 Karanganom, kabupaten
Klaten. Waktu penelitian dari September 2015 sampai Nopember 2015. Data
dan sumber data meliputi informan, dokumen, tempat dan peristiwa. Teknik
pengumpulan data dengan wawancara mendalam, teknik dokumentasi, dan
observasi. Keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan metode.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan
Page 11
7
analisis model interaktif (Interactive Model of Analysis). Dalam model ini
terdapat tiga komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan
kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan
data sebagai suatu siklus.
3. Hasil Penelitian dan Pembahasan
1. Perencanaan Penerimaan Peserta Didik Baru Melalui Sistem Online di
SMA Negeri 1 Karanganom?
Penerimaan peserta didik baru merupakan langkah awal yang
harus dilalui peserta didik dan sekolah dalam menyaring objek
pendidikan. Meilina dan Tina (2005:25) menyatakan penerimaan peserta
didik baru merupakan kegiatan yang sangat penting karena keberhasilan
pendidikan sangat dipengaruhi oleh kegiatan perencanaan ini. Sesuai
pendapat Suryosubroto (2004:74) bahwa penerimaan peserta didik baru
merupakan salah satu kegiatan yang pertama dilakukan biasanya dengan
mengadakan seleksi calon peserta didik. Peristiwa ini merupakan titik
awal yang menentukan kelancaran tugas suatu sekolah karena dilakukan
di setiap tahun pelajaran baru. Arikunto dan Yuliana (2008:32)
mengemukakan bahwa peristiwa penting bagi sebuah sekolah adalah
penerimaan peserta didik baru, karena peristiwa ini merupakan titik awal
yang menentukan kelancaran tugas suatu sekolah.
Sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Prasertcharoensuk
dan Chanprasert (2012), dikemukakan bahwa dalam pengelolaan
administrasi peserta didik dimulai dari persiapan dan perencanaan agar
tercipta kesadaran dan pemahaman akan peran mereka dalam kelompok
pengelola. Menjelang tahun pelajaran baru kegiatan penerimaan peserta
didik baru harus sudah selesai. Langkah awal penerimaan peserta didik
baru adalah menyusun perencanaan penerimaan peserta didik baru.
Perencanaan merupakan proses memikirkan dan menetapkan kegiatan
atau mata pelajaran yang akan diterapkan pada masa yang akan datang
untuk mencapai tujuan tertentu.
Page 12
8
Hasil penelitian ini menunjukkan perencanaan penerimaan peserta
didik baru dimulai penyusunan petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan
berdasarkan pedoman yang dikeluarkan oleh dinas pendidikan bersama
dengan kantor kementerian agama kabupaten Klaten. Mitchell Ross, Joo-
Gim Heaney dan Maxine Cooper (2007) menyebutkan bahwa maksud
penerimaan peserta didik baru sebenarnya mempertimbangkan faktor
yang mempengaruhi penerimaan. Salah satu faktor yang mempengaruhi
kelembagaan adalah aturan dari departemen pemasaran. Kaitannya
dengan penerimaan peserta didik baru, faktor yang mempengaruhi
kelembagaan yaitu dinas pendidikan yang menentukan petunjuk teknis
pelaksanaan kegiatan dan pengalaman dari kepanitiaan menangani proses
penerimaan peserta didik baru.
Penyusunan petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan kegiatan
ini sesuai dengan pendapat Sagala (2004:46) bahwa kegiatan
perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai,
bagaimana mencapainya, berapa lama, berapa orang yang diperlukan dan
berapa banyak biaya dibutuhkan. Berdasarkan temuan penelitian
diungkapkan bahwa petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan serta
pedoman kegiatan diwujudkan oleh pihak sekolah dalam bentuk brosur
dan dimuat ke laman situs sekolah atau website yang dimiliki oleh
sekolah. Langkah ini sesuai hasil penelitian Selim Hassan (2002) yang
menyimpulkan pengaruh signifikan dari penggunaan website.
Berdasarkan temuan penelitian, terdapat kemiripan penggunaan website
yang dapat mempengaruhi proses penerimaan peserta didik baru melalui
sistem online. Dalam kegiatan ini, website menjadi sarana yang sangat
penting pengaruhnya dalam pencatatan dan pemberian informasi terkait
penerimaan peserta didik baru.
Penyebaran informasi melalui brosur dilakukan dengan
penyediaan media di sekitar sekolah dan juga menempelkan brosur
tersebut di tempat-tempat strategis di area lingkungan sekolah. Kegiatan
lain dalam strategi memasarkan dan menginformasikan prosedur
Page 13
9
penerimaan peserta didik baru dilakukan juga dengan mengunggah
informasi tersebut ke laman atau website sekolah di
www.sman1karanganom.sch.id. Strategi sosialisasi sekolah ini bertujuan
memberikan kesan positif dari SMA, sesuai penelitian yang dilakukan
oleh Li & Hung (2009) bahwa pengelola sekolah dapat menggunakan
taktik pemasaran dalam rangka meningkatkan citra sekolah yang pada
gilirannya mengarah ke sekolah pilihan orang tua.
Perencanaan lain berdasarkan temuan penelitian di atas
disebutkan bahwa sarana komputer dan perangkat internet yang
digunakan dalam proses penerimaan peserta didik baru sistem online
sudah dipersiapkan dengan baik. Persiapan sarana dan prasarana
komputer dan sistem internet menjadi langkah penting karena sistem
seleksi penerimaan peserta didik di SMA Negeri 1 Karanganom melalui
sistem online. Sesuai dengan penelitian Krishnaveni dan Meenakumari
(2010) yang menyimpulkan teknologi informasi dan komunikasi menjadi
sarana yang diperlukan untuk menyelesaikan administrasi kesiswaan.
Penggunaan media elektronik untuk penerimaan peserta didik baru,
registrasi penerimaan peserta didik menggunakan sarana komputer.
2. Pengorganisasian Penerimaan Peserta Didik Baru Melalui Sistem Online
di SMA Negeri 1 Karanganom
Arsyad (2003:44) mengungkapkan bahwa mengorganisasikan
adalah memilih tugas-tugas yang harus dikerjakan, siapa yang
mengerjakan, bagaimana tugas itu dikelompokkan, siapa yang melapor,
kapan dan dimana keputusan dibuat. Mulyono (2008:27) menyatakan
pengorganisasian adalah menyusun hubungan perilaku yang efektif antar
personalia, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan
memperoleh keputusan pribadi dalam melaksanakan tugas dalam situasi
lingkungan yang ada guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu.
Pengorganisasian di SMA Negeri 1 Karanganom meliputi
pembentukan struktur kepanitiaan dan rapat koordinasi kepanitiaan untuk
membahas tugas dan pekerjaan masing-masing anggota panitia.
Page 14
10
Pembentukan panitia berdasar arahan dari kepala sekolah untuk
kemudian dilaksanakan oleh wakil kepala sekolah bidang kurikulum.
Pembentukan panitia ini sesuai dengan pendapat Handoko (2006:28)
yang mengemukakan bahwa pengorganisasian sebagai proses pengaturan
kerja bersama sumber daya keuangan, fisik, dan manusia dalam
organisasi.
Penelitian Mitchell Ross, Joo-Gim Heaney dan Maxine Cooper
(2007) menyimpulkan faktor yang mempengaruhi penerimaan. Empat
faktor yang mempengaruhi kelembagaan adalah aturan dari departemen
pemasaran, kualitas panitia, pengalaman merekrut dan fokus
kelembagaan. Sesuai dengan pengorganisasian, kaitannya dengan
penerimaan peserta didik baru, pembentukan struktur kepanitiaan dengan
sumber daya manusia yang berkualitas dan pengalaman dari kepanitiaan
akan menentukan kualitas penanganan penerimaan peserta didik baru.
Pernyataan di atas diperkuat oleh Samino (2010:107) yang
menyatakan bahwa pengorganisasian adalah kegiatan membagi tugas-
tugas pada orang yang terlibat dalam kegiatan. Prinsip pengorganisasian
adalah agar semua tugas dapat terbagi dalam berbagai unsur organisasi
secara proporsional, sehingga tidak terjadi penumpukan pekerjaan.
Sesuai dengan pernyataan yang disampaikan di atas maka langkah
penyusunan kepanitiaan dalam kegiatan penerimaan peserta didik baru
sudah sesuai dengan salah satu prinsip pengelolaan yaitu
pengorganisasian dengan pembentukan panitia.
3. Pelaksanaan Penerimaan Peserta Didik Baru Melalui Sistem Online di
SMA Negeri 1 Karanganom?
Pendapat Siagian (2007:95) bahwa pelaksanaan sebagai
keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong anggota
organisasi agar mau dan ikhlas bekerja sebaik-baiknya demi tercapainya
tujuan secara efektif dan efisien.
Pelaksanaan penerimaan peserta didik baru melalui sistem online
di SMA Negeri 1 Karanganom berpedoman pada buku petunjuk teknis
Page 15
11
dan pedoman pelaksanaan penerimaan peserta didik baru pada TK/RA
dan sekolah/madrasah tahun pelajaran 2015/2016 berdasarkan Keputusan
Bersama Kepala Dinas Pendidikan No. 421/1485/11 dan Kepala Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Klaten No. kd.1110/1/PP.03/3103/2015
dengan berpegang pada prinsip-prinsip: 1) Objektivitas; 2) Transparansi;
3) Akuntabilitas; dan 4) Tidak dikriminatif.
Berdasarkan temuan penelitian di atas, pelaksanaan penerimaan
peserta didik baru dimulai dari pendaftaran dan pengisian biodata secara
tertulis manual. Sesuai dengan penelitian Biro (2008) yang
menyimpulkan bahwa langkah pertama dalam penerimaan peserta didik
baru adalah calon peserta didik menyerahkan lamaran dan peringkat
jurusan yang mereka pilih.
Langkah pelaksanaan dilanjutkan dengan proses entri data yang
dilakukan oleh operator sekolah. Data peserta didik bersangkutan dikirim
kepada operator dinas melalui alamat web http://klaten.siap-ppdb.com
dimana terdapat informasi penerimaan peserta didik baru dan calon
peserta didik dapat melihat hasil seleksi melalui situs ini. Proses ini
sesuai dengan penelitian Fasasi (2008) yang menyampaikan bahwa
pencatatan merupakan salah satu prinsip administrasi sekolah dimana
ketika catatan disimpan dan dimanfaatkan dengan tepat maka
pelaksanaan fungsi manajemen akan cenderung lebih mudah dan efektif.
Melalui proses demikian, banyak orang menyebut sistem online
di SMA Negeri 1 Karanganom masih setengah, karena melalui proses
pengisian data identitas secara tertulis manual dalam formulir lantas data
baru dimasukkan dalam sistem online ke web yang disediakan oleh dinas
pendidikan kabupaten Klaten. Meskipun demikian, penyampaian
informasi melalui web lebih memudahkan seperti dikemukakan oleh
Prasojo dan Riyanto (2011:187), web dapat memudahkan dalam
pencarian segala macam informasi yang dibutuhkan berupa teks, gambar,
audio visual, model grafis dan lain-lain. Ditambahkan oleh penelitian Al-
Adwan Amer, Al-Adwan Ahmad dan Smedley Jo (2013) yang
Page 16
12
menyimpulkan pengaruh dan dampak dari inovasi internet dan teknologi
di semua aspek kehidupan. Seiring perkembangan inovasi internet,
diharapkan dampak positif dari teknologi akan berpengaruh baik juga
dalam proses penerimaan peserta didik baru terutama melalui sistem
online.
Dalam proses pendaftaran terdapat tambahan nilai dari piagam
prestasi yang dimiliki oleh calon peserta didik. Nilai dari masing-masing
piagam sudah diatur sesuai pedoman pelaksanaan dari dinas pendidikan.
Sesuai dengan penelitian Mazzarol, Geofrey N. Soutar (2010)
menyebutkan bahwa banyak perhatian yang dicurahkan untuk merekrut
peserta didik dengan beragam cara, baik dari faktor kebudayaan dan
bakat peserta didik. Kaitannya dengan penerimaan peserta didik baru,
perekrutan peserta didik melalui bakat peserta didik juga dilaksanakan
dengan memberikan nilai tambahan kepada calon peserta didik atas
prestasi akademik dan non akademik.
Pelaksanaan penerimaan peserta didik baru melalui sistem online
terdapat banyak kemudahan yaitu kecepatan informasi yang dibutuhkan
masyarakat dalam memonitor jurnal nilai melalui web dinas pendidikan.
Sesuai pendapat Ilomäki Liisa (2008) bahwa penggunaan teknologi
informasi dan komunikasi berpengaruh sangat baik di sekolah dan di
rumah. Penggunaan internet dapat membantu orang tua dan calon peserta
didik untuk melihat jurnal pendaftaran secara real time karena informasi
diperbaharui seketika.
Penelitian Tejas Mengawade dan Mayur Mogal (2013) terkait
penggunaan Short Massage Service atau SMS masih kurang
dimanfaatkan secara maksimal oleh dinas pendidikan dan pihak sekolah
dalam menutupi kekurangan penggunaan media internet di mana belum
semua orang bisa menikmati. Namun berbeda hal dengan SMS yang
dapat diaplikasi oleh semua pengguna telepon genggam.
Ketiadaan biaya pendaftaran menjadi kemudahan lain bagi calon
peserta didik dan orang tua. Melalui sistem online, segala hal yang
Page 17
13
menyangkut kebutuhan dalam pendaftaran telah tercukupi dengan baik
oleh sekolah, mulai dari formulir sampai dengan jaringan internet beserta
perangkat. Melalui sistem online ini, keabsahan data dapat terjaga dengan
baik karena data yang dimasukkan dapat secara transparan dilihat melalui
web sehingga kecil kemungkinan untuk melakukan manipulasi data.
Kendala juga timbul ketika terdapat orang tua dan calon peserta
didik ingin mencabut berkas pendaftaran dengan alasan minimnya nilai
untuk bisa masuk ke sekolah yang bersangkutan. Rumitnya proses
pencabutan berkas oleh orang tua juga menjadi kendala yang harus
dihadapi. Pihak sekolah belum bisa mengembalikan berkas pendaftaran
kepada orang tua calon peserta didik secara mandiri tanpa adanya
rekomendasi dari dinas pendidikan selaku pengelola server situs
penerimaan peserta didik baru sistem online ini. Apabila calon peserta
didik dan orang tua mencabut berkas pendaftaran tanpa ada rekomendasi
dari dinas pendidikan, maka dalam sistem online akan dianggap
mengundurkan diri dari proses penerimaan peserta didik baru sistem
online dan tidak bisa mendaftarkan diri ke sekolah negeri lainnya. Proses
penerimaan peserta didik baru melalui sistem online yang membutuhkan
koneksi internet pada saat entry data juga dapat menimbulkan masalah
apabila terjadi gangguan koneksi pada saat proses pendaftaran masih
berlangsung. Seiring proses berjalan kendala dalam koneksi internet
dapat teratasi dengan baik sehingga tidak terlalu mengganggu proses
penerimaan peserta didik baru sistem online.
4. Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan,
maka dapat ditarik beberapa kesimpulan guna menjawab fokus penelitian.
Adapun simpulan sebagai berikut. 1) Perencanaan penerimaan peserta didik
baru melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom, dimulai dengan
penyusunan petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan berdasarkan pedoman
yang dikeluarkan oleh dinas pendidikan bersama dengan kantor kementerian
agama kabupaten Klaten. Dalam petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan
Page 18
14
berisi persyaratan pendaftaran, tata cara dan mekanisme pendaftaran, jadwal
pelaksanaan kegiatan, penetapan daya tampung yang akan diterima oleh
sekolah. Petunjuk pelaksanaan juga diwujudkan oleh pihak sekolah dalam
bentuk brosur sebagai sarana sosialisasi dan mengunggah informasi tersebut
dalam website yang dimiliki oleh sekolah. Bentuk perencanaan yang lain
yaitu persiapan sarana dan prasarana. Persiapan tersebut dalam bentuk
pengadaan komputer dan fasilitas internet. Komputer diatur agar dapat
terhubung dengan server dari dinas pendidikan. Penguatan fasilitas internet
diperlukan agar dalam proses entri data ke dalam database sistem online
tidak terkendala koneksi jaringan. 2) Pengorganisasian penerimaan peserta
didik baru melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom, adalah
dengan disusunnya struktur kepanitiaan yang terdiri dari kepala sekolah
sebagai penanggung jawab, wakil kepala sekolah bidang kesiswaan sebagai
ketua panitia dibantu oleh wakil kepala sekolah bidang kurikulum, humas,
dan sarana prasarana. Kepanitiaan juga beranggotakan beberapa guru mata
pelajaran dan staf tata usaha terutama bagian teknis berhubungan dengan
komputer. Bentuk pengorganisasian selanjutnya adalah dilakukannya rapat
koordinasi guna pembagian tugas masing-masing anggota panitia agar
kegiatan penerimaan peserta didik dapat berjalan lancar. Selanjutnya sekolah
mengadakan sosialisasi internal dan pelatihan bagi tenaga teknis khuusnya
yang membidangi komputer dan entri data. 3) Pelaksanaan penerimaan
peserta didik baru melalui sistem online di SMA Negeri 1 Karanganom, ialah
calon peserta didik mendaftar secara tertulis ke sekolah tujuan yang
menyelenggarakan sistem online untuk kemudian dilakukan verifikasi oleh
panitia, input data dilakukan oleh operator sekolah. Tanda bukti pendaftaran
akan disahkan oleh panitia apabila proses pendaftaran selesai. Tanda bukti
pengesahan ini akan menjadi bukti saat pendaftaran ulang apabila calon
peserta didik diterima di sekolah bersangkutan. Keuntungan dari pelaksanaan
sistem online ini memudahkan orang tua dan calon peserta didik dalam
memonitor informasi terkait jurnal pendaftaran karena data pendaftaran
langsung terekam dan terpampang dalam website pendaftaran online. Data
Page 19
15
yang terpampang akan menjadi bukti lain bahwa proses pendaftaran ini
berjalan secara transparan dan objektif serta bebas dari biaya pendaftaran
karena menggunakan dana bantuan operasional sekolah. Kendala juga timbul
disebabkan kurangnya informasi sosialisasi kepada calon peserta didik dan
orang tua terkait tata cara dan mekanisme sistem online. Prosedur pencabutan
berkas pendaftaran tanpa adanya rekomendasi dari dinas pendidikan tidak
dapat diproses oleh sekolah bersangkutan. Tanpa rekomendasi dinas
pendidikan maka proses pencabutan mandiri akan dianggap sebagai
pengunduran diri dari proses penerimaan peserta didik sistem online dan tidak
bisa mendaftar ke sekolah negeri lainnya.
Daftar Pustaka
Al-Adwan, Amer; Al-Adwan, Ahmad dan Smedley, Jo. 2013. Exploring Students
Acceptance of E-Learning Using Technology Acceptance Model in
Jordanian Universities. International Journal of Education and
Development using Information and Communication Technology, Vol. 9,
Issue 2, pp. 4-18.
Arikunto, Suharsimi dan Yuliana, Lia. 2008. Manajemen Pendidikan.
Yogyakarta: Aditya Media.
Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Edisi
Revisi. Jakarta: PT Rineka Cipta.
Arsyad, Azhar. 2003. Pokok-Pokok Manajemen. Yogyakarta: Pustaka Belajar.
Bafadal, Ibrahim. 2004. Dasar-Dasar Manajemen dan Supervisi TK. Jakarta: PT
Bumi Aksara.
Biro, Peter. 2008. Student Admissions in Hungary as Gale and Shapley
Envisaged. Technical Report. Glasgow: Department of Computing Science
University of Glasgow.
Bustari, Meilina dan Rahmawati, Tina. 2005. Manajemen Peserta Didik.
Yogyakarta: UNY Press.
Choudaha, Rahul. 2013. Social Media in International Student Recruitment. New
York: Association of International Education Administrators.
Danim, Sudarwan. 2010. Pekembangan Peserta Didik. Bandung: Alfabeta.
Fasasi, Yunus Adebunmi. 2008. School Record Keeping: A Strategy For
Management Of Nigerian Secondary Educational Institutions. Ilorin
Journal of Education. Ilorin: University of Ilorin.
Page 20
16
Frolich, Nicole dan Stensaker, Bjorn. 2010. Student Recruitment Strategies in
Higher Education: Promoting Excellence and Diversity. International
Journal of Educational Management. Vol. 24, No. 4, pp. 359-390. Oslo.
Handoko, T. Hani. 2006. Manajemen. Edisi 2. Yogyakarta: BPFE.
Imron, Ali. 2011. Manajemen Peserta Didik Berbasis Sekolah. Jakarta: Bumi
Aksara.
Krishnaveni, R. dan Meenakumari, J. 2010. Usage of ICT for Information
Administration in Higher Education Institutions – A study. International
Journal of Environmental Science and Development, Vol. 1, No. 3, August
2010.
Li, Hung dan Hung, Chia-Hung. 2009. Marketing Tactics and Parents’ Loyalty:
The Mediating Role of School Image. Journal of Educational
Administration. Vol. 47 No. 4. Pp. 477-489. Taichung: Ling Tung
University.
Liisa, Ilomäki. 2008. The Effects of ICT on School: Teachers’ and Students’
Perspectives. Turku: Department of Teacher Education University of
Turku.
Manullang, M. 2008. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada.
Mbodila, Munienge; Ndebele, Clever dan Muhandji, Kikunga. 2014. The Effect of
Social Media on Student’s Engagement and Collaboration in Higher
Education: A Case Study of the Use of Facebook at a South African
University. Thohoyandou: Department of Computer Science, University of
Venda.
Mengawade, Tejas & Mogal Mayur. 2013. SMS Based Student Services
Administration. Global Journal of Computer Science and Technology
Software & Data Engineering, Global Journal Inc. ISSN: 0975-4172.
Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan. Jogjakarta:
Ar-Ruzz Media.
Peraturan Pemerintah no 66 tahun 2010 Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan. http://juknisPPDB2015.
Prasertcharoensuk, Thanomwan & Chanprasert, Sirikarn. 2012. The
Administration of Student Support System in the Education Extended
School under the Office of Khon Kaen Primary Educational Service Area
4. The European Journal of Social & Behavioural Sciences. eISSN: 2301-
2218.
Prasojo, Lantip Diat dan Riyanto. 2011. Teknologi Informasi Pendidikan.
Yogyakarta: Gava Media.
Prihatin, Eka. 2011. Manajemen Peserta Didik. Bandung: Alfabeta.
Page 21
17
Ross, Mitchell; Heaney, Joo-Gim & Cooper, Maxine. 2007. Institutional and
Managerial Factors Affecting Students Recruitment. International Journal
of Educational Management. Vol. 21. Issue 7. Page 593-605.
Samino. 2010. Manajemen Pendidikan Spirit Keislaman dan Keindonesiaan.
Kartasura: Fairuz Media.
Siagian, S. P. 2007. Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Selim, Hasan. P. 2002. An Empirical Investigation of Student Acceptance of
Course Websites. Department of Business Aministration, College of
Business & Economics, United Arab Emirates University.
Suryosubroto, B. 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.
Sutama. 2012. Metode Penelitian Pendidikan Kuantitatif, Kualitatif, PTK, R & D.
Surakarta: Fairuz Media.
Tim, Mazzarol dan Soutar, Geoffrey. N. 2010. “Push-Pull” Factors Influencing
International Student Destination Choice. International Journal of
Educational Management. Vol. 16 Iss: 2, pp. 82-90. Crawley. University
of Western Australia.
Usman, Husaini. 2004. Manajemen: Teori, Praktik dan Riset Pendidikan. Jakarta:
Bumi Aksara.