PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Oleh: JODY OKTOVIANDA TARIGAN NIM: 11140251000053 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1440H / 2019M
127
Embed
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/43833/1/JODY...karya sendiri yang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS
KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
JODY OKTOVIANDA TARIGAN
NIM: 11140251000053
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2019M
i
LEMBAR PENGESAHAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN DAN
PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan
Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Jody Oktovianda Tarigan
NIM: 11140251000053
Di Bawah Bimbingan
Lili Sudria Wenny, M.Hum
NIDN: 2017097902
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2018M
ii
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Mahasiswa : Jody Oktovianda Tarigan
NIM : 11140251000053
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini yang berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok” adalah hasil
karya sendiri yang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri
serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil
penelitian orang lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap
gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan
kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul di kemudian hari
menjadi tanggung jawab saya.
iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
Nama : Jody Oktovianda Tarigan
NIM : 11140251000053
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
Ujian Skripsi: 09 Januari 2019
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai
syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata 1 (S1) pada Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
untuk pertimbangan dan pengambilan keputusan. Berikut fungsi-fungsi dari
arsip:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan
rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa
mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam
dalam arsip tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai
data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam
arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik media eletronik ataupun non
elektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat
untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan
organisasi.16
16
Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis
Komputer (Yogyakarta: Grava Media, 2005), h. 8-9.
14
Fungsi arsip yang sangat penting menurut Widjaja yaitu sebagai sumber
informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai
sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi dalam
mempertimbangkan dan mengambil suatu keputusan.17
D. Kegunaan Arsip
Arsip memiliki nilai kegunaan tertentu, oleh karena itu setiap organisasi
harus mengelola arsip dengan baik dan menyimpan arsip dalam tempat yang
teratur, sehingga jika arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Berikut delapan nilai kegunaan arsip menurut Basir Barthos:
1. Nilai kegunaan administrasi.
2. Nilai kegunaan dokumentasi.
3. Nilai kegunaan hukum.
4. Nilai kegunaan fiskal.
5. Nilai kegunaan perorangan.
6. Nilai kegunaan pemeriksaan.
7. Nilai kegunaan penunjang.
8. Nilai kegunaan penelitian.18
Arsip menurut The Liang Gie memiliki enam nilai kegunaan yang disingkat
dengan ALFRED yaitu:
A: Adminstrative Value (nilai administrasi)
L: Legal Value (nilai hukum)
17
Widjaja A. W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Grafindo Persada, 1993). 18
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 115.
15
F: Fiscal Value (nilai keuangan)
R: Research Value (nilai penelitian)
E: Educational Value (nilai pendidikan)
D: Documentary Value (nilai dokumentasi)19
E. Jenis-jenis Arsip
1. Jenis-jenis arsip menurut penggunaan dan kepentingannya:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu yang
ditentukan.
b. Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
c. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi
untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit kerja dari suatu
organisasi.
d. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun karena nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut telah
selesai digunakan sehingga arsip hanya digunakan sesekali sebagai
referensi.
19
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2009), h. 117.
16
e. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Arsip
statis memiliki nilai abadi.
f. Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.20
2. Jenis-jenis arsip menurut sudut pandang hukum dan perundang-
undangan
a. Arsip Otentik
Arsip otentik merupakan arsip yang isinya terjamin keabsahannya
karena terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi/film).
b. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta, berupa fotokopi, Salinan dan sebagainya.21
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut:
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
20
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 21
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 103.
17
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk
keperluan tertentu.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang
digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau
pemberi keterangan semata.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.
F. Pengertian Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.22
Arsip dinamis
merupakan arsip yang harus dikelola dengan baik agar jika diperlukan arsip
dapat segera ditemukan. Menurut Sulistyo Basuki dalam Hamdani, arsip dinamis
(record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem computer, yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi
tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa
arsip dinamis disimpan.23
Arsip dinamis kemudian terbagi menjadi dua jenis,
22
Rachmad Fuji Sanjuli and Meylia Elizabeth Ranu, “Sistem Pengelolaan Arsip Di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya,” Jurnal Mahasiswa Unesa, 2015, h. 1-15. 23
Fajri Hamdani and Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Perpustakaan
Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan
Kearsipan, E, 1, no. 1 (2012), h. 409-417.
18
yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah
arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam perencanaan
penyelenggaraan kegiatan organisasi, serta masih dikelola oleh unit pengolah.
Frekuensi penggunanaan arsip dinamis aktif sedikitnya 10 kali dalam setahun.
Kemudian arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah selesai diproses tetapi
frekuensi penggunaannya sudah menurun.24
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif
adalah arsip yang masih diproses oleh unit kerja suatu organisasi dan frekuensi
penggunaannya masih tinggi karena masih digunakan langsung dalam kegiatan
penyelenggaraan administrasi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta.
G. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka
pelaksanaan kegiatan organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Pengelolaan
ini dimulai dari, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis aktif menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Menurut
Sedarmayanti dalam Neny tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk
menghimpun informasi, mencatat dan mengklasifikasikan informasi,
menginterpretasikan informasi, mengolah informasi, untuk akuntabilitas dan
auditing, menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat
penyimpanan, mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan
24
Rico Rahmadeni and Syahyuman, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum
Pegadaian Marapalam Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan 1, no. 1 (2012),
h. 215-223.
19
informasi.25
Apabila arsip dinamis aktif dikelola dengan baik oleh pencipta arsip,
maka akan mempermudah pencipta arsip dan pengguna arsip dalam menemukan
kembali informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Pengelolaan arsip
dinamis aktif tidak bisa dihindari, dikarenakan nilai guna arsip dinamis aktif
akan terus digunakan. Oleh karena itu, maka arsip harus dikelola dan dirawat
dengan efektif agar nilai-nilai yang ada di dalam arsip tersebut tetap terjaga.26
Berikut merupakan rangkaian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu,
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis aktif:
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainya, gambar dan rekaman
merupakan aktifitas awal dari siklus hidup arsip, yaitu kegiatan membuat
surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip adalah
pembuatan dan penerimaan arsip dalam berbagai bentuk dan media dalam
rangka pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi.27
a. Tata Naskah Dinas
Tahap penciptaan arsip dilakukan melalui kegiatan pengkategorian,
registrasi, dan distribusi arsip. Dalam hal ini ketersedian instrumen tata
naskah dinas (TND) di lingkungan pencipta arsip sangat penting,
Ketersedian TND sebagai satu instrumen pokok pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan pencipta, antara lain untuk mengatur mengenai
25
Neny Anindya Sanora, “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum Kantor Gubernur
Provinsi Kalimantan Timur,” EJournal Administrasi Negara 4, no. 2 (2016), h. 4042-4056. 26
Yosa Faradela, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
(DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan Good Governance,” Jurnal Administrasi
Perkantoran 4, no. 3 (2016), h. 1-8. 27
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal Kearsipan Anri
11 (2016), h. 15-38.
20
jenis, format, penyusunan, pengamanan, pengabsahan, distribusi naskah
dinas, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Untuk
dapat memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip sebagai naskah dinas,
maka penciptaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan TND pencipta
arsip yang mengacu kepada pedoman yang ditetapkan oleh Kepala
ANRI.28
Pencipta arsip akan mudah melaksanakan penciptaan arsip di
lingkungannya apabila sudah tersedia TND, karena TND sudah mengatur
bagaimana membuat dan menerima arsip sebagai naskah dinas (jenis,
format, penyusunan, pengamanan, pengabsahan, kewenangan, dan
pengendalian). Ketersedian TND akan memudahkan pencipta arsip dalam
meregistrasi yang diciptakan dan mendistribusikan arsip kepada unit
pengolah dan instansi luar yang dituju dengan sarana pengendalian yang
jelas, sehingga mudah untuk melacak jalan dan posisi arsip.29
Apabila tidak tersedia TND, maka pencipta arsip akan sulit
menentukan standar jenis, format, elemen data registrasi, pengendalian
distribusi, kewenangan dan pelimpahan wewenang pendandatanganan
naskah dinas sebagai arsip. Hal ini tentunya berdampak terhadap
kelengkapan komponen arsip yang tercipta (struktur, isi, konteks).30
Penciptaan arsip dinamis dilakukan melalui pembuatan dan
penerimaan arsip. Dalam konteks pengelolaan arsip dinamis, dokumen
yang dibuat dan diterima akan dikategorikan terlebih sebagai arsip atau
nonarsip. Jika dokumen yang masuk (incoming document) dan/atau yang
28
Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38. 29 Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38. 30 Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38.
21
akan dikirim (outcoming document) dikategorikan sebagai arsip
(records), maka records itu (baca: arsip dinamis) harus diregistrasi,
kemudian didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat
waktu, lengkap, dan aman serta diikuti dengan tindakan pengendalian.31
b. Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat sebagai salah satu wujud dari arsip dinamis perlu mendapat
pengelolaan dengan baik dan benar agar dapat mempelancar arus
informasi dalam perkantoran. Berikut adalah cara penciptaan surat
masuk dan surat keluar:
1) Surat Masuk
Surat masuk sangat penting dalam sebuah organisasi karena
bertujuan untuk memberikan informasi dari unit ke unit atau kepada
organisasi lain, informasi yang akan disampaikan tidak akan diterima
dengan baik jika tidak ada surat masuk. Menurut Durotul Yatimah,
kegiatan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:
a) Penerimaan Surat
Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:
1) Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.
2) Memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat, surat
segera dikembalikan pada pengirim.
3) Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku
sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya
penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.
31
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” h. 15-38.
22
4) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
pengolah/nama pejabat).
5) Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa
kelengkapannya (bila ada lampirannya, kalau lampiran tidak
lengkap, buat catatan seperlunya).
b) Penyortiran Surat
Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan
buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang
akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan dan
yang akan disampaikan kepada pengolah.
e) Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat dilakukan secara sistematis agar bila
dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.32
Sedangkan menurut Basir Barthos tahapan yang dilakukan dalam
penerimaan surat masuk adalah:
a) Penerima surat bertugas:
1) Menerima surat
2) Memeriksa jumlah dan alamat surat
32
Dorotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran (Bandung: Pustaka Setia,
2009), h.124.
23
3) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi
4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat
serta keabsahaan surat
5) Meneruskan surat kepada penyortir
b) Penyortir surat bertugas:
1) Menerima surat masuk
2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan
kelompok surat pribadi
3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi
4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan
surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan
surat pribadi
5) Meneliti lampiran surat
6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih
tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan
amplopnya.
c) Pencatat surat bertugas:
1) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti
2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali
dan lembar pengantar surat rahasia
3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar
pengantar dan kartu kendali kepada pengarah
24
d) Pengarahan surat bertugas:
1) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar
pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan
menunjuk siapa pengolah surat
2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui
petugas tata usaha pengolah
3) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)
e) Pengolah surat bertugas:
1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan
memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia
2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah
melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya
f) Menata arsip bertugas:
1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk
disimpan pada lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi
yang berlaku
2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya
3) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti
bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian
arsip.33
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam
mengelola surat masuk ada beberapa tahapan yang dilalui, yaitu:
33
Barthos, Manajemen Kearsipan, h. 216-217.
25
penerimaan surat, membuka surat, memeriksa surat, memisahkan surat,
mencatat surat, menyampaikan surat kepada pimpinan, menyimpan surat.
2) Surat Keluar
Setelah organisasi atau antar unit kerja dalam organisasi
mendapatkan surat masuk, maka surat tersebut membutuhkan
jawaban ataupun tanggapan yaitu surat keluar, surat keluar adalah
kegiatan organisasi untuk memberikan jawaban atas isi surat masuk
yang telah diterima dari suatu organisasi lain, atau antar unit kerja
organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar kedua belah pihak.
Pengelolaan surat keluar dilakukan oleh tata usaha atau sekretariat,
Dalam hal ini bagian sekretariat yang berhak mengelola, memeriksa,
menyerahkan pada pemimpin untuk di tanda tangani, sekaligus
mengirimkan ke organisasi lain.
Menurut Wursanto, ada beberapa tahapan dalam mengelola surat
keluar, yaitu:
a) Pembuatan Konsep Surat
Dalam membuat konsep surat ada tiga cara yang bisa dilakukan,
yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang
dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan
mendikte.
b) Pengetikan Konsep Surat
Berikut proses dalam pengetikan konsep surat:
1) Persetujuan konsep surat
2) Pengiriman konsep surat
26
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
4) Penandatangan surat
c) Pengiriman Surat
Dalam pengiriman surat ada beberapa proses yang harus dilalui
yaitu:
1) Pemberian Cap
2) Pengetikan Amplop atau sampul surat
3) Pemeriksaan surat
4) Melipat surat
5) Menutup Amplop
6) Menempelkan perangko.34
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat keluar
adalah proses penanganan surat-surat yang yang dibuat oleh pimpinan,
atau sekretaris maupun dengan mendikte dan bertujuan untuk memberi
tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi lain,
atau antar unit kerja organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar
kedua belah pihak.
c. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pengaturan arsip dalam unit-unit
pengelompokkan dalam rangka penyiapan perencanaan tata berkas.
Mengklasifikasikan arsip bermakna proses mengatur arsip secara
skematis dan konsisten untuk mempermudah penataan, penemuan
kembali, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
34
Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 2004), h. 145-148.
27
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
tentang Klasifikasi Arsip, disebutkan klasifikasi arsip adalah pola
pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan
tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.35
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
tentang Klasifikasi Arsip disebutkan klasifikasi arsip disusun dengan
ketentuan teknis, sebagai berikut:
1) Logis, yakni susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu fungsi,
kegiatan dan transaksi serta mudah dimengerti oleh semua pengguna.
2) Faktual, klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi kejadian yang
sebenarnya yaitu berdasarkan fungsi dan tugas organisasi.
3) Perbaikan berkelanjutan, yakni klasifikasi arsip harus mampu
beradaptasi terhadap perubahan struktur organisasi.
4) Sistematis, yakni klasifikasi arsip harus didasarkan pada susunan
yang dimulai dari fungsi, kegiatan, dan transaksi, baik yang bersifat
substantif maupun fasilitatif.
5) Akomodatif, yakni klasifikasi arsip harus menjamin seluruh fungsi,
kegiatan dan transaksi terakomodasi secara lengkap sesuai dengan
fungsi dan tugas pencipta arsip.
6) Kronologis, yakni klasifikasi arsip harus dilakukan secara berurutan
sesuai tahapan kegiatan.36
35
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 2. 36
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 4.
28
Berikut ini merupakan lima sistem klasifikasi arsip menurut
Mulyono:
1) Sistem abjad
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan
abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A –
Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan
lain yang sejenis.
2) Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah
penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal
isi surat.
3) Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang
didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk
surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal
penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
4) Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa
arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
a) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey,
atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan
29
sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan
sistem ini banyak digunakan di perpustakaan.
b) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit,
sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam
jumlah yang besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan
pada perusahaan-perusahaan besar.
5) Sistem wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah
penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal
ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau,
provinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai
kelurahan.37
d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dalam penjelasan Pasal 38 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan disebutkan yang dimaksud dengan sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik
arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta
arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.38
Klasifikasi keamanan dan
37
Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, h. 12. 38
Pemerintah Republik Indonesia, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub. L. No. 28 (2012), h.
13.
30
akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri
atas arsip yang bersifat terbuka dan arsip yang bersifat tertutup.
Dalam Pasal 44 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan disebutkan bahwa pencipta arsip dapat menutup akses
atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
1) menghambat proses penegakan hukum.
2) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual
dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat.
3) membahayakan pertahanan dan keamanan negara.
4) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia.
5) merugikan ketahanan ekonomi nasional.
6) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri.
7) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang.
8) mengungkapkan rahasia atau data pribadi.
9) mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan pencipta
arsip disusun melalui tahapan sebagai berikut:
1) Identifikasi ketentuan hukum yang terkait dengan keterbukaan arsip.
2) Analisis fungsi dan tugas unit kerja dalam organisasi.
3) Analisis urain kerja (job description).
4) Analisis risiko.
5) Penentuan kategori klasifikasi keamanan.
31
6) Penggolongan hak ases.
7) Pengamanan tingkat klasifikasi.39
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
Penggunaan arsip ialah proses pemakaian arsip untuk kepentingan
organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada suatu
organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh atasan dan pegawai
dalam suatu organisasi ataupun orang di luar organisasi. Arsip yang dipinjam
juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman
arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali arsip. Berikut
merupakan penjelasan tentang tata cara penggunaan arsip:
a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang telah disimpan sewaktu-waktu dapat diperlukan kembali
oleh pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu, pihak yang
berkepentingan membutuhkan prosedur, sehingga arsip tidak tercecer dan
tetap dapat terjaga keberadaannya. Berikut prosedur dalam peminjaman
arsip menurut Machmoed Effendhie:
1) Permintaan.
2) Pencarian.
3) Pengambilan arsip.
4) Pencatatan arsip.
5) Pengendalian.
6) Penyimpanan kembali.40
39
“Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” 2016, h. 26.
32
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam
peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang ada di masing-
masing organisasi, siapa yang bertanggung jawab atas pemberian izin
peminjaman, siapa saja yang boleh meminjam, dan jangka waktu
peminjaman arsip. Hal tersebut dilakukan supaya arsip tidak tidak hilang
dan tetap terjaga keberadaannya.
b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang ingin dipinjam tentu saja harus ditemukan terlebih dahulu,
penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, tetapi juga menemukan informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi.
Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, sistem penemuan kembali
senantiasa harus selalu dikembangkan secara tepat sehingga dapat
menjamin ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat.41
Penemuan kembali arsip menurut Wursanto adalah memastikan
dimana arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok
berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya.42
Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip
bergantung dari beberapa hal, yaitu:
40
Machmoed Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas
Gadjah Mada” (Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011), h. 29. 41
Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada”,
h. 3. 42
Kearsipan 1, h. 187.
33
1) Kejelasan materi yang diminta.
2) Ketepatan klasifikasi yang dipakai.
3) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai.43
Menurut Wursanto penemuan kembali dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat dilakukan apabila memperhatikan faktor-faktor berikut:
1) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan
dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan
kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri
dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang
tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail tentang
kearsipan.44
Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa
penemuan kembali arsip yang akan digunakan bisa ditemukan secara
cepat dan tepat apabila sebelumnya sudah mengetahui faktor-faktor yang
mempengaruhi dalam penemuan kembali arsip.
43
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 209. 44
Kearsipan 1, h. 193.
34
c. Azas Penyimpanan
Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip dinamis aktif ada
tiga azas penyimpanan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan, yaitu:
1) Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila
diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya
pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan
lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan
menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang
digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan
prosedur.45
2) Azas Desentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas desentralisasi adalah
penyimpanan arsip dimana setiap unit kerja mengelola dan
menyimpan arsipnya masing-masing. Azas ini lebih sesuai dengan
organisasi besar yang ruang kantor terpisah letaknya. Keuntungan
dalam menggunakan azas desentralisasi adalah pengelolaan arsip
dilaksanakan unit kerja masing-masing sesuai dengan kebutuhannya.
Namun kerugian dari azas ini adalah memungkinkan terjadinya
45
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 14.
35
duplikasi arsip karena penyimpanan arsip tersebar di berbagai
lokasi.46
3) Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas
desentralisasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur, sistem,
peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Prinsip
azas ini adalah bahwa setiap unit kerja diberikan otoritas untuk
melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau
pengendalian sistem secara terpusat oleh suatu unit khusus di dalam
organisasi.47
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sangat
penting bagi suatu organisasi untuk menggunakan sistem
penyimpanan arsip dan azas penyimpanan arsip karena dengan
menggunakan dua hal tersebut dapat membuat arsip lebih teratur dan
tertata dengan baik, sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat
lebih cepat dan tepat.
d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan pengelolaan
arsip aktif di Central File ANRI adalah:
1) Folder
Folder adalah map yang terbuat dari karton manila dan berfungsi
sebagai sarana penyimpanan arsip kertas, memiliki tab atau bagian
menonjol di sebelah kanan atas sebagai tempat untuk menuliskan
46
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14. 47
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14.
36
kode dan indeks berkas. Satu folder digunakan untuk menyimpan satu
berkas. Apabila jumlah berkas tidak tertampung dalam satu folder,
dapat ditempatkan dalam folder lainnya dengan memberikan kode
serta indeks yang sama dengan folder sebelumnya. Folder diletakkan
di belakang sekat/guide dalam filing cabinet atau boks arsip.
2) Guide/Sekat
Guide/sekat digunakan sebagai sarana pembatas/penyekat antara
kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk
antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian
dalam klasifikasi arsip. Guide arsip terbuat dari kertas karton ± 1 mm,
lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak mudah melengkung
(terlipat). Guide berbentuk empat persegi panjang dan memiliki tab.
Guide terdiri dari guide primer, guide sekunder dan guide tersier.
Guide diletakkan diantara kelompok berkas arsip yang satu dengan
kelompok berkas lainnya di dalam laci filing cabinet. Tab pada guide
digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi, indeks dan masalah
arsip.
3) Filling Cabinet
Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah
ditata berdasarkan sistem subjek. Jumlah filing cabinet disediakan
sesuai dengan kebutuhan. Filing cabinet yang digunakan adalah filing
cabinet yang memiliki empat laci. Penggunaannya menurut susunan
laci filing cabinet dari atas ke bawah. Guide/sekat dan folder diatur
dalam posisi berdiri di dalam laci filing cabinet. Setiap laci filing
37
cabinet idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40
buah. Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman.
4) Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
Pelabelan adalah merupakan realisasi dari kegiatan penentuan indeks
dan kode. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas
agar tidak mudah rusak dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5) Out Indicator
Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya
keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang sedang
dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out
guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka
akan mempergunakan out sheet.
6) Buku Peminjaman Arsip
Terdiri dari beberapa kolom yang disesuaikan dengan kebutuhan
informasinya.
7) Daftar Arsip Dinamis
Format daftar arsip dinamis yang ada di masing-masing unit pengolah
harus seragam demi tertibnya pengelolaan arsip aktif. Daftar arsip
dinamis dibuat berdasarkan dua kategori yaitu arsip terjaga dan arsip
umum.48
48
“Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis
Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia,” Pub. L.
No. 50 (2015), h. 14-19.
38
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi, mengawasi,
dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya, serta
menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan penyimpanan arsip. Menurut
Wursanto pemeliharaan arsip adalah kegiatan yang bertujuan untuk
mencegah arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.49
Dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis Pasal 6, Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab
pimpinan unit pengolah pada tiap pencipta arsip. Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif.
Pemeliharaan arsip aktif menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai
dengan standar.50
Pemeliharaan arsip aktif dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif.
Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan melalui
prosedur:
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang
akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses
kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan
selesai/file). Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka
mengidentifikasi dan/atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah.
49
Kearsipan 1, h. 220. 50
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018
Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 7.
39
2) Penentuan Indeks
Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata
tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat
mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks dapat berupa
nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun
waktu. Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi
arsip pada folder.
3) Penentuan Kode
Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi,
kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai
dengan kode klasifikasi.
4) Tunjuk Silang (apabila ada)
Tunjuk silang, digunakan apabila arsip memiliki informasi lebih dari
satu pelaksanaan fungsi, arsip memiliki keterkaitan informasi dengan
berkas lainnya yang berbeda media seperti: peta, CD, Foto, Film, dan
media lain, dan terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau
lembaga.
5) Pelabelan
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.51
51
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018
Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 18-19.
40
b. Penyimpanan arsip aktif
Gambar 2. 1: Penyimpanan Arsip Aktif 52
Faktor kerusakan arsip ada dua, yaitu faktor instrinsik dan faktor
ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal
dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem
perekat dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab
kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik,
organisme perusak dan kelalaian manusia.53
Ada beberapa faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan arsip,
yaitu:
52 Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Arsip Dinamis, h. 22. 53
Suparjati, Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran (Yogyakarta: Kanisius,
2004), h. 30.
41
1) Faktor Internal
a) Kualitas kertas
Kualitas kertas yang buruk akan mempercepat kerusakan arsip
dibandingkan dengan arsip yang memiliki kualitas kertas yang baik.
b) Tinta
Tinta yang digunakan sebaiknya tidak mengandung reaksi-reaksi
kimia yang dapat merusak kertas, tinta yang tidak menyebabkan
kerusakan akibat reaksi kimia yaitu tinta karbon yang terbuat dari
arang hitam (langes).
c) Bahan perekat
Penggunaan bahan perekat dapat mempercepat kerusakan pada arsip.
2) Faktor Eksternal
a) Lingkungan
Jika tempat penyimpanan arsip tingkat kelembaban udaranya lebih
dari 75% maka dapat mempercepat kerusakan arsip.
b) Sinar Matahari
Arsip yang terkena langsung sinar matahari dapat merusak kertas dan
tulisan pada kertas.
c) Debu
Jika ruangan arsip berdebu maka debu-debu yang menempel pada
kertas arsip dapat merusak arsip.
d) Serangga dan kutu
e) Jamur dan sejenisnya.54
54
Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 46.
42
Pemeliharaan arsip yang baik tentunya akan tetap menjaga kondisi fisik
arsip supaya tetap baik dan mencegahnya dari kerusakan. Menurut Wursanto,
agar tidak terjadi kerusakan pada arsip, pemeliharaan arsip yang dapat
dilakukan adalah dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1) Pengaturan Ruangan
a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
b) Ruangan harus terang.
c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
f) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan
hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip.
g) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri.
h) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan –
ruangan kantor lain.
i) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk
arsip yang akan disimpan di dalamnya.
2) Kebersihan
a) Kebersihan ruangan
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih
sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak
kertas arsip (kecoa, rayap, dan sebagainya).
43
b) Kebersihan arsip
Selalu menjaga dan merawat arsip agar tetap bersih.
3) Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
a) Rak arsip
Rak arsip harus dijaga keamanan dari serangan serangga, rayap dan
sebagainya.
b) Almari arsip
Almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup.
karena itu untuk memelihara dan menjaganya almari arsip harus
dibuka secara sering dan berkala agar arsip didalamnya tidak
lembab.55
Menurut pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip
adalah usaha-usaha yang dilakukan agar mencegah terjadinya kerusakan pada
arsip yang disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor instrinsik dan faktor
eksrinsik. Fasilitas penyimpanan arsip juga harus diperhatikan supaya arsip
tetap terjaga keberadaannya.
4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
Pada dasarnya arsip yang dimiliki suatu organisasi ada yang memiliki
nilai kegunaan abadi dan ada yang memiliki kegunaan dalam jangka waktu
tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh organisasi memiliki nilai
kegunaan dalam jangka waktu tertentu, maka dari itu arsip harus dilakukan
penyusutan supaya tidak terjadi penumpukan arsip. Penyusutan arsip dapat
berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan.
55
Kearsipan 1, h. 220-225.
44
Tujuan penyusutan arsip menurut Durotul Yatimah adalah:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.56
Kegiatan penyusutan arsip menurut Sulistyo Basuki adalah kegiatan
pengurangan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan
rendah ke penyimpanan dinamis inaktif.
b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke
pusat arsip dinamis inaktif.
c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.
d. Menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip
statis.57
Penyusutan arsip dinamis terdiri dari empat prosedur, yaitu angka
penilaian arsip dinamis, jadwal retensi arsip, dan pemindahan arsip.
a. Angka Penilaian Arsip Dinamis Aktif
Angka penilaian digunakan untuk menentukan angka penilaian suatu
arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan,
sehingga pengelola arsip dapat menentukan langkah-langkah yang akan
dilakukan terhadap keadaan arsip yang disimpan ditempat penyimpanan.
56
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 42. 57