Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1

8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1

1/13

PT Prudential Life Assurance Menara Thamrin – Prudential Centre Jl. M.H. Thamrin Kav.3, Jakarta 10250, IndonesiaTel (62-21) 2355-8888 Fax : (62-21) 2355-8800 www.prudential.co.id Part of Prudential plc (United Kingdom)

Jakarta, 4 Oktober 2006 No. 25 / PLA/ X/ 2006

Kepada Yth.

Para Tenaga PemasaranPT Prudential Life Assurance

Di tempat.

Perihal : Pengalihan Servis Atas Polis Tanpa Agen (“Pengalihan”) dan

Personal Assistant Center

Para Agen yang kami hargai,

Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para nasabah secara berkesinambungan, makadengan ini kami beritahukan bahwa setiap polis sebaiknya dilayani oleh tenaga pemasaran

(“Agen”). Dengan demikian apabila ada Agen yang mengundurkan diri atau tidak bekerja lagi

(selanjutnya dalam Ketentuan ini disebut sebagai “Agen tidak Aktif”) sebagai Agen PT

Prudential Life Assurance (“Prudential”) dengan alasan apapun, maka polis-polis Agen tersebut

harus dialihkan kepada Agen Aktif lain yang memenuhi kriteria sebagai agen pengganti untuk

meneruskan pelayanan kepada para nasabah pemilik polis tersebut.

Direct Leader dari agen tidak aktif memiliki hak pilih (opsi) pertama untuk mengalihkan ( take

over ) nasabah yang agennya tidak aktif . Apabila direct leader dari agen tidak aktif memilih

untuk tidak mengalihkan nasabah tersebut ke dirinya atau agen lainnya, maka secara otomatispolis-polis dari agen tersebut akan dialihkan ke Personal Assistant Center (PAC) . PAC

merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department yang dibentuk pada tanggal 27Maret 2006 dengan tujuan untuk memberikan pelayanan bagi para nasabah yang tidak memiliki

agen aktif.

Meskipun nasabah telah dialihkan ke PAC, direct leader tersebut tetap memiliki hak &

kesempatan untuk mengalihkan kembali nasabahnya dari PAC ke unitnya (retaking). PelayananPAC adalah bersifat membantu hingga adanya agen pengganti yang ditunjuk oleh leader yangbersangkutan.

Ketentuan Pengalihan Servis atas Polis Tanpa Agen dapat dilihat dalam Lampiran 1 sedangkan

Petunjuk pelaksanaan Pengalihan ini dapat dilihat dalam Lampiran 2. Formulir Terminasi dan

Pengalihan Servis Polis dapat dilihat dalam Lampiran 3. Jika ada hal-hal yang terjadi

diluar ketentuan yang tertera dalam Lampiran 1 & 2 ini, Perusahaan berhak untuk mengalihkan

Polis Tanpa Agen ke PAC. Ketentuan PAC dapat dilihat dalam Lampiran 4. Petunjuk

Pelaksanaan Retaking dapat dilihat dalam Lampiran 5 dengan Formulir Permohonan Retaking

Polis yang dapat dilihat dalam Lampiran 6 .


2/13

Ketentuan ini berlaku efektif tanggal 9 Oktober 2006. Dengan diterbitkannya ketentuan baru

mengenai Pengalihan ini, maka ketentuan lama sebagaimana yang tercantum dalam PRUberita

nomor 111/DIR-PBBL/VI/2000 perihal “Pengalihan Service Agen untuk Polis Orphan”dinyatakan tidak berlaku lagi dan digantikan dengan ketentuan ini.

Demikian ketentuan Pengalihan ini, apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi

Regional Agency Development Director (“RADD”) atau Agency Development Specialist

(“ADS”) Anda.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami

Eveline Kusumowidagdo Rinaldi Mudahar

Operations Director Sales & Marketing Director


3/13

Peraturan Pengalihan Servis Polis Tanpa Agen – Lampiran 1

Definisi

1. Orphan Policy / “Polis Tanpa Agen” adalah polis yang agen penjualnya sudah tidak bekerja lagi

sebagai Agen PT Prudential Life Assurance yang disebabkan oleh terminasi atau pengunduran diridan belum dipindahkan ke agen lain

2. Original Agent / “Agen Awal” adalah Agen yang menjual polis kepada nasabah.3. Replacing Agent / “Agen Pengganti” adalah Agen yang menggantikan Agen Awal dalam

memberikan layanan kepada nasabah Agen Awal atau Agen Pengganti sebelumnya, sesuai denganketentuan Pengalihan ini.

4. Direct Leader / “Manager Keagenan Langsung” adalah atasan langsung Agen.5. Upline Direct Leader / “Atasan Manager Keagenan Langsung” adalah atasan langsung dari Direct

Leader.

6. “Polis Inforce ” adalah polis yang masih aktif berlaku dan memiliki manfaat pertanggungan7. “Polis Lapsed ” adalah polis yang telah batal tetapi masih dalam jangka waktu 2 tahun karena masih

dapat dipulihkan8. Pohon yang sama adalah agen-agen dan Manajer Keagenan yang berada dibawah Agency Manajer

yang sama

Ketentuan Pengalihan Polis-Polis Tanpa Agen

1. Pengalihan kepada Agen Pengganti harus dilakukan dalam Pohon yang sama

2. Pengalihan servis polis-polis tanpa agen adalah sebagai berikut : • Direct Leader akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen

yang ditinggalkan oleh Agen Awal yang mengundurkan diri atau diterminasi. Yang dapat

dinominasikan sebagai Agen Pengganti adalah agen-agen yang berada dibawah Direct Leader atau Direct Leader nya sendiri, dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen

Pengganti.

• Apabila setelah Direct Leader dari Agen Awal tidak memenuhi kriteria sebagai AgenPengganti, maka polis-polis Agen Awal akan dialihkan kepada upline Direct Leader Agen

Awal, dan seterusnya.

• Apabila setelah ketentuan nomor diatas dilakukan hingga level Agency Manager dan belumada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka polis-polis tanpa agen tesebut

akan dialihkan ke Personal Assistant Center (“PAC”)

• Polis yang dialihkan adalah polis yang berstatus Inforce dan Lapsed


4/13

3. Contoh: Agen I mengundurkan atau diterminasi

SUM - A AGEN - A AGEN - B SUM - B

AGEN - C UM - A UM - B UM - C AGEN - D

AGEN - E AGEN - F AGEN - G AGEN - H AGEN - I

AGENCY MANAGER - A

Keterangan :

a. Direct Leader (UM-C) akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis TanpaAgen yang ditinggalkan oleh Agen Awal (Agen I). Yang dapat mengurus Polis-Polis TanpaAgen ini adalah Agen-G, Agen-H dan Direct Leader (UM-C) sendiri dengan syarat

memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti

b. Apabila setelah Direct Leader (UM-C) tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai AgenPengganti, maka Polis-Polis Tanpa Agen dapat dialihkan ke upline Direct Leader Agen

Awal (SUM-B) atau Unit langsungnya (Agen-D). UM-B dan unitnya tidak dapat dicalonkan

sebagai Agen Penggantic. Apabila masih belum ada yang memenuhi kriteria Agen Pengganti, maka Polis-Polis Tanpa

Agen akan dialihkan ke AM-A atau unit langsungnya (Agen-A dan Agen-B)

d. Apabila hingga AM-A tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, makapolis-polis tersebut akan dialihkan ke PAC

4. Setiap Agen Pengganti hanya dapat menerima pengalihan servis polis tidak lebih dari 50 polis inforce pada saat proses pengalihan disetujui oleh Prudential (diluar polis lapsed). Apabila jumlah polis yangakan dialihkan lebih dari 50 polis, maka harus ditunjuk lebih dari satu Agen Pengganti dan mengisi

formulir secara terpisah

5. Apabila proses Pengalihan telah disetujui dan ditandatangani dengan lengkap maka akan diproses

dalam waktu paling lambat 5 hari kerja setelah Formulir diterima secara lengkap oleh kantor pusat.Komisi selanjutnya – (apabila ada), baik Komisi Tahun Pertama maupun Komisi Lanjutan akan

diterima oleh Agen Pengganti bersamaan dengan jadwal pembayaran Komisi selanjutnya.

6. Overriding atas polis-polis yang dialihkan akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader dari Agen Awal.

7. Premi yang terkumpul untuk polis-polis yang telah dialihkan akan diperhitungkan dalam GA Allowance Kantor Agen Pengganti dan tidak diperhitungkan lagi bagi Kantor Agen Awal, sesuai

dengan ketentuan dalam peraturan mengenai GA.

8. Pengalihan Polis-Polis Tanpa Agen TIDAK mempengaruhi :a. Tingkat persistensi agen pengganti (tingkat persistensi polis tanpa agen dihitung terpisah)b. Perhitungan API produksi, bonus produksi dan bonus persistensi agen pengganti


5/13

c. Perhitungan production Club, MDRT ataupun kontes-kontes keagenan lainnya bagi agenpengganti

9. Agen Pengganti bertanggung jawab penuh atas pelayanan kepada nasabah polis-polis yang

dialihkan.

10. Bila ada agen yang mau mengundurkan diri, maka Direct Leader nya wajib meyerahkan FormulirTerminasi dan Pengalihan Servis Polis ke kantor pusat dalam 1 x 24 jam (1 hari)

11. Setelah Formulir disetujui dan diproses oleh Perusahaan, maka Perusahaan akan mengeluarkan:a. Surat penunjukan kepada Agen Pengganti (atau Agen-agen Pengganti) yang melampirkan pula

daftar polis dan nasabah yang dialihkan (melalui email)

b. Surat pemberitahuan yang dikirimkan langsung kepada nasabah (hanya untuk polis inforce)menginformasikan mengenai pengalihan kepada Agen Pengganti berikut data-data Agen

Pengganti, yaitu nama Agen Pengganti, Alamat Kantor, Nomor Telepon Kantor, dan Alamat

Email

Kriteria Agen Pengganti

1. Memiliki tingkat persistensi minimum 80% (laporan persistensi terakhir)2. Berada dalam kota yang sama dengan nasabah3. Telah memiliki Lisensi Penuh Unit Link4. Tidak sedang terlibat perkara pidana maupun perdata, ataupun adanya dugaan terlibat tindakan

pidana.

5. Tidak memiliki pinjaman/utang yang tertunda atau bermasalah dengan Prudential6. Memiliki etika bisnis yang baik dan belum pernah terkena perkara pelanggaran kode etik keagenan

yang berlaku

Pengisian Formulir Terminasi dan Pengalihan Servis Polis

Direct Leader pada saat memutuskan hubungan kerja dengan seorang Agen wajib mengisi FORMULIRTERMINASI AGEN & PENGALIHAN SERVIS (“Formulir”) terlampir. Formulir ini terdiri atas empat

bagian, yaitu :

1. TERMINASI AGEN berisi data agen yang akan diterminasi beserta alasannya, terdiri atas:a. Nama Leader yang mau menterminasib. Kode Agen Direct Leader

c. Kode Kantor dan Kota Kantord. Nama Agen yang akan diterminasie. Kode Agen yang akan diterminasif. Alasan terminasi

2. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI berisi data AgenPengganti yang akan menerima Pengalihan Agen Awal yang terdiri atas:

a. Nama Agen Penggantib. Kode Agen Penggantic. Kode dan Kode Kantord. Nama Direct Leadere. Nomor Lisensi Penuh

f. Tingkat Persistensi


6/13

3. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONALASSISTANT CENTER (PAC)

4. Lampiran berupa DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN yang terdiri atas:

a. Nama Agen Awalb. Kode Agen Awalc. Nama Agen Penggantid. Kode Agen Penggantie. Nomor Polis (maksimal 50 polis – diluar polis lapsed untuk satu Agen Pengganti)f. Status Polisg. Nama Pemegang Polish. Kota Domisili Pemegang Polis Direct Leader dapat mencek data polis-polis Agen yang diterminasi melalui Agency Web

dengan alamat website http://www.prudentialsales-agency.com.


7/13

Petunjuk Pelaksanaan Pengalihan Servis Polis – Lampiran 2


8/13


9/13

Lampiran 3

FORMULIR TERMINASI AGEN & PENGALIHAN SERVIS

Kepada Yth, __________________, __________/___________/_________Departemen Marketing Agency & Sales Support ( Kota) (Tanggal) (Bulan) (Tahun)

PT Prudential Life Assurance _______ .

U/p : Sales & Marketing Director

______________________________________________________________________________________Saya yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama Leader : __________________________________________ Kode Agen : _________________________________________________

Kode Kantor : __________________________________________ Kota Kantor : _________________________________________________

Mengajukan :

A. PEMUTUSAN HUBUNGAN KEAGENAN

Pemutusan hubungan keagenan terhadap agen saya di bawah ini :

Nama Agen : __________________________________________ Kode Agen : _________________________________________________

Agen mengundurkan diri (lampirkan Surat Pengunduran Diri)

Terminasi oleh Direct Leader, dengan alasan ___________________________________________________________________________________________

Lainnya, ________________________________________________________________________________________________________________________

B. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI

Polis – polis ( sesuai list terlampir maksimum 50 polis- diluar polis lapsed) yang selama ini diservis oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada Agen

Pengganti yaitu :

Nama Agen : __________________________________________ Kode Agen : ________________________________________

Kode & Kota Kantor : __________________________________________ Nama Direct Leader : ________________________________________

No Lisensi Penuh : __________________________________________ Tingkat Persistensi : ________________________________________

C. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONAL ASSISTANT CENTER (PAC)

Polis – polis yang selama ini diservis oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada PAC.

Menyetujui :

Direct Leader Agen Pengganti

___________________ ___________________

(Nama Jelas) (Nama Jelas)

Tanggal: Tanggal:

Diperiksa dan disetujui oleh: Diproses oleh :

Tanggal : Tanggal :

______________________ __________________

( Nama jelas RADD) (Nama Jelas)

Keterangan:

1. Terminasi Agen dan Pengalihan Servis Agen ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi

2. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai

dengan peraturan yang berlaku

3. Formulir ini dan Daftar Polis yang dialihkan harus diisi dengan lengkap

4. Polis tidak dapat dipindahkan apabila Agen masih aktif


10/13

Lampiran 3DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN

Nama Agen Awal : ________________________________ Nama Agen Pengganti : _______________________________

Kode Agen : ________________________________ Kode Agen : _______________________________

No. No. PolisStatusPolis

Nama PemegangPolis

Kota domisiliPemegang Polis

No No. Polis Status Polis Nama PemegangPolis

Kota domisiliPemegang Polis

1 26

2 27

3 28

4 29

5 30

6 31

7 32

8 33

9 34

10 35

11 36

12 37

13 38

14 39

15 40

16 41

17 42

18 43

19 44

20 45

21 46

22 47

23 48

24 49

25 50

Menyetujui:

Direct Leader Agen Pengganti RADD

___________________ ___________________ ____________________

(Nama Jelas) (Nama Jelas) (Nama Jelas)

Keterangan:

1. Terminasi Agen dan Pengalihan Servis Agen ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi

2. Apabila Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai dengan

peraturan yang berlaku

3. Apabila ada polis yang tidak tertera akan dialihkan sesuai dengan pertauran yang berlaku

4. Polis tidak dapat dipindahkan apabila Agen masih aktif


11/13

Ketentuan Personal Assistant Center (“PAC”) – Lampiran 4

1. PAC merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department dengan tujuan untukmemberikan pelayanan yang terbaik bagi para nasabah yang tidak memiliki agen aktif

2. Ruang lingkup pelayanan PAC yang akan dilakukan oleh Personal Assistant Officer (“PAO”) adalahmelalui telepon, surat-menyurat, surat elektronik dan faks. PAO tidak melakukan pelayanan yang

bersifat kunjungan tatap muka

3. PAO tidak melakukan aktifitas penjualan ke nasabah, dan jikalau ada nasabah yang ingin membeliproduk tambahan maka akan dialihkan ke leader dari agen awal

4. Secara berkala, minimal 2 (dua) kali dalam setahun, PAO akan menghubungi pemegang polis untukmemberitahukan status polis dan konfirmasi manfaat polis, dan apabila bertepatan dengan tanggal

jatuh premi atau terdapat premi yang belum dibayar, maka PAO akan mengingatkan kembali bahwa

premi telah jatuh tempo

5. Karena pelayanan dilakukan oleh PAO maka atas polis yang dialihkan ke PAC, komisi selanjutnya(apabila ada) baik komisi tahun pertama maupun komisi lanjutan tidak akan dibayarkan ke Leader

yang lama

6. Overriding atas polis-polis yang dialihkan ke PAC akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader dari Agen Awal.

7. GA Allowance tetap akan diberikan kepada Kantor Agen Awal

8. Meskipun polis telah dialihkan ke PAC, leader dari agen awal tetap memiliki hak dan kesempatanuntuk mengalihkan kembali polisnya dari PAC ke unitnya ( Retaking). Dengan syarat-syarat sebagai

berikut :a. Agen pengganti memenuhi kriteria agen penggantib. Agen pengganti berada satu pohon dengan agen awalc. Mengisi surat pernyataan untuk pengalihan polis dari PAC ke agen penggantid. Komisi & insentif (jika ada) hanya berlaku kedepan setelah proses pengalihan kembali (retaking)

disetujui


12/13

Petunjuk Pelaksanaan Retaking Polis – Lampiran 5


13/13

Lampiran 6

FORMULIR PERMOHONAN RETAKING POLIS

Kepada Yth, __________________, __________/___________/_________

Departemen Marketing Agency & Sales Support ( Kota) (Tanggal) (Bulan) (Tahun)

PT Prudential Life Assurance _______ .

U/p : Sales & Marketing Director

_________________________________________________________________________________________________________________________Saya yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama Leader : __________________________________________ Kode Agen : _________________________________________________

Kode Kantor : __________________________________________ Kota Kantor : _________________________________________________

Mengajukan :

PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS DARI PAC KE AGEN PENGGANTI

Polis – polis yang selama ini diservis oleh PAO, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu :

Nama Agen : __________________________________________ Kode Agen : ________________________________________

Kode & Kota Kantor : __________________________________________ Nama Direct Leader : ________________________________________

No Lisensi Penuh : __________________________________________ Tingkat Persistensi : ________________________________________

No polis yang akan dialihkan : 1. ____________________________________ 6._________________________________________

2. ____________________________________ 7._________________________________________

3. ____________________________________ 8._________________________________________

4. ____________________________________ 9._________________________________________

5. ____________________________________ 10._________________________________________

Menyetujui :

Direct Leader Agen Pengganti

___________________ ___________________

(Nama Jelas) (Nama Jelas)

Tanggal: Tanggal:

Diperiksa dan disetujui oleh: Diproses oleh :

Tanggal : Tanggal :

______________________ __________________

( Nama jelas RADD) (Nama Jelas)

Keterangan:

1. Permohonan Pengalihan Retaking Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi

2. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai dengan

peraturan yang berlaku

Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1

Documents