Modul 3 Pengadaan dan Perekrutan Karyawan TIK : Mahasiswa mampu memahami proses penggunaan Karyawan Peran sumber daya manusia dalam menentukan keberhasilan organisasi tidak dapat diabaikan, meskipun dewasa ini berada di era teknologi canggih. Sumber daya manusia dapat bertahan karena memiliki kompetensi manajerial, yaitu kemampuan untuk merumuskan visi dan strategi perusahaan serta kemampuan untuk memperoleh dan mengarahkan sumber daya-sumber daya lain dalam rangka mewujudkan visi dan menerapkan strategi perusahaan (Lado et. al., 1992). Pengadaan pegawai meliputi penarikan, seleksi dan penempatan. Rekrutmen pada dasarnya merupakan aktivitas untuk mencari dan memperoleh pekerjaan yang terdapat di dalam organisasi. Pelamar harus memenuhi kualifikasi yang telah ditetapkan sehingga manajemen sumber daya manusia memiliki alternatif pilihan yang layak. Setelah kumpulan pelamar sesuai telah diperoleh, maka aktivitas selanjutnya yang perlu dilakukan adalah seleksi, yaitu memilih calon yang paling berkualitas diantara para pelamar. Aktivitas berikutnya adalah penempatan pelamar yang terpilih di posisi masing-masing. Pengertian Pengadaan Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan adalah asset utama perusahaan Islahulben, SE. MM. MSDM 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Modul 3Pengadaan dan Perekrutan Karyawan
TIK :Mahasiswa mampu memahami proses penggunaan Karyawan
Peran sumber daya manusia dalam menentukan keberhasilan organisasi tidak dapat
diabaikan, meskipun dewasa ini berada di era teknologi canggih. Sumber daya
manusia dapat bertahan karena memiliki kompetensi manajerial, yaitu kemampuan
untuk merumuskan visi dan strategi perusahaan serta kemampuan untuk
memperoleh dan mengarahkan sumber daya-sumber daya lain dalam rangka
mewujudkan visi dan menerapkan strategi perusahaan (Lado et. al., 1992).
Pengadaan pegawai meliputi penarikan, seleksi dan penempatan. Rekrutmen pada
dasarnya merupakan aktivitas untuk mencari dan memperoleh pekerjaan yang
terdapat di dalam organisasi. Pelamar harus memenuhi kualifikasi yang telah
ditetapkan sehingga manajemen sumber daya manusia memiliki alternatif pilihan
yang layak. Setelah kumpulan pelamar sesuai telah diperoleh, maka aktivitas
selanjutnya yang perlu dilakukan adalah seleksi, yaitu memilih calon yang paling
berkualitas diantara para pelamar. Aktivitas berikutnya adalah penempatan pelamar
yang terpilih di posisi masing-masing.
Pengertian Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan
karyawan merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk
mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif
tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan adalah asset utama
perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi.
Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang
pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang di bawa ke dalam
organisasi perusahaan. Karyawan bukan mesin, uang dan material yang sifatnya
pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya
tujuan perusahaan. Karyawan yang cakap, mampu, dan terampil belum menjamin
produktivitas keja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka
baru bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka
berkeinginan tinggi untuk berprestasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap,
dan tidak terampil mengakibatkanpekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Islahulben, SE. MM. MSDM 1
Pengadaan SDM adalah proses pencarian dan ‘pemikatan’ para calon
karyawan (pelamar). (Handoko, 2000). Dari definisi di atas, dapat disimpulkan
bahwa pengadaan SDM adalah proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang
sesuai dengan rencana SDM untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan
tertentu.
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut
1. Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.
2. Sumber calon karyawan dan cara-cara penarikannya.
3. Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.
4. Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.
5. Cara-cara penempatan calon pegawai yang akan dilakukan.
Adapun pilihan-pilihan strategis dalam melaksanakan pengadaan pegawai adalah
sebagai berikut :
1. Apakah perlu dipertimbangkan masalah “Affirmative Action”.
2. Apakah organisasi akan “memakai” tenaga baru atau “membeli” tenaga
profesional yang sudah matang.
3. Bagaimana strategi pembiayaan untuk pengadaan dan seleksi pegawai baru.
4. Apakah organisasi mempertimbangkan kepedulian sosial.
5. Apakah strategi tentang pengadaan dan seleksi perlu menggunakan teknologi
tinggi guna menjamin obyektivitas.
6. Apakah pilihan organisasi dalam pelaksanaan pengadaan.
Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
Islahulben, SE. MM. MSDM 2
Ada dua macam pengadaan, yaitu :
1. Pengadaan internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan jabatan yang
lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam organisasi. Penarikan
dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertikal (promosi-
demosi) maupun horizontal (rotasi).
Kebaikan dan keburukan pengadaan internal ini adalah sebagai berikut :
a. Kebaikan :
- Biaya-biaya penarikan relatif lebih kecil;
- Prilaku karyawannya telah diketahui;
- Karyawannya telah berpengalaman;
- Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi;
- Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi;
- Memotivasi semangat kerja karyawan;
- Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik.
b. Keburukan :
- Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan
menimbulkan lowongan yang kosong kembali;
- Pelaksanaan sistem kerja hanya tetap begitu-begitu saja;
- Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang;
- Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.
2. Pengadaan eksternal, artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong di
tarik orang-orang dari luar organisasi, yaitu :
- Lembaga-lembaga pendidikan
Islahulben, SE. MM. MSDM 3
- Dinas Tenaga Kerja
- Pasar Tenaga Kerja (Umum)
- Nepotisme atau kawan-kawan pegawai
Penarikan tenaga kerja atau sumber daya manusia ini dilakukan melalui iklan pada
media massa, seperti pada surat kabar, radio, dan televisi. Kebaikan dan keburukan
pengadaan eksternal ini adalah sebagai berikut:
Kebaikan :
- Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang professional terbuka;
- Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada;
- Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap;
- Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan
lain.
Keburukan :
- Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada;
- Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat;
- Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan;
- Orientasi dan induksi untuk pejabat baru harus dilakukan;
- Kedisiplinan dan kecakapan masih diragukan.
Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau
yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu.
Sistem seleksi dikenal atas :
Islahulben, SE. MM. MSDM 4
1. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan
testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh
mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan lulus.
2. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta
mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah
mencapai standar atau tidak peserta yang mencapai nilai standar dinyatakan
lulus, sedang peserta yang tidak mencapai standar dinyatakan gugur.
Seleksi ada tiga tingkat yang dikenal dengan seleksi tingkat pertama, seleksi tingkat
kedua, dan seleksi tingkat ketiga.
Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan yang bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan
diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg).
Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan
(capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan
kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Jika
seleksi tingkat kedua ini lulus maka calon pegawai tersebut mengikuti seleksi tingkat
ketiga. Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau
pelatihan, jika lulus maka calon karyawan (calon pegawai) diangkat menjadi pegawai
tetap.
Penempatan (Placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang
telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan
klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya.
Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip: “Apa dan Siapa”
Apa
artinya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan
uraian pekerjaan (jobdescription)
Siapa
artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk mendudukijabatan tersebut
sesuai spesifikasi pekerjaan (job specification).
Pengadaan karyawan berdasarkan siapa, kemudian baru apa, akan menimbulkan
mismanajemen dalam penempatannya. Penempatan karyawan yang jauh di
bawahkemampuannya ataupun diluar kemampuannya mengakibatkan moral kerja
Islahulben, SE. MM. MSDM 5
dan kedisiplinankaryawan rendah. Jadi, kita harus menugaskan seorang karyawan
sesuai dengan kemampuanyang dimilikinya dan memberikan pekerjaan yang
disenanginya.
Berdasarkan uraian diatas, kita mendapat gambaran bagaimana pentingnya
pengadaan karyawan.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan
perusahaan.Perekrutan calon karyawan hendaknya dilakukan dengan baik, agar
karyawan yangditerima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukan.
Analisis Pekerjaan (job analysis).
Dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Merupakan kegiatan menganalisis
dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan
akan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan
evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan
pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.
1. Analisis Pekerjaan.
Adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam
suatu perushaan agar mencapai tujuan yang dicapai. Manfaat analisis pekerjaan
akan memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, ( personnel requirment ), perilaku manusia dan
lat-alat yang akan dipergunakan.
2. Langkah – Langkah Analisis Pekerjaan
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut:
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Artinya Penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil
informasi analisis pekerjaannya. Sebab hasil itu akan digunakan untuk
menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan
datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan
job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan
pegawai.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data,
meninjau informasi latar belakang seperti bagan informasi, bagan proses, dan
Islahulben, SE. MM. MSDM 6
uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian
deskriptif analisis, survei, sensus, dan sampel, sedangkan teknik
pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuisioner dan
angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan
kepada masa depan.
c. Menyeleksi muwakal ( orang yang akan diserahi )jabatan yang akan
dinalisis.
Penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Ini
dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang
akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan
menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku kaaryawan yang
diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan
melaksanakan pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan. Informasi hendaknya diversifikasikan dengan pekerja yang akan
melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.
Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan
kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dipahami dengan
mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Ini juga akan membantu
perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah
dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk
memodifikasi uraian tentang aktivitas yang akan dilaksanakannya.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan
uraian pekerjaan, perluasan pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan
pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan
dalam perusahaan. Hal ini perlu guna mengetahui kemampuan karyawan
untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan
pekerjaan walaupun ada pemakaian teknikrat canggih dan reorganisasi
perusahaan.
3. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
Islahulben, SE. MM. MSDM 7
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan
job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut:
Perekrutan dan seleksi (Recruitment and selection)
Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan
syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
Merupakan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut
dan diangkat.
Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang
latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan
menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.
Evaluasi jabatan (job evaluation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman tentang
berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi,
sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian perusahaan dapat
menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.
Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal)
Adalah upaya membandingkan pretasi aktual pegawai dengan prestasi kerja
yang diharapkan darinya.
Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan dilakukan untuk merangsang program latihan
dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis ketrampilan
pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program
latihan.
Promosi dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membnatu menentukan
promosi ataupun pemindahan keryawan.
Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali
memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan
pada suatu jabatan tetentu.
Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplication)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk penyederhanaan atau
spesialisasi pekerjaan.
Penempatan (Placement)
Islahulben, SE. MM. MSDM 8
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan
pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka
bekerja secara efektif.
Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan
tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
Orientasi dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi
karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya,
menginduksi, dll.
C. Uraian Pekerjaan.
Uraian pekerjaan (Job Description) dan uraian jabatan (job position) disusun
berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Biasa
digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan
digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Keduanya harus ditetapkan secara
jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas
dantanggung jawab yang harus dilakukan. Uraian pekerjaan akan
memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai ole seorang
pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan menjadi dasar
untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat
yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang
menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi, pkerjaan, hubungan
pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi. Urarian pekerjaan menguraikan hal-hal sebagai berikut:
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan,
seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung
jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan
hubungan hendaknya menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang
lain didalam maupun diluar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang
harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin,
dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan
tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum
Islahulben, SE. MM. MSDM 9
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas
utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan dari mana si petugas dipromosi dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan.
D. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan ( job spesification ) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik,
pendidikan, pengalaman, dan yang lainya dari orang yang akan
melaksanakan pekerjaan tersebut. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian
pesyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat
menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya
spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal sebagai
berikut:
1. Tingkat pendidikan pekerja
2. Jenis kelamin pekerja
3. Keadaan fisik pekerja
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5. Batas umur pekerja
6. Nikah atau belum
7. Minat Pekerja
8. Emosi dan temperamen pekerja
9. Pengalaman pekerja
Spesifikasi bagi setiap pekerjaan tidaklah sama karena spesifikasi disusun
dari uraian pekerjaan sedangkan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan
tidaklah sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan,
pakai kaca mata atau tidak, serta cantik atau tidak.
Contoh spesifikasi pekerjaan
PERUSAHAAN CV TIMOR SEJATI
Spesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer
Kode Jabatan : R-239
Tanggal : 2 Oktober 1980
Islahulben, SE. MM. MSDM 10
Penyusun : Andi Andika
Departemen : Divisi Administrasi
Lokasi : Fatululi 22 Kupang
Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer, mempunyai
ketrampilan dalam menggunakan komputer, dan program komputer.
Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang komputer
Persyaratan fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan
mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-
tugas berat.
Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan
secara cepat; mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi
yang bermutu tinggi.
Supervisi : Rentang kendali 3 – 9 orang lulusan SMTA. Mampu
berkomunikasi efektif Lisan maupun tetulis, vertikal dan horisontal dalam
perusahaan.
Kondisi kerja : Baik, 75% duduk diatas kurai yang nyaman, tenang, dan
dalam ruangan berAC.
Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan: job content, job definition,