PENERAPAN SOFTWARE ATHENAEUM LIGHT 6.0 PADA SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH AN-NISAA’ BINTARO OLEH : KIRMAN EFENDI 103025027588 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA TAHUN 1429 H/ 2008
109
Embed
penerapan software athenaeum light 6.0 pada sistem otomasi perpustakaan sekolah an-nisaa
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PENERAPAN SOFTWARE ATHENAEUM LIGHT 6.0 PADA SISTEM
OTOMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH AN-NISAA’ BINTARO
OLEH :
KIRMAN EFENDI
103025027588
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
TAHUN 1429 H/ 2008
ABSTRAK
Kirman Efendi Coping Penerapan Software Athenaeum Light 6.0 Pada Sistem Otomasi Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’ Bintaro
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui penerapan software Athenaeum Light
6.0 pada sistem otomasi perpustakaan Sekolah An-Nisaa’. Metode yang digunakan
dalam penulisan skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan
pendekatan deskriptif analitis. Data-data dalam penelitian ini diperoleh melalui
observasi, wawancara, dan dokumentasi dengan sumber data kepala perpustakaan,
staf perpustakaan, dan pemakai perpustakaan. Dari hasil penelitian ini diketahui
bahwa alasan pemilihan Athenaeum Light 6.0 lebih ke faktor biaya dan
kemudahannya, baik dari segi penggunaan dan perawatannya. Athenaeum Light 6.0
juga mempunyai menu-menu yang cukup baik dan dapat menangani fungsi-fungsi
kegiatan perpustakaan Sekolah An-Nisaa’. Sehingga bisa membantu dan
memudahkan pengelolaan Perpustakaan An-Nisaa’. Dan, secara umum tidak ada
kendala yang serius selama Athenaeum Light 6.0 diterapkan pada sistem otomasi
perpustakaan Sekolah An-Nisaa’. Dapat disimpulkan bahwa Athenaeum Light 6.0
merupakan software yang gratis (murah) dan mudah digunakan serta mudah dalam
perawatannya. Mempunyai menu-menu yang cukup relevan dengan kebutuhan
perpustakaan Sekolah An-Nisaa’ dan tidak banyak kendala dalam penggunaannya.
KATA PENGANTAR
Puji syukur sangatlah pantas penulis panjatkan ke Hadirat Illahi Rabbi yang
telah memberikan nikmat dan karuniaNya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan skripsi yang berjudul “PENERAPAN SOFTWARE ATHENAEUM
LIGHT 6.0 PADA SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH AN-
NISAA’ BINTARO”. Tidak lupa Shalawat serta Salam semoga senantiasa tercurah
kepada Nabi Agung Muhammad SAW, sahabat, keluarga, dan para pengikutnya.
Semoga kita kelak mendapatkan safa’atnya, Amin.
Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa`terima kasih yang tulus
kepada:
1. Bapak DR. Abdul Khoir, MA., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Rizal Saeful Haq, MLS., selaku Kepala Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi. Serta Bapak Pungki Purnomo, MLS selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi.
3. Ibu Teta, selaku Kepala Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’ yang telah banyak
membantu memberikan data dan bimbingan dalam penulisan skripsi ini. Serta
Pak Heri yang baik hati serta sabar membantu menjawab pertanyaan penulis.
4. Kedua orang tua penulis, bapa dan mamah tercinta yang telah begitu ikhlas
memberikan kasih sayangnya mulai dari buaian hingga sekarang masih
penulis rasakan. Bapa, mamah, Aang bangga! Serta untuk adikku Ernut
jangan manja tetap belajar yang rajin.
5. Bapak Ade Abdul Haq, M.Hum, selaku dosen pembimbing yang tanpa lelah
senantiasa memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam
penulisan skripsi ini.
6. Mama Ida, terima kasih kamar gratisnya dan semua kebaikan yang telah
diberikan kepada penulis. Maaf atas semua khilaf.
7. Buat Keluarga di Ciputat, Kong Tojak (alm.), Nene, Ang Yadi, Teh Evi,
keponakanku Galuh dan Zahra. Terima kasih atas kebaikannya semua.
8. Untuk Bunda, terima kasih Ayah ucapkan atas goresan-goesan tinta
kebahagian yang telah menjadi sebuah lukisan pengalaman terindah dalam
hidup Ayah.
9. Seluruh dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah banyak
memberikan ilmunya kepada penulis. Semoga kebaikan bapak dan ibu semua
mendapat imbalan dari Allah SWT. Amin.
10. Mahasiswa JIPI, terutama angkatan 2003. Tidak terasa waktu kita begitu cepat
berlalu, masih lekat dalam ikatan waktu kita PROPESA tanpa kita saling
mengenal. Dan sekarang masing-masing diri kita harus menentukan jalan
hidupnya sendiri. Meski begitu, tali persaudaran yang ada diantara kita kan
tetap indah terjaga.
11. Teman-teman mess, Pak Sam, Nita, Ating, Habiel, dan bos Ridho, senang
berteman dengan kalian semua. Penulis doakan cepat nikah ya!
12. Teman-teman disaat penulis masih di Ciputat (Teh Yos, Lia, Mail, Devri,
Iwan, Ana, Ahong, Mang Ujang, Euce, Yance, Bune, Nanang, dan masih
banyak lagi).
13. Teman-teman SL Crew 2005, Bos Jamal, Agung, Kong Edi, Uni Fitri dan
Mpok Suryah.
14. Untuk Keluarga Besar ROMANZA, Om Jack, Ust. Salman, Ust. Yani, Ust.
Hakim, P’Ahmad, dan semuanya. Terima kasih atas bimbingan dan
kebersamaannya. Penulis banyak sekali mendapatkan pelajaran hidup, arti
persaudaraan dan tentunya pelajaran agama.
Dan untuk semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, penulis
hanya bisa mengucapkan terima kasih atas semua kebaikannya. Semoga Allah
Penerapan teknologi informasi (TI) dalam pengelolaan perpustakaan dikenal dengan
istilah otomasi perpustakaan.
Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin
yang sebelumnya dilakukan oleh manusia. Definisi lain menyebutkan bahwa otomasi
adalah penggunaan peralatan yang dioprasikan secara otomatis, untuk menghemat
tenaga fisik dan mental manusia.11 Sedangkan menurut Sulistiyo Basuki,12 pengertian
otomasi adalah mencakup konsep proses/ hasil membuat mesin swatindak dan/atau
swakendali dengan mengurangi adanya campur tangan manusia.
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung, ataupun
gedung tersendiri yang digunakan untuk menyimpan buku serta terbitan lainnya.
Bahan-bahan pustaka itu disimpan menurut tata susunan tertentu untuk kepentingan
pembaca.13 Sedangkan menurut IFLA (Inetrnational Federation of Library
Associations and Institutions, yang dikutip Sulistiyo Basuki perpustakaan merupakan
kumpulan bahan tercetak dan non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer
yang disusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.14
Jadi dapat disimpulkan bahwa otomasi perpustakaan adalah penggunaan
komputer untuk melakukan beberapa kegiatan perpustakaan yang bersifat rutin
11 Peter Salim dan Yenni Salim, Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer, (Jakarta :
Modern English Press, 2002), Ed. 3, h. 1067 12 Sulistiyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia, (Bandung : Remaja Rosda Karya,
1994), h. 96 13 Sulistiyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
1991), h. 5
14 Ibid, h. 5
dengan mengurangi campur tangan manusia, sehingga akan memberikan peningkatan
kualitas layanan kepada pemakai.
2. Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapan sistem otomasi dalam sebuah perpustakaan pastinya mempunyai
tujuan. Menurut John Corbin, bahwa tujuan utama dari diterapkanya sistem otomasi
perpustakaan adalah:15
a) Meringankan beban kerja, khusunya yang rutin dan berulang-ulang. Perangkat
lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan pekerjaan bersifat
administratif, misalnya pengisian data anggota perpustakaan, pembuatan
statistik pelayanan, pengisian data bibliografi untuk pembuatan katalog, dan
sejenisnya.
b) Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja.
c) Komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada pengolahan
secara manual.
d) Meningkatkan kerjasama antar layanan atau bagian ataupun antar
perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan memungkinkan adanya hubungan
dan kerja sama (networking) baik secara lokal (antar bagian di satu
perpustakaan) maupun atar perpustakaan.
e) Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten.
15 John Corbin, Managing The Library Automation Project , (Kanada : Oryx Press, 1985), h.
18-19
f) Penggunaan komputer dapat mengurangi resiko kesalahan manusia dalam
mengerjakan pekerjaan rutinnya, karena komputer tidak dipengaruhi oleh
kondisi fisik maupun emosi.
g) Memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai.
h) Pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin kepada
komputer dan dapat lebih mengkonsentrasikan diri kepada pengembangan
jasa perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan sebaik mungkin
kepada pemakai.
3. Manfaat Otomasi Perpustakaan
Penerapan sistem otomasi perpustakaan diharapkan akan memberikan
manfaat yang besar terhadap kemajuan dan peningkatan kualitas layanan
perpustakaan. Menurut Abdul Rahman Saleh, beberapa manfaat yang dapat diperoleh
apabila basis data diolah oleh komputer:16
a. Satu kali data dimasukan atau diketik ke komputer, maka untuk data yang
sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain:
1) Dapat mencetak kartu katalog
2) Dapat mencetak daftar tambahan buku
3) Dapat mencetak bibliografi
4) Dapat mencetak buku induk jika diperlukan
5) Dapat mencetak label nomor pangil
6) Dapat mencetak kartu buku, dan lain-lain
16 Abdul Rahman Saleh, CDS/ISIS Pedoman Pengelolaan Sistem Manajemen Basis Data,
(Jakarta : Saraswati Utama, 1996), h. 21
b. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access points).
Bukan saja berdasarkan nama pengarang, judul buku, atau subjek,
sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dari seluruh kata
dan melalui seluruh ruas serta subruas yang ada dalam basis data.
c. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara
tradisional.
d. Data, meskipun sudah lama dimasukan ke komputer, masih dapat secara
leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah, atau dikurangi).
e. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit
dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional.
f. Data yang ada dapat saling dipertukarkan.
g. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari
informasi dengan komputer.
4. Metode Otomasi Perpustakaan
Penggunaan komputer atau otomasi perpustakaan pada hakekatnya bertujuan
untuk meningkatkan kualitas layanan perpustakaan kepada para penggunanya.
Menurut Corbin yang dikutip Jonner Hasugian, bahwa untuk mencapai tujuan itu
perpustakaan dapat menggunakan beberapa metode atau cara sebagai berikut:17
a. Mengadaptasi Sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan
otomasinya dengan cara mengadaptasi sistem kerjasama jaringan. Sistem
17 Jonner Hasugian, Penerapan Teknologi Pada Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan
Perguruan Tinggi, (Marsela, 2000), h. 45
jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara
bersama oleh beberapa perpustakaan, karena itu sistem tersebut dinamakan
juga sistem kooperatif.
b. Membeli Sistem Turnkey
Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang sudah dirancang,
diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan kepada perpustakaan
dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan
sistem paket jadi.
c. Menggunakan Bersama Sistem Dari Perpustakaan Lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam
rangka membangun dan mengembangkan sistem otomasinya adalah
menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain.
d. Mengembangkan Sistem Lokal
Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan
diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Perpustakaan juga dapat membangun
sistem otomasinya dengan mengembangkan sistem lokal yang sering disebut
in-house developed system.
5. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan
Sepeti halnya satu buah PC (Personal Computer) yang bisa digunakan untuk
berbagai kebutuhan, terdiri dari beberapa unsur atau komponen. Kita mengenal istilah
hardware dan software yang menjadikan sebuah komputer bisa dioperasikan.
Sama halnya dengan sistem otomasi perpustakaan yang merupakan perpaduan
dari beberapa unsur yang didisain sedemikian rupa untuk bekerjasama dalam
menyempurnakan tugas-tugas khusus, dan apabila salah satu unsur yang ada tersebut
hilang maka sistem tersebut tidak akan dapat bekerja dengan baik. Unsur-unsur atau
syarat tersebut adalah:18
a). Pengguna (user)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sistem otomasi perpustakan. Dalam
pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui
konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi serta para angota perpustakaan. Apa misi
organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah
mereka? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah
beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem
otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi
kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan dari pada
sistem otomasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan
mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh
pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa
dilakukan oleh suatu sistem komputer. Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak
atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan
pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk
18 Ikwan Arif, Konsep dan Perencanaan Dalam Automasi Perpustakaan, Malang : Makalah
Seminar dan Workshop Sehari “Membangun Jaringan Perpustakaan digital dan Automasi Perpustakaan Menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan” UMM, 4 Oktober 2003, h. 4
menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator,
teknisi dan administrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang
yang akan dioperasikan.
b). Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data
menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer
hanya komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah
sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang
mengoperasikan dan software yang digunakan. Kecendrungan perkembangan
komputer:
1) Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
2) Harga terjangkau
3) Kemampuan menyimpan data berkapasitas tinggi
4) Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang
bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi
pembelian. Adanya staf yang bertanggungjawab adalah untuk mengurangi
ketergantungan terhadap pihak lain dan dapat menghindari dampak buruk yang
mungkin timbul. Hal ini adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari
vendor penyedia komputer.
c). Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai mode atau prosedur untuk mengoperasikan
komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecendrungan dari perangkat
lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu
menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking),
kemampuan mengolah data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-
sama (multi-user).
d). Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena
perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya
kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan
klien, network interface card (LAN Card terminal kabel/ HUb), jaringan telepon atau
radio, modem
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah:
1) Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
2) Lokasi dari hardware: komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
3) Protokol komunikasi yang digunakan
4) Menentukan staf yang bertanggungjawab dalam membangun jaringan
e). Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok
teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan
sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol
khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file, dan
database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi
sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam priode waktu
sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage)
ke dalam model sistem informasi, dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik
bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
f). Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang,
menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur
merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana mengunakan perangkat keras
dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak
berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna
tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau
serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem. Manual/ prosedur dapat
juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana
pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.
Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota
jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
6. Cakupan Otomasi Perpustakaan
Dalam kegiatan operasionalnya, perpustakaan mempunyai tugas-tugas khusus
seperti pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan lain-lain. Penerapan teknologi
inforamasi (TI) dalam pengelolaan perpustakaan yang kemudian lebih dikenal dengan
otomasi perpustakaan didalam penerapannya mencakup berbagai bidang yakni:
fasilitas Athenaeum Light 6.0 dengan fungsi-fungsi kegiatan Perpustakaan
Sekolah An-Nisaa’, dan kendala-kendala penggunaan Athenaeum Light 6.0
pada sistem otomasi Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’. Selain itu penulis bisa
mendapatkan informasi seputar sejarah sistem otomasi di Perpustakaan
Sekolah An-Nisaa’ serta informasi mengenai gambaran umum dari software
Athenaeum Light 6.0.
3. Dokumentasi, yaitu melihat hasil kerja seperti print out data koleksi, data
anggota, dan laporan sirkulasi dari software Athenaeum Light 6.0, serta
dokumen-dokumen pendukung lainnya yang dibutuhkan untuk menjawab
masalah dalam penelitian ini. Hal ini dilakukan untuk melengkapi data-data
dari hasil observasi dan wawancara yang akan peneliti lakukan.
C. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah analisa
kualitatif mengadopsi konsep Miles and Huberman. Menurut Miles and Huberman
yang dukutip oleh Sugono dalam bukunya “Memahami Penelitian Kualitatif”,
aktifitas dalam analisa data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung
secara terus menerus selama penelitian39. Aktifitas analisa data yang dilakukan adalah
sebagai berikut:
1. Reduksi data (data reduction)
Data yang diperoleh penulis dari lapangan melalui observasi, wawancara, dan
dokumentasi yang jumlahnya cukup banyak penulis rinci, kemudian dilakukan
perangkuman, memilih hal-hal yang pokok, dan memfokuskan pada hal-hal yang
39 Ibid, h. 206
penting. Dengan demikian data yang telah direduksi dapat memberikan gambaran
yang lebih jelas.
2. Penyajian data (data display)
Dari hasil reduksi data, kemudian langkah selanjutnya adalah men-display
data. Dalam hal penyajian data, penulis melakukan dalam bentuk teks yang bersifat
naratif.
3. Penarikan kesimpulan (verification)
Langkah yang ketiga ini merupakan usaha verifikasi dari data-data yang telah
dirangkum dan disajikan dalam bentuk naratif. Hasil verifikasi ini digunakan untuk
menjawab rumusan masalah yang jadi pembahasan dalam penelitian ini.
D. Pengujian Kredibilitas Data
Pengujian kredibilitas data penelitian dilakukan dengan cara triangulasi.
Triangulasi diartikan sebagai teknik pengumpulan data yang bersifat
menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data, tringulasi juga dapat
digunakan untuk menguji kredibilitas data, yaitu mengecek kredibilitas data dengan
berbagai teknik pengumpulan data dan berbagai sumber.40
Dalam penelitian ini triangulasi dilakukan dengan cara triangulasi metode dan
sumber. Triangulasi metode dilakukan dengan cara melakukan pengecekan derajat
kepercayaan penemuan hasil penelitian beberapa teknik penumpulan data dan
pengecekan derajat kepercayaan beberapa sumber data dengan metode yang sama.
40 Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Remaja Rosdakarya : Bandung, 1989),
h. 330-331
Sedangkan triangulasi sumber yaitu membandingkan dan mengecek balik derajat
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat berbeda.
Dengan kata lain pemiliahan teknik triangulasi peneliti dapat me-recheck
temuannya dengan jalan membandingkannya dengan berbagai sumber dan metode.
Untuk itu peneliti akan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mengajukan berbagai macam variasi pertanyaan
2. Mengeceknya dengan berbagai sumber data
3. Memanfaatkan berbagai metode agar pengecekan kepercayaan data dapat
dilakukan.
Langkah-langkah di atas dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi
yang benar-benar valid, akurat, dan signifikan.
BAB V
HASIL PENELITIAN
A. Alasan Penggunaan Software Atheneum Light 6.0 Dalam Sistem Otomasi
Perpustakaan An-Nisaa’
Sudah menjadi rahasia umum bahwa untuk membeli sebuah software otomasi
perpustakaan yang bagus dan ideal membutuhkan biaya yang mahal. Hal inilah yang
masih menjadi penghalang besar kebanyakan perpustakaan untuk menerapkan sistem
otomasi di perpustakaannya. Selain software-nya mahal, sistem otomasi perpustakaan
membutuhkan SDM yang bisa mengoperasikan serta butuh biaya yang lumayan besar
untuk membeli perangkat kerasnya (hardware). Ditambah biaya perawatan yang
harus selalu dianggarkan agar sistem otomasi selalu bisa berjalan baik.
Seiring berjalanya waktu dan semakin pesatnya kemajuan teknologi
komputer, sekarang banyak software yang gratis (free) dan bersifat open source yang
bisa dimanfaatkan oleh perpustakaan.
Termasuk software Athenaeum Light 6.0 yang digunakan dalam sistem
otomasi Perpustakaan An-Nisaa’. Ada hal-hal yang menjadi alasan ketika
perpustakaan An-Nisaa’ memilih untuk menggunakan Atheneum Light 6.0 di dalam
sistem otomasi perpustakaanya. Karena sebelumnya perpustakaan An-Nisaa’ sudah
pernah membeli dan menggunakan software yang murah dari Elex Media
Komputindo namun pada penerapannya software ini tidak sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan.
Menurut kepala Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’ ibu Vera Yunindra atau
yang akrab dipanggil ibu Teta, ada beberapa alasan yang menjadikan Athenaeum
Light 6.0 dipilih sebagai software dalam sistem otomasi perpustakaan. Alasannya
adalah sebagai berikut:41
41 Vera Yunindra, Kepala Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
1) Athenaeum Light 6.0 adalah software gratis, jadi perpustakaan tidak perlu
mengeluarkan anggaran yang besar untuk membeli sebuah software
perpustakaan. Sehingga anggaran perpustakaan bisa dialokasikan untuk
kebutuhan yang lainnya. Alasan ini memang tepat, mengingat untuk membeli
sebuah software perpustakaan yang sifatnya tidak gratis memerlukan biaya
yang tidak sedikit.
2) Mudah dalam penggunaanya (user friendly), baik untuk staf perpustakaan
ataupun untuk pengguna (anggota perpustakaan) khususnya menu katalog.
Hal ini penting, sebab dengan sistem opersional atau menu-menunya yang
mudah digunakan akan memungkinkan penggunaan yang maksimal. Sehingga
penerapan software dalam sistem otomasi perpustakaan dapat memberikan
kemudahan dan manfaat yang besar demi peningkatan kualitas layanan
perpustakaan.
3) Athenaeum juga tidak terlalu membutuhkan perangkat penunjang (hardware)
dengan spesifikasi yang terlalu tinggi termasuk murah dalam biaya
perawatannya. Sehingga akan mengurangi biaya perawatan dan pembelian
perangkat hardware-nya, seperti komputer, barcode scanner, printer, dan
lain-lain.
4) Mempunyai penyimpanan data yang relatif besar dengan kemampuan temu
kembali yang cepat. Hal ini penting, karena dengan kapasitas penyimpanan
data yang besar dan cepat, pustakawan tidak perlu khawatir dalam hal
penyimpanan data anggota maupun koleksi perpustakaan.
5) Mempunyai password yang bertingkat/ berbeda sesuai penggunanya Hal ini
akan memberikan perbedaan penggunaan fasilitas yang bisa diakses sesuai
password yang digunakan. Sehingga akan memberikan tingkat keamanan
yang baik terhadap data dan fasilitas yang ada dalam software tersebut.
6) Tidak membutuhkan SDM yang benar-benar ahli dalam bidang komputer
untuk pengoperasian dan perawatannya. Dengan begitu, cukup pustakawan
atau staf perpustakaan yang lainnya bisa menggunakan software tersebut
dengan baik meskipun bukan seorang yang akhli dalam bidang komputer dan
software.
7) Ada komunitas pengguna software Athenaeum Light, sehingga bisa sharing
dengan sesama pengguna tentang Athenaeum, baik itu soal pengembangan
software atau masalah yang berkaitan dengan pengoperasian Atenaeum. Dan
di Indonesia ada KALI (Komunitas Athenaeum Light Indonesia), yaitu sebuah
organisasi yang menjadi wadah untuk semua pengguna Athenaeum di
Indonesia.
Alasan-alasan diatas sesuai dengan kriteria pemilihan software yang
diungkapkan oleh Ikhwan Arif dan Abdul Rahman Saleh. Yaitu diantaranya
ekonomis, artinya biaya yang dikeluarkan relatif murah, kapasitas mampu
menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat,
sederhana atau mudah untuk digunakan, mempunyai pembatasan akses secara
bertingkat, mempunyai kemampuan space recovery data yang baik, mempunyai
kecepatan penelusuran, mudah dan murah dalam perawatannya, dan lain-lain.
B. Penerapan Fasilitas-fasilitas Software Athenaeum Light 6.0 Pada Fungsi-
fungsi Kegiatan Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’
1. Fungsi Pengadaan
Secara umum proses pengadaan koleksi di perpustakaan An-Nisaa’ terdapat
dua cara, yaitu proses pembelian dan sumbangan. Namun sebagian besar koleksi
perpustakaan An-Nisaa’ diperoleh melalui pembelian yang dilakukan secara langsung
oleh pustakawan atau pun melalui pemesanan kepada penerbit. Sedangkan untuk
sumbangan, koleksi banyak diperoleh dari siswa yang menjadi sahabat perpustakaan
(friend of library) dan sumbangan dari orang tua murid.
Dalam proses pengadaan koleksi, sebelumnya pihak perpustakaan
mengadakan seleksi terhadap koleksi-koleksi yang akan dibeli. Alat bantu seleksinya
bisa melalui katalog penerbit, form pemesanan koleksi dari anggota, dan buku induk
koleksi.
Menurut pustakawan yang penulis wawancarai, beliau mengatakan bahwa,
“Dalam proses pengadaan tidak ada menu khusus untuk anggota melakukan
permintaan koleksi yang dibutuhkan. Jadi untuk melakukan permintaan koleksi masih
menggunakan form isian yang disiapkan perpustakaan”.42
Hal ini benar bahwa dalam Athenaeum Light 6.0 tidak ada menu pengadaan
secara khusus. Sehingga tidak memungkinkan pemakai melakukan permintaan
koleksi yang belum ada di perpustakaan secara online. Permintaan koleksi masih
dilakukan secara manual, yaitu pemakai mengisi form permintaan koleksi yang
disediakan perpustakaan. Hal ini belum sesuai dengan salah satu unsur otomasi
42 Heri, Pustakawan Sekolah An-Nisaa’, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
perpustakaan, yaitu unsur pengguna (user) yang diungkapkan oleh Ikhwan Arif.43
Meskipun demikian, untuk proses seleksi bisa dilakukan secara komputeraize.
Terutama untuk mengecek apakah koleksi yang akan dibeli atau yang diminta
pemakai sudah tersedia atau belum di perpustakaan. Selain itu pustakawan bisa
mengetahui mengenai jumlah koleksi yang sudah ada, apakah perlu ditambah atau
tidak.
Masih menurut pustakawan An-Nisaa’, beliau mengatakan bahwa, “Dalam
Athenaeum juga terdapat fasilitas website penerbit yang ada di menu katalog,
pustakawan tinggal menuliskan alamat website salah satu penerbit maka kita bisa
mengakses website penerbit tersebut”.44 Dengan adanya fasilitas seperti itu,
pustakawan bisa menggunakan katalog online penerbit untuk memilih koleksi-koleksi
apa yang dibutuhkan perpustakaan sekaligus bisa dicetak untuk data pembelian
koleksi. Dengan catatan jaringan internet sudah tersedia di perpustakaan. Kegiatan ini
sesuai dengan salah satu unsur dari cakupan otomasi perpustakaan yang diungkapkan
oleh A. Ridwan Siregar mengenai pengadaan (acquisiting), yaitu dalam kegiatan
pengadaan terdapat kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order bibliographic
control) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka. 45
43 Ikhwan Arif, Konsep dan Perencanaan Dalam Automasi Perpustakaan, hal. 4
44 Heri, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
45 A. Ridwan Siregar, “Automasi Perpustakaan : Desain Sistem Kerumahtanggaan”.
Gambar 10 : Entri Katalog (Untuk Akes Internet)
Dengan adanya fasilitas tersebut, proses seleksi tidak lagi dilakukan secara
manual. Meskipun tidak terdapat fasilitas permintaan/ pemesanan koleksi yang bisa
diisi oleh pemakai. Namun fasilitas yang ada di Atenaeum Light 6.0 sudah membantu
pustakawan dalam proses seleksi pengadaan koleksi.
2. Fungsi Pengolahan
Proses pengolahan koleksi bisa dilakukan pada menu pengolahan yang ada di
Athenaeum Light 6.0. Dengan menu ini pustakawan tidak perlu lagi melakukan
pengolahan untuk koleksi dengan judul yang sama, karena pada menu pengolahan
terdapat fasilitas duplicate record (duplikasi data) koleksi. Selain itu duplikasi data
(nomor induk koleksi yang sama) dalam pengolahan dapat dihindari karena menu ini
telah dilengkapi proteksi duplikasi data.
Gambar 11 : Entri Pengolahan Koleksi
Berdasarkan wawancara terhadap seorang pustakawan An-Nisaa’ yang
bertugas melakukan proses pengolahan koleksi, beliau berkata “Dengan sistem yang
ada sekarang, yaitu Athenaeum, proses pengolahan tidak lagi sulit dan repot. Karena
untuk setiap buku yang sama tinggal di-copy saja termasuk proses klasifikasi,
pembuatan nomor panggil dan barcode nomor induk koleksi. Semuanya bisa
dikerjakan dengan fasilitas yang ada di Athenaeum. Hal ini berbeda ketika masih
dilakukan secara manual”.46 Ini berarti terdapat perubahan yang baik dibandingkan
ketika proses pengolahan masih dilakukan secara manual. Proses pengolahan untuk
koleksi yang sama harus ditulis kembali. Ini artinya terdapat pemborosan waktu dan
tenaga. Hal ini senada dengan yang diungkapkan John Corbin pada salah satu tujuan
otomasi perpustakaan, yaitu komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat
dari pada pengolahan secara manual.47
Untuk form pengolahan (katalogisasi) pada Athenaeum Light 6.0 mencakup
informasi bibliografi yang secara umum telah sesuai dengan standar ISBD
(International Standar Book Description) dalam membuat katalog perpustakaan.
Bagian-bagian tersebut antara lain: bidang keterangan judul dan kepengarangan,
bidang impresum (penerbit, tempat terbit, dan tahun terbit), bidang kolasi (jumlah
halaman, ukuran buku), bidang seri, bidang catatan dan ISBN. Dan, untuk layout
serta penambahan atau pengurangan bagian-bagian katalog bisa diatur sesuai dengan
46 Heri, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
47 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 18
kebutuhan perpustakaan. Untuk merubahnya bisa menggunakan filemaker yang
sebelumnya harus sudah diinstal di komputer.
Begitu juga dengan proses klasifikasi. Menurut kepala perpustakaan, beliau
mengatakan, “Untuk proses klasifikasi pustakawan bisa melihat nomor DDC untuk
subjek yang sama dengan koleksi yang telah ada di data base koleksi. Sehingga
pustakawan tidak perlu lagi mencari nomor klasifikasi untuk setiap koleksi baru”.48
Kemudahan ini tidak hanya membantu pustakawan dalam proses klasifikasi, tapi juga
menjadi kontrol yang tetap untuk pemberian nomor klasifikasi untuk subjek yang
sama. Athenaeum juga menyediakan fasilitas DDC sederhana yang bisa membantu
dan mempermudah pustakawan dalam proses klasifikasi. Sehingga pustakawan tidak
lagi membuka buku klasifikasi untuk subjek yang sederhana.
Selain itu pembuatan kelengkapan koleksi, seperti nomor panggil (call
number) dan barcode nomor induk koleksi bisa langsung dicetak (print) tanpa harus
membuatnya terlebih dahulu. Karena secara otomatis nomor panggil dan barcode
nomor induk koleksi siap dicetak ketika proses katalogisasi selesai dibuat.
Perlu diketahui juga bahwa proses pengolahan/ input data deskrifsi katalog
bisa dibuat di program excel. Yang sebelumnya, tabel diisi bagian-bagian daerah
deskrifsi katalog yang disesuaikan dengan bagian-bagian yang ada di menu form
pengolahan Athenaeum. Seperti nomor induk koleksi, keterangan kepengarangan,
judul, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, ISBN, jumlah halaman, ukuran buku,
ilustrasi, dan lain-lain. Kemudian file katalog yang ada di excel di-import ke menu
48 Vera Yunindra, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
katalog yang ada di Athenaeum. Maka secara otomatis data yang dari excel akan
masuk menjadi katalog online di Athenaeum.
Secara umum menu pengolahan di Athenaeum Light 6.0 dapat mempermudah
dan mempercepat proses pengolahan. Sehingga pustakawan bisa bekerja secara
efektif dan efisien. Hal ini sesuai dengan salah satu tujuan otomasi perpustakaan yang
diungkapkan John Corbin, yaitu meringankan beban tugas pustakawan/ pengelola
perpustakaan terhadap pekerjaan yang bersifat pengulangan dan rutin.49
3. Fungsi Administrasi Anggota
Athenaeum Light 6.0 mempunyai menu administrasi yang diterapkan pada
fungsi keanggotaan. Fasilitas yang ada dalam menu ini adalah sebagai berikut:
a. Registrasi Anggota
Dengan fasilitas ini setiap anggota perpustakaan di catat dengan menggunkan
form entri data anggota yang terdiri dari; ID anggota, nama panggilan dan nama
lengkap, divisi atau bagian, tempat tanggal lahir, dan alamat lengkap anggota.
b. Surat Bebas Pustaka
Fasilitas ini berfungsi untuk membuat surat bebas pustaka untuk setiap
anggota yang habis masa aktif kenggotaannya. Syarat untuk mendapatkan surat bebas
pustaka adalah setiap anggota (siswa) yang telah menyelesaikan masa studinya atau
pindah sekolah, dan guru atau karyawan yang berakhir masa kerjanya atau pindah
kerja dengan ketentuan tidak mempunyai pinjaman buku perpustakaan.
49 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 18
c. Laporan Anggota
Fasilitas ini berfungsi untuk membuat laporan tercetak data anggota
perpustakaan. Data ini juga berfungsi sebagai cadangan (back up) data anggota
perpustakaan.
d. Barcode ID Anggota
Fasilitas ini untuk mencetak barcode ID setiap anggota yang sudah terdata di
data base anggota perpustakaan.
Gambar 12 : Entri Anggota
Namun pada menu ini tidak terdapat fasilitas print out KTA (Kartu Tanda
Anggota). Seperti yang dituturkan oleh pustakawan An-Nisaa, “Dalam menu ini tidak
ada fasilitas cetak kartu anggota. Namun, untuk barcode ID anggota bisa dicetak dan
kemudian ditempel di kartu anggota. Begitu juga dengan surat bebas pustaka bisa
dicetak dengan bantuan menu ini”.50 Sangat disayangkan dalam menu ini tidak ada
fasilitas yang bisa mencetak KTA secara otomatis. Padahal fasilitas ini dibutuhkan
oleh perpustakaan untuk memudahkan proses pembuatan KTA. Hal ini sesuai yang
50 Heri, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
dituturkan oleh kepala perpustakaan, yaitu “Pembuatan KTA secara otomatis
memang kami butuhkan, sebab anggota perpustakaan di sini cukup banyak. Tapi
untuk kedepannya ada rencana KTA akan dicetak di percetakan seperti kartu
ATM”.51
Di perpustakaan An-Nisaa’ tidak semua anggota mempunyai KTA. Khusus
untuk level KB dan TK mereka hanya diberi barcode ID (nomor induk anggota) yang
ditempel pada map folder masing-masing anak. Map folder harus selalu mereka bawa
ketika ada kunjungan kelas perpustakaan atau setiap akan melakukan peminjaman,
selain berguna sebagai pengganti KTA map folder juga berfungsi untuk menjaga
buku yang mereka pinjam dari kerusakan. Cara ini diambil sebagai antisipasi
hilangnya KTA atau ketinggalan di rumah setiap akan melakukan kunjungan kelas
perpustakaan.
Dari hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan penulis, menu
administrasi anggota masih kurang maksimal. Karena untuk pembuatan KTA masih
dikerjakan secara terpisah/ manual. Namun secara umum menu ini telah sesuai
dengan yang diungkapkan John Corbin pada salah satu tujuan otomasi perpustakaan,
yakni perangkat lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan pekerjaan
yang bersifat administratif, misalnya pengisian data anggota perpustakaan,
pembuatan statistik pelayanan, pengisian data bibliografi untuk pembuatan katalog
dan sejenisnya.52
51 Vera Yunindra, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
52 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 18
4. Fungsi Sirkulasi
Proses sirkulasi merupakan salah satu layanan yang harus ada dalam sebuah
perpustakaan, khususnya perpustakaan sekolah. Ada juga yang mengatakan bahwa
petugas sirkulasi dan layanan sirkulasi merupakan ujung tombak sebuah
perpustakaan. Baik buruknya perpustakaan ditentukan dari petugas dan layanan
sirkulasinya. Ketika mutu layanan sirkulasinya baik dan memuaskan pemakai, maka
perpustakaan tersebut mendapatkan predikat sebagai perpustakaan bagus. Namun
sebaliknya ketika petugas dan layanan sirkulasinya jelek dan tidak memuaskan, maka
perpustakaan tersebut mendapat predikat sebagai perpustakaan jelek.
Atas dasar tersebut proses sirkulasi harus dilakukan secara cepat, tepat dan
benar. Dengan adanya otomasi perpustakaan, proses sirkulasi, yaitu proses
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bisa dilakukan dengan sistem otomasi
tidak lagi dilakukan secara manual. Selain itu, proses sirkulasi bisa dilakukan dengan
alat bantu barcode scenner. Sehingga diharapkan layanan sirkulasi akan semakin baik
dan maksimal.
Dalam Athenaeum Light 6.0 terdapat menu peminjaman, pengembalian dan
perpanjangan, serta fasilitas yang bisa mengecek mengenai informasi pinjaman
anggota, yang terdiri dari jumlah buku yang dipinjam, judul buku yang dipinjam,
serta tanggal pinjam dan kembali koleksi yang dipinjam.
a. Peminjaman Koleksi
Dengan fasilitas ini, proses peminjaman koleksi dapat lebih cepat dan lebih
mudah dikerjakan. Karena proses peminjaman sudah menggunakan alat bantu
barcode scenner. Dengan barcode scenner ini sistem akan membaca barcode ID
anggota dan barcode nomor induk buku yang akan dipinjam. Dan secara otomatis
data peminjaman akan tersimpan di data sirkulasi. Berdasarkan wawancara penulis
dengan salah seorang anggota perepustakaan mengatakan bahwa, “Proses sirkulasi
lebih cepat dibanding sebelum menggunkan sistem komputer. Apalagi sekarang
sudah kaya di supermarket menggunakan scanner”.53
Gambar 13 : Entri Peminjaman Koleksi
b. Perpanjangan Koleksi
Menurut pustakawan yang sering menangani sirkulasi menjelaskan bahwa
menu ini memungkinkan pemakai untuk bisa memperpanjang masa peminjaman
buku yang dipinjamnya. Perpanjangan bisa via telepon atau datang langsuang ke
perpustakaan. Untuk perpanjangan via telepon, pemakai cukup menyebutkan ID
53 Anita Siallagan, Anggota Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’, Wawancara Pribadi, 10 Juni
2008
anggota atau nomor induk buku yang dipinjam. Selanjutnya proses perpanjangan
akan dilakukan oleh pustakawan, yaitu pustakawan akan memasukan ID anggota atau
nomor induk buku yang diperpanjang. Sedangkan untuk perpanjangan yang datang
langsung ke perpustakaan, pemakai bisa membawa buku yang akan diperpanjang atau
cukup menyebutkan nomor ID dan nomor induk bukunya. 54
Gambar 14 : Entri Perpanjangan Koleksi
c. Pengembalian Koleksi
Proses pengembalian juga lebih cepat dan lebih mudah serta tidak lagi terjadi
kesalahan data peminjam dengan buku yang dikembalikan. Seperti yang diutarakan
oleh salah seorang anggota perpustakaan, “Sirkulasi lebih baik dan jarang lagi terjadi
kesalahan dalam peminjaman dan pengembalian”55 Pustakawan cukup meng-scan
barcode nomor induk buku yang dikembalikan. Secara otomastis data pengembalian
akan masuk/ tersimpan di data laporan. Selain itu, ketika buku terlambat
dikembalikan maka sistem akan memberitahukan jumlah hari keterlambatannya.
54 Heri, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008 55 Samsuri, Anggota Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’, Wawancara Pribadi, 10 Juni 2008
Hanya saja untuk jumlah denda tidak bisa diketahui secara otomatis. Untuk denda,
pustakawan harus menghitung jumlah hari keterlambatan dikali nominal uang denda
yang berlaku di perpustakaan.
Berbeda ketika proses pengembalian masih dilakukan secara manual. Proses
pengembalian buku cukup lama karena pustakawan harus mencarai kantong kartu
anggota dan kartu buku pinjaman terlebih dahulu, setelah itu mencocokannya dengan
nomor induk buku yang dikembalikan. Pada proses ini sering terjadi ketidakcocokan
antara buku yang dikembalikan dengan kartu pinjaman yang ada di kantong anggota
yang mengembalikan. Hal ini terjadi dari adanya kesalahan pada proses peminjaman,
yaitu pustakawan salah memasukan kartu pinjaman ke kantong anggota.
Gambar 15 : Entri Pengembalian Koleksi
Dengan adanya menu sirkulasi yang terdapat dalam Atehenaeum Light 6.0,
proses sirkulasi dapat dilakukan secara mudah, cepat dan tepat. Sehingga
perpustakaan bisa memberikan layanan sirkulasi yang lebih baik bagi pemakai. Hal
ini sesuai dengan yang diungkapkan John Corbin pada salah satu tujuan otomasi
perpustakaan, yaitu memberikan layanan yang efektif bagi pemakai.56 Namun dari
observasi yang penulis lakukan, pada proses peminjaman sering terjadi antrian
khususnya peminjaman pada saat jam kunjungan kelas perpustakaan berbeda untuk
peminjaman di luar jam kunjungan kelas perpustakaan yang tidak terjadi antrian. Hal
ini disebabkan proses peminjaman ditangani oleh satu orang petugas sirkulasi.
Terlebih untuk peminjaman level bawah yang banyak menjadi sahabat perpustakaan.
Setiap sahabat perpustakaan mempunyai kewenangan untuk meminjam 4 buku dan 2
buku untuk non sahabat perpustakaan. Bisa dibayangkan sibuknya petugas sirkulasi
menangani satu kelas yang masing-masing kelas berjumlah sekitar 23-26 siswa. Dan
setiap harinya ada kelas kunjungan perpustakaan antara 4-6 kelas.
5. Fungsi Penelusuran
Athenaeum Light 6.0 mempunyai menu penelusuran atau biasa disebut OPAC
(Online Public Access Catalogue) yang bisa digunakan oleh pemakai dan pustakawan
untuk mencari koleksi yang dibutuhkan. Penelusuran informasi koleksi yang
dibutuhkan tidak bisa menggunakan bantuan operator boolean logic (and, or, not).
Untuk itu, penelusuran bisa dilakukan dengan menggunkanan beberapa kategori
pencarian, yaitu: pencarian cepat (fast find), easy find (pencarian mudah) untuk
pemakai dan pustakawan, serta pencarian detail khusus untuk pustakawan. Perbedaan
fasilitas akses di Athenaeum disebabkan adanya tingkatan password yang digunakan.
Adanya perbedaan password untuk membuka Athenaeum berguna untuk memberikan
perbedaan akses terhadap menu-menu yang ada di Athenaeum. Sehingga ada menu-
56 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 19
menu khusus untuk pustakawan/ pengelola perpustakaan dan tidak bisa diakses oleh
pemakai perpustakaan.
a. Fast Find (pencarian cepat)
Gambar 16 : Entri Penelusuran “Fast Find”
Menu ini berfungsi untuk mencari informasi koleksi yang dibutuhkan secara
cepat dan umum. Pemakai bisa memasukan kata kunci (keyword) seperti nama
pengarang, judul atau subjek. Maka sistem akan menampilkan semua koleksi yang
sesuai dengan kata kunci yang dipakai dalam penelusuran. Menurut salah satu
anggota perpustakaan mengatakan bahwa, menu fast find merupakan menu pencarian
yang sangat mudah, karena pengguna cukup mengetik satu kata kunci bisa berupa
judul, pengarang, atau subjek57.
b. Easy Find (pencarian mudah)
Menu ini berfungsi untuk penelusuran informasi koleksi yang spesifik.
Pemakai harus mengisi lebih dari satu kata kunci atau mengkombinasikan kata kunci,
misalkan nama pengarang dengan judul, pengarang dengan subjek, atau nama
57 Hisyam, Anggota Perpustakaan, Wawancara Pribadi, 11 Juni 2005
pengarang, judul dan subjek. Hal ini dilakukan untuk mengkhususkan hasil pencarian
yang diinginkan pemakai. Semakin banyak kata kunci yang dipakai, maka hasil
pencarian akan semakin spesifik. Hal ini sesuai dengan hasil observasi penulis,
bahwa menu ini berguna ketika pemakai mencari informasi yang lebih spesifik.
Misalkan mencari judul dengan pengarang tertentu, mencari subjek dengan
pengarang tertentu, dan yang lainnya. Biasanya menu ini lebih banyak digunakan
oleh guru dan siswa level 5-6.
Gambar 17 : Entri Penelusuran “Easy Find”
c. Pencarian Detail
Menu ini berfungsi untuk penelusuran informasi yang lebih spesifik lagi
dibandingkan dengan menu easy find. Namun menu ini hanya dipakai oleh
pustakawan (menggunakan password khusus ). Menurut pustakawan, menu pencarian
detail memungkinkan pustakawan mengetahui jumlah koleksi berdasarkan jenis/
kategori koleksi (fiksi, non fiksi, referensi, audio visual, teacher resource, dan alat
peraga), bahasa, atau tipe koleksi (buku, majalah, DVD, VCD, CD-ROM, dan lain-
lain). Sehingga menu ini bisa membantu pustakawan dalam membuat laporan
koleksi58.
Gambar 18 : Entri Penelusuran “Detail”
Setiap hasil penelusuran dapat ditampilkan secara detail mengenai data
bibliografi koleksinya (judul, pengarang, impresum, kolasi, catatan, nomor panggil).
Sistem juga akan menampilkan status koleksi, jika sedang dipinjam maka informasi
peminjam dan tanggal kembali bisa diketahui. Selain itu pemakai bisa melakukan
pemesanan koleksi, ketika koleksi yang dicari sedang dipinjam/ keluar. Pemakai
cukup memilih item pesan yang ada di entri katalog kemudian masukan ID anggota.
Secara otomatis buku yang dipesan akan tersimpan di entri data anggota pemesan.
Nantinya pustakawan bisa mengecek siapa yang memesan dan buku apa yang
dipesan.
Berdasarkan wawancara penulis dengan kepala perpustakaan diketahui bahwa
dengan adanya fasilitas OPAC sangat membantu pengguna dalam menelusur
informasi koleksi yang dibutuhkan dan juga meringankan tugas pustakawan, karena
58 Heri, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
pemakai bisa melakukan penelusuran informasi koleksi secara langsung.59 Dan, hal
ini juga sesuai dengan salah satu tujuan dari otomasi perpustakaan yang dikatakan
John Corbin bahwa pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin
kepada komputer dan lebih mengkonsentrasikan diri kepada pengembangan jasa
perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan sebaik mungkin kepada
pemakai.60
Sedangkan menurut seorang anggota perpustakaan yang penulis wawancarai
mengatakan “penelusuran koleksi cukup mudah. Biasanya mengisikan judul atau
pengarang kadang subjek bukunya”.61 Selain itu menurut anggota perpustakaan yang
lainnya mengatakan, “Tidak sich, menurut aku gampang tinggal mengetikan judul,
pengarang atau subjek bukunya lalu ok”.62 Secara umum menu pencarian yang ada
dalam Athenaeum cukup mudah untuk digunakan baik oleh pustawakan dan juga
pengguna perpustakaan dalam menelusur informasi koleksi yang mereka butuhkan.
Dengan adanya menu penelusuran maka perpustakaan dapat memberikan
layanan yang baik dalam penelusuran koleksi yang dibutuhkan pemakai. Karena
pemakai bisa melakukan penelusuran secara mandiri tidak terlalu tergantung kepada
pustakawan. Hal ini sesuai dengan salah satu tujuan otomasi yang diungkapkan John
59 Vera Yunindra, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
60 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 19
61 Yunita, Anggota Perpustakaan An-Nisaa’, Wawancara Pribadi, 10 Juni 2008
62 Sarah, Anggota Perpustakaan An-Nisaa’, Wawancara Pribadi, 11 Juni 2008
Corbin, yakni mempercepat layanan informasi yang diberikan dan hasil yang
konsisten.63
6. Fungsi Laporan
Athenaeum Light 6.0 mempunyai menu laporan sirkulasi yang bisa dicetak
berdasarkan waktu (mingguan, bulanan, atau tahunan), kelas/ divisi, judul koleksi,
dan nama anggota. Selain itu menurut kepala perpustakaan menjelaskan bahwa ada
fasilitas search custom yang bisa digunakan untuk mengetahui secara cepat koleksi
yang telah dipinjam dan data peminjam. Hal ini sangat berguna ketika ada koleksi
yang rusak, dengan fasilitas ini pustakawan bisa melacak data peminjam terakhir.64
Namun sayang untuk laporan jumlah pengunjung, belum bisa dilakukan di
Athenaeum. Karena di Athenaeum sendiri tidak tersedia fasilitas untuk mendata
pengunjung perpustakaan. Semua laporan bisa dicetak secara detail atau ringkas (sum
mary) karena di Atheneum ada pilihan format cetaknya.
Gambar 19 : Entri Laporan
63 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 19
64 Vera Yunindra, Wawancara Pribadi, 9 Juni 2008
Dengan adanya menu laporan di Atheaneum, setidaknya pustakawan merasa
terbantu dan tidak perlu repot lagi menghitung secara manual mengenai data sirkulasi
koleksi. Karena menurut kepala perpustakaan proses penghitungan data sirkulasi
ketika masih dengan cara manual memerlukan waktu yang lama serta konsentrasi
yang tinggi. Sangat berbeda ketika penghitungan data sirkulasi sudah menggunakan
komputer, proses pembuatan laporan cukup mudah dan praktis65. Hal ini sesuai
dengan salah satu tujuan otomasi perpustakaan yang diungkapkan John Corbin, yaitu
komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada proses secara
manual.66
Semua fungsi yang telah dijelaskan di atas seperti fungsi pengadaan, fungsi
pengolahan, fungsi administrasi anggota, fungsi sirkulasi, fungsi penelusuran, dan
fungsi laporan, secara umum telah membantu pustakawan dalam menjalankan
kegiatan operasional perpustakaannya.
Namun demikian, masih ada fasilitas yang ada dalam Athenaeum Light 6.0
yang belum digunakan oleh pustakawan. Fasilitas itu adalah menu stock opname yang
berfungsi untuk mengecek keberadaan koleksi perpustakaan. Biasanya kegiatan ini
dilakukan pustakawan di setiap akhir tahun pelajaran untuk mengecek semua koleksi
perpustakaan. Sehingga pustakawan bisa mengetahui data dan kondisi koleksi yang
ada di perpustakaan. Berikut tampilan menu stock opname:
65 Ibid, 9 Juni 2008
66 Corbin, Managing the Library Automation Project, hal. 18
Gambar 20 : Entri Stock Opname
C. Kendala-kendala Dalam Penggunaan Software Athenaeum Light 6.0 Pada
Sistem Otomasi Perpustakaan Sekolah An-Nisaa’
Selama sistem otomasi perpustakaan berjalan dengan software Athenaeum
Light 6.0, menurut kepala perpustakaan Sekolah An-Nisaa’ tidak ada masalah yang
serius. Artinya untuk sistem Athenaeum sendiri tidak ada masalah dan juga dalam
penggunanya tidak sulit semua menu dan fasilitas bisa dijalankan secara baik karena
menu-menu yang ada cukup sederhana dan mudah digunakan.
Ada pun fasilitas yang masih kurang seperti halnya tidak adanya fasilitas
cetak KTA (Kartu Tanda Anggota), form permintaan koleksi, dan laporan
pengunjung perpustakaan itu semua masih dapat ditangani. Karena tugas rutin
perpustakaan yang paling berat sehari-hari adalah sirkulasi dan pengolahan. Kalau
pun ada hanya kendala yang sifatnya ekstern seperti halnya masih kurangnya unit
komputer untuk fasilitas OPAC dan proses sirkulasi yang dapat menunjang proses
penelusuran informasi koleksi yang dibutuhkan dan mempercepat proses
peminjaman. Karena di perpustakaan Sekolah An-Nisaa’ jumlah pengunjung dan
peminjam setiap harinya selalau ada dan banyak.
Selain itu belum adanya UPS (alat menyimpan daya) yang dirasakan sangat
penting untuk mendukung berjalannya sistem otomasi dan pemeliharaan Athenaeum
dari kerusakan sistem yang diakibatkan gangguan listrik mati secara tiba-tiba. Hal ini
dikarenakan sudah dua kali sistem Athenaeum mengalami kerusakan yang
disebabkan oleh komputer mati secara tiba-tiba akibat padamnya arus listrik.
Kerusakan yang pertama pihak perpustakaan/ pustakawan belum mengetahui cara
memperbaiki kerusakan sistem. Akibatnya ada sebagian data yang hilang khususnya
data koleksi. Untungnya pihak perpustakaan mempunyai backup datanya.
Setelah kerusakan yang pertama, pustakawan mencari informasi tentang
memperbaikai kerusakan pada Athenaeum. Dan informasi tersebut didapat dari milis
komunitas Athenaeum Indonesia yang memberi informasi cara menggunakan fasilitas
recovery data. Dan untuk kerusakan yang kedua, pustakawan bisa memperbaiki
kerusakan dengan menggunakan fasilitas recovery data. Perlu diketahui bahwa
Athenaeum Light 6.0 mempunyai fasilitas recovery data yang cukup bagus. Sehingga
ketika ada kerusakan pada sebagian sistem Athenaeum, pustakawan bisa
memperbaiki kerusakan tersebut dengan fasilitas recovery data yang ada pada
Athenaeum Light 6.0.
Fasilitas recovery data yang ada pada Athenaeum Light 6.0 sesuai dengan
salah satu kriteria pemilihan software menurut Abdul Rahman Saleh, yaitu software
memiliki kemampuan space recovery yang baik, artinya bila terjadi gangguan pada
komputer maka program ataupun data yang ada tidak akan rusak atau kerusakan data
sangat minimal.67 Proses recovery data akan berjalan baik apabila ditunjang dengan
spesifikasi komputer yang tinggi. Dan faktor ini juga yang bisa memaksimalkan
kinerja Athenaeum Light 6.0.
Untuk mempermudah mengetahui keunggulan dan kendala menu-menu pada
software Athenaeum Light 6.0, berikut daftar tabelnya:
67 Saleh, Kriteria Pemilihan Perangkat Lunak untuk Automasi Perpustakaan, hal. 8-12
Keunggulan Kendala
• Terdapat menu pengolahan
koleksi, termasuk fasilitas cetak
barcode nomor induk koleksi dan
nomor panggil (call number)
• Terdapat menu administrasi
anggota
• Terdapat menu informasi
• Terdapat menu DDC
• Terdapat menu sirkulasi, terdiri
dari peminjaman, perpanjangan,
dan pengembalian koleksi
• Terdapat menu penelusuran
koleksi (katalog online)
• Terdapat menu laporan, yang
• Tidak ada menu permintaan
koleksi secara online
• Tidak ada fasilitas cetak KTA
(Kartu Tanda Anggota)
perpustakaan
• Tidak ada laporan Pengunjung
Perpustakaan
Tabel 1 : Keunggulan dan Kendala Menu-menu Athenaeum Light 6.0
BAB VI
PENUTUP
terdiri dari laporan koleksi dan
laporan sirkulasi.
A. Kesimpulan
Secara umum Athenaeum Light 6.0 sebagai software yang diterapkan pada
sistem otomasi perpustakaan Sekolah An-Nisaa’, telah mampu memberikan
kemudahan dan membantu pihak perpustakaan (pustakawan) maupun pemakai
perpustakaan. Sehingga kegiatan-kegiatan rutin perpustakaan dan kebutuhan pemakai
untuk mendapatkan layanan dan informasi yang dibutuhkan dapat dibantu dengan
adanya menu-menu yang ada di Athenaeum Light 6.0.
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, penulis dapat menarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Athenaeum Light 6.0 yang diterapkan pada sistem otomasi perpustakaan
Sekolah An-Nisaa’ merupakan software yang dipilih dengan alasan-alasan
yang secara umum sesuai dengan kriteria-kriteria pemilihan software yang
diungkapkan oleh Abdul Rahman Saleh dan Ikhwan Arif.
2. Athenaeum Light 6.0 secara umum terdiri dari; menu administrasi, menu data
anggota, menu katalog (data koleksi), menu peminjaman, menu
pengembalian, menu perpanjangan, menu sirkulasi, menu informasi, menu
DDC, menu pencarian, dan menu laporan. Menu-menu tersebut sebagian
besar telah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Meskipun ada kebutuhan-
kebutuhan yang belum bisa ditangani oleh software Athenaeum Light 6.0,
seperti cetak KTA (Kartu Tanda Anggota), form pengadaan koleksi, dan
laporan pengunjung perpustakaan. Namun menurut pengelola perpustakaan,
pekerjaan-pekerjaan rutin perpustakaan dapat dikerjakan lebih efektif dan
efesien. Begitu juga dengan pemakai, pemakai mendapatkan layanan yang
lebih baik dari perpustakaan terutama layanan sirkulasi dan penelusuran
informasi/ koleksi yang dibutuhkan.
3. Secara umum tidak ada kendala yang berarti selama Athenaeum Light 6.0
diterapkan pada sistem otomasi perpustakaan Sekolah An-Nisaa’. Meskipun
dalam software Athenaeum Light 6.0 masih ada kendala seperti tidak adanya
fasilitas permintaan koleksi secara online, tidak ada fasilitas cetak kartu
anggota perpustakaan, dan tidak terdapat fasilitas laporan pengunjung
perpustakaan. Namun menurut pengelola perpustakaan kendala-kendala
tersebut masih bisa ditangani.
B. Saran
1. Pihak perpustakaan diharapkan lebih memperhatikan perawatan program
Athenaeum Light 6.0 untuk mencegah terjadinya masalah yang bisa
mengakibatkan kerusakan sistem.
2. Membuat cadangan data (back up data) secara berkala sebagai antisipasi dari
kerusakan sistem yang menyebabkan hilangannya data.
3. Menyediakan UPS (alat penyimpan daya listrik) sebagai antisipasi dari
pemadaman listrik yang tidak terduga.
4. Menambah unit komputer untuk fasilitas OPAC (Online Public Access
Catalogue ) agar memudahkan pemakai melakukan penelusuran informasi/
koleksi yang dibutuhakan. Serta penambahan unit komputer untuk layanan
sirkulasi agar proses sirkulasi, terutama peminjaman pada waktu jam kelas
perpustakaan dapat lebih cepat tidak terjadi lagi antrian.
DAFTAR PUSTAKA
Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan Dalam Automasi Perpustakaan. Malang : Makalah Seminar dan Workshop Sehari “Membangun Jaringan Perpustakaan digital dan Automasi Perpustakaan Menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan” UMM, 4 Oktober 2003.
Basuki, Sulistiyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama,
1991.
______________. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung : Remaja
Rosdakarya, 1994. Corbin, John. Managing The Library Automation Project. Kanada : Oryx Press, 1985 Corrado, Edward M. “Open Source Library Automation System”. Diakses pada 4
April 2008 dari http://library.rider.edu/scholary/ecorrado/il2004/. “Freeware Definition”, diakses pada 14 Oktober 2008 dari
http://www.linfo.org/freeware.html Hakim, Heri Abi Burachman. “Open source Sebuah Peluang Bagi Pengembangan
Perpustakaan”. Diakses pada 1 April 2008 dari http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=view&id=17&Itemid=33.
Haq, Rizal Saeful, dkk. Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. Jakarta :
Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, 2006. Hasugian, Jonner. Penerapan Teknologi Pada Sistem Kerumahtanggan Perpustakaan
Perguruan Tinggi. Marsela, 2000. Heriyanto, Tedi. “Pengembangan Software Berbasiskan Open Source di Indonesia”.
Diakses pada 9 Mei 2008 dari http://tedi.heriyanto.net/papers/pengembangan.html “Perangkat Lunak tak Bebas”. Diakses pada 30 April 2008 dari http://id.wikipedia.org/wiki/Perangkat_lunak_tak_bebas
Jaringan Perpustakaan Lingkungan Hidup. “JPLH Dalam Implementasi Library
Catalogu Online dan Digital Library for Environmental”. Diakses pada 30 April 2008 dari http://www.jplh.or.id/elnv4.
KALI. “Athenaeum Light-Freeware for Simple Automation Library”. Diakses pada 6
September 2007 dari http://kali.openlib.info/background.php./ ______________. “File Maker”. Diakses pada 2 April 2008 dari
http://kali.openlib.info/filemaker.php. Kountur, Ronny. Metode Penelitian : Untuk Skripsi dan Tesis. Jakarta : Penerbit
Masyarakat Digital Gotong Royong. “Pengantar Sistem Operasi Komputer”. Diakses pada 30 April 2008 dari http://bebas.vlsm.org/v06/kuliah/SistemOperasi/BUKU.
Misky, Dudy. Kamus Informasi dan Teknologi. Jakarta : Edsa Mahkota, 2005. Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja Rosdakarya,
1989. Nazir, Moh. Metode Penelitian. Jakarta : Ghalia Indonesia, 1988. “Open Source”, diakses pada 14 Oktober 2008 dari
Siregar, A. Ridwan. “Automasi Perpustakaan : Desain Sistem Kerumahtanggaan”.
Diakses pada 30 April 2008 dari http://library.usu.ac.id/download/lib/AutomasiPerpustakaan.html.
Soeatminah. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta :
Kanisius, 1992.
Sugiono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung : Alfabeta, 2005. Surachman, Winarto. Pengantar Penelitian Ilmiah Dasar Metode dan Teknik.
Bandung : Tarsito, 1992. Sutarno N.S. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekata Praktik. Jakarta : Samitra
Media Utama, 2004. Wawancara Pribadi dengan Heri. Bintaro, 9 Juni 2008. Wawancara Pribadi dengan Vera Yunindra. Bintaro, 9 Juni 2008. Wawancara Pribadi dengan Anita Sialagan. Bintaro, 10 Juni 2008 Wawancara Pribadi dengan Yunita. Bintaro, 10 Juni 2008 Wawancara Pribadi dengan Samsuri. Bintaro, 10 Juni 2008 Wawancara Pribadi dengan Hisyam. Bintaro, 11 Juni 2008 Wawancara Pribadi dengan Sarah. Bintaro, 11 Juni 2008 Witono, Didik. “Athenaeum Light 6.0”. Diakses pada 2 juli 2007 dari