PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT. UNITED MOTORS CENTRE (UMC) SURABAYA Oleh: Fenny Widya Lutfiana Jurusan Pendidikan Ekonomi-Akuntansi, Fakultas Ekonomi, UNESA ABSTRACT Accounting system of installment pay-based sales in goods distributor company played an important role to help the management to manage installment pay based sales procedures. However, the system not necessarily can handle all of possibilities of fraud and cheat. Internal control can be implemented to monitor the accounting system. The problems that are identified in this research are how the internal control system on the installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya and installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya. The objective of the research is to know the implementation of the internal control system on the installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya and installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya. This research is descriptive research that used interviews and documentation. Data then is analyzed used Likert scale. Based on the research and data analysis, it can be concluded that the installment pay based sales system and procedure and implementation of the internal control system on the installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya also already in accordance with existing theories. Keywords: Internal control, System and Procedure, Installment Pay Based Sales. ABSTRAK Sistem akuntansi penjualan kredit pada perusahaan distributor barang dagang mempunyai peranan sangat penting untuk membantu manajemen dalam mengelola prosedur penjualan kredit. Tetapi sistem penjualan kredit tentu belum mampu mengatasi segala kemungkinan mengenai kecurangan dan penyelewengan yang akan terjadi. Sistem akuntansi penjualan kredit dapat diawasi dengan pengendalian intern. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem pengendalian intern atas sistem dan prosedur 1
38
Embed
PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT. UNITED MOTORS CENTRE (UMC) SURABAYA
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA
PT. UNITED MOTORS CENTRE (UMC) SURABAYA
Oleh: Fenny Widya LutfianaJurusan Pendidikan Ekonomi-Akuntansi, Fakultas Ekonomi, UNESA
ABSTRACTAccounting system of installment pay-based sales in goods
distributor company played an important role to help the management to manage installment pay based sales procedures. However, the system not necessarily can handle all of possibilities of fraud and cheat. Internal control can be implemented to monitor the accounting system. The problems that are identified in this research are how the internal control system on the installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya and installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya. The objective of the research is to know the implementation of the internal control system on the installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya and installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya. This research is descriptive research that used interviews and documentation. Data then is analyzed used Likert scale. Based on the research and data analysis, it can be concluded that the installment pay based sales system and procedure and implementation of the internal control system on the installment pay based sales system and procedures in PT United Motors Company (UMC) Surabaya also already in accordance with existing theories.Keywords: Internal control, System and Procedure, Installment Pay
Based Sales.ABSTRAK
Sistem akuntansi penjualan kredit pada perusahaan distributor barang dagang mempunyai peranan sangat penting untuk membantu manajemen dalam mengelola prosedur penjualan kredit. Tetapi sistem penjualan kredit tentu belum mampu mengatasi segala kemungkinan mengenai kecurangan dan penyelewengan yang akan terjadi. Sistem akuntansi penjualan kredit dapat diawasi dengan pengendalian intern. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem pengendalian intern atas sistem dan prosedur penjualan kredit dan bagaimana sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT. United Motors Centre (UMC) Surabaya, sedangkan tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan pengendalian intern atas sistem dan prosedur penjualan kredit dan mengetahui sistem dan prosedur penjualan kredit produk pada PT. United Motors Centre (UMC) Surabaya. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, dokumentasi dan angket, kemudian analisisnya menggunakan skala likert untuk mengetahui sistem pengendalian intern atas sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT. United Motors Centre (UMC) Surabaya. Berdasarkan penelitian dan analisis data maka dapat disimpulkan bahwa sistem dan prosedur penjualan kredit dan pelaksanaan sistem pengendalian intern pada PT. United Motors Centre (UMC) Surabaya dapat dikatakan hampir sesuai dengan teori yang ada.Kata Kunci : Pengendalian Intern, Sistem dan Prosedur, Penjualan
1
Kredit.Sejalan dengan perkembangan
perekonomian yang sangat pesat dan
modern, semakin meningkat pula
peranan akuntansi dewasa ini.
Transaksi-transaksi dalam perusahaan
semakin kompleks dan kebutuhan
informasi mengenai kondisi keuangan
serta hasil operasi perusahaan semakin
dibutuhkan pula. Oleh karena itu
akuntansi digunakan sebagai alat
pencatatan, penggolongan, peringkasan,
pelaporan, dan penganalisisan data
keuangan dari suatu organisasi dalam
suatu transaksi yang kemudian disajikan
dalam bentuk laporan keuangan. Dengan
melalui proses akuntansi, akan dihasilkan
laporan keuangan yang dapat digunakan
untuk memberikan gambaran umum
tentang kondisi keuangan perusahaan
maupun organisasi yang tidak mencari
laba. Oleh karena itu akuntansi tidak akan
lepas dari kehidupan.
Pada perusahaan yang bergerak di
bidang dagang atau distributor barang
dagangan, penjualan merupakan aktivitas
utama perusahaan yang berjalan secara
kontinu. Untuk mengatur agar kegiatan
penjualan dapat berjalan secara terstruktur
dan terkendali maka diperlukan suatu
sistem yang memadai.
Menurut Mulyadi (2008:5), sistem
adalah sekelompok unsur yang erat
hubungan satu dengan yang lainnya,
untuk mencapai tujuan tertentu, sedang
prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal yang untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi secara berulang-
ulang, sehingga dengan ada sistem dan
prosedur tersebut tujuan perusahaan dapat
tercapai.
Dari pernyataan diatas, sistem
penjualan penting bagi perusahaan
sebagai pedoman dalam melaksanakan
proses penjualan agar kegiatan dalam
proses penjualan tersebut terarah,
terorganisasi dan memudahkan dalam
pengelolahan penjualan serta
menyediakan informasi akuntansi yang
dibutuhkan oleh manajemen maupun
pihak lain yang membutuhkan.
Dalam rangka usaha untuk
memperbesar volume penjualan
kebanyakan perusahaan besar selain
menjual secara tunai, juga menjual secara
sistem kredit. Perusahaan yang menjual
produknya secara kredit, maka hal yang
pokok dalam pelaksanaannya adalah
bagaimana perusahaan menangani
piutang-piutang tersebut sekaligus
pengamanan atas uang yang diperoleh
dari hasil penagihan.
Untuk meminimalisirkan kesalahan
dan penggelapan serta melindungi
kekayaan perusahaan maka diperlukan
kontrol yang berupa pengendalian intern
yang dapat mengamankan aktiva
perusahaan, menjamin keakuratan dan
keandalan data serta informasi akuntansi
yang dapat meyakinkan pimpinan bahwa
2
yang dilaporkan bawahan tersebut adalah
benar dan dapat dipercaya, meningkatkan
efisiensi dalam seluruh operasi
perusahaan dan mendorong dipatuhinya
kebijakan dan prosedur yang ditetapkan
oleh manajemen.
Dari latar belakang tersebut,
penulis tertarik untuk mengkaji lebih
dalam mengenai produk penjualan PT.
United Motors Centre (UMC) yang
diwujudkan dalam penelitian yang
berjudul, “Penerapan Sistem
Pengendalian Intern Atas Sistem Dan
Prosedur Penjualan Kredit Pada PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya”.
Sesuai dengan latar belakang di
atas maka permasalahan yang dapat
dirumuskan adalah: (1) Bagaimana sistem
pengendalian intern atas sistem dan
Prosedur penjualan kredit pada PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya ?,
(2) Bagaimana sistem dan prosedur
penjualan kredit pada PT. United Motors
Centre (UMC) Surabaya ?.
Berdasarkan uraian dalam rumusan
masalah di atas maka dapat diperoleh
tujuan yang akan dicapai diantaranya: (1)
Untuk mengetahui sistem pengendalian
intern atas sistem dan prosedur penjualan
kredit pada PT. United Motors Centre
(UMC) Surabaya. (2) Untuk mengetahui
sistem dan prosedur atas penjualan kredit
pada PT.United Motors Centre (UMC)
Surabaya.
Batasan penelitian dalam penelitian
ini antara lain: (1) Penulis membatasi
permasalahan mengenai sistem
pengendalian intern atas sistem dan
prosedur penjualan kredit pada PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya.
(2) Metode penelitian yang digunakan
yaitu metode deskriptif. (3) Lokasii
penelitian yang dipilih oleh peneliti
sebagai bahan penelitian yaitu pada PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya.
(3) Penelitian hanya dibatasi untuk
penjualan kredit yaitu mobil dari PT.
Indomobil.
Pengertian Pengendalian Intern
Menurut AICPA (American
Instutute of Certificated Public
Accountans) memberikan pengertian
pengendalian intern sebagai berikut :
Pengendalian intern meliputi
struktur organisasi dan semua cara-cara
serta alat-alat yang dikoordinasikan yang
digunakan di dalam perusahaan dengan
tujuan untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian
dan kebenaran data akuntansi, memajukan
efisiensi di dalam operasi, dan membantu
menjaga dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan lebih
dahulu. (Baridwan, 1998:13).
Mulyadi (2008:180), mengatakan
bahwa pengertian pengendalian intern
merupakan suatu proses yang dijalankan
oleh dewan komisaris, manajemen, dan
personel lain yang didesain untuk
3
memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga golongan tujuan.
Menurut Romney dan Steinbart
(2004:229) menjelaskan “Pengendalian
intern adalah rencana organisasi dan
metode bisnis yang dipergunakan untuk
menjaga asset, memberikan informasi
yang akurat dan handal, mendorong dan
memperbaiki efisiensi, serta mendorong
kesesuaian dengan kebijakan yang telah
ditetapkan “.
Dari pengertian di atas maka dapat
disimpulkan bahwa pengertian
pengendalian intern adalah suatu tindakan
yang diterapkan dalam perusahaan dan
menekankan pada aspek manajemen
intern organisasi, guna mengamankan
aktiva organisasi dan segala kemungkinan
yang dapat merugikan perusahaan.
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:163)
tujuan sistem pengendalian intern
menurut definisinya mempunyai empat
tujuan diantaranya: (1) Menjaga kekayaan
organisasi, (2) Mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, (3) Mendorong
efisiensi, (4) Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Prinsip-Prinsip Pengendalian Intern
Untuk dapat mencapai tujuan
pengendalian akuntansi, suatu sistem
harus memenuhi 6 (enam) prinsip dasar
pengendalian intern yang meliputi
(Hartadi 2004:130) : (1) Pemisahan
fungsi, (2) Prosedur pemberian
wewenang, (3)Prosedur dokumentasi (4)
Prosedur dan catatan akuntansi,
(5)Pengawasan fisik, (6) Pemeriksaan
intern secara bebas.
Menyangkut pembandingan
antara catatan asset dengan asset yang
betul-betul ada, menyelenggarakan
rekening-rekening kontrol dan
mengadakan perhitungan kembali gaji
karyawan. Ini bertujuan untuk
mengadakan pengawasan kebenaran data.
Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Penjualan Kredit
Unsur-unsur pengendalian intern
penjualan kredit menurut Krismiaji
(2005:280) antara lain: (1) Otorisasi
Transaksi, (2) Pengamanan aktiva dan
catatan, (3) Pemisahan tugas, (4)
Dokumen dan catatan yang memadai
Pengertian Penjualan
Secara sederhana penjualan dapat
diartikan sebagai pengalihan atau
pemindahan hak kepemilikan atas barang
atau jasa dari penjualan kepada pembeli
yang disertai dengan penyerahan imbalan
berdasarkan penjualan tunai atau kredit.
Penjualan kredit ada tenggang
waktu antara saat penerimaan dan
penyerahan barang atau jasa dengan saat
pembayaran. Dalam penjualan kredit,
pada saat penyerahan barang atau jasa,
penjual menerima tanda bukti penerimaan
barang dari pembeli yang sekaligus
merupakan pertanyaan dari penjual untuk
melakukan pembayaran dikemudian hari.
4
Penjualan merupakan fungsi dari
bagian pemasaran yang sangat penting
dan menentukan bagi sebuah perusahaan
karena merupakan sumber pendapatan
baik penjualan barang atau jasa. Oleh
karena itu, semakin pandai suatu
perusahaan dalam melaksanakan kegiatan
penjualannya, maka semakin besar pula
sebuah perusahaan itu untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi ini dapat disimpulkan
bahwa penjualan adalah perpindahan
barang dan jasa dari penjual kepada
pembeli dan dari penjualan tersebut akan
didapat imbalan berupa uang.
Maka jelaslah, bahwa dengan
adanya kegiatan penjualan maka hal ini
sangat menentukan kelangsungan sebuah
perusahaan itu sendiri, karena secara tidak
langsung konsekuensinya bagi perusahaan
akan memperoleh hasil atau mendapatkan
keuntungan dan apabila dilaksanakan
secara terus menerus maka hal ini
mempercepat tujuan yang telah
ditetapkan.
Pengendalian penjualan
Pengendalian penjualan adalah
mengadakan pengawasan kegiatan
pelaksanaan mulai dari proses penjualan
sampai hasil agar sesuai dengan rencana.
Pada dasarnya pengendalian itu dilakukan
untuk mengadakan perbandingan antara
perencanaan dan pelaksanaan, tanpa
perencanaan maka pengendalian tidak
akan dapat dilaksanakan karena tidak ada
yang digunakan sebagai ukuran
pembanding. Pengendalian penjualan
meliputi analisa penelaan dan penelitian
yang diharuskan terhadap kebijaksanaan,
prosedur metode dan pelaksanaan
sesungguhnya. Teknik analisis yang ada
dapat digunakan dalam pengendalian
penjualan antara lain analisa penjualan
dan standar penjualan.
Pengendalian akuntansi terhadap
penjualan adalah laporan-laporan yang
menganalisa kegiatan yang
mengungkapkan trend dan hubungan-
hubungan atau penyimpangan yang tidak
dikehendaki dari tujuan, anggaran dan
dari standar. Analisa penjualan adalah
suatu bagian yang terintegrasi dari setiap
fungsi penjualan. Beberapa jenis analisa
penjualan, antara lain : produk, daerah,
saluran distribusi, metode penjualan,
konsumen, besarnya order, syarat
penjualan, organisasi, dan tenaga
wiraniaga.
Pengertian Akuntansi
Akuntansi sering disebut sebagai
”Bahasa Bisnis” (the language of
business), atau yang akan lebih tepat
disebut sebagai bahasa pengambilan
keputusan. Akuntansi juga dijadikan
sebagai alat manajer untuk
menginformasikan kondisi keuangan dan
kemajuan perusahaan dan sekaligus
memberikan kontribusi bagi penyusunan,
pengendalian operasi, dan pengambilan
keputusan.
5
Menurut Ngumar (2000:2),
akuntansi adalah ”suatu sistem informasi
yang bersifat financial dalam suatu
kegiatan bisnis dan memproses data
financial menjadi informasi yang berupa
laporan keuangan”.
Manfaat lainnya antara lain :
Sebagai pemasok informasi dasar untuk
menentukan harga jual produk barang dan
jasa, sebagai bagian dari alat
pengendalian manajemen, terutama yang
berkaitan dengan pengukuran kinerja
manajer pusat pertanggung jawaban.
Sebagai pemasok informasi pada pihak
eksternal berkenaan dengan seluruh aspek
biaya operasi.
Berdasarkan dari definisi
akuntansi yang tersebut, maka dapat
memberikan gambaran tentang
pentingnya pencatatan akuntansi berupa
laporan keuangan bagi sebuah perusahaan
sebagai sumber informasi dalam
pengambilan keputusan, memproses data
transaksi menjadi laporan keuangan yang
memerlukan prosedur yang jelas karena
didalamnya terdapat pekerjaan
mengidentifikasi, mengukur,
mengklasifikasi dan mengkomunikasi
informasi keuangan bagi pihak yang
berkepentingan.
Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008:5), sistem
secara umum adalah sekelompok unsur
yang erat hubungan satu dengan yang
lainnya, untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan definisi tersebut dapat
diambil kesimpulan bahwa: (1) Setiap
sistem terdiri dari unsur-unsur. (2)Unsur-
unsur tersebut merupakan bagian
terpadu dari sistem yang bersangkutan.
(3) Unsur sistem tersebut bekerja sama
untuk mencapai tujuan sistem. (4) Suatu
sistem merupakan bagian dari sistem lain
yang lebih besar.
Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Baridwan (2002:24)
“Sistem akuntansi adalah formulir-
formulir, buku-buku catatan, prosedur dan
alat-alat yang digunakan untuk mengelola
data yang berhubungan dengan usaha
suatu perusahaan dengan tujuan untuk
menyediaakan informasi dalam bentuk
laporan yang diperlukan oleh manajeman
untuk mengatasi usahanya”. Menurut
Mulyadi (2008:3), “Sistem akuntansi
adalah organisasi formulir, catatan, dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh
manajeman guna memudahkan
pengelolahan perusahaan”. Menurut
Narko (2004:3) “Sistem akuntansi adalah
suatu jaringan yang terdiri dari formulir-
formulir, catatan-catatan, prosedur-
prosedur, alat-alat, dan sumber daya
manusia dalam rangka menghasilkan
informasi”.
Dari beberapa definisi sistem
akuntansi diatas dapat dijelaskan bahwa
sistem akuntansi adalah suatu urutan
6
rangkaian tindakan yang melibatkan
beberapa orang atau bagian dengan
menggunakan formulir atau buku catatan
dan alat yang disusun sedemikian rupa
sehingga terdapat kerjasama yang baik
antara bagian yang satu dengan yang lain
agar tercapai tujuan dari semua fungsi
yang ada diperusahaan dan laporannya
diawasi oleh manajemen.
Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan sistem akuntansi menurut
Narko (2004:7) adalah sebagai berikut :
(1) Untuk meningkatkan kualitas
informasi yang dihasilkan sistem
Informasi akuntansi dianggap memiliki
kualitas tinggi bila informasi yang
bersangkutan: relevan, tepat waktu,
mempunyai daya banding, dapat diuji
kebenarannya, mudah dimengerti, dan
lengkap. (2) Untuk meningkatkan
pengendalian akuntansi dan cek internal.
(3) Untuk menekan biaya klerikal demi
menyelenggarakan catatan-catatan.
Sedangkan menurut Mulyadi
(2008:19) mengemukakan tujuan umum
pengembangan sistem akuntansi adalah
sebagai berikut: Untuk menyediakan
informasi bagi pengelolaan kegiatan
usaha baru. Kebutuhan pengembangan
sistem akuntansi terjadi jika perusahaan
baru dididirikan atau suatu perusahaan
menciptakan usaha baru yang berbeda
dengan usaha yang ditanganinya selama
ini. Perusahaan baru tersebut biasanya
memerlukan pengembangan akuntansi
yang lengkap. Untuk memperbaiki
informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang sudah ada kalanya sistem akuntansi
yang berlaku tidak dapat memenuhi
kebutuhan manajeman baik dalam hal
mutu, ketetapan penyajian maupun
strukur informasi yang terdapat dalam
laporan. Sistem informasi diharapkan
dapat menghasilkan laporan dengan mutu
informasi yang lebih baik dan tetap
penyajiannya sesuai dengan tuntutan
kebutuhan manajeman. Untuk
memperbaiki pengendalian akuntansi dan
pengecekan intern agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem tersebut dapat
dipercaya. Akuntansi merupakan alat
pertanggung jawaban kekayaan suatu
organisasi pengembangan sistem
akuntansi. Ini sering kali ditujukan untuk
memperbaiki perlindungan terhadap
kekayaan organisasi. Pengembangan
tersebut bertujuan untuk memperbaiki
pengecekan intern agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem tersebut dapat
dipercaya. Untuk mengurangi biaya
klerikal dalam penyelenggarakan catatan
akuntansi. Menghasilkan suatu informasi
akuntansi perlu mempertimbangkan
besarnya manfaat yang diperoleh dengan
pengorbanan yang dilakukan. Jika
pengorbanan yang diperoleh lebih besar
dibandingkan dengan manfaat yang
diperoleh, sistem yang sudah ada perlu
dirancang. Kembali untuk mengurangi
pengorbanan sumber daya bagi
7
penyediaan informasi tersebut. Dari
beberapa tujuan sistem akuntansi yang
dikemukakan oleh beberapa ahli diatas,
maka dapat disimpulkan bahwa tujuan
sistem akuntansi adalah menyampaikan
dan menyediakan informasi bagi pihak
internal maupun eksternal, serta
meningkatkan pengendalian akuntansi
bagi perusahaan dan mengurangi biaya
klerikal dalam menyelenggarakan catatan
akuntansi dengan cepat dan tepat.
Prosedur
Mulyadi (2008:5) mendefinisikan
prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang”
Menurut Baridwan (1998:3),
Prosedur adalah suatu urutan-urutan
pekerjaan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu bagian atau
lebih, disusun untuk menjamin adanya
perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang
sering terjadi.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Soemarso (2007:219),
“penjualan kredit adalah penjualan
barang dagang secara tidak tunai yang
dicatat sebagai debit pada perkiraan
piutang dagang dan kredit pada perkiraan
penjualan.”
Menurut Mulyadi (2008:210),
“penjualan kredit adalah penjualan yang
dilaksanakan oleh perusahaan dengan
cara mengirimkan barang sesuai dengan
order yang diterima dari pembeli dan
untuk jangka waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli
tersebut.”
Sistem Penjualan Kredit Berbasis
Komputerisasi
James A. Hall (2001:208)
mengemukakan urutan prosedur dalam
sistem komputerisasi dalam pengolahan
data penjualan sebagai berikut : (1)
Pemasukan Data (keystroke), (2)
Menjalankan Program Perbaikan (Edit
Run), (3) Menjalankan Program Update
Piutang dan Penagihan (AR Update and
Billing Run). (4) Menjalankan Program
Pengurutan dan Update Persediaan (Sort
and Inventory Update Run).
Prosedur Dalam Sistem Penjualan
Kredit Komputerisasi
James A. Hall (2001:208)
mengemukakan urutan prosedur dalam
sistem komputerisasi dalam pengolahan
data penjualan sebagai berikut : (1)
Pemasukan Data (keystroke) Pemrosesan
dimulai dengan diterimanya sekumpulan
surat jalan dari departemen pengiriman.
Dokumen-dokumen tersebut merupakan
salinan dari pesanan penjualan yang berisi
informasi yang akurat tentang jumlah unit
yang dikirimkan dan informasi tentang
kurir. Petugas yang melakukan
pemasukan data mengkonversikan
8
dokumen surat jalan ke media
penyimpanan magnet untuk menghasilkan
file transaksi dari pesanan penjualan. Hal
tersebut merupakan proses yang
berkesinambungan. Dalam satu hari,
petugas pemasukan data menerima dan
mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil
dari file transaksi berisi beberapa batch
pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol
total batch akan dihitung untuk setiap
batch pada file tersebut.
(2) Menjalankan Program Perbaikan (Edit
Run) Secara berkala batch dalam sistem
pesanan penjualan diproses. Pada contoh
ini, kita akan mengasumsikan bahwa
proses tersebut terjadai pada akhir hari.
Pada pemrosesan batch, program
perbaikan adalah yang pertama
dijalankan. Program ini mencocokkan
transaksi dengan melakukan pengujian
pada setiap catatan untuk mendapatkan
kesalahan yang diakibatkan oleh
pengetikan atau kesalahan-kesalahan
logis. Pengujian biasanya termasuk
pemeriksaan field, limit test, range test,
dan perkalian harga dengan kuantitas.
Kesalahan yang dapat dideteksi akan
dipindahkan dan didesain pada error file.
Kemudian kesalahan disertakan pada
pemrosesan hari berikutnya. Program
perbaikan melakukan perhitungan ulang
pada kontrol total batch untuk
menggambarkan perubahan yang
diakibatkan adanya kesalahan pencatatan
yang dipindahkan. Transaksi yang sudah
bersih kemudian akan diproses dengan
proses selanjutnya. Menjalankan Program
Pengurutan (Sort Run). Pada proses ini,
file pesanan penjualan tidak bermanfaat
untuk diurutkan. File transaksi harus
ditempatkan pada urutan yang sama
seperti file induk. Menjalankan program
pengurutan yang pertama dari sistem ini
mengurutkan kembali pesanan penjualan
berdasarkan kunci pencarian sekunder,
yaitu nomor rekening. (3) Menjalankan
Program Update Piutang dan Penagihan
(AR Update and Billing Run). Program
update piutang melakukan proses posting
ke rekening piutang dengan mencocokkan
secara urut kunci pencarian nomor
rekening pada setiap catatan pesanan
penjualan dengan catatan pada file induk
pembantu piutang. Prosedur ini
menciptakan file induk pembantu piutang
baru yang memasukkan semua perubahan
pada rekening pelanggan yang
diakibatkan oleh transaksi. File induk
pembantu piutang yang asli tetap komplit
dan tidak terpengaruh oleh proses. Fungsi
catatan otomatis adalah kelebihan dari
proses struktur file yang terurut. Setiap
transaksi penjualan yang sudah diproses
ditambahkan pada file jurnal penjualan.
Pada akhir dari proses, transaksi tersebut
diringkaskan dan pemasukan data dibuat
pada dokumen jurnal untuk
menggambarkan total penjualan dan total
kenaikan dari rekening piutang. Untuk
menyebar tugas penagihan bulanan,
9
beberapa perusahaan menerapkan siklus
penagihan pada pelanggan mereka.
Program update melakukan pencarian
pada field tanggal penagihan pada file
induk pembantu piutang untuk pelanggan
yang dimaksud untuk ditagihkan pada
hari tertentu setiap bulannya dan
mempersiapkan tagihan pelanggan.
Tagihan tersebut kemudian dikirimkan
kepada pelanggan.
(4)Menjalankan Program Pengurutandan
Update Persediaan (Sort and Inventory
Update Run). Prosedur untuk pengurutan
yang kedua dan menjalankan update
persediaan yang dijelaskan pada gambar.
Program pengurutan file pesanan
penjualan berdasarkan kunci pencarian
sekunder, yaitu nomor persediaan.
Program update persediaan mengurangi
kuantitas barang persediaan di gudang
dengan field kuantitas yang terjual pada
pesanan penjualan. File induk persediaan
yang baru tercipta pada proses tersebut.
Sebagai tambahan, program akan
mencocokkan nilai dan kuantitas
persediaan untuk mengidentifikasikan
barang persediaan yang perlu ditambah
lagi. Informasi ini dikirimkan ke
departemen pembelian. Akhirnya dibuat
dokumen jurnal untuk menggambarkan
harga pokok penjualan dan pengurangan
persediaan. (5) Menjalankan Update Buku
Besar Umum (General LedgerUpdate
Run). Dibawah pendekatan struktur file
yang terurut, file buku besar umum tidak
diperbaharui setelah setiap batch transaksi
selesai dilakukan. Dengan melakukan hal
tersebut akan menciptakan kembali
keseluruhan buku besar umum setiap kali
batch transaksi (seperti pesanan
penjualan, penerimaan tunai, pembelian,
pengeluaran-pengeluaran tunai, dan
seterusnya) selesai diproses. Perusahaan
biasanya menggunakan struktur file yang
terurut akan memisahkan prosedur proses
akhir untuk memperbaharui rekening
buku besar umum. Pada akhir hari maka
sistem buku besar umum melakukan
akses file dokumen jurnal. File ini berisi
dokumen jurnal yang menggambarkan
seluruh proses transaksi harian yang
dilakukan oleh organisasi. Dokumen
jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku
besar umum dan diposting ke buku besar
umum, dan buku besar umum yang baru
akan tercipta. Prosedur akhir hari juga
menghasilkan beberapa laporan
manajemen. Laporan ini termasuk laporan
ringkasan penjualan, laporan status
persediaan, daftar transaksi, daftar
dokumen jurnal, serta anggaran dan
laporan-laporan lainnya. Kualitas dari
laporan manajemen memainkan peranan
yang penting dalam membantu
manajemen memonitor operasi untuk
memastikan bahwa kontrol sudah
dijalankan dan berjalan dengan
semestinya.
Bagan Alir/Flowchart Sistem
Penjualan Kredit Komputerisasi
10
Dalam diagram alir dokumen
penjualan memuat prosedur-prosedur
yang tercakup dalam penerimaan dan
pengiriman order pelanggan dan dalam
menyajikan faktur-faktur yang
menguraikan produk, pelayanan dan
penilaian. Menurut Bodnar (2000:265),
order penjualan merupakan penghubung
antara beragam fungsi-fungsi yang
diperlukan untuk memproses order
pelanggan. Fungsi-fungsi tersebut adalah
order penjualan, produk jadi, pengiriman,
penagihan, putang dagang, dan buku
besar.
Fungsi order penjualan mengawali
pemrosesan order pelanggan dengan
menyiapkan order penjualan yang
memuat produk yang dipesan, harga
produk dan keterangan mengenai
pelanggan. Faktur dibuat setelah barang
dikirimkan dengan memberitahukan
kegiatan hal ini ke departemen penagihan.
Sebelum dilakukan pengiriman barang,
kredit pelanggan harus diverifikasi.
Setelah kredit disahkan, fungsi order
penjualan mendistribusikan kumpulan
order penjualan ke fungsi penagihan,
fungsi pengiriman, fungsi produk jadi dan
ke pelanggan.
Fungsi produk jadi menerima order
seperti yang terdapat pada rangkapan
persediaan dari order penjualan. Catatan-
catatan persediaan dimutakhirkan untuk
menunjukkan kuantitas aktual yang harus
diberikan ke fungsi pengiriman. Fungsi
pengiriman menerima order untuk
pengiriman setelah mencocokkan
rangkapan slip pengepakan dengan
rangkapan persediaan dari formulir order
penjualan, sehingga dibutuhkan
pembuatan bill of lading. Bill of lading
adalah dokumen yang menghubungkan
pengirim dengan pembawa barang.
Fungsi penagihan menerima
dokumen-dokumen order terbuka yang
berkaitan, memverifikasi order dan
kemudian membuat faktur yang mencatat
biaya sesuai kuantitas aktual yang
dikirimkan, biaya pengiriman (jika ada),
dan pajak (jika ada). Faktur-faktur
dikirimkan ke pelanggan. Faktur dicatat
dalam jurnal penjualan, dan rangkapan
pemindahbukuan dikirimkan ke fungsi
piutang dagang. Kemudian jurnal
disajikan dan dikirimkan ke fungsi buku
besar untuk posting ke buku besar.
Pengendalian total posting ke buku besar
oleh departemen piutang dagang akan
dibandingkan dengan jurnal tanpa bukti
yang diterima dari departemen penagihan
untuk memvalidasi posting ke buku besar.
Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu dilakukan oleh
Robiyah (2011), dengan judul Analisis
Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem
Dan Prosedur Penggajian Dan
Pengupahan Pada PT. Kerta Rajasa Raya
Di Sidoarjo, variabel penelitian ini adalah
Analisis Sistem Pengendalian Intern Atas
Sistem Dan Prosedur Penggajian Dan
11
Pengupahan. Sedangkan jenis penelitian
ini adalah penelitian deskriptif.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah
sistem dan prosedur penggajian cukup
baik, sedangkan sistem pengendalian
intern untuk organisasi baik, sistem
otorisasi baik, dan praktek yang sehat
dikatakan baik.
Kemudian penelitian kedua
dilakukan oleh Mansyur (2011), dengan
judul Analisis Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT.
Mahesa Alam Semesta Surabaya, variabel
penelitian tersebut adalah analisis sistem
informasi akuntansi penjualan kredit ,
sedangkan jenis penelitian yang
digunakan adalah penelitian deskriptif
kualitatif dan kesimpulan dari penelitian
tersebut adalah tidak terjadi perangkapan
tugas pada bagian-bagian yang terkait.
Selanjutnya Penelitian ketiga
dilakukan oleh Nugraha (2011), dengan
judul Analisis Dan Prosedur Pengendalian
Intern Atas Penjualan Kredit Pada PT.
Jico Karya Mandiri Sidoarjo, variable
penelitian ini adalah Analisis Dan
Prosedur Pengendalian Intern. Sedangkan
jenis penelitian yang digunakan adalah
penelitian deskriptif kualitatif.
Kesimpulan dalam penelitian ini adalah
sistem dan prosedur penjualan kredit
produk yang dibuat dan sistem
pengendalian intern dikatakan baik.
Sedangkan dalam penelitian yang
dilakukan di PT. United Motors Centre ini
berjudul Penerapan Sistem Pengendalian
Intern Atas Sistem Dan Prosedur
Penjualan Kredit Pada PT. United Motors
Centre (UMC) Surabaya. Variabel
penelitian ini adalah penerapan sistem
pengendalian intern atas sistem dan
prosedur penjualan kredit. Jenis penelitian
ini adalah penelitian deskriptif yang
dibuat pada 2012 dan kesimpulan pada
penelitian ini adalah dari segi sistem
pengendalian intern dapat dikatakan
sudah sesuai dengan teori karena tidak
terjadi perangkapan tugas.
METODE PENELITIAN
Dalam melaksanakan penelitian ini,
penulis menggunakan metode penelitian
deskriptif. Metode penelitian deskriptif ini
diarahkan untuk menggambarkan serta
dan penerapan sistem pengendalian intern
atas sistem dan prosedur penjualan kredit
pada PT. United Motors Centre (UMC)
Surabaya.
Menurut Nazir (2009:54)
menjelaskan bahwa “ Penelitian deskriptif
merupakan penelitian yang membuat
gambaran mengenai fenomena-fenomena,
serta menerangkan hubungan, menguji
hipotesis-hipotesis, membuat prediksi
serta mendapatkan makna dan implikasi
dari suatu masalah yang ingi dipecahkan.
Data yang diperoleh dikaitkan
langsung dengan teori-teori yang telah
disajikan pada bab tinjauan pustaka,
kemudian dilakukan evaluasi sesuai
12
kriteria yang telah ditentukan sehingga
dapat ditarik kesimpulan dan saran.
Hal ini sesuai dengan pernyataan
Moleong (2004:4), bahwa ada beberapa
karakteristik dalam pendekatan penelitian,
yaitu peneliti harus turut berperan serta
pada waktu pengumpulan data sehingga
peneliti tidak selamanya berada di luar
objek studi.
Peneliti menggunakan metode studi
kasus karena metode ini sesuai dengan
tujuan penelitian yang akan memecahkan
masalah perusahaan yang berhubungan
dengan sistem akuntansi. Studi kasus
dilakukan secara langsung ke objek
penelitian untuk mengadakan pengamatan
dan pengambilan data terhadap objek
yang diteliti.
Penelitian dilakukan pada PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya ,
khususnya di fokuskan pada sistem
pengendalian intern atas sistem dan
prosedur penjualan kredit di PT. United
Motors Centre (UMC) Surabaya.
Jenis data yang dikumpulkan dalam
pembahasan ini adalah data kualititatif
berupa gambaran umum PT. United
Motors Centre (UMC), struktur
organisasi, dan lain – lain. Data tersebut
akan diorganisasikan dan
didokumentasikan oleh peneliti. Sumber
data yang digunakan dalam penelitian ini
meliputi: (1) Data Primer diperoleh
wawancara secara langsung dari
sumbernya yaitu Bagian administrasi
berupa penjelasan atau keterangan baik
lisan maupun tertulis, melalui kegiatan
observasi, maupun kuesioner dengan
pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan
perusahaan. (2) Data sekunder diperoleh
dari berbagai dokumen, catatan dan
laporan dikeluarkan oleh perusahaan yang
berkaitan dengan sistem akuntansi
khususnya sistem dan prosedur penjualan
kredit dan data perusahaan seperti sejarah
perusahaan, struktur organisasi dan
penjelasan mengenai uraian tugasnya.
Teknik Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah:
Survei pendahuluan, Studi kepustakaan,
Penelitian lapangan , Observasi,
Dokumentasi.
Teknik Analisis Data
Mempelajari hasil wawancara dan
data yang diperoleh dari PT. United
Motors Centre (UMC) Surabaya untuk
memahami situasi dan kondisi dari obyek
penelitian, kemudian menganalisa
masalah yang ada pada sistem
pengendalian intern atas sistem dan
prosedur penjualan kredit yang diterapkan
saat ini.
Adapun langkah selanjutnya adalah
dengan melakukan editing, yaitu
merupakan proses untuk meneliti kembali
catatan-catatan dan data-data yang
diperoleh guna mengetahui apakah data-
data tersebut relevan, valid, lengkap, tapat
13
waktu, serta dapat disiapkan untuk proses
selanjutnya.
Selanjutnya dari data-data dan hasil
analisa data-data tersebut, dapat
dievaluasi penerapan sistem pengendalian
intern atas sistem dan prosedur penjualan
kredit di PT. United Motors Centre
(UMC) Surabaya.
Dengan cara membandingkan
sistem pengendalian intern atas sistem
dan prosedur penjualan kredit di PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya
dengan sistem pengendalian intern atas
sistem dan prosedur penjualan kredit
secara teori.
Untuk sistem pengendalian intern,
teknik analisis data adalah dengan
menggunakan skala pengukuran yaitu
skala likert sebagai bahan dalam
menganalisis data dari perusahaan. Skala
ini disusun untuk mengukur baik atau
tidaknya pelaksanaan pengendalian intern
di PT. United Motors Centre (UMC)
Surabaya. Dengan menggunakan
penelitian pada setiap item yang menjadi
unsur dalam setiap pengendalian intern
yaitu otorisasi transaksi, pengamanan
aktiva dan catatan, pemisahan tugas,
dokumen dan catatan yang memadai.
Pedoman dari masing-masing item
dibuat dalam tiap kriteria yang terdiri dari
lima pilihan jawaban yang dapat dipilih
oleh perusahaan sesuai dengan sistem
pengendalian intern. Sedangkan skor
untuk masing-masing item adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.2
Penskoran Skala Likert
Sumber: Sugiyono (2008:107)
Jumlah skor adalah penjumlahan
masing-masing item dengan
menggunakan rumus rerata, yaitu:
Rerata = Jumlah Skor
Jumlah Item
Mengacu pada pedoman penskoran
berdasarkan skala likert di atas, dapat
diasumsikan bahwa bila hasil rerata
analisis daftar pertanyaan menghasilkan
asumsi sebagai berikut :
5 Berarti pelaksanaan sistem
pengendalian intern atas sistem dan
prosedur penjualan kredit yang diterapkan
perusahaan adalah sangat baik.
4 s/d 4,9 Berarti pelaksanaan
sistem pengendalian intern atas sistem
dan prosedur penjualan kredit yang
diterapkan oleh perusahaan adalah baik.
14
Jawaban Skor Jawaban
Sangat Sesuai 5
Sesuai 4
Belum sesuai 3
Tidak Sesuai 2
Sangat Tidak Sesuai 1
3 s/d 3,9 Berarti pelaksanaan
sistem pengendalian intern atas sistem
dan prosedur penjualan kredit yang
diterapkan oleh perusahaan adalah cukup
baik.
2 s//d 2,9 Berarti pelaksanaan
sistem pengendalian intern atas sistem
dan prosedur penjualan kredit yang
diterapkan perusahaan adalah kurang
baik.
1 s/d 1,9 Berarti pelaksanaan
sistem pengendalian intern atas sistem
dan prosedur penjualan kredit yang
diterapkan perusahaan adalah tidak baik.
Kemudian dapat diambil
kesimpulan terhadap hasil penerapan
sistem pengendalian intern atas sistem
dan prosedur penjualan kredit di PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya.
Bila ditemukan adanya kelemahan yang
terjadi, maka dapat diberikan saran
terhadap kelemahan yang ada pada sistem
pengendalian intern atas sistem dan
prosedur penjualan kredit pada PT.
United Motors Centre (UMC) Surabaya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
PT. United Motors Company
didirikan di Surabaya pada tahun 1952,
yang berlokasi di Jalan Jenderal Basuki
Rahmat No.14, dan dengan adanya
peraturan mengenai pemakaian nama
Perseroan Terbatas, maka sejak tahun
2001 PT. United Motors Company telah
berubah menjadi
PT. United Motors Centre.
Pada mulanya UMC menangani
produk-produk dari Genera Motors,
Datsun, Chrysler, Simca, dan Jeep AMC.
Sejalan dengan perkembangan jaman dan
tentunya melewati beberapa tahapan,
maka pada tahun 1981 melalui PT.
Indohero UMC mendapat kepercayaan
untuk menjadi Main Dealer Suzuki untuk
wilayah Jawa Timur dan Kalimantan
Selatan, yang dipimpin oleh Jos
Mardanus, dengan memiliki jaringan
sales, service dan suku cadang, baik yang
dikelola oleh cabang UMC dan
pengangkatan sub dealer.
Pada tahun 1984 UMC ditunjuk
oleh PT Indomobil Niaga International
untuk menangani wilayah Jatim dan Bali,
Lombok, Nusa Tenggara Timur dan Nusa
Tenggara Barat, dimana untuk selanjutnya
mulai tahun 1992 PT. United Indo Bali
yang berdomisili di Denpasar diangkat
menjadi main dealer untuk wilayah Bali,
Lombok, Nusa Tenggara Timur dan Nusa
Tenggara Barat.
Berawal dari memasarkan produk
Suzuki dengan type ST20 PU, Mini Bus
dan Jeep Jimny LJ80V, UMC telah
memasarkan Carry, Katana, Side Kick,
Escudo dan Baleno. Dengan pertumbuhan
populasi yang pesat secara optimistis
tuntutan akan pelayanan penjualan dan
purna jual meningkat pula, sehingga
15
ada
Input Data
Proses sales order
Mutasi
Menerima pesanan melalui telepon
Input Data
Proses Excel
Ada Barang ?
Pesanan Batal
Tidak Ada1
Faktur
23Faktur
4Faktur
Pemesan
1T
1
2Faktur
3Faktur
Dilakukan analisa terhadap penjualan
Apakah disetujui
Tidak
Intruksi Transaksi Batal
Mengcopy salah satu faktur serta membuat surat perjanjian jual beli
Disetujui
2Faktur
1Surat Perjanjian jual beli
3Faktur
T2
3Faktur
2Surat Perjanjian Jual beli
3Faktur
3
2
3Faktur
Menginput Data
Proses Zahir Accounting
File Jurnal Penjualan
File Buku Besar
File Buku Besar Pembantu Piutang
3
3Faktur
2Surat Perjanjian jual beli
3Faktur
Cek dan menyiapkan mobil yang dipesan sesuai faktur, serta membuat surat jalan