Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)unw.ac.id/site/download/bpm/f5dc46de733c8c9781d30b7718e...SOP Layanan Registrasi (Daftar Ulang), Cuti Studi dan Perpanjangan Studi

DAFTAR ISI Halaman Judul i

Halaman Pengesahan ii

Daftar Isi iii

BAB I. PROSEDUR SPMI 1

BAB II. PSOSEDUR MUTU PENERIMAAN MAHASISWA BARU 7

SOP PMB Jalur Prestasi dan Kerjasama 15 SOP PMB Jalur Reguler 17 SOP Layanan Registrasi (Daftar Ulang), Cuti Studi dan Perpanjangan Studi 19 SOP Layanan Registrasi (Daftar Ulang), Cuti Studi dan Perpanjangan Studi 21 SOP Layanan Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Ujian Semester Antara 26 SOP Layanan Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Ujian Semester Antara 27 SOP Layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium, dan Wisuda 35 SOP Pelaporan PD-DIKTI 40 SOP Layanan Akreditasi 44 SOP Layanan Eksternal 46 SOP Pengarsipan dan Layanan Administrasi Akademik 52 Layanan Publik 58 Kesejahteraan Mahasiswa (Layanan Mahasiswa) 60 Layanan Mahasiswa 62 Kesejahteraan Mahasiswa (Dana Sosial) 65 Dana Sosial 67 Administrasi dan Kegiatan Kemahasiswaan 70 Layanan Kegiatan Kemahasiswaan 73 Pengembangan Kepribadian Mahasiswa 80 SOP Pengembangan Kepribadian Mahasiswa 82 Layanan Alumni 85 SOP Layanan Alumni 87 Tracer Studi 88 Formulir Tracer Studi 103

BAB III. PROSEDUR MUTU PEMBIMBINGAN AKADEMIK 105

BAB IV. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN BUKU DAGANGAN 108

Formulir Permohonan Penyusunan Buku Perdagangan Kuliah Mahasiswa 112 Formulir Hasil Verifikasi Penyusunan Buku Perdagangan Kuliah

Mahasiswa 113

BAB V. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER(RPS) 114 Formulir Rencana Pembelajaran Semester (RPS) 117

iii PROSEDUR SPMI

Formulir Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 122

BAB VI. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN KURIKULUM 124

Formulir Peta Kurikulum 137 Formulir Masukan Kurikulum 138

BAB VII. PROSEDUR MUTU KEHADIRAN DOSEN MENGAJAR 139 Formulir Presensi Perkuliahan 141 Formulir Jurnal Perkuliahan 142 Formulir Presensi Perkuliahan 143

BAB VIII. PROSEDUR MUTU SUASANA AKADEMIK 144

BAB IX. PROSEDUR MUTU PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN SANKSI 150

BAB X. PROSEDUR MUTU PENGANGKATAN KAPRODI, KA.LAB 154

BAB XI. PROSEDUR MUTU PENGANGKATAN DEKAN 157

BAB XII. PROSEDUR MUTU PENINGKATAN KOMPETENSI 160

BAB XIII. PROSEDUR MUTU PEMBERIAN DEMOSI, SANKSI, DAN REWARD 162

BAB XIV. PROSEDUR MUTU PELANGGARAN KODE ETIK 166

BAB XV. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS 168

BAB XVI. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN RENCANA OPERASIONAL DAN EVALUASI KINERJA LEMBAGA 170

BAB XVII. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN VISI MISI 173

BAB XVIII. PROSEDUR MUTU PENGELOLAAN SURAT MASUK 191 Formulir Pengarsipan Surat Masuk 194 Formulir Lembar Disposisi Surat 196

BAB IX. PROSEDUR MUTU PENGELOLAAN SURAT KELUAR 197 Formulir Permohonan Surat Keterangan Mahasiswa 202 Formulir Permohonan Surat (Bagi Mahasiswa) 203 Formulir Permohonan Pembuatan Surat Keluar (Bagi Karyawan) 204 Formulir Surat Tugas Tanpa Form Disposisi 205 Formulir Agenda Surat Tugas 206 Formulir Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas 207

BAB X. PROSEDUR MUTU PENDISTRIBUSIAN SURAT 210 Formulir Ekspedisi Pendistrisian Surat

BAB XI.

PROSEDUR MUTU PEMUSNAHAN DOKUMEN PERSYURATAN 211 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Persuratan 213

Iv

PROSEDUR SPMI

BAB XII.

PROSEDUR MUTU INFORMASI,DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI 214 Formulir Permohonan Dokumentasi dan Publikasi 217

BAB XIII. PROSEDUR MUTU KEPROTOKOLERAN 218 Formulir Berita Acara Kunjungan 220

BAB XIV. PROSEDUR MUTU PENERIMAAN TAMU KUNJUNGAN DARI LUAR

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO 221 Formulir Berita Acara Kunjungan 223

BAB XV. PROSEDUR MUTU KRITIK DAN SARAN 224

Formulir Kritik dan Saran 227

BAB XVI. PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN KENDARAAN OPERASIONAL 228

Formulir Peminjaman Kendaraan Operasional 231

BAB XVII. PROSEDUR MUTU KEAMANAN LINGKUNGAN 232

BAB XVIII. PROSEDUR MUTU KEBERSIHAN LINGKUNGAN 235 Formulir Kebersihan Ruang 238 Formulir Kebersihan Kamar Mandi 239

BAB XIX. PROSEDUR MUTU PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA 240 Formulir Usulan Sarana dan Prasarana 243 Formulir Penghapusan Barang 245

BAB XVI. PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN SARANA DAN SARANA 246 Formulir Peminjaman Sarana dan Prasarana 248

BAB XVII. PROSEDUR MUTU PENGEMBALIAN PEMINJAMAN SARANA DAN

SARANA 249 Formulir Pengembalian Sarana dan Prasarana 251

BAB XVIII. PROSEDUR MUTU PERAWATAN SARANA DAN SARANA 252

BAB XIX. PROSEDUR MUTU SURAT KEPUTUSAN 255 Formulir SK Rektor Tentang Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah 258 Formulir SK Rektor Tentang Penetapan Pembimbing Akademik 259 Formulir SK Rektor Tentang Penetapan Pembimbing Praktek

Belajar Lapangan 260 Formulir SK Rektor Tentang Pengangkatan Dosen Pembimbing

Skripsi 261

BAB XX.

PROSEDUR MUTU REKRUTMEN PEGAWAI 262 Formulir Berita Acara Seleksi Penerimaan SDM 265

BAB XXI. PROSEDUR MUTU MASA PERCOBAAN 268 Formulir Penilain Kerja Karyawan 270

v PROSEDUR SPMI

BAB XXII.

PROSEDUR MUTU PENILAIAN KEDISPLINAN 271 Formulir Penilaian Kedisiplinan 273

BAB XXIII. PROSEDUR MUTU PROMOSI PEGAWAI 274

BAB XXIV. PROSEDUR MUTU SANKSI PEGAWAI 276

BAB XXV. PROSEDUR MUTU DEMOSI PEGAWAI 278

BAB XXVI. PROSEDUR MUTU KENAIKAN PANGKAT DOSEN 280

Formulir Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat untuk

Kenaikan Pangkat Dosen 282

BAB XXVII. PROSEDUR MUTU MUTASI PEGAWAI 284

BAB XXVIII. PROSEDUR MUTU CUTI DAN IJIN 289

Formulir Cuti

BAB XXIX. PROSEDUR MUTU CUTI DAN IJIN 291

BAB XXX. PROSEDUR MUTU PENGUSULAN NIDN 293

BAB XXXI. PROSEDUR MUTU PENGARSIPAN DATA PEGAWAI 295

BAB XXXII.

PROSEDUR MUTU IDENTITAS PEGAWAI 297

BAB XXXIII.

PROSEDUR MUTU SERTIFIKASI DOSEN 300

BAB XXXIV. PROSEDUR MUTU STUDI LANJUT 303

BAB XXXV. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN TARIF BIAYA KULIAH (SPP-SKS) 305

BAB XXXVI. PROSEDUR MUTU PENERIMAAN KEUANGAN 307

BAB XXXVII. PROSEDUR MUTU PENYUSUNAN ANGGARAN UNIVERSITAS 308

BAB XXXVIII. PROSEDUR MUTU PENCAIRAN ANGGARAN BIRO, UPT, FAKULTAS 310

BAB XXXIX. PROSEDUR MUTU PENGAJUAN CEK 312

BAB XXXX.

PROSEDUR MUTU PEMBAYARAN TAGIHAN RUTIN 314

BAB XXXXI. PROSEDUR MUTU TAGIHAN NON RUTIN 316

BAB XXXXII.

PROSEDUR MUTU PEMBAYARAN BEASISWA 317

BAB XXXXIII. PROSEDUR MUTU PEMBAYARAN GAJI DAN HONORARIUM 319

BAB XXXXIV.

PROSEDUR MUTU PENENTUAN DAN PEMBAYARAN PERJALANAN 320

vi PROSEDUR SPMI

DINAS

BAB XXXXV. PROSEDUR MUTU USULAN DAN PENETAPAN HONOR KELEBIHAN

MENGAJAR DAN DOSEN TIDAK TETAP 322

BAB XXXXVI. PROSEDUR MUTU PENETAPAN HPS 324

BAB XXXXVII. PROSEDUR MUTU PELAPORAN REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN 327

BAB XXXXVIII. PROSEDUR MUTU PELAPORAN KEUANGAN 329

BAB XXXXIX.

PROSEDUR MUTU PEEMRIKSAAN KAS BENDAHARA 331

BAB XXXXX. PROSEDUR MUTU PENGELOLAAN SIM KEUANGAN, INPUT DATA 332 DAN CETAKAN

BAB XXXXXI. PROSEDUR MUTU PEMBAYARAN MAHASISWA 333

BAB XXXXXII. PROSEDUR MUTU PERMOHONAN DISPENSASI PEMBAYARAN

MAHASISWA 336

BAB XXXXXIII.

PROSEDUR MUTU PELAPORAN DANA KEGIATAN 337 Formulir Honor Dosen Luar 338 Formulir Rencana Bisnis Anggaran UAS Tertulis 339 Formulir Rencana Bisnis Anggaran UAS Praktik 340 Formulir Rencana Bisnis Anggaran Ujian Praktik Klinik dan

Komunitas 341 Formulir Rencana Bisnis Anggaran Praktik Klinik 342 Formulir Bisnis Anggaran Skripsi 343 Formulir Bisnis Anggaran Bahan Praktikum 344 Formulir Rencana Bisnis Anggaran Honor Mengajar 345 Formulir Rekapitulasi Rencana Bisnis Anggaran 346 Formulir Laporan Kegiatan 347 Formulir Pencarian Anggaran 348

vii

PROSEDUR SPMI

SPMI – PROSEDUR SPMI

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO Kode/No : PM-SPMI-01

PROSEDUR SPMI

1. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu tujuan dari Rencana Strategis Universitas Ngudi Waluyo tahun 2016-2021

adalah membentuk sistem manajemen universitas yang memiliki akuntabilitas,

akseptabilitas, dan berbudaya organisasi yang sehat. Tujuan ini diarahkan pada peningkatan

mutu manajemen universitas yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang

akademik, sumber daya (manusia, keuangan, sarana prasarana dan informasi). Mutu

diarahkan pada setiap jenjang agar universitas mampu menyelenggarakan seluruh

kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan

standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian sasaran renstra tersebut. Praktik-

praktik BAAKK yang telah berlangsung di Universitas Ngudi Waluyo perlu distandarisasi dan

didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan

fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik BAAKK tersebut.

Terkait dengan tujuan dari Rencana Strategis tahun 2016-1018, Badan Penjaminan

Mutu akan membangun standarisasi sistem layanan berbasis Teknologi Informasi (TI) yang

dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAAKK serta mampu

memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan

proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis TI

perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau disebut Prosedur Mutu (PM)

untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di

dalamnya.

B. Tujuan

Prosedur Mutu (PM) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur

operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan

bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang

dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten,

standar dan sistematis. Dengan adanya prosedur Mutu atau (PM) diharapkan dapat

meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh BAAKK. Dengan

adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat

dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan.

Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin

terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi

dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan

maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan

yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses

pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikian

dapat dipastikan melalui PM ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja

layanan.

C. Diskripsi dan Ruang Lingkup

Layanan yang diberikan di BAAKK dapat dibedakan menjadi 2 kelompok besar layanan,

yaitu pertama, layanan yang diberikan kepada calon mahasiswa/mahasiswa mulai dari

perekrutan mahasiswa baru, kuliah sampai pada layanan terakhir sebelum mahasiswa

meninggalkan UNW yaitu wisuda. PM yang dihasilkan adalah PM Penerimaan Mahasiswa

Baru, PM Registrasi dan Bimbingan Rencana Studi, PM Layanan Perkuliahan, Ujian Akhir

Semester, Evaluasi Sisip Program, PM Layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda, PM

Pengarsipan dan Layanan Administrasi Akademik, PM Layanan Beasiswa, PM Dana

Kesehatan dan Sosial, dan PM Administrasi dan Kegiatan Kemahasiswaan. Kedua, layanan

yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya alumni, Kopertis, instansi lain di luar

UNW atau unit lain di UNW. PM kelompok kedua ini meliputi PM Laporan PD Dikti, PM

layanan Akreditasi, PM Layanan Eksternal, PM layanan Alumni dan PM Layanan Publik.

Dalam BAUKu ini akan dimuat kelompok besar PM yang masing-masing meliputi PM

Perkuliahan dan PM Layanan Eksternal. Dalam Layanan perkuliahan akan mengembangkan

standarisasi layanan dari mulai perekrutan mahasiswa baru sampai kepada proses ujian

tugas akhir. Sementara layanan eksternal akan mengembangkan proses standarisasi layanan

yang berhubungan dengan pihak luar dan proses layanan setelah mahasiswa lulus termasuk

di dalamnya adalah alumni sendiri misalnya laporan PD Dikti ke Kopertis, legalisasi ijasah

dan lain-lain.

D. Kebijakan Layanan dan Organisasi

1. Visi, Misi dan Motto BAAKK

a. Visi : Menyediakan layanan dan pusat informasi akademik yang berbudaya sehat &

bereputasi internasional .

b. Misi :

1) Mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan staf secara terus menerus

melalui pendidikan dan kursus-kursus

2) Mengaplikasikan teknologi-teknologi baru untuk meningkatkan layanan dan

sebagai pusat informasi akademik

3) Memberikan pelayanan dengan ramah, manusiawi, dan menyenangkan

4) Pengabdian total kepada stakeholder

c. Motto : Melayani dengan ikhlas memberi pelayanan prima

2. Kebijakan Layanan

a. Masing-masing staf bertanggung jawab terhadap bidang layanan tertentu

b. Dalam operasional sehari-hari proses layanan dipisahkan antara staf layanan di loket

yang akan melayani kebutuhan reguler dari para mahasiswa seperti daftar ulang,

pendaftaran ujian akhir dan lain-lain dan pihak-pihak di luar mahasiswa seperti

alumni, instansi pemerintah dan lain-lain yang membutuhkan, dengan staf yang

melayani/bekerja untuk menyelesaikan produk-produk yang akan diberikan kepada

para lulusan seperti ijasah, transkrip serta layanan-layanan non-reguler seperti

penerimaan mahasiswa baru dan lain-lain.

c. Masing-masing staf harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, artinya

apabila seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf

lainnya berkewajiban membantunya

3. Budaya Kerja

a. Mengedepankan keterBAUKaan antar staf

b. Membangun kepercayaan antar staf

c. Mengembangkan budaya team work

d. Mewujudkan komunikasi kekeluargaan

e. Bekerja dengan roh ignatian yang menjunjung tinggi nilai-nilai reflektif dan

pengorbanan diri

4. Pelayanan/Produk

a. Mengorganisir laporan PD Dikti

b. Pendaftaran Ulang/Registrasi mahasiswa setiap awal semester

c. Pendaftaran ujian akhir semester

d. Pendaftaran ujian proposal/sidang tugas akhir

e. Pendaftaran ujian semester antara

f. Mempersiapkan ijasah dan transkrip lulusan

g. Mengelola pelaksanaan kegiata akademik seperti janji kepaniteraan, wisuda dan

sumpah profesi

h. Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain,

baik dari dalam UNW maupun luar UNW

i. Mengorganisir proses Penerimaan Mahasiswa Baru bekerja sama dengan panitia

PMB.

5. Struktur Organisasi

Sistem organisasi BAAK terdiri dari kepala biro, dan Ka. Bagian. Bagian layanan di BAAK

terdiri dari 6 bagian. Secara struktur organisasi BAAK dapat dilihat pada gambar berikut

:

Ka. BAAKK

Kabag.

Akademik

Kabag. Kemahasiswaan

& Alumni

Bag. Ujian

Tulis &

Tugas Akhir

Bag. Ijasah &

transkrip

Bag.

Registrasi

mahasiswa

Bag. Jas

almamater

Bag.

Treassure &

legalisir

6. Kebijakan Mutu

a. Kebijakan Umum

Untuk menjamin agar kinerja layanan BAAKK dapat berkembang dengan baik dan

dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa

kebijakan umum yang dilakukan oleh BAAKK.

b. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk

menjamin agar proses layanan terhadap stakeholder dapat dilakukan dengan baik :

1) Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap stakeholder

2) Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang

menjadi tanggung jawab BAAKK seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru,

daftar ulang laporan PD Dikti dan lain-lain

c. Melakukan koordinasi dalam rangka kegiatan non rutin misalnya peminjamam ruang

kuliah untuk tempat tes perguruan tinggi lain

d. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan ataupun kursus-

kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun

perkembangan teknologi informasi

e. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap

yang mengarah kepada budaya kerja yang ingin dicapai

f. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan

melalui masukan dari stakeholder berdasarkan evaluasi dari kuesioner yang diisi oleh

mahasiswa.

7. Indikator Kinerja Biro Administrasi Akademik

a. Kepuasan stakeholder yang meliputi aspek-aspek berikut:

3) Reliability

4) Responsiveness

5) Emphaty

6) Tangible

b. Validitas, kecepatan updating dan kelengkapan data/informasi yang diberikan kepada

pihak yang membutuhkan

c. Kecepatan layanan yang diberikan BAAKK kepada stakeholder

d. Kejelasan prosedur layanan

e. Kelancaran laporan PD Dikti

8. Indikator Kinerja Kunci (Key Performance Indicator) BAAKK

b. Kepuasan stakeholder

Nilai Indikator kinerja kunci: rerata kepuasan stakeholder sebesar 3 (skala 1 – 4)

Nilai indikator kepuasan stakeholder diukur melalui kuesioner

c. Kelancaran laporan PD Dikti

Nilai indikator kinerja kunci: Tingkat kelancaran pelaporan PD Dikti per semester

bernilai 3 (skala 1 – 3)

d. Kecepatan layanan

Indikator kinerja kunci: tingkat kecepatan layanan bernilai 3 (skala 1 – 4)

Pengukuran kecepatan layanan akan dievaluasi setiap akhir tahun

9. Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik

Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik (BAAK)

No Pernyataan 1 2 3 4 Reliability

1. Prosedur pelayanan di BAAK tidak berbelit-belit

Sangat Tidak Setuju

○ ○ ○ ○ Sangat Setuju

2. Proses pelayanan di BAAK cepat dan tepat

Sangat tidak Setuju


3. Kegiatan administrasi rapi dan teratur

Sangat Tidak setuju


4. Staf BAAK memberi pelayanan yang memuaskan sesuai kebutuhan anda

Sangat Tidak Setuju


Responsiveness

5. Staf BAAK menunjukkan disiplin kerja yang tinggi

Sangat Tidak Setuju


6. Staf BAAK memberi tanggapan yang cepat dan baik terhadap keluhan anda

Sangat Tidak Setuju


7. Prosedur penyampaian informasi jelas dan mudah dimengerti

Sangat Tidak Setuju


8. Staf BAAK selalu ada sesuai jadwal Sangat Tidak Setuju


9. BAAK memberikan jaminan apabila terjadi kesalahan pada hasil kerja staf BAAK

Sangat Tidak Setuju


10. Staf BAAK memiliki sifat sopan, ramah, jujur, dan dapat dipercaya

Sangat Tidak Setuju


11. Staf BAAK memiliki kemampuan, pengetahuan, dan kecakapan yang tinggi dalam menjalankan tugasnya

Sangat Tidak Setuju


Empathy 12 BAAK memberikan kemudahan dalam

akses pelayanan administrasi akademik

Sangat Tidak Setuju


13 BAAK tidak membiarkan pengguna layanan menunggu antrian terlalu lama

Sangat Tidak Setuju


14 Staf BAAK bertugas sepenuh hati dalam memberikan pelayanan

Sangat Tidak Setuju


15 Komunikasi staf BAAK dengan pengguna layanan berjalan dengan baik dan lancar

Sangat Tidak Setuju


16 Staf BAAK memberikan perlakuan yang adil kepada setiap pengguna

Sangat Tidak Setuju


PETUNJUK PENGISIAN. Mohon kesediaan anda untuk mengisi kuesioner ini dengan baik guna pen gembangan dan perbaikan pelayanan Biro Administrasi Akademik (BAAK). Pilihlah bilangan yang sesuai dengan penilaian anda terhadap pernyataan yang disediakan dengan cara menghitamkan lingkaran di bawahnya.

layanan Tangible

17 Ruang pelayanan dan ruang tunggu BAAK nyaman

Sangat Tidak Setuju


18 Staf BAAK berpenampilan rapi, sopan, sesuai dengan situasi dan kondisi

Sangat Tidak Setuju


19 Kantor BAAK tertata secara bersih dan rapi

Sangat Tidak Setuju


20 Informasi yang diberikan BAAK dapat diandalkan

Sangat Tidak Setuju


21 Sistem Informasi (komputer) yang ada di BAAK bekerja dengan handal

Sangat Tidak Setuju


Berdasarkan pengalaman anda, mohon dituliskan jenis layanan BAAK yang masih

mengecewakan dan perlu diperbaiki.

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Terima kasih atas partisipasi Anda

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT

KAB. SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU

PENERIMAAN MAHASISWA BARU

No.

Dokumen

PM-AKD-01

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

A. TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme layanan penerimaan mahasiswa baru mulai dari persiapan

promosi sampai dengan layanan kegiatan masa orientasi (OKE MABA).

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan

mahasiswa baru.

3. Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang

berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan universitas.

B. DESKRIPSI

Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui beberapa tahapan proses,

yaitu persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan mahasiswa baru melalui seleksi

jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur reguler, daftar ulang, pengunduran diri calon

mahasiswa baru dan OKE MABA. Proses penerimaan mahasiswa baru dilakukan dengan

mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan

mengacu pada peraturan akademik yang ditetapkan universitas. Kepanitiaan PMB disusun

dengan memperhatikan struktur organisasi tingkat universitas. Kepanitiaan PMB disusun

berdasrkan surat keputusan rektor.

C. DAFTAR ISTILAH

1. Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu

pengetahuan, teknologi, atau seni.

2. Kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas dan penuh tanggung jawab yang

dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam

melaksanakan tugas di pekerjaan.

D. RUANG LINGKUP

1. Persiapan Promosi

2. Pelaksanaan Promosi

3. PMB jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur reguler

4. Tes masuk

5. Seleksi

6. Publikasi hasil seleksi jalur reguler

7. Daftar Ulang

8. Pengunduran Diri Mahasiswa Baru

9. Data mahasiswa baru

10. OKE MABA

E. REFERENSI

1. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Undang-Undang RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan No. 44 Tahun 2015 tentang Standar

Nasional Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-01

JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA BARU (PMB) TANGGAL DIKELUARKAN 20 Oktober 2017

AREA BIRO ADMINISTRASI DAN AKADEMIK NO REVISI : 00

Kegiatan

No

Pihak terkait Dok Waktu

Calon

Mahasiswa

Baru

Panitia

PMB

Sie.

Seleksi

Rektorat

/WR I

BAAK/

Sekretariat

Prodi/

Dekanat

BAUK

Persiapan

Sosialisasi PMB

1

1.1.

s/d

1.3

2 bln

Pelaksanaan

Sosialisasi PMB

2

2.1

2.2

8 bln

PMB Jalur Prestasi

3a

Ya

tidak

3.1 8 bln

PMB Jalur

Kerjasama,

3b

Ya

tidak

3.2. 8 bln

PMB Jalur Reguler

3c

3.3 3 bln

Tes Masuk 4

4.1

4.2

200

mnt

Seleksi

5

tidak

ya

5.1. s/d

5.4

1 hari

A

B

Publikasi Hasil

Seleksi Jalur

Reguler

6 6.1 1 jam

Dispensasi

Ya

Tidak

7.1

7.3

10

mnt

Pembayaran

7.1

7.3

10

mnt

Daftar Ulang 7 7.1

s/d

7.3

10

mnt

Pengunduran diri

8

tidak

Ya

8.1

s/d

8.3

10

mnt

Data mahasiswa

baru

9 9.1

s/d

9.6

10

mnt

OKE MABA

10 10.1 15

mnt

C

PROSEDUR SPMI

11

No Kegiatan

Dokumen Waktu

1 1.1. Data-data SMA/SMK 1.2. Informasi PMB; Kalender; BAUKu panduan PMB, 1.3. Souvenir

Sept-Okt

2 2.1. Leaflet per prodi; poster UNW 2.2. Lembar Soal Tes PMB

Sept – Maret

3 3.1. Informasi PMB ; Surat Penawaran kerja sama dari UNW ; Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi ; Surat Pengantar dari Sekolah.

3.2. Informasi PMB ; Surat Penawaran Kerja sama dari UNW ; Formulir Pendaftaran Jalur Kerjasama ; Lembar Soal Tes PMB.

3.3. Informasi PMB ; Formulir Pendaftaran Jalur Reguler ; Lembar Soal Tes PMB

Sept – Agustus

4 4.1. Peraturan Pelaksanaan Tes 4.2. Lembar Soal tes PMB dan lembar jawab

Sept – Agustus

5 5.1. Data pendaftar 5.2. Data nilai tes 5.3. Data jumlah mahasiswa membayar 5.4. Print out hasil seleksi

Dilaporkan setiap hari kepada ketua panitia PMB

6 6.1. Daftar Calon Mahasiswa Baru UNW 6.2. SK Penerimaan Mahasiswa Baru

Juli – Agustus

7 7.1. SK Penerimaan ; 7.2. BAUKu Panduan Daftar Ulang (memuat syarat daftar ulang) ; 7.3. Slip Pembayaran

September– Agustus

8 8.1. SK Penerimaan 8.2. BAUKti pembayaran 8.3. BAUKti diterima di PT lain

Oktober – Agustus

9 9.1. Fotocopy ijasah yang telah dilegalisir oleh sekolah 9.2. Fotocopy SKHUN yang telah dilegalisir oleh sekolah 9.3. Fotocopy akte kelahiran 9.4. Surat keterangan lulus uji tulis 9.5. Surat keterangan lulus uji kesehatan (prodi tertentu) 9.6. Isian Data Pribadi

Sept – Agustus

10. 10.1 Data peserta Okemaba Agustus

PROSEDUR SPMI

12

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

1. Persiapan Sosialisasi PMB

a. Panitia PMB

1) Ketua PMB bertanggungjawab penuh terhadap kelancaran proses PMB dan

tercapainya jumlah target mahasiswa baru

2) Sekretaris bertugas membantu Ketua PMB melaksanakan korespondensi,

menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting, menerima tamu terkait dengan

kerjasama yang berhubungan dengan PMB, membuat jadwal pertemuan dan

perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, menyiapkan bahan-bahan

rapat kepada ketua PMB, mengatur rapat-rapat

3) Sekretariat PMB membuat iklan tentang PMB UNW diberbagai surat kabar dan radio

maupun dalam bentuk spanduk

4) Bendahara PMB menyusun draft anggaran keperluan PMB UNW untuk kemudian

dikoordinasikan ke ka. BAUK dan untuk selanjutnya atas sepersetujuan WR II

5) BAUK menentukan besaran dana Registrasi Mahasiswa Baru untuk dikonsulkan ke

Yayasan Ngudi Waluyo dan Rektor Universitas Ngudi Waluyo

6) Sie. Publikasi mengumpulkan data SMA/SMK terbagi dalam beberapa wilayah

beserta conntact person SMA/SMK tersebut

7) Sie. Publikasi menyusun draft leaflet, poster, souvenir dan kalender untuk

dikonsultasikan ke Rektor

8) Sie. Perlengkapan PMB menyediakan sarana prasarana terkait dengan PMB UNW

maupun persiapan sosialisasi.

b. Sie Publikasi & Promosi bersama BAAK merancang berkas-berkas lainnya dan

mencetak untuk mempersiapkan proses PMB Jalur Prestasi dan Kerjasama. Berkas-

berkas yang perlu dipersiapkan adalah :

1) Leaflet informasi PMB

2) Jadwal rinci PMB

3) Surat-surat penawaran kerjasama PMB ke berbagai sekolah mitra

4) Poster UNW

5) BAUKu panduan daftar ulang

6) Formulir jalur prestasi, kerja sama dan reguler

7) Leaflet Program Studi (kerja sama dengan Progam Studi)

2. Pelaksanaan Sosialisasi PMB

a. Sie Publikasi & Promosi bekerja sama dengan BAAK merancang jadwal kegiatan dan

petugas yang bertanggungjawab pada kegiatan sosialisasi tersebut (disesuaikan dengan

kegiatan ekspo sekolah). Sosialisasi PMB dilakukan melalui :

1) Iklan media masa

2) Iklan poster/spanduk/baliho

3) Ekspo pendidikan

4) Website UNW

5) Presentasi langsung kepada siswa-siswa di sekolah

6) Wisata kampus/open house

PROSEDUR SPMI

13

b. Sebelum hari pelaksanaan promosi Sie Publikasi & Promosi mempersiapkan beberapa

perlengkapan sebagai berikut :

1) Perlengkapan dekorasi : taplak, paku, pukul, solasi, gunting/kater, rafia

2) Baner dan backdrop sesuai kebutuhan

3) Laptop dan viewer

4) Leaflet dan spanduk

5) Souvenir perlengkapan promosi : stiker, tas, pembatas BAUKu, ballpoint, gantungan

kunci dan lain-lain

6) Proposal ekspo dan BAUKti transfer

7) Soal tes masuk jika merencanakan akan mengadakan tes di tempat ekspo

8) Formulir jalur prestasi dan jalur kerja sama jika akan mengadakan tes sekaligus

c. Sebelum hari pelaksanaan promosi , Sie Publikasi & Promosi mengajukan anggaran

keuangan untuk kebutuhan pelaksanaan mengikuti ekspo ke Kepala Biro Keuangan

untuk dicairkan satu hari sebelum berangkat promosi

d. Sebelum hari pelaksanaan promosi Sie Publikasi & Promosi menghubungi Kabag.

Rumah Tangga untuk meminta kendaraan

e. Tim promosi melakukan kegiatan promosi dan pameran pendidikan di berbagai sekolah

sesuai jadwal yang telah disepakati dengan sekolah atau menyesuaikan dengan jadwal-

jadwal ekspo yang sudah dirancang oleh sekolah.

f. Petugas promosi pada saat berjaga di stand pameran bertugas :

1) Memberi informasi kepada para pengunjung (siswa sekolah, orang tua siswa, guru,

dan umum) dan sekaligus memberikan leaflet kepada yang membutuhkan

2) Membagi formulir jalur prestasi

3) Melakukan presentasi di kelas jika diberi kesempatan oleh sekolah

4) Mengadakan tes masuk kepada calon mahasiswa jika ada kesempatan dan sekolah

memberi ijin

g. Petugas promosi melaporkan LPJ ke Ka. BAUK

3. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

1. Jalur Prestasi

a. Sekretariat bersama BAAK membuat surat dilampiri sejumlah formulir Jalur

Prestasi yang ditujukan ke berbagai sekolah mitra dengan maksud menawarkan

kerja sama penerimaan mahasiswa baru melalui jalur prestasi

b. Sekolah mengkoordinir pendaftaran jalur prestasi dan mengirimkan berkas-berkas

yang diperlukan (nilai rapor kelas 11 semester I dan II) ke UNW (berkas ini dapat

juga dititipkan kepada petugas promosi yang kebetulan berkunjung ke sekolah

tersebut)

c. Berkas-berkas jalur prestasi yang dikirim dari sekolah (formulir pendaftaran dan

data nilai rapor) dikelola oleh BAAK untuk selanjutnya data-data tersebut

diinputkan ke dalam komputer

d. Seleksi jalur prestasi oleh kaprodi didasarkan pada nilai-nilai rapor siswa

dilaksanakan di Laboratorium Komputer Dasar.

e. BAAK memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil tersebut ke sekolah. Hasil

seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri beberapa berkas. Setiap amplop yang

akan diterima oleh siswa yang diterima berisi berkas-berkas sebagai berikut :

1 Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru

2 Slip pembayaran

PROSEDUR SPMI

14

3 BAUKu panduan daftar ulang

f. Sekretariat mengumumkan hasil seleksi di internet (web UNW) sehingga siswa

dapat langsung melihat hasilnya.

2. PMB Jalur Kerjasama dengan Sekolah

a. Sekretraris bersama BAAK membuat surat ditujukan ke berbagai sekolah mitra

dengan maksud menawarkan kerja sama penerimaan mahasiswa baru melalui jalur

Kerja sama

b. Sekolah mengkoordinir pendaftaran jalur prestasi dan mengirimkan berkas-berkas

yang diperlukan (Nilai rapor kelas 11 semester I dan II) ke UNW (berkas ini dapat

juga dititipkan kepada sie. Publikasi & promosi yang kebetulan ke sekolah tersebut)

c. Berkas-berkas jalur prestasi yang dikirim dari sekolah ( formulir pendaftan dan

data nilai rapor) dikelola oleh sekretariat untuk selanjutnya data-data tersebut

diinputkan ke dalam komputer

d. Seleksi jalur prestasi oleh kaprodi didasarkan pada nilai-nilai rapor siswa

dilaksanakan di gedung PMB.

e. Sekretariat memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil tersebut ke sekolah.

Haisl seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri beberapa berkas. Setiap amlop

yang akan diterima oleh siswa yang diterima oleh siswa yang diterima berisi

berkas-berkas sebagai berikut :

1) Surat keputusan Penerimaan mahasiswa baru

2) Slip pembayaran

3) BAUKu panduan daftar ulang

f. Sekretariat mengumumkan hasil seleksi di internet (web UNW) koordinasi dengan

Kabag. Humas UNW sehingga siswa dapat langsung melihat hasilnya.

PROSEDUR SPMI

15

Proses seleksi untuk Jalur Prestasi dan Jalur Kerja Sama dengan flow-chart dapat dilihat di

bawah ini:

Aktifitas Sekreta riat

Calon mahasiswa

HUMAS/P2TKP

Prodi & Pejabat

Dokumen Waktu

Ekspo/presentasi/tes/penjualan formulir pendaftaran di sekolah oleh humas/P2TKP

Info PMB, form pendaftaran, prospektus rapor, lembar jawab calon

8 bulan

Data rapor dan lembar jawab calon dari sekolah dibawa humas/P2TKP

Rapor dan lembar jawab 1 hr

Data identitas calon dan data rapor dimasukkan ke komputer dan lembar jawab diurutkan oleh BAAK

Rapor dan lembar jawab

1 minggu

BAAK menscan lembar jawab calon dan olah data

Lembar jawab calon 3 jam

BAAK meminjam lab, mengundang kaprodi, rektorat,dekan untuk seleksi, LKD menyiapkan lab untuk seleksi

Undangan ke Kaprodi rektorat, dekan dan permohonan ke kepala Lab

1 jam

Seleksi oleh Kaprodi/dekan

Data di komputer

2 jam

Pencetakan data rekap hasil seleksi oleh BAAK dan tanda tangan kepala BAAK dan kaprodi

Daftar lulus per prodi

5 menit

Setelah semua prodi selesai seleksi BAAK memfinalisasi data akhir dan mencetak rekap data calon mahasiswa lulus

Rekap data lulus dan daftar lulus per prodi

1 jam

Data soft copy dikirim ke sekretariat (diumumkan di web)


20 mnt

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING PROCEDURE

KODE

PM-AKD-02

JUDUL

PMB JALUR PRESTASI & KERJASAMA

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA

BIRO ADMINISTRASI DAN AKADEMIK

NO REVISI : 01

PROSEDUR SPMI

16

BAAK mencetak SK, label, slip pembayaran

SK, label, slip dan BAUKu panduan

3 jam

Amplop ditempeli label dan diisi SK, slip & BAUKu panduan per calon

Amplop per calon dan sekolah

4 jam

Menyiapkan pengantar ke sekolah dilampiri daftar calon yang diterima


2 jam

Mengirimkan berkas ke sekolah sekolah


1 jam

3. PMB Jalur Reguler

a. Persiapan Pendaftaran

1 Ketua PMB bersama Sekretariat melakukan rekrutmen petugas pendaftaran

2 Sie Perlengkapan menyiapkan perlengkapan tempat pendaftaran. Beberapa

hal yang perlu disiapkan adalah : meja kursi untuk pendaftaran, komputer

untuk menginput data pendaftar, backdrof untuk dekorasi, jaringan dan

sumber-sumber listrik.

b. Proses Pendaftaran

1 Pendaftaran calon mahasiswa baru di Gedung Apotik Ngudi Waluyo oleh

petugas pendaftaran

2 Petugas pendaftaran setiap hari melakukan validasi data pendaftaran. Jika

terjadi perubahan pilihan, penambahan peserta dan pembatalan pendaftar

pada saat akhir pendaftar maka perubahan ini juga harus diinformasikan ke

Sekretariat

c. Proses Pelaksanaan Seleksi

1 Sebelum pelaksanaan seleksi , Sie seleksi menyiapkan soal dan berita acara

ujian baik ujian tulis dan ujian kesehatan

2 Sie perlengkapaan menyiapkan ruang yang akan dipergunakan untuk tes

seleksi PMB

3 Ujian tulis dilaksanakan dengan nmelayani secara langsung pendaftar yang

akan melakukan ujia tulis dengan waktu 60 menit secara

komputerisasi/manual

4 Setelah tes seleksi lembar jawab dikoreksi oleh petugas dari sie seleksi yang

berjaga pada hari itu dan kemudian melakukan validasi

kelulusan/ketidaklulusan

5 Setelah peserta dinyatakan lulus, kemudian dilanjutkan dengan uji kesehatan

dengan waktu @ 15 menit

6 Setelah peserta selesai ujian kesehatan, kemudian sie seleksi uji kesehatan

melakukan validasi kelulusan/ketidaklulusan

7 Proses seleksi selesai

d. Surat keputusan kelulusan

1. Pencetakan SK kelulusan oleh sekretariat. Berkasn yang perlu dipersipakan

adalah SK penerimaan, slip pembayaran, BAUKu panduan daftar ulang

PROSEDUR SPMI

17

Proses seleksi untuk Jalur reguler dengan flow-chart dapat dilihat di bawah ini :

Aktifitas Sekre tariat

CALON MHS

Uji Tulis Prodi & Pejabat

Dokumen Waktu

Pelaksanaan tes reguler Soal tes dan

lembar jawab 200 mnt

Lembar jawab dikirim ke BAAK oleh P2TKP

Lembar jawab 1 jam

BAAK memproses lembar jawab calon

Lembar jawab 5 jam

BAAK meminjam lab, mengundang panitia inti, prodi, dekan untuk seleksi, LKD menyiapkan lab

Undangan ke Kaprodi rektorat, dekan dan permohonan ke kepala Lab

1 jam

Seleksi oleh Kaprodi/dekan

Data di komputer

2 jam

Pencetakan data rekap hasil seleksi oleh BAAK dan tanda tangan kepala BAAK dan kaprodi

Daftar lulus per prodi

10 menit

Setelah semua prodi selesai seleksi BAAK memfinalisasi data akhir dan mencetak rekap data calon mahasiswa lulus


1 jam

Data soft copy pendaftar diterima dikirim oleh sekreriat

Rekap dat a lulus dan daftar lulus per prodi

20 menit

Sekretariat mencetak SK, label, slip pembayaran

SK, label, slip dan BAUKu panduan

1 hari Amplop ditempel label dan diisi SK, slip dan BAUKu panduan per calon

Amplop per calon

4. Daftar Ulang

a. Pada saat mahasiswa melakukan daftar ulang mahasiswa baru wajib menyelesaikan

urusan administrasi keuangan yang meliputi Dana Pengembangan Pendidikan, SPP,

dana Kemahasiswaan dan Oke Maba, ESQ di Bank mitra UNW

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-03

JUDUL :

PMB JALUR REGULER

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA


NO REVISI : 01

PROSEDUR SPMI

18

b. Selanjutnya mahasiswa baru melakukan daftar ulang di sekretariat (membawa

berkas persyaratan yang telah ditentukan)

c. Mahasiswa baru akan memperoleh BAUKti daftar ulang dari Sekretariat untuk

pengambilan KTM

5. Pengunduran Diri Mahasiswa Baru

a. Mahasiswa baru yang sudah melakukan daftar ulang dapat mengundurkan diri dengan

alasan diterima di PT lain atau karena alasan tertentu.

b. Proses pengunduran diri dilakukan di BAAK dengan membawa BAUKti penerimaan

mahasiswa baru dari PT lain atau BAUKti alasan lain berserta BAUKti daftar

ulang/BAUKti bayar ke UNW.

c. Calon mahasiswa baru akan menerima BAUKti Pelaporan Pengunduran Diri dan rincian

pengembalian biaya studi yang telah dibayarkan.

d. Dengan membawa BAUKti Pelaporan Pengunduran Diri calon mahasiswa baru

menghadap Kepala Biro Keuangan untuk mendapatkan slip pencairan uang

e. Dengan Slip pencairan uang tersebut mahasiswa baru mencairkan uang di kasir UNW.

6. Data Mahasiswa Baru

Hasil Akhir dari proses Penerimaan Mahasiswa Baru adalah Data Mahasiswa yang

selanjutnya menjadi dasar bagi universitas untuk proses kegiatan berikutnya.

7. Masa orientasi mahasiswa (oke maba)

Setelah Daftar Ulang Mahasiswa baru wajib untuk mengikuti Oke Maba.

PROSEDUR SPMI

19

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-04

JUDUL :

LAYANAN REGISTRASI (DAFTAR ULANG),

CUTI STUDI, DAN PERPANJANGAN STUDI

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA


NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme layanan registrasi sampai dengan Bimbingan Kartu Rencana Studi

(KRS) yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan ini.

3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan

yang ditetapkan universitas.

5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan

DESKRIPSI

Kegiatan layanan registrasi dan bimbingan kartu rencana studi (KRS) adalah kegiatan layanan

yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa dan unit kerja lain, melalui proses dari

pengambilan slip pembayaran uang kuliah sampai dengan print out data mahasiswa peserta

kuliah.

RUANG LINGKUP

1. Pengambilan slip pembayaran uang kuliah

2. Pendaftaran dan Pembayaran uang kuliah

3. Aktivasi Registrasi KTM

4. Bimbingan Rencana Studi

5. Modifikasi KRS

6. Print-out Data Mahasiswa Peserta Kuliah

DAFTAR ISTILAH

1. Dispensasi adalah penundaan pembayaran UKT sekitar satu bulan atas persetujuan dengan

WR II. Dengan melakukan dispensasi mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh

layanan akademik seperti mahasiswa lainnya yang sudah melakukan pelunasan UKT

2. Bimbingan Kartu Rencana Studi (KRS) on-line adalah seluruh proses mulai dari

pembimbingan oleh dosen pembimbing akademik kepada mahasiswa sampai kepada

pengisian kartu Rencana Studi oleh mahasiswa secara on-line setelah sebelumnya

mahasiswa melakukan proses daftar ulang

3. Bimbingan Klasikal adalah bimbingan yang dilakukan oleh dosen pembimbing kepada

mahasiswa yang menjadi tanggung jawabnya secara bersama-sama dengan mahasiswa

lainnya yang dilaksanakan di ruang kelas sebelum mahasiswa melakukan BRS on-line

4. Bimbingan Individual adalah bimbingan secara individual oleh dosen pembimbing kepada

mahasiswa sebelum mahasiswa melakukan BRS on-line

PROSEDUR SPMI

20

5. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah Kartu yang dikeluarkan oleh universitas yang berisi

daftar matakuliah yang akan diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan selama satu

semester ke depan

6. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu yang dimiliki oleh seorang mahasiswa yang

berisi tentang identitas sebagai BAUKti fisik bahwa mahasiswa tersebut telah terdaftar

secara resmi sebagai mahasiswa Universitas Sanata Dharma

7. Modifikasi KRS adalah proses perubahan pengambilan matakuliah oleh mahasiswa karena

mahasiswa merasa tidak cocok dengan matakuliah yang sudah diambil sebelumnya

REFERENSI

1. Kalender Akademik

2. Peraturan Akademik

3. Panduan/Pedoman Akademik Program Studi

PROSEDUR SPMI

25

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-04

JUDUL: LAYANAN REGISTRASI (DAFTAR ULANG), CUTI STUDI,

DAN PERPANJANGAN STUDI

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA

BIRO ADMINISTRASI DAN AKADEMIK (BAAK)

NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Pihak Terkait

Mahasiswa Sekret

/Prodi/Deka

n

BAUK Bank BAAK WR II Dok Waktu

Pengumuman Daftar Ulang

1 1.1 15 mnt

Cuti Studi

2 Ya

Tidak

2.1

10 mnt

Perpanjangan Studi

3 Ya

Tidak

3.1

15 mnt

Dispensasi 4 Ya

tidak

4.1

4.2.

10 mnt

Terlambat membayar uang

kuliah

5

ya

tidak

5.1.

5.2.

15 mnt

Pengambilan slip

6

6.1.

5 mnt

PROSEDUR SPMI

26

pembayaran uang kuliah

Pembayaran Uang Kuliah 7

7.1. 5 mnt

Legalisasi KTM

8

8.1

5 mnt

No

Kegiatan

Dokumen Waktu

1 1.1. Pengumuman Daftar Ulang 15 mnt

2 2.1. Instruksi Kerja cuti studi 10 mnt

3 3.1. Permohonan Perpanjangan Studi 15 mnt

4 4.1. Surat Permohonan Dispensasi

4.2. Surat Keputusan Dispensasi

10 mnt

5 5.1. Surat Permohonan Ijin Pembayaran SPP ke

Kaprodi

5.2. Surat Permohonan Ijin Pembayaran SPP ke

Kepala BAAK

10 mnt

5 mnt

6 6.1. Slip Pembayaran Uang Kuliah 5 mnt

7 7.1. BAUKti Pembayaran yang disahkan bank 5 mnt

8 8.1. KTM 5 mnt

PROSEDUR SPMI

27

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

LAYANAN REGISTRASI (DAFTAR ULANG), CUTI STUDI, DAN

PERPANJANGAN STUDI

1. Pengumuman Daftar Ulang

a. BAAK membuat pengumuman Daftar Ulang dan dikirimkan ke Kaprodi, Sekretariat

Program Studi, Bagian Uang Kuliah, dan Bank.

b. Pengumuman berisi tentang informasi:

1) Rincian, Cara dan Persyaratan Pembayaran

2) Tempat dan Waktu Pembayaran

3) Cuti Studi

2. Instruksi Kerja proses Cuti Studi

Aktifitas Mhs Dekan/

Kaprodi

/ sek

prodi

BAUK BANK BAAK Dokumen Waktu

Mahasiswa

mengajukan

permohonan cuti

di BAAK

Form cuti 10 mnt

Mahasiswa

menerima

formulir

permohonan cuti

Form cuti 5 mnt

Formulir

Pengantar Cuti

dimintakan tanda

tangan ke Kaprodi

Form cuti 10 mnt

Farmulir yang

sudah ada tanda

tangan kaprodi

dimintakan

persetujuan

dekan

Form cuti 10 mnt

Dengan

membawa surat

persetujuan dari

dekan mahasiswa

mengambil slip di

BAUK dan

membayar ke

bank

Surat

persetujua

n cuti dari

dekan

10 mnt

Mahasiswa BAUKti 5 mnt

PROSEDUR SPMI

28

menerima BAUKti

bayar dari bank

bayar dari

bank

Mahasiswa

mendaftar cuti ke

BAAK dan akan

memperoleh KTM

dicap cuti, SK cuti

Surat

persetujua

n cuti dari

dekan,

BAUKti

bayar,

KTM

10 mnt

BAAK mengirim

tembusan SK cuti

ke prodi

Tembusan

SK cuti 15 mnt

3. Instruksi kerja Perpanjangan Studi

Aktifitas Mhs Dekan/

Kaprodi

/ sek

prodi

Rektor BAAK Dokumen Wakt

u

Mahasiswa membuat

surat permohonan

perpanjangan ke Dekan

10

mnt

Surat permohonan

dimintakan tanda tangan

(diketahui) oleh kaprodi

10

mnt

Mahasiswa mengajukan

permohonan

perpanjangan studi ke

dekan diketahui kaprodi

Apabila

perpanjanga

n lebih 2 x

Form

permohona

n

perpanjanga

n studi

10

mnt

Dekan membuat

permohonan

perpanjangan studi ke

rektor tembusan ke

BAAK (perpanjangan

lebih 2x)

10

mnt

Mahasiswa menerima SK

perpanjangan studi dari

sekretariat prodi atau

dari rektor jika

perpanjangan lebih 2x

SK

Perpanjanga

n Studi

10

mnt

Tembusan SK

perpanjangan studi

dikirim ke BAAK

Tembusan

SK

Perpanjanga

n Studi

15

mnt

Catatan : Setelah SK perpanjangan studi

PROSEDUR SPMI

29

diperoleh, berikutnya

mahasiswa melakukan

registrasi seperti layaknya

mahasiswa lainnya

4. Pembayaran Uang Kuliah (Dispensasi, Terlambat membayar)

Prosedur :

a. Mahasiswa mengambil slip pembayaran uang kuliah DI bauk), berikutnya membayar ke

bank dan mahasiswa akan menerima BAUKti pembayaran

b. Bila TIDAK, mahasiswa dapat mengajukan permohonan dispensasi ( dengan membuat

surat permohonan) ke WR II.

c. WR II akan memberi surat keputusan dispensasi kepada mahasiswa yang mengajukan

dan memberi tembusan kepada orang tua mahasiswa yang bersangkutan dengan

dikirim melalui pos.

d. Jika mahasiswa terlambat membayar mohon persetujuan dengan Kaprodi.

e. Dengan surat persetujuan dari Kaprodi mahasiswa mohon persetujuan dengan Kepala

BAAK untuk melakukan pembayaran

Tanggung jawab : BaUK, Bank, dan WR II.

5. Aktivasi Registrasi KTM :

Prosedur :

a. Mahasiswa menyerahkan KTM ke BAAK dilampiri BAUKti bayar uang kuliah dari bank

atau BAUKti dispensasi dari WR II

b. BAAK memberikan tanda registrasi (REG) atau Cuti (CUTI) pada KTM dan diserahkan

kembali kepada mahasiswa

Tanggung jawab : BAAK

PROSEDUR SPMI

30

TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme layanan Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Ujian Semester

Antara yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan ini.


4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan

yang ditetapkan universitas.

5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan.

DESKRIPSI

Kegiatan layanan Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Ujian Semester Antara adalah kegiatan

layanan yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa dan unit kerja lain, melalui proses dari

pengelolaan ruang kuliah sampai dengan ujian semester antara.

RUANG LINGKUP

1. Pengelolaan ruang kuliah

2. Persiapan Kebutuhan BRS

3. Pelaksanaan kuliah

4. Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS)

5. Ujian Semester Antara

6. Meneruskan kuliah

DAFTAR ISTILAH

1. Ujian Semester Antara : adalah evaluasi untuk mahasiswa yang masih memiliki nilai D atau

E yang sebelumnya mengikuti pwerkuliahan semester antara yang dilaksanakan diakhir

semester gasal dan sebelum memulai semester genap atau sebaliknya.

REFERENSI

1. Peraturan Akademik

DOKUMEN LEVEL STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE PM-AKD-05

JUDUL LAYANAN

PERKULIAHAN, UJIAN AKHIR SEMESTER DAN UJIAN SEMESTER ANTARA

TANGGAL DIKELUARKAN 20 Oktober 2017

AREA

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAAK)

NO REVISI : 01

PROSEDUR SPMI

31

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-05

JUDUL

Layanan

Perkuliahan, Ujian Akhir Semester dan Ujian Semester

Antara

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA


NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Pihak yang terkait Dok Wa

ktu Mahasiswa Prodi/Sekr

et

BUAK Bank Dosen PA BAAK WR II /

Rektor

Persiapan Bimbingan Kartu

Rencana Studi

1

1.1.-

1.5.

7 hr

Bimbingan Rencana Studi

2

2.1. -

2.5.

15

mnt

Modifikasi KRS

3

Ya

Tidak

3.1.

3.2

2-

14

hari

Print-out Presensi

Peserta Kuliah

4

4.1. 15

mnt

Pelaksanaan kuliah

5

5.1.

5.2.

3 hr

PROSEDUR SPMI

32

Pembayaran Uang SKS & SPP

6

tidak

dispensasi

6.1.

6.2.

6.3.

6.4.

15

mnt

Cetak Kartu Ujian Akhir

7

7.1.

-

7.5.

5

mnt

Pelaksanaan

Ujian Akhir Semester (UAS)

8

8.1. –

8.4

.

2

mng

Hasil Ujian Akhir semester 9

9.1. 2

mng

Ujian Semester Antara

10

DO

Tidak

10.1.

10.2.

10.3.

1

mg

Meneruskan semester

berikutnya

11

11.1

-

11.5

15

mnt

Cetak KHS

12

12.1 2 hr

PROSEDUR SPMI

34

No

Kegiatan Dokumen Waktu

1

1.1. Flowchart pengelolaan ruang kuliah

1.2. Daftar Penawaran Matakuliah

1.3. Jadwal Perkuliahan

1.4. Jadwal bimibingan KRS

1.5. Kartu Hasil Studi

2

2.1. Jadwal Bimbingan Klasikal

2.2. Jadwal Bimbingan Individual

2.3. Kartu Mahasiswa

2.4. Proses Bimbingan KRS

2.5. Kartu Rencana Studi

3

3.1. Jadwal Modifikasi KRS

3.2. KRS hasil modifikasi

4 4.1. Presensi perkuliahan

5 5.1. RPS

5.2. Handout Matakuliah/bahan ajar

6

6.1. Pengumuman Pembayaran Uang SKS & SPP


6.3. BAUKti pembayaran uang SKS & SPP

6.4. Surat dispensasi dari WR II

7


7.2. BAUKti bayar uang SKS & SPP

7.3. Surat Dispensasi dari WR II

7.4. Kartu Ujian Akhir

7.5. Daftar penerima beasiswa dari WR I

8

8.1. Jadwal Ujian Akhir

8.2. Kartu Ujian Akhir


8.4. Presensi Ujian Akhir semester

9 9.1. Hasil Ujian Akhir semester

10

10.1. Hasil Ujian semester antara dari prodi

10.2. Daftar nilai

10.3. Flowchart semester antara

11

11.1. Flowchart pengelolaan ruang kuliah

11.2. Daftar Penawaran Matakuliah

11.3. Jadwal Perkuliahan

11.4. Jadwal bimbingan KRS

11.5. Kartu Hasil Studi

12 12.1. KHS

PROSEDUR SPMI

35


LAYANAN PERKULIAHAN

1. Persiapan Bimbingan Rencana Studi

Prosedur:

a. Prodi membuat Daftar penawaran Matakuliah yang akan ditawarkan beserta dosen yang

mengampunya untuk diinformasikan kepada mahasiswa pada semester yang

bersangkutan berdasarkan kurikulum yang digunakan

b. Program studi membuat Jadwal Perkuliahan berdasarkan matakuliah yang ditawarkan

c. Jadwal perkuliahan perlu dilengkapi dengan ruang tempat perkuliahan. Pengelolaan

ruang kuliah diatur bersama oleh program studi dan BAUK berdasarkan base-room

prodi dan ruang yang dikelola oleh BAUK bagian rumah tangga (lihat flow chart).

d. Daftar matakuliah beserta dosen pengampunya serta jadwal perkuliahan dimasukkan ke

dalam jaringan untuk persiapan BRS on-line

e. Prodi membuat jadwal bimbingan klasikal, bimbingan individual, BRS on-line dan jadwal

modifikasi KRS

Tanggungjawab: program studi

2. Proses Bimbingan Kartu Rencana Studi

Prosedur

Prosedur Bimbingan KRS on-line secara rinci diatur oleh setiap Fakultas atau Program Studi.

Secara umum proses pengisian KRS dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Mahasiswa mengikuti bimbingan klasikal yang diberikan oleh dosen pembimbing

akademiknya sesuai jadwal yang telah ditentukan. Pembimbingan secara individual

bisa mengikuti jadwal yang dibuat oleh program studi atau diatur tersendiri oleh

Pembimbing Akademik.

b. Mahasiswa menunjukkan KTM yang sudah dilegalisasi melakukan pengisian KRS secara

on-line di Laboratorium Komputer Dasar berdasarkan jadwal yang diatur antara

Fakultas atau Program Studi dengan BAPSI.

c. Sekretariat mencetak KRS yang sudah diisi oleh mahasiswa secara on-line sebanyak 3

lembar. Selanjutnya KRS diserahkan kepada dosen pembimbing akademik untuk

ditandatangani.

d. Mahasiswa menyerahkan amplop (berperangko secukupnya) yang sudah diberi nama

mahasiswa dan alamat orang tua mahasiswa sebagai tempat tujuan surat (untuk

mengirimkan KHS mahasiswa ke orang tua) untuk mengambil satu lembar KRS yang ada

pada pembimbing akademik. Satu lembar KRS lainnya untuk arsip sekretariat prodi

3. Modifikasi KRS

Proses modifikasi KRS diatur oleh program studi

a. Modifikasi KRS dilakukan bagi mahasiswa yang merasa tidak cocok dengan matakuliah

yang sudah diambil pada waktu BRS on-line.

b. Pengubahan rencana beban studi (modifikasi KRS) dilaksanakan maksimal 2 minggu

sejak kegiatan perkuliahan semester yang bersangkutan dimulai.

PROSEDUR SPMI

36

c. Proses modifikasi KRS diatur oleh program studi masing-masing

4. Pencetakan Daftar Matakuliah

Pencetakan daftar matakuliah (presensi kuliah) dilakukan oleh BAAK

Tanggungjawab : BAAK

5. Pelaksanaan kuliah

Mahasiswa mengikuti perkuliahan sesuai jadwal yang diatur oleh masing-masing program

studi.

Tanggungjawab : program studi

6. Pembayaran Uang SKS

Prosedur:

a. Mahasiswa melakukan pembayaran SKS dan SPP di bank, berdasarkan jumlah sks yang

sudah di validasi oleh PA secara online.

b. Mahasiswa menerima BAUKti pembayaran dari bank

c. BAUKti pembayaran di upload oleh mahasiswa, kemudian bendahara melakukan

validasi.

d. Mahasiswa mencetak KRS secara online dan kemudian dimintakan tanda tangan PA dan

kaprodi.

e. Apabila belum memiliki uang mahasiswa dapat memanfaatkan fasilitas dispensasi dari

WR II. Prosedur dispensasi seperti pada pembayaran uang kuliah

Tanggungjawab: BAUK, Wakil Rektor II

7. Pengambilan Kartu Ujian Akhir

Prosedur:

a. Mahasiswa melakukan cetak kartu ujian secara online

Tanggungjawab: Bagian BAAK

8. Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS)

Prosedur:

a. Ujian Akhir Semester (UAS) diatur dan dilaksanakan oleh masing-masing Prodi.

b. Untuk mengikuti ujian akhir semester mahasiswa wajib menunjukkan Kartu Ujian Akhir

Semester

c. Pengawas ujian akan memeriksa kartu ujian untuk memparaf Kartu Ujian Akhir

Semester pada matakuliah yang sedang diujikan

d. Mahasiswa mengisi presensi pada saat mengikuti ujian


9. Hasil Ujian Akhir Smester

a. Setelah semester berakhir dosen memasukkan nilai kedalam siakad

b. Mahasiswa dapat melihat nilai secara online di siakad

c. Sekretariat prodi memasukkan data nilai ujian setiap mahasiswa dan presensi

kehadiran dosen dalam perkuliahan di jaringan

PROSEDUR SPMI

37

10. Ujian Semester Antara

a. Program studi melaksanakan ujian seemster antara pada akhir semester berjalan dan

sebelum pelaksanaan semester berikutnya .

b. Prodi menyerahkan data mahasiswa yang mengikuti semester antar kepada dekan.

Dekan memberi wewenang kepada BAAK untuk menyusun jurnal dan presensi

perkuliahan semester antara

Tanggungjawab : Program studi, BAAK, Dekan

PROSEDUR SPMI

38

Flow-chart : PENGELOLAAN RUANG

AKTIFITAS BAAK SEKRET

PRODI

DOKUMEN WAKTU

Berdasarkan jadwal

semester yang sudah

dibuat, sek prodi

memasukkan

penggunaan ruang ke

dalam base-roomnya

melalui jaringan

tidak

cukup

cukup

2 hari

Melakukan kerja sama

dengan prodi lain dalam

satu fakultas dalam

penggunaan ruang

cukup

1 hari

BAAK mencarikan ruang

ke berbagai prodi

lainnya dalam satu

universitas (menunggu

setelah semua prodi

selesai memasukkan

penggunaan ruang ke

base-roomnya)

Tidak

cukup

1 hari

Catatan 1. BAAK bertugas membagi ruang seluruh universitas ke dalam

base-room setiap prodi secara adil berdasarkan jumlah

mahasiswa dan jumlah kelas yang ada di prodi

2. Secara periodik BAAK berkewajiban mengevaluasi pembagian

base-room antar prodi yang ada

3. Sek prodi hanya memiliki kewenangan menggunaan ruang

dalam base-roomnya saja (di luar base-roomya tidak bisa)

4. BAAK memiliki kewenangan menggunakan semua ruang yang

ada di universitas setelah prodi selesai memanfaatkan base-

roomnya untuk kegiatan perkuliahan

selesai

selesai

PROSEDUR SPMI

39

Flow-chart : UJIAN SEMESTER ANTARA

Aktifitas Mahasisw

a

Dekan/

Kaprodi/

sek

prodi

Rektor BAAK Dokumen Waktu

Prodi

memutuskan

mahasiswa yang

mengikuti

semester antara

1 hari

BAAK menerima

tembusan daftar

mahasiswa

semester

antaradari prodi

5 menit

BAAK menyusun

jurnal

perkuliahan dan

presensi semester

antara

berdasarkan data

dari prodi

Presensi

semester

antara

1

minggu

BAAK

menyerahkan

jurnal dan

presensi

mahasiswa

semester antara

kepada prodi

SK DO 1 hari

PROSEDUR SPMI

40


PROCEDURE

KODE PM-AKD-06

JUDUL LAYANAN

UJIAN TUGAS AKHIR, YUDISIUM DAN WISUDA

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017 AREA

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAAK) NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda yang diberikan

oleh BAAK kepada mahasiswa.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan tugas akhir yudisium

dan wisuda.


4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan

pendidikan yang ditetapkan universitas.

5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.

DESKRIPSI

Kegiatan layanan Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda adalah kegiatan layanan yang

diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa dan unit kerja lain, melalui proses dari pendaftaran

ujian tugas akhir sampai dengan pelaksanaan wisuda.

RUANG LINGKUP

1. Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir

2. Validasi data peserta ujian di BAAK

3. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir

4. Yudisium

5. Pendataan Lulusan di BAAK

6. Penerbitan ijasah dan transkrip asli beserta ligalisir

7. Pelaporan data lulusan ke Kopertis

8. Pendaftaran Wisuda

9. BAUKu Wisuda

10. Pelaksanaan Wisuda

DAFTAR ISTILAH

1. Ujian tugas akhir

2. Yudisium

3. Wisuda

4. BAUKu Lulusan

REFERENSI

1. BAUKu Peraturan Akademik

PROSEDUR SPMI

41

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-06

JUDUL

Layanan

Ujian Tugas Akhir, Yudisium dan Wisuda

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA


NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Pihak yang terkait Dok Waktu

Mahasiswa/

Wisudawan

Prodi/Sekret BAUK Bank PA BAAK WR II

Pendaftaran dan

Pembayaran Uang Ujian

Tugas Akhir

1

1.1. - 1.6

35

mnt

Pelaksanaan

Ujian Tugas Akhir

2

Tidak

LULUS

2.1.

2.2.

1 mg

Yudisium

3

3.1.

1 mg

Pengambilan Ijasah dan

Transkrip

4 4.1.- 4.5 1 mg

Pendaftaran Wisuda

5

5.1.

5.2.

15

mnt

PROSEDUR SPMI

42

5.3.

Pelaksanaan Wisuda

6

6.1.

6.2.

1 bln

No Kegiatan

Dokumen Waktu

1 1.6. Surat pengantar ujian tugas akhir dari prodi 1.7. BAUKti pembayaran 1.8. Persyaratan pendaftaran : Legalisir Ijasah terakhir,

Akte Kelahiran, pas foto 1.9. Kartu peserta Ujian Tugas Akhir 1.10. Form data peserta ujian 1.11. Berita acara ujian

2 2.1. Jadwal pelaksanaan ujian tugas akhir dari prodi 2.2. Berita acara pelaksanaan ujian tugas akhir

3 3.1. Berita Acara yudisium 4 4.1. Transkrip Nilai

4.2. Ijasah 4.3. SPI 4.4. BAUKu pendataan nomor seri ijasah 4.5. Paket legalisir

5 5.1. Informasi Pendaftaran wisuda 5.2. BAUKti pembayaran wisuda 5.3. BAUKti Pendaftaran Wisuda

6 6.1. Tata tertib pelaksanaan wisuda 6.2. BAUKu Wisuda 6.3. Undangan 6.4. SK Rektor tentang Wisuda Lulusan

PROSEDUR SPMI

43


LAYANAN UJIAN TUGAS AKHIR, YUDISIUM DAN WISUDA

1. Pendaftaran dan Pembayaran Uang Ujian Tugas Akhir

Prosedur :

1.1. Mahasiswa meminta Surat Pengantar Ujian Tugas Akhir dari Program Studi, dengan

syarat telah menyelesaikan laporan tugas akhir dengan melampirkan lembar

persetujuan dari pembimbing TA

1.2. Mahasiswa mengambil slip pembayaran uang ujian tugas akhir di BAUK dengan

membawa lembar persetujuan pembimbing TA

1.3. Mahasiswa membayar di Kabag. Keuangan

1.4. Mahasiswa mengisi formulir data peserta ujian dan menyerahkan persyaratan

pendaftaran ke BAAK, pendaftaran paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan

ujian. Persyaratan pendaftaran ke BAAK adalah

1.4.1. Lembar persetujuan dari pembimbing TA

1.4.2. BAUKti bayar ujian tugas akhir

1.4.3. Legalisir ijasah terakhir

1.4.4. Akte Kelahiran

1.4.5. Pas Foto

1.4.6. Toefl

1.4.7. Penggandaan TA

Tanggungjawab : program studi, BAUK, BAAK

2. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir

Prosedur : Ketentuan Tugas Akhir

2.1. Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir diatur oleh masing-masing program studi.

2.2. Proses pelaksanaan tugas akhir dilakukan secara tertutup dengan 3 orang penguji.

2.3. Bila TIDAK lulus diharuskan mengulang, bila lulus akan diyudisium pada akhir

semester (yudisuium)


3. Yudisium dan penerbitan ijasah, transkrip ((Surat Pendamping Ijasah=SPI)

Prosedur :

3.1. Yudisium menjadi kewenangan program studi.

3.2. Mahasiswa yang berhak diyudisium adalah mahasiswa yang sudah lulus ujian tugas

akhir.

3.3. Program studi menyerahkan berkas yudisium bagi mahasiswa yang sudah lulus ke

BAAK.

3.4. BAAK menerbitkan ijasah dan transkrip

Tanggungjawab: program studi, BAAK

4. Pengambilan Ijasah, transkrip dan DPAM

4.1. Mahasiswa yang sudah diyudisium oleh program studi mengambil slip pembayaran

wisuda dan paket legalisir di BAUK

PROSEDUR SPMI

44

4.2. Mahasiswa membayar wisuda, dan paket legalisir di BAUK

4.3. Mahasiswa mengambil ijasah dan akta, transkrip dan legalisir di BAAK dengan

mnyerahkan BAUKti bayar, BAUKti beres administrasi, KTM dan BAUKti penyerahan

soft copy tugas akhir dari perpustakaan

5. Pendaftaran Wisuda

Prosedur :

5.1. Mahasiswa yang sudah diyudisium oleh program studi

5.2. Mahasiswa membayar uang wisuda, ke BAUK dan akan menerima BAUKti bayar dari

BAUK

5.3. Mahasiswa menyerahkan BAUKti bayar uang wisuda

5.4. Mahasiswa menerima BAUKti pendaftaran sebagai peserta wisuda.

Catatan:

Satu minggu sebelum pelaksanaan wisuda mahasiswa melakukan pengepasan toga di

BAAK dengan rentangan waktu selama 4 hari

Satu hari sebelum pelaksanaan wisuda diadakan gladi bersih dan mahasiswa

diwajibkan untuk hadir.

Pelaksanaan Pelepasan Lulusan Fakultas diatur oleh Fakultas

Tanggungjawab : BAUK, BAAK

6. Pelaksanaan Wisuda dan Data Wisudawan/wati

6.1. Pelaksanaan wisuda menjadi tanggungjawab BAAK dan akan dilakukan 2 kali dalam

satu tahun akademik, yaitu Bulan April dan September

6.2. Pelaksanaan Wisuda dilaksanakan di kampus atau gedung milik instansi lain

berdasarkan jumlah wisudawan/wisudawati

6.3. Pada pelaksanaan wisuda BAAK menerbitkan BAUKu Wisuda

Tanggungjawab : BAAK

PROSEDUR SPMI

45

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-07

JUDUL :

PELAPORAN PD-DIKTI

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Tertibnya pelaporan PD Dikti mulai persiapan sampai dengan pengiriman dokuman

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan pelaporan PD DIKTI

3. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan PD DIKTI sampai ke Kopertis

4. Menjamin terpenuhinya baku mutu PD DIKTI

5. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi

DESKRIPSI (keterangan mengenai SOP)

Laporan PD DIKTI dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan oleh

pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis, dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait

dengan baku standart PD DIKTI. Bentuk layanan yang diberikan adalah laporan seluruh

rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester termasuk seluruh fasilitas, sarana dan

prasarana yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut kepada Kopertis. Laporan PD

DIKTI menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada

BAN/LAM PT

Ada hal yang seharusnya masuk definisi

Ukuran Baku Mutu PD DIKTI

N0 PARAMETER BAKU STANDARD 1 Jumlah mahasiswa / prodi / angk. > 100 2 Rasio mahasiswa : dosen

A. IPA B. IPS

< 30 : 1 < 45 : 1

3 Ijin mengajar bagi dosen tidak tetap (PNS – Dikti) di PT lain

Ada / Tidak

4 Rerata beban (mengajar) dosen tetap – EWMP < 12 5 Realisasi pembelajaran (tatap muka) antara

dosen dng mhs. > 70%

6 Jumlah SKS yang diambil mahasiswa berdasarkan IPS (%-tase penyimpangan)

< 0,5%

7 Nisbah lulusan : mhs aktif / tahun > 16% 8 Jumlah mahasiswa DO / tahun < 8% 9 Lama studi mahasiswa (semester) 8 – 14

10 Rerata IPS > 2,75 11 Jumlah penelitian & publikasi ilmiah dosen > 5% 12 Rasio mahasiswa mendaftar : daya tamping > 80% 13 Rasio mhs diterima : mendaftar ulang

(registrasi) > 80%

14 Rasio ruang belajar dng mahasiswa > 0,5 m2

PROSEDUR SPMI

46

15 Rasio ruang kerja : jml dosen > 4 m2 16 Rasio BAUKu dengan mahasiswa > 10% 17 Luas laboratorium yang dapat diakses oleh

program studi > 800 m2

(Universitas) 18 Jumlah Tenaga administrasi 4 org – D3 & 3 org –

S1 (Universitas)

19 Rasio ruang administrasi dng jml tenaga adm >4 m2 20 Luas ruang kuliah >1000 m2

(Universitas) 21 Luas ruang administrasi >80 m2

(Universitas) 22 Luas tanah PT >10.000m2

(Universitas) 23 Rasio mahasiswa lulus tepat waktu per angkatan ≥ 70% 24 Luas ruang perpustakaan >600 m2

(Universitas)

DAFTAR ISTILAH

1. PD DIKTI adalah singkatan dari pangkalan data pendidikan tinggi

2. Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu

pengetahuan, teknologi, atau seni

RUANG LINGKUP

1. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis

2. Ukuran kinerja program studi

3. Monitoring kinerja akademik program studi

REFERENSI

1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional

2. Undang-undangRepublik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No. 44 Tahun 2015 tentang Standar


4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

PROSEDUR SPMI

47

Kegiatan

Unit Kerja Terkait

Prodi BAAK Kepegawaian Rektorat LPPM Dokumen/Keputusan Waktu

BAAK sebagai koordinator merangkum Lap PD DIKTI dari berbagai unit yang terkait dengan kegiatan penyelenggaraan Program Studi

Rangkuman data sementara

sebagai bahan lap PD DIKTI

(dari sistem dan manual)

1

minggu

Validasi data awal oleh pengolah data (BAAK)

Data hasil validasi pengolah

data

Menyimpulan temuan persoalan

kebijakan Teknis Persoalan teknis atau

kebijakan

2 hari

Pencarian solusi atas persoalan

Solusi atas masalah yang

ada

1 minggu

Pelaksanaan solusi atas permasalahan

Rangkuman tindakan yang

harus dilakukan operator

1 minggu

Pengolahan data

1 minggu

Validasi, verifikasi data dan rekap validasi secara elektronik

Tolak

Ok

Validasi data terlihat

Pencetakan draft laporan PD DIKTI

Rekap data kinerja prodi 1 hari

Evaluasi/validasi data oleh Kaprodi, revisi dan pencetakan validasi

Tolak

Tanda tangan kaprodi pada

berkas

2 minggu

Pengiriman laporan PD DIKTI Ok Hard copy dan soft copy 1 hari

PROSEDUR SPMI

48

LAMPIRAN

PENJELASAN SOP PELAPORAN PD DIKTI

1. BAAK merangkum berbagai persoalan yang muncul dari laporan PD DIKTI sebelumnya

2. Hasil rangkuman persoalan dari BAAK didiskusikan untuk menyamakan persepsi tentang

persoalan yang ada. Jika persoalan yang ditemukan harus diselesaikan dengan pengambilan

kebijakan tertentu maka untuk menyelesaikan persoalan yang ada perlu melakukan

pertemuan dengan ketua program studi. Namun jika persoalan yang ada bersifat teknis

maka pertemuan dengan ketua program studi ditiadakan

3. Hasil rangkumam persoalan yang ada didiskusikan bersama antara BAAK dengan ketua

program studi untuk mencari solusi bersama atas masalah yang ada.

4. Kebijakan yang sudah diambil oleh ketua program studi serta solusi teknis yang sudah

diambil terkait dengan persoalan yang ada, selanjutnya ditindakanjuti oleh petugas

sekretariat (operator program studi), BAAK, Kepegawaian dan rektorat. Tugas operator

program studi, BAAK, kepegawaian, rektorat selain menindaklanjuti kebijakan yang sudah

diambil oleh ketua program studi, juga memiliki tugas untuk melakukan updating data yang

menjadi tanggung jawabnya

a. Kepegawaian memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : data dosen dan

karyawan, SK pengangkatan tenaga kerja, pengelompokan karyawan dalam bidang

keahliannya

b. BAAK memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : data mahasiswa baru,

mahasiswa cuti, mahasiswa berhenti, dan mahasiswa lulus

c. BPTIK memiliki tanggung jawab terhadap program

Program studi memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : kegiatan

perkuliahan

d. Kaprodi dan Rektorat memiliki tanggung jawab dalam pengambilan kebijakan serta data

beasiswa

5. Setelah persoalan yang ada diselesaikan serta data-data sudah diupdate oleh pihak yang

bertanggung jawab, maka BAAK melakukan validasi elektronik. Validasi elektronik

dilakukan untuk melakukan ceking apakah pengisian data yang dilakukan oleh pihak-pihak

terkait sudah sesuai aturan Kopertis. Jika dalam validasi elektronik masih ditemukan

persoalan maka pihak-pihak terkait perlu mengulangi updating data dengan benar sampai

tidak ditemukan lagi kesalahan dalam validasi elektronik

6. Jika sudah tidak ditemukan kesalahan melalui validasi elektronik maka BAAK mencetak

rekap laporan PD DIKTI untuk dimintakan evaluasi oleh Ketua Program Studi. Ketua

program Studi mengkoreksi rekap data terkait dengan program studinya. Apabila Kaprodi

menemukan data yang sekiranya tidak logis atau tidak sesuai dengan keadaan yang

senyatanya di program studinya, maka ketua program studi meminta pihak terkait untuk

merubah data yang ada agar sesuai dengan data yang sebenarnya. Informasi yang benar

terkait dengan data yang salah dapat disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab atas

data tersebut melalui BAAK. Selanjutnya BAAK berdasarkan data baru dari ketua program

studi meminta kepada unit yang bertanggung jawab terhadap data tersebut untuk

melakukan koreksi.

7. Apabila ketua program studi sudah setuju dengan rekap data yang ada maka ketua program

studi menandatangani rekap data tersebut dan mengembalikannya kepada BAAK.

8. BAAK melakukan pengiriman Laporan PD DIKTI ke Kopertis

PROSEDUR SPMI

49


PROCEDURE

KODE PM-AKD-8

JUDUL LAYANAN AKREDITASI


AREA BAAK

NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pengajuan akreditas program studi / institusi

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses pengajuan akreditasi

3. Terkendalinya proses pengajuan akreditasi dilingkungan internal institusi

DESKRIPSI

Prosedur Mutu ini dimaksukkan untuk membantu program studi secara administratif bagi

proses pengajuan akreditasi. Proses akreditasi program studi dan institusi mengukur kinerja

program studi berdasar standar yang ditentukan oleh Badan Akreditasi Nasional.

No Indikator Unit

1 Waktu Penyusunan Borang, Evaluasi Diri dan Portofolio 5 bulan

2 Waktu Verifikasi Data 1 bualn

3 Batas Penyerahan Berkas Akreditas sebelum habis masa akreditasi

6 bulan

DAFTAR ISTILAH

Program studi adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu

pengetahuan, teknologi, atau seni

Dekanat adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu rumpun keilmuan.

Akreditasi adalah penilaian kinerja institusi berdasar standar atau ukuran yang ditetapkan

oleh badan akreditasi/lembaga akreditasi.

BAAK adalah Biro Administrasi Akademik yang berkedudukan di Gedung Administrasi Pusat

Kampus I UNW Mrican

Badan Akreditas Nasional adalah lembaga yang ditunjuk pemerintah untuk melaksanakan

akreditasi program studi maupun institusi pendidikan di Indonesia

LAM PT Kes adalah lembaga akreditasi mandiri dibidang kesehatan yang ditunjuk pemerintah

untuk melaksanakan akreditasi khususnya prodi kesehatan

RUANG LINGKUP

Dokumen akreditas meliputi Borang Akreditasi, Evaluasi Diri dan Portofolio Institusi

REFERENSI

Pedoman Akreditasi Program Studi 2014 oleh Badan Akreditasi Nasional/LAM PT Kes

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Keterangan Ada di halaman berikutnya

PROSEDUR SPMI

50

Kegiatan DOKUMEN WAKTU

BAAK REKTORAT /

DEKANAT

PRODI INTERNAL

REVIEWER

BAN

Masa berlaku

Akreditasi

Surat

Pemberitahuan

1 th

sebelum

habis

Pengisian Borang

dan Penyusunan

Evaluasi Diri

Borang dan

Evaluasi Diri

Data PD

DIKTI

5th

terakhir

Penyusunan

Portofolio Fakultas

Portofolio

Fakultas

Verifikasi Data

Borang, Evaluasi Diri

& Portofolio

Data PD DIKTI 1 minggu

Review Internal

Borang,

Portofolio, ED,

Review

Pengiriman Berkas

Akreditasi

Bukti

Penerimaan

6 bln

sebelum

habis

Visitasi BAN 2 bln

setelah

kirim

Penandatanganan

Berita Acara Visitasi

2 hr

Penerimaan SK

Akrditasi

4 bln

setelah

visitasi

Penerimaan

Hasil

Akreditasi

Penerimaan

SK

Borang &

Evaluasi

Diri

Portofolio

Verifi

kasi Data

Visitasi

Berita

Acara

Borang & Evaluasi Diri

Borang & Evaluasi Diri

Portofolio

PROSEDUR SPMI

51


PROCEDURE

KODE PM – AKD - 9

JUDUL : LAYANAN EKSTERNAL


AREA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pelayanan yang diberikan oleh BAAK kepada seluruh stakeholder

yang membutuhkan layanan

2. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan

3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses layanan di BAAK

4. Terkoordinasinya unit-unit kerja di luar BAAK dalam proses pemberian layanan yang

diberikan BAAK

5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan

DESKRIPSI

Layanan eksternal adalah layanan yang diberikan oleh BAAK terkait dengan layanan diluar

kegiatan perkuliahan kepada pihak-pihak eksternal diluar mahasiswa. Layanan yang diberikan

dapat berbentuk legalisasi suatu dokumen yang dikeluarkan oleh UNW khususnya BAAK atau

permintaan data/informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. Bentuk layanan tersebut

misalnya legalisir ijasah, permintaan data, rektorat,dll

RUANG LINGKUP LAYANAN

1. Legalisasi dokumen yang dikeluarkan UNW khususnya BAAK

2. Terjemahan ijasah

3. Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang

4. Permintaan data terkait administrasi akademik oleh pihak eksternal

5. Validasi dokumen yang dikeluarkan UNW/BAAK oleh pihak eksternal

DAFTAR ISTILAH ATAU DEFINISI

1. Pihak-pihak eksternal yang dimaksud misalnya alumni, unit-unit kerja di UNW, rektorat,

instansi lain di luar UNW dll.

2. Dokumen adalah surat keputusan yang dapat berbentuk sertifikat, ijasah, atau transkrip

yang dikeluarkan oleh UNW

3. Pengguna/stakeholder adalah perusahaan, instansi baik swasta maupun pemerintah, atau

lembaga di luar UNW

4. Pejabat terkait adalah dekanat dan rektorat

REFERENSI

1. Peraturan akademik

PROSEDUR SPMI

52

1. Legalisasi Dokumen

Aktifitas BAAK Pejabat

terkait

BAUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Penerimaan

dan verifikasi

berkas (asli

dan copyan)

Ijasah

transkrip

akta

5 menit

pengembalian

dokumen asli

disertai

pengantar

pengambilan

slip

pembayaran di

BAUK

Ijasah,

transkrip,

akta,

pengantar

pengambila

n slip

5 menit

Pengambilan

slip

pembayaran

oleh alumni

Slip

pembayara

n BAUK

5 menit

Pembayaran

ke bank dan

penerimaan

Bukti bayar

Bukti bayar

ke bank 5 menit

Proses

legalisasi oleh

pejabat

Ijasah dan

transkrip

yang akan

dilegalisir

1 hari

Pengambilan

legalisir dan

penyerahan

Bukti bayar

oleh alumni

Ijasah dan

transkrip

yang sudah

dilegalisir

5 menit

Catatan Pejabat legalisir utamanya dekan jika tidak ada penggantinya berturut-turut

adalah wakil dekan bidang akademik ,wakil rektor bidang akademik, dan

rektor

Jika tidak ada dokumen asli ceking keaslian dokumen bisa dilakukan dengan

mencocokan nomor ijasah dengan salinan yang ada di BAAK atau lewat

jaringan komputer

Jika pejabat yang berwenang tidak ada di tempat legalisir bisa membutuhkan

lebih dari satu hari

PROSEDUR SPMI

53

2. Terjemahan Ijasah

Aktifitas BAAK BAUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Penerimaan dan

verifikasi berkas

(asli dan copyan)

ijasah 2 menit

Pengembalian

dokumen asli

disertai pengantar

pengambilan slip

pembayaran di

BAUK

Ijasah,

pengantar

pengambila

n slip

5 menit

Proses

pembuatan

terjemahan ijasah

oleh petugas

Terjemahn

ijasah 2 hari

Proses legalisasi

oleh pejabat (Ka

BAAK).

Terjemahan

ijasah

10

menit

Alumni

mengambil slip

pembayaran

terjemahan ke

BAUK dan

membayar ke

bank

Bukti bayar

ke bank 10 menit

Pengambilan

berkas oleh

alumni dengan

menyerahkan

Bukti bayar dari

bank

Terjemahan

ijasah dan

Bukti bayar

dari bank

5 menit

PROSEDUR SPMI

54

3. Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang

Aktifitas BAAK BAUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Permohonan

dibuatkan salinan

(ijasah/transkrip)

dilampiri surat

Bukti kehilangan

dari kepolisian,

pas foto 4x6 2 lb

Surat

permohonan,

Bukti

kehilangan, pas

foto, copyan

ijasah/transkri

p

5 menit

Verifikasi

dokumen oleh

petugas dan

penyerahan

pengantar

pengambilan slip

pembayaran di

BAUK

Slip

pembayaran

BAUK

5 menit

Pengambilan slip

pembayaran di

BAUK dan

pembayaran ke

bank

Bukti bayar ke

bank 10 menit

proses

pembuatan

salinan oleh

petugas

Salinan ijasah/

transkrip 2 hari

Proses legalisasi

oleh pejabat

Salinan

ijasah/transkri

p yang

dilegalisir

1 hari

Pengambilan

dokumen

legalisasi dan

penyerahan Bukti

bayar

Salinan ijasah/

transkrip yang

sudah

dilegalisir

5 menit

PROSEDUR SPMI

55

4. Permintaan data oleh pihak eksternal

Aktifitas BAAK BPTIK PIHAK

EKSTERNAL Dokumen Waktu

Permintaan data oleh

pihak eksternal ke

BAAK

Surat

permohonan 5 menit

Persetujuan

permintaan data oleh

pejabat (Ka BAAK)

setuju

tidak Surat

permohonan

disetujui

pejabat

10 menit

Petugas

mengidentifikasi

apakah data yang

diminta ada di BAAK

Jika tidak ada di BAAK

mengirim surat

permohonan ke BPTIK

agar dibuatkan data

lewat data base

Ada

tidak

Surat

permohonan

data ke

BPTIK

15 menit

Petugas menyiapkan

data yang diminta

Data yang

diminta 1 – 2 jam

Berdasarkan surat

permohonan BAAK,

Bapsi menyiapkan

data yang diminta

BAAK dan dikirimkan

ke BAAK

Data yang

diminta 4 hari

Pengambilan data

yang diminta oleh

pihak eksternal di

BAAK

Data yang

diminta 15 menit

CATATAN : PIHAK EKSTERNAL : unit diluar BAAK di UNW, mahasiswa, alumni,

instansi di luar UNW

selesai

PROSEDUR SPMI

56

Validasi dokumen yang dikeluarkan UNW/BAAK oleh pihak eksternal

Aktifitas BAAK PIHAK EKSTERNAL Dokumen Waktu

Pihak eksternal

mengirimkan

dokumen yang ingin

divalidasi ke UNW

Dokumen

yang

divalidasi

1 hari

Petugas memvalidasi

dokumen keluaran

UNW yang diragukan

keasliannya oleh pihak

pengguna, dengan

mencocokkan data

yang ada di UNW

Dokumen 30 menit

Hasil validasi dengan

komentar dari BAAK

dikirimkan kembali ke

instansi yang

membutuhkan validasi

Komentar

dan

dokumen

yang

divalidasi

1 hari

CATATAN : PIHAK EKSTERNAL : instansi pengguna lulusan UNW

PROSEDUR SPMI

57


PROCEDURE

KODE PM-AKD-10

JUDUL : PENGARSIPAN DAN LAYANAN ADMINISTRASI

AKADEMIK


AREA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pengarsipan untuk berbagai kegiatan yang ada di BAAK

2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan pengarsipan oleh seluruh staf yang ada di BAAK

3. Meningkatnya kecepatan pencarian dokumen yang akan dibutuhkan untuk kepentingan

layanan dan informasi

4. Terjaminnya keamanan data-data/dokumen yang ada di BAAK

DESKRIPSI

Pengarsipan adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin agar seluruh kegiatan yang

dilakukan di BAAK dapat terdokumentasi dengan baik


1. Pengarsipan cuti studi

2. Pengarsipan perpanjangan studi

3. Pengarsipan DO akademik

4. Pengarsipan permintaan data dari luar

5. Penggantian KTM yang hilang


1. Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi mahasiswa yang meliputi : Orang Tua

Mahasiswa, Mahasiswa, Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-Pemerintah

REFERENSI


Nasional






PROSEDUR SPMI

58

Pengarsipan Cuti

Alur Proses Dokumen Keterangan

Melalui jaringan (SIAKAD)

petugas menstatuskan cuti studi

bagi mahasiswa yang

bersangkutan. Status akan muncul

di riwayat mahasiswa

Petugas mengembalikan KTM

dengan diberi status cuti studi

dan memberikan Surat

Keterangan Cuti kepada

mahasiswa

Agenda cuti untuk menentukan

penomoran SK Cuti dan masa

berlakunya

Pengarsipan di file mahasiswa

untuk informasi sudah berapa kali

mahasiswa telah melakukan cuti.

mulai

Berkas-berkas persyaratan

cuti diterima BAAK

Petugas mengarsip satu

lembar cuti studi, di file

mahasiswa

bukti bayar,

surat persetujuan cuti dari

dekan

Petugas menstatuskan

mahasiswa cuti studi di

komputer

Petugas mengirimkan

tembusan cuti studi ke

prodi, dekanat, rektorat

Surat Keterangan

Cuti

Selesai

Agenda cuti untuk penomoran

SK

PROSEDUR SPMI

59

Pengarsipan Perpanjangan Studi


Agenda perpanjangan masa studi

untuk mencatat nomor SK dekan

dan masa berlakunya

Pengarsipan di file mahasiswa

untuk informasi sudah berapa kali

mahasiswa melakukan

perpanjangan studi.

mulai

BAAK menerima tembusan Surat Ijin Perpanjangan Masa Studi dari

dekan

Petugas mengarsip satu lembar SK

Perpanjangan Studi ke file

mahasiswa

Selesai

Tembusan Surat Ijin

Perpanjangan

Masa Studi

dari dekan/

rektor

Agenda

perpanjang

an masa

studi

PROSEDUR SPMI

60

Pengarsipan DO Akademik / Mengundurkan diri


mulai

BAAK menerima copian daftar usulan

mahasiswa DO Akademik /

mengundurkan diri dari program

studi

BAAK menerima disposisi dari rektor

untuk menerbitkan SK DO

Akademik/ Pengunduran diri kepada

mahasiswa yang ada di daftar usulan

dari program studi yang di DO

Akademik/ mengundurkan diri

Selesai

Copian

daftar usulan

mahasiswa DO

Akademik /

Pengunduran

diri

Agenda

pemberian

nomor SK

BAAK menerbitkan SK DO

Akademik/ pengundurkan diri dan transkrip akademik kepada

mahasiswa yang bersangkutan

BAAK mengirimkan SK DO

Akademik / Pengunduran diri

kepada orang tua mahasiswa dan

sekaligus mengirim tembusan ke

beberapa pihak terkait

BAAK mengarsip SK DO

Akademik/ Pengunduran diri untuk

ditempatkan pada file mahasiswa

SK DO Akademik/

Pengunduran

diri dan

transkrip akademik

PROSEDUR SPMI

61

Instruksi Kerja DO administrasi


Melalui jaringan (SIAKAD)

petugas BAAK mencetak daftar

mahasiswa yang tidak melakukan

DU selama 2 semester atau lebih

berturut-turut menurut program

studi

Dengan dilampiri daftar mhs yang

terkena DO adminisrasi BAAK

membuat surat ke kaprodi agar

mengoreksi daftar tersebut

apabila ada kesalahan

Dengan dilampiri daftar mhs yang

terkena DO administrasi (yang

sudah dikoreksi oleh kaprodi)

BAAK membuat surat

permohonan kepada Rektor agar

mhs yang ada di daftar tersebut di

DO

Setelah menerima disposisi dari

Rektor BAAK menerbitkan surat

DO Administrasi atas nama

Rektor terhadap mahasiswa yang

terkena DO Administrasi tersebut

BAAK mengirimkan SK DO

Administrasi kepada mhs yang

terkena DO melalui surat dan

membuat arsipnya untuk

disimpan di file mahasiswa

mulai

Mencetak daftar

DO administrasi

BAAK mengusulkan daftar DO

Administrasi yang sudah

direkomendasi oleh prodi kepada

Rektor

BAAK membuat SK DO

Administrasi dan transkrip

atas rekomendasi rektor

BAAK mengirimkan

SK DO Administrasi

kepada orang tua mhs

yang bersangkutan

dan tembusan ke

pihak-pihak terkait

dan arsip BAAK

Daftar mhs DO

Administrasi

SK DO Administrasi

Dan transkrip

Kaprodi

mengoreksi daftar

mahasiswa DO

Administrasi

Kaprodi

mengembalikan daftar

mhs DO Administrasi yang sudah dikoreksi

ke BAAK

selesai

PROSEDUR SPMI

62

Instruksi Kerja Penggantian KTM yang Hilang

Aktifitas Mhs BAAK/

KANISIUS

BAUK BANK Dokumen Waktu

Mahasiswa melapor

kehilangan ke kantor

polisi

Surat

Kehilangan

dari

Kepolisian

Mahasiswa

mengambil slip

pembayaran

penggantian KTM di

BAUK

Slip

pembayaran 5 menit

Mahasiswa

membayar ke bank

dan menerima Bukti

bayar

Bukti bayar

dari bank 5 menit

Dengan membawa

surat kehilangan dari

kantor polisi dan

Bukti bayar

penggantian KTM

mahasiswa ke BAAK

untuk dibuatkan

KTM pengganti

Bukti bayar

dan Surat

Kehilangan

dari

Kepolisian

5 menit

BAAK memesan KTM

baru ke tempat

pemesanan KTM

1

minggu

Setelah 1 minggu

dengan membawa

surat kehilangan dari

kepolisian

mahasiswa

mengambil KTM

KTM baru 5 menit

PROSEDUR SPMI

63

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-11

JUDUL :

LAYANAN PUBLIK

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

NO REVISI : 01

TUJUAN

1. Memberikan informasi kepada publik terkait dengan kinerja akademik, dan keuangan

mahasiswa

DESKRIPSI

Layanan publik adalah layanan yang diberikan oleh universitas dalam bentuk informasi yang

dapat diakses oleh publik lewat internet terkait dengan kinerja akademik dan keuangan

masiswa. Melalui media layanan publik ini diharapkan orang tua atau pihak-pihak yang

berkepentingan dengan kemajuan akademik dan keuangan mahasiswa dapat mengetahui

perkembangan anaknya atau anak asuhnya yang sedang kuliah di UNW.


1. IPK mahasiswa

2. IPS mahasiswa

3. Nilai matakuliah mahasiswa

4. Jumlah sks yang ditempuh

5. Jumlah sks lulus

6. Lama studi mahasiswa

7. Jadwal kuliah mahasiswa

8. Kahadiran kuliah mahasiswa

9. Status mahasiswa

10. Peminjaman Buku

11. Tagihan keuangan mahasiswa

12. Prestasi mahasiswa

13. Kegiatan kemahasiswaan


1. Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi mahasiswa yang meliputi : Orang Tua

Mahasiswa, Mahasiswa, Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-Pemerintah

REFERENSI


Nasional






PROSEDUR SPMI

64

Aktifitas BAAK Pejabat

terkait

BAUK BANK PENGGUNA Dokumen Waktu

PROSEDUR SPMI

65

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-12

JUDUL :

KESEJAHTERAAN MAHASISWA

(LAYANAN BEASISWA)

TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017

AREA

WAKIL REKTOR I

NO REVISI : 01

1. TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pelayanan beasiswa mulai dari pengumuman lowongan

penerimaan beasiswa, proses pelamaran, seleksi sampai dengan pengambilan dana

dan laporan

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemberian

beasiswa, seperti mahasiswa, program studi, sekretariat fakultas/jurusan, wakaprodi,

wakil rektor I, bagian keuangan dan staff wakil rektor I yang membidangi beasiswa.

2. DESKRIPSI

Proses penerimaan beasiswa dilakukan melalui proses seleksi yang didasarkan pada

kriteria-kriteria dari setiap badan/organisasi pemberi beasiswa serta kuota yang

diberikan. Proses seleksi dilakukan oleh tim. Hanya pelamar yang lolos seleksi yang akan

mendapatkan beasiswa.

3. RUANG LINGKUP

Pemberian beasiswa di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo

4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI

a. Beasiswa adalah bantuan dana untuk mahasiswa berupa bantuan biaya hidup atau

SPP

b. Seleksi adalah proses pertimbangan dalam menerima atau menolak pengajuan

beasiswa

c. Kuota adalah jatah mahasiswa penerima berdasarkan jumlah total mahasiswa per

prodi dibagi jumlah beasiswa yang tersedia

d. Kriteria adalah standard yang sudah ditetapkan dalam menyeleksi beasiswa, yaitu: IP

mahasiswa, penghasilan orang tua, jumlah anggota keluarga yang menjadi tanggungan

orang tua, jumlah kegiatan mahasiswa baik di dalam maupun di luar kampus.

5. REFERENSI

Statuta

6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Prosedur layanan beasiswa terdiri atas beberapa aktivitas, yaitu:

No. Prosedur Tanggung jawab 1 Pengumuman beasiswa Rektorat 2 Mengisi dan melengkapi persyaratan Mahasiswa 3 Rekapitulasi pelamar beasiswa Rektorat 4 Rekomendasi Prodi

PROSEDUR SPMI

66

5 Putusan seleksi Rektorat 6 Penetapan penerima beasiswa Rektorat 7 Pengumuman mahasiswa penerima beasiswa Rektorat 8 Pengambilan dana beasiswa Mahasiswa 9 Pendampingan penerima beasiswa Rektorat

10 Laporan (Laporan Rektor) Rektorat

7. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)

Apabila penerima beasiswa terbukti menipu, memalsukan data maka hak penerimaan

beasiswa dicabut dan harus mengganti dana yang sudah diterima sebanyak 200%.

8. DOKUMENTASI

Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini

antara lain: pengumuman lowongan penerimaan beasiswa, daftar pelamar, dokumen

persyaratan pengajuan beasiswa (surat penghasilan orang tua, kartu hasil studi, surat

lamaran, kartu mahasiswa yang masih berlaku, dan lain sebagainya), hasil seleksi,

laporan keputusan hasil seleksi, surat kontrak, bukti pengambilan dana beasiswa,

laporan penerrima beasiswa ke lembaga pemberi beasiswa.

9. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT

(Instruksi kerja penyeleksian beasiswa):

a. Pengumuman beasiswa

b. Pendaftaran beasiswa

c. Seleksi beasiswa

d. Pengumuman penerima beasiswa

e. Pencairan dana beasiswa

f. Pendampingan penerima beasiswa

g. Pelaporan beasiswa dalam bentuk surat kepada donator beasiswa dan Laporan

Rektor Tahunan

10. LAMPIRAN

Syarat-syarat pengajuan beasiswa untuk skema beasiswa tertentu

PROSEDUR SPMI

67

DOKUMEN LEVEL STANDAR

OPERATING PROCEDURE

KODE PM-AKD-12

JUDUL LAYANAN BEASISWA TANGGAL DIKELUARKAN 20 Oktober 2017

AREA REKTORAT NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Unit Terkait

Dokumen

Waktu

mahasiswa Prodi/Tim

Seleksi

rektorat

Pengumuman

beasiswa

1 surat dan

pengumuman

2 bulan

Mengisi dan

melengkapi

persyaratan

2 Surat penghasilan

orang tua, transkrip

nilai, surat keterangan

tidak

mampu/tanggungan

orang tua, blangko

pendaftaran beasiswa

1 minggu

Rekapitulasi

pelamar beasiswa

3

Daftar pelamar

beasiswa

2 minggu

Seleksi Penerima

Beasiswa

(Instruksi Kerja:

Seleksi penerimaan

beasiswa)

Rekomendasi 4

Daftar calon penerima

beasiswa

1 minggu

Putusan seleksi 5 Surat keputusan 1 hari

Penetapan

penerima

beasiswa

6 Daftar penerima

beasiswa

1 hari

Pengumuman

mahasiswa

penerima

beasiswa

7 Daftar penerima

beasiswa

1 hari

Pengambilan dana

beasiswa

8 Bukti penerimaan

beasiswa

1 tahun

Pendampingan

penerima

beasiswa

9 1 hari

Laporan 10 Laporan mengenai

data penerima

beasiswa untuk

Laporan Rektor

7 hari

PROSEDUR SPMI

68

PERINTAH

KERJA

LAYANAN BEASISWA


A. BEASISWA YAYASAN NGUDI WALUYO

1. Persyaratan :

a. Tercatat sebagai mahasiswa Universitas Ngudi Waluyo

b. Minimum Semester II

c. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) terakhir :

Pengajuan Pepanjangan : ≥ 3,51

Pengajuan Baru : ≥ 3,25

d. Dari keluarga berpenghasilan rendah, diBuktikan dengan surat keterangan dari

instansi dan/atau pemerintah desa setempat dan diketahui oleh WR I

e. Tidak sedang menerima Beasiswa dari lembaga atau instansi yang disalurkan oleh

Universitas Ngudi Waluyo

2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa :

a. Beasiswa ini disediakan bagi 20 orang mahasiswa untuk setiap periode pengajuan.

b. Periode penerimaan selama 12 bulan.

c. Besarnya beasiswa adalah Rp 150.000,-/bulan

3. Lampiran :

a. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua dan / atau Surat Keterangan dari

Kelurahan setempat

b. Surat Keterangan Kegiatan dari Universitas/Organisasi

c. Surat Penghargaan (apabila ada)

d. Fotocopy IPK dan SKS yang telah ditempuh (transkrip Nilai) ter-legalisir

4. Tahapan Pengajuan :

a. Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah

dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

b. Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata

dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa

perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan.

c. Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Sekprodi dari mana mahasiswa

tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat

beasiswa.

d. Usulan dari Sekprodi direkap kembali dan dikirimkan ke Yayasan Ngudi Waluyo.

e. Yayasan Ngudi Waluyo akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan

penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut

dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak.

f. Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 4 tahap / 4 triwulan dan setiap

triwulan ke-2 dan ke-3 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan

kepada BAAK

PROSEDUR SPMI

69

B. BEASISWA PMB Jalur Prestasi

1. Persyaratan :

a. Diutamakan mahasiswa Tahun Ajaran baru

b. Pendapatan orang tua per bulan ≥ Rp 2.000.000 (dibuktikan dengan slip gaji/surat

keterangan penghasilan dari instansi yang berwewenang)

c. Nilai rata-rata UN SMU ≥ 4,5 (dibuktikan dengan foto kopi UN)

d. Tidak sedang atau akan mendapat beasiswa dari sumber lain

e. Mengisi formulir pengajuan beasiswa jalur prestasi

f. Mahasiswa yang pernah menajdi juara dalam kompetisi ilmiah dapat diajukan

dengan melampirkan sertifikast kejuaraan tersebut walaupun penghasilan orang

tua diatas Rp 2.000.000.

2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa :

a. Kuota Beasiswa ini adalah 2,5% dari jumlah mahasiswa

b. Periode penerimaan selama 1 tahun atau dapat diperpanjang jika menjuarai

kompetisi lagi.

c. Besarnya beasiswa adalah bebas SPP dalam satu semester

3. Lampiran :

a. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua dan / atau Surat Keterangan dari

Kelurahan setempat

b. Melampirkan FC STTB

c. Surat Penghargaan (apabila ada)

d. Melampirkan surat rekomendasi dari dekan/wakil dekan

4. Tahapan Pengajuan :

a. Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah

dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

b. Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata

dan direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah mahasiswa

perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan.

c. Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Sekprodi dari mana mahasiswa

tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat

beasiswa.

d. Usulan dari Sekprodi direkap kembali dan dikirimkan ke Yayasan Ngudi Waluyo.

e. Universitas Ngudi Waluyo akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan

penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut

dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak.

PROSEDUR SPMI

70


PROCEDURE

KODE PM –AKD-13

JUDUL : KESEJAHTERAAN MAHASISWA

(DANA SOSIAL)


AREA WAKIL REKTOR I

NO REVISI : 01

1. TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pelayanan kesehatan dan sosial bagi mahasiswa yang sakit,

meninggal dunia, ataupun orang tua yang meninggal dunia.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kesehatan dan

sosial bagi mahasiswa.

2. DESKRIPSI

Proses pelayanan dana kesehatan dan sosial dilakukan melalui proses penerimaan formulir

yang dapat didownload dari www.unw.ac.id atau mengambil langsung di sekretariat WR I.

Proses pelayanan ini didasarkan pada perhatian universitas untuk membantu meringankan

beban biaya mahasiswa karena masalah kesehatan atau sosial.

3. RUANG LINGKUP

Layanan dana kesehatan dan sosial ini diberikan kepada mahasiswa D3, S1 dan profesi di

lingkungan Universitas Ngudi Waluyo


a. Dana Sosial bagi Mahasiswa yang Meninggal Dunia adalah bantuan dana yang

berupa uang duka sebesar Rp. 1.000.000,00.

5. Dana Sosial bagi Orang Tua Mahasiswa yang Meninggal Dunia adalah bantuan dana

yang berupa uang duka sebesar Rp. 500.000,00.

6. REFERENSI

Keputusan Rektor


Prosedur layanan beasiswa terdiri atas beberapa ativitas, yaitu:

No. Prosedur Tanggung jawab 1 Mengambil formulir Mahasiswa 2 Mengisi dan melengkapi persyaratan Mahasiswa 3 Memasukkan formulir di sekretariat WR I Mahasiswa 4 Rekapitulasi pemohon Rektorat 5 Putusan Rektorat 6 Pengambilan dana kesehatan dan sosial Mahasiswa 7 Laporan (Laporan Rektor) Rektorat

http://www.unw.ac.id/

PROSEDUR SPMI

71


Apabila penerima dana kesehatan dan sosial terbukti menipu, memalsukan data maka

mahasiswa tersebut wajib mengembalikan dana yang sudah diambil dan mengganti

sebanyak 200%. WR I menerbitkan surat peringatan (SP) kepada mahasiswa yang

bersangkutan apabila dalam batas waktu yang ditentukan mahasiswa tersebut tidak

mengembalikan dana. Apabila sudah diberikan SP selama 3 kali dan yangbersangkutan

tidak mengindahkan, WR III dapat merekomendasikan kepada rektorat untuk menjatuhkan

sangsi akademis bagi mahasiswa tersebut.

9. DOKUMENTASI

Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain:

formulir pendaftaran, Bukti pembayaran dari rumah sakit atau puskesmas, surat kematian.


Perintah kerja pengajuan dana sosial

11. LAMPIRAN

Perintah kerja pengajuan dana sosial serta keputusan rektor

PROSEDUR SPMI

72

DOKUMEN LEVEL

STANDAR OPERATING

PROCEDURE

KODE

PM-AKD-13

JUDUL DANA SOSIAL TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017


Kegiatan

No

Unit Terkait

Dokumen

Waktu

mahasiswa Rumah

Sakit/

Puskesmas /

pihak terkait

rektorat

Pengambilan

formulir

1 Berkas formulir 1 hari

Mengisi dan

melengkapi

persyaratan

2 Kuitansi/nota

obat, salinan

resep, bukti

pembayaran

rumahsakit /

puskesmas, surat

kematian

1 hari

Memasukkan

formulir dan

persyaratannya

3

Berkas formulir

berikut bukti-

buktinya

1 hari

Rekapitulasi

Pemohon

4

Daftar penerima

dana / bantuan

2 hari

Putusan

5 bukti

pembayaran dan

kuitansi

pencairan

1 hari

Pengambilan dana 6 Kuitansi

pencairan

1 tahun

Laporan 7 Surat dan data

keuangan

penerima dana /

bantuan

1 hari

PROSEDUR SPMI

73

PERINTAH KERJA

PENGAJUAN DANA SOSIAL

1. Orang Tua Mahasiswa Meninggal Dunia:

Kemungkinan I (Prioritas I):

a) Ada informasi yang sudah dicek kebenarannya tentang orang tua mahasiswa meninggal

dunia, dan ada yang akan melayat sekaligus untuk menyampaikan “uang duka”,

b) Kaprodi/sekprodi/Dosen PA/Salah Seorang Dosen Prodi (salah satu) yang akan melayat

mengurus di rektorat

c) Kaprodi/sekprodi/Dosen PA/Salah Seorang Dosen Prodi mendapat kuitansi yang telah

dibubuhi tanda tangan WR I untuk mencairkan uang di Biro Keuangan,

d) Uang yang telah dicairkan disatukan dalam satu amplop dengan Surat Ucapan Duka Cita

dari WR I untuk diserahkan kepada mahasiswa/keluarga yang berduka.

Catatan: Karena situasinya darurat dan mendesak, “uang duka” kadang-kadang terpaksa

ditalangi dulu dengan uang pribadi.

Kemungkinan II (Prioritas II):

a) Apabila Kemungkinan I tidak dapat dilakukan, berlaku Kemungkinan II,

b) Mahasiswa mengambil formulir pengajuan di rektorat

c) Setelah diisi, formulir ditandatangani oleh (salah satu) Kaprodi/sekprodi/Dosen PA,

d) Formulir yang telah diisi dan ditandatangani diserahkan kembali ke rektorat dengan

dilampiri:

(i) Fotokopi KTM yang masih berlaku

(ii) Fotokopi Kartu keluarga

(iii) Fotokopi Surat/Akte Kematian

e) Formulir pengajuan dan lampiran-lampirannya diperiksa oleh WR I,

f) Apabila pengajuan sudah disetujui WR I, mahasiswa mendapat kuitansi yang sudah

dibubuhi tanda tangan WR 3 untuk mencairkan uang di Biro Keuangan,

g) Mahasiswa mencairkan Dana Sosial di Biro Keuangan.

3. Mahasiswa Meninggal Dunia:

a) Ada informasi yang sudah dicek kebenarannya tentang mahasiswa yang meninggal

dunia,

b) Kaprodi/sekprodi/Dosen PA/Salah Seorang Dosen Prodi/Kabag Kemahasiswaan

mengurus pengajuan di rektorat,

c) Kaprodi/sekprodiDosen PA/Salah Seorang Dosen Prodi/Kabag Kemahasiswaan

mendapat kuitansi yang sudah dibubuhi tanda tangan WR 1 untuk mencairkan uang di

Biro Keuangan,

d) Uang yang telah dicairkan disatukan dalam satu amplop dengan Surat Ucapan Duka Cita

dari WR I untuk diserahkan kepada keluarga yang berduka,

e) Apabila WR I/Dekan/Kaprodi/sekprodi/Dosen PA/Salah Seorang Dosen Prodi/Kabag

Kemahasiswaan ada yang akan melayat di rumah sakit atau di rumah duka, ybs

menyerahkan “uang duka” tersebut kepada pihak keluarga,

PROSEDUR SPMI

74

f) Apabila WR I/Dekan/Kaprodi/sekprodi/Dosen PA/Salah Seorang Dosen Prodi/Kabag

Kemahasiswaan tidak ada yang akan melayat di rumah sakit atau di rumah duka, uang

duka dapat dititipkan mahasiswa se-prodi yang akan melayat.

Catatan: Karena situasinya darurat dan mendesak, “uang duka” kadang-kadang terpaksa

ditalangi dulu dengan uang pribadi.

PROSEDUR SPMI

75


PROCEDURE

KODE PM-AKD-14

JUDUL : ADMINISTRASI DAN KEGIATAN

KEMAHASISWAAN


AREA WAKIL REKTOR I

NO REVISI : 01

1. TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pelayanan administrasi maupun kegiatan kemahasiswaan di


2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kegiatan

kemahasiswaan, seperti Wakil Rektor I, BAAK, Kaprodi, bagian keuangan, biro

administrasi umum, sekretariat fakultas/jurusan, organisasi kemahasiswaan.

3. Tersedianya dokumen yang lengkap untuk layanan informasi bagi kepentingan

evaluasi dan pengembangan universitas, misalnya untuk akreditasi dan audit internal

maupun eksternal, maupun hibah.

2. DESKRIPSI

Pelayanan administrasi dilakukan oleh BAAK untuk memproses berbagai macam

permohonan mahasiswa yang terkait dengan kepentingan kegiatan kemahasiswaan.

Administrasi kegiatan kemahasiswaan ini perlu didokumentasikan secara khusus untuk

melihat persiapan, proses, maupun hasil kegiatan kemahasiswaan melalui monitoring dan

evaluasi oleh tim dosen.

3. RUANG LINGKUP

Pelayanan administrasi dan kegiatan kemahasiswaan dilakukan di lingkungan Universitas

Ngudi Waluyo


a. Administrasi adalah proses penanganan dokumen baik yang diterima maupun yang

akan dikeluarkan di WR I

b. Kegiatan Kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa untuk

meningkatkan kemampuan softskills mereka.

c. Proposal Kegiatan adalah deskripsi perencanaan kegiatan mahasiswa secara detil

yang setidaknya memuat latar belakang, tujuan, peserta kegiatan, lokasi kegiatan,

daftar nama panitia dan penanggungjawab lengkap dengan no telepon yang dapat

dihubungi, indikator capaian kegiatan, dan anggaran.

d. Rancangan Kegiatan dan Anggaran adalah rancangan penganggaran pendapatan

dan belanja berdasarkan kegiatan/ aktifitas.

e. Ijin Kegiatan adalah permohonan menyelenggarakan kegiatan dari berbagai pihak

terkait, mulai dari Prodi sampai Universitas, ataupun ijin yang harus diperoleh dari

luar UNW misalnya dari Kepolisian.

f. Sponsorship adalah kegiatan pencairan sumber dana dari pihak lain di luar sumber

dana yang dikelola WR I. Kegiatan ini diperlukan mengingat dana yang dikelola oleh

WR I tidak mungkin bisa mendanai seluruh kegiatan kemahasiswaan. Selain itu,

PROSEDUR SPMI

76

kegiatan pencarian sponsorship juga mengasah kemampuan entrepreneurship

mahasiswa.

g. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah standard yang sudah ditetapkan dalam

melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan bersama dengan rincian anggaran yang

dipakai. Laporan ini disampaikan selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan

selesai dilaksanakan. Seandainya dana yang dipakai cukup besar dan waktu kegiatan

berlangsung cukup lama, dana kegiatan tidak akan dicairkan seluruhnya tetapi

bertahap sesuai dengan kebutuhan riil dan dipertanggungjawabkan sebelum

pencairan tahap berikutnya.

5. REFERENSI

Job Deskripsi BAAK


Prosedur layanan adminstrasi terdiri atas beberapa ativitas, yaitu:

No. Prosedur Tanggung jawab 1 Mengisi dan melengkapi dokumen Mahasiswa 2 Memproses dokumen Rektorat 3 Merekap dokumen Rektorat 4 Rekomendasi Rektorat 5 Pelaksanaan Mahasiswa 6 Laporan dalam bentuk kegiatan mahasiswa (Laporan

Rektor) Rektorat


Apabila mahasiswa yang mengajukan permohonan pelayanan administrasi mengisi

dokumen mereka dengan tidak jujur atau tidak benar, mahasiswa tersebut akan

mendapatkan sangsi yang berupa surat peringatan dan seandainya mahasiswa tersebut

tidak mengindahkan Surat Peringatan, mahasiswa dapat dikenai sangsi akademis.

8. DOKUMENTASI


antara lain: arsip surat masuk dan keluar, proposal dan LPJ, arsip sponsorship, dan ijin

menginap, ketentuan tariff dari WR II terkait dengan penyelenggaraan kegiatan

kemahasiswaan.


(Perintah kerja layanan administrasi)

a. Penyusunan Proposal

b. Penyusunan LPJ

c. Inventarisasi barang-barang (WR I dan unit-unit kegiatan)

d. Pengadaan barang

e. Pemesanan dan pendistribusian Jaket almamater

f. Ketentuan dan penggunaan aula

g. Rekap untuk laporan rektor

h. Tarif untuk pihak-pihak yang perlu diberi apresiasi: pelatih kegiatan kemahasiswaan,

dosen pendamping, tim seleksi Mawapres, dsb.

PROSEDUR SPMI

77

i. Sertifikat kegiatan mahasiswa

j. Rapat-rapat:

1) Pemesanan tempat

2) Absen

3) Konsumsi

4) Fotocopy bahan pertemuan

5) Perlengkapan: sound system, lap top, viewer, roll cable, active speaker

k. Surat-surat

1) Pendistribusian surat keluar

2) Pencatatan surat masuk

3) Surat Tugas untuk mahasiswa

4) Surat Keterangan

5) Surat Undangan

10. LAMPIRAN

Instruksi kerja layanan administrasi

PROSEDUR SPMI

78

DOKUMEN LEVEL STANDAR

OPERATING PROCEDURE

KODE PM-AKD-14

JUDUL LAYANAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN



Kegiatan

No

Unit Terkait Dokumen

Waktu

UKM / HMA / BEM/ Senat/

Mahasiswa

BAUK / Bagian

Keuangan

rektorat

Usulan kegiatan /proposal

1 Surat, proposal (Instruksi Kerja: Pengajujan Proposal),

2 bulan

Pengajuan proposal

2 Surat, proposal

1 minggu

Cek kesesuaian proposal dan RBA

3

Surat, proposal, dan RBA

2 minggu

Putusan (revisi, tolak, disetujui)

Catatan dan checklist evaluasi Proposal

Pencairan dana 4

1 minggu

Pelaksanaan Kegiatan

5 1 hari

Laporan pertanggung jawaban

6 1 hari

PROSEDUR SPMI

79

PERINTAH KERJA

SPONSORSHIP

1. SPONSORSHIP

a. Kepanitiaan

Suatu kepanitiaan diperbolehkan mencari sponsor dalam rangka penggalangan dana

untuk mencukupi kebutuhan kepanitiaan.

Untuk mencari sponsor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Sponsor hanya bersifat mendukung dana, kegiatan dan seluruh acara adalah rencana

Panitia.

2) Tidak diperbolehkan menggunakan Sponsor Rokok Sponsor rokok

3) Harus ada perjanjian tertulis di atas materai 6.000 antara Panitia dengan sponsor,

dan sepengetahuan Rektorat.

4) Perjanjian dengan pihak sponsor paling lambat satu minggu dari pelaksanaan

5) Sponsor hanya bersifat sementara, selama kegiatan berlangsung.

6) Dana sponsorship harus dilaporkan dalam Laporan Pertanggungjawaban kegiatan

b. Event Organizer

Event Organizer (EO) baik dari dalam maupun dari luar kampus, diperbolehkan untuk

menyelenggarakan kegiatan di lingkungan kampus.

Syarat dalam penyelenggaraan kegiatan

1) EO harus mengajukan proposal minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan

2) Kegiatan harus mendapat ijin dari Rektorat

7) EO Tidak diperbolehkan menggunakan Sponsor Rokok Sponsor rokok

3) Harus ada perjanjian tertulis di atas materai 6.000 antara pihak universitas dengan

EO dan diketahui oleh dua orang saksi (pihak Universitas dan EO)

4) EO wajib memberikan kontribusi kepada universitas sesuai tarip yang berlaku

(pengelolaan tarip diatur oleh BAUK)

Catatan:

1. SOP ini adalah standard umum.

2. Hal-hal teknis yang belum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian.

3. Segenap pihak dipersilahkan memberi masukan demi penyempurnaan SOP ini. Terima

kasih.

PROSEDUR SPMI

80

PERINTAH KERJA

IJIN KEGIATAN

1) Pentas Musik

Pentas musik adalah pertunjukan musik dengan menggunakan sound system dengan

kapasitas yang “cukup besar”/ribuan Watt, prosedur kegiatan adalah sebagai berikut:

a) Panitia/EO mengajukan proposal kepada Rektorat/Dekanat

b) Panitia/EO mengajukan surat peminjaman tempat, tempat yang bisa digunakan

adalah: Lapangan Auladan halaman Parkir Mobil .

c) Panitia/EO harus mengurus surat perijinan dan pemberitahuan ke: Penduduk

setempat,

d) Pentas Musik hanya diijinkan pada hari Sabtu atau minggu

e) Keamanan tanggung jawab Panitia atau EO, Pihak Satuan Pengamanan (SATPAM)

Kampus mengamankan sarana dan prasarana kampus.

f) Pentas musik maksimal sampai jam 22.00.

g) Panitia/EO bertanggung jawab terhadap kebersihan.

2) Pentas Non Musik

Pentas non musik adalah pentas yang tidak menggunakan sound yang besar, seperti

pentas Drama, Sendratari, Baca Puisi

a) Panitia/EO mengajukan proposal kepada Rektorat/Dekanat

b) Penaitia/EO mengajukan surat penggunaan tempat, tempat yang bisa dipakai adalah

: Lapangan Aula, dan halaman Parkir

c) Pentas maksimal sampai jam 22.00.

d) Panitia/EO bertanggung jawab terhadap kebersihan tempat pentas

3) Seminar/Diskusi/musyawarah

Seminar/diskusi/ceramah/musyawarah dll, adalah kegiatan yang bersifat tertutup,

ketentuan sebagai berikut:

a) Panitia mengajukan proposal kepada Rektorat/Dekanat

b) Mengajukan surat peminjaman tempat, tempat yang bisa dipakai adalah: ruang

kelas, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM),

Perpustakaan, adapun pengajuan surat sebagai berikut:

1. Peminjaman ruang ruang kelas, ruang sidang gedung E, ruang sidang gedung K

atau aula diajukan kepada ka. BAUK (tembusan bagian Rumah Tangga) dengan

mengisi blangko

2. Peminjaman ruang di lingkungan LPPM diajukan kepada Kepala LPPM

3. Waktu pelaksanaan maksimal sampai jam 21.00, bila lebih dari jam tersebut

harus mengajukan surat ijin dari Rektorat

4. Panitia harus menjaga kebersihan dan menata seperti semula

PROSEDUR SPMI

81

PERINTAH KERJA

PENGAJUAN PROPOSAL/LPJ

1. PENGAJUAN PROPOSAL

a. Syarat utama pengajuan proposal adalah Unit organisasi kemahasiswaan/UKM/

komunitas tidak memiliki tanggungan LPJ kegiatan-kegiatan sebelumnya.

b. Pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan sangat tidak disarankan dalam waktu yang

bersamaan dengan kegiatan lain dari unit yang bersangkutan untuk menjamin

efektifitas tercapainya tujuan kegiatan.

c. Proposal dicek apakah masuk dalam kegiatan di dalam RAB dan sesuai dengan waktu

pelaksanaan. Kalau tidak ada, secara prinsip kegiatan tersebut tidak bisa dilaksanakan.

d. Proposal harus dicek apakah sesuai dengan anggaran dan apakah rencana pembelian

sesuai dengan harga yang berlaku di pasar.

e. Proposal yang bersifat partisipasi (lomba, kerjasama kegiatan, dsb.) wajib dilampiri

surat permohonan/ pemberitahuan.

f. Bila sudah Acc WR I, BAAK akan membuatkan surat pengambilan dana di Biro

Keuangan.

g. Pengajuan proposal lebih dari nominal satu juta rupiah wajib memesan satu hari

sebelum pengambilan di kasir. Pemesanan ini bisa dilakukan oleh salah satu panitia.

h. Proposal wajib mencantumkan nama penanggung jawab kegiatan dan nomor telpon

yang aktif dan bisa dihubungi.

2. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

a. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) paling lambat 2 minggu setelah kegiatan

dilaksanakan

b. Kelengkapan laporan LPJ wajib dicek oleh BEM dan BAAK:

1. Perincian uang masuk dan uang keluar,

2. Bukti pemasukan: Sponsor, Swadaya, Universitas

3. Bukti pengeluaran: Kwitansi, nota, nota pengganti (harus ada Acc dari yang

menggunakan dan yang bertanggungjawab)

4. Saldo pengeluaran (saldo di kembalikan)

5. Anggaran minus/defisit tidak diganti (oleh karenanya dimohon berhati-hati

mengelola dana).

c. Dibuat rangkap 4:

1 eks asli dan 1 eks foto copy untuk WR I

1 eks foto copy untuk BEM

1 eks foto copy untuk organisasi mahasiswa yang bersangkutan

d. Lihat format rekap LPJ

Catatan:

1. SOP ini adalah standard umum.

2. Hal-hal teknis yang belum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian.

3. Segenap pihak dipersilahkan memberi masukan demi penyempurnaan PM ini.

PROSEDUR SPMI

82

PERINTAH KERJA

PENGAJUAN RENCANA BISNIS ANGGARAN (RBA)

Dasar Pengajuan Anggaran

Mengingat anggaran kemahasiswaan yang terbatas, berikut ini adalah kriteria yang penting

untuk dipertimbangkan:

1. Unit kegiatan mampu memprioritaskan kegiatan mana yang akan dilaksanakan.

2. Tujuan kegiatan (arah) harus jelas

3. Kegiatan berbasis sponsorship, tidak bisa semata-mata mengandalkan dana dari UNW

4. Ada alokasi dana yang bersumber pada iuran anggota/ peserta

5. Agar kegiatan bisa sinergis, unit kegiatan tertentu bisa berkolaborasi dengan unit

kegiatan lain

6. Kegiatan berbasis outward looking: kegiatan difokuskan eksternal sebagai sumbangan

kepada civitas atau masyarakat

7. Kegiatan melibatkan cukup banyak anggota unit kegiatan atau peserta baik dari dalam

maupun dari luar UNW

8. Kegiatan organisasi kemahasiswaan dilaksanakan dengan penjadwalan (tanggal dan

bulan) yang jelas sehingga kegiatan tidak akan menumpuk pada waktu atau semester

tertentu yang tentu akan menyulitkan proses LPJ.

9. Pembuatan plafon anggaran yang nominalnya diketahui dan disetujui secara bersama.

Misalnya: makan, minum, transportasi, anggaran komunikasi, dsb.

10. RBA diajukan setiap tahun (kira-kira pertengahan Desember) dan dibahas di BEM.

Dana yang dianggarkan dalam RAB:

Kegiatan yang dianggarkan dalam RAB dibagi menjadi beberapa judul sebagai berikut:

a. Kegiatan rutin (internal)

b. Kegiatan unggulan (eksternal)

c. Gaji pelatih (jika memang ada pelatih, maksimal 3 x dalam seminggu).

d. Investasi (jika memerlukan pembelian barang/ fasilitas)

Sebagai catatan: mengingat keterbatasan anggaran sebagaimana sudah disebut di atas,

anggaran untuk setiap unit kegiatan tidak akan bisa melebihi anggaran tahun sebelumnya.

Seandainya bisa lebih pun tidak akan sampai 20%. Beberapa unit kegiatan tertentu bahkan

mungkin akan dikurangi anggarannya dengan pertimbangan evaluasi dari beberapa pihak

(BEM, WR I, BAAK, pejabat terkait, masukan dari mahasiswa) misalnya: ketepatan waktu

menyerahkan LPJ, kejujuran dalam pembuatan LPJ, keaktifan berkegiatan, dsb.

PROSEDUR SPMI

83

Format Rencana Bisnis Anggaran (RBA) Kemahasiswaan

A. PENDAHULUAN:

Selama ini Rencana Bisnis Anggaran (RBA) sering dimaknai sebagai jatah anggaran

yang harus dihabiskan tanpa analisa yang tajam melalui latar belakang, tujuan, dan efektifitas

kegiatan, termasuk juga kebutuhan mahasiswa melakukan kegiatan tersebut (evaluasi diri).

Saat ini UNW menerapkan model penganggaran berbasis aktifitas. Tujuan dari model ini

tidak semata-mata menerapkan manajemen ilmiah, tapi juga mengajak mahasiswa untuk

menerapkan perencanaan yang matang, terkait dengan penyusunan RBA. Perencanaan ini

termasuk jadwal diselenggarakannya program kegiatan agar kegiatan tersebut bisa

diinformasikan kepada segenap civitas melalui kalender kegiatan kemahasiswaan yang

disebarluaskan dalam media yang tersedia di UNW, misalnya website kampus.

Karena terbatasnya waktu, RBA dalam konteks ini hanya diberlakukan untuk program

unggulan masing-masing organisasi kemahasiswaan.

B. FORMAT BARU DALAM RENCANA BISNIS ANGGARAN (RBA)

1. Nama Kegiatan

2. Latar Belakang

Berisi paparan unsur-unsur pokok evaluasi diri organisasi kemahasiswaan (Strengths,

Weaknesses, Opportunities, Threats) yang membuat strategi ini perlu dilaksanakan.

3. Rasional

Berisi alasan strategi ini dipandang efektif untuk mencapai tujuan

4. Sasaran

Situasi/keadaan yang terwujud setelah strategi diimplementasikan. Sasaran merupakan output

(hasil) yang mengarah ke outcome (dampak lebih jauh) dari terlaksananya program tersebut.

5. Mekanisme

Kegiatan (tahap-tahap) yang direncanakan untuk mencapai sasaran di atas

6. Jadwal implementasi

Jadwal ini berisi waktu, tanggal, dan tempat pelaksanaan program dengan memperhitungkan

secara masak waktu yang paling memungkinkan pelaksanaan kegiatan, misalnya di luar masa-

masa ujian. Masa ujian ini sudah tertulis di dalam kalender akademik.

Melalui penjadwalan ini diharapkan tidak terjadi penumpukan ataupun tabrakan

kegiatan pada suatu waktu yang menyulitkan penyediaan fasilitas (misalnya aula, panggung

terbuka, dsb.).

7. Indikator kinerja

Bagian ini berisi rumusan indikator kuantitatif output (hasil) yang bisa dilihat ataupun diukur.

Indikator ini biasanya lebih dari satu butir.

Contoh indikator kuantitatif output

- Target jumlah panitia yang terlibat

- Target jumlah peserta yang terlibat

- Peserta/mahasiswa mampu mendemonstrasikan ...........................

- Peserta/mahasiswa mampu membuat satu tulisan .............................

8. Anggaran

Format anggaran ini mengikuti format yang biasanya berlaku.

PROSEDUR SPMI

84

Usulan untuk dipertimbangkan bagi setiap unit kegiatan:

1. Beranggotakan minimum 20 orang anggota aktif antara semester 1 – 8. Regenerasi

harus diperhatikan.

2. Ketua UKM minimal memiliki kemampuan akademik yang memadai, minimal IPK 2,75

(Pencapaian prestasi akademik dan non-akademik tentu menjadi kebanggaan seluruh

civitas akademika).

3. Tersedianya mekanisme Penerimaan Anggota Baru yang mantap dan ada Bukti

keanggotaan

PROSEDUR SPMI

85


PROCEDURE

KODE PM-AKD-15

JUDUL : PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN

MAHASISWA


AREA WAKIL REKTOR I

NO REVISI : 01

1. TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pelayanan pengembangan kepribadian mahasiswa dan

penanganan secara terpadu terhadap mahasiswa yang bermasalah.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pengembangan

kepribadian mahasiswa, seperti Wakil Rektor I, BAAK, Kaprodi, dosen pendamping

pengembangan kepribadian mahasiswa

3. Tersedianya dokumen yang lengkap untuk mendukung layanan pengembangan

kepribadian mahasiswa.

2. DESKRIPSI

Sesuai dengan visi UNW dalam Statuta, yaitu membantu pengembangan bakat dan

kepribadian mahasiswa secara penuh dan utuh sehingga tercapai taraf kedewasaan

intelektual, psikologis, moral dan artistik demi pelayanan kepada sesama manusia, UNW

terus-menerus mengusahakan pengembangan softskills dan kepribadian mahasiswa

melalui kegiatan-kegiatan kurikuler maupun ekstrakurikuler. Pengembangan yang

dimaksud di sini juga termasuk membantu mahasiswa dalam menghadapi permasalahan

hidup mereka melalui penanganan secara terpadu antar unit di dalam UNW, misalnya

Prodi, Dekanat, dan WR I.

3. RUANG LINGKUP

Pengembangan kepribadian mahasiswa dilakukan di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo


a. PPKM 1 adalah Pelatihan Pengembangan Kepribadian Mahasiswa yang dilakukan di

tingkat Universitas. Pelatihan ini mengembangkan 6 nilai UNW yaitu kepedulian,

kepekaan, kebersamaan, kejujuran, keteladanan dan kecendikiawanan

b. PPKM 2 adalah Pelatihan Pengembangan Kepribadian Mahasiswa yang dilakukan di

tingkat Prodi dengan mengakomodasi keunikan Prodi masing-masing. Prodi dapat

meneruskan untuk melatih kebiasaan berikutnya, atau memakai pelatihan

pengembangan kepribadian yang sesuai dengan ciri khas Prodi.

5. REFERENSI

Visi dan Misi Universitas Ngudi Waluyo

PROSEDUR SPMI

86


Prosedur layanan pengembangan kepribadian mahasiswa terdiri atas beberapa aktivitas,

yaitu:

No. Prosedur Tanggung jawab 1 Penanganan mahasiswa bermasalah: dilaksanakan

dengan perintah kerja tersendiri WR I

2 PPKM 1 dan 2: a. Pembentukan Panitia WR I b. Pengajuan Proposal Panitia PPKM c. Pendaftaran Fasilitator dan co-fasilitator Panitia PPKM d. Pembagian Peserta dalam kelompok Panitia PPKM e. Pelaksanaan Panitia PPKM f. Laporan Panitia PPKM


Apabila mahasiswa tidak mengikuti PPKM 1 dan 2 pada waktunya, mahasiswa tersebut

wajib mengikuti kegiatan ini pada tahun angkatan berikutnya .

8. DOKUMENTASI

a. Perintah kerja penanganan mahasiswa bermasalah

b. Modul Pelatihan PPKM 1 dan PPKM 2


(Perintah kerja layanan pengembangan kepribadian mahasiswa)

a. Pembentukan Panitia

b. Rekrutmen fasilitator dan co-fasilitator

c. Pembagian kelompok peserta

10. LAMPIRAN

a. Perintah kerja penanganan mahasiswa bermasalah

b. Kode Etik Mahasiswa UNW

PROSEDUR SPMI

87


PROCEDURE

KODE: PM-AKD-15

JUDUL

SOP PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN MAHASISWA TANGGAL DIKELUARKAN

20 Oktober 2017 AREA REKTORAT NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Unit Terkait

Dokumen

Waktu

Mahasiswa Panitia/

Fasilitator dan

Co-fasilitator

Rektorat

Penanganan

mahasiswa

bermasalah

Ya

Perintah

kerja

penanganan

mahasiswa

bermasalah

Pengembangan

kepribadian

mahasiswa

tidak

Pembentukan Panitia 1 Undangan

dan SK

Kepanitiaan

1 minggu

Pembuatan Proposal 2 Proposal 3 minggu

Pendaftaran

Fasilitator dan co-

fasilitator

3

Daftar nama

dari Prodi

3 minggu

Penyegaran

Fasilitator dan co-

fasilitator

Modul

pelatihan

Pembagian Peserta

dalam kelompok

4 2 minggu

Pengumuman

kelompok PPKM 1

dan 2

Pengumuma

n

Pelaksanaan 5

1 minggu

Pemberian sertifikat

kepada peserta dan

panitia

Sertifikat

Laporan

Pertanggungjawaban

6 Arsip tetap 1 minggu

PROSEDUR SPMI

88

PERINTAH KERJA PENANGANAN

MAHASISWA BERMASALAH

A. PERINTAH KERJA PENANGANAN KASUS MAHASISWA UMUM

1. Kasus yang diadukan masyarakat tetapi tidak ditangani polisi:

a. Informasi (indikasi) kasus dapat diperoleh dari mahasiswa, dosen, atau karyawan

UNW serta masyarakat.

b. Informasi kasus disampaikan kepada pejabat struktural tingkat prodi, fakultas, atau

universitas untuk ditindaklanjuti oleh Dekan

c. Mahasiswa yang ditengarai terlibat kasus dipanggil oleh Dekan dan untuk

keperluan konfirmasi kasus tersebut.

d. Mahasiswa yang bersangkutan harus membuat pernyataan tertulis di atas meterai,

baik mengakui maupun tidak mengakui.

2. Kasus yang ditangani polisi: Yang bersangkutan langsung diskorsing dalam semester

selama yang bersangkutan ditahan.

3. Mekanisme Pemberian Sanksi

a. Mahasiswa yang terlibat kasus wajib bertanggung jawab dengan menyelesaikan

kasusnya dengan pihak-pihak yang terkait dalam batas waktu tertentu, yang

dinyatakan dengan surat pernyataan di atas meterai.

b. Apabila dalam jangka waktu tersebut tidak ada penyelesaian atau yang

bersangkutan mengulangi lagi perbuatannya, maka yang bersangkutan diberi

sanksi Tahap I, yaitu skorsing 1 semester pada semester yang bersangkutan.

c. Apabila dalam masa skorsing Tahap I yang bersangkutan tetap tidak dapat

menyelesaikan kasusnya atau mengulangi perbuatannya lagi, maka yang

bersangkutan dijatuhi sanksi Tahap II, yaitu diminta mengundurkan diri.

d. Apabila tidak bersedia mengundurkan diri, maka yang bersangkutan di-DO.

4. Sanksi skorsing oleh Dekan, sanksi DO oleh Rektor.

B. PERINTAH KERJA PENANGANAN KASUS MAHASISWA KHUSUS

a. Kriminal/Pencurian

Mahasiswa dipanggil oleh Kaprodi/Dekan

Penyelesaian masalah dengan sifat kekeluargaan

Pelaku diminta membuat surat perjanjian di atas materai

Sangsi Akademik diberikan oleh Prodi/Dekanat

Pelaku diminta membuat surat perjanjian di atas materai

Bila tidak mungkin dengan kekeluargaan, dengan jalur hukum

Sanksi berupa : Skorsing 2 semester, diminta mengundurkan diri

Sosial/pergaulan bebas

Mahasiswa yang bermasalah dipanggil oleh pejabat struktural (Kaprodi/dekan/WR

1)

Diselesaikan secara kekeluargaan

Universitas tidak bisa melakukan penyelesaian secara hukum, namun akan

mendampingi pihak yang menjadi korban/dirugikan

PROSEDUR SPMI

89

Penyelesaian secara hukum hanya bisa dilakukan oleh pihak yang dirugikan

b. Pengunaan obat/obatan

Mahasiswa pengedar – diserahkan ke aparat

Mahasiswa pengguna perlu didampingi secara khusus

Mahasiswa yang terbukti sebagai pengedar/pengguna dapat sangsi, sangsi

Akademik/pengunduran diri/DO

Ditangani oleh Kaprodi/Dekan/WR 1

c. Keuangan

Mahasiswa disarankan untuk mengambil beasiswa yang ada.

Mahasiswa disarankan untuk bekerja paruh waktu (bagi yang skripsi/semester

akhir)

Bila tidak memenuhi syarat pengajuan beasiswa dicarikan alternatife tertentu

(beasiswa/pinjaman).

PROSEDUR SPMI

90


PROCEDURE

KODE PM-AKD-16

JUDUL : LAYANAN ALUMNI


AREA WAKIL REKTOR I

NO REVISI : 01

1. TUJUAN

1. Tertibnya mekanisme pelayanan alumni mulai dari pengumuman bagaimana

memperoleh kartu alumni, penerbitan majalah Kasadhar, dan tracer study.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan alumni yaitu

BAAK bidang alumni, Prodi, pengurus alumni.

3. Terlaksananya layanan program kartu alumni, penerbitan majalah Kasadhar, dan

tracer study secara periodik untuk pengembangan Prodi, Fakultas, dan Universitas.

2. DESKRIPSI

Pelayanan alumni dilakukan untuk memperkuat jaringan dan komunikasi antar alumni dan

alumni dengan almamater. Dengan terwujudnya jaringan yang kuat ini para alumni akan

semakin diberdayakan melalui kegiatan-kegiatan yang terprogram sekaligus membantu

Universitas memperoleh umpan balik melalui program tracer study baik oleh alumni

maupun pengguna lulusan.

3. RUANG LINGKUP

Layanan alumni dilakukan di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo


a. Kartu alumni adalah kartu identitas bahwa pemegang kartu tersebut adalah alumni

Universitas Ngudi Waluyo. Melalui kartu tersebut, alumni dapat memperoleh akses

masuk ke Perpustakaan UNW .

b. Tracer study adalah pelacakan alumni yang dilakukan oleh Universitas untuk

mengetahui kondisi mutakhir alumni. Pelacakan ini berguna untuk memberi umpan

balik bagi Universitas untuk melakukan berbagai program perbaikan.

5. REFERENSI

Renstra Universitas Ngudi Waluyo


7. DOKUMENTASI


antara lain:

data identitas alumni

foto alumni

Kartu alumni

PROSEDUR SPMI

91


Instruksi kerja:

Rekapitulasi data alumni

Pemesanan kartu alumni ke percetakan

Distribusi kartu alumni

9. LAMPIRAN

Instruksi kerja terkait


Kegiatan layanan alumni ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Wakil Rector I kecuali

untuk program tracer study. Program ini dilaksanakan oleh Prodi, sedangkan pihak Rektor

hanya mendapat laporan pelaksanaan dan hasil tracer study.

PROSEDUR SPMI

92


PROCEDURE

KODE PM-AKD-16

JUDUL LAYANAN ALUMNI


AREA REKTORAT

NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Unit Terkait

Dokumen

Waktu

Alumni Percetakan BAAK rektorat

Pilihan Prosedur

Kartu

Alumni: Ya

Pilihan Prosedur

Tracer

Study:

Ya

Pengumpulan data

alumni dari BAAK

1 Data alumni 2 bulan

Rekapitulasi

identitas alumni

untuk kartu

2 Data base

alumni

1

minggu

Pencetakan kartu

alumni

3

2

minggu

Distribusi kartu

alumni

Penerimaan Kartu

A

B

PROSEDUR SPMI

93


PROCEDURE

KODE PM-AKD-17

JUDUL TRACER STUDY


AREA REKTORAT

NO REVISI : 01

Kegiatan

No

Unit Terkait

Dokumen

Waktu

Alumni Pengguna

lulusan

Prodi/

Dekanat/

BAAK

rektorat

Lanjutan prosedur

tracer study

Penyusunan

kuesioner

1 Data

alumni

2

minggu

Pengiriman lewat

email dan pos dan

pengembalian

2 Data base

alumni

2 bulan

Pengolahan data 3

2

minggu

Feedback untuk

Prodi, Dekanat dan

Universitas

Laporan Arsip

Tetap

B

PROSEDUR SPMI

94


PROCEDURE

KODE FM-02-AKD-16

JUDUL FORMULIR TRACER STUDY ALUMNI


AREA REKTORAT

NO REVISI : 01

TRACER STUDY SURVEY ALUMNI UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

Kepada alumni

Kuesioner ini untuk alumni Universitas Ngudi Waluyo . Survei ini bertujuan untuk

mengetahui menganalisis tingkat kompetensi yang diperoleh di pendidikan dan aplikasinya di

dunia nyata. Juga akan digali informasi terkait dengan proses dan kondisi pembelajaran di

Universitas Ngudi Waluyo. Hasil dari survey ini akan menjadi masukan untuk institusi.

Universitas Ngudi Waluyo menjamin kerahasiaan informasi yang diberikan dan hanya

akan digunakan pada Studi Survey ini saja.

Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang diberikan.

Salam,

Badan Penjaminan Mutu


[email protected]

PROSEDUR SPMI

95

KUESIONER TRACER STUDY

ALUMNI UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

A. IDETITAS ALUMNI

Nama : …………………………………………………………………………

Alamat : …………………………………………………………………………

No Telp Rumah : ……………………………………………………………………………

No Telp HP : ……………………………………………………………………………

Tahun Masuk Kuliah (Angkatan) : ……………………………………………………………………………

Tahun Lulus Kuliah : ……………………………………………………………………………

Riwayat Pendidikan : tuliskan nama sekolah, tahun lulus dan jurusan sesuai

kolom yang tersedia.

No. Pendidikan Institusi Tahun Lulus Jurusan

1

2

3

4

5

6

7

B. RIWAYAT PEKERJAAN

1. Apakah saat ini anda bekerja?

Ya, lanjutkan ke pertanyaan nomer 2

Tidak, lanjutkan ke pertanyaan nomer 10

2. Pekerjaan saat ini

Negeri

Swasta

BUMN

PROSEDUR SPMI

96

Wiraswasta

Lainnya………

3. Institusi Tempat Bekerja

……………………………………..………………………………………………………………….……………….....

4. Bulan dan Tahun masuk kerja

…………………………………………………………………………………………………………………..…………..

5. Jabatan

Pimpinan / Manager

Kepala Bagian / Devisi

Staff

6. Alamat kantor / No telp kantor

………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………….

7. Apakah anda sudah pernah pindah kerja

Ya

Tidak, lanjutkan ke pertayaan nomer 9

8. Sebutkan tempat bekerja anda sebelumnya

Kantor :…………………………………………………………….

No Telp :

Kantor :……………………………………………………………..

No Telp:

Kantor :…………………………………………………………….

No Telp :

9. Alasan pindah kerja

Gaji

Tidak sesuai dengan minat atau cita-cita

Alasan Geografis (lebih dekat rumah,transportasi dsb)

PROSEDUR SPMI

97

Alasan conditional (situasi kerja yang lebih nyaman,dsb)

Lainnya

10. Masa tunggu dalam mendapatkan pekerjaan pertama

< 3 bulan

3-6 bulan

6-12 bulan

> 12 bulan

Lanjutkan ke pertanyaan ke point C

11. Alasan tidak bekerja

Sudah melamar tapi tidak dipanggil

Sudah mengikuti tes tapi tidak lulus

Belum ada lowongan pekerjaan yang sesuai bidang ilmu

Belum ada lowongan pekerjaan yang sesuai keinginan (karir,gaji,dll)

Lainnya

12. Apakah anda pernah bekerja sebelumnya?

Ya

Tidak, lanjutkan ke pertanyaan C.6

13. Sebutkan pekerjaan anda sebelumnya?

Pekerjaan : …………………………………………………………..

Kantor : …………………………………………………………..

Alamat : …………………………………………………………..

Pekerjaan : …………………………………………………………..

Kantor : …………………………………………………………..

Alamat : …………………………………………………………..

Pekerjaan : …………………………………………………………..

Kantor : …………………………………………………………..

PROSEDUR SPMI

98

Alamat : …………………………………………………………..

Pekerjaan : …………………………………………………………..

Kantor : …………………………………………………………..

Alamat : ………………………………………………………….

14. Kira-kira berapa pendapatan anda setiap bulannya yang berasal dari pekerjaan utama anda?

1. <= Rp. 1 000 000

2. Rp. 1 000 000 – 2. 500.000

3. Rp. 2 500.000 – 5.000.000

4. Rp. 5.000.000 – 7 500.000

5. Rp. 7 500 000 -- 10.000.000

6. Rp. 10 000 000 -- 12.500.000

7. Rp. 12 500 000 -- 15.000.000

8. >= Rp. 15 000 000

15. Kira-kira berapa total pendapatan anda secara keseluruhan setiap bulannya (dari

pekerjaan utama, pekerjaan sampingan, dll termasuk bonus)?

16. <= Rp. 1 000 000

17. Rp. 1 000 000 – 2. 500.000

18. Rp. 2 500.000 – 5.000.000

19. Rp. 5.000.000 – 7 500.000

20. Rp. 7 500 000 -- 10.000.000

21. Rp. 10 000 000 -- 12.500.000

22. Rp. 12 500 000 -- 15.000.000

23. >= Rp. 15 000 000

C. KEGIATAN PENDIDIKAN DI UNIVERSITAS NGUDI WALUYO DAN AKTIVITAS LAINNYA

1. Selama kuliah di UNIVERSITAS Ngudi Waluyo, kira-kira berapa jam per minggu

rata-rata waktu yang dipergunakan dalam melakukan kegiatan di bawah ini?

(Berilah tanda (√) pada kolom yang anda pilih)

A. Kurikuler Kegiatan

(jam/minggu)

1-5 >5-10 >10-15 >15-20 >20

a. Perkuliahan dan praktikum

b. Belajar mandiri

c. Lainnya (sebutkan - Browsing) B. Ko dan ekstra kurikuler

Kegiatan (jam/minggu)

1-5 >5-10 >10-15 >15-20 >20

a. Kursus

b. Belajar subyek lain secara otodidak

c. Kegiatan lain (olahraga, seni, paduan

PROSEDUR SPMI

99

suara, dll)

d. Lainnya (sebutkan)____________________

2. Selama kuliah di Universitas Ngudi Waluyo, apakah anda menjadi anggota dari suatu organisasi (sosial, pemuda, organisasi keagamaan)? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Ya

Tidak LANJUT KE PERTANYAAN 4

3. Seberapa aktif anda di organisasi tersebut ? (Berilah tanda (√) pada kolom di yang anda pilih)

Pasif Kurang aktif Cukup aktif Aktif Sangat aktif

1 2 3 4 5

5. Sampai seberapa jauh hal-hal di bawah diaplikasikan atau ditekankan oleh dosen-dosen anda selama anda kuliah di UNIVERSITAS Ngudi Waluyo? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih

Sangat buruk

Buruk Cukup baik

Baik Sangat

baik

1 2 3 4 5

a. Pengetahuan umum

b. Teori, konsep

c. Orientasi penelitian

d. Belajar berdasarkan masalah (problem based learning)

e. Belajar secara mandiri

f. Presentasi oral

g. Kerja kelompok

h. Penugasan mandiri

i. Dosen sebagai sumber informasi

j. Kehadiran dalam proses belajar mengajar

k. Magang/pengalaman bekerja/praktek kerja lapangan

l. Tugas akhir/skripsi

5. Selama anda kuliah di Universitas nNgudi Waluyo, bagaimana pendapat anda tentang hal-hal di bawah ini? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Sangat buruk

Buruk Cukup baik

Baik Sangat

baik Pernyataan

1 2 3 4 5

PROSEDUR SPMI

100

a. Bimbingan akademik oleh pembimbing akademik

b. Bimbingan skripsi/tugas akhir

c. Pemilihan mata kuliah

d. Variasi mata kuliah yang ditawarkan

e. Perencanaan program pembelajaran f. Sistem penilaian

g. Kesempatan untuk memilih mata kuliah dan

spesialisasi

h. Penekanan pada belajar mengajar

i. Kualitas pengajaran

j. Modul/buku kuliah

k. Kesempatan untuk berpartisipasi dalam proyek

penelitian

l. Kesempatan dan waktu untuk bekerja

m. Kesempatan untuk berinteraksi dengan dosen-dosen

di luar jadwal kuliah

n. Kesempatan untuk berinteraksi dengan sesama

mahasiswa di luar kelas

o. Kesempatan memperoleh beasiswa

p. Jumlah stok dan koleksi perpustakaan

q. Fasilitas laboratorium/lahan praktek

r. Fasilitas IT

6. Secara keseluruhan, seberapa puas anda dengan program studi yang anda ikuti di Universitas Ngudi Waluyo? (Berilah tanda (√) pada kolom yang anda pilih)

Tidak puas sama sekali Tidak puas Cukup puas Puas Sangat puas

1 2 3 4 5

7. Pada saat anda lulus dari Universitas Ngudi Waluyo, pada tingkat mana kompetensi di bawah ini yang anda miliki? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tingkat Kompetensi Pengetahuan, keterampilan, kompetensi

Sangat rendah

Rendah Sedang Tinggi Sangat tinggi

1 2 3 4 5

1. Pengetahuan di bidang atau disiplin ilmu anda

2. Pengetahuan umum

3. Pengetahuan di luar bidang atau disiplin ilmu anda

4. Pengetahuan tentang disiplin ilmu anda di negara lain

5. Internet

6. Kreativitas

7. Kemampuan dalam memecahkan masalah

8. Kemampuan belajar

9. Bekerja di bawah tekanan

PROSEDUR SPMI

101

10. Manajemen waktu

11. Kesiapan untuk bekerja

12. Bekerja secara mandiri

13. Bekerja dalam tim/bekerjasama dengan orang lain

14. Negosiasi

15. Kemampuan analisis

16. Toleransi

17. Empati

18. Kemampuan adaptasi

19. Berlaku asertif (berkata apa adanya tanpa basa-basi)

20. Persistensi/pantang menyerah

21. Kemampuan menghargai pandangan yang berbeda

22. Pemahaman tentang sistem dan nilai-nilai yang berlaku di

masyarakat

23. Pengetahuan tentang keragaman budaya secara nasional

maupun internasional

24. Bekerja dengan orang yang berbeda budaya maupun latar

belakang

25. Kepemimpinan

26. Kemampuan dalam memegang tanggung jawab

27. Inisiatif

28. Loyalitas dan integritas

29. Kemampuan berkomunikasi

30. Kemampuan untuk mempresentasikan suatu

ide/produk/laporan

31. Merencanakan suatu proyek/program,

32. Mengkoordinasikan suatu proyek/program

33. Melaksanakan proyek/program

34. Kemampuan dalam mendokumentasikan suatu ide dan

informasi

35. Kemampuan dalam menulis laporan, memo, dokumen

36. Kemampuan untuk terus belajar sepanjang hayat

8. Pada saat anda lulus dari Universitas Ngudi Waluyo, bagaimana tingkat kemampuan bahasa asing anda? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tidak

menguasai sama sekali

Tidak menguasai

Cukup menguasai

Menguasai Sangat menguasai

Jenis Bahasa

1

2

3

4

5

a. Bahasa Inggris

b. Bahasa asing lainnya (sebutkan)_

c. Bahasa asing lainnya (sebutkan)_

PROSEDUR SPMI

102

9. Pada saat anda lulus dari Universitas Ngudi Waluyo, bagaimana tingkat kemampuan komputer anda? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tidak menguasai sama sekali

Tidak menguasai

Cukup menguasai


Kemampuan Komputer

1

2

3

4

5

a. Word processor/MSWord

b. Bahasa Pemograman

c. Spread sheet/Excell

d. Data base

e. SPSS

10. Berapa nilai IPK (Indeks Prestasi Kumulatif) anda?

Nilai : _____ , _____

11. Pada saat anda lulus dari Universitas Ngudi Waluyo, seberapa pentingkah hal di bawah

ini bagi pribadi anda? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tidak penting sama sekali

Tidak penting

Cukup penting

Penting Sangat penting

Kegiatan

1

2

3

4

5

a. Bekerja secara mandiri

b. Melanjutkan studi

c. Mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan

d. Kepastian pekerjaan

e. Penghargaan sosial dan status sosial

f. Kesempatan untuk melaksanakan ide sendiri

g. Lingkungan kerja yang baik

h. Kesempatan untuk terus belajar

i. Pendapatan yang tinggi

j. Pekerjaan yang menantang

k. Prospek karir yang baik

l. Cukup waktu luang untuk kegiatan hobi/santai

m.Kesempatan untuk melakukan sesuatu yang bermanfaat untuk masyarakat

n. Manajemen waktu yang baik dan seimbang antara pekerjaan dan keluarga

PROSEDUR SPMI

103

D. Kompetensi

1. Pada tingkat manakah kompetensi di bawah ini yang anda miliki pada saat ini? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tingkat Kompetensi

Pengetahuan, keterampilan, kompetensi

Sangat rendah


1 2 3 4 5

1. Pengetahuan umum




5. Internet

6. Kreativitas




10. Manajemen waktu




14. Negosiasi


16. Toleransi

17. Empati






masyarakat

23. Pengetahuan mengenai keragaman budaya baik secara

nasional maupun internasional

24. Bekerja dengan orang yang berbeda budaya maupun latar

belakang

25. Kepemimpinan


27. Inisiatif



30. Kemampuan untuk mempresentasikan suatu

ide/produk/laporan




34. Kemampuan dalam mendokumentasikan suatu ide dan informasi

PROSEDUR SPMI

104



2. Seberapa menolongkah kuliah anda di Universitas Ngudi Waluyo (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tidak

menolong sama sekali

Tidak menolong

Cukup menolong

Menolong Sangat

menolong

Pernyataan

1 2 3 4 5

a. dalam melaksanakan tugas di pekerjaan anda

saat ini?

b. dalam menjalankan kehidupan anda selain

pekerjaan?

3. Menurut anda, seberapa pentingkah kompetensi di bawah ini dalam melaksanakan pekerjaan anda? HANYA UNTUK YANG SEDANG BEKERJA SAAT INI (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tingkat Kompetensi

Pengetahuan, keterampilan, kompetensi

Sangat rendah


1 2 3 4 5

1. Pengetahuan umum




5. Internet

6. Kreativitas




10. Manajemen waktu




14. Negosiasi


16. Toleransi

17. Empati






masyarakat

PROSEDUR SPMI

105

23. Pengetahuan mengenai keragaman budaya baik secara nasional

maupun internasional

24. Bekerja dengan orang yang berbeda budaya maupun latar belakang

25. Kepemimpinan


27. Inisiatif



30. Kemampuan untuk mempresentasikan suatu ide/produk/laporan




34. Kemampuan dalam mendokumentasikan suatu ide dan informasi



4. Bagaimana tingkat kemampuan bahasa asing anda pada saat saat ini? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tidak menguasai sama sekali

Tidak mengua

sai

Cukup menguasai

Menguasai

Sangat menguasai

Jenis Bahasa Asing

1

2

3

4

5

a. Bahasa Inggris

b. Bahasa asing lainnya (sebutkan) ___________

c. Bahasa asing lainnya (sebutkan) ___________

5. Bagaimana tingkat kemampuan komputer anda pada saat ini? (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih) (Berilah tanda (√) pada kolom di depan pernyataan yang anda pilih)

Tidak

menguasai sama sekali

Tidak menguasai

Cukup menguasai


Kemampuan Komputer

1

2

3

4

5

a. Word processor/MSWord

b. Bahasa Pemograman

c. Spread sheet/Excell

d. Data base

e. SPSS

PROSEDUR SPMI

106

E. Pendidikan Tinggi dan Pekerjaan

1. Secara umum, dari seluruh pengalaman kerja anda, seberapa banyak anda menggunakan pengetahuan dan keterampilan yang anda peroleh selama kuliah di Universitas Ngudi Waluyo?

Tidak sesuai sama sekali

Tidak sesuai Cukup sesuai Sesuai Sangat sesuai

1 2 3 4 5

2. Apakah pekerjaan anda saat ini sesuai dengan bidang ilmu yang anda pelajari pada saat kuliah di Universitas Ngudi Waluyo? Hanya satu jawaban

Tidak sesuai sama sekali

Tidak sesuai Cukup sesuai Sesuai Sangat sesuai

1 2 3 4 5

3. Tingkat pendidikan apa yang paling tepat/sesuai untuk pekerjaan anda saat ini? Hanya satu jawaban

1. S3

2. S2/spesialis/profesi

3. S1

4. D4

5. D3

6. D2

7. D1

8. SMA/SMK

9. Lainnya(sebutkan)

4. Dari pengalaman anda selama ini, apa saran anda untuk peningkatan kualitas Universitas Ngudi Waluyo, fakultas, dan departemen?

Untuk Universitas Ngudi Waluyo:

.............................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................

Untuk Program Studi:

............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................

PROSEDUR SPMI

107

5. Sebutkan minimal 2 nomer telp teman anda pada saat di Universitas Ngudi WAluyo yang

anda ketahui

Nama No. Telp

TERIMA KASIH

PROSEDUR SPMI

108


PROCEDURE

KODE FM-02-AKD-17

JUDUL FORMULIR TRACER STUDY PENGGUNA


AREA REKTORAT

NO REVISI : 01

TRACER STUDY PENGGUNA

ALUMNI UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

BADAN PENJAMINAN MUTU


Nama Institusi : ……………………………………………………………….….

Alamat : …………………………………………………………………..

…………………………………………………………………..

No Telpon : …………………………………………………………….……..

Jumlah Alumni : …………………………………………………………….……..

Program Studi : …………………………………………………………….……..

……………………………………………………………….…..

Nama Alumni : 1. .………………………………………………………….……

2. ………………………………………………………………..

3. .……………………………………………………………….

4. ………………………………………………………………..

5. .……………………………………………………………….

6. ………………………………………………………………..

7. .……………………………………………………………….

8. ………………………………………………………………..

9. .……………………………………………………………….

10. ………………………………………………………..……….

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memberikan tanda (√) pada kolom

tanggapan pengguna.

No. Jenis Kemampuan Tanggapan Pihak Pengguna

Sangat Baik Baik Cukup Kurang

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Bagaimana alumni dalam bekerja

menjalankan prinsip-prinsip etik

dan moral yang berlaku

PROSEDUR SPMI

109

2 Dalam menjalankan pekerjaanya

alumni bekerja sesuai keahlian

berdasarkan bidang ilmu

(profesionalisme)

3 Bagiamana keluasan wawasan

alumni antar disiplin ilmu, yang

menunjang dalam menjalankan

pekerjaanya

4 Bagaimana kemampuan

kepemimpinan alumni selama

bekerja

5 Bagaimana kemampuan alumni

dalam menjalin kerjasama

dengan tim selama bekerja

6 Bagaimanakan kemampuan

alumni berbahasa asing


dalam berkomunikasi di

lingkungan pekerjaan


menggunaan teknologi informasi

yang menunjang dalam

pekerjaanya

9 Bagaimana upaya alumni dalam

menggembangan diri, yang

menunjang peningkatan

kemampuan diri

Total

Keterangan :

Kolom 1 s/d 10 menunjukkan nama alumni

Mengetahui,

Institusi/RS* pengguna lulusan ....................

(...................................)

Ket :* coret salah satu

PROSEDUR SPMI

110


JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT KAB. SEMARANG

50513 PROSEDUR MUTU

PEMBIMBINGAN AKADEMIK NO. DOKUMEN PM-AKD-18

NO. REVISI 01

HALAMAN 1 DARI 3

TANGGAL TERBIT 20 Oktober 2017

1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan untuk menguraikan tugas baku dalam proses pelaksanaan

pembimbingan akademik mahasiswa oleh dosen wali di Universitas Ngudi Waluyo

.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan proses pembimbingan akademik yang

dilakukan oleh Dosen wali kepada mahasiswa selama menempuh perkuliahan dan kegiatan

lain yang berhubungan dengan akademik.

3. REFERENSI

Pedoman Akademik Universitas Ngudi Waluyo

4. DEFINISI

a. Pembimbingan akademik adalah bentuk pelayanan yang diberikan dosen wali kepada

mahasiswa yang telah terdaftar secara administratif dibuktikan dengan Kartu Tanda

Mahasiswa (KTM) dengan cara online dan langsung, agar mahasiswa dapat mengikuti

kegiatan perkuliahan dan kegiatan akademik yang lain dengan baik.

b. Pembimbingan akademik secara online adalah kegiatan pembimbingan akademik yang

dilakukan melalui menu Siakad

c. Pembimbingan akademik secara langsung adalah kegiatan pembimbingan akademik

yang dilakukan melalui pertemuan tatap muka dengan mahasiswa.

5. KETENTUAN UMUM

a. Mahasiswa yang akan melaksanakan pembimbingan harus telah terdaftar secara

administratif yang dibuktikan dengan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).

b. Pembimbingan akademik secara online dilakukan untuk persetujuan pemesanan mata

kuliah dan validasi Kartu Rencana Studi (KRS).

c. Pembimbingan akademik secara langsung dilakukan untuk membahas permasalahan-

permasalahan yang dihadapi mahasiswa selama mengikuti perkuliahan dan kegiatan

lain yang berhubungan dengan akademik.

d. Pembimbingan akademik dapat dilakukan secara terjadwal atau insidental dengan

kesepakatan bersama antara dosen wali dan mahasiswa

e. Pembimbingan akademik minimal dilakukan 4 kali dalam 1 semester.

f. Monitoring terhadap pelaksanaan pembimbingan akademik harus dilakukan secara

kontinu

PROSEDUR SPMI

111

Diagram Prosedur Mutu

DOSEN KAPRODI DEKAN REKTOR

Rincian Prosedur

1. Mulai

2. Prodi mengusulkan dosen pembimbing akademik kepada dekan

3. Dekan menerbitkan surat tugas pembimbing akademik.

4. Dosen Pembimbing menerima surat tugas pembimbing akademik dari dekan.

5. Prodi menerbitkan surat edaran untuk melaksanakan pembimbingan

6. Dosen Pembimbing melakukan pengecekan daftar mahasiswa yang dibimbing melalui

Siakad

7. Dosen Pembimbing dan mahasiswa melakukan koordinasi pembimbingan

Dekan

menerima surat

pengajuan

dosen

mulai

Dosen

mengajukan

studi lanjut

ke kaprodi Kuliah

Menerima

laporan

pembimbingan

selesaii

Dosen

membuat

surat

permohonan

studi lanjut

ke dekan

Rektor

menerbitkan surat

tugas studi lanjut

Koordinasi

pembimbingan

Melaksanakan

pembimbingan

Monitoring

pembimbingan

Membuat laporan

pembimbingan

Kaprodi

mereview

pengajuan

dosen Kuliah

Rektor

menerima surat

pengajuan dosen

PROSEDUR SPMI

112

8. Kaprodi mengeluarkan form pembimbingan yang akan diberikan kepada mahasiswa.

9. Dosen wali dan mahasiswa melakukan pembimbingan akademik.

10. Kaprodi melakukan monitoring pelaksanaan pembimbingan

11. Dosen menyusun laporan pembimbingan akademik dan melaporkan keprodi.

12. Selesai

PROSEDUR SPMI

113

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT

KAB. SEMARANG 50513 PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN BUKU PEGANGAN No. Dokumen

PM-AKD-19 No. Revisi

01 Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

I. TUJUAN

Prosedur ini di tetapkan agar proses pelaksanaan Penyusunan Buku Pegangan Kuliah

Mahasiswa di Universitas Ngudi Waluyo dapat berjalan secara efektif dan efisien.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi proses Pelaksanaan

Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo

III. REFERENSI

IV. DEFINISI

A. Buku pegangan kuliah mahasiswa adalah buku ajar, yaitu: merupakan bahan-bahan atau

materi pembelajaran yang disusun secara sistematis dan dipakai sebagai rujukan materi

perkuliahan yang disusun oleh dosen pengampu mata kuliah.

B. Bentuk buku ajar yang dimaksud terdiri dari: Buku ajar dalam bentuk tertulis, buku ajar

dalam bentuk e-learning (e-book), serta buku teks.

C. Buku Ajar dalam bentuk tertulis yang dimaksud Buku ajar dalam bentuk hard copy yang

ditulis sesuai dengan kaidah penulisan buku ajar.

D. Buku Ajar dalam bentuk e-lerning yang dimaksud adalah penulisan buku ajar dengan

format PDF.

E. Buku teks yang dimaksud adalah penulisan buku sesuai dengan kaidah penulisan buku-

buku ilmiah yang umum dan bisa dipergunakan secara luas tidak hanya dalam lingkup

pembelajaran di Universitas Ngudi Waluyo.

F. Tim Penulisan Buku Ajar Universitas Ngudi Waluyo adalah dosen UNW

G. Tim Evaluasi Buku Ajar Universitas Ngudi Waluyo adalah Tim evaluator yang akan

memberikan persetujuan kelayakan materi buku ajar, yang ditetapkan melalui SK

Rektor.

H. Tim Evaluasi Buku Ajar Fakultas adalah tim evaluator yang akan memberikan

persetujuan kelayakan materi buku ajar dan ditetapkan melalui surat tugas Dekan.

V. KETENTUAN UMUM

A. Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa boleh dilakukan oleh seluruh dosen

tetap di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

B. Pengajuan usulan Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa sesuai dengan bidang

keahlian yang diampu

C. Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa diajukan melalui Mata Anggaran

Keuangan Universitas Ngudi Waluyo.

PROSEDUR SPMI

114

D. Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa yang di tulis adalah mata kuliah yang

diampu oleh dosen atau kelompok dosen yang belum pernah ditulis dalam pengadaan

buku ajar tahun-tahun sebelumnya.

E. Khusus buku ajar dalam bentuk e-learning materi bahan ajar yang diajukan bisa bahan

ajar yang pernah ditulis pada tahun anggaran sebelumnya.

F. Sedapat mungkin Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa yang ditulis adalah mata kuliah

pokok dari dosen yang bersangkutan dan bukan Mata Kuliah Dasar Umum.

G. Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa yang ditulis dapat digunakan untuk mata kuliah yang

disajikan pada semester gasal ataupun semester genap.

H. Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa harus disusun dalam format sebagai berikut :

1. Buku ajar dalam bentuk tertulis sesuai format kaidah penulisan Buku Ajar.

2. Buku ajar dalam bentuk e-learning sesuai penulisan buku ajar dengan format PDF.

3. Buku teks dalam bentuk format kaidah penulisan buku ilmiah umum.

4. Usulan Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa melalui Proses verifikasi oleh

Tim Evaluasi Buku Ajar baik di tingkat Fakultas maupun Universitas.

5. Usulan Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa yang sudah dibiayai oleh dana

mandiri dari fakultas tidak boleh diajukan lagi pembiayaannya di tingkat universitas.

PROSEDUR SPMI

115

PROSEDUR

A. Diagram Proses Penyusunan Buku Pegangan Kuliah mahasiswa

WR I BPM Tim

Pakar

Univ

Dekan Sek.

Dekan

Tim

Evaluasi

Fakultas

Ka.BAUK Ketua

BAAK

Ka.Prodi Dosen

B. Rincian Prosedur

1. Dosen mengajukan usulan buku pegangan Kuliah mahasiswa kepada Kaprodi dengan

dilengkapi draft buku yang meliputi judul, diskripsi, manfaat dan tujuan,serta sistematika

isi buku sesuai dengan format baku yang telah ditetapkan.

2. Selanjutnya Kaprodi meneruskan usulan penyusunan buku pegangan kuliah mahasiswa

tersebut ke Ketua Jurusan.

3. Kemudian Kajur. membuat surat permohonan usulan Penyusunan Buku Pegangan Kuliah

Mahasiswa dari dosen pengampu kepada WD.I. (Form.01)

4. WD. I selanjutnya melakukan pengecekan usulan. Apabila bisa ditangani Fakultas usulan

tersebut akan dilakukan verifikasi oleh Tim Pakar Fakultas dan akan diteruskan ke Dekan

Fakultas untuk ditindak lanjuti melalui lembar disposisi ke Ka.sub.Bag.Akademik.

Fakultas.

5. Melalui Kasub. Bagian .Akademik Fakultas permohonan usulan penyusunan buku

pegangan kuliah mahasiswa akan dilaksanakan dengan koordinasi melalui

KaJur./KaProdi terlebih dahulu dan pelaksanaan penyusunannya oleh dosen.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

4

8

Persetujuan

Ya/Tidak

Persetu

juan

Tidak

ya

Verifikasi

11

PROSEDUR SPMI

116

6. Selanjutnya apabila penyusunan buku pegangan kuliah mahasiswa tidak bisa ditangani

oleh Fakultas maka Dekan memberikan pengesahan usulan untuk diteruskan ke WaRek. I.

7. WaRek.I akan memberikan rekomendasi usulan tersebut untuk ditindaklanjuti ke LP3

Universitas Ngudi Waluyo.

8. Menindaklanjuti persetujuan usulan penyusunan buku pegangan kuliah mahasiswa,

dengan terlebih dahulu dilakukan verifikasi materi oleh Tim Pakar. Hasil persetujuan

disampaikan kepada Fakultas dengan tembusan ke Jurusan.

9. Selanjutnya hasil persetujuan penyusunan buku pegangan kuliah mahasiswa tersebut

oleh WD.I akan diteruskan ke Jurusan masing-masing.

10. Jurusan melalui Kaprodi. akan meminta dosen yang mengajukan usulan untuk segera

menyusun Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa

11. Selanjutnya dosen akan melakukan penandatanganan kontrak penyusunan buku

pegangan kuliah mahasiswa, serta verifikasi materi dengan LP3.

C. Lampiran

1. Formulir permohonan Penyusunan Buku Pegangan Kuliah Mahasiswa. (FM-01-AKD-07)

2. Format baku tata cara penulisan usulan penyusunan buku pegangan kuliah mahasiswa.

(FM-02-AKD-07)

3. Format hasil verifikasi Tim evaluasi Penyusunan Buku pegangan kuliah mahasiswa.

(FM-03-AKD-07)

PROSEDUR SPMI

117

FORMULIR

No. Dokumen FM-01-AKD-07

PERMOHONAN

PENYUSUNAN BUKU

PEGANGAN KULIAH

MAHASISWA

No. Revisi 01

Tanggal Berlaku 20 Oktober 2017

Halaman 1 dari 1

Nomor :

Hal : Buku Pegangan

Yth Wakil Rektor bidang I


Dengan hormat,

Demi kelancaran proses pembelajaran mahasiswa, serta adanya tuntutan kebutuhan, kami

mengajukan permohonan penyusunan buku pegangan kuliah mahasiswa seperti yang

tersebut di bawah ini:

No Judul Buku Mata Kuliah Prodi Kode Mata Kuliah Semester Dsn.Pengampu NID

N

1

2

3

4

5

6

7

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.

Ungaran,

Mengetahui,

Dekan Ketua Prodi

…………………………….. .......................................... Tembusan : 1. Dekan 2. Arsip

PROSEDUR SPMI

118

FORMULIR

No. Dokumen FM-02-AKD-05

HASIL VERIFIKASI PENYUSUNAN BUKU PEGANGAN KULIAH

MAHASISWA

No. Revisi 01 Tanggal Berlaku 20 Oktober 2017 Halaman 1 dari 1

HASIL VERIFIKASI PENYUSUNAN BUKU PEGANGAN KULIAH MAHASISWA

Nama Pengusul : .......................................................... NIDN : .......................................................... Bidang Keahlian : .......................................................... Jurusan : .......................................................... Fakultas : .......................................................... Judul buku yang diusulkan : ..........................................................

..........................................................

Hasil verifikasi 1. Format buku : skor .......................... 2. Sistematika : skor .......................... 3. Daftar isi : skor .......................... 4. Dll

Catatan - Usulan diterima/ tidak diterima - Diperbaiki

Ungaran,................................. Ketua Tim Verifikasi

.....................................

PROSEDUR SPMI

119



50513

PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER (RPS)

No. Dokumen

PM-AKD-20

No. Revisi

01

Halaman

1 dari 3

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

I. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan untuk memberikan kepastian tentang penyusunan dan

pengembangan Rencana Pembelajaran Semester (RPS) yang senantiasa diverifikasi dan

divalidasi sebelum diajarkan.

II. RUANG LINGKUP

Berlaku untuk proses penyusunan dan evaluasi RPS Program Diploma IV, Strata 1 dan

diploma III.

III. REFERENSI

A. Statuta Universitas Ngudi Waluyo .

B. Peraturan Menteri Pendidikan dan kebudayaan RI No. 73 tahun 2013 tentang

Penerapan kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia bidang pendidikan tinggi..

C. Permenristekdikti No. 44 tahun 2015 tentang standar nasional pendidikan tinggi

D. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Dirjen Dikti, Depdiknas, 2008

E. Tim Pengembangan SPMI-PT, “Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi”,

Bahan Pelatihan, Dirjen Dikti , 2010.

F. Kementrian Riset , Teknologi dan Pendidikan Tinggi , , 2016, Pedoman Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Direktorat Jendral Pembelajaran dan

Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu

VI. DEFINISI

RPS adalah rencana pembelajaran pada suatu dan/atau kelompok mata pelajaran/tema

tertentu yang mencakup standar kompetensi, kompetensi dasar, materi

pokok/pembelajaran, kegiatan pembelajaran, indikator pencapaian kompetensi untuk

penilaian, penilaian, alokasi waktu, dan sumber belajar.

VII. KETENTUAN UMUM

A. Pembuatan RPS harus berdasarkan kurikulum yang sudah disahkan.

B. Ketersediaan RPS dikoordinasikan oleh Ketua Program Studi, dan sudah siap untuk

digunakan 2 (dua) minggu sebelum perkuliahan dimulai, kemudian dilakukan evaluasi

setelah berjalan 1 (satu) tahun akademik.

PROSEDUR SPMI

120

VIII. PROSEDUR

B. Diagram Penyusunan RPS

DIAGRAM PROSES PENYUSUNAN RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER (RPS)

WAKIL DEKAN I KAPRODI DOSEN KABAG TUDEKAN

Wakil Dekan membuat surat

edaran pembuatan RPS

Surat Edaran

Kaprodi menerima surat edaran dan meneruskannya kepada dosen

Dosen menerima Surat Edaran

Dosen menyusun

RPS

Draft RPS

Kaprodi melakukan perbaikan RPS

Dosen & Kaprodi melakukan koordinasi

perubahan RPS

Perubahan Draft RPS

RPS diarsipkan oleh Kabag TU

Draft RPS diperiksa oleh Kaprodi

Draft RPS Diterima Wakil

Dekan I

Silabus Disahkan Oleh Dekan

C. Rincian Prosedur

1. Wakil Dekan membuat surat edaran kepada Kaprodi untuk menugaskan dosen membuat

RPS.

2. Kaprodi membuat surat edaran kepada dosen untuk membuat RPS.

3. Dosen menyusun RPS.

4. Prodi menerima draf RPS dari dosen.

5. Prodi melakukan verifikasi RPS berdasarkan hasil rapat evaluasi dan rekomendasi

workshop penajaman jurusan/program studi.

6. Dosen dengan dikoordinasi oleh Ketua Jurusan/Prodi melakukan penyusunan atau

perubahan RPS.

7. RPS diberikan kepada sekretaris dekan untuk disahkan oleh Dekan.

8. Dekan mengesahkan RPS dengan menerbitkan Surat Keputusan Dekan.

Sek. Dekan

Sek. Dekan

PROSEDUR SPMI

121

9. Kepala Bagian Tata Usaha mengarsip RPS.

10. Catatan:

a. RPS dievaluasi sesuai dengan tuntutan dan perkembangan keilmuan.

b. WD memimpin rapat evaluasi RPS pada setiap satu tahun akademik.

c. WD menentukan tindakan perbaikan RPS.

d. Ketua Prodi melakukan perbaikan RPS bersama dengan dosen .

C. Lampiran

1. Formulir Surat Edaran Penyusunan RPS

2. Format RPS

3. SK Dekan Tentang Penetapan RPS

PROSEDUR SPMI

122

1. FORMAT RPS


JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT KAB. SEMARANG 50513

FORMULIR

Rencana Pembelajaran Semester ( RPS )

No. Dokumen

FM-AKD-20

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1

RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER (RPS)

PROGRAM STUDI ............................

FAKULTAS .............................


2. Nama Mata Kuliah :

3. Kode Mata Kuliah :

4. Semester :

5. Bobot (sks) :

6. Dosen Pengampu :

7 Capaian Pembelajaran :

8 Bahan Kajian :

PROSEDUR SPMI

123

Acara Pembelajaran

Minggu

ke-

Kemampuan

Akhir yang

Diharapkan

Bahan

Kajian

Strategi /

Metode

Pembelajaran

Alokasi

Waktu

Kriteria

(Indikator)

Capaian

Instrumen

Penilaian

Bobot

Penilaian

Pustaka/

Literatur

9 10 11 12 14 15 16 17 18

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Mengetahui, Koordinator Mata Ajar

Ketua Prodi

............................ ..........................................

PROSEDUR SPMI

124

2. DESKRIPSI UNSUR / ELEMEN GENERIK YANG TERCANTUM DALAM RPS

No Unsur/Elemen Deskripsi 1 Nama Program Studi : Ditulis sesuai dengan yang tercantum dalam ijin

pembukaan/ pendirian/ operasional program studi yang dikeluarkan oleh Kementerian

2 Nama Mata Kuliah : Ditulis mata kuliah sesuai dengan yang tercantum pada peta kurikulm Prodi

3 Kode Mata Kuliah : Ditulis kode mata kuliah sesuai dengan yang tercantum pada peta kurikulum

4 Semester : Ditulis pada semester berapa dari total 8 semester (S1) dan 6 semester (DII) mata kuliah tersebut ditawarkan

5 Bobot (sks) : Ditulis dalam unit sks (satuan kredit semester). Bobot sks mencerminkan jumlah jam pembelajaran per semester atau per minggu yang terdiri dari jam tatap muka, pembelajaran mandiri, pembelajaran terstruktur dan praktikum (kalau ada) atau bentuk pembelajaran lainnya. Jumlah jam pembelajaran per semester atau per minggu sangat tergantung pada kedalaman dan keluassan capaian pembelajaran (CP), bahan kajian serta strategi dan metode pembelajaran. Pengertian 1 sks adalah proses pembelajaran selama 170 menit per minggu (dapat dalam bentuk kegiatan 50 menit tatap muka, 60 menit pembelajaran mandiri dan 60 menit pembelajaran terstruktur) atau 150 menit praktikum atau bentuk pembelajara lainnya

6 Dosen Pengampu : Dapat diisi lebih dari satu orang bila pembelajaran dilakukan oleh suatu tim pengampu (Team teaching), atau kelas parallel.

7 Capaian Pembelajaran

: Dipilih unsur CP mata kuliah dari unsur capaian pembelajaran Prodi dalam kaitannya membentuk profile lulsan. Dengan kata lain unsur capaian pembelajaran mata kuliah selalu inline dengan capaian pembelajaran lulusan Prodi. Dapat pula dikatakan bahwa ragam CP lulusan Prodi dibebankan pada mata kuliah yang ada pada peta kurikulum. Unsur capaian pembelajaran (CP) terdiri dari penguasaan keilmuan, keterampilan khusus, keterampilan umum dan sikap. Unsur capaian dapat dua atau lebih, tergantung pada kedalaman capaian pembelajaran yang ingin dikembangkan pada diri mahasiswa.

8 Bahan Kajian : Ditulis ragam bahan kajian yang diperlukan yang diambil dari bahan kajian prodi . Baris ini diisi untuk menjustifikasi bahwa bahan kajian mata kuliah adalah bagian dari bahan kajian prodi.

9 Minggu ke- : Sesuai dengan SNDIKTI bahwa bagian waktu proses pembelajaran yaitu tatap muka adalah paling sedikit 16 kali dalam sattu semester termasuk UTS dan UAS, sehingga proses pembelajaran dapat dibagi menjadi 16 minggu pembelajaran (satu semester).

10 Kemampuan Akhir : Ditulis kememampuan akhir = capaian pembelajaran (CP)

PROSEDUR SPMI

125

yang Diharapkan pada setiap tahapan pembelajaran (bahan kajian/pokok bahasan). Harus secara jelas mendukung CP mata kuliah. Dengan kata lain setiap CP pada bahan kajian atau pokok bahasan harus scara jelas merujuk CP pada level mata kuliah (course). CP bahan kajian/pokok bahasan dapat terdiri dari penguasaan pengetahuan, keterampilan (umum dan/atau khusus) dan/atau sikap.

11 Bahan Kajian : Adalah modul pembelajaran dengan pokok dan sub-pokok bahasannya. Bahan kajian disusun bertahap secara logic- vertical dalam 16 minggu pembelajaran. Kedalaman dan keluasan bahan kajian ditentukan sesuai dengan kemampuan akhir yang diharapkan. Bahan kajian untuk seluruh tahapan pembelajaran dapat dapat disediakan secara elektronik (e-modules) atau diunggah secara on-line sehingga dapat dengan mudah diakses oleh mahasiswa.

12 Strategi / Metode Pembelajaran

: Untuk mengembangkan CP pada diri mahasiswa dengan bahan kajiannya, diperlukan metode/strategi pembelajaran khusus. Metode pembelajaran dapat dalam bentuk self learning dengan menyediakan literature atau bahan pustaka utama atau tambahan, dan mahasiswa sndiri dapat mencari sumber iteratur yang relevan. Tugas terstruktur dapat diberikan seperti literature review (tugas esay), case based learning, problem based learning, dsb. Pembelajaran di kelas (tatap muka) dapat berupa pemaparan dosen (ceramah), diskusi kelompok, presentasi, role play, dsb. Metode pembelajaran lainnya dapat berupa praktikum (lab work), praktik bengkel, praktik di lapang atau studio. Dalam satu tahapan pembelajaran, dapat mengakomodasikan gabungan beberapa metode pembelajaran. Demikian pula dalam satu mata kuliah terdiri dari ragam metode pembelajaran.

14 Alokasi Waktu : Dicantumkan total waktu pada setiap tahapan pembelajaran. Jumlah jam atau menit yang dibutuhkan dalam pembelajaran per minggu mencerminkan bobot sks. Contohnya untuk 3 sks (3 x 150 menit=450 menit = 7,5 jam) dapat terdiri dari : Tatap muka 2 x 50 menit; pembelajaran mandiri 2x 60 menit; pembelajaran / tugas terstruktur 2 x 60 menit; dan praktikum 150 menit.

15 Indikator Capaian : Dituliskan indikator yang dapat menunjukan pencapaian kemampuan yang diharapkan meliputi penguasaan pengetahuan (cognitive), keterampilan (phsycomotoric) dan sikap (affective). Aspek ranah cognitive dapat mulai dari level remembering/understanding sampai dengan creating. Aspek ranah phsycomotoric dapat mulai dari level imitation sampai dengan naturalization. Aspek ranah affective dapat mula dari receiving sampai dengan characterization. atau unsur kemampuan yang dinilai (bisa kualitatif misal ketepatan analisis, kerapian sajian, Kreatifitas ide, kemampuan komunikasi, juga bisa juga yang kuantitatif : banyaknya kutipan acuan / unsur yang dibahas, kebenaran hitungan).

PROSEDUR SPMI

126

16 Instrumen Penilaian : Sebutkan instrument penilaian yang digunakan, seperti Quiz (multiple choice, T/F), rubric holitik, rubric deskriptif

17 Bobot Penilaian : disesuaikan dengan waktu yang digunakan untuk membahas atau mengerjakan tugas, atau besarnya sumbangan suatu kemampuan terhadap pencapaian kompetensi mata kuliah ini.

18 Pustaka/Literatur : Cantumkan literature yang digunakan dalam bentuk jurnal ilmiah, text books, website links dsb.

PROSEDUR SPMI

127

FORMAT RPP


JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT KAB. SEMARANG 50513

FORMULIR

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran ( RPP )

No. Dokumen

FM-AKD-06

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

PROGRAM STUDI ............................

FAKULTAS .............................


2. Nama Mata Kuliah / Kode MK :

3. Tingkat / Semester :

4. Bobot (sks) :

5. Pertemuan ke - :

6. Alokasi Waktu :

7. Kemampuan akhir yang diharapkan :

8 Bahan Kajian :

PROSEDUR SPMI

128

9. Kegiatan Pembelajaran

Tahap Aktifitas Dosen Aktifitas Mahasiswa Alat & Media

Pendahuluan

Inti/penyajian

Penutup

10. Sumber Pustaka

Mengetahui, Koordinator Mata Ajar

Ketua Progarm Studi

......................................... ..................................................

PROSEDUR SPMI

129

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT KAB. SEMARANG

50513 PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN KURIKULUM No. Dokumen

PM-AKD-21 No. Revisi

01 Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

I. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan untuk memberikan kepastian dalam penyusunan dan pengembangan

kurikulum yang senantiasa diverifikasi dan divalidasi sebelum diajarkan.

II. RUANG LINGKUP

Berlaku untuk proses penyusunan dan pengendalian kurikulum program Strata 1 dan D III

UNW.

III.REFERENSI

a. Permenristekdikti No. 44 tahun 2015 tentang standar nasional pendidikan tinggi

b. Peraturan Menteri Pendidikan dan kebudayaan RI No. 73 tahun 2013 tentang Penerapan

kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia bidang pendidikan tinggi

c. Undang – Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi..

d. Statuta Universitas Ngudi Waluyo Bab V Pasal 24 (3) Tentang peninjauan kurikulum.

e. Pedoman Akademik Universitas Ngudi Waluyo Tahun 2016/2017.

f. Kementrian Riset , Teknologi dan Pendidikan Tinggi , , 2016, Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Direktorat Jendral Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu

IV. DEFINISI

A. Penyusunan kurikulum adalah seperangkat kegiatan berupa perencanaan dan

pengembangan yang dirumuskan bersama stakeholder yang antara lain mencakup

penguasaan dan pemahaman pengetahuan, keterampilan intelektual, praktikal,

managerial,

kepemimpinan, dan etika.

B. Kurikulum Pendidikan Tinggi adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai isi

maupun bahan kajian dan pelajaran serta cara penyampaian dan penilaian yang

digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar di perguruan

tinggi.

C. Kurikulum pendidikan tinggi yang menjadi dasar penyelenggaraan program studi terdiri

atas: 1) Kurikulum Inti dan 2) Kurikulum Institusional.

D. Kurikulum Inti merupakan kelompok bahan kajian dan pelajaran yang harus dicakup

dalam suatu program studi berdasarkan kompetensi minimal yang harus dikuasai oleh

mahasiswa.

E. Kurikulum Institusional merupakan kelompok bahan kajian dan pelajaran yang

dikembangkan dalam suatu program studi yang menjadi karakteristik program studi

yang diselenggarakan oleh Universitas Ngudi Waluyo.

F. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah bobot penghargaan terhadap pengalaman belajar

mahasiswa yang diperoleh melalui kegiatan terjadwal per minggu.

PROSEDUR SPMI

130

V. KETENTUAN UMUM

A. Kurikulum ditinjau secara berkala, sebagian atau secara keseluruhan sesuai dengan

dinamika perkembangan bidang-bidang keilmuan setiap 2 tahun sekali.

B. Kurikulum disusun oleh program studi di bawah koordinasi jurusan dan fakultas sebagai

implementasi visi dan misinya.

C. Mutu Kurikulum dinilai dari empat hal berikut:

1. Kompetensi Lulusan (Learning Outcomes/Capaian Pembelajaran). Kompetensi atau

Capaian Pembelajaran lulusan yang harus dicapai harus dirumuskan eksplisit dan

jelas.

2. Pengembangan dan implementasi kurikulum. Pengembangankurikulum dilakukan

dengan memperhatikan standar input, proses dan output. Kurikulum yang telah

dirancang diimplementasikanpada tinkatan administratif dan kegiatan

pembelajaran actual serta dievaluasi secara periodic dalam rangka menjamin

ketercapaian Kompetensi yang dicanangkan.

3. Pengetahuan/Dasar ilmiah pada kurikulum

4. Simulasi dan Pengalaman Praktek.

PROSEDUR SPMI

131

VI. PROSEDUR

A. Alur Penyusunan Kurikulum

Mengetahui posisi program studi dalam konstelasi sistem pendidikan

Model pendidikan secara umum Sistem pendidikan tinggi di Indonesia

1. Menentukan spesifikasi program

Menentukan jenjang program Capaian pembelajaran lulusan

3. Mengidentifikasi pengetahuan dan kemampuan lulusan

Utama Pendukung

4. Mengidentifikasi bahan kajian dan pelajaran

Materi Kedalaman dan Keluasan

5. Membentuk mata kuliah

Penataan per semester Bobot/sks

6. Proses Pembelajaran

Metode Pembelajaran Sumber belajar

7. Penilaian & Evaluasi

Penilaian capaian pembelajaran Evaluasi proses pembelajaran

PROSEDUR SPMI

132

B. Diagram Prosedur Mutu

Masyarakat

Pengguna

Dosen Tim

Kurikulum

Kaprodi Dekan Ka. BAAK

C. Rincian prosedur

1. kaprodi mengusulkan Tim Kurikulum kepada Dekan

2. Dekan Menerbitkan surat tugas

3. Tim kurikulum berkoordinasi dengan Kaprodi mengadakan Workhop Kurikulum

dengan melibatkan masukan dari stakeholders dan Dosen

4. Stakeholders dan dosen memberikan masukan dalam kegiatan Workshop

kurikulum

5. Draft Kurikulum terbentuk

6. Kaprodi menerima draft kurikulum untuk diklarifikasi

7. Tim Kurikulum menerima kembali draft kurikulum yang sudah diklarifikasi

8. Tim kurikulum menvalidasi kurikulum.

9. Dekan menerima dan mensahkan kurikulum yang sudah divalidasi.

Mengusulkan

Tim Kurikulum

Penerbitan

Surat Tugas

Menerima

Surat Tugas Masukan

Masukan

Draf

Kurikulum

Draft

Kurikulum

Pengesaha

n

Kurikulum Pendokume

ntasian

Kurikulum

Workshop Kurikulum

Klarifikasi

Draft

Kurikulum

Validasi

Kurikulum

PROSEDUR SPMI

133

10. Kurikum yang telah disahkan didokumentasikan oleh Ka. BAAK

D. Kompetensi Lulusan

1. Batasan Kompetensi

Berdasarkan pasal 1 Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 045/U/2002

tentang kurikulum Inti Pendikan Tinggi, yang dimaksud dengan Kompetensi adalah

seperangkat tindakan cerdas, penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang sebagai

syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas-tugas di

bidang tertentu.

a. Kompetensi/Learning Outcomes (LO)/Capaian Pembelajaran (CP) yang harus

dicapai lulusan harus dirumuskan dengan jelas dalam dokumen kurikulum dan

dipUNWlikasikan.

b. Capaian Pembelajaran yang dicanangkan sesuai dengan kebutuhan

nasional/internasional di bidang yang terkait Program Studi dan dibuat

denganmempertimbangkan kepentingan para pengampu kepentingan (stake

holders); konsensus kompetensi dari Asosiasi Program Studi sejenis; konsensus

kompetensi dari Asosiasi Profesi; dan/atau Standar dunia kerja nasional dan

internasional

c. Standar Capaian Pembelajaran minimal sesuai dengan penjenjangan yang

ditentukan pada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

d. Capaian Pembelajaran harus memuat kemampuan di bidang kerja;

pengetahuan/keilmuan yang harus dikuasai dan hak dan tanggung jawab

manajerial lulusan di dunia kerja .

e. Rumusan Capaian Pembelajaran dapat digunakan untuk

perbandingan/membedakan dengan program studi lain yang mirip (secara

horizontal) dan dengan program studi sejenis yang berbeda strata pendidikan.

(secara vertikal).

Tabel 1. Parameter dan Unsur Deskripsi Capaian Pembelajaran sesuai KKNI

PARAMETER DESKRIPSI

UNSUR-UNSUR DESKRIPSI

KEMAMPUAN DI BIDANG KERJA

Kemampuan di bidang yang terkait

Metode/cara yang digunakan

Tingkat kualitas hasil

Kondisi/standar proses

PENGETAHUAN/KEILMUAN YANG DIKUASAI

Lingkup kajian dan cabang ilmu

Peran yang bisa dilakukan

HAK DAN TANGGUNG JAWAB MANAJERIAL

Lingkup kewenangan dan tanggung jawab

Sikap khusus yang dibutuhkan

PROSEDUR SPMI

134

2. Kompertensi Diploma – 3 (Jenjang 5 Pada KKNI)

a. Mampu menyelesaikan pekerjaan berlingkup luas, memilih metode yang sesuai dari

beragam pilihan yang sudah maupun belum baku dengan menganalisis data, serta

mampu menunjukkan kinerja dengan mutu dan kuantitas yang terukur

b. Menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan tertentu secara umum, serta mampu

memformulasikan penyelesaian masalah prosedural.

c. Mampu mengelola kelompok kerja dan menyusun laporan tertulis secara komprehensif;

Bertanggung jawab pada pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung jawab atas

pencapaian hasil kerja kelompok

3. Kompetensi Sarjana/Diploma-4 (Jenjang 6 Pada KKNI)

a. Mampu mengaplikasikan bidang keahliannya dan memanfaatkan IPTEKS pada

bidangnya dalam penyelesaian masalah serta mampu beradaptasi terhadap situasi yang

dihadapi.

b. Menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan tertentu secara umum dan konsep

teoritis bagian khusus dalam bidang pengetahuan tersebut secara mendalam, serta

mampu memformulasikan penyelesaian masalah prosedural.

c. Mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan analisis informasi dan data,

dan mampu memberikan petunjuk dalam memilih berbagai alternatif solusi secara

mandiri dan kelompok.

d. Bertanggung jawab pada pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung jawab atas

pencapaian hasil kerja organisasi.

4. Kompetensi Akademik-Profesi (Jenjang 7 Pada KKNI)

a. Mampu merencanakan dan mengelola sumberdaya dibawah tanggung jawabnya,

dan mengevaluasi secara koprehensif kerjanya dengan memanfaatkan IPTEKS untuk

menghasilkan langkah-langkah pengembangan strategis organisasi.

b. Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni di dalam bidang

keilmuannya melalui pendekatan monodisipliner.

c. Mampu melakukan riset dan mengambil keputusan strategis dengan akuntanbilitas dan

tanggung jawab penuh atas semua aspek yang berada di bawah tanggung jawab

bidang keahliannya.

E. Standar Mutu Pengembangan dan Implementasi Kurikulum

1. Pengembangan Kurikulum

a. Kriteria kualitas pengembangan kurikulum

Pengembangan kurikulum pogram studi harus memenuhi standar kualitas:

1) Input

2) Proses

3) Output

b. Standar Kualitas Input

Dalam perancangan kurikulum mempertimbangkan dan mengakomodasi

1) Peraturan perundang-undangan;

2) SNPT;

3) Kebutuhan para pemangku kepentingan;

4) Konsensus; dari asosiasi pendidikan;

5) Konsensus dari asosiasi profesi nasional dan atau internasional;

PROSEDUR SPMI

135

6) Capaian Pembelajaran yang ditetapkan Dikti-KKNI;

7) Visi dan misi Universitas Ngudi Waluyo;

8) Hasil tracer study;

9) Hasil evaluasi dan umpan balik kajian keselarasan rancangan versus

implementasi aktual kurikulum .

c. Standar Kualitas pada Proses Pengembangan Kurikulum

1) Ada Tim Kurikulum (atau yang setara) yang representatif/mewakili Dosen dan

Mahasiswa, bersama Tim Jaminan Mutu Program Studi jika sudah

terbentuk, yang menyusun kurikulum.

2) Melalui proses yang terorganisasi, kompetensi/Learning

Outcomes/Capaian Pembelajaran digunakan sebagai dasar untuk

mengembangkan dan mengimplementasikan filosofi, struktur, isi, dan metode

instruksional (pembelajaran) kurikulum dan asesmen pencapaian kompetensi

mahasiswa.

3) Metode pembelajaran harus menjamin mahasiswa mengembangkan

pengetahuan, keterampilan, sikap dan nilai-nilai yang diperlukan untuk dunia

kerja (atau tahapan pendidikan berikutnya) dan menjadi individu yang mampu

mengarahkan diri (self-directed) dan belajar sepanjang hayat (lifelong learning).

4) Dalam hal penyusunan kembali (redesign) kurikulum,

Tim Kurikulum mempertimbangkan kesesuaian antara Kurikulum yang

dirancang dan implementasinya; mengevaluasi Rancangan Pembelajaran

Semester danpembelajaran aktual (bahan ajar yang digunakan dan strategi

pembelajaran yang telah dilaksanakan); pembelajaran kurikuler; co-kurikuler

dan extra-kurikuler; sistem blok/konvensional; serta asesmen/penilaian, untuk

menjamin ketercapaian kompetensi yang dicanangkan.

d. Standar Kualitas Output (silabus, buku pedoman pendidikan, web)

Kurikulum sebagai suatu rencana, diwujudkan dalam serangkaian mata kuliah atau

blok mata kuliah.

1) Pengetahuan/Dasar Ilmiah pada Kurikulum

Isi dan urutan bahan ajar pada kurikulum memberikan pengetahuan dasar

(basic sciences); sosial/perilaku/administratif dan terapan serta keterampilan

yang diperlukan, dimulai dari pengenalan, penguatan (reinforcement ) dan

berlanjut (advancement) secara pogresif.

2) Simulasi dan Pengalaman Praktek

Kurikulum menyediakan pengalaman edukatif pada setting aktual atau simulasi

untuk mengembangkan dan mendemonstrasikan pencapaian kompetensi yang

diharapkan, di bawah tanggungjawab staf akademik dan bimbingan profesional

praktisioner. Bersifat integratif, dimulai dari pengenalan, penguatan

(reinforcement) dan berlanjut ke tingkat lebih tinggi (advancement) secara

progresif mengembangkan kompetensi kognitif, psikomotorik dan afektif.

3) Dokumen Kurikulum

Dokumen Kurikulum dibuat dalam format buku dan web yang harus

mencantumkan:

a) Profil lulusan

b) Capaian Pembelajaran/Learning Outcomes

c) Jumlah sks

d) Masa studi minimum dan maksimum

PROSEDUR SPMI

136

e) Mata Kuliah untuk mencapai hasil pembelajaran dengan kompetensi

inti; pendukung dan lainnya

f) Bagan atau Silabus Kurikulum

g) Proses pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa

h) Asesmen untuk menilai capaian pembelajaran

i) Perlunya Diploma Supplement (surat keterangan pelengkap ijazah dan

transkrip)

j) Peraturan terkait sistem Pendidikan Tinggi yang berlaku di Indonesia dan

Peraturan atau konsensus lembaga lain yang digunakan sebagai dasar

pertimbangan penyusunan kurikulum

k) Matriks/Pemetaan Capaian Pembelajaran versus Mata Kuliah

l) Deskripsi singkat Blok Mata kuliah dan Mata Kuliah serta

kompetensi/learning objectives yang akan dicapai

m) Rencana Pembelajaran Semester (RPS)

n) Jika Program Studi menerima mahasiswa asing atau menyelenggarakan

Kelas Internasional, Dokumen Kurikulum dibuat dalam bahasa Inggris.

4) Mata Kuliah

Mata kuliah atau blok mata kuliah merupakan rangkaian bahan kajian

yang diperlukan untuk mendapatkan satu atau beberapa capaian pembelajaran.

Jenis mata kuliah atau blok mata kuliah dalam suatu kurikulum program studi

terdiri atas:

a) sejumlah mata kuliah wajib umum, yang ditujukan untuk membentuk

sikap dan tata nilai;

b) sejumlah mata kuliah atau blok mata kuliah wajib program studi, yang

ditujukan untuk menghasilkan kemampuan kerja, penguasaan

pengetahuan, dan kemampuan mengelola kewenangan serta tanggung

jawabnya; dan

c) sejumlah mata kuliah atau blok mata kuliah pilihan di dalam atau di

luar program studi yang bersangkutan, yang ditujukan untuk

pengembangan kemampuan sesuai minat mahasiswa.

d) Mata kuliah sedapat mungkin bersifat integrative dan total jumlah mata

kuliah pada satu program studi tidak lebih dari 36 (tiga puluh enam).

e) Program studi Strata Sarjana dan/atau Profesi, pada strata Sarjananya

memiliki mata kuliah wajib umum: Agama; Pancasila; Kewarganegaraan;

Bahasa Indonesia ; Bahasa Inggris

f) Pemberian Kode dan Nama Mata Kuliah di seluruh Program Studi di

Universitas Ngudi Waluyo menganut norma yang penyeragaman, bahwa

jika Nama Mata Kuliah sama walaupun diselenggarakan pada Program

Studi yang berbeda maka Kode dan Nama Mata Kuliah akan sama dan

harus menunjukkan kompetensi/learning objectives yang sama.

g) Bobot suatu mata kuliah dinyatakan dalam besaran satuan kredit semester

(sks).8. Bobot suatu blok mata kuliah dapat dinyatakan dalam besaran

jam pembelajaran atau satuan kredit semester (sks).

5) SKS

a) Besarnya sks suatu mata kuliah atau jam pembelajaran blok mata kuliah

merupakan takaran waktu belajar mahasiswa yang dibutuhkan

untukmemenuhi capaian pembelajaran.

PROSEDUR SPMI

137

b) Penetapan jumlah sks mata kuliah atau blok mata kuliah didasarkan pada

tingkat capaian pembelajaran, tingkat kedalaman dan keluasanbahan

kajian, dan metode pembelajaran yang digunakan untuk

memenuhicapaian pembelajaran.

c) Satuan kredit semester (sks) merupakan:

(1) takaran beban belajar mahasiswa per minggu per semester melalui

berbagai bentuk kegiatan kurikuler dalam proses pembelajaran;

(2) takaran jumlah beban belajar mahasiswa dalam suatu program

studi yang dinyatakan dalam kurikulum;

(3) takaran beban tugas dosen dalam pembelajaran yang terdiri

atas perencanaan, pelaksanaan, dan penilaian pembelajaran.

d) Satu (1) sks setara dengan paling sedikit 3 (tiga) jam kegiatan belajar

per minggu per semester.

e) Rincian waktu 1 (satu) sks untuk berbagai bentuk pembelajaran

sebagaiberikut:

(1) Kuliah, yaitu kegiatan pembelajaran yang terdiri atas:

(a) Kegiatan belajar dengan tatap muka 50 (lima puluh) menit per

minggu per semester;

(b) Kegiatan belajar dengan penugasan terstruktur 50 (lima puluh) menit

per minggu per semester untuk program diploma III dan sarjana;

(c) Kegiatan belajar mandiri 60 (enam puluh) menit per minggu per

semester untuk program Diploma III dan sarjana.

(d) Responsi, tutorial, seminar, bentuk pembelajaran lain yang

sejenis, yaitu kegiatan pembelajaran yang terdiri atas:

- Kegiatan belajar tatap muka 100 (seratus) menit per minggu

persemester;

- Kegiatan belajar mandiri 60 (enam puluh) menit per minggu

persemester.

(e) Praktikum, yaitu kegiatan pembelajaran di laboratorium/

bengkel/studio3 (tiga) jam per minggu per semester;

(f) Praktek lapangan/kerja praktek, yaitu kegiatan pembelajaran

dengan praktek di lapangan 4 (empat) jam per minggu per semester;

(g) Skripsi/tugas akhir/karya seni/bentuk lain yang setara, yaitu

kegiatan penelitian/pembuatan model/pembuatan dan/ atau

pergelaran karya seni/perencanaan/perancangan 4 (empat) jam per

minggu persemester;

6) Beban Studi

Beban pembelajaran suatu program studi pada jenis pendidikan akademik, vokasi,

dan profesi dinyatakan dalam besaran sks, sebagai berikut:

a) Program studi pada program diploma III paling sedikit 108 (seratus delapan) sks

b) Program studi pada program sarjana paling sedikit 164 (seratus empat puluh

empat) sks

c) Beban belajar mahasiswa adalah 8 (delapan) jam per hari, atau 48 (empat

puluh delapan) jam per minggu setara dengan 18 (delapan belas) sks per

semester, sampai dengan 9 (sembilan) jam per hari atau 54 (lima puluh empat)

jam per minggu setara dengan 20 (dua puluh) per semester.

PROSEDUR SPMI

138

d) Kurikulum program studi disusun dengan mempertimbangkan beban

belajar mahasiswa.

7) Masa Studi

(a) Kurikulum program studi pada:

(1) program diploma dan program sarjana, satu tahun terdiri atas 2 (dua) semester;

(2) pada program profesi, spesialis, magister dan program doktor, satu tahun dapat

terdiri atas 3 (tiga) semester.

(b) Mahasiswa yang dapat menunjukkan prestasi akademik yang tinggi dapat

mengambil paling banyak 24 (dua puluh empat) sks per semester.

(c) Masa studi terpakai yang diizinkan dalam suatu program studi

(1) Program sarjana : 8 (delapan) - 10 (sepuluh) semester;

(2) Program diploma tiga : 6 (enam) - 8 (delapan) semester;

(3) Program profesi : 2 (dua) - 4 (empat) semester;

(d) Mahasiswa suatu program studi pada program sarjana yang memiliki kemampuan

di atas rerata diizinkan menyelesaikan studi dalam waktu paling sedikit 7 (tujuh)

semester.

8) Proses Pembelajaran

a) Proses pembelajaran harus berpusat pada mahasiswa (student-centered learning);

mengedepankan kegiatan berpikir kritis dan diskusi sehingga mahasiswa aktif

berperan dan terlibat pada proses pembelajaran mereka.

b) Perencanaan proses pembelajaran meliputi penetapan tempat/kelas untuk

pembelajaran, beban kerja dosen, penyiapan sumber belajar, dan pengelolaan proses

pembelajaran.

c) Jumlah mahasiswa per kelas untuk tiap mata kuliah atau blok mata kuliah

disesuaikan dengan karakteristik mata kuliah atau blok mata kuliah yang

memungkinkan interaksi antara mahasiswa dengan dosen untuk memenuhi capaian

pembelajaran.

9) Deskripsi Mata Kuliah dan Rencana Pembelajaran Semester

(RPS)

a) Deskripsi Blok Mata Kuliah tau Mata Kuliah paling sedikit berisi rumusan tujuan

pembelajaran Blok Mata Kuliah secara umum dan tujuan pembelajaran tiap Mata

Kuliah serta topik bahasan pada Mata Kuliah; metode pembelajaran dan assesmen

yang digunakan untuk menilai hasil belajar.

b) Rencana Pembelajaran Semester (RPS) paling sedikit memuat:

(1) Nama program studi dan nama, kode, semester, sks, dosen, serta capaian

pembelajaran mata kuliah atau blok mata kuliah;

(2) Kemampuan akhir yang direncanakan pada tiap tahap pembelajaran;

(3) Waktu yang disediakan untuk mencapai kemampuan pada tiap tahap

pembelajaran;

(4) Bahan pembelajaran atau bahan kajian;

(5) Kriteria atau indikator penilaian;

(6) Bobot penilaian;

(7) Strategi pembelajaran/pengalaman belajar mahasiswa;

(8) Daftar referensi yang digunakan;

(9) rincian/deskripsi semua tugas yang harus dikerjakan oleh mahasiswa.

(10) Asessmen hasil belajar

(11) Penanggungjawab kualitas mata kuliah

PROSEDUR SPMI

139

10) Asesmen Pembelajaran Mahasiswa dan Perbaikan Kurikulum

a) Standar penilaian pendidikan merupakan kriteria minimal tentang kegiatan

sistematis yang dilakukan untuk menentukan kualifikasi atas perencanaan dan

pelaksanaan dan pengendalian proses pembelajaran, serta capaian pembelajaran

setelah mahasiswa menjalani proses pembelajaran.

b) Lingkup penilaian meliputi:

(1) Penilaian terhadap capaian pembelajaran mata kuliah atau blok mata kuliah

dan program studi oleh mahasiswa.

(2) Penilaian terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proses

pembelajaran oleh dosen.

c) Asesmen (Penilaian) Hasil Belajar mahasiswa berfungsi:

(1) Memotivasi belajar mahasiswa;

(2) Memberikan informasi kepada mahasiswa apa yang telah dicapai (dan yang

belum dicapai) oleh mahasiswa

(3) Menentukan tingkat keberhasilan (skor) mahasiswa memenuhi capaian

pembelajaran pada setiap mata kuliah atau blok mata kuliah; dan

(4) Memperbaiki perencanaan dan pelaksanaan proses pembelajaran.

d) Metode asesmen yang digunakan untuk menilai capaian pembelajaran mahasiswa

(competence-based assessment) harus valid dan dapat dipercaya (reliable) untuk

mengevaluasi pembelajaran

e) Metode asesmen yang digunakan baik berupa metode obyektif dan maupun

metode sUNWyektif dimanfaatkan untuk mengevaluasi dan dan memperbaiki

mahasiswa baik secara individu maupun kolektif.

f) Metode asesmen dapat melibatkan penilaian diri-sendiri (self-assessment);

penilaian oleh teman atau kolega (peer-assessment) dan staf pengajar dosen maupun

asisten dosen (tutor assessment).

(1) Self assessment, di mana mahasiswa akan belajar bagaimana memantau dan

mengevaluasi proses belajar mereka sendiri. Elemen ini merupakan salah satu

yang penting pada kurikulum karena proses pembelajaran bertujuan

menghasilkan lulusan yang mampu melakukan refleksi dan kritis terhadap diri

sendiri.

(2) Peer assessment, di mana mahasiswa saling menerima umpan balik mengenai

pembelajaran masing-masing. Metode ini membangun kepercayaan (trust) dan

saling menghormati (mutual respect).

(3) Tutor assessment, di mana salah satu atau kelompok pengajar (dosen atau asisten

dosen) memberikan komentar dan umpan balik terhadap hasil kerja

mahasiswa.

g) Pada suatu program studi yang melaksanakan kurikulum berbasis kompetensi,

penilaian capaian pembelajaran pada program studi tersebut menggunakan

pendekatan kriteria (PAK).

h) Penilaian tentang keberhasilan unit pengelola program studi dalam melaksanakan

proses pembelajaran untuk menghasilkan capaian pembelajaran yang telah

ditetapkan, dilakukan melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Sistem

Penjaminan Mutu Eksternal.

i) Program studi melakukan analisis dan interpretasi serta menggunakan data

asesmen untuk menentukan tingkat pencapaian kompetensi yang diharapkan dan

secara terus menerus memperbaiki isi, organisasi, dan implementasi kurikulum

PROSEDUR SPMI

140

F. Implementasi Kurikulum

1. Kegiatan Implementasi Kurikulum

Kegiatan implementasi kurikulum meliputi:

a. Kegiatan administrasi perkuliahan

b. Kegiatan pembelajaran yang terdiri dari:

1) Kegiatan perkuliahan

2) Kerja praktek

3) Bimbingan akademik

4) Tugas akhir (penulisan skripsi)

5) Kegiatan penelitian

6) Kegiatan pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat

c. Kegiatan kemahasiswaan (terkait integrasi sport dan art ke dalam struktur kurikulum)

1) Kegiatan seni (art)

2) Kegiatan olahraga (sport)

3) Mahasiswa pencinta alam

4) Organisasi kemahasiswaan lain

2. Pemantauan

a. Selama implementasi kurikulum, penyelenggaran program studi harus melaksanakan

pemantauan.

b. Pemantauan adalah kegiatan pengawasan terhadap proses pembelajaran agar

implementasi kurikulum tetap berada pada jalur yang diharapkan, sesuai dengan yang

telah direncanakan.

c. Hasil monitoring dilaporkan setiap akhir semester sehingga perbaikan implementasi

dan kurikulum (parsial) dapat dilakukan pada semester/tahun berikutnya.

G. Evaluasi Kurikulum

1. Evaluasi Internal Kurikulum

a. Evaluasi internal kurikulum merupakan bagian dari kegiatan penjaminan mutu;

yang. mencakup evaluasi terhadap input, proses dan output.

b. Input yang dimaksud pada butir a adalah komponen standar mutu tentang

landasan ideal kurikulum UNW, spesifikasi program studi, kurikulum,

pengembangan kurikulum, dokumen kurikulum dan mahasiswa.

c. Proses yang dimaksud pada butir a mencakup butir standar mutu pelaksanaan

kurikulum, pengawasan mutu kurikulum, peninjauan kurikulum, penilaian

mahasiswa, dan dukungan terhadap mahasiswa.

d. Output yang dimaksud pada butir a di atas adalah produk lulusan dan kinerja

mahasiswa (Indeks Prestasi Kumulatif; masa studi; kegiatan dan prestasi

mahasiswa lainnya; masa tunggu dan employment) serta dampak lulusan pada

masyarakat lokal, regional, nasional atau internasional sesuai bidang terkait

Program Studi.

e. Evaluasi internal berupa peninjauan kurikulum secara keseluruhan dilakukan

setiap 3-5 tahun atau setelah dampak dari implementasi kurikulum dapat diketahui

maupun bila terjadi perubahan tuntutan pemangku kepentingan yang

mengharuskan Program Studi meninjau kembali kurikulumnya.

f. Evaluasi internal kurikulum dilakukan sebagai berikut:

1) Kajian terhadap laporan evaluasi diri program studi dan fakultas terkait

dengan kurikulum.

2) Kegiatan audit.

PROSEDUR SPMI

141

3) Penilaian (assesment) terhadap kurikulum.

4) Tracer study.

5) Rekomendasi.

g. Hasil kegiatan evaluasi internal kurikulum berupa laporan yang di dalamnya

tercantum kekuatan dan kelemahan dari kurikulum yang sedang

diimplementasikan; serta rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan

penyempurnaan proses pembelajaran

2. Evaluasi Eksternal Kurikulum

a. Evaluasi eksternal merupakan penilaian dari pihak luar untuk melihat

apakah kurikulum telah memenuhi standar yang telah disepakati.

b. Bagi pendidikan profesi, evaluasi eksternal juga dilakukan oleh pihak

kolegium/asosiasi profesi dari bidang yang bersangkutan.

3. Tindakan Penyempurnaan dan Pengembangan Kurikulum

a. Tindakan penyempurnaan dan pengembangan dapat pula disebut tindakan koreksi.

b. Tindakan koreksi kurikulum dapat dilakukan secara parsial dan segera, baik

pada tingkatan Mata kuliah, proses pembelajaran, asesmen hasil belajar dan

sebagainya berdasarkan hasil evaluasi internal dan/atau eksternal.

c. Tindakan yang dimaksud dapat berupa penyegaran di bidang ilmu, penugasan

staf mengikuti seminar dan lokakarya, pelatihan keterampilan mengajar, sebagai

fasilitator, rapat kerja untuk memperbaiki silabus dan lain-lain.

d. Setiap tindakan koreksi harus didokumentasi.

e. Tindakan Koreksi yang mencakup keseluruhan kurikulum diselenggarakan

berdasarkan Standar Mutu Pengembangan Kurikulum

LAMPIRAN.

a. Formulir Peta Kurikulum

b. Formulir masukan kurikulum

c. Surat Keputusan Dekan tentang Pengesahan Kurikulum

PROSEDUR SPMI

142

FORMULIR

No. Dokumen FM-AKD-02

PETA KURIKULUM

No. Revisi 01


Halaman 1 dari 1

KURIKULUM TAHUN ……. Program Studi …………………………… Fakultas …………………………………… Fakultas…………………………………….

No. Mata Kuliah SKS SEMESTER Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Ungaran, ................. Dekan Ketua Prodi

(............................) (.................................)

PROSEDUR SPMI

143

FORMULIR


MASUKAN KURIKULUM

No. Revisi 01


Halaman 1 dari 1

MASUKAN KURIKULUM

Nama :

Instansi :

Pekerjaan :

A. Masukan Kompetensi lulusan yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja

No. Masukan

1.

2.

3.

4.

dst

B. Masukan berkaitan dengan kurikulum dan mata kuliah

No. Masukan

1.

2.

3.

4.

dst

................, ..............................

Stakeholders,

---------------------------------------

PROSEDUR SPMI

144

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN BARAT KAB. SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU KEHADIRAN DOSEN MENGAJAR

No. Dokumen PM-AKD-22

No. Revisi 01

Tanggal Terbit 20 Oktober 2017

I. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan untuk monitoring atau memantau kehadiran dosen mengajar agar

pelaksanaan proses pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah

ditetapkan.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi kegiatan-kegiatan administratif yang berkaitan dengan kehadiran

dosen dalam proses pembelajaran di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

III. REFERENSI

A. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. No. 20 Tahun 2017 tentang Beban

Kerja Dosen

B. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan

Republik Indonesia No. 48/D3/Kep/1983 Tentang Beban Tugas Tenaga Pengajar Pada

Perguruan Tinggi

C. Peraturan Rektor Universitas Ngudi Waluyo tentang Disiplin Presensi Pegawai di

Lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

IV. DEFINISI

A. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama

mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan,

teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

B. Monitoring dosen adalah aktifitas yang mencakup mencatat, menghitung

kehadiran/ketidakhadiran dosen dalam proses perkuliahan baik di kelas maupun di

laboratorium.

C. Jumlah kehadiran adalah jumlah jam mengajar setiap dosen dalam 1 hari yang

diakumulasi dalam 1 minggu.

D. Dosen tidak hadir disertai berita :

1. Tugas Rektor/Dekan : berarti dosen tidak hadir mengajar dikarenakan tugas dari

universitas/fakultas yang harus dilaksanakan dengan syarat ada surat tugas.

2. Ijin : berarti dosen tidak hadir mengajar dikarenakan sakit, keperluan keluarga, tugas

Rektor/Dekan tanpa surat tugas.

V. KETENTUAN UMUM

A. Setiap dosen diwajibkan hadir sekurang-kurangnya 6 hari setiap minggu untuk

melaksanakan tugas mengajar.

B. Dosen yang mengajar lebih dari atau sama dengan 12 SKS dan terekam hadir sekurang-

kurangnya 6 hari/minggu dianggap telah memenuhi batas minimal kehadiran.

C. Dosen yang hadir kurang dari 6 hari setiap minggu akan mendapat teguran lisan dan

atau tertulis.

PROSEDUR SPMI

145

D. Dosen dengan tugas tambahan sebagai pejabat struktural wajib hadir setiap hari kerja.

E. Kehadiran atau ketidakhadiran dosen mengajar akan dicatat oleh petugas perkuliahan

dan dilakukan rekapitulasi setiap bulan.

VI. PROSEDUR

Uraian prosedur yang diperlukan seperti dalam diagram proses di bawah ini :

A. Diagram Proses pemantauan Kehadiran Dosen Mengajar

Dosen Presensi Petugas

Perkuliahan

Kaprodi Sekretaris

dekan

B. RINCIAN PROSEDUR

1. Dosen hadir untuk mengajar

2. Dosen melakukan presensi secara manual

3. Dosen mengambil daftar presensi dan jurnal perkuliahan yang telah disediakan

petugas perkuliahan

4. Dosen melakukan tugas mengajar dan mengisi kehadiran mahasiswa, serta jurnal

perkuliahan

Mulai Presensi Mempersiapkan

presensi

perkuliahan

Presensi &

Jurnal

Perkuliahan

Rekap hadir

dosen Rekap hadir

dosen

Rekap hadir

dosen

Mengajar

Mengabsen mahasiswa,

mengisi daftar hadir dosen dan materi

kuliah

Cek tanggal ahdir dosen

dan paraf

Entry data

kehadiran

/ketidakhadir

an dosen

PROSEDUR SPMI

146

FORMULIR


PRESENSI PERKULIAHAN

No. Revisi 01 Tanggal Berlaku 20 Oktober 2017 Halaman 1 dari 1

Mata Kuliah : Dosen Pengampu :

Kode Mata Kuliah : Hari / Jam :

Kelas / Rombel : Ruang :

No NIM NAMA TANGGAL PERKULIAHAN JUMLAH KET

Hadir Tidak

Hadir

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

dst

Jumlah Hadir

Jumlah Tidak

Hadir

Tanda Tangan

Dosen

PROSEDUR SPMI

147

FORMULIR


JURNAL PERKULIAHAN

No. Revisi 01


Halaman 1 dari 1

Mata Kuliah : Dosen Pengampu :

Kode Mata Kuliah : Hari / Jam :

Kelas / Rombel : Ruang :

No TANGGAL MATERI JUMLAH TANDA TANGAN

HADIR TIDAK

HADIR

Sie. Pend.

Mahasiswa

Dosen

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

PROSEDUR SPMI

148

FORMULIR


PRESENSI PERKULIAHAN

No. Revisi 01


Halaman 1 dari 1

Nama Dosen : Fakultas :

NIDN : Prodi :

N

o

Mata

Kulia

h

Ha

ri

Ja

m

Rua

ng

Kel

as

PERTEMUAN K

e

t

1 2 3 4 J

*

5 6 7 8 J

*

9 1

0

1

1

1

2

J

*

1

3

1

4

1

5

1

6

J

*

H T

H

J* : Jumlah Kehadiran dalam 1 bulan

H : Hadir

TH : Tidak Hadir

Ketua Prodi

............................

PROSEDUR SPMI

149


50513 PROSEDUR MUTU

SUASANA AKADEMIK

No. Dokumen PM-AKD-23

No. Revisi 01


Latar Belakang

Salah satu misi UniversitasNgudi Waluyo adalah menyelenggarakan pendidikan dan

pengajaran dalam berbagai jenjang pendidikan serta mengembangkan dan menyebarluaskan

ilmu pengetahuan dan teknologi melalui penyelenggaraan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat serta menjalin kerjasama dengan stakeholders dalam pelaksanaannya. Misi ini

memerlukan iklim universitas yang memiliki budaya akademis dan menghargai nilai-nilai dan

etika akadem.i

Pengembangan iklim ini menjadi penting artinya bagi penjaminan mutu proses

pembelajaran yang melibatkan interaksi yang dinamis antara dosen sebagai fasilitator dan

mahasiswa sebagai pembelajar yang memerlukan pendampingan. Suasana akademik, seperti

hanya komponen-komponen masukan dan proses lainnya, merupakan salah satu komponen

yang memberi pengaruh signifikan dalam menghasilkan kualitas keluaran perguruan tinggi.

Suasana akademik memang bukan sebuah komponen fisik yang memiliki dimensi yang

mudah diukur dengan tolok ukur yang jelas, namun suasana akademik yang berkualitas akan

mampu dikenali dan dirasakan. Identifikasi serta daya upaya untuk melakukan perubahan dan

perbaikan dari komponen pendukung terbentuknya suasana akademik yang kondusif akan

menghasilkan proses pembelajaran yang berkualitas.

Suasana akademik menciptakan iklim yang kondusif bagi kegiatan akademik, interaksi

antara dosen-mahasiwa, antara sesama mahasiswa, maupun antara sesama dosen untuk

mengopimalkan proses pembelajaran.

Tujuan

Prosedur mutu suasana akademik ini dibuat agar menjadi pedoman penciptaan

suasana akademik baik di tingkat universitas, fakultas, maupun program studi dengan

menerapkan siklus mutu yang berupa alur perencanaan, pelaksanaan, dan monitoringevaluasi.

Dengandemikianpemanfaatan prosedur mutu ini diharapkan dapat :

1. Mendorong, mengakomodasi, dan memfasilitasi pengembangan budaya akademik

2. Meningkatkan kualitas interaksi dosen dan mahasiswa dalam kegiatan-kegiatan akademik

3. Mendorong sivitas akademika untuk terlibat dalam kegiatan-kegiatan akademis

4. Mendorong tumbuhnya sikap dan kepribadian ilmiah

di kalangan sivitas akademika

Pengertian

1. Suasana Akademik

Suasana akademik (academic atmosphere) merupakan kondisi yang harus mampu

diciptakan untuk membuat proses pembelajaran di perguruan tinggi berjalan sesuai dengan visi

misi dan tujuannya. Suasana akademik menciptakan iklim yang konusif bagi kegiatan akademik,

interaksi antara dosen dan mahasiswa.

PROSEDUR SPMI

150

Suasana akademik yang kondusif tercermin dari proses pembelajaran yang

berlangsung dalam suasana “feeling at home”. Proses tersebut akan melibatkan sumberdaya

pendidikan (dosen, fasilitas/sarana-prasarana, laboratorium, perpustakaan, organisasi

manajemen dan kurikulum yang mampu memberikan kontribusi bagi proses pembelajaran.

Sumberdaya pendidikan perlu dirancang dan dikelola dengan standar mutu tertentu

agar menimbulkan kegairahan bagi para pembelajar, meningkatkan motivasi, kreativitas, dan

kesungguhan untuk menjamin tercapainya standar mutu proses pembelajaran.

2. Etika Akademik

Berbicara tentang suasana akademik akan membawa kita pada sebuah kata kunci yang

menjadi pijakan untuk pembahasan selanjutnya, yaitu etika dan moral akademik. Pengertian

etika dan atau moral akademik pada intinya adalah menjunjung tinggi kebenaran ilmiah. Namun

demikian, pengertian ini juga sering dikaitkan dengan “norma”, yaitu pedoman tentang

bagaimana orang harus hidup dan bertindak secara baik dan benar, sekaligus merupakan tolok

ukur mengenai baik buruknya perilaku dan tindakan yang diambil. Dengan demikian, etika akan

memberikan batasan yang mengatur akan pergaulan manusia dalam kelompok sosialnya.

Batasan itu berupa ketentuan-ketentuan yang menyatakan perilaku yang diharapkan dari

anggota sivitas akademika perguruan tinggi ketika mereka berbuat, berinteraksi dalam kegiatan

yang berkaitan dengan ranah dalam proses pembelajaran.

Ruang Lingkup

Prosedur mutu ini mencakup kebijakan, standar, dan mekanisme pencapaian standar suasana

akademik yang dapat digunakan sebagai pedoman bagi pihak-pihak yang terlibat dalam

penciptaan suasana akademik seperti Rektorat, Dekanat, KetuaJurusan/Ketua Program studi,

dan lembaga –lembaga kemahasiswaan.

BAB III KEBIJAKAN DAN ORGANISASI PENJAMINAN MUTU

Kebijakan Mutu

Kebijakan Mutu Suasana Akademik menciptakan suasana yang kondusif bagi kegiatan akademik,

interaksi antara dosen dan mahasiswa, antara sesama mahasiswa, antara sesama dosen yang

mendorong mereka menjadi pribadi yang proaktif, kritis, inovatif, dinamis, dan etis dalam

terang semangat kebersamaan.

Kebijakan Mutu Pendukung Suasana Akademik

1) Universitas Ngudi Waluyo menjunjung tinggi etika akademis dan budaya akademis sebagai

pedoman berperilaku dan berinteraksi bagi sivitas akademika dalam mewujudkan visi misi

melalui kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat

2) Universitas Ngudi Waluyo menjunjung tinggi kebebasan akademik, kebenaran ilmiah,

obyektivitas, keterbukaan, serta otonomi keilmuan dengan menyelenggarakan kegiatan-

kegiatan dan menyediakan fasilitas yang berkualitas

3) Universitas Ngudi Waluyo menyediakan sarana sarana dan prasarana yang berkualitas untuk

mendukung keberhasilan akademik

4) Universitas Ngudi Waluyo mendorong kegiatan monitoring dan evaluasi untuk menjamin

akuntabilitas penyelenggaraan kegiatan-kegiatan akademis

PROSEDUR SPMI

151

Organisasi Penjaminan Mutu

Di tingkat Universitas, unit yang terkait dengan penjaminan mutu suasana akademis adalah

senat akademik universitas, Rektorat, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat,

dan Komisi Kode Etik. Di tingkat fakultas adalah Dekanat, khususnya Wakil Dekan bidang

akademik serta Tim Penjamin Mutu . Di tingkat jurusan/prodi adalah Ketua Program Studi serta

Unit Penjaminan Mutu.

BAB IV STANDAR DAN MEKANISME PEMENUHAN STANDAR

Standar Perencanaan

1. Universitas Ngudi Waluyo merencanakan dan menyediakan sarana, prasarana dan dana guna

mendukung terlaksananya peningkatan suasana akademik.

2. Suasana akademik yang kondusif dikembangkan dengan membangun hubungan antara sivitas

akademika, khususnya dosesn dan mahasiswa, melalui kegiatan Tri Dharma, khususnya

dharma pendidikan/pengajaran.

3. Universitas Ngudi Waluyo menetapkan etika akademis sebagai pedoman berperilaku dan

berinteraksi bagi sivitas akademika

4. Kegiatan akademik dosen bidang pembelajaran berorientasi kepada mahasiswa dan

mengembangkan intelektualitas, beretika dan berbudaya.

Standar Pelaksanaan

1. Suasana akademik yang kondusif diciptakan melalui hubungan dosen dan mahasiswa yang

terbuka, dialogis, harmonis, dan profesional dengan sarana kegiatan yang dapat

mengintensifkan interaksi dosen-mahasiswa serta monitoring dan evaluasi yang transfaran

dan obyektif.

2. Kegiatan penelitian dan pengabdian dosen mengikutsertakan mahasiswa.

3. Dosen dan tenaga kependidikanberusaha maksimal untuk menciptakan lingkungan sosial

dan psikologis yang kondusif untuk meningkatkan suasana akademik sehingga mendukung

proses pembelajaran.

4. Dosen meningkatkan kompetensi akademik, ketrampilan interaktif dan kualitas personalnya.

5. Universitas Ngudi Waluyo mendorong ditumbuhkannya sikap kepribadian ilmiah melalui

keaktifan mahasiswa dalam seluruh kegiatan yang bersifat akademik baik kurikuler maupun

ko-kurikuler.

6. Dosen dan mahasiswa mematuhi dan menjunjung tinggi kode etik.

Standar Monitoring dan Evaluasi

Universitas Ngudi Waluyo menyelenggarakan monitoring dan evaluasi suasana akademis

menyangkut (1) tata hubungan antar pribadi, (2) kepedulian mengenai tujuan kelembagaan, (3)

kemampuan inovasi, (4) kepedulian pada peningkatan berkelanjutan, (5) kenyamanan suasana

kerja.

LAMPIRAN

Prosedur Mutu Suasana Akademik

Lampiran 1. SOP Budaya Akademik

1. Pimpinan Universitas dibantu tim ad hoc menyusun usulan Baku Mutu Budaya

Akademik.

2. Usulan Baku Mutu Budaya Akademik dipresentasikan oleh Pimpinan Universitas kepada

Senat Universitas. Apabila Senat Universitas tidak menyetujui usulan Baku Mutu Budaya

Akademik, usulan dikembalikan kepada Pimpinan Universitas untuk diperbaiki. Bila

PROSEDUR SPMI

152

Senat Universitas menyetujui usulan Baku Mutu Budaya Akademik, maka usulan

tersebut ditetapkan Baku Mutu Budaya Akademik Universitas.

3. Pimpinan Universitas selanjutnya menyerahkan Baku Mutu Budaya Akademik kepada

Lembaga Penjaminan Mutu untuk disosialisasikan kepada seluruh Civitas Akademik.

4. Seluruh Civitas Akademik pada tingkat Jurusan, Fakultas dan Universitas

mengimplementasikan Baku Mutu Budaya Akademik.

5. Badan Penjaminan Mutu Univeritas bersama Gugus Kendali Mutu tingkat Fakultas dan

Unit Kendali Mutu tingkat prodi memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Budaya

Akademik dimasing-masing tingkat dan melaporkan hasilnya kepada Pimpinan

Universitas untuk penjaminan mutu yang berkelanjutan.

Diagram alir Penciptaan Budaya Akademik

Lampiran 2.

SOP Implementasi Etika Akademik

1. PimpinanUniversitas, dibantutimad hoc,mempersiapka nusulan Baku Mutu Etika

Akademik.

2. Usulan baku mutu akademik dipresentasikan di depan Senat Universitas untuk

ditetapkan. Bila usulan baku mutu tidak diterima oleh Senat Universitas, maka

dikembalikan kepada pimpinan universitas untuk diperbaiki dan selanjutnya diusulkan

lagi.

3. Baku Mutu Etika Akademik yang disetujui Senat Universitas ditetapkan oleh Pimpinan

Universitas dan diserahkan kepada Lembaga Penjaminan Mutu untuk disosialisasikan

kepda seluruh Civitas Akademik.

4. Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas (BEM) dan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas

(BEMF) serta Himpunan Mahasiswa Jurusan melaksanakan sosialisasi Baku Mutu Etika

Akademik kepada para mahasiswa Baru.

5. Etika Akademik diimplementasikan oleh Dosen dan Mahasiswa

6. Badan Penjaminan Mutu tingkat Jurusan, Fakultas dan Universitas memonitor

pelaksanaan dan pelanggaran Etika Akademik oleh segenap Dosen dan Mahasiswa. Data

mengenai implementasi penjaminan mutu disampaikan kepada Pimpinan Universitas

untuk ditindak lanjuti.

7. Bila ditemukan pelanggaran oleh Dosen atau Mahasiswa, maka data tersebut

disampaikan kepada Komisi Etik Universitas untuk ditindak lanjuti.

Lampiran 3.

SOP Penanganan Pelanggaran Kode Etik

1. Data mengenai pelanggaran kode etik oleh Dosen atau Mahasiswa dilaporkan kepada

Komisi Etik Universitas.

2. Komisi Etik Universitas melakukan pengkajian laporan pelanggaran kode etik.

3. Komisi Etik memanggil Dosen atau Mahasiswa yang dilaporkan melakukan pelanggaran

untuk klarifikasi mengenai kasus yang bersangkutan.

4. Hasil klarifikasi dipakai oleh Komisi Etik untuk mengambil keputusan mengenai kasus yang

bersangkutan

5. Sanksi atau pemulihan nama baik diimplementasikan kepada Dosen atau Mahasiswa yang

bersangkutan sesuai dengan keputusan Komisi Etik Universitas.

6. Implementasi sanksi dimonitor oleh Lembaga Penjaminan Mutu dan hasilnya dilaporkan

kepada Komisi Etik untuk pemulihan nama baik yang bersangkutan.

PROSEDUR SPMI

153

DIAGRAM ALIR PENCIPTAAN BUDAYA AKADEMIK

Kegiatan Unit Terkait

Ad

hoc

Pimp

univ

Senat

univ

BPM BEM

univ

Senat

fakultas

Dekan GKM BEM

Fakult

Kaprodi UKM Dosen Him

a

Mhs Dok

Usulan Baku

draf

Penetapan

baku mutu

Draf

buku

mutu

Pengesahan

Sosialisasi

Implementasi

Monitoring &

Evaluasi

tolak

setuju

PROSEDUR SPMI

154

Kegiatan Unit terkait

Pimp Univ Senat

Univ

Komisi

Etik

BPM Dosen/

Mahasiswa

Dokumen

1. Laporan

Pelanggaran

2. Pengkajian

3. Klarifikasi

4. Pengambilan

Keputusan

5. Implementasi

Sanksi

6. Monitroring

evaluasi

7. Pemulihan

nama

baik/sanksi

final

PROSEDUR SPMI

155



50513

PROSEDUR MUTU

PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN SANKSI

No. Dokumen

PM-PEG-01

No. Revisi

01

Halaman

1 dari 5

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam pemberian penghargaan dan sanksi bagi dosen sebagai tenaga

penunjang akademik di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk penetapan pemberian penghargaan dan sanksi yang diberikan

kepada dosen di Universitas Ngudi Waluyo.

3. REFERENSI

3.1 Undang-undang Guru dan Dosen

3.2 Statuta

3.3 Pedoman akademik

3.4 Manual Mutu

4. DEFINISI

4.1 Penghargaan adalah suatu apresiasi atas prestasi/ dedikasi luar biasa/ jasa yang

telah ditunjukkan oleh dosen.

4.2 Prestasi adalah prestasi dalam bidang Tridharma PT (pengajaran, penelitian,

pengabdian kepada masyarakat) yang bermanfaat dan dapat dibanggakan serta

diakui dalam skala nasional.

4.2.1. Dalam bidang pengajaran : membuat buku ajar, diktat, petunjuk praktikum,

Metode/ model pembelajaran kreatif/ inovatif, Model pemotivasian

mahasiswa

4.2.2. Dalam bidang penelitian : publikasi jurnal internasional, membuat bahan

ajar berbasis penelitian, memperoleh HAKI, Karya tulis ilmiah yang disajikan

tingkat nasional/ internasinal

4.2.3. Dalam bidang pengabdian kepada masyarakat : membuat karya pengabdian

kepada masyarakat, model pemberdayaan masyarakat, pengembangan

wilayah, Model pengembangan kemitraan , Publikasi dalam bidang

pengabdian masyarakat

4.3 Dedikasi luar biasa adalah memiliki nilai loyalitas pada lembaga dengan DP3

minimal 90 dan telah melaksanakan semua tugas yang menjadi beban tugasnya

dengan penuh tanggung jawab

4.4 Berjasa adalah mengharumkan/ mengangkat nama baik, citra dan kehormatan

lembaga di tingkat nasional dengan karya-karya yang dihasilkannya.

4.5 Larangan adalah segala hal yang harus dihindari dan tidak boleh dilakukan oleh

dosen dilingkungan Universitas Ngudi Waluyo

4.6 Perilaku etis perilaku dosen yang didasarkan pada etika

PROSEDUR SPMI

156

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Pemberian Penghargaan

5.1.1 Dalam melaksanakan tugas keprofesionalan, dosen berhak mendapatkan

promosi dan penghargaan yang sesuai dengan tugas dan prestasi kerja.

5.1.2 Penghargaan dapat diberikan kepada dosen atas prestasi, berdedikasi luar

biasa, atau berjasa bagi lembaga.

5.1.3 Kriteria penilaian mencakup integritas, kepribadian, prestasi dalam

bidang tridarma PT yang bermanfaat dan dapat dibanggakan pada skala

nasional/ internasional

5.1.4 Parameter penilaian mengacu pada dokumen elektronik portofolio dan

dokumen open course ware (OCW).

5.1.5 Penghargaan diberikan oleh Universitas Ngudi Waluyo

5.1.6 Penghargaan dapat diberikan dalam bentuk uang, piagam, atau bentuk

penghargaan yang lain.

5.2 Pemberian sanksi

5.2.1 Dosen dapat diberikan sanksi atau hukuman disiplin dalam bentuk

tertentu dan melalui proses yang sesuai dengan norma dan peraturan

perundangan yang berlaku.

5.2.2 Pemberian sanksi diberikan kepada dosen karena melanggar larangan


5.2.3 Pemberian sanksi pelanggaran larangan etis dosen, tenaga administratif,

dilakukan oleh atasan langsung / pejabat yang berwenang.

5.2.4 Sanksi dapat berbentuk peringatan, hukuman percobaan, penggantian

kerugian, pemecatan.

PROSEDUR SPMI

157

6. PROSEDUR

6.1 Diagram Prosedur

Ketua Jurusan/Prodi Dekan PR 1Dosen

Mulai

Mendata nama-nama

dosen yang

mempunyai prestasi,

dedikasi, dan berjasa

bagi lembaga

berdasarkan dokumen

portofolio dosen

Mengungdang dosen

untuk menyerahkan

bukti/berkas

Menyerah

kan

berkas

Menerima

berkas

Menyerahkan

berkas kepada

Dekan

Memproses

berkas untuk

disampaikan

kepada PR 1

Menyeleksi dan

menetapkan dosen-

dosen yang berhak

mendapatkan

penghargaan

Selesai

Dokumen

Penghargaan

6.2 Rincian Prosedur

1. Mulai

2. Mendata nama-nama dosen yang mempunyai prestasi, dedikasi dan jasa bagi

lembaga berdasarkan dokumen portofolio dosen.

3. Mengundang dosen untuk menyerahkan bukti atau berkas.

4. Menyerahkan berkas.

5. Menerima berkas.

6. Menyerahkan berkas kepada Dekan.

7. Memproses berkas untuk disampaikan kepada Pembanru Rektor1

WR I Kaprodi

PROSEDUR SPMI

158

8. Menyeleksi dan menetapkan dosen-dosen yang berhak mendapatkan

penghargaan.

9. Dokumen penghargaan.

10. Selesai.

7. LAMPIRAN

-

PROSEDUR SPMI

159



PENGANGKATAN KAPRODI, KA. LAB No. Dokumen

PM-PEG-02 No. Revisi

01 Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1. Tujuan

a. Memberi kesempatan kepada pegawai yang mampu untuk menduduki jabatan lebih

tinggi.

b. Memberikan motivasi kepada dosen untuk lebih berprestasi

c. Memberikan penghargaan kepada dosen yang berprestasi

d. Terpilihnya ketua program studi/Ka. Lab yang memiliki kemampuan yang teruji dan

demokratis

e. Meningkatnya kualitas akademik di program studi/laboratorium

f. Tercipta sistem demokratis di lingkungan program studi/laboratorium

2. Ruang Lingkup

Prosedur Mutu ini berlaku untuk kegiatan penyeleksian calon, pemilihan dan penetapan

ketua program studi/laboratorium diseluruh UNW yang pelaksanaannya dikoordinir

oleh Kabag. Kepegawaian

3. Definisi

Pengangkatan ketua program studi adalah adalah proses penetapan ketua program

studi / Ka. Lab melalui pemilihan yang diselenggarakan secara demokratis.

4. Prosedur

Terdapat beberapa kegiatan yang merupakan kegiatan inti yang harus dilakukan adalah :

PROSEDUR SPMI

160

PROSEDUR PENGANGKATAN KETUA PROGRAM STUDI/KA. LAB


PROSES PENJELASAN ACUAN DOKUMEN

KERJA P J

Dilakukan

secara luas

kepada

seluruh

program studi

/ unit kerja

Setiap

program studi

berhak

mengajukan

calon

Proses

penyeleksian

calon

Pemilihan

dilakukan

secara

demokratis

Dilaksanakan

Pedoman

Pemilihan

Ketua dan

Ketua

Program

Studi/Ka.

Lab

Kabag.

kepegawaian

Program

studi

Sub biro

kepegawaian

Sub biro

kepegawaian

Senat UNW

Mulai

Pengajuan

calon ketua

Pemilihan Ketua

Pengajuan Calon

Ketua Terpilih

Sosialisasi program

pemilihan

Uji fit & proper

test

lulus

terpilih

Disetujui

gagal

gagal

gagal

no

no

yes

no

yes

Format

pengajuan

calon

PROSEDUR SPMI

161

rapat senat

UNW

Dihadapan

senat UNW

Kabag.

kepegawaian

Selesai

Pengambilan

sumpah

yes

PROSEDUR SPMI

162



KAB. SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU

PENGANGKATAN DEKAN

No. Dokumen

PM-PEG-03

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1. Tujuan

a. Memberi kesempatan kepada pegawai yang mampu untuk menduduki jabatan lebih

tinggi.

b. Memberikan motivasi kepada dosen untuk lebih berprestasi

c. Memberikan penghargaan kepada dosen yang berprestasi

d. Terpilihnya DEKAN yang memiliki kemampuan yang teruji dan demokratis

e. Meningkatnya kualitas akademik di program studi

f. Tercipta sistem demokratis di lingkungan fakultas

2. Ruang Lingkup

Prosedur Mutu ini berlaku untuk kegiatan penyeleksian calon, pemilihan dan penetapan

dekan diseluruh UNW yang pelaksanaannya dikoordinir oleh WR II

3. Definisi

Pengangkatan Dekan adalah adalah proses penetapan dekan studi melalui pemilihan

yang diselenggarakan secara demokratis.

4. Prosedur

Terdapat beberapa kegiatan yang merupakan kegiatan inti yang harus dilakukan adalah :

PROSEDUR SPMI

163

PROSEDUR PENGANGKATAN DEKAN



KERJA P J

Dilakukan

secara luas

kepada

seluruh

program studi

/ unit kerja

Setiap fakultas

berhak

mengajukan

calon

Proses

penyeleksian

calon

Pemilihan

dilakukan

secara

demokratis

Dilaksanakan

rapat senat

Pedoman

Pemilihan

Dekan

WR II

Fakultas

WR II

WR II

Senat

UNW

Mulai

Pengajuan

calon ketua

Pemilihan dekan

Pengajuan Calon

Dekan Terpilih

Sosialisasi program

pemilihan

Uji fit & proper

test

lulus

terpilih

Disetujui

gagal

gagal

gagal

no

no

yes

no

yes

Format

pengajuan

calon

PROSEDUR SPMI

164

UNW

Dihadapan

senat UNW

WR II

Selesai

Pengambilan

sumpah

yes

PROSEDUR SPMI

165



PENINGKATAN KOMPETENSI No. Dokumen

PM-PEG-04 No. Revisi

01 Halaman 1 dari 3


1. TUJUAN

Sebagai pedoman pendidikan dan pelatihan bagi dosen dan tenaga kependidikan di

lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku pendidikan dan pelatihan bagi dosen dan tenaga kependidikan di


3. REFERENSI

3.1 Undang-undang Guru danDosen

3.2 Statuta

3.3 Pedomanakademik

3.4 Manual Mutu

4. DEFINISI

4.7 Pelatihan adalah kegiatan pendidikan untuk meningkatkan pengetahuan

keterampilan dan sikap kerja sebagai dasar pelaksanaan tugas.

4.8 Analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu kajian yang sistematis untuk menilai

kebutuhan pelatihan yang dibutuhkan seorang pegawai sehingga mampu

memenuhi tuntutan spesifikasi jabatannya.

4.9 Sertifikat adalah tanda bukti telah diikutinya suatu pelatihan bagi seorang pegawai

dapat dalam bentuk sertifikat keikutsertaan, sertifikat kompetensi atau Piagam.

4.10 Arsip riwayat pelatihan pegawai adalah suatu daftar / catatan yang berisi informasi

tentang pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai .

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Pelatihan harus dilaksanakan berdasarkan program yang telah disusun, dimana

program pelatihan tersebut disusun berdasarkan analisis kebutuhan pelatihan.

5.2 Analisis kebutuhan pelatihan harus dilakukan terhadap setiap pegawai, baik

pegawai lama maupun pegawai baru diterima.

5.3 Analisis kebutuhan pelatihan disusun oleh setiap Unit kerja terkait.

5.4 Kesimpulan analisis kebutuhan pelatihan dituangkan dalam suatu usulan program

pelatihan

5.5 Program pelatihan tersebut dapat dilaksanakan setelah disetujui oleh Rektor

5.6 Pogram pelatihan tersebut akan direview secara berkala (1 tahun).

5.7 Program pelatihan dibuat dan disimpan oleh Bagian SDM.

5.8 Pelaksanaan pelatihan :

5.9 Dikoordinasikan oleh Bagian SDM

PROSEDUR SPMI

166

5.10 Setiappegawai yang diikut sertakan dalam pelatihan harus diberikan surat tugas

5.11 Bagian SDM akan menyimpan Dokumen Riwayat Pelatihan

PROSEDUR SPMI

167



KAB. SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU

PEMBERIAN DEMOSI, SANKSI & REWARD

No. Dokumen

PM-PEG-05

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam mutasi, demosi, sanksi dan reward bagi dosen dan tenaga tenaga

kependidikan di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur in iberlaku untuk penetapan mutasi, demosi, sanksi dan reward kepadad

osendan tenaga kependidikan di Universitas Ngudi Waluyo.

3. REFERENSI

3.5 Undang-undang Guru dan Dosen

3.6 Statuta

3.7 Pedomanakademik

3.8 Manual Mutu

4. DEFINISI

4.11 Mutasi adalah kegiatan memindahkan karyawan dari 1 bagian ke bagian lain

4.12 Demosi penurunan jabatan dalam suatu instansi yang biasa dikarenakan oleh

berbagai hal

4.13 Sanksi adalah pelanggaran disiplin pegawai

4.14 Rewardadalahsuatuapresiasiatasprestasi/ dedikasi luar biasa/ jasa yang telah

ditunjukkan oleh dosen.

4.15 Prestasi adalah prestasi dalam bidang Tridharma PT (pengajaran, penelitian,

pengabdian kepada masyarakat) yang bermanfaat dan dapat dibanggakan serta

diakui dalam skalan asional.

4.2.4. Dalam bidang pengajaran : membuat buku ajar, diktat, petunjuk praktikum,

Metode/ model pembelajarankreatif/ inovatif, Model pemotivasian

mahasiswa

4.2.5. Dalam bidang penelitian : publikasi jurnal internasional, membuat bahan

ajar berbasis penelitian, memperoleh HAKI, Karya tulis ilmiah yang disajikan

tingkat nasional/ internasinal

4.2.6. Dalam bidang pengabdian kepada masyarakat : membuat karya pengabdian

kepada masyarakat, model pemberdayaan masyarakat, pengembangan

wilayah, Model pengembangan kemitraan , Publikasi dalam bidang

pengabdian masyarakat

4.16 Dedikasi luar biasa adalah memiliki nilai loyalitas pada lembaga dengan DP3

minimal 90 dan telah melaksanakan semua tugas yang menjadi beban tugasnya

dengan penuh tanggungjawab

4.17 Berjasa adalah mengharumkan/ mengangkat nama baik, citra dan kehormatan

lembaga di tingkat nasional dengan karya-karya yang dihasilkannya.

4.18 Larangan adalah segala hal yang harus dihindari dan tidak boleh dilakukan oleh

dosen dilingkungan Universitas Ngudi Waluyo

PROSEDUR SPMI

168

4.19 Perilaku etis perilaku dosen yang didasarkan pad aetika

5. KETENTUAN UMUM

5.12 Pemberian Reward

5.12.1 Dalam melaksanakan tugas keprofesionalan, dosen berhak mendapatkan

promosi dan penghargaan yang sesuai dengan tugas dan prestasi kerja.

5.12.2 Penghargaan dapat diberikan kepada dosen atas prestasi, berdedikasi luar

biasa, atau berjasa bagi lembaga.

5.12.3 Kriteria penilaian mencakup integritas, kepribadian, prestasi dalam

bidang tridarma PT yang bermanfaat dan dapat dibanggakan pada skala

nasional/ internasional

5.12.4 Parameter penilaian mengacu pada dokumen elektronik portofolio dan

dokumen open course ware (OCW).

5.12.5 Penghargaan diberikan oleh Universitas Ngudi Waluyo

5.12.6 Penghargaan dapat diberikan dalam bentuk uang, piagam, atau bentuk

penghargaan yang lain.

5.13 Pemberian sanksi

5.13.1 Dosen dapat diberikan sanksi atau hukuman disiplin dalam bentuk

tertentu dan melalui proses yang sesuai dengan norma dan

peraturanperundangan yang berlaku.

5.13.2 Pemberian sanksi diberikan kepada dosen karena melanggar larangan


5.13.3 Pemberian sanksi pelanggaran larangan etis dosen, tenaga administratif,

dilakukan oleh atasan langsung / pejabat yang berwenang.

5.13.4 Sanksi dapat berbentuk peringatan, hukuman percobaan, penggantian

kerugian, pemecatan.

PROSEDUR SPMI

169

6. PROSEDUR


Ketua Jurusan/Prodi Dekan PR 1Dosen

Mulai

Mendata nama-nama

dosen yang

mempunyai prestasi,

dedikasi, dan berjasa

bagi lembaga

berdasarkan dokumen

portofolio dosen

Mengungdang dosen

untuk menyerahkan

bukti/berkas

Menyerah

kan

berkas

Menerima

berkas

Menyerahkan

berkas kepada

Dekan

Memproses

berkas untuk

disampaikan

kepada PR 1

Menyeleksi dan

menetapkan dosen-

dosen yang berhak

mendapatkan

penghargaan

Selesai

Dokumen

Penghargaan

6.3 RincianProsedur

1. Mulai

2. Mendata nama-nama dosen yang mempunyai prestasi, dedikasi dan jasa bagi

lembaga berdasarkan dokumen portofolio dosen.



5. Menerima berkas.


7. Memproses berkas untuk disampaikan kepada Wakil Rektor I

PROSEDUR SPMI

170


penghargaan.

9. Dokumenpenghargaan.

10. Selesai.

7. LAMPIRAN

-

PROSEDUR SPMI

171


50513 PROSEDUR MUTU

PELANGGARAN KODE ETIK

No. Dokumen PM-PEG-06

No. Revisi 01


1. Tujuan:

a. Mengatur perlakuan atas pelanggaran yang dilakukan oleh mahasiswa dan sanksi yang

dikenakan.

b. Mengatur perlakuan atas pelanggaran yang dilakukan oleh dosen dan karyawan dan

sanksi yang dikenakan.

2. Ruang Lingkup:

Pelanggaran Kode Etik harus diterapkan pada semua civitas akademika Universitas Ngudi

Waluyo, yaitu: mahasiswa, dosen dan karyawan.

3. Definisi:

Kode etik adalah sistem norma, nilai dan aturan profesional tertulis yang secara tegas

menyatakan apa yang benar dan baik dan apa yang tidak benar dan tidak baik bagi

profesional. Kode etik menyatakan perbuatan apa yang benar atau salah, perbuatan apa yang

harus dilakukan dan apa yang harus dihindari.

4. Rujukan:

a. SK Rektor Universitas Ngudi Waluyo No. 011/B-SK/UNW/I/2017 tentang organisasi dan

tata kerja senat akademik

b. Ketetapan senat Universitas No. 001/B/SENAT/UNW/III/2017 tentang kode etik dosen

dan tenaga kependidikan terdiri dari hak dan kewajiban dosen dan tenaga kependidikan,

etika pergaulan, tanggung jawab, etika berpakaian, etika melaksanakan Tri darma PT

serta sanksi

c. Ketetapan senat Universitas No. 002/B/SENAT/UNW/III/2017 tentang kode etik

mahasiswa yang mencakup hak dan kewajiban serta pelanggaran kode etik serta sanksi

5. Garis Besar Prosedur:

a. Bila terjadi pelanggaran kode etik yang dilakukan oleh mahasiswa/i, maka prosedur

penyelesaiannya adalah:

1) Laporan pelanggaran kode etik diterima oleh ketua program studi.

2) Ketua program studi mengisi berita acara yang berisi jenis pelanggaran, waktu dan

tempat terjadinya pelanggaran.

3) Ketua jprogram studi menyerahkan berita acara pelanggaran kepada Pembimbing

Akademik (PA)

4) PA memanggil mahasiswa/i yang bersangkutan untuk memperoleh informasi lebih

lengkap.

PROSEDUR SPMI

172

5) Bila PA menilai pelanggaran tersebut termasuk kategori ringan, PA cukup memberi

nasehat/ peringatan/ teguran kepada mahasiswa/I yang bersangkutan.

6) Bila pelanggaran dinilai termasuk kategori berat, dengan merujuk pada Buku Pedoman

Akademik UNW, maka PA memberikan rekomendasi kepada Bimbingan Konseling

mengenai bentuk hukuman yang sesuai.

7) BK melaporkan kepada Ketua Program Studi

8) Ketua Program Studi menjatuhkan sanksi kepada mahasiswa/itersebut.

b. Bila terjadi pelanggaran kode etik yang dilakukan oleh dosen/karyawan, maka prosedur

penyelesaiannya adalah:

1) Laporan diterima oleh Wakil Dekan.

2) Bila pelanggaran kode etik tergolong ringan, Wakil dekan cukup member peringatan/

teguran kepada yang bersangkutan.

3) Apabila pelanggaran kode etik tergolong berat, Wakil dekan menindaklajuti dengan

melaporkan pada sekretaris senat mengundang rapat senat, untuk membahas

pelanggaran tersebut.

4) Senat menyampaikan draft rekomendasi mengenai sanksi yang bisa diterapkan. Draft

tersebut diserahkan kepada WR II untuk dirapatkan dalam rapat pleno senat Universitas.

5) WR II menyampikan ke Rektor selaku ketua senat UNW

6) Ketua senat universitas mengundang seluruh anggota senat untuk membahas

rekomendasi dalam rapat pleno.

7) Rapat pleno senat menghasilkan rekomendasi kepada ketua senat mengenai bentuk

sanksi/ solusi atas pelanggaran kode etik tersebut.

8) Ketua senat fakultas melaksanakan rekomendasi tersebut dengan menerbitkan surat

keputusan surat peringatan 1, 2 , 3 hingga pemutusan hubungan kerja jika

dosen/karyawan terbukti melakukan pelanggaran berat

PROSEDUR SPMI

173



PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

No. Dokumen PM-REN-01

No. Revisi 01


1. TUJUAN

a. Menetapkan standar rencana strategis Universitas Ngudi Waluyo .

b. Memberikan kepastian peningkatan kinerja melalui rencana yang baik dan

berkesinambungan dengan mempertimbangkan kemampuan dan daya saing masing-

masing unit kegiatan

2. RUANG LINGKUP

Ruang Iingkup penyusunan rencana operasional mencakup analisis kinerja unit, usulan

rencana strategis unit dan penetapan rencana strategis UNW.

3. REFERENSI

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional.

2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan

Nasional;

4. DEFINISI

Rencana strategis UNW merupakan perencanaan jangka panjang yang mencakup suatu

periode 5 tahunan satu tahunan sejalan dengan visi, misi, dan tujuan yang telah

ditetapkan untuk memberikan kerangka dasar bagi perencanaan operasional dan sebagal

landasan penilaian kinerja lembaga.

5. KETENTUAN UMUM

Hakikat penyusunan rencana strategis UNW didasarkan pada beberapa ketentuan di

bawah ¡ni:

1. Rencana strategis UNW adalah dasar dan patokan bagi kegiatan kegiatan yang

dilaksanakan di UNW.

2. Rencana strategis UNW adalah dasar legitimasi untuk meningkatkan pelaksanaan

kegiatan-kegiatan dengan dukungan sumber-sumber yang memadai.

3. Rencana strategis UNW adalah sumber motivasi untuk mendorong warga UNW

dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya.

4. Rencana strategis UNWdalah dasar raseonal, mengapa, untuk apa dan kapan

kegiatan tersebut dilaksanakan.

PROSEDUR SPMI

174

6. PROSEDUR

Uraian prosedur yang diperlukan dituangkan bawah ini.

Unit Rapat Kerja Universitas Rektor

Uraian Prosedur:

1. Masing-masing unit di UNW melakukan analisis hubungan tanggung jawab kinerja

unit dengan visi. misi, dan tujuan UNW.

2. Masing-masing unit di UNW melakukan analisis terhadap capaian yang telah

diperolehnya sesuai dengan visi, misi, dan tujuan UNWuntuk mengembangkan kinerja

unit secara berkelanjutan dengan mempertimbangkan faktor internal dan faktor

ekstemal.

3. Masing-masing unit di UNWmerumuskan rencana strategis yang akan diusulkan

dalam rapat kerja tingkat universitas yang dimaksudkan untuk menyusun rencana

strategis.

4. strategis memberikan tanggapan dan masukan terhadap usulan rencana strategis yang

disampaikan oleh unit-unit.

5. Peserta rapat kerja tingkat universitas yang dimaksudkan untuk menyusun rencana

6. Pimpinan UNWmenetapkan rencana strategis berdasarkan prioritas yang telah

dibahas dalam rapat kera tingkat universitas yang dimaksudkan untuk menyusun

rencana strategis.

7. Pimpinan UNWmenugaskan kepada masing-masing unit untuk

menindaktanjuti rencana strategis dalam rencana operasional.

LAMPIRAN

1 Menganalisis Hubungan

Tanggung Jawab Kinerja

2 Menganalisis capaian

4 Mengusulkan renstra pada rapat universitas

5 Peserta rapat

memberikan tanggapan

7 Menugaskan masing-

masing unit untuk melanjutkan

3

Merumuskan renstra

6

Menetapkan renstra

PROSEDUR SPMI

175



KAB. SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN RENCANA OPERASIONAL DAN EVALUASI KINERJA

LEMBAGA

No. Dokumen

PM-REN-02

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1. TUJUAN

a. Menetapkan standar kepastian operasional dan prosedur tentang rencana operasional

dan evaluasi kinerja

b. Memberikan kepastian peningkatan kinerja melalui rencana yang baik dan sistem

evaluasi yang efektif dan berkesinambungan dengan mempertimbangkan kemampuan

dan daya saing masing-masing unit kegiatan

2. RUANG LINGKUP

Prosedur Mutu ini berlaku bagi seluruh lembaga di lingkungan UNW

3. REFERENSI

Statuta

4. DEFINISI

Rencana Operasional dan Evaluasi Kinerja Lembaga adalah

1. Acuan umum yang mengikat unsur-unsur yang terlibat dalam Operasional Perencanaan

dan evaluasi kinerja lembaga.

2. Tahap-tahap dan langkah-langkah yang menjamin mutu dari seluruh Rencana

Operasional dan Evaluasi Kinerja Lembaga.

5. KETENTUAN UMUM

Keberhasilan kinerja diukur dengan mengacu:

Jenis Indikator Pengukuran Kinerja

Input Keberhasilan Pelaksanaan Kegiatan

Output Keberhasilan Pelaksanaan Kegiatan

Immediate Outcomes/ Outcomes Keberhasilan Pelaksanaan Program

Outcomes/ Benefit Keberhasilan Pencapaian Sasaran

Ultimate Outcomes/ Impact Pencapaian Tujuan

PROSEDUR SPMI

176

Azas operasional rencana penyelenggaraan kegiatan akademik di

lingkungan UNW merupakan prinsip utama yang menjadi pegangan

dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi

kegiatan akademik yang meliputi:

1. Azas akuntabilitas, yaitu bahwa semua penyelenggaraan

kebijakan akademik harus dapat dipertanggungjawabkan secara

ilmiah dan terbuka dan senantiasa mengacu pada

perkembangan keilmuan yang mutakhir yang bersifat dinamis.

2. Azas transparansi, yaitu bahwa kebijakan akademik

diselenggarakan secara terbuka, didasarkan pada tatanan dan

aturan yang jelas yang senantiasa berorientasi pada rasa saling

percaya untuk terselenggaranya lingkungan akademik yang

kondusif dan menjamin terwujudnya sinergisme.

3. Azas kualitas, yaitu bahwa kebijakan akademik diselenggarakan

dengan senantiasa mengedepankan kualitas input, proses dan

output.

4. Azas kebersamaan, yaitu bahwa kebijakan akademik

diselenggarakan secara terpadu, terarah, terstruktur, dan

sistematik untuk kepentingan UNW secara komprehensif dan

berbasis pada visi dan misi kelembagaan untuk efektivitas dan

efisiensi.

5. Azas kerakyatan, yaitu bahwa penyelenggaraan kebijakan

akademik yang bersifat dinamis harus mampu menjamin

terakomodasinya segenap kepentingan rakyat secara lebih luas

tanpa harus mengorbankan idealisme ilmiah.

6. Azas hukum, yaitu bahwa semua pihak yang terlibat secara

langsung maupun tidak langsung dalam penyelenggaraan

kehidupan akademik harus taat pada hukum yang berlaku yang

penegakannya dijamin oleh negara.

7. Azas manfaat, yaitu bahwa kehidupan akademik

diselenggarakan untuk memberikan manfaat yang sebesar-

besarnya bagi bangsa dan negara, institusi, dan segenap sivitas

akademika.

8. Azas kesetaraan, yaitu bahwa kebijakan akademik

PROSEDUR SPMI

177

diselenggarakan atas dasar persamaan hak untuk menjamin

terciptanya lingkungan akademik yang egaliter.

9. Azas kemandirian, yaitu bahwa penyelenggaraan kebijakan

akademik senantiasa didasarkan pada kemampuan institusi

dengan mengandalkan pada segenap potensi dan sumberdaya

yang ada untuk mengoptimalkan kemampuan institusi yang

terus berkembang secara sistematik dan terstruktur.

6. PROSEDUR

Uraian prosedur-prosedur yang diperlukan dituangkan dalam

diagram proses di bawah ini.

Uraian Prosedur:

6.1 Prosedur Pemetaan Program.

a. Menyusun dan memetakan suatu program yang berkaitan

dengan fokus kegiatan

b. Menyusun (strukturisasi) masukan atau ide,

c. Menyampaikan masukan atau ide kedalam peta (map),

d. Penafsiran (interpretasi) hasil pemetaan dan pemanfaatan

hasil pemetaan.

e. Mengidentifikasi pemetaan gagasan dengan fokus

kegiatan,

f. Menyusun dan mengembangkan definisi operasional

g. Menentukan jadwal kegiatan rutin

h. Mempersiapkan fasilitas guna fokus kegiatan dari

pemetaan

program yang telah ada

i. Membuat daftar (tabulasi) untuk strukturisasi data

j. Mengelompokkan pelayanan kegiatan sesuai dengan

bidang kajian

6.2 Prosedur Manajemen

a. Menyusun daftar nama kegiatan,

b. Memeriksa ranah kegiatan

c. Mendata hal-hal yang dibutuhkan untuk pelaksaan

PROSEDUR SPMI

178

kegiatan

d. Memberi ketentuan batas akhir program

e. Memberi sanksi bagi keterlambatan

6.3 Prosedur Administrasi

a. Menyusun aturan pelaksanaan

b. Menyediakan sarana dan prasarana kepentingan

praktikum berdasarkan

c. embuat daftar pengguna

7. LAMPIRAN

PROSEDUR SPMI

179


JL. GEDONGSONGO – CANDIREJO –UNGARAN

BARAT

KAB. SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN VISI MISI

No. Dokumen

PM-VMTS-01

No. Revisi

01

Tanggal Terbit

20 Oktober 2017

1. TUJUAN

SOP ini ditetapkan untuk mengendalikan proses penyusunan visi,

misi, tujuan dan sasaran institusi, sehingga mendukung

penyelenggaraan pendidikan dan proses belajar mengajar.

2. RUANG LINGKUP

Penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran ini mencakup seluruh

proses perencanaan, pengumpulan data, analisa data, pelaksanaan

rapat ataupun kegiatan terkait, hingga penetapan resmi visi, misi,

tujuan dan sasaran Universitas yang disahkan oleh Rektor

3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

3.1. BPM bertanggung jawab dan berwewenang memastikan

prosedur ini ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sebagai

panduan dalam pengendalian proses penyusunan visi, misi,

tujuan dan sasaran Universitas/Fakultas/Prodi sesuai

penyelenggaraan pendidikan.

3.2. Rektor/Dekan/Kaprodi bertanggung jawab dan berwenang

dalam pengambilan keputusan/kebijakan terhadap

PROSEDUR SPMI

180

ketidaksesuaian yang terjadi melalui mekanisme yang

ditetapkan.

3.3 Unit kerja terkait, dosen dan mahasiswa bertanggung jawab

terhadap pelaksanaan dan tindak lanjut terhadap kebijakan

yang telah diputuskan.

3.2. Semua pegawai dan staf terkait baik di tingkat

lembaga/badan dan tingkat program studi bertanggung

jawab terhadap kesesuaian antara kegiatan/aktivitas yang

dikerjakan dengan rekaman terkaitnya.

4. DEFINISI

a. Visi merupakan tujuan universitas/fakultas/prodi dan apa yang

harus dilakukan untuk mencapai tujuannya tersebut pada masa

yang akan datang atau masa depan.

b. Misi adalah tujuan utama Universitas/Fakultas/Prodi.

c. Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai

Universitas/Fakultas/Prodi.

d. Sasaran merupakan hasil yang akan dicapai secara nyata oleh

Universitas/Fakultas/Prodi dalam rumusan yang lebih spesifik

dan terukur.

5. REFERENSI

5.1. Statuta Universitas

5.2. Rencana Strategis Universitas

5.3. UU Ri No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

PROSEDUR SPMI

181

PROSEDUR.

Universitas/Fakultas/Prodi harus memastikan bahwa penyusunan

visi, misi, tujuan dan sasaran yang ditetapkan dapat dikendalikan

dalam rangka penyelenggaraan pendidikan dan proses belajar

mengajar pada tahapan yang sesuai. Prosedur yang digunakan

adalah sbb:

1. Membentuk tim penususnan visi, misi, tujuan dan

sasaran

2. Tim Penyusun melakukan rapat untuk melaksanakan

analisis situasi internal dan eksternal (alumni,

pengguna, pemerintah setempat, masyarakat)

3. Tim penyusun mengadakan pertemuan dengan seluruh

civitas akademik dan pihak eksternal untuk

mensosialisasikan draf visi-misi yang telah disusun

4. Tim penyusun mengadakan rapat kerja untuk

memperbaiki visi, misi, tujuan dan sasaran berdasarkan

masukkan dan analisis situasi

5. Visi, misi, tujuan dan sasaran disahkan dan ditetapkan

dalam bentuk surat keputusan

PROSEDUR SPMI

182

Alur :

PROSEDUR SPMI

183

PEDOMAN PENYUSUNAN BUKU AJAR,

BAHAN AJAR, MODUL DAN PANDUAN

PRAKTIK


SPMI-UNW PM AKD 25

BADAN PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS NGUDI

WALUYO

2018

PROSEDUR SPMI

184

Pedoman Penyusunan Buku Ajar, Bahan

Ajar, Modul dan Pedoman Praktik


Revisi ke : -

Tanggal : 24 Januari 2018

Dikaji ulang oleh : Wakil Rektor Bidang

Akademik dan

Kemahasiswaan

Dikendalikan

oleh

: BPM

Disetujui oleh : Rektor

UNIVERSITAS

NGUDI WALUYO

PEDOMAN

PENYUSUNAN BUKU

AJAR, BAHAN AJAR,

MODUL DAN PEDOMAN

PRAKTIK

SPMI-UNW/PM/AKD/25

Disetujui

oleh

Rektor

Revisi

ke

00

Tanggal

24 Januari

2018

SPMI-UNW PM AKD 25

PROSEDUR SPMI

185

BAGIAN 1

FORMAT BUKU AJAR

Buku ajar ditujukan sebagai kelengkapan proses pembelajaran dengan

ciri ruang lingkupnya dibatasi kurikulum dan rencana pembelajaran

semester. Penulisan buku ajar berorintasi pada transformasi

pengetahuan yang sistematis dan terstruktur. Format buku ajar

meliputi tata letak dan sistematika. Buku ajar merupakan bagian dari

kelengkapan atau sarana pembelajaran yang memiliki misi

menghantarkan materi sesuai dengan kurikulum dan silabus.

1. Ukuran Kertas, Huruf, dan Jenis Huruf

Kertas yang dipakai ukuran A4 (29,7 x 21 cm) diperbolehkan

dengan dibagi 2 kolom. Batas marjin atas, kiri, kanan, bawah

masing masing 2,5 cm, 3 cm, 2 cm, 2,5 cm. Halaman buku ditulis

satu kolom.

Ukuran huruf 11 atau 12 dengan spasi antara baris 1,5. Khusus

untuk judul bab gunakan ukuran huruf 15 atau 16 dan subbab

gunakan ukuran huruf 13 atau 14.

Jenis huruf dapat digunakan times new roman, calibri, ariel, atau

jenis huruf lain yang tidak menyulitkan pembacaannya, dan lajim

digunakan dalam penulisan buku teks.

PROSEDUR SPMI

186

2. Struktur Isi Buku Ajar Buku ajar pada bagian awalnya terdiri dari halaman judul luar (cover), halaman judul dalam, dan seterusnya seperti berikut:

Halaman judul luar (cover) Halaman judul dalam Halaman pengesahan Prakata Daftar isi

Selanjutnya batang tubuh isi buku ajar yang terdiri dari beberapa bab

atau bagian. Tiap bab dapat berisi beberapa subbab atau subbagian

dan seterusnya sesuai dengan cakupan dan ruang lingkup pembahasan

bahan pembelajaran pada pokok bahasan bersangkutan. Isi Tiap Bab Secara umum isi tiap bab terdiri dari tiga bagian: 1) pendahuluan, 2) penyajian, dan 3) penutup. Isi masing masing bagian adalah: 2. Pendahuluan

Kompetensi Inti

Kompetensi Dasar 3. Penyajian

judul bab, subbab, uraian dan penjelasan yang diikuti contoh-

contoh, kasus, ilustrasi, grafik, gambar, konsep, teori dan

bahan lain yang perlu disampaikan kepada mahasiswa yang

relevan dengan pokok bahasan. Isi pada bagian ini dapat

berisi beberapa subbab

PROSEDUR SPMI

187

sesuai dengan subpokok bahasan dan luasnya cakupan bahan pembelajaran.

Gaya bahasa dalam uraian penjelasan, contoh dan interpretasi

hendaknya dengan bahasa yang komunikatif dan mudah

dicerna. Dalam bab ini sebaiknya banyak ilustrasi, pengertian

dan defenisi agar mahasiswa mudah memahami bahan

pemebelajaran.

2. Rangkuman, berisi intisari bahan pembelajaran dalam bab

ini. C. Penutup

Soal Latihan atau Kasus,

dalam bagian pada masing-masing BAB ini diberikan soal-soal atau kasus-kasus yang perlu diselesaikan mahasiswa secara mandiri

agar pemahaman bahan pembelajaran lebih terinternalisai.

Umpan balik dan Tindak lanjut,

jelaskan di sini masalah umpan balik atau tindak lanjut, hal ini pada

prinsipnya merupakan petunjuk bagi mahasiswa untuk mengukur

capaian pembelajarannya setelah membaca bahan pada bab ini dan

petunjuk tentang tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan

mahasiswa untuk lebih mengembangkan kapasitas belajarnya.

Daftar Pustaka (dalam setiap Bab perlu dituliskan daftar pustaka)

Indeks/Kata penting (dituliskan kata/istilah penting dalam setiap

BAB)

PROSEDUR SPMI

188

Setelah semua bab ditulis, maka pada lembar lembar akhir buku ajar diisi dengan Daftar Pustaka Di sini ditulis daftar pustaka secara keseluruhan

Indeks Berisi kata kata penting, atau yang bermakna khusus, disertai dengan nomor halaman tempat kata itu ditemukan.

PROSEDUR SPMI

189

BAGIAN 2

FORMAT BAHAN AJAR

Bahan ajar ini merupakan bahan tertulis bersifat naratif yang berisi

bahan-bahan pokok yang dibahas dalam satu pertemuan pembelajaran,

dan aktivitas pembelajaran yang direncanakan pada satu pertemuan.

Bahan ajar ini secara umum berisi hanya satu materi saja.

Menggunakan kertas berukuran A4, menggunakan ukuran huruf 11

atau 12 dengan jarak spasi 1,3 sampai 1,5. Jenis huruf bisa dipilih

arial, callibri, times new roman, atau jenis huruf lainnnya yang lajim

digunakan pada buku teks. Ukuran huruf judul, subjudul atau judul

bagian bagian bahan ajar dapat digunakan 13 atau 14. Sistematika isi

bahan ajar adalah seperti diuraikan di bawah ini. Sistematika Penulisan

Pada bagian awal bahan ajar tulis identitas mata kuliah dan nama pengajarnya, bagian ini berulang pada bahan ajar tiap pertemuan. Program Studi Nama mata

kuliah/Kode Jumlah SKS Pengajar

: : : :

: Kompetensi Inti

:

Kompetensi Dasar :

PROSEDUR SPMI

190

I Pendahuluan

1.1 Cakupan atau Ruang Lingkup Materi Pembelajaran

1.2 Sasaran Pembelajaran, salin dari Buku Kurikulum

1.3 Perilaku awal mahasiswa, beri penjelasan kemampuan apa yang

sebaiknya telah dimiliki mahasiswa agar dapat mengikuti

pembahasan materi ini dengan baik

1.4 Manfaat, beri penjelasan apa pentingnya mempelajari materi ini.

1.5 Urutan Pembahasan

1.6 Petunjuk Belajar, isinya menekankan apa yang harus dilakukan mahasiswa sebagai subjek dalam pembelajaran.

II. Penyajian

2.1 Uraikan materi pembelajaran, pengertian, definisi, konsep atau

teori, contoh soal dan seterusnya. Uraian ini dapat dibagi

menjadi beberapa subbagian sesuai dengan kebutuhan dan

mengacu pada Kurikulum.

Dalam bagian ini diuraikan dan bila perlu dijelaskan rinci

kegiatan belajar yang dilakukan di kelas, di laboratorium atau

di luar kelas bersama mahasiswa dalam upaya pencapaian

sasaran pembelajaran.

Secara eksplisit sangat baik kalau di bagian penyajian ini

ditulis singkat pengembangan materi pembelajaran yang

diperoleh dari aktivitas penelitian, termasuk penelitian yang

sedang atau yang direncanakan untuk pengembangan materi

pembelajaran ini.

PROSEDUR SPMI

191

2.2 Lingkup penghiliran/penerapan, dalam hal ini diuraikan dan

diberi contoh penerapan konsep, teori atau formula dalam

dunia industri, masyarakat, rumah tangga, atau kegiatan-

kegiatan yang berkaitan dengan capaian pembelajaran atau

kompetensi lulusan.

2.3 Latihan, penyajian materi pembelajaran harus disertai dengan

soal atau kasus sebagai bahan pelatihan mahasiswa agar

konsep, teori, formula dan rumusan yang diberikan lebih

terinternalisasi pada mahasiswa.

2.4 Tugas mandiri, tugas ini diberikan kepada mahasiswa agar

mereka dapat mengembangkan pengetahuan dari kegiatan

kegiatan yang diberikan. III. Penutup

3.1 Rangkuman, ini berisi intisari dari seluruh pembahasan

materi pembelajaran, sekaligus merupakan bahan esensial

yang penting dipahami mahasiswa

3.2 Soal tes formatif, soal ini dimaksudkan sebagai panduan bagi

mahasiswa dan dosen mengukur capaian belajar dan

menyesuaikannya dengan kurikulum dan analisis kebutuhan

pembelajaran.

3.3 Umpan balik, atau Tindak Lanjut, jelaskan di sini masalah

umpan balik atau tindak lanjut, hal ini pada prinsipnya

merupakan petunjuk bagi mahasiswa untuk mengukur

capaian pembelajarannya setelah membaca bahan pada bab

ini dan petunjuk tentang tindakan selanjutnya yang perlu

dilakukan mahasiswa untuk lebih mengembangkan kapasitas

belajarnya.

PROSEDUR SPMI

192

3.4 Daftar Pustaka, tulis daftar pustaka yang khusus yang digunakan untuk materi pembelajaran ini, pustaka yang

digunakan bisa buku teks, buku ajar, terbitan berkala, dll. yang lajim.

PROSEDUR SPMI

193

BAGIAN 3

MODUL Pengertian Modul adalah materi pelajaran yang disusun dan disajikan secara

tertulis sedemikian rupa sehingga mahasiswa dapat menyerap sendiri

materi tersebut dengan atau sesedikit mungkin membutuhkan bantuan

dari orang lain. Modul ditulis lebih rinci dibandingkan buku ajar, isi

modul harus sesuai dengan mata kuliah pada ranah dan jenjang yang

telah ditetapkan dalam analisis kebutuhan pembelajaran. Ciri umum modul antara lain: menggunakan bahasa yang sederhana,

berisi pengetahuan sesuai dengan mata kuliah atau pelajaran tertentu

mengacu pada sasaran pembelajaran, dan menggunakan format yang

lazim digunakan seperti dalam buku ajar. Modul ditulis pada kertas yang dengan ukuran A4 (29,7 x 21 cm),

marjin atas, kiri, kanan, bawah masing masing 2,5 cm, 3 cm, 2 cm, 2,5

cm. Halaman buku ditulis satu kolom. Ukuran huruf adalah 11 atau 12 dengan spasi antara baris 1,5. Khusus

untuk judul bab gunakan ukuran huruf 15 atau 16 dan subbab gunakan

ukuran huruf 13 atau 14. Jenis huruf dapat digunakan times new roman, calibri, ariel, atau jenis

huruf lain yang tidak menyulitkan pembacaannya, dan lajim

digunakan dalam penulisan buku teks.

194

Sistematika atau format modul adalah sebagai berikut: I. Tinjauan Mata Kuliah (Bagian ini sama untuk semua modul dalam satu mata kuliah)

A. Deskripsi mata kuliah

B. Kegunaan Mata Kuliah

C. Sasaran Belajar

D. Urutan Penyajian

E. Petunjuk Belajar bagi Mahasiswa dalam mempelajari modul

II. Pendahuluan A. Sasaran pembelajaran yang ingin dicapai

B. Ruang lingkup bahan modul

C. Manfaat mempelajari modul

D. Urutan pembahasan

E. Petunjuk khusus (bila ada yang spesifik pada modul ini)

III. Materi Pembelajaran

A. Uraikan isi pokok bahasan subpokok bahasan, contoh soal atau kasus, dan lainnya yang perlu dipahami mahasiswa

B. Isinya bisa terdiri dari beberapa bagian atau subbagian sesuai dengan ruang lingkup pokok bahasan dan subpokok bahasan.

IV. Latihan

A. Beri soal atau kasus atau problem yang perlu dilatihkan mahasiswa untuk mengembangakan pemahaman mahasiswa

B. Bila perlu buat lembar kerja mahasiswa, format tabel, atau bentuk lain yang

diperlukan C. lengkapi dengan petunjuk kerja (SOP) agar kegiatan mandiri mahasiswa lebih

terarah pada pencapaian sasaran pembelajaran D. akan baik sekali kalau tugas atau latihan itu mencakup kognisi, psikomotorik, dan

afeksi

E. Rangkuman : tulis intisari bahan pembelajaran pada modul, rangkuman ini sebaiknya

tidak lebih dari tiga paragraf. VI. Tes Formatif

- Buat sejumlah soal, proyek atau kasus untuk mengukur capaian belajar

mahasiswa. Bila dipandang perlu lengkapi kunci jawaban soal yang diberikan. VII. Umpan Balik atau Tindak Lanjut

- tulis petunjuk kepada mahasiswa cara mengukur capaiannya dan tindakan yang

perlu dilakukan untuk pengembangan pemahaman tentang bahan modul dan

ketercapian sasaran pembelajaran. Tindak lanjut merupakan petunjukkan bagi

195

mahasiswa apakah diperlu mengulang bagian tertentu atau perlu menambah bahan

pembelajaran lebih lanjut. VIII. Kunci Tes Formatif IX. Daftar Pustaka

BAGIAN 4

PEDOMAN PRAKTIK

1. Pengertian

Praktik adalah strategi pembelajaran yang memungkinkan mahasiswa dapat

mempraktikkan/memeragakan/mensimulasi secara empiris kemam-puan kognitif,

psikomotorik, dan afektif secara simultan menggunakan sarana laboratorium.

Laboratorium adalah tempat kerja/praktik, dapat berupa sekolah, rumah sakit, studio,

perkantoran, pabrik, komunitas, dsb.

Pembelajaran di Laboratorium merupakan komponen penting dalam pembelajaran

yang perlu diadakan untuk mencapai tujuan pembelajaran. Pembelajaran di laboratorium

dikembangkan berdasarkan hasil identifikasi kompetensi lulusan yang diharapkan.

Tugas dosen dalam pembelajaran laboratorium atau praktik adalah:

- Mendesain Pembelajaran di Laboratorium

- Memfasilitasi jalannya Pembelajaran di Laboratorium

- Mendampingi mahasiswa dalam pelaksanaan pembelajaran di laboratorium

- Melakukan penilaian terhadap pelaksanaan dan hasil pembelajaran di laboratorium

Buku pedoman atau panduan praktik diketik pada kertas ukuran A4 (29,7 x 21 cm). Batas marjin atas, kiri, kanan, bawah masing masing 2,5 cm, 3 cm, 2 cm, 2,5 cm. Halaman buku ditulis satu kolom.

196

Gunakanlah huruf berukuran 11 atau 12 dengan spasi antara baris 1,5. Khusus untuk judul

bab gunakan ukuran huruf 15 atau 16 dan subbab gunakan ukuran huruf 13 atau 14. Jenis huruf dapat digunakan times new roman, calibri, ariel, atau jenis huruf lain yang tidak

menyulitkan pembacaannya, dan lajim digunakan dalam penulisan buku teks. Sistematikan isi panduan praktik seperti yang diuraikan berikut. 2. Sistematika Buku Pedoman Praktik

1. Identitas Mata kuliah

- nama mata kuliah

- jumlah sks

- semester

- dosen pengampu

- deskripsi singkat mata kuliah

- sasaran belajar 2. Pendahuluan

3. Deskripsi singkat praktik

4. Sasaran pembelajaran praktikum (mengacu ke kurikulum)

5. Tata tertib dan etika praktik

6. Alokasi waktu praktik

7. Tempat praktik (ruang laboratorium, rumah sakit, komunitas, dsb)

8. Teori atau prinsip dasar yang menjadi landasan praktikum

Bila praktik lebih dari satu judul dalam satu semester, maka masing masing praktik harus

dijelaskan, misalnya:

8.1 Praktik 1

- deskripsi singkat - sasaran pembelajaran praktik - dst..

8.2 Praktik 2

- deskripsi singkat - sasaran pembelajaran praktik - dst

9. Prosedur dan Mekanisme Praktik

197

Susunlah panduan prosedur dan mekanisme yang harus dilakukan oleh mahasiswa,

berdasarkan SOP. Bila diperlukan pengetahuan dan ketrampilan prasyarat, perlu

dijelaskan disertai alasan pentingnya prasyarat tersebut.

Bila kemampuan yang menjadi prasyarat itu akan diujikan sebelum melakukan praktik, harus juga dijelaskan dalam bagian ini.

Jangan lupa jelaskan masalah keselamatan dan keamanan kerja selama praktik, termasuk

pelaksanaan “safety briefing” sebelum memulai praktik jika itu direncanakan.

Lembar kerja dan borang yang perlu disiapkan untuk mencatat hasil pengamatan,

pengukuran, dan semacamnya. Untuk praktik lapangan, perlu disiapkan pedoman

observasi.

Dalam hal praktikum dilaksanakan lebih dari satu kali untuk satu mata kuliah maka

prosedur dan mekanisme paraktik ini dibuat untuk masing – masing praktikum. Misalnya

“3.1 Prosedur dan Mekanisme.

Praktik 1”; “3.2 Prosedur dan Mekanisme Praktik 2”, dst 4. Lampiran

- Daftar Pustaka - format jurnal praktik - format laporan praktik - kriteria penskoran atau penilaian

198

PROSEDUR DAN FORMULIR MUTU BIRO ADMINISTRASI DAN URUSAN

KEPEGAWAIAN (BAUK)

PROSEDUR MUTU DAN FORMULIR NOMOR

1. Bagian Persuratan

a. Prosedur Mutu Pengelolaan surat masuk

1) Formulir pengarsipan surat masuk

2) Formulir lembar disposisi surat

b. Prosedur Mutu Pengelolaan surat keluar

1) Formulir permohonan surat keterangan mahasiswa

2) Formulir permohonan surat (bagi mahasiswa)

3) Formulir permohonan pembuatan surat keluar (bagi

karyawan)

4) Formulir surat tugas tanpa form disposisi

5) Formulir agenda surat tugas

6) Formulir laporan kegiatan perjalanan dinas

c. Prosedur Mutu Pendistribusian surat

1) Formulir ekspedisi pendistribusian surat

d. Prosedur Mutu Pemusnahan dokumen persuratan

1) Formulir Berita acara pemusnahan dokumen

persuratan

2. Bagian Humas

a. Prosedur Mutu Informasi, Dokumentasi, dan Publikasi

1) Formulir Permohonan Dokumentasi dan Publikasi

b. Prosedur Mutu keprotokoleran

1) Formulir Berita acara kunjungan

c. Prosedur Mutu penerimaan tamu kunjungan dari luar

UNW

1) Formulir berita acara penerimaan tamu luar UNW

d. Prosedur Mutu Kritik dan Saran

1) Formulir lembar kritik dan saran

3. Bagian Rumah Tangga

a. Prosedur Mutu Peminjaman Kendaraan Operasional

1) Fomulir peminjaman kendaraan operasional

b. Prosedur Mutu Keamanan Lingkungan

c. Prosedur Mutu Kebersihan Lingkungan

SPMI-UNW/PM/SRT/01

SPMI-UNW/FM/SRT/01

SPMI-UNW/FM/SRT/02

SPMI-UNW/PM/SRT/02

SPMI-UNW/FM/SRT/03

SPMI-UNW/FM/SRT/04

SPMI-UNW/FM/SRT/05

SPMI-UNW/FM/SRT/06

SPMI-UNW/FM/SRT/07

SPMI-UNW/FM/SRT/08

SPMI-UNW/PM/SRT/03

SPMI-UNW/FM/SRT/09

SPMI-UNW/PM/SRT/04

SPMI-UNW/FM/SRT/10

SPMI-UNW/PM/HUM/01

SPMI-UNW/FM/HUM/01

SPMI-UNW/PM/HUM/02

SPMI-UNW/FM/HUM/02

SPMI-UNW/PM/HUM/03

SPMI-UNW/FM/HUM/03

SPMI-UNW/PM/HUM/04

SPMI-UNW/FM/HUM/03

SPMI-UNW/PM/RT/01

SPMI-UNW/FM/RT/01

SPMI-UNW/PM/RT/02

SPMI-UNW/PM/RT/03

199

1) Formulir kebersihan ruang

2) Formulir kebersihan kamar mandi

d. Prosedur Mutu Pengadaan Sarana dan Prasarana

1) Formulir usulan sarana dan prasarana

2) Formulir perbaikan sarana dan prasarana

3) Formulir penghapusan barang

e. Prosedur Mutu peminjaman sarana dan prasarana

1) Formulir peminjaman sarana dan prasarana

f. Prosedur Mutu Pengembalian Peminjaman Sarana dan

Prasarana

1) Formulir pengembalian peminjaman sarana dan

prasarana

g. Prosedur Mutu Perawatan Sarana dan Prasarana

4. Bagian Kepegawaian

a. Prosedur mutu SK

1) Formulir SK rektor tentang penetapan dosen

pengampu mata kuliah

2) Formulir SK rektor tentang penetapan pembimbing

akademik

3) Formulir SK rektor tentang penetapan pembimbing

praktik belajar lapangan

4) Formulir SK rektor tentang pengangkatan dosen

pembimbing skripsi

b. Prosedur rekruitmen pegawai

1) Formulir berita acara seleksi penerimaan SDM

c. Prosedur masa percobaan

1) Formulir penilaian kerja karyawan

d. Prosedur penilaian kedisiplinan

1) Formulir penilaian kedisiplinan

e. Prosedur promosi pegawai

f. Prosedur sanksi pegawai

g. Prosedur demosi pegawai

h. Prosedur kenaikan pangkat dosen

1) Formulir Berita acara pertimbangan/ persetujuan

SPMI-UNW/FM/RT/02

SPMI-UNW/FM/RT/03

SPMI-UNW/PM/RT/04

SPMI-UNW/FM/RT/04

SPMI-UNW/FM/RT/05

SPMI-UNW/FM/RT/06

SPMI-UNW/PM/RT/05

SPMI-UNW/FM/RT/07

SPMI-UNW/PM/RT/06

SPMI-UNW/FM/RT/08

SPMI-UNW/PM/RT/06

SPMI-UNW/PM/PEG/01

SPMI-UNW/FM/PEG/01

SPMI-UNW/FM/PEG/02

SPMI-UNW/FM/PEG/03

SPMI-UNW/FM/PEG/04

SPMI-UNW/PM/PEG/02

SPMI-UNW/FM/PEG/05

SPMI-UNW/PM/PEG/03

SPMI-UNW/FM/PEG/06

SPMI-UNW/PM/PEG/04

SPMI-UNW/FM/PEG/07

SPMI-UNW/PM/PEG/05

SPMI-UNW/PM/PEG/06

SPMI-UNW/PM/PEG/07

SPMI-UNW/PM/PEG/08

SPMI-UNW/FM/PEG/08

200

senat untuk kenaikan pangkat dosen

i. Prosedur mutasi pegawai

j. Prosedur cuti dan ijin

1) Formulir cuti

k. Prosedur pengajuan asuransi

l. Prosedur pengusulan NIDN

m. Prosedur pengarsipan data pegawai

1) Formulir identitas pegawai

n. Prosedur sertifikasi dosen

o. Prosedur studi lanjut

5. Bagian Keuangan

a. Prosedur Mutu Penyusunan tarif biaya kuliah

(SPP-SKS)

1) Formulir Rekap Honor Dosen Luar

b. Prosedur Mutu Penerimaan Keuangan

c. Prosedur Mutu Penyusunan Anggaran Universitas

1) Formulir Rencana Bisnis Anggaran UAS

Tertulis

2) Formulir Rencana Bisnis Anggaran UAS

Praktik

3) Formulir Rencana Bisnis Anggaran Ujian

Praktik Klinik dan Komunitas

4) Formulir Rencana Bisnis Anggaran Praktik

Klinik

5) Formulir Rencana Bisnis Anggaran Skripsi

6) Formulir Rencana Bisnis Anggaran Bahan

Praktikum

7) Formulir Rencana Bisnis Anggaran Honor

Mengajar

8) Formulir Rekapitulasi Rencana Bisnis

Anggaran

9) Formulir Laporan Kegiatan

d. Prosedur Mutu Pencairan Anggaran, Biro, UPT,

Fakultas

SPMI-UNW/PM/PEG/09

SPMI-UNW/PM/PEG/10

SPMI-UNW/FM/PEG/09

SPMI-UNW/PM/PEG/11

SPMI-UNW/PM/PEG/12

SPMI-UNW/PM/PEG/13

SPMI-UNW/FM/PEG/10

SPMI-UNW/PM/PEG/14

SPMI-UNW/PM/PEG/15

SPMI-UNW/PM/KEU/01

SPMI-UNW/FM/KEU/01

SPMI-UNW/PM/KEU/02

SPMI-UNW/PM/KEU/03

SPMI-UNW/FM/KEU/02

SPMI-UNW/FM/KEU/03

SPMI-UNW/FM/KEU/04

SPMI-UNW/FM/KEU/05

SPMI-UNW/FM/KEU/06

SPMI-UNW/FM/KEU/07

SPMI-UNW/FM/KEU/08

SPMI-UNW/FM/KEU/09

SPMI-UNW/FM/KEU/10

SPMI-UNW/PM/KEU/04

201

1) Formulir Pencairan Anggaran

e. Prosedur Mutu Pengajuan cek

f. Prosedur Mutu Pembayaran tagihan rutin

g. Prosedur Mutu Pembayaran tagihan non rutin

h. Prosedur Mutu Pembayaran Beasiswa

i. Prosedur Mutu Pembayaran Gaji dan Honorarium

j. Prosedur Mutu Penentuan dan Pembayaran

Perjalanan Dinas

k. Prosedur Mutu Usulan & penetapan Honor

kelebihan mengajar dan dosen TT

l. Prosedur Mutu Penetapan HPS

m. Prosedur Mutu Pelaporan realisasi Penggunaan

Anggaran

n. Prosedur Mutu Pelaporan Keuangan

o. Prosedur Mutu Pemeriksaan Kas Bendahara

p. Prosedur Mutu Pengelolaan SIM Keuangan, Input

Data dan Cetakan

q. Prosedur Mutu Prosedur Pembayaran Mahasiswa

r. Prosedur Mutu Prosedur Permohonan Dispensasi

Pembayaran Mahasiswa

s. Prosedur Mutu Pelaporan Dana Kegiatan

SPMI-UNW/FM/KEU/11

SPMI-UNW/PM/KEU/05

SPMI-UNW/PM/KEU/06

SPMI-UNW/PM/KEU/07

SPMI-UNW/PM/KEU/08

SPMI-UNW/PM/KEU/09

SPMI-UNW/PM/KEU/10

SPMI-UNW/PM/KEU/11

SPMI-UNW/PM/KEU/12

SPMI-UNW/PM/KEU/13

SPMI-UNW/PM/KEU/14

SPMI-UNW/PM/KEU/15

SPMI-UNW/PM/KEU/16

SPMI-UNW/PM/KEU/17

SPMI-UNW/PM/KEU/18

SPMI-UNW/PM/KEU/19

202


JL. DIPONEGORO NO.186 KABUPATEN SEMARANG 50513

PROSEDUR MUTU

PENGELOLAAN SURAT MASUK

No. Dokumen SPMI-UNW/PM/SRT/01

No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

1. Sebagai pedoman dalam pengelolaan surat masuk di Universitas Ngudi Waluyo

2. Administrasi dan pengarsipan surat masuk dapat berjalan dengan baik dan tertib

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua unit kerja dan mahasiswa.

REFERENSI

1. Statuta Universitas

2. SOTK Universitas

DEFINISI

Surat masuk adalah surat yang ditujukan kepada Universitas Ngudi Waluyo, baik untuk

rektorat, lembaga, dekanat, UPT, program studi, maupun organisasi mahasiswa.

KETENTUAN UMUM

1. Setiap surat masuk baik untuk rektorat, lembaga, dekanat, UPT, program studi, maupun

organisasi mahasiswa, harus diserahkan ke bagian persuratan BAUK

2. Bagian persuratan BAUK harus mengarsipkan semua surat masuk yang diterima

203

PROSEDUR

1. Diagram Proses Pengelolaan Surat Masuk

Rektorat Bagian Persuratan Unit/Pihak Terkait

2. Rincian Prosedur

1) Mulai

2) Bagian persuratan menerima surat masuk

Mulai

Menerima surat

masuk

Membuat

disposisi surat

Mengarsipkan

disposisi surat

Mendisposisikan ke

unit/pihak terkait

Selesai

Mencatat surat masuk

Mengajukan disposisi ke

Sekretaris

Rektorat/Rektorat

204

3) Bagian persuratan mencatat surat masuk

4) Bagian persuratan mengajukan disposisi ke Sekretaris Rektorat/Rektorat

5) Rektorat membuat disposisi surat

6) Bagian persuratan mengarsipkan surat disposisi

7) Bagian persuratan mendisposisikan ke unit/pihak terkait

8) Selesai

205

FORMULIR

PENGARSIPAN SURAT

MASUK

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/01

No. Revisi

02

Tanggal Berlaku 11 Juni 2018

NO Nomor Surat Tanggal

Diterima Pengirim Perihal Diteruskan Kepada

206

FORMULIR

LEMBAR DISPOSISI

SURAT

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/02

No. Revisi

02


LEMBAR DISPOSISI SURAT

Nomor Surat : Perihal :

Tanggal Diterima :

Pengirim :

Ditujukan Kepada :

Rektor : …………………………. Keterangan :

Wakil Rektor : …………………………. Agar menghadiri pertemuan

Dekan : …………………………. dimaksud

Ka. Prodi : …………………………. Agar dibuatkan surat tugas

Ka. Biro : …………………………. Bendahara agar dikeluarkan

Ka. Lembaga : …………………………. biaya

Ka. Badan : …………………………. Administrasi

Ka. UPT : …………………………. Uang saku

Kabag Kepegawaian : …………………. Uang Makan

Kabag Rumah Tangga : …………………. Akomodasi

Kabag Humas : ………………….

Kabag Persuratan : ………………….

Kabag Keuangan : ………………….

Kabag Akademik : ………………….

Kabag Kemahasiswaan : ………………….

Unit : ………………….

: ………………….

Catatan : Ungaran , …………………………….

(……………………………………..)

207



PROSEDUR MUTU

PENGELOLAAN SURAT KELUAR


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

1. Sebagai pedoman dalam pembuatan surat keluar di Universitas Ngudi Waluyo

2. Pedoman pengarsipan surat keluar agar dapat berjalan dengan baik dan tertib

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua unit kerja dan mahasiswa.

REFERENSI


2. SOTK Universitas

DEFINISI

1. Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh pimpinan (Rektor, Wakil Rektor, Kepala

Badan, Kepala Biro, Dekanat) yang ditujukan kepada internal (unit kerja, perorangan

dosen, perorangan mahasiswa) maupun eksternal.

2. Surat keluar tentang kegiatan kepanitiaan yang membuat surat adalah sekretaris panitia,

bagian surat hanya mengeluarkan nomor surat saja

KETENTUAN UMUM

1. Setiap surat keluar baik kepada rektorat, lembaga, dekanat, UPT, program studi, maupun

organisasi mahasiswa, harus dibuat di bagian persuratan BAUK

2. Bagian persuratan BAUK harus mengarsipkan semua surat keluar yang dibuat

3. Bagian lain yang ingin mengajukan surat melalui formulir pengajuan surat (missal

kepegawaian)

4. Surat Keluar Terdiri dari

a. Surat mahasiswa

b. Surat fakultas/ rektorat

c. Surat LPPM

d. Surat BPM

e. Surat BAUK

f. Surat BAAK

g. Surat UPT

208

h. Surat tugas

i. Surat keluar tentang kegiatan kepanitiaan

PROSEDUR

1. Diagram Proses Pengelolaan Surat Keluar


2. Rincian Prosedur

1) Mulai

2) Pemohon mengisi formulir permohonan surat

3) Bagian persuratan membuat surat berdasarkan isian formulir

Mengisi formulir

permohonan surat

Mengajukan

permohonan

tandatangan

ke Pimpinan

Mulai

Membuat surat

berdasarkan isian formulir

Tanda tangan

Mengarsipkan

surat

Menyerahkan kepada

pemohon

Selesai

209

4) Bagian persuratan mengajukan permohonan tanda tangan ke Pimpinan

5) Pimpinan menandatangai surat yang diajukan

6) Bagian persuratan mengarsipkan surat keluar

7) Surat diserahkan kepada pemohon

8) Selesai

PENOMORAN SURAT

1. SURAT KELUAR

BENTUK PENOMERAN

i. Nomor urut surat

ii. Kode berkas

iii. Kode bagian yang mengeluarkan (Prodi-Fakultas)

iv. Kode Institusi

v. Bulan surat dikeluarkan

vi. Tahun surat dikeluarkan

……… / ………… / ………… /………………/………… /…………

Contoh : 001/A/FIK/UNW/I/2018

KETERANGAN :

i. Nomor urut surat

Dituliskan nomor urut surat keluar yang ditulis dalam 3 digit

Nomor surat diurutkan sesuai dengan bagian yang mengeluarkan (setiap)

bagian memiliki urutan nomor tersendiri)

ii. Kode berkas

Kode berkas untuk surat yang dikeluarkan oleh Prodi, Fakultas dan

Rektorat masing – masing dikelompokkan.

RINCIAN KODE BERKAS

KODE BERKAS KETERANGAN PERIHAL

A

1. Proses Belajar Mengajar

2. Permohonan Mengajar/Dosen Pengampu

3. Permohonan Soal UTS/UAS

4. Permohonan Mata Kuliah

5. Surat Keterangan Kelulusan Mahasiswa

6. Surat ke Dirjen DIKTI

7. Surat Ke Kementerian Timor Leste

8. Surat ke Kopertis

9. Surat Permohonan Ijin Praktik,Parktik Magang

10. Surat Penyerahan Dan Penarikan Mahasiswa

Praktik

11. Surat ke Dinas Kesehatan dan Instansi

pemerintah

12. Surat antar Institusi

210

13. Permohonan Blanko Ijazah

14. Surat pindah kuliah

15. Pemberitahuan masa studi

16. Surat ke Instansi Pemerintah

17. Surat terkait dengan kegiatan Administrasi

Akademik Dan Kemahasiswaan

B

1. Pemberitahuan Masalah keuangan

2. Surat ijin belajar

3. Surat panggilan dan peringatan staf

4. Sarana prasarana

5. Surat rekomendasi

6. Surat pengalaman kerja

7. Permohonan Peminjaman (Ruang, Alat dll)

8. Permohonan NIDN

9. Surat Pengantar tentang kepegawaian

10. Surat terkait dengan Admistrasi Umum Dan

Kepegawaian,

C

1. Publikasi

2. Promosi

3. Permohonan Kerja Sama

4. Humas

D 1. Pengabdian Masysrakat

2. Penelitian

E 1. Penjaminan Mutu

MOU/PKS Pengembangan kerjasama

ST Surat Tugas

iii. Bagian yang mengeluarkan :

Dituliskan kode bagian yang mengeluarkan, seperti pada tabel berikut :

NO Bagian yang mengeluarkan Kode

1 REKTOR, WR 1,2,3 RKT

2 DEKAN FAKULTAS KEPERAWATAN FK

a. PRODI S1 KEPERAWATAN PSS1KEP

b. PRODI D3 KEPERAWATAN PSD3KEP

3 DEKAN FAKULTAS ILMU KESEHATAN FIK

a. PRODI D3 KEBIDANAN PSD3KEB

b. PRODI D4 KEBIDANAN PSD4KEB

c. PRODI S1 KESEHATAN MASY. PSKM

d. PRODI S1 FARMASI PSF

e. PRODI S1 ILMU GISI PSIG

4 DEKAN FAKULTAS PENDIDIKAN FP

211

a. PRODI S1 PGSD PSSD

b. PRODI S1 PG PAUD PSPAUD

5 DEKAN FAKULTAS HUKUM FH

a. PRODI S1 HUKUM PSHK

6 DEKAN FAKULTAS TEKNIK INFORMATIKA FTI

a. PRODI S1 TEKNIK INFORMATIKA PSIT

7 DEKAN FAKULTAS BAHASA FB

a. S1 SASTRA JEPANG PSSJ

b. S1 SASTRA INGGRIS PSSING

iv. Bulan

Dituliskan bulan surat dikeluarkan dalam bentuk angka Romawi (contoh : I, II

dan seterusnya)

v. Tahun

Tahun dituliskan tahun surat keluar secara jelas (contoh : 2018)

2. MOU/ PKS

BENTUK PENOMERAN

i. Nomor urut surat

ii. Kode berkas

iii. Kode bagian yang mengeluarkan

iv. Bulan

v. Tahun

……… / ………… / …………/………… /…………

212

FORMULIR

PERMOHONAN SURAT

KETERANGAN

MAHASISWA

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/03

No. Revisi

02


FORMULIR PERMOHONAN SURAT KETERANGAN MAHASISWA

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ……………………………………….………………………

NIM : ……………………………………….………………………

Semester : ……………………………………….………………………

Program Studi : ……………………………………….………………………

Fakultas : ……………………………………….………………………

Tempat/Tanggal Lahir : ……………………………………….………………………

Agama : ……………………………………….………………………

Alamat : ……………………………………….………………………

……………………………………….………………………

……………………………………….………………………

Identitas Orang Tua

Nama Orang Tua : ……………………………………….………………………

Pekerjaan : ……………………………………….………………………

NIP : ……………………………………….………………………

Pangkat/Golongan : ……………………………………….………………………

Instansi : ……………………………………….………………………

Mengajukan permohonan untuk dibuatkan surat :

Surat Keterangan Masih Kuliah Untuk Tunjangan Gaji

Surat Keterangan masih Kuliah

Surat Pengantar ditujukan ke …………………………………….

Lain-lain ………………………………………………………….

Keterangan :

1. Beri tanda “√” pada kotak pengajuan surat yang tersedia

2. Isikan data sesuai permintaan

3. Melampirkan fotocopy kartu mahasiswa 1 lembar

Ungaran, ………………………………

Pemohon

(…………………………………….)

213

FORMULIR

PERMOHONAN SURAT

(BAGI MAHASISWA)

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/04

No. Revisi

02


PERMOHONAN SURAT

Jenis Surat :

(…..) Studi Pendahuluan (…..) Mencari Data (…..) Ekspetasi

(…..) Penelitian dan Mencari Data (…..) Uji Validitas

Untuk :

(…..) Skripsi (…..) Makalah

(…..) Karya Tulis Ilmiah (KTI) (…..) Proposal

Nama : ………………………………………………………………………

NIM : ………………………………………………………………………

Semester : ………………………………………………………………………

Program Studi : ………………………………………………………………………

Fakultas : ………………………………………………………………………

Judul : ………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

Ditujukan :

Tembusan :

1. …………………………………………………………………………………………

2. ………………………………….……………………………………………………..

3. ………………………………………………………………………………………..

4. ………………………………………………………………………………………..

Keterangan :

a. Beri tanda V pada salah satu permintaan surat yang dikehendaki

b. Pembuatan surat penelitian & mencari data wajib melampirkan bukti pengesahan

judul

c. Pembuatan surat 1-3 hari

d. Pastikan tujuan surat kepada tempat yang dituju

Ungaran, ………………………

Pemohon

…………………………………

.

214

FORMULIR

PERMOHONAN

PEMBUATAN SURAT

KELUAR (BAGI

KARYAWAN)

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/05

No. Revisi

02


Formulir Permohonan Pembuatan Surat Keluar

Nama Pemohon :

Program Studi/Badan :

Fakultas/Unit :

No Perihal Permohonan

Surat

Tujuan

Surat

Isi Pokok

Surat

Pemakaian

Surat Keluar

Keterangan

PEMOHON

TTD

(……………….)

Pembuatan surat 1-3 hari

215

FORMULIR

SURAT TUGAS TANPA

FORM DISPOSISI

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/06

No. Revisi

02


FORMULIR SURAT TUGAS TANPA FORM DISPOSISI

Formulir Permohonan Pembuatan Surat Tugas

Nama Pemohon :

Program Studi/Badan :

Fakultas/Unit :

No Nama Pegawai

Yang

Ditugaskan

Isi Pokok

Surat

Tugas

Tempat dan

Pelaksanaan

Keterangan

Biaya SPPD

(ACC/tidak)

Pejabat Yang

Menugaskan

PEJABAT YANG MENUGASKAN

TTD

(………………………..)

Permohonan pengajuan surat tugas H- 3

216

FORMULIR

AGENDA SURAT TUGAS

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/07

No. Revisi

02


BUKU AGENDA SURAT TUGAS UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

NO NO

SURAT

TANGGAL

PEMBUATAN

HARI

BERANGKAT

TANGGAL

BERANGK

AT

KEGIA

TAN

PENYELENGGA

RA NAMA KET

217

FORMULIR

LAPORAN KEGIATAN

PERJALANAN DINAS

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/08

No. Revisi

02


FORMULIR

LAPORAN KEGIATAN PERJALANAN DINAS

Berdasarkan surat tugas No. .................................................................Dengan ini

melaporkan bahwa telah dilaksanakan perjalanan dinas tentang .............

........................................................................................................... pada hari

.....................................................tanggal : ............s/d ............................... tempat

........................................................................................................................

Adapun hasil dari kegiatan tersebut adalah :

Laporan perjalanan dinas maksimal 2 hari

Jenis Perjalanan Dinas : ..................................................

Laporan Kegiatan

Sertifikat, surat tugas* (terlampir) * Coret yang tidak perlu

Ungaran, ……………

Dibuat oleh Diketahui Oleh Disetujui Oleh

Ka. BAUK Rektor

UNW/WR1,2,3/DEKAN

218



PROSEDUR MUTU

PENDISTRIBUSIAN SURAT


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam prosedur pendistribusian surat

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk unit kerja BAUK.

REFERENSI


2. SOTK Universitas

DEFINISI

Pendistribusian surat adalah proses distribusi surat keluar yang dikeluarkan oleh bagian

persuratan BAUK

KETENTUAN UMUM

1. Pengiriman surat diserahkan oleh bagian Humas UNW

2. Pengiriman surat melalui pos dan surat yang penting dikirim oleh bagian Humas UNW

3. Pengiriman Surat Internal dikirim oleh bagian humas UNW/diambil oleh pihak yang

berkepentingan

219

PROSEDUR

1. Diagram Proses Pendistribusian Surat (dibedakan surat keluar internal dan eksternal

dari bagian surat keluar ke humas)

Pimpinan Bagian Persuratan Bagian humas

2. Rincian Prosedur

1) Bagian persuratan menyampaikan surat keluar ke bagian humas

2) Bagian humas melakukan pendistribusian surat

Mulai

Menyampaikan surat keluar

ke bagian humas

(mengisi di buku ekspedisi

pendistribusian surat)

Melakukan

pendistribusian surat

Selesai

220

FORMULIR

EKSPEDISI

PENDISTRIBUSIAN

SURAT

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/09

No. Revisi

02


NO TGL PENYERAHAN PERIHAL PENERIMA TTD

PENERIMA

221



PROSEDUR MUTU

PEMUSNAHAN DOKUMEN PERSURATAN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam prosedur pemusnahan dokumen persuratan di Universitas Ngudi

Waluyo

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk unit kerja BAUK.

REFERENSI


2. SOTK Universitas

DEFINISI

Pemusnahan dokumen persuratan adalah proses pemusnahan segala dokumen yang

berkaitan dengan surat masuk dan surat keluar yang ada pada bagian persuratan BAUK.

KETENTUAN UMUM

1. Pemusnahan dokumen persuratan dilakukan setiap 5 tahun

2. Proses pemusnahan dilakukan dengan persetujuan Kepala BAUK dan Rektor UNW

222

PROSEDUR

1. Diagram Proses Pengelolaan Pemusnahan Dokumen Persuratan


Dekanat, bpm atau pihak

lain yang dokumennya

dimusnahkan

2. Rincian Prosedur

1) Bagian persuratan mengajukan permohonan pemusnahan dokumen kepada Kepala

BAUK

2) Proses pemusnahan dengan disertai berita acara pemusnahan

Mulai

Mengajukan permohonan

pemusnahan dokumen

persuratan ke Pimpinan

Melakukan pemusnahan

dokumen

Selesai

223

FORMULIR

BERITA ACARA

PEMUSNAHAN

DOKUMEN

PERSURATAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/SRT/10

No. Revisi

02


BERITA ACARA

PEMUSNAHAN DOKUMEN PERSURATAN


Pada hari ini …………… tanggal …… Bulan ……. Tahun ………. bertempat di Universitas

Ngudi Waluyo telah dilaksanakan Pemusnahan Dokumen Persuratan dengan perincian

dokumen sebagai berikut:

1.

2.

3.

4.

Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya agara dapat digunakan sebagaimana

mestinya.

Rektor

Universitas Ngudi Waluyo,

Prof. Dr. Subyantoro, M.Hum.

Ka. BAUK

Universitas Ngudi Waluyo,

Adi Purwanto, SE., M.M.

224



PROSEDUR MUTU

INFORMASI,DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI

No. Dokumen SPMI-UNW/PM/HUM/01

No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

1. Memberikan citra baik, mempertahankan dan melindungi reputasi kampus kepada

publik

2. Mengelola informasi yang masuk ke kampus.

3. Memberikan informasi baik kepada internal kampus ataupun kepada pihak eksternal

publik terkait perkembangan kampus

4. Mendapatkan informasi kegiatan kampus yang berkaitan dengan UNW melalui

media sosial online.

5. Agar terjalin komunikasi dua arah baik dari dalam atau luar kampus

6. Agar terjadi hubungan positif antar institusi dan publik

RUANG LINGKUP

Prosedur Mutu ini berlaku untuk civitas akademika dan masyarakat luas yang membutuhkan

informasi seputar kampus

REFERENSI

1. SOTK

2. Bagan Organisasi dan Job Description Universitas Ngudi Waluyo No : 003/SK-

Kepeg/UNW/XII/2017

DEFINISI

Humas sebagai salah satu bagian dalam UNW dapat didefinisikan sebagai fungsi

manajemen yang khas antara organisasi dengan publiknya, atau dengan kata lain antara

lembaga pendidikan dengan public internal (dosen/guru, karyawan dan mahasiswa/siswa)

dan public eksternal (orangtua mahasiswa/orangtua siswa, masyarakat, intitusi luar dan stake

holder). Manajemen tersebut dapat diartikan sebagai praktek untuk mengelola informasi,

memberikan informasi sekaligus meyakinkan dan membangkitkan ketertarikan publik pada

situasi dan kondisi serta perkembangan kampus UNW. Kegiatan kehumasan di sebuah

institusi pendidikan tidak terlepas dari manajemen dan begitu juga manajemen tidak

225

mungkin berjalan sebagaimana yang diharapkan tanpa adanya humas (terkait publikasi dan

komunikasi keluar).

PROSEDUR

Terdapat beberapa prosedur dalam pengelolaan suatu informasi yang kemudian dapat

didokumentasikan dan dipublikasikan antara lain :

1. Prosedur Penerimaan Informasi Masuk

DIAGRAM PROSEDUR PELIPUTAN, DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI


KERJA P J

Permohonan peliputan

dari unit kerja

ditujukan ke BAUK

dan WR 2 atau

melalui form

permohonan peliputan

Surat Tugas

berdisposisi

Jadwal Agenda

kegiatan

Pengumpulan foto,

naskah dan materi

berita

Naskah maupun foto

diarsipkan dalam

bentuk file elektronik

Naskah diunggah di

web ataupun dikirim

ke media massa

Humas

Humas

Humas

Humas

Pembuatan Naskah

dan Menyusun

Galeri foto untuk

arsip

Berita Pencitraan

Institusi

Info Masuk

Disposisi Tugas Peliputan

Pelaksanaan

Peliputan & Dokumentasi

kegiatan

226

2. Rincian Prosedur

Prosedur Penerimaan Informasi Masuk

a. Bagian Humas menerima informasi dari luar baik berupa informasi media cetak

maupun elektronik , surat baik cetak maupun elektronik.

b. Informasi Masuk apabila berupa media dalam pengertian media massa seperti berita

pada umumnya, dan di dalamnya terkandung berita unit kerja lain dalam kampus,

bagian Humas akan menyampaikan informasi tersebut kepada unit kerja yang

bersangkutan agar segera mengetahui informasi tersebut dan segera ditindaklanjuti.

c. Bagian Humas mengumpulkan semua Informasi dalam bentuk berita baik cetak

maupun elektronik yang masuk dan kemudian mendokumentasikannya ke dalam

bentuk kliping (untuk media cetak) dan file (untuk media elektronik).

d. Semua informasi masuk tersebut dienkripsi ke dalam suatu file dan dan dapat dicetak

apabila diperlukan.

e. Informasi Masuk apabila berupa Surat Masuk yang ditujukan secara khusus kepada

unit kerja lain dalam kampus, Bagian Humas akan menyampaikan surat tersebut

terlebih dahulu kepada Bagian Persuratan untuk kemudian diproses sebagaimana

mestinya prosedur di bagian persuratan.

Prosedur Peliputan Untuk Didokumentasikan dan Dipublikasikan

a. Unit kerja (user) membuat surat permohonan peliputan atau mengisi Form

Permohonan Peliputan sebuah kegiatan yang akan dilaksanakan.

b. Surat permohonan peliputan ditujukan kepada Biro Administrasi Umum dan

Keuangan dengan tembusan Wakil Rektor II.

c. Disposisi surat permintaan peliputan turun bisa berupa persetujuan dan perintah

tugas melakukan peliputan dan pendokumentasian

d. Surat Permintaan peliputan diturunkan ke Bagian Humas untuk segera ditindak

lanjuti

e. Bila menggunakan Form Permohonan Peliputan maka form tersebut ditujukan

kepada Bagian Humas untuk segera ditindaklanjuti

f. Kemudian Humas menjadwalkan agenda pelaksanaan kegiatan serta peliputan untuk

selanjutnya melaksanakan tugas meliput dan membuat naskah berita untuk dapat

dipublikasikan ke website www.unw.ac.id atau ke media lain baik cetak maupun

online sebagai bagian dari pencitraan Institusi.

http://www.unw.ac.id/

227

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO Jl. Diponegoro 186, Ungaran, Kab. Semarang

Telp. & Fax: 024 – 6925408; www.unw.ac.id

FORM PERMOHONAN DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI

Kepada Civitas Akademik Universitas Ngudi Waluyo yang menyelenggarakan suatu kegiatan

apabila ingin didokumentasi dan dipublikasikan dapat mengisi form sebagai berikut:

Kegiatan :

Waktu :

Silakan pilih opsi di bawah ini untuk (a) Publikasi Internal atau (b) Publikasi Eksternal(*)

dengan memberi tanda “v” pada kolom yang telah disediakan di bawah ini.

Bag. Hubungan Masyarakat

FORMULIR

PERMOHONAN

DOKUMENTASI DAN

PUBLIKASI

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/HUM/01

No. Revisi

02


(a) (b) (*) Publikasi Internal akan ditayangkan di Website dan Media Sosial Kampus

Publikasi Eksternal akan ditayangkan di media massa cetak maupun elektronik.

Segala biaya yang dikeluarkan untuk publikasi eksternal ditanggung oleh pihak

penyelenggara

228



PROSEDUR MUTU

KEPROTOKOLERAN

No. Dokumen SPMI-UNW/PM/HUM/02

No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Membuat suatu kegiatan dapat berjalan dengan teratur dan tertata dengan baik.

REFERENSI

1. SOTK


Kepeg/UNW/XII/2017

RUANG LINGKUP

Meliputi pengaturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada pejabat/tokoh

masyarakat sesuai dengan kedudukannya.

DEFINISI

Protokol adalah pengaturan suatu kegiatan yang mencakup tata tempat, tata upacara dan tata

penghormatan kepada pejabat/tokoh masyarakat sesuai dengan kedudukannya.

229

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur Keprotokoleran


KERJA P J

Unit Kerja lain

memberitahukan suatu

kegiatan yang akan

diselenggarakan

Penugasan kepada Bagian Humas

Membentuk tim panitia

pelaksana kegiatan

Saling berkoordinasi

dengan kepanitiaan yang sudah terbentuk.

Memastikan dan

mematangkan rencana

pelaksanaan kegiatan

sebelum Hari-H

Mengatur pelaksanaan

kegiatan dari awal sampai

selesai

Unit Kerja

terkait

WR II/Ka. BAUK

WR II/Ka.

BAUK

Humas dan

Panitia

Humas dan

Panitia

Humas dan

panitia

2. Rincian Prosedur

a. Informasi tentang suatu kegiatan masuk ke Bagian Humas

b. Bagian Humas menerima disposisi terkait kegiatan tersebut.

c. Membentuk Kepanitiaan serta penyusunan dan persiapan rencana kegiatan

d. Melaksanakan Gladi Bersih sehari sebelum kegiatan dimulai

e. Pengaturan pada waktu pelaksanaan kegiatan sampai selesai.

Informasi

Masuk

Disposisi Tugas

Pembentukan

Kepanitiaan

Penyusunan

rencana

Kegiatan

Pelaksanaan

Gladi Bersih

Pelaksanaan

kegiatan

230

FORMULIR

BERITA ACARA

KUNJUNGAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/HUM/02

No. Revisi

02


BERITA ACARA KUNJUNGAN

NO......../............................................................

Pada hari ………………............. tanggal……………........... bulan ………............. tahun

dua ribu ………………… telah diadakan kunjungan ke Universitas Ngudi Waluyo oleh

………………............., yang dipimpin oleh :

Nama : ………………………………………………………………..

Jabatan : ………………………………………………………………..

Penerima Kunjungan oleh

Nama : ………………………………………………………………..

Jabatan : ………………………………………………………………..

Kunjungan dilaksanakan dalam rangka melakukan kegiatan

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Ungaran,……………………………

Penerima Tamu Pimpinan Rombongan

………………………………… ……………………………………..

Mengetahui

Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan

Adi Purwanto, SE., MM.

231



PROSEDUR MUTU

PENERIMAAN TAMU KUNJUNGAN DARI LUAR

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/HUM/03

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Untuk mengatur langkah atau prosedur dalam pelayanan penerimaan kunjungan tamu dari

luar UNW agar penerimaan kunjungan tamu dari luar UNW dapat ditangani dan berjalan

dengan tertib sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UNW. Prosedur ini meliputi

permohonan kunjungan dan persiapan materi yang akan diberikan pada tamu dari luar

UNW.

RUANG LINGKUP

Tiap Unit Kerja di dalam UNW yang terkait dengan kunjungan tamu dari luar tersebut.

REFERENSI

1. SOTK


Kepeg/UNW/XII/2017

DEFINISI

Tamu dari luar UNW adalah orang, lembaga, institusi, atau perusahaan yang berkunjung ke

UNW, baik dari dalam negeri maupun luar negeri.

232

PROSEDUR

3. Prosedur Penerimaan kunjungan tamu dari luar UNIVERSITAS NGUDI WALUYO


KERJA P J

Surat Permohonan untuk

berkunjung

Penugasan kepada Bagian

Humas

Berkoordinasi dengan

Bagian RT terkait sarana

prasarana pendukung

Menerima, mengolah,

mendokumentasikan tiap

informasi yang dibawa oleh

tamu dari luar dan

kemudian melaporkan hasil

kunjungan kepada

pimpinan atau bagian

terkait.

Bagian

Persuratan

WR II / Ka

BAUK

Humas dan

Bag. RT

Humas

4. Rincian Prosedur

Kampus menerima surat masuk baik cetak maupun elektronik perihal permohonan

kunjungan ke UNW.

Bagian Persuratan memberikan surat tersebut kepada WR II atau Ka. BAUK untuk

didisposisikan kepada Bagian Humas dan Bagian Rumah Tangga.

Bagian Humas dan Bagian Rumah Tangga saling berkoordinasi dalam hal

mempersiapkan ruangan dan ruangan serta peralatan yang dibutuhkan.

Bagian Humas menerima setiap informasi yang disampaikan oleh tamu tersebut dan

berkoordinasi dengan unit kerja lain yang terkait dengan kunjungan tamu tersebut.

Informasi

Masuk

Disposisi Tugas

Persiapan

Kegiatan

Pelaksanaan

Kegiatan

233

FORMULIR

BERITA ACARA

KUNJUNGAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/HUM/03

No. Revisi

02


BERITA ACARA PENERIMAAN TAMU DARI LUAR UNW

NO......../............................................................

Pada hari ………………............. tanggal……………........... bulan ………............. tahun

dua ribu ………………… telah diadakan kunjungan ke Universitas Ngudi Waluyo oleh

………………............., yang dipimpin oleh :

Nama : ………………………………………………………………..

Jabatan : ………………………………………………………………..

Penerima Kunjungan oleh

Nama : ………………………………………………………………..

Jabatan : ………………………………………………………………..

Kunjungan dilaksanakan dalam rangka melakukan kegiatan

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Ungaran,……………………………

Penerima Tamu Pimpinan Rombongan

………………………………… ……………………………………..

Mengetahui

Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan

Adi Purwanto, SE., MM.

234



PROSEDUR MUTU

KRITIK DAN SARAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/HUM/04

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

1. Agar Mengetahui kelebihan dan kekurangan kampus di hadapan mahasiswa

2. Untuk menentukan sikap, langkah dan kebijakan kampus terhadap saran dan masukan

dari mahasiswa.

RUANG LINGKUP

Prosedur Mutu ini berlaku untuk civitas akademika yang berkepentingan dalam

perkembangan dan kemajuan kampus

REFERENSI

1. SOTK


Kepeg/UNW/XII/2017

DEINISI

1. Kritik adalah ungkapan atas suatu permasalahan yang dirasa atau dianggap kurang baik

atau kurang benar

2. Saran adalah jawaban, solusi, opini yang ditujukan untuk menyelesaikan permasalahan

yang dihadapi.

235

Selesai

PROSEDUR

1. DIAGRAM PROSEDUR PENYAMPAIAN KRITIK DAN SARAN DI BAGIAN

HUMAS UNIVERSITAS NGUDI WALUYO


KERJA P J

Kotak saran disiapkan

terlebih dahulu.

Format dibuat dalam

bentuk form selebaran

yang diisi oleh mahasiswa

Mahasiswa mengisi kritk

dan saran pada form

kemudian dimasukkan ke

dalam kotak saran yang

telah disediakan

Form yang masuk tersebut

discan dan disimpan dalam

bentuk file berformat jpg

atau pdf agar memudahkan

dalam proses

penyimpanannya

Form yang sudah dalam

bentuk file tersebut

diberikan kepada atasan

untuk segera

ditindaklanjuti.

Kabag

Humas

Kabag

Humas

Kabag

Humas

Kabag

Humas

Mulai

Pendokumentasian

Form Kritikdan Saran

(jpg atau pdf)

Penyerahan

Laporan Form

Kritik dan Saran

kepada atasan.

Penyiapan kotak

saran dan form

kritik dan saran

Kritik dan saran

masuk ke bagian

Humas

236

2. Rincian Prosedur

Terdapat beberapa prosedur yang merupakan kegiatan inti dari penerimaan Kritik dan

Saran yang harus dilakukan antara lain :

a. Bagian Humas menyiapkan kotak saran.

b. Form Kritik dan Saran masuk kebagian Humas UNW

c. Bagian Humas mendokumentasikan form tersebut ke dalam bentuk file (jpg atau

pdf)

d. File tersebut disampaikan kepada atasan (Kabiro BAUK atau WR II) untuk

segera didisposisikan kepada bidang-bidang terkait sesuai dengan apa yang

disampaikan di dalam kritik dan saran tersebut.

237

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO Jl. Gedongsongo, Candirejo, Ungaran, Kab. Semarang

Telp. & Fax: 024 – 6925408; www.unw.ac.id

FORMULIR KRITIK & SARAN

Kepada Civitas Akademik Universitas Ngudi Waluyo yang ingin memberikan Kritik & Saran

untuk kemajuan dan kebaikan bersama, silakan mengisi formulir ini.

Ditujukan ke : …………………………………………………………………

Isi Kritik :

Isi Saran :

Terimakasih atas saran dan masukan yang anda berikan kepada kami

Bag. Hubungan Masyarakat

FORMULIR

KRITIK DAN SARAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/HUM/04

No. Revisi

02


238



PROSEDUR MUTU

PEMINJAMAN KENDARAAN OPERASIONAL

No. Dokumen SPMI-UNW/PM/RT/01

No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam kegiatan peminjaman kendaraan operasional agar bisa digunakan

sesuai kebutuhan guna menunjang kegiatan di Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk peminjaman kendaraan operasional

REFERENSI

Surat Keputusan Rektor Universitas Ngudi Waluyo Nomor : 110/B-SK/UNW/V/2017

tentang penetapan Pedoman Tata Kelola Perlengkapan Universitas Ngudi Waluyo

DEFINISI

Kendaraan operasional adalah segala bentuk kendaraan milik Universitas yang dapat

digunakan untuk mendukung kegiatan di Universitas Ngudi Waluyo

KETENTUAN UMUM

Mengikuti prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

239

PROSEDUR PEMINJAMAN KENDARAAN OPERASIONAL

1. Diagram Prosedur Peminjaman kendaraan operasional

Pemohon Sopir Kabag. RT

1 Mulai

2 Mengisi formulir peminjaman kendaraan (max hari Rabu untuk peminjaman minggu berikutnya pada kegiatan yang terencana )

3 Memproses

peminjaman

kendaraan

Dokumen Jadwal

Ujian

5

Mengecek dan menyiapkan armada

8

Selesai

4 Mendistribusikan jadwal penggunaan kendaraan

dan sopir (maksimal hari jumat)

6 Mengantar pemohon

sesuai jadwal

7 Membersihkan kendaraan

setelah digunakan

240

2. Rincian Prosedur Mutu Peminjaman Kendaraan Operasional

a. Mulai (oleh unit terkait)

b. Unit terkait mengisi formulir peminjaman kendaraan maksimal hari Rabu untuk

peminjaman minggu berikutnya pada kegiatan yang terencana

c. Ka. Bag RT. Memproses peminjaman kendaraan

d. Ka. Bag RT. Mendistribusikan jadwal penggunaan kendaraan dan sopir

(maksimal hari jumat)

e. Sopir Mengecek dan menyiapkan armada

f. Sopir Mengantarakan pemohon sesuai jadwal permintaan

g. Sopir Membersihkan kendaraan setelah digunakan

h. Selesai

241

FORMULIR

PEMINJAMAN

KENDARAAN

OPERASIONAL

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/01

No. Revisi

02


FORMULIR PEMINJAMAN KENDARAAN OPERASIONAL


NAMA PEMOHON/UNIT KERJA

LAMA PEMAKAIAN TUJUAN

.................................. Lokasi Pemberangkatan :

s.d. ................................

................................ Tujuan :

No.HP : Jam berangkat :............... WIB

.................................

ACARA/KEPERLUAN

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

PEMOHON KOORDINATOR SOPIR

…………………………………………

SOPIR YANG DITUNJUK KENDARAAN

YANG TERSEDIA UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

Nama : ............................. JENIS

KENDARAAN Mengetahui & Menyetujui,

KA. BAG. RUMAH TANGGA

....................

NO. POL.

………………………………………… .................... FITRIYANTO, SE

242



PROSEDUR MUTU

KEAMANAN LINGKUNGAN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam menjaga keamanan lingkungan agar lingkungan universitas ngudi

waluyo bersih dan sehat

RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk menjaga kemanan lingkungan

REFERENSI



DEFINISI

1. Satpam/security adalah suatu kelompok petugas yang dibentuk untuk melaksanakan

pengamanan fisik dalam rangka menyelenggarakan keamanan dilingkungan/kawasan

kerjanya. Pengamanan fisik yaitu segala usaha dan kegiatan mencegah/mengatasi

timbulnya ancaman dan gangguan keamanan dan ketertiban dilingkungan instansi terkait

secara fisik melalui kegiatan pengaturan, penjagaan dan perondaan serta kegiatan lain

yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi. Pelaksanaan pengamanan dilakukan oleh

satpam yang dikoordinir langsung oleh koordinator Satpam yang dibantu oleh komandan

regu dalam melaksanakan tugas pengamanan selama 24 jam dengan kekuatan personil

yang disusun dalam sistem jaga shift

2. Shift adalah jadwal petugas keamanan setiap pembagian jaga

a. Tugas rutin adalah tugas yang setiah hari dilakukan meliputi

(1) Pengaturan Tanda Pengenal pegawai /karyawan

(2) Pengaturan penerimaan Tamu

(3) Pengaturan parkir kendaraan

(4) Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi keadaan atau hal-hal

yang mencurigakan disekitar lokasi kerja dan sekitar tempat tugasnya.

243

(5) Melakukan perondaan sekitar kawasan kerjanya menurut rute dan waktu yang

ditentukan dengan maksud mengadakan penelitian dan pemeriksaaan terhadap

segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau

diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan serta mengatur kelancaran

lalu lintas diluar kawasan atau sekitar lingkungan Institusi.

(6) Mengadakan pengawalan uang/barang apabila diperlukan.

(7) Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi tindak pidana,

antara lain seperti :

- Mengamankan Tempat Kejadian Perkara (TKP)

- Menangkap dan memborgol pelakunya (apabila tertangkap basah)

- Menolong korban

- Melaporkan/meminta bantuan POLRI setempat secepatnya

- Memberikan tanda-tanda bahaya atau keadaan darurat melalui alat-alat alarm

atau kejadian lain yang membahayakan jiwa, badan atau harta benda orang

banyak disekitar Perusahaan serta memberikan pertolongan dan bantuan

penyelamatan

KETENTUAN UMUM


244

PROSEDUR MUTU KEAMANAN LINGKUNGAN

1. Diagram prosedur keamanan lingkungan

Satpam Koordinator satpam Ka. Bag Rumah Tangga

2. Rincian Prosedur Mutu Keamanan lingkungan

1) Mulai

2) Koordinator satpam membuat jadwal piket satpam

3) Satpam melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal piket

4) Satpam membuat laporan piket setelah selesai melaksanakan tugas

5) Satpam melakukan serah terima tugas jaga antar shift

6) Koordinator satpam melakukan monitoring dan evaluasi

7) Koordinator ssatpam melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Ka. Bag

RT

8) Ka.Bag RT menerima laporan dar coordinator satpam

9) Selesai

1

Mulai

2

Membuat jadwal

piket satpam

3

Melaksanakan tugas rutin sesuai

jadwal

4

Membuat laporan

piket

5 Melakukan serah terima tugas jaga

antar shift

6

Melakukan monitoring dan

evaluasi

7 Memberikan

laporan

8 Menerima

laporan

9

Selesai

245



PROSEDUR MUTU

KEBERSIHAN LINGKUNGAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/RT/03

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam menjaga kebersihan lingkungan agar lingkungan universitas ngudi

waluyo bersih dan sehat

RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk menjaga kebersihan lingkungan

REFERENSI



DEFINISI

1. Office Boy ( OB ): Petugas pelaksana kebersihan yang ditugaskan membersihkan

lingkungan kampus Ngudi Waluyo

2. Tugas rutin : Tugas OB yang dilakukan setiap hari sesuai pembagian

3. Tugas berkala : Tugas OB yang dilakukan secara berkala atau jeda waktun

pembagian pekerjaannya

4. Tugas Insidental : Tugas OB yang harus dilaksanakan saat ada kegiatan-kegiatan

tertentu diluar kegiatan rutin

5. Tugas tambahan : OB Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tanggung jawabnya atas

dasar perintah dari Yayasan Ngudi Waluyo

KETENTUAN UMUM

Mengikuti prosedur tata kelola pengelolaan sarana dan prasarana

246

PROSEDUR MUTU KEBERSIHAN LINGKUNGAN

1. Diagram prosedur kebersihan lingkungan

Office Boy Kabag RT

2. Rincian Prosedur Mutu Kebersihan Lingkungan

1) Mulai

2) Office Boy ( OB ) melaksanakan tugas, untuk tugas rutin dimulai pukul 05.30

WIB

3) Kabag RT melakukan monitoring dan evaluasi setiap hari menggunkan

formulir monitoring dan evaluasi kebersihan lingkungan

4) Kabag RT menyimpan dokuen monitoring dan evaluasi kebersihan

lingkungan

5) Selesai

1 Mulai

2

Melakukan tugas (Tugas rutin dimulai

pukul 05.30. WIB )

3 Melakuakan monitoring

dan evaluasi setiap hari

Formulir Monitoring

dan evaluasi

4

Menyimpan dokumen monitoring dan evaluasi

5

Selesai

248

FORMULIR

KEBERSIHAN RUANG

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/02

No. Revisi

02


BULAN : *WAKTU:PAGI/SORE

PETUGAS :

RUANG : ......................

PJ RUANGAN : ..................................................... KA.BAG Rumah Tangga

KETERANGAN

√ : DILAKUKAN

× : TIDAK DILAKUKAN

( )

KERERANGAN CHEKLIST KETUNTASAN KEGIATAN PER-HARI

MEMBERSIHKAN LANTAI

MEMBERSIHKAN KACA

MERAPIKAN KURSI DAN

MEJA

MENGECEK PAPAN TULIS

TERSEDIA TEMPAT

SAMPAH

KEBERSIHAN RUANGAN

KEBERSIHAN HALAMAN

KERAPIAN TAMAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

249

FORMULIR

KEBERSIHAN KAMAR

MANDI

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/03

No. Revisi

02


MONITORING KEBERSIHAN KAMAR MANDI

BULAN :

RUANG :

*WAKTU:PAGI/SORE

*

W

A

K

T

U

:

P

A

G

I

/

S

O

R

E

250

PJ RUANGAN : .....................................................

KETERANGAN

√/ paraf : DILAKUKAN

× : TIDAK DILAKUKAN

KABAG. RUMAH TA

KERERANGAN CHEKLIST KETUNTASAN KEGIATAN PER-HARI

MEMBERSIHKAN

LANTAI

MEMBERSIHKAN

TOILET

MEMBERSIHKAN

BAK MANDI

MENGECEK

KONDISI KRAN

MEMBUANG

SAMPAH

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

251



PROSEDUR MUTU

PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/RT/04

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Protap tentang pedoman dalam kegiatan pengadaan sarana dan prasarana agar

sarana dan prasarana bisa tersedia sesuai dengan kebutuhan guna menunjang kegiatan di

universitas Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengadaan sarana prasarana

REFERENSI



DEFINISI

1. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai

maksud dan tujuan ,

2. prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses

3. Pengadaan sarpras diajukan diawal tahun ajaran baru ( tahun akademik) dan

pengadaan sarana prasarana paling lama 1 bulan sebelum tahun ajaran baru

KETENTUAN UMUM

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan Sarana dan prasarana

a. Mengikuti prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

b. Menentukan jenis,kualitas dan kwantitas perlengkapan kantor dalam kegiatan

operasional

c. Menyediakan sarana prasarana sesuai dengan angggaran yang berlak

252

PROSEDUR MUTU PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

1. Diagram Prosedur Mutu Pengadaan sarana dan Prasarana

UNIT

TERKAIT

KABAG RT

KA BAUK WAREK II REKTOR

8

Memproses

pengajuan

sarana dan

prasarana

untuk

diajukan ke

Rektor

6

Memproses

pengajuan

sarana dan

prasarana

untuk

diajukan ke

WR II

12

Menerima

berkas

Melakukan

Pengadaan

sarana dan

prasarana

dengan

melibatkan

unit terkait

9

Mem

pro

ses

penga

juan

Disetuj

ui

13

Menerima

sarana dan

prasarana dan

melakukan

inventaris

serta

distribusi

14

Selesai

1

Mulai

Tidak

Disetu

jui

Dokumen Pengajuan

Sarana Prasarana

Berkas Pengajuan yang

disetuji oleh rektor

5

Menerima

berkas

pengajuan

7

Menerima

berkas

pengajuan

11.

Menerima dan

menyerhakan

berkas

pengajuan

yang disetujui

rektor

10

Menyerahkan

berkas

pengajuan yang

disetujui oleh

rektor

3

Mendata

kebutuhan

sarana dan

prasarana

4

Mengajukan

kebutuhan

sarana

prasarana

2

RAB

253

2. Rincian Prosedur Mutu Pengadaan sarana dan prasarana

1) Mulai Unit Terkait mengajukan kebutuhan

2) RAB

3) Kabag RT Mendata Kebutuhan sarana dan prasarana

4) Kabag RT Mengajukan berkas pengaddaan sarana dan prasarana kepada

Ka.BAUK awal tahun ajaran

5) Ka. BAUK menerima berkas pengajuan

6) Memproses pengajuan sarana dan prasarana untuk diajukan ke WR II

7) WAREK II Menerima berkas pengajuan

8) WAREK II Memproses pengajuan sarana dan prasarana untuk diajukan ke

Rektor

9) Rektor Memproses pengajuan sarana dan prasaran

10) Rektor menyampaikan berkas pengajuan sarana dan prasarana yang sudah

disetujui

11) WAREK II Menerima berkas pengajuan sarana dan prasarana yang sudah

disetujui oleh rector dan menyerahkan kepada ka.BAUK

12) Ka.BAUK menerima berkas pengajuan yang disetujui rector dan melakukan

pengadaan sarana dan prasaran

13) Menerima sarana prasarana sesuai dengan pengajuan yang disetujui dari Ka.

BAUK dan melakukan inventarisasi dan distribusi sesuai kebutuhan

14) Selesai

254

FORMULIR

USULAN SARANA DAN

PRASARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/04

No. Revisi

02



Jl. Gedongsongo, Candirejo, Ungaran Barat Semarang

Telp. 024-6925408

No

NAMA

SARANA/PRASARANA No. Kode No. Kode

Merek/ Dokumen Tahun Beli / Harga Keadaan Barang Keterangan

SARPRAS Lokasi Type Kepemilikan Pembelian Perolehan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Ka. Bag. RT

Ungaran, ..........................

Kaprodi/Dekan

………….

……………………………

255

FORMULIR

PERBAIKAN SARANA

DAN PRASARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/05

No. Revisi

02


PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA


JL. GEDONGSONGO, CANDIREJO UNGARAN

TELP/FAX. 024-6925408

No

Kode

Barang

Nama Barang/ Merk/Tipe Ukuran/CC Bahan

Tahun Nomor rangka mesin polisi BPKB

Asal Usul Harga KET

Jenis Barang Pembelian pabrik Cara Pemb.

(1) (2) "(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

Ungaran,………………

KA.BAUK Kabag. Rumah Tangga

……………………….

……………………………

256

FORMULIR

PENGHAPUSAN

BARANG

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/06

No. Revisi

02


No

NAMA

BARANG

No.

Kode

No.

Kode Merek/ Dokumen

Tahun Beli

/ Harga

Keadaan

Barang Keterangan

Barang Lokasi Type Kepemilikan Pembelian Perolehan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Mengetahui

Ka. BAUK

Ungaran, ..........................

Ka. Bag. Rumah tangga

Menyetujui

Mengetahui

Rektor

WAREK II

257



PROSEDUR MUTU

PEMINJAMAN SARANA DAN SARANA


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam kegiatan peminjaman sarana dan prasarana agar sarana dan

prasarana bisa digunakan sesuai kebutuhan dengan tepat guna menunjang kegiatan di


RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk peminjaman sarana prasarana

REFERENSI



DEFINISI

1. Peminjaman adalah Proses meminjam atau meminjamkan barang guna mendukung

kegiatan

2. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud

dan tujuan ,sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang

utama terselanggaranya suatu proses

3. Ruang Lingkup sarana dan prasarana adalah Peralatan/perlengkapan adalah alat atau

bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih

baik.

KETENTUAN UMUM


258

PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN SARANA DAN PRASARANA

1. Diagram Prosedur Mutu peminjaman sarana dan Prasarana

PEMOHON KABAG RT

E

2. Rincian Prosedur Mutu Peminjaman sarana dan prasarana

1) Mulai

2) Pemohon mengisi formulir peminjaman sarana dan prasarana

3) Kabag RT memproses peminjaman sarana dan prasarana

4) Peminjaman Ruangan : min H- 1 minggu

5) Peminjaman Media pembelajaran : min H – 1 hari

6) Peminjaman perlengkapan RT : min H – 1 minggu

1

Mulai

2 Mengisi Formulir

Peminjaman Sarana dan

Prasarana

3

Memproses

permintaan

peminjaman

sarana dan

prasarana

Tidak

Disetujui

5

Selesai

Disetujui

4

1. Mengecek dan Mengambil

barang yang dipinjam (

untuk mahasiswa

meninggalkan KTM )

2. Menerima konfirmasi

penggunaan ruang

3.

259

7) Pemohon menerima barang yang dipinjam, untuk mahasiswa meninggalkan

KTM dan mendapatkan konfirmasi ruangan yang dipinjam dari Kabag

Rumah Tangga

8) Selesai

260

FORMULIR

PEMINJAMAN SARANA

DAN PRASARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/07

No. Revisi

02


NO TANGGAL

PEMINJAMAN

NAMA

PEMOHON

PROGRAM

STUDI

KEGIATAN JENIS

SARANA DAN

PRASARANA

TANGGAL

PENGGUNAAN

KETERANGAN

Menyetujui Ungaran,

Kabag Rumah Tangga Pemohon

……………………………………

……………………………

261



PROSEDUR MUTU

PENGEMBALIAN PEMINJAMAN SARANA DAN SARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/RT/06

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam kegiatan pengembalian dan peminjaman sarana dan prasarana agar

sarana dan prasarana bisa digunakan sesuai kebutuhan dengan tepat guna menunjang

kegiatan di universitas Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk peminjaman sarana prasarana

REFERENSI



DEFINISI

1. Pengembalian adalah peminjam alat atau mengembalikan barang sesuai dengan yang

telah dipinjam dengan keadaan baik


maksud dan tujuan ,sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan

penunjang utama terselanggaranya suatu proses

3. Pengembalian peminjaman adalah kegiatan menyerahkan kembali sarana dan

prasarana yang dipinjam oleh pemohon kepada Kabag Rumah Tangga

KETENTUAN UMUM


262

PROSEDUR PENGEMBALIAN PEMINJAMAN SARANA DAN PRASARANA

1. Diagram Prosedur Mutu pengembalian peminjaman sarana dan prasaran

PEMOHON KABAG RT

2. Rincian Prosedur Mutu Pengembalian Peminjaman sarana dan prasarna

1) Mulai

2) Pemohon mengisi formulir pengembalian peminjaman sarana dan prasarana

3) Kabag RT Menerima formulir dan mengecek sarana dan prasarana yang dipinjam

4) a Kabag RT memgembalikan KTM

b. Pemohon mengganti / memperbaiki sarana dan prasarana yang rusak

5) Menerima sarana dan prasarana, menerima berita acara dan mengembalikan

KTM

6) Menerima KTM

7) Mengganti/atau memperbaiki sarana prasarana yang rusak/hilang (prosedur

kehilangan barang)

8) Selesai

1

Mulai

2 Mengisi Formulir

Pembembalian

Peminjaman Sarana dan

Prasarana

3

Menerima

formulir dan

Mengecek sarana

dan prasarana

yang dipinjam

Sarpras

rusak/hilang

8

Selesai

Sarpras

baik

4b

Pemohon memperbaiki

/ mengganti

4a

Menandatangani

formulir dan

Menyerhakan KTM

Berita acara perbaikan/

penggantian sarpras

5

Menerima sarpras,

berita acara dan

mengembalikan KTM

6

Menerima

KTM

7

penggantian

263

FORMULIR

PENGEMBALIAN

SARANA DAN

PRASARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/RT/08

No. Revisi

02


NO TANGGAL

PENGEMBALIAN

NAMA

PEMOHON

PROGRAM

STUDI

KEGIATAN JENIS

SARANA DAN

PRASARANA

TANGGAL

PENGGUNAAN

KETERANGAN

Menyetujui Ungaran,

Kabag Rumah Tangga Pemohon

……………………………………

…………………………….

264



PROSEDUR MUTU

PERAWATAN SARANA DAN SARANA

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/RT/06

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam kegiatan perawatan sarana dan prasarana agar sarana dan prasarana

bisa terawat dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan guna menunjang kegiatan di


RUANG LINGKUP

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk perawatan sarana prasarana

REFERENSI



DEFINISI

1. Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk

meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi

yang siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana.

Perawatan dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan agar sarana dan

prasarana tidak rusak dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan

sebagai upaya untuk melakukan kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan

peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga siap untuk

dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan menyebabkan kerugian

yang sangat besar bagi organisasi.


maksud dan tujuan ,

3. sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselanggaranya suatu proses

KETENTUAN UMUM

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perawatan Sarana dan prasarana

a. Mengikuti prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

b. Mengikuti angggaran yang berlaku

265

PROSEDUR PERAWATAN SARANA DAN PRASARANA

1. Diagram Prosedur Mutu Perawatan sarana dan Prasarana

KABAG RT KaBAUK WR II REKTOR

1

Mulai

Rusak

3.1

Mengajukan

perbaikan

Formulir pengajuan

perbaikan

3.1.1

Menerima

pengajuan

perbaikan

Tidak

setujui

3.2

Mengajukan pemusnahan barang

3.2.1

Memproses pengajuan

pemusnahan barang

untuk diajukan ke

WAREK II

3.2.2

Mempro

ses

pengajua

n ke rektor 3.2.4

Meneri

ma

penga

juan

3.2.7 Menerima berita

acara pemusnahan

barang

3.2.5Menerima Form pemusnahan

barang yang disetujui rektor

3.2.6

Melakukan

pemusnagan barang

4. Selesai

Dimusnahkan

2

Melakukan

Perawatan

berkala

Disetujui

3.1.2

Melakukan

perbaikan

3.1.3

Mnyerahkan laporan

perbaikan

3.1.4

Menerima laporan

perbaikan

Tidak

disetujuii

Formulir pemusnahan barang

Berita Acra pemusnahan

barag Disetujui

Perbaiki

266

2. Rincian Prosedur Mutu Perawatan Sarana Prasarana

1) Mulai

2) Ka. Bag. RT Melakukan perawatan berkala dan mengecek yag perlu diperbaiki

3) Ka. Bag. RT Mengajukan perbaikan atau

4) Ka. BAUK Menerima laporan perbaikan

5) Ka. Bag RT. Menyiapakan dokumen terkait kondisi barang, dengan

pertimbangan: diperbaiki, atau dimusnahkan

6) Ka. BAUK mengajukan proses pemusnahan barang ke. WAREK II

7) Selesai

267



PROSEDUR MUTU

SURAT KEPUTUSAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/19

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam pembuatan Surat Keputusan bagi dosen sebagai tenaga penunjang

akademik dan kelengkapan administrasi di lingkungan Universitas Ngudi Waluyo.

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk pembuatan Surat Keputusan yang diberikan kepada dosen dan

civitas akademika di Universitas Ngudi Waluyo.

REFERENSI

3.5 UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen

3.6 PP No. 37 Tahun 2009 Tentang Dosen

3.7 Statuta

DEFINISI

Surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang di buat oleh pimpinan suatu

organisasi atau lembaga berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut.

KETENTUAN UMUM

8. Unsur-unsur Surat Keputusan

1. Konsideran

Landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. Pada bagian ini terdapat

kata-kata seperti Menimbang, Mengingat, Membaca, Mendengar, atau

Memperhatikan. Adapun yang dimuat biasanya : Nama UU keputusan , Peraturan

,usul dan saran yang dirinci kedalam Subtopik. Sifatnya Wajib (karna tertera

landasan hukum ( Statuta ) setiap SK.

2. Desiseratum

Bagian yang berisi tujuan (untuk apa) Surat Keputusan itu dibuat. Setiap SK punya

tujuan , dan tujuan itu bisa lebih dari 1 atau lebih.

3. Diktum

Isi keputusan tersebut, ditandai dengan adanya kata Memutuskan dan Menetapkan.

9. Pedoman penulisan surat keputusan

268

1. Bagian pembuka

Surat dibuka dengan ungkapan seperti Menimbang, Mengingat, Membaca,

Mendengar, atau Memperhatikan.

2. Bagian tengah

Menyampaikan keputusan yang dibuat.

3. Bagian penutup

Penegasan pelaksanaan atau antisipasi bila terjadi kekeliruan atau perubahan

keputusan yang telah dibuat.

4. Tembusan

SK selalu disertai dengan tembusan karena SK menyangkut banyak pihak yang harus

diberitahu tentang adanya kebijakan baru tersebut.

Adapun point yang diperhatikan :

1) Menimbang merupakan pernyataan yang berisi tentang suatu pemikiran tentang

dikeluarkan keputusan tersebut.

2) Memperhatikan merupakan pernyataan tentang fakta, situasi dan kondisi yang

mendorong untuk dikeluarkannya keputusan tersebut

3) Mendengarkan Usul dan saran yang pernah disampaikan oleh pihak tertentu.

4) Mengingat merupakan pernyataan yang menyebutkan peraturan atau

perundang-undangan yang melandasi dikeluarkannya keputusan tersebut

5) Memutuskan merupakan pernyataan yang merumuskan ketetapan atau

kebijakan-kebijakan mengenai suatu yang berhubungan dengan pernyataan-

pernyataan sebelumnya.

269

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Prodi Dekan Rektor

2. Rincian Prosedur

a. Program Studi membuat surat permohonan pengajuan Surat Keputusan Rektor

yang di tanda tangani Ka. Prodi dan diketahui oleh Dekan Fakultas

b. Mendisposisikan surat permohonan ke Rektor

c. Disposisi turun dibuatkan Surat Keputusan sesuai isi surat tersebut

d. Ditandatangani pimpinan dengan sebelumnya di paraf oleh pejabat sesuai

pengajuan Surat Keputusan

e. Surat Keputusan Rektor jadi dan di scan untuk di upload di web Universitas

Ngudi Waluyo

Mulai

Membuat Surat

Permohonan

Pembuatan SK

Menyerahkan

berkas ke Dekan

Mempro

ses

Berkas

Disposisi

Rektor

Pembuatan Surat

Keputusan

Paraf dan tanda

tangan Pimpinan

Surat Keputusan

Jadi

Di

tolak

Selesai

270

FORMULIR

SK REKTOR TENTANG

PENETAPAN DOSEN

PENGAMPU MATA

KULIAH

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/01

No. Revisi

02


Lampiran

Surat Keputusan Rektor Universitas Ngudi Waluyo

No :

Tentang : Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah

FAKULTAS ………………………………..

PROGRAM STUDI ……………………….

SEMESTER …..

NO KODE MK MATA KULIAH SKS PENGAMPU KELAS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

271

FORMULIR

SK REKTOR TENTANG

PENETAPAN

PEMBIMBING

AKADEMIK

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/02

No. Revisi

02


Lampiran

Surat Keputusan Rektor No : Tentang : Penetapan Pembimbing

Akademik Program Studi ……………. Tahun Akademik ……………..

NO NIM NAMA PEMBIMBING AKADEMIK

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

272

FORMULIR

SK REKTOR TENTANG

PENETAPAN

PEMBIBING PRAKTIK

BELAJAR LAPANGAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/03

No. Revisi

02


Lampiran

Surat Keputusan Rektor

Nomor :

Tentang : Penetapan Pembimbing Praktik Belajar Lapangan

NO NAMA INSTITUSI NAMA PEMBIMBING

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

273

FORMULIR

SK REKTOR TENTANG

PENGANGKATAN

DOSEN PEMBIMBING

SKRIPSI

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/04

No. Revisi

02


Surat Keputusan Rektor Universitas Ngudi Waluyo

Nomor :

Tentang : Pengangkatan Dosen Pembimbing Skripsi

Program Studi…….

Semester Gasal Tahun Ajaran ……………….

NO NIM NAMA PEMBIMBING 1 PEMBIMBING 2

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

274



PROSEDUR MUTU

REKRUTMEN PEGAWAI

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/02

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Pedoman rekruitmen pegawai di Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan rekruitmen pegawai di Universitas Ngudi Waluyo

REFERENSI

1. UU No 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan

2. Statuta

DEFINISI

a. Rekuitmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah

orang dari dalam maupun dari luar yayasan sebagai calon pegawai dengan kualifikasi

tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia di

yayasan.

b. Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan yayasan untuk memperoleh karyawan

yang kualifikasi dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan

pada yayasan.

275

PROSEDUR

UNIT KERJA KEPEGAWAIAN REKTOR/ WR II

YAYASAN

ya

tidak

lulus Tidak lulus

6.1 Rincian Prosedur

1. Unit kerja mengajukan formasi yang dibutuhkan

2. Mengajukan formasi calon pegawai ke Wakil Rektor II

3. Proses usulan formasi calon pegawai ke Rektor dan Wakil Rektor II untuk

mendapatkan jumlah formasi

4. Memberikan formasi calon pegawai ke Yayasan Ngudi Waluyo sesuai

dengan usulan

Mulai

Mengajukan

formasi

Proses Usulan

formasi

Validasi usulan

formasi

Memberikan

Formasi

Mengeluarkan

pengumuman

penerimaan

Menerima

berkas

lamaran

Proses

seleksi Menyampaika

n hasil seleksi

Selesai

Selesai

selesai

276

5. Mengeluarkan pengumuman penerimaan calon pegawai melalui website dan

media massa

6. Menerima berkas lamaran calon pegawai sesuai dengan peraturan

kepegawaian

7. Proses seleksi diantaranya psikotes, wawancara, dan microtaching ( bagi

dosen)

8. Menyampaikan hasil seleksi ke bagian kepegawaian dan yayasan

9. Mengeluarkan pengumuman hasil seleksi untuk disampaikan ke rector dan

Wakil Rektor II

10. Pemberkasan pelamar yang dinyatakan lulus

11. Menempatkan pelamar yang dinyatakan lulus sebagai calon pegawai ke unit

kerja yang ditentukan

277

FORMULIR

BERITA ACARA

SELEKSI PENERIMAAN

SDM

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/05

No. Revisi

02


BERITA ACARA

SELEKSI PENERIMAAN SDM


TAHUN ........

Pada hari ini ............ Tanggal ... Bulan ............ Tahun .......... telah dilaksanakan Seleksi Penerimaan SDM Universitas Ngudi Waluyo yang meliputi : 1. Unit Kerja : …………………………..

2. Materi Seleksi : a. Wawancara

b. Tes Psikotes

c. Pembelajaran Mikro

3. Jumlah peserta yang seharusnya mengikuti seleksi : ……………

4. Jumlah peserta yang mengikuti seleksi : ……………

Kejadian – kejadian penting selama pelaksanaan seleksi : ……………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………….…

Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ungaran, ..…………………..

Penguji :

1. …………………………………. 1. ………………

2. …………………………………. 2. ……………

3. …………………………………. 3. ………………

Falisitator

1. …………………………………. 1. ………………

2. …………………………………. 2. ……….……

278

279

280



PROSEDUR MUTU

MASA PERCOBAAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/03

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Pedoman masa percobaan / training selama 3 bulan pertama

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai masa percobaan selama 3 bulan bulan pertama

REFERENSI

1. Undang-undang Guru dan Dosen

2. Statuta

DEFINISI

Masa percobaan adalah masa pegawai baru dievaluasi kesesuaiannya dengan pekerjaan atau

jabatan yang diemban.

KETENTUAN UMUM

1. Pegawai menjalankan masa percobaan selama 3 bulan dari proses rekruitmen

2. Setelah masa percobaan, atasan langsung menilai kinerja pegawai

3. Mengajukan surat keputusan Yayasan tentang pengangkatan pegawai tetap jika

memenuhi persyaratan selama masa percobaan

4. Proses mutasi jika tidak sesuai di bagian masa percobaan

281

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Pegawai Pimpinan Bag.

Kepegawaian Wakil Rektor II

Mulai

Melaksan

akan

training 3

bulan

Menilai

kinerja

pegawa

i

Membuat

draf

penilaian

Merekomendas

ikan pegawai

Memper

panjang

masa

percoba

an

Membuat

permohonan

SK Pegawai

tetap ke

Yayasan

Mutasi ke

bagian

lain

selesai

Penila

ian

282

FORMULIR

PENILAIAN KERJA

KARYAWAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/06

No. Revisi

02


Dengan ini kami mengajukan Penilaian Kerja Karyawan sebagai berikut:

Nama : ………………………………………………………………………

Departemen : ………………………………………………………………............

NIK : ………………………………………………………………………

Jabatan : ………………………………………………………………………

Periode Penilaian : …………………………………………………………………….....

I. Absensi dan Keterlambatan

1. Sebab dan Jumlah Hari Absen

a. Sakit Hari b. Ijin Hari c. Alpa Hari

2. Keterlambatan : Pernah / tidak : jika pernah : …………. Kali terlambat selama 3

bulan

3. Datang Siang : Pernah / tidak : jika pernah : …………. Kali datang siang selama 3

bulan

4. Pulang Cepat : Pernah / tidak : jika pernah : …………. Kali pulang cepat selama 3

bulan

II. Penilaian Hasil Kerja

III. Rekomendasi

Dapat diperpanjang / diberhentikan

Diberhentikan mulai tanggal ……………………….

Lain – lain …………………………….

Yang Memberi Nilai

Yang Memberi Nilai

Menyetujui,

Atasan Langsung

Ka. Bag. Kepegawaian

WR II

……………………………….

Ika Mei Pangestuti

Eko Susilo, S.Kep., Ns.,

M.Kep

Tgl. ………………………….

Tgl.

………………………….

Tgl.

………………………….

283



PROSEDUR MUTU

PENILAIAN KEDISIPLINAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/04

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman dalam penilaian kedisiplinan

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan kedisiplinan pegawai di Universitas Ngudi Waluyo

REFERENSI


2. Statuta

DEFINISI

Penilaian kedisiplinan adalah suatu kegiatan yang dilakukan managemen atau penyedia

penilai untuk menilai pegawai dengan cara membandingkan kinerja atas kinerja dengan

uraian atau diskripsi pekerjaa dalam satu bulan.

KETENTUAN UMUM

a. Aturan Jam Kerja

1) Hari Senin – Kamis

Jam Masuk kerja 07.30 – 16.30 WIB Durasi jam kerja 8 jam + 1 jam istirahat

2) Hari Jumat

Jam Masuk kerja 07.30 – 15.00 WIB Durasi jam kerja 6.5 jam + 1 jam

istirahat

b. Aturan Absensi

1) Kehadiran kerja diberikan toleransi dengan keterlambatan maksimal 15 (lima

belas) menit dari jam masuk kerja yang telah ditentukan.

2) Jika lebih dari keterlambatan 15 (lima belas ) menit tanpa keterangan dan

pemberitahuan ke bagian kepegawaian dan tidak diganti dengan jam

284

kepulangan yang menyesuaikan durasi kerja yang sudah ditentukan per hari (8

jam) :

Maka Bonus hadir, Tunjangan Uang Makan, Tunjangan Trasnsport tidak

masuk rekapitulasi perhitungan absensi harian.

3) Jika kehadiran lebih dari 15 (lima belas) menit, tetapi diganti dengan jam

kepulangan yang menyesuaikan durasi kerja yang sudah ditentukan per hari (8

jam) :

Maka Tunjangan uang makan, tunjangan transport masuk rekapitulasi

perhitungan absensi harian, tetapi bonus kehadiran tidak masuk.

4) Apabila menjalankan Tugas dinas luar dan dilampiri bukti SPPD, maka rekap

absensi hanya Menerima Bonus hadir.

5) Apabila melakasanakan supervisi, maka rekap absensi hanya menerima bonus

hadir.

6) Apabila menjalankan Tugas dinas luar dan supervisi maka tidak perlu absen

baik masuk maupun pulang cukup dilampirkan surat tugas (bagi yang dinas

luar) dan menulis di buku manual atau memberikan rekapan ke bagian

kepegawaian (bagi yang supervisi).

7) Apabila dalam 1 hari durasi tidak mencukupi maka bisa diganti dengan hari

lain sehingga durasi perbulan terpenuhi.

285

PROSEDUR

1. Bagan Prosedur

Kepegawaian Bauk/WR II

2. Rincian Prosedur

a. Bagian Kepegawaian mengolah data di finger print dan data manual yang

tidak bisa terdeteksi di mesin fingerprint

b. Mendata setiap ijin/ cuti, sakit, dinas luar, supervisi, setiap bulannya

c. Data presensi jadi diketahui oleh Ka. Bauk dan WR II

Mulai

Mengolah

data di

finger print

selesai

Memberikan data

286

FORMULIR

PENILAIAN

KEDISIPLINAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/07

No. Revisi

02


No PIN Nama

Jumlah dalam hari

Kehadiran Ijin Sakit Alpa Dinas

Luar TOTAL

Keterlambatan

lebih dari 15 menit

Tidak

memenuhi

durasi jam

kerja

Keterangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

287



PROSEDUR MUTU

PROMOSI PEGAWAI

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/05

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

1. Memberi kesempatan karyawan yang mampu untuk mengisi jabatan yang lebih tinggi

2. Memberikan motifasi kepada karyawan untuk lebih berprestasi

3. Memberikan penghargaan karena prestasi yang diperoleh karyawan

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan promosi pegawai di Universitas Ngudi Waluyo

REFERENSI

Statuta

DEFINISI

Promosi adalah perpindahan seorang karyawan dari suatu pekerjaan (jabatan) ke posisi

lainnya yang lebih tinggi dari sebelumnya dengan tanggung jawab yang lebih berat serta

kewenangan yang lebih besar pula

KETENTUAN UMUM

1. Form promosi disediakan oleh bag. kepegawaian. Promosi dapat dilakukan dengan

pertimbangan :

a. Adanya posisi jabatan yang kosong

b. Posisi tersebut belum terisi

c. Adanya ekspansi atau pengembangan organisasi

2. Apabila pengajuan promosi diluar kebutuhan organisasi maka pengajuan tersebut ditolak

a. Kandidat yang diajukan minimal 2 org,kecuali bila memang jumlah kandidat terbatas

b. Test disesuaikan dg posisi yg akan dilaksanakan

c. Melakukan review dari hasil penilaian test

d. Bilamana hasil test dinyatakan lulus, yg bersangkutan harus melalui proses magang

dg jabatan baru minimal 3 bln

e. Menerbitkan Surat Keputusan mengenai promosi

288

10. PROSEDUR


Mula

i

Terima pengajuan promosi

Cek standar

sesuai

test

Review hasil tes

penetapan lulus/ tidak

tolak

Tdk

lulu

s

Diterbitkan sk magang

Magang 3

bulan

Tidak

lulus

SK

promosi

selesai

selesai

289



PROSEDUR MUTU

SANKSI PEGAWAI

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/06

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Prosedur Mutu ini bertujuan sebagai pedoman dalam melaksanakan sanksi pegawai

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup ini diperlukan untuk metetapkan sanksi pegawai di Universitas Ngudi

Waluyo

REFERENSI

1. Statuta

DEFINISI

Pelanggaran adalah setiap perbuatan yang menyimpang dari pearturan, norma dan etika

yang berlaku.

Sanksi diberikan kepada pegawai yang melanggar, Adapun jenis-jesni Sanksi yang diberikan

yaitu:

a. Sanksi Ringan Diberikan pada pelanggaran ringan dalam bentuk teguran lisan oleh

pejabat yang berwenang sesuai dengan jenis pelanggaran. Apabila sanksi ringan ini

diabaikan oleh pegawai yang bersangkutan (masih mengulang kesalahan yang

sama/setara), diberikan sanksi sedang.

b. Sanksi Sedang Diberikan pada pelanggaran sedang dalam bentuk teguran tertulis

oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan jenis pelanggaran. Apabila sanksi

sedang ini diabaikan oleh pegawai yang bersangkutan (masih mengulang kesalahan

yang sama/setara), diberikan sanksi berat.

c. Sanksi Berat Diberikan pada pelanggaran berat dalam bentuk dikembalikan ke

Yayasan. Penentuan tingkat pelanggaran berdasarkan pada kriteria yang telah

ditetapkan.

290

KETENTUAN UMUM

Prosedur penetapan sanksi terhadap pegawai yang melakukan pelanggaran aadalah sebagai

berikut:

1. Pelapor melaporkan pelanggaran kepada kepegawaian.

2. Menerapkan bukti pelanggaran atas laporan pelanggaran

3. Menetapkan Sanksi kepada pegawai yang melakukan pelanggaran sesuai dengan

pelanggaran yang dilakukan

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Mulai

Melapor ke bag

kepegawaian

Menetapkan bukti

pelanggaran atas

laporan pelanggaran

Bukti acara

Sanksi berdasarkan

pelanggaran

Menetapkan sanksi

kepada pegawai yang

melakukan pelanggaran

291



PROSEDUR MUTU

DEMOSI PEGAWAI

No. Dokumen SPMI-UNW/PM/PEG/07

No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Pedoman penentuan demosi di Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Instruksi kerja ini berlaku untuk setiap kegiatan Demosi yang mencakup semua level untuk

seluruh unit Universitas Ngudi Waluyo

REFERENSI

1. Statuta

2. Manual Mutu

DEFINISI

Pengertian demosi (demotion) adalah perpindahan karyawan dari satu pekerjaan (jabatan) ke

posisi yang lebih rendah dari sebelumnya dengan tanggungjawab dan kewenangan yang

lebih kecil.

KETENTUAN UMUM

1. Form demosi disediakan oleh Bagian Kepegawaian .

2. Demosi dapat dilakukan dengan pertimbangan :

a. kemampuan karyawan di bawah standart kemampuan minimal

b. Tidak dimungkinkan lagi dilakukan pembinaan

c. Koordinasi dengan unit yang mengajukan, alasan terjadinya demosi

d. Klarifikasi dengan karyawan ybs

e. Mengumpulkan data yang dapat memperkuat keputusan demosi

3. Diterbitkan SK Demosi

4. SK Asli kepada karyawan, tembusan kepada pihak terkait.

292

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Kepegawaian Pimpinan

Mulai

Terima pengajuan

demosi

koordinasi

setuju

Distribusi SK Demosi

ke unit terkait

Selesa

i

Sk

Demosi

293



PROSEDUR MUTU

KENAIKAN PANGKAT DOSEN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/08

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Pedoman pengajuan kenaikan pangkat/ golongan dosen Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai pengusulan kenaikan pangkat/ golongan dosen Universitas

Ngudi Waluyo

REFERENSI


2. Statuta

DEFINISI

1 Pangkat adalah kedudukan dosen yang menunjukan jabatannya dalam rangkaian susunan

kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian.

2 Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian

dosen.

KETENTUAN UMUM

Syarat Kenaikan Jabatan Dosen

1. Minimal telah 1 (satu) tahun dalam jabatan terakhir;

2. Memenuhi angka kredit sesuai persyaratan yang ditelah ditentukan baik secara kumulatif

maupun permasing-masing bidang;

3. Untuk naik jabatan kurang dari 3 tahun harus memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan

pada jurnal Nasional Terakreditasi Dikti.

4. Untuk naik jabatan sebagai Profesor/Guru Besar harus memiliki karya ilmiah yang

dipublikasikan pada jurnal Nasional Terakreditasi Dikti

5. Untuk naik jabatan sampai Lektor Kepala lebih dari 3 tahun dari jabatan terakhir, tidak

perlu memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal Nasional Terakreditasi

294

Dikti, tapi tetap diwajibkan memiliki karya ilmiah pada jurnal nasional tidak

terakreditasi

6. Naik pangkat dalam jabatan yang sama kurang atau lebih dari tiga tahun dari pangkat

terakhir tidak perlu memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan jurnal Nasional

Terakreditasi Dikti, tapi tetap diwajibkan memiliki karya ilmiah pada jurnal nasional

tidak terakreditasi.

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Dosen Kaprodi/Dekan Bag. Kepegawaian

2. Rincian Prosedur

a. Dosen mengisi usulan di si jago ( sistem jafa go online) di web kopertis

b. Kegiatan tri dharma dosen di cek dan di validasi oleh kaprodi dan dekan

c. Cek dan validasi hasil usulan oleh tim PAK Universitas

d. Dikeluarkan berita acara pengajuan jafa dan daftar hadir senat serta surat

permohonan ke kopertis

e. Dosen mengupload berita acara, daftar hadir dan surat permohonan

f. Pengajuan tunjangan Jabatan Fungsional disetujui setelah SK Turun

g. Kepegawaian memproses surat pengajuan tunjanan ke Bendahara gaji

Mulai

Mengisi data di

si jago

Validasi

hasil tri

dharma

Cek dan validasi

hasil usulan oleh tim

PAK

Penerbitan Berita

acara, Daftar hadir,

Surat permohonan

Mengupload

Berita Acara,

Daftar hadir, surat

permohonan

Selesai

SK Turun Pengajuan tunjanan

jabatan fungsional

295

FORMULIR

BERITA ACARA

PERTIMBANGAN/PERSETUJUAN

SENAT UNTUK KENAIKAN

PANGKAT DOSEN

No. Dokumen

SPMI-

UNW/FM/PEG/07

No. Revisi

02


BERITA ACARA PERTIMBANGAN/PERSETUJUAN SENAT

NOMOR :

Pada hari ini, ...... tanggal ...... Bulan Desember tahun ........., Senat Universitas Ngudi

Waluyo yang dihadiri sejumlah ....... orang anggota Senat sebagaimana daftar hadir

terlampir, telah melakukan rapat pemberian pertimbangan/persetujuan kepada :

N a m a :

NIP/NIDN :

Pangkat, golongan ruang, TMT : -

Jabatan, TMT :

Unit kerja :

untuk kenaikan jabatan fungsional dosen ke Asisten Ahli dalam …………………...

Hasil pertimbangan/persetujuan diberikan berdasarkan suatu penilaian atas integritas,

kinerja, tanggung jawab, dan tata krama dalam kehidupan kampus yang telah ditunjukkan

oleh yang bersangkutan dalam melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi, sejak yang

bersangkutan menduduki jabatan fungsional terakhir sampai dengan rapat pemberian

pertimbangan/persetujuan ini dilaksanakan.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ungaran, ………………..

Sekretaris Senat Universitas Ngudi Waluyo

………………..

Ketua Senat Universitas Ngudi Waluyo

……………………………

296

DAFTAR HADIR RAPAT PERTIMBANGAN/PERSETUJUAN SENAT

Hari/tanggal :

Jam :

Tempat :

Acara :

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

1. Ketua Senat

2. Sekretaris Senat

3. Anggota

4. Anggota

5. Anggota

6. Anggota

7. Anggota

8. Anggota

9. Anggota

K

Ungaran, ………..

Sekretaris Senat Universitas Ngudi Waluyo

………………

Ketua Senat Universitas Ngudi Waluyo

……………………………….

297



PROSEDUR MUTU

MUTASI PEGAWAI


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Mutasi Pegawai bertujuan sebagai pedoman dalam melaksanakan mutasi pegawai

RUANG LINGKUP

Mutasi Pegawai ini dapat menjadi pedoman dalam prosedur mutasi pegawai sehingga

terwujud kelancaran proses mutasi pegawai di Univeritas Ngudi Waluyo.

REFERENSI

1. Statuta

DEFINISI

1. Mutasi adalah pemindahan pegawai dari satu unit kerja ke unit kerja lain yang berbeda

bidang tugasnya di Universitas Ngudi Waluyo

2. Pegawai adalah tenaga akademik dan tenaga administratif yang diangkat, diserahi tugas,

dan digaji berdasarkan peraturan yang berlaku

3. Tenaga Akademik yaitu dosen, laboran, tenaga kependidikan dan pustakawan

KETENTUAN UMUM

1. Ka. Biro BAUK melakukan analisis dan evaluasi terhadap kebutuhan mutasi pegawai

berdasarkan hasil kinerja pegawai dan atau analisis kebutuhan dalam satuan unit kerja.

2. Konsep mutasi dibawa pada rapat pimpinan untuk mendapat persetujuan

3. Hasil rapat mutasi dibuat oleh bagian kepegawaian untuk diterbitkan sebagai Surat

Keputusan Mutasi Pegawai

4. SK mutasi pegawai ditanda-tangani oleh rektor yang sebelumnya telah diparaf oleh

kabiro

5. SK mutasi yang telah ditanda-tangani rektor didistribusikan kepada pegawai yang

dimutasi, dan pihak-pihak yang terkait terhadap mutasi pegawai tersebut.

298

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Mulai

Analisis

kinerja &

kebutuhan

Rapat

Pimpinan

Hasil rapat &

BA

Pembuatan

SK Mutasi

TTD SK

Mutasi

Menyampaika

n SK Pegawai

yang di

mutasi

Distribusi

tembusan SK

Selesai

299



PROSEDUR MUTU

CUTI DAN IJIN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/10

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pengajuan cuti atau ijin pegawai Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan cuti di Universitas Ngudi Waluyo

REFERENSI

1. UU Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan

2. Keputusan Rektor Universitas Ngudi Waluyo No. 012/B-SK/UNW/I/2017

DEFINISI

1. Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu.

2. Izin adalah meninggalkan pekerjaan dengan alasan tertentu.

KETENTUAN UMUM

1. Cuti Tahunan

a. Pegawai yang telah bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut berhak atas

cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan syarat tidak boleh diambil

sekaligus maksimal 3 (hari) kerja.

b. Cuti Tahunan tidak boleh diambil bersamaan dengan hari libur dan atau hari libur

nasional.

c. Periode Cuti Tahunan dimulai dari bulan September hingga bulan September tahun

depan. Apabila cuti tahunan tidak diambil hingga batas akhir, maka hak cuti

tahunan tersebut hilang/hangus.

2. Cuti Sosial

Cuti sosial adalah ijin meninggalkan pekerjaan karena kepentingan sosial atau alasan

khusus/tertentu dengan tetap.

300

a. Kategori cuti sosial sebagai berikut.

No Kategori cuti sosial Maksimal (hari)

1 Perkawinan pegawai 6

2 Perkawinan anak 3

3 Perkawinan saudara kandung 2

4 Istri melahirkan 2

5 Duka cita/ kematian keluarga 3

6 Khitan anak 2

7 Keluarga sakit (opname) 3

8 Kematian saudara kandung 2

9 Kematian tanggungan/ serumah 2

10 Pemilu 1

b. Cuti sosial diambil diluar hak cuti tahunan.

c. Pegawai terlebih dahulu wajib mengajukan permohonan tertulis dan mendapatkan

ijin dari pimpinan sebelum meninggalkan pekerjaannya, kecuali kematian dan

sakit.

3. Cuti Melahirkan

a. Hak cuti melahirkan adalah 3 (tiga) bulan dengan ketentuan 1 (bulan) bulan setelah

melahirkan.

b. Pengajuan permohonan cuti melahirkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu

sebelumnya.

c. Cuti melahirkan hanya boleh diambil setelah permohonannya disetujui oleh Rektor

atau WR II.

4. Cuti Ibadah Umroh dan Haji

d. Pegawai yang melaksanakan ibadah haji diberikan hak cuti selama menjalankan

ibadah haji 1 (satu) minggu sebelum dan 1 (satu) minggu sesudahnya.

e. Pegawai yang melaksanakan ibadah umroh diberikan hak cuti semala menjalankan

ibadah umroh 2 (dua) hari kerja sebelum dan 2 (dua) hari sesudahnya.

f. Permohonan cuti diajukan paling lambat 2 (dua) minggu sebelumnya dengan

melampirkan jadual pemberangkatan dan kepulangan.

301

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Pegawai

Ka. Prodi/

Ka.UPT/ Ka. Biro/

Pimpinan

Dekan/ Wakil Rektor II/ Rektor

2. Rincian Prosedur

Rincian Prosedur Permohonan Cuti :

a. Permohonan Cuti Tahunan harus diajukan dengan menggunakan formulir

yang telah disediakan di bagian kepegawaian, minimal 3 (tiga) hari

sebelumnya.

b. Bagian Kepegawaian menghitung hak cuti pegawai, apabila hak cuti tahunan

pada tahun berjalan sudah habis, maka pegawai tidak diperbolehkan

menggunakan hak cuti untuk tahun yang akan datang.

c. Pegawai mengisi formulir yang sudah di sah kan oleh pimpinan dan

mendapat persetujuan dari WR II.

d. Formulir yang sudah di sah kan pimpinan diserahkan kembali ke bagian

kepegawaian

Merekap

permohonan cuti

selesai

Mulai

Mengambil dan

mengisi formulir

Proses

validasi

permohon

an

Menyerahkan

formulir di

kepegawaian

Tidak

divalida

si

Diterima

Pengajua

n izin/

cuti

302

FORMULIR

CUTI

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/07

No. Revisi

02


No Kategori cuti sosial Maksimal (hari)

1 Perkawinan pegawai 6

2 Perkawinan anak 3

3 Perkawinan saudara kandung 2

4 Istri melahirkan 2

5 Duka cita/ kematian keluarga 3

6 Khitan anak 2

7 Keluarga sakit (opname) 3

8 Kematian saudara kandung 2

9 Kematian tanggungan/ serumah 2

10 Pemilu 1

Nama :

Jabatan :

Dengan ini mengajukan permohonan cuti

Terhitung mulai s/d

Keterangan

Demikian permohonan ijin tidak masuk kerja ini saya sampaikan untuk bisa diketahui. Atas

ijin yang diberikan diucapkan terimakasih

Menyetujui

Dekan/ Wakil Rektor II/

Rektor

Mengetahui

Ka. Prodi/ Ka.UPT/ Ka.

Biro/Pimpinan

Ungaran…………………………….

Pemohon Ijin

Catatan : Cuti Tahunan tidak boleh diambil bersamaan dengan hari libur atau hari libur

nasional.

FORMAT PERMOHONAN CUTI

303

DIISI OLEH BAGIAN KEPEGAWAIAN

Hak cuti per tahun : ..................hari

Cuti yang sudah diambil : ..................hari

Cuti yang akan diambil : ..................hari

Sisa cuti : ..................hari

Dibuat oleh, Diperiksa oleh,

.................. ......................

304



PROSEDUR MUTU

CUTI DAN IJIN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pengajuan asuransi di Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan pengajuan asuransi di Universitas Ngudi Waluyo

yaitu asuransi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

REFERENSI

1. UU No 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan

2. UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang BPJS

DEFINISI

1. Asuransi atau Pertanggungan adalah suatu perjanjian di mana seorang penanggung

mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan menerima suatu premi, untuk

memberikan penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan atau

kehilangan keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan dideritanya karena

suatu peristiwa yang tak tertentu.

2. BPJS Kesehatan adalah badan hukum publik yang berfungsi menyelenggarakan

program jaminan kesehatan

3. BPJS Ketenagakerjaan merupakan program publik yang memberikan perlindungan

bagi tenaga kerja untuk mengatasi risiko sosial ekonomi tertentu dan

penyelenggaraan nya menggunakan mekanisme asuransi sosial.

KETENTUAN UMUM

1. pegawai mengambil formulir pendaftaran BPJS Kesehatan dan BPJS

Ketenagakerjaan di bagian kepegawaian

2. Mengisi formulir secara lengkap

https://id.wikipedia.org/wiki/Asuransi

https://id.wikipedia.org/wiki/Sosial

305

3. Mengumpulkan formulir ke bagian kepegawaian dengan menyerahkan berkas

1) BPJS Ketenagakerjaan

a) Fc KTP 2 Lembar

b) Fc KK 2 Lembar

c) Formulir pendaftaran

2) BPJS Kesehatan

a) Fc KTP 2 Lembar

b) Fc KK 2 Lembar

c) Fc Akta kelahiran anak masing- masing 2 lembar

d) Form pendaftaran

4. Bagian kepegawaian menyerahkan form pendaftaran ke kantor BPJS Kesehatan dan

BPJS Ketenagakerjaan

5. Menyerahkan data pendaftar ke bendahara gaji untuk pemotongan gaji

6. Mengambil kartu peserta di kantor BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

7. Menyerahkan rincian jumlah baik itu BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

untuk dibayarkan setiap bulannya.

306

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Pegawai Bag. Kepegawaian Bendahara Gaji

Mulai

Mengambil

dan mengisi

form

pendaftaran

Memproses

berkas

pendaftaran

Menyerahka

n berkas ke

BPJS

Menyerahka

n data

pendaftar

Pengambila

n kartu

peserta

selesai

Pemotongan gaji

pegawai

Merekap

penerima asuransi

307



PROSEDUR MUTU

PENGUSULAN NIDN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Pedoman Pengusulan NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) dan NIDK (Nomor

Induk Dosen Khusus)

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan pengusulan NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)

dan NIDK (Nomor Induk Dosen Khusus)

REFERENSI

1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen

2. PP No. 37 Tahun 2009 Tentang Dosen

3. Statuta

4. Pedoman akademik

5. Manual mutu

DEFINISI

1. NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) adalah identitas Dosen se Indonesia yang

diwajibkan dimiliki oleh seluruh Dosen yang mengajar di Perguruan Tinggi Negeri

maupun Swasta. NIDN juga menjadi Identitas untuk segala urusan yang menyangkut

dengan Dosen.

2. NIDK (Nomor Induk Dosen Khusus) yaitu nomor induk yang diterbitkan oleh

Kementerian untuk dosen yang diangkat perguruan tinggi berdasarkan perjanjian kerja.

3. Dosen NIDK mendapatkan pengakuan yang sama dengan dosen NIDN (Nomor Induk

Dosen Nasional) baik dari jabatan akademik, maupun kesempatan mendapatkan

sertifikasi dosen bahkan menjadi guru besar

308

KETENTUAN UMUM

1. Dosen mengumpulkan berkas asli seperti :

1. Foto

2. KTP

3. SK dosen tetap

4. Surat Perjanjian Kerja

5. ijazah dari S1 sampai ijazah terakhir

6. Surat keterangan bebas narkoba

7. surat keterangan sehat jasmani

8. transkrip dari S1 sampai terakhir

9. surat aktif melaksanakan tri dharma

10. Surat ijin dari Instansi Asal (untuk NIDK)

2. Kepegawaian mengupload dan mengajukan dta Dosen ke laman forlap ritekdikti

3. Menunggu NIDN turun dari ristekdikti

4. Kepegawaian cek kelengkapan berkas

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Dosen Bag. Kepegawaian

Mulai

Mengumpulka

n berkas

Cek kelengkapan

berkas

Mengupload dan

mengajukan berkas ke

forlap.ristekdikti

Menunggu hasil

NIDN/NIDK

Selesai

309



PROSEDUR MUTU

PENGARSIPAN DATA PEGAWAI


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pengarsipan data pegawai baik bentuk softfile maupun hardfile

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan pengarsipan data pegawai yang meliputi CV, Foto,

KTP, KK, Ijazah, transkrip, SK Jabatan fungsional dari awal sampai akhir, SK impasing,

serdik, sertifikat kompetensi.

REFERENSI


2. Statuta

DEFINISI

Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan menurut sistem tertentu.

KETENTUAN UMUM

1. Dosen dan karyawan mengisi identitas diri

2. Mengumpulkan identitas diri, pas poto, KTP, KK, Ijazah, transkrip asli, soft dan hard

3. Bagi dosen mengumpulkan SK jabatan fungsional, dari awal sampai akhir, SK

Impassing, sertifikat kompetensi bagi yang memiliki asli untuk soft dan fotocopi untuk

hard menyimpan file tersebut dalam bentuk softfile dan hardfile

4. Dosen dan karyawan mengumpulkan pembaharuan data

310

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Pegawai Bag. Kepegawaian

2. Rincian Prosedur

1. Mendata nama-nama dosen yang mempunyai prestasi, dedikasi dan jasa

bagi lembaga berdasarkan dokumen portofolio dosen.



4. Menerima berkas.


6. Memproses berkas untuk disampaikan kepada Pembanru Rektor1


penghargaan.

8. Dokumen penghargaan.

9. Selesai.

Mulai

Mengisi identitas

diri

Mengumpul

kan berkas

pegawai

Mengupdate dan

menyerahkan data

pegawai terbaru

Menyimpan

berkas

kepegawaian

Menyimpan

berkas baru

pegawai

selesai

311

FORMULIR

IDENTITAS PEGAWAI

No. Dokumen

SPMI-UNW/FM/PEG/10

No. Revisi

02


A. IDENTITAS DIRI

1 Nama Lengkap dan Gelar :

2 Jenis Kelamin : 3 Jabatan Fungsional : 4 NIK : 5 NIDN : 6 Tempat dan Tanggal Lahir : 7 Email : 8 No Hp : 9 Alamat Tinggal :

10 No telp :

11 Tahun Mulai bekerja : Tanggal, ...... Bulan,..............Tahun .........

12 Status Kepegawaian : Dosen Tetap Yayasan Dosen DPK Tendik Lainnya ……………………

A. RIWAYAT PENDIDIKAN

NO Pendidikan Th. Lulus Bidang Ilmu Perguruan Tinggi

Judul Skripsi/ Tesis/ Desertasi

1 SLTA Th.-------- : : :- 2 Diploma

Th._____ : : :

3 Sarjana – S1

Th.-------- : : :

4 Magister – S2

Th.-------- : : :

5 Doktor – S3 Th.-------- : : :

B. PRESTASI DAN PENGHARAGAAN ( 5 TAHUN TERAKHIR)

No. Prestasi & Penghargaan Tahun Tingkat *

1 : : : 2 : : : 3 : : : 4 : : :

*) Diisi : nasional/internasional/propinsi/universitas

312

C. PENELITIAN (5 TAHUN TERKAHIR)

No. Judul Penelitian Tahun Sumber Dana

1 : : : 2 : : : 3 : : : 4 : : :

D. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT ( 5 TAHUN TERKAHIR )

No. Judul Kegiatan Pengabdian Tahun Sumber Dana

1 : : : 2 : : : 3 : : : 4 : : :

E. PUBLIKASI ARTIKEL ILMIAH DALAM JURNAL (5 TAHUN TERAKHIR)

No. Judul Artikel Ilmiah Nama Jurnal Volume/ Nomor /

Tahun

1 : : : 2 : : : 3 : : : 4 : : :

F. KOMPETENSI YANG DIMILIKI SESUAI BIDANG

Memiliki keahlian sesuai kompetensi dengan spesifikasi sbb :

No. Keahlian yang dimiliki sesuai Kompetensi

1 : 2 : 3 : 4 : 5 :

G. KURSUS DAN PELATIHAN (5 TAHUN TERAKHIR)

No. Nama Kursus/Pelatihan * Tahun Penyelenggara

1 : : : 2 : : : 3 : : : 4 : : : 5 : : :

*) sesuai bidang keilmuan

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Demikian pemutakhiran biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk bisa dipergunakan dalam rangka pembenahan database kepegawaian Universitas Ngudi waluyo. Hormat saya -----------------------------------

313

Catatan : 1. Mohon file Scan/ Fotocopy dokumen yang sesuai dengan isian biodata

saudara dapat dilampirkan bersama formulir ini. 2. Dokumen surat tugas dari pejabat yang berwenang yang menunjukkan

kepesertaan dalam pelatihan/workshop/seminar dalam 3 tahun terakhir dapat juga dilampirkan

3. Mohon kerjasamanya untuk bisa mengisi dan mengumpulkan dalam bentuk soft maupun hard copy (dokument pendukung) yang ada, selambat-lambatnya 1 minggu setelah diterimanya edaran ini.

314



PROSEDUR MUTU

SERTIFIKASI DOSEN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pengusulan sertifikasi dosen di Universitas Ngudi Waluyo

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan pengusulan sertifikasi dosen

REFERENSI



3. Statuta

DEFINISI

1. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama

mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan,

teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2. Sertifikasi dosen adalah bukti formal sebagai pengakuan yang diberikan kepada dosen

sebagai tenaga profesional.

KETENTUAN UMUM

1. Dosen memberikan data terbaru (jafa, ijazah minim S2) ke kepegawaian

2. Mengupload ijazah terbaru dosen (minimal S2) (Data D1)

3. Kepegawaian mengupload jafa dan SK impassing terbaru dosen ke system forlap

ristekdikti (Data D2)

4. Data D2 diterima oleh sistem, otomatis masuk D3

5. Data D3 Serdos muncul di portal sertifikasi dosen

6. Kepegawaian memproses data D3 serdos diantaranya mengisi bidang ilmu peserta

serdos

7. Memproses surat pernyataan yang sudah di tandatangani oleh pimpinan

8. Mengupload data D3 dan surat pernyataan pimpinan

315

9. Menunggu pengumuman data D4

10. Setelah akun D4 muncul peserta serdos mengisi portopolio

11. Kepegawaian validasi setelah selesai mengisi portopolio

12. Menunggu keputusan kelulusan dari Dikti

316

Prosedur

1. Diagram Prosedur

Dosen Bag. Kepegawaian

Mulai

Memberikan

data terbaru

Mengupload berkas

ke forlap dikti Memproses data

D3 Dikti memproses

data D3

Data D3 Muncul Periode

berikutny

a

Menunggu

pengumuman

D4

Mengisi CV, DD,

Penilaian nilai

Validasi data

D4

Menunggu

pengumuman

Lulus

serdos

selesai

Periode

berikutnya Proses

Proses

317

2. Rincian Prosedur

1. Mulai

2. Unit kerja mengajukan formasi yang dibutuhkan

3. Mengajukan formasi calon pegawai ke Wakil Rektor II

4. Proses usulan formasi calon pegawai ke Rektor dan Wakil Rektor II untuk

mendapatkan jumlah formasi

5. Memberikan formasi calon pegawai ke Yayasan Ngudi Waluyo sesuai dengan

usulan

6. Mengeluarkan pengumuman penerimaan calon pegawai melalui website dan

media massa

7. Menerima berkas lamaran calon pegawai sesuai dengan peraturan

kepegawaian

8. Proses seleksi diantaranya psikotes, wawancara, dan microtaching ( bagi

dosen)

9. Menyampaikan hasil seleksi ke bagian kepegawaian dan yayasan

10. Mengeluarkan pengumuman hasil seleksi untuk disampaikan ke rector dan

Wakil Rektor II

11. Pemberkasan pelamar yang dinyatakan lulus

12. Menempatkan pelamar yang dinyatakan lulus sebagai calon pegawai ke unit

kerja yang ditentukan

318



PROSEDUR MUTU

STUDI LANJUT

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/PEG/16

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai Pedoman penentuan Studi lanjut baik itu Tugas Belajar maupun Ijin Belajar ke

jenjang yg lebih tinggi

RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku sebagai penetapan studi lanjut pegawai di Universitas Ngudi Waluyo

REFERENSI



3. Statuta

DEFINISI

1. Tugas belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada

pegawai untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara

baik di dalam maupun di luar negeri, bukan atas biaya sendiri, dan meninggalkan tugas

sehari-hari sebagai pegawai.

2. Izin belajar adalah izin mengikuti pendidikan bagi pegawai tanpa meninggalkan tugas

dan biaya pendidikannya ditanggung sendiri oleh pegawai yang bersangkutan.

319

PROSEDUR

1. Diagram Prosedur

Pegawai Kepegawaian WR II/ Rektor

Setelah selesai tugas

belajar

mulai

Membuat surat

permohonan tubel Draft surat

permohonan

diterima

Rekomendas

i surat

permohonan

Membuat

rekomendasi ke

yayasan

Membuat surat

pengaktifan

kembali

Meminta surat

pengembalian

dari instansi

asal

selesai

320

2. Rincian Prosedur

a. Pegawai membuat pengajuan studi lanjut (tugas belajar atau ijin belajar) ke

rektor

b. Persetujuan rektor melaui WR II

c. Kepegawaian membuat surat ijin belajar jika dibiayai sendiri atau tugas

belajar jika dapat beasiswa

d. Setelah selesai tugas belajar pegawai meminta surat pengembalian tugas

belajar ke instansi tugas belajar

e. Kepegawaian membuat surat pengaktifan kembali setelah selesai tugas

belajar

321



PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN TARIF BIAYA KULIAH ( SPP-SKS)

No. Dokumen SPMI-UNW/PM/KEU/01

No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman penyusunan tarif SPP/SKS mahasiswa tingkat prodi/fakultas.

RUANG LINGKUP

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik.

2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

DEFINISI

1. SPP adalah (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) Sumbangan berupa dana untuk

pembinaan pendidikan yang berada dalam suatu instansi pendidikan.

2. SKS adalah Satuan Kredit Studi, sebuah sistem pembayaran dimana biaya kuliah

mahasiswa selama satu semester yang diambil berdasarkan SKS.

REFERENSI

Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Sistem Informasi Akuntansi Universitas Ngudi

Waluyo.

.

322

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor /

WR II BAK Fakultas Dokumen Waktu

BAUK Melakukan pemilihan data

antara lain :

a. Daftar gaji dosen dan

karyawan tetap

dilingkungan Prodi /

Fakultas.

b. Jumlah taris

pembayaran honor

dosen luar biasa per sks

c. Jumlah Dosen Tetap

Prodi / Fakultas

d. Jumlah SKS total Prodi

/ Fakultas untuk dibayar

sebagai kelebihan jam

mengajar atau

pengampu dosen luar

biasa

e. Rencana biaya

praktikum / PPL.

f. Rencana biaya Skripsi /

TA.

g. Rencana biaya wisuda

h. Rencana biaya asuransi

kesehatan.

i. Rencana biaya investasi

baru ditingkat prodi /

fakultas.

j. Rencana jumlah

penerimaan mahasiswa

baru tingkat prodi /

fakultas.

Data

SPP/SKS

lama

1 hari

Melakukan perhitungan SPP /

SKS.

Draft

jumlah

SPP/SKS

1 hari

Melakukan verifikasi kesesuaian

dengan Fakultas.

Draft

jumlah

SPP/SKS

1 hari

Menetapkan besaran SPP / SKS.

Draft

jumlah

SPP/SKS

1 hari

323



PROSEDUR MUTU

PENERIMAAN KEUANGAN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman penerimaan keuangan.

RUANG LINGKUP



DEFINISI

Penerimaan adalah Segala bentuk pendapatan berupa dana masuk kedalam kas yang

mengakibatkan bertambahnya kekayan suatu institusi.

REFERENSI

Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Sistem Informasi Akuntansi Universitas Ngudi

Waluyo.

Uraian Prosedur :

Kegiatan Bank BAK Dokumen Waktu

Penerimaan pembayaran kewajiban

keuangan mahasiswa dilakukan di Bank

yang ditunjuk oleh Universitas

pencatatan langsung dilakukan oleh

sistem keuangan Universitas.

1 hari

BAK melakukan posting pendapatan

dilakukan secara rutin tiap hari kedalam

sistem keuangan.

1 hari

Untuk penerimaan non rutin tetap

dilakukan melalui Bank yang ditunjuk

oleh Universitas dan secara periodik

dilakukan pencatatan di sistem keuangan

Universitas.

1 hari

324



PROSEDUR MUTU

PENYUSUNAN ANGGARAN UNIVERSITAS


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman penyusunan anggaran Universitas.

RUANG LINGKUP

1. Anggaran Fakultas yang meliputi program studi di bawahnya, Biro, Lembaga, Badan,

dan UPT.

2. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dalam

bentuk rencana pendapatan dan pengeluaran Universitas.


DEFINISI

Anggaran adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk

angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan

untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang disusun

dinyatakan dalam bentuk unit moneter,

REFERENSI

Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Sistem Informasi Akuntansi Universitas

NGUDI WALUYO.

.

325

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAK /

BAUK

Fak/UPT

/Biro Dokumen Waktu

Melihat realisasi pengeluaran dan

pendapatan tahun lalu dan

mengajukan usulan RBA.

Laporan

RBA

1 hari

BAUK membuat jenis-jenis akun

yang baru untuk RBA tahun yang

akan datang.

Daftar

akun

1 hari

Mendata jenis pendapatan beserta

perkiraan jumlah pendapatannya

dalam RBA tahun depan.

Formulir

RBA

1 hari

Merekap jenis-jenis pengeluaran

beserta jumlahnya dari unit

biro/fakultas/universitas.

Formulir

RBA

KaBag bersama KaBiro

menyusun draf lengkap RBA

Universitas untuk di usulkan ke

Rektor / WR 2.

Draft

RBA

1 hari

Melakukan verifikasi draf RBA

dengan pimpinan universitas /

fakultas.

Merekomendasikan draf RBA

yang telah diverifikasi.

Mengajukan permohonan

pengesahan yang

direkomendasikan ke Yayasan.

326



PROSEDUR MUTU

PENCAIRAN ANGGARAN BIRO, UPT, FAKULTAS


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pencairan/penggunaan anggaran biro/upt/fakultas dan Universitas.

RUANG LINGKUP

2. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dalam

bentuk pengajuan pengeluaran ditingkat biro/upt/fakultas dan Universitas sesuai

denga RBA yang telah ditetapkan.


DEFINISI

Anggaran adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk

angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan

untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang disusun

dinyatakan dalam bentuk unit moneter,

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

327

.

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAK /

BAUK

Fak/UPT

/Biro Dokumen Waktu

Mengajukan pencairan dana

RBA.

Surat

pengajuan 1 hari

Mendisposisi pengajuaan

pencairan dana RBA.

Surat

disposisi 1 hari

Melakukan verifikasi kesesuaian

pengajuan dengan RBA.

Surat

pengajuan

dan

disposisi

1 hari

Mendata pengajuan ke dalam

surat pengajuan cek.

Surat

pengajuan

cek

1 hari

Mengajukan cek ke rektor

beserta hasil verifikasi usulan

pencairan anggaran.

Cek 1 hari

Mencairkan cek dan

membayarkan ke pengusul.

Cek 1 hari

Melakukan entry data pengeluaran

kedalam Simkeu.

Simkeu 1 hari

328



PROSEDUR MUTU

PENGAJUAN CEK


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pengeluaran kas dalam rekening giro Universitas.

RUANG LINGKUP

1. Proses pencairan dana pengelolaan oleh universitas sesuai dengan kewenangan yang

diberikan oleh yayasan.

2. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari

segala bentuk pembayaran kebutuhan universitas.


DEFINISI

2. REKENING GIRO adalah Nomer identitas keuangan untuk pencatatan transaksi

keuangan dari mahasiswa pada bank yang sudah ditunjuk sebagai rekening

pembayaran.

3. CEK adalah perintah tertulis nasabah kepada bank untuk menarik dananya

sejumlah tertentu atas namanya atau atas penunjukan.

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

329

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAK /

BAUK Dokumen Waktu

Rektor/WR II memberikan disposisi

pengeluaran dana

Surat

disposisi

KaBiro melakukan verifikasi data

pengajuan sesuai dengan disposisi

Surat

disposisi

Menyiapkan cek

Cek 1 hari

Mengesahkan cek

Cek 1 hari

Memferifikasi cek

Cek 1 hari

Melakukan entry data pengeluaran ke

sistem keuangan

Simkeu 1 hari

330



PROSEDUR MUTU

PEMBAYARAN TAGIHAN RUTIN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pembayaran listrik, telepon, internet, air dan segala tagihan rutin

Universitas.

RUANG LINGKUP


segala bentuk pembayaran listrik, telepon, internet, air dan segala tagihan rutin

Universitas.


DEFINISI

2. Listrik adalah Sumber energi untuk penerangan kampus dan lingkungan.

3. Telepon adalah Merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).

4. Internet adalah Jaringan informasi komputer mancanegara yang berkembang

sangat pesat.

5. Air adalah Zat atau materi atau unsur yang penting bagi semua bentuk

kehidupan

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

http://id.wikipedia.org/wiki/Energi

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Suara

331

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor /

WR II

BAK /

BAUK

Perusahaan

/ penyedia

Jasa

Dokumen Waktu

Mengirimkan tagihan.

Surat

tagihan 1 hari

Menyiapkan surat perintah

pembayaran. (SPP)

Surat

perintah

pembayar

an (SPP)

1 hari

Verifikasi / validasi perintah

pembayaran.

SPP 1 hari

Membayarkan tagihan sesuai

perintah pembayaran.

1 hari

Melakukan entry data

pengeluaran ke sistem

keuangan.

Simkeu 1 hari

332



PROSEDUR MUTU

TAGIHAN NON RUTIN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/07

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pembayaran tagihan non rutin Universitas

RUANG LINGKUP


segala bentuk pembayaran Universitas yang bersifat non rutin dan dilakukan

berdasarkan perintah pembayaran dari pimpinan universitas.


DEFINISI

Non Rutin adalah Merupakan kegiatan yang memerlukan pembiayaan yang telah di

setujui dan diperintahkan pembayaran oleh pimpinan universitas.

REFERENSI

Pedoman umum sistem penganggaran dan sistem informasi Universitas Ngudi

Waluyo

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAK /

BAUK

Penyedia

Barang /

Jasa

Dokumen Waktu

Mengirimkan tagihan. Surat tagihan 1 hari

Menyiapkan surat perintah

pembayaran. (SPP)

Surat perintah

pembayaran

(SPP)

1 hari

Menyiapkan cek untuk

dimintakan ke Rektor

Cek 1 hari

Membayarkan cek

Cek 1 hari



keuangan.

Simkeu 1 hari

333



PROSEDUR MUTU

PEMBAYARAN BEASISWA

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/08

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pembayaran Beasiswa Universitas.

RUANG LINGKUP


segala bentuk pembayaran beasiswa kepada dosen (Studi lanjut) dan mahasiswa

berprestasi Universitas berdasarkan SK Rektor pimpinan universitas.

3. Beasiswa mahasiswa berprestasi Akademik/non Akademik, beasiswa bina

lingkungan, bidikmisi, dan beasiswa dari lembaga lainnya.


DEFINISI

BEASISWA adalah adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada

perorangan yang bertujuan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang

ditempuh. Beasiswa dapat diberikan oleh lembaga pemerintah, perusahaan ataupun

yayasan. Pemberian beasiswa dapat dikategorikan pada pemberian cuma-cuma ataupun

pemberian dengan ikatan kerja (biasa disebut ikatan dinas) setelah selesainya pendidikan.

Lama ikatan dinas ini berbeda-beda, tergantung pada lembaga yang memberikan beasiswa

tersebut.

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

334

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

WR I /

BAAK

BAUK

/ BAK

Maha

siswa Dokumen

Wakt

u

Pengajuan beasiswa. Surat

tagihan 1 hari

Menerimapengajuan

beasiswa dan

mengusulkan ke Rektor.

Surat

perintah

pembayaran

(SPP)

1 hari

Rektor menetapkan

penerima beasiswa

mahasiswa.

Cek 1 hari

Melakukan pemilihan

data dan entry tagihan

mahasiswa.

Cek 1 hari

Entry data ke SIMKEU.

Simkeu 1 hari

Membayarkan dana

beasiswa.



keuangan.

335



PROSEDUR MUTU

PEMBAYARAN GAJI DAN HONORARIUM

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/09

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pembayaran gaji dan honor karyawan dan dosen.

RUANG LINGKUP



DEFINISI

Gaji adalah Suatu bentuk pembayaran periodik dari institusi kepada karyawan atau

dosen yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja:

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

336

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAUK /

BAK Dokumen Waktu

BAUK menerima data daftar hadir dosen dan karyawan dari Bag. Kepegawaian.

1 hari

BAK bagian Gaji melakukan input data ke system file penggajian sesuai data yang diterima dari Bagian Kepegawaian.

1 hari

Bagian Gaji membuat rekap data gaji

karyawan dan dosen untuk disahkan kepala

BAUK.

1 hari

Kepala BAUK mengajukan cek untuk

membayarkan Gaji dosen dan karyawan

kepada pimpinan.

1 hari

Kepala BAUK mencairkan cek ke dalam

menu payroll bank.

1 hari

337



PROSEDUR MUTU

PENENTUAN DAN PEMBAYARAN PERJALANAN DINAS

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/10

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman penentuan dan pembayaran perjalanan dinas.

RUANG LINGKUP



DEFINISI

Perjalanan Dinas adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan keluar kota/kantor

untuk melakukan kegiatan dinas/bisnis.

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

338

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAUK /

BAK Dokumen Waktu

Bendahara Kas Kecil BAK menerima

desposisi atau tembusan Surat Tugas yang

dikeluarkan oleh Pimpinan Universitas dan

telah diverifikasi oleh kepala BAUK.

1 hari

Bendahara Kas Kecil melakukan

pendataan dan pencocokan dengan tabel

perjalanan dinas dengan golongan dan

jabatan personal yang ditugaskan.

1 hari

Setelah Bendahara Kas Kecil BAK

menentukan golongan dan jabatan yang

sesuai dengan tabel, bendahara segera

membuatkan bukti kas keluar dan

menyiapkan dana yang dibutuhkan sesuai

dengan jumlah yang sesuai dengan kwitansi.

1 hari

Setelah bukti kas keluar dibuat dan

ditandatanggani oleh personal yg

ditugaskan, bendahara segera mencatat

dalam sistem keuangan kas kecil.

1 hari

339



PROSEDUR MUTU

USULAN DAN PENETAPAN HONOR KELEBIHAN

MENGAJAR DAN DOSEN TIDAK TETAP No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/11

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman penyusunan tarif honor, kelebihan mengajar, dosen tidak tetap tingkat

prodi/fakultas.

RUANG LINGKUP



DEFINISI

Honor adalah Upah sebaga imbalan jasa yang diberikan kepada dosen tidak tetap di luar

gaji.

REFERENSI

Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Sistem Informasi Akuntansi Universitas NGUDI

WALUYO.

340

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor /

WR II

BAUK /

BAK

Fak/Prod

i/ Dosen

Dokume

n Waktu

BAUK mengedarkan surat

kepada Pimpinan Fakultas untuk

menyerahkan data beberapa

data antara lain :

a. Dosen tetap dan dosen Tidak

Tetap.

b. Jumlah Total SKS per prodi.

1 hari

BAK menerima data dari

Fakultas dan mengolah data.

1 hari

BAK melakukan perhitungan

Jumlah honor dosen tidak

tetap.

1 hari

BAK melakukan pengajuan

pembayar honor dosen tidak

tetap berdasarkan data

kehadiran dan jumlah sks yg di

terima dari fakultas.

1 hari

BAK melakukan pembayaran

honor dosen tidak tetap

1 hari

Catatan : Standar penetapan belum ada.

341



PROSEDUR MUTU

PENETAPAN HPS


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman penetapan Harga Perkiraan Sendiri

RUANG LINGKUP



3. HPS digunakan untuk pengadaan dengan bSKSi tanda perjanjian berupa kuitansi,

SPK dan surat perjanjian.

4. Alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya.

5. Sebagai batas tertinggi dari penawaran; Semua penawaran dari penyedia barang/jasa

dalam suatu pengadaan barang jasa akan digugurkan bila melebihi HPS dari yang

ditentukan. Kecuali dalam pengadaan jasa konsultansi karena masih ada negosiasi.

6. Dasar untuk menetapkan besaran nilai jaminan penawaran apabila penyedia

barang/jasa berkeinginan untuk mengikuti proses pengadaan barang dan jasa sebesar

1-3 % dari nilai HPS.

7. Nilai penawaran terkoreksi antara 80% (delapan puluh persen) sampai dengan

100% (seratus persen) dari nilai total HPS, Jaminan Pelaksanaan adalah sebesar 5%

(lima persen) dari nilai Kontrak dan nilai penawaran terkoreksi dibawah 80%

(delapan puluh persen) dari nilai total HPS, besarnya Jaminan Pelaksanaan 5%

(lima persen) dari nilai total HPS.

8. Dasar untuk menetapkan harga satuan timpang.

9. Dasar untuk menetapkan besaran jaminan sanggah banding.

DEFINISI

1. HPS adalah Perkiraan biaya atas pekerjaan barang/jasa sesuai dengan syarat- syarat

yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, dikalkulasikan

secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan (Pedoman

Penyusunan Spek dan HPS, BP-ULP UNW : 2014). Nilai total HPS terbuka dan tidak

rahasia.

http://pengadaan-barang-jasa.blogspot.com/2012/07/pengadaan-jasa-konsultansi.html

342

2. Nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan

Harga Satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan (Perpres 54

Tahun 2014, hal : 150) Berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK, ULP/Pejabat

Pengadaan mengumumkan nilai total HPS. Rincian Harga Satuan dalam

perhitungan HPS bersifat rahasia.

REFERENSI

Pedoman umum sistem penganggaran dan sistem informasi keuangan Universitas NGUDI

WALUYO.

1. Komponen HPS meliputi:

a. Harga Pasar Setempat yaitu harga barang/jasa di lokasi barang/jasa diproduksi /

diserahkan / dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa;

b. Informasi Biaya Satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat

Statistik (BPS);

c. Informasi Biaya Satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait

dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;

d. Daftar Biaya/Tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor

tunggal;

e. Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan

mempertimbangkan faktor perubahan biaya;

f. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank

Indonesia;

g. Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi

lain maupun pihak lain;

h. Perkiraan Perhitungan Biaya yang dilakukan oleh Konsultan Perencana

(Engineer’s Estimate);

i. Norma Indeks; dan/atau

j. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan (Perpres 54 Tahun 2010

pasal 66 ayat 7 (a-i).

343

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAUK /

BAK Dokumen Waktu

Mengecek besarnya pagu dana dari

Pengusul.

1 hari

Mempelajari dokumen perencanaan umum

(RAB).

1 hari

Mengecek harga satuan yang berlaku

dipasar, harga satuan bahan, upah dan alat

(jasa konstruksi), menghitung komponen

biaya .

1 hari

Menghitung/menetapkan harga satuan,

menghitung analisa harga untuk setiap

mata pembayaran (jasa konstruksi) dan

menghitung harga satuan untuk biaya

tenaga ahli persatuan waktu tertentu (jasa

konsultansi).

1 hari

Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh

mata pembayaran, menetapkan harga

satuan (jasa konstruksi), menghitung

jumlah biaya untuk setiap item

pengeluaran (jasa konsultansi).

1 hari

Menghitung jumlah biaya untuk setiap

mata pembayaran, menghitung jumlah

biaya untuk setiap item pembayaran (jasa

konstruksi) dan menjumlahkan semua

biaya untuk seluruh item pembayaran

(jasa konsultansi).

1 hari

Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh

mata pembayaran (jasa konstruksi).

1 hari

Menghitung PPN dan menentukan HPS.

1 hari

344



PROSEDUR MUTU

PELPORAN REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pelaporan realisasi penggunaan anggaran ditingkat UPT / Biro / prodi /

fakultas.

RUANG LINGKUP



DEFINISI

ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam

bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan

perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang

disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter, yang sudah disetujui oleh Rektor.

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

345

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

/ WR II

BAUK /

BAK Dokumen Waktu

BAK melakukan pemilahan data realiasi

pengajuan anggaran berdasarkan kepada

unit yang mengajukan.

1 hari

BAK melakukan pemilahan data realiasi

pengajuan anggaran berdasarkan beban

biaya langsung dan tidak langsung.

1 hari

BAK melakukan perbandingan besaran

dari setiap jenis komponen kegiatan yang

terrealisasi dengan rencana anggaran

kegiatan dimasing masing unit yg ada.

1 hari

Kepala BAK (Kabag) membuat dan

melaporkan pencapaian realisasi anggaran

secara periodik kepada KaBAUK dan WR

II.

1 hari

Menerima Laporan untuk di tindaklanjuti.

1 hari

346



PROSEDUR MUTU

PELPORAN KEUANGAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/14

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pelaporan relalisasi tingkat Biro/Lembaga/Badan/ prodi/fakultas/universitas

RUANG LINGKUP



3. Berdasarkan hasil pemeriksaan audit internal yang memiliki kompetensi (Tim

Audit Keuangan Internal Independen) sesuai prinsip akuntansi umum.

DEFINISI

LAPORAN KEUANGAN adalah Catatan informasi keuangan suatu badan usaha pada

suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja

perusahaan tersebut. Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan.

Laporan keuangan yang lengkap meliputi :

Neraca

Laporan laba rugi komprehensif

Laporan perubahan ekuitas

Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus

kas atau laporan arus dana.

REFERENSI


NGUDI WALUYO.

347

Uraian Prosedur :

Kegiatan WR II /

Rektor

BAK /

BAUK Dokumen Waktu

Bendahara kas kecil melakukan seluruh

pencatatan kas keluar dan kas masuk

kedalam jurnal kas kecil.

1 hari

BAK melakukan pencatatan pengeluaran kas besar yang langsung di keluarkan dari rekening melalui Giro/Cek.

1 hari

Bagian Akunting BAK melakukan seluruh pencatatan kas masuk dari kas masuk yang telah disahkan oleh pihak bank kedalam system keuangan.

1 hari

Bagian Akunting BAK melakukan seluruh

pencatatan kas keluar baik dari kas kecil

maupun kas besar kedalam system

keuangan secara periodik.

1 hari

Bagian Akunting BAK membuat laporan

keuangan secara periodik meliputi :

a. Neraca

b. Laporan laba rugi komprehensif

c. Laporan perubahan ekuitas

Membuat laporan keuangan selanjutnya

diserahkan Rektor.

Menerima laporan keuangan.

Turunan : Laporan Pertanggungjawaban Keuangan

Dari KaBag masuk ke KaBiro, KaBiro Ke WR II, WR II ke Rektor.

348



PROSEDUR MUTU

PEMERIKSAAN KAS BENDAHARA


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai bentuk pemeriksaan penggunaan anggaran tingkat Biro/Lembaga/Badan/

prodi/fakultas/universitas.

RUANG LINGKUP



DEFINISI

Cash Opname adalah Pemeriksaan fisik pada uang kas tunai antara saldo yang terdapat

pada Catatan Akuntansi dengan Uang kas yang ada di brankas/di tangan (cash on hand)

REFERENSI


WALUYO.

Uraian Prosedur :

Kegiatan Ka Biro BAK Dokumen Waktu

Bendahara kas kecil setiap akhir bulan melakukan rekonsiliasi (Stock Opname) catatan kas kecil dengan kondisi fisik kas yg ada dan dilaporkan kepada Bagian Akuntan dan Kabag Keu

1 hari

Kabag keu melakukan rekonsiliasi kas kecil dan kas besar.

1 hari

349



PROSEDUR MUTU

PENGELOLAAN SIM KEUANGAN, INPUT DATA DAN

CETAKAN No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/16 No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pengelolaan SIM keuangan, input data, cetakan.

RUANG LINGKUP


2. prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

DEFINISI

SIM adalah Sistem Informasi Manajemen yang meliputi pencatatan dan pelaporan

kegiatan keuangan

REFERENSI


WALUYO

350

Uraian Prosedur :

Kegiatan Ka Biro BAK Dokumen Waktu

BAK dalam menggunakan SIM keuangan dibagi dalam beberapa tingkataan pengguna yaitu:

a. Super

administrator

b. Admin

c. Staf Enty

d. Bank Login

1 hari

Staf BAUK melakukan entry data sesuai dengan bagian masing- masing

1 hari

BPTIK melakukan kontrol terhadap kelancaran akses dan sistem informasi keuangan

1 hari

351



PROSEDUR MUTU

PEMBAYARAN MAHASISWA


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman prosedur pembayaran mahasiswa , baik pembayaran semesteran

maupun pembayaran kegiatan kampus

RUANG LINGKUP

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik.


DEFINISI

Pembayaran adalah sistem yang mencakup seperangkat aturan , lembaga dan mekanisme yang

digunakan untuk melaksanakan pemindahan dana guna memenuhi suatu kewajiban yang timbul

dari suatu kegiatan ekonomi.

REFERENSI


WALUYO

352

Uraian Prosedur :

A. REGISTRASI

Keterangan :

1. Mahasiswa mengisi KRS di web Sistem Informasi Akademik

2. KRS divalidasi dosen PA secara online Di Sistem Informasi Akademik

3. KRS Disetujui Dosen Pembimbing (PA)

4. Membayar SPP & SKS sesuai biaya yang tertera pada KRS yang telah disetujui

PA ke Bank yang ditunjuk Universitas Ngudi Waluyo

5. Uplod bukti pembayaran di Sistem Informasi Akademik

6. Validasi Pembayaran Online oleh Bagian Keuangan’

7. KRS Disetujui

8. Mulai Perkuliahan

353

B. PEMBAYARAN DILUAR REGISTRASI

Kegiatan Mahasiswa Bendahara

Mahasiswa membawa Bukti dari Bank atau

Uang Tunai

Mahasiswa menyerahkan bukti dari bank atau

uang tunai ke bendahara

Bendahara Mencatat Pembayaran Mahasiswa

dan membuat Kwitansi

Mahasiswa Mendapat Kuitansi dari

Bendahara

354



PROSEDUR MUTU

PERMOHONAN DISPENSASI PEMBAYARAN MAHASISWA


No. Revisi

02 Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman prosedur permohonan dispensasi pembayaran mahasiswa.

RUANG LINGKUP

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik.

2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan

DEFINISI

Dispensasi adalah fasilitas yang diberikan universitas dengan penundaan pembayaran

selama 1 ( satu) bulan .

REFERENSI


WALUYO

Uraian Prosedur :

Kegiatan Mahasiswa BAK Dekan Rektor

Mahasiswa Mengambil dan

Mengisi Folmulir dari BAK

Dekan Menandatangani dan

memberi keputusan dispensasi

kepada mahasiswa

Mahasiswa Menyerahkan Form

Ke BAK

BAK Merekap untuk diajukan

ke Rektorat

Setelah di Acc oleh WR2 , BAK

mencatat mahasiswa yang boleh

mendapatkan dispensasi

355



PROSEDUR MUTU

PELAPORAN DANA KEGIATAN

No. Dokumen

SPMI-UNW/PM/KEU/19

No. Revisi

02

Tanggal Terbit

11 Juni 2018

TUJUAN

Sebagai pedoman pelaporan realisasi penggunaan anggaran ditingkat UPT / Biro / prodi /

fakultas.

RUANG LINGKUP



REFERENSI


WALUYO.

Uraian Prosedur:

Kegiatan Ka.prodi/Fak

ultas/Biro BAK REKTOR

Membuat laporan realisasi anggaran

serta melampirkan nota-nota

pengeluaran yang sudah disusun rapih

kemudian ditandatangani Dekan.

BAK mengecek penggunaan anggran

antara RBA dan Realisasi.

BAK merekap semua laporan kegiatan

dan melaporkan ke Rektor.

Rektor mengecek dan menandatangani

laporan-laporan keuangan.

BAK Mengarsip seluruh laporan

keuangan.

Catatan :

Rektor Meliputi : Rektor Universitas

Wakil rektor Bidang I, II, III

BAK meliputi : Ka. Biro Administrasi Umum dan Keuangan

Ka. Bag Keuangan

Bendahar

356

S1 S2 S3

45,000Rp 60,000Rp 275,000Rp 75,000Rp

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

- - - - -

Total - - - - -

Wakil Rektor II Ka. Bag Keuangan

Eko Susilo.,S.Kep.,M.Kep. Agus Guntur B.

SPMI-UNW/FM/KEU/01

02

11 Juni 2018

FORMULIR

REKAP HONOR DOSEN LUAR

SMT MATA KULIAH

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

Ungaran, ............. 2018

TAHUN AJARAN ..........

REKAP HONOR DOSEN LUAR

PROGRAM STUDI ...............FAKULTAS .....................


TM DTG

SATUAN/TATAP MUKATRANSPORT

NO SKSJUMLAH

(Rp)NAMA PEND.

DOSEN

L/DPRODI

357

SEMESTER.....

Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah

SKS Dosen Mahasiswa Pengawas Pembuatan soal Koreksi Pengawas

75,000Rp 3,500Rp 50,000Rp

1 -Rp

2 -Rp

3 -Rp

4 -Rp

5 -Rp

6 -Rp

7 -Rp

8 -Rp

JUMLAH 0 0 -Rp -Rp -Rp -Rp

Mengetahui ;Kepala Bagian Keuangan

Agus Guntur Budiyanto.,S.ST

FORMULIR

02

11 Juni 2018

RENCANA BISNIS ANGGARAN UAS

TERTULIS

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

SPMI-UNW/FM/KEU/02

.............................................................. ....................................................................

RENCANA BISNIS ANGGARAN UAS TERTULIS SEMESTER ......




Jumlah

R.Ujian

AnggaranTotal

NO.

Ungaran,.....................................Dekan Fakultas.............. Ketua Program Studi

NAMA MATA AJAR

358

KONSUMSI PRASAT PEMBUAT SOAL

30,000 30,000

1

HONOR UJIAN PRAKTEK 30,000Rp -Rp

- Honor Penguji

- Honor Pembuat soal

- Honor Koreksi Soal

- Honor Observer

- Honor Fasilitator

- Honor Pembuatan Regen

Snack & Makan siang Penguji

30,000Rp -Rp

Pendidikan & Promosi Kesehatan -Rp

2 Kes. Pas. dan Keselamatan Kerja

Snack & Makan siang Penguji 30,000Rp -Rp

Honor Penguji 30,000Rp -Rp

-Rp

3 Keperawatan Dasar II

Snack & Makan siang Penguji 30,000Rp -Rp

Honor Penguji 30,000Rp -Rp

USULAN : BIAYA KONSUMSI ===> PERLU DITINJAU ULANG LAGI

- KARENA SUDAH ADA TUNJANGAN UANG MAKAN DAN KEGIATAN DILAKSANAKAN DI KAMPUS DAN PADA SAAT JAM KERJA

Mengetahui ;

Kepala Bagian Keuangan


No. Revisi

Tanggal Berlaku

FORMULIR SPMI-UNW/FM/KEU/03

RENCANA BISNIS ANGGARAN UAS PRAKTIK

02

11 Juni 2018

No. Dokumen

SEMESTER

JML

HARI

UJIAN

TOTAL

RENCANA BISNIS ANGGARAN UAS PRAKTIK SEMESTER ..............




NAMA DOSEN/PENGUJIMATA KULIAH JMH PENGUJIJML MHS

BIAYA JML

PERASAT

Ungaran,.....................................

Dekan Fakultas.............. Ketua Program Studi

.............................................................. ....................................................................

359

No. Dokumen SPMI-UNW/FM/KEU/04

No. Revisi 02


SEMESTER .......

NO MATA AJAR JUMLAH MHS JUMLAH PENGUJI HONOR PENGUJI JUMLAH

1 50,000Rp -Rp

2 50,000Rp -Rp

3 50,000Rp -Rp

4 50,000Rp -Rp

5 50,000Rp -Rp

6 50,000Rp -Rp

TOTAL -Rp

CATATAN =

PERLU DITINJAU KEMBALI BENTUK UJIAN SEPERTI APA DAN NOMINAL ( STANDART BIAYA …?)

UJIAN PRESENTASI===>…..?

Dekan Fakultas..............

.............................................................. Mengetahui ;



....................................................................

RENCANA BISNIS ANGGARAN UJIAN PRAKTIK KLINIK & KOMUNITAS

SEMESTER ……..

PROGRAM STUDI ……………... FAKULTAS ………………


TAHUN AJARAN ……………………

RENCANA BISNIS

ANGGARAN UJIAN PRAKTIK

KLINIK DAN KOMUNITAS

FORMULIR

Ungaran,.....................................

Ketua Program Studi

360

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

NO KEGIATAN JML MHS PEMBIMBING MGG/BLN HARGA SATUAN JUMLAH

1 Transport & Akomodasi Ijin Lahan

Praktik-Rp

2 PENCETAKAN BUKU PANDUAN

3 BIAYA RSUD JEPARA

Pelatihan Soft Skill -Rp

sewa lahan -Rp

honor ujian -Rp

transport ujian & makan -Rp

supervisi -Rp

transport supervisi & makan -Rp

4 BIAYA RSUD TIDAR MAGELANG

sewa lahan -Rp

honor ujian -Rp


supervisi -Rp

transport supervisi & makan -Rp

5 BIAYA RSUD KUDUS

sewa lahan -Rp

honor ujian -Rp


supervisi -Rp

transport supervisi & makan siang -Rp

NO KEGIATAN JML MHS PEMBIMBING MGG/BLN HARGA SATUAN JUMLAH

10 PEMBEKALAN

Evaluasi Keterampilan (jml)Mata Ajar -Rp

11 Sosialisasi

Honor -Rp

Snack -Rp

12 Koreksi -Rp

13 Kepanitiaan

TOTAL -Rp


RENCANA BISNIS ANGGARAN

PRAKTIK KLINIK


02

11 Juni 2018


Ungaran,.....................................

RENCANA BISNIS ANGGARAN PRAKTIK KLINIK..........................



TAHUN AJARAN .........................

Mengetahui ;

Dekan Fakultas.............. Ketua Program Studi

.............................................................. ....................................................................

361

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

NO KEGIATAN JUMLAH MHS HONOR TOTAL

A. KELAS REGULER

1 Bimbingan

a. Pembimbing I 200,000Rp -Rp

b. Pembimbing II 150,000Rp -Rp

c. Pembimbing Abstrak 20,000Rp -Rp

2 Ujian Proposal

a. Penguji I 110,000Rp -Rp

b. Penguji II 110,000Rp -Rp

c. Penguji III 100,000Rp -Rp

3 Ujian Skripsi




B. KELAS REGULER TRANSFER

1 Bimbingan

a. Pembimbing I 200,000Rp -Rp

b. Pembimbing II 150,000Rp -Rp

c. Pembimbing Abstrak 20,000Rp -Rp

2 Ujian Proposal




3 Ujian Skripsi




Kepanitiaan Reguler 500,000Rp -Rp

Kepanitiaan Reguler Transfer 500,000Rp -Rp

TOTAL -Rp


.............................................................. Mengetahui ;



FORMULIR


SKRIPSI

SPMI-UNW/FM/KEU/06

02

11 Juni 2018

Ketua Program Studi

....................................................................

Ungaran,.....................................

RENCANA BISNIS ANGGARAN SKRIPSI PROGRAM STUDI …………….




362

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

KEBUTUHAN STOK AWAL PENGAJUAN

KOORDINASI ANTARA LAB DAN PROGRAM STUDI UNTUK PRAKTIKUM


.............................................................. Mengetahui ; ....................................................................



Ketua Program Studi

JML JENIS BAHANNO HARGA SATUAN

Ungaran,.....................................

02

TOTAL

RENCANA BISNIS ANGGARAN BAHAN PRAKTIKUM LABORATURIUM

PROGRAM STUDI ...............FAKULTAS .....................UNIVERSITAS NGUDI WALUYO

TAHUN AJARAN .........................

11 Juni 2018


RENCANA BISNIS ANGGARAN BAHAN PRAKTIKUM

363

KELAS REGULER

TRANSPORT

KELAS S1 S2 S3

45,000.00Rp 60,000.00Rp 275,000.00Rp 75,000.00Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

Ungaran,.....................................

Ketua Program Studi

Mengetahui ; ....................................................................



SPMI-UNW/FM/KEU/08FORMULIR


HONOR MENGAJAR

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

02

11 Juni 2018


..............................................................

SATUAN TATAP MUKA

JUMLAH

RENCANA BISNIS ANGGARAN HONOR MENGAJAR SEMESTER GENAP




TOTAL KELAS REGULER

SEMESTER MATA KULIAH SKS JML TM

364

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

KETERANGAN JUMLAH

FORMULIR

REKAPITULASI RENCANA BISNIS ANGGARAN

SPMI-UNW/FM/KEU/09

02

11 Juni 2018

REKAPITULASI RENCANA BISNIS ANGGARAN

TOTAL




NO

365

FORMULIR No. Dokumen SPMI-UNW/FM/KEU/10

No. Revisi 02


NO KETERANGAN PENERIMAAN PENGELUARAN


Agus Guntur Budiyanto,S.ST

Penanggung Jawab/Koordinator

.........................................................

TOTAL

SISA ANGGARAN

LAPORAN KEGIATAN

LAPORAN KEGIATAN ...........................................



Ungaran,.....................................

366

No. Dokumen SPMI-UNW/FM/KEU/11

No. Revisi 02


NO TGL KEGIATAN KETERANGAN JUMLAH

*Catatan : Folmulir ini digunakan untuk pengeluaran kas besar ( diatas 1 juta rupiah)

Mengetahui Ungaran , ...........................

Kabag.Keuangan

Menyetujui ...............................................

Rektor

FORMULIR

PENCAIRAN ANGGARAN

.......................................

FOLMULIR PEMBAYARAN / PENCAIRAN ANGGARANPROGRAM STUDI .......................................FAKULTAS .....................

UNIVERSITAS NGUDI WALUYO TAHUN AJARAN ..........

TOTAL

Ka. Biro

Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)unw.ac.id/site/download/bpm/f5dc46de733c8c9781d30b7718e...SOP Layanan Registrasi (Daftar Ulang), Cuti Studi dan Perpanjangan Studi

Documents