PcnyelenssaraanManajemcn Keuangan di Linskunsan ...

Pcnyelenssaraan Manajemcn Keuangandi Linskunsan Pcrsuruan Tinssi

Johan Arifin'̂

Abstrak

Dalam mcngclola suatu universitas/pcrguruan tinggi dipcrliikan scbuah sistcminformasi keuangan yang dapat diandalkan. Sistem informasi tcrscbut disusun untukmengumpulkan scmua data keuangan universitas/pcrguruan tinggi menjadi informasiakuntansi yang akan digunakan oleh manajemen untuk bahan pcngambilan keputusan.^abila kitaarhati secara scksama temyatapenyelenggaraan/praktik manajemcn keuanganpada suatu universitas/pcrguruan tinggi mqmpunyai persamaan dengan manajemcnkeuangan di lingkungan pemerintahan dan di iingkung^ organisasi nirlaba (organisasiyang tujuan utamanyatidak untuk mendapatkan laba).

Banyak pilihan yang sangat luas terhadap alat-alat dan tcknik-tcknik manajemenkeuangan yang tcrsedia untuk universitas/pcrguruan tinggi, dimana tidak hanya sistematau model-model yang dikembangkan khusus untuk universitas/pcrguruan tinggi, akantetapi juga praktik-praktikyang dilakukan oleh organisasi nirlaba. Universitas/pcrguruantinggiscyogyanya tddak menganggap bahwapraktik-praktik yangexist itu scbagai pemba-tas (constraint)^ tetapi sebagai model yang dapat diikuti dan dikembangkan tcrgantungdari kondisiyang berlakudi masing-masing universitas/pcrguruan tinggi.

PENDAHULUAN

Perguruan tinggi merupakan satuan pcndidikan yangmenyelenggarakan pcndidikan tinggi. Perguruan tinggi dapatberbcntuk akademi, poUteknik, sekolah tinggi, institut, dan uni-versitas. Selain menyelenggarakan pcndidikan tinggi, kegiatan lainyang dilakukan oleh perguruan tinggi adalah pcnelitian danp>engabdian kepada masyarakat. Pcnelitian merupakan kegiatan dalam "upaya menghasilkan pengetahuan empirik, tcori,konsep, metodologi,model, atau informasi baru yang memperkaya ilmu pengetahuan,tcknologi, dan kcsenian. Sedangkan pengabdian kepada masyarakatmerupakan kegiatan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan dalam •upaya memberikan sumbangan demi kemajuan masyarakat.Menurut Peraturan Pemerintah no. 30 tahun 1990 tujuan perguruantinggi meliputi :

Johan Arifin, SEadalah Doscn Tctap Fakultas Ekonomi Un, Yogyakarta

50 JAAIVaUME2N0.1 JUNI1998

ISSN: 1410 - 2420 Penyelenggaraan Manajemen Keuangan diLinglcungan Pergufuan Tinggi. Joftan Anfin

1. Menyiapkan peserta-didik" mcnjadi anggota masyarakat yangmemiliki kemampuan'akadcmik'" dan'atau profcsional yangdapat menerapkan,'• mengembangkan dan atau menciptakanilmu pcngctahuan, teknologi^ dan atau kesenian.

2. Mengembangkan dan - menyebarluaskan ilmu pengetahuan,teknologi, dan atau kesenian, scrta mengupayakan pen^;unaannyauncuk menin^tkan tarafkehidupan masyarakat dan mempcrkayakebudayaaiinasional.

Untuk' mel^anakan tujuan- pendidikan tinggi tersebutdiperlukan sebuah sistem informasi keuangan yang memenuhi per-syaratan. Bila kita amati secara seksama praktik manajemen keuangandi perguruan - tinggi/universitas•>mempunyai •-persamaan •denganmanajemen -keuangan' di'lingkungan vpcmcrintah dan organisasimzhbA(nonprofitorganization)..-

pi dalam organisasi niriaba, laba bukanlah orientasi utamayang hcndak -dicapai,iimelainkan peningkatan -pelayanan.' Olehkarcna laba^bukan merupakan orientasi-utama,. maka manajemenkeuangannya berfokus pada pemerolehan dan penggunaan sumbcrkeuangan.'sesuai dengan an^aran.dan. aturan.'Iainnya. Umumnyaorganisasi nirlaba dibiayai berdasarkan sumbangan (contribution)menurut kemampuan membayar, dan bcberapa/seluruh peiayanannyadidistribusikan berdasarkan kebutuhan, jadi tidak berdasarkan per-mintaan yang efektif. Namun demikian pada-perguruan tinggibiasanya disebut sebagai quasi non profit organization., karenameskipun mempunyai ciri-ciri organisasi .non profit mereka jugamcmpcroleh sebagaian bcsar pendapatannya dari pcnerima manfaatyaitu SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) danjenis sumbanganlainnya.

Sebuah perguruan tinggi umumnya dibentuk unmk mem-berikan pelayanan (pubUc scrpicc) dimana tidak mcngharapkan akanmemperoleh keuntungan. Kebutuhan untuk memberikan pelayananpendidikan, riset, dan pelayanan lainnya yang memberikan kemampuan untuk mcnyelenggarakan standar mutu akademik tertentu,kadang-kadang mem^a suatu universitas/perguruan tinggi untukmelaksanakan kegiatannya atau memberikan pelayanan yang ddakmenghasilkan keuntungan. Sebagai contoh kegiatan riset tidak akanmenghasilkan pendapatan namun tetap, dilaksanakan karena tun-tutan di lingkungan perguruan tinggi dalam rangka meningkatkanilmu pengetahuan,. kegiatan program, doctor yang mahasiswanyaterbatas dan biasanya tidak dapat membayar biaya penyelenggaraan

JAAl VOLUME 2 NO. 1 JUN11998 51

PenyelenggaraanManajemen Keuangan diUngkunganPe^unianUnggi.JohanArifin ISSN: 1410-2420

program karcna sangat mahal namun kebanyakan Universitasmeneruskan •program akademis tersebut untuk mempcrtahankanmum atau nama baiknya. Dalam praktik ada kemungkinan terdapatunivcrsitas/perguruan tinggi (swasta) yang dibenmk tidak hanyamembcrikan pclayanan sosial kepada masyarakat, tetapi dimaksud-kan untuk mempcroleh kcunmngan, namun hal ini jarang diakuioleh administrator universitas/perguruan tinggi tersebut.

Sejaktahiin 1979, FASB menerbitkansam pernyataanyangberkaitan dcngan sekolah tinggi atau universitas. FASB statemait no.93 yang berlaku efcktif sejak 1 Januari 1990 mengharuskan sekolahtinggi dan universitas unmk mengakui depresiasi bagi seluruh asettetap. Pernyataan lain akan 'menyusul untuk memandu sekolahtinggi danuniversitas dalam kontribusinya dalam praktik akuntansi.Praktik-praktik' akuntansi. yang -akan; dibahas dalam makalah inididasarl^ pada publikasi dibidang akuntansi untuk universitas/perguruan tinggi yaim dari FASB dan AICPA, selanjutnya penulismcncoba menghubungkan':dengan"'praktik yang berlaku-padaSistem Akuntansi Pemerintahyang baru di Indonesia.

SISTEM AKUNTANSI UNXVERSITAS/PERGURUAN TINGGI

Kons^Dasar ^

Dalam membangun sistem akuntansi pada suatu perguruantinggi, perlu dirumuskan konsep dasar yang akan dijadikanpegangan bagi perguruan tinggi tersebut. Berikut ini adalah konsepdasar yang dls^ankan untuk perguman tinggi negeri, yang dikutipdari Konsep Laporan Smdi Penyusunan Sistem Akuntansi Adminis-trasi Umum Pelaksanaan Otonomi Perguruan Tinggi, yang dibiayaioleh Proyek Pcngembangan Perguruan Tinggi Banman LuarNegeri Direktorat Jendral Pcndidikan dan Kcbudayaan :1. Berdasarkan pada mjuan, ruang lingkup kegiatan, serta or-

ganisasi pergumantinggi yangada.2. Sclaras dengan dinamika dan heterogcnitas yang terdapat pada

masing-masing perguman tinggi.3. Mcmenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern.4. Mempcrhatikan aspek akuntansi pemerintahan, akuntansi

keuangan, akuntansi dana, akuntansi manajemen, dan akuntansibiaya.

5. Mcmpakan suam sistemyang terintegrasi.

52 JAAIV0LUME2N0.T JUNI1998

ISSN: 1410 -2420 Penyetefiggsnan Msn^iti&n Ksuangan dl Ungkungan PefguruanTtnggWohan Alfe)

6. Mcningkatkan-cfisicnsi'proses akuntansi dan anggaran, scna'meningkatkari cfekrifitas jenis informasi yang rclevan, yang-bcr-guna bagi proses pengambilan kcputusan.

7. Mcnghasilkan sistem informasi yang accountable dan auditable.

Berdasarkan -tujuan perguruan tinggi, serta mempcrhatikanpihak-pihak'yang berkepentingan-atas informasi keuangan perguruan tinggi'̂ dan keragaman informasi keuangan, •maka dalammerancang pola -sistem informasi •harus memperhatikan konsep-konsep dasar tersebut di atas.

Akuntansi Dana

•Akuntansi "dana '̂Oft^w^ accounting) digunakan oleh perguruan tinggi/universitas dalam rangka menyelenggarakan pencatatanterhadap dana-dana atau sumber-sumber yang tersedia dan penggu-naan dari dana'tersebut.'vAkuntansi dana adalah suatu sistem di-mana sumber daya untiik bcrbagai tujuan digolongkan, dibukukan,dan diiaporkan sesuai.dengan kegiatan atau tujuan yang telah diten-rukan oIeh .peraturah'-perundangan;:pemberi sumbangan (donor) ^larangan, atau-pembatasan yang dipaksakan oleh sumber dari luarinstitusi (Leon E. Hay,^ 1990);-Sedangkan GovernmentalAccountingStandards Boards (GASB) memberikan definisi dana scbagai berikut(Lynn Edward .S., 1986) :

Ajund is afiscal and accounting entity with a self-balancing set ofaccounts recording cash and other financial resources, together with allrelated liabilities and residual equities orbalances, andchanges therein,which are segregatedfor-the purpose of carrying on specific activities orattaining certain oijectives in accordance with spedal regulations, restrictions, or limitations.

Dari definisi dana tersebut dapat disimpulkan bahwa danaadalah suatu •kesatuan akuntansi (accounting entity) denganscperangkat perklraan yang membentuk keseimbangan sendiri (a setof self balancing accounts), untuk membukukan kas dan sumberkeuangan •lainnya.- Sepcrangkat' perkiraan dibina secara terpisahuntuk masing-masing dana agar memudahkan pemantauan ataspcmbatasan dan larangan schubungan dengan penggunaan dana.

Perguruan-tinggi -di- Amcrika Serikat pada umumnyamenggunakan -dana-dana (fund) sebagai berikut (Beams Floyd,1996);

JAM VOLUME 2NO. 1 JUNl 1998 53

Penyelenggaraan Manajemen Keuangan diUngkungan Perguman Tinggi, Johan Arifin ISSN: 1410 -2420

1. Current Funds (dana lancar), dana-dana ini dapat berupa danayang terbatas (restricted jund) dan dana yang tidak terbatas(unrestrictedjund).- Dana lancar yang terbaras ditctapkan untuksumber-sumber yang dapat dibelanjakan untuk operasi umumtetapi terbatas untuk tujuan tertentu, misainya penelitian danaktivitas pclayanan masyarakat. Sebagai contoh badan pembuatundang-undang (legislature) boieh mengapropriasikan sejumlahtertentu untuk bcasLswa; -buku-buku perpustakaan, proyekpclayanan masyarakat khasus, dan lain sebagainya. Disampingitu kontrak federal atau lembaga pemerintah yang memimpinaktivitas penelitian dihitung dalam dana terbatas, begitu pulapcngakuannya jika aktivitas penelitian bcrasal dari pemberiandonor. Sedangkan dana lancar yang tidak terbatas digunakan

• untuk mcmpcrtanggungjawabkan sumber-sumber umum dariperguruan tinggi. Setiap sumberyang tidakdibatasi untuk tujuan tcncntu, misainya apropriasi legislatif umum, hadiah, uangsekolah, dan pengajaran dipertanggungjawabkan dalam danalancaryang tidak terbatas.

2. EndowmentFunds (dana sumbangan), scperti halnya dana untukorganisasi niriaba lainnya, dana sumbangan dapat dimasukkankc dalam jenLs dana pcrmancn. Donor atau pihak luar lainnyamenentukan tujuan dan waktu dalam member! sumbangan.Jenis-jenis sumbangan yang istimewa ditentukan dalambeasiswa, pinjaman, atau program akademik yang khusus.Apabila donor menetapkan .jangka waktu sumbangan, pokokpinjaman hams dijaga sclamanya masa pinjaman tersebut.Setelah masa pinjaman berakhir, pinjaman pokoknya bolchdibelanjakan. Pendapatan yang •ditcrima dari aktiva yangdiperoleh dalam masa pinjaman bisa terbatas atau tidak terbatas,sepcrti dalam sumbangan pcrmanen.

3. Plant Funds (dana untuk bangunan), tidak sepcrti pada organisasi niriaba lainnya, perguruan tinggi atau universitasmcmpunyai empat dana untuk bangunan yang tcrpisah. Dana-dana tersebut mcliputi ;a) Rckening dana untuk bangunan, rekening ini menampung

sumber-sumber yang digunakan untuk mendanai akuisisiatau konstruksi aktiva bangunan jangka panjang danhutang yang terkait

b) Dana pembahaman dan penggantian, pcnggunaan danaini lebih ditekankan untuk menampung sumber-sumber -yang digunakan untuk mendanai pembaharuan dan

^ JAAIV0LUME2N0.1 JUNI1998

ISSN: 1410 - 2420 Penyelenggaraan Manajemen Keuangan dlLingkunganPergumanTinggWoftanAffifi

pergantian, dari pada pcnambahan dan pergantian aktiva• jangka panjang dan hutang-hucang yang tcrkait. Biasanya

untuk pembaharuan dan pergantian tidak dikapitalisasi.c) Dana penghcntian hutang, dana ini digunakan untuk

mengakumulasi sumbcr-sumber untuk pembayaran bungadan pokoknya yang berhubungan dengan hutang danauntuk membangun.

d) Investasi bersih dalam dana untuk bangunan, dana iniberisi semua aktiva jangka panjang yang digunakan olehperguruan dngp dan hutang-hutang yang tcrkait. Bangunandalam penyclesaian dapat dimasukkan dalam kclompok ini.

Menurut Emerson O. Henke (1989) ada jenis dana lainyang dapat digunakan perguruan tinggi/univcrsitas yaitu :1) Loan Funds (dana bantuan), dana ini merupakan uang yang

disediakan oleh donordengan tujuan untukmemberikan bantuanbagi mahasiswa, dosen, dan karyawan/staf. Pcmberi pinjamandapat menenrukan dana bantuan yang diopcrasikan dengan dasarperputaran (revolving .Dalam hal pendapatan bungapinjaman, pendapatan ini dapat menambah jumlah sumbcr dana,atau dapat digunakan untuk membayar bunga administrasi.Dalam kasus Iain, pinjaman dapat ditentukan sccara temporcr,pokok dan bunga pinjaman dikembalikan kepada pemberi danasetelah periode waktu tertentu.

2) Agency Funds (dana-dana untuk badan). perguruan tinggidapat bertindak sebagai agcn fiskal atau petugas dalam menge-lola aktiva. Dana ini dilaporkan dalam dana-dana untuk lem-baga apabila jumlahnya material, dan dana inidilaporkan sccaraterpisah dari kclompok dana lancar yang tidak tcrbatas (CurrentUnrestrictedFund).

Dalam pengembangari sistem akuntansi, hanya dana yangreievan saja yang hams dipertimbangkan dalam membangun sistem.Menumt konsep Laporan Studi Penyusunan Sistem AkuntansiAdministrasi Umum Pelaksanaan Otonomi Perguruan Tinggi,kclompok dana yang perlu dikelola untuk suam perguruan tingginegeri sesuai dengan sumber, tujuan, dan peramran perundang-un-dangan yang berlaku adalah sebagai berikut :1. . Dana APBN, .yang tcrdiri dari dana rutin (restricted current

-Jund) serta dana pembangunan aktiva tetap dan program jangkapanjang (plantand long termprogramfund)

JAAIVaUME2N0.1 JUNM998 55

PenyelenggaraanManajemen Keuangan diUngkunganPerguruanTinggi, JohanAifin ISSN;1410- 2420

2. Dana Swadana, yang terdiri dari:• - Dana Masyarakat Lancar/Cwrr^fi^Mn^^• Dana Masyarakat-Akdva Tctap dan Program Jangka

Panjang• • Mdsyzrdkit Endomnent (Endavment Fund)

Dalam hubungan •ini periu dikemukakah bahwa daJamprakdk yang diikuri oleh Sistem Akuntansi Pemerintah yang baru(di Indonesia), walaupun secara tcoritis pada sistem akuntansi pemerintah terdapat bcrbagai macam dana(fund)^ namun untuk prak-tisnya hanya memakai satu macam dana yaitu GeneralFund (DanaUmum).

Laporan Keuangan Untuk Perguruan Tinggi •

Menurut FASB dan AICPA jenis laporan keuangan untukperguruan tinggi di Amerika Scrikat adalah scbagai berikut (Hoyle,1991):

1. Neraca -- ^

Neraca untuk perguruan tinggi menyajikan saldo sedap kelom-pok fund menurut catatan akuntansi, dimana masing-masingfund mempunyai akdva, kewajiban, dan ekuitas yang seimbangsendiri (selfbalancing). '

2. Statement ofcurrentfundrevenues., expenditures and other changesStatement ini menunjukkan pendapatan-pendapatan menurutsumbemya dan pengeiuaran-pengeluaran menurutfungsinya.

3. Statementofchanges infund balanceStatement ini akan mcngungkapkan saldo awal dana untukmasing-masing kelompok /wwrf,-penambahan-penambahankarena pcndapatan dan atau pcngurangan-pengurangan karenapengeluaran biaya.

Menurut konsep laporan Studi Penyusun^ Sistem Akuntansi Administrasi Umum Pelaksanaan Otonomi Perguruan Tinggi,sistem laporan akuntansi Perguruan Tinggi Negeri di Indonesiadisusun bcrdasarkan behavioral approach., yaitu dengan memperhad-kan tujuan dan penggunaan laporan •serta sumber dana yangdikelola. Dengan demikian, sistem laporan perguruan dnggjmenggunakan konsep different reportfordifferent purposes yang dapatdibedakan menjadi:

56 JAAJV0LUME2N0.1 JUNi1998

ISSN; 1410-2420 PenyelenggaraanManajemen Keuangan diUngkunganPerguruanTinggi.JohanArifw

1. I^poran •Akuntansi Pcmerint^an, schubungan dcngan per-• tang^ngjawaban • pengguriaan dana yang bcrsumbcr dari

APBN.

2. Laporan Akuntansi Keuangan, untuk pcrtanggungjawaban danayang diterima dari masyarakat dan disusun bcrdasarkan

' Standard Akuntansi Keuangan dari Ikatan Akuntan Indonesia(lAI).

3. Laporan Akuntansi Manajcmcn, bcrtujuan untuk mcmbantu-manajemen dalam menjaiankan fungsi-flingsi manajemen seperti;perencanaan, pengendalian, dan pengarahan, bcrkenaan denganpengelolaan dana.

. .Audit^Guide.m^n^yin NACUBO (National Assosiation ofCoU^e and University Business Officers) Manual tidak mcnentukanformat-yang« pasri mengenai laporan. Scbagai contoh, dana-danadapat ditunjulian dalam bentuk kolom maupun sckuensial. Namunbegitu,\/4«^^t Guide mensyaratkan bahwa format laporan harusmencapai tujuan pelaporan tcrtcntu yaitu (Sugijanto^ 1995):

1.'..Menycdiakan bagi pembaca dcngan informasi yang mencukupiberkaitan dengan rincian sumbcr dan pcnggunaan dana lancar.

2. Mcmungkinkan -institusi/kelcmbagaan melaporkan jumlah, -.dana-dana.lancar yang dibatasi dan tidak dibatasi yang dibelan-

jakan untuk masing-masing katagori fungsionsil sehingga ting-kat jumlah aktivitas keuangan untuk masing-masing fungsiteningkap.

3... Memberikan fasilitas bagi penyajian pcrbandingan dengantahun sebclumnya.

BasisAkuntansiAkrual

Pencatatan harus diselcnggarakan mengikuti basis akuntansi akrual. Hal ini bcrarti bahwa pcndapatan diakui pada saattimbulnya hak, dan biaya diakui pada saat jasa atau barang-barangdiser^kan. Terhadap universitas yang mcnggunakan cash basis accounting dapat meneruskan praktik terscbut, tetapi untuk tujuanpelaporannya harus dilakukan adjustment menjadi akrual. Sistemini sangat dianjurkan, karena Perguruan Tinggi akan dapat mcm-pcrolch informasi hak-hak dan kcwajibannya pada pcriode laporantcrtcntu. Untuk mengetahui posisi dana atau kas, dapat dipcrolch

JAAIV6LUME2N0.1 JUNI1998 57

Penyeteng^garaan Manajemen Keuangan diLingkungan Perguruan Unggt, JoftanArifin ISSN: 1410• 2420

dari Laporan Arus Kas atau Laporan Perubahan Dana, scbagaimanasistem akiintansiyang berlakudi sektor swasta.

Depresiasi

Depresiasi atau pcnyusucan adalah unsur biaya yang diper-himngkan karena adanya pengurangan nilai/manfaat dari aktivatctap. Dalam akuntansi komersial penyusutan dicatat scbagai biayakarena harus dihubungkan dengan prestasi yang diberikan olehaktiva tctap, yang pada gilirannya akan mcnghasill^ laba atau rugipada periode tertentu. • Pcnetapan yang bcnar terhadap laba ataurugi suatu usaha adalah sangat penting untuk menentukan saldolaba yang akan dibagikan kepada pemegang saham, untuk menentukan pajak pendapatan (taxable income)^ dan lain sebagainya.

Untuk'perguruan tinggi/univcrsitas, penetapan besarnyapenyusutan •tidak secara langsung •mempunyai hubungan denganpendapatan'• daii- biaya perguruan "tinggi"atau universitas." TheAICPA-Audit-Guide tidak merekomendasikan mengenai biayapenyusutan aktiva tetap yang akan digunakan untuk bidang pen-didikan atau kegiatan lain yang berhubungan dengan pendidikan.Namun demikian untuk tujuan penyajian laporan, akumulasi biayapenyusutan dapat* disajikan di neraca, dan penyisihan biayapenyusutan disajikan di Statement of Changes in Fund Balance firPlant'Fund. Selanjumya apabila universitas menghdidaki membentukdana untuk keperluan penggantian aktiva tetap, maka hai ini dapatdilakukan dengan cara mentransfcr dana dari Current Fund kepadaPlantFund sebagai transfer dana untuk perbaikan dan penggantian(renewal and replacetnent).

BudgetaryAccount

Standar akuntansi pemerintah mensyaratkan bahwa sistemakuntansi harus dapat digunakan sebagai pengendalian anggaran(budgetary control) terhadap penerimaan pendapatan dan biaya-biaya. Dalam melaporkan hasil operasi, pemerintah harus dapatmenunjukkan ketaatannya terhadap anggaran yangsudahdisetujui.

Dalam hubungannya dengan perguruan tinggi/universitas,anggaran yang sudah disetujui atau disahkan harus nampak dalampembukuan, khususnya terhadap perguruan dnggi/universitas negeriyang mcnerima anggaran dari pemerintah.

58 JAAI VOLUME 2 N0.-1 JUNI1998

ISSN;14l0--2420. Penyelenggaraan Manajemen Keuangan di Ungkungan PerguruanTinggi. Jo/ianAnfin

PUmninjj, ProJjramntin£, and Bud^etin^i _

Sebuah universitas seyogyanya 'membuat perencanaan danteknik penganggaran-yang sesuai agar dapat-mengalokasikan dan'mengend^kan-sumber-sumbcr dana '̂yang lebih efisien. Seperdhalnya pemerintahan, • perguruan -tinggi/universitas juga perlumenyusun rencana jangka panjang.- Namun jangka panjang untukperguruan tinggi/universitas'tidak perlu sama dengan di pemerin-•tahan 'yang biasanya-sampai 25 tahunan, tetapi cukup misalnyameliputi 3 sampai 5 tahun'saja.

Planning

"'Planning merupakan proses ^manajemen puncak yangbcrhubungan dengan identifikasi kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan organisasi,^ serta menetapkah'bagaimana memanfaatkanpeluang-peluang tersebut urituk mencap^ tujuannya yaim -memaju-kan iptek dan pemarifaatannya.' Proses perencanaan bcrhubungandengan mehgidentifikasikan 'tujuan '̂ organisasi -dan menetapkansumber-sumber yang diperlukan-untuk -mendukung pencapaiantujuan tersebut; Sebag^ contoh--bahwa tujuan jangka panjangsebuah universitas adalah akan memberikan pendidikan terbaik,pclarihan, 'dan'̂ penelitian di -bidang ekonomi. • Tujuan'ini jangandiartikan bahwa program-program dain-dari universitas diabaikan,tetapi ber^ bahwa sebagian^besar sumber daya universitas harusdiarahkan kemanfaatannya dibidang ekonomi.

Prqgranttnin£i

Programtmng adalah proses untuk menetapkan persyaratanoperasional untuk tujuan tertentu, termasuk penanggungjawab danjadual waktu. Dalam pro^amntin^ ini dilibatkan manajemenmenengah (middU man^emmt) dan memerlukan komunikasi danncgosiasi dengan manajemen ringkat atas.Dalam tahap ini dilakukanidentifikasi altematif kegiatan tertentu yang dapat dilaksanakan yangmemungkinkan untuk pencapaian tujuan yang telah ditctapkan.

Budgeting

Budgeting atau penganggaran adalah hal-hal yang bcrhubungan dengtUi penetapan targct/putput, hubungan input-output

JMIV0LUME2N0.1 JUNI1998 59

PenyelenggaraanManajemen Keuangan diLingkunganPergumanTtnggi,JohanArifin ISSN:1410-242)

dan batasan anggaran -yang tcrsedia. Okh karena pclaksanaan ang-garannya nand akan melibatkan seluruh jajaran universitas, makapersiapan penyusunan anggaran sebaiknya juga melibatkan seluruhringkat pimpinan dari Imper lepel sampai ke top level. Berikut ini

• adalah bebcrapa alat-agar-pelaksanaan penganggaran lebih efektif(Sugijanto, 1995) :

1. Forecasting pcndaftaran mahasiswa (student enrollment)Dalam mempersiapkan anggaran ,diperJukan forecasting yangrealistis terhadap -pcndaftaran •mahasiswa sccara menyeluruhatau untuk per program akademik. Forecast ini penting scbagaidasar untuk membuat taksiran pendapatan pendidikan dankcgiatan tambahahnya, serta taksiran biaya-biaya variabcl yangberkaitan.

2. Menetapk^ input output standardDengan.mendefinisikan hubungan antara input output, makaakan dipcrokh .anggaran- biaya universitas yang lebih realistis,khususnya biaya.. variabel. Input standard dapat berbentukjam/bulan mengajar (teaching hours/months)^ jumlah staf, jumlahjam ]!xhs.(classroom hours), ,dan Iain-lain. Output standar bisadalam bentuk -SKS (student credit hours)^ yimbh lulusan danserrifikat yang diberikan, jumlah hasil riset yang dapat disele-saiakan, atau jumlah manuskrip yang dipublikasikan.

3.-.Klasifikasi biaya tetap dan variaWBucket universitas harus dibagi menjadi budget tetap dan budgetvariabel. Bu^et tetap berisi biaya-biaya yang bersifat tetapddak tcrgantung dari besar kecilnya kegiatan misalnya biayaumum dan administrasi. Biaya variabel sangat tcrgantung darirealisasi jumlah pcndaftaran mahasiswa. Misalnya apabila pcndaftaran mahasiswa lebih tinggi dari yang dianggarkan, makaterhadap biaya-biaya tertentu misalnya honorarium doscn ber-tambah dan harus ditambahkan pada anggaran biaya variabelyang telah ditetapkan.

ALAT-ALAT UNTUK PENGENDALIAN DAN EVALUASI KERJA

60

Pejabat di bidang keuangan Universitas, pada umumnyatidak hanya berhubungan dengan planning, budgeting., dan account-ing^ tetapi juga. harus .^pat mcyakinkan bahwa sumber-sumberdaya yang digunakan.dalam berbagai unit operasi adalah efisicn danefektif. Hal ini bcrarti bahwa pejabat di bidang keuangan harus

JAAI VOLUME 2 NO.1 JUNI1998

ISSN: 1410-2420 PenvelenggaraanManajemen Keuangan dlUngkunganPerguruanTinggl.JoftanAffir?

dilibatkan dalam' evaluasi kerja terhadap bcrbagai scktor universitassebagai alat untuk mengendalikan operasi keuangan. Kincrja dariunit-unit organisasi dapat dievaluasi bcrdasarkan stands atauukuran yang -telah ditetapkan terlebih dahulu yang dapat bcrsifatfinansial ataupun non-finansial.

••~Reallsasi- kinerja keuangan dari universitas dapat diukurdengan menggunakan salah satu teknik sebagai bcrikut :

1. Mcmbandingkan •-antara realisasi basil operasi dengananggarjinnya.-' -Untuk menghindari kesalahan daiam melakukananalisis,'-maka -unsur-unsur biaya variabcl hams disesuaikandengan realisasinya.

2. Menetapkan hubungan antara pendapatan operasi dan biayanyadengan cara:• Pcrhitungkan kelebihan pendapatan terhadap biaya opcrasi-

nya. Apabila pendapatan operasi ridak dapat mcnutup biaya•operasi: imaka« berarti' universitas tcrsebut kelangsunganhidupnya terganggu.

• Gunakan.cwwww size statement (masing-masing pos pcn-dapatan;-:opcrasi"3;dinyatakan dalam bentuk persentase tcr-hadap tt)td pendapatan operasi, sedangkan masing-masingposi biayai ^operasi 'dihyatakan dalam persentase terhadap

• total biaya operasi). Pendapatan dan biaya operasi tersebut• disajikan dalam bentuk grafiklingkaran Berikut

ini adalah contoh grafik lingkaran yang menggambarkan• .situasi pendapatan, pengeluaran, dan transfer sebuah um-

versitas :

JAAI VOLUME 2 NO. 1 JUN1199861

Penyelenggaraan Manajemen Keuangan diLingkungan Perguruan Tinggi, Johan Aifin ISSN:1410.-2420

62

25%

7%

SUMBER PENDAPATAN

' • 16%

30%

•luran kullah

• Subsldl Pemerlntah

• Donasi

(H PendapatanEndowment

(Q Pendapatan Operas!

IBPendapatan Lain

' ^PENGELUARAN DAN TRANSFER

~ 10%

'15% ' 5%

45%

•GaJI dan Riset

IHBIaya Operas!

•Blaya Pelayanan

• Blaya Umum

• pengeluaran Lain

3. Menetapkan hubungan antara biaya operasi dan outpumya.• Educational expenditureperdegreegranted adalah biaya pcn-

didikan dibagi jumJah lulusan sarjana (graduates). Hal inimenunjukkan biaya operasipergraduate yang dihasiikan.

• Education expenditures perstudent credit hours adalah biayapendidikan dibagi dengan jumlah SKS yang dilayani.

Untuk memudahkan evaluasi cerhadap kincrja keuangandari masing-masing unit operasi, maka data pendapatan, dan biaya

JAAIV0LUME2N0.1 JUNI1998

ISSN: 1410 -2420 PenyelengparaanManajemen Keuangan diUngkunganPe[guruan-Tinggl;Joha/iAriftfi-

hams diakumulasikan berdasarkan pusat pcrtanggungjawaban yangada di Ungkungan universitas/pcrguman tinggi yang bersangkutan,misalnya fakultas, unit pclaksana tcknis, lembaga, dan sebagainya.

- Disamping- ukuran-ukuran kinerja dalam bentuk fmansial,indikator pcngukuran non fmansial juga harus dipakai agar diperolehkesimpulan -yang'" rcalistis -dan bermanfaat.' Bcrikut ini adalahbeberapa indikator non finansial yang bisa'digunakan antara Iain(Sugijanto, 1995);1. Rasio mahasiswa terhadap jumlah pengajar

Rasio ini menunjukkan sejauh mana efisicnsi pemanfaatan'-'stafpengajar pada sebuah universitas/perguman tinggi.

2. Rasio .dari'Jumlah -mahasiswa'yang mendaftar dibandingkandcngan jumlah mahasiswa baru yang ditcrima.Dalam rasio ini rasio yang tinggi menunjukkan permintaanyang bcsar terhadap pelayanan pendidikan yang diberikan uni-versitas, serta menunjukl^ kelangsungan hidup univcrsitas.

3. Rasio-iulus^ -'sarjana terhadap .-jumlah mahasiswa yangditerima.' .

Rasio yang tinggi berarti program pengajaran yang diberikandan program pelayanan pendukungnya sangat efektif dan ataukebijakan evaluasi dan retensi terhadap mahasiswa sangatlemah.' Sedarigkan rasio yang rendah mengungkapkan kebijak-sanaan atau prosedur pcnerimaan mahasiswa yang kurang sem-puma dan.atau program pengajaran dan program pendukungnyatidak efisien. Rasio ini perlu didukung dengan data lainnyasehingga kesimpuan yang diberikan dapat lebih realistis.

4. Rasio dari jumlah mahasiswa yang drop out dengan jumlahmahasiswa yang diterima...Rasio yang tinggi menunjukkan kebijaksanaan penerimaan mahasiswa yang kurang sempurna (misalnya; pendaftar yang jclek-jelek ditcrima) atau kurangnya motivasi dari mahasiswa.

5. Rasio part time staf pengajar terhadap jumlah staf pengajar.Staf pengajar yang part time biasanya tidak dapat diandalkanuntuk berpartisipasi secara aktif dalam upaya pengembanganprogram.

6. Rasio ruang kelas yang tersedia terhadap jumlah mahasiswayang aktif. Rasio yang rendah menunjukkan fasiUtas kelas yangtidak memadai, ,scdangkan rasio yang tinggi dapat menunjukkanpemanfaatan sumber-sumber yang sangat lemah.

7. Rasio jumlah buku imtuk refercnsi (perpustakaan) terhadapjumlah mahasiswa yang aktif. Rasio yang rendah menunjukkan

JAA1V0LUME2N0.1 JUN11998 63

Penyetenggarsan Manajemen Keuangan diLingkungan Perguruan Tlnggi. Johan Aiifin.. ISSN: ,1410 - 2420

PENUTUP

kurangnya persediaan-buku sebagai bahan rcfereiisi di perpus-- takaan.

Dari bebcrapa indikator tersebut di atas akan dapat dilihatpokok-pokok kekuatan dan kelemahan-dari Universitas atau pergu-ruan tinggii sehingga pimpinan'universicas/pcrguruan tinggi akanmenaruh perhatian- urituk •mengambil- tindakan koreksi atauperbaikan.

Dari pembahasan di muka dapat ditarik kesimpulan bahwaterdapat banyakpilihan'yang sangat luas tcrhadap alat dan teknikmanajemen keuangan yang: tersedia untuk suatu perguruantinggi/univcrsitaSj-yaitu-tidak hanya sistem atau model yang dikem-bangkun khusus urituk universitas,-tetapi juga praktik-praktik yangdilakukan oleh organisasi nirlaba'(organisasi yang tujuan utamanyatidak untuk mendapatkan laba) lainnya. •

Keputusan akhir: dari ;teknik-teknik yang digunakan, ter-gantung dari manajemen universitas yang bersangkutan. Dalam halini yang terpenting adalah upaya-yang sungguh-sungguh dan seriusuntuk mengembarigkan manajemen keuangan di universitas, meii-puti ; planning, programming, budgeting, controlling, dan accountingterhadap kegiatanyang dilakukan. •

DAFTAR PUSTAKA

Anonim (1990). Peraturan Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional,Armas Data Jaya, Jakarta

Beams Floyd A., (1996). Advanced Accounting, Sixth Edition,Prentice Hall International, Inc

Direktorat Jcndral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan DanKebudayaan, Laporan StucB Penyusunan Sistem AkuntansiAdministrasi Umum Pelaksanaan Otonomi PerguruanTinggi

Emerson. O.- Henke., (1989). Accounting For Non Profit Organization, Fifth Edition, PWS-KENT Publishing Company

Hoyle, Joe.B., (1991). Advanced Accounting, Homewood, jRichardD Invin

64 JAAI VOLUME 2 NO. 1 JUN11998

ISSN 11410-2420 Penyelen.qgaraan Manajeinen Keuangan diUngkun9anPefgunjanTin99i.Joftafi>Vffifi

.Leon E.-Hay, (1990).-Accounting For Governmental and Non•Profit Entities ' -

Lynn Edward. S., (1986). Introduction To Fund AccountingSugijanto, "(1995). Akuntansi Pemcrintahan Dan Organisasi

Non-Laba, Badan Akuntansi Keuangan N^ara (BAKUN),Departemen Keuangan Republik Indonesia, Jakarta.

JAA1V0LUME2N0.1 JUNI199865