OS1 Box Fatture Ciclo attivo Manuale operativo Rev · Associare le aliquote Iva di OS1, che non rientrano tra quelle imponibili, alla natura delle operazioni. Codice Iva: richiamare

OS1 Box Fatture – Ciclo attivo

Manuale operativo Rev.01

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OS1 Box Fatture – Ciclo attivo – Manuale operativo Rev.01 - © A&B Sistemi srl

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L’applicazione OS1BoxFatture, consente di generare i file XML nel formato FatturaPA e di

gestire l’intero ciclo di trasmissione e notifica.

Sommario

Accesso ad OS1BoxFatture ................................................................................................................................ 3

Tabelle ............................................................................................................................................................... 4

Recapiti .......................................................................................................................................................... 4

Aliquote Iva .................................................................................................................................................... 5

Pagamenti ...................................................................................................................................................... 5

Fatture XML – Modalità operative .................................................................................................................... 6

Generazione fatture ...................................................................................................................................... 6

Elaborazione fatture ...................................................................................................................................... 6

Possibili segnalazioni/errori ....................................................................................................................... 9

Monitor fatture ........................................................................................................................................... 11

Da inviare ................................................................................................................................................. 11

In attesa di esito ...................................................................................................................................... 12

Esitate ...................................................................................................................................................... 14

Completate .............................................................................................................................................. 15

Infografica ciclo operativo ............................................................................................................................... 16

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Accesso ad OS1BoxFatture Accedere ad OS1 con un utente abilitato ad operare con OS1BoxFatture.

Accedere ad OS1BoxFatture tramite l’apposito menù Vendite->OS1Boxfatture->Box

Fatture

ATTENZIONE:

Avvio alternativo: per alcune versioni di OS1 l’accesso ad OS1BoxFatture non è previsto

da menù ma avverrà tramite avvio diretto cliccando sull’icona

presente sul desktop del computer.

NOTA: all’accesso a OS1BoxFatture il sistema verificherà automaticamente la presenza di

aggiornamenti ed eseguirà la procedura di aggiornamento.

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Tabelle Le seguenti tabelle saranno da compilare la prima volta e aggiornare nel tempo.

Recapiti

Eseguire l’associazione per ogni anagrafica Cliente di OS1 con il rispettivo codice identificativo.

Cliente: richiamare i clienti dall’anagrafica di OS1.

Destinazione: richiamare, dove codificate, le destinazioni del cliente selezionato.

Data inizio/fine validità: definire la data di inizio validità per il recapito che si sta

codificando; la data di fine verrà compilata automaticamente nel momento in cui verrà

codificato un nuovo recapito per il cliente.

Codice Ufficio/SDI: Ente Pubblico - codice alfanumerico di 6 caratteri

Azienda - codice alfanumerico di 7 caratteri

Cliente estero – codice XXXXXXX (inserire sette volte la lettera X) Cliente privato – codice 0000000 (inserire sette volte il numero zero)

Rif. amministr.: identificativo del soggetto cedente/prestatore presente nell’anagrafica del

sistema gestionale in uso presso l’Amministrazione Pubblica.

PEC destinatario: l’indirizzo email del destinatario; se compilato verrà impostato

automaticamente il campo C.destinatario con 0000000.

NOTA: i recapiti possono essere compilati anche direttamente in OS1 nell’anagrafica Clienti

nella Tab Recapiti Fatture PA.

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Aliquote Iva

Associare le aliquote Iva di OS1, che non rientrano tra quelle imponibili, alla natura delle

operazioni.

Codice Iva: richiamare i codici Iva dall’anagrafica di OS1.

Norma: indicare la norma di riferimento relativa all’aliquota Iva.

Natura: indicare il codice natura AdE definito dall’elenco presente nella tabella collegata.

Reverse Charge: attivare il flag per i codici Iva relativi a documenti di vendita da registrare in

Reverse Charge (es. la vendita di cellulari Art.17, co. 5).

Pagamenti

Associare le modalità di pagamento di OS1 alle modalità di pagamento precaricate previste.

Pagamento: richiamare i codici Pagamento dall’anagrafica di OS1.

Modalità pagamento: indicare il codice pagamento AdE definito dall’elenco presente nella

tabella collegata.

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Fatture XML – Modalità operative Di seguito sono elencati i passaggi necessari ad elaborare i file XML delle fatture, ad inviare i

file all’intermediario e a monitorare le notifiche relative.

Generazione fatture

La generazione delle fatture verrà eseguita in OS1 con le abituali modalità operative.

Solo dopo aver eseguito la generazione in modalità definitiva si potrà operare in

OS1BoxFatture per l’elaborazione dei file XML.

Elaborazione fatture

In OS1BoxFatture tramite il menù Elaborazione fatture è possibile selezionare i documenti

per cui effettuare la generazione dei file XML da trasmettere. Sono selezionati tutti i documenti

inseriti tramite la gestione vendite relativi ai clienti oggetto della selezione in base alla

configurazione utente utilizzata (es. se l’utente tratta solo clienti PA sono elaborati solo clienti

PA).

Effettuare la selezione Data/Clienti desiderata e successivamente impostare i seguenti

parametri:

Verifica coerenza dati tabelle collegate: attivare il flag.

Elaborazione interattiva: attivare il flag.

Invio automatico: attivare il flag.

ATTENZIONE:

Tipo elaborazione: il campo è impostato di default a “Elabora solo fatture non ancora

generate”; nel caso si dovesse rigenerare un documento che ha già generato il file XML

impostare una delle altre opzioni.

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La procedura genererà un’anteprima interattiva dei documenti per i soli clienti che hanno

correttamente compilato il Recapito; segnalerà i clienti per cui manca il recapito.

Segnalazione di mancato recapito:

Generazione anteprima interattiva:

Selezionare le righe da elaborare tramite doppio click del mouse sulla singola riga o

massivamente dal menù attivabile cliccando con il tasto destro del mouse. Le righe selezionate

verranno evidenziate di colore giallo.

NOTA: dove necessario procedere selezionando la riga del documento e compilando il

riquadro inferiore con i riferimenti documento.

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Se non servono i riferimenti documento confermare per procedere.

Procedere con il tasto Salva/F10 e confermare cliccando Si.

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I file XML delle fatture saranno automaticamente sottoposti a verifica e inoltrati al servizio

dell’intermediario autorizzato.

Possibili segnalazioni/errori

Segnalazione: senza recapito.

Soluzione: inserire il recapito in anagrafica Cliente o in Tabelle->Recapiti di OS1BoxFatture.

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Segnalazione: codice pagamento non assegnato su tabella Modalità di pagamento.

Soluzione: codificare l’associazione in Tabelle->Pagamenti di OS1BoxFatture.

Segnalazione: natura non specificata con aliquota Iva zero su rigo.

Soluzione: codificare l’associazione in Tabelle->Aliquote Iva di OS1BoxFatture.

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Monitor fatture

In OS1BoxFatture tramite il menù Monitor fatture è possibile gestire gli stati e le notifiche dei

documenti.

Accedere con il tasto Avvia. (Il tasto Consulta permette solo l’utilizzo passivo dell’interfaccia).

Il Monitor si compone di 4 aree: Da inviare

In attesa di esito

Esitate

Completate

Da inviare

L’area Da inviare dovrà essere sempre vuota se si utilizza la funzione di invio automatico in

fase di elaborazione. Diversamente troveremo dati per i soli documenti con esito di scarto che

dovranno essere inviati nuovamente dopo essere stati corretti.

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In attesa di esito

L’area In attesa di esito conterrà i documenti inviati che attendono l’esito di

spedizione/consegna.

La prima colonna visualizza l’icona con il colore relativo allo stato del documento come da

legenda.

La griglia superiore mostrerà tutti i dati relativi al documento. In particolare indicherà:

Verificata: X

Inviata: X

C.destinatario: Ente Pubblico - codice alfanumerico di 6 caratteri

Azienda - codice alfanumerico di 7 caratteri

Cliente estero – codice XXXXXXX (inserire sette volte la lettera X) Cliente privato – codice 0000000 (inserire sette volte il numero zero)

PEC destinatario: l’indirizzo email del destinatario; se compilato verrà impostato

automaticamente il campo C.destinatario con 0000000.

I tasti funzione:

Visualizza: Formato completo: genera l’anteprima del documento con grafica formattata da

foglio di stile.

Formato ministeriale: genera l’anteprima del documento nel formato grezzo XML.

NOTA: per le Fatture B2B l’esito scartata fa considerare il documento come non emesso;

sarà quindi possibile correggere la fattura, elaborare nuovamente il file XML mantenendo il

protocollo ed inviare all’intermediario.

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Notifiche: esegue l’interrogazione del servizio dell’intermediario autorizzato al fine di

recuperare le notifiche per i documenti in attesa.

La griglia inferiore mostrerà le notifiche relative al documento.

I tasti funzione:

Visualizza: genera l’anteprima del documento di notifica.

Esporta: esporta su file system i file XML delle notifiche.

Esiti

Cliente B2B

In questo caso al fornitore può tornare indietro una fra le 3 successive notifiche:

- Notifica scarto: il SdI ha rifiutato la fattura e nella notifica è evidenziato il motivo dello scarto. Le fatture

sono nuovamente presenti nella sezione “Da inviare” evidenziate come scartate. Il fornitore dovrà procedere a risolvere l’errore, rigenerare il formato e reinviarlo. Attenzione: le fatture scartate sono considerate come non emesse.

- Ricevuta di consegna: tutto l’iter è stato correttamente completato senza errori. Le fatture a questo punto sono chiuse e sono consultabili nella sezione “Completate” del Monitor fatture.

- Mancata consegna: l’iter nei confronti del SdI (e quindi dell’Agenzia delle Entrate) è completato correttamente, tuttavia la fattura non è stata recapitata al cliente per motivazioni tecniche (indirizzo posta PEC errato, codice destinatario errato, eccetera). Il fornitore deve inviare manualmente copia analogica della fattura al cliente comunicandogli che l’originale della fattura è a disposizione nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Nel Box Fatture queste fatture vengono evidenziate nella sezione “Esitate”. Da questa pagina possono essere “evase” e spostate nella sezione “Completate” attraverso il bottone “Completa”.

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Cliente PA

In questo caso al fornitore possono tornare indietro una o più fra le 7 successive notifiche:

- Notifica scarto: il SdI ha rifiutato la fattura e nella notifica è evidenziato il motivo dello scarto. Le fatture

sono nuovamente presenti nella sezione “Da inviare” evidenziate come scartate. Il fornitore dovrà procedere a risolvere l’errore, rigenerare il formato e reinviarlo. Attenzione: le fatture scartate sono considerate come non emesse.

- Mancata consegna: la fattura è stata correttamente emessa e il SdI ha preso in carico la fattura ma non è riuscito a recapitarla. La fattura rimane aperta in quanto successivamente arriverà un’altra notifica (tipicamente la notifica Avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito).

- Ricevuta di consegna: l’invio al cliente è stato completato correttamente. La fattura non è chiusa in quanto dovrà essere chiusa da una successiva notifica di accettazione, rifiuto, decorrenza termini o impossibilità di recapito.

- Accettata: il cliente ente pubblico ha accettato la fattura e quindi l’iter si è correttamente concluso. A questo punto la fattura è presente nella sezione “Completate”.

- Respinta: il cliente ente pubblico ha respinto la fattura e quindi l’iter si è correttamente concluso. A questo punto la fattura è presente nella sezione “Completate”.

- Decorrenza termini: il cliente ente pubblico ha ricevuto la fattura ma non ha risposto nei termini previsti (15 giorni) e la fattura è data come completata d’ufficio. A questo punto la fattura è presente nella sezione “Completate”.

- Avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito: il SdI non è riuscito a consegnare la fattura all’ente pubblico. La fattura è stata correttamente emessa ma il cliente non l’ha ricevuta quindi il fornitore dovrebbe provvedere ad inviare copia analogica al cliente. A questo punto la fattura risulta chiusa ed è presente nella sezione “Esitate”; per passarla a “Completata” è sufficiente utilizzare il bottone “Completa”.

Esitate

L’area Esitate conterrà i documenti inviati che hanno ricevuto notifica di “Mancata consegna”

per i B2B e di “Avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito” per i PA.

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I tasti funzione:

Visualizza: Formato completo: genera l’anteprima del documento con grafica formattata da

foglio di stile.

Formato ministeriale: genera l’anteprima del documento nel formato grezzo XML.

Stampa: attiva il pannello di stampa con la possibilità di effettuare l’invio email con la

creazione automatica di un messaggio con un testo predefinito e con allegato il documento.

L’indirizzo email viene letto dall’anagrafica cliente dai recapiti eMail/Fax se presente il modulo

invio massivo o da Indirizzo E-mail.

Completa: aggiorna automaticamente lo stato del documento e lo porta a “Consegnata”

spostandolo nell’area Completate.

Completate

L’area Completate attiva la maschera “Selezione fatture completate” con la quale effettuare la

selezione dei documenti.

Con questa funzione è possibile visualizzare tutti i documenti Completati (chiusi) effettuando

un filtro sulla tipologia di stato (Accettata, Respinta, etc.) secondo le notifiche descritte sopra.

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Infografica ciclo operativo

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