ORGANISASI PROYEK PKUB3042 Manajemen Proyek Teknik Informatika Politeknik Indramayu Ahmad Lubis Ghozali 1 Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek
ORGANISASI PROYEK
PKUB3042 Manajemen Proyek
Teknik Informatika Politeknik Indramayu
Ahmad Lubis Ghozali
1 Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek
Perusahaan yang berhasil cenderung
berkembang, menambah sumberdaya dan
orang, mengembangkan struktur organisasi.
Fokus pada spesialisasi orang pada bidang
tertentu.
Struktur lama tidak perlu berubah, selama
struktur organisasi yang ada mampu
menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 2
Dasar penyusunan struktur organisasi:
Berdasar produk.
Misalkan perusahaan General mempunyai pembagian
organisasi berdasarkan produknya sehingga perlu dibentuk
beberapa divisi seperti General Motor, General Food dan
General electric.
Berdasar lokasi
Beberapa perusahaan BUMN membagi organisasinya
berdasarkan wilayah regional seperti Telkom Devisi
Regional Jawa Timur atau Nokia untuk wilayah Asia dan
lain-lain.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 3
Berdasar proses
Beberapa perusahaan membagi organisasinya berdasarkan
proses pembuatan produk. Misalnya organisasi dibagi
menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.
Berdasar pelanggan
Misalkan perusahaan Nestle membagi divisi produksi susu
bayi dan susu dewasa untuk melayani pelanggan anak-anak
dan dewasa.
Berdasar fungsi
perusahaan membagi organisasinya berdasarkan fungsi-
fungsi seperti keuangan, personalia, produksi, dll.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 4
Pemakaian metode campuran untuk beberapa
tingkatan organisasi yang berbeda.
Tingkat puncak berdasar lokasi, tiap cabang
berdasar produk, dst.
Persoalan yang muncul ketika proyek dimulai:
keputusan bagaimana organisasi proyek melekat pada
organisasi induk
Bagaimana proyek harus diorganisasikan
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 5
Proyek sebagai bagian dari
Organisasi Fungsional Departemen dibagi berdasarkan fungsi-fungsi yang
dilakukan bagian yang ada.
Seperti: fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi
produksi, fungsi keuangan, dsb.
Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan
yang melibatkan penerapan teknologi baru, maka
dikelola dibawah divisi produksi.
Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka
proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 6
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 7
General Manager
Keuangan Personalia Produksi Pemasaran
PPIC Kualitas
Gambar 1. Organisasi Fungsional
(+)fleksibilitas tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
(+)penugasan di banyak proyek yang berbeda.
(+)dapat dikelompokkan dalam satu group untuk
berbagi pengetahuan dan pengalaman yang
bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
(+)basis kelangsungan teknologi bila personel keluar
dari proyek/organisasi induk.
(+)mempunyai jalur-jalur karir bagi yang memiliki
keahlian tertentu.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 8
(-) klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas
yang dilakukan orang-orang yang terlibat dalam
proyek.
(-) cenderung berorientasi pada aktivitas khusus yang
sesuai dengan fungsinya/not problem oriented.
(-) tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh
untuk mengurus proyek.
(-) motivasi yang lemah
(-) tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap
proyek.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 9
Tim proyek yang hanya terdiri dari satu unit fungsional
dipimpin oleh project expeditor.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 10
Gambar 2. Proyek melekat pada unit fungsional dipimpin project expeditor
General Manager
Keuangan Engineering Desain
MP VP
Project Expeditor
Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional akan
ada masalah dengan strukturnya, maka manajemen
perlu menciptakan koordinasi antar unit yang bisa
mengintegrasikan aliran kerja tanpa merubah struktur
yang ada yaitu dengan menambahkan jabatan
pimpinan proyek/koordinator proyek.
Koordinator proyek akan mengkoordinasikan
pekerjaan yang berhubungan dengan proyek dan
tidak mempunyai otoritas serta menangani
keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan
performansi proyek.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 11
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 12
Gambar 3. Proyek dipimpin koordinator proyek
General Manager
VP Keuangan VP Produksi VP Personalia
MP
VP Pemasaran
Koordinator proyek
Bentuk organisasi lain:
Task force adalah kelompok orang yang berasal dari
berbagai bidang dari berbagai fungsi membentuk kelompok
dalam rangka menyelesaikan suatu masalah atau kasus.
Lialison role (peran penghubung) yaitu suatu
kelompok/personil yang menjembatani dua departemen
pada tingkat yang lebih bawah.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 13
Organisai Proyek Murni
Pure project organization/ proyek terpisah dari
organisasi induk.
Organisasi tersendiri dalam staf tersendiri,
administrasi terpisah dan ikatan dengan organisasi
induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan
secara periodik mengenai proyek.
Organisasi induk memberikan petunjuk administrasi,
keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara
detail. Sedangkan yang lain memberikan kebebasan
penuh dengan batasan pertanggungjawaban akhir.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 14
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 15
Gambar 3. Organisasi Proyek Murni
Manajer Proyek
Fabrikasi Desain Procurement
(+) MP mempunyai wewenang penuh untuk mengelola
proyek.
(+) Semua anggota tim proyek secara langsung
bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
(+) Rantai komunikasi menjadi pendek (manajer dengan
eksekutif secara langsung), komunikasi makin cepat.
(+) Bisa memanfaatkan para ahli yang sama dan melakukan
kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
(+) Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
(+) Simpel dan mudah dilaksanakan.
(+) Dukungan menyeluruh terhadap proyek
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 16
(-) Terjadinya duplikasi usaha dan fasilitas.
(-) Biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk.
(-) Penumpukan sumberdaya secara berlebihan.
Sumberdaya dipegang saat tersedia, bukan saat
dibutuhkan.
(-) Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang
bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
(-) ketidakkonsistenan prosedur, dengan alasan “memenuhi
permintaan klien”.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 17
Organisasi Matriks
Merupakan kombinasi antara organisasi fungsional dan
organisasi murni.
Adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi
fungsional pada .organisasi induk.
Contoh: perusahaan induk mempunyai dua proyek
(proyek A dan proyek B) yang dikelola di bawah divisi
otomotif. Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan
melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan dan
bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan tersedia.
akan ada kemungkinan antara manajer proyek saling
berebut sumberdaya tertentu yang sangat diperlukan.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 18
Jika perusahaan induk melaksanakan banyak proyek
maka perlu adanya modifikasi terhadap struktur yang
ada dalam bentuk berupa penambahan seorang
manajer program (koordinator). Dengan demikian
jumlah laporan yang mengalir ke eksekutif senior
bisa dikurangi. Manajer program ini seperti manajer
fungsional.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 19
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 20
Arya International
Divisi Otomotif Divisi Kimia Divisi Electric
Fasilitas&
Produksi
Accounts&
Pengendalian
Safety&
Personalia
Elektik
Riset&
Engineering
Proyek A
Proyek B
Gambar 4. Organisasi Matriks
(+) Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
(+) Mudah untuk mendapatkan orang potensial yang
dibutuhkan dari setiap unit fungsional.
(+) Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul
berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek
selesai.
(+) Tanggapan terhadap permintaan klien bisa cepat
diberikan.
(+) Mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi
perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan
kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap
terjaga. Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 21
(+) Memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih
seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa
proyek yang berbeda.
(+) Memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberi porsi
personel untuk mengoptimalkan performansi organisasi
secara menyeluruh.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 22
(-) Dalam organisasi proyek murni Manajemen proyek adalah
sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan
proyek. Sedangkan dalam proyek yang dikelola oleh satu unit
fungsional, divisi fungsional yang bersangkutan yang
memegang pengambil keputusan.
(-) bila ada perintah dari dua manajer ada keraguan perintah
manajer mana yang harus dipenuhi, pekerjaan proyek
terbengkalai.
(-) perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam
rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan
antar manajer proyek.
(-) melanggar prinsip utama dari manajemen yakni kesatuan
komando (unity of command).
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 23
Memilih Bentuk Organisasi Proyek
1. Frekuensi adanya proyek baru: berapa sering
suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh
mana perusahaan induk terlibat dengan aktivitas
proyek.
2. Berapa lama proyek berlangsung.
3. Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja,
modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
4. Kompleksitas hubungan: jumlah bidang
fungsional yang terlibat dalam proyek dan
bagaimana hubungan ketergantungannya.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 24
Matriks dan organisasi proyek murni diterapkan untuk
proyek-proyek berskala menengah dan besar; dan
kompleksitas yang sedang dan tinggi.
Organisasi matriks bisa berfungsi dengan baik di mana
ada sejumlah proyek yang dikerjakan pada waktu yang
bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara
part-time.
Proyek dengan skalalebih kecil dan melibatkan beberapa
bidang fungsional, task force-nya yang mebghubungkan
berbagai bidang fungsional lebih cocok diterapkan. Atau
dikelola oleh satu divisi fungsional dengan mengambil
personil dari unti fungsional yang lain.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 25
Kriteria lain: Ketidakpastian, Keunikan, Biaya dan Waktu; serta
sikap manajemen organisasi dalam hal pemberian wewenang
dan tanggungjawab kepada Manajer Proyek dan pengalaman
perusahaan dalam mengelola proyek.
Proyek dengan kepastian tinggi dan sedikit resiko sedangkan
faktor biaya dan waktu bukan masalah penting lebih sesuai
dikelola oleh task force.
Proyek yang berisiko tinggi dan penuh ketidakpastian, biaya dan
waktu merupakan hal yang kritis, lebih cocok digunakan
organisasi matriks atau organisasi proyek murni.
Perusahaan dengan sedikit pengalaman sebaiknya tidak
memakai bentuk matriks karena cukup sulit pengaturannya.
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 26
Question ?
End of Session
Minggu 3/ ALG/ Manajemen Proyek 27