-
11
BAB II
PRA PELAKSANAAN
2.1 METODE PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
2.1.1 Tinjauan Umum
Proyek konstruksi bukan merupakan kegiatan Instant, melainkan
kegiatan
yang harus melalui suatu proses yang panjang, didalam proyek
konstruksi terdapat
suatu rangkaian kegiatan yang berurutan dan berkaitan. Pengadaan
pekerjaan
konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan
pelaksanaan
konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Adapun
pengadaan jasa
Konsultansi adalah jasa pelayanan profesional yang membutuhkan
keahlian
tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya
olah pikir.
Dalam pelaksanaan pembangunan gedung Fakultas MIPA UII ini
pengadaan
barang/ jasa dapat dilakukan dengan metoda :
1. Pelelangan; atau
2. Pemilihan langsung; atau
3. Penunjukan langsung; atau
4. Swakelola.
2.1.2 Pelelangan
Pelelangan adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan
secara terbuka
untuk umum dengan pegumuman secara luas melalui media cetak dan
papan
pengum uman resmi untuk penerangan umum serta bilamana di
mungkinkan
melalui media elektronik, sehingga masyarakat luas/ dunia usaha
yang berminat
dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Bila calon penyedia barang/ jasa diketahui terbatas jumlahnya
karena
karakteristik, kompleksitas dan kecanggihan teknologi
pekerjaannya, dan
kelangkaan tenaga ahli atau terbatasnya perusahaan yang mampu
melaksanakan
pekerjaan tersebut, pengadaan barang dan jasa tetap dilakukan
dengan cara
pelelangan.
-
12
2.1.3 Pemilihan Langsung
Pemilihan langsung adalah pengadaan barang/ jasa tanpa melalui
pelelangan
dan hanya diikuti oleh penyedia barang/ jasa yang memenuhi
syarat, yang
dilakukan dengan cara membandingkan penawaran dan melakukan
negosiasi, baik
teknis maupun harga. Sehingga diperoleh harga yang wajar dan
secara teknis
dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria pemilihan langsung:
1. Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat
dan
pengadaan barang/ jasanya masih memungkinkan untuk menggunakan
proses
pemilihan langsung; dan atau
2. Pekerjaan yang perlu dirahasiakan, yang menyangkut keamanan
dan
keselamatan negara yang ditetapkan oleh presiden; dan atau
3. Pengadaan barang/ jasa yang setelah dilakukan pelelangan
ulang, ternyata
jumlah penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi atau yang
memasukkan
penawaran kurang dari 3 (tiga) peserta.
2.1.4 Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung adalah suatu proses pelelangan yang
dilakukan oleh
pemilik proyek dengan menunjuk langsung kontraktor yang sudah
dianggap
mampu untuk melaksanakan pembangunan di lapangan tanpa malalui
proses
pelelangan terlebih dahulu. Untuk penunjukan langsung ini harus
dipenuhi kriteria
sebagai berikut:
1. Pengadaan barang/ jasa dengan nilai diatas Rp. 15.000.000,-
(lima belas juta
rupiah) sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah),
yang
pelaksanaannya akan dilakukan dengan Surat Perintah Kerja (SPK)
atau surat
perjanjian/ kontrak.
2. Pemilihan langsung diadakan dengan terlebih dahulu
dibandingkan sekurang-
kurangnya tiga penawar Golongan Ekonomi Lemah (GEL) yang
tercatat
dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) pada Dati II bersangkutan.
3. Pekerjaan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi (emergency)
4. Pengadaan barang/ jasa yang bersifat kebutuhan yang hanya
dapat dipenuhi
rekanan tertentu
-
13
5. Pengadaan barang/ jasa yang telah diadakan satu kali
pelelangan ulang tetapi
masih mengalami kegagalan
6. Pelaksanaan pekerjaan yang mendesak untuk menghindari
kerugian negara
yang lebih besar
7. Ada beberapa hal yang biasanya mendasari penunjukan
langsung
dilaksanakan, yaitu biasanya pada proyek yang bertahap dan
kontraktor yang
melaksanakan pada tahap sebelumnya merupakan kontraktor yang
sama,
kontraktor yang ditunjuk sudah terpercaya memiliki kualitas
pekerjaan yang
memuaskan.
2.1.5 Swakelola
Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya
direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I
yang merupakan
singkatan dari Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat
Daerah/Institusi
lainnya, adalah instansi/institiusi yang menggunakan Anggaran
Pendapatan dan
Belanja Negara (APBN).
1. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi
atau pembiayaannya
tidak dapat dilakukan dengan cara pelelangan atau pemilihan
langsung atau
penunjukan langsung.
2. Pekerjaan yang secara rinci/ detail tidak dapat dihitung/
ditentukan terlebih
dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/ jasa
akan
menanggung resiko yang besar.
3. Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar,
lokakarya, atau
penyuluhan.
4. Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang
bersifat khusus untuk
pengembangan teknologi/metoda kerja yang belum dapat
dilaksanakan oleh
penyedia barang/ jasa.
5. Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan
kebijaksanaan
pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem
tertentu dan
penelitian oleh perguruan tinggi/ lembaga ilmiah pemerintah.
-
14
Namun proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII merupakan
proyek
yang dikelola secara swakelola sehingga perencana, pelaksana dan
pengawas di
lakukan oleh Tim Yayasan Badan Wakaf sebagai penanggung jawab
anggaran,
instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Dengan
lama proyek 11
bulan (February 2014 December 2014) dan prakiraan total anggaran
kurang
lebih Rp. 15.868.306.049,00 (lima belas milyar delapan ratus
enam puluh delapan
juta tiga ratus enam ribu empat puluh sembilan rupiah).
1. Perencanaan Swakelola
Tahapan perencanaan swakelola merupakan tahap persiapan yang
harus
dilakukan untuk melaksanakan swakelola. Untuk setiap pola
penyelenggaraan
swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I Penanggung Jawab
Anggaran, Instansi
Pemerintah Lain maupun oleh Kelompok Masyarakat aktivitas,
urutan tahapannya
agak berbeda. Akan tetapi keluaran yang dihasilkan pada tahap
perencanaan
adalah sama. Tahapan perencanaan swakelola dapat dilihat di
Gambar 2.1.
Keluaran tahap perencanaannya antara lain :
a. Terbentuknya Tim Swakelola.
b. Tersusunnya KAK (Kerangka Acuan Kerja).
c. Tersusunnya Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan.
d. Tersusunnya Rincian Biaya Pekerjaan.
e. Tersusunnya Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis.
f. Tersusunnya Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja.
g. Pada Pelaksanaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain
:
1) Tersusunnya kesepakatan antara K/L/D/I Penanggung Jawab
Anggaran
dengan Instansi Pemerintah Lain dalam bentuk Naskah Kerjasama
atau Nota
Kesepahaman
2) Kontrak antara PPK dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi
Pemerintah
Lain
h. Pada Pelaksanaan Swakelola oleh Kelompok Masyarakat :
1) Penetapan Kelompok Masyarakat pelaksana swakelola oleh
PA/KPA
(Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggran) termasuk
menetapkan
sasaran, tujuan dan besaran anggaran.
-
15
2) Kontrak antara PPK (Pejabat Pemberi Komitmen) dengan
Penanggung
Jawab Kelompok Masyarakat sebagai pelaksana swakelola.
Gambar 2.1 Tahapan Perencanaan Swakelola
-
16
2. Pelaksanaan Swakelola
Pengadaan Barang/jasa dengan cara swakelola terdiri dari
sejumlah tahap
seperti yang digambarkan pada Gambar 2.2. Tahapan tersebut
hampir sama untuk
seluruh pelaksana swakelola. Perbedaan hanya terdapat pada cara
pembayaran
antara Swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I penanggung jawab
anggaran
dan instansi pemerintah lain pelaksana swakelola dengan cara
pembayaran
swakelola yang dilaksanakan oleh kelompok masyarakat pelaksana
swakelola.
Gambar 2.2 Tahapan Pelaksanaan Swakelola
-
17
Tahapan pelaksanaan tersebut meliputi :
a. Pelaksanaan rencana kerja.
Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah
disusun
perencanaannya, yaitu :
1) Melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan
berdasarkan
gambar rencana kerja.
2) Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja (s-curve) serta
jadwal kebutuhan
bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga
ahli
perseorangan.
3) Mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku
cadang
dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk diproses
oleh
ULP/Pejabat Pengadaan; Untuk pelaksana oleh Kelompok
Masyarakat,
pengajuannya kepada Penanggung jawab kelompok masyarakat.
4) Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli
perseorangan untuk
melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal
pelaksanaan.
5) Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan,
Jasa
Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan
; dan
6) Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan
keuangan).
b. Pengadaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau
tenaga ahli
perseorangan :
1) Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau
tenaga ahli
perseorangan dilakukan oleh ULP (Unit Layanan
Pengadaan)/Pejabat
Pengadaan dengan menggunakan metode pengadaan yang sesuai.
2) Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau
keseluruhan sesuai
dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas
penyimpanan.
c. Pembayaran :
1) Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara
harian
berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah
borong.
2) Pembayaran gaji tenaga ahli perseorangan (apabila diperlukan)
dilakukan
berdasarkan kontrak konsultan perseorangan atau tanda bukti
pembayaran.
3) Pembayaran bahan dan/atau peralatan/suku cadang dilakukan
berdasarkan
kontrak pengadaan barang.
-
18
Ketiga poin di atas berlaku untuk kegiatan swakelola untuk
seluruh pola
penyelenggaraan swakelola. Hal-hal yang berbeda terkait dengan
pembayaran ini
disajikan pada Gmbar 2.3 berikut ini.
(Sumber : LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah)
Gambar 2.3 Tabel Mekanisme Pembayaran Pelaksanaan Swakelola
d. Pelaporan kemajuan pekerjaan dan dokumentasi :
1) Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan
keuangan
dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada PPK secara berkala.
2) Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan oleh
PPK kepada
PA/KPA setiap bulan.
3) Pencapaian target fisik dicatat setiap hari, dievaluasi
setiap minggu serta
dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui apakah dana
yang
dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.
4) Pencapaian target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap
bulan.
5) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang
dan/atau tenaga
ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam laporan harian.
6) Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.
7) Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto
pelaksanaan
pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum,
sedang, dan
sesudah diselesaikannya pekerjaan.
-
19
e. Pelaporan realisasi pekerjaan
Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan
dilaporkan kepada
PPK setelah pekerjaan
mencapai 100%. Laporan ini berisi antara lain :
1) Struktur organisasi pekerjaan Swakelola termasuk tugas pokok
dan
tanggung jawab masing- masing unit organisasi.
2) Persiapan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian
gambar
pelaksanaan dengan gambar rencana kerja serta kebutuhan bahan,
Jasa
Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli
perseorangan.
3) Pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian
jadwal
pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan
pekerjaan,
penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai
100%
(sasaran akhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto
dokumentasi ;
4) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang
dan/atau tenaga
ahli perseorangan.
f. Penyerahan hasil pekerjaan :
1) Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran
akhir
pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan
pekerjaan
kepada PPK.
2) PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai
kepada PA/KPA
melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
3) Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan
proses
penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. Pengawasan dan Evaluasi Swakelola
Pelaksanaan swakelola akan mendapatkan pengawasan dan
evaluasi.
Aktivitas pengawasan dan evaluasi swakelola sama untuk setiap
Penyelenggara
swakelola.
a. Pengawasan
Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas
untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir
pelaksanaan pekerjaan Swakelola meliputi :
-
20
1) Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi
pelaksanaan
kegiatan dan pelaporan.
2) Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk
mengetahui
realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi :
a) Pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan
sisa
bahan.
b) Pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang
untuk
menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan ; dan
c) Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar
pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.
3) Pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta
efisiensi dan
efektifitas penggunaan keuangan ; dan
4) Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK
harus segera
mengambil tindakan.
b. Evaluasi
Aktivitas evaluasi pelaksanaan swakelola terdiri dari :
1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap
pelaksanaan
pekerjaan yang meliputi :
a) Pengadaan dan penggunaan material/bahan;
b) Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli;
c) Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang;
d) Realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan;
e) Pelaksanaan fisik; dan
f) Hasil kerja setiap jenis pekerjaan.
2) Dari hasil evaluasi tersebut, Penanggungjawab memberikan
masukan dan
rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan
pekerjaan
Swakelola selanjutnya.
-
21
2.2 ORGANISASI PROYEK
2.2.1 Tinjauan Umum
Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi
sangat
kompleks. Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik
sehingga pada
akhirnya proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Pelaksanan
proyek harus
diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan,
pembangunan fisik,
sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam - macam
unsur dan
komponen pendukung.
Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang peranan
cukup
penting adalah organisasi proyek. Sebuah proyek akan berhasil
jika di dalamnya
terdapat pengorganisasian yang baik. Pengorganisasian tersebut
merupakan
pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur tahaptahap pelaksanaan
pekerjaan
dalam mencapai sasaran. Sedangkan organisasi proyek merupakan
suatu sistem
yang melibatkan banyak pihak yang bekerja sama dalam
melaksanakan
serangkaian kegiatan.
Keberadaan seorang pemimpin organisasi mutlak diperlukan
untuk
mengkoordinasikan fungsi-fungsi yang ada, sehingga dapat
berjalan sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan
tertentu.
Oleh karena itu unsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan
harus saling
bekerja sama dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap tugas,
kewajiban
serta wewenang yang telah diberikan sesuai bidang dan keahlian
masing-masing.
Keuntungan dari adanya Organisasi dalam suatu proyek adalah
:
1. Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang.
2. Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan
dilaksanakannya
pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian.
3. Meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan
yang tersedia
secara maksimal.
2.2.2 Unsur Unsur Pengelola Proyek
Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana
pembangunan
proyek Gedung Fakultas MIPA UII meliputi pemberi tugas (Owner),
perencana
dan pelaksana. Dalam pembangunan gedung Fakultas MIPA UII ini
tidak
-
22
memiliki pengawas khusus karena merupakan swakelola sehingga
quality
controlnya dari Badan Wakaf sendiri. Ketiga unsur pengelola
proyek tersebut
mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan
fungsinya.
1. Pemilik Proyek ( Owner )
Pemilik proyek yang sering juga disebut sebagai pemberi tugas,
owner atau
bouwheer adalah suatu badan usaha atau perseorangan, baik
pemerintah
maupun swasta yang memiliki, memberikan pekerjaan serta
membiayai seluruh
proyek dalam proses pembangunan suatu bangunan. Pada
kegiatan
Pembangunan gedung Fakultas MIPA UII semua anggaran dibiayai
oleh
Yayasan Badan Wakaf UII.
Adapun wewenang, kewajiban serta hak dari pemilik proyek adalah,
sebagai
berikut :
a. Menyediakan dana untuk perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan
pembangunan proyek
b. Mengangkat wakil di proyek yang mempunyai wewenang penuh
untuk
memeriksa pelaksanaan pembangunan.
c. Memberikan keputusan mengenai gambar kerja yang dibuat oleh
pelaksana.
d. Menerima dan memeriksa berita acara pemeriksaan proyek.
e. Menerima laporan kemajuan proyek .
f. Mengesahkan semua biaya pembayaran dari pelaksana.
g. Menerima dan menyetujui pekerjaan yang telah selesai
dilaksanakan oleh
pelaksana.
2. Pengawas (Quality Control)
Proyek pembangunan Gedung Fakultas MIPA UII merupakan proyek
yang
dikelola secara swakelola, sehingga kontrol kualitas dilakukan
sendiri oleh
team Yayasan Badan Wakaf.
Adapun hak dan kewajiban dari Quality Control, adalah sebagai
berikut :
a. Mengawasi pelaksana dalam menjalankan kewajibannya dengan
mengacu
pada spesifikasi teknis, jadwal, dan perencanaan proyek yang
telah ada.
b. Mengontrol dan memberikan penilaian untuk kemudian
ditindaklanjuti atas
hasil pekerjaan pelaksana.
-
23
c. Memeriksa dan memberikan rekomendasi tentang material yang
boleh
dipakai ataupun tidak.
d. Mencari dan memberikan solusi atas permasalahan-permasalahan
yang
mungkin timbul
e. Mempelajari dan menerapkan cara -cara, teknik-teknik,
urutan-urutan atau
prosedur pelaksanaan.
f. Mengoreksi dan menindaklanjuti laporan berkala tentang hasil
prestasi
proyek yang dibuat olek pelaksan.
g. Berhak melakukan tindakan-tindakan atas nama pemilik,
misalnya menolak
pekerjaan yang dinilai tidak sesuai dengan dokumen kontrak.
h. Memberikan instruksi / koreksi kepada pelaksana apabila
terjadi
penyimpangan terhadap kontrak kerja.
3. Perencana
Perencana adalah pihak yang ditunjuk oleh pemilik proyek melalui
wakilnya
untuk bertindak sebagai perencana sesuai dengan keahliannya.
Dalam hal ini
perencanaan dilakukan oleh team perencana dari Yayasan Badan
Wakaf UII.
Adapun pihak-pihak yang merupakan perencana adalah sebagai
berikut :
a. Perencana Struktur
Perencana Struktur merupakan badan/organisasi yang ahli dalam
bidang
perencanaan struktur bangunan secara keseluruhan.
Tugas Perencana Struktur adalah :
1) Membuat perhitungan seluruh proyek berdasarkan teknis yang
telah
ditetapkan sebelumnya serta membuat perhitungan terhadap
data-data
yang bersifat penunjang perhitungan struktur, misalnya
perhitungan
settlement atau penurunan tanah;
2) Membuat perhitungan ulang apabila terjadi perubahan
perencanaan awal
setelah pengaplikasiannya di lapangan;
3) Mengadakan pengawasan berkala sejak mulai hingga
berakhirnya
proyek;
4) Menerima sejumlah biaya perencanaan dari pemberi tugas
sesuai
dokumen kontrak.
-
24
b. Perencana Arsitektur
Perencana Arsitektur adalah pihak yang ditunjuk dan ditetapkan
oleh
pemilik proyek melalui wakilnya untuk bertindak sebagai
perencana bentuk,
dimensi, dan tata letak bangunan utama dan bangunan
pelengkapnya.
Tugas konsultan perencana arsitektur adalah :
1) Membuat gambar desain / perencanaan meliputi dimensi
bangunan
secara keseluruhan dengan dilengkapi spesifikasi teknis,
fasilitas-fasilitas
pendukung dan konfigurasi penempatannya, beserta
gambar-gambar
ulang atau gambar-gambar revisi apabila diperlukan;
2) Menentukan spesifikasi bahan bangunan secara keseluruhan dari
awal
pelaksanaan proyek sampai finishing, yang didasarkan pada
perencanan
struktural maupun estetika;
3) Bertanggung jawab sepenuhnya atas hasil perencanaan yang
dibuatnya
apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan
juga
berhak menegur pengawas apabila terjadi pelaksanaan yang tidak
sesuai
dengan dokumen perencanaan.
c. Perencana Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing (MEP)
Perencana MEP merupakan badan atau organisasi yang ahli dalam
bidang
mekanikal dan elektrikal.
Tugas mekanikal dan elektrikal ini adalah :
1). Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan
listrik
serta berbagai perlengkapan seperti misalnya AC,
perlengkapan
penerangan, plumbing, generator, pemadam kebakaran, telepon,
dan
sound system;
2). Ikut serta dalam rapat untuk memberikan penjelasan
mengenai
perencanaan Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing.
4. Pelaksana
Pelaksana dalam sebuah proyek, umumnya adalah berupa perorangan
atau
badan hukum, yang telah ditetapkan olek pihak pemilik proyek dan
telah pula
menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK). Pelaksanaan ini
bekerja dengan
mengacu pada gambar kerja (bestek), Rencana Kerja dan
Syarat-syarat (RKS)
yang telah disusun. Pelaksana adalah pemenang lelang atau
tender, namun pada
-
25
proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII dilakukan secara
swakelola
sehingga pelaksanaan dilakukan oleh team dari Yayasan Badan
Wakaf atau
ditunjuk langsung.
Adapun kewajiban dan hak pelaksana adalah :
a. Melaksanakan semua kesepakatan yang ada dalam kontrak kerja,
baik
mengenai scheduling pelaksanaan maupun masa pemeliharaannya;
2. Mematuhi dan melaksanakan segala petunjuk yang diberikan
direksi;
3. Sebelum pekerjaan dimulai, pelaksana harus membuat dan
menyerahkan
gambar-gambar kerja (shop drawing) serta metode kerja yang
nantinya akan
dilaksanakan;
4. Mengadakan perubahan-perubahan (revisi) yang diperlukan
bilamana
dikehendaki oleh pemberi tugas sesuai dengan kesepakatan
bersama;
5. Menyediakan tenaga kerja;
6. Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan yang diserahkan
kepada
rapat Yayasan Badan Wakaf;
7. Bertanggung jawab atas kualitas atau mutu pekerjaan;
8. Membayar semua ganti rugi akibat kecelakaan yang terjadi pada
waktu
pelaksanaan pekerjaan, kecuali hal itu akibat kecelakaan pemberi
tugas dan
wakilnya;
9. Berhak mengajukan permohonan untuk mendapatkan perpanjangan
waktu
pelaksanaan apabila terjadi keterlambatan yang disebabkan oleh
hal-hal
yang bersifat diluar dugaan (force majeur) dan kemudian
mempertanggung
jawabkannya kepada pemilik proyek, antara lain adalah
terjadinya:pemogokan, larangan kerja, bencana alam,
kerusuhan-kerusuhan
sosial, Peraturan Pemerintah dalam bidang moneter yang
langsung
mempengaruhi pekerjaan;
10. Berhak menerima sejumlah biaya pelaksanaan pekerjaan dari
pemberi
tugas setelah pekerjaan selesai sesuai dengan kesepakatan yang
tercantum
dalam kontrak kerja.
11. Pelaksana menyusun sebuah struktur organisasi yang di
dalamnya
tercantum alur-alur pemberian perintah dan alur koordinasi
yang
memungkinkan masing-masing komponen untuk bekerja dengan
maksimal
-
26
dan tidak terjadi overlaping tanggungjawab. Untuk kelancaran
pelaksanaan
pekerjaan, pelaksana dibantu oleh sub-sub pelaksana yang
ditunjuk oleh
pelaksana.
2.2.3 Hubungan Kerja Antar Unsur Unsur Pelaksana
Keterangan :
: Instruksi
: Koordinasi
Gambar 2.4 Diagram Hubungan Kerja Unsur Proyek Konstruksi
Hubungan kerja antar unsur unsur pelaksana proyek meliputi tiga
unsur
yaitu pemilik dengan perencana, pemilik dengan pelaksana, serta
perencana
dengan pelaksana yang akan dijelaskan di bawah ini :
1. Pemilik dengan Perencana
Terikat dengan suatu perjanjian kerja, pemilik berkewajiban
membayar hasil
kerja perencana, sedangkan perencana berkewajiban membuat
perencanaan
lengkap sehingga proyek dapat dilaksanakan di lapangan.
Pemberi Tugas
(Owner)
Perencana Pengawas
Pelaksana
-
27
2. Pemilik dengan Pengawas
Dala proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII pemilik dan
pengawas
merupakan satu kesatuan, dalam artian pemilik proyek (YBW)
mengawasai
langsung proses kerja pembangunan gedung Fakultas MIPA UII. Jika
ada hal
hal yang perlu di komonikasikan maka hal tersebut dibahas dalam
rapat
kordinasi proyek.
3. Pemilik dengan Pelaksana
Terikat dengan suatu perjanjian kerja, pemilik berkewajiban
membayar
pelaksana yang berupa pekerjaan fisik di lapangan. Pelaksana
berkewajiban
menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, baik waktu, kualitas
maupun
kuantitas.
4. Perencana dan Pelaksana
Tidak ada ikatan kontrak kerja, masing masing unsur berdiri
sesuai dengan
bidang kerja dan tanggung jawab. Apabila diperlukan pengawas
dapat
mengadakan konsultasi dengan perencana.
2.2.4 Struktur Organisasi Pelaksana Pembangunan Proyek
Dalam pembangunan suatu proyek pasti diperlukan suatu koordinasi
agar
pelaksanaan proyek dapat berjalan sesuai rencana, maka dari itu
disusun struktur
organisasi proyek untuk mengatur dan mengendalikan tiap
pekerjaan yang ada di
proyek tersebut. Struktur organisasi pelaksana pembangunan
gedung Fakultas
MIPA universitas Islam Indonesia dapat di lihat pada Gambar
2.4.
-
28
STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA
PEMBANGUNAN PROYEK FMIPA UII
Gambar 2.5 Struktur Organisasi Pelaksana Pembangunan Gedung
FMIPA UII
-
29
Berikut ini adalah garis besar tugas dari masing-masing bagian
organisasi
proyek.
a. Project Manager
Manager proyek mempunyai tugas untuk:
a. Bertanggung jawab terhadap masalah di proyek serta tugas dan
wewenang
yang ditetapkan perusahaan,
b. Memimpin pelaksanaan rapat tinjauan manajemen (rtm) di
proyek,
c. Bertanggung jawab terhadap perubahan pelaksanaan (terhadap
kontrak),
d. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyelasaian keluhan
pelanggan,
e. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan berdasarkan
rencana
mutu proyek, dan
f. Mengevaluasi laporan yang dibuat oleh bagian bagian yang
terlibat sesuai
ketentuan perusahaan.
b. Site Manager
Tugas site engineer manager adalah membantu tugas-tugas dari
project
manager, karena di dalam proyek ini site engineer manager
menjadi wakil dari
project manager.Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
a. Terselangaranya pelaksanaan pelaksanaan proyek.
b. Terselenggaranya adminitrasi proyek.
c. Terselenggaranya penendalian mutu, waktu, biaya dan kwantitas
pekerjaan
proyek.
d. Memberi rekomendasi kepada kepala proyek tentang perubahan
metode,
alat, bahan, tenaga kerja dan kebutuhan dana.
e. Mengadakan kesepakatan dengan konsultan proyek/pemilik proyek
dalam
kaitannya dengan Berita Acara kemajuan pekerjaan.
f. Menolak pengajuan pembayaran biaya proyek sebatas wewenang
yang di
berikan.
c. Administrasi Keuangan
Tugas yang dilakukan dalam proyek ini adalah terselenggaranya
kebutuhan
pembiayaan proyek secara periodik. Wewenang dan tanggung
jawabnya
adalah:
-
30
a. Terselenggaranya permintaan dana serta realisasi
pendistribusian dana
proyek.
b. Terselenggaranya pembukuan biaya proyek secara rinci dan
benar.
c. Terselenggaranya surat-menyurat yang bersifat umum dan
kegiatan dalam
lingkup rumah tangga proyek.
d. Mendistribusikan dana proyek kepada yang berhak dengan
persetujuan
Project Manager.
d. Administrasi Teknik
Tugas administrasi teknik diantaranya adalah :
a. Mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan admistrasi surat
menyurat
dengan pihak pemberi tugas maupun Konsultan.
b. Mengkoordinir dan mengarahkan surat surat permintaan
pelaksanaan
pekerjaan pada Konsultan / Pemberi Tugas.
c. Mendata tiap tiap kemajuan pekerjaan untuk dijadikan laporan
kemajuan
proyek.
d. Mempersiapkan Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk dapat
dijadikan
tagihan.
e. Mengurus amandemen kontrak beserta negosiasinya.
e. Pelaksana Arsitektur
Tugas yang dilakukan dalam proyek ini adalah bertanggung jawab
atas
terselenggaranya pelaksanaan pekerjaan struktur dan pekerjaan
arsitektural.
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah :
a. Memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan
struktur dan
arsitektural di lapangan.
b. Menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.
c. Membuat rencana dan opname pekerjaan.
d. Bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site
manager.
f. Pelaksana Sipil
Pelaksana sipil bertugas tugas untuk:
a. memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan
struktur di
lapangan,
b. menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran,
-
31
c. membuat rencana dan opname pekerjaan, dan
d. bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site
manager.
10. Pelaksana ME (Mechanical Electrical)
Pelaksana lapangan MEE mempunyai tugas untuk:
a. memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan MEE
di
lapangan,
b. menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.,
c. membuat rencana dan opname pekerjaan, dan
d. bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada
site manager.
11. Drafter
Juru gambar mempunyai tugas untuk:
a. menyelesaikan gambar desain yang di printahkan site
manager,
b. memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manger,
dan
c. bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada
site manager.
12. Surveyor
Surveyor mempunyai tugas untuk:
a. membuat patokan kerja dari gambar ke pelaksanaan
pekerjaan,
b. memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager,
dan
c. bertanggung jawab atas posisi dan ukuran bangunan kepada site
manager.
2.2.5 Rapat Koordinasi
Untuk menjaga keharmonisan antara Pemberi Tugas, Perencana,
Koordinator Pengawas dan Tim Pelaksana maka diperlukan
kesepakatan bersama
dalam menangani proyek ini. Untuk menangani pekerjaan poyek ini
sering terjadi
masalah yang harus dihadapi, maka diperlukan rapat koordinasi
untuk
mengungkapkan berbagai masalah sehingga nantinya akan tercapai
suatu
kesepakatan.
Rapat koordinasi yang dilakukan Pemberi Tugas diadakan seminggu
sekali
dimaksudkan untuk mengkoordinir, memantau serta mengevaluasi
program
pelaksanaan pekerjaan. Rapat koordinasi ini dihadiri Pemberi
Tugas, Koordinator
Pengawas, Tim Pelaksana dan Para Staf Pelaksana Lapangan. Tujuan
lain dari
rapat ini adalah untuk memberikan laporan mingguan antara pihak
pelaksana dan
-
32
pihak konsultan pengawas. Bila terjadi perselisihan yang mungkin
terjadi antara
kedua belah pihak, akan diselesaikan dengan cara musyawarah.
Selama
perselisihan dapat diselesaikan tidak ada alasan untuk menunda
pelaksanaan
pekerjaan sesuai jadwal yang ditetapkan. Pada proyek ini rapat
koordinasi
dilaksanakan minimal sekali dalam seminggu.
2.3 ADMINISTRASI PROYEK
2.3.1 Tinjauan Umum
Administrasi merupakan kegiatan penunjang proyek yang
keberadaannya
sangat diperlukan pada suatu proyek. Kegiatan administrasi
proyek adalah sebagai
berikut :
1. Mengurus serta menyelesaikan kegiatan proyek yang bersifat
administratif,
keuangan dan umum.
2. Menyiapkan berita acara lapangan, arsip dan menyusun
dokumentasi.
3. Mengurus tenaga kerja
2.3.2 Fungsi dan Tujuan Administrasi Proyek
Administrasi proyek konstruksi berfungsi menggerakan proyek
dalam arti
tata usaha atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran,
mengurus perubahan
pekerjaan dan klaim-klaim, serta menyelesaikan perselisihan yang
mungkin
muncul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath, 1992).
Tujuan dari administrasi proyek adalah agar proyek tersebut
secara
komersial berhasil, artinya pengguna jasa akan mendapatkan
proyek yang mutu,
biaya dan waktunya sesuai dengan kontrak. Sebaliknya, penyedia
jasa
mendapatkan hak-haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaannya
beserta
perubahan dan klaim-klaim sesuai ketentuan dalam kontrak.
2.3.3 Kontrak
Kontrak kerja merupakan suatu persetujuan yang dibuat oleh suatu
pihak
untuk mengerjakan sesuatu bagi kepentingan pihak yang lain
menurut persyaratan
yang telah ditentukan dan disepakati bersama.
-
33
Kontrak kerja konstruksi dapat dikatakan kontrak bisnis yang
merupakan
suatu perjanjian dalam bentuk tertulis dimana substansi yang
disetujui oleh para
pihak yang terikat di dalamnya. Sedangkan pengertian bisnis itu
sendiri adalah
tindakan yang mempunyai aspek komersial. Dengan demikian,
kontrak kerja
konstruksi adalah perjanjian tertulis antara dua pihak atau
lebih yang mempunyai
nilai komersial (Hikmahanto Juwana, 2001).
Dokumen kontrak yang perlu diperhatikan adalah dokumen
syarat-syarat
perjanjian (Condition of Contract), karena dalam dokumen ini
dijelaskan semua
ketentuan tentang peraturan-peraturan yang telah disepakati
pihak-pihak yang
bersangkutan.
2.3.4 Jenis Kontrak Proyek Pembangunan Gedung FMIPA UII
Tahap perencanaan, pengawasan, dan pelaksanaan pada proyek
pembangunan gedung Fakultas MIPA UII dilakukan oleh team dari
Yayasan
Badan Wakaf. Proyek tersebut dikelola oleh Yayasan Badan Wakaf
secara
swakelola dimana semua yang berkaitan dengan proyek pembangunan
gedung
tersebut diurus mandiri oleh Yayasan Badan Wakaf tanpa campur
tangan dari
pihak luar baik dalam perencanaan pengawasan serta
pelaksanaan.
2.3.5 Laporan Kerja
Laporan adalah suatu penyampaian informasi tertulis kepada
pimpinan yang
mencakup perkembangan pekerjaan serta memuat uraian
penyimpangan
pelaksanaan di lapangan dan perkembangan baru yang timbul di
lapangan.
Fungsi laporan adalah sebagai berikut ini :
1. Laporan disampaikan kepada pimpinan merupakan tanggungjawab
yang harus
disampaikan oleh bagian administrasi.
2. Laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan
oleh seorang
pemimpin.
Bentuk laporan ini terbagi dua macam yaitu kedalam intern dan
keluar
ekstern. Untuk laporan kedalam, bagian administrasi melaporkan
pada manajer
proyek, sedangkan untuk laporan keluar, misalnya laporan kepada
rapat
koordinasi, bagian administrasi membuat laporan progress atau
presentasi kerja
-
34
yang kemudaian dilaporkan langsung pada saat rapat koordinasi
diketahui oleh
manajer proyek.
2.3.6 Rencana Kerja
Rencana kerja adalah pembagian waktu terinci yang disediakan
untukmasing-masing bagian pekerjaan dari suatu proyek
pembangunan dalam
jumlah waktu yang sudah direncanakan. Manfaat dibuatnya rencana
kerja yaitu :
1. Untuk menentukan urutan pekerjaan.
2. Mengetahui volume pekerjaan yang harus diselesaikan waktu
tertentu.
3. Mengendalikan waktu pelaksanaan masing-masing bagian
pekerjaan.
4. Mengetahui bahan bangunan dan peralatan yang diperlukan di
proyek.
5. Mengetahui jumlah dan jenis tenaga kerja yang diperlukan.
6. Sebagai alat koordinasi bagi pimpinan.
7. Sebagai pedoman kerja dan penilaian kemajuan pelaksanaan
pekerjaan.
2.3.7 Tenaga Kerja
Dalam hal ini tenaga kerja yaitu semua orang yang terlibat
dalam
pelaksanaan suatu proyek, baik dari yang ahli/ profesional
sampai tenaga kerja
pemborong/ buruh. Penempatan tenaga kerja harus disesuaikan
antara keahlian
tertentu sehingga pekerjaan yang dihasilkan manjadi efisien dan
efektif. Dalam
pelaksanaan pekerjaan, tenaga kerja dibagi beberapa bagian
sebagai berikut.
1. Tenaga kerja ahli, adalah pegawai yang ditempatkan dalam
pekerjaan proyek
yang sedang berlangsung. Jenis tenaga kerja ini memegang peranan
yang
penting terhadap sistem koordinasi dan sistem manajemen dengan
tenaga kerja
lainnya untuk menghasilkan prestasi yang baik dalam melaksanakan
pekerjaan.
Meliputi tenaga pelaksana yang tingkat pendidikannya sarjana,
sarjana muda
dan memiliki pengalaman dibidang masing-masing.
2. Mandor, dituntut untuk memiliki pengetahuan teknis dalam
taraf tertentu,
misalnya: dapat membaca gambar konstruksi, dapat membuat
perhitungan
ringan, dapat membedakan kualitas bahan bangunan yang akan
digunakan,
menangani pekerjaan acuan, pembesian, pengecoran, dan mengawasi
pekerjaan
tenaga kerja bawahannya.
-
35
3. Tenaga tukang, harus ahli dalam bidangnya berdasarkan
pengalaman dan cara
kerja yang sederhana. Tukang dalam proyek tempat penulis kerja
praktek
dibagi menjadi lima bagian yaitu tukang besi (rebarman), tukang
batu (mason),
tukang kayu (carpenter), tukang las, dan tukang listrik (ME).
Tukang besi
mengurusi segala macam kegiatan yang berhubungan degan
pembesian/pemasangan tulangan, tukang batu bertugas dalam
pengecoran dan
pembuatan lantai kerja, tukang kayu bertugas untuk mengurusi
segala macam
pekerjaan yang berhubungan dengan kayu baik bekesting hingga
servis
lainnya.
4. Tenaga kasar, memerlukan kondisi yang kuat dan sehat untuk
pengangkutan
bahan, alat, dan lain lain.
5. Tenaga keamanan (security), bertugas menjaga keamanan lokasi
proyek,
prosedur penerimaan tamu serta membuka dan menutup pintu jika
ada
concrete mixer truck, concrete pump truck maupun truk bahan
bangunan yang
akan masuk ke lokasi proyek.
2.3.8 Waktu dan Upah Kerja
Pekerjaan yang dilakukan dinilai berhasil apabila telah sesuai
dengan tujuan
yang diharapkan (sesuai rencana). Setiap pekerjaan memerlukan
disiplin kerja dari
semua unsur proyek sehingga efisiensi kerja dan waktu dapat
tercapai. Besarnya
gaji yang diterima tenaga kerja harus sesuai dengan yang telah
ditetapkan dan
dibayarkan tepat waktu.
1. Waktu Kerja
a. Waktu Kerja Biasa
Jumlah hari kerja pada proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA
UII
dalam 1 minggu adalah 6 hari, pada hari senin sampai sabtu.
Sedangkan
jumlah jam kerja dalam 1 hari adalah 8 jam, kelebihan jam kerja
tersebut
dianggap sebagai jam lembur dengan batasan waktu tertentu.
Perincian jam
kerja biasa adalah sebagai berikut :
1) Jam 08.00 12.00 WIB Jam bekerja
2) Jam 12.00 13.00 WIB Jam istirahat
3) Jam 13.00 16.00 WIB Jam bekerja
-
36
b. Waktu Kerja Lembur
Jam kerja lembur dilakukan apabila ada pekerjaan yang menuntut
harus
segera diselesaikan agar target bagian pekerjaan tersebut
tercapai. Dalam
proyek pembangunan gedung fakultas MIPA UII ini waktu kerja
lemburnya
terhitung apabila waktu kerja melebihi waktu kerja biasa
(normal) yaitu dari
setelah pukul 16.00 WIB sampai dengan selesai.
2. Upah Kerja
Pembayaran upah tenaga kerja pada proyek pembanguanan gedung
Fakultas
MIPA UII ini adalahsebagai berikut :
Pembayaran upah tenaga kerja adalah sebagai berikut :
1. Tenaga kerja tetap, pembayaran upah dilaksanakan setiap akhir
bulan.
2. Tenaga kerja honorer, pembayaran upah dilaksanakan setiap
minggu.
3. Tenaga kerja harian, pembayaran upah dilaksanakan setiap satu
minggu
sekali.
Sedangkan jam kerja lembur, pembayarannya diperhitungkan dari
jumlah jam
lembur.