北九州市 理科薬品管理台帳 Excel版 操作マニュアル …理科薬品管理台帳に関する今後のスケジュールについて...

北九州市理科薬品管理ツール

Excel版 操作マニュアル

平成３１年４月

教育委員会 学事課

◇理科薬品管理台帳に関する今後のスケジュールについて

理科薬品管理台帳については、学期ごとに台帳と現有量等を照合のうえ、学校長の決裁が必要です。

※理科薬品管理ツール（Excel版）を使用する場合はP9を参照して

ください。

※平成１８年度配布の薬品管理システム（Access版）を使用する

場合の決裁の際は、以下の①～④を出力し決裁後に保存してくだ

さい。（５年保存）

理科薬品管理ツール（Excel版）から出力するもの

① 決裁用チェックシート

薬品管理システム（Access版）から出力するもの

② 薬品別在庫一覧

③ 薬品別入出庫一覧

④ 廃棄一覧

期間 使用する薬品管理システム

平成３１年度平成３２年度

今回配布の、理科薬品管理ツール（Excel版）または

平成１８年度配布の薬品管理システム（Access版）

平成３３年度 次期校務支援システムの理科薬品管理システム

◇学期ごとの決裁について

◇理科薬品管理ツールの使用環境について

Excel2010で使用することを想定して作成しています。

Excel2008では正常に作動しません。

お使いのパソコンがExcel2008の場合は、職員室デスクトップパソコン等を活用してください。

１ シートについて ・・・・・ １

２ 基本情報登録について ・・・・・ ２

３ 薬品一覧について ・・・・・ ３

４ 現有薬品の登録について ・・・・・ ４

５ 理科薬品管理台帳（個票）の登録について ・・・・・ ６

６ 手書きでの処理について ・・・・・ ８

７ 決裁用チェックシートについて ・・・・・ ９

８ 補助簿について ・・・・・１０

９ データ出力について ・・・・・１０

目 次

○ 理科薬品管理ツールは以下のシートで構成されています。

｢理科薬品 保管状況一覧｣・・・現有量を一覧で確認するためのシート

｢基本情報登録｣ ・・・学校の基本的な情報を登録するためのシート

｢薬品名一覧｣ ・・・薬品一覧を閲覧するためのシート

｢理科薬品管理台帳（個票）｣・・・各薬品ごとに出納を管理するためのシート

｢決裁用チェックシート｣ ・・・学期ごとの決裁用チェックシート

｢補助簿｣ ・・・理科準備室等での記録に使用する用紙

○ 各シートへは、｢理科薬品 保管状況一覧｣のシートより移動できます。

○ 各シートの印刷も｢理科薬品 保管状況一覧｣から行います。

１ シートについて

１

○ 基本情報の登録では、｢学校名｣｢保管場所｣｢使用者｣の登録をします。

（１）｢保管状況一覧｣のページより｢基本情報登録｣をクリックしページを移動します。

（２）｢学校名｣｢保管場所｣｢使用者｣の登録をします。

①｢学校名｣の欄に学校名を入力します。

②｢保管場所登録｣の欄に薬品の保管場所を入力します。（20箇所まで入力可能）

③｢使用者登録｣の欄に理科薬品の使用が想定される教職員を入力します。

（20名まで入力可能）

（３）｢理科薬品 保管状況一覧｣に戻る

どのページからでも をクリックすることで、

｢保管状況一覧｣のページへ戻ることができます。

２ 基本情報登録について

① ② ③

２

○ 薬品管理ツールには、初期登録として１０７種類の理科薬品等が登録

されています。登録されている薬品については薬品一覧から閲覧でき

ます。

（１）｢薬品一覧｣をクリックし薬品一覧を閲覧することができます。

○ 薬品一覧に登録されていない薬品の管理について

薬品一覧の薬品については、追加・削除はできません。

薬品一覧に登録されていない薬品を保有していたり、購入したりする場合は、

手書き処理にて薬品の管理を行ってください。

手書きでの処理方法については、P８参照。

（２０２１年度以降は、他の薬品と同様に校務支援システムでの管理となります）

３ 薬品一覧について

３

○ 現在保有している薬品を登録する場合、もしくは新たに薬品を

購入した場合は、｢保管状況一覧｣のページで｢薬品名｣｢個番号｣

｢保管場所｣の登録をします。

（１）｢薬品名｣｢個番号｣｢保管場所｣の入力

①「薬品名」の入力

薬品名は薬品一覧の中からプルダウンで選択します。

②「個番号」の入力

個番号は、各薬品をビンごとに管理するための番号になります。

同じ薬品が複数ある場合は、薬品ごとに１～の通し番号となります。

ここで管理する個番号と同じ番号を薬品の容器にも明記してください。

（例）アンモニアが２本ある場合は・・・アンモニア１，アンモニア２

③「保管場所」の入力

それぞれの薬品の保管場所をプルダウンから選択します。

※該当の保管場所がない場合は、保管場所を追加登録してください。（P2参照）

（２）その他の入力

「分類」については、薬品一覧に登録されている分類が反映されます。

「残量」「廃棄」については、理科薬品管理台帳（個票）での入力内容が

反映されますので、ここでは入力の必要はありません。

４ 保有薬品の登録について

①② ③

注意！薬品名は整理番号１から順に入力してください。途中に空白がある場合は正常に印刷されません。

４

（３）薬品入力のポイント

「薬品名」の入力は、プルダウンで選択しますが、１００種類を超え

る薬品が登録されていますので、探す作業が必要となります。

薬品名の欄に、探したい薬品の最初の文字をひらがなで入力した後に

プルダウンボタンを押すことで、探し出す作業が少し軽減されます。

例えば・・・｢硫酸｣を探したい場合は、薬品名にひらがなで｢り｣と入力

その後、プルダウンボタンを押すことで、頭文字が｢り｣の薬品を検索できます。

（４）薬品の並び替えについて

薬品は、登録した順番に並んでいますが、右上の｢薬品名で並び替える」

を押すことで、薬品名の順番で並び替えることができます。

「整理番号で並び替える」を押せば、登録した順番に戻ります。

４ 保有薬品の登録について

５

○ 理科薬品管理台帳（個票）では「購入」「使用」「点検」「廃棄」の

登録をします。

（１）「購入」または、当初の「保有量」の登録

購入等の場合は、「購入または繰越量」の右側のセルに、

容器を含む総重量及び受入日を入力してください。

（２）「使用」「点検」の登録

①「年月日」 年月日は西暦で入力します。

②「項目」 プルダウンから使用・点検を選択します。

③「残量」 使用後または点検時の容器を含む総重量を入力します。

④「担当者名」 担当者をプルダウンから選択します。

※担当者が表示されない場合は、基本登録で担当者を追加してください。(P2参照)

⑤「備考」 必要に応じて使用してください。

５ 理科薬品管理台帳（個票）の登録について

① ② ③ ④ ⑤

６

（３）｢廃棄｣の登録

①「廃棄」の右側のセルにプルダウンから「廃棄済」を選択し、

廃棄日を入力します。

②残量は容器の重さを含むため、薬品を使い切っても０ｇにはなりません。

（４）「保管状況一覧」への反映

個票に登録した内容のうち「受入日」、「残量」、「廃棄」に関する情報は、

保管状況一覧に反映されます。

５ 理科薬品管理台帳（個票）の登録について

①

②

７

○ この理科薬品管理ツールでは、薬品名の追加・削除はできません。

そのため、登録されていない薬品を保有していたり、購入したりする

場合は、手書き処理にて薬品の管理を行う必要があります。

（１）手書用用紙の出力について

｢保管状況一覧｣及び｢理科薬品管理台帳（個票）｣については、手書き用を

使用してください。

（２）記入について

出力した用紙に必要事項を記入し薬品の管理を行ってください。

（当初記入するもの）

理科薬品管理台帳（個票）・・・薬品名、規格、保管場所、個番号、

購入量、受入日

保管状況一覧 ・・・薬品名、分類、個番号、保管場所

（使用・点検ごとに記入するもの）

理科薬品管理台帳（個票）・・・年月日、項目、使用量、残量、担当者

（廃棄の際に記入するもの）

理科薬品管理台帳（個票）・・・廃棄、廃棄日

（学期末決裁時に記入するもの）

保管状況一覧・・・残量、廃棄の有無

６ 手書きでの処理について

８

○ 薬品管理については、｢最低、学期に１度は、台帳と照らし合わせて、

現有数量の確認を行う。｣とされています。このシートは、その際に使

用するためのチェックシートです。毎学期末にチェックを行い、決裁

後に保管してください。（５年保存）

（１）チェックシートの印刷

｢決裁用チェックシート｣は、保管状況一覧から印刷できます。

（２）決裁

① 決裁の際には以下のページを出力し添付してください

・理科薬品 保管状況一覧

・理科薬品管理台帳（個票）（薬品の現有があるもの）

・理科薬品管理台帳（個票）（当該期間内に廃棄したもの）

・理科薬品 保管状況一覧（手書き処理分）※

・理科薬品管理台帳（個票）（手書き処理分）※

※手書き処理分については、該当がある学校のみ

② 学校長はチェック項目に沿って確認を行い決裁してください。

③ 決裁後は、学校にて保管してください。（５年保存）

７ 決裁用チェックシートについて

９

○ 理科薬品管理台帳で管理する薬品については、２０２１年度の次期校

務支援システムへのデータ移行を想定しています。

データ出力の際は、「CSVデータ出力」をクリックしてください。

手書き処理で管理している薬品については、データ移行はできません。

次期校務支援システムの仕様によっては、データによる移行が行えな

い場合もありますので、ご了承ください。

９ データの出力について

○ ｢補助簿｣は、薬品のある理科準備室と台帳を入力する管理諸室との

間での情報伝達を想定した補助的なシートになります。

学校の実情に応じて活用してください。

※補助簿をもって台帳に替えることはできません。

補助簿を活用する場合も、必ず台帳への入力をお願いします。

８ 補助簿について

１０