MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE
Programul Operaional Sectorial
Creterea Competitivitii Economice 2007-2013
GHIDUL SOLICITANTULUI
Axa III Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele
privat i public
Domeniul Major de Intervenie 2 Dezvoltarea i creterea eficienei
serviciilor publice electronice
Operaiunea 2 Implementarea de sisteme TIC n scopul
creterii interoperabilitii sistemelor informatice i asigurarea
conexiunii la broadband, acolo unde este necesar
CUPRINS
41.Cadrul general
72.Documente strategice
83.Legislaie
104.Circuitul proiectului
105.Condiii de eligibilitate pentru obinerea finanrii
105.1. Eligibilitatea solicitantului
145.2. Eligibilitatea proiectului
155.3 Principii ale proiectelor de interoperabilitate
166.Activiti eligibile
177.Categorii de cheltuieli
187.1. Cheltuieli eligibile
207.2 Cheltuieli neeligibile
207.3Condiii generale i specifice de eligibilitate a
cheltuielilor
218.Modul de finanare a proiectului
218.1 Forma de finanare a proiectului
228.2 Rata maxim de cofinanare:
228.3 Mrimea finanrii acordate
228.4. Acordarea prefinanrii se aplic pentru solicitanii care nu
sunt ordonatori de credite finanai integral de la bugetul de stat,
bugetul asigurrilor sociale, bugetul asigurrilor pentru omaj, dup
caz
248.5. Proiecte generatoare de venituri
259.Modaliti de completare i transmitere a Cererii de
Finanare
259.1. Completarea Cererii de Finanare
2810.Evaluarea i selecia proiectelor
2910.1. Verificarea criteriilor de transmitere
2910.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii
3010.3. Evaluarea tehnico-economic
3110.4. Selecia
3211. Contractarea
3211.1. Semnarea contractului
3311.2. Modificarea contractului de finanare
3412. Implementarea
3412.1 Achiziii publice
3512.2 Rambursarea cheltuielilor
3713. Monitorizare i control
4014. Informare i publicitate
4315.Informaii suplimentare
44Anexa 1 Formularul Cererii de Finanare
67Anexa 2. Studiul de fezabilitate
69Anexa 3. Analiza necesitilor pentru implementarea
proiectului
70Anexa 4. Proiectul tehnic
71Anexa 5. Declaraia de eligibilitate
73Anexa 6. Declaraia de angajament
75Anexa 7. Bugetul proiectului
78Anexa 8. Matricea logic a proiectului
83Anexa 9. Model de Curriculum Vitae
85Anexa 10. Modul de calcul al asistenei nerambursabile n cazul
proiectelor generatoare de venit pentru proiectele cu o valoare de
cel puin 1 mil. Euro
90Anexa 11. Grila de verificare a conformitii administrative i a
eligibilitii
95Anexa 12. Grila de evaluare tehnico-economic
100Anexa 13. OPIS LA FORMULARUL CERERII DE FINANARE
101Anexa nr. 14. Glosar de termeni
107Anexa 15. Contractul de finanare
120ANEXA I MSURILE DE MONITORIZARE I CONTROL
123ANEXA II MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE
126ANEXA III MODELUL CERERII DE RAMBURSARE
133ANEXA IV RAPORTUL DE PROGRES AL PROIECTULUI
138ANEXA VI MODELUL CERERII DE PREFINANARE
140ANEXA VIIMODELUL RAPORTULUI DE DURABILITATE A INVESTIIEI
141ANEXA VIII Notificare privind modul de pstrare al
documentelor i al evidenei contabile legate de proiect
1. Cadrul general
Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaii i asisten
solicitanilor pentru accesarea de fonduri nerambursabile n cadrul
Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice
2007-2013 (POS CCE), Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i
Comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public, Domeniul
Major de Intervenie 2 - Dezvoltarea i creterea eficienei
serviciilor publice electronice, Operaiunea 2 Implementarea de
sisteme TIC n scopul creterii interoperabilitii sistemelor
informatice i asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este
necesar.
Ghidul detaliaz criteriile specifice care trebuie ndeplinite de
solicitani i proiectele acestora, regulile de finanare, circuitul
proiectului, modalitatea de selecie a proiectelor, procesul de
contractare i implementare, precum i drepturile i obligaiile
beneficiarilor.
Intervenia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este
fundamentat n Programul Operaional Sectorial Creterea
Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE).
Obiectivul general al POS CCE este creterea productivitii
ntreprinderilor romneti, cu asigurarea principiilor dezvoltrii
durabile i reducerea decalajelor fa de productivitatea la nivelul
Uniunii Europene, astfel nct Romnia s ating, pn n anul 2015, un
nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitii Uniunii
Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnat pentru
administrarea POS CCE, 2007-2013 este Ministerul Economiei.
Axele prioritare din cadrul POS CCE
Axa Prioritar 1: Un sistem inovativ de producie
Axa Prioritar 2: Creterea competitivitii prin cercetare,
dezvoltare tehnologic i inovare;
Axa Prioritar 3: Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC)
pentru sectoarele privat i public;
Axa Prioritar 4: Creterea eficienei energetice i a securitii
furnizrii, n contextul combaterii schimbrilor climatice
Axa Prioritar 5: Asistena tehnic
Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru
sectoarele privat i public sprijin competitivitatea economic i
promovarea interaciunii ntre sectorul public i ntreprinderi/ceteni
prin valorificarea potenialului TIC.
Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale
(OIPSI) din cadrul Ministerului Comunicaiilor i Societii
Informaionale (MCSI) este responsabil pentru implementarea acestei
axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenie:
Domeniul Major de Intervenie 3.1 (DMI 3.1) Susinerea utilizrii
TIC
Domeniul Major de Intervenie 3.2 (DMI 3.2) Dezvoltarea i
creterea eficienei serviciilor publice electronice moderne
Domeniul Major de Intervenie 3.3 (DMI 3.3) Dezvoltarea
e-economiei
Obiectivul specific al Domeniului Major de Interventie 2 este de
a pune la dispoziie serviciile administrative prin mijloace
electronice, att pentru utilizatori (ceteni i mediul de afaceri),
ct i pentru administraia public. Beneficiile utilizatorilor pot fi
exprimate succint prin oferirea unui acces facil la serviciile
administraiei publice. Pentru autoritile care utilizeaz tehnologia
informaiei i comunicaiilor n scopul furnizrii de servicii
electronice, aceasta nseamn noi oportuniti, dar i schimbri interne
la nivel organizaional.
Acest domeniu major de intervenie este format din patru
operaiuni, descrise mai jos:
Operaiunea 1: Susinerea implementrii de solutii de e-guvernare
(inclusiv e-administraie) i asigurarea conexiunii la broadband,
acolo unde este necesar;
Beneficiari: autoriti ale administraiei publice locale i unitile
administrativ teritoriale, instituii publice ce funcioneaz la nivel
local, asociaii de dezvoltare intercomunitar, autoritile
administraiei publice centrale, instituii publice ce funcioneaz la
nivel central, parteneriate ntre autoriti publice centrale sau/i
instituii publice ce funcioneaz la nivel central, biblioteci de
drept public cu personalitate juridic
Operaiunea 2: Implementarea de sisteme TIC n scopul creterii
interoperabilitii sistemelor informatice i asigurarea conexiunii la
broadband, acolo unde este necesar face obiectul prezentului
ghid
Operatiunea 3: Susinerea implementrii de aplicaii de
e-educaie;
Beneficiari: autoriti ale administraiei publice locale i unitile
administrativ teritoriale, instituii publice ce funcioneaz la nivel
local, asociaii de dezvoltare intercomunitar, autoritile
administraiei publice centrale, instituii publice ce funcioneaz la
nivel central, parteneriate ntre autoriti publice centrale sau/i
instituii publice ce funcioneaz la nivel central, biblioteci de
drept public cu personalitate juridic, instituii de nvmnt superior
de drept public acreditate
Operaiunea 4: Susinerea implementrii de sisteme, servicii i
aplicaii electronice de e-sntate i asigurarea conexiunii la
broadband, acolo unde este necesar
Beneficiari: uniti sanitare publice cu personalitate juridic sau
parteneriate ntre acestea
Prezentul ghid al solicitantului se refer la a doua operaiune,
numit Implementarea de sisteme TIC n scopul creterii
interoperabilitii sistemelor informatice i asigurarea conexiunii la
broadband, acolo unde este necesar.
Proiectele finanate n cadrul acestei operaiuni trebuie s conduc
la interoperabilitatea de sisteme electronice ale instituiilor
publice. Se va finana interconectarea acelor sisteme electronice
care sunt funcionale la momentul depunerii proiectului. Aceast
operaiune are doua obiective principale ce trebuiesc indeplinite
simultan:
furnizarea de servicii publice on-line ctre ceteni/mediul de
afaceri/administraie public
eficientizarea activitailor interne ale instituiei publice care
contribuie la furnizarea respectivului serviciu utiliznd mijloace
specifice TIC
Proiectele finanate n cadrul operaiunii ce face obiectul
prezentului ghid trebuie s conduc la furnizarea a cel puin unui
serviciu public ctre ceteni/mediul de afaceri/administraie public
la un nivel de sofisticare de minimum 3.
Cele 5 niveluri de sofisticare posibile sunt urmtoarele:
1. postarea informaiilor online;
2. interaciune unidirecional: existena formularelor online
pentru a fi descrcate;
3. interaciune bi-direcional: posibilitatea de a transmite
online formulare completate;
4. tranzacii electronice complete, inclusiv livrarea i/sau
plata;
5. personalizarea i pro-activitatea - reflect gradul n care
serviciile disponibile online rspund necesitilor utilizatorilor.
Cel de-al cincilea nivel de sofisticare introduce 2 noi
concepte:
a. ideea de livrare pro-activ a serviciilor. Exemple de
proactivitate: atenionarea utilizatorilor asupra unor msuri pe care
acetia trebuie s le ia, pre-completarea unor cmpuri ale
formularelor cu date deja existente n bazele de date ale
instituiei;
b. ideea de livrare automat a serviciului: instituiile efectueaz
n mod automat anumite servicii ce reprezint drepturi sociale sau
economice ale cetenilor/mediului de afaceri, fr ca acesta s
solicite acest lucru.
Cererea de propuneri de proiecte
Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte este
cuprins ntre ..................
Alocarea financiar aferent prezentei cereri de propuneri de
proiecte este de milioane lei, din care aproximativ mil. lei FEDR i
.. mil. lei de la bugetul de stat.
Prezenta cerere de proiecte este de tip depunere cu termen
limit, cu ierarhizare.
Procesul de verificare a criteriilor de transmitere, a
conformitii administrative i a criteriilor de eligibilitate se va
realiza n mod continuu, imediat dup primirea aplicaiilor la sediul
MCSI, astfel nct un proiect respins datorit nerespectrii
criteriilor enumerate mai sus, s poat fi redepus pn la ncheierea
apelului de proiecte, cu respectarea cerinelor din Ghidul
solicitantului. Procesul de evaluare tehnico-economic i de selecie
a proiectelor va ncepe dup ncheierea perioadei limit de depunere a
aplicaiilor la sediul MCSI, urmnd s conduc la o ierarhizare a
acestora pe baza punctajelor acordate la evaluarea
tehnico-economic. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei
Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare
planificate pentru prezentul apel.
Atenie! La acest apel, un solicitant va putea depune o singur
cerere de finanare.
Atenie! Punctajul obinut urmare evalurii tehnico-economice
pentru proiectele ce au minim 70 de puncte (punctajul minim de
calitate)
2. Documente strategice
Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice
(POS CCE), aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr.
3472/12.07.2007. Acest document este publicat la adresele de
Internet: www.minind.ro (la Seciunea Fonduri Structurale /
Autoritatea de Management pentru POS CCE), www.mcsi.ro (la Seciunea
Fonduri Structurale/Informaii Utile) i http://fonduri.mcsi.ro
Documentul Cadru de Implementare (DCI) include toate detaliile
relevante pentru domeniile majore de intervenie i operaiunile
specifice din cadrul POS CCE, precum i sumele alocate proiectelor,
categorii de proiecte, activiti, cheltuieli i beneficiari
eligibili, criterii de eligibilitate pentru solicitarea finanrii
etc. Acest document este publicat la adresele: www.minind.ro,
http://fonduri.mcsi.ro.
3. Legislaie
a. privind regulile de eligibilitate
Hotrrea Guvernului nr. 759 din 11 iulie 2007 privind regulile de
eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor
finanate prin programele operaionale cu modificrile i completrile
ulterioare;
Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2241/22.07.2008
pentru aprobarea Listelor de cheltuieli eligibile pentru proiectele
finanate n cadrul operaiunii 3.1.4 Susinerea conectrii colilor la
broadband, domeniul major de intervenie 3.1 Susinerea utilizrii
Tehnologiei Informaiei i Comunicaiilor i n cadrul operaiunilor din
domeniul major de intervenie 3.2 Dezvoltarea i creterea eficienei
serviciilor publice electronice, Axa Prioritar 3 Tehnologia
informaiei i comunicaiilor pentru sectoarele privat i public din
cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii
Economice (POS CCE) 2007-2013, cu modificrile i completrile
ulterioare;
O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a
instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul
convergen;
Ordinul nr. 2548 al ministrului finanelor publice privind
prefinaarea acordat beneficiarilor de proiecte finanate din
instrumente structurale, conform prevederilor OUG a Guvernului nr.
64/2009
b) privind alte reglementri naionale
Ordonana Guvernului nr. 79 din 28 august 2003 privind controlul
i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de
cofinanare aferente utilizate necorespunztor, cu modificrile i
completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr.
622 din 30 august 2003;
Hotrrea Guvernului nr. 1306 din 24 octombrie 2007 pentru
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanei Guvernului
nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare,
precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate
necorespunztor;
Hotrrea Guvernului nr. 457 din 21 aprilie 2008 privind cadrul
instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor
structurale, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei nr. 364 din 13 mai 2008;
Legea nr. 161 din 19 aprilie 2003 privind unele msuri pentru
asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a
funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea
corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei nr. 279 din 21 aprilie 2003
Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34 din 19 aprilie 2006
privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor
cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera
circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i
conform Legii nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea
datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul
comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile
ulterioare
d) privind reglementrile UE
Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al
Consiliului din 5 iulie 2006 privind FEDR i de abrogare a
Regulamentului (CE) nr. 1783/1999;
Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006
de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i
de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999 ;
Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei din 8 dec 2006 de
stabilire a normelor de punere n aplicare Regulamentului (CE) nr.
1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale
privind FEDR, FSE i FC i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al
Parlamentului European i al Consiliului privind FEDR;
Regulamentului Consiliului nr.1605/2002 privind Regulamentul
financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene.
4. Circuitul proiectului
5. Condiii de eligibilitate pentru obinerea finanrii
Cererea de finanare (inclusiv anexele la formularul cererii de
finanare) completat de ctre solicitant, face obiectul verificrii
eligibilitii solicitantului i a proiectului, pe baza criteriilor
enumerate n continuare i incluse n grila de verificare
administrativ i a eligibilitii, prevzut n anexa la prezentul
Ghid.
5.1. Eligibilitatea solicitantului
Solicitantul eligibil n sensul prezentului ghid, reprezint
entitatea care ndeplinete urmtoarele criterii:
1. Tipul solicitantului eligibil
a. Autoritate a administraiei publice locale (APL) i uniti
administrativ teritoriale definite n baza Legii administraiei
publice locale nr. 215/2001, cu modificrile i completrile
ulterioare
b. Structuri asociative ale autoritilor administraiei publice
locale, aa cum sunt definite acestea n Legea administraiei publice
locale nr. 215/2001, cu modificrile i completrile ulterioare
c. Instituie public ce funcioneaz la nivel local
d. Autoritate a administraiei publice centrale
e. Instituie public ce funcioneaz a nivel central
f. Biblioteci de drept public cu personalitate juridic
g. Parteneriate ntre autoriti publice locale sau/i instituii
publice ce funcioneaz la nivel local
Atenie! n cadrul Acordului de parteneriat se va identifica clar
instituia cu rol de lider de proiect, aceasta fiind i solicitantul
finanrii, n sensul acestui Ghid.
Cererea de finanare va fi semnat i depus de liderul de
proiect.
Nu exist restricii cu privire la numrul partenerilor.
Acordul de parteneriat, anexat la cererea de finanare, trebuie s
conin obligatoriu urmtoarele informaii:
Denumirea i adresa exact a fiecrui partener precum i indicarea
adresei exacte unde se va implementa proiectul pentru fiecare
partener;
Desemnarea liderului de proiect din cadrul partenerilor;
Numele i funcia reprezentanilor legali ai fiecrui partener,
inclusiv a liderului de proiect, semnatari ai acordului de
parteneriat;
Obiectivul Acordului de parteneriat;
Perioada de valabilitate a acordului de parteneriat (cel puin pn
la 31 decembrie 2020 sau pe termen nelimitat);
Drepturile i obligaiile liderului de proiect i ale
partenerilor;
Contribuia fiecrui partener la implementarea proiectului;
Prezentarea modului n care liderul de proiect i fiecare partener
asigur sustenabilitatea investiiei pentru care s-a acordat
finanare, pe o perioad de cel puin 5 ani dup finalizare;
Prezentarea modului de utilizare a bunurilor finanate dup
implementarea proiectului (dac este cazul).
2. Solicitantul i fiecare dintre partenerii si, unde este cazul,
pentru a fi eligibil, trebuie s se ncadreze ntr-una din situaiile
de mai jos:
Solicitantul este direct responsabil de pregtirea i managementul
proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a
fi finanat.
Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din
fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu
deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din
alte surse publice, pentru acelai tip de activiti, n cadrul unor
proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de
finanare. n acest caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac acest
lucru este descoperit pe parcursul implementrii, finanarea se va
retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate.
Solicitantul nu este n stare de insolven, conform prevederilor
Legii nr. 273/2006 privind finanele publice locale, art. 75, cu
modificrile i completrile ulterioare
Reprezentantul legal nu a suferit condamnri definitive din cauza
unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie
formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex.
mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni;
Reprezentantul legal nu a comis n conduita lui profesional
greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea
contractant le poate dovedi;
Reprezentantul legal nu a fost subiectul unei judeci de tip res
judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale
sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare
ale Comunitii Europene;
Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a
contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma
altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a
unei finantari nerambursabile, din bugetul comunitar;
Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile
cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului
Consiliului nr. 1605/2002.
Reprezentantul legal nu este subiectul unui conflict de interese
(definit conform Legii 161/2003)
Solicitantul nu este vinovat de inducerea grav n eroare a
Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii
incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte
sau nefurnizarea informaiilor solicitate.
Atenie!
Cerinele de mai sus vor face obiectul Declaraiei de
eligibilitate care se va anexa la Cererea de finanare care va fi
completat de solicitant / solicitant i de fiecare dintre parteneri,
n cazul existenei parteneriatului
Atentie!
Obligaiile legale privind includerea sumelor n bugetul
instituiei n vederea implementrii proiectului sunt prevzute n
Ordonana de urgen nr. 64/2009 privind modul de alocare a cofinanrii
alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional de
dezvoltare, n bugetul instituiilor implicate n gestionarea
instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul
convergen.
De asemenea, solicitantul i fiecare dintre partenerii si, unde
este cazul trebuie s se angajeze la urmtoarele:
s finaneze toate costurile neeligibile care i revin, aferente
proiectului
solicitantul/solicitantul impreuna cu partenerii, unde este
cazul declara ca are capacitatea, prin resurse proprii sau atrase,
de a acoperi diferenta dintre costul proiectului si finantarea
publica (cofinantarea proprie reprezint minim 2% din valoarea
costurilor eligibile, la care se adaug costurile neeligibile) i are
capacitatea de finanare a proiectului pn la rambursarea sumelor pe
care le va solicita.
s finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea sumelor pe care
le va solicita, astfel nct s se asigure implementarea optim a
proiectului
s nu ncearce s obin informaii confideniale legate de structura
proiectelor depuse sau s influeneze personalul OIPSI/comitetul de
evaluare/experii evaluatori n timpul procesului de evaluare i
selecie .
s menin proprietatea proiectului (s nu l gajeze, s nu l
nchirieze) i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe
o perioad de cel puin 60 de luni dup data finalizrii proiectului i
s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad
s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul
declarat n proiect
s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit
final
s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare pentru
a implementa proiectul (resurse umane suficiente - vezi punctul
2.4. din formularul cererii de finanare - i resurse materiale -
vezi pct. 2.3.5. din formularul cererii de finanare).
s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei
software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o
durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a
proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului
pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc
perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea
proiectului
n cazul parteneriatului dovada capacitii de cofinanare se face
de solicitant i/sau partener, dup caz. Prin acordul de parteneriat
se va stabili cota parte cu care va participa fiecare partener la
asigurarea contribuiei proprii a solicitantului. Se va anexa
hotrrea fiecrui partener de a participa la asigurarea finanrii
proiectului, cu indicarea sumelor cu care particip la acoperirea
fiecrei categorii de cheltuieli, dac acestea nu au fost prevzute n
acordul de parteneriat.
5.2. Eligibilitatea proiectului
Un proiect este eligibil dac scopul i obiectivele acestuia sunt
n conformitate cu obiectivele specifice ale Axei prioritare III,
domeniului major de intervenie 2 i respect urmtoarele
prevederi:
1. Proiectul conine activitile eligibile obligatorii pentru
operaiunea 3.2.2 conform punctului 6 din prezentul ghid;
2. Durata maxim de implementare a unui proiect este de 24 de
luni de la semnarea contractului de finanare;
3. Valoarea finanrii solicitate se ncadreaz n limitele
specificate pentru aceast operaiune;
4. Proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei;
5. Proiectul respect principiul neutralitii tehnologice (nu se
favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software)
i ofer posibilitatea unei extinderi ulterioare
Atenie!
Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este necesar ca n
cadrul proiectului transmis s nu facei referire la productori sau
mrci ale echipamentelor i aplicaiilor software necesare pentru
implementarea acestuia.
6. Proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind
egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, regulamentele privind
achiziiile publice, informarea i publicitatea
7. Proiectul va asigura standardele de securitate i
confidenialitate a informaiilor, de prelucrare a datelor cu
caracter personal conform Legii nr. 677 din 21 noiembrie 2001
pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile
i completrile ulterioare i conform Legii nr. 506 din 17 noiembrie
2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia
vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile
i completrile ulterioare
5.3 Principii ale proiectelor de interoperabilitate
Interoperabilitatea const n abilitatea sistemelor TIC i a
proceselor pe care acestea le susin, de a schimba date i de a
permite utilizarea n comun a informaiilor.
Pentru asigurarea interoperabilitii sistemelor TIC, trebuie
luate n calcul urmtoarele aspecte:
a. Interoperabilitatea la nivel organizaional; implic procesul
prin care organizaii diferite colaboreaz n vederea obinerii
reciproce de beneficii prin utilizarea mijloacelor specifice
TIC.
2. Interoperabilitatea la nivel semantic; implic asigurarea unei
interpretri comune a conceptelor, serviciilor, datelor.
3. Interoperabilitatea la nivel tehnic. Acesta acoper elementele
de natur tehnic pentru a permite interconectarea i
interoperabilitatea sistemelor de calculatoare i serviciilor.
Astfel, la nivel de front-office aspectele tehnice care se
recomand a fi analizate pentru asigurarea interoperabilitii sunt
afiarea i schimbul de date, principiile de design a interfeei
pentru asigurarea accesibilitii, accesul multi-canal, arhitectura
aplicaiilor partajate, setul de caractere, tipul fiierelor i
formatul documentelor, compresia fiierelor etc.
La nivel de back-office aspectele tehnice care se recomand a fi
analizate pentru asigurarea interoperabilitii se recomand a fi:
integrarea datelor i aplicaiilor (tehnologia middleware, bazat pe
scalabilitate i pe posibiliti de recuperare), standardele EDI
(Electronic Data Interchange), serviciile web, serviciile de
interconectare, protocoalele de transfer a fiierelor i mesajelor,
asigurarea transportului i securitii mesajelor, serviciile de
stocare a mesajelor, accesul la e-mailbox, serviciile privind
numele de domeniu, serviciile de reea etc.
Sistemul trebuie s asigure standarde i proceduri de securitate i
confidenialitate a informaiilor care s asigure un grad ridicat de
fiabiliate i siguran a operaiunilor.
Serviciile publice electronice ce vor fi furnizate ca urmanre a
implementarii proeictului trebuie sa fie integrate in Sistemul
Electronic Naional, conform Legii 161/2003 privind unele msuri
pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a
funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea
corupiei.
6. Activiti eligibile
Achiziionarea de servicii de consultan pentru pregtirea i
managementul proiectului, inclusiv servicii de asisten juridic
pentru realizarea achiziiilor publice
Conectarea la infrastructura broadband (dac este necesar pentru
implementarea proiectului)
Achiziionarea de aplicaii software i licene software necesare
pentru realizarea proiectului
Achiziionarea serviciilor de dezvoltare i implementarea
soluiilor software i integrarea aplicaiilor folosite respectnd
etapele clare de dezvoltare a proiectului: analiza cerinelor,
proiectare, implementare i testare activitate obligatorie
Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i
plat electronic
Construirea reelei LAN necesar pentru implementarea proiectului
(n interiorul cldirii/cldirilor unde se implementeaz proiectul)
Configurarea i implementarea bazelor de date, migrarea i
integrarea diverselor structuri de date existente
Realizarea unui website/portal, achiziionarea domeniului pentru
acest website
Instruirea personalului care va utiliza produsele software
implementate i cel care va asigura mentenana - activitate
obligatorie
Informare i publicitate pentru proiect - activitate
obligatorie
Auditarea parial i final a proiectului, inclusiv auditarea din
punctul de vedere al securitii aplicaiei - activitate
obligatorie
Echipamentele achiziionate prin proiect nu pot fi folosite dect
de instituii publice aflate n subordinea sau n coordonarea
solicitantului. n acest caz, dac instituia public respectiv are
personalitate juridic proprie, este necesar anexarea la cererea de
finanare a unei declaraii din partea fiecrei instituii ce va folosi
echipamentele, prin care s se confirme implicarea n proiect,
punerea la dispoziie a spaiului necesar i utilizarea
echipamentelor.
Nu este permis utilizarea echipamentelor achiziionate prin
proiect de ctre o persoan de drept privat, indiferent de
acionariat.
Solicitantul se angajeaz s achiziioneze dreptul de
utilizare/licena asupra aplicaiei software customizate pentru care
se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu
perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este
posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul
se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se
asigure sustenabilitatea proiectului.
7. Categorii de cheltuieli
Categoriile de cheltuieli eligibile sunt prezentate mai jos i
vor fi luate n considerare de ctre solicitant n vederea elaborrii
bugetului proiectului. Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica
att n faza de evaluare a proiectului ct i n perioada de
implementare a proiectului, pe baza cererilor de rambursare a
cheltuielilor efectuate i a documentelor justificative de efectuare
a plilor (ex: facturi).
7.1. Cheltuieli eligibile
1. Cheltuieli cu investiii - minim 85% din cheltuielile
eligibile totale ale proiectului
1.1 Cheltuieli privind achiziionarea de echipamente TIC
a) Cheltuieli pentru achiziionarea de servere, calculatoare tip
desktop / portabile, monitoare, echipamente de reea, dispozitive
pentru conectare, echipamente periferice etc, justificate din punct
de vedere a implementrii proiectului
b) Cheltuieli de instalare, configurare, dac este cazul i dac nu
sunt cuprinse n preul de achiziie al echipamentelor
c) Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria
mijloacelor fixe i/sau obiecte de inventar, care nu intr n
categoria de mai sus, necesare pentru implementarea proiectului
d) Cheltuieli de instalare, dac este cazul i nu sunt incluse n
preul de achiziie a dotrilor
1.2 Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice i
licene
a) Cheltuieli pentru achiziionarea aplicaiilor
software/licenelor necesare implementrii proiectului, inclusiv
soluii de securitate software
b) Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice
(pentru realizarea crora poate fi necesar parcurgerea urmtoarelor
etape: analiza cerinelor, proiectare, implementare i testare)
cheltuial minim obligatorie;
c) Cheltuieli pentru configurarea i implementarea bazelor de
date, migrarea i integrarea diverselor structuri de date existente,
dac acestea nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de mai
sus;
d) Cheltuieli pentru dezvoltarea coninutului digital iniial
necesar pentru implementarea proiectului maxim 40% din cheltuielile
eligibile totale ale proiectului
e) Cheltuieli pentru realizarea unui website/portal (dac acestea
nu au fost acoperite n cadrul cheltuielilor de la punctul b),
achiziionarea numelui de domeniului pentru acest website
f) Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic
i plat electronic
1.3 Cheltuieli pentru conectarea la infrastructura broadband
(exclusiv plata abonamentului);
1.4 Cheltuieli pentru realizarea i configurarea reelei LAN
necesar pentru funcionarea proiectului (doar n interiorul
cldirii/cldirilor unde se implementeaz proiectul);
2. Cheltuieli pentru servicii de consultan, audit, informare i
publicitate
a) Cheltuieli cu servicii de consultan pentru elaborarea
proiectului tehnic i studiului de fezabilitate, conform cerinelor
din ghidul solicitantului, alte studii necesare pentru pregtirea
cererii de finanare
b) Servicii de consultan n domeniul managementului de
proiect
c) Cheltuieli pentru obinerea acordurilor, avizelor i
autorizaiilor aferente investiiei, inclusiv elaborarea
documentaiilor necesare
d) Cheltuieli necesare pentru realizarea achiziiilor publice
(inclusiv servicii de asisten juridic n scopul elaborrii
documentaiei de atribuire i/sau aplicrii procedurilor de atribuire
a contractelor de achiziie public)
e) Cheltuieli cu servicii de auditare intermediar i final pentru
proiect, inclusiv auditarea securitii reelei i aplicaiei
informatice
f) Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect
3. Cheltuieli pentru organizarea de cursuri de formare
profesional
a) Cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care
va utiliza produsele software implementate
b) Cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care
va asigura mentenana soluiei dac acesta este angajat al
beneficiarului
4. Cheltuieli aferente managementului de proiect, dac nu au fost
acoperite n cadrul cheltuielilor de la cap.2
a) Cheltuieli salariale pentru personalul contractual angajat al
beneficiarului finanrii
b) Cheltuieli de deplasare pentru personalul contractual angajat
al beneficiarului
c) Cheltuieli cu transportul de bunuri
d) Birotic
e) Cheltuieli cu achiziia de echipamente TIC
Cerine pentru internet broadband
Capacitate minim garantat (minim finanabil)
4 Mbps
Atenie: Conectarea la Internet broadband se poate deconta n
condiiile n care capacitatea conexiunii, conform contractului
ncheiat ntre beneficiar i furnizor, este cel puin egal cu limita
menionat mai sus.
7.2 Cheltuieli neeligibile
Cheltuielile care nu se regsesc la 7.1 nu sunt eligibile. n mod
special, nu sunt eligibile:
taxa pe valoarea adugat, taxa de timbru verde, precum i orice
alte taxe;
dobnda i alte comisioane aferente creditelor;
achiziia de echipamente second-hand;
amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
costurile pentru operarea investiiei;
sumele rezultate din diferenele de curs valutar;
costuri de amortizare;
contribuia n natur;
cheltuieli de leasing.
7.3 Condiii generale i specifice de eligibilitate a
cheltuielilor
O cheltuial efectuat de beneficiar poate fi considerat eligibil
n cadrul POS CCE dac ndeplinete cumulativ urmtoarele criterii,
conform art. 2 al HG nr. 759/2007:
1) este efectiv pltit dup data de 1 ianuarie 2007, cu condiia ca
implementarea proiectului s nu se fi ncheiat la momentul semnrii
contractului de finanare i achiziia efectuat s-a realizat n
conformitate cu prevederile OUG 34/2006 cu modificrile i
completrile ulterioare;
2) este nsoit de facturi, ordine de plat, etc. n conformitate cu
prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu
valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora
cheltuielile s poat fi auditate i identificate;
3) este n conformitate cu prevederile Contractului de finanare
ncheiat de beneficiar cu Ministerul Comunicaiilor i Societii
Informaionale, n calitate de Organism Intermediar pentru Promovarea
Societii Informaionale, cu respectarea art. 54 alin. (5) i art. 60
din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006;
4) este conform cu prevederile legislaiei naionale i
comunitare;
5) se ncadreaz n lista categoriilor de cheltuieli eligibile
prezentate anterior;
6) este n legtur direct cu activitile propuse n proiect i este
necesar pentru realizarea proiectului.
Pentru corecta ncadrare a cheltuielilor proiectului trebuie s
avei n vedere urmtoarele aspecte:
8. Modul de finanare a proiectului
8.1 Forma de finanare a proiectului
Ajutorul se acord sub form de finanare nerambursabil
8.2 Rata maxim de cofinanare:
100% din cheltuielile eligibile pentru instituiile finantate
integral de la bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale si de
sanatate
98% pentru restul institutiilor publice
8.3 Mrimea finanrii acordate
- Valoarea maxima a finantarii acordate pentru proiecte la nivel
naional - 9.000.000 lei
- Valoarea maxima a finantarii acordate pentru proiecte la nivel
local - 2.000.000 lei
- Valoarea minim a finanrii acordate este de 350.000 LEI
8.4. Acordarea prefinanrii se aplic pentru solicitanii care nu
sunt ordonatori de credite finanai integral de la bugetul de stat,
bugetul asigurrilor sociale, bugetul asigurrilor pentru omaj, dup
caz
Prefinanarea reprezint sumele transferate din instrumente
structurale ctre beneficiari, alii dect cei prevzui la art. 5 alin.
(1)-(3) al Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 64/2009, prin plata
direct ori prin plata indirect, n stadiul iniial pentru susinerea
nceperii derulrii proiectelor i/sau pe parcursul implementrii
acestora, n condiiile prevzute n contractul de finanare ncheiat
ntre beneficiar i Organismul Intermediar responsabil, n vederea
asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul
programelor operaionale;
Solicitantul are posibilitatea de a opta prin cererea de
finanare pentru prefinanarea cheltuielilor eligibile ale
proiectului. Valoarea total a prefinanrii este n procent de maximum
30% din valoarea eligibil a contractului de finanare ncheiat ntre
OIPSI i beneficiar. Pre-finanarea se acord, conform prevederilor
contractului de finanare, acelor beneficiari care au optat pentru
aceast facilitate. Opiunea final, valoarea prefinanrii i graficul
de rambursare se definitiveaz la semnarea contractului de finanare.
Beneficiarul poate opta pentru cuantumul procentului de prefinanare
de maximum 30%, iar aceast opiune se va face o singur dat, la
ncheierea contractului de finanare cu OIPSI.
n vederea obinerii prefinanrii, beneficiarul are obligaia de a
transmite Organismului Intermediar urmtoarele documente:
contractul de achiziie ncheiat ntre beneficiar i un operator
economic, care conine cel puin o cheltuial eligibil
cererea de prefinanare a beneficiarului, conform contractului de
finanare ncheiat ntre Organismul Intermediar i beneficiar (n
formatul standard solicitat prin contract)
scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii
solicitate
Suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz
progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri
de rambursare ntocmite de beneficiari, stabilit prin contract.
Prefinanarea se recupereaz progresiv prin aplicarea unui procent
din valoarea fiecrei Cereri de rambursare intermediare, n funcie de
valoarea total a acestora, pn la recuperarea sa integral.
Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima Cerere de rambursare,
astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte
de ultima Cerere de rambursare; n consecin, prefinanarea nu se
poate acorda n cazul contractelor care prevd mai puin de 2 cereri
de rambursare.
Beneficiarul va trebui s restituie prefinanarea dac nu a depus
nici o cerere de rambursare care s justifice achiziia de bunuri,
servicii sau execuia de lucrri, n termen de 6 luni de la data
primirii acesteia.
Asigurarea cofinanrii i a cheltuielilor neeligibile
Beneficiarii vor avea obligaia de a include n bugetul
instituiei:
co-finanarea n cadrul proiectului (conform art. 5 alin. 2 din
O.G. nr.29/2007) minim 2% din chetuielile eligibile;
sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile n cadrul
proiectului;
sumele necesare pentru finanarea tuturor cheltuielilor pn la
rambursarea sumelor solicitate, astfel nct s se asigure
implementarea optim a proiectului
Acordarea contravalorii TVA
Plata TVA aferent livrrilor de bunuri, prestrilor de servicii i
execuiei de lucrri, finanate, integral sau parial, din contribuia
financiar a Uniunii Europene i/sau din co-finanarea public naional
aferent, pentru beneficiarii din sectorul public care beneficiaz de
alocri de fonduri de la bugetul de stat prin bugetul ordonatorului
principal de credite, va fi suportat de la bugetul de stat, conform
OUG. 64/2009.
8.5. Proiecte generatoare de venituri
Conform prevederilor art. 55 alin. 1 din Regulamentul General
nr. 1083/2006 stabilind prevederile generale privind Fondul
European pentru Dezvoltare Regional, Fondul Social European i
Fondul de Coeziune, proiect generator de venituri reprezint orice
operaiune care implic o investiie ntr-o infrastructur a crei
utilizare este supus unor redevene suportate direct de utilizatori,
sau orice operaiune care implic vnzarea sau nchirierea unui teren
sau a unui imobil, sau orice alt furnizare de servicii contra unei
pli.
Cheltuielile eligibile ale proiectelor generatoare de venituri
nu trebuie s depeasc valoarea curent a costului investiiei minus
valoarea curent a veniturilor nete din aceast investiie ntr-o
anumit perioad de timp, proiecte n care se poate estima valoarea
veniturilor n avans.
n situaiile n care nu tot costul investiiei este eligibil pentru
co-finanare, venitul net va fi alocat pro rat la partea eligibil i
ne-eligibil a costului investiiei.
Aplicarea prevederilor comunitare privind veniturile generate de
proiect n cadrul POS CCE 2007-2013 se realizeaz astfel:
n faza de evaluare a proiectelor, n Cererea de finanare
beneficiarii menioneaz dac proiectul este generator de venituri.
Conform metodologiei din Anexa 9, se stabilesc veniturile nete
generate de proiect i se deduc acestea din costul investiiei,
stabilindu-se astfel costurile eligibile ale proiectului pentru
finanare din POS CCE.
n faza de implementare a proiectelor, se va realiza o
monitorizare a veniturilor generate de proiect att pe perioada de
implementare a proiectelor, ct i pe o perioad de 5 ani de la
finalizarea, conform prevederilor art. 55 alin. 3 din Regulamentul
General nr.1083/2006. n cazul n care veniturile nete obinute prin
utilizarea infrastructurii/echipamentelor finanate prin proiect vor
depi veniturile nete declarate n cererea de finanare, diferena va
fi rambursat de ctre solicitant
Solicitantul va estima venitul i profitul viitor n timpul
perioadei economice de funcionare (perioada de timp dup care
investiia trebuie s fie nlocuit). Profitul (venitul net) este egal
cu veniturile estimate minus costurile curente estimate.
Actualizarea este o operaiune care permite a compara beneficiile
i costurile ce se produc la intervale diferite de timp. Rata de
actualizare se utilizeaz n analiza economic i este menit a evidenia
i compara beneficiile i costurile viitoare cu cele prezente.
n cazul analizei financiare, pentru perioada 2007-2013 se
recomand a se folosi valoarea de 5% pentru rata de actualizare.
n cazul analizei economice, se recomand a se folosi o rat de
actualizare de 5,5%.
Se recomand n acest sens consultarea anexei nr. 9 Modul de
calcul al asistenei nerambursabile n cazul proiectelor generatoare
de venit.
9. Modaliti de completare i transmitere a Cererii de
Finanare
9.1. Completarea Cererii de Finanare
Formularul standard al Cererii de finanare este prezentat n
Anexa 1 la Ghidul Solicitantului.
Completarea Cererii de finanare, inclusiv a anexelor (modele
standard prevzute prin prezentul Ghid), se va face conform
instruciunilor de completare i va urmri ntocmai modelul
standard.
ATENIE!
Modificarea modelului standard (eliminarea, renumerotarea
seciunilor, anexarea documentelor suport n alt ordine dect cea
specificat etc) poate conduce la respingerea Cererii de finanare pe
motiv de neconformitate administrativ.
La cererea de finanare pot fi anexate i alte documente dect cele
solicitate prin prezentul Ghid dac solicitantul le consider utile
pentru justificarea i argumentarea proiectului propus spre
finanare.
Transmiterea unei cereri de finanare reprezint un angajament
oficial al solicitantului conform cruia toate detaliile proiectului
sunt corecte i reale. Totodat, reprezint o confirmare a faptului c,
dac finanarea se acord, solicitantul se angajeaz s implementeze
proiectul n condiiile descrise n Cererea de finanare i n concordan
cu condiiile stipulate n Contractul de finanare. Prin depunerea
proiectului, solicitantul accept modelul de contract ataat
prezentului ghid, precum i termenii i condiiile din prezentul
ghid.
Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate, n limba romn,
utiliznd urmtorul format: font Times New Roman, dimensiune font 12,
spaiere la un rnd i jumtate. Nu sunt acceptate cereri de finanare
completate de mn.
Dosarul Cererii de finanare va cuprinde, n mod obligatoriu, un
opis (Anexa 12). Pagina opis va fi pagina cu numrul 0 a Cererii de
finanare.
Dup completarea Cererii de finanare ntr-un exemplar, aceasta se
numeroteaz de la pagina 0 (pagina opis) la pagina n (unde pagina n
va reprezenta pagina coninnd pct. 5 din formularul standard al
Cererii de finanare, respectiv certificarea cererii), n colul din
dreapta jos al paginii. Fiecare pagin a Cererii de finanare se
tampileaz i se semneaz de ctre reprezentantul legal al
solicitantului sau de ctre persoana mputernicit n acest sens de
acesta. tampila i semntura din josul fiecrei pagini trebuie s fie
separate de tampila i semntura ce sunt necesare pe o pagin
(exemplu: declaraia de angajament). Numerotarea paginilor va
continua de la n+1 pentru anexele ataate cererii de finanare.
Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneal indelebil.
Acest exemplar din cererea de finanare, semnat i tampilat conform
cerinelor, reprezint originalul cererii. de pe acesta, solicitantul
va face 2 (dou) copii simple, care se vor depune mpreun cu
originalul
Exemplarul original va avea nscris pe copert meniunea ORIGINAL
iar exemplarele copie vor avea nscris meniunea COPIE .
Fiecare dosar se va introduce ntr-un plic nchis (3 plicuri). Pe
plicul n care se afl originalul se va scrie ORIGINAL, numele
proiectului i al solicitantului. Pe plicurile n care se afl COPIILE
se va scrie: COPIE, numele proiectului i al solicitantului.
Aceste 3 plicuri se vor introduce toate ntr-un plic (pachet)
nchis. Pe acest plic (pachet) ce cuprinde ntreaga documentaie se
nscriu urmtoarele date:
codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.2.2
denumirea destinatarului: OIPSI (Organismul Intermediar pentru
Promovarea Societii Informaionale)
denumirea expeditorului: instituia solicitant i adresa ei
titlul proiectului i numrul de nregistrare electronic a
aplicaiei
Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n
posesia solicitantului, copiile trebuie s fie tampilate de
solicitant cu meniunea Conform cu originalul i semnate de ctre
reprezentantul legal al solicitantului.
Atenie! La acest apel un beneficiar va putea depune o singur
cerere de finanare.
Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este
urmtoarea:
1. Solicitantul va completa i va transmite on-line cererea de
finanare, la care va ataa toate documentele solicitate n prezentul
ghid. Toate documentele trebuie s fie n formatul iniial editabil
(.doc, .docx, .odf sau .xls sau n alt format precizat pe site), cu
excepia celor eliberate de alte autoriti publice i care nu sunt
disponibile dect n format fizic, care vor fi scanate i transmise n
format .pdf, la o rezoluie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea
corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la buget
trebuie s fie neprotejate la editare. Aplicaia software prin care
se va face nregistrarea i transmiterea aplicaiei va fi disponibil
pe pagina web a MCSI - OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro,
ncepnd cu ora 9.00 a primei zile de nregistrare i pn la ora 16.30 a
ultimei zile de nregistrare.
ATENIE!
Pentru a fi posibil nregistrarea online, este necesar ca
proiectul s fie transmis electronic n intervalul de timp menionat,
nu doar s se nceap nregistrarea acestuia.
2. Aplicaia software va genera automat solicitantului un mesaj
de confirmare a efecturii nregistrrii cu numrul de nregistrare
obinut.
3. n termen de maxim 5 zile lucrtoare dup nregistrarea on-line,
solicitanii trebuie s depun dosarul la sediul MCSI cu respectarea
detaliilor cuprinse n prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de
transmitere (personal, prin pot sau curier), dosarul trebuie s fie
primit i nregistrat la registratura MCSI cel mai trziu n a cincea
zi lucrtoare de la nregistrarea on-line. Rmne n responsabilitatea
solicitantului s se asigure c dosarul se nregistreaz la
registratura MCSI n timp util.
4. Nedepunerea dosarului de solicitare n termenul menionat la
pct.3 atrage decderea solicitantului din dreptul de a utiliza
numrul de nregistrare, fiind necesar renregistrarea n sistem.
Adresa la care se depune proiectul este Ministerul Comunicaiilor
i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea
Societii Informaionale, Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5,
Bucureti, Cod 050706, la Registratura Ministerului n intervalul de
timp specificat.
Dac proiectul ndeplinete criteriile de transmitere solicitate,
eliminatorii (termen i modalitate), fiecare proiect va primi un cod
unic de nregistrare (SMIS), la care se va face referire n toat
corespondena ulterioar i prin care se poate identifica n mod unic
proiectul.
10. Evaluarea i selecia proiectelor
nregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu dup data
lansrii Cererii de propuneri de proiecte, n perioada. Procesul de
verificare a criteriilor de transmitere, a conformitii
administrative i a criteriilor de eligibilitate se va realiza n mod
continuu, imediat dup primirea aplicaiilor la sediul MCSI, astfel
nct un proiect respins datorit nerespectrii criteriilor enumerate
mai sus, s poat fi redepus pn la ncheierea apelului de proiecte, cu
respectarea cerinelor din Ghidul solicitantului. Procesul de
evaluare tehnico-economic i de selecie a proiectelor va ncepe dup
ncheierea perioadei limit de depunere a aplicaiilor la sediul MCSI,
urmnd s conduc la o ierarhizare a acestora pe baza punctajelor
acordate la evaluarea tehnico-economic. Acordarea finanrii se face
pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii
alocrii financiare planificate pentru prezentul apel, menionat la
cap. 1
Procesul de evaluare i selecie a propunerii de proiect se va
derula n 4 etape
1. Verificarea criteriilor de transmitere
2. Verificarea administrativ i a eligibilitii
3. Evaluarea tehnico-economic
4. Selecia proiectelor
10.1. Verificarea criteriilor de transmitere
Verificarea criteriilor de transmitere a cererii de finanare i
anexelor aferente acesteia se realizeaz n conformitate cu punctele
1 i 2 din anexa ce conine grila de verificare a conformitii
administrative i a eligibilitii. Rspunsurile la aceste puncte pot
fi Da sau Nu. Pentru a trece la urmtoarea faz de verificare
proiectul trebuie s rspund cu Da la ambele puncte.
n cazul n care aceste cerinele nu sunt respectate, solicitantul
va primi o scrisoare de respingere. Dosarul proiectului va fi
transmis napoi ctre solicitant fr a fi deschis (cu excepia cazului
n care datele nscrise pe plic nu sunt suficiente pentru ncadrarea
corespondenei n apelul de proiecte deschis), nsoit de o scrisoare
de respingere.
n cazul n care aplicaia ntrunete criteriile de transmitere
solicitate, aceasta va fi nregistrat n SMIS i i se va transmite
solicitantului o scrisoare de notificare de primire a aplicaiei,
prin care i se va comunica codul unic de nregistrare n SMIS.
10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii
Sunt verificate doar proiectele admise n urma verificrii
criteriilor de transmitere
Regulile de verificare administrativ i a eligibilitii:
n cazul n care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se
respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de
notificare prin fax sau prin pot (n cazul n care solicitantul nu
furnizeaz un nr. de fax) prin care i se comunic respingerea, cu
precizarea motivelor respingerii. De asemenea, dac lipsete complet
oricare dintre documentele urmtoare: Cererea de finanare, Studiul
de fezabilitate/Analiza necesitilor, Proiectul Tehnic, bugetul
proiectului, proiectul se respinge automat
Dac pentru notarea criteriilor de la verificarea administrativ
se constat c sunt necesare documente/informaii/clarificri
suplimentare fa de cele depuse, OIPSI va ntocmi o scrisoare de
solicitare de documente/clarificri/informaii pe care ofierul de
proiect o va transmite prin fax sau prin pot (n cazul n care n
proiect nu este trecut nici un nr. de fax), solicitantului. Dovada
transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul
OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire
potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot.
Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului
solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n
responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este
nregistrat de OIPSI n timp util.
Verificarea administrativ i a eligibilitii se realizeaz ncepnd
cu punctul 3 din grila de verificare a conformitii administrative i
a eligibilitii.
Pentru a fi admis, propunerea trebuie s obin rspuns Da la toate
ntrebrile. n caz contrar, propunerea este respins i solicitantului
i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic
respingerea, cu precizarea motivelor respingerii.
n cazul respingerii Cererii de Finanare, solicitantul poate
retransmite dosarul cererii de finanare corectat/completat, cu
respectarea prevederilor Ghidului Solicitantului.
Dup verificarea administrativ i a eligibilitii, proiectele vor
fi transmise experilor evaluatori.
10.3. Evaluarea tehnico-economic
Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise n urma
verificrii administrative i a eligibilitii.
Evaluarea proiectelor se realizeaza individual de ctre experi
evaluatori pe baza criteriilor prezentate n anexa ce conine Grila
de evaluare tehnico-economic.
Dup evaluare, toate proiectele vor fi transmise Comitetului de
Selecie.
n cazul n care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare
tehnico-economic se constat c sunt necesare
documente/clarificri/informaii suplimentare, OIPSI va ntocmi o
scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii pe care
ofierul de proiect o va transmite prin fax sau prin pot (n cazul n
care n proiect nu este trecut nici un nr. de fax), solicitantului.
Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de
faxul OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de
primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot.
Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului
solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n
responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este
nregistrat de OIPSI n timp util.
10.4. Selecia
Comitetul de selecie va analiza rapoartele de evaluare i va
ntocmi lista cu proiecte ce ntrunesc condiiile spre a fi finanate
(n ordinea descresctoare a punctajelor), pn la concurena cu bugetul
apelului. Condiia de finanare a proiectului este aceea ca punctajul
obinut s fie de minim 70 puncte.
n cazul egalitii de puncte pentru ultimele proiecte de pe list
se aplic urmtorul criteriu de departajare, fiind finantate, in
limita sumei disponibile in cadrul apelului de proiecte, proiectele
care au obtinut cel mai mare punctaj la urmatorul criteriu:
Subcriteriul 2a Corelarea ntre obiective, rezultatele ateptate i
activiti din cadrul criteriului 2. Calitatea i coerena
proiectului
Decizia de finanare este luat de ctre Comitetul de Selecie care
poate decide s:
aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor
definite n cererea de finanare i anexele acesteia;
aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale;
aceasta se ntmpl cnd una sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile
sau chiar dac sunt eligibile nu sunt justificate sau sunt
supradimensionate, dimensiunea cofinanrii solicitate sau rata de
cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru
acest apel, ns din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. n
acest caz, solicitantul poate s accepte implementarea proiectului n
ntregime sau s renune la solicitarea finanrii;
resping proiectul;
poate solicita motivat reevaluarea proiectului.
ATENIE!
Selectarea proiectului pentru finanare este condiionat de
urmtoarele elemente:
punctajul obinut s fie de cel puin 70 puncte, fr obinerea unui
punctaj 0 la niciunul dintre subcriterii;
disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel.
punctaj superior pentru criteriile de departajare, daca este
cazul pentru proiectele ce au obinut acelai punctaj total
Lista proiectelor aprobate va fi publicat pe site-ul
http://fonduri.mcsi.ro
Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i au la
dispoziie 5 zile s accepte sau sau s conteste decizia.
Contestaiile pot fi depuse la sediul MCSI n termen de 5 zile
lucrtoare de la primirea scrisorii de respingere sau scrisorii de
aprobare (n cazul reducerii cheltuielilor). Contestaiile trebuie s
fie n form scris i se pot referi doar la motivaiile incluse n
scrisoarea trimis de OIPSI. OIPSI va soluiona contestaiile i va
trimite rspunsul n scris ctre contestatar.
n cazul n care solicitantul nu respect termenele menionate mai
sus, acesta poate fi deczut din drepturi, iar OIPSI poate decide
finanarea urmtorului proiect de pe list.
11. Contractarea
11.1. Semnarea contractului
Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate vor primi
Contractul de finanare, n vederea completrii acestuia cu
informaiile solicitate. OIPSI i rezerv dreptul de a opera modificri
la contractul de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de
contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi
modificat de ctre acesta cu excepia datelor de identificare ale
solicitantului i ale proiectului n cazul n care sunt completate
eronat.
Solicitanii au la dispoziie 10 zile pentru a semna i a
retransmite contractul ctre OIPSI, n 3 exemplare originale.
Documentele se vor expedia prin pot cu confirmare de primire,
curier, sau depuse de un reprezentant al solicitantului, la sediul
Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul
Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, din
Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, cod 050706, la
Registratur. n scopul urgentrii procedurii de contractare, se poate
decide invitarea solicitantului n vederea semnrii contractelor la
sediul OIPSI.
n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 10 zile,
OIPSI poate decide retragerea finanrii pentru acesta i finanarea
urmtorului proiect de pe list.
Contractul de finanare va fi semnat la nivelul MCSI, iar un
exemplar va fi trimis beneficiarului.
ATENTIE!
Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele
modificri i completri efectuate pe parcursul procedurii de
evaluare, selecie, contractare, devine obligatorie pentru
beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci parte
integrant a acestuia.
11.2. Modificarea contractului de finanare
Modificarea Contractului de finanare nu poate s vizeze o
modificare substanial a proiectului.
Modificarea Contractului de finanare se poate face n urmtoarele
condiii:
n urma unei notificri (fr a fi nevoie de act adiional)
Schimbarea denumirii solicitantului (urmare unui act
legislativ), a adresei, sediului social, contului de
trezorerie/bancar, a contului sau a bncii creditoare, nlocuirea
reprezentantului legal, a managerului de proiect, a persoanei de
contact sau a persoanei responsabile cu operaiunile financiare
pentru beneficiar
Modificri determinate de schimbri n legislaia naional i
european
n urma unei solicitri de modificare, aprobat de OIPSI (fr a fi
nevoie de act adiional)
Variaii bugetare ntre liniile de buget pn n limita a 10% din
valoarea liniei din care se face modificarea, fr a se majora
valoarea total eligibil angajat prin contract, cu respectarea
prevederilor apelului de proiecte;
Modificarea calendarului de implementare, fr modificarea
termenului final de implementare i a termenului la care va fi depus
Cererea de Rambursare finala
prin act adiional, semnat n aceleai condiii ca i Contractul de
Finanare
Modificarea calendarului de implementare, cu depairea termenului
final i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare
final
Orice alte modificri justificate care nu se ncadreaz n situaiile
descrise anterior i care nu sunt considerate modificri substaniale
ale proiectului.
Modificrile substaniale la un proiect sunt acelea care:
afecteaz major natura i condiiile de implementare sau
ofer unui ter un avantaj necuvenit sau
rezult dintr-o schimbare a naturii proprietii unui articol de
infrastructur, o ncetare sau schimbare n localizare a investiiei
sau ncetarea unei activitati de producie (dup caz, unde se
aplic).
Principiile generale care stau la baza modificrii contractului
de finanare sunt urmtoarele:
Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act
adiional nu va fi acceptat n mod automat de ctre OIPSI, ci trebuie
s existe motive ntemeiate pentru aceast modificare. OIPSI examineaz
motivele date i respinge cererile care prezint justificri
nefundamentate sau care nu respect prevederile ghidului i/sau a
legislaiei naionale i comunitare relevante;
Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta
funcionalitatea i viabilitatea economic a proiectului i vor
respecta criteriile de eligibilitate i selecie;
Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce
schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a
finanrii nerambursabile sau ar fi contrare principiului
tratamentului egal al solicitanilor. Suma maxim a finanrii
nerambursabile menionat n contract nu poate fi majorat;
12. Implementarea
Condiiile de implementare sunt n strict conformitate cu
prevederile contractului de finanare.
12.1 Achiziii publice
Beneficiarul rspunde de respectarea tuturor prevederilor n
vigoare ale legislaiei n domeniul achiziiilor publice, conform OUG
34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.
Pentru achiziiile publice ncheiate nainte de depunerea
proiectului (cu respectarea OUG 34/2006, cu completrile i
modificrile ulterioare), dar dup 1 ianuarie 2007, n cererea de
finanare se vor completa valorile reale, nu cele estimate, i datele
calendaristice de derulare a procedurii.
n cazul n care se constat nclcarea prevederilor legale,
cheltuielile aferente plii bunurilor/serviciilor/lucrrilor astfel
achiziionate vor fi considerate neeligibile i nu vor fi
rambursate.
Condiia de livrare acceptat pentru bunurile achiziionate n
cadrul proiectului este Ex-Works (Incoterms 2000).
12.2 Rambursarea cheltuielilor
Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile
contractului de finanare i cu graficul de rambursare a
cheltuielilor.
Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar,
acesta va transmite cererile de rambursare mpreun cu documentele
justificative i rapoartele de progres la OIPSI la intervalele de
timp stabilite prin Graficul de Depunere a Cererilor de
Rambursare.
Numrul total de cereri de rambursare este de maxim 4 (pentru
proiectele care se implementeaz n maxim 12 luni) i maxim 8 (pentru
proiectele care se implementeaz ntr-o perioad cuprins ntre 12 i 24
luni). Prima cerere de rambursare se va depune n maxim 9 luni de la
data semnrii contractului de finanare, dar nu mai trziu de 6 luni
de la data primirii prefinanrii, dac este cazul; n caz contrar se
poate rezilia contractul de finanare.
OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate
exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac sunt legale,
nregistrate n contabilitate i justificate de documente.
Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor
eligibile urmtoarele documente (sau alte documente cu valoare
probatorie echivalent):
Cerere de rambursare 4 exemplare
Raport de progres
Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul,
tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al
acestuia, dup urmtoarele documente: facturi, documente de plat,
extrase bancare, alte documente justificative;
Pentru procedura de achiziii publice: dovada publicitii,
criterii de selecie, model caiet de sarcini, raport de atribuire a
contractului/contractelor;
Pentru informare i publicitate: brouri, pliante, anunuri,
comunicate, etc;
Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NIR, copie
certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau
dup procesul verbal de punere n funciune (dup caz);
Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru
documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri,
fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele
de plat ale trainerilor (copii certificate)
Alte documente relevante;
La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul
trebuie s fie finalizat. Se consider c proiectul este finalizat dac
este funcional, dac sunt ndeplinite obiectivele proiectului
stabilite prin contractul de finanare i beneficiarul a ncheiat
efectuarea tuturor plilor. Valoarea cheltuielilor eligibile
solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s fie de minim 15%
din valoarea finanrii nerambursabile.
Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai
s solicite, la finalizarea proiectului, auditarea acestuia de ctre
un auditor extern.
Odat cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune
i:
raportul de audit realizat de un auditor extern, care certific
faptul c proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c
este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i
economic respect obligaiile asumate prin contractul de finanare
copia contractului pentru mentenana proiectului
alte documente solicitate de OIPSI
ATENIE!
Contractul/contractele ncheiate de beneficiar cu diveri
furnizori pentru garania i mentenana aplicaiei, trebuie s asigure
obligativitatea funcionrii permanente a acesteia n perioada de
post-implementare. Acest lucru va fi prevzut i n caietele de
sarcini ntocmite pentru organizarea procedurii de achiziie public a
diverselor componente ale aplicaiei pentru care s-a solicitat
finanarea (hardware i software).
Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat,
serviciul prestat sau lucrarea efectuat, iar n cazul taxei de
timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur. Pentru
evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va
meniona, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului,
numrul contractului de finanare i programul prin care este finanat
(POS CCE).
Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziie
de bunuri, numai dup punerea lor n funciune sau ntocmirea
procesului verbal de predare-primire, iar n cazul prestrilor de
servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre
beneficiar.
AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru
soluionarea eventualelor neclariti.
nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective
trebuie s fie efectuate i pltite. Data plii se consider data
efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul
furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal.
Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului
de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la
retragerea finanrii.
Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul
Ministerului Economiei, pe baza cererii de rambursare naintate de
ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10 zile de la data la care
beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la
plat.
Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI iar
autorizarea lor se face de Autoritatea de Management, n termen de
maximum 80 zile de la data depunerii acestora. Beneficiarii vor fi
informai cu privire la sumele autorizate la plat.
AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a
beneficiarului, n situaii justificate legate de solicitarea de
documente i clarificri, precum i n situaia organizrii unor misiuni
de control anterioare autorizrii plii.
13. Monitorizare i control
Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur
tehnic sau financiar legate de Proiect solicitate de ctre
Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de
Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau
orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze
controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a
proiectelor cofinanate din instrumente structurale.
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind
conturi analitice distincte pentru Proiect.
Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea
urmririi ndeplinirii indicatorilor stabilii prin contract pentru
msurarea obinerii rezultatelor prevzute.
Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural
nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i
introducerea n SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaiilor) a
tuturor informaiilor legate de proiect
ATENIE!!!
Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea
de finanare. Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la
retragerea finanrii acordate sau retragerea proporional cu gradul
de nendeplinire.
Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului
de finanare i se termin la 60 luni dup finalizarea proiectului.
Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI, pe toat durata de
implementare a proiectului, rapoarte trimestriale de progres,
rapoarte de progres care nsoesc cererea de rambursare, iar timp de
60 luni dup finalizarea activitilor proiectului va transmite
rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei, rapoarte
completate n conformitate cu formatele standard prevzute n anexa la
contractul de finanare.
Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va
desfura urmtoarele activiti:
a) verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte
de progres elaborate i transmise de ctre beneficiar (activiti
desfurate/progresul fizic);
b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului
fizic al implementrii proiectului la faa locului/sediul
beneficiarului (anunate i ad-hoc).
a) Verificarea documentelor
Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres
elaborate de ctre beneficiar sunt complete i corecte, c respect
formatul prevzut n Contractul de finanare, c proiectul este
implementat n conformitate cu legile comunitare i naionale. De
asemenea vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin
Contractul de finanare, realizarile fa de int propus, procent de
realizare.
b) Vizita de monitorizare
Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa
locului realizarea fizic a unui proiect, sistemul de management al
proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze
unele date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de
progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele
propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar.
Vizita de monitorizare va urmri:
- asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de
realizare fizic n conformitate cu calendarul activitilor inclus n
contractul de finanare;
- identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i
emiterea de sugestii de mbuntire a implementrii;
- identificarea elementelor de succes ale proiectului;
- asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI,
care s conduc la o bun colaborare n vederea implementrii cu succes
a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevzui n contract
n perioada de timp prevazut)
Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza
echipei de monitorizare toate informaiile solicitate.
c) Control i audit
Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI i alte structuri cu
atribuii de control/verificare /audit a finanrilor nerambursabile
din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe
perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de
finanare, ct i pn la expirarea termenului de 3 ani de la data
nchiderii oficiale a POS CCE i 5 ani de la terminarea
proiectului.
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a
proiectului i s asigure nregistrri contabile separate i
transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s
pstreze toate nregistrrile/registrele timp de trei ani de la data
nchiderii oficiale a POS CCE.
Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia
organismelor abilitate, dup finalizarea perioadei de implementare a
proiectului, inventarul asupra activelor dobndite prin
Instrumentele Structurale, pe o perioad de 5 ani de la data
nchiderii oficiale a POS CCE (n conformitate cu art.90, paragraful
1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006).
Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur
tehnic sau financiar legate de proiect solicitate de ctre
Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de
Plat/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia European sau orice
alt organism abilitat s verifice sau s realizeze auditul asupra
modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente
structurale. Beneficiarul are obligaia de a asigura
disponibilitatea i prezena personalului implicat n implementarea
proiectului pe ntreaga durat a verificrilor. Beneficiarul are
obligaia s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se
implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la
sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele
informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului.
Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s
permit verificarea lor.
n cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se
realizeaz conform prevederilor OG nr.12/2007.
Activitatile de monitorizare, control i audit sunt detaliate n
modelul de contract de finanare.
14. Informare i publicitate
(1) Beneficiarul este responsabil pentru implementarea
activitilor de informare i publicitate n legtur cu asistena
financiar nerambursabil obinut prin POS CCE, n conformitate cu cele
declarate n cererea de finanare.
(2) Beneficiarul trebuie s se asigure c dup semnarea
contractului de finanare urmtoarele date vor fi publicate, cel puin
o dat, ntr-un cotidian local/naional: Sigla Uniunii Europene, sigla
Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 2007-2013, titlul
proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea
Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul
dumneavoastr, precum i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul
European de Dezvoltare Regional.
(3) Beneficiarul este obligat s utilizeze pentru toate produsele
de comunicare realizate n cadrul proiectelor finanate prin
Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice sigla
Guvernului Romniei, sigla Uniunii Europene, nsoite de meniunea
Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional.
Prin produse de comunicare se nelege: fluturai, pliante, brouri,
afie, bannere, comunicate de pres, website-uri, newsletters,
spoturi radio-TV, inserii n presa scris, standuri expoziionale,
autocolante, materiale promoionale sau orice alte materiale prin
care este promovat proiectul i rezultatele acestuia. Orice
comunicat de pres referitor la proiectul finanat va fi transmis
spre publicare numai dup semnarea contractului de finanare.
(4) Publicaiile tiprite care sunt realizate n cadrul proiectului
trebuie s menioneze obligatoriu titlul programului/proiectului,
precum i participarea Uniunii Europene prin Programul Operaional
Creterea Competitivitii Economice pe prima i ultima copert.
(5) Publicaiile trebuie s includ obligatoriu date de contact
pentru obinerea mai multor informaii la cerere de ctre cei
interesai.
(6) Website-urile dezvoltate n cadrul proiectelor finanate prin
Programul Operaional Creterea Competitivitii Economice vor meniona
participarea Uniunii Europene pe pagina principal a acestuia
(i.e.homepage) i vor include pe pagina principal a acestuia, n loc
vizibil, Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla
Instrumentelor Structurale n Romnia precum i un link ctre site-ul
web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro,
nsoit de textul: Pentru informaii detaliate despre celelalte
programe cofinanate de Uniunea European, v invitm s vizitai
www.fonduri-ue.ro. (textul reprezentnd un link la adresa web (URL):
http://www.fonduri-ue.ro).
(7) n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica
la loc vizibil un autocolant care s conin urmtoarele elemente
informative obligatorii: sigla Guvernului si sigla Uniunii
Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului / investiiei.
Beneficiarii sunt obligai s asigure o informare transparent i
corect a mass-media asupra proiectului finanat prin POS CCE.
(8) La finalizarea proiectului beneficiarul va publica o
informare asupra proiectului i a rezultatelor sale ntr-un ziar
local/naional. Informarea va include urmtoarele elemente
obligatorii: Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei,
sigla Instrumente Structurale 2007-2013 elaborat de Autoritatea
pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, titlul proiectului,
meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii
Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum
i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare
Regional.
(9) Pentru proiectele cu o valoare mai mare de 500.000 euro este
obligatorie realizarea de panouri de informare pentru toat durata
de implementare a proiectului, chiar la locaia proiectului.
Panourile care anun co-participarea Uniunii Europene la finanarea
unui proiect vor fi instalate ntr-un loc vizibil, la locaia / n
imediata vecintate a proiectului. Atunci cnd acest lucru nu este
posibil, ele pot fi plasate n orice alt loc considerat potrivit din
punct de vedere al vizibilitii. Panourile trebuie confecionate
dintr-un material rezistent (de ex. metal sau PVC) i vor fi expuse
pe perioada implementrii proiectului i nc cel mult 6 luni dup
ncheierea acestuia. Dimensiunile panourilor pentru afiare temporar
recomandate sunt: nlime 3 m i lime 2 m. n toate situaiile, se va
urmri ca dimensiunea panourilor s fie suficient de mare astfel nct
informaiile afiate s fie vizibile de la distane mari i textul s fie
suficient de lizibil. n cazul n care proiectul este implementat n
mai multe locaii, se va amplasa cel puin un panou
15. Greeli frecvente
La apelurile anterioare de proiecte, cauzele frecvente de
respingere a proiectelor au fost urmtoarele:
In etapa de verificare a conformitii administrative i a
eligibilitii cererii de finanare:
lipsa unor documente solicitate prin cererile de finanare (cele
mai frecvente fiind fiele de post i CV-urile persoanelor implicate
n managementul proiectului)
nerespectarea formatului standard si completarea pariala a
cererii de finanare
transmiterea cererii de finanare nesemnat, netampilat,
nedatat
lipsa datelor de identificare pe plic (ex: numele
solicitantului, titlul proiectului, numrul de nregistrare
on-line);
nedepunerea proiectelor n termen dup nregistrarea on-line
proiecte cu activiti neeligibile
valoarea finanrii solicitate pentru anumite categorii de
cheltuieli nu se ncadreaz n plafoanele admise
solicitantul nu se ncadreaz n categoria solicitanilor
eligibili;
nerespectarea neutralitii tehnologice
In etapa de evaluare tehnic i financiar (punctaje sub punctajul
minim admisibil):
ntocmirea greit a bugetului proiectului (cmpuri n cadrul
bugetului care nu sunt completate, calcule aritmetice greite, nu se
face corect ncadrarea ntre cheltuieli eligibile i neeligibile sau
ntre valoarea total a proiectului, valoarea eligibil i valoarea
finanrii solicitate);
Solicitantul nu dovedete capacitatea sa de sustenabilitate a
proiectului.
Necunoaterea sau interpretarea incorect a unor elemente
importante precum achiziiile publice, ajutorul de stat, informarea
i publicitatea
Supraestimarea costurilor eligibile sau a necesarului
Lipsa justificrii pentru necesitatea solicitarii finanrii
publice
Detalierea insuficient a obiectivului proiectului sau a nevoilor
pe care le rezolv,
Prezentarea neclar i chiar incoerent a activitilor avute n
vedere i a planului de implementare a proiectului, cum ar fi
succesiunea etapelor, durata fiecrei activiti etc.
Lipsa corelrii ntre obiectivul proiectului, rezultatele i
activitile prevzute
Lipsa corelrii ntre soluia tehnic i rezultatul expertizei
tehnice
Buget necorelat cu activitile
Proiectul nu contribuie la realizarea obiectivelor axei
prioritare i ale domeniului major de intervenie
Analiza financiar greit efectuat i lipsa relevanei rezultatelor
acesteia
15. Informaii suplimentare
Eventualele ntrebri pot fi trimise la:
email: [email protected]
fax: 021 311 41 55
prin Pot la adresa B-dul Libertii 14, sector 5, Bucureti
Anexa 1 Formularul Cererii de Finanare
FORMULARUL CERERII DE FINANARE
((((((((((((((
INSTRUMENTELE STRUCTURALE ALE UE
FORMULAR PENTRU PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL CRETEREA
COMPETITIVITII ECONOMICE
Axa Prioritar III "Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru
sectoarele privat i public"
Domeniul Major de Intervenie 2 Dezvoltarea i creterea eficienei
serviciilor publice electronice
Operaiunea 2 Implementarea de sisteme TIC n scopul creterii
interoperabilitii sistemelor informatice i asigurarea conexiunii la
broadband, acolo unde este necesar
CUPRINSUL CERERII DE FINANARE
1. Informaii privind solicitantul
2. Descrierea proiectului
3. Concordana cu politicile UE i legislaia naional
4. Finanarea Proiectului
5. Lista de anexe
NREGISTRAREA CERERII DE FINANARE
Se completeaz de ctre Organismul Intermediar pentru Promovarea
Societii Informaionale
Instituia: Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii
Informaionale
Numrul nregistrrii on line / Data i ora nregistrrii on line
[zz/ll/aaaa; hh:mm]
Numr de nregistrare...
[Se completeaz cu nr. de nregistrare de la registratura
MCSI]
Numele ofierului de proiect:
Semntura
Numr/numere de
nregistrare...................................
[Se completeaz ulterior, cu nr. de nregistrare obinut/e pentru
completri de la registratura MCSI dac este cazul]
Numr apel de proiecte 2
Cod SMIS:
[se completeaz de ctre OIPSI ]
Instruciuni privind completarea cererii de finanare:
Pentru a veni n sprijinul solicitantului, la fiecare punct din
cererea de finanare s-a explicat modul n care trebuie completat
informaia solicitat; aceast explicaie este redactat cu caractere
italice i marcat ntre paranteze dreptunghiulare. Va rugm s citii cu
atenie explicaiile nainte de completarea cererii de finanare!
La momentul completrii cererii de finanare, explicaia marcat
ntre parantezele dreptunghiulare trebuie tears. Cererea de finanare
se completeaz la calculator, (font- Times New Roman, dimensiune
caracter - 12, spaiere la un rnd i jumtate ]
. Tabelul de mai sus se va completa numai de ctre OIPSI. V rugm
s nu completai, modificai sau tergei tabelul!
Dup completarea cu informaiile solicitate, cererea de finanare
se va numerota corespunztor, n conformitate cu prevederile de la
punctul 10 din ghidul solicitantului, i se va depune mpreun cu
toate documentele necesare la sediul MCSI ]
TITLUL PROIECTULUI
..............................
[ Titlul proiectului se va scrie cu majuscule, Times New Roman,
12. Atenie, titlul proiectului nu trebuie s depeasc 250 de
caractere ]
INFORMAII PRIVIND TIPUL ASISTENEI FINANCIARE NERAMBURSABILE
SOLICITATE
Tipul asistenei comunitare nerambursabile: Fondul European de
Devoltare Regional,
1. INFORMAII PRIVIND SOLICITANTUL
1.1. SOLICITANT
Numele instituiei conform actului de nfiinare:..
Cod de nregistrare fiscal
..........................................
Adresa potal:..
Telefon / Fax:
..................................................................................
Adresa e-mail
[ Se va completa cu datele relevante. Rubrica privind adresa
potal se completeaz cu adresa complet a sediului instituiei. Adresa
electronic este a reprezentantului legal al instituiei. Toate
aceste informaii sunt obligatorii]
1.2. TIPUL SOLICITANTULUI:
FORMCHECKBOX
Autoritate a administraiei publice locale (APL) i uniti
administrativ teritoriale definite n baza Legii administraiei
publice locale nr. 215/2001, cu modificrile i completrile
ulterioare
FORMCHECKBOX
Structuri asociative ale autoritilor administraiei publice
locale, aa cum sunt definite acestea n Legea administraiei publice
locale nr. 215/2001, cu modificrile i completrile ulterioare
FORMCHECKBOX
Instituie public ce funcioneaz la nivel local
FORMCHECKBOX
Autoritate a administraiei publice centrale
FORMCHECKBOX
Instituie public ce funcioneaz a nivel central
FORMCHECKBOX
Biblioteci de drept public cu personalitate juridic
FORMCHECKBOX
Parteneriate ntre autoriti publice locale sau/i instituii
publice ce funcioneaz la nivel local
[Se va bifa tipul de solicitant]
1.3. REPREZENTANTUL LEGAL
Nume, prenume .
Funcie
Numr de telefon.
Numr de fax
..
Adres e-mail:..
[Se va completa cu numele persoanei care are dreptul s
reprezinte instituia i s semneze n numele acesteia. Se va trece
numele complet i iniiala tatlui, aa cum apare n cartea de
identitate]
1.4. PERSOANA DE CONTACT
Nume, prenume .
Funcie
Numr de telefon.
Numr de fax
..
Adres e-mail:
..
[Se va completa cu numele persoanei desemnate de reprezentantul
legal pentru relaia cu Organismul Intermediar pentru Promovarea
Societii Informaionale / Autoritatea de Management pentru Programul
Operaional Creterea Competitivitii Economice n ceea ce privete
toate relaiile i corespondena cu autoritile menionate anterior. Se
va trece numele complet i iniiala tatlui, aa cum apare n cartea de
identitate. Persoana de contact poate fi chiar reprezentantul
legal, dac solicitantul dorete]
1.5. PERSOANA RESPONSABIL CU OPERAIUNILE FINANCIARE
Nume
Funcie
Numr de telefon ..
Numr de fax
Adres pot electronic
.....................................................................................................
(Datele prezentate la punctul 1.5 se vor trece n contractul de
finanare )
[Se va completa cu numele persoanei desemnate de solicitant cu
drept de semntura pentru operaiuni financiar-bancare. Se va trece
numele complet i iniiala tatlui, aa cum apare n cartea de
identitate]
1.6. BANCA/TREZORERIE