NOTULEN RAPAT MANAJEMEN RISIKO Rapat diaadakan : Senin, 15 Desember 2015 Pukul : Jam 08:30- 10:00 Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4 Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K) Lampiran : 1 (satu ) set Acara : 1. Analisis proses 2. Verifikasi lapangan Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA, penyusunan jadwal dan materi kegiatan selanjutnya. Prof. Dr. dr Iskandar Japardi SP.BS Kepada instalasi rawat jalan diharapkan mempresentasikan alur pelayaan front office Misrah Panjaitan, S.Kep Ners Pada dasarnya front office terdiri dari bagian pendaftaran, skrining, admisi, dan rekam medis. Proses yang terjadi 1. Pasien datang ke IRJ 2. Pasien kontak dengan customer service 3. Registrasi pasien 4. Pengambilan rekam medis 5. Pasien menuju poli klinik. Dr Mendle Bagaimana alur ini sama untuk pasien askes, BPJS, asuransi suasta atau mandiri? Dr. Fajri nor Sp.P Pada dasarnya alur masuknya sama ketiga kelompok sama, tetapi yang membedakan nanti, adalah saat
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
NOTULEN RAPATMANAJEMEN RISIKO
Rapat diaadakan : Senin, 15 Desember 2015Pukul : Jam 08:30- 10:00Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)Lampiran : 1 (satu ) set Acara :
1. Analisis proses2. Verifikasi lapangan
Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA, penyusunan jadwal dan materi kegiatan selanjutnya.
Prof. Dr. dr Iskandar Japardi SP.BSKepada instalasi rawat jalan diharapkan mempresentasikan alur pelayaan
front office
Misrah Panjaitan, S.Kep NersPada dasarnya front office terdiri dari bagian pendaftaran, skrining,
admisi, dan rekam medis. Proses yang terjadi 1. Pasien datang ke IRJ2. Pasien kontak dengan customer service3. Registrasi pasien4. Pengambilan rekam medis5. Pasien menuju poli klinik.
Dr Mendle Bagaimana alur ini sama untuk pasien askes, BPJS, asuransi suasta atau
mandiri?
Dr. Fajri nor Sp.PPada dasarnya alur masuknya sama ketiga kelompok sama, tetapi yang
membedakan nanti, adalah saat pembayaran. Perlu didiskusikan apakah billing termasuk dalam front office.
Dr. Mardianto, Sp.PDMenurut saya Billing termasuk bagian front office.
Prof. IskandarSaya kurang setuju kalau billing termasuk ke dalam Front office.
Bukankah pasien kontak dengan billing setelah semua pelayanan selesai? Kalau
kita memasukkan ke dalam alur, menurut saya issue akan melebar. Lebih baik kita membatasi konteks front office pada pelayanan sebelum pasien bertemu dengan DPJP.
Misrah, S.KepSaya lebih setuju dengan Prof. Iskandar. Dari presentasi Prof Iskandar yang saya tangkap, seharusnya FMEA membahas mengenai 1 titik, bukan sistem seperti yang kita lakukan. Kalau kita membahas sampai pasien membayar, bukankah pembahasan kita akan semakin melebar?
Dr. MichaelBaik setuju, Sebaiknya FMEA front office hanya terdiri dari proses
pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Mari kita buat alur proses front office yang dijalani oleh pasien.
Misrah, S.KepBerikut alur rawat jalan yang di jalani pasien:
1. Pasien masuk gedung poli rawat jalan2. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining, yang
dilakukan oleh perawat.3. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan 4. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam medis dan
ASKES.5. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis pasien
disatukan dengan SEP6. Pasien menuju poli rawat jalan.
Selanjutnya ada baiknya kita langsung lihat di lokasi bagaimana proses yang terjadi di poli rawat jalan saat ini.
Prof IskandarSaya setuju, agar kita lebih terbayang mengenai proses yang terjadi, mari
kita lihat studi lapangan.
Bu Misrah, Skep memimpin tim menejemen risiko untuk melihat langsung bagaimana alur dari proses pasien rawat jalan.
Kesimpulan:
Berdasarkan hasil rapat dan studi lapangan, FMEA Front office terdiri dari bagian : pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Dengan alur proses sebagi berikut : Pasien masuk gedung poli rawat jalan
1. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining, yang dilakukan oleh perawat.
2. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan 3. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam medis dan
ASKES.4. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis pasien
disatukan dengan SEP5. Pasien menuju poli rawat jalan.
Mengetahui, NotuleneKetua Tim Manajemen Risiko
Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Andre Marolop
Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Senin, 15 Desember 2015
NOTULEN RAPATMANAJEMEN RISIKO
Rapat diaadakan : Jumat, 16 Januari 2015Pukul : Jam 08:30- 10:00Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)Lampiran : 1 (satu ) set Acara :
1. Menyusun action plan, menentukan design baru proses.
Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA, yakni penyusunan desain baru proses.
Prof. Dr IskandarSetelah selesai melakukan brainstorming failure mode, pengisian work
sheet, serta menentukan PIS pada rapat sebelumnya. Hari ini kita akan membahas action plan/ renacana tindakan yang dapat dilakukan untuk menanggulangi risiko yang terjadi, berdasarkan analisa fishbone.
Mari kita lakukan brainstorming rencana tindakan apa saja yang dapat kita tambahkan untuk hal tersebut. Tentunya kita dapat menimbang aspek “pareto” dalam memilih tindakan yang dipilih agar efektif dapat berpengaruh terhadap sebanyak-banyaknya terhadap analisa penyebab fish bone.
Aswin, STApabila kita melihat analisa fish bone, ada baiknya kita melakukan desain
baru ruangan yang ada, dengan mengefektifkan serta mengatur ulang front office kita. Berikut yang menurut saya perlu dilakukan, penambahan pintu masuk, perubahan lokasi customer service, penambahan tempat skrining, Pemisahan pasien rawat inap, dan rawat jalan, penambahan loket pendaftaran, perluasan ruang tunggu, perbaikan sirkulasi udara.
Prof IskandarMenurut saya juga kita perlu melakuan pebaikan SDM pada bagian
skrining kita yakni petugas skrining adalah dokter umum.
RatnoKalo begitu sebaiknya juga perlu kita melakukan percepatan proses
rekam medis, bagaimana kalau kita mengunakan sistem barcode untuk penyatuan SEP dengan rekam medis agar lebih cepat.
Dr. IdaSaya usul juga Prof, bagaimana klo kita juga menambahkan alur pasien
khusus untuk pasien dengan kebutuhan khusus. Untuk mengurangi risiko panjangnya antrian dan mengurangi stress pasien dengan kebutuhna khusus.
Dr. CherryBagaimana dengan rencana tindakan kita untuk mengurangi risiko infeksi
penyakit. Apa ada baiknya kita memberikan APD pada pasien dengan kecurigaan TB atau infeksi menular lainnya
Prof IskandarBagus sekali usul yang diberikan. Lalu bagaimana dengan rencana
tindakan kita untuk meningkatkan komunikasi efektif pada front office kita?
RosmawatiBagaimana kalau kita mengadakan pelatihan komunikasi efektif, secara
rutin, setiap hari rabu? Bagaimana Prof.
Prof Iskandar Bagus sangat baik usulnya. Baik terimakasih atas perhatiannya , samapi
jumpa di rapat selanjutnya.
Mengetahui, NotuleneKetua Tim Manajemen Risiko
Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Michael Lumintang
Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko, Jumat, 16 Januari 2015
Hasil Analisis Fish Bone
Rincian Action Plan dan PIC yang Bertanggungjawab
NOTULEN RAPATMANAJEMEN RISIKO
Rapat diaadakan : Jumat, 6 Maret 2015Pukul : Jam 08:30- 10:00Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)Acara :
1. Monitoring
Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko dengan evaluasi kemajuan penyusunan FMEA.
Prof IskandarTerimakasih atas kedatangan saudara sekalian. Pada hari ini kita sama-
sama akan melihat kemajuan dari masing masing PIC.
AswinSudah kami selesaikan rancang bangun dari ruang rawat inap yang baru.
Adapun perubahananya adalah Ruang poli klinik gigi dan mulut akan kami pindahkan, dan ruangan poliklinik gigi dan mulut di jebol dan diperluas menjadi tempat pengaduan masyarakat dan admisi. Lalu diefektivitas luas ruang tunggu. Adanya penambahan dua pintu akses masuk, Jadi adanya pemisahan jalur pasien masuk, pasien lama dan pasien baru.
Misrah Kami mengusulkan untuk petugas skrining dilakukan oleh dokter umum.
RatnoKami sdh mulai mengunakan sistem barcode dalam penyatuan SEP dan
rekam medis. Jadi ada perbaiakan dari kecepatan proses rekam medis. Berikut kami lampiran alur baru proses rekam medis.
RosmawatiSudah dilakukan pelatihan komunikasi efektif terhadap pejabat,
struktural dan staf medis. Dari hasil tersebut didapati minat yang meningkat atas pelatihan tersebut.
Prof IskandarTerimakasih atas laporan dari saudara sekalian. Selanjutnya perlu kita
pikirkan adalah bagaimana monitor terhadap rencana tindakan yang akan kita lakukan.
Misrah Saat ini yang dapat kita dapat lakukan survey adalah waktu yang
dibutuhkan pasien mulai dari waktu pendaftaran sampai rekam medis pasien medis sampai di poliklinik.
Prof IskandarMenurut saya itu bisa dilakukan, namun ada baiknya kita menilai RPN
(Risk Priority Numbers) setelah rencana tindakan baru yang kita lakukan.
Mengetahui, NotuleneKetua Tim Manajemen Risiko
Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Michael Lumintang
Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Jumat, 6 Maret 2015