NARRATIVE REPORT Project Cycle Management Training …pdf.usaid.gov/pdf_docs/pnaeb535.pdf · Report for the Project Cycle Management Training and mentoring sessions for project development

Report for the Project Cycle Management Training and mentoring sessions for project development with CAA September - October 2010

Prepared by Zoran STOJKOVSKI and Svetlana MILENKOVA

1

NARRATIVE REPORT

Project Cycle Management Training and Mentoring sessions for Project Development for the Court

Administration Association (CAA)

within the USAID‟s Judicial Reform Implementation Project (JRIP)

September - October 2010

Submitted by:

Svetlana MILENKOVA and Zoran STOJKOVSKI, Consultants

Submitted to:

Gordana Stojanovska Ribarovski, JRIP Court Administration Coordinator

Date: 21st of October, 2010



2

Table of Contents

1. Introduction

1.1 Performance Tasks

1.2 Duration

1.3 Target group 1.4. Overview

2. Program Goal and Objectives

3. Program description

3.1. Program, Process and Achievements 3.2. Methodology, Techniques and Instruments Used

4. Summary of Evaluations

5. Conclusions and Recommendations



3

1. INTRODUCTION

1.1 Performance Tasks Project Cycle Management (PCM)Training

Mentoring sessions for Project Development

1.2 Duration September - October 2010

o PCM Training – 22-24 September 2010

o Mentoring sessions on 5th and 12th of October 2010

1.3. Target group

The entire Program was designed for members of the Court Administration Association. There were total of 12 participants, i.e. the CAA President, Vice President and member of the

Management and Advisory Board.

1.4. Overview

CAA is a new organization that is facing a number of internal challenges in regards to capacity building of its members. One of the key topics identified within the Capacity Building Plan of the

CAA is Project Cycle Management.

This program aimed to train the CAA Members (President, Vice President and member of the

Management and Advisory Board) to develop and implement projects to actively represent the rights of the employees in the court administration and for building professional and efficient

court administration in order to contribute for the implementation of the reforms of the judiciary in RM.

The Program included three days Training in Project Cycle Management as well as two mentoring

sessions for EU Project Development. The learning process was interactive and practical,

facilitated through use of various methods, using the learning-by doing approach.

2. PROGRAM GOAL AND OBJECTIVES

Overall Goal

The overall goal of the Program was to strengthen skills in Project Cycle Management of the CAA

Members in order to improve their expertise in designing and implementation of projects.

Specific Objectives

After successful completion of the Training Program, participants gained theoretical and practical

knowledge for the:

1. Key phases of the Project Cycle Management 2. Stakeholder analysis

3. Problem analysis 4. Analysis of objectives

5. Analysis of Strategies 6. Logical framework matrix

7. Activity schedule

8. Project budget 9. Monitoring and evaluation

10. Reporting



4

3. PROGRAM DESCRIPTION

3.1. Program, Process and Achievements

The Program included three days Training in Project Cycle Management1 and Mentoring sessions for

project development. I. Training in PCM The training was organized on 22-24 October 2010 in the Hotel “Klimetica”, Ohrid and it was focused on the process of project development based on the Logical Framework Approach (LFA).

The first day started with overview of the PCM Process, based on the Logical Framework Approach (LFA).

The day was focused on the first „Analysis Phase‟ in the LFA that included analysis of the key stakeholders, problem and objective analysis and finally strategy analysis. Specifically, the participants

worked in two groups and went through the process of identification of the target groups. They gained

knowledge how to identify the main stakeholders and to create the Stakeholders Matrix including different types of stakeholders, their capacities, interests and influence relating to the project. Also, while

presenting, they practiced to interpret the findings of the analysis and incorporate relevant information into project design. Then, they identified the major problems faced by the target groups and presented

the problems in form of a diagram, called a “problem tree”. Consequently, they worked on objective

analysis and developed an “objective tree”. The presentation in plenary gave them an opportunity to analyze and clarify cause-effect relationships as well as to verify the hierarchy of objectives. At the end,

the participants were asked to set up criteria and to do a strategy analysis in order to make a selection of the project intervention which they will further develop into a Project.

The second day was focused on the second „Planning Phase‟ in the LFA, which included log-frame

development. The trainers presented the Vertical Logic of Intervention and, by using an example, gave

practical advice to the participants on how to define the vertical log-frame column. Guided and supported by the trainers, the participants practiced how to define the Overall objective, Project Purpose, Results

and Project activities. The difficulties that they encountered were connected with proper formulation and time scaling of the planned activities. It was a very interactive process, followed with constructive

discussions and clarifications. The same working principal was applied for development of the whole log-

frame. After the trainers‟ explanation on what are assumptions and preconditions and how they should be defined, the trainees worked in a group in order to define the external factors that influence the project

success. The horizontal logic of intervention was also elaborated together with the trainees. The trainers‟ presentation included explanation on what is horizontal logic of intervention and how it should be

defined, explaining in details what are the SMART indicators and where to look for the sources of

verification. The importance of M&E and reporting was emphasized and discussed. After the presentation, guided by the trainers, the participants practiced defining indicators and sources of verification. In

conclusion, the trainers presented how to make final check of the whole log-frame and its vertical and horizontal logic of intervention.

The last day, covered the topics of development of an activity timeline as well as the budgeting process.

The trainees were introduced with the key budget elements and learnt that the Logical framework matrix

and operational plans are starting point for calculation of the project costs and expenses. They have been acquainted with the process of calculation of the project costs and expenses and several budget formats.

Also, it was underlined that during the project implementation phase they should monitor and track the project expenses in order not to exceed the planned budget.

The training ended with presentation about the development of an EU project application. The trainers emphasized the most common mistakes in project proposal writing and presented the EU Application

Forum as well as the most common reasons for rejections of the applications. Finally, guidelines were given to the participants in regards to the mentoring sessions and application form development.

As a result of the training, two project ideas i.e. logical frameworks2 were developed.

1 Annex 1: Training Agenda 2 Annex 2: Logical framework



5

II. Mentoring sessions

The mentoring sessions guided the participants through the process of Project design. Specifically, the participants went through the process of development of a winning Project proposal and fulfillment of an

application form. Also, the learning process included guidelines about how to avoid the most usual mistakes in Project proposal writing. At the mentoring sessions, the participants drafted project proposal,

based on the EU application forms. Firstly, they discussed about the two project ideas that were

developed at the Training and decided to develop one project proposal since this was the first time for the members to develop project and needed more guidelines and support by the Trainers. The mentoring

sessions resulted with developed key parts of the application form: description of objectives, relevance of the action, description of the action and its effectiveness (activities and results) and methodology3.

3.2. Methodology, Techniques and Instruments Used

To be effective, the training program was conceptualized in a comprehensive way, from developing

understanding of the training concepts to attaining methods of translating the concepts into practice. The Program was designed based on the learning-by doing approach and gave participants an opportunity to

experience and reflect upon initiating, preparing, implementing and evaluating Projects, which built their

capacities for Project writing and management. The entire Training Program, including the mentoring sessions, was designed as a learning experience, using interactive and practical exercises that promote

participants‟ understanding.

Special attention was paid to combine plenary sessions with small group work. Plenary sessions were used to introduce the topics as well as for structured discussions and presentation of the results from the

small group work. Working in small groups enabled participants to “learn by doing” and to comprehend

and understand theoretical concepts by applying theory into practice. In addition, during the training sessions, the participants were introduced with concrete examples from the trainers‟ experiences.

The consultants provided guidelines, assistance and support throughout the entire process. They

facilitated the group and guided the discussions by asking challenging questions and motivating the

participants to give answers and express their opinions. The participants were guided to formulate and define their ideas and thoughts in the project templates. Power Point Presentations and handouts were

used during the process.

4. TRAINING EVALUATION

The participants demonstrated high interest and active involvement in the entire process as well as eagerness to learn. They engaged in constructive discussions and were very dedicated. The daily

evaluations, the informal discussions as well as the formal evaluation at the end, showed that the training goal is achieved and trainees‟ expectations are met.

At the end of the training, all participants completed written evaluation forms4. The general conclusion is that the participants are very satisfied with the process. All aspects that were evaluated were given the

highest scores. They stated that they found the process were useful, their expectations are met and are satisfied with the work of the consultants, their approach and methodology. For more details, please see

the attached summary of evaluation forms.

3 Annex 3: Developed draft project application 4 Annex 4: Summary of evaluations



6

5. CONCLUSIONS and RECOMMENDATIONS

Considering that this training was a basic one, it ensured participants to understand the process of

project development based on the logical framework approach, but it‟s evident that a follow up effort would be needed in order to completely absorb the process and be able to do it independently. Still, it

was the first time for all participants to deal with the issue of Project Writing, based on the Logical Framework Approach, process which is considered as complex but also essential for the associations‟

work.

Based on the feedback given by the participants, it is clearly indicated that the participants should

continue practicing the knowledge and skills gained at the training. They are not fully capable to independently develop qualitative Project without external assistance, and therefore CIRa recommends

additional follow up mentoring when there will be an opportunity for the CAA to develop a project for a concrete EU Open Call for applications. Also, an additional training on Project

Management, with special accent on project monitoring and evaluation, would be important

and would increase participants‟ knowledge and skills relating to project effectiveness and efficiency. However, it is evident that trainees‟ knowledge and skills have been increased, compared to their pre-

training situation, since they are familiar with the process of, and different tools for project development.

Likewise, another significant step would be Training in Fundraising and Donor Approach, since CAA

is a newly established association.

Finally, we as consultants are pleased to provide further assistance and support in meeting the Court Administration Association‟s needs as well as the JRIP efforts in any manner and/or module where we

can respond.

ANNEX 1

AGENDA

Project Cycle Management Training Court Administration Association (CAA)

22-24 September 2010, Hotel KLIMETICA

First day training – 22.09.2010

10:30-11:00 11:00-11:30 11:30-12:00 12:00-13:30 13:30-15:00 15:00-16:30 16:30-17:00 17:00-18:00 18:00-18:30

Arrival of participants, accommodation and welcome coffee Welcome note/ Overview of the training concept and methodology Introduction of the participants’ expectations / Setting up ground rules Overview of the Project Cycle Management and key phases Identification of a problem issue Stakeholder analysis Lunch Problem Analysis Coffee break Objective Analysis Strategy analysis Questions & Answers / Summary of the day

Second day training – 23.09.2010

09:00-09:15 09:15-09:45 09:45-11:00 11:00-11:30 11:30-13:00 13:00-14:30 14:30-16:00 16:00-17:30 17:30-18:00

Reflection on the first training day and overview of the agenda Overview of the Logical framework matrix – LFM Vertical logic of intervention-Overall Goal, Specific Objectives, Results and Activities Coffee Break Vertical logic of intervention - Assumptions and Preconditions Lunch Break Horizontal logic of intervention - Indicators & Sources of verification Final overview and verification of the logic of intervention (including coffee break) Development of Activity Plan & Timeline Introduction to Monitoring and Evaluation Matrix and Reporting Issues Questions & Answers / Summary of the day

2

Third day training – 24.09.2010

09:00-09:15 09:15-11:00 11:00-11:30 11:30-13:00 13:00-13:30 13:30-14:00 14:00

Reflection on the second training day and overview of the agenda Budget Development Coffee break Project design (Overview of the Project Application Form) Plan for next activities and mentoring sessions Wrap-up and Training evaluation Lunch and departure

***Note: Please note that the Training Agenda remains flexible to allow for more (or less) time to work through each component, depending on participants’ needs

ANNEX 2

LOGIC FRAMEWORK

ЛОГИЧКА РАМКА ЗА ПРОЕКТОТ:

Зголемување на довербата на граѓаните во судството

Логика на интервенција

Индикатори Извори на верификација

Претпоставки

Општа цел Придонес кон зголемување на довербата на граѓаните во судството

процент на зголемување на довербата на граѓаните во судството

резултати од анкети

Цел на проектот

1. Подобрување на нивото на информирање на јавноста за судската администрација 2.Зголемување на ефикасноста на судската администрација

Бројот на позитивно објавени информации во медиумите е зголемен за 10% повеќе во однос на претходната година.

написи од весници, прилози од ТВ, присутни медиуми на брифинзи и конференции, фотографии.

независно судство без партиски влијанија и независни медиуми

Резултати

1.1. Воспоставен систем на комуникација со медиуми и јавност 1.2. Воспоставена соработка и партнерства со НВО и сродни здруженија 2.1. Подобрени вештини на СА во извршување на работните задачи 2.2. Поднесена иницијатива за пополување на работните места по систематизација 2.3. Поднесени иницијативи и предлози за измени и дополнување на законската регулатива 2.4. Воспоставени стандарди за саморегулација (самоконтрола) преку примена на Кодексот за етика на вработените во судската служба

број на одржани средби и состаноци со преставници на медиумите за период од 1 година и број на спроведени анкети број на реализирани заеднички проекти и активности во последната година (ЗС, ЗЈО, КСЗПС, Транспарентност) потпишани мемурандуми за соработка со 3 здруженија и НВО број на лица кои учествувале во изготвувањето на иницијативата, број на одобрени работни места број на одржани состаноци и средби и лица кои учествувале во работни групи за изготвување на предлози и дополнувања на законските регулативи број на вработени на кои е доставен кодексот, број на обучени за примена на кодексот, број на завршени дисциплински постапки

записници од одржани средби, потпишани меморандумот за соработка и резултати од анкети извештаи за реализирани проекти и активности, записници од состаноци и средби записници од средби и состаноци, решенија за нови вработувања изготвени предлози и донесени измени и дополнувања на закони и подзаконски акти евалуациони формулари, листи на учесници, списоци на службеници кои примиле кодекс.

заинтересираност на медиумите за објективно информирање

заинтересираност на НВО и сродните здруженија за соработка со ЗСА заинтересирана СА за примена и почитување на стандардите заинтересираност на СА за примена на наученото Мин. за финансии обезбедува средства за пополнување на работните места

Министерство за правда е заинтересирано и ги прифаќа иницијативите за промена на законска регулатива

Активности 1.1.1. Отворање на канцеларија за односи со јавност во рамки на ЗСА 1.1.2. редовно ажурирање на web страните на ЗСА 1.2.1. Потпишување на меморандуми за соработка и превземање на заеднички активности со домашни здруженија и НВО 2.1.1. Анализа на потребите за обука и едукација на СА 2.1.2. Подготовка на програма за обука и едукација на СА 2.1.3. Спроведување на програмата за обука и едукација на СА 2.2.1. Анализа за потребен број на вработувања во судовите 2.2.2 Подготвување на предлог за приоритетни вработувања 2.2.3. Поднесување на иницијатива за пополнување на работните места во судови 2.3.1. Прибирање на информации за тековни и идни процедури за измена и дополнување на законски прописи 2.3.2. Изготвување на конкретни предлози за измени и дополнување на законски прописи кои се во тек 2.3.3 Иницијативи за измени и дополнувања за подобрување на законските и подзаконските акти 2.4.1. Обука на СА за примена на кодексот за етика на вработените во судска служба 2.4.2. Следење на број на поведени дисциплински постапки за непочитување на Кодексот

Интерес и подршка на судовите за отварање на канцеларии за -односи со јавност Заинтересирана СА за обуки и примена на наученото

Предуслови 1.Потпишан меморандум за соработка со судовите 2.Обезбедени потребни просторни и технички услови и седиште на ЗСА

ANNEX 3

PROJECT DEVELOPED BY CAA

Цели (максимум 1 страна) Objectives (max 1 page.) Describe the overall objective to which the action aims to contribute towards and the specific objective(s) that the action aims to achieve. (забелешка: за конкретен повик, да се почне со опис како овој проект придонесува кон оставрување на цел/цели дефинирани во повикот) Општата цел на проектот е „Придонес кон зголемување на довербата на граѓаните во судството“. Согласно препораките на европската комисија дадени во последниот извештај за прогресот на РМ во ЕУ интеграциите, делот на судските реформи е оценет како приоритетна одредница на државата во процеот на приближување кон ЕУ. Притоа со зголемувањето на довербата на граѓаните, ќе се зголемат претпоставките за остварување на нивните со закон и устав загарантирани права, со што ќе се обезбеди поголема сигурност во судскиот систем. Со остварувањето на оваа цел, би се создала поволна клима за странски и домашни директни инвестиции. Специфичната цел на проектот „Подобрување на нивото на информирање на јавноста за судската администрација“, е информирање на медиумите и јавноста за начинот на функционирање, конкретните проблеми и потреби со кои се соочува судската админстрација во извршувањето на своите задачи, како и достигнувањата од работата на СА. Очекуваме за 10 % да се зголеми бројот на позитивно објавени информации во медиумите во однос на претходниот период. Воедно, овој проект придонесува кон зголeмувањето на отвореноста на судовите кон јавноста што ќе придонесе кон подобра транспрентност и отчетност на работата на судството. Воведувањето на интегрираниот Автоматизиран информациски систем за управување со судските предмети (АКМИС) поддржано со внатрешно елекронско вмрежување, спроведувањето на програмата за обука на СА, како и воведените програми за намалување на застој и заостаток на судските предмети, придонесе за зголемување на ефикасноста на СА и работата на судовите. Сите овие придобивки во последните неколку години придонесуваат кон подобрување во работата, но за жал не се комуницираат во медиумите и јавнoста не е запознаена со нив. Токму со овој проект се очекува да се зголеми нивото на информирање на јавноста за постигнатите резултати, што ќе придонесе кон зголемување на довербата во судството. Од друга страна, довербата на граѓаните кон работата на судовите зависи и од степенот на ефикасноста и ажурноста на судската администрација. Согласно тоа, овој проект ќе работи на зголемување на ефикасноста на судската администрација со цел предметите да се процесуираат во со закон и деловник утврдени рокови, внатрешно во рамките на судот и надворешно до граѓаните. Со тоа ќе се подобри нивото на задоволство од услугите дадени од страна на судската администрација и ќе се намали бројот на претставки и поплаки што ќе придонесе кон зголемување на довербата на граѓаните во судството.

2

Релевантност на проектната акција (максимум 3 страници)

Relevance of the action (max 3 pages) Please provide the following information: Provide a detailed presentation and analysis of the problems and their interrelation at all levels. Provide a detailed description of the target groups and final beneficiaries and estimated number. Identify clearly the specific problems to be addressed by the action and the perceived needs and constraints of the target groups. Demonstrate the relevance of the action to the needs and constraints of the target country in general and to the target groups/final beneficiaries in particular and how the action will provide the desired solutions, in particular for the targeted beneficiaries. Demonstrate the relevance of the action to the objectives and priorities of the Guidelines. Аспирациите на РМ за членство во ЕУ ја налагаат потребата од имплементација на европските стандарди и критериуми во судството во РМ. Националната стратегија за интеграција на РМ во ЕУ за една од основните свои цели ја определи реформата на институциите на системот на правдата што би обезбедило независност во судството. Со спогодбата за стабилизација и асоцијација е определено дека основна цел на реформата е подобрување на ефикасноста и обука на кадрите од областа на судството. Во таа насока во изминатите неколку години направени се измени на сите процесни закони по кои постапуваат судовите. Овие измени ги скратуваат роковите за постапување на судовите по барањата на странките и имплементираат процедури кои треба значително да ја подобрат ефикасноста на целиот судски систем. Од 01.01.2010 година, преку направените измени на Судскиот деловник, воведен е Автоматизаран информациски систем за управување со судските предмети (АКМИС) со кои се исфрлаат од употреба хартиените уписници и секој судски предмет има свое електронско досие. Апликацијата овозможува прецизно електронско движење на предмети од нивното иницирање до архивирање. Воедно АКМИС-от овозможува брзо и ефикасно добивање на информациите кои им се потребни на граѓаните, корисници на услуги. Ваквите новини предизвикуваат потешкотии во работењето на судската администрација и потреба за нивна постојана едукација. Паралелно со судските реформи кои се во тек започнат е и процес на континуирана едукација од страна на Академијата за обука на судии и јавни обвинители. За таа цел е направена проценка на потребите врз основа на која е изработена Рамковна Програма за едукација на вработените во судската служба. Програмата во најголем дел се однесува на судиите, додека судската администрација во овој процес е многу малку или воопшто не е застапена на што укажуваат и податоците од предлог рамковната програма за едукација на СА 2010/2013, изготвена од Академијата и УСАИД проектот за имплементација на судски реформи. Според проценката по основ на која што е изработена програмата, повеќе од 1/3 од СА не посетила воопшто обука во изминатите пет години, а најголемиот број на претставници се изјасниле дека посетиле обуки организирани од ЗСА и УСАИД. Ваквата состојба ја доведува судската администрација во ситуација да биде немотивиран и неефикасен спроведувач на судските реформи. Исто така, воведените новини во судството влијаат врз

3

ефикасноста на СА во исполнувањето на обемот на зададените работните обврски што во суштина резултира со забавено процесуирање на предметите и зголемен број на претставки и поплаки од граѓаните. Брзите системски промени доведуваат до неефикасна СА што наметнува потреба од континуирана и задолжителна едукација на сите профили од судската администрација, но имплементацијата на Програмата за едукација на вработените во судската служба е ставена во прашање, поради недостаток на средства што го става под знак прашање исполнувањето на обемот на зададените работните обврски. Резултат на сите овие процеси се ниското ниво на доверба на граѓаните во судството. Воедно и во извештаите на ЕК се нагласува дека неефикасното судство го попречува напредокот на РМ во ЕУ. Ова укажува на потребата за јакнење на професионалноста и стручноста на судската администрација преку еден континуиран и зајакнат процес на нејзина едукација за веќе направените реформи во судството како и оние кои претстојат. Обемот на зададените работни обврски кои произлегува од законската регулатива покрај тоа што наметнува потреба од задолжителна и континуирана едукација на сите профили од судската администрација бара и пополнување на работните места предвидени во Правилниците за систематизација. Дадените согласности од страна на Советот за судска служба за новите Правилници за систематизација на работните места во судовите согласно Законот за судска служба Сл. Весник бр.98/2008 не се спроведени во целост. Предвидените раководни и други работни места воопшто не се пополнети, а испразнетите работни места по било кој основ/ пензионирање, заминување на друга функција и слично/ согласно Одлуката на Владата на РМ бр.07-3332/2 од 03.02.2010 година за времена забрана на нови вработувања и пополнување на испразнетите работни места, остана непополнети. Од изнесените податоци во студијата за утврдување на процент од бруто-домашниот производ на република македонија за финансирање на судската власт, изготвен од Судски Буџетски Совет, може да се констатира дека со состојбата на 1.1.2010 година на ниво на Република Македонија на еден судија му припаѓаат 2,9 вработени, што претставува 66,76% од планираниот сооднос судија/вработен. Утврдената состојба упатува на фактот дека фактичкиот број на вработените во судската администрација што е задолжена за опслужување на работата на судиите не ги задоволува потребите и има директно влијание на степенот и навременоста во извршувањето на функцијата, а во крајна линија и на ефективноста на судовите. Само за илустрација, во европските земји 7 до 12 вработени опслужуваат еден судија, а во некои случаи и до 25 или 30 лица, што јасно укажува на малиот број на вработени во судска администрација што ги опслужува судиите во РМ. Наведените констатации може да се поткрепат исто така и со направената анализа, дадена во студијата, од која јасно се гледа несооднос помеѓу обемот на работа и бројот на вработените во СА што доведува до застој и заостаток кај судските предмети. Од анализите направени од страна на ЗСА и Судскиот буџетски совет, произлегува дека во судовите согласно важечките Правилници за систематизации, каде постои поделеност на работните места со опис и попис на работите кои треба да ги извршува судскиот службеник, голем број на работни места односно 1264 не се пополнети. Тоа доведува да еден судски службеник извршува работни задачи од повеќе работни места што е спротивно на Закон. Ваквата состојба се одразува врз секојдневното работење на судските службеници и на навременото и

4

квалитетно извршување на работите во судовите во РМ а со тоа и на задоволството на граѓаните, корисници на услугите на судството во РМ. Квалитетното извршување на работните задачи во судовите е условено и од однесувањето на вработените на СА при давањето на услуги на граѓаните. За таа цел, Советот за судска служба заедно со ЗСА го донесе Кодексот за етика на вработените во судската служба, но истиот не е дистрибуиран до крајните корисници - судските службеници и останатите вработени. Дел од поплаките од граѓаните се поднесени поради однесувањето на СА при давањето на услуги. Согласно тоа, со имплементацијата на Кодексот на етика во судовите и едукацијата на судските службеници за начинот на нивно однесување ќе доведе до подобрување на квалитетот на услугите а со тоа и намалување на дисциплинските постапки и зголемувањето на довербата на граѓаните во судството во РМ. Воведените реформи во судството треба да доведат до подобрување во работата на судовите, но праксата покажува потешкотии за имплементација на законската регулатива. Поради тоа, поднесена е иницијатива од страна на ЗСА за изменување на Законот за судска служба која наиде на поддршка од страна на работната група во МП и истата се наоѓа на прво читање во собраниска процедура. Доставениот предлог текст на измени на Законот за судска служба и прифатените 25% од предложените иницијативи и предлози зборуваат за оправданоста на донесувањето на измените на овој закон. Предложените иницијативи решаваат проблеми со кои се среќава раководниот кадар и вработените во судовите како што се: унифицирање на работните места, постапката за вработување, наградувањето, кариерата, унапредувањето, постапката за водење дисциплинска престап, роковите и сл. Подобрувањето на законската регулатива во значителна мера ќе го подобри задоволството на вработените во судовите, ќе ги поттикне да работаат ажурно, ефективно и навремено со што ќе ја зголеми довербата на граѓаните кон Македонското судство. Воедно, клучен фактор во градењето на довербата на граѓаните во судството се и медиумите. Податоците говорат дека само 14% во 2008 година од постоечките статии се однесуваат на судството. Оваа бројка укажува на малата информираност на јавноста за работата на судството. Воедно, истите статии говорат за заинтересираноста на медиумите за соопштување само на негативности од работењето на судовите со што во втор план се става објективното информирање за целокупното работење на судството како и информации за постигнатите успеси и резултати. На пример, најголемата вест што беше објавена од страна на медиумите кои беа присутни на Годишното Собрание на ЗСА кое се одржа на 18 јуни 2010, е дека не е остварена средба со Министерот за правда, а целта поради која беа поканети беше промоција на постигнувањата на ЗСА во изминатата година и неговиот допринос кон ефективно и ефикасно судство. Напоменатото погоре како и обврската според Законот за судови и Судскиот деловник за транспарентност и отчетноста кон јавноста, укажува на потреба од воспоставување на систем на комуникација со јавност преку медиумите со цел објективно промовирање на постигнатите резултати за работењето на судството што ќе доведе до зголемување на довербата на граѓаните. Гореспоменатите проблеми укажуваат на потреба од соработка со релевантни институции и организации со цел адресирање и решавање на истите. ЗСА како релативно ново формирано здружение на професионални вработени во судовите,

5

има потреба за соработка со домашни и меѓународни институции. На пример, при анализата за потребен број на вработувања, Здружението на Судии би обезбедило поддршка и информации за потребите на судиите од аспект на потребна административно-техничка поддршка со што ќе се подготват предлог листа на приоритетни вработувања. Од друга страна, искуствата и добрите практики од сродни здруженија од регионот би придонеле кон успешно имплементирање на проектните активности за зголемување на ефикасноста и квалитетот на работењето на СА. Опис на проектот и неговата ефективност (макс 14 стр) Опис на резултатите и опис на активностите Во просторот подоле, детално се опишани очекуваните резултати, и ефектите кои ќе бидат постигнати врз целната/ите група/и. Секој резултат ќе биде обележан со референтен број, идентично како во логичката рамка (1, 2 , ..итн): Резултати 1.1 Воспоставен систем на комуникација со медиуми и јавност Воспоставениот систем на комуникација ќе допринесе до навремено и објективно информирање на јавноста и медиумите за работата на судската администрација. Канцеларијата за односи со јавноста навремено ќе доставува соопштенија до медиумите за резултатите од имплементација на програмот АКМИС, за спроведените обуки на СА и за бројот на претставки и поплаки од граѓаните за работењето на СА. Бројот на позитивно објавени информации во медиумите за работењето на судството –СА се очекува да се зголеми за 10% во однос на претходната година. Од спроведените анкети за работењето на судовите се очекува, задоволството на граѓаните од работењето на СА во однос на претходната година да биде зголемено за 5% 1.2 Воспоставена соработка и партнерства со НВО и сродни здруженија Воспоставената соработка со сродни здруженија и НВО ќе резултира со добивање на информации, искуства и практики за успешна реализација на предвидените проектни активности. Воедно партнерствата со сродните здруженија и НВО ќе овозможи подршка при навремено и објективно информирање за работата на судството, како и подготовки и поднесување на иницијативи за измена на закони и подзаконски акти. 2.1 Подобрени вештини на судската администрација во извршување на работните задачи Со подобрување на вештините на судската администрација преку едукација и обуки, ќе се зголеми брзината на презентирање на бараната информација, процесуирање на предметите и воедно ќе се намали застојот и заостатокот кај судските предмети. 600 обучени судски службеници на тема „Комуникациски

6

вештини“, „Услуги на јавноста“, „Управување со движење на предмети“ ќе допринесат кон поажурно работење на судовите. Се очекува 70% од оние кои учествувале во обуките да имаат значително подобрено и зголемено ниво на работни вештини што придонесува за успешно извршување на работните задачи. Сето тоа ќе придонесе кон зголемување на довербата на граѓаните во судството. 2.2. Поднесена иницијатива за пополување на работните места по систематизација Со поднесување на иницијатива за пополнување на работни места по систематизација се очекува да биде зголемен број на вработени во СА, согласно правилниците за систематизација. Имено, согласно донесените правилници за организација и систематизација на работните места во судовите, предвидени се доволен број на извршители за сите работни места. За да се зголеми ефективност и ефикасност во работењето, има потреба од пополнување на испразнетите работни места, како и вработување на нови извршители на предвидените работни места. Како резултат на поднесените 4 иницијативи за пополнување на работните места за сите судови во државата, се очекува да се добијат минимум 450 вработувања во контект на пополнување на работни места предвиденио со правилниците. 2.3. Поднесени иницијативи и предлози за измени и дополнување на законската регулатива Поднесените иницијативи и предлози за измени и дополнување на законската регулатива ќе допринесат кон создавање на поволна клима за работа на СА, во поглед на зголемување на ефикасноста и ефективноста во работењето. Се предвидува да бидат опфатени минимум 4 иницијативи за унапредување на законската регулатива кои ја уредуваат оваа област (ќе бидат таргетирани Законот за судови, Законот за адкадемија за обука на судии и јавни обвинители, Закон за парнична постапка, Закон за кривична постапка, Судски деловник и сл). Со тоа се очекува да се зголеми влијанието на ЗСА во подобрување на положбата на вработените во судската служба и тоа во нивниот статус и заштита на уставните и законските права. 2.4. Воспоставени стандарди за саморегулација (самоконтрола) преку примена на Кодексот за етика на вработените во судската служба Едукацијата на вработените во судската служба во однос на Кодексот за етика ќе придонесе до подобрен однос на вработените меѓусебе од една страна, како и до обезбедување на ефективни и ефикасни услуги за граѓаните од друга страна. Како резултат на примената на кодексот се очекува да се намали бројот на преставки и поплаки од граѓаните во однос на давањето на услугите од страна на СА. Активности 1.1.1 Отварање на канцеларии за односи со јавноста Комисијата за односи со јавност при ЗСА ќе поднесе иницијатива за отварање на канцеларија до УО. По донесувањето на одлука од страна на УО, Претседателот на ЗСА ќе потпише меморандум за соработка за обезбедување на простор за

7

отворање на канцеларијата во рамките на Врховен суд на РМ или Основен суд Охрид во зависност од расположливите просторни ресурси на судовите, а земајќи во предвид дека седиштето на ЗСА е во Врховен суд на РМ, а Претседателот на ЗСА е од Основен суд Охрид. Отворањето на канцеларијата подразбира и опремување со соодветна опрема (биро, столици, комјутер, телефон, факс и скенер), како и ангажирање на лице за раководење со канцеларијата и извршување на административно технички работи. Со оглед на тоа дека ЗСА има стратегија за односи со јавност и медиуми која има за цел да го подобри нивото на информирање на јавноста за работењето на СА, оваа канцеларија би била одговорна за спроведување на истата. 1.1.2 Редовно одржување и ажурирање на ВЕБ страната на ЗСА ЗСА има ВЕБ страница која содржи информации за работата на здружението, работењето на СА, како и корисни информации за граѓаните за полесно доаѓање до бараните услуги (жиро сметки за уплата на такси за тужби и одлуки, потребни документи за уверенија и потврди, потребни средства за да се издадат уверенија и потврди и др.). Лицето за раководење со канцеларијата и извршување на административно технички работи ќе ја одржува и ажурира и ВЕБ страницата.

1.2.1. Потпишување на меморандуми за соработка и превземање на

заеднички активности со домашни здруженија и НВО Согласно активностите на ЗСА ќе се направи листа на здруженија и НВО со цел да се идентификуваат организациите и здруженијата кои може да дадат подршка во споведувањето на проектните активности. Врз основа на тоа ЗСА ќе иницира средби со истите на кои ќе се разговара за можностите за соработка. Средбите ќе резултираат со потпишување на меморандуми за соработка во кои ќе бидат дефинирани улогите и активностите на секој од партнерите. Врз основа на тоа, ќе бидат превземени заеднички активности во однос на навремено и објективно информирање за работата на судството, како и подготовки и поднесување на иницијативи за измена на закони и подзаконски акти. 2.1.1 Анализа на потребите за обука и едукација на СА Со цел да се обезбеди развој на соодветни програми за обука и едукација на СА, на самиот почеток ќе се пристапи кон процес на анализа на потребите на СА. Истата ќе биде реализирана од страна на Комисијата за едукација на ЗСА. На самиот почеток ќе биде подготвен прашалник/анкетен лист, во кој ќе бидат опфатени прашања за потребите за развој на вештини во областите на:

Користење на ИКТ (развој на нови комјутерски програми, користење на аудио-визуелни помагала во судењето итн)

Вештини поврзани со полето на работа (Управување со предмети, и др.) Развој на т.н. меки вештини (комуникација, раководење, решавање на

проблеми во тимот итн) За оваа активност би биле потребни 2 консултанти кои би ги составиле и анализирале прашалниците, а самата анкета може да ја спроведат и членовите на ЗСА. Врз основа на реализираната анкета, ќе биде подготвен детален извештај со заклучоци и предлог план за градење на капацитети на членовите на ЗСА.

8

2.1.2 Подготовка на програма за обука и едукација на СА Врз основа на дефинираните приоритети од направената анализа на потреби, ќе бидат одредени Х теми за обука и едукација на СА, како и дефинирање на временскиот распоред за нивна реализација. За секоја од одбраните теми, ќе биде развиен Детален Опис за обуката во која ќе се дефинира целта, очекуваните резултатите од обуката, логистичките детали, нацрт листа на сесии, бројот на учесници, потребни квалификаци за едукаторите/обучувачите и сл. Согласно дефинираните описи, ќе се пристапи кон објавување на оглас за избор на едукатори/обучувачи, нивна селекција и потпишување на договори со нив. Комисијата за едукација на ЗСА ќе биде одговорна за реализацијата на овие активности. 2.1.3 Спроведување на програмата за обука и едукација на СА По селекцијата на едукаторите/обучувачите, ќе се пристапи кон изнаоѓање на простор за обука, кој ќе биде селектиран врз база на критериумите за најниска цена за сместување и исхрана, како и соодветни услови за работа. Ќе биде објавен повик за пријавување на заинтересираните членови на ЗСА по одделни обуки. Врз основа на доставените апликациони форми од страна на заинтересираните членови, Комисијата за едукација на ЗСА ќе направи селекција и избор на учесниците. На секој избран учесник ќе им биде доставена покана со потребните информации за местото на одржување, деталната агенда и логистичките информации. Во комуникација со одделните едукатори, ќе бидат умножени сите потребни материјали (прирачник, работни листови и формати за секоја обука и сл). По деталното договарање за логистичките детали на местото на одржување (изглед на работната просторија, местоположбата на опремата за обука, итн) на обуката, ќе биде организиран транспортотот на учесниците. На крајот на секоја обука, секој учесник ќе добие сертификат за учество во обуката. По секоја одржана обука, ќе биде направена детална оценка за квалитетот на испорачаната обука со пополнување на формати за оценка од страна на секој учесник и врз основа на тоа ќе биде разговорано со едукаторите за евентуални подобрувања. По реализацијата на сите обуки од програмата, ќе биде спроведена уште една анкета за членството, за да се увидат други дополнителни области или потреби за едукација. 2.2.1 Анализа за потребен број на вработувања во судовите Во сите судови работните места предвидени во правилниците за систематизација не се пополнети, поради што итно е потребно да се направи анализа за потребниот број приоритетни вработувања. За реализација на оваа активност одговорност ќе има Комисијата за правна регулатива, која согласно изработен формулар ќе побара податоци за непополнети работни места и приоритетни вработувања од секој суд (оние места каде се упразнети по основ на пензионирање и кои се дефинирани согласно систематизациите). Добиените податоци ќе бидат сумирани и врз основа на посебни критериуми за одредување на приоритет за пополнување на работно место ќе биде изработен извештај.

9

2.2.2 Подготвување на предлог за приоритетни вработувања Врз основа на извештајот од анализата, Комисијата за правна регулатива ќе го изработи предлогот за пополнување на приоритетни вработувања. Во текот на подготовката на предлогот, ќе се стапи во контакт со ЗСА заради добивање на стручно мислење и поддршка во формулирањето на предлогот. ЗСА ќе организира прес конференција за информирање на јавноста за резултатите од направената анализа, како и со предлогот за пополнување на приоритетни вработувања во судовите 2.2.3. Поднесување на иницијатива за пополнување на работните места во судови По подготовката на предлогот , Комисијата на застапување и лобирање при ЗСА ќе пристапи кон активно лобирање пред одговорните институтуции за прифаќање на предлогот и давање на согласности за вработување. Предлогот официјално ќе биде доставен до СБС, ССС, МП и МФ. За реализација на оваа активност ЗСА ќе воспостави соработка со ЗС, како и други сродни здруженија за заеднички да може да лобираат за пополнување на приоритетните работни места. Посебно ќе треба да се одржуваат состаноци со СБС, Министерство за правда и Министерство за финансии. 2.3.1 Прибирање на информации за тековни и идни процедури за измена и

дополнување на законски прописи За реализација на оваа активност потребна е соработка со МП со цел да се добијат информации за нивните програми за тоа кои закони и подзаконски акти се планира да се изменуваат или дополнуваат или да се носат нови се со цел ЗСА активно да биде вклучена во комисиите при МП. 2.3.2 Изготвување на конкретни предлози за измени и дополнување на

законски прописи кои се во тек За реализација на оваа активност во ЗСА ќе биде одговорна Комисијата за правна регулатива. Преку организирање на неколку средби, ќе се дефинираат нацрт предлози за измени и дополнување на законски прописи кои се во тек. Нацрт предлозите ќе бидат доставени по електронски пат до членството заради коментирање и давање на дополнителни предлози. После добиениот придонес од членството, ќе се изработат финални нацрт предлози за измени и дополнување на закони и подзаконски акти. 2.3.3 Иницијативи за измени и дополнување за подобрување на законските и

подзаконските акти Комисијата на застапување и лобирање при ЗСА ќе превземе активности за презентација на предлогот пред медиуми за да се запознае јавноста со иницијативата. Притоа предлогот за измени и дополнување на дадениот закон и/или подзаконски акт ќе биде доставен до соодветното министерство или до одговорната работна група за подготовка/подобрување на текстот на дадениот закон. Исто така ЗСА активно ќе се залага претставник од организацијата да биде

10

член на работната група која е задолжена за изработка на текстот на законската регулатива 2.4.1. Обука на СА за примена на кодексот за етика на вработените во судска служба Во соработка со Академијата за обука на судии и јавни обвинители (АОСЈО), ќе се подготви меморандум за соработка со цел спроведување на обуки за промоција, едукација и примена на Кодексот за етика кој ќе содржи опис на улоги и одговорности на секоја страна. Согласно тоа, ќе се подготви програма за спроведување на обуки која ќе содржи информации за бројот на обуки и учесници на истите. Обуките ќе бидат еднодневни и ќе се одржуваат во секој од основните судови со проширена надлежност а ќе бидат вклучени учесници од судовите со основна надлежност од апелационото подрачје. Онаму каде што апелационите судови имаат посоодветни просторни можности, обуките ќе бидат одржани во истите.

На секоја обука се предвидува учество на максимум 50 учесници. Согласно тоа, ќе бидат одржани вкупно 32 обуки (7 обуки во Скопје и 25 обуки за другите судови) на кои ќе учествуваат околу 1600 учесници. Обуките ќе бидат спроведени од едукатори од ЗСА и Советот на Судска Служба (ССС) кои се сертифицирани обучувачи и воедно учествуваа во подготовка на Кодексот за етика и истите имаат интернационални искуства од областа. 2.4.2. Следење на број на поведени дисциплински постапки за непочитување на Кодексот По основ на доставено барање од ЗСА до Судските администратори на секој од судовите, како членови на ЗСА, на квартално ниво ќе се собираат податоци од ЗСА за бројот на поведените и завршените дисциплински постапки како и за изречените дисциплински мерки за непочитување на одредбите на Кодексот. Информациите ќе бидат објавувани на web страната на ЗСА.

ANNEX 4

SUMMARY OF EVALUATIONS

1

Summary of evaluations for Project Cycle Management Training for

Court Administration Association

22-24 September 2010

Note: The Questionnaire is completed by 12 participants

Questions:

1. Duration of the Workshop

How do you feel about the length of the workshop?

- Too long

- Just right 11 participants

- Too short 1 participant

2. Workshop content

a. What do you think about the balance between the theory and practice?

- Too much theory

- Good balance 12 participants

- Too much practice

b. Expectations

Please try to recall your expectations before you attended the workshop.

Have your expectations been met at the end of the workshop?

- Largely 10 participants

- Partly 2 participants

- Little

c. Usefulness of the training?

How useful do you find this training?

- Very useful 9 participants

- Useful 3 participants

- Useless

2

What was most valuable at this training? What did you like best about the

training?

- logical framework - making logical analysis and formulate accordingly - the use of logic and making analysis

d. Additionally training

Do you think that you need additionally training with the same topic?

- No

- I don’t now

- Yes 12 participants

3. The organization of the Training

a. What is your opinion about the organization of the training?

1 - Low 3 - Just right 5 - good

- Accommodation 1 - Low 3 - Just right 5 – good (12) - Food 1 - Low 3 - Just right 5 – good (12)

- Work Conditions 1- Low 3 - Just right 5 – good (12)

4. Consultants’ Performance

a. How did you experience the consultants?

1 - Low 3 - Just right 5 - good

Clarity of lectures &

presentations

Clarity of giving

instructions for the

exercises

Use of visual aids

Use of practical examples

Interaction with participants & responsiveness

to group

1 3 5 1 3 5 1 3 5 1 3 5 1 3 5

Svetlana Milenkova

12 12 1 12 1 12 12

Zoran Stojkovski 12 12 1 12 1 12 12

Other comments: - My expectations are met

- Excellent, as always!

- I find the training very useful and applicable in our daily work when working on projects. After the training, it turn out that we made the projects very logical. It is of great

3

importance to continue with this type of training in order to learn and gain knowledge for project development, supported by you.

NARRATIVE REPORT Project Cycle Management Training …pdf.usaid.gov/pdf_docs/pnaeb535.pdf · Report for the Project Cycle Management Training and mentoring sessions for project development

Documents