MOVIMENTAR MOVIMENTAR MOVIMENTAR MOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEA DOCUMENTOS NO DEGEA DOCUMENTOS NO DEGEA DOCUMENTOS NO DEGEA Proposto por: Proposto por: Proposto por: Proposto por: Divisão de Operações (DIOPE) Analisado por: Analisado por: Analisado por: Analisado por: Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA) Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Diretor-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR) ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet intranet intranet intranet é cópia não controlada. é cópia não controlada. é cópia não controlada. é cópia não controlada. Base Normativa: Base Normativa: Base Normativa: Base Normativa: Código: Código: Código: Código: Rev Rev Rev Revisão: isão: isão: isão: Página: Página: Página: Página: Ato Executivo nº 2.950/2003 Ato Executivo nº 2.950/2003 Ato Executivo nº 2.950/2003 Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD RAD RAD RAD-DG DG DG DGJUR JUR JUR JUR-04 04 04 040 00 00 00 00 1 de de de de 25 25 25 25 1 OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para movimentação de documentos acondicionados em caixas-arquivo no Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E CAMPO DE APLICAÇÃO E CAMPO DE APLICAÇÃO E CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA VIGÊNCIA VIGÊNCIA VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA), passando a vigorar a partir de 02/12/2013. 3 DEFINIÇÕES DEFINIÇÕES DEFINIÇÕES DEFINIÇÕES TERMO TERMO TERMO TERMO DEFINIÇÃO DEFINIÇÃO DEFINIÇÃO DEFINIÇÃO Amostragem Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege-se um subconjunto representativo do todo. Arquivo corrente Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Arquivo Externo Empresa contratada (empresa terceirizada) para guarda de caixas- arquivo. Arquivo intermediário Conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Arquivo permanente Conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Avaliação de documento Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Baixa Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado. Caixa-arquivo Caixa padronizada, que substitui o maço, destinada à acomodação e à proteção de documentos, visando ao arquivamento destes. Classificar documento Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um
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MOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO ......caixa-arquivo localizada no “Arquivo 09 – Recall” é de 2 dias úteis. 66..446.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de
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MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
Diretor-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR)
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: RevRevRevRevisão:isão:isão:isão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGDGDGDGJURJURJURJUR----040404040000 00000000 1111 de de de de 25252525
1111 OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para movimentação de documentos
acondicionados em caixas-arquivo no Departamento de Gestão de Acervos
Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais
(DGJUR/DEGEA) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).
2222 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Gestão de
Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais
(DGJUR/DEGEA), passando a vigorar a partir de 02/12/2013.
Amostragem Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege-se um subconjunto representativo do todo.
Arquivo corrente Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
Arquivo Externo Empresa contratada (empresa terceirizada) para guarda de caixas-arquivo.
Arquivo intermediário
Conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.
Arquivo permanente Conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Avaliação de documento Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Baixa Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado.
Caixa-arquivo Caixa padronizada, que substitui o maço, destinada à acomodação e à proteção de documentos, visando ao arquivamento destes.
Classificar documento Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 2222 de de de de 25252525
Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico.
Condensação Junção do conteúdo de duas ou mais caixas - arquivo, visando a otimização do espaço físico.
Desarquivamento Compulsório
Retirar, obrigatoriamente, autos de processos arquivados provisoriamente, da rede de arquivos do PJERJ, encaminhá-los à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial – DGFAJ/DIPEA para possível extinção do processo, e fazer a devida atualização no sistema informatizado.
Destinação final de
documentos Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.
Eliminação de
documento
Destruição de documento destituído de valor para guarda permanente e que, de acordo com a tabela de temporalidade, já cumpriu o seu respectivo prazo de guarda.
Etiqueta ARQGER Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação numérica da caixa-arquivo.
Etiqueta de localização Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação alfa-numérica da localização da caixa-arquivo nos Centros de Informação – CI.
Lote de caixas Conjunto de caixas-arquivo reunidas em sistema informatizado para facilitar a movimentação.
Seleção de documentos Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
Sistema ARQGER
Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA), para o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ.
Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)
Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.
Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do
PJERJ
Instrumento técnico de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.
4444 REFERÊNCIASREFERÊNCIASREFERÊNCIASREFERÊNCIAS
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 3333 de de de de 25252525
• Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2004 - Dispõe sobre a utilização do
correio eletrônico para a correspondência interna do Tribunal de Justiça e
dá outras providências;
• Aviso Conjunto TJ/CGJ nº 09/2007 - Avisam que as comunicações internas
da Presidência e da Corregedoria Geral da Justiça serão feitas por meio
eletrônico, de acordo com as determinações contidas no Ato Executivo
Conjunto TJ/CGJ n°4, de 27/01/2004);
• Resolução TJ/OE nº 10/2011 - Altera os arts. 58 e 101 a 108 e introduz dois
novos dispositivos na Resolucao TJ/OE n. 38, de 13 de dezembro de 2010,
para alterar a estrutura organizacional da Diretoria Geral de Fiscalizacao e
Apoio
as Serventias Judiciais da Corregedoria Geral da Justica;
• Resolução TJ/OE nº 22/06 - Regula o arquivamento definitivo dos autos dos
processos cíveis e dá outra providências;
• Ato Normativo Conjunto nº. 01/2005 - Disciplina, no âmbito do Poder
Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais
dos Juizados Especiais Cíveis), com alteração do art 1º, cuja redação dada
pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009 é a seguinte: “Art. 1° - Os autos
processuais findos dos Juizados Especiais Cíveis serão eliminados após o
prazo de 90 (noventa) dias da data do arquivamento definitivo. (Redação
dada pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009;
• Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 03/2005 - Resolve que os autos processuais
findos dos Juizados Especiais Civeis, que já se encontravam sob a guarda do
Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos antes da edição do Ato
Normativo 01/2005, serão eliminados após o prazo de 180 (cento e oitenta)
dias da data de publicação do presente ato;
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 4444 de de de de 25252525
• Ato Executivo TJ nº 5157/2009 - Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do
Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados
Especiais Criminais;
• Ato Executivo TJ nº 4363/2010 - Autoriza a eliminação de processos julgados
sem resolução do mérito, com baixa no registro de distribuição, em
decorrência do cumprimento da Meta 2 de 2009, do Conselho Nacional de
Justiça – CNJ;
• Ato Executivo TJ nº 4364/2010 - Autoriza a eliminação de processos judiciais
de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, a
publicação de editais para manifestação das partes e dá outras
Diretor da Divisão de Operações da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIOPE)
• Supervisionar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central e nos Arquivos Regionais;
coordenar a atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.
Chefe do Serviço de Desarquivamento de Documentos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEDES)
• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central;
• acompanhar as equipes nas atividades de eliminação e desarquivamento de documentos indicados pelo sistema ARQGER;
• registrar em FRM os produtos não-conformes; • elaborar Planos de ação; • consolidar os indicadores de desempenho.
Chefe do Serviço do Arquivo de Rio Bonito, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARB)
• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Regional de Rio Bonito;
• imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo;
• disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados;
• acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.
Chefe do Serviço do Arquivo de Itaipava da Diretoria Geral de Apoio
• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Regional de Itaipava;
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 5555 de de de de 25252525
• imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo;
• disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados;
• acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.
Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos da
Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEGIA)
• Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD.
Prestador de Serviço
• Realizar pesquisas nos sistemas informatizados;
• prestar informações aos usuários;
• operar sistema ARQGER; • retirar documentos da caixa-arquivo; • condensar caixa-arquivo; • conferir documentos; registrar a retirada e a confirmação dos
processos indicados para eliminação pelo Sistema ARQGER;
• receber caixas-arquivo, organizando-as; • movimentar documentos armazenados na
caixa-arquivo.
Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal do Estado do
Rio de Janeiro (ABATERJ)
Indicar a empresa terceirizada responsável pela coleta e fragmentação dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA;
acompanhar o transporte dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA.
6.16.16.16.1 O processo de trabalho “Movimentar Documentos no DEGEA” compreende
as atividades operacionais e o cadastramento de informação no sistema
ARQGER.
6.26.26.26.2 Os registros de movimentação (entrada, saída, solicitação, vinculação,
inclusão ou exclusão, condensação e eliminação) de caixas-arquivo ou lote
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 6666 de de de de 25252525
de caixas-arquivo, emissão de guias, recibos ou relatórios são feitos por
meio do sistema ARQGER.
6.36.36.36.3 O prazo para atendimento de documentos que estejam acondicionados em
caixa-arquivo localizada no “Arquivo 09 – Recall” é de 2 dias úteis.
6.46.46.46.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de caixas-arquivo ao
Arquivo 09 – Recall são realizados no ARQGER, por meio do menu “Arquivo
Externo”.
6.56.56.56.5 Os arquivos eletrônicos de envio de caixas, somente são disponibilizados à
empresa contratada após a confirmação da saída da viatura oficial das
dependências do Arquivo Central com destino ao Arquivo 09 - Recall.
6.66.66.66.6 As caixas-arquivo armazenadas no “Arquivo 09 – Recall” com pedido de
desarquivamento são solicitadas pelo SEDES-Posto, célula de trabalho
localizada nas dependências da empresa contratada, que providencia o
desarquivamento e remessa das mesmas para o SEDES-Expedição.
6.76.76.76.7 As caixas grandes com padronização distinta, fornecidas exclusivamente
pelo DEGEA, são armazenadas na empresa contratada.
6.86.86.86.8 A eliminação é realizada de acordo com os prazos de guarda e a destinação
final estipulados na TTD.
6.8.16.8.16.8.16.8.1 Os procedimentos descritos nesta RAD são aplicados ao Arquivo Central e
aos Arquivos Regionais.
6.8.26.8.26.8.26.8.2 O processo de trabalho está vinculado ao carregamento da base de dados
(sistema ARQGER) de documentos indicados para eliminação.
6.8.36.8.36.8.36.8.3 O documento, cujo prazo de guarda em arquivo corrente tenha sido
cumprido no arquivo intermediário e tenha como destinação final a
eliminação, será descartado no DEGEA.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 7777 de de de de 25252525
6.8.46.8.46.8.46.8.4 O produto da eliminação é coletado por empresa terceirizada, contratada
pela Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do
Rio de Janeiro (ABATERJ), com vistas à reciclagem.
6.8.56.8.56.8.56.8.5 No caso de dúvidas quanto à necessidade de baixa em relação aos
processos judiciais (tipos de ação), o SEDES consulta o SEGIA.
7777 IDENTIFICAÇÃO DAS ETIDENTIFICAÇÃO DAS ETIDENTIFICAÇÃO DAS ETIDENTIFICAÇÃO DAS ETIQUETASIQUETASIQUETASIQUETAS
7.17.17.17.1 As etiquetas emitidas pelo sistema ARQGER obedecem ao seguinte padrão:
8888 MOVIMENTAR DOCUMENTOMOVIMENTAR DOCUMENTOMOVIMENTAR DOCUMENTOMOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIS ARMAZENADOS EM CAIS ARMAZENADOS EM CAIS ARMAZENADOS EM CAIXAXAXAXA----ARQUIVO PARA ARQUIVO PARA ARQUIVO PARA ARQUIVO PARA ARQUIVAMENTOARQUIVAMENTOARQUIVAMENTOARQUIVAMENTO
8.18.18.18.1 SEDES-Triagem recebe caixas-arquivo ou lote de caixas-arquivo contendo
documentos para armazenamento.
Digito verificador Número que identifica a caixa-arquivo
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 8888 de de de de 25252525
8.1.18.1.18.1.18.1.1 No caso do recebimento de lote de caixas-arquivo é feita a conferência por
meio do recibo de lote impresso.
8.1.28.1.28.1.28.1.2 Se a caixa-arquivo não constar do lote, o funcionário do SEDES encaminha
mensagem eletrônica à unidade remetente para verificação. Caso a caixa-
arquivo seja localizada, regulariza o lote. Caso contrário, efetua o registro
da não localização no quadro de controle de produtos não conformes, de
acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 – Tratamento de
Produtos Não Conformes no DEGEA.
8.28.28.28.2 Após a conferência, registra a entrada do lote de caixas-arquivo no sistema
ARQGER e procede à exclusão do lote para individualizar as caixas-arquivo.
8.2.18.2.18.2.18.2.1 No caso de caixas-arquivo recebidas individualmente há somente o registro
de entrada das mesmas no sistema.
8.2.1.18.2.1.18.2.1.18.2.1.1 As caixas-arquivo cujas etiquetas não permitem movimentação por leitora
óptica são segregadas para a reimpressão da segunda via das etiquetas.
8.2.1.28.2.1.28.2.1.28.2.1.2 O funcionário emite a segunda via da etiqueta e cola na caixa-arquivo.
8.2.28.2.28.2.28.2.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-arquivo
danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes
do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os
procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não
Conformes no DEGEA.
8.38.38.38.3 Cola a etiqueta de localização na parte frontal inferior da caixa-arquivo e a
vincula à etiqueta ARQGER.
8.48.48.48.4 Registra a saída da caixa-arquivo com destino ao SEDES - Centros de
Informação. No SEARB e SEAIT, após o recebimento, as caixas-arquivo são
movimentadas para o CI.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 9999 de de de de 25252525
8.58.58.58.5 SEDES – Centros de Informação registra a entrada da caixa-arquivo.
8.5.18.5.18.5.18.5.1 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-arquivo
danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes
do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os
procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não
Conformes no DEGEA.
8.68.68.68.6 Armazena a caixa-arquivo na posição indicada na etiqueta de localização....
9.19.19.19.1 O funcionário acessa a rotina especifica do sistema ARQGER, informa a
quantidade de caixas-arquivo a serem condensadas e emite o relatório de
caixas para condensação.
9.29.29.29.2 Havendo caixas-arquivo na área de “caixas-arquivo danificadas”, efetua a
condensação com as caixas-arquivo destinadas a Recall.
9.39.39.39.3 Localiza nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da
estante.
9.3.19.3.19.3.19.3.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada,
providencia o registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos
Não Conformes do DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-
DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.
9.49.49.49.4 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao
SEDES–Triagem. No SEAIT e SEARB, o destino é a Recepção.
9.59.59.59.5 Registra a entrada das caixas-arquivo e efetua por meio do sistema
ARQGER, a transferência do conteúdo da caixa-arquivo de origem para a
caixa-arquivo de destino e grava a operação.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 10101010 de de de de 25252525
9.5.19.5.19.5.19.5.1 Acondiciona a caixa-arquivo com conteúdo no palete e segrega a vazia para
ser consultada.
9.69.69.69.6 Verifica, antes do envio do palete para o Centro de Informações, se as
caixas-arquivo vazias possuem conteúdo registrado no sistema ARQGER.
9.6.19.6.19.6.19.6.1 Caso haja caixa-arquivo vazia com conteúdo registrado no sistema
ARQGER, verifica todas as caixas-arquivo acondicionadas no palete e
realiza a regularização no sistema.
9.79.79.79.7 Envia as caixas-arquivo vazias para serem reaproveitadas ou para trituração.
9.89.89.89.8 Envia caixa-arquivo completa para o Centro de Informação.
10101010 RETIRAR DOCUMENTO DARETIRAR DOCUMENTO DARETIRAR DOCUMENTO DARETIRAR DOCUMENTO DA CAIXACAIXACAIXACAIXA----ARQUIVO PARA DESARQUARQUIVO PARA DESARQUARQUIVO PARA DESARQUARQUIVO PARA DESARQUIVAMENTOIVAMENTOIVAMENTOIVAMENTO
10.110.110.110.1 SEDES, SEAIT e SEARB recebem das unidades organizacionais do PJERJ os
pedidos de desarquivamento, conforme os procedimentos da RAD-DGJUR-
035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA.
10.1.110.1.110.1.110.1.1 Os pedidos de desarquivamento de documentos que não estejam
registrados no sistema ARQGER são encaminhados à Central de
Atendimento da DGJUR/DIOPE para monitoramento.
10.210.210.210.2 O procedimento de monitoramento dos pedidos não localizados no sistema
ARQGER está disciplinado na RAD-DGJUR-041 – Prestar Atendimento aos
Usuários.
10.310.310.310.3 O funcionário registra os pedidos de desarquivamento no sistema e imprime
relatório de caixas solicitadas.
10.410.410.410.4 Localiza, nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da
estante.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 11111111 de de de de 25252525
10.4.110.4.110.4.110.4.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada,
providencia o registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos
Não Conformes do DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-
DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.
10.510.510.510.5 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao
SEDES – Consulta.
10.5.110.5.110.5.110.5.1 No SEARB e SEAIT, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao
setor de recepção, a fim de efetuar o desarquivamento dos documentos
solicitados.
10.610.610.610.6 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES – Consulta e efetua a
retirada dos documentos constantes dos pedidos de desarquivamento.
10.6.110.6.110.6.110.6.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para
desarquivamento, efetua a eliminação da etiqueta no sistema ARQGER.
10.6.210.6.210.6.210.6.2 No caso de maço administrativo, encaminha toda a caixa para UO
solicitante, por meio da guia de entrega.
10.6.310.6.310.6.310.6.3 No Arquivo Central, caso a caixa-arquivo apresente menos de 50%
(cinquenta por cento) de sua capacidade de armazenagem ocupada, envia
para o SEDES -Triagem para ser efetuada a condensação.
10.6.410.6.410.6.410.6.4 No SEARB e no SEAIT, é registrada no sistema ARQGER a caixa-arquivo
que apresenta menos de 50% (cinquenta por cento) de sua capacidade de
armazenagem ocupada, para posterior condensação.
10.6.510.6.510.6.510.6.5 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-
arquivo danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não
conformes do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo
com os procedimentos da RAD-DGJUR-049- Tratamento de Produtos Não
Conformes no DEGEA.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 12121212 de de de de 25252525
10.6.610.6.610.6.610.6.6 Nos casos em que o atendimento de processos acondicionados em caixa
localizada no “Arquivo 09 – Recall” ensejar o integral esvaziamento desta, o
funcionário do SEDES solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a
exclusão desta caixa do contrato (perm out).
10.6.710.6.710.6.710.6.7 Emite a guia de desarquivamento em uma via.
10.710.710.710.7 No âmbito do Arquivo Central envia os documentos para o SEDES –
Expedição.
10.810.810.810.8 Disponibiliza as caixas-arquivo para o Centro de Informação, com a devida
movimentação no sistema ARQGER.
10.8.110.8.110.8.110.8.1 Caso a caixa-arquivo, após atendimento, deva retornar ao “Arquivo 09 –
Recall” efetua o devido registro de saída no sistema ARQGER.
10.910.910.910.9 O desarquivamento compulsório é realizado conforme procedimentos
descritos nos itens 10.3 a 10.9.1.
10.9.110.9.110.9.110.9.1 Os autos processuais desarquivados compulsoriamente são
encaminhados à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da
Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial – DGFAJ/DIPEA.
11111111 SOLICITAR CAIXA LOCASOLICITAR CAIXA LOCASOLICITAR CAIXA LOCASOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO “ARQUIVO 0LIZADA NO “ARQUIVO 0LIZADA NO “ARQUIVO 0LIZADA NO “ARQUIVO 09 9 9 9 –––– RECALL”RECALL”RECALL”RECALL”
11.111.111.111.1 O SEDES-Posto solicita as caixas-arquivo localizadas no “Arquivo 09 –
Recall” por meio de rotina especifica disponibilizada no sistema ARQGER.
11.211.211.211.2 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES – Posto e efetua a retirada
dos documentos constantes dos pedidos de desarquivamento.
11.2.111.2.111.2.111.2.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para
desarquivamento, efetua a eliminação da etiqueta no sistema ARQGER.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 13131313 de de de de 25252525
11.311.311.311.3 Solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a exclusão desta caixa
do contrato, bem como das caixas que foram condensadas e tiveram suas
etiquetas eliminadas no sistema (perm out).
11.3.111.3.111.3.111.3.1 Caso a caixa-arquivo apresente menos de 50% (cinquenta por cento) de
sua capacidade de armazenagem, segrega a caixa-arquivo para ser
efetuada a condensação.
11.3.211.3.211.3.211.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, efetua reparo ou substituição da
mesma e informa ao Chefe de Serviço por meio de correio eletrônico para o
devido registro no FRM-DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não
conformes no DEGEA) a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo
com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não
Conformes no DEGEA.
11.411.411.411.4 Emite a guia de desarquivamento em uma via.
11.511.511.511.5 Disponibiliza os documentos desarquivados para serem remetidos ao
SEDES-Expedição, por meio do SEARQ-Coleta.
11.611.611.611.6 Disponibiliza as caixas-arquivo para a contratada, com a devida
movimentação no sistema ARQGER.
12121212 ENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXA----ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 –––– RECALLRECALLRECALLRECALL
12.112.112.112.1 O SEDES acessa o sistema ARQGER e registra a entrada da caixa-arquivo no
SEDES - CI Externo.
12.212.212.212.2 Acessa o menu “Arquivo Externo” e registra a saída da caixa-arquivo
informando o tipo e código da etiqueta da contratada.
12.312.312.312.3 Carrega o caminhão com as caixas-arquivo destinadas ao “Arquivo
Externo”.
12.412.412.412.4 Processa o lote de caixas-arquivo enviadas ao “Arquivo Externo”.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 14141414 de de de de 25252525
12.512.512.512.5 Envia o arquivo com o processamento dos lotes com destino ao “Arquivo
Externo” por meio do sistema ARQGER.
13131313 MONITORAMONITORAMONITORAMONITORAR R R R PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”
13.113.113.113.1 O SEDES gera diariamente relatório gerencial de indicador de desempenho
para visualizar os pedidos que se encontram “em aberto”, visando ao
atendimento das solicitações no prazo estabelecido.
13.213.213.213.2 Verifica se no relatório existem processos com status “liberado para
atendimento”;
13.313.313.313.3 Consulta no sistema ARQGER a caixa que se encontra o processo “em
aberto”.
13.3.113.3.113.3.113.3.1 Caso a caixa-arquivo esteja no Arquivo Central de São Cristóvão, a
mesma é localizada e destinada ao SEDES-Consulta para efetuar o
desarquivamento.
13.3.213.3.213.3.213.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja nas dependências da contratada, envia
mensagem eletrônica reiterando a solicitação da caixa-arquivo.
13.3.313.3.313.3.313.3.3 Caso a caixa-arquivo não seja localizada, registra a ocorrência no FRM-
DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não conformes no DEGEA)
e envia numeração das caixas-arquivo não atendidas pela contratada à
Central de Atendimento da Divisão de Operações.
13.413.413.413.4 A Central de Atendimento da Divisão de Operações providencia o envio de
mensagem/ ofício a U.O. solicitante, informando sobre o não atendimento da
solicitação no prazo e das providências que serão adotadas, a fim de atender
à solicitação.
14141414 PROCEDIMENTOS PARA EPROCEDIMENTOS PARA EPROCEDIMENTOS PARA EPROCEDIMENTOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENLIMINAÇÃO DE DOCUMENLIMINAÇÃO DE DOCUMENLIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS INDICADOSTOS INDICADOSTOS INDICADOSTOS INDICADOS PELO PELO PELO PELO SISTEMA ARQGERSISTEMA ARQGERSISTEMA ARQGERSISTEMA ARQGER
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 15151515 de de de de 25252525
14.114.114.114.1 O funcionário acessa rotina específica do ARQGER, visualizando o relatório
de caixas-arquivo contendo processos judiciais para eliminação.
14.214.214.214.2 O funcionário elabora listagem, em planilha eletrônica, relacionando as
posições das caixas-arquivo.
14.314.314.314.3 O SEDES-Eliminação encaminha a listagem para os Centros de Informação
(CI).
14.3.114.3.114.3.114.3.1 No caso dos Arquivos Regionais, o funcionário efetua o desarquivamento.
14.414.414.414.4 O funcionário registra a entrada das caixas-arquivo e as encaminha para o
local de realização da atividade.
14.514.514.514.5 O funcionário efetua a retirada dos documentos destinados à eliminação e
registra no ARQGER.
14.5.114.5.114.5.114.5.1 No caso dos Arquivos Regionais, as caixas-arquivo desocupadas
integralmente são encaminhadas para o Arquivo Central para reciclagem.
14.614.614.614.6 Encaminha para o SEDES – Triagem, em paletes separados, as caixas-
arquivo totalmente desocupadas e as caixas que ainda possuem conteúdo
para que seja feita a condensação. Após, envia as caixas-arquivo eliminadas
para reciclagem.
14.6.114.6.114.6.114.6.1 No caso dos Arquivos Regionais as caixas-arquivos não desocupadas
integralmente são encaminhadas para o CI.
14.714.714.714.7 Acondiciona os documentos eliminados em caixas de plástico azul
separando os processos com e sem código de barra.
14.814.814.814.8 Efetua a confirmação da eliminação no sistema ARQGER e acondiciona os
processos em caixas de plástico verde.
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 16161616 de de de de 25252525
14.914.914.914.9 Excepcionalmente, em situação de mutirão, a DIOPE efetuará a retirada /
confirmação da eliminação no ARQGER.
14.9.114.9.114.9.114.9.1 No caso dos Arquivos Regionais os documentos eliminados são
confirmados no Sistema ARQGER pelos respectivos Serviços.
14.1014.1014.1014.10 Disponibiliza os documentos indicados para reciclagem pelo SEDES-
Eliminação na caçamba para posterior coleta pela empresa terceirizada.
14.1114.1114.1114.11 O SEDES agenda a coleta dos documentos com o funcionário indicado pela
ABATERJ, registrando a quantidade de processos e peso enviados no FRM-
DGJUR-040-01 - Termo de Coleta para Trituração de Documentos, em duas
vias assinadas pelo Servidor lotado no Serviço de Desarquivamento de
Documentos, pelo responsável do transporte e pelo funcionário da ABATERJ,
que acompanha o transporte. A primeira via é entregue ao responsável pelo
transporte para atestar o recebimento do material na empresa e emitir o
Certificado de Recepção e Responsabilidade. A segunda via é arquivada pelo
Serviço de Desarquivamento de Documentos até que retorne a 1ª via
assinada pelo responsável da Empresa Terceirizada, junto com um registro
da quantidade em peso que foi enviado para reciclagem. Com o retorno da
1ª via, é efetuada a troca das vias ficando o Serviço Desarquivamento de
Documentos com a 1ª via e a ABATERJ com a segunda via.
Σ(pedidos atendidos pelo DEGEA em até 2 dias úteis) / Σ(pedidos recebidos pelo DEGEA) ] x 100
Mensal
Quantidade de documentos descartados
[Σ (documentos descartados pelo SEDES) + Σ (documentos descartados pelo SEAIT) + Σ (documentos descartados pelo SEARB)]
Mensal
16161616 GESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROS
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 17171717 de de de de 25252525
O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu
arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a
Termo de Coleta para Trituração de Documentos (FRM-DGJUR-040-01)
0-6-2-6-2 a SEDES Caixa
arquivo
Assunto/
Data/UO
Condições
apropriadas 5 anos
DGJUR/
DEGEA
Legenda:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.
Notas:Notas:Notas:Notas:
a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.
b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos
da RAD-DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-
DGJUR-047 – Gerir Arquivo Permanente.
c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O
armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e
Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados Servidores de Aplicação.
7777 ANEXOSANEXOSANEXOSANEXOS
• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Movimentar Documentos
Armazenados em Caixa-arquivo;
• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Condensar Caixa-arquivo;
• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Retirar Documentos da Caixa-
arquivo;
• Anexo 4 - Fluxograma do Procedimento Solicitar Caixa Localizada no
“Arquivo 09 – RECALL”;
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 18181818 de de de de 25252525
• Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Enviar Caixa-arquivo para o
Anexo 7 – Fluxograma do Procedimento Eliminar Documentos Indicados
pelo Sistema ARQGER.
==========
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 19191919 de de de de 25252525
ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO MOVIMENTAR DOCUMENTOS MOVIMENTAR DOCUMENTOS MOVIMENTAR DOCUMENTOS MOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIXAARMAZENADOS EM CAIXAARMAZENADOS EM CAIXAARMAZENADOS EM CAIXA---- ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 20202020 de de de de 25252525
ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO CONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXA----ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO
INÍCIO
ACESSAR O SISTEMA ARQGER, INFORMAR A QUANTIDADE DE CAIXAS-
ARQUIVO E EMITIR RELATÓRIO
REALIZAR A CONDENSAÇÃO NAS CAIXAS COM DESTINO AO NOVO
CONTRATO
HÁ CAIXAS-ARQUIVO DANIFICADAS?
LOCALIZAR E RETIRAR AS CAIXAS-ARQUIVO DAS ESTANTES
REGISTRAR OCORRÊNCIA NO FRM-DGJUR-049-01 E REGULARIZA SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO
CAIXA-ARQUIVO FOI LOCALIZADA?
REGISTRAR A SAÍDA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA ÁREA DE
CONDENSAÇÃO
REGISTRAR A ENTRADA E REALIZA A CONDENSAÇÃO POR MEIO DO
SISTEMA ARQGER
ACONDICIONAR AS CAIXAS-ARQUIVO COM CONTEÚDO NO PALETE
SEGREGA AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS
VERIFICAR SE HÁ CONTEÚDO REGISTRADO NAS CAIXAS-ARQUIVO
VAZIAS
ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS PARA SEREM REUTILIZADAS OU PARA
TRITURAÇÃO
HÁ REGISTRO DE CONTEÚDO?
ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO OCUPADAS PARA O C.I.
VERIFICAR AS CAIXAS-ARQUIVO ACONDICIONADAS NO PALETE
REGULARIZAR SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO E REGISTRA NO FRM-
DGJUR-049-01
FIM
NÃO
SIM
NÃO
SIM
NÃO
SIM
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 21212121 de de de de 25252525
ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO RETIRAR DOCUMENTOS RETIRAR DOCUMENTOS RETIRAR DOCUMENTOS RETIRAR DOCUMENTOS DA CAIXADA CAIXADA CAIXADA CAIXA----ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 22222222 de de de de 25252525
ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDPROCEDPROCEDPROCEDIMENTOIMENTOIMENTOIMENTO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO “ARQUIVO 9 “ARQUIVO 9 “ARQUIVO 9 “ARQUIVO 9 –––– RECALL”RECALL”RECALL”RECALL”
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 23232323 de de de de 25252525
ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO 5555 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO ENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXA----ARQUIVO PARA O ARQUIVO PARA O ARQUIVO PARA O ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO 09 ARQUIVO 09 ARQUIVO 09 –––– RECALLRECALLRECALLRECALL
Início
Registrar entrada da caixa-arquivo no
ARQGER (SEDES)
Carregar o caminhão com as caixas-
arquivo
Enviar o arquivo com o processamento dos
lotes por meio do ARQGER
Fim
Processar o lote de caixas-arquivo
Acessar menu “Arquivo Externo” e
registra saída da caixa-arquivo
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 24242424 de de de de 25252525
ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO 6666 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTPROCEDIMENTPROCEDIMENTPROCEDIMENTOOOO MONITORAMONITORAMONITORAMONITORARRRR PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”
MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA
ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.
Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 25252525 de de de de 25252525
ANEXOANEXOANEXOANEXO 7777 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELIMINAR PROCEDIMENTO ELIMINAR PROCEDIMENTO ELIMINAR PROCEDIMENTO ELIMINAR DOCUMENTOS NDICADOS DOCUMENTOS NDICADOS DOCUMENTOS NDICADOS DOCUMENTOS NDICADOS PELO SISTEMA ARQGERPELO SISTEMA ARQGERPELO SISTEMA ARQGERPELO SISTEMA ARQGER
INÍCIO
ACESSAR SISTEMA E VISUALIZAR RELATÓRIO
GERAR LISTAGEM COM POSIÇÕES DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA
DESARQUIVAR
ENCAMINHAR LISTAGEM PARA OS CI
CAIXA-ARQUIVO DESOCUPADA?
REGISTRAR A ENTRADA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA
ELIMINAÇÃO
EFETUAR A RETIRADA DOS DOCUMENTOS DESTINADOS À ELIMINAÇÃO E REGISTRA NO
ARQGER
ENCAMINHAR PARA ABATERJ PARA RECICLAGEM
ENCAMINHAR CAIXA-ARQUIVO PARA O SEDES-TRIAGEM PARA
CONDENSAÇÃO
ACONDICIONAR OS DOCUMENTOS ELIMINADOS EM CAIXA PLÁSTICO AZUL
CONFIRMAR ELIMINAÇÃO E ACONDICIONAR OS PROCESSOS EM
CAIXAS DE PLÁSTICO VERDE
DISPONIBILIZAR DOCUMENTOS INDICADOS PARA RECICLAGEM PARA A
EMPRESA TERCEIRIZADA
AGENDAR A COLETA DOS DOCUMENTOS E REGISTRAR A QUANTIDADE DE PROCESSOS E PESO ENVIADOS