-
Panduan Penggunaan
Enterprise Resource Planning (ERP) SystemMenggunakan OpenERP
Modul Purchase Management
versi 2.0
Disiapkan oleh:
Siti Mawadah, S.Kom OpenERP Freelance Developer
[email protected]
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 1
-
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 2
-
Daftar Isi1OpenERP
Introduction.............................................................................................................................4
1.1Requirements....................................................................................................................................41.2Startup..............................................................................................................................................41.3Login................................................................................................................................................51.4Logout..............................................................................................................................................51.5Change
Password.............................................................................................................................61.6Ubah
Avatar......................................................................................................................................61.7Ubah
Email
......................................................................................................................................61.8Messaging.........................................................................................................................................7
1.8.1Compose
Message....................................................................................................................71.8.2Organizer..................................................................................................................................8
1.8.2.aCalendar............................................................................................................................81.8.2.bContacts.............................................................................................................................91.8.2.cNotes.................................................................................................................................9
1.8.3Group
Discussion...................................................................................................................102Pengenalan
Tampilan Standar
OpenERP...............................................................................................11
2.1Kanban
View..................................................................................................................................122.2List
View........................................................................................................................................132.3Form
View......................................................................................................................................142.4Graph
View.....................................................................................................................................162.5Calendar
View................................................................................................................................162.6Menu
Favorite................................................................................................................................172.7Search
View....................................................................................................................................182.8Export
Data.....................................................................................................................................192.9Import
Data.....................................................................................................................................21
3Purchase
Setting.....................................................................................................................................234Purchase
Configuration..........................................................................................................................23
4.1Purchase Pricelist
..........................................................................................................................234.2Menambahkan
Supplier..................................................................................................................254.3Menambahkan
Produk....................................................................................................................27
5Purchase
Orders.....................................................................................................................................335.1Purchase
Requisitions.....................................................................................................................335.2Quotation
dan Purchase
Order.......................................................................................................34
5.2.1Approve
Quotation.................................................................................................................355.3Penerimaan
Barang.........................................................................................................................36
5.3.1Incoming
Shipment.................................................................................................................365.3.2Incoming
Products..................................................................................................................39
5.4Invoices
Control.............................................................................................................................395.4.1On
Draft
Invoice.....................................................................................................................405.4.2On
Purchase Order
Lines........................................................................................................405.4.3On
Incoming
Shipment...........................................................................................................41
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 3
-
1 OpenERP Introduction
1.1 RequirementsBrowser:
Internet Explorer 9+ Google Chrome 22+ Firefox 13+ Any browser
using the latest version of Chrome Frame
1.2 StartupBuka browser pada komputer anda, kemudian masukkan
alamat berikut:
http://ajls.servebeer.com:8069/atau
http://192.168.2.198:8069maka akan muncul tampilan OpenERP
seperti gambar berikut:
Gambar 1: Halaman depan OpenERPC
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 4
-
1.3 Login1. Pilih database pada bagian nomor 1 halaman depan
(Tanyakan kepada IT Administrator, database yang harus
dipilih)
2. Masukkan username dan password pada bagian nomor 2 halaman
depan (front page), kemudian klik tombol Login, maka akan tampil
halaman utama seperti berikut ini.
Gambar 2: Halaman Utama OpenERP
Tampilan Menu atas (bagian 1 pada gambar 2) dan menu kiri
(bagian 6 pada gambar 2) tidak selalu sama untuk setiap user. Hal
ini tergantung dari role atau group anda yang ditentukan oleh
Administrator. Menu kiri adalah sub menu utama dari menu atas.
1.4 LogoutKlik menu User Preferences pada bagian nomor 4 Gambar
2 Halaman Utama, maka akan muncul sub menu seperti berikut ini.
Gambar 3: Sub Menu User Preference
Klik menu Logout (bagian 2 pada Gambar 3 Sub Menu User
Preference, maka akan muncul kembali halaman depan OpenERP.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 5
-
1.5 Change Password1. Klik menu Preference (bagian 1 pada Gambar
3 Sub Menu User Preference), maka akan muncul form berikut.
Gambar 4: Form User Preferences
2. Klik link Change Password pada bagian 1 Gambar 4, maka akan
muncul form berikut:
Gambar 5: Form Change Password
3. Masukkan semua field, kemudian click tombol Change
Password.
1.6 Ubah AvatarSelanjutnya anda dapat mengubah foto atau avatar
anda dengan click bagian 2 pada Gambar 4.
1.7 Ubah Email Anda juga dapat mengubah alamat email anda
beserta signature pada pagian 4 pada Gambar 4.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 6
-
1.8 MessagingKetika anda sudah login, maka tampilan pertama anda
adalah menu Messaging (Lihat bagian 1.3).
1.8.1 Compose MessageKlik tombol Compose a new Message atau klik
icon Message (bagian 2 pada Gambar 2) untuk mengirimkan email
kepada user lain pengguna OpenERP yang sudah terdaftar, atau email
lain yang belum terdaftar. Jika email belum terdaftar, maka
otomatis akan menambahkan ke Contacts (Cek menu kiri Organizer >
Contacts)
Anda juga bisa langsung menulis pesan di halaman inbox yang
tersedia dengan mereply pesan-pesan yang sudah masuk atau pesan
baru anda kepada user lain.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 7
-
Selanjutnya anda bisa cek menu lain:
To: me
pesan yang dikirimkan untuk anda (bukan ke droup)
To-do
Anda bisa menjadikan pesan yang masuk ke anda sebagai To-do
(kegiatan yang harus anda lakukan)
Klik icon Bintang pada pesan yang masuk. Contoh:
Archives:
Semua pesan yang sudah masuk.
1.8.2 Organizer
1.8.2.a CalendarAnda bisa merencanakan suatu event dengan
fasilitas ini.
Klik tanggal yang anda inginkan, maka akan muncul form
berikut:
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 8
-
Undang rekan anda untuk mengikuti event ini dengan klik tab
Invitations
1.8.2.b ContactsSeperti yang dijelaskan di bagian 1.8.1 anda
dapat menambahkan contact email jika email belum terdaftar di
sistem.
1.8.2.c NotesFasilitas ini serupa dengan aplikasi Sticky Notes
yang biasanya tersedia di Sistem Operasi Windows 7. Gunakan untuk
membuat catatan kegiatan yang harus anda lakukan.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 9
-
1.8.3 Group DiscussionAnda dapat membuat grup diskusi tertentu
kemudian mengajak rekan anda untuk mengikuti diskusi di group
tersebut. Setiap user yang terdaftar di sistem, otomatis akan
terdaftar dalam group Whole Company. Selanjutnya user dapat membuat
group sendiri, maupun ikut group yang sudah tersedia.
Selanjutnya anda dapat masuk ke group untuk melakukan
diskusi.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 10
-
2 Pengenalan Tampilan Standar OpenERPKetika anda klik suatu menu
pada menu kiri, maka anda akan mendapatkan tampilan seperti Gambar
6 berikut.
Gambar 6: Tampilan Standar Menu
Tampilan awal setiap menu bisa berbeda antara satu menu dengan
menu lain. Pilihan tampilan yang tersedia dapat dilihat di bagian 8
Gambar 6. Ada lima pilihan view (tampilan) yang dapat tersedia,
yaitu:
1. Kanban View
2. List View
3. Form View
4. Graph View
5. Calendar View
Kelima pilihan di atas bisa tersedia semua dalam satu menu,
namun bisa juga hanya beberapa pilihan view saja. Standarnya List
view dan Form View selalu tersedia.
Klik pada masing-masing pilihan view untuk melihat perbedaan
bentuk tampilan.
Organi
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 11
-
2.1 Kanban ViewKanban view tersedia pada sejumlah menu yang
memiliki stage atau tahapan dokumen, seperti Opportunities,
Gambar 7: Kanban View
Kanban view juga tersedia pada menu Customer, Supplier, Product
yang menampilkan data dalam bentuk Grid.
Gambar 8: Kanban View dengan Tampilan Grid
Klik tombol untuk membuat data/record baru dalam bentuk Form
View.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 12
-
2.2 List View
Gambar 9: List View
Penjelasan setiap nomor bagian:
1. Jumlah baris dan halaman. Klik pada bagian tersebut, untuk
mengubah jumlah baris yang ditampilkan, seperti
berikut:
2. Tombol Create untuk membuat record baru pada Form View
3. Link Import untuk import file csv dalam format tertentu
4. Klik satu atau lebih Checkbox untuk melakukan action lainnya
pada menu tambahan yang akan muncul di bagian atas seperti
berikut:
(1) Menu Attachment belum bisa digunakan di List View, namun
bisa dilakukan di Form View.
(2) Menu More memiliki sub menu berikut ini:
[1] Klik menu Export untuk mengexport data yang dipilih (dengan
klik checkbox) ke dalam file CSV atau Excel
[2] Klik menu Delete untuk menghapus data yang dipilih (jika
fungsi ini memang tersedia)
Selain itu, sub menu lain dapat dicoba fungsinya.
5. Kolom data. Klik pada salah satu kolom untuk melakukan
sorting.
6. Baris data. Klik pada salah satu baris untuk menampilkan Form
View pada data tersebut.
7. Hasil operasi pada kolom bersesuaian. Contoh di atas
menunjukkan jumlah total Expected Revenue dan Average (rata-rata)
Success Rate.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 13
-
2.3 Form View
Gambar 10: Form View
Penjelasan setiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Tombol Discard untuk kembali ke List View atau membatalkan
Edit Data
Tombol Save untuk menyimpan data, kemudian memunculkan tombol
berikut:
Tombol Edit untuk mengedit data
Tombol Create untuk membuat data baru
Tombol Attachment yang akan memunculkan daftar file yang sudah
di attach dan meambahkan file baru.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 14
-
Tombol More memiliki fitur sama seperti tombol More di List View
(nomor 4 (2))
2. Klik panah untuk melihat data berikutnya.
3. Tombol Header untuk menjalakan sejumlah action yang
bersesuaian seperti merubah state data, termasuk Print Report
PDF.
4. Daftar State yang tersedia untuk setiap data (jika tersedia).
Warna biru menunjukkan state saat ini. Contoh data dengan banyak
state.
5. Field warna Biru menunjukkan field yang wajib diisi (Required
Field)
6. Field Record Selection. Anda bisa ketik kata kunci pencarian
untuk mendapatkan pilihan secara cepat. Contoh, ketik cip untuk
mendapatkan nama Customer PT. Cipta Agung Sedayu
(1) Klik untuk melihat form view dari record yang terpilih.
Misalkan yang dipilih customer PT. CIPTA AGUNG SEDAYU, maka jika
click icon maka akan muncul form data customer tersebut
(2) Jika data yang anda inginkan belum tersedia, maka anda bisa
click sub menu Create and Edit untuk membuat data baru.
7. Setiap data dapat memiliki banyak fields yang dibagi dalam
sejumlah tabs. Klik pada tab untuk memasukkan data yang
dibutuhkan.
8. Anda dapat menambahkan pesan untuk melakukan diskusi dengan
rekan anda yang berada dalam satu group atau group di atasnya.
Misalkan anda sebagai Sales User, maka anda dapat melakukan diskusi
untuk data tersebut dengan Sales Manager anda.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 15
-
2.4 Graph View
Gambar 11: Graph View
Graph View dapat tersedia di sejumlah menu tertentu. Anda bisa
mengubah bentuk graph dengan click icon pada bagian nomor 1.
2.5 Calendar View
Gambar 12: Calendar View
Calendar View dapat tersedia pada sejumlah data yang memiliki
kebutuhan penjadwalan tanggal. Contohnya adalah jadwal due date
pada Customer Invoice.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 16
-
2.6 Menu FavoriteLihat bagian 2 pada Gambar 2 dan bagian 1 pada
Gambar 6. Jika menu dengan icon bintang tersebut di-click akan
menampilkan daftar menu Favorit seperti berikut.
Gambar 13: Menu Favorite
Untuk menambahkan daftar menu favorit, anda dapat klik icon
Bintang pada bagian judul menu, seperti contoh berikut.
Klik icon bintang sampai berubah warna menjadi kuning.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 17
-
2.7 Search ViewPada bagian kanan atas di List View, Kanban View,
Graph View dan Calendar View tersedia fasilitas Search View untuk
melakukan filter data.
Gambar 14: Search View
Penjelasan setiap bagian.
1. Anda bisa ketik kata kunci di field Search untuk mendapatkan
data yang anda inginkan.
2. Anda dapat pilih salah satu filter yang tersedia, untuk
mendapatkan data sesuai dengan Filter yang anda pilih.
3. Anda dapat melakukan analysis sederhana dengan memilih Group
by. Fasilitas ini dapat anda rasakan manfaatnya ketika anda berada
di tampilan List View. Contoh Group by Customer pada data
Opportunities akan menghasilkan tampilan Analysis View yang akan
mengelompkkan data berdasarkan nama customer. Anda dapat memilih
group lebih dari 1. Contoh berikut adalah hasil Analysis View untuk
data Opportunities dengan Group berdasakan Customer dan
Salesperson
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 18
-
4. Search Filter untuk menyimpan kata kunci pencarian, dan
membuatnya sebagai default pencarian.
5. Advance Search untuk melakukan pencarian lebih lanjut dengan
memasukkan sejumlah kata kunci pencarian yang tidak disediakan
dalam Groups, Filters, Display dan Search Kata Kunci. Contoh anda
dapat melakukan pencarian berdasarkan tanggal seperti berikut
ini.
6. Klik kolom data yang pada Display untuk melihat kolom data
yang disembunyikan secara default.
7. Klik panah bawah untuk membuka dan menutup Search View.
2.8 Export DataKetika anda berada di List View, anda bisa
mendapatkan menu untuk Export Data (Lihat bagian 4 (2) [1] di
bahasan 2.2 List View)
1. Klik satu atau semua Checkbox untuk meng-export data yang
dipilih:
2. Klik Menu More memiliki sub menu berikut ini:
3. Klik menu Export, maka akan muncul form Export seperti
berikut ini:
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 19
-
(1) Pilih Export Type Import-Compatible Export untuk mengexport
file ke dalam CSV (sebagai sample) yang dapat diimport kembali
Pilih Export Type Export all Data untuk mengexport semua jenis
field data yang dibutuhkan ke dalam CSV maupun Excel.
(2) Pilih Export Formats CSV jika anda memilih Export Type
Import Compatible Export. Sedangkan jika anda pilih Export Type
Export all Data anda bisa memilih Excel atau CSV
(3) Pilih Field yang tersedia. Field yang tersedia untuk Export
Type Export all Data akan lebih banyak dibandingkan Export Type
Import Compatible Export. Field dengan tanda panah, dapat diclick
untuk melihat sub field di bawahnya. Contoh:
(4) Klik tombol Add untuk menambahkan field yang dipilih di
bagian (3) sehingga akan bertambah di bagian (6)
(5) Anda bisa menyimpan daftar field yang sudah ditambahkan di
bagian (6) dengan nama tertentu. Contoh:
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 20
-
Klik OK, kemudian anda tutup form Export ini, kemudian ulang
lagi dari tahap 1, maka anda akan melihat daftar export name yang
sudah disimpan:
(6) Daftar field yang sudah anda pilih, dapat dihapus dengan
klik tombol Remove atau Remove All di bagian (4)
(7) Klik tombol Export To File untuk menyimpan file CSV atau
Excel yang akan berisi data-data dengan kolom pilihan anda.
2.9 Import DataKetika anda berada di List View, anda bisa
mendapatkan link untuk Import Data (Lihat bagian 3 di bahasan 2.2
List View)
1. Klik link Import pada List View
maka akan muncul halaman seperti berikut ini:
2. Pilih file CSV yang sudah anda siapkan (bisa dengan mengambil
contoh dari proses Export File dengan Pilih Export Formats CSV dan
Export Type Import Compatible Export, sehingga akan muncul tampilan
berikut.
(1) Klik tombol Validate untuk memastikan format file CSV yang
anda masukkan benar. Jika benar, maka akan
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 21
-
muncul informasi berikut:
(2) Jika sudah valid, maka anda bisa langsung klik tombol
Import
(3) Anda bisa ubah format file dengan klik link File Format
Options. Contohnya jika file CSV anda memiliki format separator
selain koma.
(4) Anda bisa click tombol Refresh, jika anda telah melakukan
perubahan pada file terpilih.
(5) Anda bisa mengubah nama kolom pada tabel di bawah, atau
membuat kolom tersebu tidak ikut diimport.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 22
-
3 Purchase SettingBerikut setting awal untuk modul dasar
Purchase Management. Proses setting hanya bisa dilakukan oleh
System Administrator di menu Settings > Configuration >
Purchases. Untuk kebutuhan panduan penggunaan modul sesuai di buku
ini, maka diharapkan anda melakukan setting sama dengan gambar
berikut ini.
4 Purchase Configuration
4.1 Purchase Pricelist Konfigurasi ini hanya bisa dilakukan oleh
user dengan role Purchase / Manager
Menu atas: Purchase
Menu kiri: Configuration > Pricelists > Pricelists
Contoh:
Akan dibuat Pricelist untuk produk yang dijual oleh Supplier
Panca Abadi Globalindo
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 23
-
Penjelasan setiap bagian:
1. Nama pricelist
2. Mata uang
3. Tipe pricelist. Dipilih Purchase Pricelist, karena akan
membuat daftar harga yang akan dibeli
4. Daftar versi pricelist yang bisa dibuat berbeda untuk setiap
periode. Klik Add an item untuk menambahkan data.
(1) Nama Pricelist
(2) Pricelist active
(3) Tanggal awal berlaku pricelist
(4) Tanggal akhir berlaku pricelist
(5) Klik Add an item untuk menambahkan detail harga produk
Dikarenakan ini adalah Pricelist Pembelian, biasanya Supplier
memberikan harga yang sudah fixed, maka anda dapat memilih Based on
Public Price (pastikan public price dari produk yang dpilih)
bernilai 0.
Kemudian anda dapat menasukkan harga produk di bagian 4.
Sehingga harga beli produk tersebut adalah Rp. 45.000.000
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 24
-
4.2 Menambahkan SupplierPurchase / User dan Purchase / Manager
bisa menambahkan data supplier
Penjelasan setiap bagian:
1. Ganti foto/gambar supplier
2. Nama supplier
3. Supplier tersebut adalah perusahaan. Jika tidak dicek, bisa
jadi supplier adalah contact person dari suatu perusahaan
4. Alamat dan informasi dasar lainnya
5. Contact Person
Klik tombol Create untuk menambahkan contact.
6. Internal Notes. Berikan deskripsi tambahan tentang
supplier.
7. Sales & Purchase
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 25
-
Pastikan anda mencek cekbox Supplier
Anda dapat memasukkan Purchase Pricelist yang anda buat khusus
untuk supplier tersebut.
Anda juga dapat menentukan lokasi Supplier secara spesifik
(contoh anda membuat lokasi yang berbeda untuk setiap supplier)
8. Accounting
Anda dapat memilih default Supplier Payment Term. Sedangkan
Total Payable yang belum dibayar dihitung otomatis dari transaksi
yang melibatkan supplier tersebut. Untuk nomor rekening bank dapat
anda tambahkan di bagian bawah.
9. History dapat anda lewatkan (harusnya tab ini tidak
dimunculkan di data Supplier)
10. Warnings dapat anda isi di bagian Purchase Order, dengan 3
tipe message:
1. Blocking Message, akan membuat user tidak bisa membuat
dokumen Purchase Order atau lainnya untuk Supplier tersebut dengan
message tertentu.
2. Warning, hanya Warning biasa, akan tetapi user masih bisa
membuat transaksi untuk Supplier tersebut
3. No Message
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 26
-
11. Anda dapat mengklik salah satu tombol di sebelah kanan atas
untuk melihat data yang berkaitan
Meetings: jadwal meeting
Calls: mengisi catatan komunikasi dengan supplier
Purchase Order: daftar pembelian yang sudah pernah dibuat
Purchase Invoice: daftar tagihan dari supplier
4.3 Menambahkan ProdukHanya Purchase / Manager bisa menambahkan
data produk. Sedangkan Purchase / User hanya dapat melihat daftar
dan mengedit data produk.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 27
-
Penjelasan setiap bagian:
1. Klik untuk mengganti gambar dari produk (jika tersedia)
2. Nama produk
3. Kategori produk
4. Penentuan fungsi produk, apakah dapat dijual/dibeli
5. Tab Information
6. Tipe Produk memiliki 3 pilihan:
Stockable product
Produk dengan tipe ini akan mengambil stock yang tersedia saat
ini (Quantity on Hand) untuk melakukan penjualan. Jika stock belum
tersedia, maka penjualan harus menunggu sampai stock tersedia.
Consumable product
Produk dengan tipe selalu bisa dikonsumsi kapanpun, meskipun
stock tidak tersedia
Service
Produk dengan tipe jasa/pelayanan.
7. Unit of Measure: satuan default dari produk
8. Harga Jual produk (harusnya ini bagian dari Sales Management
yang menentukan). Jadi dapat anda lewatkan.
9. Kode produk
10. Penjelasan lebih rinci dari produk
11. Tab procurement
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 28
-
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 29
-
(1) Metode pengadaan barang, dengan 2 pilihan
Make to order
Dengan metode ini, setiap ada proses penjualan barang, maka akan
dibuat juga Purchase Order dalam state draft. Pastikan anda telah
mendaftarkan supplier untuk produk ini di bagian (6)
Make to stock
Dengan metode ini, jika barang belum tersedia, maka akan
ditunggu sampai barang tersedia dengan metode pengadaan barang yang
ditentukan.
(2) Supply Method, dengan 2 piihan:
Buy, dengan membeli
Manufacture, dengan melakukan produksi
(3) Purchase Requisition, jika dicek maka jika ada kebutuhan
akan dibuat Purchase Requisition bukan Purchase Quotation
(4) Costing Method, menentukan nilai cost dari produk (Harga
Pokok Penjualan). Terdapat 2 pilihan:
Average Price, cost produk akan dihitung otomatis setiap ada
penerimaan barang dengan membuat rata-rata dari total harga dengan
jumlah produk.
Standard Price, cost produk akan diinput secara manual di field
Cost Price
(5) Purchase Unit of Measure: satuan produk yang akan dibeli
melalui Purchase Order
- bisa sama dengan default UoM yang sudah didefinisikan di tab
Information bagian 7, atau
- bisa berbeda, selama masih dalam 1 kategori UoM
(6) Definisikan Supplier dari produk tersebut. Sehingga, jika
memang ada kebutuhan untuk membuat PO otomatis, maka akan langsung
dibuat dengan supplier yang ditentukan. Contoh:
(7) Deskripsi yang akan ditampilkan dalam Purchase Quotation
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 30
-
12. |Tab Inventory
Anda bisa klik link update, untuk meng-update stock saat ini
dari produk. Proses update stock ini akan generate data Stock
Opname (Physical Inventory)
13. Tab Sales dapat anda lewatkan. Karena ini bagian dari
manajemen penjualan.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 31
-
14. Tab Warnings
Anda dapat memasukan di bagian Purchase Order Line. Bagian ini
dapat membeirkan informasi kepada user jika diperlukan setiap user
membuat Purchase Order untuk barang tersebut. Anda dapat mmeilih 3
jenis warning.
(1) Blocking Message, akan membuat user tidak bisa membuat
dokumen Purchase Order atau lainnya untuk produk tersebut dengan
message tertentu.
(2) Warning, hanya Warning biasa, akan tetapi user masih bisa
membuat transaksi
(3) No Message
15. Tombol Request Procurement dapat anda lewatkan, karena hanya
Sales User dan Warehouse User yang dapat membuat permintaan barang
melalui tombol tersebut
16. Tombol Orderpoints untuk melihat aturan re-stock barang yang
ditentukan oleh manajemen gudang (Warehouse User) seperti jumlah
minimal barang yang harus tersedia di gudang.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 32
-
5 Purchase Orders
5.1 Purchase RequisitionsMenu ini digunakan untuk mendaftarkan
kebutuhan barang untuk dibeli. Proses ini akan men-generate Request
for Quotation (Draft Purchase Order).
Klik menu Purchase > Purchase Requisition
Penjelasan setiap bagian:
1. Requisition Type, dengan 2 pilihan:
Purchase Requisition (Exclusive)
Dengan pilihan ini, hanya ada 1 Quotation yang bisa dibuat.
Multiple Requisition
Dengan pilihan ini, bisa dibuat lebih dari 1 Quotation yang
berbeda
2. Daftar Produk yang dibutuhkan
3. Gudang yang membutuhkan
4. Klik untuk membuat Quotation, kemudian pilih Supplier
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 33
-
Jika sudah dipilih maka akan digenerate Request for Quotation
yang akan muncul di list Quotation
5. Klik tombol Purchase Done jika Purchase Requisition ini sudah
terpenuhi
5.2 Quotation dan Purchase OrderQuotation adalah Purchase Order
dengan state Draft, maka anda dapat membuat Quotation dari
menu:
Purchase > Quotaton
atau
Purchase > Purchases
Penjelasan setiap bagian:
1. Nama supplier
2. Supplier Reference: bisa diisi dengan nomor Sales Order
(Quotation) dari Supplier
3. Purchase Pricelist
4. Tanggal Order
5. Tujuan Gudang penerimaan
6. Daftar produk
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 34
-
7. Klik tombol (update) untuk mengupdate tax dan nilai total
8. Tab Incoming Shipment & Invoices
(1) Tanggal penerimaan yang diharapkan
(2) Masukkan tujuan lokasi pada field Destination (secara
default merupakan lokasi input pada gudang tujuan di nomor 7)
(3) Metode penerimaan invoice:
1. Based on Purchase Order Lines
Invoice diterima untuk setiap produk yang dibeli
2. Based on Generated Draft Invoices
Invoice diterima untuk keseluruhan dokumen Purchase Order
3. Based on Incoming Shipments
Invoice diterima untuk setiap penerimaan barang dari
supplier
(4) Payment Term
9. Informasi tambahan
10. Klik tombol Confirm Order. Jika total amount melebihi
minimum amount yang memerlukan approval, maka state selanjutnya
adalah Waiting for Approval (cek 4.2.1). Jika tidak status langsung
berubah menjadi Purchase Order dan siap untuk dilakukan penerimaan
barang atau tagihan.
11. Klik tombol Print untuk mencetak
12. Kirim melalui email
13. Membatalkan pembelian dan mengubah status menjadi Cancel
5.2.1 Approve QuotationHanya bisa dilakukan oleh user dengan
role Purchase / Manager
Cek di menu Purchase > Quotations
Cek Quotation dengan state Waiting for Approval
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 35
-
Klik tombol Approve Order, maka selanjutnya peran Warehouse
untuk melakukan penerimaan barang
5.3 Penerimaan BarangAda dua menu yang berbeda berhubungan
dengan penerimaan barang. Yaitu Incoming Shipment dan Incoming
Products.
Incoming Products digunakan untuk melakukan penerimaan setiap
barang, sedangkan incoming shipment dapat melakukan penerimaan
barang dalam satu dokumen penerimaan barang masing-masing PO.
5.3.1 Incoming ShipmentMenu: Purchase > Incoming Products
> Incoming Shipments
Hanya Purchase Manager yang bisa mengakses menu ini.
Status Ready to Receive menandakan produk belum diterima. Klik
baris tersebut untuk melakukan proses
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 36
-
Penjelasan setiap bagian:
1. Klik tombol Edit , jika anda akan mengubah rincian produk
yang akan diterima, klik pada baris (bagian 3) untuk mengedit
detail.
2. Klik tombol Receive untuk melakukan penerimaan barang.
(1) Masukkan jumlah barang yang diterima. Anda bisa memasukkan
kurang dari jumlah yang diterima, jika proses penerimaannya
sebagian.
(2) Masukkan Serial Number, jika belum tersedia anda dapat
membuat baru dengan click Create & Edit di field tersebut.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 37
-
(3) Klik tombol Receive untuk menerima barang. Jika barang
diterima secara parsial, maka akan tampil jumlah sisa barang yang
belum diterima
3. Baris data produk. Anda dapat langsung memecah penerimaan
produk ke dalam sejumlah serial dengan mengklik icon Serial
Number.
Atau anda dapat menentukan pengemasan produk tersebut ke dalam
paket yang berbeda
Klik paket yang tidak ada warna hijau, untuk langsung
mengemasnya langsung ke dalam satu paket. Sedangkan yang berwarna
hijau, dapat split (memecah) ke dalam beberapa kemasan.
Atau anda dapat klik baris data untuk mengubah detail. Anda
dapat merubah tujuan pengiriman barang
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 38
-
5.3.2 Incoming ProductsMenu: Purchase > Incoming Products
> Incoming Products
Secara default hanya menampilkan barnag yang belum diterima.
Anda dapat melakukan hal yang sama seperti baris produk di
Incoming Shipment, yaitu set Serial Number, Packet, atau langsung
memproses.
5.4 Invoices ControlMenu: Purchases > Invoice Control
Untuk membuat draft invoice untuk setiap Purchase Order sesuai
invoicing control dari masing-masing PO. Invoice hanya
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 39
-
bisa divalidasi oleh pihak keuangan
Cek Invoice Control dari Purchase Quotation anda (bagian 8)
untuk menentukan metode penerimaan invoice,
5.4.1 On Draft InvoiceMenu ini menampilkan semua invoice yang
sudah pernah dibuat apapun jenis invoicing control nya. Secara
default hanya draft invoice saja yang ditampilkan. Tetapi anda
dapat menghapus filter di atas untuk mendapatkan semua daftar
invoice.
5.4.2 On Purchase Order LinesJika invoice control adalah Based
on Purchase Order Lines, maka kita bisa buatkan invoice dari baris
produk yang dibeli di PO. Contoh:
Kita bisa pilih lebih dari satu baris produk baik dari PO yang
sama maupun berbeda, kemudian pilih menu More > Create Invoices,
maka akan muncul halaman konfirmasi.
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 40
-
Jika sudah confirm, maka akan dibuat invoice sejumlah Supplier
yang berbeda
5.4.3 On Incoming ShipmentJika invoice control adalah Based on
Incoming Shipment, maka dapat dibuat draft invoice melalui daftar
penerimaan barang yang sudah dilakukan. Contoh:
Pilih baris data. Click tombol More > Create Draft Invoices
untuk menerima Invoices, kemudian muncul halaman untuk memilih
jurnal, tanggal invoice dan pilihan Grouped by partner (jika
dipilih, maka invoice akan dibuat sesuai jumlah supplier yang
berbeda. Sedangkan jika tidak, maka akan dibuat sesuai jumlah
penerimaan barang)
Copyright (c) Siti Mawadah, S.Kom Dilarang menyebarluaskan
dokumen ini tanpa seizin penulis 41
1 OpenERP Introduction1.1 Requirements1.2 Startup1.3 Login1.4
Logout1.5 Change Password1.6 Ubah Avatar1.7 Ubah Email1.8
Messaging1.8.1 Compose Message1.8.2 Organizer1.8.2.a
Calendar1.8.2.b Contacts1.8.2.c Notes
1.8.3 Group Discussion
2 Pengenalan Tampilan Standar OpenERP2.1 Kanban View2.2 List
View2.3 Form View2.4 Graph View2.5 Calendar View2.6 Menu
Favorite2.7 Search View2.8 Export Data2.9 Import Data
3 Purchase Setting4 Purchase Configuration4.1 Purchase
Pricelist4.2 Menambahkan Supplier4.3 Menambahkan Produk
5 Purchase Orders5.1 Purchase Requisitions5.2 Quotation dan
Purchase Order5.2.1 Approve Quotation
5.3 Penerimaan Barang5.3.1 Incoming Shipment5.3.2 Incoming
Products
5.4 Invoices Control5.4.1 On Draft Invoice5.4.2 On Purchase
Order Lines5.4.3 On Incoming Shipment