Manual Modul Penutupan Akaun v1 - portal.utem.edu.my Modul Penutupan... · sistem maklumat kewangan bersepadu (smkb) manual modul penutupan akaun versi dokumen: 1.0

ISI KANDUNGAN

Pengenalan Modul Penutupan Akaun .......................................................................................................... 1

Sub Modul Penutupan Akaun ....................................................................................................................... 2

Penutupan Akaun ...................................................................................................................................... 3

Penutupan Akhir Tahun ............................................................................................................................ 5

Laporan ..................................................................................................................................................... 7

Sub Modul Tanggungan Ke Tahun Hadapan ................................................................................................. 9

Proses Tanggungan ................................................................................................................................. 10

Sub Modul Proses Pemiutang ..................................................................................................................... 12

Daftar Invois Pemiutang.......................................................................................................................... 13

Kemaskini Invois Pemiutang ................................................................................................................... 15

Proses Pemiutang ................................................................................................................................... 17

Cetak Draf Pemiutang ............................................................................................................................. 19

Kelulusan 1 .............................................................................................................................................. 20

Kelulusan 2 .............................................................................................................................................. 22

Cetakan Jurnal Pemiutang ...................................................................................................................... 24

Sub Modul Akaun Bulan 13 ......................................................................................................................... 25

Transaksi Jurnal – x faham… ................................................................................................................... 26

Cetak Draf Jurnal ..................................................................................................................................... 28

Kelulusan 1 .............................................................................................................................................. 29

Kelulusan 2 .............................................................................................................................................. 31

Cetak Jurnal ............................................................................................................................................. 33

Sub Modul Utiliti ......................................................................................................................................... 34

Bina Akaun .............................................................................................................................................. 35

Pindah Akaun .......................................................................................................................................... 36

SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN BERSEPADU (SMKB) MANUAL MODUL PENUTUPAN AKAUN Versi Dokumen: 1.0

Tarikh akhir kemaskini: 28 August 2009 Hakcipta © Pusat Komputer, UTeM ms 1

Pengenalan Modul Penutupan Akaun

Modul Penutupan Akaun merupakan modul yang melaksanakan proses penutupan akaun bulanan dan

mengeluarkan laporan‐laporan kewangan yang berkaitan antaranya Lejar Am, Lembaran Imbangan,

Imbangan Duga serta Untung dan Rugi.

Antara sub modul yang terkandung di bawah Modul Penutupan Akaun ini adalah:

1. Sub Modul Penutupan Akaun

2. Sub Modul Tanggungan Ke Tahun Hadapan

3. Sub Modul Proses Pemiutang

4. Sub Modul Kelulusan 2

5. Sub Modul Akaun Bulan 13

6. Sub Modul Utiliti



Sub Modul Penutupan Akaun

1. Klik ikon “PENUTUPAN AKAUN” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 1.0: Menu Bagi Sub Modul Penutupan Akaun

1.3

1

1.2

1.1



Penutupan Akaun

Fungsi : untuk memproses penutupan, mengulang proses penutupan akaun bulanan atau membuat

pembetulan data yang tidak seimbang.

1.1 Klik menu “Penutupan Akaun” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 1.1: Skrin Penutupan Akaun (Penutupan Akaun)

Langkah‐langkah untuk membuat permohonan penutupan akaun:

i) Pilih “Bulan” dan “Tahun”.

ii) “Proses Penutupan Bulanan Yang Terakhir” akan dipaparkan di ruangan ini.

iii) Klik “Proses” untuk melakukan pemprosesan Penutupan Akaun Bulan yang dipilih.

Nota :

i ii

iv iii

v vi



Sekiranya mesej dipaparkan menunjukkan “Sila buat penutupan akaun pada bulan …….. dahulu”,

maka ulang langkah (i) bagi menutup dahulu akaun bulanan sebelum.

iv) Klik “Ulang Proses” untuk mengulangi proses Penutupan Akaun Bulanan.

v) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”

vi) Klik ikon untuk “Rekod Baru”.



Penutupan Akhir Tahun

FUNGSI: Untuk membuat proses penutupan akaun akhir tahun.

1.2 Klik menu “Penutupan Akhir tahun” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 1.2(a): Menu Bagi Sub Modul Penutupan Akhir Tahun – tab Bajet

A. Pilih Tab BAJET.

Langkah‐langkah untuk membuat permohonan penutupan akhir tahun (TAB BAJET):

i) Klik “Proses” untuk melakukan proses penutupan akaun akhir tahun.

ii) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”

ii

iii

A



Skrin 1.2(b): Menu Bagi Sub Modul Penutupan Akhir Tahun – tab Lejar

B. Pilih Tab LEJAR.

Langkah‐langkah untuk membuat permohonan penutupan akhir tahun: (TAB LEJAR)

i) Senarai vot dari tahun semasa yang akan dibawa ke tahun hadapan akan dipaparkan di ruangan ini.

ii) Klik “Proses” untuk melakukan proses penutupan akaun akhir tahun.

iii) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.

iii

ii

B

i



Laporan

FUNGSI: Untuk menyediakan laporan‐laporan yang berkaitan dengan pra penutupan atau penutupan

akaun.

1.3 Klik menu “Laporan” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 1.3(a): Skrin Penutupan Akaun (Laporan)

Langkah‐langkah untuk menyediakan laporan :

i) Pilih jenis laporan yang ingin disediakan pada “Senarai Laporan”

ii) Buat pilihan pada “Kriteria Carian”.

iii) Klik “Paparan” untuk memaparkan maklumat laporan yang diperlukan. Skrin 1.3(b) akan dipaparkan.

i

ii

iii



Skrin 1.3(b): Skrin Penutupan Akaun (Laporan) – cetakan laporan

iv) Klik “Print” untuk mencetak laporan tersebut.

v) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.

iv

v



Sub Modul Tanggungan Ke Tahun Hadapan

2. Klik ikon “Tanggungan Ke Tahun Hadapan” di bawah modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut

akan dipaparkan:

Skrin 2.0: Menu Bagi Sub Modul Tanggungan Ke Tahun Hadapan

2

2.1



Proses Tanggungan

FUNGSI: Skrin ini digunakan untuk memaparkan senarai tanggungan (Pesanan Tempatan) dibawa ke

tahun hadapan.

2.0 Klik ikon “Proses Tanggungan” pada sub modul “TANGGUNGAN KE TAHUN HADAPAN”, skrin

berikut akan dipaparkan:

Skrin 2.1: Skrin Tanggungan Ke Tahun Hadapan (Proses Tanggungan)

Langkah‐langkah untuk …………………… :

i) Buat pilihan pada “Kriteria Carian”untuk membuat carian pesanan tempatan yang ingin dibawa ke

tahun hadapan. Klik butang “Cari”.

ii) Buat “Pilihan Tahun Sejarah CF”.

iii) Tick untuk memiilih senarai pesanan tempatan yang dikehendaki.

i

ii

iii

iv

v

vi

vii



iv) Klik “Tambah Ke Senarai” untuk memasukkan rekod pesanan tempatan tersebut ke dalam senarai

yang akan dibawa ke tahun hadapan.

v) Tick untuk memiilih senarai pesanan tempatan yang hendak dikeluarkan dari senarai yang ingin

dibawa ke tahun hadapan.

vi) Klik “Hapus Dari Senarai”.

vii) Klik ikon untuk “Simpan Rekod”.

Klik ikon untuk “Rekod Baru”.

Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.



Sub Modul Proses Pemiutang

3. Klik ikon “Proses Pemiutang” di bawah modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan

dipaparkan:

Skrin 3.0: Menu Bagi Sub Modul Proses Pemiutang

3

3.7

3.2

3.1

3.3

3.5

3.6

3.4



Daftar Invois Pemiutang

FUNGSI: Untuk membuat daftar invois pemiutang.

3.1 Klik menu “Daftar Invois Pemiutang” pada sub modul “PROSES PEMIUTANG”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.1(a): Skrin Proses Pemiutang (Daftar Invois Pemiutang) – carian rekod pesanan tempatan

Langkah‐langkah untuk membuat daftar invois pemiutang :

i) Buat pilihan kriteria “Carian” untuk membuat carian pesanan tempatan terlebih dahulu.

ii) “Double Click” No PT untuk melakukan proses pemiutang(invois). Skrin 3.1(b) akan dipaparkan:

i

ii



Skrin 3.1: Skrin Proses Pemiutang (Daftar Invois Pemiutang)

iii) Sekiranya pembayaran yang ingin dibuat bukan pembayaran penuh, pilih Kaedah pembayaran sama ada Amaun atau Peratus dan masukkan jumlah amaun atau peratusan yang ingin dibayar.

iv) Pada tab “Transaksi Invois”, masukkan “No. Invois” dan “No Do” sekiranya ada. v) Pilih “Jenis Item” bagi setiap barang sama ada Inventori atau Harta Tetap. vi) Klik tab “Penerima” untuk melihat maklumat terperinci penerima/ pembekal.

vii) Klik ikon untuk “Simpan Rekod”.

Klik ikon untuk “Rekod Baru”. Klik ikon untuk “Melakukan Carian”.


iv

iii

v

vi

vii



Kemaskini Invois Pemiutang

FUNGSI: Skrin ini digunakan untuk mengemaskini invois pemiutang.

3.2 Klik menu “Kemaskini Invois Pemiutang” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.2(a): Skrin Proses Pemiutang (Kemaskini Invois Pemiutang) – carian rekod

Langkah‐langkah untuk kemaskini invois pemiutang:

i) Double Click No Invois yang ingin dikemaskini. Skrin 3.2(b) akan dipaparkan.

i



Skrin 3.2(b): Skrin Proses Pemiutang (Kemaskini Invois Pemiutang)

ii) Sekiranya pembayaran yang ingin dibuat bukan pembayaran penuh, pilih Kaedah pembayaran sama ada Amaun atau Peratus dan masukkan jumlah amaun atau peratusan yang ingin dibayar.

iii) Pada tab “Transaksi Invois”, masukkan “No. Invois” dan “No Do” sekiranya ada. iv) Pilih “Jenis Item” bagi setiap barang sama ada Inventori atau Harta Tetap. v) Klik tab “Penerima” untuk melihat maklumat terperinci penerima/ pembekal.

vi) Klik ikon untuk “Simpan Rekod”.



iii

ii

iv

v

vi



Proses Pemiutang

FUNGSI: Skrin ini digunakan untuk melakukan proses pemiutang.

3.3 Klik menu “Proses Pemiutang” pada sub modul “PROSES PEMIUTANG”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.3: Skrin Proses Pemiutang (Proses Pemiutang)

Langkah‐langkah untuk membuat proses pemiutang:

i) Buat carian rekod terlebih dahulu berdasarkan pilihan kriteria yang disediakan.

ii) Klik “Cari” untuk mendapatkan paparan kepada kriteria yang dipilih.

iii) Tick “Semua” sekiranya semua no invois yang dipaparkan dipilih untuk melakukan proses

pemiutang, atau tick pada rekod yang ingin dipiutangkan sahaja.

iv) “No Jurnal” akan dikeluarkan dari sistem selepas menyimpan maklumat.

ii

i

iv

v vi vii

iii



v) Klik ikon untuk “Simpan Rekod”.


vii) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.



Cetak Draf Pemiutang

Fungsi : Untuk mencari rekod draf pemiutang dan mencetaknya.

3.4 Klik menu “Cetak Draf Pemiutang” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.4: Skrin Proses Pemiutang (Cetak Draf Pemiutang)

Langkah‐langkah untuk mencetak draf pemiutang:

i) Buat “Carian” Rekod Pemiutang.

ii) Klik “Papar”.

iii) Tick pada rekod yang ingin dicetak.

iv) Baucer Jurnal akan dipaparkan diruangan ini. v) Klik ikon untuk “Cetak”.


vii) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.

i

v

vii vi

ii

iii

iv

v



Kelulusan 1

FUNGSI: Skrin ini digunakan untuk membuat kelulusan 1.

3.5 Klik menu “Kelulusan 1” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.5(a): Skrin Proses Pemiutang (Kelulusan 1) – carian Rekod Transaksi Jurnal

Langkah‐langkah untuk membuat kelulusan 1:

i) Buat carian dengan memasukkan “No. Jurnal”.

ii) Klik “Papar” untuk memaparkan hasil carian rekod.

iii) Double click pada rekod yang ingin dibuat kelulusan 1. Skrin 3.5(b) akan dipaparkan.

i ii



Skrin 3.5(b): Skrin Proses Pemiutang (Kelulusan 1)

iv) Tick pada “Lulus” sama ada ingin meluluskan atau “Tidak Lulus” untuk tidak meluluskan proses

pemiutang. Masukkan “Ulasan” jika perlu




v

iv



Kelulusan 2

FUNGSI: SKrin ini digunakan untuk membuat kelulusan 2.

3.6 Klik pada menu “Kelulusan 2” pada sub modul “PROSES PEMIUTANG”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.6(a): Skrin Proses Pemiutang (Kelulusan 2) – Senarai Transaksi Yang Telah Diluluskan oleh

Kelulusan 1


i) Buat carian dengan memasukkan “No. Jurnal”.

ii) Klik “Papar” untuk memaparkan hasil carian rekod.

iii) Double click pada rekod yang ingin dibuat kelulusan 1. Skrin 3.6(b) akan dipaparkan.

i ii

iii



Skrin 3.6(B): Skrin Proses Pemiutang (Kelulusan 2)

iv) Tick pada “Lulus” sama ada ingin meluluskan atau “Tidak Lulus” untuk tidak meluluskan proses pemiutang. Masukkan “Ulasan” jika perlu




iv

v



Cetakan Jurnal Pemiutang

FUNGSI: SKrin ini digunakan untuk mencetak jurnal pemiutang.

3.7 Klik menu “Cetak Jurnal Pemiutang” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 3.7: Skrin Proses Pemiutang (Cetak Jurnal Pemiutang)

Langkah‐langkah untuk men cetak jurnal pemiutang:

i) Buat “Carian” rekod pemiutang.

ii) Klik “Papar”.

iii) Tick pada jurnal yang ingin dicetak.

iv) Klik ikon untuk “Cetak”.

v) Klik ikon untuk “Rekod Baru”.

vi) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.

i

vi

ii

iii

iv

v



Sub Modul Akaun Bulan 13

4. Klik ikon “Akaun Bulan 13” di bawah modul “PENUTUPAN AKAUN”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 4.0: Menu Bagi Sub Modul Akaun Bulan 13

4

4.6

4.2

4.1

4.3

4.5



Transaksi Jurnal – x faham…

FUNGSI: SKrin ini digunakan untuk membuat transaksi jurnal bagi akaun bulan 13.

4.1 Klik menu “Transaksi Jurnal” pada sub modul “AKAUN BULAN 13”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 4.1(a): Skrin Akaun Bulan 13 (Transaksi Jurnal) – carian rekod transaksi jurnal sementara

Langkah‐langkah untuk membuat proses transaksi jurnal:

i) Klik ikon untuk “Melakukan Carian Rekod Transaksi Junal”.

ii) Buat carian “No. Jurnal Sementara”.

iii) Klik “Papar”.

iv) Double click pada rekod yang dibuat pelarasan/ pembatalan. Skrin 4.1(b) akan dipaparkan

v) Masukan Rekod Transaksi

i

ii

iv

iii



Masukkan “KW” , “PTJ” , ”VOT” dan “Aktiviti”

Masukkan “Amaun Debit(RM)” dan “Kredit(RM)”

vi) Klik “Tambah Ke Senarai” sekiranya berlaku pertambahan rekod

vii) Klik “Hapus Ke Senarai” sekiranya ingin melakukan penghapusan rekod

viii) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”

ix) Klik ikon untuk “Rekod Baru”.

x) Klik ikon untuk “Simpan Rekod”.

xi) Klik ikon untuk “Menghapus Rekod”.

xii) Klik ikon untuk “Melakukan Carian Rekod Transaksi Junal”

xiii) Klik ikon untuk “Mencetak”.



Cetak Draf Jurnal

FUNGSI: Skrin ini digunakan untuk mencetak draf jurnal.

4.2 Klik menu “Cetak Draf Jurnal” pada sub modul “AKAUN BULAN 13”, skrin berikut akan dipaparkan:

Skrin 4.2: Skrin Akaun Bulan 13 (Cetak Draf Jurnal)

Langkah‐langkah untuk men cetak draf jurnal:

i) Pilih “Jenis Jurnal”.

ii) Klik ikon “Papar”.

iii) Tick pada rekod yang ingin dicetak.

iv) Klik ikon untuk mencetak.


i ii

iii



Kelulusan 1

4.3 Klik menu “Kelulusan 1” pada sub modul “AKAUN BULAN 13”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.3(a): Skrin Akaun Bulan 13 (Kelulusan 1) – carian rekod

Langkah‐langkah untuk proses kelulusan 1:


ii) Klik ikon “Papar”.

iii) Double click “No Jurnal Sementara” untuk membuat kelulusan 1.

ii i

iii



Skrin 4.3(b): Skrin Akaun Bulan 13 (Kelulusan 1)

iv) Pilih status “Lulus” atau “Tidak Lulus”. Masukkan “Ulasan”.



iv

v vi



Kelulusan 2

4.4 Klik menu “Kelulusan 2” pada sub modul “AKAUN BULAN 13”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.4(a): Skrin Akaun Bulan 13 (Kelulusan 2)


i) Pilih “No Jurnal”.

ii) Klik “Papar” untuk mengeluarkan senarai transaksi yang telah diluluskan oleh kelulusan 1.

iii) Double click pada rekod “Jurnal Sementara” yang ingin dibuat kelulusan, skrin 4.4(b) akan

dipaparkan.

i ii

iii



Skrin 4.4(b): Skrin Akaun Bulan 13 (Kelulusan 2)

iv) Pilih status “Lulus” atau “Tidak Lulus”. Masukkan “Ulasan”.



iv

v vi



Cetak Jurnal

4.5 Klik menu “Cetak Jurnal” pada sub modul “AKAUN BULAN 13”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.5: Menu Bagi Sub Modul Cetak Jurnal

Langkah‐langkah untuk membuat proses cetak jurnal:


ii) Klik “Papar” untuk mengeluarkan senarai jurnal.

iii) Tick “No Jurnal” yang hendak dicetak.

iv) Klik ikon untuk “Cetak”.

v) Klik ikon untuk proses “Carian Rekod”.


i

iii

ii

iv

v vi



Sub Modul Utiliti

5. Klik ikon “Utiliti” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 5.0: Menu Bagi Sub Modul Utiliti

5

5.1

5.2



Bina Akaun

FUNGSI: Skrin ini digunakan untuk membina akaun.

5.1 Klik menu “Bina Akaun” pada sub modul “UTILITI”. Skrin berikut akan dipaparkan

Skrin 5.1(a): Skrin Utiliti (Bina Akaun)

Langkah‐langkah untuk bina akaun:

i) Pilih Charts of Accounts yang ingin dibina.

ii) Klik “Proses”.

iii) Klik ikon untuk “Simpan Rekod”.

iv) Klik ikon untuk “Rekod Baru”.


i

ii

iii v

vi



Pindah Akaun

5.2 Klik menu “Pindah Akaun” pada sub modul “PENUTUPAN AKAUN”. Skrin berikut akan dipaparkan

Skrin 5.2: Skrin Utiliti (Pindah Akaun)

Langkah‐langkah untuk membuat proses pindah akaun:

i) Pilih “Tahun”.

ii) Klik “Proses” untuk melakukan pindah akaun.

iii) Klik ikon untuk “Kembali Ke Menu Utama”.

iv) Klik ikon untuk “Rekod Baru”.


i

ii

iii v

vi

Manual Modul Penutupan Akaun v1 - portal.utem.edu.my Modul Penutupan... · sistem maklumat kewangan bersepadu (smkb) manual modul penutupan akaun versi dokumen: 1.0

Documents