Modul Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi Pertemuan 1

MODUL PERKULIAHAN

Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pengenalan Microsoft Office Project

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Fakultas Ilmu Komputer

Sistem Informasi

01MK18026 Riad Sahara, S. Si

Abstract KompetensiPengenalan Microsoft Office Project sebagai aplikasi perencanaan project sistem informasi

Mahasiswa memahami dan dapat menggunakan aplikasi Microsoft Office Project untuk membuat perencanaan proyek sistem informasi

PendahuluanMicrosoft Project merupakan sebuah program komputer yang berguna untuk

menyusun rencana kerja sebuah proyek. Project, atau biasa disebut dengan proyek,

merupakan suatu rangkaian kerja yang dimulai dari tahap perencanaan hingga sampai

tahap akhir suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan dapat disebut sebagai proyek tidak harus

berupa proyek konstruksi gedung atau konstruksi jembatan. Misalnya Anda merencanakan

sebuah event musikpun sudah dapat dikatakan bahwa Anda mempunyai sebuah proyek.

Untuk membuat sebuah proyek, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan terlebih

dahulu, yaitu:

a. Melakukan perencanaan, penjadwalan dan juga pelibatan semua orang yang

berkompeten dalam proyek tersebut.

b. Setelah itu masuk pada proses penentuan jenis-jenis pekerjaan (Task), sumber daya

yang diperlukan (Resource) baik sumber daya manusia maupun material, biaya yang

diperlukan (Cost), juga jadwal kerja (Schedule) kapan pekerjaan dimulai dan kapan

pekerjaan sudah harus selesai. Jika semua hal tersebut telah ditentukan dan disetujui

oleh semua pihak maka Anda telah mempunyai rencana dasar (Baseline).

c. Selanjutnya, rencana tersebut dijalankan dan perkembangannya dapat dipantau dalam

sebuah tahapan, Tracking. Apabila pekerjaan belum sesuai maka lakukan penjadwalan

ulang (Rescheduling).

Mengenal Microsoft Office Project Proffesional 2007

Sejalan dengan pesatnya perkembangan software sekarang ini, Microsoft Office

kembali meluncurkan versi terbaru dari Microsoft Project, yaitu Microsoft Office Project

Professional 2007.

Microsoft Office Project 2007 memberikan unsur-unsur manajemen proyek yang

sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas

sehingga penggunanya dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif. Anda akan

mendapatkan informasi, mengendalikan pekerjaan proyek, jadwal, laporan keuangan, serta

mengendalikan kekompakan tim proyek. Anda juga akan lebih produktif dengan

mengintegrasikan program-program Microsoft Office yang familiar, membuat pelaporan

yang kuat, perencanaan yang terkendali dan sarana yang fleksibel.

Microsoft Office Project Professional 2007 juga memiliki kemampuan kolaborasi manajemen

proyek ketika digunakan bersama dengan Microsoft Office Project Server 2007.

2013 2

Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning

Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id

Berikut ini adalah beberapa fitur dan fasilitas baru yang dapat Anda temukan dalam

Microsoft Office Project Professional 2007:

Pengendalian yang efektif yang meneliti proyek dengan suatu pemahaman yang lebih

baik pada jadwal dan dampak perubahan. Sangat bermanfaat untuk pengendalian

keuangan dan kaya kemampuan analisis.

Anda dapat dengan mudah melacak penyebab terjadinya penundaan suatu pekerjaan

dengan mengacu pada hubungan antar pekerjaan, batas waktu pekerjaan, jadwal

serta hari libur.

Microsoft Office Project akan secara otomatis menandai semua item yang mengalami

perubahan yang Anda buat sehingga Anda dapat memahami dampak dari perubahan

tersebut.

Dapat membatalkan dan mengulangi perubahan tampilan, data, dan pilihan lain

dengan berbagai tingkat pembatalan sehingga Anda dapat mencoba melakukan

beberapa perubahan namun tetap dapat mengembalikannya ke kondisi semula.

Dengan tipe sumber daya cost baru yang dapat ditempatkan di beberapa pekerjaan

dan proyek, Anda dapat mengawasi dengan teliti keuangan proyek serta

mencocokkan dengan data pada sistem akuntansi Anda.

Gambar 1.1 Penambahan tipe resource baru (Cost)

• Anda dapat menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Visio untuk menghasilkan

tabel pivot, grafik dan diagram berdasarkan data proyek dengan menggunakan fitur

tampilan visual report.

2013 3



Gambar 1.2 Visual Report data proyek dengan menggunakan Excel dan Visio

• Laporan akan lebih efektif dengan peningkatan kemampuan penanggalan dan

tampilan efek 3 dimensi pada gantt car.

Gambar 1.3 Kemampuan penanggalan dan tampilan 3 dimensi baru untuk gantt chart

2013 4



• Anggota tim proyek dapat menampilkan atau melaporkan proses dan kemajuan

pekerjaan dari folder Calendar atau Task pada Outlook.

Pendukung Operasi Microsoft Office Project Proffesional 2007

Untuk dapat mengoperasikan Microsoft Office Project Professional 2007, berikut ini

beberapa pendukung operasinya:

• Sistem operasi yang digunakan untuk Microsoft Office Project Profesional 2007

adalah Microsoft Windows XP Professional atau Windows XP Home pada

komputer dengan prosesor Pentium III dan membutuhkan RAM sebesar 256 MB

atau di atasnya.

• Sistem operasi Microsoft Windows Vista juga dapat digunakan untuk Microsoft

Office Project Profesional 2007.

• Untuk kebutuhan monitor, gunakan monitor dengan tipe Super VGA (800X600)

atau yang resolusinya lebih besar.

• Untuk kebutuhan tutorial secara online, Anda dapat menggunakan Internet

Explorer 6.0 atau software lain semisal Mozilla Firefox 3.0.

• E-mail yang terhubung langsung dengan jaringan atau MAPI-compliant e-mail

system.

• Untuk pembuatan kalender kerja dengan Microsoft Office Outlook 2003 atau

Microsoft Office Outlook 2007 sangat dibutuhkan untuk menampilkan dan

melaporkan perkembangan proyek yang sedang dijalankan.

Pengguna Microsoft Office Project Professional 2007 sebaiknya sudah mengenal

sistem operasi Windows dan minimal tahu tentang sistem manajemen proyek.

Hal ini ditekankan untuk lebih mempermudah pengguna dalam pembelajaran dan

penerapan materi secara langsung. Kemampuan bahasa Inggris sangat mendukung

Anda dalam menggunakan berbagai fasilitas serta penggunaan Help dan Index yang

disediakan Microsoft Office Project Profesional 2007.

Mengenal Istilah Dalam Operasi Microsoft Office Project Proffesional 2007

Berikut ini beberapa istilah yang berhubungan dengan Project 2007 beserta penjelasannya

secara singkat:

2013 5



• Task

Task adalah item pendukung utama sebuah proyek atau jenis-jenis pekerjaan dalam

sebuah proyek. Suatu proyek harus berisi lebih dari 1 task agar bisa berjalan dengan

baik.

Gambar 1.4 Contoh tampilan jenis-jenis task

Duration

Duration merupakan jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu

pekerjaan. Misalnya pekerjaan pembersihan lokasi gedung membutuhkan waktu 5

hari, maka pada Microsoft Project 2007, isi durationnya adalah 5 days.

2013 6



Gambar 1.5 Contoh Tampilan Duration

Dalam pengisian duration, Microsoft Project telah menyediakan default satuan

waktu, di antaranya:

Satuan Inisial

menit (minute) mins

jam (hour) hrs

hari (days) days

1 hari penuh (elapsed day) ed

1 minggu penuh (elapsed week) ew

minggu (week) wks

bulan (month) monts

• Start

Start adalah nilai tanggal dimulainya suatu pekerjaan. Pengisian kolom tanggal mulai

hanya dilakukan satu kali, yaitu pada awal proyek. Sedangkan untuk tanggal mulai

pekerjaan-pekerjaan yang lain akan secara otomatis diisikan oleh Microsoft Project

dengan mengacu nilai duration yang dimasukkan.

• Finish

Dalam suatu proyek, biasanya ditentukan kapan suatu pekerjaan harus sudah

terselesaikan. Dalam Microsoft Project 20003, tanggal akhir pekerjaan disebut dengan

2013 7



Finish yang akan diisi secara otomatis dengan perhitungan tanggal mulai (Start)

ditambah dengan lama pekerjaan (Duration). Tampilan Start dan Finish dapat dilihat

pada Gambar 1.6.

Gambar 1.6 Tampilan lembar kerja Start dan Finish

• Predecessor

Predecessor merupakan suatu hubungan/keterkaitan antara satu pekerjaan dengan

pekerjaan lain. Misalnya, pekerjaan pembuatan pondasi (nomor ID 5) baru dapat

berjalan setelah pekerjaan penggalian tanah (nomor ID 3) selesai. Dalam hal ini

pekerjaan penggalian tanah dapat dikatakan sebagai predecessor bagi pekerjaan

pembuatan pondasi.

Gambar 1.7 Tampilan lembar kerja Predecessor

2013 8



• Resources

Penggunaan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun material, dalam

Microsoft Project disebut resources. Istilah lain yang sering digunakan adalah

overlocated (pemakaian yang melebihi kapasitas). Sebagai contoh, suatu proyek

hanya memiliki 1 orang tukang kayu sementara dia harus melakukan 2 pekerjaan di 2

tempat yang berbeda. Microsoft Project akan memberikan tanda tersendiri bila salah

satu resources mengalami overlocated.

Gambar 1.8 Tampilan lembar kerja Resource Name

Cost

Cost adalah biaya yang dipergunakan untuk menjalankan sebuah proyek. Perhitungan

biaya dapat dihitung per jam, harian, mingguan, bulanan dan dapat pula berupa biaya

borongan. Untuk perhitungan biaya keseluruhan akan dilakukan sendiri oleh Microsoft

Project dengan catatan seluruh komponen kerja telah dimasukkan ke bagian masing-

masing.

Gantt Chart

Adalah tampilan hasil kerja Microsoft Project dalam bentuk batang horisontal 3

dimensi yang menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta durasinya. Selain itu

grafik ini juga menunjukkan hubungan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain.

2013 9



Gambar 1.9 Tampilan lembar kerja gantt chart

Pert Chart

Diagram pert chart lebih terfokus pada hubungan antar pekerjaan. Pert merupakan

kependekan dari Program Evaluation Review Technique. Pert chart digambarkan

dalam bentuk diagram network. Kalau gantt chart digambarkan dalam bentuk batang

horisontal maka pert chart digambarkan dalam bentuk kotak, atau biasa disebut node.

Dalam node ini ditampilkan keterangan nama pekerjaan, start, finish serta hubungan

dengan pekerjaan lain.

• Baseline

Baseline adalah suatu rencana, baik jadwal maupun biaya, yang telah disetujui dan

ditetapkan. Baseline digunakan sebagai patokan dan perbandingan antara rencana

kerja yang dipunyai dengan kenyataan di lapangan.

• Tracking

Peninjauan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula dalam Microsoft Project

disebut dengan tracking. Dengan tracking Anda dapat membandingkan antara

rencana dasar dengan kenyataaan di lapangan.

• Milestone

Milestone digambarkan dengan nilai durasi 0, karena milestone hanya digunakan

sebagai penanda dari serangkaian pekerjaan bahwa pada waktu tersebut pekerjaan

telah selesai. Sebagai contoh, pekerjaan tanah yang meliputi menggali tanah,

mengurug tanah serta penempatan pasir urugan adalah selama 15 hari, maka dalam

hal ini milestone dapat diletakkan di bawah tanggal akhir pekerjaan tersebut.

Manajemen Proyek

2013 10



Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan

tidak bersifat rutin pengadaannya. Proyek memiliki karakteristik tertentu yang berbeda

dengan pekeijaan lain dalam hal organisasi, pengelelolaan, pemakaian sumber daya, waktu,

kompleksitas dan ketidakpastian sehingga diperlukan suatu cara penanganan tertentu yang

berbeda.

Sedangkan yang dimaksud dengan manajemen proyek adalah kegiatan merencana-

kan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organi-

sasi/perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dengan mempertimbangkan waktu dan

biaya.

Kegagalan suatu proyek biasanya terjadi karena kesalahan manajemen, misalnya

pada saat perencanaan terjadi kesalahan identifikasi, baik identifikasi kebutuhan maupun

identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusun atau direncanakan tidak sesuai dengan

keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab kegagalan proyek.

Agar bisa menjadi suatu manajemen proyek yang baik, berikut ini beberapa hal yang harus

diperhatikan dengan sungguh-sungguh:

• Kondisi organisasi proyek tersebut harus tangguh dalam menghadapi kendala

yang mungkin akan muncul, baik kendala yang berasal dari luar maupun yang

berasal dari dalam organisasi itu sendiri.

• Harus akurat dalam menganalisis sumber daya dan biaya. Jangan sampai ada

yang tidak dikenali. Lakukan dengan toleransi keadaan seketat mungkin.

• Apa yang dilaksanakan di lapangan harus benar-benar sesuai dengan apa yang

telah direncanakan.

• Lakukan penyesuaian dan pengembangan sistem agar sesuai dengan

perkembangan proyek sebagai langkah optimasi.

Sebagai langkah berikutnya, Anda dapat melakukan perencanaan proyek dengan

langkah sebagai berikut:

• Penentuan tujuan dan kebutuhan proyek, yaitu hasil akhir, biaya, waktu, dan

target utama.

• Pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama proyek.

Untuk langkah ini Anda perlu memecah pekerjaan besar tersebut menjadi

pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil dengan sistem WBS (Work Breakdown

Structure).

2013 11



• Membuat organisasi proyek untuk menentukan departemen-departemen yang

ada, subkontraktor serta manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas

pekerjaan yang ada.

• Membuat jadwal setiap aktivitas dengan memperlihatkan waktu dan saat

penyelesai annya.

• Perencanan anggaran dan sumber daya.

• Perkiraan mengenai waktu, biaya dan penyelesaian proyek

Daftar Pustaka

2013 12



MADCOMS, Panduan Lengkap Microsoft Office Project Profesional 2007 / 2007,

Yogyakarta: ANDI, 2007.

Emanuel. Andi Wahju Rahardjo, Toba. Hapnes, Yenni M. Djajalaksana, Panduan Lengkap

Mengelola Proyek dengan Microsoft Project Professional 2007, Yogyakarta : GRAHA ILMU,

2009.

2013 13



Modul Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi Pertemuan 1

Documents