MODUL PERKULIAHAN Manajemen Proyek - …fasilkom.mercubuana.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/MODUL... · penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Proyek dan Manajemen Fungsional

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ilmu Komputer Sistem Informasi

01 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Penadahuluan lebih membahas mengenai kontrak perkuliahan dan pengenalan manajemen fungsional.

Output yang dihasilkan setiap mahasiswa mengenal dosen pengampunya dan dosen mengenal masiswanya sebagai awal pendekatan. Mahasiswa mampu memahami manfaat dari manajemen fungsional dalam proses pembuatan proyek Sistem Informasi .

2017 2

Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning

Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id

Konsep dan Pemikiran Manajemen

Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang berpengaruh

besar dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek, yaitu:

a. Manajemen Klasik atau Fungsional atau General management

Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya,

yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.

b. Pemikiran Sistem

Pemikiran sistem adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan

totalitas. Metodologinya yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek

adalah sistem analisis, sistem engineering dan sistem manajemen.

c. Pendekatan Contingency

Pendekatan contingency atau situasional pada dasarnya berpendapat bahwa tidak

ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola

setiap macam kegiatan.

Masukan dan pengaruh berbagai pemikiran di atas dilukiskan pada Gambar 1.1

Gambar 1.1

MANAJEMEN

KLASIK

(Manajemen

berdasarkan

MANAJEMEN

PROYEK

(Mengelola

PENDEKATAN

SISTEM

(Manajemen

PENDEKATAN

Contingency

(Manajemen DISIPLIN LAIN

(Arsitek,

Engineering,

(dukungan)

2017 3



Multidisiplin

Di samping konsep dan pemikiran ilmu – ilmu manajemen di atas, juga disadarai

bahwa manajemen proyek merupakan profesi multidisiplin dan bersifat kompleks

yang tumpang tindih (overlaping) dengan disiplin lain. Seberapa besar tumpang

tindih dan dukungan tersebut bergantung pada sektor yang sedang mengaplikasikan

manajemen proyek. Secara sederhana pengaruh dan masukan konsep dari ilmu di

atas dapat dilihat pada Gambar 1.1

Manajemen Klasik atau Fungsional

Definisi Manajemen menurut H. Koontz (1982) adalah proses merencanakan,

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya

yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.

Yang dimaksut dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan

tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi.

Fungsi manajemen menurut pengertian di atas dapat diuraikan lebih lanjut sebagai

berikut :

a. Merencanakan

Merencanakan berati memilih dan menentukan langkah – langkah kegiatan yang

akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Langkah pertama adalah

menentukan sasaran yang hendak dicapai, kemudian menyusun urutan langkah

kegiatan untuk mencapainya. Jadi perencanaan dimaksudkan untuk

menjembatani antara sasaran yang akan diraih dengan keadaan atau situasi

awal. Salah satu kegiatan perencanaan adalah pengambilan keputusan.

b. Mengorganisir

Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan

dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber

daya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran

secara efisien. Pengaturan peranan dijabarkan menjadi pembagian tugas,

tanggung jawab dan otoritas. Atas dasar pembagian tersebut selanjutnya disusun

struktur organisasi.

2017 4



c. Memimpin

Kepemimpinan adalah mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia

dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang

telah digariskan.

d. Mengendalikan

Mengendalikan adalah menuntun dalam arti memantau, mengkaji, dan bila perlu

mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.

Dalam fungsi ini hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan

dengan rencana.

e. Staffing

Staffing meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah ataupun kualifikasi yang

diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan dan

penyeleksian untuk menempati posisi dalam organisasi.

Prinsip Manajemen Klasik

Beberapa prinsip manajemen klasik yang penting diantaranya adalah :

a. Departementalisasi dan Spesialisasi

Pemisahan kegiatan usaha atas dasar fungsi organik mendorong para pemimpin

bidang (departemen) yang bersangkutan untuk lebih memperhatikan masing –

masing bidangnya dibanding usaha koordinasi yang menyeluruh. Pembagian di

atas akan mendorong timbulnya departemen atau bidang yang mempunyai

tenaga spesialis dengan keahlian, latihan kerja dan pengalaman yang

dipersiapkan dan dipertahankan untuk jenis pekerjaan tertentu. Bila paket

pekerjaan tertentu ini diserahkan kepada departemen tersebut akan dapat

diselesaikan secara efektif dan efisien.

b. Strutur Piramida

Struktur ini mengandung pengertian bahwa ukuran besar kecilnya kompetensi

sebanding dengan tinggi rendahnya tingkatan di lapisan yang berjenjang dari

organisasi tersebut. Tanggung jawab serta wewenang untuk mencapai sasaran

yang telah ditentukan sebelumnya diberikan kepada mereka sesuai dengan

posisi di jenjang hierarki. Semakin tinggi posisi, semakin besar wewenang untuk

mengambil keputusan. Pelaksanaan dan penjabaran keputusan disampaikan ke

2017 5



bawah, sedangakn informasi dan laporan pelaksanaan diajukan ke atas melalui

lapisan birokrasi.

c. Otoritas dan Rantai Komando

Pola otoritas mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas sampai

urutan terbawah. Bawahan menerima perintah dari dan melapor kepada hanya

satu atasan. Wewenang pejabat terbatas pada batas- batas area yang

bersangkutan atau didasarkan atas dokumen tertentu yang memberi penjelasan

dan kewenangan khusus.

d. Pengambilan Keputusan dan Disiplin

Dalam hal pengambilan keputusan, titik berat diarahkan untuk membina pejabat

eksekutif agar dapat diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan.

Disiplin akan tumbuh dari hasil kepemimpinan yang baik, termasuk perhatian

atas keinginan subordinat dan adanya penalti bila terjadi pelanggaran.

e. Lini dan Staf

Pejabat Lini membuat keputusan – keputusan sesuai dengan wewenangnya,

sedangkan anggota staff memberikan nasihat hasil dari pemikiran dan

pengalamannya. Anggota staff tidak mempunyai wewenang mengeluarkan

perintah kepada pejabat lini.

f. Hubungan Atasan – Bawahan

Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, hal

ini berarti keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan

dengan bawahan. Keleluasaan ruang gerak bagi bawahan untuk

mengembangkan inisiatif dan mencipatakan suasana tumbuhnya semangat

kerjasama perlu mendapatkan perhatian dari pimpinan.

g. Arus Kegiatan Horisontal

Hubungan yang membuka arus kegiatan horisontal dalam manajemen klasik

terselenggara dalam berbagai bentuk, seperti rapat koordinasi antar departemen,

pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan

yang sifatnya memerlukan koordinasi yang insentif.

h. Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal

2017 6



Perkembangan dunia usaha dewasa ini menuntut agar disamping tujuan

mencapai keuntungan , perlu diperhatikan pula faktor – faktor lain, seperti

pelestarian lingkungan, harapan keikutsertaan masyarakat setempat untuk ikut

memasok tenaga kerja dan material lokal.

Perilaku Proyek dan Pengelolaannya

A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif

Pendek

Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi

dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai kegiatan

yang bersifat dominan dengan intensitas yang pada awalnya menanjak dan

berangsur turun menjelang akhir tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas

kegiatan mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap

tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi.

Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun prosedur pemakaiannya harus

dapat mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis kegiatan

dengan tepat. Di samping mengelola kegiatan jangka pendek dengan intensitas dan

jenis kegiatan yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan teknik

pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini

memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap awal

sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak

besar.

B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas

Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya sasaran yang

jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering

diartikan sebagai kegiatan yang bercorak program kilat (crash program) yang

cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang sasaran yang lain. Karena

keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya

didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang

tepat dalam waktu terbatas akan dapat terjadi bila ada perhatian khusus terhadap

kegiatan tersebut.

C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian

Macam kegiatan proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi ,

masalah dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, sampai

2017 7



pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun.

Masing – masing kegiatan memerlukan tenaga ahli atau keahlian dari setiap disiplin

ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya

tenaga ahli ke berbagai loaksi proyek dalam waktu yang relatif lama akan cepat

mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan

untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin datang pada waktu bersamaan.

Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penggunaan bersama sumber

daya atau tenaga ahli oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan

membuka arus kegiatan horisontal.

D. Bersifat Multikompleks

Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah

kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan ke luar dari organisasi –

organisai peserta proyek. Hubungan ke dalam adalah hubungan dengan departemen

fungsional, sedangkan hubungan ke luar adalah hubungan dengan subkontraktor,

rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi masalah tersebut

diambil langkah sbb. :

Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang

berkepentingan.

Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi

yang berkepentingan.

Membuat prosedur dan peraturan kerja sama

Membuat rencana kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan

Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibentuk institusi atau posisi

permanent selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan

integrator agar kegiatan itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang

memiliki tanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.

E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi

Makna dari suatu kegiatan yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya

adanya pengulangan karena akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati

jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai berikut :

Dilakukan pengkajian yang menyoroti semua aspek kelayakan proyek sebelum

memasuki tahap implemetasi.

2017 8



Pengkajian dilakukan tahap demi tahap agar dapat dicegah pengeluaran yang

sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti

terus atau dihentikan masih belum jelas benar.

Untuk menghindari pengulangan diusahakan membuat perencanaan pekerjaan

seteliti mungkin dengan memakai metode sesuai keperluan.

F. Peserta mempunyai Multisasaran yang Seringkali Berbeda

Peserta proyek bisa terdiri dari berbagai bidang, baik dari internal maupun eksternal

yang bisa saja mempunyai sasaran yang sama, berbeda atau bahkan berlawanan.

Disini pengelola berhadapan dengan gabungan dari berbagai organisasi atau bagian

– bagiannya yang relatif mandiri dengan multisasaran. Dalam keadaan ini pengelola

hendaknya menggunakan pendekatan sistem agar kegiatan yang bersangkutan

dapat terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan

proyek.

G. Waktu Mulai dan Penutupan

Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu

ada kegiatan awal yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan,

sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.

Pada konsep manajemen proyek, peristiwa tersebut dijelaskan sebagai berikut :

Proyek Inisiasi

Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini

umumnya didahului oleh kegiatan studi kelayakan dan definisi keperluan lain –

lainnya.

Penutupan atau Terminasi Proyek

Tahap ini adalah masa akhir siklus proyek yang ditandai dengan adanya kegiatan

penyerahan hasil akhir proyek seperti inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start

up serta turnover.

Tabel 1.1

Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan

untuk Mengatasinya

a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis

kegiatan berubah dalam waktu relatif

pendek

- Cepat tanggap atas adanya perubahan

- Metode pemantauan dan pengendalian

harus sensitif

- Perencanaan dan pengendalian

terpadu

2017 9



b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran

telah digunakan dengan jelas dalam waktu

terbatas

- Perhatian khusus oleh tim yang

berdedikasi di bawah pimpro

c. Kegiatan bermacam ragam meliputi

bermacam keahlian dan keterampilan

- Agar pemakaian sumber daya efisien

dari segi perusahaan, perlu pemakaian

bersama, digunakan organisasi matriks

d. Bersifat multikompleks. Melibatkan

banyak peserta dari luar dan dari dalam

organisasi

- Penanggung jawab tunggal,

penekanan pada koordinasi dan

integrasi, pendekatan sistem dalam

implementasi

e. Kegiatan berlangsung sekali lewat,

dengan resiko relatif tinggi

- Pendekatan pragmatis, setapak demi

setapak digunakan analisis sistem

dalam perencanaan

f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak,

bidang atau organisasi

- Untuk memperkecil hambatan

birokrasi, diciptakan arus kegiatan dan

komunikasi horisontal

g. Organisasi peserta proyek sering

mempunyai sasaran yang sama dan

berbeda pada waktu yang bersamaan

- Bersifat joint venture

- Pendekatan manajemen sistem

Tabel 1.1 adalah ringkasan dari perilaku dan fenomena kegiatan proyek dengan

tanggapan pengelolaan yang diperlukan.

Manajemen Proyek

Definisi Manajemen Proyek menurut H. Kerzner (1982) adalah merencanakan,

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk

mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek

menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep

manajemen proyek adalah :

Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya

Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan

secara spesifik.

Memakai pendekatan sistem (system approach to management)

2017 10



Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal

A. Wawasan Proyek versus Fungsional : Suatu Perbandingan

Tabel 2.2 memaparkan perbandingan antara wawasan manajemen proyek dengan

manajemen fungsional.

Tabel 2.2

Fenomena Wawasan Proyek

(Manajemen Proyek)

Wawasan Fungsional

(Manajemen Klasik)

- Lini-staff

dikotomi

- Hierarki lini-staff serta

wewenang dan tanggung

jawabnya tetap ada sebagai

fungsi penunjang

- Fungsi lini mempunyai

tanggung jawab tunggal untuk

mencapai sasaran

- Hubungan

atasan dengan

bawahan

- Manajer ke spesialis, kelompok

dengan kelompok

- Merupakan dasar hubungan

pokok dalam struktur

organisasi

- Struktur

Piramida

- Unsur-unsur rantai hubungan

vertikal tetap ada, ditambah

adanya arus kegiatan horisontal

- Kegiatan utama organisasi

dilakukan menurut hierarki

vertikal

- Kerja sama

untuk mencapai

tujuan

- Joint venture para peserta, ada

tujuan yang sama dan ada juga

yang berbeda

- Kelompok dalam organisasi

dengan tujuan tunggal

- Kesatuan

komando

- Manajer proyek mengelola,

menyilang lini fungsional untuk

mencapai sasaran

- Manajer lini merupakan

pimpinan tunggal dari

kelompok yang bertujuan

sama

- Wewenang

dan tanggung

jawab

- Terdapat kemungkinan

tanggung jawab lebih besar dari

otoritas resmi

- Tanggung jawab sepadan

dengan wewenang, integritas,

tanggung jawab dan

wewenang terpelihara

2017 11



- Jangka waktu

- Kegiatan manajemen proyek

berlangsung dalam jangka

waktu pendek. Tidak cukup

waktu untuk mencapai optimasi

operasional proyek

- Terus - menerus dalam

jangka panjang sesuai umur

instalasi dan produk. Optimasi

dapat diusahakan maksimal

B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus

Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek yang

sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya adalah:

1. Merencanakan

Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun manajemen klasik

mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional manajemen

proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut

adalah:

Analisis jaringan kerja

Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap

sesuai dengan keperluan dan informasi.

2. Mengorganisir

Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan

horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya

secara optimal.

3. Memimpin

Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi diserahi tugas khusus.

Jadi, dia memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus

kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada

sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang

umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus

dikembangkan expert power dan referent power.

Penanggung jawab Tunggal

Karena sifat kegiatan yang beragam, maka perlu adanya satu titik tumpuan yang

dapat bertindak sebagai :

Pusat sumber informasi bagi semua masalah yang berkaitan dengan proyek

2017 12



Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara peserta proyek

Integrator dan pendorong agar kegiatan dikerjakan sesuai prioritas dan

kepentingan yang lain dari proyek

Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan

proyek

Aspek Integrasi

Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam manajemen proyek adalah

sebagai integrator, terutama bila manajemen proyek ini beroperasi dengan

memakai struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup

besar, maka diperlukan langkah integrasi yang intensif agar kegiatan bisa

menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.

4. Mengendalikan

Dalam kegiatan proyek diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan

pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan kegiatan yang bersifat

rutin. Diperlukan metode yang dapat mengungkapkan atau mendeteksi

penyimpangan sedini mungkin.

5. Menggunakan Pendekatan Sistem

Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem

yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai

engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen

sistem.

6. Pendekatan Contingency atau Situasional

Pendekatan contingency menyatakan bahwa tugas manajemen adalah

mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk

menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai

persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.

C. Evolusi Manajemen Proyek

Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek mengalami pertumbuhan secara

bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek menurut Keith Davis adalah:

2017 13



1. Ekspeditor Proyek

Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua

fungsi pokok, yaitu :

Sebagai ”ekspeditor pekerjaan”

Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter

yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.

Sebagai pusat komunikasi penyelenggaraan proyek

Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan memberikan informasi

kemajuan proyek dan masalah lain kepada stake folder.

2. Koordinator Proyek

Koordinator proyek adalah pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk

bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan

kepemimpinan melalui prosedur bukan otoritas lini.

3. Konfederasi Proyek

Mempunyai fungsi manajemen, seperti merencanakan, mengorganisir,

memimpin, melakukan motivasi dan mengendalikan kegiatan proyek, termasuk

juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.

4. Manajemen Proyek

Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin

penyelenggaraan proyek. Ia memiliki jalur kontak yang luas, baik ke dalam

maupun ke luar.

D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan

D. I Cleland dan W. R. King menyarankan agar dipertimbangkan untuk

menggunakan manajemen bila menghadapi situasi sebagai berikut :

Menyangkut Reputasi Perusahaan

2017 14



Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap

reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan

sumber daya lain secara efektif.

Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar

Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan tugas –tugas yang

memerlukan kerja sama erat dari berbagai bidang internal ataupun external

organisasi.

Besarnya ukuran kegiatan (Usaha)

Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansi melebihi beban

normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya

memerlukan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan

manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan agar penggunaan sumber

daya dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara

menyeluruh.

Daftar Pustaka

Ani Nur, Manajemen Proyek, modul Universitas Mercu Buana 2008

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Profesi dan Area ilmu Manajemen Proyek



02 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Pada modul ini lebih membahas mengenai profesi apa saja yang ada pada manajemen proyek.

Output yang dihasilkan agar Mahasiswa mampu memahami dan mengetahui profesi apa saja yang dapat diikut sertakan pada proyek system Informasi. .

2017 2



Konsep dan Pemikiran Manajemen

Menyadari semakin meluasnya aplikasi manajemen proyek (MP) dalam dunia usaha,

industri dan bidang-bidang lain dewasa ini, timbul pemikiran perlunya suatu kodefikasi dan

standarisasi yang berkaitan dengan profesi MP.

Menurut J.R Adams (1994) mengemukakan sebagai berikut:

“Pada kenyataannya, siapa saja, terlepas dari pengalaman kerjanya, tidak pandang

latar belakang pendidikan akademisnya, dapat menjadi pimpro dengan sekedar

mengklaim title tersebut.”

Porsi Penguasaan komponen Teknis

Sampai pada waktu ini pengalaman menunjukan bahwa umumnya (bagi non project

oriented company) para pimpro dan pelaku proyek yang lain tidak mempunyai persiapan

untuk mengelola atau menduduki jabatan proyek. Biasanya persoalan berawal dari pucuk

pimpinan perusahaan dengan adanya penambahan kegiatan baru atau perbaikan fasilitas

yang telah ada yang harus dikerjakan sebagai proyek. Sebagai pemimpin menunjuk seorang

sebagai penanggung jawab karena alas an sebagai berikut:

Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup kerja proyek.

Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan.

Manajer berpengalaman yang diharapkan mampu memecahkan masalah manajerial

yang mungkin timbul.

Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai tantangan.

Jadi, karir pimpro dan para perilaku penting umumnya mengikuti urutan diatas. Artinya tidak

ada perencanaan nyata ataupun latihan dan pendidikan formal bagi mereka untuk profesi

MP, kecuali bekal pengetahuan teknis dari lingkup kerja suatu proyek yang hendak

ditangani.

2017 3



Manajemen Proyek sebagai profesi

Profesi adalah suatu kejuruan yang memerlukan pendidikan dan latihan serta

melibatkan kecakapan intelektual. Banyak profesi di masyarakat yang telah diakui secara

formal, seperti akuntan, ekonom, dokter, pengacara, insinyur dan lain-lain. Sifat pelayanan

profesi bervariasi contohnya: seorang dokter atau pengacara mempunyai kontak langsung

dengan pelanggan, sedangkan seorang insinyur dan ekonom umumnya digaji oleh badan

atau perusahaan tempat mereka bekerja. Langkah penting untuk mendapatkan pengakuan

masyarakat atas profesi adalah memiliki “licensi” oleh otorisasi atau badan resmi yang

dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud dengan adanya licensi ini memberi tanda bahwa

pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya.

Sertifikasi umumnya dikeluarkan dan diadministrasikan oleh perkumpulan profesi yang

bersangkutan atau badan pemerintah yang berwenang, setelah memenuhi bermacam

persyaratan seperti pendidikan, pengalaman dan ujian.

Atribute suatu Profesi

Disiplin ilmu manajemen proyek adalah ilmu manajemen, yaitu pengetahuan untuk

mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk

proyek, atau lebih luas lagi, mengelola dinamika perubahan (management of change).

Sebagai ilmu manajenen, profesi MP berkaitan erat dengan fungsi merencakanan,

memimpin, mengorganisasi, dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang sering kali

sarat dengan kandungan disiplin ilmu aksitetur, engginering, akutansi, keuangan dan lain-

lain. Jadi perbedaan antara profesi MP dengan profesi-profesi tersebut diatas terletak pada

konteks penyelenggaraan proyek.

Profesi managemen proyek juga harus memiliki berbagai attribute, seperti body of

knowledge, kode itik, standart of entry, serta organisasi yang mendukung.

a. Body of Knowledge

Body of knowledge (BOK) adalah attribute yang berkaitan dengan konsep dan

prinsip unik profesi yang bersangkutan. Ini kemudian didokumenentir,

2017 4



dikodefikasikan, dan distandarisasi sehingga dapat dipelajari dan diakarkan

dilembaga pendidikan formal, kemudian dipakai sebagai pegangan dalam praktek

dilapangan.

b. Kode etik

Atribute ini umumnya dimiliki oleh setiap macam profesi, untuk dipakai sebagai

pegangan/petunjuk yang berkaitan denga tingkah laku yang benar bagi profesi yang

bersangkutan.

c. Standard of Entry

Atribut ini menetapkan standar minimum bagi mereka yang dapat diakui sebagai

pemegang/pemilik profesi yang bersangkutan. Standar tersebut memberi batasan

tentang pendidikan formal, pelatihan dan ujian (testing) sebelum dapat diberikan

sertifikasi sebagai pengakuan formal atas pengusaha ilmu dari profesi yang

bersangkutan

d. Organisai yang mendukung

Bagi pembentukan profesi baru diperlakukan suatau badan atau organisasi yang

mendukung (sanctioning orhanization). Badan ini memberikan pimpinan,

merumuskan standar, melakukan penelitian dan berfungsi sebagai pusat komunikasi

dan koordinasi bagi mereka yang berkepentingan dengan profesi yang sedang

dikembangkan.

Konsep Manajemen Proyek oleh PMI

PMI (Project Management Institute) di Amerika Serikat sejak tahun 1981 dan beberapa

institusi di Negara-negara lain seperti INTERNET (International Project Management

Association) di Eropa telah merintis program dan langkah-langkah untuk menyusun dan

memenuhi attribute di atas dengan sasaran berikutnya sertifikasi profesi manajemen proyek.

“Manajemen Proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan

mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan

teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup,

mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder.”

2017 5



Beberapa hubungan konsep Manajemen Proyek (MP) diantaranya:

A. Hubungan dengan disiplin Ilmu Manajemen yang lain.

B. Area Ilmu Manajemen Proyek.

C. Batasan PM-BOK

PM-BOK terdiri dari 1 kerangka kerja (frame work), 4 komponen inti (core function), dan 4

komponen pendukung (supporting functions).

1. Kerangka kerja terdiri dari:

Pengelolaan integrasi

2. Komponen inti terdiri dari:

Pengelolaan lingkup proyek

Pengelolaan waktu atau jadwal

Pengelolaan biaya

Pengelolaan kualitas atau mutu

3. Komponen pendukung terdiri dari:

Pengelolaan sumber daya manusia (SDM)

Pengelolaan risiko

Pengelolaan pengadaan/kontrak

Pengelolaan komunikasi

2017 6



1.

Pengelolaan

Integrasi

- Perencanaa

- Implementasi

- Pengendalian

2.

Pengelolaan

Lingkup

- Instalasi

- Perencanaan lingkup

- Definisi lingkup

- Verifikasi lingkup

- Pengendalian lingkup

PM BOK

4.

Pengelolaan

Biaya

- Perencanaan sumber daya

- Perkiraan biaya

- Anggaran

- Pengendalian biaya

5.

Pengelolaan

Mutu

- Perencanaan mutu

- Penjaminan mutu (QA)

- Pengendalian mutu (QC)

9.

Pengelola Komunikasi

- Perencanaan Komunikasi

- Distribusi informasi

- Laporan kinerja

6.

Pengelolaan SDM

- Penyusunan organisasi

- Staffing

- Pembentukan tim proyek

8.

Pengelolaan Resiko

- Identifikasi resiko

- Kuantifikasi resiko

- Tanggapan

- Pengendalian

7.

Pengelolaan

Pengadaan

- Perencanaan pengadaan

- Pembuatan RFP

- Proses lelang

- Administrasi kontrak

3.

Pengelola

Waktu

- Definisi kegiatan

- Urutan kegiatan

- Kurun waktu

- Penyusunan jadwal

- Pengendalian jadwal

Gambar Delapan komponen knowledge area PM-BOK dari PMI

Proses pengelolaan dan siklus proyek

Pengelolaan Integrasi

Pengelolaan integrasi adalah proses yang bertujuan agar berbagai unsure kegiatan proyek

terkoordinasi dan terintegrasi sebagiamana mestinya.

Langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut:

1. Menyusun perencanaan (Plan Develompment)

2. Melaksanakan hasil perencanaan (Plan Execution)

3. Mengendalikan seluruh perubahan (Overal change control)

2017 7



Penyusunan rencana

(plan development)

Pengendalian perubahan

(overall change control)

Pelaksanaan rencana

(plan execution)

Berbagai Teknik, Metode, dan Prosedure Bersangkutan

Output: Output: Output:

- Perencanaan proyek

- Keterangan pendukung

- Hasil pelaksanaan pekerjaan

- Change Order

- Tindakan koreksi

- Revisi perencanaan

Gambar Proses pengelolaan integrasi

Teknik dan metode pada Pengelolaan Integrasi:

Hubungannya dengan konsep system dan interface management

Pengelolaan Lingkup

Lingkup adalah total jumlah kegiatan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang

diinginkan oleh proyek tersebut.

Sistematis proses pengelolaan lingkup terlehita pada gambar dibawah ini dengan rincian

keterangan dibawahnya.

2017 8



Inisiasi Proyek Pengendalian dan Verifikasi

Lingkung

Perencanaan dan Definisi

Lingkung



- Otorisasi mulai

- Penentuan pimpro

- Project charter

- Uraian lingkup

- Dokumen pendukung

- WBS

- Change order

- Tindakan koreksi

- Formal acceptance

Gambar Proses pengelolaan lingkup

Teknik dan metode pada pengelolaan Lingkup:

Terutama dalam tahap pemilihan alternative serta batasan-batasan,sering digunakan

metode dan teknik yang berkaitan dengan seleksi proyek, seperti pengkajian kelayakan

proyek yang dilihat dari berbagai aspek (financial, ekonomi, teknik, lingkungan, dan lain-lain)

serta cost and benefit rasio

Pengelolaan Biaya

Pengelolaan biaya meliputi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan

pemakaian dana proyek, mulai dari proses memikirkan jumlah keperluan dana, mencari dan

memilih sumber dan macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi

pemakaian biaya sampai pada akuntansi dan administrasi pinjaman/keuangan.

2017 9



Perencanaan

sumber daya

Penyusunan

anggaran

Perkiraan

Biaya



- Keperluan sumber daya

per kegiatan

- Angka perkiraaan biaya

- Data pendukung

- Anggaran per kegiatan

- Rencana penarikan

dana

Pengendalian

biaya

Output:

- Tindakan koreksi

- Revisi angka anggaran

Gambar Proses pengelolaan biaya

Teknik dan metode pada pengelolaan biaya:

Mengkaji catatan masa lalu (data histories).

Menggunakan data bank, catalog, dan indeks harga.

Metode parametris, metode lang, dan rumus Hirsch & Glazier.

Quantity take-off dan harga satuan.

Varians dan metode earned value

Cost and schedule control systemcriteria.

Rekayasa nilai.

Pengelolaan waktu atau Jadwal

Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan

mengakibatkan benrbagai bentuk kerugian,

Dibawah ini gambar menunjukan proses pengelolaan waktu.

2017 10



Identifikasi

kegiatan

Penyusunan

urutan

kegiatan

Perkiraan

kurun waktu

Penyusunan

jadwal

Pengendalian

waktu/jadwal

Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan

Output: Output: Output: Output: Output:

- Daftar kegiatan

- WBS

- Jaringan kinerja

(update)

- Daftar kegiatan

(update)

- Jaringan kerja

(update)

- Keperluan sumber

daya

- Jadwal induk

- Milestone

- Tindakan koreksi

- Jadwal revisi

Gambar Proses pengelolaan waktu dan jadwal

Teknik dan metode pada pengelolaan waktu dan Jadwal:

Bagan balok dan jaringan kerja (CTM, PERT, PDM) untuk menyusun jadwal dan

menganalisa waktu penyelesaian proyek.

Data bank dan historical record untuk memperkirakan kurun waktu komponen

kegiatan.

Resource leveling untuk meratakan penggunaan sumber daya.

Cost and schedule trade off untuk mencari jadwal yang ekonomis.

Simulasi, misalnya analisis Monte carlo.

Fast tracking

Mengelola float atau stack pada jaringan kerja, serta konsep cadangan waktu (time

reserved)

Pengelolaan Mutu

Pengelolaan mutu meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi

persyaratan, criteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Agar suatu produk atau proyek

2017 11



memenuhi syarat penggunaan , diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai

dari mengkaji syarat yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesan produk.

Program

pengelolaan

mutu

Quality

Assurance (QA)

Quality Control

(QC)



- Policy

- Organisasi

- Rencana kerja

- Dokumen QA/QC - Hasil testing

- Hasil inpeksi

- Rework

- Acceptance

Gambar Proses pengelolaan mutu

Teknologi dan metode pada pengelolaan mutu:

Destruction test

Inspeksi dan uji coba kemampuan kinerja (performance test)

Control chart.

Pareto diagram.

Metode sampling.

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Pengelolaan ini bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif sumber daya

manusia proyek. Dimulai dari inventaris kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan,

menyusun organisasi, membentuk tim, serta mempraktekan cara kepemimpinan yang

sesuai dengan tuntutan proyek.

Sistematis proses pengelolaan Sumber Daya Manusia terlihat pada gambar dibawah ini.

2017 12



Perrencanaan

Orgnisasi

Pengisian

Personil

Pembentukan

tim



- Struktur organisasi

- Uraian tugas

- Staffing plan

- Personil proyek

- Staf proyek -Tim proyek

- Peningkatan kinerja

Gambar Proses pengelolaan sumber daya manusia (SDM)

Teknik dan metode pada pengelolaan Sumber Daya Manusia:

Penggunaan teori umum organisasi dan manajemen.

Penggunaan kebijakan dan procedure perusahaan yang bersangkutan.

Pengadaan metode kontrak jangka pendek untuk merekrut personil

Pelatihan dan kursus untuk meningkatkan efektivitas tim.

Pengelolaan Resiko

Pengelolaan resiko meliputi identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan sumber resiko

selama siklus proyek, penyiapan tanggapan yang tepat dalam arti meningkatkan segi positif

dan menurunkan dampak negative yang mungkin timbul, selanjutnya pemantauan dan

pengendalian terhadap pelaksanaanya.

Sistematis pengelolaan resiko terlihat pada gambar dibawah ini:

2017 13



Identifikasi dan

klasifikasi resiko

Kuantifikasi

resiko

Pembentukan

tanggapan

terhadap resiko

Program

pemantauan dan

pengendalian


Output: Output: Output: Output:

- Daftar sumber resiko

- Penggolongan resiko

- Tingkatan besar/

kecilnya resiko

- Potensi terjadinya

resiko

- Rencana penanganan

- Asuransi

- Kontijensi

- Sharing

- Tindakan koreksi

- up-date perencanaan

Gambar Proses pengelolaan resiko

Teknik dan Metode pada pengelolaan resiko:

Simulasi, misalnya simulasi monte carlo untuk melihat kemungkinan melesetnya

suatu jadwal.

Metode berdasarkan ilmu statistic, terutama untuk melihat distribusi probabilitas

perkiraan biaya dan lain-lain.

Decision tree.

Pengadaan kontrak dan penutupan asuransi

Penyediaan Kontijensi.

Pengelolaan Pengadaan dan kontrak

Meliputi kegiatan yang berkaitan dengan usaha mendapatkan barang dan/atau jasa dari

pihak luar untuk proyek.

Sistematis terlihat pada gambar dibawah ini:

2017 14



Perencanaan

pengadaan

Penyiapan

dokumen

Proses

lelang

Administrasi

kontrak



- Kebijakaan pengadaan

- Daftar pengadaan

- Rancangan kontrak

- Dokumen lelang/RFP

- Proposal

- Kontrak

- Penyerahan

- Pembayaran

- Change order

- Acepteance

Gambar Proses pengelolaan pengadaan dan kontrak

Teknik dan metode pada pengelolaan pengadaan dan kontrak:

Analisis sewa atau beli

Pemilihan jenis kontrak.

Metode seleksi (kontraktor, subkontraktor, konsultan)

Jenis cara pembayaran.

Pengendalian perubahan.

Audit keuangan dan kinerja.

Pengelolaan Komunikasi

Pengelolaan komunikasi adalah proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam

proyek, misalnya stake holder, memperoleh informasi yang diperlukan dan pada waktu yang

tepat.

Sistematis terlihat pada gambar dibawah ini:

2017 15



Perencanaan

komunikasi

Distribusi

Informasi

Laporan

Kinerja

Penutupan

administrasi



- Lembaran

perencanaan

komunikasi

- Lembaran catatan

informasi

- Proposal kinerja - Arsip proyek

- Laporan penutupan

Gambar Proses pengelolaan Komunikasi

Teknik dan metode pada pengelolaan Komunikasi:

Mengadakan pertemuan dan rapat, membuat laporan tertulis, dan menggunakan system

informasi manajemen proyek.

Struktur PM-BOK dari “International Project

Management Association”

Struktur PM-BOK dari International Project Management Association (INTERNET) yang

dikelompokan menjadi teknik dan prosedur, organisasi, teknologi, pengetahuan umum

proyek, manajemen umum, kompetensi umum manajemen dan kepandaian integrasi.

2017 16



2.6 Potensi Karier Personil Proyek

JALUR A

Pendidikan

Pendidikan formal Universitas (S-1)

Jabatan (a)

Masuk ke perusahaan/departemen

tertentu sebagai spesialis teknis

Jabatan (b)

Dipindahkan ke bidang nonstruktural

untuk menanganikegiatan non rutin

proyek

Jabatan (c)

- Kembali ke bidang struktural

- Promosi

JALUR B

Pendidikan (a)

Pendidikan formal Universitas (S-1)

Jabatan & Latihan (a)

Masuk ke perusahaan tertentu yang

berkaitan dengan proyek

Pendidikan (b)

- MM atau MBA dalam manajemen proyek

- Menerima sertipikat MP

Jabatan/pekerjaan (c)

- Deputi Manajer/manajer proyek profesional

- Koordinator proyek-proyek

- Pimpinan perusahaan bidang proyek/kontraktor

Jabatan/pekerjaan (c)

- Konsultan MP

- Instruktur MP

Gambar Jalur profesi karir manajemen proyek

Program Sertifikasi

Profesional commitment bagi calon pemegang sertifikat diterjemahkan sebagai berikut:

Latar belakang pendidikan

Pengalaman pekerjaan

Kegiatan professional

Dengan adanya jalur akademis dan program sertifikasi MP diharapkan potensi karis mereka

yang memilih profesi tersebut lebih mudah direncanakan.

2017 17



Daftar Pustaka


MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Konsep Sistem dan Pengelolaan Integrasi



03 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Pada modul ini lebih membahas mengenai sebuah konsep dari system yang dibangun dan bersifat saling berkaitan satu dengan yang lainnya

Output yang dihasilkan agar Mahasiswa mampu memahami dan mengetahui bahwa dalam membangun system harus memikirkan bahawa system tidak dapat berdiri sendiri, dan harus saling terintegrasi baik dengan sistem yang lama maupun system yang akan dibangun dan sistem masa yang akan datang

2017 2



.

Arti Konsep Sistem

Arti konsep sistem mulai diperkenalkan sekitar dekade 1920-an.

Definisi konsep sistem menurut Buckley adalah :

” Suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya

saling ketergantungan di antara bagian-bagiannya dinamakan suatu sistem.”

Definisi konsep sistem menurut H. Kerzner ( 1989 ) adalah :

”Sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan atau bukan manusia

(nonhuman) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-

komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan,

sasaran bersama atau hasil akhir”.

Komponen, Subsistem, dan Keterkaitannya

Setiap sistem terdiri dari komponen-komponen, dan komponen ini dapat dipecah

menjadi komponen yang lebih kecil lagi, yang bila dipandang dari segi hirarki dapat

dinamakan sebagai subsistem.

Subsistem adalah sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lebih besar.

Bagian terkecil dari sistem disebut elemen.

Unsur dan Sifat Sistem

Fungsi dan efektivitas sistem dalam usaha mencapai tujuannya tergantung dari

ketepatan susunan rangkaian atau struktur terhadap tujuan yang telah ditetapkan.

Beberapa sifat yang melekat pada sistem dan masing-masing komponennya, demikian

pula hubungan antara satu dengan yang lain adalah sebagai berikut :

Bersifat Dinamis

2017 3



Sistem menunjukkan sifat yang dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku

sistem pada umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukan

(input) menjadi hasil (output).

Sistem Terpadu Lebih Besar daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen-elemen atau bagian-bagian tersebut tersusun dan terorganisir

secara benar, maka akan terjalin suatu sistem terpadu yang lebih besar daripada

jumlah/besaran bagian-bagiannya.

Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama bisa jadi dipandang atau diartikan berbeda, tergantung

siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang

jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui

perilaku suatu sistem dan bagian-bagiannya.

Mempunyai Keterbatasan

Sistem mempunyai keterbatasan yang disebabkan oleh faktor luar dan faktor

dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungkan, sedangkan faktor dalam

adalah batasan sumber daya.

A. Siklus dan Proses Sistem

Aspek penting dari pendekatan sistem terletak pada siklus sistem dan prosesnya,

yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama sistem

masih aktif. Sistem yang aktif akan bergerak seiring dengan berjalannya waktu.

Dengan titik tolak pandangan demikian, maka dapat diantisipasi tahap-tahap yang

akan dilalui dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola sistem dan

semua tahap dengan sebaik-baiknya.

Menurut sudut pandang sistem, setiap sistem baik sistem produk, instalasi produk

atau manufaktur, atau yang lain, mempunyai masa siklus dan tahapan-tahapan

tertentu. Bila hal tersebut tidak sepenuhnya dipahami, maka akan mengarah kepada

pengambilan keputusan yang tidak tepat, seperti tetap memproduksi produk yang

sudah ketinggalan jaman, mempertahankan peralatan yang teknologinya sudah

2017 4



usang, menggunakan sistem pengelolaan yang sudah tidak cocok, dan lain-lain,

yang kesemuanya dalam jangka panjang akan merugikan perusahaan.

B. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Karakteristik sistem yang dihasilkan dari gabungan parameter teknis, seperti

ukuruan-ukuran dimensi, berat, kapasitas, prestasi, kecepatan, kualitas, keandalan,

dan lain-lain yang menentukan efektivitas suatu sistem, merupakan suatu titik tolak

berapa besarkah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan/merealisasikan sistem

yang diinginkan termasuk biaya operasionalnya untuk kedepannya. Biaya ini disebut

siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode

siklus sistem (system life cycle), yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain

engineering, manufaktur dan konstruksi, sampai pada operasi atau produksi serta

utilisasi dan pemeliharaan.

Gambar 3-1 Keseimbangan antara siklus biaya sistem dengan parameter sistem yang endaknya

diwujudkan.

KESEIMBANGAN OPTIMAL

SIKLUS BIAYA SISTEM

Biaya untuk :

Studi kelayakan

Penelitian dan pengembangan

Desain engineering

Pengadaan peralatan dan material

Manufaktur/konstruksi

Operasi/produksi/utilisasi

PARAMETER SISTEM

Persyaratan teknis dalam :

Prestasi/efisiensi

Keandalan

Pemeliharaan

Kemandirian

Keamanan (safety)

Kemudahan untuk ditranspor

2017 5



Secara garis besar biaya yang muncul pada suatu siklus sistem dikelompokkan

menjadi biaya untuk mewujudkan sistem secara fisik (biaya proyek) atau biaya

akuisisi dan biaya yang berkaitan dengan operasi atau produksi dan pemeliharaan.

Satu hal yang perlu diperhatiakan dan diusahakan untuk menciptakan dan

mengoperasikan suatu sistem adalah tercapainya keseimbangan optimal antara

biaya yang diperlukan dengan sistem yang hendak diwujudkan untuk mencapai

tujuan usaha.

Aplikasi Konsep Sistem

Konsep sistem adalah suatu konsep pemikiran yang bertujuan memandang sesuatu atas

dasar totalitas.

Untuk mengetahui bagaimana aplikasi konsep sistem dalam melakukan kegiatan,

misalnya sebagai strategi untuk memecahkan suatu masalah, perencanaan, dan

implementasi, diperlukan adanya pendekatan sistem ( system approach ) dengan

rumusan metodologinya, yaitu analisis sistem, engeineering sistem, dan manajemen

sistem.

2017 6



Gambar 3-2 Ikhtisar konsep sistem berikut metodologinya.

A. Analisis Sistem

Pada garis besarnya analisis sistem adalah menganalisis dan memecahkan masalah

pengambilan keputusan dengan memilih alternatif yang terbaik, dengan melihat

sumber daya yang diperlukan dibandingkan manfaat yang akan diperoleh, termasuk

pengkajian risiko yang mungkin dihadapi.

Proses analisis sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu formulasi, penelitian,

analisis/kesimpulan, dan verifikasi.

KONSEP SISTEM

METODOLOGI

ANALISIS SISTEM ENGINEERING SISTEM MANAJEMEN SISTEM

Proses analisis untuk

memilih alternatif dan

membuat keputusan

Proses merekayasa

untuk mewujudkan

sistem

Orientasi mencapai

tujuan dan optimasi total

sistem

Formulasi persoalan

Kriteria evaluasi

Teknik evaluasi

Membuat model

Memilih alternatif

Mengambil keputusan

Formulasi keperluan

Desain konseptual

Desain dan

pengembangan

Aspek Engineering pada

konstruksi, produksi, dan

pemeliharaan

Penekanan koordinasi

dan integrasi kegiatan

subsistem ( peserta )

dalam perencanaan dan

implementasi

2017 7



Gambar 3-3 Proses analisis sistem.

B. Engineering Sistem

Engineering sistem adalah proses yang teratur dalam aspek engineering untuk

mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem yang diinginkan bagi keperluan

organisasi atau utilisasi.

Definisi engineering sistem menurut B. S. Blanchard ( 1990 ) adalah :

”Aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam

rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi

tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis

fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.”

Langkah-langkah dalam metodologi engineering sistem :

Menjabarkan keperluan-keperluan operasional menjadi parameter dari sistem yang

diperlukan melalui proses analisis fungsional, definisi, sintesis, prestasi, keandalan,

kemampuan produksi, dan lain-lain.

Mengintegrasikan parameter-parameter teknis tersebut di atas ke dalam suatu

kegiatan desain-engineering yang akan mengoptimalkan sistem secara

keseluruhan.

1

PENDEKATAN ANALISIS

Formulasi Persoalan

Tujuan analisis

Konstrain

Pendekatan yang akan

2

KRITERIA EVALUASI

Tentukan kriteria

Identifikasi risiko

Tentukan data dan informasi

yang diperlukan

3

KRITERIA EVALUASI

Tentukan kriteria

Identifikasi risiko

Tentukan data dan informasi

yang diperlukan

4

MENYUSUN MODEL

Tentukan modem yang

diperlukan

Jalankan model

5

MENGKAJI ALTERNATIF

Analisis kepekaan

Kontinjensi

Titik impas

Membuat usulan

6

MENGAMBIL KEPUTUSAN

Mengambil keputusan

Menentukan tindakan

selanjutnya

2017 8



SIKLUS DAN PROSES ENGINEERING SISTEM DALAM SIKLUS SISTEM

Engineering sistem mempunyai siklus yang ditandai oleh seluruh spektrum aktivitas

yang terdiri dari beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut diawali dengan identigikasi

kebutuhan, dilanjutkan dengan desain dan pengembangan, aspek engeineering

pada konstruksi, produksi, operasi, dan pemeliharaan. Pada akhirnya, sistem yang

dibangun melalui suatu proyek akan berhenti dan tidak berguna lagi.

Siklus sistem dan siklus engineering sistem dimulai dengan timbulnya kebutuhan.

Bila hal tersebut terjadi, yang harus dihadapi pertama-tama adalah mengidentifikasi

seberapa jauh keperluan tersebut harus dipenuhi dan memperkirakan secara kasar

seberapa besar sumber daya yang sekiranya diperlukan.

Tahapan atau proses dalam proses engineering sistem adalah sebagai berikut :

a. Tahap Konseptual

Memperjelas dan merumuskan permasalahan dalam suatu studi kelayakan,

termasuk menentukan tujuan dan sasaran. Mengkaji dasar-dasar keperluan

untuk mewujudkan sistem, operasi sistem, dan pemeliharaan.

b. Desain Pendahuluan dan Definisi Sistem

Menentukan fungsi utama sistem berarti meletakkan dasar untuk penyusunan

kriteria dan spesifikasi peralatan yang diperlukan, koalitas dan kuantitas pegawai,

fasilitas pendukung, pemeliharaan, dan lain-lain.

Kemudian mengelompokkan dalam subsistem, dilanjutkan dengan melakukan

analisis untuk mengevaluasi alternatif desain secara terinci seperti :

Melihat semua aspek untuk mewujudkan sistem (konstruksi atau manufaktur),

operasi, dan pemeliharaan.

Mendefinisikan masing-masing fungsi semua componen sistem (peralatan

utama, peralatan pendukung, dan lain-lain).

Mencari keseimbangan antara keperluan sumber daya yang tersedia, dengan

mengkaji parameter teknis yang dibandingkan dengan siklus biaya.

c. Desain Terinci

Tahap ini terdiri dari beberap kegiatan diantaranya menyiapkan deskripsi

konfigurasi subsistem, komponen system, dan perincian lain-lainnya. Pada

2017 9



akhirnya desain terinci menghasilakn dokumen-dokumen seperti gambar-gambar

engineering, gambar konstruksi, dan lain-lain.

Kegiatan dalam tahap desain terinci lainnya adalah membuat model dan

menyusun prosedur tes dan evaluasi.

Secara singkat kegiatan ini terdiri dari :

Deskripsi dari spesifikasi, kriteria, dan konfigurasi terinci dari subsistem atau

komponen sistem.

Membuat dokumen engineering subsistem seperti gambar engineering, gambar

konstruksi, dan lain-lain.

Membuat model dari sisitem yang hendap dibangun

Menyiapkan prosedur inspeksi, tes, dan evaluasi.

Adapun kebutuhan operasi dan pemeliharaan yang dominan terdiri dari :

Memenuhi kinerja teknis (technical performance), baik kapasitas maupun mutu.

Bersifat tangguh atau dapat dipercaya (reliable), beroperasi dengan baik

selama kurun waktu yang telah ditentukan.

Memperhatikan faktor manusia yang akan mengerjakan operasi dan

pemeliharaan tidak sulit, tidak cepat melelahkan, dan cukup memperhatikan

aspek keamanan (safety).

Memperhatikan faktor productibilty, constructibillity, dan maintainability.

Keluwesan atau flexibility, misalnya suatu system yang diwujudkan harus

mampu beroparasi dengan kapasitas yang berubah-ubah atau mutu yang

bervariasi.

Transportasi, sistem, atau produk yang dihasilkan telah memasukkan faktor

transportasi yang dihadapi, misalnya ukuran, dimensi, berat rakitan, dan

lain-lain.

Pemeriksaan dan inspeksi, yaitu, apakah sistem atau produk yang

dihasilkan telah memperhatikan kemudahan pemeriksaan, inspeksi, dan

testing yang setiap waktu diperlukan.

Tersedianya material atau komponen di lokasi atau daerah yang

berdekatan.

Desain terinci juga harus memenuhi syarat ekonomis dalam kegiatan

operasionalnya, dan adanya keseimbangan yang optimal antara siklus biaya

maupun sumber daya dengan parameter sistem yang telah ditentukan.

2017 10



d. Pabrikasi dan Konstruksi

Pada tahap ini, engineering sistem mendukung aspek engineering dari seluruh

kegiatan mulai dari pembelian material, peralatan pabrikasi dan manufaktur,

konstruksi, inspeksi, dan uji coba dalam rangka mewujudkan sistem yang

diinginkan menjadi kenyataan fisik, yang siap untuk dioperasikan.

e. Operasi atau Produksi

Pada tahap ini, sistem beroperasi atau berproduksi (misalnya, pabrik), atau

utilisasi (misalnya, pesawat terbang). Pendekatan engineering sisten bermaksud

mendukung sistem yang telah terwujud agar dapat beroperasi sesuai dengan

kapasitas atau prestasi yang telah ditentukan dengan cara antara lain melakukan

pemeriksaan, inspeksi berkala, evaluasi untuk perbaikan, dan lain-lain.

f. Pendukung dan Pemeliharaan

Tahap keenam ini merupakan aspek engineering dari pemeliharaan yang dapat

dimodifikasi bila diperlukan dan didukung pelayanan teknis yang lain agar sistem

dapat beroperasi dan berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

g. Menurun dan Berhenti

Disini fungsi sistem mulai menurun, misalnya karena bagian-bagian yang

merupakan komponen (peralatan) telah menjadi usang dan akhirnya seluruh

sistem berhenti karena tidak ekonomis lagi untuk berfungsi. Pada aspek

engineering diadakan evaluasi apakah perbaikan memang sudah tidak ekonomis

lagi untuk dilakukan.

2017 11



ADANYA KEBUTUHAN

1. TAHAP KONSEPTUAL

Menjabarkan kebutuhan, merumuskannya ke dalam suatu gagasan yang lebih jelas lingkup dan tujuannya,

serta mengkaji dari bermacam aspek.

a. Identifikasi potensi kebutuhan.

b. Merumuskan gagasan untuk mencapai tujuan dalam rangka memenuhi kebutuhan.

c. Mengkaji kelayakan untuk melihat aspek-aspek teknik, ekonomi, lingkungan, dan lain-lain.

d. Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan.

2. DESAIN PENDAHULUAN DAN DEFINISI SISTEM

Mengkaji dan merekayasa sistem yang akan diwujudkan dari aspek desain-engineering dengan wawasan

sistem secara keseluruhan.

a. Analisis fungsi b. Kriteria desain-engineering c. Optimasi sistem d. Definisi sistem

3. DESAIN TERINCI DAN PENGEMBANGAN

Melanjutkan proses pada butir 2 secara lebih terinci berikut pengembangannya.

a. Desain produk/instalasi b. Pengembangan prototip c. Tes dan evaluasi

- peralatan utama - model prototip - tes prototip

4. KONSTRUKSI/PABRIKASI/MANUFAKTUR

5. OPERASI/PRODUKSI/UTILISASI

6. SISTEM PENDUKUNG/PEMELIHARAAN

7. MENURUN DAN BERHENTI

Pemilihan material

Pemilihan peralatan

Pabrikasi dan perakitan

konstruksi

Sistem beroperasi/berproduksi/utilisasi

Pengamatan prestasi

Pemeliharaan

Evaluasi peningkatan prestasi

Fasilitas dan kegiatan pendukung

Prestasi menurun

Sistem berhenti beroperasi

2017 12



Gambar 3-4 Siklus engineering sistem dari siklus sistem suatu produk.

SIKLUS PROYEK DAN SIKLUS SISTEM

Siklus proyek merupakan bagian dari siklus sistem. Siklus proyek hanya sebatas

sampai terbentuknya hasil proyek dalam bentuk fisik, tahap atau proses perwujudan

tersebut sering disebut sebagai akuisisi (acquitition). Adapun proses selanjutnya,

seperti operasi atau produksi dan pemeliharaan, sudah diluar siklus proyek.

C. Manajemen Sistem

Penekanan manajemen sistem terletak pada keberhasilan tujuan sistem secara

keseluruhan, dengan demikian pengelolaan dilakukan berdasarkan pertimbangan

optimasi total sistem dan bukan komponen-komponennya.

Manajemen sistem menitikberatkan pada terselenggaranya koordinasi dan integrasi

di antara komponen-komponennya, baik dalam aspek perencanaan, implementasi,

maupun pengendalian agar terdapat sinkronisasi dalam usaha mencapai tujuan total

sistem secara efektif.

Definisi manajemen sistem dari sudut pandang pengelolaan perusahaan menurut H.

Kerzner (1989) adalah sebagai berikut :

”Sejumlah unsur, baik manusia ataupun bukan manusia (nonhuman) diorganisir dan

diatur sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut bertindak sebagai kesatuan

dalam rangka mencapai tujuan”.

Kegunaan Konsep Sistem bagi

Manajemen Proyek

Pada dasarnya metodoli pendekatan sistem yang digunakan pada konsep sistem sangat

efektif digunakan dalam usaha mencapai keberhasilan proyek, terutama bagi proyek

yang berukuran besar dan kompleks.

Pada tahap implementasi, yaitu setelah proyek dinyatakan lulus evaluasi dan seleksi,

serta telah tersedia sumber daya, manajemen proyek memusatkan perhatian pada

keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dengan cara sebagai berikut :

2017 13



Mengelola para peserta proyek (konsultan, kontraktor, rekanan penyandang dana, dan

lain-lain) dengan pengertian bahwa mereka adalah subsistem dari suatu sistem

(proyek). Mereka harus diarahkan untuk mencapai sasaran bersama, yaitu

keberhasilan proyek, meskipun terdapat tujuan yang berlainan. (Pemilik ingin menekan

biaya proyek, sedangkan kontraktor atau rekanan ingin meningkatkan laba).

Mengelola proyek dengan menyadari bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem

yang utuh, jadi mengikuti pola tahap konseptual, desain pendahuluan dan

pengembangan, desain terinci, sampai pada konstruksi dan manufaktur, dengan

memperhatikan keperluan-keperluan untuk tahap berikutnya (operasi atau produksi

dan pemeliharaan).

Mengelola proyek dengan memahai siklus proyek dan siklus sistem, sehingga dapat

mengikuti dinamika kegiatan dan mengantisipasi kapan, jumlah, dan jenis sumber

daya yang harus disediakan.

Integrasi dan Koordinasi

Yang dimaksud dengan integrasi dan koordinasi adalah proses yang bertujuan agar

komponen-komponen kegiatan proyek (subsistem, bagian kegiatan personil, dan lain-

lain) dapat berfungsi sebagai kesatuan yang utuh atau terpadu untuk mencapai tujuan

sistem (proyek) secara efektif dan efisien.

Hasil penelitian Peter Moris menunjukkan bahwa fungsi integrasi dan koordinasi

diperlukan bila dijumpai keadaan sebagai berikut :

Sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok yang berbeda untuk

bekerja sama secara erat.

Bekerja dalam lingkungan yang berubah dengan cepat.

Pekerjaan bersifat interrelated dan interconnected.

Teknologi dan metode yang digunakan bermacam-macam.

Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan.

Proses Integrasi dan Koordinasi (I & K) selama siklus proyek dapat dibedakan menjadi

internal dan eksternal.

Proses I & K internal berkaitan dengan interaksi komponen kegiatan proyek itu sendiri.

2017 14



Proses I & K eksternal merupakan proses integrasi dan koordinasi antara komponen

kegiatan proyek (organisasi perusahaan yang bersangkutan) dengan pihak luar

(subkontraktor, rekanan, pemerintah, dan lain-lain), di mana antara satu dengan yang

lainnya mempunyai hubungan dan keterkaitan tertentu yang harus berfungsi sebagai

kesatuan yang utuh.

Proses Integrasi

Berikut ini adalah tindakan-tindakan yang diperlukan agar proses integrasi berlangsung

efektif :

1. Menciptakan suasana yang mendukung proses integrasi.

2. Menjalin proses perencanaan implementasi perencanaan pengendalian secara

ketat dalam berbagai aspek kegiatan dan peserta.

3. Mengelola konflik secara tepat.

4. Memelihara komunikasi yang aktif dengan stake holder.

a. Menciptakan Suasana yang Mendukung

Penciptaan suasana yang mendukung ini terdiri dari serangkaian tindakan, antara

lain :

Mengidentifikasi para peserta/pelaksana dan penjelasan tentang adanya proyek

serta garis besar rencana pengelolaannya.

Mengidentifikasi bidang fungsional dan manager yang akan berperan.

Menunjuk pimpro sebagai penanggung jawab proyek.

Menerbitkan project charter yang menjelaskan batas-batas otoritas pimpro dengan

manajer fungsional.

Mengidentifikasi keperluan sumber daya yang diperlukan proyek seperti keuangan,

peralatan, personil, dan lain-lain.

Menyiapkan prosedur koordinasi proyek, yang menjelaskan tata cara kerja sama

antara para peserta atau pelaku inti (pemilik, kontraktor, konsultan, vendor,

penyandang dana, dan lain-lain).

b. Menjalin Perencanaan dan Pengendalian Secara Ketat

Salah satu cara efektif agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan

proyek adalah mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam

bentuk siklus, perencanaan implementasi (pelaksanaan dari perencanaan)

pengendalian koreksi.

2017 15



Dengan adanya siklus yang menjangkau proyek secara keseluruhan tersebut,

komponen kegiatan yang kelihatannya terpecah-pecah, diharapkan dapat menjadi

kesatuan yang terpadu.

c. Mengelola Konflik Secara Tepat

Mengelola konflik dalam proyek, berarti mengelola individu atau kelompok yang

harus bekerja sama dalam waktu relatif pendek, dengan sasaran yang sekaligus

sama dan berbeda.

d. Memelihara Komunikasi dengan Stake Holder

Salah satu sarana integrasi yang penting adalah memelihara komunikasi dengan

stake holder proyek, terutama mereka yang sehari-harinya langsung berurusan

dengan proyek seperti tim proyek pemilik, kontraktor, subkontraktor, rekanan,

manufacturer, dan lain-lain.

Lebih jauh, adanya komunikasi terbuka akan dapat meminimalkan terjadinya hal-hal

yang berakibat negatif terhadap usaha integral seperti perbedaan persepsi,

antagonisme antara pelaku atau organisasi dan sikap melawan perubahan

(resistance to change).

Spesialisasi dan Integrasi

Perlunya fungsi integrasi dikemukakan oleh Lawrence dan Lorch bahwa, dengan

majunya perkembangan ilmu dan teknologi dan semakin kompleksnya sistem yang

dikelola, diperlukan spesialisasi yang semakin mendalam. Dengan sendirinya timbul

keperluan akan koordinasi dan integrasi agar para spesialis tidak terpisahkan dan

terbenan dalam ”keasyikan” di bidangnya masing-masing.

Dalam pengelolaan proyek yang efektif dituntut terciptanya keseimbangan antara

keperluan spesialis dan integrasi tersebut.

2. Interface Management

Definisi interface management menurut R. D. Achibald ( 1979 ) :

“Interface management adalah merencanakan dan mengendalikan interaksi antara

berbagai unsure kegiatan dan organisasi para peserta atau stake holder pada waktu dan

area tertentu”.

2017 16



Lebih lanjut dijelaskan bahwa interface management tediri dari identifikasi, dokumentasi,

penyusunan jadwal, komunikasi dan pengendalian interface unsur kegiatan dan

organisasi peserta proyek.

Jenis interface digolongkan menjadi 3 yaitu, personil, organisasi, dan sistem.

b. Interface Personil

Dalam proyek terdapat individu atau kelompok yang harus bekerja sama antara satu

dengan yang lain. Hal ini selalu menimbulkan potensi untuk timbulnya persoalan

karena kepentingan yang sekaligus mengandung unsur kesamaan dan perbedaan.

c. Interface Organisasi

Setiap unit organisasi pelaku proyek, di samping memiliki tujuan bersama, juga

mempunyai tujuan sendiri. Misalnya, disamping ingin mensukseskan pelaksanaan

proyek, kontraktor juga ingin mendapatkan laba. Pengelolaan interface jenis ini

cukup sulit, karena para organisasi pelaku umumnya telah merumuskan tujuannya

secara konkret dan memegang teguh tujuan tersebut.

d. Interface Sistem

Interface sistem adalah interface yang berkaitan dengan sistem nonhuman, seperti

perangkat keras, fasilitas, instalasi produk, dan lain-lain yang sedang dikerjakan

dalam suatu proyek. Ini dapat terdiri dari interface fisik yang terdapat pada

komponen-komponen yang saling berhubungan (interconnecting part ).

Interface dengan Stake Holder

Secara umum yang dimaksud dengan stake holder proyek adalah individu, kelompok,

atau organisasi yang :

Aktif ikut serta dalam kegiatan proyek.

Dalam jangka pendek atau panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari

adanya proyek.

Memiliki kepentingan hasil proyek.

Beberapa Stake Holder yang penting adalah sebagai berikut :

Pimpro dan tim inti proyek, yaitu individu dan kelompok yang bertanggung jawab

atas pengelolaan proyek.

Pelanggan atau pemilik, yaitu pihak yang akan memakai atau memiliki produk hasil

proyek.

2017 17



Sponsor, yaitu pihak yang bertindak sebagai penyandang dana.

Pelaksana, yaitu perusahaan yang mengerjakan kegiatan proyek, misalnya

kontraktor, subkontraktor, dan konsultan.

Organisasi atau pihak lain seperti pemerintah atau badan berwenang yang

keputusannya dapat mempengaruhi proyek.

Pemerhati lingkungan, yaitu individu ata kelompok yang akan terkena dampak

proyek dalam arti positif maupun negatif.

Interface management sangat penting artinya terutama dalam rangka mengintegrasikan

kegiatan proyek yang dilakukan oleh bagian organisasi para peserta.

a. Interface dengan Pemilik Proyek

Bagi pelaksana (peserta) seperti perusahaan kontraktor, interface dengan pemilik

harus didasari pemikiran bahwa segala upaya (hendakanya) diusahakan untuk

memenuhi keinginan pelanggan (customer). Dalam konteks ini pemilik adalah

pelanggan.

Pelaksana harus banyak melakukan konsultasi dengan pemilik dan membicarakan

serta membahas berbagai masalah yang berkaitan dengan program implementasi.

Di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

Konfirmasi lingkup kerja proyek termasuk jadwal, biaya, dan mutu.

Organisasi proyek dan pengisian personil inti.

Prosedur kerja dan koordinasi

Prosedur keuangan dan pembayaran.

Komunikasi, termasuk frekuensi dan jenis laporan.

Inspeksi dan testing.

b. Interface dengan Berbagai Bidang dan Pimpinan Internal Perusahaan

Interface antara pimpro dengan berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan

dapat dikelompokkan sebagai berikut :

Dengan pimpinan, yaitu kepala divisi koordinasi pelaksana proyek-proyek (korpel).

Dengan kepala atau manajer berbagai bidang fungsional ( engineeiring,

pengadaan, personalia, hukum, dan lain-lain).

Dengan anggota atau kelompok dalam tim inti proyek.

2017 18



Pimpinan memegang peranan penting yang meliputi :

Meletakkan dasar tujuan dan sasaran proyek sesuai dengan kepentingan

perusahaan secara keseluruhan.

Menentukan prioritas alokasi sumber daya untuk perusahaan yang sedang

menangani multiproyek.

Memecahkan konflik yang mungkin timbul bilamana pimpro atau para pimpro

belum dapat menyelesaikannya.

Merencanakan pengembangan karir personil proyek.

c. Interface dengan Pemerintah dan Masyarakat

Interface jenis ini dilakukan dengan cara melakukan identifikasi dan analisis peranan

serta aspek yang dapat mempengaruhi proyek.

Intensitas interface golongan ini pada umumnya tergantung pada sejumlah faktor

seperti ukuran proyek, perilaku masyarakat, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

Tingkat Manajerial Organisasi Pelaksana

Tugas dan tanggung jawab pimpro dan tim inti proyek akan lebih mudah dirumuskan

apabila disadari bahwa dalam organisasi pelaksana (misalnya, kontraktor) umumnya

terdapat lapisan manajerial (management level) yang masing-masing mempunyai fungsi

berbeda, yang dapat digambarkan sebagai berikut :

Tingkat I : Manajemen Senior

Manajemen senior mempunyai tugas berurusan dengan masalah-masalah yang

berkaitan dengan dunia luar proyek, yaitu menghubungkan masalah proyek dengan

masyarakat yang lebih luas seperti pemerintah, pemilik, serta kelompok-kelompok

kepentingan dalam masyarakat dan kemudian mengambil keputusan yang bersangkutan

dengannya.

Tingkat II : Manajemen Madya

Manajenen madya berfungsi mengadakan koordinasi berbagai kegiatan proyek serta

menjabarkan keputusan-keputusan strategis pimpinan perusahaan menjadi perencana

operasional.

2017 19



Tingkat III : Manajemen Teknis

Manajemen teknis berurusan dengan masalah teknis (technical/ tactical matters),

terutama melaksanakan kegiatan operasional proyek seperti engineering, konstruksi

atau manufaktur, sampai menjadi paket deliverable.

Daftar Pustaka


MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Initiation, Integration, and Scope Management



04 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Pada modul ini lebih membahas mengenai batasan dan keterkaitan serta inisial awal dalam membangun proyek

Output yang dihasilkan agar Mahasiswa mampu memahami dan mengetahui bahwa dalam pembuatan proyek harus memiliki initiation, integration, and scope manajemen .

2017 2



PROJECT MANAGEMENT BODY OF

KNOWLEDGE (PMBOK)

PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) sebuah

organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek.

PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen

proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu.

PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen proyek dan dikelompokkan

pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut

[Project Management Institute, 2000, 39] :

Gbr. Bagan Project Management Knowledge Area888 8 7

2017 3



Manajemen integrasi proyek (Project

Integration Management)

Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek

melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama

menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas

utama pada manajemen integrasi :

a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh

rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten

b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan

aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut

c. Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan– perubahan

keseluruhan proyek

Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek

akan memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai

bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada

proyek, serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan,

informasi jadwal, dan informasi anggaran.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project

Scope Management)

Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk

suatu proyek dan aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut.

Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai

apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek

dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan

oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang 999 9

2017 4



dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup

proyek adalah :

a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada

fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg

merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan

ulasan luas mengenai sebuah proyek.

b.Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis

pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan

apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan membuat pernyataan

mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas

perencanaan ruang lingkup.

c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari

proyek) proyek utama

menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola

d.Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para

Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal

menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.

e. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi pada

ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan refleksi atau pelejaran

yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini.

Manajemen jadwal proyek (Project Time

Management)

Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan

rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa

2017 5



menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka.

Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an

utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering

membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa

meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable

yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan

apa yang terjadi pada proyek.

Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen

jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?.

Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan

penyelesaian proyek tepat pada waktunya.

Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek

adalah :

a. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus

dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan

produk-produk proyek.

b.Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara

aktivitas-aktivitas proyek.

c. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.

d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas,

dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.

e. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal

proyek.

Manajemen biaya proyek (Project Cost

Management)

Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki

kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan

sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir.

Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya

awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga

diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya

pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan

2017 6



teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru

kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan

sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.Manajemen biaya proyek meliputi

aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan

anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan

dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis

pada saat persetujuan dibuat.

Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:

a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau

material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan

aktivitas proyek.

b.Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk

membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.

d.Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

Manajemen kualitas proyek (Project Quality

Management)

Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk

didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari sebuah

kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. Para ahli

lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan

kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan

produk proyek tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk

digunakan berarti produk dapat digunakan sebagiamana mestinya.

Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek

akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup,

waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen

proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang

lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder.

Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan

kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang

diungkapkan maupun tertulis.

2017 7



Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek:

a. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain

proyek dan bagaimana memuaskannya.

b. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk

memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.

c. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut

sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk

meningkatkan kualitas keseluruhan.

Manajemen sumber daya manusia proyek

(Project Human Resource Management)

Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia

saat ini dan mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja

dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa depan.

Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang

dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. Manajemen

sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan, anggota

tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang mendukung proyek, dan sebagainya.

Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek:

a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peran,

tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.

b.Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek.

c. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk

memantapkan performa proyek.

Manajemen komunikasi proyek (Project

Communications Management)

Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek

teknologi informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan

pelanggan, dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat

tergantung pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain

teknologi informasi.

2017 8



Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk

memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi,

penyebaran, penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek. Aktivitas-aktivitas dalam

manajemen komunikasi sebagai berikut :

a. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi

Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan

bagaimana informasi diberikan.

b.Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek

pada waktu tertentu.

c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk

laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.

d.Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi untuk

menyusun fase atau kelengkapan proyek.

Manajemen resiko proyek (Project Risk

Management)

Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi,

analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama

memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek,

menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta

memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek

memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan

kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada

manajemen proyek.

Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau

kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko.

Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin

terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan

proyek.

Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan

meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan

yang mungkin bias diraih. Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko

adalah:

2017 9



a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas

manajemen resiko bagi proyek.

b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan

mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.

c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta

memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.

d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko serta

memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.

e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan

mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.

f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui,

mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas

pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

Manajemen pengadaan proyek (Project

Procurement Management)

Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber

luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan

swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi

informasi menyebutnya Outsourcing.

Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar

biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen

pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang

dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait. Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen

pengadaan tersebut adalah :

a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan

b.Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan

mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.

c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada

d.Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok

e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Project Human Resource Management



05 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Pada modul ini lebih membahas mengenai Personel yang akan turut serta dalam pembangaunan system maupun pengembangan sistem

Output yang dihasilkan agar Mahasiswa mampu memahami dan mengetahui Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek

2017 2



.


KNOWLEDGE (PMBOK)

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan

untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek. Ini

mencakup semua proyek stakeholder -sponsor, pelanggan, mitra, kontributor individu, dan

lain-lain - dijelaskan dalam Bagian 2.2. Gambar 9-1 memberikan gambaran proses utama

berikut:

9.1 Perencanaan Organisasi - mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menempatkan

role proyek, tanggung jawab dan hubungan pelaporan.

9.2 Akuisisi Staf - mendapatkan sumber daya manusia yang diperlukan untuk ditugaskan

dan bekerja pada proyek.

9.3 Pengembangan Tim - pengembangan kompetensi individu dan kelompok untuk

meningkatkan kinerja proyek.

Proses-proses ini berinteraksi satu sama lain juga dengan proses di bidang lainnya. Setiap

proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu sesuai

kebutuhan proyek.

Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen yang terpisah, namun dalam

praktiknya proses-proses tersebut mungkin tumpang tindih. Proses interaksi dibahas secara

rinci dalam Bab 3.

Ada beberapa pokok literatur tentang hal-hal yang berhubungan dengan SDM antara lain:

Memimpin, berkomunikasi, negosiasi, dan lain-lain dibahas dalam Bagian 2.4, Kunci

Keterampilan Manajemen Umum.

Mendelegasikan, memotivasi, pelatihan, mentoring, dan pengetahun lainnya yang

berkaitan dengan berurusan dengan individu.

Pembentukan tim, menangani konflik, dan hal lain yang berkaitan dengan hal-hal

dalam pengaturan kelompok.

Penilaian kinerja, rekrutmen, retensi, hubungan kerja, peraturan kesehatan dan

keselamatan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pemberian fungsi sumber daya

manusia.

2017 3



Pengetahuan diatas diperlukan sebagai bahan untuk memimpin dan mengelola

orang-orang di proyek, dan manajer proyek dan tim manajemen proyek harus

terbiasa dengan itu. Namun, mereka juga harus peka tentang bagaimana

pengetahuan ini diterapkan pada proyek. Sebagai contoh:

2017 4



Sifat proyek yang sementara berarti bahwa hubungan pribadi dan organisasi

umumnya akan bersifat sementara dan baru. Tim manajemen proyek harus berhati-

hati untuk memilih teknik yang sesuai untuk hubungan sementara tersebut.

Sifat dan jumlah stakeholder proyek akan sering berubah sejalan dengan

perkembangan proyek yang bergerak dari fase ke fase dari siklus hidupnya.

Akibatnya, teknik yang efektif dalam satu fase mungkin tidak efektif di negara lain.

Tim manajemen proyek harus berhati-hati untuk menggunakan teknik yang sesuai

dengan kebutuhan proyek saat itu.

Kegiatan administrasi sumber daya manusia jarang menjadi tanggung jawab

langsung dari tim manajemen proyek. Namun, tim harus cukup menyadari

persyaratan administratif untuk memastikan kepatuhan atau loyalitas.

Catatan: Manajer proyek juga mungkin memiliki tanggung jawab untuk mempekerjakan atau

memcopot SDM-nya, tergantung pada industri atau organisasi mana mereka berasal.

9.1 PERENCANAAN ORGANISASI

Perencanaan organisasi mencakup mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan

menempatkan role proyek, tanggung jawab dan hubungan pelaporan. Peran, tanggung

jawab dan hubungan pelaporan dapat diberikan kepada individu atau kelompok. Individu-

individu dan kelompok dapat menjadi bagian dari organisasi suatu proyek, atau mereka

mungkin berada dibagian luarnya. Kelompok internal sering dikaitkan dengan departemen

fungsional tertentu seperti teknik, pemasaran, atau akuntansi. Pada sebagian besar proyek,

sebagian besar perencanaan organisasi ini dilakukan sebagai bagian dari fase awal proyek.

Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara teratur sepanjang proyek untuk

memastikan penerapan yang mungkin dilakan dimasa datang. Jika organisasi awal tidak lagi

efektif, maka harus direvisi segera.

Perencanaan organisasi sering terkait erat dengan perencanaan komunikasi perencanaan

(dijelaskan dalam Bagian 10.1), karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh

besar pada kebutuhan komunikasi suatu proyek.

9.1.1 Masukan untuk Perencanaan Organisasi

1. Proyek interface. Interface Proyek umumnya jatuh ke salah satu dari tiga kategori:

Antarmuka Organisasi - hubungan pelaporan formal dan informal antar unit

organisasi yang berbeda. Antarmuka organisasi mungkin sangat kompleks atau

2017 5



sangat sederhana. Misalnya, mengembangkan sistem telekomunikasi yang

kompleks mungkin memerlukan koordinasi beberapa subkontraktor selama beberapa

tahun, sementara memperbaiki kesalahan pemrograman dalam suatu sistem

dipasang di satu situs mungkin memerlukan sedikit lebih dari waktu yang diperlukan

untuk memberitahukan kepada pengguna dan staf bahwa proses perbaikan telah

selesai.

Antarmuka Teknis - hubungan pelaporan formal dan informal antara disiplin ilmu

teknis yang berbeda. Interface Teknis yang terjadi baik di dalam fase proyek

(misalnya, desain situs yang dikembangkan oleh para insinyur sipil harus kompatibel

dengan struktur utama yang dikembangkan oleh insinyur struktur) dan antara fase

proyek (misalnya, ketika sebuah tim desain otomotif melewati hasil kerja bersama

kepada tim retooling yang harus menciptakan kemampuan manufaktur untuk

kendaraan).

Antarmuka Interpersonal - hubungan pelaporan formal dan informal antara individu-

individu yang bekerja pada proyek yang berbada. Antarmuka ini sering terjadi secara

bersamaan, seperti ketika seorang arsitek yang dipekerjakan oleh sebuah

perusahaan desain menjelaskan pertimbangan desain kunci untuk tim manajemen

kontraktor konstruksi yang tidak terkait proyek.

2. Persyaratan Staffing. Persyaratan staffing menentukan apa jenis kompetensi yang

diperlukan dari individu atau kelompok dalam satuan waktu tertentu. Persyaratan

Staffing adalah bagian dari kebutuhan sumber daya keseluruhan yang diidentifikasi

selama perencanaan sumber daya.

3. Kendala. Kendala adalah faktor yang membatasi pilihan-pilihan team proyek. Faktor

umum yang dapat menghambat bagaimana tim ini diselenggarakan meliputi, tetapi tidak

terbatas pada, yang berikut:

o Struktur organisasi dari organisasi berkinerja - sebuah organisasi yang struktur dasar

adalah matriks yang kuat berarti peran yang relatif lebih kuat untuk manajer proyek

dari satu dasar yang struktur adalah matriks lemah (lihat Bagian 2.3.3 untuk diskusi

yang lebih rinci tentang struktur organisasi).

o Perjanjian perundingan bersama - perjanjian kontrak dengan serikat pekerja atau

kelompok kerja lainnya mungkin memerlukan peran tertentu atau hubungan

pelaporan (pada intinya, kelompok karyawan adalah stakeholder a).

2017 6



o Preferensi dari tim manajemen proyek - jika anggota tim manajemen proyek telah

sukses dengan struktur tertentu di masa lalu, maka mereka cenderung untuk

menganjurkan struktur serupa di masa depan.

o Tugas staf diharapkan - bagaimana proyek ini disusun sering dipengaruhi oleh

kompetensi individu tertentu.

9.1.2 Peralatan dan Teknik Perencanaan Organisasi

1. Template. Meskipun setiap proyek adalah unik, sebagian besar proyek akan menyerupai

proyek lain sampai batas tertentu. Menggunakan peran dan definisi tanggung jawab atau

hubungan pelaporan dari proyek serupa dapat membantu memperlancar proses

perencanaan organisasi.

2. Kegiatan sumber daya manusia. Banyak organisasi memiliki berbagai kebijakan,

pedoman, dan prosedur yang dapat membantu tim manajemen proyek dengan berbagai

aspek perencanaan organisasi. Sebagai contoh, sebuah organisasi yang memandang

manajer sebagai "pelatih" kemungkinan memiliki dokumentasi tentang bagaimana peran

"pelatih" harus dilakukan.

3. Teori organisasi. Ada sebuah pemikiran besar yang menjelaskan bagaimana organisasi

dapat dan harus terstruktur. Meskipun hanya sebagian kecil dari tubuh sastra secara

khusus ditargetkan untuk organisasi proyek, tim manajemen proyek harus umumnya

memahami benar dengan teori organisasi sehingga lebih mampu merespon kebutuhan

proyek.

4. Analisis stakeholder. Identifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan dari berbagai

pemangku kepentingan harus dianalisis untuk memastikan bahwa kebutuhan mereka

akan dipenuhi.

9.1.3 Keluaran dari Perencanaan Organisasi

1. Peran dan tugas tanggung jawab. Peran dalam proyek (siapa melakukan apa) dan

tanggung jawab (yang memutuskan apa) harus ditugaskan untuk para stakeholder

proyek yang sesuai. Peran dan tanggung jawab dapat bervariasi dari waktu ke

waktu. Kebanyakan peran dan tanggung jawab akan ditunjuk untuk stakeholder yang

secara aktif terlibat dalam pekerjaan proyek, seperti manajer proyek, anggota lain

dari tim manajemen proyek, dan kontributor individual. Peran dan tanggung jawab

manajer proyek umumnya kritis pada sebagian besar proyek, tetapi bervariasi

berdasarkan wilayah aplikasi. Peran dan tanggung jawab dalam pryek harus terkait

2017 7



erat dengan definisi ruang lingkup proyek. Sebuah Responsibility Assignment Matrix

(matriks penugasan Tanggung Jawab (atau RAM, lihat Gambar 9-2) sering

digunakan untuk tujuan ini. Pada proyek yang lebih besar, RAM dapat dikembangkan

di berbagai level. Sebagai contoh, sebuah RAM tingkat tinggi dapat digunakan untuk

menentukan kelompok atau unit bertanggung jawab untuk setiap komponen struktur

rincian kerja, sementara RAM tingkat rendah digunakan dalam kelompok untuk

memberikan peran dan tanggung jawab dalam kegiatan tertentu untuk individu

tertentu.

2. Rencana pengelolaan staff. Rencana pengelolaan kepegawaian menjelaskan kapan

dan bagaimana sumber daya manusia akan dibawa ke dan diambil dari tim proyek.

Rencana staf dapat formal atau informal, dalam bentuk sangat rinci atau luas,

berdasarkan kebutuhan proyek. Ini adalah elemen bagian dari rencana proyek

secara keseluruhan (lihat Bagian 4.1, Proyek Rencana Pembangunan). Rencana

pengelolaan kepegawaian sering kali berisi histogram sumber daya, seperti

digambarkan pada Gambar 9-3. Perhatian khusus harus diberikan pada bagaimana

anggota tim proyek (individu atau kelompok) yang akan dirilis ketika mereka tidak

lagi diperlukan pada proyek. Prosedur penugasan kembali tepat dapat:

- Mengurangi biaya dengan mengurangi atau menghilangkan kecenderungan

untuk "membuat pekerjaan" untuk mengisi waktu antara tugas dan berikutnya.

- Meningkatkan semangat dengan mengurangi atau menghilangkan ketidakpastian

tentang peluang kerja di masa depan.

2017 8



3. Bagan Organisasi. Bagan organisasi adalah setiap tampilan grafik hubungan

pelaporan proyek. Mungkin formal atau informal, sangat rinci atau luas, berdasarkan

kebutuhan proyek. Sebagai contoh, struktur organisasi untuk tiga proyek layanan

empat orang internal adalah tidak mungkin memiliki kekakuan dan detail dari struktur

organisasi untuk tim respon 3.000 orang bencana. Sebuah Struktur Organisasi

Breakdown (OBS) adalah jenis khusus dari struktur organisasi yang menunjukkan

unit-unit organisasi yang bertanggung jawab untuk yang paket pekerjaan.

4. Detail Pendukung. Detail dukungan untuk perencanaan organisasi tergantung pada

wilayah aplikasi dan ukuran proyek. Informasi yang sering diberikan sebagai

pendukung rinci mencakup, namun tidak terbatas pada:

Dampak organisasi - apa saja alternatif yang menghalangi dengan mengorganisir

dengan cara ini.

Deskripsi pekerjaan – berisi garis besar jabatan kompetensi, tanggung jawab,

wewenang, lingkungan fisik, dan karakteristik lain yang terlibat dalam melakukan

pekerjaan tertentu. Juga disebut deskripsi posisi.

Kebutuhan pelatihan - jika staf yang akan ditugaskan tidak diharapkan memiliki

kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek, kompetensi-kompetensi perlu

dikembangkan sebagai bagian dari proyek.

9.2 STAFF AKUISISI

Akuisisi Staf melibatkan cara mendapatkan sumber daya manusia yang diperlukan (individu

atau kelompok) yang ditugaskan untuk dan bekerja pada proyek. Dalam kebanyakan

lingkungan, tim manajemen proyek harus berhati-hati untuk memastikan bahwa sumber

daya yang tersedia akan memenuhi persyaratan proyek.

2017 9



9.2.1 Masukan untuk Akuisisi Staf

2. Rencana pengelolaan kepegawaian

Deskripsi seluruh staffing. Ketika tim manajemen proyek dapat mempengaruhi atau

mengarahkan tugas staf, harus mempertimbangkan karakteristik dari staf berpotensi

tersedia. Pertimbangan termasuk, namun tidak terbatas pada:

3. Praktik perekrutan. Satu atau lebih organisasi yang terlibat dalam proyek ini mungkin

memiliki kebijakan, pedoman, atau prosedur yang mengatur tugas staf.

9.2.2 Alat dan Teknik untuk Akuisisi Staf

1. Negosiasi. Tugas staf harus dinegosiasikan pada sebagian besar proyek. Misalnya, tim

manajemen proyek mungkin harus bernegosiasi dengan:

a. Manajer fungsional yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek

menerima staf tepat kompeten dalam kerangka waktu yang diperlukan.

b. Tim manajemen proyek lain dalam organisasi melakukan untuk menetapkan sumber

daya langka atau khusus dengan tepat.

Kompetensi tim mempengaruhi (lihat Bagian 2.4.5, Mempengaruhi Organisasi)

memainkan peran penting dalam menegosiasikan tugas staf, seperti melakukan politik

organisasi yang terlibat. Misalnya, seorang manajer fungsional dapat penghargaan

berdasarkan pemanfaatan staf. Hal ini menciptakan insentif bagi manajer untuk

menetapkan staf yang tersedia yang mungkin tidak memenuhi semua persyaratan

proyek.

2. Preassignment. Dalam beberapa kasus, staf dapat preassigned untuk proyek. Hal ini

sering terjadi ketika a) proyek adalah hasil dari proposal kompetitif, dan staf khusus

dijanjikan sebagai bagian dari proposal tersebut, atau b) proyek adalah proyek layanan

internal, dan tugas staf didefinisikan dalam project charter.

2017 10



3. Pengadaan. Manajemen pengadaan proyek dapat digunakan untuk mendapatkan

layanan dari individu-individu tertentu atau kelompok individu untuk melakukan kegiatan

proyek. Pengadaan diperlukan bila organisasi berkinerja tidak memiliki staf yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

9.2.3 Keluaran dari Akuisisi Staf

1. Staf proyek yang ditugaskan. Proyek ini dikelola ketika orang yang tepat telah andal

ditugaskan untuk bekerja di atasnya. Staf dapat ditugaskan penuh waktu, paruh waktu,

atau variabel, berdasarkan kebutuhan proyek.

2. Direktori tim proyek. Sebuah direktori tim proyek berisi daftar semua anggota tim proyek

dan stakeholder lainnya. Direktori dapat formal atau informal, sangat rinci atau luas,

berdasarkan kebutuhan proyek.

9.3 PENGEMBANGAN TIM

Pengembangan tim mencakup proses untuk meningkatkan kemampuan stakeholder untuk

berkontribusi sebagai individu serta meningkatkan kemampuan tim untuk berfungsi sebagai

bagian sebuah tim. Pengembangan individu (manajerial dan teknis) adalah dasar yang

diperlukan untuk mengembangkan tim. Pembangunansebuah tim adalah penting untuk

kemampuan proyek untuk memenuhi tujuannya. Pengembangan tim pada sebuah proyek

seringkali rumit ketika anggota tim bertanggung jawab kepada kedua manajer fungsional

dan manajer proyek. Meskipun pengembangan tim diposisikan dalam Bab 3 sebagai salah

satu proses pelaksanaan, pengembangan tim terjadi di seluruh proyek.

9.3.1 Masukan untuk Tim Pengembangan

1. Staf proyek. Tugas staf secara implisit mendefinisikan kompetensi individu dan

kompetensi tim.

2. Rencana Proyek. Rencana proyek menjelaskan konteks teknis dalam tim mana yang

beroperasi.

3. Rencana Pengelolaan Staff

4. Laporan Kinerja. Laporan kinerja memberikan umpan balik kepada tim proyek tentang

kinerja terhadap rencana proyek

5. Ekternal Umpan Balik. Tim proyek secara berkala harus mengukur diri terhadap harapan

orang-orang diluar proyek.

2017 11



9.3.2 Alat dan Teknik untuk Pengembangan Tim 1. Kegiatan pembangunan tim, termasuk manajemen dan tindakan individu diambil secara

khusus dan terutama untuk meningkatkan kinerja tim. Banyak tindakan - seperti

melibatkan anggota tim nonmanagement dalam proses perencanaan, atau mendirikan

aturan dasar yang berurusan dengan konflik - dapat meningkatkan kinerja tim sebagai

efek sekunder.

2. Keterampilan manajemen umum. Keterampilan manajemen umum sangat penting untuk

pengembangan tim.

3. Reward dan sistem pengakuan. Penghargaan dan pengakuan sistem manajemen

adalah tindakan formal yang mempromosikan atau memperkuat perilaku yang

diinginkan. Agar efektif, sistem seperti ini harus membuat hubungan antara kinerja

proyek dan penghargaan yang jelas, eksplisit, dan dapat dicapai.

4. Collocation. Kolokasi melibatkan menempatkan semua, atau hampir semua, dari

anggota proyek yang paling aktif dalam tim di lokasi fisik yang sama untuk meningkatkan

kemampuan mereka untuk tampil sebagai sebuah tim. Kolokasi secara luas digunakan

pada proyek yang lebih besar dan juga bisa efektif untuk proyek-proyek kecil.

5. Pelatihan. Pelatihan mencakup semua kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan

kompetensi dari tim proyek. Beberapa penulis membedakan antara pelatihan,

pendidikan, dan pembangunan. Pelatihan dapat formal (misalnya, kelas pelatihan,

pelatihan berbasis komputer) atau informal (misalnya, umpan balik dari anggota tim

lainnya). Jika anggota tim proyek tidak memiliki manajemen yang diperlukan atau

keterampilan teknis, keterampilan tersebut harus dikembangkan sebagai bagian dari

proyek, atau langkah-langkah harus diambil untuk restaff proyek tepat.

9.3.3 Keluaran dari Pengembangan Tim

1. Perbaikan kinerja. Perbaikan kinerja tim dapat berasal dari berbagai sumber dan dapat

mempengaruhi banyak bidang kinerja proyek, misalnya:

a. Perbaikan dalam keterampilan individu memungkinkan orang tertentu untuk

melakukan kegiatan yang ditugaskan lebih efektif.

b. Perbaikan perilaku tim (misalnya, permukaan dan berurusan dengan konflik) dapat

memungkinkan anggota tim proyek untuk mengabdikan persentase yang lebih besar

dari upaya mereka untuk kegiatan teknis.

c. Perbaikan baik dalam kompetensi individu atau tim dapat memfasilitasi

mengidentifikasi dan mengembangkan cara-cara yang lebih baik melakukan

pekerjaan proyek.

2017 12



2. Masukan untuk penilaian kinerja. Staf proyek umumnya harus memberikan masukan

kepada penilaian dari setiap anggota staf proyek yang berinteraksi dengan mereka

secara signifikan.

Daftar Pustaka

PMBOK 2000, Diterjemahkan oleh Mahasiswa STMIK Mardira Indonesia, Bandung

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Project Time Management



06 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Pada modul ini lebih membahas mengenai waktu yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan projek

Output yang dihasilkan agar Mahasiswa mampu memahami dan mengetahui menentukan waktu atau pun lama proses pengerjaan dalam sebuah project .

2017 2



Pendahuluan

Sebuah proyek adalah suatu himpunan (dikenal juga dengan istilah ruang lingkup /

scope) yang terdiri dari aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi kerja yang menghasilkan

bentuk nyata (deliverable) tertentu dalam suatu batasan waktu tertentu. Sudah barang tentu

sebuah proyek memiliki deadline (batas waktu penyerahan hasil).

Aktivitas-aktivitas dikelompokkan ke dalam fase kerja, dimana setiap fase harus

selesai sebelum fase berikutnya dapat dilaksanakan (sequential) atau dapat pula dijalankan

secara paralel. Di dalam setiap fase terdapat unit-unit kerja. Unit kerja ini adalah kumpulan

tugas-tugas yang membentuk satu kesatuan. Unit kerja ini dapat dibagi lagi menjadi

tugas/aktivitas (meskipun tidak selalu), yang didefinisikan sebagai suatu aktivitas tunggal

yang membentuk unit kerja. Setiap tugas memberikan suatu hasil bagi unit kerja, yang

berkelanjutan pada akhirnya membentuk fase, dapat juga dituliskan bahwa aktivitas =

proses + deliverable.

WBS dapat diartikan sebagai suatu kesatuan logis aktivitas dalam proyek dan

deliverables oriented (berorientasi pada hasil kerja nyata). WBS ini dapat dibangun segera

setelah feasibility plan (scope) selesai terdefinisi dan disetujui oleh pemberi order atau pihak

manajemen atas. Seorang manajer proyek harus membentuk WBS sehingga pada akhirnya

dapat menilai apakah proyek berjalan sesuai rencana atau tidak.

Bagian-bagian dalam WBS dapat dilihat sebagai berikut:

2017 3



Kegunaan WBS

WBS dapat dijadikan sebagai alat atau metode untuk:

Mendefinisikan aktivitas dan rencana keseluruhan yang dibutuhkan dalam proyek.

Dengan aktivitas yang terstruktur dari global hingga mendetail, WBS memberikan

gambaran global tentang keseluruhan aktivitas proyek, sehingga sesuatu yang

tertinggal atau tertinggal untuk didefinisikan dapat terlihat dengan jelas.

Memberikan gambaran tentang deadline dan urgensi dalam proyek. Dengan

memecahkan aktivitas hingga ke bagian detail yang kemudian dilaksanakan oleh tim

kerja, WBS dapat menjadi acuan hasil dari proyek. Kapan tim kerja harus

menyelesaikan suatu tugas, dan dapat diperhitungkan apabila suatu saat terjadi

urgensi dalam suatu aktivitas tertentu.

Mencegah berkurangnya scope pekerjaan. Dengan rencana yang mendetail, WBS

memberi gambaran total tentang ruang lingkup kerja proyek. Penambahan atau

penghapusan unit kerja dari WBS akan memperlihatkan apakah ruang lingkup

proyek secara keseluruhan masih dalam batas-batas yang telah disetujui

sebelumnya.

Alat kontrol, komunikasi dan koordinasi. Status pekerjaan (selesai, tertunda ataupun

dibatalkan) akan terlihat dengan jelas melalui WBS. Seorang manajer proyek dapat

menyesuaikan jadwal, berkonsultasi dengan tim kerja atas dasar status aktivitas

yang tertera dalam WBS.

Pembagian Level dalam WBS

WBS bersifat hirarkis, dalam pengertian, dimulai dari scope proyek hingga detail

dalam tugas dalam unit kerja. Sifat WBS ini sering pula disebut WBS entry, yaitu term umum

pada setiap level dalam WBS, yang selalu menyatakan suatu deliverable.

Penentuan berapa banyak level yang dibutuhkan dalam setiap proyek dapat berbeda-

beda, hanya perlu disadari bahwa pembagian level harus sesuai dengan besar proyek.

2017 4



Yang utama adalah bahwa pembagian itu harus mencakup tingkatan dari scope proyek

hingga tugas/aktivitas tim kerja.

Abstraksi antara WBS entry, deliverables, WBS level , aktivitas dan fase dapat

digambarkan sebagai berikut:

Kubus yang terbentuk adalah scope dari proyek keseluruhan. Scope ini dibagi ke

dalam level-level, fase dan aktivitas (tugas/unit kerja). Setiap entry pada masing-masing

bagian ini disebut WBS-entry.

Kesimpulan WBS:

WBS: pengidentifikasian proyek menjadi elemen kerja yang semakin kecil yang

dilakukan secara hirarkikal;

WBS bisa juga disebut outline di mana pada tingkat yang berbeda, terdapat tingkat

detail yang berbeda, sehingga WBS berguna untuk mengevaluasi perkembangan

dari segi biaya, waktu dan kinerja teknis sepanjang umur proyek;

WBS juga mengintegrasikan serta mengkoordinasikan proyek dan organisasi

(seringkali prosesnya disebut OBS/Organization Breakdown Structure);

Perhatikan contoh berikut, yaitu sebuah WBS yang disederhanakan untuk proyek

pengembangan PC yang baru:

Pertama kita lihat bagaimana pembagian levelnya sebagai berikut

2017 5



Kemudian di bawah ini adalah WBS entry pada masing-masing level tersebut di atas:

2017 6



Sebuah proyek pengembangan PC di sini, memiliki scope untuk menghasilkan sebuah

spesifikasi PC dengan kemampuan menjalankan aplikasi-aplikasi multimedia modern (level

1); terdiri atas: aplikasi, input devices, unit penyimpanan, dan unit microprosesor (level 2).

Ambil jalur unit penyimpanan yang terdiri atas: floppy disk, optical dan hard disk (level 3).

Pada level 4 dan 5 dalam jalur hard disk, terlihat bagian terkecil dari proyek yang dapat

dilihat, yaitu:

motor, circuit board, chasis dan head. Setiap dari bagian terkecil ini memiliki unit kerja

lagi yang tidak terlihat namun berguna untuk mengaktifkan sebuah hard disk. Misalnya

putaran pada head untuk dapat menuju kepada cilinder yang tepat pada saat pengambilan

data. Bila sudah terdefinisi sampai level detail, maka dengan mudah ditentukan spesifikasi

masing-masing komponen (mulai dari unit kerja terbawah), untuk menghasilkan spesifikasi

umum multimedia PC. Seperti misalnya memory apa yang harus dipakai, berapa besar hard

disknya, hard disk dengan interface ATA jenis apa yang diperlukan, dsb.

Level 1 cocok untuk dinilai oleh tim manajemen atas, level 2,3 dan 4 cocok untuk

dinilai dan dikelola oleh manajemen menengah, level 5 cocok untuk dikelola oleh manajer

yang langsung berhadapan dengan tim kerja lapangan (first line managers).

Dengan pembagian yang terperinci seperti ini, pengelolaan proyek terlihat lebih

kompleks, namun memberikan suatu gambaran yang jelas dari tingkat umum sampai ke

detailnya.

2017 7



Proses Penyusunan WBS

Untuk membuat suatu WBS, langkah pertama adalah menanyakan hal-hal sebagai berikut:

Adakah pembagian aktivitas secara logis (terstruktur) di dalam proyek?

Adakah hasil nyata dalam Milestones yang dapat dimasukkan ke dalam setiap fase?

Adakah hal-hal yang mempengaruhi bisnis secara keseluruhan kepada client /

organisasi pemberi order?

Adakah kewajiban-kewajiban finansial yang mempengaruhi jalannya proyek?

Faktor-faktor apakah dari organisasi secara keseluruhan yang bisa mempengaruhi

proyek?

Adakah proses-proses lainnya yang bukan bagian dari proyek (yang tengah berjalan)

sehingga dapat mempengaruhi proyek?

Ini adalah gambaran global tentang scope proyek.

Kemudian untuk masing-masing WBS entry hingga pada level terendah (unit kerja ataupun

aktivitas dan tugasnya), dapat menanyakan hal-hal berikut ini:

Mendefinisikan kerja (apa);

Mengidentifikasikan waktu untuk menyelesaikan sebuah paket kerja (berapa lama),

start-end date;

Mengidentifikasikan anggaran berjangka waktu untuk menyelesaikan sebuah paket kerja

(biaya);

Mengidentifikasikan sumberdaya yang dibutuhkan menyelesaikan sebuah paket kerja

(berapa banyak);

Mengidentifikasikan seseorang yang bertanggungjawab atas unit kerja (siapa);

Mengidentifikasikan titik monitoring untuk mengukur perkembangan (bagaimana).

Di dalam level WBS (lihat juga contoh di atas), terdapat sub-deliverables (supporting

deliverables, yaitu level 3,4, dan 5), level ini dibuat dengan tujuan sebagai perantara antara

unit kerja dengan deliverables.

Di dalam support deliverables ini dituliskan apa-apa saja yang dibutuhkan untuk

membentuk deliverables secara total bagi proyek, yang terdiri dari beberapa work package

yang berasal dari beberapa departemen (unit kerja). Subdeliverable tidak memiliki waktu

2017 8



mulai dan selesai yang pasti, tidak mengkonsumsi sumberdaya, atau mewakili biaya secara

langsung.

WBS dan Gantt Chart

Setelah aktivitas-aktivitas (sampai level terkecil) selesai didefinisikan, maka aktivitas-

aktivitas tersebut dapat digambarkan pada sebuah Gantt Chart (diagram kotak / bar chart).

Di dalam Gantt Chart ini waktu mulai dan akhirnya sebuah aktivitas dituliskan secara

terperinci. Masing-masing kotak/bar merepresentasikan lama sebuah aktivitas berlangsung.

Penggunaan project management tools akan sangat membantu proses pembuatan Gantt

chart ini. Salah satu contohnya adalah dengan MS Project.

Contoh WBS yang digambarkan sebagai Gantt chart:

Dapat dilihat di dalam Gantt chart bahwa proyek terdiri dari fase dan setiap fase terdiri dari

unit kerja atau aktivitas dengan masing-masing terlihat timeline waktunya (waktu mulai dan

akhir).

Manajemen Waktu Proyek

Di dalam feasibility plan, estimasi global terhadap waktu proyek sudah didefinisikan.

Namun permasalahannya adalah terkadang, dibutuhkan estimasi yang lebih tepat untuk

menjamin kelancaran proyek dari awal sampai dengan akhirnya.

2017 9



Estimasi waktu ini masuk ke dalam bagian Project Time Management. Dalam

estimasi waktu secara global, dasar pemikiran yang digunakan adalah:

durasi = banyaknya pekerjaan / sumberdaya yang tersedia;

Lebih jauh dari estimasi global tersebut, ada beberapa pendekatan yang sering dilakukan

untuk melakukan estimasi waktu secara lebih terperinci, yaitu:

Top-down approach

o Deduktif: mulai dari hal umum menuju spesifik.

o Logis dan terstruktur.

o Ideal untuk penyusunan estimasi awal (seperti pada Feasibility plan) .

o Perhitungan global dan tidak terperinci.

Bottom-up approach

o Induktif: mulai dari hal yang spesifik menuju hal yang umum.

o Ideal untuk brainstorming (tukar pikiran).

o Perkiraan terinci (langsung ke aktivitas tunggal).

Kombinasi kedua pendekatan di atas untuk estimasi dalam WBS.

Proses Pengelolaan Waktu Kerja

Dalam pengelolaan waktu kerja, termasuk di dalamnya estimasi dan kontrol, dapat

digambarkan sebagai proses seperti di bawah ini:

2017 10



Dengan menggunakan satu atau lebih media input, setelah diproses dengan teknik

yang tersedia, akan diperoleh hasil estimasi yang dituangkan sebagai output proses

estimasi, biasanya dalam bentuk penjadwalan proyek.

Di dalam diktat ini yang akan dibahas secara khusus adalah penggunaan teknik

secara analisis matematika (CPM dan Pert) dan kompresi durasi (crashing).

Analisis Matematik

Teknik-teknik yang biasa digunakan adalah:

CPM (Critical Path Method): mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek

secara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat

diketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal;

GERT (Graphical Evaluation and Review Technique): mengevaluasi langkah kerja

secara probabilistis dalam suatu jaringan kerja, dengan memperhitungkan

bagaimana suatu aktivitas harus dilaksanakan (total, sebagian atau tidak sama

sekali) sebelum suatu aktivitas lanjutan dapat dijalankan;

PERT (Program Evaluation and Review Technique): menggunakan urutan logis

dalam jaringan kerja ditambahkan dengan perhitungan probalistik pada durasi setiap

2017 11



aktivitas. Pada PERT biasa digunakan perhitungan distribusi rata-rata (mean

distribution) untuk menghitung durasi setiap aktivitas.

GERT dan PERT jarang digunakan dewasa ini, tetapi estimasi dengan teknik yang

menyerupai PERT dapat digunakan untuk CPM, yaitu untuk menghitung durasi rata-rata

setiap aktivitas.

CPM (Network Planning)

Karakteristik sebuah diagram CPM adalah sebagai berikut:

Adanya sebuah critical path dalam sebuah jaringan kerja yang menggambarkan

aktivitas berangkai serta menyatakan waktu tersingkat untuk menyelesaikan

keseluruhan proyek. Atau dengan kata lain jumlah aktivitas dengan waktu terpanjang

pada suatu jaringan.

Apabila satu aktivitas pada jalur kritis ini mengalami penundaan maka waktu

penyelesaian proyek keseluruhan juga akan mengalami penundaan.

Analisa aspek waktu secara menyeluruh dengan suatu logika sequensial

(deterministis).

Fokus pada perhatian pada kemungkinan munculnya masalah dan indikasi utk

mereduksi biaya dan delay atau disebut juga lag dalam CPM.

Elemen dalam CPM: aktivitas, durasi, dan kaitan logis (relationship).

Ada dua buah cara pembuatan CPM, yaitu:

1. Activity on Arrow (AOA): rangkaian aktivitas dituliskan pada panah, simpul (node)

menunjukkan suatu peristiwa (event) tercapainya hasil akhir suatu aktivitas;

Contoh:

2017 12



Angka pada setiap simpul menunjukkan durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu

aktivitas.

2. Activity on Node (AON): rangkaian aktivitas ditunjukkan pada simpul (node), panah

menggambarkan arah dari aktivitas (dari aktivitas yang satu menuju aktivitas yang

lain).

Yang lebih sering digunakan dewasa ini adalah AON (akan dibahas pada bab selanjutnya).

PERT

PERT merupakan teknik estimasi yang menggunakan metode statistik. Teknik ini

berbasis pada peristiwa (event oriented) untuk setiap aktivitas. Untuk setiap aktivitas

dievaluasi waktu penyelesaian yang paling cepat (optimistis), paling lama (pesimistis) dan

yang paling realistisnya. Dari data-data ini, kemudian dihitung distribusi rata-ratanya, dan

dianggap sebagai nilai akhir yang paling memungkinkan. Dengan menggunakan teknik

PERT maka estimasi akan lebih realistis karena mendasarkan perhitungan pada teori

peluang dan variasinya.

Apabila distribusi ini digambarkan, maka pada setiap event akan menghasilkan grafik

sebagai berikut:

2017 13



Kompresi Durasi

Kompresi durasi adalah suatu bentuk khusus dari metode analisis matematis. Lewat

kompresi durasi akan diupayakan suatu cara untuk memperpendek durasi proyek tanpa

mengurangi ruang lingkup proyek.

Teknik-teknik yang digunakan untuk melakukan kompresi durasi ini, antara lain:

Crashing: dimana perbedaan biaya dan waktu dalam setiap durasi dianalisa untuk

menentukan perpendekan durasi yang bagaimana yang optimal (perpendekan waktu

terbesar, dengan biaya terendah). Biasanya crashing ini tidak menghasilkan suatu

alternatif yang menguntungkan bagi proyek dan hampir selalu terjadi peningkatan

biaya proyek. Teknik ini akan dibahas lebih lanjut pada bab berikutnya, bersamaan

dengan proses pembuatan jaringan kerja AON.

Fast tracking: melakukan aktivitas secara paralel yang biasanya dilakukan secara

berurutan. Teknik ini hampir selalu memperbesar risiko proyek secara keseluruhan.

Contohnya penulisan kode pada pembuatan software, sebelum rancangan selesai.

2017 14



Daftar Pustaka

PMBOK 2000, Diterjemahkan oleh Mahasiswa STMIK Mardira Indonesia, Bandung

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen Proyek

Project Cost Management



07 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Pada modul ini lebih membahas mengenai Proyek Manajemen Biaya meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai sesuai dengan anggaran yang disetujui

Output yang dihasilkan agar Mahasiswa mampu memahami dan mengetahui penentuan biaya dalam proyek yang akan dikerjakan .

2017 2




KNOWLEDGE (PMBOK)

Proyek Manajemen Biaya meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek

selesai sesuai dengan anggaran yang disetujui. Gambar 7-1 memberikan gambaran proses

utama sebagai berikut:

7.1 Perencanaan Sumber Daya - menentukan sumber daya (orang, peralatan, bahan) dan

jumlah dari masing-masing Sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan

kegiatan proyek.

7.2 Perkiraan Biaya - mengembangkan perkiraan (estimasi) biaya dari sumber daya yang

diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.

7.3 Penganggaran Biaya - mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan untuk aktivitas

kerja individu.

7.4 Pengendalian Biaya - pengendalian perubahan anggaran proyek

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses yang lain di bidang pengetahuan

juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup

individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali

dalam setiap fase proyek

Meskipun proses yang disajikan sebagai elemen diskrit dengan welldefined interface, dalam

praktiknya mereka mungkin tidak seimbang dan berinteraksi dengan tidak rinci di sini.

Proses interaksi dibahas secara rinci dalam Bab 3.

Biaya manajemen proyek terutama berkaitan dengan biaya sumber daya diperlukan untuk

menyelesaikan kegiatan proyek. Namun, manajemen biaya proyek harus juga

mempertimbangkan pengaruh keputusan proyek pada biaya menggunakan proyek produk.

Misalnya, membatasi jumlah review desain dapat mengurangi biaya proyek dengan

mengorbankan kenaikan biaya operasional pelanggan. Pandangan yang lebih luas dari

manajemen biaya proyek sering disebut biaya siklus-hidup. Siklus Hidup biaya bersama-

sama dengan teknik Value Engineering digunakan untuk mengurangi biaya dan waktu,

meningkatkan kualitas dan kinerja, dan mengoptimalkan pengambilan keputusan.

Dalam banyak tempat aplikasi, memprediksi dan menganalisis pendapatan keuangan,

kinerja produk proyek dilakukan di luar proyek. Di lain (misalnya, fasilitas modal proyek),

manajemen biaya proyek juga mencakup pekerjaan ini. Ketika prediksi tersebut dan analisis

2017 3



disertakan, manajemen biaya proyek akan termasuk proses tambahan dan berbagai teknik

manajemen umum seperti sebagai pengembalian investasi, diskont arus kas, analisis

pengembalian biaya, dan lain-lain.

Biaya proyek manajemen harus mempertimbangkan kebutuhan informasi proyek.

stakeholder-stakeholder yang berbeda dapat mengukur biaya proyek dengan cara yang

berbeda dan pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh, biaya pengadaan barang dapat

diukur jika dilakukan, Diperintahkan, dikirim, yang timbul, atau direkam untuk tujuan

keuangan.

2017 4



Ketika biaya proyek digunakan sebagai komponen dari suatu penghargaan dan

pengakuan sistem, biaya terkendali dan tak terkendali harus diperkirakan dan dianggarkan

secara terpisah untuk memastikan bahwa imbalan mencerminkan kinerja yang sebenarnya.

Pada beberapa proyek, khususnya yang lebih kecil, perencanaan sumber daya, estimasi

biaya, dan anggaran biaya yang sangat erat terkait bahwa mereka dilihat sebagai suatu

proses tunggal (Misalnya, mereka mungkin dilakukan oleh satu orang saja selama waktu

yang relatif singkat waktu). Mereka disajikan di sini sebagai proses yang berbeda karena

alat dan teknik untuk masing-masing berbeda. Kemampuan untuk mempengaruhi biaya

terbesar di tahap awal proyek, dan inilah sebabnya mengapa definisi ruang lingkup awal

sangat penting, serta sebagai persyaratan identifikasi yang menyeluruh dan pelaksanaan

rencana suara.

7.1 PERENCANAAN SUMBER DAYA

Sumber Daya melibatkan perencanaan menentukan apa fisik sumber daya (orang,

peralatan,

bahan) dan apa yang jumlah dari masing-masing harus digunakan dan ketika mereka akan

diperlukan untuk melakukan kegiatan proyek. Ini harus dikoordinasikan dengan estimasi

biaya (diuraikan dalam Bagian 7.2). Sebagai contoh:

Sebuah tim proyek konstruksi sangat akrab dengan kode bangunan lokal.

pengetahuan seperti ini seringkali tersedia dari penjual lokal. Namun, jika

Lingkungan tenaga kerja lokal kurang pengalaman dengan konstruksi yang tidak

biasa atau teknik khusus, biaya tambahan untuk konsultan mungkin cara paling

efektif untuk mengamankan pengetahuan tentang kode bangunan lokal.

Sebuah tim desain otomotif harus akrab dengan teknik perakitan terbaru.

Pengetahuan yang diperlukan dan diperoleh dengan menyewa konsultan, dengan

mengirimkan seorang desainer untuk sebuah seminar tentang robotika, atau dengan

memasukkan seseorang dari manufaktur sebagai anggota tim.

2017 5



7.1.1 MASUKAN TERHADAP PERENCANAAN SUMBER DAYA

Pekerjaan struktur dipecah beberapa bagian. Rincian struktur kerja The work

breakdown structure (WBS) mengidentifikasi awal proyek dan proses yang memerlukan

sumber daya, dan dengan demikian merupakan input utama untuk perencanaan sumber

daya. Setiap output yang relevan dari proses perencanaan lainnya harus disediakan

melalui WBS untuk memastikan kontrol yang tepat.

Historis Informasi . Sejarah informasi mengenai jenis sumber daya apa yang diminta

untuk bekerja sama dalam proyek sebelumnya harus digunakan jika tersedia.

Penjelasan Ruang lingkup. Pernyataan ruang lingkup (dijelaskan dalam Bab 5.2.3.1)

berisi pembenaran proyek dan tujuan proyek, baik yang harus dipertimbangkan secara

eksplisit dalam perencanaan sumber daya.

Deskripsi bagian dari Sumber Daya. Pengetahuan tentang apa itu sumber daya

(orang, peralatan, bahan) berpotensi tersedianya sumber daya yang diperlukan untuk

perencanaan. Jumlah detail dan tingkat spesifisitas deskripsi bagian-bagian sumber

daya akan bervariasi. Untuk Misalnya, selama fase awal dari proyek desain rekayasa,

Bagian-bagian yang dapat termasuk "junior dan senior Enginer" dalam jumlah besar.

Selama tahap selanjutnya dari proyek yang sama, Namun, Bagian-bagian mungkin

terbatas pada orang-orang yang memiliki pengetahuan tentang proyek sebagai akibat

dari pernah bekerja pada tahap-tahap sebelumnya.

Kebijakan Organisasi. Kebijakan organisasi berkaitan tentang staf dan sewa atau

pembelian persediaan dan peralatan harus dipertimbangkan selama perencanaan

sumber daya.

2017 6



7.1.2 TEKNIK DAN CARA DALAM PERENCANAAN SUMBER DAYA

Penilaian dari Pakar. Penilaian pakar sering akan diperlukan untuk menilai masukan

kepada proses ini. keahlian tersebut dapat disediakan oleh setiap kelompok atau

individu dengan pengetahuan atau pelatihan khusus, dan tersedia dari berbagai sumber

termasuk:

Unit lain dalam organisasi yang sedang berjalan

Konsultan

Asosiasi dan Tim Teknik yang Profesional

Grups Industri

Cara Cepat dalam mengidentifikasi . identifikasi alternative ini dibahas dalam Bagian

5.2.2.3.

Manajemen proyek perangkat lunak. Manajemen proyek perangkat lunak memiliki

kemampuan untuk membantu mengatur sumber daya kolam. Tergantung pada

kecanggihan perangkat lunak,

ketersediaan sumber daya dan tingkat penjelasannya, serta sumber daya yang periodik.

7.1.3 HASIL DARI PERENCANAAN SUMBER DAYA

® Persyaratan Sumber Daya. Output dari proses perencanaan sumber daya adalah

deskripsi jenis sumber daya yang diperlukan dan berapa jumlah untuk setiap elemen

di tingkat terendah dari WBS. Sumber Daya persyaratan untuk tingkat yang lebih

tinggi dalam WBS dapat dihitung berdasarkan pada nilai-nilai yang lebih rendah.

Sumber daya ini akan diperoleh baik melalui staf akuisisi

7.2 PERKIRAAN BIAYA

Perkiraan biaya melibatkan pendekatan (perkiraan) dari biaya sumber daya yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Dalam aproksimasi biaya, estimator menganggap

penyebab variasi estimasi akhir untuk tujuan lebih baik mengelola proyek.

Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, perawatan harus dilakukan untuk

membedakan perkiraan biaya dari harga. Perkiraan biaya melibatkan pengembangan

penilaian

yang kemungkinan-hasil kuantitatif. berapa biayanya organisasi melakukan untuk

menyediakan produk atau layanan yang terlibat? Harga adalah bisnis keputusan berapa

banyak biaya yang dilakukan organisasi untuk produk atau layanan yang menggunakan

perkiraan biaya sebagai satu dari banyak pertimbangan.

2017 7



Perkiraan biaya termasuk mengidentifikasi dan mempertimbangkan berbagai alternatif

biaya. Sebagai contoh, di unit aplikasi yang paling banyak bekerja, tambahan selama

desain fase banyak diadakan untuk memiliki potensi untuk mengurangi tahap biaya

produksi. Proses estimasi biaya harus mempertimbangkan apakah biaya tambahankarya

desain akan diperhitungkan oleh tabungan yang diharapkan.

2017 8



7.2.1 MASUKAN UNTUK PERKIRAAN BIAYA

Pekerjaan struktur dipecah beberapa bagian. The WBS dijelaskan dalam bab 5.3.3.1.

Hal ini digunakan untuk mengatur perkiraan biaya dan untuk memastikan bahwa semua

pekerjaan diidentifikasi telah diperkirakan.

Persyaratan Sumber Daya. Persyaratan Sumber Daya dijelaskan dalam Bagian

7.1.3.1.

Tingkat Sumber Daya. Individu atau kelompok penyusunan perkiraan biaya harus tahu

unit harga (misalnya, staf biaya per jam, biaya bahan massal per halaman kubik) untuk

masing-masing sumber daya dalam menghitung biaya proyek. Jika harga yang

sebenarnya tidak diketahui, mungkin harus diperkirakan.

Perkiraan lamanya aktifitas. Perkiraan lamanya aktifitas akan mempengaruhi perkiraan

biaya pada setiap proyek di mana anggaran proyek mencakup selisih biaya pembiayaan

(yaitu, beban bunga).

Perkiraan Publikasi. Data yang tersedia secara komersial untuk estimasi biaya.

Histori Informasi. Informasi mengenai biaya banyak kategori sering tersedia dari satu

atau lebih dari sumber-sumber berikut:

Data Proyek - satu atau lebih organisasi yang terlibat dalam proyek dapat

memelihara rekaman hasil proyek sebelumnya yang cukup rinci untuk membantu

dalam mengembangkan perkiraan biaya. Di beberapa bagian aplikasi, masing-

masing anggota tim dapat memelihara catatan tersebut.

Perkiraan biaya komersial – Informasi database - historis sering tersedia secara

komersial.

Pengetahuan anggota Proyek - individu anggota tim proyek mungkin

Memiliki perkiraan sebelumnya. Sementara ingatan tersebut dapat bermanfaat, mereka

umumnya jauh lebih bisa diandalkan daripada hasil yang didokumentasikan.

Bagan Akun . Sebuah bagan akun menggambarkan struktur pengkodean yang

digunakan oleh

organisasi untuk melaporkan informasi keuangan di buku besar. perkiraan biaya proyek

harus dikerjakan dalam kategori akuntansi yang benar.

Resiko. Tim proyek mempertimbangkan informasi tentang risiko ketika membuat

perkiraan biaya, karena risiko (baik ancaman atau peluang) bisa memiliki dampak

signifikan pada biaya. Tim proyek mempertimbangkan sejauh mana pengaruh risiko

termasuk dalam perkiraan biaya untuk setiap aktivitas.

2017 9



7.2.2 TEKNIK DAN CARA UNTUK MEMPERKIRAKAN BIAYA

Perkiraan Manual. Perkiraan Manual, juga disebut memperkirakan top-down, berarti

menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai

dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini. Hal ini sering digunakan untuk

memperkirakan total biaya proyek bila dalam jumlah terbatas, informasi rinci tentang

proyek (misalnya, dalam fase awal). memperkirakan secara manual merupakan bentuk

penilaian ahli (Dijelaskan dalam Pasal 7.1.2.1). Perkiraan Manual umumnya lebih murah

daripada teknik yang lain, tetapi umumnya juga kurang akurat. Hal ini paling dapat

diandalkan saat

o proyek-proyek sebelumnya serupa pada fakta dan bukan hanya dalam

penampilan.

o individu atau kelompok menyiapkan perkiraan memiliki keahlian yang

dibutuhkan.

Pemodelan parametrik. Parametrik melibatkan pemodelan menggunakan karakteristik

proyek (Parameter) dalam model matematis untuk memprediksi biaya proyek. Mungkin

model konstruksi rumah sederhana (perumahan akan biaya jumlah tertentu per kaki

persegi ruang hidup) atau kompleks (satu model dari biaya pengembangan perangkat

lunak menggunakan tiga belas faktor penyesuaian yang terpisah, masing-masing

memiliki lima menjadi tujuh poin di atasnya). Baik biaya dan akurasi model parametrik

sangat bervariasi. Mereka yang paling mungkin dapat diandalkan ketika

a) informasi historis digunakan untuk mengembangkan model adalah akurat,

b) parameter yang digunakan dalam model ini adalah mudah diukur, dan

c) model scalable (yaitu, bekerja dengan baik untuk proyek yang sangat besar seperti

untuk yang sangat kecil satu).

Estimasi Bottom Up. Teknik perkiraan ini melibatkan biaya individu kegiatan atau

pekerjaan paket, kemudian meringkas atau menghitung perkiraan individu untuk

mendapatkan total proyek. Biaya dan ketepatan estimasi bottom-up didorong oleh

ukuran dan kompleksitas kegiatan kerja individu atau paket kegiatan yang lebih kecil

meningkatkan baik biaya dan keakuratan dari proses estimasi. Tim manajemen proyek

harus mempertimbangkan akurasi tambahan terhadap biaya tambahan.

Alat Komputerisasi. seperti perangkat lunak manajemen proyek spreadsheet dan

simulasi / tools statistik, banyak digunakan untuk membantu dengan biaya

memperkirakan. produk tersebut dapat menyederhanakan penggunaan alat-alat yang

dijelaskan

2017 10



Metode estimasi biaya lainnya. Sebagai contoh, tawaran vendor analisis.

7.2.3 HASIL DARI PERKIRAAN BIAYA

Perkiraan biaya. adalah penilaian kuantitatif dari kemungkinan biaya sumber daya yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. mungkin akan disajikan dalam

ringkasan atau secara rinci. Biaya harus diestimasi untuk semua sumber daya yang

akan dibebankan ke proyek. Hal ini mencakup, namun tidak terbatas pada, tenaga kerja,

bahan, persediaan, dan khusus kategori seperti tunjangan inflasi atau cadangan biaya.

Biaya perkiraan umumnya dinyatakan dalam satuan mata uang (dolar, euro, yen, dll)

untuk memudahkan perbandingan baik di dalam dan di proyek. Dalam beberapa kasus,

estimator dapat menggunakan satuan pengukuran untuk memperkirakan biaya, seperti

staf atau jam hari staf, bersama dengan perkiraan biaya mereka untuk memfasilitasi

pengelolaan yang tepat kontrol. Biaya memperkirakan umumnya termasuk

mempertimbangkan respon risiko yang tepat perencanaan, seperti rencana kontingensi.

Biaya perkiraan mungkin memiliki manfaat dari disempurnakannya program untuk

mencerminkan detail tambahan yang tersedia. Di beberapa daerah aplikasi, ada

pedoman untuk perbaikan tersebut harus dibuat dan dengan derajat akurasi diharapkan.

Sebagai contoh, Asosiasi bagi Kemajuan Biaya Rekayasa (AACE- The Association for

the Advancement of Cost Engineering) International telah mengidentifikasi kemajuan

dari lima jenis perkiraan biaya konstruksi selama rekayasa: urutan besarnya, konseptual,

pendahuluan, definitif, dan kontrol.

Pendukung detail. Pendukung detail untuk perkiraan biaya harus mencakup

didalamnya.

Penjelasan mengenai lingkup pekerjaan yang diperkirakan. Hal ini sering disediakan

oleh referensi ke WBS.

Dokumentasi dasar untuk memperkirakan; yaitu bagaimana dikembangkan.

Dokumentasi dari setiap asumsi yang digunakan.

Indikasi dari berbagai hasil yang mungkin, misalnya $ 10.000 ± $ 1.000 untuk

menunjukkan bahwa item tersebut diharapkan biaya antara $ 9.000 dan $ 11.000.

Jumlah dan jenis rincian tambahan aplikasi berbeda-beda menurut wilayah.

Mempertahankan bahkan catatan kasar dapat membuktikan berharga dengan

memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana memperkirakan

dikembangkan.

Rencana manajemen biaya. menggambarkan bagaimana biaya varians akan dikelola

(misalnya, tanggapan yang berbeda untuk masalah utama dari pada bukan masalah

2017 11



utama orang). Sebuah rencana manajemen biaya dapat formal atau informal, sangat

rinci atau luas berbingkai, berdasarkan kebutuhan para pemangku kepentingan proyek.

Ini adalah anak perusahaan elemen dari rencana proyek.

7.3 ANGGARAN BIAYA

Penganggaran Biaya melibatkan pengalokasian perkiraan biaya keseluruhan untuk kegiatan

individu atau bekerja untuk mendirikan sebuah paket biaya dasar untuk mengukur kinerja

proyek. Realitas dapat mendikte bahwa perkiraan yang dilakukan setelah persetujuan

anggaran adalah disediakan, namun perkiraan harus dilakukan sebelum permintaan

anggaran

7.3.1 MASUKAN ANGGARAN BIAYA

Perkiraan biaya. Perkiraan Biaya dijelaskan dalam Bagian 7.2.3.1.

Pekerjaan struktur breakdown. The WBS mengidentifikasi unsur proyek yang biaya

akan dialokasikan.

2017 12



Jadwal proyek (dijelaskan dalam Bab 6.4.3.1) direncanakan dimulai dan diharapkan

selesai tanggal untuk komponen proyek yang biaya akan dialokasikan. Informasi ini

diperlukan untuk menentukan biaya ke waktu periode saat biaya akan terjadi.

Rencana manajemen risiko. dibahas dalam Bagian 11.1.3. Selain itu, rencana

manajemen risiko sering kali berisi contingency cost, yang dapat ditentukan berdasarkan

keakuratan diharapkan dari perkiraan.

7.3.2 Teknik dan Cara untuk Anggaran Biaya

Penganggaran Biaya alat dan teknik. Perkakas dan teknik yang diuraikan dalam

Bagian 7.2.2 untuk mengembangkan estimasi biaya proyek digunakan untuk

mengembangkan anggaran kegiatan atau pekerjaan paket juga.

7.3.3 Hasil dari Anggaran Biaya

Baseline biaya anggaran bertahap waktu yang akan digunakan untuk mengukur dan

memonitor kinerja biaya pada proyek tersebut. Hal ini dikembangkan oleh penjumlahan

estimasi biaya dengan periode dan biasanya ditampilkan dalam bentuk kurva-S, seperti

yang diilustrasikan pada Gambar 7-2. Banyak proyek, khususnya yang lebih besar,

mungkin memiliki beberapa data dasar untuk biaya aspek yang berbeda ukuran kinerja

biaya. Sebagai contoh, menghabiskan

7.4 PENGENDALIAN BIAYA

2017 13



Biaya pengendalian berkaitan dengan

a. mempengaruhi faktor-faktor yang membuat perubahan baseline biaya untuk memastikan

bahwa perubahan yang disepakati,

b. menentukan bahwabiaya dasar telah berubah, dan

c. mengelola perubahan aktual ketika dan ketika mereka terjadi. Biaya kontrol meliputi:

Memantau kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami varians dari rencana.

Memastikan bahwa semua perubahan yang sesuai dicatat secara akurat dalam

biaya baseline.

Mencegah perubahan yang tidak benar, tidak tepat, atau tidak sah dari yang

termasuk dalam biaya awal.

Menginformasikan pemangku kepentingan sesuai perubahan yang berwenang

Bertindak untuk membawa d biaya dalam batas yang dapat diterima termasuk

mencari keluar "mengapa" baik positif dan negative varians. Ini harus benar-benar

terintegrasi dengan proses kontrol lainnya (Lingkup perubahan kontrol, jadwal,

kontrol kualitas, dan lainnya). Misalnya, tanggapan yang tidak sesuai untuk biaya

varians dapat menyebabkan kualitas atau jadwal masalah, atau menghasilkan

tingkat risiko yang tidak dapat diterima kemudian.

7.4.1 MASUKAN UNTUK KONTROL BIAYA

Baseline biaya. Baseline biaya dijelaskan pada Bagian 7.3.3.1.

Laporan kinerja. laporan Kinerja (dibahas dalam Bagian 10.3.3.1) menyediakan

informasi tentang ruang lingkup proyek dan biaya, seperti yang memiliki anggaran telah

dipenuhi dan yang tidak. Laporan Kinerja juga dapat mewaspada proyek tim untuk isu-

isu yang dapat menyebabkan masalah di masa mendatang.

2017 14



Perubahan permintaan. Perubahan permintaan dapat terjadi dalam berbagai bentuk-

lisan atau tertulis, langsung atau tidak langsung, eksternal atau internal dimulai, dan

secara hukum atau mandate opsional. Perubahan mungkin memerlukan peningkatan

anggaran atau memungkinkan berkurangnya.

Rencana manajemen biaya. Rencana pengelolaan biaya

7.4.2 ALAT DAN TEKNIK UNTUK KONTROL BIAYA

Sistem kontrol perubahan biaya. Perubahan sistem kontrol biaya mendefinisikan

prosedur dengan biaya awal yang dapat diubah. Ini mencakup dokumen, pelacakan

sistem, dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk otorisasi perubahan. Perubahan

biaya sistem kontrol harus diintegrasikan dengan sistem kontrol perubahan yang

terintegrasi.

Pengukuran kinerja. Teknik pengukuran kinerja, membantu untuk menilai besarnya

setiap variasi yang terjadi. Memperoleh Manajemen Nilai (Earned Value Management -

EVM), terutama berguna untuk pengendalian biaya. Suatu bagian penting dari

pengendalian biaya adalah untuk menentukan apa yang menyebabkan varians dan

untuk memutuskan apakah varians membutuhkan tindakan perbaikan.

Manajemen Mendapatkan nilai (EVM). Semua EVM Rencana Account Control (CAP)

harus terus menerus mengukur kinerja proyek yang berkaitan dengan tiga variabel

independen:

1) Nilai Direncanakan, pekerjaan fisik yang dijadwalkan akan dilakukan, termasuk nilai

perkiraan pekerjaan ini (sebelumnya disebut Anggaran Biaya Kerja Dijadwalkan [BCWS]),

2) Nilai Diperoleh, pekerjaan fisik benar-benar selesai, termasuk nilai estimasi pekerjaan ini

(Sebelumnya disebut Anggaran Biaya untuk Pekerjaan Performed [BCWP]),

dan ke 3) Realisasi Biaya yang dikeluarkan untuk mencapai Nilai Earned.

Hubungan dari 2) Nilai yang diterima kurang 1) Rencana Nilai merupakan Varians Jadwal

(SV). Itu hubungan 2) Memperoleh Nilai kurang 3) Biaya Biaya aktual merupakan Varians

(CV) untuk proyek tersebut.

Perencanaan tambahan. Beberapa proyek berjalan tepat sesuai rencana. Calon

perubahan mungkin memerlukan perkiraan biaya baru atau revisi atau analisis

pendekatan alternatif.

Bantuan Komputerisasi. seperti perangkat lunak manajemen proyek dan spreadsheet,

sering digunakan untuk melacak biaya yang direncanakan versus biaya yang

sebenarnya, dan untuk meramalkan pengaruh perubahan biaya.

2017 15



7.4.3 HASIL DARI KONTROL BIAYA

Revisi perkiraan biaya. Revisi perkiraan biaya adalah biaya modifikasi informasi

yang digunakan untuk mengelola proyek. stakeholder yang tepat harus diberitahu.

Revisi perkiraan biaya mungkin atau tidak mungkin memerlukan penyesuaian untuk

aspek-aspek lain dari rencana proyek.

Update Anggaran adalah kategori khusus dari perkiraan biaya revisi. update

Anggaran adalah perubahan ke baseline yang disetujui. Angka-angka ini umumnya

direvisi hanya sebagai jawaban terhadap perubahan ruang lingkup. Dalam beberapa

kasus, biaya varians mungkin begitu parah sehingga rebaselining diperlukan untuk

memberikan suatu ukuran yang realistis kinerja.

Tindakan korektif adalah segala sesuatu dilakukan untuk membawa masa depan

yang diharapkan kinerja proyek sesuai dengan rencana proyek.

2017 16



Perkiraan terkini. adalah perkiraan yang paling kemungkinan biaya proyek total

berdasarkan kinerja proyek dan kuantifikasi risiko, dijelaskan dalam Bagian 11.4.3.

Teknik-teknik peramalan yang paling umum adalah beberapa variasi.

Proyek Closed. Proses dan prosedur harus dikembangkan untuk menutup atau

membatalkan proyek. Misalnya, Pernyataan Posisi (SOP 98-1 dikeluarkan oleh

American Institute of Certified Akuntan Publik-AICPA) mensyaratkan bahwa semua

biaya untuk proyek teknologi informasi yang gagal akan dihapuskan pada kuartal

bahwa proyek tersebut dibatalkan.

Pelajaran. Penyebab varians, alasan di balik korektif tindakan yang dipilih, dan jenis-

jenis pelajaran yang dipetik dari pengendalian biaya harus didokumentasikan

sehingga mereka menjadi bagian dari database historis untuk kedua ini proyek dan

proyek-proyek lain dari organisasi bermasalah.

2017 17



Daftar Pustaka

PMBOK 2000, Sri Rahayu Asriati, Program Pasca Sarjana STMIK LIKMI

Bandung

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Manajemen Resiko



09 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Resiko dalam sebuah project dapat diminimalkan dengan melihat komponen-komponen yang ada sehingga kerugian dari perusahaan atau kegagalan dapat diminimalisir

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui komponen-komponen apa saja yang harus diperhatikan dalam meminimalisir kegagalan dalam project. Mahasiswa juga harus membuat solusi agar dapat mengatasi permasalahan yang ada

2017 2



Definisi dan Tipe-Tipe Portal

Defenisi konseptual mengenai resiko : (Robert Charette)

1. Resiko berhubungan dengan kejadian di masa yg akan datang.

2. Resiko melibatkan perubahan (spt. perubahan pikiran, pendapat, aksi, atau

tempat)

3. Resiko melibatkan pilihan & ketidakpastian bahwa pilihan itu akan dilakukan.

Strategi reaktif memonitor proyek terhadap kemungkinan resiko. Sumber2

daya dikesampingkan, padahal seharusnya sumber2 daya menjadi masalah

yang sebenarnya / penting.

Strategi proaktif dimulai sebelum kerja teknis diawali. Resiko potensial

diidentifikasi, probabilitas & pengaruh proyek diperkirakan, dan diprioritaskan

menurut kepentingan, kemudian membangun suatu rencana untuk

manajemen resiko.

Sasaran utama adalah menghindari resiko.

Resiko Perangkat Lunak meliputi :

Karakteristik resiko :

1. Ketidakpastian

Kejadian yang menandai risiko mungkin atau tidak mungkin terjadi;

2. Kerugian

Bila risiko menjadi realitas, akibat yang tidak diinginkan atau kerugian akan

dialami

Identifikasi resiko adalah usaha sistematis untuk menentukan ancaman terhadap

rencana proyek (perkiraan, jadwal, pemuatan sumber daya, dll).

Ada dua tipe risiko yang berbeda :

1. Risiko generik merupakan ancaman potensial pada setiap proyek perangkat

lunak.

2. Risiko produk spesifik hanya dapat diidentifikasi oleh mereka dengan

pemahaman khusus mengenai teknologi tsb, manusia, serta lingkungan yang

spesifik terhadap proyek yang ada.

2017 3



Checklist dapat digunakan pada identifikasi risiko dan berfokus pada beberapa

himpunan bagian risiko yang sudah diketahui dan diprediksi dalam sub kategori

berikut ini :

• Ukuran produk – risiko sehubungan dengan keseluruhan ukuran perangkat

lunak yang akan dibangun atau dimodifikasi.

• Pengaruh bisnis – risiko sehubungan dengan batasan yang dibebankan oleh

manajemen atau pasar.

• Karakteristik pelanggan – risiko sehubungan dengan kepintaran pelanggan

dan kemampuan pengembang untuk berkomunikasi dengan pelangan

dengan cara yang tepat.

• Definisi proses – risiko sehubungan dengan tingkat di mana proses perangkat

lunak telah didefinisikan dan diikuti oleh organisasi pengembangan.

• Lingkungan pengembang – risiko sehubungan dengan keberadaan dan

kualitas peranti yang akan digunakan untuk membangun produk.

• Teknologi yang akan dibangun – risiko sehubungan dengan kompleksitas

sistem yang akan dibangun dan “kebaruan” teknologi yang dikemas oleh

sistem.

Ukuran dan pengalaman staf – risiko sehubungan dengan keseluruhan teknik dan

pengalaman proyek dari rekayasa perangkat lunak yang akan melakukan tugas

tersebut.

a. Resiko proyek

Resiko proyek mengancam rencana proyek. Bila resiko proyek menjadi kenyataan

maka ada kemungkinan jadwal proyek akan mengalami slip & biaya menjadi

bertambah. Resiko proyek mengidenifikasi :

- biaya - sumber daya

- jadwal - pelanggan

- personil (staffing & organisasi) - masalah persyaratan

2017 4



b. Resiko teknis

Resiko teknis mengancam kualitas & ketepatan waktu PL yg akan dihasilkan. Bila

resiko teknis menjadi kenyataan maka implementasinya menjadi sangat sulit atau

tidak mungkin. Resiko teknis mengidentifikasi :

- desain potensial - ambiquitas

- implementasi - spesifikasi

- interfacing - ketidakpastian teknik 2 - verivikasi - keusangan teknik

- masalah pemeliharaan - teknologi yg leading edge

c. Resiko bisnis

Resiko bisnis mengancam viabilitas PL yg akan dibangun.Resiko bisnis

membahayakan proyek atau produk. 5 resiko bisnis utama :

1. pembangunan produk atau sistem yg baik sebenarnya tdk pernah diinginkan oleh

setiap orang (resiko pasar)

2. pembangunan sebuah produk yg tidak sesuai dgn keseluruhan strategi bisnis bagi

perusahaan (resiko strategi)

3. Pembangunan sebuah produk dimana sebuah bagian pemasaran tidak tahu

bagaimana harus menjualnya.

4. Kehilangan dukungan manajemen senior sehubungan dg perubahan pd fokus

atau perubahan pd manusia (resiko manajemen)

5. Kehilangan hal2 yg berhubungan dgn biaya atau komitmen personal (resiko

biaya).

d. Resiko yg sudah diketahui

adalah resiko yg dpt diungkap setelah dilakukan evaluasi secara hati2 terhadap

rencana proyek, bisnis, & lingkungan teknik dimana proyek sedang dikembangkan,

dan sumber informasi reliable lainnya.

seperti :

- tgl penyampaian yg tdk realitas

- kurangnya persyaratan yg terdokumentasi

2017 5



- kurangnya ruag lingkup PL

- lingkungan pengembangan yg buruk

e. Resiko yg dapat diramalkan

Merupakan diekstrapolasi dari pengalaman proyek sebelumnya.

Misalnya :

- pergantian staf

- komunikasi yg buruk dgn para pelanggan

- mengurangi usaha staff bila permintaan pemeliharaan sedang berlangsung dilayani

f. Resiko yg tidak diharapkan

resiko ini dapat benar-benar terjadi, tetapi sangat sulit untuk diidentifikasi

sebelumnya.

2. Masalah-masalah proses

Apakah manajemen senior anda mendukung suatu pernyataan

kebijaksanaan yg menekankan pentingnya suatu proses standar untuk

pengembangan proses ?

Sudahkah organisasi anda mengembangkan suatu diskripsi tertulis mengenai

proses PL yg akan digunakan pd proyek ini ?

Apakah anggota2 staf „ditugasi‟ ke proses PL pd saat PL didokumentasi &

bersedia menggunakannya ?

Apakah proses PL digunakan untuk proyek lain ?

Sudahkah organisasi anda mengembangkan atau mendapatkan serangkaian

serangkaian kursus pelatihan RPL bagi para manajer dan staf teknik ?

Apakah standar RPL yg diterbitkan disediakan utk setiap pengembang

Perangkat Lunak (PL) & manajer PL ?

Sudahkah dokumen outline & contoh2 dikembangkan untuk semua yg

ditentukan sebagai bagian yg dapat disampaikan sebagai bagian dari proses

PL ?

Apakah kajian teknis formal terhadap spesifikasi persyaratan, desain, dan

kode dilakukan secara reguler ?

2017 6



Apakah kajian teknis formal terhadap prosedur pengujian & test case

dilakukan secara reguler ?

Apakah hasil dari masing2 kajian teknis formal didokumentasikan, termasuk

kesalahan yg ditemukan & sumber daya yg digunakan ?

Apakah mekanisme utk memastikan bahwa kerja yg dilakukan pd suatu

proyek sesuai dengan standar RPL ?

Apakah manajemen konfigurasi digunakan utk memelihara konsistensi

diantara system/persyaratan PL, desain, kode, dan test case ?

Apakah digunakan suatu mekanisme utk mengontrol perubahan ke

persyaratan pelanggan yg mempengaruhi PL ?

Adakah pernyataan mengenai kerja, spesifikasi persyaratan pelanggan, dan

rencana pengembangan PL yg didokumentasikan untuk masing2 subkontrak?

Apakah ada prosedur untuk menelusuri & mengkaji kinerja subkontrak ?

3. Masalah-masalah teknis

Apakah digunakan teknik spesifikasi aplikasi untuk membantu komunikasi

diantara pelanggan & pengembang ?

Apakah metode spesifik digunakan untuk analisis PL ?

Apakah anda melihat suatu metode spesifik untuk data & desain arsitektur ?

Apakah lebih dari 90% dari kode anda ditulis dgn bahasa orde yg lebih tinggi?

Apakah konvensi spesifik utk dokumentasi kode didefinisikan & digunakan ?

Apakah anda menggunakan metode spesifik utk desain test case?

Apakah digunakan peranti PL utk mendukung perencanaan & aktivitas

penelusuran ?

Apakah digunakan peranti PL manajemen konfigurasi utk me-ngontrol &

menelusuri aktivitas perubahan diseluruh proses PL ?

Apakah digunakan peranti PL utk mendukung analisis PL & desain proses ?

Apakah digunakan peranti utk menciptakan prototipe PL ?

Apakah digunakan peranti PL utk mendukung proses pengujian ?

Apakah peranti PL digunakan utk mendukung produksi dan manajemen

dokumentasi ?

Apakah metrik kualitas dikumpulkan bagi semua proyek PL ?

2017 7



Apakah metrik produktivitas dikumpulkan bagi semua proyek PL?

2017 8



Bila mayoritas jawaban terhadap pertanyaan tsb adalah `tidak`, maka proses PL

lemah dan berisiko tinggi.Resiko yg berhubungan dgn kompleksitas sistem yg akan

dibangun dan `kebaruan` teknologi yg dikemas oleh system.

Checklist item resiko yg berhubungan dengan teknologi yg akan dibangun :

Apakah teknologi yg akan dibangun adalah hal yg baru untuk organisasi

anda?

Apakah persyaratan pelanggan memerlukan kreasi algoritma baru atau

teknologi input atau output?

Apakah PL berinterface dgn perangkat keras baru atau belum terbukti?

Apakah PL yg akan dibangun ber-interace dgn produk PL yg dipasok oleh

vendor yg belum terbukti?

Apakah PL yg akan dibangun ber-interface dgn suatu sistem database yg

fungsi kinerjanya belum dibuktikan di dalam area aplikasi ini?

Apakan diperlukan interface pemakai khusus oleh persyaratan produk?

Apakah persyaratan untuk produk memerlukan kreasi komponen program yg

tidak sama dengan yg dikembangkan terakhir oleh organisasi anda?

Apakah persyarata memerlukan pemakaian analisis, desain atau metode

pengujian baru?

Apakah persyaratan memerlukan metode pengembangan PL tdk

konvensional, spt metode formal, pendekatan Al-based dan jaringan syaraf

buatan?

Apakah persyaratan meletakkan batasan kinerja yg eksesif pada produk

tersebut?

Apakah pelanggan tidak yakin pada fungsionalitas yg diminta dapat

‟dilakukan‟?

Bila jawaban dari pertanyaan2 di atas adalah ‟ya‟, penyelidikan lebih lanjut harus

dilakukan untuk memperkirakan risiko potensial.

4. Analisa Resiko lingkungan pengembangan

Resiko yg berhubungan dgn keberadaan & kualitas peranti yg akan

digunakan untuk membangun produk. Lingkungan proses PL mendukung tim

2017 9



proyek, proses dan produk. Lingkungan yg salah dapat menjadi sumber resiko yg

penting.

Checklist item resiko yg berhubungan dengan lingkungan pengembangan :

Apakah peranti manajemen proyek dapat diperoleh?

Apakah peranti manajemen proses dapat diperoleh?

Apakah peranti untuk analisis dan desain dapat diperoleh?

Apakah peranti analisis dan desain penyampaian metode sesuai bagi produk

yg akan dibangun?

Apakah kompiler atau generasi kode dapat diperoleh dan sesuai untuk produk

yg akan dibangun?

Apakah peranti pengujian dapat diperoleh dan sesuai untuk produk yg akan

dibangun?

Apakah peranti manajemen konfigurasi PL dapat diperoleh?

Apakah lingkungan menggunakan suatu database atau tempat

penyimpanan?

Apakah semua peranti PL dapat diintegrasikan satu dgn lainnya?

Sudahkah anggota tim proyek menerima pelatihan dgn masing2 peranti?

Apakah ada pakar lokal untuk menjawab pertanyaan2 mengenai peranti

tersebut?

Apakah bantuan dan dokumentasi on-line bagi peranti memadai?

Bila mayoritas jawaban terhadap pertanyaan tersebut adalah ‟tidak‟, berarti

lingkungan pengembangan PL lemah dan berisiko tinggi.

5. Komponen Risiko dan Driver

Pedoman untuk mengidentifikasi risiko PL dan pengurangannya yaitu

menghendaki agar manajer proyek mengidentifikasi risiko driver yg mempengaruhi

komponen risiko PL – kinerja, biaya, dukungan dan jadwal. Komponen risiko

didefinisikan dgn cara sbb :

Risiko kinerja – tingakat ketidakpastian dimana produk akan memenuhi

persyaratannya dan cocok dgn penggunaannya.

Risiko biaya – tingkat ketidakpastian dimana biaya proyek akan dijaga

2017 10



Risiko dukungan – tingkat ketidakpastian dimana PL akan mudah dikoreksi,

disesuaikan dan ditingkatkan.

Risiko jadwal – tingkat ketidakpastian dimana jadwal proyek akan dijaga dan

produk akan disampaikan tepat waktu.

Dua cara melakukan proyeksi risiko :

Probabilitas di mana risiko adalah nyata

Konsekuensi masalah yang berhubungan dengan risiko

Perencanaan proyek bersama dengan manajer & staf teknik melakukan 4 aktifitas

proyeksi risiko :

1. Membangun suatu skala yang merefleksikan kemungkinan risiko yang dirasakan

2. Menggambar konsekuensi risiko

3. Memperkirakan pengaruh risiko pada proyek dan produk

4. Memcatat keseluruhan akurasi proyeksi proyek risiko sehingga akan tidak ada

kesalahpahaman

6. Mengelola Resiko

Tabel 6.2 Contoh

Tabel Risiko Risiko

Kategori Prob Pengaruh

Estimasi ukuran

rendah secara

signifikan

PS 60% 2

Jumlah pemakai

lebih besar dari yg

diharapkan

PS 30% 3

Pemakaian ulang

lebih rendah dr yg

diharapkan

PS 70% 2

Pemakaian akhir

menolak

BU 40% 3

Deadline BU 50 % 2

2017 11



pengiriman

diperketat

Pendanaan

dihapuskan

CU 40% 1

Pelanggan akan

merubah kebutuhan

PS 80% 2

Teknologi tdk

memenuhi harapan

TE 30% 1

Kurangnya

pelatihan pada

piranti

DE 80% 3

Staf tdk

berpengalaman

ST 30% 2

Turnover staf tinggi ST 60% 2

KATEGORI RISIKO : PS :

Ukuran produk

TE : Teknologi

BU : Bisnis DE : Lingkungan Pengembangan

CU : Proses ST : Ukuran Staf & Pengalaman

Caranya :

1. Daftarkan semua risiko

2. Masing-masing risiko dikatogorikan

3. Probabilitas masing-masing risiko dapat diperkirakan oleh anggota tim secara

individual

4. Pengaruh masing-masing risiko diperkirakan dengan menggunkan karekteristik yg

ada di gambar 6.1

5. Katergori untuk masing-masing dari keempat komponen risiko kinerja, dukungan,

biaya, dan jadwal dirata-rata untuk menentukan nilai keseluruhan

6. Urutkan probabilitas tinggi dan pengaruh tinggi dimasukkan ke urutan pertama.

2017 12



7. Menilai Pengaruh Resiko

Tiga faktor yg mempengaruhi konsekuensi jika suatu risiko benar-benar terjadi :

1. Sifatnya ; risiko yang menunjukkan masalah yg muncul bila ia terjadi

2. Ruang lingkupnya; menggabungkan kepelikannya (seberapa seriusnya masalah

ini ? ) dengan keseluruhan distribusi ( berapa banyak proyek yg akan dipengaruhi

atau berapa banyak pelanggan terganggu ?)

3. Timingnya; mempertimbangkan kapan dan untuk berapa lama pengaruh itu

dirasakan.

Seorang manajer proyek mungkin menginginkan berita buruk terjadi segera mungkin

tetapi dalam beberapa kasus penundaan lebih lama akan lebih baik.Langkah-

langkah yg direkomendasikan untuk menentukan konsekuensi keseluhan dari suatu

resiko :

1. Tentukan probabilitas rata-rata dari nilai kejadian untuk masing-masing komponen

risiko

2. Dengan mengunkan tabel 6.2, tentukan pengaruh untuk masing-masing

komponen berdasarkan kreteria yg diperlihatkan

3. Lengkapi tabel risiko dan analsis hasilnya seperti dijelaskan sebelumnya di bab 6

ini.

Tim proyek harus melihat tabel risiko pada interval yg reguler mengevaluasi lagi

masing-masing risiko untuk menentukan kapan keadaan baru menyebabkan

probabilitas dan pengaruh berubah.

Akibatnya diperlukan penambahan risiko baru ke tabel, mengganti risiko yg tidak

relevan dan mengubah pemosisian relatif dari risiko lainnya.

8. Pengurangan dan monitoring resiko perangkat lunak.

Aktifitas analisis risiko mempunyai titik tunggal yg memiliki tujuan untuk

membantu tim proyek dalam mengembangkan strategi yg berkaitan dengan risiko.

Strategi yg efektif harus :

2017 13



1. Menghindari risiko

2. Memonitoring risiko

3. Manajemen risiko dan perencanaan kemungkinan

Langkah-langkah untuk mengurangi turnover staf adalah

1. Temui staf yg ada, untuk menentukan penyebab keluar

2. Bertindaklah untuk mengurangi penyebab-penyebab yg ada di bawah kontrol

manajemen sebelum proyek dimulai

3. Bila proyek dimulai asumsikan turnover akan terjadi dan kembangkan teknik-

teknik untuk memastikan kontiunitas pada saat orang keluar

4. Kumpulkan tim proyek sehingga informasi mengenai masing-masing aktivitas

pengembangan dapat disebarluaskan

5. Tentukan standar dokumentasi dan buat mekanisme untuk memastikan bahwa

dokumen dikembangkan tepat waktu

6. Lakukan kajian antar teman terhadap semua pekerjaan tersebut sehingga lebih

dari satu orang yang terbiasa dengan pekerjaan itu

7. Tentukan backup anggota staf untuk setiap teknologi kritis

Aktifitas pemonitoran dimulai, manajer proyek memonitor factor-faktor yang dapat

memberikan suatu indikasi apakah risiko mungkin sedang menjadi lebih atau

kurang.

Untuk kasus turnover tinggi, factor-faktor yg dapat dimonitor :

1. Sikap umum anggota tim berdasarkan tekanan proyek

2. Tingkat di mana tim disatu – padukan

3. Hubungan interpersonal di antara anggota tim

4. Masalah pontensial dengan kompensasi dan manfaat

5. Keberadaan pekerjakan di dalam perusahaan dan di luarnya

Langkah pengurangan resiko diperlukan bagi definisi standar dokuntasi dan

mekanisme untuk memastikan bahwa dokumen dikembangkan secara tepat waktu,

guna memastikan kontinuitas.Manajemen risiko dan perencanaan kemungkinan

mengasumsikan bahwa usaha pengurangan telah gagal dan risiko menjadi suatu

kenyataan. Contoh, diandaikan proyek sedang berlangsung dengan baik dan

2017 14



sejumlah orang mengatakan akan keluar dari proyek tersebut maka strategi

pengurangan telah dilakukan dengan backup , informasi, dokumentasi dan

pengetahuan telah disebar ke semua tim. Manajer proyek akan menyesuaikan lagi

jadwal dengan fungsi-fungsi yg telah disusun sepenuhnya dan pendatang baru akan

ditambah untuk mengejar dan membagun serta akan ditransfer pengetahuan oleh

orang akan keluar.

2017 15



Daftar Pustaka

http://web.unair.ac.id/admin/file/f_33720_rpl_11_Risk_Management.pdf

1. Presman, Rouger S, Software Enigineering, 4th Edition, Mc. Graw

Hill,1997.

2. Sommerville,Ian, Software Engineering, 7th Edition, Addison Wesley, 2004.

3. Kendall & Kendall, Systems Analysis and Design, 6th Edition, Prentice

Hall,2006.

Wikusna Wawa, ST, Manajemen proyek perangkat lunak, Modul universitas

informatika & Bisnis Indonesia

http://web.unair.ac.id/admin/file/f_33720_rpl_11_Risk_Management.pdf

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Manajemen Kualitas 1



10 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Resiko dalam sebuah project dapat diminimalkan dengan melihat komponen-komponen yang ada sehingga kerugian dari perusahaan atau kegagalan dapat diminimalisir

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui komponen-komponen apa saja yang harus diperhatikan dalam meminimalisir kegagalan dalam project. Mahasiswa juga harus membuat solusi agar dapat mengatasi permasalahan yang ada

2017 2



Manajemen Mutu Proyek

Proyek Manajemen Mutu mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan

bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini mencakup "semua aktivitas

dari fungsi manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan

tanggung jawab dan menerapkan mereka dengan cara seperti perencanaan mutu, jaminan

mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas, dalam sistem mutu" (1).

Gambar 8-1 memberikan gambaran tentang proses manajemen mutu proyek utama berikut:

1. Kualitas Perencanaan-mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek

dan menentukan bagaimana memuaskan mereka.

2. Penjaminan Kualitas-mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan secara teratur

untuk memberikan keyakinan bahwa proyek akan memenuhi standar kualitas yang

relevan.

3. Kontrol kualitas (Quality Control) - pemantauan proyek tertentu untuk menentukan

apakah mereka sesuai dengan standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara

untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan.

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain

juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau kelompok

individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali

dalam setiap tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit

dengan antarmuka welldefined, dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan

berinteraksi dengan cara yang tidak rinci di sini.

Pendekatan dasar untuk manajemen mutu yang dijelaskan dalam bagian ini

dimaksudkan agar kompatibel dengan Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO),

sebagaimana tercantum dalam ISO 9000 dan 10000 serangkaian standar dan pedoman.

Pendekatan umum juga harus kompatibel dengan a) pendekatan eksklusif untuk

manajemen mutu seperti yang direkomendasikan oleh Deming, Juran, Crosby, dan lain-lain,

dan b) pendekatan Nonproprietary seperti Total Quality Management (TQM), Continuous

Improvement, dan lain-lain. Proyek manajemen mutu harus mengatasi baik manajemen

proyek dan hasil proyek. Produk istilah generik yang sering digunakan, dalam kualitas

literatur tentang, untuk merujuk ke baik barang dan jasa. Kegagalan untuk memenuhi

persyaratan kualitas dalam dimensi baik dapat memiliki konsekuensi negatif yang serius

untuk setiap atau semua stakeholder proyek.

2017 3



Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lembur tim proyek bisa menghasilkan

konsekuensi negatif dalam bentuk gesekan karyawan meningkat. Rapat tujuan proyek

jadwal oleh kesibukan pemeriksaan kualitas direncanakan dapat menghasilkan konsekuensi

negatif ketika kesalahan tidak terdeteksi.

Kualitas adalah "totalitas karakteristik suatu entitas yang menanggung pada

kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan lain atau tersirat" (2). Lain kebutuhan dan

tersirat adalah input untuk kebutuhan proyek berkembang. Sebuah aspek penting dari

manajemen mutu dalam konteks proyek ini adalah kebutuhan untuk mengubah kebutuhan

tersirat menjadi persyaratan melalui cakupan manajemen proyek, yang dijelaskan dalam

Bab 5.

Tim manajemen proyek harus berhati-hati untuk tidak membingungkan antara

kualitas dengan grade. Grade adalah "sebuah kategori atau peringkat yang diberikan

kepada badan usaha yang memiliki penggunaan fungsional yang sama tetapi karakteristik

teknis yang berbeda" (3). Rendahnya kualitas selalu masalah, kadar rendah mungkin tidak.

Sebagai contoh, sebuah produk perangkat lunak mungkin akan berkualitas tinggi (tidak ada

bug yang jelas, manual dibaca) dan kadar rendah (sejumlah fitur yang terbatas), atau

berkualitas rendah (banyak bug, kurang terorganisir dokumentasi pengguna) dan tinggi

grade (fitur yang banyak) . Menentukan dan memberikan tingkat yang dibutuhkan baik

kualitas dan kelas merupakan tanggung jawab dari manajer proyek dan tim manajemen

proyek.

Tim manajemen proyek juga harus menyadari bahwa manajemen mutu modern

melengkapi manajemen proyek. Sebagai contoh, kedua disiplin menyadari pentingnya:

• Kepuasan pelanggan-pengertian, mengelola, dan mempengaruhi kebutuhan sehingga

harapan pelanggan terpenuhi. Hal ini membutuhkan kombinasi dari kesesuaian dengan

persyaratan (proyek harus menghasilkan apa yang dikatakan itu akan menghasilkan)

dan kesesuaian untuk digunakan (produk atau jasa yang dihasilkan harus memenuhi

kebutuhan nyata).

• Pencegahan ataau inspeksi atas biaya mencegah kesalahan yang terlalu jauh lebih

sedikit daripada biaya mengoreksi mereka, seperti diungkapkan oleh inspeksi.

• Tanggung jawab manajemen-keberhasilan membutuhkan partisipasi dari semua

anggota tim, tetapi tetap tanggung jawab manajemen untuk menyediakan sumber daya

yang dibutuhkan untuk sukses.

• Proses dalam fase-siklus yang berulang-rencana do-check-tindakan yang dijelaskan

oleh Deming dan lain-lain sangat mirip dengan kombinasi fase dan proses dibahas

2017 4



dalam Bab 3, Manajemen Proses suatu Proyek. Selain itu, inisiatif peningkatan mutu

dilakukan oleh

organisasi khusus (misalnya, TQM, Continuous Improvement, dan lain-lain) dapat

meningkatkan kualitas manajemen proyek serta kualitas produk proyek. Namun, ada

perbedaan penting yang tim manajemen proyek harus menyadari-sifat sementara proyek

berarti bahwa investasi dalam peningkatan kualitas produk, terutama cacat pencegahan dan

penilaian, sering harus ditanggung oleh organisasi melakukan sejak proyek mungkin tidak

cukup lama untuk menuai hasilnya terakhir.

Perencanaan Kualitas

Perencanaan kualitas yang melibatkan mengidentifikasi standar kualitas yang

relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memuaskan mereka. Ini adalah salah

satu proses memfasilitasi kunci dalam perencanaan proyek dan harus dilakukan secara

teratur dan secara paralel dengan proses perencanaan proyek lainnya. Sebagai contoh,

perubahan dalam produk dari proyek yang diperlukan untuk memenuhi standar kualitas

diidentifikasi mungkin memerlukan penyesuaian biaya atau jadwal, atau kualitas produk

yang diinginkan mungkin memerlukan analisis risiko rinci tentang masalah diidentifikasi.

Sebelum pembangunan Seri ISO 9000, kegiatan digambarkan di sini sebagai perencanaan

mutu secara luas didiskusikan sebagai bagian dari jaminan mutu.

Teknik-teknik perencanaan mutu dibahas di sini adalah yang paling sering digunakan

pada proyek. Ada banyak orang lain yang mungkin berguna pada proyek-proyek tertentu

atau dalam beberapa area aplikasi. Tim proyek juga harus menyadari salah satu prinsip

dasar mutu modern kualitas manajemen direncanakan dalam, tidak diperiksa masuk.

2017 5



2.1 Masukan Untuk Perencanaan Kualitas

1. Kualitas kebijakan. Kebijakan mutu adalah "keseluruhan tujuan dan arah organisasi

dalam hal mutu, sebagaimana dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak".

Kebijakan mutu organisasi melakukan sering dapat diadopsi "sebagaimana adanya"

untuk digunakan oleh proyek ini. Namun, jika organisasi melakukan tidak memiliki

kebijakan mutu formal, atau jika proyek tersebut melibatkan beberapa organisasi yang

melakukan (seperti dengan perusahaan patungan), maka tim manajemen proyek akan

perlu untuk mengembangkan kebijakan mutu untuk proyek tersebut. Terlepas dari asal

kebijakan mutu, tim manajemen proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

para stakeholder proyek sepenuhnya menyadari hal itu.

2. Lingkup pernyataan. Pernyataan lingkup adalah masukan kunci untuk perencanaan

mutu karena kiriman dokumen proyek besar, serta tujuan proyek yang berfungsi untuk

menetapkan persyaratan stakeholder penting.

3. Produk deskripsi. Meskipun unsur-unsur deskripsi produk dapat diwujudkan dalam

pernyataan ruang lingkup, deskripsi produk seringkali akan berisikan detil tentang

masalah teknis dan masalah lainnya yang dapat mempengaruhi kualitas perencanaan.

4. Standar dan peraturan. Tim manajemen proyek harus mempertimbangkan standar

aplikasi setiap daerah khusus atau peraturan yang dapat mempengaruhi proyek.

5. Proses output lainnya. Selain pernyataan lingkup dan deskripsi produk, proses di

daerah pengetahuan lainnya dapat menghasilkan output yang harus dianggap sebagai

bagian dari perencanaan mutu. Sebagai contoh, pengadaan perencanaan dapat

mengidentifikasi persyaratan kualitas kontraktor yang harus tercermin dalam rencana

manajemen mutu secara keseluruhan.

2.2. Alat dan Teknik Perencanaan Kualitas

1. Analisis manfaat/biaya. Proses perencanaan kualitas harus mempertimbangkan

pengorbanan biaya manfaat. Manfaat utama dari memenuhi persyaratan kualitas

pengerjaan ulang kurang, yang berarti produktivitas yang lebih tinggi, biaya lebih

rendah, dan kepuasan stakeholder meningkat. Biaya utama memenuhi persyaratan

2017 6



kualitas adalah biaya yang terkait dengan kegiatan manajemen kualitas proyek. Jelas

sekali dari disiplin manajemen mutu yang manfaat lebih besar daripada biaya.

2. Pembandingan. Pembandingan melibatkan membandingkan praktek proyek aktual

atau yang direncanakan untuk orang-orang dari proyek lain untuk menghasilkan ide-

ide untuk perbaikan dan untuk menyediakan sebuah standar yang digunakan untuk

mengukur kinerja. Proyek-proyek lain mungkin berada dalam organisasi untuk

melakukan atau di luar itu, dan mungkin dalam wilayah aplikasi yang sama atau di

negara lain.

3. Flowchart. Sebuah diagram alir adalah setiap diagram yang menunjukkan bagaimana

berbagai elemen dari suatu sistem berkaitan.

Flowchart teknik yang umum digunakan dalam manajemen mutu meliputi:

• Diagram penyebab-akibat, juga disebut diagram Ishikawa atau diagram tulang ikan,

yang menggambarkan bagaimana berbagai faktor yang mungkin terkait dengan

potensi masalah atau efek. Gambar 8-2 adalah contoh umum diagram sebab-

akibat.

• Sistem atau proses flow chart, yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari

suatu sistem saling berhubungan. Gambar 8-3 adalah contoh diagram alir proses

untuk review desain.

• Flowchart dapat membantu tim proyek mengantisipasi apa dan dimana masalah

kualitas mungkin terjadi, dan dengan demikian dapat membantu mengembangkan

pendekatan untuk memperbaiki masalah tersebut.

4. Desain eksperimen. Desain eksperimen adalah metode statistik yang membantu

mengidentifikasi faktor yang mungkin mempengaruhi variabel tertentu. Teknik ini

paling sering diterapkan pada produk dari proyek (misalnya, desainer otomotif

mungkin ingin menentukan kombinasi suspensi dan ban akan menghasilkan

karakteristik perjalanan paling diinginkan dengan biaya yang wajar). Namun, juga

dapat diterapkan untuk proyek masalah manajemen, seperti pengorbanan biaya dan

jadwal. Misalnya, insinyur senior akan biaya lebih dari insinyur junior, tetapi juga dapat

diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan dalam waktu kurang.

Sebuah "percobaan" dirancang tepat (dalam hal ini, komputasi biaya proyek dan

jangka waktu untuk berbagai kombinasi insinyur senior dan junior) sering akan

memungkinkan penentuan solusi optimal dari sejumlah kasus yang relatif terbatas.

5. Biaya kualitas. Biaya kualitas mengacu pada biaya total dari semua upaya untuk

mencapai produk/kualitas layanan, dan mencakup semua bekerja untuk memastikan

kesesuaian dengan persyaratan, serta semua karya yang dihasilkan dari

2017 7



ketidaksesuaian dengan kebutuhan. Ada tiga jenis biaya yang terjadi: biaya

pencegahan, biaya penilaian, dan biaya kegagalan, di mana yang terakhir ini dipecah

menjadi biaya internal dan eksternal.

2.3. Keluaran dari Kualitas Perencanaan

• Rencana pengelolaan kualitas. Rencana manajemen mutu harus menjelaskan

bagaimana tim manajemen proyek akan menerapkan kebijakan kualitasnya. Dalam

ISO 9000 istilah, harus menjelaskan sistem kualitas proyek: "struktur organisasi,

tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk

menerapkan manajemen mutu". Rencana manajemen mutu memberikan masukan

terhadap rencana proyek secara keseluruhan dan harus ditujukan pada

pengendalian mutu, jaminan mutu, dan peningkatan kualitas proyek. Rencana

manajemen mutu dapat formal maupun informal, sangat rinci, atau luas berbingkai,

berdasarkan persyaratan proyek.

• Operasional definisi. Definisi operasional menjelaskan, dalam hal yang sangat

spesifik, apa sesuatu itu dan bagaimana ia diukur oleh proses kontrol kualitas.

Sebagai contoh, tidak cukup untuk mengatakan bahwa pertemuan tanggal jadwal

yang direncanakan adalah ukuran kualitas manajemen, tim manajemen proyek juga

harus menunjukkan apakah setiap kegiatan harus mulai tepat waktu atau hanya

selesai tepat waktu; apakah aktivitas individu akan diukur, atau hanya deliverables

tertentu, dan jika demikian, yang mana. definisi operasional juga disebut metrik di

beberapa area aplikasi.

• Daftar pembanding. Checklist adalah alat terstruktur, biasanya unsur tertentu,

digunakan untuk memverifikasi bahwa satu set langkah yang diperlukan telah

dilakukan. Daftar-pembanding mungkin sederhana atau kompleks. Mereka biasanya

diungkapkan sebagai imperatif ("Lakukan ini!") Atau interrogatories ("Apakah Anda

melakukan ini?"). Banyak organisasi telah daftar standar tersedia untuk memastikan

konsistensi dalam tugas-tugas sering dilakukan. Di beberapa daerah aplikasi, daftar

juga tersedia dari asosiasi profesional atau penyedia layanan komersial.

• Masukan pada proses lainnya. Proses perencanaan mutu dapat mengidentifikasi

kebutuhan untuk kegiatan lebih lanjut di daerah lain.

2017 8



Penjaminan Kualitas

Jaminan Kualitas adalah semua kegiatan yang terencana dan sistematis diterapkan

dalam sistem mutu untuk menyediakan keyakinan bahwa proyek itu akan memenuhi standar

mutu yang relevan. Hal ini harus dilakukan di seluruh proyek. Sebelum pembangunan Seri

ISO 9000, kegiatan yang diuraikan di bawah kualitas perencanaan secara luas sebagai

bagian dari jaminan kualitas.

Jaminan Kualitas sering disediakan oleh Departemen Jaminan Kualitas atau suatu

unit organisasi, tetapi tidak harus. Jaminan dapat diberikan kepada tim manajemen proyek

dan pengelolaan organisasi bermasalah (jaminan mutu internal), atau mungkin diberikan

kepada pelanggan dan orang lain tidak secara aktif terlibat dalam pekerjaan proyek (jaminan

mutu eksternal).

3.1 Masukan untuk Jaminan Kualitas

1. Rencana manajemen kualitas. Rencana manajemen mutu dijelaskan dalam Pasal

8.1.3.1.

2017 9



2. Hasil pengukuran pengendalian kualitas. Kontrol kualitas adalah pengukuran catatan

pengujian kontrol kualitas dan pengukuran dalam format untuk perbandingan dan

analisis.

3. Definisi operasional. definisi operasional dijelaskan dalam Bagian 8.1.3.2.

3.2 Alat dan Teknik untuk Penjaminan Kualitas.

1. Perencanaan kualitas alat dan teknik. Alat-alat dan teknik kualitas perencanaan yang

diuraikan dalam Bagian 8.1.2 dapat digunakan untuk jaminan kualitas juga. .

2. Quality audit. Suatu audit mutu adalah review kegiatan terstruktur lainnya

manajemen mutu. Tujuan dari audit kualitas adalah untuk mengidentifikasi pelajaran

yang dapat memperbaiki kinerja proyek ini atau proyek lain dalam organisasi

pertunjukan. Kualitas audit dapat dijadwalkan secara acak, dan mereka dapat

dilakukan dengan benar terlatih dalam-rumah auditor atau oleh pihak ketiga, seperti

lembaga pendaftaran sistem kualitas.

3.3 Hasil dari Jaminan Kualitas

Peningkatan kualitas. Peningkatan kualitas termasuk mengambil tindakan untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari proyek untuk memberikan manfaat

tambahan bagi para pemangku kepentingan proyek. Dalam kebanyakan kasus,

peningkatan kualitas pelaksanaan akan membutuhkan persiapan permintaan

perubahan atau mengambil tindakan korektif, dan akan ditangani sesuai dengan

prosedur pengendalian perubahan yang terintegrasi.

Pengendalian Mutu

Kendali mutu melibatkan hasil pemantauan proyek spesifik untuk menentukan

apakah mereka memenuhi standar mutu yang relevan, dan mengidentifikasi cara untuk

menghilangkan penyebab hasil yang tidak memuaskan. Ini harus dilakukan selama proyek.

hasil proyek meliputi hasil produk keduanya, seperti kiriman, dan hasil manajemen proyek,

seperti biaya dan kinerja jadwal. Kontrol kualitas sering dilakukan oleh Departemen Quality

Control atau yang serupa pada unit organisasi, tetapi tidak harus.

2017 10



Tim manajemen proyek harus memiliki pengetahuan tentang pengendalian kualitas

statistik, terutama sampling dan probabilitas, untuk membantu mengevaluasi output kontrol

kualitas. Di antara mata pelajaran lainnya, tim mungkin berguna untuk mengetahui

perbedaan antara:

• Pencegahan (kesalahan menjaga dari proses) dan pemeriksaan (kesalahan menjaga dari

tangan pelanggan).

• Atribut Sampling (hasilnya sesuai, atau tidak) dan sampling variabel (hasilnya adalah nilai

pada skala kontinu yang mengukur tingkat kesesuaian).

• Khusus menyebabkan (kejadian luar biasa) dan menyebabkan acak (variasi proses

normal).

• Toleransi (hasilnya dapat diterima jika berada dalam kisaran yang ditentukan oleh

toleransi) dan batas kontrol (proses ini dalam kendali jika hasilnya jatuh dalam batas-

batas kontrol).

4.1 Masukan untuk Pengendalian Kualitas

Hasil kerja. Hasil Pekerjaan berisi hasil proses baik dan hasil produk. Informasi tentang

hasil yang direncanakan atau diharapkan (dari rencana proyek) harus tersedia bersama

dengan informasi tentang hasil aktual.

Rencana manajemen mutu..

Operasional definisi.

Daftar pembanding.

2017 11



4.2 Alat dan Teknik untuk Pengendalian Mutu.

1. Pemeriksaan. Pemeriksaan mencakup kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan

pengujian dilakukan untuk menentukan apakah hasil memenuhi persyaratan.

Pemeriksaan dapat dilakukan di setiap tingkat (misalnya, hasil kegiatan tunggal dapat

diperiksa, atau produk akhir dari proyek dapat diperiksa). Inspeksi disebut berbagai

review, review produk, audit, dan walkthrough, dalam beberapa area aplikasi, istilah-

istilah ini memiliki makna yang sempit dan spesifik.

2. Kontrol grafik. Diagram kontrol adalah tampilan grafik hasil, dari waktu ke waktu, dari

sebuah proses. Mereka digunakan untuk menentukan apakah proses ini "dalam

kendali" (misalnya, perbedaan dalam hasil yang diciptakan oleh variasi acak, atau

peristiwa yang tidak biasa terjadi yang menyebabkan harus diidentifikasi dan

diperbaiki?). Ketika suatu proses dalam kontrol, proses tidak harus disesuaikan. Proses

ini dapat diubah untuk memberikan perbaikan, tetapi tidak harus disesuaikan bila dalam

kontrol.

3. Diagram kontrol dapat digunakan untuk memantau semua jenis variabel output.

Meskipun paling sering digunakan untuk melacak aktivitas berulang, seperti banyak

diproduksi, diagram kontrol juga dapat digunakan untuk memonitor variasi biaya dan

jadwal, volume dan frekuensi perubahan lingkup, kesalahan dalam dokumen proyek,

atau hasil manajemen lain untuk membantu menentukan apakah manajemen proyek

proses dalam pengendalian.

4. Pareto diagram. Diagram Pareto adalah sebuah histogram, berdasar pada frekuensi

kejadian, yang menunjukkan berapa banyak hasil yang dihasilkan oleh jenis atau

kategori tertentu. Ranking suatu pemesanan digunakan untuk membimbing tindakan-

korektif tim proyek harus mengambil tindakan untuk mengatasi masalah yang

menyebabkan jumlah terbesar dari cacat yang pertama teridentifikasi. Pareto diagram

secara konseptual berkaitan dengan Hukum Pareto, yang menyatakan bahwa jumlah

yang relatif kecil biasanya menyebabkan sebagian besar dari masalah atau cacat. Hal

ini sering disebut sebagai prinsip 80/20, dimana 80 persen dari masalah adalah karena

20 persen dari penyebab.

5. Statistik sampling. Sampling statistik melibatkan bagian pemilihan populasi untuk

pemeriksaan (misalnya, memilih sepuluh gambar teknik secara acak dari daftar tujuh

puluh lima). Sampling yang tepat sering dapat mengurangi biaya pengendalian kualitas.

Ada tubuh substansial pengetahuan tentang sampling statistik, dalam beberapa area

aplikasi, perlu untuk tim manajemen proyek untuk menjadi akrab dengan berbagai

teknik sampling.

2017 12



6. Flowchart. Flowchart digunakan dalam pengendalian kualitas untuk membantu

menganalisis bagaimana terjadi masalah.

7. Trend analisis. Analisis trend melibatkan menggunakan teknik matematika untuk

meramalkan hasil masa depan berdasarkan hasil historis. Analisis kecenderungan

sering digunakan untuk memantau:

a) Teknis kinerja - berapa banyak kesalahan atau cacat telah diidentifikasi, berapa

banyak tetap tidak dikoreksi.

b) Biaya dan jadwal pelaksanaan - berapa banyak kegiatan per periode telah

diselesaikan dengan varians yang signifikan.

4.3 Keluaran dari Pengendalian Kualitas

Perbaikan kualitas.

Penerimaan keputusan. Item akan diperiksa baik diterima atau ditolak. Item Ditolak

mungkin memerlukan pengerjaan ulang.

Rework. Pengerjaan ulang adalah tindakan yang diambil untuk membawa barang cacat

atau tidak sesuai menjadi sesuai dengan persyaratan atau spesifikasi. Pengerjaan ulang,

khususnya pengerjaan ulang tak terduga, merupakan penyebab sering terjadinya

overruns proyek di wilayah tertentu. Tim proyek harus membuat setiap usaha yang wajar

untuk meminimalkan pengerjaan ulang.

Menyelesaikan daftar hasil pemeriksaan. Ketika daftar periksa digunakan, daftar periksa

selesai harus menjadi bagian dari catatan proyek.

Proses penyesuaian. Proses penyesuaian melibatkan tindakan korektif atau preventif

langsung sebagai akibat dari pengukuran pengendalian kualitas. Dalam beberapa kasus,

proses penyesuaian mungkin perlu ditangani sesuai dengan prosedur untuk kontrol

perubahan terpadu.

2017 13



Daftar Pustaka


Bandung

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Manajemen Kualitas 2



11 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Manajemen sebuah kualitas project menentukan portofolio dalam sebuah pembuatan project sehingga disini harus dibuat sebuah manajemen kualitas yang terorganisir dan terarah

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus diambil dalam melakukan manajemen kualitas yang baik dan benar serta langkah apa saja yang dapat diambil.

2017 2



Jaminan Kualitas Perangkat Lunak

JAMINAN KUALITAS PERANGKAT LUNAK

Jaminan kualitas perangkat lunak (Software Qualify Assurance (SQA) adalah aktivitas

pelindung yang diaplikasikan pada seluruh proses perangkat lunak. SQA meliputi:

• Pendekatan manajemen kualitas.

• Teknologi rekayasa perangkat lunak yang efektif (metode dan piranti).

• Kajian teknik formal yang diaplikasikan pada keseluruhan proses perangkat lunak.

• Strategi pengujian multitiered (deret bertingkat).

• Kontrol dokumentasi perangkat lunak dan perubahan yang dibuat untuknya.

• Prosedur untuk menjamin kesesuaian dengan standar pengembangan perangkat lunak

(bila dapat diaplikasikan).

• Mekanisme pengukuran dan pelaporan.

1. Konsep Kualitas

1.1. Kualitas

American Heritage Dictionaty mendefinisikan kata kualitas sebagai sebuah

karakteristik atau atribut dari sesuatu. Sebagai atribut dari sesuatu, kualitas mengacu pada

karakteristik yang dapat diukur, sesuatu yang dapat kita bandingkan dengan standar yang

sudah diketahui, seperti panjang, warna, sifat kelistrikan, kelunakan, dsb. Tetapi perangkat

lunak, yang sebagian besar merupakan entitas intelektual, lebih menantang untuk

dikarakterisasi daripada objek fisik.

Pengukuran karaktenstik program benar-benar ada. Properti tersebut mencakup

kompleksitas sikiomatik, kohesi, jumlah function point, baris kode, dll. Bila kita mengamati

sebuah item dengan didasarkan pada sifat pengukurannya ada dua jenis kualitas yang ada,

yaitu kualitas desain dan kualitas konformansi.

Kualitas desain mengacu pada karakteristik yang ditentukan oleh desainer terhadap suatu

item tertentu. Nilai material, toleransi, dan spesifikasi kinerja, semua memberikan kontribusi

terhadap kualitas desain. Karena material dengan nilai yang lebih tinggi digunaakan dan

toleransi yang lebih ketat serta tingkat kinerja yang lebih baik ditentukan, maka kualitas

2017 3



desain dan suatu produk bertambah, bila produk dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang

ditentukan.

Kualitas konformansi adalah tingkat dimana spesifikasi desain terus diikuti selama

pembuatan. Semakin tinggi tingkat konformansi, semakin tinggi tingkat kualitas konformansi.

1.2. Kontrol Kualitas

Kontrol kualitas merupakan serangkaian pemeriksaan, kajian, dan pengujian yang

digunakan pada keseluruhan siklus pengembangan untuk memastikan bahwa setiap produk

memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Kontrol kualitas mencakup loop (kalang) umpan balik pada proses yang menciptakan produk

kerja. Kombinasi pengukuran dan umpan balik memungkinkan kita memperbaiki proses

pada produk kerja yang diciptakan gagal memenuhi spesifikasi mereka. Pendekatan

tersebut memandang kontrol kualitas sebagai bagian dari proses pemanufakturan.

1.3. Jaminan Kualitas

Jaminan kualitas terdiri atas fungsi auditing dan pelaporan manajemen. Tujuan jaminan

kualitas untuk memberikan data yang dipedukan oleh manajemen untuk menginformasikan

masalah kualitas produk, akhirnya dapat memberikan kepastian dan konfidensi bahwa

kualitas dapat memenuhi sasaran.

1.4. Biaya Kualitas

Biaya kualitas menyangkut semua biaya yang diadakan untuk mengejar kualitas atau untuk

menampilkan kualitas yang berhubungan dengan aktivitas. Studi tentang biaya kualitas

dilakukan untuk memberikan garis dasar bagi biaya kualitas yang sedang digunakan, untuk

mengidentifikasi kemungkinan pengurangan biaya kualitas serta memberikan basis

perbandingan yang ternormalisasi. Biaya kualitas dapat dibagi ke dalam biaya-biaya yang

dihubungkan dengan pencegahan, penilaan, dan kegagalan.

Biaya pencegahan meliputi:

• Perencanaan kualtas Kajian teknis formal

• Perlengkapan pengujian

• Pelatihan

2017 4



Biaya penilaian meliputi aktivitas untuk memperoleh wawasan mengenai kondisi produk

pertama kali pada masing-masing proses.

Contoh biaya penilaian meliputi:

• Inspeksi in-proses dan interproses

• Pemeliharaan dan kalibrasi peralatan

• Pengujian

Biaya kegagalan adalah biaya yang akan hilang bila tidak ada cacat yang muncul

sebelum produk disampaikan kepada pelanggan. Biaya kegagalan dapat dibagi lagi ke

dalam biaya kegagalan internal dan eksternal.

Biaya kegagalan internal adalah biaya yang diadakan bila kita mendeteksi suatu

kesalahan dalam produk sebelum produk dipasarkan. Biaya kegagalan internal meliputi

pengerjaan kembali, perbaikan dan analisis mode kegagalan.

Biaya kegagalan eksternal adalah biaya yang berhubungan dengan cacat yang ditemukan

setelah produk disampaikan kepada pelanggan. Biaya kegagalan eksternal meliputi resolusi

keluhan, penggantian dan pengembahan produk, dukungan help line dan kerja jaminan.

2. Jaminan Kualitas Perangkat Lunak

Kualitas perangkat lunak didefinisikan sebagai konformansi terhadap kebutuhan

fungsional dan kinerja yang dinyatakan secara eksplislt, standar perkembangan yang

didokumentasikan secara eksplisit, dan karakteristik implisit yang diharapkan bagi semua

perangkat lunak yang dikembangkan secara profesional.

Definisi tersebut berfungsi untuk menekankan tiga hal penting, yaitu:

• Kebutuhan perangkat lunak merupakan fondasi yang melaluinya kualitas diukur.

• Kurangnya penyesuaian terhadap kebutuhan juga menunjukkan rendahnya kualitas.

• Standar yang telah ditentukan menetapkan serangkaian kriteria pengembangan yang

menuntun cara perangkat lunak direkayasa.

Jika kriteria tersebut tidak diikuti, hampir pasti menimbulkan kualitas yang kurang

baik. Ada serangkaian kebutuhan implisit yang sering tidak dicantumkan (misalnya

kebutuhan akan kemampuan pemeliharaan yang baik). Bila perangkat lunak dapat berhasil

2017 5



menyesuaikan dengan kebutuhan eksplisitnya, tetapi gagal memenuhi kebutuhan

implisitnya, maka kualitas perangkat lunak tersebut perlu diragukan.

2017 6



2.1 Aktivitas SQA

Jaminan kualitas perangkat lunak terdiri dan berbagai tugas yang berhubungan

dengan dua konstituen yang berbeda, perekayasa perangkat lunak yang mengerjakan kerja

teknis dan kelompok SQA yang bertanggung jawab terhadap perencanaan jaminan kualitas,

kesalahan, penyimpanan rekaman, analisis, dan pelaporan.

Tugas kelompok SQA adalah membantu tim rekayasa perangkat lunak dalam

pencapaian produk akhir yang berkuatitas tinggi. The Software Engineering Institute

merekomendasikan serangkaian aktivitas SQA yang menekankan rencana jaminan kualitas,

kesalahan, penyimpanan rekaman, analisis, dan pelaporan.

Berikut ini aktivitas yang dilakukan (difasilitasi) oleh kelompok SQA yang independen:

1. Menyiapkan rencana SQA untuk suatu proyek.

Rencana itu dikembangkan selama perencanaan proyek dan dikaji oleh semua

kelompok yang tertarik. Aktivitas jaminan kualitas yang dilakukan oleh tim rekayasa

perangkat lunak dan kelompok SQA diatur oleh rencana.

Rencana tersebut mengidentifikasi hal-hal berikut:

• Evaluasi yang dilakukan

• Audit dan kajian yang dilakukan

• Standar yang dapat diaplikasikan pada proyek

• Prosedur untuk pelaporan dan penelusuran kesalahan

• Dokumen yang dihasilkan oleh kelompok SQA

2. Jumlah umpan balik yang diberikan pada tim proyek perangkat lunak

3. Berpartisipasi dalam pengembangan deskripsi proses pengembangan proyek. Tim

rekayasa perangkat tunak memilih Sebuah proses bagi kerja yang akan dilakukan.

4. Mengkaji aktivtas rekayasa perangkat lunak untuk memverifikasi pemenuhan proses

perangkat lunak yang sudah ditentukan. Kelompok SQA mengidentifikasi,

mendokumentasi, dan menelusuri deviasi proses dan membuktikan apakah koreksi

sudah dilakukan.

5. Mengaudit produk kerja perangkat lunak yang ditentukan untuk membuktikan

kesesuaian dengan produk kerja yang ditentukan tersebut sebagai bagian dan proses

perangkat lunak.

6. Memastikan bahwa deviasi pada kerja dan produk kerja perangkat lunak didokumentasi

dan ditangani sesuai prosedur pendokumentasian.

7. Mencatat ketidak-sesuaian dan melaporkannya kepada manajemen senior. Item-item

yang tidak sesuai ditelusuri sampai item itu diubah.

2017 7



3. Kajian Perangkat Lunak

Kajian perangkat lunak adalah suatu filter bagi proses rekayasa perangkat lunak,

yaitu kajian yang diterapkan pada berbagai titik selama pengembangan perangkat lunak dan

berfungsi untuk mencari kesalahan yang kemudian akan dihilangkan. Kajian perangkat

lunak berfungsi untuk „memurnikan produk kerja perangkat lunak yang terjadi sebagai hasil

dan analisis, desain, dan pengkodean.

4. Kajian Teknik Formal

Kajian Teknik Formal (Formal Technique Research) adalah aktivitas jaminan kualitas

perangkat lunak yang dilakukan oleh perekayasa perangkat lunak.

Tujuan FTR adalah:

Menemukan kesalahan dalam fungsi, logika, atau implementasinya dalam berbagai

representasi perangkat lunak.

Membuktikan bahwa perangkat lunak di bawah kajian memenuhi syarat :

• Memastikan bahwa perangkat lunak disajikan sesuai dengan standar yang sudah

ditentukan sebelumnya.

• Mencapai perangkat lunak yang dikembangkan dengan cara seragam.

• Membuat proyek lebih dapat dikelola.

Sebagal tambahan, FTR berfungsi sebagai dasar pelatihan yang memungkinkan

perekayasa yunior mengamati berbagai pendekatan yang berbeda terhadap analisis

perangkat lunak, desain dan implementasi. FTR juga berfungsi untuk mengembangkan

backup dan kontinuitas karena sejumlah orang mengenal baik bagian-bagian perangkat

lunak yang tidak mereka ketahui sebelumnya.

5. Reliabilitas Perangkat Lunak

Tidak diragukan lagi bahwa reliabilitas sebuah program komputer merupakan suatu

elemen yang penting. Reliabilitas perangkat lunak, tidak seperti faktor kualitas yang lain,

dapat diukur, diarahkan, dan diestimasi dengan menggunakan data pengembangan historis.

Reliabilitas perangkat lunak didefinisikan dalam bentuk statistik sebagai kemungkinan

operasi program komputer bebas kegagalan di dalam suatu lingkungan tertentu dan waktu

tertentu.

Contoh:

Program X diperkirakan memiliki reliabilitas 0,96 pada delapan jam pemrosesan yang dilalui.

Dengan kata lain, jika program X akan dieksekusi 100 kali dan membutuhkan delapan jam

2017 8



waktu pemrosesan yang dilalui (waktu eksekusi), dia akan beroperasi dengan benar (tanpa

kegagalan) 96 kali dalam 100 kali pelaksaan.

Keamanan Perangkat Lunak dan Analisis Risiko

Keamanan perangkat lunak dan analisis nisiko adalah aktvitas jaminan kualitas perangkat

lunak yang berfokus pada identifikasi dan penilaian resiko potensial yang mungkin

berpengaruh negatif terhadap peranan seluruh sistem menjadi gagal. Jika risiko dapat

diidentifikasi pada awal proses rekayasa perangkat lunak, maka ciri-ciri desain perangkat

lunak dapat ditetapkan sehingga akan mengeliminasi atau mengontrol resiko potensial.

6. Standar Kualitas ISO 9000

Sistem jaminan kualitas dapat didefinisikan sebagai struktur, tanggung jawab,

prosedur, proses, dan sumber-sumber daya organisasi untuk mengimplementasi

manajemen kualitas. ISO 9000 menjelaskan elemen jaminan kualitas dalam bentuk yang

umum yang dapat diaplikasikan pada berbagai bisnis tanpa memandang produk dan jasa

yang ditawarkan. Elemen-elemen tersebut mencakup struktur, prosedur, proses, organisasi,

dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplementasi rencana kualitas, kontrol

kualitas, jaminan kualitas, dan pengembangan kualitas.

Agar terdaftar dalam satu model sistem jaminan kualitas yang ada pada ISO 9000, sistem

kualitas dan operasi perusahaan diperiksa oleh auditor untuk memeriksa kesesuaiannya

dengan standar dan operasi efektif. Bila registrasi itu berhasil, perusahaan diberi sertifikasi

dari badan registrasi yang diwakili oleh auditor. Audit pengawasan tengah tahunan terus

dilakukan untuk memastikan kesesuaiannya yang sudah ditetapkan.

Standar ISO 9001

ISO 9001 adalah standar jaminan kualitas yang berlaku untuk rekayasa perangkat lunak.

Standar tersebut berisi 20 syarat yang harus ada untuk mencapai sistem jaminan kualitas

yang efektif, yaitu:

1. Tanggung jawab manajamen

2. Sistem kualitas

3. Kajian kontrak

4. Kontrol desain

5. Kontrol data dan dokumen

6. Pembelian

7. Kontrol terhadap produk yang disuplai oleh pelanggan

8. Identifikasi dan kemampuan penelusuran produk

9. Kontrol proses

2017 9



10. Pemeriksaan dan pengujian

11. Kontrol pemeriksaan, pengukuran, dan perlengkapan pengujian

12. Pemeriksaan dan status pengujian

13. Kontrol ketisaksesuaian produk

14. Tindakan preventif dan korektif

15. Penanganan, penyimpanan, pengepakan, preservasi, dan penyampaian

16. Kontrol terhadap catatan kualitas

17. Audit kualitas internal

18. Pelatihan

19. Pelayanan

20. Teknik statistik

Untuk dapat didaftar dalam ISO 9001, organisasi perangkat lunak harus membuat

kebijakan dan prosedur yang memberi tekanan pada masing-masing syarat tersebut dan

kemudian dapat menunjukkan bahwa prosedur dan fungsi itu telah diikuti.

2017 10



Daftar Pustaka


Bandung

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Manajemen Komunikasi Proyek



12 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan, distribusi informasi, memberikan onformasi kinerja pelaporan. Memberikan informasi penutupan yang memberikan hasil penyelesaian proyek

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui bagaimana mementukan hasil proyek yang baik.

2017 2



Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan

bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi

pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang

penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir

dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim

dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana

mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek

secara keseluruhan. Gambar 10-1 memberikan gambaran proses utama berikut:

10.1 Komunikasi Perencanaan-menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para

pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan

membutuhkannya, dan bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka.

10.2 Distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder

proyek secara tepat waktu.

10.3 Kinerja Pelaporan-mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk

laporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan.

10.4 informasi Penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan

Administrasi untuk meresmikan fase atau penyelesaian proyek.

Proses-proses tersebut ini berinteraksi satu sama lain dan berinteraksi dengan

proses di bidang lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih

individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi

setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini

sebagai elemen terpisah dengan antarmuka yang didefinisikan secara jelas, namun dalam

praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara lain yang tidak

dirinci di sini. Proses interaksi dibahas secara rinci dalam Bab 3.

Keterampilan manajemen komunikasi secara umum (dibahas dalam Bagian 2.4.2)

berkaitan dengan, manajemen komunikasi proyek. Berkomunikasi adalah suatu subjek

dengan pengertian yang luas dan melibatkan bagian penting pengetahuan yang tidak khas

untuk konteks suatu proyek. Sebagai contoh:

2017 3



- Model pengirim-penerima - looping umpan balik, hambatan untuk komunikasi, dll

- Pemilihan media - kapan harus berkomunikasi secara tertulis atau dengan

berkomunikasi secara lisan, ketika menulis sebuah memo tidak resmi dengan ketika

menulis laporan resmi, dll

- Gaya menulis - suara aktif atau pasif, struktur kalimat, pilihan kata, dll

- Teknik penyajian – bahasa tubuh, desain alat bantu visual, dll

- Teknik manajemen meeting - mempersiapkan agenda, menangani konflik, dll

2017 4



10.1 PERENCANAAN KOMUNIKASI

Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan

komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka

akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa.

Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek,

kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi. Mengidentifikasi kebutuhan

informasi para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk

memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek.

Pada sebagian besar proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi ini dilakukan

sebagai bagian dari fase awal proyek. Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara

teratur sepanjang proyek dan direvisi sesuai kebutuhan untuk memastikan penerapan

lanjutan. Perencanaan komunikasi sering terkait erat dengan perencanaan organisasi

(dijelaskan dalam Bagian 9.1) karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh

besar pada kebutuhan komunikasi proyek.

10.1.1 Masukan untuk Perencanaan Komunikasi

1. Persyaratan komunikasi. Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan

informasi dari para stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan

menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai

informasi tersebut. Sumber daya proyek harus dikeluarkan hanya pada berkomunikasi

informasi yang memberikan kontribusi untuk keberhasilan atau dimana kurangnya

komunikasi dapat menyebabkan kegagalan. Informasi biasanya diperlukan untuk

menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi:

- Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku

kepentingan

- Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.

2017 5



- Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi

mana.

- Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).

2. Teknologi Komunikasi. Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer

informasi bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari

percakapan singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis

sederhana sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera. Faktor

teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini meliputi:

- Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek tergantung

pada ketersediaani informasi yang sering diperbarui setiap saat, atau secara

teratur akan menghasilkan laporan tertulis cukup?

- Ketersediaan teknologi – tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang

sesuai

- Para staf yang diharapkan proyek – sistem komunikasi diusulkan yang sesuai

dengan pengalaman dan keahlian peserta proyek

- Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum

proyek berakhir?.

3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek.

Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan

lebih untuk menangani kontrak informasi.

4. Asumsi.

10.1.2 Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi

1. Analisis Stakeholder. Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus

dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan

informasi mereka dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis

ini harus mempertimbangkan metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan

memberikan informasi yang dibutuhkan. Perawatan harus diambil untuk menghindari

pemborosan sumber daya pada informasi yang tidak perlu atau teknologi tidak tepat.

10.1.3 Output dari Komunikasi Perencanaan

1. Rencana pengelolaan komunikasi. Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah

dokumen yang menyediakan:

2017 6



- Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk

mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. Prosedur juga harus

mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi informasi

sebelum didistribusikan.

- Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data,

jadwal, dokumentasi teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat,

dll) yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi.

- Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang

dijelaskan oleh struktur organisasi proyek.

- Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat

detail, dan konvensi / definisi yang akan digunakan.

- Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi apa yang akan

diproduksi.

- Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan.

- Sebuah metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen

komunikasi seiring dengan pelaksanaan dan perkembangan suatu proyek.

10.2 DISTRIBUSI INFORMASI

Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh

stakeholder proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen

komunikasi, serta menanggapi permintaan informasi yang tak terduga.

2017 7



10.2.1 Input untuk Distribusi Informasi

1. Hasil Kerja.

2. Rencana pengelolaan komunikasi.

3. Rencana Proyek.

10.2.2 Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi

1. Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar

informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang

jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima

dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima

bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara

keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi:

- Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.

- Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat,

dll).

- Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll).

- Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama).

2. Sistem Pengambilan informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim

dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual,

database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang

memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi

desain, rencana uji, dll

3. Metode Distribusi informasi . Informasi proyek boleh didistribusikan dengan

menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy

distribusi dokumen, berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat

elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet.

10.2.3 Output dari Distribusi Informasi

1. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan

dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan

sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering

menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.

2. Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah

proyek.

2017 8



3. Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun

informal, kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

10.3 PELAPORAN KINERJA

Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi

tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber

daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi:

- Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status

yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.

- Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek,

misalnya, persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai

dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.

- Peramalan. memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.

Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup,

jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko

dan pengadaan.

10.3.1 Input untuk Pelaporan Kinerja

1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan

untuk menilai kinerja proyek.

2. Hasil kerja. Kerja hasil – hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau

sebagian selesai, biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll -

adalah output dari eksekusi rencana proyek (dibahas dalam Bagian 4.2.3.1).

2017 9



3. Catatan proyek lainnya. Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen

proyek lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek

yang harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek.

10.3.2 Alat dan Teknik untuk Pelaporan Kinerja

1. Tinjauan Kinerja. Penilaian kinerja adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status

proyek dan / atau kemajuan. Penilaian kinerja biasanya digunakan bersama dengan

satu atau lebih teknik pelaporan kinerja.

2. Analisis Varians. Analisis varians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek

yang sebenarnya dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya

dan jadwal adalah yang paling sering dianalisis, tetapi varians dari rencana di bidang

ruang lingkup, sumber daya, kualitas, dan risiko sering sama pentingnya atau

mungkinlebih.

3. analisis Trend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari

waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk.

4. Analisis nilai yang diperoleh. Memperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk

adalah metode yang paling umum digunakan dalam pengukuran kinerja. Ini

mengintegrasikan ruang lingkup, biaya (atau sumber daya), dan pengukuran jadwal

adalah langkah-langkah untuk membantu tim

manajemen proyek dalam menilai kinerja proyek. Earned value (EV) dilakukan dengan cara

menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:

- Nilai Rencana (the Planned Value /PV), sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas

pekerjaan yang dijadwalkan (Budgeted Cost of Work Scheduled / BCWS), adalah

bahwa sebagian dari perkiraan biaya disetujui rencananya akan dihabiskan untuk

kegiatan selama suatu periode tertentu.

- Biaya Aktual (the Actual Cost), sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari

pekerjaan yang dilakukan (Actual Cost Of Work Performed/ ACWP), adalah total

biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada aktivitas selama suatu

periode tertentu. Biaya yang Sebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang

dianggarkan untuk PV dan EV

- Earned value atau EV ini, sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari pekerjaan

yang dilakukan (BCWP), adalah nilai pekerjaan yang benar-benar selesai.

Ketiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan

sesuai dengan yang direncanakan. Langkah yang paling sering digunakan adalah varians

2017 10



biaya (CV) dengan rumus(CV = EV - AC), dan varians jadwal (SV) dengabn rumus (SV = EV

- PV). Kedua nilai, CV dan SV, dapat diubah menjadi indikator efisiensi untuk mencerminkan

biaya dan kinerja jadwal dari setiap proyek. Indeks kinerja biaya (CPI = EV / AC) adalah

indikator efisiensi biaya paling umum digunakan. CPI kumulatif (jumlah semua anggaran EV

individu dibagi dengan jumlah dari semua penderita ACS individu) secara luas digunakan

untuk memperkirakan biaya proyek di penyelesaian. Juga, kinerja jadwal index (SPI = EV /

PV) kadang-kadang digunakan dalam hubungannya dengan IHK untuk meramalkan

perkiraan penyelesaian proyek tersebut.

5. Alat dan teknik distribusi informasi.

10.3.3 Output dari Pelaporan Kinerja

2017 11



1. Laporan Kinerja. Laporan kinerja mengatur dan meringkas informasi yang

dikumpulkan dan menyajikan hasil analisis apapun. Laporan harus menyediakan

jenis informasi dan tingkat detail yang dibutuhkan oleh berbagai pihak, seperti yang

didokumentasikan dalam rencana manajemen komunikasi. Format umum untuk

laporan kinerja dapat berupa bar chart (juga disebut Gantt Chart), kurva-S,

histogram, dan tabel. Gambar 10-2 menggunakan S-kurva untuk menampilkan data

EV analisis kumulatif, sedangkan Gambar 10-3 menampilkan satu set data yang

berbeda EV dalam bentuk tabel.

2. Permintaan Perubahan. Analisis kinerja proyek sering menghasilkan permintaan

untuk perubahan ke beberapa aspek dari proyek.

10.4 PENUTUPAN ADMINISTRASI

Proyek atau fase proyek, baik setelah mencapai tujuan atau diakhiri untuk alasan

tertentu, memerlukan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari mendokumentasikan

hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, atau

pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek; memastikan bahwa catatan

mencerminkan spesifikasi akhir; menganalisis keberhasilan proyek, efektivitas, dan

pelajaran yang dipelajari, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan.

10.4.1 Input untuk Administrasi Penutupan

1. Dokumentasi pengukuran kinerja. Semua dokumentasi dibuat untuk merekam dan

menganalisa kinerja proyek, termasuk dokumen perencanaan yang membentuk

kerangka kerja untuk pengukuran kinerja, harus tersedia untuk diperiksa selama

penutupan administrasi.

2017 12



2. Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk dari

proyek (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, file elektronik, dll) juga

harus tersedia untuk diperiksa selama administrasi penutupan.

3. Catatan proyek lainnya. Catatan proyek yang dibahas dalam Bagian 10.2.3.1.

10.4.2 Alat dan Teknik untuk Administrasi Penutupan

1. Alat dan teknik laporan kinerja.

2. Laporan Proyek.

3. Presentasi Proyek.

10.4.3 Output dari Administrasi Penutupan

1. Arsip Proyek. Satu set lengkap catatan proyek yang tersusun harus disiapkan untuk

pengarsipan oleh pihak-pihak yang tepat. Suatu database sejarah dari setiap proyek

tertentu harus selalu diperbarui (di-update). Ketika kegiatan selesai dilakukan sesuai

dengan kontrak, maka harus diperhatikan secara khusus tentang pengarsipan

catatan keuangan.

2. Penutupan Proyek. Konfirmasi bahwa proyek telah memenuhi persyaratan

pelanggan untuk semua untuk produk (pelanggan telah secara resmi menerima hasil

proyek).

3. Pelajaran yang dapat dipelajari.

2017 13



Daftar Pustaka


Bandung

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Figur Manager Proyek



13 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Karakteristik projek manajer yang ideal untuk dijadikan seorang pemimpin dan pembuat keputusan, inisiasi proyek serta mengidentifikasi pengguna, pelanggan, dan stakeholder

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui karakteristik proyek manajer yang baik, mengetahui bagaimana menginisiasi proyek, serta mengetahui cara mengidentifikasi pelanggan pengguna dan stakeholder.

2017 2



Pendahuluan

Teknologi informasi (TI) proyek mendapat perhatian dalam industri komputer karena

mereka mempengaruhi hampir semua pihak. Apapun bidang proyek yang dikelola, untuk

bisnis, keuangan, akademik, pemerintah, militer, atau organisasi nirlaba, seorang manajer

proyek TI membutuhkan informasi yang terkomputerisasi yang akurat untuk membuat

keputusan dalam waktu singkat. Informasi yang terkomputerisasi ini sama baiknya dengan

desain dan pengelolaan sistem proyek TI.

Sebuah tugas manajer proyek TI modern adalah tiga: untuk mengawasi profesional

komputer IT, memahami teknik state-of-the-art, dan membuat proyek TI yang

sukses. Manajer harus meningkatkan kemampuannya untuk memahami teknik-teknik

manajemen proyek, teknologi modern, dan metode pengembangan sistem dan alat-alat.

Seorang manajer tidak dapat secara efektif mengelola tim teknis kecuali ia

memahami dasar-dasar dari apa yang anggota tim lakukan dan aspek teknis dari

organisasi. Dengan cara ini, ia meningkatkan efisiensi operasi, mempertahankan lingkungan

yang positif, dan mengurangi omset.

Seorang manajer proyek yang baik sulit untuk ditemukan. Seorang manajer harus

mampu menangani timnya dengan baik untuk memberikan produk yang berkualitas dalam

anggaran dan jadwal yang ditetapkan.Seorang manajer yang berpengalaman dapat

menganalisa kebutuhan pengguna, desain sistem TI, mengembangkan perangkat lunak,

dan memberikan produk jadi untuk kepuasan pengguna.

Manajer yang baik harus menyadari perangkat yang diperlukan dan

menggunakannya dengan cara yang tepat untuk merencanakan, memperkirakan jadwal,

dan mengembangkan lengkap struktur rincian kerja proyek (WBS) tanpa dugaan atau

kepercayaan pada memori atau pengalaman individu lain. Manajer adalah seorang

pemimpin yang meningkatkan hubungan interpersonal dengan kelompoknya, berkomunikasi

secara efektif, dan memandu dengan visi yang diperlukan untuk memimpin mereka untuk

sukses. Dia praktis dalam membuat keputusan dan mengakui pentingnya objektivitas, visi,

dan inisiatif dalam mencapai suara, menghasilkan keputusan yang berkualitas.

Manajer yang baik juga mengidentifikasi dan mengembangkan bakat dalam diri

orang lain. Dia mengatur pelatihan teknis khusus untuk mendorong pertumbuhan individu

2017 3



dan efisien mengelola waktu dan sumber daya melalui pendelegasian tugas kepada mereka

yang paling cocok. Manajer terus menilai kemampuan orang lain dan meningkatnya

tanggung jawab yang sesuai. Dia memberi hormat, promosi, dan menimbulkan semangat

tinggi untuk mempertahankan anggota tim.

Manajer memilih metodologi dan teknik yang paling cocok untuk pengembangan

sistem. Dia atau dia staf proyek secara bertahap sesuai kebutuhan dan memberikan

pelatihan teknis yang diperlukan untuk membawa dirinya sendiri dan tim hingga

standar. Manajer memahami kriteria penerimaan pengguna produk sistem. Dia menekankan

bahwa anggota tim harus mengembangkan model prototipe dan simulasi sistem untuk

membantu dalam memahami kebutuhan pengguna untuk pengembangan dan pemeliharaan

sistem.

Manajer mendorong pengguna untuk memeriksa kasus pada penyelesaian proyek

untuk memastikan bahwa kebutuhan pengguna yang diuji.

Di atas semua, manajer ingat bahwa desain sistem yang baik adalah kunci untuk

memproduksi dibaca, dimengerti, dapat diandalkan, dan mudah dipelihara produk

sistem. Manajer memahami bahwa ia bertanggung jawab untuk menetapkan standar dan

kontrol yang memandu timnya di berhasil menyelesaikan proyek.

Manajer proyek harus memahami kebutuhan pengguna, menyewa anggota tim kualitas, dan

mengelola anggota tim dengan baik. Dia harus mampu menyelesaikan proyek dengan

sukses tepat waktu, sesuai anggaran, dan untuk kepuasan pengguna.

Karakteristik Project Manager Ideal

Karakteristik seorang manajer proyek yang baik bisa dilihat dari tiga sisi yaitu dari

karakteristik pribadi, karakteristik terkait proyek dan karakteristik terkait tim.

Karakteristik Pribadi:

Memenuhi syarat teknis

Pembuat keputusan

Jujur dan menciptakan suasana santai

Memiliki seni berbicara tanpa menyinggung perasaan orang lain

Percaya dalam mengelola waktu dan tim

2017 4



Karakteristik Terkait Proyek :

Mencapai tujuan dan sasaran dari proyek dalam jadwal yang ditetapkan, anggaran,

dan prosedur

Mengembangkan proyek pada anggaran dan tepat waktu untuk kepuasan lengkap

dari pengguna

Memiliki pengalaman dalam proyek-proyek terkait atau serupa

Dapat mengontrol hasil proyek dengan mengukur dan mengevaluasi kinerja terhadap

tujuan yang ditetapkan dan standar

Mengembangkan dan melaksanakan rencana kontingensi untuk memenuhi keadaan

dan masalah yang tak terduga

Mengembangkan dan mengimplementasikan keputusan yang berkaitan dengan

perencanaan

Bersedia untuk mendefinisikan kembali tujuan, tanggung jawab, dan jadwal yang

diperlukan untuk mendapatkan proyek kembali melacak dalam kasus slip jadwal

atau proyek ini melebihi anggaran

Menetapkan dan memenuhi prioritas nyata dan tenggat waktu

Percaya dalam perencanaan yang baik untuk mengurangi tekanan dan stres dan

meningkatkan produktivitas

Menetapkan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek

Karakteristik Terkait Tim :

Memiliki komunikasi dan manajerial skill yang baik

Merencanakan, mengatur, memimpin, memotivasi, dan mendelegasikan tanggung

jawab yang tepat untuk anggota tim

Menghormati anggota tim dan memiliki kepercayaan diri dan rasa hormat mereka

Memilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat

Menunjukkan penghargaan kepada pekerja yang baik

Menerima pendapat anggota lain dalam organisasi untuk menerima ide-idenya dan

melaksanakan rencananya

Mendelegasikan tugas dan mempertahankan kontrol

2017 5



Percaya pada profesional melatih orang-orang untuk pekerjaan yang didelegasikan

Mempertimbangkan dirinya sebagai bagian dari tim

Menciptakan disiplin yang terstruktur

Menyadari perbedaan individu dalam tim dan bisa mengelola kekuatan dari masing-

masing individu

Menyediakan pekerjaan yang merangsang rasa hormat pribadi dan pertumbuhan

profesional

Menyediakan cukup waktu untuk ide-ide untuk mengembangkan dan jatuh tempo

Memungkinkan waktu luang dan mendorong keterbukaan

Memahami anggota tim dan menciptakan komunikasi yang efektif

Memantau anggota timnya secara teratur dan mengambil tindakan yang diperlukan

untuk tipe pegawai sebagai berikut :

o Orang-orang yang membuang-buang waktu mereka dan orang lain

o Oportunis yang mengambil ide orang lain

o Orang kritis yang hanya menemukan kesalahan dalam pekerjaan orang lain

o Orang idle yang tidak produktif

o Orang egois yang membual tentang diri mereka sendiri

o Penggosip yang menyebarkan desas-desus

Inisiasi Proyek

Sebuah proyek dimulai dengan penerimaan proposal oleh seorang pelanggan yang

bersedia untuk mendanai proyek tersebut. Sebuah proyek dapat dimulai dalam sebuah

organisasi dengan pernyataan pekerjaan atau persyaratan oleh pengguna. Pada titik ini

para eksekutif senior dari organisasi memberikan sinyal lampu hijau untuk memulai proyek

tersebut. Para eksekutif memilih manajer proyek sesuai yang mulai merencanakan untuk

proyek tersebut.

Perencanaan meliputi koordinasi sumber daya yang tersedia dalam suatu

organisasi. Rencana ini berfokus pada integrasi tujuan pembangunan sistem dan prinsip-

prinsip seluruh organisasi. Untuk menghemat biaya dan waktu, rencana mencakup

penerapan hardware dan penggunaan kembali perangkat lunak pendekatan untuk

pengembangan sistem dan pemeliharaan sepanjang siklus hidup. Mengubah kebiasaan

lama dari sistem berkembang melalui praktek cerobong asap sulit. Praktek penggunaan

kembali sistem melalui Internet membutuhkan waktu untuk mengubah budaya dan pola

2017 6



pikir. Manajer mengembangkan model infrastruktur sistem, yang didefinisikan sebagai

arsitektur domain.

Arsitektur Domain didefinisikan sebagai model grafis tingkat tinggi yang menyangkut

aset utama dari sebuah domain dan peran serta hubungan mereka. Arsitektur menentukan

deskripsi generik dari sudut pandang pengguna dan antarmuka, operasi input dan output,

organisasi memori, dan kontrol sistem. Arsitektur menggambarkan sifat, konfigurasi, dan

interkoneksi pemain utama dari domain. Arsitektur yang diperlukan untuk mengembangkan

aset yang dapat digunakan kembali cukup memenuhi persyaratan domain-spesifik dan

benar dirancang untuk antarmuka dan berinteraksi dengan aset domain lainnya. Arsitektur

dikategorikan sebagai berikut:

1. Arsitektur Domain-spesifik menangkap kesamaan dan perbedaan dari sistem yang

terkait dalam domain dan mempromosikan pengembangan aset dapat digunakan

kembali untuk menyesuaikan diri dengan orang-orang arsitektur.

2. Reuse Domain-spesifik memanfaatkan domain-domain untuk mendukung

pembangunan arsitektur tertentu.

3. Arsitektur Proses-driven adalah asimilasi transparan reuse dan merupakan bagian

integral dari proses pengembangan sistem.

4. Arsitektur Lini produk adalah seperangkat sistem yang berbagi infrastruktur umum

dan memenuhi persyaratan dari satu atau lebih domain. Pendekatan lini produk

melibatkan pengembangan dan penerapan aset dapat digunakan kembali untuk

pengembangan sistem dan pemeliharaan antara sistem yang memiliki

infrastruktur yang sama.

5. Arsitektur centric adalah arsitektur reuse berorientasi tinggi domain untuk memacu

investasi dalam penciptaan aset dapat digunakan kembali yang sesuai dengan

orang-orang arsitektur.

6. Infrastruktur organisasi mengelola kebijakan reuse, standar, proses, praktek

bisnis, peran dan tanggung jawab, teknologi, pelatihan, dan koordinasi antar lini

produk.

Mempersiapkan perubahan budaya merupakan proses yang berkesinambungan

dalam suatu organisasi. Hampir semua orang yang telah mengembangkan sistemtelah

berlatih kembali sistem, dan manfaatnya telah dikenal selama bertahun-tahun sejak awal

komputer.Banyak praktek yang telah informal dan ad hoc. Pengembang sekarang mengakui

2017 7



bahwa hasil nyata dari reuse dicapai dengan pindah ke pendekatan yang lebih

sistematis. Persiapan untuk perubahan budaya dikategorikan sebagai berikut:

1. Perubahan paradigma didefinisikan sebagai struktur keseluruhan proses dan

didorong oleh karakteristik produk dan siklus hidup produk, kesiapan organisasi,

dan kendala.

2. Proses perubahan didefinisikan sebagai kegiatan dan arus yang sesuai dengan

paradigma tertentu.

3. Perubahan Metode didefinisikan sebagai teknik rinci untuk kegiatan dalam

proses.

Tools menyediakan dukungan otomatis untuk metode dan proses. Sebuah standar reuse

mencakup pedoman untuk persyaratan, metrik usabilitas, dan sertifikasi.

Identifikasi Pengguna, Pelanggan, dan

Stakeholder

Manajer proyek TI harus mengidentifikasi pengguna, pelanggan, dan stakeholder pada awal

proyek.

1. Pengguna

Pengguna adalah mereka yang menyediakan kebutuhan untuk merancang sistem,

mereka memiliki kebutuhan untuk sistem itu dan akan menggunakan produk

sistem. Pengguna mendefinisikan kebutuhan mereka dan menghasilkan kasus digunakan

untuk pengembang sistem untuk pengujian persyaratan mereka. Keterlibatan mereka dari

awal pengembangan proyek diperlukan untuk menegaskan bahwa persyaratan mereka

dipahami dan bahwa sistem akan user friendly.

Pengguna juga menyatakan kriteria penerimaan. Penerimaan pengujian melibatkan

perencanaan yang tepat dan pelaksanaan tes yang menunjukkan bahwa sistem yang

diterapkan memenuhi persyaratan. Tes meliputi fungsional, kinerja, regresi, dan tes

stres. Untuk kepuasan mereka sendiri, pengguna melakukan tes penerimaan untuk melihat

sendiri bahwa hasil yang dicapai benar. Beberapa alat yang digunakan untuk tes

penerimaan adalah analisa cakupan, waktu analisa, dan checker standar. Pengguna merinci

dokumentasi yang diperlukan yang diperlukan untuk mendukung sistem. Dokumentasi

berkaitan dengan operasi, pelatihan, dan pemeliharaan sistem. Pengguna juga

2017 8



membutuhkan cetak biru dari desain sistem, fitur perangkat keras, perangkat lunak desain,

sumber dan objek kode, dan hasil pengujian.

2. Pelanggan

Pelanggan membiayai proyek, yang dimulai hanya jika mereka memiliki dana yang

tersedia. Mereka memiliki kepentingan dalam proyek dan menginginkan jaminan dan

warrantee keakuratan sistem. Pelanggan juga melacak pengembangan sistem untuk

memastikan bahwa itu diselesaikan tepat waktu dan sesuai jadwal. Kadang-kadang satu

orang atau organisasi dapat menjadi pelanggan dan pengguna.

Pelanggan dan pengguna membentuk tim dengan pengembang sistemuntuk

memantau kemajuan. Mereka memastikan bahwa semua kebutuhan mereka secara akurat

termasuk dalam sistem. Kamus data mendokumentasikan elemen dan definisi antarmuka,

objek, kelas, kelompok data, dan elemen data secara rinci. Dokumen ini standarisasi proses

sehingga pengembang sistem menggunakan istilah dan definisi standar selama proses

systemdevelopment. Proses ini meningkatkan kualitas dan efisiensi sistem.

3. Stakeholders

Para pemangku kepentingan juga memiliki kepentingan dalam proyekdan

memberikan bagian mereka dari dana untuk menyelesaikan proyek. Mereka akan

menggunakan seluruh atau sebagian dari produk sistem. Mereka juga menghasilkan

persyaratan dan menggunakan kasus.

Stakeholder membentuk tim dengan pengguna dan pelanggan untuk memantau

keberhasilan proyek, berpartisipasi dari pengguna awal sampai akhir. Mereka berpartisipasi

dalam semua tahap pengembangan sistem dan memberikan masukan untuk keberhasilan

proyek. Stakeholder menggunakan kembali produk sistem biaya secara efektif.

2017 9



Daftar Pustaka

P Sodhi, Jag and Prince Sodhi. 2001.Project Management Handbook.

Management Concepts.

Kautsarina, MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI, Modul STTI NIIT I-

Tech 2014

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Pemahaman Substansi Proyek Studi Kasus(Lembaga Sandi Negara)



14 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Dalam pembuatan KAK (Kerangka Acuan Kerja) disini harus mengetahui teori dasar yang akan dipergunakan untuk proses inisiasi dan proses analisa sistem yang akan dibangun

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui bagaimana cara untuk membuat pemahaman substansi proyek dalam pengajuan proyek

2017 2



Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem adalah penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan

sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.1

Metode dalam pengembangan sistem biasa nya menggunakan metode siklus hidup

pengembangan sistem atau yang lebih di kenal dengan istilah SDLC (System Development

Life Cycle).

Gambar 1.1 SDLC 2

1.1 Pengertian Basis Data

Basis Data atau Database adalah kumpulan informasi yang di simpan di dalam komputer

secara sistematik sehingga dapat di periksa menggunakan suatu program komputer untuk

memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang di gunakan untuk

mengelola dan memanggil kueri (query) basis data di sebut sistem manajemen basis data

atau database management system (DBMS).3

2017 3



Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data–data yang saling berhubungan, dan

perangkat lunak nya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database

managamenet system).

Gambar 1.2 DBMS (Database Management Systems)5

1.2 Internet

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu

menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia,

dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga

yang dinamis dan interaktif. Secara fisik, Internet dianalogikan sebagai jaring laba-laba

(web) yang menyelimuti bola dunia dan terdiri dari titik-titik (node) yang saling berhubungan.

Node bisa berupa komputer, jaringan lokal atau peralatan komunikasi, sedangkan garis

penghubung antar simpul disebut sebagai tulang punggung (backbone) yaitu media

komunikasi terestrial (kabel, serat optik, microwave maupun satelit.

Node terdiri dari pusat informasi dan database, peralatan komputer dan perangkat

interkoneksi jaringan serta peralatan yang dipakai pengguna untuk mencari, menempatkan

dan atau bertukar informasi di Internet. Walaupun secara fisik Internet adalah interkoneksi

antar jaringan komputer namun secara umum Internet harus dipandang sebagai sumber

daya informasi. Isi Internet adalah informasi, dapatdibayangkan sebagai suatu database

atau perpustakaan multimedia yang sangat besar dan lengkap. Bahkan Internet dipandang

sebagai dunia dalam bentuk lain karena hampir seluruh aspek kehidupan di dunia nyata ada

di Internet seperti bisnis, hiburan, olah raga, politik dan lain sebagainya.

2017 4



1.3 Web Aplication

Dewasa ini web application dikenal sebagai aplikasi yang diakses melalui web browser

dan melalui jaringan seperti Internet atau intranet. Kemampuan untuk memperbarui dan

memelihara aplikasi web tanpa harus mendistribusikan dan menginstal perangkat lunak

pada kemungkinan ribuan komputer klien merupakan keunggulan teknologi ini, selain juga

untuk cross-platform compatibility. Termasuk aplikasi web common webmail, penjualan ritel

online, online pelelangan, wiki dan banyak fungsi lainnya5 . Pada jurnal yang ditulis oleh Xu,

dkk, (2005), menitikberatkan pada efektifitas dan efisiensi sebuah testing terhadap aplikasi

yang berbasis web application dengan membandingkan dua metode yaitu Semantic Label

dan XML description technique. Lei Xu dan timnya mengembangkannya dengan melengkapi

mekanisme feedback control pada pembangunan aplikasi agar lebih menyempurnakan

kualitas sistem. Edinburgh (2005) membahas sebuah pendekatan pengujian pada web

application. Dalam metode pendekatannya analisa aliran data akan dianggap sebagai

Function Level Testing, Function Cluster Level Testing, Object Level Testing dan Web

Application Level Testing, dari level terendah hingga level tertinggi.

Gambar 1.3 Web base application4

1.4 HTML (hyper text markup language)

Hypertext Markup Language (HTML) adalah adalah sebuah bahasa markup yang

digunakan untuk membuat sebuah halaman web dan menampilkan berbagai informasi di

dalam sebuah browser Internet. Bermula dari sebuah bahasa yang sebelumnya banyak

digunakan di dunia penerbitan dan percetakan yang disebut dengan SGML, HTML adalah

2017 5



sebuah bahasa markup standar yang digunakan secara luas untuk menampilkan halaman

web dan HTML.7 Secara garis besar, terdapat 4 jenis elemen dari HTML:

Structural

tanda yang menentukan level atau tingkatan dari sebuah teks (contoh, <h1>Golf</h1> akan

memerintahkan browser untuk menampilkan "Golf" sebagai teks tebal besar yang

menunjukkan sebagai Heading 1)

Presentational

Tanda yang menentukan tampilan dari sebuah teks tidak peduli dengan level dari teks

tersebut contoh, <b>boldface</b> akan menampilkan huruf tebal.

Hypertext

tanda yang menunjukkan alamat tempat ke bagian dari dokumen tersebut atau alamat

tempat ke dokumen lain

Elemen widget

yang membuat objek-objek lain seperti tombol Contoh : (<button>), list (<li>), dan garis

horizontal (<hr>).

1.5 PHP (Hypertext Prepocessor)

PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor, adalah sebuah bahasa scripting

berbasis server side scripting yang terpasang pada HTML dan berada di server dieksekusi

di server dandigunakan untuk membuat halaman web yang dinamis. Sebagian besar

sintaksnya mirip dengan bahasa C atau java, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik.

Tujuan utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman

web dinamik dengan cepat. Halaman web biasanya disusun dari kode-kode HTML yang

disimpan dalam sebuah file berekstensi .html.

File HTML ini dikirimkan oleh server (atau file) ke browser, kemudian browser

menerjemahkan kode-kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah.

Lain halnya dengan program php, program ini harus diterjemahkan oleh web server

sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. Program

ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan di antara kode-kode HTML sehingga dapat

langsung ditampilkan bersama dengan kode-kode HTML tersebut. Program php dapat

2017 6



ditambahkan dengan mengapit program tersebut di antara tanda <? dan ?>. Tanda – tanda

tersebut biasanya disebut tanda untuk memisahkan dari kode HTML. File HTML yang telah

dibubuhi program php harus diganti ekstensi-nya menjadi php atau .php3. PHP pertama kali

dibuat oleh Rasmus Lerdroft, seorang programmer C.

Semula PHP digunakannya untuk menghitung jumlah pengunjung di dalam webnya.

Kemudian ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis. Versi ini

pertama kali keluar pada tahun 1995. Isinya adalah sekumpulan script PERL yang dibuatnya

untuk membuat halaman webnya menjadi dinamis. Kemudian pada tahun 1996 ia

mengeluarkan PHP versi 2.0 yang kemampuannya telah mampu mengakses database dan

dapat terintegrasi dengan HTML. Pada tahun 1998 tepatnya pada tanggal 6 Juni 1998

keluarlah PHP versi 3.0 yang dikeluarkan oleh Rasmus sendiri bersama kelompok

pengembang software-nya. Versi terbaru yaitu PHP 4.0 keluar pada tanggal 22 Mei 2000

merupakan versi yang lebih lengkap lagi dibandingkan dengan versi sebelumnya.

Perubahan yang paling mendasar pada PHP 4.0 adalah terintegrasinya Zend Engine

yang dibuat oleh Zend Suraski dan Andi Gutmans yang merupakan penyempurnaan dari

PHP3 scripting engine. Yang lainnya adalah built in HTTP session, tidak lagi menggunakan

perpustakaan tambahan seperti pada PHP3. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk

membuat aplikasi-aplikasi yang dijalankan di atas teknologi web. Dalam hal ini, aplikasi pada

umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara

keseluruhandijalankan oleh web server.8

1.6 Javascript

Java merupakan bahasa pemograman yang menjadi kelanjutan dari bahasa C++. Java

dikembangkan oleh Sun Microsystem, Inc. pada tahun 1995

dan telah mengalami perkembangan yang sangat pesat sampai sekarang ini. Bahasa

pemograman ini memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan bahasa pemograman

lainnya yaitu ukuran filenya kecil, akses data cepat, bersifat kompiler-interpreter dan dapat

dibaca oleh berbagai system operasi seperti Windows ataupun Linux.

Java memiliki sifat platform independent (terbuka) yang menjadi ciri khas bahasa

pemograman tersebut. Hal ini menyebabkan bahasa pemograman ini dapat di baca seluruh

komputer tanpa harus mengkonversinya sehingga ketika user sedang berkomunikasi

dengan menggunakan fasilitas komputer, user tidak perlu mengkhawatirkan perbedaan

software maupun hardware dari masing-masing komputer.

2017 7



Javascript merupakan bahasa pemograman yang dibuat untuk memudahkan bagi setiap

orang untuk mempelajari bahasa Java. Berbeda dengan java, javascript tidak memiliki

kompiler seperti halnya java. Sifat yang sama dengan bahasa java adalah javascript bersifat

interpreter, yaitu script yang telah dibuat di text editor seperti Notepad atau Wordpad akan

dibaca perbaris dari baris awal sampai akhir.

Bahasa pemograman javascript dibuat secara khusus untuk membuat suatu halaman

web yang interaktif maupun dinamis. Jikajava merupakan bahasa pemograman dan HTML

(Hyper Text Markup Language) merupakan bahasa kode maka javascript hibrid yang

menjadi perpaduan antara bahasa java dengan HTML.

Beberapa keunggulan javascript dalam mengolah dan mengkondisikan sebuah web

antara lain, karena ukuran filenya kecil maka ketika seorang merequest sebuah web dari

web server dimana didalam web tersebut memuat script javascript maka aplikasi dari

javascript tersebut akan cepat tampil di browser tanpa harus diolah terlebih dahulu di server.

Hal ini disebabkan karena javascript memiliki sifat client side yaitu script yang ketika

dipanggil oleh browser akan langsung tampil tanpa harus dioleh di server disertai script

aslinya sehingga user dapat melihat kodenya dengan mudah tanpa terenkripsi oleh server.

Sedangkan ada beberapa bahasa pemograman web yang ketika dipanggil browser

maka script program tersebut akan diolah dan bekerja di server, sedangkan ketika web

tersebut akan ditampilkan di browser maka script-nya tidak akan disertakan di browser

karena script-nya hanya akan bekerja di server dan tidak bekerja di client. Bahasa

pemograman ini sifatnya server side.

1.7 Pengenalan Jaringan (Networking)

Adalah kumpulan dari komputer - komputer yang terhubung dengan suatu garis

komunikasi yang digunakan untuk menukar informasi. Jaringan komputer mungkin di

klasifikasikan dalam beberapa jenis. Salah satu klasifikasinya adalah menurut jarak yang

digunakan untuk menghubungkan beberapa komputer : Jarak pendek ( Local Area Network

) atau jarak jauh ( Wide Area Network ) .

Sebuah Local area network (LAN ) digunakan untuk menghubungkan komputer pada

suatu site yang sama. Wide area network (WAN) digunakan untuk menghubungkan

komputer yang jarak nya lebih jauh. Jenis lain dari Wan yaitu Metropolitan area network (

MAN ) yang biasanya meliputi sebuah kota atau pinggiran kota .

2017 8



Dengan jarak geografi yang luas , hubungan komunikasi pada WAN relatif lebih lambat

dan kurang dapat diandalkan dibandingkan dengan LAN. Kecepatan pengiriman data pada

WAN biasanya berkisar 33.6 kilobit per detik ( dial up dengan modem ) sampai 45 megabit

per detik ( T3 tanpa melalui saluran pribadi ). Kecepatan pengiriman data pada LAN lebih

tinggi yaitu 10/100 megabit per detik (dengan ethernet) sampai 2500 megabit per detik

(ATM) dan memiliki keandalan data yang baik . Yang jelas DDBMS yang menggunakan LAN

untuk komunikasi akan memberikan waktu respon yang lebih cepat dibandingkan dengan

WAN.

Jika di perhatikan cara dari memilih path atau routine, dapat diklasifikasikan jaringan nya

dengan point to point atau dengan broadcast. Dalam jaringan point to point, jika sebuah site

ingin mengirimkan pesan ke semua site, pesan tersebut harus di pisah – pisahkan ke dalam

beberapa pesan. Di jaringan broadcast , semua site mendapatkan semua pesan , tetapi

masing – masing pesan memiliki awalan yang menjadi identitas site tujuan sehingga site

yang lainnya di abaikan. WAN biasanya menggunakan jenis jaringan point to point dan LAN

menggunakan jenis jaringan broadcast. Ringkasan mengenai jenis karakteristik dari WAN

dan LAN di berikan pada tabel 1.1

2017 9



Organisasi internasional untuk standarisasi telah menetapkan sebuah protokol yang

mengatur cara agar sebuah sistem dapat berkomunikasi ( ISO,1981) . Pendekatan yang

dilakukan adalah dengan membagi jaringan dalam beberapa jenis lapisan. Protokol tersebut

di kenal dengan ISO Open Systems Interconnection Model ( OSI Model ) , yang terdiri dari

tujuh pabrikan lapisan independen. Lapisan ini mentransmisi bit yang belum di olah melewati

jaringan , mengatur keterhubungan dan memastikan hubungannya bebas dari kesalahan,

pengaturan rute atau lintasannya dan kontrol jaringannya, mengatur masalah antara sistem

mesin yang berbeda .

Protokol Jaringan

Protokol jaringan adalah sekumpulan aturan – aturan yang menentukan bagaimana

pesan antar komputer dapat terkirim, diterjemahkan dan di proses. Pada bagian ini diuraikan

beberapa gambaran protokol jaringan utama.

TCP/IP ( Transmission Control Protocol / Internet Protocol )

Ini adalah protokol standard komunikasi dalam internet, sekumpulan jaringan komputer

di seluruh dunia. TCP memiliki tanggung jawab untuk memeriksa pengiriman data yang

benar dari client ke server. IP menyediakan mekanisme routing, berdasarkan pada empat

byte alamat tujuan ( alamat IP ). Bagian depan dari alamatIP menunjukan bagian jaringan

dari alamat dan bagian belakang menunjukan bagian host dari alamat .

Batas pemisah jaringan dengan bagian host dari alamat IP tidak ditentukan. TCP/IP

adalah protokol terskema , yaitu semua pesan tidak hanya berisikan alamat dari pos yang di

tuju tetapi juga alamat dari jaringan yang dituju . Hal ini mengijinkan pesan TCP/IP di kirim

ke banyak jaringan dalam suatu organisasi atau seluruh dunia.

SPX/IPX ( Sequenced Packet Exchange / Internetwork Package Exchange )

Novell membuat SPX/IPX sebagai bagian dari sistem operasi netware. Hampir sama

dengan TCP, SPX menjamin bahwa pesan yang masuk sampai dengan lengkap tetapi

menggunakan protokol IPX Netware sebagai mekanisme pengirimannya. Seperti IP , IPX

menangani rute paket yang melewati jaringan . Tidak seperti IP, IPX menggunakan 80 bit

untuk alamat, dengan 32 bit bagian alamat jaringan dan 48 bit bagian alamat host( hal ini

lebih besar dibandingkan dengan yang digunakan pada IP yaitu 32 bit ) IPX tidak

menangani paket fragmentasi.

Bagaimanapun juga salah satu yang terbaik dari IPX adalah pemberian

2017 10



alamat host yang otomatis. Pemakai dapat memindahkan lokasi jaringan ke tempat yang

lain dan melanjutkan pekerjaan dengan mudah dengan menyambungkannya lagi ke jaringan

. Ini sangat penting sekali untuk pemakai yang sering berpindah – pindah. Sampai netware

5.0 , SPX/IPX adalah protokol yang digunakan , tetapi untuk menggambarkan betapa

pentingnya internet, Netware 5.0 mengangkat TCP/IP sebagai protokol yang digunakan.

NetBIOS (Network Basic Input Output System )

Protokol jaringan dikembangkan pada tahun 1984 oleh IBM dan Sytek sebagai aplikasi

standard komunikasi untuk PC. Pada awalnya NetBIOS dan NetBEUI ( NetBIOS dengan

pengembangan tampilan pemakai ) telah mempertimbangkan satu protokol . Kemudian

NetBIOS banyak digunakan sejak digunakan bersama protokol NetBEUI,TCP/IP, dan

SPX/IPX. NetBEUI adalah protokol jaringan yang kecil, cepat dan efisien yang disalurkan

bersama produk jaringan microsoft . Bagaimanapun, ini bukan rute skema, jadi konfigurasi

khusus dengan menggunakan Net BEUI untuk komunikasi bersama sebuah Lan dan TCP/IP

melebihi LAN.

APPC ( Advanced Program to Program Communciation )

Protokol komunikasi tingkat tinggi dari IBM yangmenyediakan sebuah program untuk

berinteraksi dengan jaringan lain. Ini dapat mendukung client – server danmemperhitungkan

pendistribusian dengan menyediakan pemrograman tampilan biasa pada sebuah platform

IBM. Ini di dukung perintah untuk mengatur pembahasan, pengiriman, dan penerimaan data

dan manajemen transaksi menggunakan dua tahap pelaksanaannya. Perangkat lunak

APPC adalah salah satu bagian atau yangtersedia secara bebas, dalam semua sistem

operasi non IBM lainnya. Sejak APPC hanya di dkukung oleh sistem arsitektur jaringan IBM

dengan memanfaatkan protokol LU 6.2 untuk membahas pendirian APPC dan LU 6.0 sering

kali sama.

DECnet

Decnet adalah protokol rute skema komunikasi digital, DECnet dapat mendukung

ethernet tipe LAN dan Baseband dan Broadband WAN meallui saluran pribadi atau publik.

Ini terkoneksi dalam PDp, VAX,PC,Mac dan Statiun Kerja.

AppleTalk

Ini adalah rute skema protokol untuk apple yang diperkenalkan tahun 1985, dapat

mendukung metode akses percakapan milik apple sebaik ethernet dari token ring.

2017 11



Pengantur jaringan Appletalk dan metode akses percakapan lokasl bersama di bangun

MacIntoshs dan Laserwrites.

WAP (Wireless Application Protocol)

Standard digunakan pada telepon seluler, pager dan alamat lain dengan akses

keamanan ke email dan halaman web berbasis text. Diperkenalkan pada tahun 1997dengan

menggunakan phone.com ( Unwired Planet), Ericson, Motorola dan Nokia, WAP yang

menyediakan lingkungan yangbaik untuk aplikasi tanpa kabel yang tersedia dalam rekan

wireless dalam TCP /IP dan kerangka kerja untuk persatuan telepon seperti pengontrol

panggilan dan akes lihat telepon.

2017 12



Daftar Pustaka

http://yeniniez.wordpress.com/2010/11/25/pengembangan-sistem/

www.training-specialists.com

http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data

http://www.database.com.np/product_and_services.php

www.setoelkahfi.web.id

MODUL PERKULIAHAN

Management Proyek

Pendekatan teknis dan metodologi Studi Kasus(Lembaga Sandi Negara)



15 18025 Tim Dosen

Abstract Kompetensi

Dalam pembuatan KAK (Kerangka Acuan Kerja) Pendekatan teknis merupakan pedoman dalam membuat analisa dan menentukan aplikasi yang nantinya akan dipergunakan untuk membuat ataupun mengembangan sistem

Output yang dihasilkan mahasiswa mengetahui bagaimana cara untuk membuat pendekatan teknis dan metodologi

2017 2



Uraian Pendekatan

Mengacu pada kerangka acuan kerja (KAK) Direktorat Pengendalian Persandian

memiliki Database Persandian sebagai sebuah sistem informasi materiil dan JKS.

Sistem informasi ini membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam bisnis

proses organisasi. Sistem informasi ini dibangun atas dasar kebutuhan dan tuntutan

pemanfaatan sumber daya teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang

kinerja yang optimal.

Setelah sistem informasi itu diimplementasikan dalam bisnis proses Direktorat

Pengendalian Persandian, sesuai dengan tahapan pengembangan sistem informasi

(System Development Live Cycle) tahapan pemeliharaan dan pengembangan

merupakan tahapan yang dilaksanakan setelah suatu sistem informasi diterapkan.

Database Persandian merupakan sistem informasi yang di dalamnya berisi tentang

data-data yang bersifat classified mengenai sumber daya persandian dan gambaran

penyelenggaraan SISDINA pada instansi pengguna persandian. Oleh sebab itu, dalam

pembangunan dan pengembangannya diperlukan suatu sistem pengembangan yang

profesional dengan mengacu pada standar best practice yang berlaku. Diperlukan

suatu sistem informasi yang memiliki tingkat fungsionalitas dan performance serta

sistem keamanan yang tinggi.

Database Persandian dibangun pada Tahun Anggaran 2009 melalui kegiatan

Pembangunan Database Persandian yang menggabungkan usulan pembangunan

sistem informasi Materiil dan Jaring Komunikasi Sandi dengan sistem informasi

Sumber Daya Manusia Sandi. Dalam implementasinya, setelah selama kurang lebih 3

tahun dirasakan masih memiliki kekurangan yang menyebabkan belum terpenuhinya

kebutuhan user baik pada tataran pengelola maupun pada tataran pejabat executive

sebagai pengguna.

Perubahan Database Persandian menjadi Sistem Informasi Materiil dan Jaring

Komunikasi Sandi berdasarkan hasil pembahasan internal Direktorat Pengendalian

Persandian, Deputi I dengan memperhatikan aspek efektivitas penerapan sistem yang

telah berjalan selama ini. Oleh karena itu diperlukan pengembangan Database

Persandian menjadi 2 (dua) sistem informasi yang berorientasi pada objek Sumber

Daya Persandian, yakni:

2017 3



a. Sistem Informasi Pengendalian SDM Sandi; dan

b. Sistem Informasi Materiil dan Jaring Komunikasi Sandi.

Saat ini operasional perangkat lunak untuk database persandian masih

kurang berjalan optimal. Hal ini disebabkan belum optimalnya fungsi-fungsi

yang telah dikembangkan sebelumnya dalam mengikuti kebutuhan terkini

yang juga berkembang.

Guna tercapainya tujuan-tujuan yang telah disebutkan pada bagian umum tadi,

Direktorat Pengendalian Persandian memandang perlu adanya kegiatan

pengembangan atau pemutakhiran Database Persandian yang akan dijadikan

sebagai Sistem Informasi Pengendalian Materiil dan Jaring Komunikasi Sandi.

Kegiatan ini diperlukan untuk memperbaiki dan menyempurnakan Sistem Informasi

yang dimiliki saat ini sehingga sesuai dengan kebutuhan terkini dan harapan

pengguna. Berdasarkan hasil evaluasi atas pemanfaatan Sistem Informasi terdapat

beberapa kekurangan yang dimiliki saat ini, yaitu sebagai berikut:

a. Adanya kebutuhan yang belum terdefinisi pada analisis kebutuhan dalam

pembangunan aplikasi Database Persandian tahun 2009.

b. Adanya proses atau aturan baru dalam bidang materiil sandi dan JKS yang

menyebabkan kebutuhan pengelolaan data yang baru.

c. Ada proses/kebutuhan yang muncul setelah aplikasi tersebut digunakan.

d. Adanya bugs dalam aplikasi.

e. Pengembangan tatap muka aplikasi dan executive dashboard untuk tanggapan

yang lebih interaktif, menarik, responsif dan mudah digunakan.

f. Belum adanya sistem peringatan dalam sistem tentang penggunaan dan masa

berlaku penggunaan materiil dan JKS.

g. Munculnya kebutuhan penambahan dan perbaikan reporting.

h. Adanya kebutuhan membuat profiling UTP dan JKS dalam suatu dasar peta.

Pemutakhiran sistem keamanan.

2.1 METODOLOGI

Sebagaimana di dalam penjelasan KAK (Kerangka Acuan Kerja) terkait

Pengembangan Sistem Informasi Pengendalian Materiil dan Jaring Komunikasi Sandi

(JKS) dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan

model Sistem Waterfall den penggunaan teknologi basis data SQL Server (Structure

2017 4



Query Language) sedang untuk penggunaan aplikasi antar muka menggunakan

aplikasi berbasis web PHP.

SDLC (System Development Life Cycle) adalah sebuah siklus hidup

pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari beberapa tahapan-tahapan yang di

antara nya tahapan perencanaan, analisis sistem, design dan implementasi serta

tahapan pemeliharaan / perawatan sistem. Sedangkan teknologi MySQL adalah

teknologi sistem pengelolaan database (database management system) / DBMS yang

multithread dan multiuser dengan konsep pengoperasian basis data, terutama untuk

pemilihan atau seleksi dan pemasukan data yang memungkinkan pengoperasian data

di kerjakan dengan mudah secara otomatis.

2.2.1 SDLC (System Development Life Cycle)

SDLC adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan

metodologi yang di gunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut.Konsep ini

umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi.SDLC juga merupakan pola

yang di ambil untuk mengembangkan system perangkat lunak, yang terdiri dari

tahapan perencanaan, analisis sistem, desain, implementasi , evaluasi dan

pemeliharaan (maintenanance).1

Gambar 2.2 Siklus Tahapan Proses SDLC 2

2017 5



Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan SDLC 1

2017 6



Gambar 2.4 Urutan Tahapan pelaporan 1

Gambar 2.5 Diagram tahapan dokumentasi SDLC 1

Tahapan SDLC

SDLC terdiri dari beberapa tahapan-tahapan bredasarkan analisa kebutuhan yang

ada. Tahapan SDLC yang paling umum di gunakan adalah:

1. Perencanaan Sistem

Mempelajari konsep sistem dan permasalahan yang hendak di seleseaikan.

Apakah sistem baru tersebut realistis dalam pokok permasalahan , waktu, serta

perbedaan dengan sistem yang ada sekarang.

2. Analisis Sistem

Tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan di pelajari

dan sistem pengganti di usulkan. Tujuan utama dari tahapan analisis sistem adalah

untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan persyaratan

pengembangan proses dari sistem baru.

Ada 5 (lima) aktivitas utama dalam fase ini di antaranya adalah:

Pengumpulan informasi.

Mendefinisikan sistem requirement.

2017 7



Memprioritaskan kebutuhan.

Menyusun dan mengevaluasi alternatif.

Mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen.

3. Tahapan Desain Perancangan Sistem

Tahapan desain adalah tahapan merubah requirement yang masih berupa konsep

menjadi spesifikasi sistem yang riil (fisik). Tahapan desain sistem dapat di bagi

menjadi 2 tahap yaitu:

1) Tahap Desain Perancangan Logikal (Logical Design) / Konseptual

Adalah bagian dari fase desain dimana semua fitur-fitur fungsional dari sistem

di pilih dari tahapan analisis di deskripsikan terpisah dari platform komputer

yang nanti di gunakan. Deskripsi desain logikal meliputi input, proses dan

output. Dokumen yang di hasilkan dari tahapan ini di antara nya:

Dokumen model data.

Dokumen model proses.

Rancangan tabel.

Hirarki antar modul.

Design interface sistem.

2). Tahapan Desain Fisik (Phisycal Design)

Adalah tahapan dimana spesifikasi logikal di ubah ke dalam detail teknologi

dimana pemrograman dan pengembangan sistem bisa di selesaikan.Output

dari sistem ini adalah:

a. Deskripsi Teknikal, mengenai:

Gambaran Pemilihan teknologi hardware.

Gambaran Pemilihan teknologi software.

b. Deskripsi Detail, mengenai:

Modul-modul program.

File-file.

Sistem Jaringan.

Sistem software.

2017 8



4. Tahapan Evaluasi Dan Seleksi Sistem

Adalah tahapan untuk menentukan hardware maupun sofware yang di

butuhkan di dalam sistem yang akan di kembangkan. Untuk dapat memilih sistem

yang tepat, analis sistem harus memiliki pengetahuan mengenai:

Penyedia teknologi

Teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem

5. Implementasi Sistem

Adalah tahapan untuk menerapkan sistem yang baru ke dalam kegiatan yang

sebenarnya dan menjamin sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan dalam implementasi sistem berupa:

Pemilihan dan pelatihan personil.

Pemilihan tempat serta instalasi hardware dan software.

Pemrograman dan pengetesan program

Pengetesan sistem

Konversi sistem

6. Perawatan Sistem

Adalah tahapan perawatan terhadap sistem yang telah di kembangkan dan di

implementasikan. Cakupan tahapan ini berupa proses perawatan terhadap sistem

yang berkaitan dengan perawatan berkala dari sistem maupun proses terhadap

perbaikan sistem manakala sistem menghadapi kendala dalam operasional nya

akibat masalah teknis dan non teknis.

2.2.2 Model Waterfall

2017 9



Waterfall atau sering di sebut dengan Classic Life Cycle, adalah yang setelah

setiap langkah didefinisikan, langkah tersebut berhenti dan pengembangan

dilanjutkan pada langkah berikutnya. Langkah umumnya sebagai berikut :

Gambar 2.6 waterfall 2

2017 10



Gambar 2.7 Fase Of Waterfall 2

Tahapan yang ada dalam Metode Waterfall terdiri dari:

Sistem Engineering

Pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan

mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software.

Design

Bertujuan mengubah kebutuhan-kebutuhan menjadi bentuk karakteristik yang

dapat dimengerti perangkat lunak.

Coding

Bentuk rancangan diubah menjadi suatu bahasa pemrograman yang dapat

dimengerti oleh mesin komputer.

Testing

Dilakukan untuk melakukan pengujian pada logika internal dari perangkat lunak,

fungsi internal serta mencari segala kemungkinan kesalahan. Pada tahap ini

dilakukan juga pemeriksaan apakah program sudah sesuai dengan keinginan atau

belum.

Maintenance

Agar perangkat lunak tersebut dapat berfungsi sesuai dengan apa yang

diharapkan, dilakukan ketika ada penambahan fungsi yang diperlukan. Bagian

kebutuhan tersebut ke software.

2.2 Relational Database Management System (RDBMS)

2017 11



Gambar 2.8 RDBMS 5

Sebuah sistem manajemen basisdata relasional atau dalam bahasa Inggrisnya

dikenal sebagai relational database management system (RDBMS) adalah sebuah

program komputer (atau secara lebih tipikal adalah seperangkat program komputer)

yang didisain untuk mengatur/memanajemen sebuah basisdata sebagai sekumpulan

data yang disimpan secara terstruktur, dan melakukan operasi-operasi atas data atas

permintaan penggunanya.9

Arsitektur RDBMS memiliki banyak karakteristik yang membedakan dari model

penyimpanan data lainnya. Perbedaan yang paling penting adalah pemisahan segi

fisik dari segi logika suatu data. Dalam RDBMS, seluruh data secara logika tersimpan

di dalam tabel-tabel, yang merupakan kumpulan dari baris dan kolom. Sistem

pencarian data di dalam RDBMS menggunakan index yang merupakan struktur data

yang terpisah dari tabel dan menyimpan hanya nilai terstruktur dari kolom-kolom dan

alamat fisiknya. Disamping itu dengan didukung oleh penggunaan index dapat

mempercepat proses pencarian data di dalam database.

Faktor penting lainnya dari arsitektur RDBMS adalah integrity constraints. Dengan

Integrity Constraints tabel-tabel dihubungkan dengan key. Key adalah beberapa kolom

atau kombinasi kolom-kolom yang secara unique mengidentifikasi setiap tabel. Sebuah

key yang secara unique bagi suatu tabel dapat berdiri sebagai kolom yang tidak

unique bagi tabel lainnya. Integrity Constraints adalah aturan "build in" yang secara

otomatis berpengaruh dalam mempertahankan integritas database.

Aturan-aturan integritas ini biasa dibuat atau dirancang oleh seorang perancang

database. Karakteristik penting lainnya dari arsitektur RDBMS adalah adanya

"Optimizer". Optimizer adalah sebuah sistem pakar yang bertugas untuk menentukan

2017 12



cara pemrosesan yang paling efesien bagi suatu database. Elemen-elemen dalam

Relational Database Management System (RDBMS) terdiri dari sebagai berikut;

Database

Sekelompok tabel data berisi informasi yang berhubungan. Perhatikan bahwa

suatu database dapat terdiri dari satu tabel saja.

Table

Sekelompok record data, masing-masing informasi yang sejenis. Dalam contoh

catalog perpustakaan, catalog itu sendiri merupakan tabel data.

Record

Entri tunggal dalam tabel; entri tersebut terdiri dari sejumlah field data. Dalam catalog

perpustakaan, record adalah salah satu baris entri tunggal.

Field

Item (kolom) tertentu dari data dalam record. Dalam satu buku telepon, sekurang-

kurangnya dapat dikenali empat field : nama keluarga, nama depan, alamat, dan

nomor telepon.

Index

Tipe tabel tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field (yang ditetapkan oleh

pemakai) dan pointer ke lokasi record yang sebenarnya. Nilai-nilai dan pointer ini

disimpan dalam urutan tertentu (sekali lagi ditetapkan oleh pemakai) dan mungkin

digunakan untuk menyajikan data dalam urutan database.

Query

Perintah SQL yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu

tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel. Meskipun perintah SQL dapat

dijalankan langsung dari program, query sebagai enjin perintah dan menyimpannya

dalam database itu sendiri - ini berguna, jika perintah-perintah SQL sering kita

gunakan, sebagaimana perintah yang memanggil record untuk laporan bulanan

tertentu. Bila query disimpan dalam database, biasanya kompilasi. Kompilasi query

memperbaiki kinerja program kita karena mesin database tidak harus menerjemahkan

(atau menguraikan) perintah SQL.

2017 13



Filter (Pembatas Kondisi)

Filter sebenarnya bukan merupakan bagian dari database, namun ia digunakan

bersama urutan indeks dan sort untuk menentukan data mana yang diproses atau

ditampilkan. Filter adalah pembatas kondisi yang dikenakan pada data

View

View data terdiri atas jumlah record yang tampak (atau diproses) dan urutan

penampilannya (atau pemrosesannya). View khususnya dikendalikan oleh filter dan

indeks.

2.3 SQL Server

SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang

dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan

client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau

hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat

umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta

layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan

sebuah server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau

sumber daya ke komponen sistem lainnya.

Gambar 2.9 SQL Server (Client – Server) 4

Service Manager

2017 14



Icon tray yang nongol ini berisi tiga hal: SQL Server itu sendiri, SQL Server

Agent, dan Data Transformation Service (DTS). Server sebaiknya

menghidupkan otomatis ketiga service ini setiap kali Windows dinyalakan.

SQL Server jelas dipakai untuk menjalankan server SQL. Sedangkan SQL

Server Agent banyak berguna untuk scheduled jobs, seperti misalnya

scheduled backup. DTS sendiri digunakan untuk menjalankan ekspor-impor

data, ke dan dari berbagai format database.

2.4 Gagasan Baru

Berdasarkan dari KAK yang ada pada Lembaga Sandi Negara dilihat dari tujuan

pemuktakhiran sistem informasi pengendalian materiil dan JKS alangkah baiknya

dengan menggunakan :

1. Database yang sesuai dengan web servernya yaitu menggunakan database MySql

agar disesuaikan dengan web server yang menggunakan PHP. Kenapa tidak

menggunakan JSP mengingat bandwidth terlalu kecil dikhawatirkan untuk

melakukan loading data akan lama jika data terlalu besar.

2. Untuk sinkronisasi database dari MySql ke Oracle akan dibuat aplikasi tambahan

dan akan diset sesuai dengan keinginan dari user, kapan data akan disinkronkan.

3. Dan untuk Sistem keamanan semua data akan dienkripsi dan di bungkus dengan

hash enkripsi by time and date.

4. Untuk history akan digunakan suatu paket dalam database engine hak akses

sehingga yang akan menghapus edit atau tambah data tidak akan sembarang dan

dapat dimasukan ke dalam log databasenya.

2017 15



Daftar Pustaka

http://www.teknologicemprog.blogspot.com

Pressman Roger, Rekayasa Perangkat Lunak Edisi 6, 2000, Andi Yogya

http://www.assignmenthelp.net

Sistem Client /Server (Marcus Teddy cs 2004)

http://www.assignmenthelp.net

MODUL PERKULIAHAN Manajemen Proyek - …fasilkom.mercubuana.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/MODUL... · penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi

Documents