Mentoringa programma.Projektu vadība. 3.daļa

Prezentācija sagatavota mentoringa programmas ietvaros projektā „Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3” ietvaros(līg.Nr.IF/2013/1.a/1), ko īsteno biedrība „Patvērums „Drošā māja”’ sadarbībā ar biedrību „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”. Projektu (līdz)finansēEiropas Savienība. Projekta īstenošana tiek līdzfinansēta 75% apmērā no Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda un 25% apmērā no valstsbudžeta līdzekļiem. Prezentācija ir veidota ar Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda atbalstu. Par mentoru programmas saturu atbildbiedrība „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”.

Mentoringa programma.Projektu vadība. 3.daļa

Agnese Lešinska, juriste

Nodarbības mērķis/aim of theworkshop

Uzzināt (find out):

1. Kā plānot nepieciešamos cilvēkresursus (howto plan human resources)

2. Kā sagatavot laika grafiku (how to preparetime schedule)

3. Kā sagatavot budžetu (how to plan expenses)

Problēmas koks/Problem tree

Consequences

Main

problem

Causes

Projekta mērķu izstrāde/Aim of theproject

• Projekta mērķis ir POZITĪVS rezultāts, kuru vēlamies sasniegt/What we would like to achieve?

• Atrisinot problēmu

Problēma

Problem

MĒRĶIS

Aim

Lielā plānošanas matrica

Problēma

Problem

Mērķis

Aim

Uzdevums

Activity

Uzdevums

Activity

Mērķis

Aim

Uzdevums

Activity

Uzdevumu saskaldīšana

•Darbi/tasks

•Darbi/tasks

Uzdevums

Activity

•Darbi/tasks

•Darbi/tasks

Uzdevums

Activity

Tātad/so..

Mums ir (we have):

• projekta mērķis (aim of the project)

• Uzdevumu saraksts (list of activities)

• Darbu sarakts (list of tasks)

• Mums ir apzinātas iesaistītās personas (wehave stakeholders)

Nepieciešamie cilvēkresursi (humanresources)

- Laba projekta komanda ir «lielā veiksmes atslēga» (good project team is a guarantee of the success)

- Katrs dara to ko prot vislabāk (everyone does what he/she can and knows how to do it)

- Ja trūkst prasmju –piesaistām papildus (if some skills are missing – outsource them)

Projekta komanda (Project team)

• Projekta vadītājs (Project director)

• Grāmatvedis (Accountant)

• Aktivitāšu veicēji (others)

Plānojot aktivitātes (when you areplanning your activities)

• Projekta rakstīšanas procesa noteikt, kurš veiks konkrēto aktivitāti (you have to be sure who will do what)

• Aktivitāte = persona (Activity =responsibleperson)

Piemērs (example)

• Atbildīgie (responsiblepersons)Uzdevums

• Agnese (main person)

• Ieva (administrativeassistent)

Sagatavot un novadīt semināru

To organize seminar

Riski (risks)

• Slikta plānošana = haoss projektā

• Slikta plānošana = neprecīzs budžets

• Slikta plānošana = grūti sasniegt mērķus

Weak planning = chaoss in the project

Uzdevums (Task)

• Sagatavojam pienākumu sarakstu uzdevumam - noorganizēt konferenci un norādīt iesaistāmo personu loku

Activity – organize conference (split in tasks + identify key persons to be involved (per role))

Uzdevums (Task)

• Sagatavojam pienākumu sarakstu uzdevumam - projekta komandas tikšanās un norādīt iesaistāmo personu loku

Activity – organize meeting of project team (splitin tasks + identify key persons to be involved(per role))

Projekta komanda (project team)

1) Darbinieki (employees)

2) Partneri (partner organizations)

3) Ārpakalpojumi (outsourced staff)

Iesaistāmo personu kategorijas (Personas we should involve)

• Administratīvais personāls (administrativestaff) – grāmatvedis, jurists (accountant, legaladvisor, etc)

• Atbalsta personāls (support staff) – asistents, tulks (assistent, interpreter, etc)

• Satura veidotāji (key persons)

• Citi (others)

Partnerības (Partnership)

• Partneri – organizācijas, kuras strādā ar līdzīgiem jautājumiem (Partnershiporganizations – works with similar issues)

• Partneri – gan valsts institūcijas, gan NVO (NGO or state institutions)

Partneru pienākumi (Partners tasks)

• Līdzvērtīgi pienākumi (similar tasks)

• Līdzfinansējuma pienākumi (co-financingresponsibility)

• Līdzatbildība par projekta rezultātiem (co-responsibilty to reach the goals)

Partnerības (Partnership)

• Kopā strādājot labāki rezultāti (together -better results)

• Obligāti jāizvērtē Partneru kapacitāte/spējas (evaluate capability of Partner to implementthe project)

Ārpakalpojumi (outsourced staff)

• Tulks

• Moderators

• Eksperti

- jo vairāk ārpakalpojumi, jo mazāks finansiāls labums organizācijai

(more outsourced staff less budget fororganization)

Lai sāktu budžeta veidošanu (to planbudget)

• Jums jāzina (you should know):

1) Aktivitātes - Activities

2) Uzdevumus - Tasks

3) Iesaistītās personas + Partneri – Staff + Partners

4) Laika grafiku! – Time line

Laika grafika plānošana

1. Katra aktivitāte seko nākošai (each activityfollowed by next activity)

2. Katra aktivitāte sākas un beidzas noteiktā laikā (activity begins and ends in planned time)

3. Jāplāno ir katra galvenā aktivitāte (you have to put on a time line each main activity)

Laika grafika plānošana

• Katrai aktivitātei savs laiks (each activity onspecific time)

• Sākam ar plānošanu (starts with planningprocess)

• Beidzam ar izvērtēšanu (ends with evaluationof results)

Piemērs (example)

Activity Jan Febr March Apr

Planning

Training

Evaluation

Reports

Ņemiet vērā

• Katras aktivitātes uzdevumi jāplāno atsevišķi!

(prepare time line for each activity)

• Bet to parasti neliek pie projekta (it is not a part of project proposal)

• Info ir iekšējai lietošanai (it is to help youorganize activities)

Example

Organize conferenceMonth 1 Month 2

wk1 wk2 wk3 wk4 wk1 wk2 wk3 wk4Meeting with project team xMeeting with speakers x

Find place, moderators xPrepare materials x x

Uzdevums (task)

• Sagatavot laika grafiku aktivitātei – izveidot organizācijas web lapu

(prepare time line for activity – establish webpage for your organization)

• Jānorāda – veicamie uzdevumi, laika grafiku (split in tasks + show time line)

• Pārrunājam

Budžeta plānošana (planning of thebudget)

Kas jāņem vērā (keep in mind):1. Cik aktivitātes (how many activities)2. Cik ilgas/lielas (how big/long)3. Kādi cilvēki jāiesaista (staff to be involved)4. Kāda noslodze (workloud)5. Partneri? (partners?)6. Ārpakalpojumi (tehniskā palīdzība +

cilvēkresursi) (outsourced staff + technicalequipment)

Budžeta sastāvdaļas

• Noteikumi jāmeklē finansētāja noteikumos (rules search in call for proposal)

• Nereti diezgan atšķirīgas (may vary)

• Katrs izdevums, lai īstenotu aktivitāti (budgetis to cover project expenses)

Budžeta sastāvdaļas

• Esiet taupīgi!!! (do not waste $)

• Ikvienā projektā vajag līdzfinansējumu (youshould have funding to co-finance)

Budžeta sastāvdaļas

• Personālizmaksas (Staff costs):

1) Administratīvais personāls (admin personal)

2) Eksperti (exsperts)

• Transporta izdevumi (travel costs) :

1) Sabiedriskais transports (local transport)

2) Avio izdevumi (avio expenses)

Budžeta sastāvdaļas

• Biroja izdevumi (office expenses):

1) Papīrs, toneris (paper, toner)

2) Tēja, kafija (tea, cofee)

• Aktivitāšu izdevumi (activity costs):

1) Ēdināšana, pasākumu telpu noma (rent ofplace, catering)

2) Tulks, moderators (interpeter, moderator)

Budžeta sastāvdaļas

• Pozīcija + vienības + skaits + vienības izmaksas = kopā

(description of expenses +units+ number ofunits+ unit costs, = total)

• Vienības? (Units?) – gabali, dalībnieki, dienas utt (persons, days, pieces, etc)

Pētnieks – diena – 10 – EUR 50 = EUR 500

Budžeta matrica

Pozīcija VienībaVienībuskaits

Vienības izmaksa KOPĀ

1. Kancelejas preces 0,00

1.1. 0,00

1.2. 0,00

2. Ēdināšana 0,00

2.1. 0,00

2.2. 0,00

3. Transporta izdevumi 0,00

3.1. 0,00

3.2. 0,00

KOPĀ: EUR 0,00

Risku analīze (risks)

Risks ir jebkāds notikums vai apstāklis, kas rada nenoteiktību par rezultātu sasniegšanu. (risk i

1) Jāapzina riski (identify risks)

2) Jāizvērtē risku iestāšanās iespējamība (evaluate)

3) Jāpiedāvā risku mazināšanas pasākumi (propose solutions)

Riski (clasification of risks)

• Iekšējie riska faktori (inside):

- Darbinieku maiņa (staff changes)

- $ pārtēriņš (over-expenditure)

• Ārējie riska faktori (outside)

- Telpas nav pieejamas (lack of place)

- Nepiesakās dalībnieki (lack of participants)

Iestāšanās iespējamība

• Augsta – vairāk kā <70%> no iespējas, ka iestāsies (High -more than 70%)

• Vidēja – starp <30%> un <70%> no iespējas, ka iestāsies (middle – between 30% un 70%)

• Zema– zem <30%> no iespējas, ka iestāsies(low – less than 30%)

PALDIES PAR UZMANĪBU!

@[email protected]/providuslv

[email protected]@providus.lv+37167039251

PROVIDUS.LV

cietusajiem.lvsocialauznemejdarbiba.lvdemocracyoneday.comdzivotlatvija.lvkorupcijas-c.wikidot.com