Mengoperasikan Dasar-Dasar Basis Data (Database) · PDF filedialog Combo Box Wizard, pilih I want the combo box to lock up the values in a table query. ... tabel-tabel menjadi satu

Modul KKPI 3 Mengoperasikan Dasar-Dasar Basis Data - (20110523-R1) 1

2011

LSP TELEMATIKA

Mengoperasikan Dasar-Dasar

Basis Data (Database)


DAFTAR ISI DAFTAR ISI ........................................................................................... 2 BAB I Mempersiapkan Piranti Lunak Basis Data ............................... 3 BAB II Membuat Basis Data ............................................................... 4 2.1 Membuat Tabel ..................................................................... 4 2.2 Memasukkan Data Kedalam Tabel .......................................... 6 2.3 Merubah dan Menghapus Data Pada Tabel ............................ 7 BAB III Membuat Form ......................................................................... 9 3.1 Membuat Form Sederhana ...................................................... 9 3.2 Memasukkan Data Menggunakan Form Sederhana ................ 10 3.3 Mengatur Tampilan Form ......................................................... 12 BAB IV Menampilkan Informasi ............................................................ 19 4.1 Membuat Form Sederhana ...................................................... 19 4.2 Query Dibuat Dengan Beberapa Kriteria ................................ 21 BAB V Membuat Report ...................................................................... 22 BAB VI Latihan .................................................................................... 23


BAB I Mempersiapkan Piranti Lunak Basis Data

Basis Data/Database adalah sekumpulan informasi mengenai suatu subyek tertentu yang

memiliki keterkaitan logis, lengkap dan terstruktur. Ada banyak sekali piranti lunak untuk

mebuat basis data, salah satunya yang cukup banyak dipakai adalah Microsoft Access yang

merupakan produk dari Microsoft. Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat

membantu kita membuat sebuah aplikasi basis data dalam waktu yang relatif singkat.

Microsoft Access biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi berskala kecil.

Sebagai ilustrasi saat ini kita menggunakan piranti lunak Microsoft Access 2007, pada

piranti lunak tersebut telah disediakan petunjuk penggunaannya (user manual). Untuk

membuka petunjuk penggunaanya anda cukup menekan tombol F1 pada keyboard

komputer anda. Fungsi disediakannya petunjuk penggunaan adalah untuk memberikan

petunjuk penggunaan kepada user dalam mengoperasikan suatu aplikasi (basis data).

Untum menjalankan program Microsoft Access 2007 dengan cara meng-klik Start pada

komputer anda, kemudian pilih All Program, kemudian pilih kelompok Microsoft Office, dan

terakhir kita pilih Microsoft Access 2007.

Dalam Microsoft Access terdapat beberapa bagian yang sering digunakan dalam membuat

basis data, seperti:

1. Table, adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data.

2. Query, berisi perintah yang digunakan untuk melakukan manipulasi data.

3. Form, berupa tampilan formulir frontend aplikasi, biasanya digunakan untuk menampilkan data dan menambah data.

4. Report, digunakan untuk membuat laporan basis data.

Banyak kemudahan yang diberikan oleh Microsoft Access dalam membuat ataupun

mengelola basis data. Diantara dapat melakukan proses pengaturan maupun manipulasi

data, pembuatan laporan dari basis data yang ada dan lain sebagainya.Umumnya file basis

data Microsoft Access memiliki ekstensi .mdb, tetapi pada Microsoft Access 2007 file basis

data dapat juga memiliki ekstensi .accdb.


BAB II Membuat Basis Data

2.1 Membuat Tabel

Untuk membuat tabel pada Microsoft Access, terlebih dahulu anda harus membuat

basis data pada Microsoft Access dengan cara memilih Blank Database yang ada

pada tampilan awal Microsoft Access.

Setelah itu makan akan muncul formulir untuk memberikan nama pada basis data yang

akan anda buat, isikan nama basis data anda kemudian klik tombol Create. Sebagai

contoh kita membuat basis data dengan nama koperasi.accdb.


Setelah basis data berhasil dibuat maka Microsoft Access secara otomatis akan

menampilan formulir untuk membuat tabel kepada anda. Langkah untuk membuat tabel

pada Microsoft Access 2007:

1. Klik kanan pada table yang ingin dibuat kemudian pilih Design View.

2. Akan ditampilkan formulir untuk memberikan nama pada table yang akan dibuat,

sebagai contoh beri nama barang pada table yang akan anda buat, kemudian klik

tombol OK.

3. Setelah member nama pada table maka akan ditampilkan formulir untuk membuat

field pada table barang.


4. Setelah selesai membuat field pada table barang, maka anda harus menyimpan

perubahan yang anda lakukan pada table barang dengan cara klik tombol Office

Button kemudian pilih Save.

5. Tabel barang berhasil dibuat.

6. Untuk membuat table lainnya pilih tab Create dan pilih Table.

7. Lakukan langkah yang sama seperti pada saat anda membuat table barang.

2.2 Memasukkan Data Kedalam Tabel

Anda dapat membuat form terlebih dahulu untuk memasukkan data pada tabel yang

sudah anda buat, tetapi sebelumnya anda harus mengetahui bagaimana cara untuk

memassukkan data langsung ke dalam tabel tanpa menggunakan form. Untuk

menambahkan data langsung ke dalam tabel caranya klik dua kali tabel yang ingin

anda masukkan data, kemudian isi data-datanya seperti kita memasukkan data pada

Microsoft Exel.


Setelah anda memasukkan data pada tabel, anda harus menyimpan kembali

perubahan pada tabel dengan cara klik tombol Office Button kemudian pilih Save,

maka anda telah berhasil memasukkan data pada tabel yang telah anda buat.

2.3 Merubah dan Menghapus Data Pada Tabel

Setelah anda dapat memasukkan data pada tabel yang sudah dibuat, andapun dapat

merubah dan menghapus data yang sudah anda masukkan. Untuk merubah data yang

telah anda masukkan ke dalam tabel caranya klik dua kali tabel yang datanya ingin

anda rubah, kemudian rubah data-datanya seperti kita merubah data pada Microsoft

Exel.

Anda juga dapat menghapus data yang sudah anda masukkan ke dalam tabel, untuk

menghapus data yang telah anda masukkan ke dalam tabel caranya klik kanan pada

baris data yang inda hapus kemudian pilih Delete Record maka data tersebut akan

terhapus dari dalam tabel.


Setelah anda merubah ataupun menghapus data pada tabel, anda harus menyimpan

kembali perubahan pada tabel dengan cara klik tombol Office Button kemudian pilih

Save, maka anda telah berhasil melakukan perubahan ataupun menghapus data pada

tabel yang telah anda buat.


BAB III Membuat Form

3.1 Membuat Form Sederhana

Form digunakan untuk merepresentasikan basis data ke user atau menerima masukan

data dari user dalam bentuk interface grid, tombol, dan lainnya untuk memudahkan user

dalam memasukkan data. Untuk membuat form sederhana langkah yang harus

dilakukan adalah:

1. Klik table yang ingin anda buatkan form, sebagai contoh anda pilih table penjualan,

kemudian pilih tab Create kemudian pilih Form.

2. Akan ditampilkan template form sederhana untuk table penjualan.

3. Sebenarnya dengan melakukan langkah tersebut anda telah berhasil membuat form

sederhana, anda tinggal menyimpannya dengan cara klik tombol Office Button

kemudian pilih Save As dan pilih Save Object As.


4. Kemudian akan ditampilkan window Save As, beri nama penjualan pada kolom

Save ‘penjualan’ to dan pilih Form pada kolom As. Setelah itu klik tombol OK untuk

menyimpan form.

5. Form untuk tabel penjualan telah berhasil dibuat dan disimpan.

6. Lakukan langkah yang sama seperti pada saat anda membuat form penjualan jika

anda ingin membuat form untuk tabel yang lain.

3.2 Memasukkan Data Menggunakan Form Sederhana

Untuk memasukkan data kedalam tabel menggunakan form sederhana yang sudah

anda buat, dapat anda lakukan dengan cara:

1. Klik form yang ingin anda gunakan untuk memasukkan data kedalam tabel, sebagai

contoh anda pilih form penjualan, maka Microsoft Access akan menampilkan form

sederhana untuk tabel penjualan.


2. Selanjutnya masukkan data yang ingin anda masukkan, kemudian tekan tombol

Enter pada keyboard anda untuk mnyimpan data tersebut.

3. Selain dengan menekan tombol Enter pada keyboard, anda juga dapat menyimpan

data dengan menggunakan tombol-tombol standard yang disediakan oleh Microsoft

Access yang diletakkan pada bagian paling bawah form.

4. Data yang anda masukkan menggunakan form dapat anda lihat melalui tabel

dengan cara klik dua kali pada tabel.

5. Lakukan langkah yang sama pada saat anda memasukkan data menggunakan

form.

Untuk pindah ke data paling awal

Untuk pindah ke data sebelumnya

Keterangan data keberapa dan jumlah data

Untuk pindah ke data selanjutnya

Untuk pindah ke data paling akhir

Untuk menyimpan data ke dalam tabel


3.3 Mengatur Tampilan Form

Untuk melakukan modifikasi pada form sederhana yang sudah dibuat, dapat anda

lakukan dengan cara:

1. Klik kanan pada form yang ingin anda atur tampilannya.

2. Pada tampilan Design Form anda dapat menggeser kolom Form Header, Detail,

maupun Footer dengan cara klik mouse pada kolom yang ingin anda geser

kemudian drag mouse sambil tetap di klik.


3. Anda dapat menambahkan tombol untuk mentimpan data dengan cara pilih Button

pada tab Design.

4. Setelah anda meng-klik Button anda dapat membuat tombol pada tempat yang anda

inginkan dengan cara melakukan klik pada mouse dan juga menggesernya dengan

tetap melakukan klik pada mouse.

5. Setelah membuat tombol pada tempat yang anda inginkan akan muncul kotak dialog

Command Button Wizard, pada kolom Categories pilih Record Operations dan

pada kolom Actions pilih Add New Record. Kemudian klik tombol Next.


6. Setelah itu akan muncul kotak dialog Command Button Wizard selanjutnya, pilh

Text dan beri keterangan untuk tombol. Kemudian klik tombol Next.

7. Setelah itu akan muncul kotak dialog Command Button Wizard selanjutnya untuk

memberikan nama tombol. Kemudian klik tombol Finish.

8. Anda berhasil menambahkan tombol untuk memasukkan data ke dalam tabel.

9. Anda juga dapat menambahkan tombol untuk menghapus data dari tabel dengan

cara yang hamper sama dengan membuat tombol untuk menambah data, tetapi

terdapat perbedaan pada saat mengisi kotak dialog Command Button WizardI yang

pertama, pada kolom Categories pilih Record Operations dan pada kolom Actions

pilih Delete Record. Kemudian klik tombol Next.


10. Lakukan perubahan pada judul form dengan cara melakukan klik dua kali pada judul

form, kemudian tuliskan judul form yang anda inginkan.

11. Tambahkan combo box untuk mencari kode barang dengan cara pilih Combo Box

(Form Control) pada tab Design.

12. Setelah anda meng-klik Combo Box anda dapat membuat combo box pada tempat

yang anda inginkan dengan cara melakukan klik pada mouse dan juga

menggesernya dengan tetap melakukan klik pada mouse, jika anda ingin

menampatkan combo box di bagian paling atas formulir sebelumnya anda harus

menggeser kebawah terlebih dahulu formulir yang sudah ada.


13. Setelah membuat combo box pada tempat yang anda inginkan akan muncul kotak

dialog Combo Box Wizard, pilih I want the combo box to lock up the values in a table

query. Kemudian klik tombol Next.

14. Kemudian kita pilih table yang akan digunakan untuk combo box, sebagai contoh

anda pilih tabel barang, kemudian pilih Tables pada View, kemudian klik tombol

Next.


15. Pindahkan field Kode_Barang dan Nama_Barang dari kolom Available Fields ke

kolom Selected Fields dengan cara melakukan klik pada tombol “>”. Kemudian klik

tombol Next.

16. Kemudian pilih Kode_Barang pada nomor 1 dan Nama_Barang pada nomor 2

kemudian klik tombol Next.

17. Kemudian lakukan ceklist pada Hide key column (recomended), kemudian klik

tombol Next.


18. Kemudian pilih Store that value in the this field dan pilih Kode_Barang kemudian klik

tombol Next.

19. Kemudian tentukan nama judul combo box lalu klik tombol Finish.

20. Setelah selesai anda tinggal menyimpannya form yang telah anda modifikasi

dengan cara klik tombol Office Button kemudian pilih Save.

21. Anda berhasil membuat dan menyimpan combo box pada form penjualan.


BAB IV Menampilkan Informasi

4.1 Membuat Query Sederhana

Query adalah permintaan data kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam

tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan

penjualan terbesar. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel,

ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Untuk membuat query sederhana

langkah yang harus dilakukan adalah:

1. Pilih Query Design pada tab Create.

2. Akan ditampilkan halaman query dan window Show Table, pilih tabel yang yang

akan dibuat query kemudian klik tombol Add sehingga secara otomatis Microsoft

Access akan membuat relasi antara beberapa tabel yang dipilih.

3. Pilih field pada tabel yang ingin ditampilkan pada query.

Field : Nama field yang ingin ditampikan.

Table : Nama tabel dari field yang ditampilkan.

Sort : Mengurutkan data hasil query.


Show : Mengatur field ditampilkan atau tidak.

Criteria : Sayarat dari data yang ingin ditampilkan.

4. Untuk menjalankan atau melihat hasil query yang anda buat klik icon Run pada tab

Design.

5. Hasil dari query yang dibuat.

6. Untuk menyimpan query yang dibuat tombol Office Button kemudian pilih Save As

dan pilih Save Object As.

7. Beri nama query sesuai dengan yang anda inginkan kemudian klik tombol OK.


4.2 Query Dibuat Dengan Beberapa Kriteria

Dengan query anda juga dapat melakukan perhitungan sebagai bahan pelengkap dari

data yang anda miliki. Untuk melakukan operasi perhitungan pada query langkah yang

harus dilakukan adalah:

1. Klik kanan pada query yang sudah anda buat lalu pilih Design View.

2. Pada kolom terakhir pada field ketikkan Total Harga = [Jumlah_Barang] * [Harga].

3. Untuk menjalankan atau melihat hasil query yang anda buat klik icon Run pada tab

Design.

4. Untuk menyimpan query yang dibuat tombol Office Button kemudian pilih Save.


BAB V Membuat Report

Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi

informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Untuk membuat report sederhana langkah

yang harus dilakukan adalah:

1. Pilih query yang sudah dibuat kemudian pilih Report Design pada tab Create.

2. Pada tampilan Report anda dapat menggeser kolom Report Header, Page Header,

Detail, Page Footer, maupun Report Footer dengan cara klik mouse pada kolom yang

ingin anda geser kemudian drag mouse sambil tetap di klik.

3. Simpan report yang anda buat dengan cara klik tombol Office Button kemudian pilih

Save As dan pilih Save Object As.

4. Beri nama report sesuai dengan yang anda inginkan kemudian klik tombol OK.


BAB VI Latihan

1. Buat basis data pada Microsoft Access 2007 dengan nama ”koperasi”

2. Buat tabel ”barang” pada basis data koperasi dengan field: Kode_Barang sebagai PK

Nama Field Type

Kode_Barang AutoNumber

Nama_Barang Text

Satuan Text

Harga Number

3. Buat tabel ”penjualan” pada basis data koperasi dengan field: No_Faktur sebagai PK

Nama Field Type

No_Faktur AutoNumber

Kode_Barang Number

Jumlah_Barang Number

4. Buat form untuk tabel ”barang” dan ”penjualan”

5. Buat query untuk tabel ”barang” dan ”penjualan” 6. Buat report untuk tabel ”barang” dan ”penjualan”

Mengoperasikan Dasar-Dasar Basis Data (Database) · PDF filedialog Combo Box Wizard, pilih I want the combo box to lock up the values in a table query. ... tabel-tabel menjadi satu

Documents