MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 09.02.7359.pdf · buku induk maupun buku klafer. Dengan melihat dan mengamati sistem

i

MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Octavica Nurhuda Cahyaningrum 09.02.7359

kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

ii

NASKAH PUBLIKASI

MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN

Disusun oleh

Octavica Nurhuda Cahyaningrum 09.02.7359

Dosen Pembimbing

Anggit Dwi Hartanto, M.Kom NIK. 190000002

Tanggal 07 Agustus 2012

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Krisnawati, S.Si., MT. NIK. 190302038

iii

BUILD A SYSTEM OF SCHOOL ADMINISTRATION APPLICATIPN ON SMK N 1 KLATEN

MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH

PADA SMK N 1 KLATEN

Octavica Nurhuda Cahyaningrum Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

SMK N 1 KLATEN is an educational institution for educational activities. The

school is still in the pioneering stage to become an international school. In this case the school has not fully perform data processing is done by computer. Spp payment administration recording is still done manually. Recording is done one by one in the payment book spp. Processing of reports is still done manually so it may be possible occurrence of errors.

Conducting direct observation of the problems that exist in SMK N 1 KLATEN.

Collect data by questioning or interview with the school in order to get all sorts of data we need to build a data system for the administration if payment spp.

From the results of direct observation, we found many problems, including

duration of the process of checking the payment transaction data into the main problem in SMK N 1 KLATEN. Keywords: Information Systems, Information Systems Administration, Systems Administration Information School.

1

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengolahan data administrasi dalam sebuah institusi pendidikan merupakan

kegiatan utama yang dilaksanakan secara periodik ataupun setiap saat, data-data

tersebut selalu berubah setiap bulan atau setiap tahun, penambahan siswa, maupun

perubahan kebijakan pemerintah menyebabkan data-data tersebut selalu berubah.

Sedangkan informasi dituntut untuk selalu aktual, sehingga di butuhkan suatu sistem

informasi yang bisa mengolah data-data secara cepat dan efektif. SMK N 1 KLATEN

yang terletak di Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo No. 22, kabupaten Klaten merupakan

salah satu institusi pendidikan yang masih menggunakan sistem manual dalam

pengolahan data administrasi. Data-data tersebut dicatat secara manual di dalam suatu

buku induk maupun buku klafer. Dengan melihat dan mengamati sistem yang sedang

berjalan pada SMK N 1 KLATEN, membangun sistem aplikasi administrasi merupakan

salah satu solusi pengolahan data secara komputer, sehingga informasi yang dihasilkan

akurat dan tepat waktu.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan diatas, maka

penyusun dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul ” Membangun Sistem Aplikasi

Administrasi Sekolah Pada SMK N 1 Klaten ”.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana membangun Sistem Aplikasi Administrasi Sekolah

pada SMK N 1 Klaten, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan tepat

waktu?.

1.3 Batasan Masalah

1. Membangun aplikasi administrasi berbasis web pada SMK N1 KLATEN. .

2. Sistem informasi ini mengolah proses pembayaran siswa khususnya untuk

pembayaran spp dan laporan berdasarkan batasan bulan dan tahun.

3. Pada sistem ini pengolahan data administrasi siswa dilakukan oleh admin

sedangkan kasir hanya dapat menjalankan aplikasi pada saat terjadi transaksi

pembayaran spp.

4. Sistem ini hanya untuk mempermudah pembayaran spp siswa di SMK N 1 klaten

5. Sistem web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan

Adobe Dreamweaver CS3 sebagai alat bantu dalam mendesign antar muka situs

web, serta MySQL sebagai olah datanya.

6. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline karena aplikasi ini hanya

untuk sekolah SMK N 1 Klaten.

1.4 Maksud Dan Tujuan

1) Meningkatkan Efisiensi Penulisan Data dari sistem Komputerisasi.

2

2) Mampu menyajikan informasi yang cepat dan akurat.

3) Membangun pengembangan sistem pengolahan data administrasi sehingga

penyajian informasi dapat selalu aktual , akurat dan tepat waktu.

1.5 Metode Pengumpulan Data 1) Metode Observasi

2) Metode Wawancara

3) Metode Kepustakaan

4) Metode Dokumentasi

1.6 Sistematika Penulisan

1) BAB I : PENDAHULUAN

2) BAB II : LANDASAN TEORI

3) BAB III : TINJAUAN UMUM

4) BAB IV : PEMBAHASAN

5) BAB V : PENUTUP

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi adalah hasil dari pengolahan data-data tertentu sehingga

menghasilkan suatu yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam

mengambil keputusan sesuai dengan kebutuhan. Komponen terpenting adalah data,

diantara data dan informasi mempunyai perbedaan.

Data adalah fakta dan kejadian yang belum mempunyai nilai dan manfaat, oleh

karena itu data harus mengalami proses pengolahan data terlebih dahulu. Pengolahan

data adalah manipulasi data yang menjadi bentuk yang lebih berguna

2.2 Bagan Alir Sistem (Flowchart Sistem)

Bagan aliran merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah

dari proses program. Bagan aliran dibuat derivikasi bagan aliran sistem yang dibuat

dengan simbol-simbol

2.3 DFD (Data Flow Diagram)

DFD merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses

yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Pengembangan DFD biasanya

menggunakan cara berjenjang. Dimulai dengan cara dari context diagram, DFD level 0,

DFD level 1 dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas dari sistem yang akan

dikembangkan.

3

2.4 Bahasa Pemrograman yang Digunakan

2.4.1 HTML ( Hypertext Markup Language)

HTML (Hypertext Markup Language) merupakan suatu format yang digunakan

dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web. Dokumen ini

dikenal sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan pada

web browser.

2.4.2 PHP

Php adalah bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk

membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting

maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi ke server yang kemudian

hasilnya dikirimkan ke browser.

2.5 Data Base Server Yang digunakan

2.5.1 XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,

merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang

berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL

database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan

Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun),

Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public Licence

dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan

halaman web yang dinamis.

2.5 Perangkat Lunak Yang digunakan

2.5.1 Adobe Dream Weaver CS3

Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor profesional untuk

mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Dream weaver

merupakan perangkat lunak utama yang dgunakan oleh web desainer maupun web

programmer dalam membangun suatu situs web.

3 Tinjauan Umum

3.1 Profil SMK N 1 KLATEN

Lokasi : Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo No.22, Kelurahan Sekarsuli,

Kecamatan Klaten utara, Kabupaten Klaten, kode pos 57432.

Telepon : 0272-321266

Faximile : 0272-321576

Website : www.smkn1.com

Kepala sekolah : Drs. M. Sami, M.Pd (NIP. 195504171986031008)

3.2 Visi Dan Misi

3.2.1 Visi Sekolah

4

Dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan sekolah, SMK Negeri 1 Klaten

memiliki visi yaitu ”Unggul dalam prestasi, beriman bertaqwa dan menjunjung tinggi nilai-

nilai luhur budaya bangsa”.

3.2.2 Misi Sekolah

Untuk mewujudkan visi sekolah, SMK Negeri 1 Klaten mempunyai misi sebagai

berikut:

a. Membentuk tamatan yang beerprestasi, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan

Yang Maha Esa.

b. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis kepribadian karakter bangsa yang

menjunjung tinggi nilai-nilai budaya bangsa Indonesia.

c. Menyelenggarakan pendidikan berbasis kompetensi yang sesuai dengan

kebutuhan pasar kerja di dalam dan di luar negeri.

d. Menyelenggarakan pendidikan sekolah bertaraf nasional dan internasional.

e. Meningkatkan dan mengembangkan kerjasama dunia usaha, dunia industri,

intitusi dalam dan luar negeri.

4 Pembahasan

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi

dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada

perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan

hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem

secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukan kepada user

tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan.

4.2 Rancangan Basis Data

Basis data digunakan untuk media penyimpanan data yang kemudian digunakan

untuk menghasilkan informasi. Oleh karena itu perancangan basis data yang baik sangat

berguna dalam membuat sisten informasi.

Kelompok data yang diprlukan dalam sistem tanya jawab ini beserta tabel yang

digunakan dijelaskan sebagai berikut:

Tabel 4.1 Rancangan tabel siswa

Nama Field Type Size Keterangan

id_siswa Integer Nomor Induk Siswa

nama_siswa Varchar 50 Diisi Nama siswa

tmpt_lahir Varchar 50 Diisi dengan nama kota kelahiran siswa

tgl_lahir Date time Standar Diisi tanggal kelahiran siswa

almt_siswa Varchar 100 Diisi alamat tinggal siswa

Jenkel_siswa Varchar 10 Diisi dengan laki-laki atau perempuan

asal_sekolah Varchar 50 Diisi dengan nama sekolah asal

5

siswa

thn_masuk Char 10 Tahun awal ajaran siswa bersekolah di SMK

Status Varchar 50 Status siswa aktif atau alumni

id_kelas Interger Diisi dengan kode kelas yang sesuai dengan kode kelas di tabel kelas

Tabel 4.2 Rancangan tabel guru

Nama Field Type Size Keterangan

id_guru Integer Kode untuk guru

nama_guru Varchar 100 Nama guru

tmpt_lahir Varchar 20 Diisi dengan nama kota kelahiran guru

tgl_lahir Date time Standar Diisi tanggal kelahiran guru

jabatan Varchar 50 Jabatan guru disekolah

Pendidikan Varchar 20 Diisi pendidikan terakhir yang ditempuh guru

Golongan Varchar 5 Diisi dengan tingkat golongan dalam kepegawaian

Tabel 4.3 Rancangan tabel kompetensi

Nama Field Type Size Keterangan

id_kompetensi Integer Kode kompetensi

nama_kompetensi varchar 50 Nama kompetensi

Tabel 4.4 Rancangan tabel semester

Nama Field Type Size Keterangan

id_semester Integer Kode untuk semester

nama_semester Varchar 30 Nama semester

Tabel 4.5 Rancangan tabel kelas

Nama Field Type Size Keterangan

id_kelas Integer Diisi dengan kode kelas

nama_kelas Varchar 50 Diisi dengan nama kelas

id_semester Integer Kode semester diisi sesuai dengan isian pada table semester

id_kompetensi Integer Kode kompetensi diisi sesuai dengan isian pada table kompetensi

Id_guru Integer Kode guru diisi sesuai dengan isian pada table guru

Tabel 4.6 Rancangan tabel type transaksi

Nama Field Type Size Keterangan

id_type Integer Kode tipe transaksi

nama_type Varchar 50 Nama tipe transaksi

Jmlh_bayar Double Diisi dengan jumlah yang harus dibayar

Tabel 4.7 Rancangan tabel transaksi

Nama Field Type Size Keterangan

id_transaksi Integer Kode transaksi

6

id_user Integer Kode user diisi sesuai dengan yang ada di tabel pengguna

id_siswa Integer Kode siswa diisi sesuai dengan isian pada table siswa

Bayar Varchar 50 Diisi nominal uang yang dibayarkan siswa

tgl_bayar Date

Diisi dengan tanggal waktu bayar

id_kelas Integer Kode kelas diisi sesuai dengan isian pada table kelas

Nonot Varchar 50 Diisi dengan nomor nota pada saat terjadi transaksi

Tabel 4.8 Rancangan tabel pengguna

Nama Field Type Size Keterangan

id_user Integer Kode pengguna

nama_user Varchar 50 Nama pengguna

Password Varchar 50 Password pengguna

nama_lengkap Varchar 30 Nama lengkap pengguna

Tabel 4.9 Rancangan tabel nota

Nama Field Type Size Keterangan

id_nota Integer Kode nota

id_siswa Interger Diisi sesuai dengan kode siswa yang ada pada tabel siswa

id_type Interger Diisi sesuai dengan kode tipe yang ada pada tabel tipe transaksi

Hargane Varchar 50 Isinya sesuai yang ada pada tabel transaksi

Nonot Varchar 50 Isinya sesuai yang ada pada tabel transaksi

id_kelas Integer Terisi sesuai dengan kode kelas yang ada di tabel kelas

4.3 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel yang telah dibuat dapat dilihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1 Relasi antar tabel

7

4.4 Implementasi Sistem

Implementasi membangun sistem aplikasi administrasi sekolah pada SMK N 1

Klaten sebagai sarana untuk mempermudah proses transaksi pembayaran serta

pengecekan data transaksi sekolah terseburt yang menggnakan bahasa pemrograman

PHP dan basis data MYSQL. Pada saat pertama kali sistem dijalankan akan muncul

tamapilan homepage index.

4.1.1 Halaman login

Gambar 4.2 Halaman login

Halaman index berfungsi untuk komfirmasi login baik admin maupun kasir(user)

untuk melakukan pengolahan data yang tersedian pada menu halaman tertentu.

4.1.2 Halaman admin

Gambar 4.3 Halaman Utama Admin

Halaman Home untuk admin berfungsi untuk mengelola data keseluruhan baik

penambahan data siswa, data guru, data kelas, data tipe transaksi, transaksi

pembayaran spp, data pengguna dan pengaturan pengguna

4.1.3 Form Pengaturan Siswa

Gambar 4.4 Form Pengaturan Siswa

8

4.1.4 Form Tambah Siswa

Gambar 4.5 Form Tambah Siswa

4.1.5 Form Edit Siswa

Gambar 4.6 Form Edit Siswa

4.1.6 Form Pencarian Siswa

Gambar 4.7 Form Pencarian Siswa

4.1.7 Form Pengaturan Kelas

Gambar 4.8 Form Pengaturan Kelas

9

4.1.8 Form Tambah Kelas

Gambar 4.9 Form Tambah Kelas

4.1.9 Form Edit Kelas

Gambar 4.10 Form Edit Kelas

4.1.10 Form Tambah Kompetensi

Gambar 4.11 Form Tambah Kompetensi

10

4.1.11 Form Edit Kompetensi

Gambar 4.12 Form Edit Kompetensi

4.1.12 Form Pengaturan Guru

Gambar 4.13 Form Pengaturan Guru

4.1.13 Form Tambah Guru

Gambar 4.14 Form Tambah Guru

4.1.15 Form Edit Guru

Gambar 4.15 Form Eidt Guru

11

4.1.16 Form Pencarian Guru

Gambar 4.17 Form Pencarian Guru

4.1.17 Form Transaksi(Admin)

Gambar 4.18 Form Transaksi(Admin)

4.1.18 Form Tambah Transaksi

Gambar 4.19 Form Tambah Transaksi

4.1.19 Form Tambah Tipe Transaksi

Gambar 4.20 Form Tambah Tipe Transaksi

12

4.1.20 Form Edit Tipe Transaksi

Gambar 4.21 Form Edit Tipe Transaksi

4.1.21 Form Cetak Laporan

Gambar 4.22 Form Cetak Laporan

4.1.22 Form Pengaturan User(Admin)

Gambar 4.23 Form Pengaturan User(Admin)

4.1.23 Form Tambah User(Admin)

Gambar 4.24 Form Tambah User(Admin)

13

4.1.24 Form Edit User(Admin)

Gambar 4.25 Form Edit User(Admin)

4.1.25 Form Ganti Password(Admin)

Gambar 4.26 Form Ganti Password(Admin)

4.1.26 Form Halaman Utama Kasir

Gambar 4.27 Form Halaman Utama Kasir

4.1.27 Form Transaksi(Kasir)

Gambar 4.28 Form Transaksi(Kasir)

14

4.1.28 Form Tambah Transaksi(Kasir)

Gambar 4.29 Form Tambah Transaksi(Kasir)

4.1.29 Form Cetak Laporan(Kasir)

Gambar 4.30 Form Cetak Laporan(Kasir)

4.1.30 Form Pengaturan User(Kasir)

Gambar 4.31 Form Pengaturan User(Kasir)

15

4.1.31 Form Laporan

Gambar 4.32 Form Laporan

4.1.32 Form Formulir Setoran(Nota)

Gambar 4.33 Form Formulir Setoran(Nota)

5. KESIMPULAN DAN SARAN

Aplikasi berbasis web ini sangat diharapkan dapat menjadi salah satu media

Informasi yang sangat berguna bagi SMK N 1 KLATEN untuk memudahkan pendataan

dan laporan yang cepat dan akurat. yang nantinya akan sangat berpengaruh pada arsip

sekolah.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan penulis, maka dapat diambil beberapa kesimpulan

antara lain:

1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara

manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan

pelayanan informasi mengenai data administrasi siswa masih kurang

memuaskan. Misalnya kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan

pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu

sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu

dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.

16

2. Adapun kelebihan dari sistem terkomputerisasi yang berbasis web ini

dibandingkan dengan sistem yang ada saat ini (manual) adalah :

a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data administrasi

pembayaran siswa.

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan

dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan,

pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih

tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir.

Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan

pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien

Sehingga pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas sebagai pertimbangan bagi SMK N 1 KLATEN

dalam penyampaian informasi tentang transaksi pembayaran spp maka saran yang akan

disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi berbasis web ini dirancang oleh penulis agar dapat menjadi bahan

pertimbangan dan dijadikan sebagai media alternatif dalam penyampaian

informasi administrasi sekolah serta perbaikan pelayanan pembayaran dimasa

kini dan masa mendatang.

2. Keamanan dan backup data pada aplikasi harus disertakan sebagai perbaikan

dari aplikasi yang dibuat oleh penulis.

3. Jika sistem ini digunakan hanya oleh pihak SMK N 1 KLATEN, maka perlu

diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara

terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses

penginputan data dapat berjalan dengan lancar.

4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak

kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi

dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun

harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan

dengan sebaik-baiknya.

DAFTAR PUSTAKA

Arief Rudyanto.M. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan - 2MySQL .

Yogyakarta : Andi Offset ,2006.

17

Arief Rudyanto.M Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL server 2000. Yogyakarta : Andi Offset ,2006.

Fatta Al Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan

bersaing perusahaan dan Organisasi modern. Yogyakarta: Andi

Offset, 2007.

Kusrini, M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basi Data. Yogyakarta: Andi Offset ,2007 Giesoeroto, Mozila Firefox,

http://giesoeroto.files.wordpress.com/2008/11/presentase1.pdf, 10 Juni 2012

, PHP, http://id.wikipedia.org/wiki/PHP, 10 Juni 2012

Setiady, Agung. Pengenalan PHP,

http://agungsetiady.wordpress.com/category/php/pengenalan-php, 10

Juni 2012

Ema Utami dan Sukrisno, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database

dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual

Basic,(Yogyakarta: ANDI,2005), hal.104