Módulo CFDI - Quantumbit CFDI.pdf · Uso de claves de productos y servicios. Cada una de nuestras actividades cuenta ahora con una clave de categorización que tendremos que incluir

Manual de usuario

Copyright ©

Powered By Quantumbit

Blvd. Luis Donaldo Colosio 294-F,

Prados del Centenario CP 83260

Hermosillo, Sonora, México

Correo electrónico

[email protected]

Página oficial

Quantumbit - Custom software development

Versión 3.3

Módulo CFDI

Comprobante Fiscal Digital por Internet

Contenido Introducción ................................................................................................................................ 1

Descripción ..................................................................................................................................... 1

Información General ....................................................................................................................... 1

Objetivo: .............................................................................................................................. 2

Dirigido a: ............................................................................................................................ 2

Conocimientos Previos: ........................................................................................................ 2

Módulo CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ............................................................... 3

Instalación del módulo ................................................................................................................... 3

Configuración .................................................................................................................................. 4

Claves de unidad / Claves de producto y Servicio ......................................................................... 6

Activar Claves ...................................................................................................................... 8

Ingresar nuevas Claves ......................................................................................................... 8

Editar Claves existentes ....................................................................................................... 9

Eliminar Claves existentes .................................................................................................. 10

Asignar claves de Unidad y claves de Producto / Servicio ................................................... 11

Timbrar una factura (Estándar, Anticipo, Rectificativa y Nota de crédito) ................................ 12

Timbrar pagos de facturas PPD (COMPLEMENTO DE PAGO) ............................................... 16

Cancelar el timbrado de una factura ........................................................................................... 18

Factura de reemplazo ................................................................................................................... 19

1

Introducción

Descripción

¿Qué nos ofrece el módulo de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es la forma de hacer Documentos Electrónicos para

que sean válidos para el SAT. Requiere que el Contribuyente obtenga su Certificado de Sello Digital

(CSD) en el Portal del SAT para firmar electrónicamente sus documentos.

EMISIÓN DEL CFDI

El contribuyente genera su factura electrónica en su sistema interno de facturación conforme a los

requerimientos para la emisión de un CFDI. La generación de este comprobante supone la creación

de un archivo de datos estructurado en formato XML, que integra el certificado de sello digital (CSD)

del contribuyente expedido por el SAT.

VALIDACIÓN DEL CFDI GENERADO

Constata que la estructura del documento cumple con las especificaciones técnicas conforme a la

resolución miscelánea fiscal vigente.

CERTIFICACIÓN DEL COMPROBANTE

Incorpora un complemento sobre el documento, que incluye el "Folio Fiscal", también llamado

UUID, la fecha y hora de certificación y sello digital del SAT y del certificado del SAT y sello del timbre.

ENVIO DEL CFDI AL RECEPTOR

El CFDI se debe hacer llegar a su destinatario, que es el contribuyente receptor. El envío del CFDI

certificado a su destinatario puede realizarse de forma convencional mediante correo electrónico

desde el sistema de facturación interno del contribuyente, o en su defecto, publicado en el portal

seguro de "Comercio Digital" para la consulta y descarga por el receptor.

Información General

Módulo de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

En este documento se describirá los objetivos e información clara acerca del funcionamiento del

módulo de CFDI y las ventajas que este nos ofrece.

EL módulo de CFDI fue creado por Quantumbit una empresa 100% mexicana de consultoría en

tecnologías de información, especializada en el desarrollo de aplicaciones y soluciones de negocio

para medianas y grandes empresas en diversos sectores, industrias y servicios de gobierno.

2

Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante la operación del módulo, ya que

lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él. Con el fin de facilitar la comprensión del

manual, se incluye gráficos explicativos.

Objetivo:

Con este manual pretendemos que el usuario tenga conocimiento de todos los procesos y

funcionalidades que ofrece el módulo de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), para llegar

a dominar y comprenderlos de forma práctica, cómoda y sencilla, esto es:

• Guía de seguimiento paso a paso para cada proceso.

• Conocer cómo configurar y utilizar el módulo, mediante una descripción detallada e ilustrada de

las opciones.

• Conocer el alcance de toda la información dentro de cada proceso que lo conforma y evitar errores

en la ejecución.

Dirigido a:

Este manual está orientado a una parte de los usuarios finales involucrados en la etapa de operación

del módulo de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Conocimientos Previos:

Los conocimientos mínimos que deben tener las personas que operarán el sistema y cada módulo

dentro de la plataforma son:

• Conocimientos básicos del proceso de facturación en Dolibarr.

• Conocimiento de los diferentes tipos de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) existentes.

• Conocimiento de los diferentes tipos de uso de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

• Conocimientos básicos de las claves de unidad y claves de productos y servicios.

Aquí puedes consultar el listado completo de estas claves proporcionadas por el SAT:

Factura (sat.gob.mx)

• Conocimiento de las diferencias entre una factura PUE (Pago en una sola exhibición) y una factura

en PPD (Pago en parcialidades o diferido).

3

Módulo CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

Instalación del módulo

Para instalar el módulo externo CFDI, descomprima el archivo en el directorio del servidor

dedicado a los módulos externos:

/var/www/html/dolibarr/custom

O ingrese a Dolibarr en la siguiente ruta:

1.- Inicio -> 2.- Configuración -> 3.- Módulos/Aplicaciones -> 4.- Instalar módulo externo.

De clic en elegir archivo (1) y seleccione el modulo de CFDI, una vez se complete la carga dar clic

en enviar (2).

4

Ahora el módulo se encuentra instalado y listo para usarse, solo deberemos activarlo desde el

menú de Módulos/Aplicaciones -> Módulos disponibles.

Configuración

Antes de empezar a utilizar el módulo para timbrar nuestras facturas (Poner un folio fiscal al CFDI

que hemos sellado), deberemos configurar algunos parámetros de nuestro sistema y en nuestro

módulo.

INGRESAR DATOS DE LA EMPRESA EN NUESTRO SITEMA

Ruta: Inicio -> Configuración -> Empresa/Organización.

Deberemos ingresar los siguientes datos que se muestran en la imagen.

5

CONFIGURAR PARAMETROS MODULO CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Ruta: Inicio -> Configuración -> Módulos/Aplicaciones -> Módulos disponibles

Ingresamos a las configuraciones del módulo (engrane)

Aquí encontraremos 2 pestañas: Configuración general y Certificados/API. Las cuales describiremos

a continuación:

Configuración General

En esta pestaña seleccionaremos el “Tipo de Persona” (1) y el “Régimen Fiscal” (2) con el cual se

encuentre registrado la empresa.

En el paso numero 3 indicaremos si deseamos que se active una condición (Permiso especial) para

NO poder cancelar facturas de otros periodos, es decir; facturas de meses anteriores a la fecha

actual.

6

Certificados/API

En esta pestaña ingresaremos los archivos y datos necesarios para poder timbrar nuestras facturas

1. Ingresamos los archivos .cer y .key proporcionados por el SAT.

2. Ingresamos la contraseña que corresponde a estos archivos.

3. Ingresamos el ID de la empresa proporcionado por el proveedor de timbrado.

4. Ingresamos las llaves privadas y públicas del modo prueba (Sandbox) y modo producción

del módulo CFDI, estas llaves son proporcionadas por nuestro proveedor de Timbres.

Los modos de operación nos permiten realizar pruebas de funcionamiento (modo Sandbox)

y establecer validez fiscal a nuestras facturas (modo producción).

5. Cuando establecemos las llaves del punto 4 podremos cambiar el modo de operación del

módulo a consideración.

Al terminar de llenar estos datos daremos clic en guardar y ahora estaremos listos para empezar a

operar con normalidad.

Claves de unidad / Claves de producto y Servicio

¿Qué es la Unidad de Medida SAT?

La unidad de medida SAT 2021 va de la mano con la presentación de un producto o servicio, como

kilo, litro, pieza, docena, etc.

Cabe mencionar que después de las últimas modificaciones, el SAT introdujo al catálogo de

unidades de media más de 3,000 unidades de medida, para que el contribuyente tenga un buen

repertorio de selección de la presentación que más se adapte al producto que maneja.

Este catálogo se encuentra disponible en la siguiente ruta:

Inicio -> Configuración -> Diccionarios -> CLAVE DE UNIDAD

7

¿Qué es la Clave del Producto SAT?

La Clave del Producto o Servicio del SAT es, como su nombre indica, la descripción exacta de la

mercancía vendida o el servicio profesional prestado que es motivo de emisión de un CFDI.

Estas claves proporcionadas en el catálogo del Servicio de Administración Tributaria se componen

de 8 números y cuentan con ciertos elementos que te ayudan a identificar fácilmente cuál utilizar.

Este catálogo se encuentra disponible en la siguiente ruta:

Inicio -> Configuración -> Diccionarios -> CLAVE DE PRODUCTO O SERVICIO

Diferencias entre Clave del Producto y Clave de Unidad de Medida

En tu facturación electrónica deberás indicar tanto la Unidad de Medida con su respectiva Clave

como la Clave del Producto o Servicio por el que recibiste un pago.

Los tres elementos hacen referencia a tu sector y producto mediante las especificaciones señaladas.

Un par de ejemplos de cómo utilizar las claves para el registro de tus CFDI podrían clarificar esto:

8

Clave Unidad de Medida Clave del Producto o Servicio Descripción del Producto o Servicio

E48 (Unidad de Servicio) 82111804 Servicios de traducción escrita

H87 (Pieza) 56101500 Muebles

Activar Claves

Lo primero será seleccionar el diccionario de claves que deseamos activar y en el listado que nos

muestra deberemos ingresar el código perteneciente a la clave, después daremos clic en buscar

(icono de lupa).

Una vez que identifiquemos la clave buscada daremos clic al Switch al lado derecho de la clave

Ahora la clave estará disponible para asignarla a nuestros productos y servicios que facturamos.

Ingresar nuevas Claves

Si por algún motivo la clave que deseábamos activar no está disponible, podemos ingresar una

desde el pequeño formulario anterior al listado de claves. Recomendamos que las claves que se

planea activar se encuentren dentro del catálogo oficial del SAT, para evitar errores en la emisión

de un CFDI con una clave errónea.

9

En este formulario ingresaremos 3 datos:

1. La Clave de Unidad / Clave de Producto y Servicio oficial.

2. Una etiqueta que describa correctamente la Clave de Unidad / Clave de Producto y Servicio.

3. Una descripción (Opcional) para describir en más detalle dicha clave.

Una vez ingresados estos datos daremos clic en añadir (4). La clave se activará automáticamente y

estará disponible para su uso.

Editar Claves existentes

Si queremos modificar los datos de una clave por motivos como nombres de etiquetas ambiguas

y/o errores ortográficos, podemos modificarla dando clic en el icono de lápiz al lado derecho de la

clave.

Esto nos habilitara la edición de los 3 campos mencionados en ingresar nuevas claves, los cuales

deberemos corregir siguiendo las instrucciones descritas.

10

Eliminar Claves existentes

También es posible eliminar una clave, sin embargo; no recomendamos realizar esta acción. En su

lugar se debería optar por mantenerla desactivada en caso de no utilizarla.

Para eliminar una clave deberemos dar clic en el icono de papelera al lado derecho de la clave.

Al seleccionarlo el sistema nos preguntara si estamos seguros de realizar esta acción, donde

deberemos seleccionar la opción correcta.

La eliminación de alguna clave del catalogo queda bajo responsabilidad del usuario y/o empresa,

NO nos hacemos responsables en caso de algún error debido a esta alteración.

11

Asignar claves de Unidad y claves de Producto / Servicio

Uso de claves de productos y servicios.

Cada una de nuestras actividades cuenta ahora con una clave de categorización que tendremos que

incluir en nuestros CFDI 3.3. Aquí se identifica la actividad, su segmentación, grupo y clase de cada

uno de nuestros productos y servicios, es decir; que cada línea de la factura debe contener estas

claves para poder emitir el CFDI correctamente.

¿Como le asigno estas claves a cada uno de mis productos y servicios?

Al activar el modulo de CFDI se agregan 2 campos extras al formulario de productos y servicios, estos

campos tienen como nombre “CLAVE DE UNIDAD” y “CLAVE DE P´RODUCTOS O SERVICIOS”.

(Formulario de creación y edición de productos)

Estos campos los deberemos ingresar a cada uno de nuestros productos, tanto a los nuevos

productos/servicios que demos de alta como a los productos/servicios ya existentes en nuestro

catálogo.

También debemos tener en cuenta que en ocasiones realizamos facturas con productos y servicios

que no existen en nuestro catálogo. Teniendo esto presente las claves se deberán ingresar de

manera manual al ingresar cada línea a la factura.

1. Elegimos entrada libre de “producto / servicio”.

2. Ingresamos la descripción del producto / servicio.

3. Ingresamos las Claves de Unidad y Claves de Productos/ Servicios.

12

¿Qué es el “N° de Identificación”?

En este campo se puede registrar el número de parte, identificador del producto o del servicio, la

clave de producto o servicio, SKU (número de referencia) o equivalente, propia de la operación del

contribuyente emisor del comprobante fiscal descrito en el presente concepto.

• Opcionalmente se pueden utilizar claves del estándar GTIN (número global de artículo

comercial).

• Puede conformarse desde 1 hasta 100 caracteres alfanuméricos.

Ejemplo: N° Identificación= UT421510

Sólo en el caso extremo de que no se pudiera identificar algún producto o servicio dentro del

catálogo, ni siquiera buscando alguna clasificación que se acerque o asemeje se podrá utilizar la

clave 01010101 “No existe en el catálogo”

Timbrar una factura (Estándar, Anticipo, Rectificativa y Nota de crédito)

Para timbrar una factura a un cliente es estrictamente necesario que tenga registrado el RFC que

le corresponde, de lo contrario el timbrado no se ejecutara. En la ficha principal del cliente

podemos corroborar que cuente con su RFC registrado.

13

Establecido este punto podemos continuar:

Cuando creamos una factura, en la ficha principal nos mostrara un nuevo botón llamado “Timbrar

Factura” el cual deberemos seleccionar para poder generar el CFDI correspondiente.

Sin embargo, antes de timbrar una factura es necesario indicar los siguientes 3 campos en la ficha

principal:

1. Tipo de pago (1).

2. Método de pago (2).

3. Uso del CFDI (3)

14

Cuando ingresemos estos campos en la ficha de la factura podremos proseguir con el timbrado.

Al “TIMBRAR LA FACTURA” esta tendrá un estatus adicional indicándonos que se ha timbrado con

éxito y en la sección de archivos vinculados nos aparecerán 2 archivos nuevos, un archivo.XML y un

archivo.PDF que este ultimo es la representación impresa del archivo.XML.

15

Esta es la imagen del archivo.PDF.

Si los campos antes mencionados NO se agregan el sistema nos enviara un error al intentar timbrar

la factura.

16

Timbrar pagos de facturas PPD (COMPLEMENTO DE PAGO)

Con el objetivo de entrar en contexto, les agradecemos lea la siguiente información:

Hoy en día continúan existiendo dudas en el llenado de los comprobantes fiscales (CFDI versión 3.3)

que deben emitirse por los diferentes actos o actividades que llevamos a cabo los contribuyentes

(personas físicas y morales).

Uno de estos casos es el registro del “Método de Pago” en la factura; ya sea por la obligación de

emitir después el complemento de pago cuando esta no se liquide al momento, sino de forma

diferida (PPD), o poder ingresar el método PUE (pago en una sola exhibición) para no expedir dicho

complemento.

A continuación, veamos algunos planteamientos hechos por nuestros clientes respecto al método

de pago que debería ingresarse en ciertos escenarios:

¿Si una factura se realiza en enero y se paga en el mes de febrero, es PPD o PUE?

Cuando se facture una operación (venta de un bien o prestación de un servicio) y se liquide el mes

siguiente al de la emisión del CFDI, el comprobante deberá llevar:

– Método de Pago: PPD (Pago en parcialidades o diferido) y Forma de Pago: 99 (Por definir).

* Una vez que se haga el pago, habrá que emitir el complemento de pago respectivo.

** Esto aplica en todos los casos en los cuales el pago vaya a realizarse a partir del mes inmediato

posterior al de emitirse la factura original.

¿Si una factura se realizó en enero o se expide en febrero y se paga dentro del mismo mes, es PPD

o PUE?

Cuando las operaciones amparadas en un comprobante fiscal no hayan sido pagadas con

anterioridad ni al momento de la emisión de la factura, en principio se estaría ante una transacción

con Método de Pago PPD; sin embargo, en aquellos casos en los que exista la promesa de

liquidarla en su totalidad a más tardar el último día del mes en el que se emite el CFDI y se conoce

la Forma mediante la cual se realizará el pago (Ej. Cheque o Transferencia, etc.) podrá registrarse

el método “PUE” (haciendo uso de la facilidad contenida en la regla 2.7.1.43. de la miscelánea

vigente).

En este punto, es muy importante tener presente lo siguiente:

– Si se registra el método «PPD», cuando se realice el pago, deberá emitirse

obligatoriamente el CFDI con complemento para recepción de pago; sin importar el momento en

que esto ocurra (es decir, aunque el pago se reciba dentro del mismo mes).

– Si se captura el método «PUE» y, llegado el último día del mes en el que se hizo la factura,

el pago no se efectúa o se realiza con una Forma de pago distinta a la declarada en la factura origen,

esta deberá cancelarse y volver a emitirse sustituyendo a la anterior.

*** La manera de reexpedir la factura y los nuevos datos a registrar, dependerán del supuesto

en el que nos encontremos (forma de pago incorrecta o pago no realizado dentro del mes).

17

Teniendo esto claro podemos concluir que al registrar un pago a una factura emitida con Método

de pago PPD (Pago en parcialidades o diferido) tenemos la obligación como contribuyentes de emitir

el CFDI con complemento para recepción de pago, lo cual lo realizaremos de la siguiente forma:

En esta factura emitida en PPD presentamos un pago parcial de $3,000.00 (1) al cual le vamos a

emitir el CFDI correspondiente, para ello nos dirigiremos a la pestaña CFDI (2).

En esta pestaña encontraremos toda la información relacionada a los pagos de nuestra factura, y

para emitir el complemento de pago deberemos dar clic a la leyenda “Generar CFDI”.

Al realizar esta acción notaremos que el estatus del pago a cambiado a “Timbrado” (1) y al lado

derecho nos muestra los documentos correspondientes al pago (2), estos mismo los podemos

descargar dando clic en cada uno de ellos para su uso posterior. A si mismo podemos realizar la

cancelación del complemento de pago en caso de contener algún error. Esto lo podemos realizar

dando clic en “Cancelar XML” (3).

18

Cancelar el timbrado de una factura

Existen diferentes motivos para cancelar una factura; como, por ejemplo:

• Falta de pago de la Factura Electrónica (principal motivo de cancelación)

• Errores de datos fiscales (RFC, domicilio, nombre o razón social)

• Productos y Servicios (error en el concepto o nombre)

• Error en formas o métodos de pago (contado, parcialidad, efectivo, transferencia, etc.)

• Error en los montos (facturar más o menos)

• Condiciones de pago diferentes a lo acordado

En estos casos es necesario hacer una cancelación para emitir el CFDI nuevamente y de forma

correcta, para ello basta con dar clic en el botón “CANCELAR FACTURA”.

El sistema nos preguntara el motivo de la cancelación, en el cual deberemos seleccionar una opción

del catálogo. Siendo esta la que mas se ajuste al motivo de la cancelación de nuestra factura.

19

Al cancelar la factura esta cambiara del estatus “TIMBRADO” a “CANCELADO” indicándonos que se

ha cancelado con éxito.

En modo “SANDBOX” NO es posible cancelar una factura. Ya que esta no tiene validez fiscal y no

existe registro ante el SAT.

Factura de reemplazo

Al emitir un comprobante fiscal pueden existir errores, algunos de ellos ya mencionados en el punto

anterior. En estos casos, y si la operación subsiste, será necesario realizar la sustitución del CFDI

cancelado mediante el tipo de relación 04.

Lo anterior, es un candado establecido por las autoridades fiscales para evitar que se perjudique a

los receptores de dichos comprobantes, además de ser un proceso clave para brindar orden a la

facturación en los negocios.

¿Como se debe emitir un CFDI que sustituye a otro CFDI?

De acuerdo con lo establecido en la "Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por

Internet" (Anexo 20 de la RMF), se debe actuar en este orden:

1. Primero se debe cancelar el CFDI que se va a sustituir, y

2. Se debe emitir el nuevo CFDI en el cual se debe registrar en el campo “Tipo Relación” la

clave “04” (Sustitución de los CFDI previos) y en el campo UUID del Nodo CFDI Relacionado

se debe registrar el folio fiscal del comprobante que se va a sustituir.

20

Ahora llevaremos estos conocimientos a la práctica para poder emitir un CFDI que sustituye a otro

CFDI, el cual mencionaremos como “factura de reemplazo” en adelante.

Debemos dirigirnos a la ficha del tercero, ubicarnos en la pestaña cliente y dar clic en “CREAR

FACTURA O ABONO”.

Se nos presentara un formulario para generar una factura donde deberemos elegir el tipo de factura

a emitir. Lo siguiente será elegir la opción “Factura de reemplazo para factura”.

Al seleccionar esta opción nos desplegara los campos de “Tipo Relación” y “UUID Cancelado” los

cuales ingresaremos de la siguiente forma:

1. Seleccionamos la factura que cancelamos con anterioridad.

2. Establecemos el tipo de relación en “04 – Sustitución de los CFDI previos”.

3. Ingresamos el folio fiscal de la factura cancelada (Este lo podemos encontrar en el PDF de

la factura cancelada).

21

(Folio fiscal en el archivo.PDF de la factura cancelada)

22

La nueva factura generada contendrá los mismos datos de la factura origen, los cuales podemos

modificar para ajustarla a nuestras necesidades.

Cuando la factura este validada y con los datos correctos podemos “timbrarla” de manera habitual

(Puede consultar el punto Timbrar una factura). El CFDI emitido ahora contendrá la relación de la

factura original como podemos apreciar a continuación: