Materi kuliah sisfo sdm

Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia

Definisi

� Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan sebuahaplikasi bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dalambidang teknologi informasi.

� Sistem Informasi SDM menggabungkan ilmu pengetahuanMSDM dengan teknologi informasi untuk melakukan proses

2

MSDM dengan teknologi informasi untuk melakukan prosespengolahan data MSDM dalam proses pengambilankeputusan.

� Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dalam bahasa Inggris Human Recouces Informations System (HRIS).

Pendahuluan

� SI-SDM adalah sistem yang dapat memberikan informasikepada Manajer tentang keadaan sumber daya manusia dalamsebuah perusahaan.

� Mengapa perlu SI-SDM? Karena SDM adalah asset yangsangat penting bagi sebuah perusahaan sehingga perlu sebuahsistem yang dapat mengelola data-data SDM untuksistem yang dapat mengelola data-data SDM untukmembantu memberikan informasi tentang keadaan SDM,khususnya dalam hal pengambilan keputusan.

� SI-SDM merupakan alat bantu perusahaan untukmengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasidata tentang sumber daya manusia dan kegiatan-kegiatanpersonalia.

3

Informasi Tentang SDM

Informasi yang disediakan adalah :

� Informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuahorganisasi.

� Informasi perekrutan pegawai.

� Informasi data pegawai

� Informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dariorganisasi tersebut

� Informasi mengenai pemberhentian pegawai.

4

Sub Sistem Informasi SDM

Perbedaan SI-SDM dengan sistem informasi lainnya tercermindalam keragaman sub sistem output yaitu :

� Subistem perencanaan angkatan kerja

� Subsistem perekrutan

5

� Subsistem perekrutan

� Subsistem manajemen angkatan kerja

� Subsistem kompensasi

� Subistem tunjangan

� Subsistem laporan lingkungan

Manajemen SDM

Fungsi Manajemen SDM

1. Perekrutan dan Penerimaan (recruitment and hiring).� Memasang iklan lowongan kerja di Koran, dll.� Menggunakan peraturan pemerintah

2. Pendidikan dan Pelatihan.Mengatur program pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahliankerja pegawai.kerja pegawai.

3. Manajemen Data.Menyimpan database pegawai dan memproses data untuk memenuhi kebutuhan informasi

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan.� Menentukan jenis tunjangan seperti, UangTransport, Makan, Kesehatan, dll.� Melakukan penghentian pegawai berdasarkan aturan pemerintah.

6

Perencanaan SDM

Tujuan

Tujuan perencanaan SDM adalah mempersiapkan SDM yang adauntuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang

7

untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datangsehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Perencanaan SDM merupakan proses analisis danidentifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber dayamanusia sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya.

Definisi para Ahli

� Andrew E. Sikula mengemukakan bahwa :

“Perencanaan sumber daya manusia atau tenaga kerja didefinisikansebagai suatu proses untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja sesuaidengan kebutuhan organisasi”

8

� George Milkovich dan Paul C. Nystrom mendefinisikan bahwa:

“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan,pengimplementasian dan pengontrolan SDM yang menjaminperusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatanpegawai secara benar, waktu yang tepat”.

Perencanaan SDM

� Perencanaan SDM dilakukan dengan cara meramalkan keadaanorganisasi di masa yang akan datang yang berhubungan denganperkembangan organisasi dan teknologi.

� Peramalan SDM dipengaruhi oleh tingkat produksi. Tingkat

9

� Peramalan SDM dipengaruhi oleh tingkat produksi. Tingkatproduksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing.

� Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahanteknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaankarir.

Syarat–syarat Perencanaan SDM

1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncana-kannya.

2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

3. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

10

organisasi dan situasi persediaan SDM. 4. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa

mendatang.5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa

depan.6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan

pemerintah.

Proses Perencanaan SDM

� Perencanaan SDM merupakan rencana jangka panjang. Olehkarena itu, memerlukan proses perencanaan yang matang untukmengantisipasi perkembangan perusahaan ke depan.

� Dalam perencanaan SDM suatu organisasi harusmempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk

11

mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untukjangka panjang agar organisasi berjalan dengan baik.

� Alokasi SDM membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramalkemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan,pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapatmempengaruhi organisasi tersebut.

Prosedur Perencanaan SDM

� Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yangdibutuhkan.

� Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

� Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

12

� Menetapkan beberapa alternative.

� Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadirencana.

� Menginformasikan rencana kepada para karyawan untukdirealisasikan.

Manfaat Perencanaan SDM

Manfaat perencanaan SDM yang dilakukan dengan baik adalah :

� Manajemen memiliki pandangan baik terhadap SDM untukmelaksanakan keputusan-keputusan bisnis perusahaan.

� Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapatmengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yangdiperkirakan sebelumnya.

13

diperkirakan sebelumnya.� Dapat menempatkan SDM yang berbakat pada posisi yang tepat� Dapat mengantisipasi kebutuhan SDM sebelum jumlah tenaga kerja

yang sebenarnya dibutuhkan.� Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan

golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.� Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Kendala Perencanaan SDM

1. Standar kemampuan SDM

Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasikemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yangsifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius untuk menghitungpotensi SDM secara pasti.

14

potensi SDM secara pasti.

2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya sepertimesin. Hal ini menjadi kendala karena sulit memperhitungkan segalasesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang maumelepaskan kemampuannya.

Kendala Perencanaan SDM

3. Situasi SDM

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurangmendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadikendala dalam proses perencaan SDM.

15

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jeniskelamin, WNA, dan kendala lain untuk membuat rencana yangbaik dan tepat.

PENILAIAN TERHADAP SDM

� Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalahmenganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yangterdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas.

� Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaantenaga kerja yang ada.Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk

16

� Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untukmengetahui kemampuan pekerja yang ada. Informasi ini menjadidasar estimasi mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisioleh karyawan yang ada.

� Mempertimbangkan karyawan-karyawan yang sudah ada untuklowongan di masa yang akan datang adalah penting jika karyawandiproyeksikan memiliki karir yang panjang.

Penilaian Supply SDM Internal

1. Auditing Pekerjaan dan Keahlian

2. Inventarisasi Kemampuan Organisasi

Komponen Inventarisasi SDM

17

3. Komponen Inventarisasi SDM

Auditing Pekerjaan dan Keahlian

� Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahanyang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaanyang sedang dilakukan organisasi pada saat ini.

� Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatuorganisasi dalam mengembangkan atau memantapkan

18

organisasi dalam mengembangkan atau memantapkankeunggulan kompetitif.

� Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini akanmenjadi dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harusdilakukan pada masa yang akan datang.

Inventarisasi Kemampuan Organisasi

� Sumber dasar dari data Inventarisasi tenaga kerja adalah dataSumber Daya Manusia pada organisasi.

� Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untukmenentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan,

19

menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan,penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia.

� Informasi tersebut dapat juga menjadi dasar untukmenentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenagakerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan padasaat ini

Komponen Inventarisasi SDM

� Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja diorganisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang).

� Kemajuan karier secara individu penanggung tugas, waktu yangdiperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ke

20

diperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ketugas lain, tingkat upah).

� Data kinerja secara individu ( penyerlesaian pekerjaan,perkembangan pada keahliannya)

Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi:

� Pendidikan dan pelatihan

� Mobilitas dan letak geografis yang diinginkan

� Bakat, kemampuan dan keinginan yang spesifik

� Bidang yang diminati dan tingkat promosi didalam perusahaan

� Tingkat kemampuan untuk promosi

21

Tingkat kemampuan untuk promosi

� Pensiun yang diharapkan

Informasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM danInventarisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam: SistemInformasi SDM (SISDM)

Metode Peramalan SDM

a.Analisis Regresi

Membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampaudiantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistikantara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retailmungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yangakan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.

22

akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.

b. Metode Simulasi

Merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak dalambentuk model ekonometri untuk meramalkan pertumbuhankonsumen.

c. Rasio Produktivitas

Menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan. Rata-rata ini diaplikasikan pada ramalan penjualanuntuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan.

d. Rasio jumlah tenaga kerja

Digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung.

23

Digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung.

Contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orangpegawai untuk melayani 25 tenaga kerja produksi, maka rasio1:25 dapat digunakan untuk membuat estimasi jumlah tenagakerja yang digunakan.

SEBAB PERMINTAAN SDM

1. Faktor Internal

2. Faktor Eksternal

24

3. Faktor Ketenaga Kerjaan

Faktor Internal

� Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDMsebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasionalbisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasiperkembangannya dimasa depan.

25

� Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaanSDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalamorganisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yangmenyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM.

Faktor Eksternal

� Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang beradadiluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencanastrategic dan rencana operasional, sehingga langsung atautidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM.

26

� Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikansebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungansebuah organisasi/perusahaan.

Faktor Ketenagakerjaan

� Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimilikiperusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yangberpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru.

� Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan

27

� Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM danSistem Informasi SDM (SI-SDM) sebagai bagian dari SistemInformasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan.

Sistem Informasi SDM

Manfaat SI SDM :

� Membantu melakukan serangkaian proses yang mencakuppada pengumpulan bahan, peringkasan, dan penganalisaandata berhubungan erat dengan manajemen SDM danperencanaan SDM.perencanaan SDM.

� Aktifitas-aktifitas rekruitmen, seleksi pelatihan danpengembangan, manajer karir, kompensasi dan hubungankaryawan juga menuntut informasi yang tepat waktu danakurat untuk pengambilan keputusan-keputusan.

� Untuk membantu para manajer mendapatkan informasi yangcepat dan akurat tentang SDM untuk membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif.

28

Data Administrasi SDM

� Biodata Pegawai

� Sejarah Kepangkatan

� Sejarah jabatan

� Sejarah Pendidikan

Formal

� Keahlian berbahasa asing

� Penggunaan fasilitas

perusahaan

� Sejarah kunjungan ke luar

negeri

29

Formal

� Sejarah Pendidikan

Penjenjangan

� Sejarah Pendidikan

Substantial

negeri

� Daftar Keluarga

� Sejarah hukuman dan

penghargaan yang diperoleh

� Memo Khusus

Sistem Informasi SDM (SISDM)

SI-SDM adalah sistem integrasi yang dirancang untukmenyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilankeputusan SDM oleh manajer SDM.

30

1. Tujuan SI-SDM

� Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDMdikumpulkan

� Lebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaanSDM.

Sistem Informasi SDM (SISDM)

2. Kegunaan SI-SDM

� Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit.

31

� Dengan SISDM, pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan ke dalam sistem, dan dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual.

Merancang SISDM Yang Efektif

Para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan seperti:

1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkantentang orang-orang dalam organisasi?

2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?

32

2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?

3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untukpenyesuaian dengan data perusahaan lain?

4. Siapa yang membutuhkan informasi

5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?

Kompensasi

� Data tentang kompensasi merupakan salah satu bagianterpenting dalam sebuah perusahaan, karena digunakan olehpara manajer untuk membuat dan menetapkan strategi,kebijakan dan rencana kerja yang berkaitan dengan kebijakankompensasi guna meningkatkan kinerja pegawai dan dayasaing perusahaan.saing perusahaan.

� Kompensasi karyawan ada dua komponen yaitu 1).Pembayaran keuangan langsung dalam bentuk upah, gaji,insentif, komisi, dan bonus 2). Pembayaran tidak langsungdalam bentuk tunjangan keuangan seperti asuransi dan uangliburan yang dibayarkan perusahaan.

33

Proses Perencanaan SDM

1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi,dimana pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yangdimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini, danjuga dari segi availabilitas SDM tersebut.

2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana padaprinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapi

34

prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapidalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti olehcara penilaian/kriteria penerimaan.

3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment,yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapatdianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorangpersonel ketempat yang lebih tepat.

Evaluasi Kinerja Personel

Fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan kerjapersonil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut.

35

personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut.Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yanglebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telahditentukan sebelumnya.

Pendidikan dan Pelatihan

1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungandengan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakanoleh organisasi.

2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana

36

2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimanaberhubungan dengan rencana pendidikan yang akandiikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugasdan tanggung jawabnya.

3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatatinformasi yang berhubungan dengan kesertaan personelpada pendidikan yang diikutinya.

MODEL SI-SDMLingkungan eksternal

Teknologi Pasar KerjaPeraturan pemerintah

Sistem manajemen

Sistem Manajemen SDM

Sub Fungsi SDM

-Perencanaan

-Staffing

Tujuan organisasi

-Produktivitas

37

strategik-Staffing

-Pelatihan

-Kinerja

-Kompensasi

Sistem informasi SDM

-Laba

-Moral karyawan

Umpan balik

KETERKAITAN SI-SDM

Sub fungsi Manajemen SDM-Perencanaan-Staffing-Pelatihan dan pengembangan-Manajemen kinerja-Kompensasi SI lainLingkungan

-Legal-Politik-Sosial

38

SI-SDMProses manajemenKinerja-Pengembangan-Diversifikasi-Merger-Akuisisi

SI lain-Asuransi-Dana pensiun-Konsultan pajak

-Sosial

Administrasi

biodata

Perencanaan

pengembangan

Contoh Manajemen Data SI-SDM

39

Database

Pegawai Penggajian

Informasi

pegawai

Kehadiran

Contoh KASUS aplikasi SI SDM

1. Kebutuhan dan distribusi

2. Penjadwalan tugas

3. Penjadwalan diklat

40

3. Penjadwalan diklat

4. Penggajian

5. Penilaian kinerja

The End

41

The End