Control de Inventarios
CAPTULO I
FUNDAMENTACIN TEORICA DEL CONTROL DE INVENTARIOS
1.1.- CONSIDERACIONES CONCEPTUALES GENERALES.La administracin es
un tema de especial inters, porque se refiere al establecimiento,
bsqueda y logro de objetivos. De todas las reas administrativas, la
Administracin de la Produccin, es la ms difcil de definir ya que
incorpora tareas interdependientes. Se puede considerar a un
sistema de produccin, como armazn o esqueleto de las actividades
dentro del cual puede ocurrir la creacin del valor, en un extremo
del sistema se encuentran los insumos o entradas en el otro estn
los productos o salidas.El control de inventarios es necesario en
toda empresa de bienes o servicios para la eficiencia en el manejo
adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de
acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la
empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados
(utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer
la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para
mejorar o mantener dicha situacin. 1.1.1.- DEFINICION DE
ADMINISTRACIN.En el criterio moderno de la administracin se ha
venido cambiando el concepto de administracin con el trascurso de
los aos, al igual que sucede con otros campos de conocimiento, sin
embargo es posible determinar una definicin que incluya sus
aspectos ms importantes, a travs de un anlisis y sntesis de las
principales caractersticas que se han dado por diferentes
estudiosos de la ciencia administrativa.
GEORGE R. TERRY Y STHEPHEN G. FRANKLIN, para estos autores la
administracin es un proceso muy particular, consistentes en las
actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control,
desempeados para determinar y alcanzar los objetivos sealados con
el uso de seres humanos y otros recursos.
WILLIAM J. Mc LARNEY, la administracin es la combinacin ms
efectiva posible de hombres, materiales, maquinarias y mtodos y
dinero para obtener la realizacin de los fines de la empresa.
.Desde cualquier punto de vista que se defina la administracin es
necesario tener presente:
El carcter de la administracin como actividad productiva.
La transformacin de la naturaleza en beneficio de la
sociedad.
La obtencin del producto con un efecto natural del proceso
productivo.
El producto se refiere a la produccin de bienes materiales y
servicios.
El papel importante que juega la administracin en la organizacin
y direccin de esa produccin.
1.1.2.- ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION
Se refiere a todo aquello que signifique: producir, fabricar y
transformar. En nuestros tiempos las operaciones tcnicas han
adquirido tal importancia que deja en la penumbra a otras
capacidades igualmente muy necesarias para la marcha de las
empresas.En realidad muchos de los administradores piensan primero
en las aplicaciones de la produccin cuando se hace mencin de las
tcnicas administrativas, sin embargo el desarrollo de mtodos y
tcnicas facilitan la labor de la toma de decisiones por la
produccin desde la ptica moderna, para lo cual juega un papel
importante la tecnologa y la actualizacin de conocimientos en la
aplicacin de esas tcnicas. El proceso de produccin de puede definir
de la siguiente manera: La direccin de operaciones o administracin
de la produccin como se llama con frecuencia puede definirse como
la administracin de los recursos directos necesarios para producir
los bienes y servicios que ofrece una organizacin .DEFINICION DE
PRODUCCION.- La produccin puede ser considerada como el acto de
cambiar o transformar ciertos factores o insumos en otros
previamente definidos o diseados a priori
1.1.2.1 PROCESO DE LA PRODUCCION
El proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera:
La direccin de operaciones o administracin de la produccin como se
llama con frecuencia puede definirse como la administracin de los
recursos directos necesarios para producir los bienes y servicios
que ofrece una organizacin.El proceso de produccin identifica cinco
reas como se muestra en la siguiente figura:
Fuente: VICTOR HUGO VILLEGAS. Introduccin a la Administracin1.2
CONSIDERACIONES GENERALES DEL CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios significa un buen planeamiento de
operaciones de produccin a largo plazo y a plazo intermedio como al
igual que buena programacin de la produccin y los mtodos de
control. Un sistema de control amplio e integrado, que incluye el
planeamiento, la programacin y el control de la produccin, ha de
tener una estrecha relacin con otras actividades de planeacion y
control, como el planeamiento del movimiento de caja, el
presupuesto financiero y el pronostico de ventas, ya que tropieza
con conjunto de polticas de venta.
1.2.1 DEFINICION DE CONTROL
Controlar es determinar qu se est realizando-esto es, evaluar el
desempeo y, si es necesario, aplicar las medidas correctivas, de
manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes-. El
control puede considerarse como la deteccin y correccin de las
variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las
actividades planeadas. Es probable que ocurran algunos errores,
prdida de esfuerzo y directrices inefectivas y ser causa de
desviaciones injustificadas del objetivo que se persigue. As que el
control es necesario. El control existe en todos los niveles
administrativos, cuando se determinan las realizaciones reales y se
comparan con las respectivas expectaciones, tenemos el control.
.1.2.2 DEFINICION DE INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene
la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y
venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo
econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos
circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El
inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el
activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el
inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para
la venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas
durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes
tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios
para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados
para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y
los inventarios en trnsito. .1.2.3 DEFINICION DE CONTROL DE
INVENTARIOLos diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos
ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que
los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de
inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el
procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas
y produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el
departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u
obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y
contabilidad.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante
para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del
inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos
por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Otra definicin de podemos sealar es: El control de inventarios
es una parte integral de la planeacion de produccin, el rea de
control de inventarios es aquella en la cual la empresa debe
decidir que niveles de inventario se puede mantener econmicamente.
Tales inventarios consisten en materias primas y partes componentes
que la compaa adquiere de fuentes externas y partes componentes y
conjuntos terminados que la compaa misma fabrica.IMPORTANCIA DEL
CONTROL DE INVENTARIOS.-
El control de inventarios es importante para la produccin de
materias primas. Primero, el inventario debe ser lo bastante grande
para equilibrar la lnea de produccin. Si algunas maquinas operan a
distintos volmenes que otras, una forma de compensar este
desequilibrio en los volmenes de produccin es proporcionar
inventarios temporales, o bancos, como suelen ser llamados, entre
las maquinas. Segundo, los inventarios de materias primas,
productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura
cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin. Esto conduce
a una tercera razn de la importancia del control de inventario. Los
inventarios tienden a proporcionar un flujo constante de produccin,
lo que facilita la programacin. Finalmente, el control del
inventario conduce a producir y comprar en lotes de tamao econmico.
Estos tamaos econmicos de los lotes representan la cantidad optima
que se debe producir para maximizar los costos.
OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.-Eixsten varios objeivos en
el control de inventarios. En ocasiones tienen que hacerse ciertas
concesiones al intentar alcanzar estos objetivos, ya que el
alcanzarlos todos a la vez no es posible. Los objetivos del control
de inventarios son:
Minimizar la inversion en el inventario.
Minimizar los costos de almacenamieno.
Minimizar las perdidas por daos, obsolescencia y por articulos
perecederos.
Mantener un inventario suficiente para que la produccin no
carezca de materias primas, partes y suministros.
Mantener un trasporte eficiente de los inventarios, incluyendo
las funciones de despacho y recibo. Mantener un sistema eficiente
de informacin del inventario.
Proporcionar informes sobre el valor del inventario a
contabilidad.
Cooperar con compras de manera que se puedan lograr
adquisiciones econmicas y eficientes.
Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario.
FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIOS.- Sirven para compensar los
errores que se presentan en la prediccin de la demanda de los
productos de la compaa.
Tipos De Inventario.-
Inventario Perpetuo:
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el
almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin
como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades
monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el
inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las
cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo
con la cuenta fsica.
Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados
financierosmensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio
puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que
contabilizar el inventario. El sistemaperpetuo ofrece un alto grado
de control, porque los registros de inventario estn siempre
actualizados.
Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo
principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como
las joyas y los automviles; hoy da con este mtodolos
administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los preciosa pagar por el inventario, la
fijacin de precios al clientey los trminos de venta a ofrecer. El
conocimientode la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.
Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre
al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad
del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en
parte.
Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio
econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para
determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Fsico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y
cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una
de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada
de las existencias.
1.3 CONTROL DE INVENTARIOS
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser
sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes
operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de
una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de
mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se
abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se
lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento
hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a
costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante
el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de
lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la
empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la
empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el
fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa
devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir
la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben
dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta
tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas
realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin. Por
otro lado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la cual est creada
para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado
ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o
giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de
distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas
en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe
utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin,
que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido
adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se
tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est
en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo
contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la
empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este
inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del
periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese
perodo.
El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar
las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
1.3.1 CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCANCAS.-
Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que
existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios
tienen su causa en pobres decisiones de administracin de
materiales.
Es el conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para mantener
la cantidad de artculos (materiales, materias primas, producto en
proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el
costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud
significativa.
Esta seccin resume el movimiento de entradas y salidas que
conforman el inventario de mercanca de la empresa. Para registrar
la seccin de control de inventario de mercancas, todas las facturas
de ventas deben contener la informacin del costo de cada artculo
vendido. Este dato se anotar mediante cdigos para proteger la
informacin confidencial.
Lnea de inventario inicial
Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario
inicial, que se tomar del rengln que contiene el inventario final
del da inmediatamente anterior.
El inventario inicial que se anotar en la columna de acumulado
es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante
todo el mes de operaciones.
El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el
inventario inicial del da anterior y en el acumulado el inventario
inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre
los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje
igualdad en ambas columnas.
Lnea de compras.
En la columna "hoy" del rengln de compras, se registran del
valor anotado en totales de "hoy" de la seccin de cheques girados,
compras al crdito. La columna de "acumulado" es el resultado de
sumar el acumulado del da anterior, ms la columna de "hoy".
Lnea de costo de la mercanca vendida
El rengln del costo de la mercanca vendida, se obtiene
transformando diariamente el cdigo de costo que fue anotado a cada
artculo en la factura de venta a valores en dlares (B/.). Este dato
se acumula de todas las facturas emitidas en el da y el resultado
se anota en costo de la mercanca vendida en la columna de "hoy". La
columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" ms la
columna del acumulado del da anterior.
Lnea de inventario final
El rengln de inventario final se realizar la sumatoria en los
acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:
Inventario inicial ms (+) compras, menos (-) costo de la
mercanca vendida igual (=) inventario final.
Al cierre del perodo, deben reconocerse -a travs de una
provisin- las contingencias de prdida del valor expresado de los
inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de
realizacin.
1.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que
los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de
comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno
sobre los inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no
importando cual sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de
embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo,
dao descomposicin
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no
tiene acceso a los registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas
de alto costo unitario
Comprar el inventario en cantidades econmicas
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando
con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos
innecesarios. . VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la
Administracin, Pg. 3-4,2002
COLECCIONES REVISTA LA RAZN, La Administracin como Gestin,
Pgs.123, 2006
VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 85,
2002
VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg.
88,2002
TERRY Y FRANKLIN, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN, PGS,518,519,
1985
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"http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/control-inventarios.shtml"http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/control-inventarios.shtml
Administracin de la Produccin III