Manyleb: CYG025 Cyhoeddiadau/…  · Web viewManyleb. Gwasanaeth cynnal a chefnogi Systemau Gwybodaeth Electroneg. CYFEIRNOD Y CONTRACT CYG025 1 Cefndir 3. 2. Nod ac Amcanion. 5.

ManylebGwasanaeth cynnal a chefnogi Systemau Gwybodaeth Electroneg

CYFEIRNOD Y CONTRACT CYG025

1 Cefndir 32 Nod ac Amcanion 53 Gofynion 64 Amserlen 115 Gwybodaeth Ychwanegol - Gwasanaethau

Gwybodaeth Fewnol 126 Gwybodaeth Ychwanegol - Gwasanaethau

Gwybodaeth Allanol 207 Meini Prawf Dethol y Contract 218 Meini Prawf Dyfarnu’r Contract 319 Monitro 3310 Rheoli Ansawdd 3311 Adroddiadau 3412 Statws Ariannol ac Adnoddau 3413 Eiddo Deallusol 3414 Diogelu Data 3515 Rhyddid Gwybodaeth 3516 Datganiad Amgylcheddol 3617 Materion Cydraddoldeb 3618 Teithio a Chynhaliaeth 3619 Talu 3720 Newidiadau i’r Fanyleb 3721 Amodau Contract ar gyfer Gwasanaethau 3722 ATODIAD A 38

1 Cefndir1.1 Prif nod Comisiynydd y Gymraeg, sefydliad annibynnol a grëwyd yn unol â Mesur y

Gymraeg (Cymru) 2011, yw hybu a hwyluso defnyddio’r Gymraeg. Gwneir hyn drwy ddwyn sylw at y ffaith bod statws swyddogol i’r Gymraeg yng Nghymru a thrwy osod safonau ar sefydliadau. Bydd hyn, yn ei dro, yn arwain at sefydlu hawliau i siaradwyr Cymraeg.

1.2 Bydd dwy egwyddor yn sail i’r gwaith:

Ni ddylid trin y Gymraeg yn llai ffafriol na’r Saesneg yng Nghymru Dylai personau yng Nghymru allu byw eu bywydau drwy gyfrwng y Gymraeg

os ydynt yn dymuno gwneud hynny

1.3 Corfforaeth undyn yw Comisiynydd y Gymraeg. Penodwyd Meri Huws yn Gomisiynydd y Gymraeg gan Weinidogion Cymru yn unol â Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 am gyfnod penodol o saith mlynedd; dechreuodd ei swydd ar 1 Ebrill 2012.

1.4 Mae’r Comisiynydd wedi contraction yn y gorffennol er mwyn datblygu Systemau Gwybodaeth Electroneg ar gyfer defnydd mewnol ac allanol. Systemau. Mae’r systemau hyn yn cynnwys y canlynol yn bennaf:

Gwefan Allanol Is-wefan Hybu Cronfa Enwau Lleoedd Mewnrwyd Fewnol System Rheoli Gwybodaeth Fewnol (SGwNI) Stordy Corfforaethol / Storfeydd Dogfennau Safleoedd Personol Swyddogion

1.5 Mae ystod swyddogaethau a phwerau’r Comisiynydd, sydd wedi eu gosod ym Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 yn eang a chymhleth. Gall tendrwyr gael rhagor o wybodaeth am hyn a chyflawniadau’ y Comisiynydd ar wefan y sefydliad.

1.6 Hefyd gall tendrwyr gyfeirio at y dogfennau allweddol canlynol:

Fframwaith Rheoleiddio Adroddiad 5 Mlynedd (crynodeb) Adroddiad Sicrwydd - Hawliau'n Gwreiddio

3

Systemau a Thechnoleg Gwybodaeth - Cyffredinol

1.7 Mae Comisiynydd y Gymraeg yn ddibynnol ar systemau Technoleg Gwybodaeth. Y systemau canlynol yw’r prif systemau a ddefnyddir i weinyddu a gweithredu o fewn y sefydliad.

1.8 Caiff systemau a thechnoleg gwybodaeth y Comisiynydd ei lletya ar Rwydwaith Ardal Leol (Local Area Network - LAN). Mae darpariaeth y gwasanaethau yn seiliedig ar ffurfweddiant systemau gweithredu gyffredin gweinydd Windows Server 2008 R2. Mae darpariaeth gwasanaethau bwrdd gwaith yn seiliedig ar gyfarpar bwrdd gwaith cyfredol y Cleient a system weithredu gyffredin Windows 7.

1.9 Mae gan y Comisiynydd gytundeb gyda chyflenwr trydydd parti ar gyfer gwasanaethau cynnal a chadw a chefnogaeth ei systemau TG.

1.10 Microsoft Office : Mae’r sefydliad yn defnyddio meddalwedd Microsoft Office yn helaeth i baratoi adroddiadau, dogfennau a chyflwyniadau ac i gyfathrebu a chysylltu yn fewnol ac yn allanol. Y prif becynnau a ddefnyddir yw:

Outlook Excel Word PowerPoint Communicator

1.11 Hefyd mae pecyn rhyngwyneb Cymraeg Microsoft Office a Microsoft Windows wedi eu gosod ac yn weithredol ar bob cyfrifiadur.

Systemau a Thechnoleg Gwybodaeth – Penodol i’r Cytundeb

1.12 Mae’r Systemau Gwybodaeth Electronig sy'n destun y fanyleb hon, ac sydd eisoes wedi'u datblygu, fel y nodir yn adran 1.4 o'r ddogfen hon yn gweithredu ar isadeiledd Microsoft SharePoint. Nid oes bwriad presennol i newid o system Microsoft SharePoint.

1.13 Mae'r Comisiynydd yn adolygu'n gyson ddarpariaeth gwasanaeth TG y sefydliad. Disgwylir y bydd y cyflenwr llwyddiannus yn cynghori a gweithio mewn partneriaeth â'r Comisiynydd i sicrhau bod y ddarpariaeth o wasanaethau sy'n gysylltiedig â'r systemau sy'n ddarostyngedig i'r contract hwn yn parhau'n gyfredol ac yn cydymffurfio â safonau'r diwydiant TG trwy gydol cyfnod y contract.

1.14 Os bydd darpar gyflenwyr yn dymuno cael rhagor o wybodaeth am y systemau, gall cyflenwyr ofyn cwestiynau penodol trwy anfon e-bost at y cyfeiriad a nodir neu drwy bostio cwestiwn ar wefan Gwerthwch i Gymru. Bydd yr atebion i’r holl gwestiynau'n cael eu cyhoeddi i'r holl dendrwyr posibl ar wefan y Comisiynydd a gwefan Gwerthwch i Gymru. Efallai bydd cyfyngiadau i’r wybodaeth gellir ei rannu oherwydd cyfrinachedd masnachol.

1.15 Er gwybodaeth mae SharePoint yn cael ei letya ar ofod gweinyddion sydd yn cael eu rhentu ac sydd wedi ei gyd-leoli oddi ar safle dan gytundeb gyda thrydydd parti.

4

Swyddfeydd

1.16 Lleolir swyddogion y Comisiynydd mewn pedair swyddfa ledled Cymru. Ar ddyddiad yr hysbysiad roedd niferoedd y swyddogion, wedi eu lleoli yn y swyddfeydd fel a ganlyn:

Lleoliad Nifer y Swyddogion

Caerdydd 19

Caernarfon 23

Caerfyrddin 4

Rhuthun 3

2 Nod ac Amcanion2.1 Nod y Comisiynydd yw penodi cyflenwr i gynnal, a datblygu ymhellach, gwasanaethau

gwybodaeth electronig. Bydd y contract am gyfnod o 3 mlynedd, gyda’r opsiwn i ymestyn am 2 flynedd.

2.2 Gweler adran 3 Gofynion ar gyfer y gofynion manwl, amlinellir y penawdau isod:

Cynnal y system bresennol Sicrhau argaeledd y system Delio a thoriadau argaeledd gwasanaeth Datblygu’r system yn unol â gofynion y dyfodol Darparu modd o ail-osod y system os digwydd trychineb

2.3 Mae’n ofynnol na fydd toriad i argaeledd a pharhad y gwasanaeth wybodaeth gyfredol ar y pwynt fydd y cytundeb newydd yn dod i rym.

5

3 Gofynion3.1 Bydd y Contractwr yn darparu gwasanaethau i gynnal, cadw, cefnogi, a datblygu

systemau gwybodaeth electronig y Comisiynydd dros oes y contract.

3.2 Cyfeirir tendrwyr at adran 13 o’r fanyleb mewn perthynas ag Eiddo Deallusol, ac i adran 14 mewn perthynas â Diogelu Data.

3.3 Disgwylir i'r cyflenwr gyflenwi datganiad am eu dealltwriaeth, eu gallu, a'u bwriad parthed diogelwch "cyber", yn unol â'r ystyriaethau a'r gofynion sydd yn y ddogfen "Cyber security and information risk guidance for Audit Committees" (<https://www.nao.org.uk/wp-content/uploads/2017/09/Cyber-and-information-security-guide.pdf>)

Cyfeirir at CC.GEN.09 yn y meini prawf dethol sydd wedi’u gosod yn adran 7

3.4 Er gwybodaeth mae manylion atodol wedi’i gynnwys yn adran 5 o’r ddogfen ar gyfer y “Gwasanaeth Gwybodaeth Fewnol” ac adran 6 ar gyfer y “Gwasanaeth Gwybodaeth Allanol” (“y wefan”)

Yn ychwanegol, gweler yr hyperddolen isod ar gyfer “y wefan” gyhoeddus, fyw – sef y Gwasanaeth Gwybodaeth Allanol :

www.comisiynyddygymraeg.cymru

Costau

3.5 Disgwylir i dendrwyr i nodi eu cynnig o’u costau ar gyfer y gwasanaeth cynnal a chefnogi ar y Tabl Prisio i’w gyflwyno fel rhan o’r tendr

Arferion ITIL

3.6 Bwriedir mabwysiadu egwyddorion rhaglen "ITIL" (<https://www.axelos.com/best-practice-solutions/itil>) i weithredu’r contract.

3.7 Isod, nodir yr elfennau y diffinnir o fewn fframwaith "ITIL" ar gyfer gweithrediadau gwasanaethau TG. Gan fydd y contractwr llwyddiannus yn cyd-weithio gyda'r Comisiynydd drwy cylch-fywyd y gwasanaethau gwybodaeth electronig, wedi dyrannu'r contract bydd angen cynllunio a chytuno ar y cyd gyda'r Comisiynydd ddatrysiad neu brosesau i bob elfen.

3.8 Disgwylir i'r dendrwyr gwblhau’r templed isod gan ddehongli bob elfen sy'n berthnasol yng nghyd-destun y contract yma, a'u cynnig/bwriad am sut i gwrdd â'r gofynion sydd wedi eu gosod allan yn 3.9 i 3.11 isod.

6

3.9 Cynllun Gwasanaeth

3.9.1 Rheolaeth Dewislen Wasanaeth

3.9.2 Rheolaeth Lefel Gwasanaeth

3.9.3 Rheolaeth Argaeledd

3.9.4 Rheolaeth Capasiti

3.9.5 Rheolaeth Parhad Gwasanaeth TG

3.9.6 Rheolaeth Diogelwch

3.9.7 Rheolaeth Cyflenwr

3.10 Trawsnewid Gwasanaeth

3.10.1 Rheolaeth Newidiadau

3.10.2 Rheolaeth Ffurfweddiant ac Asedau Gwasanaeth

3.10.3 Rheolaeth Diweddaru a Threfnu

3.11 Gweithredu Gwasanaeth

3.11.1 Prosesau

3.11.2 Swyddogaethau

Desg Gymorth

Rheolaeth Rhaglennu Meddalwedd

Rheolaeth Gweithrediadau TG

Rheolaeth Dechnegol

3.11.3

3.11.4

3.11.5

3.11.6

3.11.7 Rheolaeth Digwyddiad

3.11.8 Rheolaeth Digwyddiad

3.11.9 Cyflawni Cais

3.11.10 Rheolaeth Problem

3.11.11 Rheolaeth Hunaniaeth

Pwyntiau Cyswllt

3.12 Dylai'r Contractwr ddarparu un pwynt cyswllt i alluogi'r Comisiynydd i godi ceisiadau a digwyddiadau sy'n berthnasol i'r system.

7

3.13 Byddai'n fanteisiol pe bai'r person neu bwynt cyswllt yn cael ei ddarparu drwy gyfrwng y Gymraeg a'r Saesneg, yn ysgrifenedig ac ar lafar. Dylai’r cyflenwr nodi eu gallu mewn perthynas â’r gofyniad hwn.

Argaeledd Systemau

3.14 Bydd y system wybodaeth allanol ar gael 24 awr, 7 diwrnod yr wythnos

3.15 Bydd y system wybodaeth fewnol ar gael 24 awr y diwrnod, 7 diwrnod yr wythnos

3.16 Yn arferol, oriau craidd y swyddfeydd yw 09:00 hyd 17:00, dydd Llun hyd ddydd Gwener, ond mae systemau yn cael eu defnyddio tu allan i’r oriau hyn.

3.17 Bydd y Contractwr yn darparu gwasanaeth cynnal a chadw ar gyfer y system gwybodaeth electronig a'u gweinyddion i'r Comisiynydd.

Diogelu Systemau - “Copi wrth Gefn” a Chynllun Adfer

3.18 Bydd y Contractwr yn paratoi a chadw cynllun adfer dinistr a chofrestr risg ar gyfer oes y contract.

3.19 Bydd angen gallu adfer y system o fewn 24 awr wedi i broblem godi.

3.20 Mae’n ofynnol i gadw copi wrth gefn o’r systemau gwybodaeth er mwyn medru sicrhau parhad busnes, a’r gallu i adfer data sydd wedi ei golli ar ddamwain yn fwriadol, neu’n faleisus.

3.21 Bydd y Contractwr yn sicrhau fod prosesau mewn lle ac ar waith i gadw :

Copi wrth gefn yn ddyddiol Copi wrth gefn wythnosol Copi wrth gefn misol Copi wrth gefn yn flynyddol

3.22 Mae disgwyl i’r tendrwr ddiffinio eu cynnig am sut y byddent yn mynd ati i weithredu copïau wrth gefn, fel uchod.

3.23 Bydd disgwyl i’r contractwr weithio gyda swyddogion a chontractwyr trydydd parti y Comisiynydd i gytuno ar fanylion ar gyfer y trefniadau uchod unwaith i’r cytundeb gael ei ddyrannu.

Gwaith Cynnal a Chadw Cyffredin

3.24 Bydd disgwyl i’r contractwr ymgymryd ag unrhyw waith cynnal a chadw cyffredin (e.e. gosod patsys diogelwch a neu ddiweddariadau meddalwedd) o fewn y contract

Toriadau Gwasanaeth a Chywiro Namau – Ymateb a Gweithredu

3.25 Bydd disgwyl i’r contractwr ymgymryd ag unrhyw waith i ddatrys toriadau i’r gwasanaeth fel isod :

8

Ymateb a gweithredu o fewn 1 awr - Colled lwyr y system Ymateb a gweithredu o fewn ½ diwrnod - Namau difrifol iawn, ble mae’r

system dal yn weithredol ond a dirywiad perfformiad difrifol Ymateb a gweithredu o fewn 1 diwrnod – Namau difrifol, ond ble mae’r system

dal yn weithredol yn gyffredinol Ymateb a gweithredu o fewn 5 diwrnod – Namau nad sy’n effeithio argaeledd,

ond sydd yn effeithio effeithlonrwydd a/neu effeithiolrwydd y system.

3.26 Mae disgwyl i’r ymgeisydd ddiffinio eu cynnig am sut y byddent yn mynd ati i ymateb i doriadau gwasanaeth a chywiro namau fel uchod.

Toriadau Gwasanaeth a Chywiro Namau – Prosesau

3.27 Caiff y Comisiynydd ei hysbysu am namau technegol drwy un system gofnodi. Bydd y Contractwr yn gweithredu system gofnodi 'materion', namau ac atebion rhyngweithiol mewn perthynas â phob galwad am gymorth a geir.

3.28 Dylid cofnodi disgrifiad o'r mater, ei statws ac amserlen ar gyfer datrys y broblem, yn unol â Chytundeb Lefel Gwasanaeth y contract. Dylai'r rhain fod ar fformat 'byw' a rennir â'r Comisiynydd er mwyn sicrhau bod y Comisiynydd yn gallu eu gweld a chyfrannu atynt ar unrhyw adeg.

Datblygiadau

3.29 Mae disgwyl i’r contractwr weithio mewn partneriaeth â’r Comisiynydd i ddatblygu’r systemau gwybodaeth yn unol ag anghenion y dyfodol.

3.30 Disgwylir i’r contractwr weithio mewn partneriaeth â’r Comisiynydd i ddrafftio meini prawf derbyn ar y cyd ar gyfer yr holl waith sydd i’w wneud.

3.31 Mae disgwyl i’r ymgeisydd ddiffinio eu cynnig am sut i gyflawni’r uchod drwy nodi’r prosesau i’w dilyn wrth reoli’r isod :

Godi cais am newid Dadansoddi’r cais Diffinio datrysiad/datblygiad Prisio’r datrysiad/datblygiad Amserlenni’r datrysiad/datblygiad Datblygu’r datrysiad/datblygiad Profi’r datrysiad/datblygiad ar lefel y datblygwr Profi’r datrysiad/datblygiad ar lefel defnyddiwr Datblygu’r datrysiad/datblygiad ymhellach wedi derbyn adborth Gosod y datrysiad/datblygiad ar waith Monitro’r datrysiad/datblygiad Derbyn y gwaith yn derfynol gan y Comisiynydd

Hyfforddiant

3.32 Bydd y Contractwr yn trosglwyddo gwybodaeth ac yn darparu hyfforddiant cychwynnol i swyddogion TG y Comisiynydd ar isadeiledd a ffurfweddiant y systemau gwybodaeth

9

(boed eisoes weithredol neu yn nodwedd newydd/ychwanegol) er mwyn sicrhau dealltwriaeth drylwyr o weithrediad y gwasanaethau gwybodaeth, er mwyn i’r Comisiynydd fedru cynnal a datblygu’r system ymhellach yn hytrach na dibynnu ar gyflenwr neu arbenigwyr allanol ar gyfer pob Gwaith.

3.33 Ar gais gan y Comisiynydd, bydd y Contractwr yn darparu hyfforddiant i swyddogion y Comisiynydd er mwyn iddynt allu manteisio i'r eithaf ar y system. Dylai'r Contractwr nodi'r opsiynau hyfforddiant sydd ar gael i'r Comisiynydd

Egwyddorion Cynnyrch

3.34 Bydd y contractwr yn sicrhau na fydd y Comisiynydd yn cael eu clymu i unrhyw wasanaethau, cynnyrch na system rheoli cynnwys o eiddo’r contractwr a’i gynnyrch yn unig. Rhaid bod trefniadau i drosglwyddo còd feddalwedd a/neu sgriptiau cwbl weithredol ac agored a data cyflawn naill ai pan ddaw’r contract i ben, pe câi’r contract ei derfynu unrhyw bryd.

Dogfennaeth

3.35 Bydd y Contractwr yn darparu dogfennaeth dechnegol i ddyluniad y datrysiad sydd ar ffurf y gellir ei haddasu drwy ddefnyddio rhaglenni o becyn feddalwedd "Microsoft Office". Rhaid i’r ddogfennaeth hon fod yn ddigon manwl er mwyn galluogi datblygwr arall i ddatblygu neu gynnal y gwasanaethau gwybodaeth electronig ymhellach. Rhaid hefyd gynnwys yr holl ffeiliau gwreiddiol, e.e. templedi graffig Flash a graffeg ffynhonnell (gan gynnwys pob haenen). Ni chaniateir defnyddio cod ‘tywyll’.

Newid Cyflenwr – Trosglwyddo Cyfrifoldebau i Gontractwr Newydd

3.36 Bydd y contractwr yn paratoi cynllun sy’n amlinellu sut y byddant yn cymryd y contract drosodd o’r cyflenwr cyfredol, tra’n sicrhau nad oes toriad i argaeledd y gwasanaeth wybodaeth byw

3.37 Cyn y gall y Comisiynydd ymrwymo i unrhyw waith trosglwyddo cyfrifoldebau i'r Contractwr, bydd yn cynnal proses cynllunio a chwmpasu manwl ar y cyd â'r Contractwr newydd.

3.38 Disgwylir i'r Contractwr weithio mewn partneriaeth â'r Comisiynydd er mwyn drafftio'r meini prawf derbyn ar gyfer yr holl waith sydd i'w wneud i drosglwyddo’r cyfrifoldeb i’r contractwr newydd.

Diwedd y Contract

3.39 Bydd y contractwr yn paratoi cynllun sy’n amlinellu sut y byddant yn trosglwyddo cyfrifoldeb am gynnal a chadw’r gwasanaeth i gyflenwr newydd os nad yw’r cyflenwr am barhau gyda’r contract, neu fod y contract wedi’i ddyrannu i gontractwr newydd, ar ddiwedd y cyfnod contract.

3.40 Bydd y contractwr yn sicrhau trosglwyddo gwybodaeth sy’n berthnasol at weithrediad parhaus y gwasanaeth

10

4 Amserlen

4.1 Bwriad y Comisiynydd yw y bydd y contract yn dechrau ar 1 Tachwedd 2018 ac yn rhedeg am gyfnod o 3 mlynedd tan 31 Hydref 2021.

Bydd opsiwn i'r Comisiynydd ymestyn y contract am gyfnod ychwanegol i fyny at ddwy flynedd, hyd at 31 Hydref 2023.

4.2 Mae’r Comisiynydd wedi darparu amserlen o ddigwyddiadau a fydd yn sicrhau bod y gwaith yn cael ei gwblhau ar amser. Bydd unrhyw newidiadau i’r cerrig milltir yn cael eu cytuno â’r Comisiynydd o flaen llaw a’u cadarnhau yn ysgrifenedig gan Reolwr y Contract.

4.3 Dyddiadau cwblhau sydd wedi eu cynnig:

Gofynion / Digwyddiadau DyddiadCyhoeddi gwahoddiad i dendro a manyleb 08/06/2018

Dyddiad cau ar gyfer derbyn ceisiadau tendr (12:00) 29/06/2018

Cyfweliadau ar gyfer cyflenwyr ar y rhestr fer (wythnos yn cychwyn)

16/07/2018

Dyrannu’r contract 23/07/2018

Cyfarfod Cytundeb Cychwynnol(wythnos yn cychwyn)

23/07/2018

Cyfnod trosiannol o 3 mis yn cychwyn 01/08/2018

Cytuno ar y “Cytundeb Lefel Gwasanaethau 30/09/2018

Dyddiad cychwyn y contract 01/11/2018

11

5 Gwybodaeth Ychwanegol - Gwasanaethau Gwybodaeth Fewnol

5.1 Mae'r Gwasanaeth Gwybodaeth Fewnol yn bresennol wedi'i sefydlu, ac yn weithredol, ar isadeiledd "Microsoft SharePoint". Mae isadeiledd presennol y Gwasanaethau Gwybodaeth Fewnol wedi'i hintegreiddio gydag isadeiledd Gwasanaethau Gwybodaeth Allanol.

5.2 Dros amser, caiff cynlluniau iaith Gymraeg eu disodli gan safonau iaith Gymraeg statudol. Mae’r safonau yn gosod dyletswydd ar sefydliadau i sicrhau nad yw’r Gymraeg yn cael ei thrin yn llai ffafriol na’r Saesneg. Mae’r safonau'n nodi sut y disgwylir i sefydliadau drin a defnyddio'r iaith Gymraeg.

5.3 Mae'r Comisiynydd hefyd mewn cysylltiad â nifer fawr o sefydliadau a chwmnïau eraill sy'n gweithredu cynlluniau iaith Gymraeg gwirfoddol neu bolisïau iaith Gymraeg. Mae’r system yn nodi'r gwahanol fathau o sefydliadau y daw'r Comisiynydd i gysylltiad â hwy.

5.4 Cofnodir gwybodaeth am sefydliadau ar y system yn ddwyieithog sydd yn cynnwys:

Enw a chyfeiriad y sefydliad Rhif(au) ffôn, cyfeiriad e-bost a chyfeiriad gwefan Math o sefydliad yn ôl sector (e.e. awdurdod lleol, iechyd, corff y goron, sector

preifat, trydydd sector ac ati) Sefydliad sy'n gweithredu cynlluniau iaith Gymraeg statudol/gwirfoddol/sy'n

cydymffurfio â safonau iaith Gymraeg/cwmni sector preifat sydd â pholisi iaith Pwyntiau cyswllt y sefydliad Dewis iaith ar gyfer cysylltu Pwyntiau cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth arall fel y'i diffinnir gan y Comisiynydd.

5.5 Mae systemau gwybodaeth fewnol ar hyn o bryd yn rheoli’r wybodaeth a restri’r yn adrannau 5.7 i 5.27.

5.6 Mae swyddogion y Comisiynydd yn gweithio o bedair swyddfa ledled Cymru (Caerdydd, Caernarfon, Caerfyrddin a Rhuthun). Caiff y swyddfeydd eu cysylltu â'i gilydd drwy rwydwaith Microsoft diogel a ddilysir gan 'Active Directory'. Mae swyddogion y Comisiynydd yn y pedair swyddfa yn gallu defnyddio'r system unrhyw bryd. Mae swyddogion awdurdodedig sy'n gweithio o bell yn gallu defnyddio'r system hefyd pan fydd angen.

12

Rheoli Ymholiadau, Cwynion ac Ymchwiliadau

5.7 Mae’r system yn cofnodi, yn olrhain ac yn rheoli pob ymholiad, cwyn ac ymchwiliad a dderbynnir ac a weithredir gan y Comisiynydd er mwyn rhoi ymateb amserol a bodloni terfynau amser statudol. Mae’r system yn storio pob dogfen sy'n ymwneud ag ymholiad, cwyn neu ymchwiliad (gan gynnwys dogfennau sydd wedi'u sganio, negeseuon e-bost a dderbyniwyd ac a anfonwyd a dogfennau eraill mewn amryw fformatau) yn erbyn ymholiad/cwyn a/neu sefydliad. Mae’r system yn nodi bod angen atodi pob neges e-bost a dderbynnir ac a anfonir i ymholiad/cwyn a/neu sefydliad, a rhoi rhybuddion priodol i swyddogion perthnasol. Mae’r system hefyd yn cofnodi/storio galwadau ffôn a dderbynnir ac a wneir a chaiff iaith pob galwad ei nodi. Caiff yr holl wybodaeth am ymholiad, cwyn neu ymchwiliad ei storio ar un system er mwyn sicrhau nad oes angen dod o hyd i wybodaeth ar systemau eraill.

5.8 Mae’r system yn nodi'r gwahanol fathau o ymholiadau a chwynion sy'n debygol o ddod i law'r Comisiynydd. Mae'r rhain yn cynnwys, ond nad ydynt yn gyfyngedig i ymholiadau neu gwynion am:

Sefydliadau sy'n gweithredu cynlluniau iaith Gymraeg Sefydliadau trydydd sector sy'n gweithredu cynlluniau iaith Gymraeg Cwmnïau sector preifat sydd â pholisïau iaith Gymraeg Sefydliadau sy'n cydymffurfio â Safonau Iaith Gymraeg Contractwyr sy'n cydymffurfio â Safonau Iaith Gymraeg Rhyddid i ddefnyddio'r Gymraeg Ceisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a'r Ddeddf Diogelu Data

5.9 Mae’r system yn cofnodi pob ymholiad neu gŵyn yn unigol ac yn cofnodi sut y derbyniwyd yr ymholiad (e.e. ffôn, llythyr, e-bost ac ati).

5.10 Mae’r system yn cofnodi manylion cyswllt yr ymholwr/achwynydd sydd wedi cysylltu â'r Comisiynydd. Mae’r system hefyd yn gallu nodi a thagio achwynwyr cyson neu achwynwyr maleisus.

5.11 Mae’r wybodaeth am yr ymholwr/achwynydd yn cynnwys:

Enw a chyfeiriad Rhif(au) ffôn a chyfeiriadau e-bost Dewis ddull o gysylltu (e.e. ffôn, llythyr, e-bost) Dewis iaith ar gyfer cysylltu (e.e. yn ffafrio siarad yn Gymraeg ond yn derbyn

gohebiaeth yn Saesneg ac ati.) Amgylchiadau arbennig a sylwadau Math o ymholwr, at ddibenion cyflwyno adroddiadau Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

5.12 Mae gan y Comisiynydd ganllawiau mewnol i swyddogion ar sut i ymdrin ag ymholiadau a chwynion. Er mwyn sicrhau bod swyddogion y Comisiynydd yn gallu cyflawni eu gwaith yn effeithiol, mae’r system yn pennu tasgau ar gyfer swyddogion yn unol â'r dyddiadau targed a nodir yn y cyfarwyddiadau desg (e.e. 5 diwrnod gwaith i gydnabod derbyn llythyr/e-bost ac ati.) ac yn monitro cynnydd yn erbyn dyddiadau

13

targed. Mae’r system hefyd yn galluogi Uwch Swyddogion a Rheolwyr y Comisiynydd i weld pob tasg, monitro cynnydd yn erbyn dyddiadau targed a diweddaru unrhyw dasgau nad ydynt wedi'u cwblhau ar amser.

5.13 Mae’r system yn pennu swyddog i ddelio â phob ymholiad/cwyn a bydd Uwch Swyddogion a Rheolwyr y Comisiynydd yn gallu ailbennu ymholiadau, fel y bo'n briodol.

Cynlluniau Iaith Gymraeg

5.14 Mae cynlluniau iaith Gymraeg yn disgrifio sut y bydd sefydliadau yn gweithredu, cyn belled ag y bo'n briodol o dan yr amgylchiadau ac yn rhesymol ymarferol, yr egwyddor a sefydlwyd gan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 sef, wrth gynnal busnes cyhoeddus a gweinyddu cyfiawnder yng Nghymru, y dylid trin y Gymraeg a'r Saesneg ar y sail eu bod yn gyfartal pryd bynnag y darperir gwasanaethau i'r cyhoedd. Caiff cynlluniau iaith eu disodli dros amser gan safonau iaith Gymraeg. Bydd y system yn cofnodi manylion pob agwedd ar gysylltiad y Comisiynydd â sefydliad ynghylch cynlluniau iaith. Mae’r wybodaeth yn cynnwys:

Dyddiad cymeradwyo'r cynllun Dyddiad diwygio'r cynllun lle y bo'n briodol Copi o'r cynllun iaith gyfredol (mewn fformat PDF) Pob agwedd ar dderbyn ac ymateb i adroddiadau monitro Cyfeirio cynllun iaith at y Gweinidog Cyngor a roddir o dan Adran 3 o Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 Pob agwedd ar Ymchwiliadau Crynodeb o gyfarfodydd/sgyrsiau dros y ffôn gyda sefydliad Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

Safonau Iaith Gymraeg

5.15 Daeth safonau iaith Gymraeg yn weithredol yn ystod 2013. Mae'r Mesur yn nodi'n fanwl y camau y dylid eu cymryd wrth lunio, cymeradwyo a chymhwyso safonau iaith. Mae’r system yn cofnodi manylion pob agwedd ar gysylltiad y Comisiynydd â sefydliad neu gwmni ynghylch safonau iaith. Mae’r wybodaeth yn cynnwys:

Pob agwedd ar gynnal Ymchwiliad i Safonau Adroddiad Safonau Rhestr o safonau iaith a allai fod yn gymwys/sy'n benodol gymwys i berson Hysbysiadau Cydymffurfio Diwrnodau Gosod Herio dyletswyddau nawr ac yn y dyfodol Crynodeb o gyfarfodydd/sgyrsiau dros y ffôn gyda sefydliad/cwmni Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

Polisïau Iaith Gymraeg

5.16 Mae tua 200 o gwmnïau sector preifat wedi mabwysiadu polisïau iaith Gymraeg gwirfoddol sy'n nodi eu hymrwymiadau o ran defnyddio'r Gymraeg ac sydd hefyd, lle y

14

bo'n briodol, yn pennu targedau ar gyfer datblygu eu defnydd o'r Gymraeg. Mae’r system yn cofnodi manylion pob agwedd ar gysylltiad y Comisiynydd â chwmnïau ynghylch polisïau iaith. Mae’r wybodaeth yn cynnwys:

Statws cyfredol y polisi Dyddiad cymeradwyo Dyddiad diwygio lle y bo'n briodol Copi o'r polisi cyfredol (mewn fformat PDF) Safon y polisi Crynodeb o gyfarfodydd/sgyrsiau dros y ffôn gyda chwmni Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

Dyddiadur y Comisiynydd

5.17 Mae’r Comisiynydd yn derbyn llawer o geisiadau i fynychu cyfarfodydd a digwyddiadau. Mae’r system yn cofnodi ac yn olrhain y ceisiadau ac yn storio unrhyw ohebiaeth/dogfennau sy'n gysylltiedig â'r ceisiadau yn y dyddiadur. Mae’r wybodaeth yn cynnwys:

Y math o gais Gwrthod/Derbyn cyfarfod Mynychwyr Amser a hyd y cyfarfod Swyddogion sy'n mynychu Y tasgau a bennwyd er mwyn i swyddog(ion) baratoi ar gyfer cyfarfod Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

5.18 Mae’r system yn cael ei hintegreiddio â "Microsoft Outlook" er mwyn sicrhau mai dim ond un ffynhonnell ddata sydd ei hangen ac er mwyn osgoi gorfod cydamseru data. Yn bresennol, defnyddir rhaglen feddalwedd "One Place Mail" i integreiddio rhwng "Microsoft Outlook" a "Microsoft SharePoint".

Rheoli'r Cyfryngau

5.19 Mae gan y Comisiynydd nifer fawr o gysylltiadau â'r cyfryngau lleol a chenedlaethol. Mae’r system yn cofnodi ac yn olrhain y ceisiadau a hefyd yn storio unrhyw ohebiaeth/dogfennau sy'n ymwneud â'r cysylltiadau hyn. Mae’r wybodaeth a gofnodir yn cynnwys:

Dyddiad y cysylltiad â'r cyfryngau Manylion cyswllt y cyfryngau (enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost) Cychwynnwyd y cyswllt gan y Comisiynydd neu'r cyfryngau Disgrifiad o'r cyswllt Swyddog(ion) sy'n delio â'r cyswllt Terfyn amser ar gyfer ymateb Canlyniad Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

Rheoli Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu Data

15

5.20 Mae'r Comisiynydd yn delio â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data gan aelodau'r cyhoedd. Mae’r system yn cofnodi ac yn olrhain ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data er mwyn sicrhau bod y Comisiynydd yn cydymffurfio â therfynau amser statudol. Mae’r wybodaeth a gofnodir yn cynnwys:

Dyddiad derbyn y cais Manylion cyswllt y sawl a wnaeth y cais (enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-

bost) Y math o gais Disgrifiad o'r cais Swyddog(ion) a bennwyd i ddelio â'r cais Terfyn amser ar gyfer ymateb A yw bar statudol yn gymwys Cadarnhad o unrhyw ffioedd sy'n daladwy Amser a dreuliwyd yn paratoi ymateb Canlyniad (datgeliad llawn/rhannol) Dyddiad yr anfonwyd yr ymateb Unrhyw wybodaeth a roddwyd yn dilyn cais Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu

Data i'w chyhoeddi ar wefan y Comisiynydd yn Gymraeg a Saesneg (yn unol â Deddf Diogelu Data 1998).

Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

5.21 Mae’r system yn adlewyrchu polisi'r Comisiynydd ar gyfer ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu Data.

5.22 Defnyddir y system hefyd i ohirio cais Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu Data, os oes rhaid i'r unigolyn sy'n gwneud cais am y wybodaeth ddarparu gwybodaeth ychwanegol neu dalu ffioedd mewn perthynas â'r cais.

Cwynion yn Erbyn y Comisiynydd

5.23 Efallai y bydd y Comisiynydd yn derbyn cwynion yn erbyn y sefydliad a/neu ei swyddogion. Mae’r system yn rheoli ac yn monitro unrhyw gwynion o'r fath. Mae’r wybodaeth a gofnodir yn cynnwys:

Dyddiad derbyn y gŵyn Manylion cyswllt yr achwynydd (enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost) Cwyn yr unigolyn/Eiriolwr ar ran rywun arall Ceisiwyd caniatâd yn achos Eiriolwr Dewis ddull o gysylltu/oes angen unrhyw fformat amgen Y math o gŵyn Disgrifiad o'r gŵyn A wnaed y gŵyn o fewn 12 mis Swyddog(ion) sy'n delio â'r gŵyn Dyddiad y cydnabuwyd y gŵyn Terfyn amser ar gyfer datrys y gŵyn Canlyniad Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi

16

5.24 Mae’r Comisiynydd yn cadarnhau'r broses ar gyfer delio â chwynion yn erbyn y sefydliad a/neu ei swyddogion, yn cynnwys proses gyfeirio lle gall cwyn gael ei chyfeirio at uwch reolwyr. Mae’r system yn dilyn y prosesau hyn.

17

Mathau Eraill o Gyswllt â Sefydliadau

5.25 Mae’r Comisiynydd yn cysylltu ag amrywiaeth o sefydliadau mewn ffyrdd eraill (e.e. drwy drefnu digwyddiadau cyhoeddus/seminarau ac ati). Mae’r system yn cofnodi manylion y ffyrdd eraill y bydd y Comisiynydd yn cysylltu â sefydliadau. Caiff y wybodaeth ei chofnodi'n ddwyieithog a bydd yn cynnwys:

Dyddiad y digwyddiad Y math o ddigwyddiad a'r fformat Swyddog(ion) sy'n mynychu Lleoliad y digwyddiad Cynulleidfa a wahoddwyd (enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost) Pynciau a godwyd yn y digwyddiad Gwybodaeth ychwanegol y gall y Comisiynydd ei nodi.

Rheoli Dogfennau

5.26 Mae’r system yn gallu storio unrhyw ddogfennau a anfonir neu a dderbynnir gan y Comisiynydd yn erbyn cofnodion sefydliad. Mae’r system hefyd yn darparu cofnod hir o'r cyswllt a gafwyd rhwng y Comisiynydd a sefydliad. Caiff pob ffeil electronig gan gynnwys yr isod ei hatodi i ymholiadau:

Dogfennau Word a dogfennau MS Office eraill Ffeiliau delwedd a PDF Negeseuon e-bost - a dderbynnir ac a anfonir Dogfennau wedi'u sganio Nodiadau anffurfiol a gaiff eu hatodi'n awtomatig i'r cofnod o'r ymholiad ac y

bydd modd eu gweld yn y crynodeb o'r ddogfen. Negeseuon llaisbost

5.27 Mae gan y Comisiynydd bolisi ar waith sy'n nodi sut y caiff dogfennau a chofnodion eu storio. Mae’r system yn dilyn y prosesau a nodir yn y polisi.

Diogelwch

5.28 Mae’r system yn pennu rolau diogelwch defnyddwyr er mwyn rheoli mynediad i wahanol gofnodion, a chaiff y gwahanol lefelau mynediad eu diffinio gan y Comisiynydd. Mae’r system yn cysylltu ag 'Active Directory' y Comisiynydd er mwyn galluogi'r Comisiynydd i newid lefel mynediad swyddog drwy newid ei rôl ddiogelwch yn 'Active Directory'.

Tasgau a Nodiadau Atgoffa

5.29 Mae’r system yn pennu tasgau ar gyfer swyddogion y Comisiynydd yn unol â dyddiadau targed y cytunwyd arnynt (e.e. 5 diwrnod gwaith i gydnabod derbyn llythyr/e-bost, 30 diwrnod gwaith i ymateb i adroddiad monitro ac ati).

5.30 Mae’r gan y tasgau ddyddiadau targed a dyddiadau atgoffa a chaiff rheolwyr eu hatgoffa amdanynt pan fydd eu dyddiadau targed yn agosáu.

18

5.31 Mae’r system hefyd yn galluogi Uwch Swyddogion a Rheolwyr y Comisiynydd i weld pob tasg, monitro cynnydd yn erbyn dyddiadau targed a diweddaru neu ailbennu unrhyw dasgau nad ydynt wedi'u cwblhau ar amser i swyddogion eraill. Mae’r Comisiynydd yn diffinio'r tasgau a'r nodiadau atgoffa y bydd eu hangen o fewn y system.

Chwilio

5.32 Mae’r system yn galluogi'r Comisiynydd i chwilio am eiriau allweddol yn y cofnodion o ymholiadau ac unrhyw ddogfennau a gofnodir ar y system. Mae’r system yn gallu chwilio am eiriau allweddol yn uniaith Gymraeg, yn uniaith Saesneg neu mewn fformat dwyieithog.

5.33 Mae’r Comisiynydd yn diffinio meysydd chwilio yn y system. Mae’r system hefyd yn gallu cynnal chwiliadau testun rhydd mewn meysydd a dogfennau lluosog. Mae’r chwiliadau testun rhydd ar gael yn uniaith Gymraeg, yn uniaith Saesneg neu mewn fformat dwyieithog.

Cyflwyno Adroddiadau

5.34 Mae’r system yn darparu amgylchedd cynhwysfawr ar gyfer cynhyrchu gwahanol adroddiadau yn cynnwys adroddiadau blynyddol, adroddiadau rheoli ac adroddiadau ar berfformiad ar gyfer unrhyw gyfnod penodol o amser. Mae’r adroddiadau ar gael yn uniaith Gymraeg, yn uniaith Saesneg neu mewn fformat dwyieithog.

5.35 Mae’r Comisiynydd yn diffinio nifer o adroddiadau y bydd eu hangen a bydd yr adroddiadau hyn ar gael ar gyfer unrhyw gyfnod penodol o amser. Mae modd allforio'r adroddiadau i raglenni a fformatau eraill e.e. dogfennau Excel, Word neu PDF. Mae’r system hefyd yn cynnwys yr hyblygrwydd i alluogi'r Comisiynydd i greu ei adroddiadau ei hun ar bynciau nad ydynt yn ymddangos ar y rhestr a ddiffiniwyd ymlaen llaw. Mae unrhyw adroddiadau a lunnir gan y Comisiynydd ar gael yn Gymraeg, yn Saesneg neu'n ddwyieithog.

Teleffoni

5.36 Mae’r System Wybodaeth Fewnol wedi’i chysylltu â system teleffoni bresennol y Comisiynydd er mwyn i gofnodion galwadau cael eu cysylltu â chofnodion sydd eisoes yn bodoli.

Gofynion Iaith Gymraeg Mewnol

5.37 Ar gyfer swyddogion y Comisiynydd, mae holl ryngwynebau mewnol y system yn ddwyieithog neu'n uniaith Gymraeg. Mae’r rhyngwynebau hyn yn cynnwys pob sgrin a ddefnyddir gan swyddogion y Comisiynydd, cwymplenni, labeli, enwau meysydd, negeseuon gwybodaeth a rhybudd a negeseuon e-bost a gynhyrchir gan y system.

5.38 Mae’r Comisiynydd yn defnyddio terminoleg safonol a chanllawiau arddull i ddarparu pob cyfieithiad angenrheidiol.

5.39 Mae’r system yn cael ei defnyddio gan swyddogion y Comisiynydd. Mae pob swyddog yn defnyddio cyfrifiadur sydd a "Microsoft Office" gyda phecyn rhyngwyneb Cymraeg "Microsoft Office" a "Microsoft Windows" wedi'u osod. Mae’r system hefyd yn gydnaws

19

ag unrhyw gynhyrchion Microsoft Office newydd y gall y Comisiynydd eu huwchraddio dros amser, gan gynnwys Pecynnau Rhyngwyneb Cymraeg.

5.40 Mae modd defnyddio pob nod Cymraeg ag acen, a dylid defnyddio system amgodio nodau UTF-8 i wneud hyn. Mae modd mewnbynnu hyn drwy ddefnyddio sgema Bysellfwrdd Estynedig y DU yn Microsoft Windows a'r Gweinydd.

Gofynion ar gyfer Rhyngwynebau Cymraeg Allanol

5.41 Mae pob un o elfennau'r system ar gyfer y cyhoedd yn ddwyieithog a bydd modd newid rhwng y Gymraeg a'r Saesneg yn unol â Dogfen Gyngor y Comisiynydd 'Technoleg, Gwefannau a Meddalwedd: Ystyried y Gymraeg'. Mae'r ddogfen ar gael yn:

Technoleg, Gwefannau a Meddalwedd : Ystyried y Gymraeg

5.42 Mae’r system yn olrhain dewisiadau iaith pob achos h.y. Cymraeg/Saesneg neu ddwyieithog. Caiff pob dogfen ar ffurf pob math o ffeil a gaiff ei huwchlwytho i achos unigol ei thagio hefyd gyda'r cod iaith berthnasol.

5.43 Caiff dogfennau eu cyhoeddi naill ai'n uniaith ar Fewnrwyd y Comisiynydd neu'n ddwyieithog ar Fewnrwyd y Comisiynydd ac unrhyw Allrwyd posibl yn y dyfodol. Caiff pob un o swyddogaethau fersiynau cynhenid SharePoint yn ogystal â systemau rheoli dogfennau dwyieithog eu mabwysiadu at y diben hwn.

Integreiddio

5.44 Mae’r system wedi’i hintegreiddio'n llawn ag 'Active Directory' y Comisiynydd. Pan fydd swyddog yn gadael y Comisiynydd ac yn cael ei ddileu o 'Active Directory', caiff ei ddileu'n awtomatig o'r system hefyd. Caiff unrhyw ymholiad/cwyn nad ydynt wedi'u datrys eu nodi er mwyn sicrhau y cânt eu hanfon ymlaen at swyddogion perthnasol eraill h.y. ni ellir gadael unrhyw ymholiad/cwyn heb fod swyddog cyfredol yn gyfrifol amdanynt o dan unrhyw amgylchiadau. Os na phennir unrhyw swyddog dilynol i fod yn gyfrifol am ymholiad/cwyn, rhaid i'r system hysbysu'r hierarchaeth reoli a nodir hefyd yn 'Active Directory'.

5.45 Mae’r system yn integreiddio'n llawn â gweinydd e-bost y Comisiynydd. Mae’r system yn nodi bod angen atodi pob neges e-bost a dderbynnir i ymholiad/cwyn a/neu sefydliad. Rhaid rhoi rhybuddion priodol i swyddogion y bydd pob cydweithiwr awdurdodedig yn gallu gweld y neges e-bost.

5.46 Mae angen i gynnwys rhestrau SharePoint gael ei gyfnewid rhwng Mewnrwyd y Comisiynydd, y Rhyngrwyd a'r system.

Hygyrchedd

5.47 Mae pob rhyngwyneb yn cydymffurfio'n llawn â safonau hygyrchedd W3C AAA.

20

6 Gwybodaeth Ychwanegol - Gwasanaethau Gwybodaeth Allanol

6.1 Mae'r wefan bresennol wedi'i sefydlu, ac yn weithredol, ar isadeiledd "Microsoft SharePoint". Mae isadeiledd presennol y Gwasanaethau Gwybodaeth Allanol wedi'i hintegreiddio gydag isadeiledd Gwasanaethau Gwybodaeth Fewnol.

6.2 Yn bresennol, nid oes bwriad newid yr isadeiledd o "Microsoft SharePoint" am ddatrysiad gwahanol.

6.3 Disgwylir bod yr holl gynnyrch a grëir o dan y cytundeb hwn yn llwyr gydymffurfio â Chanllawiau a Safonau’r Comisiynydd ar gyfer Meddalwedd Dwyieithog, Mae’r ddogfen hyn ar gael yma.

Technoleg, Gwefannau a Meddalwedd : Ystyried y Gymraeg

6.4 Dylai darpar gontractwyr sylweddoli mai at wefan Comisiynydd y Gymraeg bydd sawl corff ac unigolyn yn troi ato er mwyn gweld enghraifft o wefan ddwyieithog dda. Rhaid felly brofi yn eich cais sut byddwch yn gweithredu’r canllawiau a’r cynllun achredu hwn ymhob agwedd ar eich gwaith. Bydd hyn yn rhan annatod o unrhyw gyfweliad a gynhelir ac yn rhan o broses rheoli ansawdd lem y Comisiynydd.

6.5 Dylunio’r wefan gan weithredu canllaw brand newydd Comisiynydd ymhob darn o waith y bydd yn ei wneud o dan y contract hwn.

6.6 Dangos profiad o ddylunio ac adeiladu gwefannau hyd at safon AAA W3C.

6.7 Sicrhau bod y wefan yn cydymffurfio â chyfarwyddyd yr Undeb Ewropeaidd ar ddefnydd cwcis, gweithdrefnau sy’n rheoli’r safle ar gyfer hygyrchedd, diogelwch, iaith, rheoli defnyddwyr ac ati.

6.8 Sicrhau bod y wefan yn parhau i fod yn gydnaws â’r fersiynau diweddaraf o borwyr y we, yn cynnwys (ond sydd heb ei gyfyngu at) : Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari, Opera a phorwyr we a ddefnyddir ar dechnoleg symudol. Galluogi JavaScript i gael ei ddefnyddio ar draws yr holl wefannau a mewnrwyd.

6.9 Sicrhau bod Google Analytics yn gweithredu drwy’r gwefannau.

21

7 Meini Prawf Dethol y Contract7.1 Mae rheolau pwrcasu yn ein rhwymo i hysbysu contractwyr o’r meini prawf a ddefnyddir i asesu eu cais, ac mae’r paragraff hwn yn rhoi

cyngor ynghylch hyn. Seilir y meini prawf a ddefnyddir ar y cwestiynau yn y Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (Supplier Qualification Information Database - SQuID) sydd ar gael ar wefan www.gwerthwchigymru.gov.uk

7.2 Yn y rhan hon, wrth ddangos eich medr a’ch gallu i reoli contractau, dylech ddefnyddio contractau cyfredol neu rai o’r gorffennol i roi tystiolaeth o’ch addasrwydd.

7.3 Dim ond os bydd contractwr yn ateb gofynion Meini Prawf Dethol y Contract (adran 8) caiff contractwr fynd ymlaen i gam Meini Prawf Dyfarnu’r Contract (adran 7).

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb CanllawiauPA MOR DDERBYNIOL YW’R CYFLENWRSA.GEN.01 SAGen001a01v03

Mae Rheoliad 57(1-7) Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn nodi ar ba sail yr ystyrir cynigydd yn anghymwys i dendro am gontract gwasanaeth cyhoeddus nac i gael un wedi’i ddyfarnu iddo.O fewn y 5 mlynedd flaenorol, a yw’r corff sy’n ymgeisio neu ei gyfarwyddwyr, partneriaid neu bobl eraill â grym cynrychioli, penderfynu neu reoli wedi’u cael yn euog o unrhyw un o’r troseddau canlynol?a) cynllwynio;b) llygredigaeth;c) llwgrwobrwyo (trosedd cyfraith gwlad)d) llwgrwobrwyo yn unol ag ystyr rhan 1, 2 a 6 o Ddeddf

Llwgrwobrwyo 2010, neu ran 113 o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983;

e) twyll, yn cynnwys – i. twyllo Refeniw/Cyllid a Thollau EM;ii. cynllwynio i dwyllo;iii. lladrad neu dwyll;iv. masnachu twyllodrus;v. twyllo’r Tollau/Cyllid a Thollau EM;vi. trosedd yn ymwneud â threthi yn y Gymuned

Ewropeaidd; neuvii. ddinistrio, difwyno neu guddio dogfennau;viii. twyll yn unol ag ystyr ran 2, 3 neu 4 o Ddeddf Twyll

2006; neu

Do / Naddo Ni fydd y Comisiynydd yn dewis eich tendr os bydd unrhyw un o’r seiliau gorfodol dros eithrio yn berthnasol.

Dylech edrych ar destun llawn Rheoliad 57 Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 a chymryd cyngor cyfreithiol lle bo’n briodol. Gall y Comisiynydd wneud ei wiriadau ei hun neu gall ei gwneud yn ofynnol i chi ddarparu cofnod o euogfarnau drwy ymateb i gwestiwn SA.GEN01b

http://www.legislation.gov.uk/uksi/2015/102/contents/made

Os ydych yn gwneud cais fel, neu ar ran, consortiwm, dylech wirio gyda phob aelod o'r consortiwm a yw'r rhesymau hyn ar gyfer gwaharddiad yn berthnasol. Dewiswch "Do" os yw’r amgylchiadau hyn yn berthnasol i unrhyw aelod o'r consortiwm.

DS: Os daw unrhyw un o’r seiliau gorfodol dros eithrio yn berthnasol wedi i ddata gael ei gyflwyno ar gyfer contract, rhaid i gynigwyr roi gwybod i’r Comisiynydd, a diwygio’u manylion ar y gronfa ddata. Os methir â gwneud hyn, gallai unrhyw gontract a ddyfernir cael ei ganslo.

22

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiauix. ix. meddiant eitemau i'w defnyddio mewn achosion o

dwyll, neu wneud, addasu, cyflenwi neu gynnig cyflenwi neu gynnig cyflenwi eitemau i'w defnyddio mewn;

f) unrhyw drosedd wedi ei restru – i. yn rhan 41 Deddf Gwrth Derfysgaeth 2008;ii. yn Atodlen 2 o’r Ddeddf honno lle mae’r llys wedi

penderfynu bod cyswllt â therfysgaeth;g) unrhyw drosedd yn unol â rhannau 44 i 46 Ddeddf Troseddau

Difrifol 2007sy’n berthnasol i drosedd yn unol â pharagraff (f)h) gwyngalchu arian; neui) trosedd yn ymwneud ag elw o ymddygiad troseddol;j) trosedd yn unol â rhan 4 Ddeddf Noddfa a Mewnfudo 2004k) trosedd yn unol â rhan 59A Ddeddf Troseddau Rhywiol 2003;l) trosedd yn unol â rhan 71 Deddf Crwneriaid a Chyfiawnder

2009m) trosedd yn ymwneud ag elw o fasnachu cyffuriaun) unrhyw drosedd arall o fewn ystyr Erthygl 57(1) Cyfarwyddeb

Caffael y Sector Cyhoeddus .

SAGen001b01v02Os ateboch chi “do” i gwestiwn SA.GEN.01a , darparwch fanylion a fydd yn galluogi’r Comisiynydd i bennu a oes angen iddo eich eithrio ai peidio dan y seiliau gorfodol dros eithrio a nodir yn Rheoliad 57 y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2006.

Testun

Bydd y manylion hyn yn cael eu defnyddio i benderfynu a yw'r euogfarn a ddatgelwyd yn un o'r mathau a restrir yn Rheoliad 57 sy'n ei gwneud yn ofynnol i chi gael eu heithrio. Os oes euogfarn o'r fath yn bodoli, bydd eich sefydliad yn cael eu heithrio yn awtomatig oni bai eich bod yn gallu dangos tystiolaeth o'ch derbynioldeb er gwaethaf bodolaeth yr amgylchiadau hyn dros wahardd. Byddai hyn yn cynnwys tystiolaeth ddigonol o 'hunanlanhau' (gweler Rheoliad 57 (13) - (17))Bydd y mesurau yr ydych wedi eu cymryd hefyd yn cael eu gwerthuso gan gymryd i ystyriaeth y disgyrchiant ac amgylchiadau penodol y drosedd neu gamymddygiad.

SAGen001c01v01O fewn y 5 mlynedd diwethaf a wnaethpwyd penderfyniad barnwrol neu weinyddol gyda grym terfynol a rhwymol yn unol â darpariaethau cyfreithiol unrhyw ran o'r Deyrnas Unedig neu ddarpariaethau cyfreithiol y wlad y mae eich sefydliad wedi ei sefydlu ynddi (os y tu allan i'r UK), a bod eich sefydliad wedi torri rhwymedigaethau sy'n gysylltiedig â thalu treth neu gyfraniadau nawdd cymdeithasol?

Do / Naddo

Bydd y Comisiynydd yn defnyddio'r wybodaeth hon i benderfynu a yw'r seiliau gorfodol ar gyfer gwaharddiad yn berthnasol i'ch sefydliad. Os yw sail o'r fath yn berthnasol, bydd eich sefydliad yn cael eu heithrio yn awtomatig oni bai eich bod yn gallu dangos tystiolaeth o'ch derbynioldeb er gwaethaf bodolaeth yr amgylchiadau hyn dros wahardd. Byddai hyn yn cynnwys tystiolaeth ddigonol o 'hunanlanhau' (gweler Rheoliad 57 (13) - (17))Bydd y mesurau yr ydych wedi eu cymryd hefyd yn cael eu gwerthuso gan gymryd i ystyriaeth y disgyrchiant ac amgylchiadau penodol y drosedd neu gamymddygiad. Os ydych yn gwneud cais fel, neu ar ran, consortiwm, dylech wirio gyda phob aelod o'r consortiwm a yw'r rhesymau hyn ar gyfer gwaharddiad yn berthnasol. Dewiswch "Oes" os yw’r amgylchiadau

SAGen001d01v01Os ydych wedi ateb "ydw" i gwestiwn SA.GEN.01c, rhowch fanylion pellach. Cadarnhewch eich bod wedi talu, neu wedi ymrwymo i drefniant gyda'r bwriad o dalu, gan gynnwys, lle bo'n berthnasol, unrhyw ddirwyon ac/neu log cronedig?

Testun

23

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiauhyn yn berthnasol i unrhyw aelod o'r consortiwm.

SA.GEN.02

SAGen002a01v02Mae Rheoliad 57(8) Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn nodi ar ba seiliau yr ystyrir cynigydd yn anghymwys i dendro am gontract gwasanaeth cyhoeddus nac i gael un wedi’i ddyfarnu iddo. Os daw'n amlwg i'r Comisiynydd bod unrhyw un o'r sefyllfaoedd canlynol wedi defnyddio yn eich sefydliad o fewn y 3 blynedd diwethaf, neu ar hyn o bryd yn berthnasol i'ch sefydliad, efallai y byddwch yn cael eu heithrio o'r broses gaffael. Dewiswch "Ydi" os hoffech drafod unrhyw un o'r materion hyn gyda'r Comisiynydd.a) mae eich sefydliad wedi troseddu ym meysydd cyfraith

amgylcheddol, gymdeithasol a llafur;b) mae eich sefydliad yn fethdalwr neu'n destun ansolfedd neu

achos dirwyn i ben;c) mae eich sefydliad yn euog o gamymddwyn proffesiynol

difrifol, sy'n achosi ei onestrwydd i fod yn amheus;d) mae eich sefydliad wedi llunio cytundebau gyda gweithredwyr

economaidd eraill gyda'r nod o aflunio cystadleuaeth;e) mae gan eich sefydliad wrthdaro buddiannau gyda'r

Comisiynydd na ellir ei gywiro;f) mae cyfraniad ymlaen llaw gan eich sefydliad wrth baratoi'r

weithdrefn caffael wedi arwain at aflunio cystadleuaeth na ellir ei gywiro;

g) mae eich sefydliad wedi dangos diffygion sylweddol neu barhaus ym mherfformiad gofyniad sylweddol o dan gontract cyhoeddus blaenorol arweiniodd at derfynu’r contract yn gynnar, iawndal neu sancsiynau eraill tebyg;

h) mae eich sefydliad wedi bod yn euog o gamgyflead difrifol wrth roi gwybodaeth yn ystod ymarfer caffael, neu sydd wedi celu gwybodaeth o'r fath neu beidio â gallu cyflwyno dogfennaeth ategol; neu

i) mae eich sefydliad wedi ceisio dylanwadu’n ormodol ar broses dyfarnu’r awdurdod contractio, neu gael gwybodaeth gyfrinachol; neu wedi darparu esgeulus gwybodaeth gamarweiniol a allai gael dylanwad sylweddol ar benderfyniadau sy'n ymwneud â gwahardd, dewis neu ddyfarnu.

Ydi / Nac ydi

Gall y Comisiynydd eich atal rhag cymryd rhan mewn gweithdrefn caffael os, ar ôl ymchwilio i'r amgylchiadau, bod unrhyw un o'r seiliau hyn dros wahardd yn berthnasol.

Os ydych yn gwneud cais fel, neu ar ran, consortiwm, dylech wirio gyda phob aelod o'r consortiwm allai’r seiliau hyn ar gyfer gwaharddiad fod yn berthnasol ai peidio.

SA.GEN.03 SAGen003a01v01A oes gennych chi (os yn unigolyn) neu unrhyw un o’ch cyfarwyddwyr, partneriaid, cyfranddalwyr, perchnogion, swyddogion, cyflogeion, asiantiaid neu aelod cysylltiol (os yn sefydliad) berthynas neu gysylltiad ag unrhyw swyddog etholedig

Oes / Nacoes Efallai na fydd y Comisiynydd yn dewis cynigydd heb gymryd camau o flaen llaw i osgoi unrhyw ganfyddiad o wrthdaro mewn diddordeb.NODYN: Os canfyddir nad ydych wedi datgan unrhyw wrthdaro mewn diddordeb dichonol, gall y Comisiynydd ddirymu unrhyw

24

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiauy prynwr neu ag unrhyw swyddog sydd ynghlwm a’r contract?

gontract a ddyfarnwyd.SAGen003b01v01Os ateboch chi ”Oes” i gwestiwn SA.GEN.03a darperwch fanylion.

Testun

SA.GEN.04

SAGen004a01v01Ydych chi, neu wedi cael ei ddarganfod eich sefydliad i wedi defnyddio’r arfer o 'gosbrestru' yn y tair blynedd diwethaf?

Ydw / Nac ydwOs ydych chi neu eich sefydliad wedi defnyddio neu redeg rhestrau gwaharddedig o fewn y 3 blynedd diwethaf, fel y'i diffinnir yn Rheoliadau Deddf Cysylltiadau Cyflogaeth 1999 (Cosbrestrau) 2010, mae'n rhaid i chi ddatgelu hynny.

Efallai ni fydd y Comisiynydd yn eich ystyried yn gymwys i dendro oni bai y gallwch ddangos tystiolaeth ddigonol o 'hunanlanhau' (gweler Rheoliad 57 (13) - (17)). Bydd y mesurau yr ydych wedi eu cymryd hefyd yn cael eu gwerthuso gan gymryd i ystyriaeth y disgyrchiant ac amgylchiadau penodol y camymddygiad.

Os ydych yn gwneud cais fel, neu ar ran, consortiwm, dylech wirio gyda phob aelod o'r consortiwm allai’r seiliau hyn ar gyfer gwaharddiad fod yn berthnasol ai peidio.

SAGen004b01v01Os ydych yn ateb 'ydw' i gwestiwn SA.GEN.04a rhowch fanylion yma, yn amlinellu'r amgylchiadau, gan gynnwys camau gweithredu a gymerwyd i gywiro pethau, fel y disgrifir yn y canllawiau i'r cwestiwn hwn.

Testun

SA.GEN.05 SAGen005a01v01A oes unrhyw un o ffurflenni treth eich sefydliad a gyflwynwyd ar neu wedi 1 Hydref 2012;a) Wedi arwain at euogfarn droseddol am droseddau yn

ymwneud â threth sydd heb eu disbyddu, neu at gosb sifil am dwyll neu osgoi talu; neu

b) Wedi eu canfod yn anghywir o ganlyniad i: Cyllid a Thollau EM yn eich herio yn llwyddiannus y

Rheol Gyffredinol ar Atal Camddefnydd neu egwyddor camddefnydd "Halifax"; neu

Her lwyddiannus gan awdurdod treth mewn awdurdodaeth lle sefydlid yr endid cyfreithiol dan unrhyw reolau treth neu ddeddfwriaeth sy'n cael effaith sy'n cyfateb neu'n debyg i'r GAAR neu egwyddor camddefnydd "Halifax"; neu

methiant cynllun osgoi y cymerodd eich sefydliad ran ynddo a chafodd, neu dylai fod wedi ei hysbysu o dan y drefn Datgelu Cynllun Osgoi Treth (DOTAS) neu unrhyw gyfundrefn gyfatebol neu debyg mewn awdurdodaeth lle sefydlid eich endid.?

Ydw / Nac ydw

Gall y Comisiynydd eich ystyried yn anghymwys i dendro os yw unrhyw un o'r seiliau hyn dros wahardd yn berthnasol.

Os ydych yn gwneud cais fel, neu ar ran, consortiwm, dylech wirio gyda phob aelod o'r consortiwm allai’r seiliau hyn ar gyfer gwaharddiad fod yn berthnasol ai peidio.

SAGen005b01v01Os ydych wedi ateb "ydw" i'r SA.GEN.05a, darparwch fanylion o unrhyw ffactorau lliniaru yr ydych yn eu hystyried yn berthnasol a'ch bod yn dymuno i'r Comisiynydd eu hystyried. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft:

Camau cywiro a gynhaliwyd hyd yma;

Testun

25

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiau Camau cywiro wedi eu cynllunio i'w cymryd; Newidiadau personél neu berchnogaeth ers yr Achlysur

Diffyg Cydymffurfio (OONC); neu Newidiadau mewn gweithdrefnau ariannol, cyfrifo,

archwilio neu reolaeth ers yr OONC.

SEFYLLFA ARIANNOL / ECONOMAIDD

FS.GEN.01

FSGen001a01v01A ydych wedi cofrestru ar gyfer Treth ar Werth?

Ydw / Nac ydwMae’r wybodaeth hon er mwyn dilysu yn unig ond gallai’r Comisiynydd eich eithrio os darparwch wybodaeth anghywir.

FSGen001b01v01Os ateboch chi eich bod chi, nodwch eich rhif cofrestru

Testun

FS.GEN.02

FSGen002a01v02A yw eich corff yn:

i) gwmni cyfyngedig cyhoeddusii) cwmni cyfyngedigiii) partneriaeth atebolrwydd cyfyngedig (LLP)iv) partneriaeth arallv) masnachwr undynvi) consortiwmvii) arall (rhowch fanylion)

Testun

Defnyddir yr wybodaeth hon i ddibenion adnabod yn unig ond gallai’r Comisiynydd eich eithrio os darparwch wybodaeth anghywir.

FSGen002b02v01Os yw eich sefydliad yn gonsortiwm rhowch y wybodaeth ganlynol (os nad ydych nodwch “Dim yn berthnasol”):

i) Enwau Cwmni a rhifau cofrestru (os yw'n berthnasol), holl aelodau'r consortiwm

ii) Yr aelod arweiniol y consortiwm a fydd yn gytundebol gyfrifol am gyflwyno'r contract (os nad oes endid cyfreithiol ar wahân yn cael ei greu)

iii) Os na fydd y consortiwm yn bwriadu ffurfio endid cyfreithiol rhowch fanylion am y trefniadau arfaethedig.

Testun

FSGen002b01v01Nodwch eich rhif cofrestru

Testun

FS.GEN.03

FSGen003a01v01Rhowch enw a manylion cysylltu’r person yr hoffech i’r Comisiynydd gysylltu ag ef/hi ynghylch unrhyw ymholiadau am sefyllfa ariannol y corff.

Testun

Er gwybodaeth yn unig y mae hyn, ac ni fydd yn cael ei sgorio.

FS.GEN.06 FSGen006a01v01Cadarnhewch a oes gennych eisoes, neu a fyddwch yn ymrwymo i gael, cyn cychwyn y contract, y lefelau yswiriant a nodir yn y canllawiau i'r cwestiwn hwn. Dewiswch "Oes" i gadarnhau hyn. Os byddwch yn llwyddiannus mae'n rhaid i chi fod mewn sefyllfa i

Oes /Nac OesEfallai y bydd y Comisiynydd ond yn eich dewis i dendro os oes gennych y lefelau priodol o Yswiriant (fel sy’n berthnasol i’r cynnyrch sy’n ofynnol o’r gwasanaeth)

26

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiauddarparu tystysgrifau yswiriant, os oes angen, yn ddi-oed, i gadarnhau hyn cyn i gontract gael ei ddyfarnu.

Yswiriant Indemniad Proffesiynol £5,000,000(DS Bydd angen esbonio a yw'r terfyn yswiriant mewn perthynas ag unrhyw un hawliad neu mewn cyfanswm)

Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwr £5,000,000(DS. Mae'n ofyniad cyfreithiol bod pob cwmni yn dal Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwr (Gorfodol) o £ 5 miliwn o leiaf. Nodwch nad gofyniad hwn yn berthnasol i Fasnachwyr Undyn.

Yswiriant Tarfiad Busnes £500,000

Mae methu â darparu tystiolaeth bod yr yswiriannau hyn ar waith ar adeg dyfarnu yn arwain at y terfynu uniongyrchol y contract / fframwaith. Bydd methu a chynnal yr yswiriant sy'n ofynnol yn ystod oes y fframwaith / contract hefyd yn arwain at derfynu'r contract / fframwaith.

FSGen006a02v01Os oes gennych Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus, darparwch gopi o’ch tystysgrif yswiriant

Dogfen

FSGen006b02v01Os oes gennych Yswiriant Indemniad Proffesiynol, darparwch gopi o’ch tystysgrif yswiriant.

Dogfen

FSGen006c01v01Os oes gennych Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwr, darparwch gopi o’ch tystysgrif yswiriant. Dogfen

FSGen006f01v01Os oes gennych Yswiriant Tarfiad Busnes, yn benodol mewn perthynas ag ymosodiadau seiber gallai arwain at niwed neu golled i wybodaeth, data, systemau TG ac/neu rhwydweithiau; darparwch gopi o’ch tystysgrif yswiriant

Dogfen

FS.GEN.07

FSGen007a01v01Darparwch gyfrifon am y ddwy flynedd ariannol gyflawn ddiweddaraf.Os yn bosibl, cyflwynwch gyfrifon wedi’u harchwilio.

Dogfen Defnyddir rhif cofrestru’r cwmni gan Creditsafe, yr asiantaeth graddio credyd i asesu’r sefyllfa ariannol . Bydd y Comisiynydd yn derbyn adroddiad credyd, a fydd yn rhoi sgôr o 0-100. Mae lleiafswm sgôr o 50 neu fwy yn dderbyniol.

Bydd yr wybodaeth yma’n ategu at yr adroddiad credyd. Dylech esbonio pam nad yw methu â chwrdd â'r meini prawf hyn yn cynrychioli risg i’ch sefyllfa ariannol.

Cyfrifon wedi eu gosod erbyn y dyddiad priodolEnillion cyn Llog a Threth > £0Cronfa Refeniw wrth gefn > £0Asedion Cyfredol Net > £0Cymhareb Prawf Asid > 0.5Cymhareb Geriad < 2.0

FSGen007a02v01Os na allwch gyflwyno cyfrifon wedi’u harchwilio, eglurwch pam nad yw’r cyfrifon wedi’u harchwilio.

Testun

FSGen007c01v01Os yw’ch sefydliad yn is-gwmni o gwmni masnachu neu gwmni daliant mwy, darperwch rif cofrestru y rhiant-gwmni.

Testun

FSGen007d01v01Os yw’ch sefydliad yn is-gwmni o gwmni masnachu neu gwmni daliant mwy, darperwch gyfrifon ar gyfer y rhiant-gwmni am y ddwy flynedd ariannol gyflawn ddiweddaraf.Os yn bosibl, cyflwynwch gyfrifon wedi’u harchwilio.

Dogfen

FSGen007d02v01Os na allwch gyflwyno cyfrifon wedi’u harchwilio, eglurwch pam nad yw’r cyfrifon wedi’u harchwilio.

Testun

MAINT A GALLUCC.GEN.01 CCGen001a01v03 Testun Ni fydd yr ateb yn rhan o’r broses ddethol, ac fe’i defnyddir gan y

27

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb CanllawiauBeth yw prif weithgareddau busnes eich corff? Comisiynydd i ddeall pa nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gan

eich corff.Ni fydd yr ateb i’r cwestiwn hwn yn cael ei ddefnyddio gan y Comisiynydd fel rhan o broses bwrcasu. Dylech gynnwys tystiolaeth i ddangos eich bod yn addas i dendro yn eich atebion i’r cwestiynau eraill

CC.GEN.06

CCGen006a01v01A oes contract o’ch eiddo wedi cael ei derfynu neu heb ei adnewyddu, oherwydd tor-contract neu am fethu a pherfformio, o fewn y 3 blynedd diwethaf?

Do / Naddo Gallai’r Comisiynydd ddefnyddio’r wybodaeth hon i benderfynu a oes gennych hanes o gyflawni contractau’n llwyddiannus.Os atebwch "do" i'r cwestiwn hwn a methu â darparu tystiolaeth argyhoeddiadol eich bod wedi cymryd camau priodol i sicrhau na chaiff y problemau eu hailadrodd, efallai na chewch eich dewis i dendro.

CCGen006b01v01Os ateboch chi 'do' i CC.GEN.06a rhowch fanylion gan gynnwys enw’r cwsmer, rhesymau dros y canslo ac unrhyw gamau a gymerwyd i sicrhau na fydd hyn yn digwydd eto.

Testun

CC.GEN.09

CCGen009a01v01Cadarnhewch eich bod yn cwrdd ar hyn o bryd, neu a fydd yn cwrdd os byddwch yn llwyddiannus, gofynion y Cynllun Ardystio Cyber Essentials neu gyfwerth. Os byddwch yn llwyddiannus mae'n rhaid i chi fod mewn sefyllfa i ddarparu tystiolaeth os oes angen, cyn i gontract dyfarnu, ac yn ddi-oed.

Ydw/ Nac Ydw

Tystiolaeth

Gallai’r Comisiynydd ofyn i chi i gwrdd â gofynion y Cynllun Ardystio Cyber Essentials, neu gymhwyster cyfwerth.

https://www.gov.uk/government/publications/cyber-essentials-scheme-overview

http://www.cyberstreetwise.com/cyberessentials.

RHEOLI

MA.GEN.01

MAGen001a01v01Ydych chi’n gweithredu yn unol â System Rheoli Ansawdd sydd wedi ei ardystio gan barti achrededig UKAS (neu gyffelyb) yn erbyn ISO 9001 neu safon gyfartal?

Ydw / NaBydd y Comisiynydd yn defnyddio eich atebion i benderfynu os oes gennych systemau addas i sicrhau bod ansawdd eich cynnyrch neu wasanaeth yn gyson.Ni fyddwch yn gymwys i dendro ar gyfer rhai gofyniadau os ateboch ‘Na’.Gweler www.ukas.com am ragor o wybodaeth

MAGen001b01v01Os ateboch chi ‘Ydw’ i MA.GEN.01a rhowch fanylion y canlynol:

Safon yr ardystiwyd yn ei erbyn Sefydliad ardystio, dyddiad a dilysrwydd y dystysgrif Cwmpas yr ardystiad

Testun

MA.GEN.02 MAGen002a01v01Oes gennych bolisi rheoli ansawdd ffurfiol sydd wedi ei gysylltu â’ch cynllun busnes a gofynion eich cwsmeriaid; a bod eich cyflogeion i gyd yn ei ddeall a’i ddilyn?

Oes / Na

Os ateboch “Ydw” i gwestiwn MA.GEN.01 nid oes angen i chi ateb y cwestiwn yma.

Gall y Comisiynydd ddefnyddio eich atebion i benderfynu os oes gennych systemau addas i sicrhau bod ansawdd eich cynnyrch neu wasanaeth yn gyson.Ni fyddwch yn gymwys i dendro ar gyfer rhai gofyniadau os ateboch ‘Na’.

MAGen002b01v01Disgrifiwch sut sicrhewch fod ansawdd eich cynnyrch neu wasanaeth yn gyson.

Testun

MAGen002c01v01A ydych yn cofnodi sut a ble mae nwyddau crai a chynnyrch yn

Ydw/Nac ydw

28

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiaucael eu prosesu, ac a oes gennych weithdrefnau sydd wedi’u dogfennu sy’n delio â diffyg cydymffurfio?

MAGen002d01v01A ydych yn adolygu perfformiad yn rheolaidd gan ddefnyddio cyfarfodydd ac archwiliadau mewnol, gan gadw cofnodion o’r canlyniadau?

Ydw/Nac ydw

MAGen002e01v01pDarparwch gopi o’ch polisi a gweithdrefnau rheoli ansawdd.

Dogfen

CYFLE CYFARTAL

EO.GEN.01

EOGen001a01v01Yn y 3 blynedd diwethaf?

a fu canfyddiad o wahaniaethu anghyfreithlon yn erbyn eich sefydliad gan Dribiwnlys Cyflogaeth, Tribiwnlys Apêl Cyflogaeth neu unrhyw lys neu dribiwnlys arall (neu mewn achosion cyffelyb mewn awdurdodaeth ar wahân i’r DU) ac/neu

A gadarnhawyd cwyn yn erbyn eich sefydliad yn dilyn ymchwiliad ffurfiol gan y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol neu ei ragflaenwyr (neu gorff cyffelyb mewn awdurdodaeth ar wahân i’r DU), ar sail gwahaniaethu anghyfreithlon.

Do / Naddo

Ni chaiff y Comisiynydd yn eich dewis i dendro os canfuwyd i chi wahaniaethu’n anghyfreithlon yn y tair blynedd diwethaf, oni fyddwch wedi darparu tystiolaeth ddigonol eich bod wedi cymryd camau priodol i atal hynny rhag digwydd eto.

EOGen001b01v01Os atebwyd 'Do' i EO.GEN.01 darparwch grynodeb o natur yr ymchwiliad ac eglurhad o'r canlyniad hyd yn hyn. Os cadarnhaodd yr ymchwiliad y gwyn yn erbyn eich sefydliad, rhowch eglurhad o’r camau yr ydych wedi'u cymryd i atal gwahaniaethu anghyfreithlon rhag digwydd eto.

Testun

EO.GEN.02

EOGen002a01v01Os ydych yn defnyddio isgontractwyr neu’n gwneud cynnig fel rhan o gonsortiwm, a oes prosesau yn bodoli i sicrhau nad yw’r amgylchiadau uchod yn berthnasol iddynt hwy?

Ydynt / Nac ydynt

Gallai’r Comisiynydd beidio â’ch dewis i dendro os nad oes gennych brosesau digonol i archwilio cefndir a chydymffurfiad eich isgontractwyr ac/neu aelodau’r consortiwm gyda deddfwriaeth cydraddoldeb.

EO.GEN.03

EOGen003a01v02A yw pob un o’ch cyflogeion (gan gynnwys y rheini o aelodau’r consortiwm), sy’n dod i gysylltiad â’r cyhoedd neu staff eich cleientiaid, yn derbyn hyfforddiant ar gydraddoldeb?

Ydynt / Nac ydynt

Os yw hyfforddiant ac/neu ymwybyddiaeth cydraddoldeb ac amrywiaeth yn rhan greiddiol o’r gofyniadau, gallai’r Comisiynydd beidio â’ch dewis i dendro os nad ydych yn hyfforddi aelodau o’ch gweithlu yn briodol.

CYNALADWYEDDSU.GEN.01 SUGen001a01v01

A yw eich corff wedi ei gael yn euog o dorri deddfwriaeth amgylcheddol neu a gyflwynwyd rhybudd iddo am yn y tair blynedd diwethaf gan reoleiddiwr neu awdurdod amgylcheddol

Do / Naddo Gallai’r Comisiynydd beidio â’ch dewis i dendro os cafwyd chi’n euog neu os cyflwynwyd rhybudd i chi dan ddeddfwriaeth amgylcheddol yn y tair blynedd diwethaf, oni fyddwch yn darparu tystiolaeth ddigonol o gamau a gymerwyd i atal achosion tebyg

29

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb Canllawiau(gan gynnwys awdurdod lleol)? rhag digwydd eto.

SUGen001b01v01Os mai eich ateb i SU.GEN.01a yw “do”, rhowch fanylion yr euogfarn neu’r rhybudd a manylion unrhyw gamau unioni a gymerwyd gennych yn dilyn yr euogfarn neu rybudd.

Testun

SU.GEN.02

SUGen002a01v01Os ydych yn defnyddio isgontractwyr, neu’n gwneud cynnig fel rhan o gonsortiwm, a oes gennych brosesau i sicrhau nad ydynt wedi troseddu neu wedi cael rhybudd wedi ei gyflwyno yn eu herbyn am drosedd mewn perthynas â deddfwriaeth amgylcheddol?

Oes / Na / DyB

Gallai’r Comisiynydd beidio â’ch dewis i dendro os nad oes gennych brosesau digonol i archwilio cefndir a chydymffurfiad eich isgontractwyr ac/neu aelodau’r consortiwm gyda deddfwriaeth amgylcheddol.Mewn rhai amgylchiadau gallai hy n gynnwys yr angen i’ch cyflenwyr gael system rheoli’r amgylchedd wedi ei achredu’n allanol.

IECHYD A DIOGELWCH

HS.GEN.01

HSGen001a01v02A yw eich sefydliad neu unrhyw un o'r Cyfarwyddwyr neu Swyddogion Gweithredol wedi derbyn gorchmynion gorfodi/adfer mewn perthynas â'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch (HSE) (neu gorff cyfatebol) yn y 3 blynedd diwethaf?

Do / Naddo

Ni fydd y Comisiynydd yn eich dewis i dendro os cafodd eich cwmni ei erlyn neu y cyflwynwyd rhybudd iddo dan ddeddfwriaeth iechyd a diogelwch oni fo tystiolaeth gadarn y cymerwyd camau pendant a chynhwysfawr i ddatrys y sefyllfa. Gallai’r Comisiynydd edrych ar gronfa ddata’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch i gadarnhau cywirdeb yr wybodaeth a ddarparwyd. Gallai methu â darparu gwybodaeth gywir olygu na chewch eich dewis i dendro.

HSGen001b01v02Os yw eich ateb i HS.GEN.01a "Do" ddarparwch fanylion am y gorchmynion gorfodi/adfer a gyflwynwyd i chi a rhowch fanylion unrhyw gamau unioni neu newidiadau i weithdrefnau a wnaed gennych o ganlyniad.

Testun

HS.GEN.02

HSGen002a01v02Os ydych yn defnyddio is-gontractwr (au), neu yn gwneud cais ar ran consortiwm, oes gennych brosesau ar waith i wirio nad yw’r amgylchiadau uchod yn berthnasol i’r sefydliadau eraill hyn? Os byddwch yn llwyddiannus bydd rhaid i chi fod mewn sefyllfa i ddarparu tystiolaeth yn ddi-oed, os oes angen, cyn i gontract gael ei ddyrannu?

Oes/Nac oes/Dim yn berthnasol

Gallai’r Comisiynydd beidio â’ch dewis i dendro os nad oes gennych brosesau digonol i archwilio cyflawniad a chydymffurfiad eich isgontractwyr gyda deddfwriaeth Iechyd a Diogelwch.

Os ydych chi'n cynnig cais ar ran consortiwm dylid cynnwys manylion ar gyfer pob aelod o’r consortiwm.

Dylai unrhyw dystiolaeth gynnwys unrhyw holiaduron a ddefnyddiwyd a manylion unrhyw gyfathrebiad neu systemau arolygu.

HSGen002b01v02Os mai eich ateb i HS.GEN.02a yw “Oes” darparwch dystiolaeth o’r gweithdrefnau sydd ar waith i arolygu trefniadau Iechyd a Diogelwch isgontractwyr neu aelodau’r consortiwm.

Dogfen

HS.GEN.06 HSGen006a01v01A oes gennych berson cymwys enwebedig sy’n gyfrifol am gyngor Iechyd a Diogelwch?

Oes / Na Gallai’r Comisiynydd beidio â’ch dewis i dendro os nad oes gennych berson cymwys enwebedig sy’n gyfrifol am Iechyd a Diogelwch.

30

Cwestiwn Testun y Cwestiwn Ateb CanllawiauGallwn ofyn i chi ddarparu CV a chopïau o dystysgrifau cymhwyster perthnasol i swyddogaeth Iechyd a Diogelwch. Gall methu â darparu hyn olygu na chewch eich dewis i dendro.Os ydych chi'n cynnig cais ar ran consortiwm dylid cynnwys manylion ar gyfer pob aelod o’r consortiwm.

HSGen006b01v01Os mai eich ateb i HS.GEN.08a yw “Oes” darparwch enw a manylion cyswllt y person.

Testun

31

8 Meini Prawf Dyfarnu’r Contract8.1 Bydd y contract yn cael ei ddyrannu i’r dyfynbris mwyaf manteisiol yn economaidd o

ran gwerth am arian ar sail y meini prawf isod sydd wedi’u pwysoli a’u dangos fel canrannau.

8.2 Yn y rhan hon mae gofyn i chi ddatgan y dulliau o weithredu y byddwch yn eu defnyddio i weithredu a rheoli’r contract hwn, ac i gyfathrebu â’r rheini sy’n berthnasol i’r contract. Hefyd bydd angen datgan pwy yw’r gweithwyr a ddefnyddir i weithredu’r contract hwn ynghyd â’u cymwysterau a’r adnoddau eraill y byddwch yn eu defnyddio i weithredu’r contract hwn.

8.3 Caiff y sgôr ar gyfer cost y contract ei werthuso fel a ganlyn:

(Pris isaf a dderbyniwyd / Pris a gyflwynwyd gan y tendrwr) X 10

8.4 Caiff y sgorau ar gyfer y meini prawf eraill eu gwerthuso fel a ganlyn, yn seiliedig ar y dystiolaeth a ddarparwyd gan y tendrwr ar gyfer y maen prawf hwnnw:

10 = Rhagorol8 = Da Iawn6 = Da4 = Digonol2 = Gwael0 = Dim Tystiolaeth

8.5 Caiff y sgôr ar gyfer y meini prawf isod eu pwysoli yn unol â’r canrannau a ddangosir yn erbyn pob maen prawf i gyrraedd cyfanswm sgôr allan o sgôr uchaf posib o 10.

8.6 Fel rhan o’ch cais dylech ystyried y gofynion sydd wedi eu cynnwys yn adran 3 o’r Fanyleb hon a chynnwys tystiolaeth glir o sut byddwch yn ymateb i a chyflawni’r gofynion.

Meini Prawf Dyfarnu’r Contract Pwysoliad

COSTGofynnir i ymgeiswyr lenwi’r tabl prisio (Atodiad 04) yn nodi:

y gost o gyflawni’r gofynion unrhyw wybodaeth berthnasol arall

Dylai’r gost a nodir, gynnwys pob elfen sy’n gysylltiedig, gan gynnwys costau trydydd parti os yw hynny’n berthnasol. Dylid nodi’n glir pa wasanaethau a osodir i isgontractwyr os yw hynny’n berthnasol.

40%

PERSONÉL A GALLU)Rhowch dystiolaeth o hyd at 2 gontract perthnasol a gyflawnwyd yn llwyddiannus gennych yn y 3 blynedd diwethaf sy’n dangos profiad sy’n berthnasol i’r gofynion sydd wedi eu nodi yn adran 3 o’r Fanyleb, ynghyd â’r wybodaeth ychwanegol amlinellir yn adrannau 5 a 6 o’r Fanyleb sy’n rhoi cyd-destun i’r Gofynion.

Rhowch fanylion am werth y contract, dros ba gyfnod y cyflawnwyd y contract a sut y cyflawnwyd y contract yn llwyddiannus; cynhwyswch dystlythyrau lle bo'n

35%

32

bosibl

Rhestrwch y personau allweddol a fydd yn delio â’r Comisiynydd pan fydd y contract yn weithredol. Rhowch esboniad o’u rôl yn rheoli a gweithredu’r contract. Nodwch eu profiad a’u cymwysterau i gyflawni’r Gofynion, gan gynnwys CV.

RHEOLI A CHYFATHREBUYr esboniad a geir yn y cais o’r broses y byddwch yn ei dilyn er mwyn sicrhau eich bod yn deall gofynion y Comisiynydd yn llawn, yn cynnwys:

y gweithdrefnau a'r dulliau rheoli sydd mewn lle i'w defnyddio gan y contractwr i sicrhau bod y contract yn cael ei gyflawni ar amser, o ansawdd derbyniol ac o fewn y gyllideb;

y dulliau a ddefnyddir gan y contractwr i fonitro ei berfformiad wrth gyflawni darn o waith, a sut bydd yn adrodd hyn i’r Rheolwr Contract a swyddogion y Comisiynydd

y gweithdrefnau ar gyfer delio gyda chynllunio tarfiad a pharhad busnes; y drefn ar gyfer nodi problemau ac/neu anghydfod a sut y cânt eu datrys a

sut gall y Comisiynydd gyflwyno cwyn os oes angen

Esboniwch sut byddwch yn cyfathrebu gyda’r Comisiynydd a’i swyddogion trwy gydol y contract i sicrhau bod gan y Comisiynydd ddealltwriaeth glir o’r canlynol:

sut mae’r gweithgareddau yn dod yn eu blaen, gan nodi cynnydd yn erbyn yr amserlen, targedau a’r gyllideb a gytunwyd

unrhyw broblemau sy’n codi, atebion posibl a’u heffaith posibl ar ganlyniadau’r gweithgareddau

15%

GALLU YN Y GYMRAEGNodwch allu'r personau allweddol, a fydd yn delio a’r Comisiynydd, i gyfathrebu drwy gyfrwng y Gymraeg fel a ganlyn:

ar lafar mewn gwahanol sefyllfaoedd, megis cyfweliadau, cyflwyniadau, cyfarfodydd neu sgyrsiau ffôn

yn ysgrifenedig, megis paratoi dogfennau, adroddiadau, cyflwyniadau neu ohebiaeth (megis llythyron a negeseuon e-bost)

darllen a deall Cymraeg ysgrifenedig, megis gweithdrefnau, adroddiadau, gofynion ac unrhyw ddogfennau perthnasol

10%

Sgôr 100%

33

9 MonitroPwynt Cyswllt y Comisiynydd

9.1 Richard Davies, (Uwch Swyddog Cyllid ac Adnoddau fydd Rheolwr Contract y Comisiynydd.

9.2 Rheolwr y Contract fydd pwynt cyswllt y Comisiynydd yn ystod cyfnod y contract. Gallai ef / hi ddewis cyfarfod cynrychiolydd a enwir gan y Contractwr yn ôl yr angen er mwyn trafod unrhyw fater a allai godi wrth gyflwyno’r gwasanaeth.

Personél y Tendrwyr

9.3 Dylai tendrwyr roi enwau’r gweithwyr a fydd yn ymwneud â'r contract, eu statws yn y sefydliad a’u profiad blaenorol o ymwneud â chontractau tebyg. Dylai tendrwyr hefyd gynnwys CVs y gweithwyr a rhoi manylion man cysylltu penodol.

9.4 Os bydd diffyg cydymffurfio â’r fanyleb, dilynir y drefn ganlynol:

llythyr cwyno yn nodi bod gofyn cydymffurfio; hysbysu ynghylch arferion annerbyniol a/neu fethiant i gydymffurfio â

manylebau’r gwasanaeth; troi at amodau’r contract.

10 Rheoli Ansawdd10.1 Gofynnir i dendrwyr gyflwyno yn ysgrifenedig Cynllun Ansawdd sy’n tynnu sylw at holl

agweddau ansawdd hanfodol y contract a sut mae’r rhain yn cael eu cyflawni a’u gwirio. Rhaid i’r Cynllun Ansawdd gynnwys gwybodaeth ynghylch:

sut y caiff y gwasanaethau a bennwyd eu darparu; y gweithdrefnau a’r rheoliadau y bydd y tendrwr yn eu defnyddio; swyddogaethau a dyletswyddau – h.y. y staff sy’n rhan o’r tendr; sut caiff y contract ei fonitro gan y tendrwr a sut yr adroddir i’r Comisiynydd ar ei

berfformiad; pa weithdrefnau sydd yn bodoli i ddelio gyda chynllunio tarfiad a pharhad

busnes; sut yr ymdrinnir â chwynion a sut y bydd problemau ac/neu anghydfod yn cael eu

datrys.

34

11 Adroddiadau11.1 Byddwn yn disgwyl derbyn copi electronig o adroddiad dwyieithog (un ddogfen sengl

Gymraeg, un ddogfen sengl Saesneg) llawn ar ffurf dogfen Word/RTF (rhaid sicrhau bod y ‘tag’ iaith gywir ymhob un o’r ddwy ddogfen y byddwch yn eu hanfon atom), a hynny yn unol â holl elfennau’r briff hon. Bydd yr adroddiad yn ddu a gwyn, wedi ei ysgrifennu mewn ffont 12 Arial, ac yn defnyddio bylchau sengl, ac yn cynnwys tabl cynnwys awtomatig gyda rhifo braslun awtomatig ar y penawdau (fel yn achos y ddogfen hon). Os bydd gofyn i chi lunio cyflwyniad disgwylir i chi lunio cyflwyniad PowerPoint dwyieithog (Cymraeg a Saesneg yn yr un ddogfen). Ni ddisgwylir copi caled o’r adroddiad na’r cyflwyniad.

11.2 Ni ddylech ddarparu dyfynbris am gyfieithu’ch adroddiad na’ch deunydd - dylai’r gost hon fod wedi ei chynnwys yn eich prif ddyfynbris. Os byddwch yn defnyddio cyfieithydd yn ystod y prosiect hwn, rhaid defnyddio cyfieithydd sy’n aelod cyflawn o Gymdeithas Cyfieithwyr Cymru neu gorff proffesiynol tebyg.

12 Statws Ariannol ac Adnoddau12.1 Mae’r Comisiynydd yn dymuno sicrhau bod gan ddarparwyr y statws ariannol a’r

adnoddau sydd eu hangen i gyflawni eu hymrwymiadau trwy gydol oes y contract hwn. Gallai hyn gynnwys (lle bo hynny’n briodol) ystyried lefel yr ymrwymiadau gwaith sydd gennych ar hyn o bryd a’r modd y gallai dyfarnu contract effeithio ar adnoddau.

12.2 Wrth benderfynu tendro am gontract, dylech hefyd fod yn ymwybodol o’r peryglon sydd ynghlwm wrth fod yn rhy ddibynnol ar fusnes y Comisiynydd, neu yn wir ar fusnes unrhyw gwsmer, a dylech ystyried y peryglon hynny . Wrth wneud hynny, dylech ystyried enillion unrhyw waith arall a wneir ar gyfer y Comisiynydd yn ogystal â’r hyn y gallech ei ennill o’r contract hwn.

12.3 Bydd angen darparu copi o gyfrifon llawn yr endid am y ddwy flynedd ddiwethaf.

13 Eiddo Deallusol13.1 Tynnir sylw cyflenwr at adran 28 yn yr “Amodau contract ar gyfer gwasanaethau”

mewn perthynas ag eiddo deallusol.

13.2 Nodir mai eiddo'r Comisiynydd yw unrhyw fanylebau, cyfarwyddiadau, cynlluniau, lluniadau, patentau, patrymau, modelau, dyluniadau, neu unrhyw ddeunydd arall sydd wedi’u cyflwyno i’r Contractwr neu sydd wedi’u darparu iddo gan y Comisiynydd yn parhau yn eiddo i’r Comisiynydd; ac/neu sydd wedi’u paratoi gan neu ar gyfer y Contractwr i’w defnyddio, neu gan fwriadu eu defnyddio, mewn perthynas â chyflawni’r contract.

35

14 Diogelu Data14.1 Mae’r Comisiynydd yn gweithredu polisi gwarchod a diogelu data ac mae’n cyflawni ei

ddyletswyddau yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data. Mae Deddfwriaeth Diogelu Data yn golygu Deddf Diogelu Data 1998 (Data Protection Act 1998) a Chyfeireb 95/46/EC, ac unrhyw gyfraith neu reoliad cymwys sy'n ymwneud â phrosesu data personol a phreifatrwydd fel y diwygir, adolygir neu newidir y deddfiad hwnnw o dro i dro, gan gynnwys yn sgil gweithredu'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ("GDPR") (EU) 2016/679].

14.2 Tynnir sylw cyflenwyr yn benodol at adrannau yn yr “Amodau contract ar gyfer gwasanaethau” sef 23 Cyfrinachedd, 24 Cyhoeddusrwydd, Y Cyfryngau ac Ymholiadau Swyddogol, a 25 Deddfwriaeth Diogelu Data - Amod Prosesu Data.

14.3 Mae’r Comisiynydd yn disgwyl i gyflenwyr fod â pholisi gwarchod a diogelu data yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data y mae’n ei weithredu, ac i ystyried effaith methu â chwrdd â’i ofynion gwarchod data ar y Comisiynydd neu ar berthynas y Comisiynydd â chyrff eraill neu â’r cyhoedd. Mae copïau o bolisïau a gweithdrefnau mewnol y Comisiynydd mewn perthynas â diogelwch data a rheoli gwybodaeth ar gael ar gais cyflenwyr. Disgwylir i bolisïau a gweithdrefnau mewnol cyflenwyr sicrhau eu bod yn cyflawni’r gofynion yn y meysydd hyn.

15 Rhyddid Gwybodaeth15.1 Mae’r Comisiynydd wedi ymrwymo i lywodraeth agored ac mae’n gweithredu yn unol

â Chod Ymarfer Mynediad Cyhoeddus i Wybodaeth wrth gyflawni ei ddyletswyddau yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Efallai y bydd angen datgelu gwybodaeth y cyflwynwch chi mewn cysylltiad â’r tendr hwn mewn ymateb i gais yn unol â’r Ddeddf. Tynnir sylw cyflenwyr ar adran 26 o “Amodau contract ar gyfer gwasanaethau”.

15.2 Os ydych chi o’r farn bod unrhyw wybodaeth yn eich tendr yn sensitif o safbwynt masnachol, gofynnir ichi ei nodi ac i egluro (yn fras) y niwed a allai ddeillio o ganlyniad i’w datgelu os ceir cais i wneud hynny, ac am ba hyd y mae’r sensitifrwydd hwnnw yn debygol o fod yn berthnasol. Dylech ddeall, hyd yn oed os byddwch wedi nodi bod gwybodaeth yn sensitif o safbwynt masnachol, y bydd rhaid efallai i ni ei datgelu yn unol â’r Ddeddf os ceir cais.

15.3 Byddwn yn ymgynghori â chi os cawn gais i ddatgelu unrhyw wybodaeth yr ydych chi wedi nodi ei bod yn sensitif o safbwynt masnachol.

36

16 Datganiad Amgylcheddol16.1 Mae’r Comisiynydd wedi ymrwymo i leihau effaith ei weithgareddau dyddiol ar yr

amgylchedd ac anogir contractwyr i fabwysiadau agwedd gadarnhaol a rhagweithiol at yr amgylchedd sydd wedi’i gynllunio i leihau’r niwed i’r amgylchedd.

16.2 Dylid ystyried y ffactorau canlynol:

mabwysiadu system reoli amgylcheddol sy’n cynnwys canolbwyntio ar gael gwared â gwastraff a deunyddiau pecynnu;

defnyddio ynni a dŵr yn fwy effeithlon; gwneud cynaliadwyedd yn rhan annatod o’r modd y darperir nwyddau a

gwasanaethau i’r Comisiynydd; defnyddio papur wedi ei ailgylchu sy’n cynnwys gwastraff ôl-ddefnyddiwr yn unig

ar gyfer pob argraffu nad yw’n arbenigol pan fo modd gwneud hynny; gollwng llai o ddeuocsid carbon trwy deithio llai ar gyfer busnes, a hynny trwy

ddefnyddio rhagor ar fideo-gynadledda ac annog pobl i ddefnyddio cerbydau sy’n gollwng llai;

meithrin diwylliant gweithio sy’n parchu’r amgylchedd trwy hyfforddiant a chyfathrebu da gyda gweithwyr.

17 Materion Cydraddoldeb17.1 Amcan y Comisiynydd yw gweithredu egwyddorion cydraddoldeb wrth gyflogi ac wrth

ddarparu gwasanaethau. Rhaid i chithau hefyd anelu at wneud hyn trwy gydymffurfio’n llawn â deddfwriaeth cyfle cyfartal.

17.2 Dylech sicrhau nad ydych yn camwahaniaethu yn erbyn unrhyw un yn anghyfreithlon neu’n annheg, ar sail anabledd, hunaniaeth rywiol, statws priodasol, hil, crefydd, rhywioldeb, rhyw, oedran, beichiogrwydd a mamolaeth neu weithio rhan amser. Byddwch hefyd yn sicrhau y bydd unrhyw un sy’n gweithredu ar eich rhan, eich cyflogeion a’ch isgontractwyr sydd â rhan yn y Contract hwn, yn dilyn y rheolau hyn yn llawn, a bod y rheini sy’n rheoli ac yn gweithredu’r contract yn derbyn hyfforddiant priodol ar ddeddfwriaeth cyfle cyfartal ac arfer da cysylltiedig.

18 Teithio a Chynhaliaeth18.1 Yn arferol nid yw’r Comisiynydd yn talu treuliau’r cyflenwr mewn perthynas â

chyflawni’r contract. Os bydd angen i staff y cyflenwr deithio er mwyn cyflawni elfen o waith bydd angen cytuno hyn gyda’r Comisiynydd neu Gyfarwyddwyr o flaen llaw.

18.2 Bydd unrhyw dreuliau teithio a chynhaliaeth y contractwyr yn unol â’r contract yn cael eu talu hyd at uchafsymiau y telir gan y Comisiynydd, fel y nodir yn y tabl isod. Telir costau llety a chynhaliaeth ar sail y gwir gost ar sail derbynebau.

37

18.3

Lwfans milltiroeddHyd at 10,000 o filltiroedd (yn y flwyddyn dreth) 45c y filltir

Dros 10,000 o filltiroedd (yn y flwyddyn dreth) 25c y filltir

Lwfans Llety a ChynhaliaethBrecwast – gadael y cartref cyn 06:00 £ 5.00

Cinio – i ffwrdd ar fusnes am o leiaf 5 awr £ 10.00

Swper – cyrraedd gartref ar ôl 20:00 neu’n aros dros nos £ 25.00

Gwesty - Gwely a Brecwast (Llundain) £ 120.00

Gwesty – Gwely a Brecwast (lleoliadau eraill yn y DU) £ 80.00

18.4 Bydd y Comisiynydd ond yn caniatáu i’r contractwyr hawlio cost tocyn dosbarth safonol pan yn teithio ar y trên.

19 Talu19.1 Cytunir ar atodlen taliadau â’r cyflenwr llwyddiannus, yn amodol ar newidiadau i’r

fanyleb a gytunir. Bydd yr atodlen taliadau yn manylu at natur y nwyddau/gwasanaethau a ddarperir, unrhyw gerrig milltir ar gyfer gwneud rhandaliadau, lle bo hynny’n berthnasol ac amseriad y ddarpariaeth a’r symiau sy’n daladwy.

19.2 Bydd taliadau yn cael eu gwneud o fewn 30 niwrnod i dderbyn anfoneb sydd wedi ei chyflwyno’n gywir. Dylai anfonebau ddangos dadansoddiad llawn o’r costau yn unol â’r hyn sydd yng nghontract y cyflenwr llwyddiannus.

20 Newidiadau i’r Fanyleb20.1 Mae’r fanyleb hon yn nodi gofynion gwasanaeth cyfredol y Comisiynydd. Mae’n bosib

y bydd newidiadau yn digwydd yn ystod cyfnod y cytundeb, er enghraifft, i natur a chwmpas y gwaith, i’r amserlen neu gallai gofynion eraill godi.

20.2 Bydd newidiadau i’r fanyleb yn cael eu gweithredu wrth roi hysbysiad ysgrifenedig i bawb sy’n cael eu heffeithio gan y newidiadau.

21 Amodau Contract ar gyfer Gwasanaethau21.1 Mae’r “Amodau Contract ar gyfer Gwasanaethau” a nodir yma o hyn ymlaen fod yn

berthnasol mewn perthynas â’r contract hwn.

38

22 ATODIAD A22.1 HOLIADUR CYDYMFFURFIO

Enw’r cyswllt:

Enw Cyfarwyddwr(ardystio i gywirdeb a chyflawnder y wybodaeth yng nghais y sefydliad)Llofnod Cyfarwyddwr / Partner

Sefydliad

Cyfeiriad

Cod Post

E-bost

Rhif ffôn

Dangoswch gan roi tic yn y blwch a rhoi cyfeirnod y dudalen os gwelwch yn dda.

Cyfeiriad Blwch ticio

Tudalen

MEINI PRAWF DETHOL Y CONTRACT

1.

Pa mor dderbyniol yw’r cyflenwrYdych chi wedi cadarnhau eich bod yn gyflenwr derbyniol?

SA.GEN.01SA.GEN.02SA.GEN.03SA.GEN.04 SA.GEN.05

2.Sefyllfa Ariannol/EconomaiddYdych chi wedi nodi’r wybodaeth allweddol am y cwmni?

FS.GEN.01FS.GEN.02FS.GEN.03

3.Sefyllfa Ariannol/EconomaiddYdych chi wedi dangos bod gennych yswiriant priodol?

FS.GEN.06

4.

Sefyllfa Ariannol/EconomaiddYdych chi wedi cynnwys copi o gyfrifon llawn yr endid am y ddwy flynedd diwethaf (a’r rhiant os yn berthnasol)?

FS.GEN.07

5.Maint a GalluYdych chi wedi dangos bod gennych brofiad o ymgymryd â phrosiectau perthnasol?

CC.GEN.01

6. Maint a GalluYdych chi wedi cadarnhau nad oes un o’ch contractau wedi’u terfynu am resymau

CC.GEN.06

39

perfformiad?

7.Maint a GalluYdych chi wedi cadarnhau eich gallu i gwrdd â gofynion Chynllun Ardystio Cyber Essentials?

CC.GEN.09

8.

RheoliYdych chi wedi nodi eich dull o reoli ansawdd, a chynnwys datganiad ynghylch ansawdd?

MA.GEN.01MA.GEN.02

9.Cyfle CyfartalYdych chi wedi datgan eich cymhwysedd o ran cyfle cyfartal?

EO.GEN.01EO.GEN.02EO.GEN.03

10.CynaladwyeddYdych wedi datgan eich cymhwysedd o ran cynaladwyedd?

SU.GEN.01SU.GEN.02

11.Iechyd a DiogelwchYdych wedi datgan eich cymhwysedd o ran iechyd a diogelwch?

HS.GEN.01HS.GEN.02HS.GEN.06

MEINI PRAWF DYFARNU CONTRACT

12. CostauYdych chi wedi llenwi'r Tabl Prisio?

Tabl Prisio

13. Personél a Gallu Meini Prawf Dyfarnu

14. Gallu yn y Gymraeg Meini Prawf Dyfarnu

15. Rheoli a Chyfathrebu Meini Prawf Dyfarnu

GOFYNION

16.Ydych chi wedi cynnwys gwybodaeth ac/neu dystiolaeth, i’r graddau ag y gallwch, yn ymateb i’r gofynion unigol.

Adran 3

GWYBODAETH ARALL

17.Eiddo DeallusolYdych chi wedi deall a chadarnhau eich gallu i gydymffurfio â gofynion mewn perthynas ag eiddo deallusol??

Adran 11

18.Gwarchod DataYdych chi wedi nodi sut y byddwch yn sicrhau y bydd data yn cael ei gadw’n gyfrinachol?

Adran 12

19.

Rhyddid GwybodaethYdych chi wedi deall a chadarnhau eich gallu i gydymffurfio â gofynion Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000?

Adran 13

20.

Telerau ac AmodauYdych chi wedi cadarnhau eich bod wedi derbyn Telerau ac Amodau Comisiynydd y Gymraeg?

Adran 19

40