Manual SmartSync 2009

Antonio Garrido – CEP Alcázar de San Juan – marzo de 2010

Smart Sync 2009 Software de Control de aula. Manual de uso en el aula

Autor: Antonio Garrido de la Guía.

Asesor Tecnologías Educativas

Centro de Profesores de Alcázar de San Juan

Email: [email protected]

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haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.

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Contenido 1. INTRODUCCION ............................................................................................................. 2

1.1. CONFIGURAR SMART SYNC STUDENT PARA QUE SE INICIE AL ARRANCAR EL

NETBOOK ............................................................................................................................... 3

1.2. CONEXIÓN DEL ALUMNO CON EL PROFESOR ............................................................... 4

1.3. ASIGNAR A CADA NETBOOK EL NOMBRE DEL ALUMNO .............................................. 5

1.4. COMIENZO DE UNA CLASE ............................................................................................ 6

2. SMART SYNC TEACHER .................................................................................................. 8

2.1. GESTION DE GRUPOS .................................................................................................... 8

2.2. MENU ACCIONES Y BARRA DE HERRAMIENTAS .......................................................... 10

2.3. PANTALLA MINIATURAS .............................................................................................. 12

2.4. PANTALLA COLABORACION ......................................................................................... 16

2.5. PANTALLA PREGUNTAS ............................................................................................... 17

2.6. PANTALLA CONVERSACION ........................................................................................ 18

2.7. PANTALLA APLICACIONES ........................................................................................... 19

2.8. PANTALLA INTERNET .................................................................................................. 20

3. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS ................................................................................... 22

4. MENU OPCIONES SMART SYNC TEACHER ................................................................... 23

1. INTRODUCCION

La herramienta de control de aula SMART Sync consta de dos aplicaciones:

• Teacher: Aplicación que se ejecuta en el ordenador del profesor y realiza todo el control del

aula.

• Student: Aplicación que se ejecuta en cada ordenador del alumno.

Veremos a continuación algunas de las principales características de ambos softwares.


1.1. CONFIGURAR SMART SYNC STUDENT PARA QUE SE INICIE AL

ARRANCAR EL NETBOOK

Copiamos el acceso directo existente en el escritorio del Netbook y lo pegamos en la carpeta

inicio, ubicada en INICIO/Todos los Programas/Inicio.

Con esto conseguiremos que el software de control de aula se inicie a la vez que el netbook,

pidiéndole que se conecte con el profesor. Si no es necesaria la conexión, el alumno puede

anularla mediante el botón “Cancelar”.


1.2. CONEXIÓN DEL ALUMNO CON EL PROFESOR

La ejecución se puede realizar mediante doble clic en el icono del escritorio . Aunque

como hemos propuesto, sería recomendable configurar que el software se inicie junto con el

netbook.

A continuación aparece un menú con diversas opciones:

Para participar en la clase del profesor, se pulsa sobre el botón Conectar… y aparece el

siguiente cuadro de diálogo:

donde se debe indicar un Identificador del Alumno o seleccionar alguno existente y seleccionar

el Identificador del profesor.

Es muy conveniente que se indique un Identificador del Alumno válido y auténtico a fin de

gestionar correctamente el control del aula. Por ejemplo:


Posteriormente se pulsa sobre el botón Conectar estableciéndose la comunicación entre los

ordenadores.

1.3. ASIGNAR A CADA NETBOOK EL NOMBRE DEL ALUMNO

Para modificar el nombre de equipo se procede de la siguiente forma:

1.- Pulsando el botón derecho sobre el icono de Mi PC del escritorio y en las opciones que

aparecen seleccionando Propiedades.

2.- En la ventana que aparece, se selecciona la ficha “Nombre de equipo”:

3.- En esta pestaña o ficha se puede revisar cuál es el Nombre completo de equipo y

modificarlo pulsando sobre el botón “Cambiar”…


4.- En la caja de texto “Nombre de equipo” se indica el nuevo nombre y después se pulsa sobre

el botón Aceptar de esta ventana y, por último, se pulsa sobre el botón Aceptar de la ventana

anterior. Esta modificación precisa reiniciar el ordenador para que surta efecto.

1.4. COMIENZO DE UNA CLASE

Para que los alumnos de una clase puedan conectarse a su profesor, éste previamente debe

haber iniciado el Smart Sync Teacher en su PC, haciendo doble clic sobre el icono del programa

ubicado en el escritorio .

Lo primero que se debe indicar es el nombre del profesor, bien escribiéndolo directamente o

bien seleccionándolo de la lista desplegable, y el de la clase. Después se pulsa sobre el botón

Aceptar.


Cuando el nombre del profesor no exista aún en la aplicación, indicará si se desea crear un

nuevo profesor:

Tras indicar el profesor aparece la ventana principal de la aplicación:

Donde desde el menú Archivo es posible almacenar la clase, ya sea con el nombre actual o con

el nombre que se desee: opciones Guardar la clase y Guardar la clase como… respectivamente.

También es viable Cambiar el profesor o la clase –opción

Cambiar profesor o clase…-, apareciendo en este caso la

ventana inicial de la aplicación (Fig. 1), y eliminar la clase –

opción Eliminar clase…- y, por último, la opción de

abandonar la aplicación (Salir).

Una vez que esté ejecutándose la aplicación SMART Sync Teacher, los alumnos deberán

ejecutar en cada ordenador la aplicación SMART Sync Student para conectarse a la clase

existente.

Desde el menú “Conexión” podremos realizar diferentes operaciones de conexión tales como:

Desconectar/Volver a conectar alumnos: Nos informa que de hacerlo, será necesario

reinicio de los netbook para volver a conectar.


Quitar alumnos: podemos quitar a los alumnos seleccionados.

Alumnos ausentes de otro profesor: Podemos permitir la conexión de otros alumnos a

nuestra clase.

Adjunto del profesor: podemos conectarnos a la clase de otro profesor si éste tiene

activada ésta opción.

2. SMART SYNC TEACHER

2.1. GESTION DE GRUPOS

Desde el menú “Editar” podemos gestionar grupos para poder realizar acciones dirigidas a

unos determinados alumnos.

Agregar: añade nuevos grupos. Se debe asignar un nombre y definir si los alumnos

voluntariamente pueden unirse, o solo por asignación del profesor.

Quitar: elimina un grupo. Por supuesto, los alumnos no son eliminados.

Modificar: nos permite gestionar las opciones del grupo como:


Modificar el nombre del grupo.

Añadir/quitar alumnos del grupo, así como definir si los alumnos se pueden incorporar

al grupo de forma voluntaria.

Los alumnos se incorporan voluntariamente a aquellos grupos que así han sido definidos,

haciendo clic sobre el botón “Agrupar…”, seleccionando los grupos en los que participar.


2.2. MENU ACCIONES Y BARRA DE HERRAMIENTAS

Las principales acciones a realizar sobre el netbook de un alumno o de los que tengamos

seleccionados (grupo, todos, etc.), se realizan desde el menú “Acciones”, aunque también

disponemos de las mismas operaciones desde los iconos ubicados en la barra de herramientas.

Si bien es cierto, que las acciones y al mismo tiempo los iconos de la barra de herramientas,

cambian en función de la pestaña que tengamos seleccionada (miniaturas, colaboración, etc.).

Vamos a ver las diferentes opciones:

Miniaturas:

Colaboración:

Preguntas:

Conversación:

Transferencia de archivos:

Aplicaciones:

Internet:

Vamos a ver la funcionalidad de aquellos iconos que se repiten en cualquiera de las opciones

del programa:


El ordenador de los alumnos quedan bloqueados y en la pantalla les

aparece un mensaje, el cual es personalizable desde el menú

“Opciones”.

Los netbook seleccionados son bloqueados para el acceso a internet. Se

vuelve a activar desde el mismo botón.

Permite enviar mensaje a los netbook seleccionados.

Cada alumno recibe una ventana emergente con el mensaje.


El profesor lanza una pregunta con respuesta si/no y los alumnos que la

reciben deben contestarla

Los resultados de la votación aparecen en la barra de estado del

programa:

2.3. PANTALLA MINIATURAS

Ésta es la pantalla que aparece por defecto nada más acceder al software. En ella se pueden

visualizar en “miniaturas” cada uno de los escritorios de los netbook de los alumnos. También

permite visualizarlos organizados en los diferentes grupos, gracias a las pestañas que los

organizan.


De las diferentes opciones disponibles, Observar, Control y Capturar solamente están

disponibles cuando tenemos seleccionado un solo netbook. No son de aplicación a dos o más

alumnos.

Cuando tenemos seleccionado un solo alumno, desde “Observar”

accedemos a una ventana que nos permite diferentes operaciones

sobre el alumno en cuestión:

Control: Cogemos el control del netbook del alumno.

Difundir: mandamos al resto de alumnos el escritorio del

netbook seleccionado.

Capturar: Genera una captura en formato jpg del escritorio

del netbook seleccionado, que se guarda en nuestro disco

duro.

Rotulador: Permite realizar trazos sobre el escritorio del

netbook seleccionado. Para volver, clic sobre el icono


“Seleccionar”.

Pantalla completa: nos permite visualizar a pantalla

completa el escritorio. Interesante opción para mostrar en

la PDI. Para poder volver a modo ventana, o acceder a las

funcionalidades anteriormente expuestas, haremos uso del

botón desplegable “Menú”.

Detener: cierra la opción de observar a éste alumno.

Tienen acceso a las funcionalidades anteriormente descritas. Las

dos primeras abren la misma ventana de “Observar”, mientras que

“Capturar” realiza directamente la captura de pantalla.

Difunde a los netbook seleccionado un archivo de audio o video. A

los alumnos les aparece una ventana donde se reproduce el

archivo. Además en “Archivos recibidos” el alumno puede obtener

el archivo enviado. La diferencia del reproductor entre profesor y

alumno, es que el reproductor solo tiene controles en el caso del

profesor.


Permite lanzar a los netbook seleccionados una dirección web a

visitar.

Al enviar, la web se carga de manera automática en el navegador

Internet Explorer de los netbook seleccionados.

Podemos sobre los netbook seleccionados proceder a apagar,

reiniciar o cerrar sesión.

ICONOS DE ESTADO EN LAS MINIATURAS

Para saber qué tipo de actuación se está realizando sobre los diferentes netbook de la clase, en

la esquina superior izquierda de la miniatura, aparece un pequeño icono que nos informa de

su estado:

ICONO ESTADO

Bloqueado – El alumno está bloqueado.

Votación – Todavía no ha votado.

Voto Si – El alumno ha respondido afirmativamente en la votación.

Voto No - El alumno ha respondido negativamente en la votación.

Pregunta – El alumno ha realizado una pregunta.


Conversación – El alumno ha recibido un Nuevo mensaje.

Aplicación Bloqueada – El alumno tiene bloqueado el acceso a una o varias aplicaciones.

Internet Bloqueado – El alumno tiene bloqueado el acceso a internet

Aplicación activa – Si no se da alguna de las situaciones anteriores, aparece un icono de la aplicación que actualmente esté en uso en el netbook.

2.4. PANTALLA COLABORACION

No considero una gran herramienta éste sistema de trabajo colaborativo, por lo que no lo

vamos a tratar en profundidad. Simplemente decir que es un sistema que nos permite agrupar

a los alumnos de manera aleatoria, en grupos de 2 o 3 alumnos, a los cuales les enviamos un

documento para elaborar la tarea y otra serie de recursos (documentos, enlaces web) para

apoyar en la realización de la tarea.

Cada participante debe rellenar su documento individual y al final el grupo, a través de uno de

los participantes debe completar un documento final de trabajo del grupo.


2.5. PANTALLA PREGUNTAS

Aquí la iniciativa surge de los alumnos, que de forma individual pueden lanzar preguntas al

profesor. Está claro que en una formación presencial, no es de gran interés ésta herramienta,

pero puede servirnos en situaciones en las que el alumno esté trabajando individualmente y

evitar molestar al resto de compañeros.

El alumno, hace clic en “Preguntas” y rellena el formulario con su pregunta.

El profesor recibe la pregunta y al hacer doble clic sobre la pregunta (o al pulsar el icono

“Respuesta” , puede optar por:

Enviar respuesta a todos.

Dar por terminado el hilo de preguntas y respuestas.

Guardar a un archivo .txt

Borrar las preguntas.

Borrar el historial de la pregunta y sus posibles respuestas y contrapreguntas.

Todo el hilo de la conversación la siguen alumno y profesor, cada uno en su correspondiente

pantalla:


Al hacer clic sobre terminado, la pregunta desaparece y al alumno se le vuelve a activar el

botón “Preguntas…”.

2.6. PANTALLA CONVERSACION

Similar a la anterior, pero a modo de chat, el profesor puede establecer un debate con todos

los participantes. Si activamos la opción “permitir que los alumnos participen en la

conversación”, todos podrán participar. En caso contrario, solo el profesor podrá añadir

entradas y los alumnos se limitarán a leerlas.


La ventana que permite seguir las conversaciones es la misma que para las preguntas.

2.7. PANTALLA APLICACIONES

Podemos gestionar el uso de aplicaciones en los netbook de los alumnos. Algunas delas

posibilidades:

Abrir y Cerrar programas: Nos permite a todos los alumnos o a aquellos que seleccionemos

iniciar una determinada aplicación o cerrarla. Hay que seleccionar la aplicación en la siguiente

ventana.


Activar/Desactivar bloqueo de aplicaciones: Nos permite mantener una lista de programas que

pueden ser susceptibles de bloqueo. Los que ya están en la lista, al seleccionarlos podremos

activar o desactivar su bloqueo. Podemos añadir a la lista nuevas aplicaciones desde el icono

“agregar nuevo”:

2.8. PANTALLA INTERNET

En ésta pantalla gestionaremos los permisos de acceso a internet de nuestros alumnos,

siempre y cuando estén conectados con nosotros.

La pantalla me muestra una lista de sitios web sobre los cuales podré aplicar restricciones

sobre todos los alumnos, un grupo o una serie de alumnos elegidos manualmente. Por defecto

disponemos de un filtro total, el cual tiene la misma funcionalidad que el icono “Bloqueo

internet”, es decir, impide cualquier acceso a internet del alumno.


Por tanto, podemos crear filtros personalizados en los que definir qué páginas serán

bloqueadas, o bien a que páginas únicamente daremos acceso.

Una vez creados los filtros, para activarlos haremos clic sobre la casilla de verificación o bien

sobre el botón aplicar (una vez seleccionado el filtro). De forma inversa, se pueden desactivar a

voluntad los filtros, así como aplicarlos a todos los alumnos, por grupos, de manera manual,

etc.

Y si es necesario, sobre los filtros ya creados tendremos la opción de eliminarlos o editarlos.


3. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Es la acción más interesante para el trabajo en el aula, pues nos permite el e envío y recepción

de archivos entre profesor y alumnos. De acuerdo a la configuración que asignemos, los

archivos recibidos tanto por alumno como por profesor irán a una carpeta determinada. Por

defecto, se crean subcarpetas con la fecha del día del envío.

ARCHIVOS RECIBIDOS

En el caso del alumno, por defecto se alojan en “Mis documentos/Shared Files” y se puede

acceder fácilmente desde el botón “Archivos recibidos”, que nos abre la mencionada carpeta.

Los archivos recibidos en el PC del profesor, por defecto se alojan en “Mis

documentos/Archivos de alumnos enviados”, igualmente con carpetas que recogen la fecha

del día del envío. En una clase concreta, podemos visualizar los archivos recibidos, a quien

pertenecen, su tamaño y ubicación en la pantalla de transferencia de archivos. Haciendo doble

clic, se abrirán con la aplicación asociada al tipo de archivo.

ENVIO DE ARCHIVOS

El alumno hace clic en el botón “Enviar Archivo” y selecciona el archivo a enviar, el cual

aparecerá en la bandeja de entrada de archivos recibidos del profesor.

El profesor para enviar hace clic en el botón “Enviar archivo”. El envío puede ser a todos los

alumnos o selectivo. Por medio de las pestañas de grupos puedo dirigir el envío de forma

diferenciada. Dentro de un grupo o toda la clase, en la columna de la derecha puedo optar por

seleccionar de forma manual a los alumnos a los que se les va a enviar el archivo.


4. MENU OPCIONES SMART SYNC TEACHER

Desde éste menú podemos definir si los alumnos se pueden desconectar y si permitimos a

otros profesores conectarse a nuestra clase.

Lo más importante es la opción “Preferencias” donde podemos configurar algunas

funcionalidades interesantes:

Bloquear pantalla: podemos configurar el aspecto de la pantalla que se le presenta al alumno

cuando bloqueamos su netbook para que nos preste atención. Podemos cambiar el texto a

mostrar y los colores.

Control: podemos definir la operatividad de teclado y ratón cuando cogemos el control de un

netbook.

Difundir: Podemos definir si mostrar a pantalla completa o en ventana cuando difundimos a

los alumnos algún contenido multimedia. También define el control sobre el netbook de aquel

alumno que esté mostrando su netbook al resto de la clase.

Rotuladores para anotaciones: definimos ancho y color del trazo para realizar anotaciones

sobre la ventana de un alumno que tenemos abierta desde “Observar”.

Transferencia de archivos: nos permite definir:

Si los archivos enviados a los alumnos se abren automáticamente al mandarlos.

También podemos definir en qué carpeta recibimos los archivos de los alumnos.

Seguridad: para añadir una contraseña

de acceso.

El resto de opciones son de

configuración avanzada, que en

principio no es necesario modificar.

Manual SmartSync 2009

Documents

se permite

se haga

se selecciona

aula se inicie

escritorio y en

pidindole que se conecte

equipo se indica

posteriormente se pulsa