Manual Practico Excel 2007

SENA CGTS CALI

MANUAL DE EXCEL 2007

INTERMEDIO Y AVANZADO

Hector Jaime Chica Fernandez

Junio de 2012

Este Texto es una compilación de manuales, ejercicios y paginas de soporte que se encuentran disponibles en Internet, y aportes personales, organizados de tal forma, que permiten al estudiante adquirir conocimientos y practicas para mejorar su conocimiento en las herramientas brindadas por Excel 2007.

MANUAL DE EXCEL 2007 [ ] Junio de 2012

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Tabla de contenido 1. EXCEL 2007 .................................................................................................................................. 3

Pantalla inicial: ............................................................................................................................ 3

Barra de herramientas ................................................................................................................ 5

2. GRAFICAS ................................................................................................................................... 10

LISTAR DATOS ............................................................................................................................ 22

3. FORMULAS ................................................................................................................................ 24

4. FUNCIONES ................................................................................................................................ 27

FUNCIONES LÓGICAS: Y / O ....................................................................................................... 38

FUNCIONES DE BUSQUEDA ....................................................................................................... 40

FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................................... 50

Formatos personalizados: ......................................................................................................... 54

La validación de datos ............................................................................................................... 56

5. PROTEGER CON CONTRASEÑA .................................................................................................. 59

FILTROS ...................................................................................................................................... 61

Aplicar Autofiltros personalizados ........................................................................................ 61

Quitar filtros de una lista ........................................................................................................ 62

Opciones de Autofiltro............................................................................................................ 62

6. TABLAS DINAMICAS ................................................................................................................... 64

Crear una tabla dinámica: ......................................................................................................... 64

Eliminar una tabla dinámica. ..................................................................................................... 69

Aplicar filtros a una tabla dinámica ........................................................................................... 69

Obtener promedios en una tabla dinámica .............................................................................. 70

Gráficos con tablas dinámicas ................................................................................................... 70

Tablas dinámicas con rangos dinámicos ................................................................................... 81

7. MACROS .................................................................................................................................... 85

Crear una macro automáticamente: ......................................................................................... 85

Asignar la macro a un objeto .................................................................................................... 87

Asignar la macro a un botón ..................................................................................................... 87

Ejecutar una macro ................................................................................................................... 88

Habilitar o deshabilitar Macros en el libro ................................................................................ 90

Guardar archivos con Macros .................................................................................................. 91


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8. UN FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL. ...................................................................... 96

9. TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO .............................................................................................. 98

TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO COMBINADAS CON CTRL ..................................................... 98

TECLAS DE FUNCIÓN ............................................................................................................... 101

TECLAS DE DIRECCIÓN ............................................................................................................. 103

10. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA: ............................................................................................ 107


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1. EXCEL 2007

Pantalla inicial:

Boton de office

Como puede verse se tienen diferentes

funciones, entre las que se utilizan más

son:

- Nuevo, para la creación de un nuevo

documento.

- Abrir, para el acceso a un archivo

existente de Excel.

- Guardar y Guardar como, que realizan

las funciones que su nombre indica.

- Imprimir, que permite tener una vista

preliminar del documento y los

controles encargados de la impresión

del documento.

A la derecha de este submenú que se

despliega donde se encuentran todas

estas funciones principales de Excel, se

puede ver también que se muestra un

listado de los documentos recientes


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que se han trabajado.

Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números.

Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.

Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una

columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila,

como por ejemplo, A1.

Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.

Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras.

Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.

Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada).

A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar

funciones.

Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en

la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse

al controlador de relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y

pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar

rápidamente datos en una planilla.

Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el

botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el

color, y otras acciones que veremos más adelante.

Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas

de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.


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Barra de herramientas

Se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones:

Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y

Complementos.

Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las

opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio,

veremos todas sus funciones.

Herramientas de microsoft excel

Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan

eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las

vamos a ver mas adelante.

Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente

que contengan números y da el resultado en otra celda

Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de

que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo

Graficas: Este botón es para insertar una grafica en la hoja de cálculo , hay

muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver después.

Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba

seleccionada, como dinero , contabilidad , etc.

Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de

moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda,

solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo

de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se

pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan

decimales a lado de el numero

Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o

aumentar decimales en un número con muchos decimales


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Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve

principalmente para titulares.

Dibujar tabla

Sombrear: Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear.

Elemplo la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado,

comenzamos a mover el ratón para captar toda la información. Una vez

sombreada la información hasta la celda final, digamos E12, soltamos el botón

izquierdo y buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente

del botón Inicio de la barra de herramientas.

Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuáles son

todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos

dibujar Todos los bordes.

Allí existen otras posibilidades especificas si quieres generar un mejor diseño.

Dar formato a los datos

1. Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Para sombrear

recordemos que manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón nos

movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, así que buscamos esta opción

en la barra de herramientas del botón Inicio

3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En

este caso Arial Narrow

4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que

aparece contiguo.


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Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño

deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14

Si también queremos cambiar el color de la fuente:

a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente.

Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón

izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrearlos

b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente

c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En

este caso optaremos por un color Rojo

Formato de celdas

1. Nos posicionamos en la celda que queremos dar formato.

2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botón derecho del ratón y se nos

desplegará un menú

3. Seleccionamos la opción Formatos de celdas


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4. Se abrirá otro menú de opciones

y seleccionamos Ajustar texto

5. Además seleccionamos en la misma pantalla de menú la Alineación del texto

Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior

6. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna, con el alto de la fila

requerido para que toda la información sea visualizada

Formato de Cantidades

a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso las

cantidades

b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio,

la opción para dar el estilo de miles.


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Combinar Celdas

a) Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra inicial y las demás

celdas a continuación, ejemplo desde la celda B2 hasta la celda F2. Que

son las celdas que queremos combinar para centrar la información.

b) Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la

barra de herramientas.


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2. GRAFICAS

Excel 2007 presenta una herramienta útil a la hora de realizar gráficos para

mejorar la presentación de la información.

Accedemos a la función de elaboración de gráficos.

La opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la

barra de herramientas

Y presenta una amplia ganma de gráficos por realizar, de acuerdo a la siguiente

imagen:

Pero cómo creamos un gráfico?

1) Sombreamos los datos que deseamos graficar

2) Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos

Columna

3) Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico

Columna. Seleccionamos el gráfico específico que deseamos

4) Ya estará creado en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que

hemos seleccionado


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Como vemos es un gráfico en el que se presentan los meses en el eje de las

abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores

monetarios. Las columnas representan los dos productos de interés.

Hasta acá hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la

presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados.

Excel una vez habiendo creado un gráfico, abre en la barra de herramientas tres

pestañas que comprenden las funciones específicas para edición y formato de un

gráfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestañas, se denomina

Herramientas de gráficos

Escribamos el título del gráfico, cómo hacemos esto?

a) Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección correspondiente

a Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico

c) En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título

del gráfico, donde escribiremos el nombre


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d) Escribimos el Título del gráfico, siendo para el ejemplo Ventas

Nombre de los ejes.

1) Nos posicionamos sobre el gráfico y seleccionamos de la barra de herramientas

de gráfico Rótulos del eje

2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje

horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el título del eje, para este

caso Título bajo el eje

3) Aparecerá en el gráfico un rectángulo que muestra la lectura Título del eje

4) Escribimos en el rectángulo el nombre del eje, que en este caso representa

los Meses

5) Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje

vertical primario, específicamente Título girado en este caso


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6) En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las ordenadas que dirá Título

del eje.

7) Escribiremos en este rectángulo el signo de dólar "$", que es lo que está

representando el eje

8) Veamos como ha quedado nuestro gráfico.

Para modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre él y buscamos en la

barra de herramientas de gráfico el ícono Cambiar tipo de gráfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de gráfico, en este caso cambiaremos a uno de

Línea


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Ya se habrá cambiado en nuestra hoja de trabajo el gráfico

Presentar datos en un gráfico combinado

Para enfatizar distintos tipos de información en un gráfico, puede combinar dos o

más tipos de gráfico en ese gráfico. Por ejemplo, puede combinar un gráfico de

columnas con uno de líneas para conseguir un efecto visual instantáneo que

facilite la comprensión del gráfico.

Cuando el rango de valores de las distintas series de datos del gráfico varíe

mucho o tenga tipos de datos mixtos, puede representar una o más series de

datos de un tipo de gráfico diferente en un eje vertical (valores) secundario.

El procedimiento siguiente le ayudará a crear un gráfico combinado con resultados

similares a los del gráfico combinado de nuestro ejemplo. En este gráfico

utilizaremos los datos de la hoja de cálculo de ejemplo. Puede copiar estos datos

en su hoja de cálculo o utilizar los suyos propios, siempre que emplee los mismos

encabezados de columna y la misma estructura de la hoja de cálculo.

1. Copie los datos de la hoja de cálculo de ejemplo en una hoja de cálculo en

blanco o abra la hoja de cálculo que contenga los datos que desee

representar en un gráfico combinado.


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2. Seleccione los datos que desee representar en el gráfico combinado.

3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Columnas.

4. En Columna en 2D, haga clic en Columna agrupada.

5. En el gráfico, haga clic en la serie de datos que desee mostrar en un tipo de

gráfico distinto o selecciónela en una lista de elementos de gráfico (ficha

Distribución, grupo Selección actual, cuadro Elementos de gráfico).

SUGERENCIA En nuestro gráfico combinado seleccionaremos la serie de datos

Precio medio.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas

Diseño, Distribución y Formato.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

NOTA Si el gráfico entero se convierte en un gráfico de líneas, tendrá que

asegurarse de que sólo ha seleccionado una serie de datos antes de cambiar de

tipo de gráfico.

7. En Línea, haga clic en Línea con marcadores y, a continuación, en

Aceptar.

8. Para representar la línea en un eje secundario, siga este procedimiento:

a. En el gráfico, haga clic una vez en la línea que representa el precio

medio a fin de seleccionar la serie de datos o selecciónela en una

lista de elementos de gráfico (ficha Presentación, grupo Selección

actual, cuadro Elementos de gráfico).

b. En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, haga clic en

Aplicar formato a la selección.

c. En la categoría Opciones de serie, en Trazar serie en, haga clic en

Eje secundario y, a continuación, en Cerrar.

9. Haga clic en el área de trazado del gráfico.

10. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo de

diseño que desee utilizar.


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Añadir dibujos en la hoja de trabajo

En ocasiones es necesario desde la hoja de excel que estamos trabajando, no

solamente realizar operaciones sino también trabajar con dibujos y formas

predeterminadas.

Excel presenta la facilidad de insertar formas o dibujos pre-diseñados o

determinados y que contiene en su galería.

La función para incluir dibujos o formas se encuentra en el botón Insertar de la

barra de herramientas

Siendo el ícono correspondiente

Por ejemplo si deseamos insertar una línea con punta de lanza.

a) Seleccionamos del botón Formas, la opción de línea con punta de flecha

b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra línea con punta de lanza

c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaña

denominada Herramientas de dibujo, útil si queremos cambiar el formato y estilo

de la forma que hemos creado

d) Por ejemplo, la siguiente imagen presenta las opciones para cambiar el estilo

de la forma de la figura que hemos creado. En este caso la línea con punta de

lanza

De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en

forma de bloque.

1) Para ello pulsamos el ícono Formas de la barra de herramientas


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2) Seleccionamos la flecha de bloque con la punta hacia la derecha (que es la

que deseamos dibujar)

3) Dibujamos la flecha del tamaño que deseamos en la hoja de trabajo

4) Podemos accede nuevamente a la pestaña que se abre con la creación de la

forma Herramientas de dibujo; y podemos cambiar su formato y estilo.

Crear organigramas

Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicación.

Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:

1) Nos ubicamos en la pestaña Insertar de la barra de herramientas

2) Buscamos el ícono SmartArt

3) Una vez pulsado el botón SmartArt, se despliega un menú de opciones de todas

las formas que acá se encuentran


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4) Seleccionamos Jerarquía que corresponde a la elaboración de organigramas

5) Luego seleccionamos el tipo de gráfico de jerarquía que queremos

6) Ya una vez seleccionado, se habrá creado en la hoja de trabajo el tipo de

organigrama que hemos escogido


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7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho más pequeña que

la que presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamaño de fuente de la barra

de herramientas

8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es

uno sencillo que muestra los niveles más importantes

Modificar organigramas

Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la lección

anterior.

Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro más que depende del gerente

general, realizamos lo siguiente:

1) Nos ubicamos en el rectángulo de la posición de Gerente General y pulsamos el

botón derecho del ratón, para desplegar el menú de opciones


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2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo,

pues es el nivel que deseamos crear

3) Se habrá creado en nuestro organigrama un rectángulo más bajo el Gerente

General

4) Escribimos la nueva posición, Gerente de Compras

Si deseamos incrementar un nivel más, indicando los vendedores que dependen

del Gerente de Ventas, seguimos los pasos a continuación:

a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botón derecho del

ratón para desplegar el menú de opciones


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b) Seleccionamos Agregar forma, y más concretamente Agregar forma debajo

c) Se habrá creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectángulo

más, donde podremos escribir los datos deseados

d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas,

escribimos esta información y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado


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LISTAR DATOS

Excel presenta una función importante que facilita manejar y trabajar cuando

tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la función de

generación de lista.

A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede

acceder y seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo.

1) Hagamos una lista de nombres cualquiera hacia abajo

2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre

3) Pulsamos el botón derecho del ratón y se desplegará un menú de opciones

4) Seleccionamos la opción Elegir de la lista desplegable


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5) Y se despliega la lista de nombres que ya se han introducido

6) Seleccionamos el nombre María

Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una palabra

que tiene las primeras letras iguales a una palabra de la lista. Automáticamente

aparecerá la palabra ya listada sombreada, para seleccionarla o bien escribir otra

nueva

Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre Marta. Como

ya hemos escrito el nombre María, que tiene las tres primeras letras iguales,

automáticamente aparecerá este nombre sombreado.

Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de digitar

Marta.

Si fuera María el nombre a digitar, y ya es un datos listado. Cuando aparezca el

nombre sombreado, damos Enter en el teclado y no necesitaremos terminar de

digitar todas las letras.


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3. FORMULAS

Operaciones de cálculo en Excel Para Excel, una fórmula es una ecuación que

nos permite realizar cálculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja

de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un

cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en una

fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar

operadores. Los operadores básicos de Excel son:

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICACIÓN

/ DIVISIÓN

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El

resultado será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos

valores, el resultado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula utilizamos

referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificará

automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo,

si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una

fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si

modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente

a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la

fórmula.

Cálculos combinados


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Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo,

Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de

prioridad, siguiendo el criterio matemático de separación en términos. De este

modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la

fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se

encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que

resulta de:

Orden de prioridad


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El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que

encuentra en una misma fórmula es:

1º) Cálculos entre paréntesis

2º) Multiplicación y división

3º) Suma y resta

Referencias relativas y absolutas:

Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en

una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la

intersección de la columna B y la fila 3 es B3. Se refiere a una celda o un rango de

celdas en una hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que

Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule

la fórmula.

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa

de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la

celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en

filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Por ejemplo:

Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como $A$1, siempre hace

referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la

celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se

copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma

predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario

cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo:

CON LA TECLA F4 FIJAMOS LA REFERENCIA ABSOLUTA


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4. FUNCIONES

En Excel, una función es una fórmula que utiliza palabras específicas

(previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se

utilizan para simplificar los procesos de cálculo.

Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos de

cálculos, pero todas tienen la misma estructura:

El argumento de una función es el ámbito de aplicación de la misma. Puede ser un

rango de celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones,

dependiendo del tipo de función y situación de aplicación.

Excel clasifica a las funciones por categorías: Fecha, Matemáticas, Estadísticas,

Lógicas, Financieras, etc. Independientemente de esa clasificación, las iremos

viendo en grado creciente de complejidad de acuerdo al tipo de argumento.

Funciones sin argumento:

=HOY() devuelve la fecha actual (del sistema)

=AHORA() devuelve la fecha y la hora actuales (del sistema)

Funciones cuyo argumento es un rango de celdas:

=SUMA(A1:B15) suma TODOS los valores que se encuentran en las celdas

especificadas en el rango.

=SUMA(A1;B15) suma SOLO los valores que se encuentran en las dos celdas

especificadas.

=PROMEDIO(A1:B15) calcula el promedio de las celdas especificadas en el

rango.

=MAX(A1:B15) devuelve el MAYOR valor numérico que encuentra en el rango

especificado.

=MIN(A1:B15) devuelve el MENOR valor numérico que encuentra en el rango

especificado.

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo

para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino también para

operaciones estadísticas y financieras, entre otras.

Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones:


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- listando los datos: = 4+5+6+7

- marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2

- utilizando la función Autosuma:

Excel presenta otras funciones, veamos donde accedemos:

1) Pulsamos el botón Fórmulas de la barra de herramientas

2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones

3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una función de matemáticas y

trigonométricas, desplegamos las opciones

INSERTAR FUNCIONES

Aprendamos en esta lección como insertar una función de las pre-establecidas en

Excel.


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El primer caso que tomaremos como ejemplo será la función Contar, útil cuando

son muchas las celdas y necesitamos saber el número de elementos que tenemos

en un listado o en una tabla.

Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opción entre

algunas selectas que tiene el ícono Insertar Funciones de la barra de

herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que contiene esta en

específico. Veamos con detenimiento cuales son estas dos formas.

Primera forma

Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de números

1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el

ícono Insertar función de la barra de herramientas.

2) Se desplegarán algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fácil

acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)


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Si vemos la imagen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente.

Sin embargo, podríamos seleccionar otra categoría.

Sino también podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una

función:, de esta forma Excel automáticamente busca la función que se adapte a

la necesidad.

3) Seleccionamos la función Contar.

4) Se abrirá el cuadro de controles de esta función Contar


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5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2

6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy

fácil contar los elementos, sin embargo la función Contar es muy útil cuando son

muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el número de

elementos.

Segunda Forma

1) Buscamos el ícono que contiene esta función Contar, de las opciones que se

tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas

2) Seleccionamos la función Contar del paquete de funciones Estadísticas.


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3) Y nuevamente aparecerá el cuadro de controles de la función Contar. De ahí

para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el área que

queremos contar y pulsamos Enter.

El segundo caso de ejemplo, es la función Mínimo. Utilizada cuando necesitamos

saber de un conjunto de elementos numéricos, cual es el valor mínimo.

a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el

inventario la función Mínimo dentro del paquete de funciones Estadísticas

b) Seleccionamos la función MIN, de mínimo

c) Se abrirá nuestro cuadro de controles de esta función y sombreamos el área de

la que queremos saber el valor mínimo

d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado


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Ciertamente el número cuatro es el valor mínimo de la serie de cinco números que

tenemos.


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IMPRIMIR

Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado.

1) Buscamos y pulsamos el Botón Office

2) Se desplegará un menú de las opciones principales de Excel y seleccionamos

Imprimir

3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecerán tres opciones más, seleccionamos

nuevamente Imprimir

4) Se abrirá nuestro cuadro de controles de la función.

Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para

poder imprimir lo que deseamos


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5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa

6) Se abrirá una nueva sección y pestaña que se llama Vista preliminar, que posee

funciones específicas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las

hojas de trabajo y configuración de la página

En la hoja de trabajo que aparece en esta sección, podremos visualizar la hoja

completa del presupuesto que hemos preparado.


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7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estará

en marcha nuestro documento a imprimir

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FUNCIONES ANIDADAS

Muchas veces, para resolver algún tipo de cálculo o situación en una planilla de

Excel, no nos resulta suficiente una función, sino que debemos utilizar varias

funciones, una dentro de otra.

Cuando utilizamos una función dentro de otra, tenemos una función anidada. Las

funciones que “metemos dentro” de otra función actúan como argumentos de la

función principal

Ejemplo:

=SI(E15>=7;"APROBADO";SI(E15>=4;"A DICIEMBRE";"A FEBRERO"))

La segunda función SI es parte del argumento de la función SI principal

Cuando frente a una condición tenemos dos o más posibilidades, tenemos que

anidar una función SI dentro de otra función SI. En el ejemplo, la situación es la

siguiente:

- Si el alumno obtiene una calificación mayor o igual a 7 puntos, está

aprobado;

- Pero si el alumno obtiene una calificación menor a 7, se presentan dos

situaciones:

Si obtiene una calificación mayor o igual a 4 puntos, debe rendir examen en

el turno de diciembre

Si obtiene una calificación menor a 4 puntos, debe rendir examen en el

turno de febrero.

Cada una de las funciones SI (la principal y la anidada) conservan su estructura,

con tres elementos en el argumento.


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FUNCIONES LÓGICAS: Y / O

Función Y:

La función Y devuelve VERDADERO si se verifican todas las condiciones

planteadas en su argumento. Si se verifica una sola de las condiciones o ninguna,

devuelve FALSO.

Ejemplo:

Para aprobar un curso los alumnos deben considerar dos variables:

a) que el % de inasistencias sea menor o igual a 25 Y

b) que la nota obtenida sea mayor o igual a 4

La sintaxis de esta función es:

=Y(B2<=25;C2>=4)

Función O

La función O devuelve VERDADERO si se verifica una sola de las condiciones

planteadas en su argumento. Si no se verifica ninguna condición, devuelve

FALSO.

Ejemplo:

Para aprobar un curso los alumnos deben considerar dos variables:

a) que el % de inasistencias sea menor o igual a 25 O

b) que la nota obtenida sea mayor o igual a 4


39

La sintaxis de esta función es:

=O(B2<=25;C2>=4)EJERCICIOS DE EXCEL 2007

Las funciones lógicas Y – O se utilizan anidadas dentro de la función SI, para

obtener un resultado con sentido.

La función Y y la función O se utilizan como condición en el argumento de la

función SI:

Sintaxis:

=SI(Y(B8<=25;C8>=4);"APROBADO";"DESAPROBADO")

=SI(O(B8<=25;C8>=4) ;"APROBADO";"DESAPROBADO")


40

FUNCIONES DE BUSQUEDA

Definiciones de términos:

En este artículo se utilizan los términos siguientes para describir las funciones

integradas de Excel:

Término Definición Ejemplo

Matriz_buscar_en Toda la tabla de búsqueda. A2:C5

Valor_buscado El valor que se va a buscar en la

primera columna de

Matriz_buscar_en.

E2

Matriz_buscada

o bien

Vector_de_comparación

El rango de celdas que contiene

los posibles valores de búsqueda.

A2:A5

Indicador_columnas El número de columnas de

Matriz_buscar_en para el que se

debe devolver el valor coincidente.

3 (tercera columna

de

Matriz_buscar_en)

Matriz_resultado

o bien

Vector_resultado

Un rango que contiene sólo una fila

o columna. Debe tener el mismo

tamaño que Matriz_buscada o

Vector_de_comparación.

C2:C5

Ordenado Un valor lógico (TRUE o FALSE).

Si es TRUE o se omite, se

devuelve una coincidencia

aproximada. Si es FALSE, se

buscará una coincidencia exacta.

FALSE

celdaSuperior Ésta es la referencia desde la que

desea basar el desplazamiento.

celdaSuperior debe hacer

referencia a una celda o a un rango

de celdas adyacentes. De lo

contrario, DESREF devuelve el

valor de error #¡VALOR!

columnaDesplazamiento Éste es el número de columnas, a

la izquierda o a la derecha, al que


41

desea que la celda superior

izquierda del resultado haga

referencia. Por ejemplo, "5" como

argumento

columnaDesplazamiento especifica

que la celda superior izquierda de

la referencia está cinco columnas a

la derecha de la referencia.

columnaDesplazamiento puede ser

un valor positivo (a la derecha de la

referencia inicial) o negativo (a la

izquierda de la referencia inicial).

BUSCAR()

La función Buscar devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o

desde una matriz. La función Buscar tiene dos formas de sintaxis: vectorial y

matricial. La forma vectorial de Buscar busca en un una fila o columna de un

intervalo (conocido como un vector) para un valor y, a continuación, devuelve un

valor de la misma posición en un segundo rango de una fila o una columna. La

forma matricial de LOOKUP busca en la primera fila o columna de una matriz para

el valor especificado y, a continuación, devuelve un valor de la misma posición en

la última fila o columna de la matriz.

Formulario de vector de buscar

La forma vectorial de Buscar busca en un una fila o columna de un intervalo

(conocido como un vector) para un valor y, a continuación, devuelve un valor de la

misma posición en un segundo rango de una fila o una columna. Utilice este

formulario de la función Buscar cuando desee especificar el rango que contiene

los valores que desee hacer coincidir.

Sintaxis para el formulario de vector:

Buscar (lookup_value, lookup_vectorresult_vector)

1. Lookup_valuees un valor que busca en el primer

vector . Lookup_value puede ser un número, texto, un valor lógico o un

nombre o una referencia que hace referencia a un valor.

2. Lookup_vectores un rango que contiene sólo una fila o una columna. Los

valores en el lookup_vectorpueden ser texto, números o valores lógicos.

importante Los valores de lookup_vector deben colocarse en orden


42

ascendente. Por ejemplo,-2, -1, 0, 1, 2 o a la Z o FALSE, TRUE. Si no

lo, Buscar no puede dar un valor correcto. El texto en mayúsculas y

minúsculas son equivalentes.

3. Result_vectores un rango que contiene sólo una fila o columna. Debe ser el

mismo tamaño quelookup_vector.

Nota

Si Buscar no puede encontrar el lookup_value, coincide con el mayor valor

de lookup_vector que sea menor o igual al lookup_value.

Si lookup_value es menor que el menor valor

de lookup_vector, LOOKUP dará el valor de error # N/A.

Nota: la función BUSCAR requiere que la tabla esté ordenada.

Ejemplo 1

UN B

1 Frecuencia Color

2 4.14 rojo

3 4.19 naranja

4 5.17 amarillo

5 5,77 verde

6 6.39 azul

Fórmula Descripción (resultado)

=LOOKUP(4.91,A2:A6,B2:B6) Busca 4.19 en la columna A y devuelve el valor de

la columna B que está en la misma fila

(anaranjado).

=LOOKUP(5.00,A2:A6,B2:B6) Busca 5,00 en la columna A y devuelve el valor de

la columna B que está en la misma fila

(anaranjado).

=LOOKUP(7.66,A2:A6,B2:B6) Busca 7,66 en la columna A, encuentra el

siguiente valor inferior (6,39) y devuelve el valor de

la columna B que está en la misma fila (azul).

=LOOKUP(0,A2:A6,B2:B6) Busca 0 en la columna A y devuelve un error


43

porque 0 es menor que el menor valor en el

vector_de_comparación a2: A7 (# N/A).

Forma de matriz de buscar:

La forma matricial de Buscar busca en la primera fila o columna de una matriz

para el valor que especifique y, a continuación, devuelve un valor de la misma

posición en la última fila o columna de la matriz. Utilice este formulario

de Buscar cuando los valores que desea hacer coincidir se encuentren en la

primera fila o columna de la matriz.

Sintaxis de la forma de matriz:

Buscar (lookup_value, array)

Lookup_valuees un valor que busca en una matriz . Lookup_value puede

ser un número, texto, un valor lógico o un nombre o una referencia que hace

referencia a un valor.

o Si Buscar no puede encontrar el lookup_value, utiliza el mayor valor de

la matriz que sea menor o igual al lookup_value.

o Si lookup_value es menor que el valor más pequeño de la primera fila o

columna (dependiendo de las dimensiones de

matriz), LOOKUP devuelve el valor de error de N/A #.

Arrayes un rango de celdas que contiene texto, números o valores lógicos

que desea comparar conlookup_value.

La forma matricial de Buscar es similar a las

funciones HLOOKUP y VLOOKUP . La diferencia es que BUSCARH busca

lookup_value en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna

y Buscar busca de acuerdo con las dimensiones de array.

o Si array cubre un área que es más ancho es alto (más columnas que

filas), Buscar buscarálookup_value en la primera fila.

o Si array es cuadrada o más altos que es ancha (más filas que

columnas), Buscar buscará en la primera columna.

o Con HLOOKUP y VLOOKUP , puede indizar hacia abajo o a través de

pero, Buscar siempre selecciona el último valor de la fila o columna.

importante Los valores de la array deben colocarse en orden ascendente.

Por ejemplo,-2, -1, 0, 1, 2 o a la Z o FALSE, TRUE. Si no lo, Buscar no

puede dar un valor correcto. El texto en mayúsculas y minúsculas son

equivalentes.


44

Ejemplo 2

UN B

1 un 1

2 b 2

3 c 3

4 d 4

Fórmula Descripción (resultado)

=LOOKUP("c",A1:B4) Busca "C" en la primera fila de la matriz y devuelve el

valor en la última fila que está en la misma columna

(3).

=LOOKUP("bump",A1:B4) Busca "golpe" en la primera fila de la matriz y devuelve

el valor de la última columna que está en la misma fila

(2).

BUSCARV()

La función BUSCARV o Buscar verticalmente se utiliza cuando los datos se

muestran en columnas. Esta función busca un valor en la columna situada más a

la izquierda y lo hace coincidir con datos de una columna especificada en la

misma fila. Puede utilizar BUSCARV para buscar datos en una tabla, tanto si está

ordenada como si no. En el ejemplo siguiente se utiliza una tabla con datos no

ordenados.

A continuación se muestra un ejemplo de sintaxis de la fórmula BUSCARV:

=BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_buscar_en,Indicador_columnas,Ordenado

)

Nota si ordenado es verdadero o se omite (para una coincidencia aproximada), los

valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben ordenados en orden

ascendente. Si ordenado es falso (para una coincidencia exacta), el

matriz_buscar_en no es necesario que se va a ordenar.

INDICE() y COINCIDIR()

Puede utilizar juntas las funciones INDICE y COINCIDIR para obtener los mismos

resultados que si utilizaBUSCAR o BUSCARV.

Hay dos formas de la ÍNDICE función, Arreglo de discos y Referencia. Las

principales diferencias entre las dos formas son como sigue:


45

La forma matricial puede devolver más de un valor a la vez. La forma de

referencia devuelve la referencia de la celda en la intersección de una filas y

columnas concretas.

La forma matricial se introduce con CTRL + Mayús + Intro, en lugar de

simplemente escribir, como ocurre con referencia.

Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco. Usted

utilizará estos datos para la fórmula del ejemplo en este artículo.

Ejemplo 3

A B C

1 Nombre Dept. Edad

2 Henry 501 28

3 Stan 201 19

4 Mary 101 22

5 Larry 301 29

6

7 Harry 401 21

8 Joe 101 23

9 Lynn 301 30

Forma de referencia de índice:

1. Introduzca la siguiente fórmula en la celda E2 (o cualquier disponible celda

en blanco):

=INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2)

(A2:C5, A7: C9) son los intervalos de donde será el valor que desee se

encontró.

2 es el número de fila en el rango donde es el valor.

3 es el número de columna en los intervalos donde es el valor. Debido a que

Hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es C.

2 es el área, A2:C5 o a7: C9, donde el valor. Ya existe son dos áreas

especificado para el rango, el segundo rango es A7: C9.


46

2. Presione ENTRAR.

En la fórmula del ejemplo, el ÍNDICE función devuelve un valor en la intersección

de la segunda fila (2) y la tercera columna (C) del rango a7: C9. Es el valor de la

celda C8 23. Por lo tanto, la fórmula=INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2) devolverá el

valor 23.

Forma de matriz de índice:

1. Introduzca la siguiente fórmula en la celda E3 (o cualquier disponible celda

en blanco):

=INDEX(A2:C5,2,3)

A2:C5 es el rango donde será el valor que desee se encontró.

2 es el número de fila en el rango donde es el valor.

3 es el número de columna en el rango donde es el valor. Debido a que Hay

tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es C.

2. Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR para escribir la fórmula como una

matriz fórmula.

En la fórmula del ejemplo, el ÍNDICE función devuelve un valor en la intersección

de la segunda fila (2) y la tercera columna (C). Es el valor de la celda C2 19. Por lo

tanto, la fórmula =INDEX(A2:C5,2,3) devolverá el valor19.

DESREF() y COINCIDIR():

Puede utilizar juntas las funciones DESREF y COINCIDIR para producir los

mismos resultados que con las funciones del ejemplo anterior.

A continuación se muestra un ejemplo de la sintaxis que

combina DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados

que BUSCAR y BUSCARV:

=DESREF(celdaSuperior,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),colum

naDesplazamiento)

Introduzca los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco.

Utilizará estos datos para todas las fórmulas de ejemplo de este artículo.

Ejemplo 4

A1: Nombre B1: Dept. C1: Edad


47

A2: Diego B2: 501 C2: 28

A3: Antonio B3: 201 C3: 19

A4: María B4: 101 C4: 22

A5: Arturo B5: 301 C5: 29

Escriba las fórmulas siguientes en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco

disponible):

=DESREF(C2,2,-1,1,1)

C2: la celda a la que se hace referencia.

2: indica el número de filas que se va a mover. Los números positivos

indican movimiento hacia abajo y los números negativos movimiento hacia

arriba.

-1: indica el número de columnas que se va a mover. Los números positivos

indican movimiento hacia la izquierda y los números negativos movimiento

hacia la derecha.

1 (penúltimo valor): (opcional) Indica cuántas filas de datos hay que

devolver. Este número debe ser un número positivo.

1 (último valor): (opcional.) Indica cuántas columnas de datos hay que

devolver. Este número debe ser un número positivo.

Cuando utiliza esta fórmula, la función DESREF devuelve el valor de la celda

situada dos filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la

celda B4). El valor de la celda B4 es "101". Por tanto, la fórmula devuelve "101".

Ejemplo 5:

En este artículo se utiliza una hoja de cálculo de ejemplo para ilustrar las

funciones integradas de Excel, por ejemplo hacer referencia a un nombre de la

columna A y devolver la edad de esa persona de la columna C. Para crear esta

hoja de cálculo, escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en

blanco.

Escribirá el valor que desea buscar en la celda E2. Puede escribir la fórmula en

cualquier celda en blanco de la misma hoja de cálculo.

A B C D E


48

1 Nombre Dept Edad Buscar valor

2 Diego 501 28 María

3 Antonio 201 19

4 María 101 22

5 Arturo 301 29

La fórmula siguiente busca la edad de María en la hoja de cálculo de ejemplo:

=BUSCAR(E2,A2:A5,C2:C5)

La fórmula utiliza el valor "María" de la celda E2 y busca "María" en el vector de

búsqueda (columna A). Entonces, la fórmula hace coincidir el valor de la misma

fila en el vector de resultado (columna C). Como "María" está en la fila

4, BUSCAR devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).


=BUSCARV(E2,A2:C5,3,FALSE)

La fórmula utiliza el valor "María" de la celda E2 y busca "María" en la columna

situada más a la izquierda (columna A). Después, la fórmula hace coincidir el valor

de la misma fila en índiceDeColumna. Este ejemplo utiliza "3" como índice De

Columna (columna C). Como "María" está en la fila 4, BUSCARV devuelve el valor

de la fila 4 de la columna C (22).


=INDICE(A2:C5,COINCIDIR(E2,A2:A5,0),3)

La fórmula utiliza el valor "María" de la celda E2 y busca "María" en la columna A.

Después hace coincidir el valor de la misma fila de la columna C. Como "María"

está en la fila 4, la fórmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).


49

Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado

("María"), esta fórmula devolverá #N/D.

Esta fórmula busca la edad de María en la hoja de cálculo de ejemplo:

=DESREF(A1,COINCIDIR(E2,A2:A5,0),2)

La fórmula utiliza el valor "María" de la celda E2 y busca "María" en la columna A.

Después, la fórmula hace coincidir el valor de la misma fila pero dos columnas a la

derecha (columna C). Como "María" está en la columna A, la fórmula devuelve el

valor de la fila 4 de la columna C (22).


50

FORMATO CONDICIONAL

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de

una condición (o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el

formato indicado; si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese

formato.

El formato condicional se utiliza para destacar datos específicos en una planilla de

cálculo, para facilitar la lectura e interpretación de los mismos. Para aplicar un

formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar

ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el menú Formato

condicional

Ejemplo 6

Y queda


51

Filtro por color de celda en Excel.

En la versión de MS Excel 2007 además de las opciones habituales de filtrado se

incorpora la posibilidad de filtrar por color de la celda, veamos a continuación un

breve ejemplo de cómo utilizar esta novedosa función: En un conjunto de datos

que tiene reglas de formato condicional con escalas de color vamos a filtrar por un

color en específico, por ejemplo en el caso de la tabla anexa vamos a filtrar los

datos que tengan el color amarillo:

Los datos con antelación ya deben tener un filtro; si no lo tienen vamos a la Cinta

de opciones en la ficha Datos y seleccionamos Filtro tal como se ve en la imagen

anexa:

El siguiente paso es seleccionar el encabezado de la columna, luego de esto

aparecerá un cuadro en donde se muestran las opciones para poder hacer el filtro

tal como se ve en la imagen anexa:

http://excellentias.com/formato-condicional-en-excel

http://excellentias.com/wp-content/uploads/2010/06/ejm_ful_col.jpg

http://excellentias.com/wp-content/uploads/2010/06/Filtro.jpg


52

La opción de filtro que vamos a escoger es Filtrar por color luego se desplega un

esquema llamado (Filtrar por color de celda) en donde seleccionamos el color

amarillo para que realice el filtro solo de la celda que tiene ese color:

http://excellentias.com/wp-content/uploads/2010/06/ejm_ful_col1.jpg



53

El resultado del filtro es que en efecto se realiza el filtro pero de solo la celda que

tiene el color amarillo:



54

Formatos personalizados:

Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en

algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los

estándares de Excel.

Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear

formatos personalizados.

Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su

funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se

adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, números con decimales,

porcentajes, etc.

Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de

celdas, seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de

texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear.

Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las

reglas de los códigos para crear un formato.

El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________


55

La primera sección define el formato que tendra el número en la celda si es

positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la

cuarta si la celda contiene texto.

0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el

formato se completa con ceros.

# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido

por el formato se deja en blanco.

? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.

. : Punto decimal.

% : Símbolo porcentual.

, : Separador de millares.

E- E+ e- e+ : Notación científica.

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\ : Muestra el siguiente caracter en el formato.

* : Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian,

Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser

un número entre 0 y 56.

[valor condicion] : Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un

formato numérico.

m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).

d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con

ceros (00-23).

m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números

con ceros (00-59).

s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números

con ceros (00-59).


56

AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se

muestra la hora en formato 24 horas.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";""

Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y

utiliza un formato diferente para cada sección.

Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se

escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no

significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se

escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los

valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es

decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.

Ejemplo 7

Crea un nuevo libro de trabajo.

Selecciona la celda B5.

Abriremos el cuadro de diálogo de Formato de celdas personalizado.

Haz clic derecho sobre la celda.

Escoge la opción Formato de celdas...

Selecciona la categoría Personalizado.

En Tipo escribe [Azul]00000"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con

este formato estamos indicando que los números positivos se

escribirán en azul y con las letras -Activo detrás, y que los números

negativos se escribirán en rojo con las letras -Pasivo, detrás.

Pulsa sobre Aceptar.

La validación de datos

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta

característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una

celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celda.


57

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la

imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos

sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar: Cualquier valor, Número

entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de

texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo

permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un

número decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:,

donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de

valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la

lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos

valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se

muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos

de datos son considerados válidos para esa celda.


58

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que

queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor

incorrecto.

Eliminar la validación

Sitúate sobre la celda con formato de validación.

Haz clic en el botón Validación de datos.

Pulsa sobre Borrar todos.


Ejemplo 8

Abre un nuevo libro de trabajo.

Selecciona la celda A2.

Accede a la pestaña Datos.

Haz clic en el botón Validación de datos.

En la pestaña Configuración ecoge Número entero en Permitir.

En Datos selecciona entre.

En Mínimo escribe 5.

En Máximo escribe 500.

En la pestaña Mensaje de entrada escribe en Título: esta celda

sólo admite.

En Mensaje de entrada escribe números entre 5 y 500.

En la pestaña Mensaje de error escoge en Estilo: el

tipo Advertencia.

En el Título escribe Se ha producido un error

En Mensaje de error escribe Debe escribir una cifra que se

encuentre entre los valores 5 y 500.



59

5. PROTEGER CON CONTRASEÑA

Celdas y objetos en una hoja:

Cuando se protege la hoja de cálculo, las celdas y los objetos gráficos que no se

hayan bloqueado en los pasos 2 y 3 estarán protegidos y no podrán cambiarse.

1) Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger.

2) Desbloquee las celdas que desee modificar después de haber protegido la

hoja de cálculo:

Seleccione el rango de celdas que desee desbloquear.

En el menú Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha

Proteger.

Desactive la casilla de verificación Bloqueada.

3) Desbloquee los objetos gráficos que desee modificar después de haber

protegido la hoja de cálculo:

Seleccione el objeto gráfico que desee desbloquear, manteniendo

presionada la tecla CTRL y haciendo clic en el objeto.

En el menú Formato, elija el comando para el objeto seleccionado.

Dependiendo del tipo de objeto gráfico, el comando podrá ser

Autoforma, Objeto, Cuadro de texto, Imagen, Control o WordArt.

Haga clic en la ficha Proteger.

Desactive la casilla de verificación Bloqueado.

Si el objeto seleccionado es un cuadro de texto, un rótulo, un cuadro

de grupo, un botón, una casilla de verificación o un botón de opción,

desactive la casilla Bloquear texto.

4) En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en

Proteger hoja.

Para impedir que se hagan cambios en las hojas de cálculo o en los datos y en

otros elementos de los gráficos, así como para impedir que puedan verse filas,

columnas y fórmulas ocultas, active la casilla de verificación Contenido.

Para impedir que se hagan cambios en los objetos gráficos de las hojas de cálculo

o en los gráficos, active la casilla de verificación Objetos.

Para evitar que se hagan cambios en las definiciones de escenarios de una hoja

de cálculo, active Escenarios.


60

Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una

contraseña, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribirla en el

cuadro de diálogo Confirmar contraseña. En las contraseñas se distinguen

mayúsculas y minúsculas, por lo que deberá escribir la contraseña exactamente

como desee que se introduzca, incluidas mayúsculas y minúsculas.

Si se asigna una contraseña, escríbala y manténgala en un lugar seguro. Si pierde

la contraseña, no podrá abrir ni tener acceso a los elementos protegidos de la hoja

de cálculo.

Un libro:

Cuando cree una contraseña, escríbala y manténgala en un lugar seguro.

1) En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

2) En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.

3) En el cuadro Contraseña contra escritura escriba una contraseña y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

En las contraseñas se distinguen mayúsculas y minúsculas. Escriba la

contraseña tal como desee que lo hagan los usuarios, incluidas mayúsculas

y minúsculas.

4) En el cuadro Vuelva a escribir la contraseña para modificar escriba otra

vez la contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5) Haga clic en Guardar.

6) Si se solicita, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente con el que

está abierto.

Nota Puede guardar los cambios introducidos en un libro protegido mediante

contraseña sin utilizar la contraseña, abriendo en primer lugar el libro como

sólo lectura. Haga los cambios en el libro que desee y guárdelo con otro

nombre. El libro guardado con otro nombre no necesitará contraseña y

podrá modificarse.


61

FILTROS

Lista: Serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos

relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de

nombres y números de teléfono de clientes. Una lista puede utilizarse como

una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las

columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rótulos de

columna.

Filtro: Con Microsoft Excel, pueden mostrarse únicamente las filas de una lista

que cumplan las condiciones que se especifiquen. El comando permite

mostrar únicamente las filas que contengan uno o varios valores concretos,

unos valores calculados o unas condiciones determinadas.

Aplicar Autofiltros

1) Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.

2) En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

3) Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, haga clic en

la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar.

4) Haga clic en el valor.

5) Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra columna, repita los

pasos 3 y 4 en ésta.

Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar

operadores de comparación distintos a Es igual a, haga clic en la flecha de la

columna y después en Personalizar.

Notas

Cuando aplica un filtro en una columna, los únicos filtros disponibles en las

demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada.

Puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna utilizando

Autofiltro. Para aplicar filtros más complejos o copiar filas filtradas a otra

ubicación, puede usar filtros avanzados.

Aplicar Autofiltros personalizados

Para buscar valores específicos en las filas de una lista utilizando uno o dos

criterios de comparación para la misma columna, elija Filtro en el menú

Datos, haga clic en Autofiltro, haga clic en la flecha de la columna que


62

contiene los datos que desea comparar y, a continuación, haga clic en

Personalizar.

Para buscar según un criterio, haga clic en el operador de comparación

que desea utilizar en la primera casilla bajo Mostrar las filas en las cuales

y escriba el valor que desea buscar en la casilla situada a la derecha del

operador.

Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, introduzca el

operador de comparación y el valor que desea y haga clic en el botón Y. En

las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que

desee.

Para presentar las filas que cumplen una u otra condición, introduzca el

operador de comparación y el valor que desea y haga clic en el botón O. En

las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que

desee.

Quitar filtros de una lista

Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada

junto a la columna y después en Todos.

Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione

Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar todo.

Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el menú

Datos y haga clic en Autofiltro.

Opciones de Autofiltro

Para Haga clic en

Presentar todas las filas Todas

Presentar todas las filas situadas entre los límites superior e

inferior que especifique, ya sea por elemento o porcentaje;

por ejemplo, los importes hasta el 10% de las ventas

Las 10 más

Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar

operadores de comparación distintos de Y (el operador

Personalizar


63

predeterminado)

Presentar sólo las filas que contienen una celda vacía en la

columna

Vacías

Presentar sólo las filas que contienen un valor en la columna No vacías

Nota Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que

desea filtrar contiene una celda vacía.


64

6. TABLAS DINAMICAS

Informe de tabla dinámica: Tabla interactiva que permite resumir y analizar los

datos procedentes de las listas, tablas y bases de datos existentes. Utilice el

Asistente para tablas y gráficos dinámicos para especificar el origen de datos que

desee utilizar. Una vez creado un informe de tabla dinámica, pueden organizarse

los datos arrastrando los campos y los elementos.

Pueden utilizarse los datos de una hoja de cálculo de Excel como base de un

informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Como Microsoft Excel utiliza los

datos de la primera fila de la lista de hojas de cálculo para los nombres de campo

en el informe, la lista de origen o la base de datos deberán contener rótulos de

columna.

Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el

usuario.

2. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y

subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.

3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse

hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.

4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de

los datos de origen.

5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos

más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.

Crear una tabla dinámica:

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a

varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que

nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir

obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los

datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen

con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad

comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de

estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.


65

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también

podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear

un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí

podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y

el lugar donde queremos ubicarla.


66

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de

celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde

otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos

seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en

la tabla dinámica.


67

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente

estructura:

Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia

en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que

arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del

panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el campo

MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el

campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y

en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:


68

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento

podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y

obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la

siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en

la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si

te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la

opción Mover a rótulos de fila.


69

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente

debemos seleccionar la tabla en su totalidad y

presionar la tecla Supr.

Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra característica útil de las tablas dinámicas es

permitir filtrar los resultados y así visualizar

únicamente los que nos interesen en un momento

determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el

volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la

tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista

desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos

aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles

en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los

queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso

todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses

desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos

visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar

todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar

y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más

complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con

referencia 1236 de Abril.


70

Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con

sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden

ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos

rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú

emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración

de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en

la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen,

mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el

botón de la pestaña Opciones.

Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el

botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.


71

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o

nos convenga más según los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí

deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.

Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió

en el tema de gráficos.

Ejemplos 1.

Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

1. Abre el libro de trabajo Tabla_dinamica que encontrarás en la

carpeta Ejercicios del curso.

Te aparecerán los siguientes datos:


72

2. Guarda el libro con el mismo nombre en tu carpeta Mis documentos.

Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos.

3. Selecciona el rango A1:G15.

4. Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar.

5. La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y con el

rango A1:G15 en la caja de texto.

6. Marca Nueva hoja de cálculo.

7. Pulsa en Aceptar.

8. Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas.

9. Arrastra el campo SEMANA a .

10. Arrastra el campo CLIENTE a .

11. Arrastra el campo TOTAL a .

12. Arrastra el campo ARTICULO a .


73

El campo ARTICULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar esto

porque o queremos en los rótulos de fila.

14. En el área de Rótulos de columna despliega el

campo Valores y selecciona la opción Mover a

rótulos de fila.

15. Haz clic en el botón Encabezados de campo de

la pestaña Opciones para quietar los encabezados

de la tabla dinámica.

Deberá quedarte algo así:

En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada

semana qué ha comprado cada cliente.

La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada

semana.

Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del número de

artículo para cada semana, esto no es lo que queremos.

Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se

han comprado, así podríamos saber para cada semana cuánto se ha gastado

cada cliente y cuántos artículos ha comprado.


74

16. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el

menú emergente selecciona Configuración de campo de valor.

17. En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y puulsa Aceptar.

Ya tenemos lo que queríamos. Ahora desde la pestaña Diseño modifica el

aspecto de la tabla, deberá quedarte algo como esto:

Nosotros simplemente hemos seleccionado la opción Columnas con bandas.

Ahora vamos a filtrar los resultados.

Queremos ver solamente los datos del cliente 14.

18. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.

19. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de

campos.

20. De-selecciona todos los clientes menos el 14.

21. Pulsa Aceptar.

22. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.


75

Ejemplo 2

Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en

una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad

de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en

cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"

En el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el

que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos

en este último como se puede ver


76

a continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"

en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente

seleccionado, incuyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de

cálculo" y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se

destacan:

Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"

Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de

Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los

campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la


77

parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos

de fila" y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que

los seleccionemos en la parte superior.

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que

tienen valores numéricos, siempre aparecen en

rectángulo "Valores".

Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin

marcar, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo

debemos hacer en el próximo paso.

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.

Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en

rojo


78

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora

se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte

superior y así obtenemos la siguiente tabla

luego de aplicar el filtro.

Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar

mucho mas el jugo a esta herramienta.

Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por

cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo

VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos

de tabla dinámica"


79

Se ve que en los rectángulos, mas precisamente en el llamado Rótulo de fila,

aparece un nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la la

selección de la casilla de verificación VENDEDOR.

La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto

arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"

y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un

tractor.

Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por

cual vendedor.

Para hacer lo , verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA


80

y se genera la tabla

donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.

Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras

operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos

viendo.

Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió

Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de

arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú

emergente

en el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha,

con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"


81

en el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen

en las que elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9,

como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta

cantidad fue vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)

Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este

caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del

cálculo de un máximo.

Tablas dinámicas con rangos dinámicos

Una aplicación de los rangos variables, es cuando trabajamos con tablas

dinamicas, ya que podemos agregar o quitar elementos de la tabla origen de

datos (tabla base)sin necesidad de actualizar la referencia al rango en forma

manual, o sea que se hace en forma automática. Para hacer esto vamos a

utilizas nombres, pero no le vamos a dar un nombre a un rango, le daremos un

nombre a una fórmula (excel considera a las fórmulas como si fueran rangos),

dicha fórmula será el anidamiento entre las funciones DESREF Y CONTARA

como ya se vio, la sintaxis de DESREF es DESREF(referencia ; filas; columnas;

alto; ancho) donde los argumentos serán:

referencia: la celda en el ángulo superior izquierdo de la tabla base (A1 si

consideramos la tabla del tutorial TABLAS DINAMICAS


82

filas: para este caso es 0

columnas: para este caso es 0

alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base

ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base

Esta fórmula se anidara con CONTARA para que DEREF se transforme en

dinámica quedando

=DESREF(Hoja1!$A$1,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A),CONTARA(Hoja1!$1:$1))

a esta fórmula le daremos el nombre tabla_base_dinamica

con este nombre creamos la tabla dinámica

en este momento ya estamos en condiciones de agregar datos a la tabla base

original


83

si con ella hubiéramos confeccionado la siguiente tabla dinámica

y agregamos otro país, por ejemplo Italia

esta misma tabla se actualiza incorporando este país


84

Luego de ir al panel "DATOS" de la pestaña "OPCIONES" y pulsar en actualizar


85

7. MACROS

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido

con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el

color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares,

perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas

hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en

una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él

realice todas esas tareas

En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y

cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy

sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de

programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que

esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso

Crear una macro automáticamente:

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador

de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que

posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar

posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la

pestaña Vista y despliega el submenú Macros y

dentro de este submenu seleccionar la

opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos

encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros

creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos

referencias reativas para que las macros se graben con acciones

relativas a la celda inicial seleccionada.


86

Al seleccionar la

opción Grabar macro..., lo

primero que vemos es el

cuadro de diálogo Grabar

macro donde podemos dar

un nombre a la macro (no

está permitido insertar

espacios en blanco en el

nombre de la macro).

Podemos asignarle

un Método

abreviado: mediante la

combinación de las tecla

CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación

que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo,

en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier

otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a

continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en

la barra de estado donde tenemos la opción de detener la

grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es

conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si

seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la

selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el

botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y

haciendo clic en .


87

Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada,

ejecute una acción y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se

grabe una macro, pueden mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar

una macro utilizando referencias, compruebe que está activada la opción

Referencias relativas . Para grabar una macro utilizando referencias

absolutas, compruebe que la opción Referencias relativas no está habilitada

Asignar la macro a un objeto

En una hoja de cálculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado

(imagen, gráfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y,

a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar

Asignar la macro a un botón

1. Vaya al botón Office y, haga clic en Opciones de Excel.


88

2.En la ventana mostrada seleccione la opción Personalizar y¸ en el cuadro Comandos disponibles

en seleccione la opción Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee

agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido, por ultimo presione Agregar y en

seguida Aceptar.

NOTA Puede cambiar la imagen del botón asignado a la macro y el nombre del mismo,

presionando el botón Modificar.

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.


89

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro

que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden

afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las

celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes

de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro

debemos acceder al

menú Ver Macros..., que

se encuentra en el

menú Macros de la

pestaña Vista, y nos

aparece el cuadro de

diálogo Macro como el

que vemos en la imagen

donde tenemos una lista

con las macros creadas.

Debemos seleccionar la

macro deseada y pulsar

sobre el botón Ejecutar.

Se cerrará el cuadro y se

ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el

editor de programación de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar

el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan

programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de

método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro

sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.


90

Habilitar o deshabilitar Macros en el libro

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de

Excel.

2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a

continuación, en Configuración de macros.

3. Haga clic en las opciones que desee:

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no

confía en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos

se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe,

puede poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos

de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema

de seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.

Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir

alertas de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir

cuándo habilitar las macros en cada caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta

configuración es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con

notificación, con la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un

editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de

confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las

macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente

se deshabilitan sin ninguna notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos

posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten

todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código

posiblemente malintencionado y no se recomienda.

Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta

configuración es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de

forma deliberada el acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA

desde cualquier cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de

seguridad para el código escrito para automatizar un programa de Office y

manipular mediante programación el entorno y el modelo de objetos de

Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se trata de una configuración por

usuario y por aplicación que deniega el acceso de forma predeterminada. Esta

opción de seguridad dificulta que los programas sin autorización generen código

de "replicación automática" que pueda dañar los sistemas del usuario final. Para

que cualquier cliente de automatización pueda tener acceso al modelo de objetos

de VBA mediante programación, el usuario que ejecute el código debe conceder

acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la casilla.

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/redir/HA010031999.aspx?CTT=5&origin=HA010031071


91

Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las

Macros que hemos creado se almacenen con el resto de

las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de

archivo diferente.

Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la

opción Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el

desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de

Excel habilitado para macros (*.xlsm).

.

Dale un nombre y el archivo se almacenará.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este

anuncio bajo la banda de opciones:


92

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están

compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales

para nuestro equipo.

Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú

pulsa el botón Opciones para activarlas.

Aparecerá este cuadro de diálogo:

Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.


93

Ejemplo 1

Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para probar el ejercicio.

Al entrar estaremos situados en la celda A1.

Ve a la pestaña Vista.

Abre el submenú Macro.

Y elije la opción Grabar nueva macro...

Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro.

Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar.

Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar

formato a nuestra hoja de trabajo.

Presiona sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la

pestaña Inicio.

Presiona sobre el botón Cursiva de la sección Fuente.

Escoge el tipo de fuente Cambria.

Escoge el tamaño de la fuente en 14 puntos.

Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto

concluimos la grabación de la macro.

Presiona sobre el botón detener de la barra de herramientas, o accede

al menú Macro y selecciona Detener grabación.

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.

Escribe en la celda D1 Cabecera.

Escribe en la celda E1 de.

Escribe en la celda F1 prueba.

Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1.

Ve a la pestaña Vista.

Abre el submenú Macro.

Elige Ver Macros.

Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar.

Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato

automáticamente.


94

Ejemplo 2. Grabar una macro que inserte la fecha de hoy

En realidad, para realizar esta operación bastaría con introducir la función Hoy()

en la casilla que desees. El problema que te vas a encontrar, es que esta función

inserta la fecha actual (de hoy) y cada vez (cada día) que abras el libro cambiará.

Para solucionar este problema puedes utilizar la función de Pegado Especial. Si

esta operación la tienes que realizar habitualmente, puedes grabar una macro

que te ahorre tiempo y equivocaciones:

Abre Excel y el libro Ejercicios de Macros.

Selecciona Herramientas → Macros → Grabar Nueva Macro en la barra

de menús.

En el caja para el nombre de la macro, escribe “ InsertarFecha” , y en la

caja para la descripción escribe “ Esta macro inserta la fecha de hoy” .

Pulsa aceptar.

Escribe =HOY() en casilla actual y pulsa Enter.

Ponte con el cursor en la celda D2 y pulsa el botón Copiar de la barra de

herramientas estándar.

Sobre la celda D2 pulsa Edición → Pegado especial en la barra de menús.

Selecciona la opción Valores en la sección Pegar y pulsa Aceptar.

Excel copia el valor de la formula =HOY() en la celda D2.

Pulsa el botón de Centrado y el de Negrita en la barra de herramientas

Formato.

Pulsa el botón detener grabación en la barra de herramientas Detener

Grabación.

Ejercicio 1: Crear macro automática

Crear un libro llamado “archivo” en un nuevo libro de trabajo y

cerrarlo.

En un nuevo libro, crear una macro con la grabadora que abra el libro

“archivo”.

Guardar la macro con el nombre abrir_archivo.

Guardar el libro con el nombre de ej_macros en la carpeta Mis

Documentos.

Ejercicio 2: Ejecutar macros

Seguimos con el mismo libro de trabajo


95

Ejecutar la macro abrir_archivo.

Ejecutar la macro Borrar.


96

8. UN FORMULARIO DE DATOS EN EXCEL.

Explicaré brevemente una herramienta poco utilizada de Excel como son

los Formularios de datos; y me estoy refiriendo al Formulario estándar de Excel

(no a los Controles de formularios personalizados). Es una herramienta muy

sencilla, pero muy práctica para todos aquellos que en algún momento hemos

tenido que completar registros en una base de datos de Excel.

Debemos saber que, si trabajamos con Excel 2007, lo primero que deberemos

hacer es extraer a nuestra Barra de acceso rápido el Comando Formulario..., o

bien llamarlo con el teclado, al igual que hacíamos en la versión 2003 (es decir,

pulsando ALT+t+f).

Claro, que antes de ejecutar esta herramienta tendremos que tener configurada

nuestra base de datos, esto es, al menos deberemos tener nuestra cabecera de

datos (nuestros rótulos); ya que en caso contrario nuestro Formulario de datos no

funcionará...

Supongamos que tenemos una pequeña base de datos de contactos, compuesto

de los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Teléfono, Dirección y Edad:

si nos posicionamos sobre alguna de las celdas que componen nuestros rótulos o

cabecera, podremos llamar al 'formulario de datos' como antes se ha comentado.

Como aún no tenemos ningún registro, Excel nos preguntará cómo tiene que

tomar esa primera fila...

Normalmente accederemos a nuestro 'formulario de datos' sin problema, ya que lo

habitual es tener algún registro, y por tanto varias filas de datos...

En este caso, simplemente Aceptaremos, ya que queremos tener la primera fila

como rótulos y no como datos.

http://2.bp.blogspot.com/_t1n1W1RgAnQ/S6x7KIOn8lI/AAAAAAAABFE/zqMx2CSGwIQ/s1600/formulariodedatos.png

http://4.bp.blogspot.com/_t1n1W1RgAnQ/S6x8OpPzvYI/AAAAAAAABFM/k2G0j7H0Yls/s1600/formulariodedatos2.png


97

Inmediatamente se abre la ventana de trabajo del formulario:

y observamos un formulario con los nombres de los rótulos y unos campos

editables desde donde poder introducir o modificar nuestros registros; además de

diferentes opciones de búsqueda de datos.

Esta herramienta nos ofece además la posibilidad de filtrar registros de nuestra

base de datos pulsando el botón de Criterios, utilizado sobre los diferentes

campos editables habilitados, combinando los distintos comodines (* ó ?).

La limitación de esta herramienta es que los elementos filtrados sólo son visibles

desde el propio formulario, es decir, no nos permite visualizar un listado filtrado

sobre nuestra Hoja de cálculo, como la herramienta de Filtro.

http://3.bp.blogspot.com/_t1n1W1RgAnQ/S6x9P0I1HhI/AAAAAAAABFU/qfUOPMQs_Qo/s1600/formulariodedatos3.png


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9. TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO

TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO COMBINADAS CON CTRL

CTRL+MAYÚS+( Muestra las filas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+) Muestra las columnas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.

CTRL+E Aplica el formato de número General.

CTRL+MAYÚS+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).

CTRL+MAYÚS+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.

CTRL+MAYÚS+^ Aplica el formato numérico Exponencial con dos decimales.

CTRL+MAYÚS+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

CTRL+MAYÚS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.

CTRL+MAYÚS+! Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

CTRL+MAYÚS+* Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco).En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.

CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora actual.

CTRL+MAYÚS+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.

CTRL+MAYÚS+ más( +) Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.

CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.


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CTRL+; Inserta la fecha actual.

ALT+º Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo.

CTRL+' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.

CTRL+6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

CTRL+E Selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función.

CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.


100

CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.

MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

F5 también muestra este cuadro de diálogo.

CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.

CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.

CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.


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CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.

CTRL+MAYÚS+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la última corrección automática cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorrección.

TECLAS DE FUNCIÓN

F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel.

CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones, que es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.

ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.

F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada.

MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda.

CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.

F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre.


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MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4 Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.

F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones.

MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones.

CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.

F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado.

CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.

F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección.

MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección.

CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada.

ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.

F9 Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.

MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa.


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CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo.

CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas.

CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.

F10 Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado.

MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.

ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje.

CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F11 Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.

MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva.

ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

TECLAS DE DIRECCIÓN

Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos en una hoja de cálculo.

MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas.

CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco.


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FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha.

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.

En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones.

FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.

RETROCESO Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas.

También borra el contenido de la celda activa.

En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.

SUPR Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios.

En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción.

FIN Permite desplazarse hasta la celda de la esquina inferior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada.

También selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto.

CTRL+MAYÚS+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+MAYÚS+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.


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ENTRAR Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada).

En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente.

Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado.

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar).

ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda.

CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

MAYÚS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.

ESC Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas.

Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos.

También cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.

INICIO Va al principio de una fila de una hoja de cálculo.

Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada.

Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo.

CTRL+MAYÚS+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

AV PÁG Baja una pantalla en una hoja de cálculo.

ALT+AV PÁG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.

CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro.


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CTRL+MAYÚS+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

RE PÁG Sube una pantalla en una hoja de cálculo.

ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.

CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro.

CTRL+MAYÚS+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

BARRA ESPACIADORA En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificación.

CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.

MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo.

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona la región actual. Si presiona CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo.

ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el menú Control de la ventana de Microsoft Office Excel.

TAB Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo. Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo.

MAYÚS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo.

CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo.

CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diálogo.


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10. BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA:

http://www.aulaclic.es/excel2007/

http://office.microsoft.com/

http://support.microsoft.com

http://www.codesoft.cl/excelavanzado/manual.pdf

EJERCICIOS DE EXCEL 2007. Prof. Virginia Caccuri

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http://support.microsoft.com/

http://www.codesoft.cl/excelavanzado/manual.pdf

Manual Practico Excel 2007

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