manual practico de excel

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AUTOR: JHOSELYN ZAPATA

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CONTENIDO

INTRODUCCION A EXCEL .......................................................................................................................................... 3

¿QUE ES EXCEL? ............................................................................................................................................................. 3

¿PARA QUE SIRVE EXCEL? ....................................................................................................................................... 3

La validación de datos ................................................................................................................................................. 3

formato condicional ..................................................................................................................................................... 5

Filtrar el contenido de la tabla .............................................................................................................................. 5

INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES ....................................................................................... 6

FUNCIONES ANIDADAS ............................................................................................................................................. 7

LA FUNCIÓN SI EN EXCEL ......................................................................................................................................... 7

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SI ................................................................................................................................. 8

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SI .............................................................................................................................. 8

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO PRUEBA LÓGICA ................................................................................... 9

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO VALOR DE REGRESO .......................................................................... 9

LA FUNCIÓN Y EN EXCEL ........................................................................................................................................ 10

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN Y ............................................................................................................................... 10

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN Y............................................................................................................................. 11

ARGUMENTOS DE LA FUNCIÓN Y ................................................................................................................... 12

FUNCION SI() ANIDADA CON LA FUNCIION Y() Y O() ..................................................................... 12

Tablas dinámicas .......................................................................................................................................................... 14

DISEÑO DE LA TABLA DINAMICA .................................................................................................................... 15

Cambio de operaciones ......................................................................................................................................... 17

Cambios inmediatos en la tabla ........................................................................................................................ 18

Gráficos con tablas dinámicas ............................................................................................................................ 18

FUNCION BUSCARV ................................................................................................................................................... 19

macros ................................................................................................................................................................................. 21

¿Qué es una macro? ................................................................................................................................................ 21

¿Dónde se guardan las macros? ....................................................................................................................... 21

Grabación de macros ................................................................................................................................................... 22

Uso de botones .......................................................................................................................................................... 23

Secuencia para definir tus propias funciones ....................................................................................... 24

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Función con varios argumentos ................................................................................................................... 26

Guardar archivos con Macros ........................................................................................................................ 27

conclusion ......................................................................................................................................................................... 28

bibliografía....................................................................................................................................................................... 29

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INTRODUCCION A EXCEL

¿QUE ES EXCEL?

Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos,

bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. Ayudando en el cálculo de

ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad en diversas áreas como educación,

administración, finanzas, producción, etc.

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de

Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y

amigable con archivos de ayuda incorporados.

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado

considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz

operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida

como Excel 2007. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando

la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De

la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de

65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras características también fueron ampliadas,

tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro

que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear

que creció de 1 GB a 2 GB.

¿PARA QUE SIRVE EXCEL?

Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática, computación,

economía, etc. La función es realizar cálculos complejos de maneras más allá de las

matemáticas ordinarias y expresar el resultado en forma simple y analítica.

LA VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se

introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje

de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

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- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación

de datos. En él podremos escoger remarcar los errores

con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero

nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la

imagen donde podemos elegir entre varios

tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación

indicamos la condición para que el datos

sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar

Cualquier valor, Número entero, Decimal,

Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y

personalizada. Por ejemplo si elegimos

Número entero, Excel sólo permitirá

números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se

producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos,

donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores

para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el

recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados

por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre

al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son

considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que

queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor

incorrecto.

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FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel

aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores,

para valores que cumplan una determinada condición, para

resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un

formato condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña

Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su

relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor

que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para

aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de

todos los registros almacenados en la tabla,

seleccionar aquellos que se correspondan con

algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas

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desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el

autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores

específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las

funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por

ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=),

seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de

la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic

en una celda y presione MAYÚSC+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como

VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.

El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los

argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función,

aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por

ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre

herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, el

cuadro de diálogo Insertar funciónle ayudará a introducir las funciones de la hoja

de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de

diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus

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argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado

actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

FUNCIONES ANIDADAS

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de

los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una

función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento,

deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por

ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función

anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft

Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo

siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la

Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función

PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son

argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO

será una función de tercer nivel, etc.

LA FUNCIÓN SI EN EXCEL

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite

evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de

gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba

lógica.

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SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos

especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para

conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el

resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la

evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o

también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO

o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto,

números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará

de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos

con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función

SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o

igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función

que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

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Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO PRUEBA LÓGICA

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita

la función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado

VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función

ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor

VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero

desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente

tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO VALOR DE REGRESO

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Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar

el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso

de que la celda de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor

que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es

la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará

en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta

fórmula:

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma

manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el

resultado de la prueba lógica fuera falso.

LA FUNCIÓN Y EN EXCEL

La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias

expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que

cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también

sea FALSO.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN Y

Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:

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Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la

función.

Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un

máximo de 255.

La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones

lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa

para que la función Y tenga un resultado FALSO.

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN Y

Observa la siguiente fórmula y te darás cuenta de que todas las expresiones son

verdaderas:

=Y(5=5, 1<3, 8>6)

Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el

valor VERDADERO.

Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 7<>7. Observa cómo será

suficiente para que la función Y devuelva el valor FALSO:

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ARGUMENTOS DE LA FUNCIÓN Y

Cada un de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como

en los ejemplos anteriores pero también puede ser una función de Excel que

devuelva un valor FALSO o VERDADERO.

Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la

función ES.PAR y la función ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos

si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como

verdaderas, entonces la función Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa

como al cambiar solamente el argumento de la función ES.IMPAR con el número 6

(en lugar de 5), causará que la función Y nos devuelva el valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lógicas

sean verdaderas, la función Y en Excelserá una excelente opción para hacerlo.

FUNCION SI() ANIDADA CON LA FUNCIION Y() Y

O()

La función SI es una de las que mas se usan para el anidamiento ya que su

estructura es muy adecuada para esto:

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1. En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con

funciones lógicas o la propia función si actuando como función lógica.

2. En loa parámetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como

funciones lógicas, la funcion si() actuando como función condicional o lógica

etc.

Ahora vamos a ver un un ejemplo relativamente simple de la situación del punto 1.

Una empresa quiere promover a una nueva sección a los empleado que cumplan

con las siguientes condiciones :

1. Pertenecer al turno mañana.

2. Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7.000$.

Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos

son M,T ,N ,correspondientes a mañana, tarde y noche respectivamente y las

secciones van de 1 a 4

Que se resuelve utilizando la fórmula

=SI(Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")

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Como se ve, en el 1º parámetro tenemos una función Y que tiene anidadas en sus

parámetros, una función O y otra función Y, lo que aumenta el número de

posibilidades que se están evaluando o condiciones que se tienen que cumplir

como:

Ser del turno mañana (se tiene que cumplir siempre).

Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea <=7.000$ o ambas cosas.

Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parámetro 1 y sin anidar

nada en los otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.

TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en

bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no

puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir

subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los

objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la

vez resumir datos.

Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y

atiende a tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo

desordenada y según la gravedad de la intervención, horarios y desplazamientos,

perciben unos honorarios distintos en cada intervención. Copia o construye una

tabla similar a la de la imagen, que contiene, con datos totalmente imaginarios, los

partes de asistencia correspondientes a 10 días.

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En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla original. Puedes completarlo

con más datos.

Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna presentación u orden, y

nuestro objetivo será ahora estructurarlos. Por ejemplo, deseamos calcular los

honorarios de los doctores según su actuación en los distintos barrios. Para eso

sirven las Tablas dinámicas, para resumir datos según la estructura que deseemos.

Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo con él.

DISEÑO DE LA TABLA DINAMICA

Señala con el ratón cualquier celda de la tabla de datos, abre la cinta Insertar, y en

el grupo Tabla dispones de la opción de Tabla dinámica. Pulsa

sobre ella.

Se iniciará el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Acepta las opciones que te propone y pulsa en Aceptar. Es

recomendable que mantengas la opción de Hoja nueva y que no corrijas el rango si

está bien leído.

Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar. Lo

que viene ahora es muy importante.

Dispondrás de

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Ahora debemos indicar qué datos deseamos que

aparezcan en columna, fila o en el interior de la

tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de

doctores con barrios y calcular el importe que se les

debe.

Señala el botón Doctor en la lista de campos y

arrástralo hasta Rótulos de Columna (parte inferior

derecha de la pantalla). Haz lo mismo con el botón

Barrio. Arrástralo hasta Rótulos de Fila. Por último,

arrastra el campo Importe a la zona de Valores.

También puedes arrastrarlos al diseño de tabla que

tienes a la izquierda. En este caso arrastrarías el

campo Doctor a la línea “Coloque campos de

columna aquí” y el Barrio a “Coloque campos de fila

aquí”. El Importe lo llevarías a la zona central

“Coloque datos aquí. Este era el método tradicional.

Estudia bien la imagen de la derecha. Los tres campos están activados y cada uno

situado en una zona diferente.

Efectuadas estas operaciones, verás que se ha formado en la zona de diseño la

tabla dinámica que deseabas, con los doctores en columna, los barrios en filas y el

importe como valor de relleno de los datos.

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CAMBIO DE OPERACIONES

Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla creada figura un botón

rotulado como “Suma de Importe”. Imagina que se quisiera contar los pagos en

lugar de sumarlos. Para conseguirlo haz doble clic en ese nuevo botón Suma de

Importe. Aparecerá una ventana de opciones.

En la lista Resumir campo de valor por: elige

Cuenta en lugar de Suma, porque lo que deseamos es contar cuántos importes

distintos se deben a los doctores.

Si lo que se desea es contar las

frecuencias en cada celda, no importa mucho el campo que se sitúe en Datos. En

lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad, porque aquí sólo deseamos

contar doctores y barrios. Incluso podías haber elegido un campo no numérico.

Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No sigas hasta haber

realizado varios cambios y comprobado que funcionan.

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CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA

El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma

inmediata trasladando los botones de campo con el ratón,

dentro de la misma tabla. Por ejemplo, se pueden intercambiar

filas y columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se

pueden mover para ordenarlos de forma distinta y alterar así

su prioridad en el esquema. Prueba a mover así algunos

botones de campo y observa los cambios que se producen.

En la imagen de la derecha podrás observar la forma en que

se organiza la tabla si movemos el botón Doctor desde las

columnas a las filas, detrás del campo Barrio, que así

conserva la prioridad, quedando el campo Doctor como

secundario. Si habías pretendido lo contrario, mueve el

campo Doctor a la izquierda del Barrio, para darle mayor

prioridad. Quedaría así:

Los subtotales, que antes se organizaban por barrios, ahora se refieren a doctores.

Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón se puede acceder a

varias opciones interesantes. Por ejemplo a la de actualizar datos. Cuando se

cambian los datos de origen, la tabla dinámica no refleja esos cambios. Por eso es

importante disponer de la opción de actualizar datos.

GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón

Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de

gráfico que nos agrade más o nos convenga más según

los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de

Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que

más nos convenga.

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Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en

el tema de gráficos.

FUNCION BUSCARV

Permite realizar búsquedas en una base de datos de acuerdo a un dato ingresado

como parámetro de búsqueda.

Formato:

=buscarv(dato a buscar; tabla en donde buscar; campo a mostrar;verdadero o

falso)

Dato a buscar.- Es el campo o información a buscar (Ejm: número de cedula,

nombre,

etc).

Tabla en donde buscar.- Es el rango en donde está toda la información Ejm:

A1:J13500

Campo a mostrar.- Se debe ubicar un número, el mismo que corresponde a la

ubicación del campo que se desee visualizar, considerando de izquierda a derecha.

Ejm: En la siguiente tabla si deseamos visualizar el costo, el número de campo a

mostrar sería 3

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Verdadero o Falso.- Escriba Verdadero si desea encontrar una coincidencia

aproximada o Falso si la coincidencia tiene que ser exacta.

Ejm. De la siguiente tabla localizar o visualizar la ubicación, costo, servicios,

promoción correspondiente al Hotel que se ingrese o seleccione de una lista:

Desarrollo:

Escriba el nombre a visualizar frente a Institución:

Escriba las siguientes funciones frente a:

B10.- Es la celda donde escribe el nombre a visualizar(Ejm. Porta)

A1:E6.- Es el rango de la tabla visualizada en la parte superior.

2,3,4,5.- Son las ubicaciones de los campos Ubicación, Costo / P, Servicios,

Promoción.

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MACROS

¿QUÉ ES UNA MACRO?

Una macro es un conjunto de operaciones de Hoja de Cálculo que el programa

memoriza para repetir ese conjunto cada vez que se desee.

En el uso de macros podemos distinguir tres operaciones:

Usar macros que han programado otras personas.

Grabar y ejecutar nuestras propias macros

Aprender a programar macros mediante el lenguaje Basic de Excel

¿DÓNDE SE GUARDAN LAS MACROS?

Las macros están alojadas en unos contenedores llamados módulos. Pueden

pertenecer a las carpetas generales de Excel, en cuyo caso se pueden ejecutar en

cualquier hoja de cálculo, o bien estar destinadas sólo a una hoja, y estas serán las

que nos interesen en este momento, porque las otras es peligroso tocarlas.

Abre la cinta Programador y usa el primer botón de la izquierda Visual Basic

para ver qué macros tiene definidas tu hoja de cálculo.

Pudiera ser que no tengas a la vista esa cinta. En ese caso entra en las Opciones de

Excel desde el botón de Office y busca el apartado Más frecuentes. Ahí puedes

elegir Mostrar Ficha Programador.

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En la imagen se pueden ver algunas macros de las pertenecientes a la hoja

divisibilidad.xls, contenida en esta página web.

Estudia bien esta ventana. A la izquierda figuran las carpetas generales EUROTOOL,

ATPVBAEN, etc., que no debes tocar. Debajo figura la hoja que está abierta,

divisibilidad.xls. En su carpeta Módulos figura el módulo Module1 que el autor ha

creado para contener todas sus macros. El código de estas macros figura a la

derecha: esprimo, mcd, mcm,...que son los algoritmos de divisibilidad que se han

implementado en las macros. Las carpetas Hoja1, Hoja2, etc. no las debes alterar.

Los códigos de macros, si no tienes experiencia en programación, te parecerán

ininteligibles. Cierra sin cambiar nada y no creas que hay que dominar esto para

usar macros, porque seguidamente aprenderás a grabarlas automáticamente.

GRABACIÓN DE MACROS

Para que te inicies en la grabación de macros, crearemos una que borre un rango

de celdas, por ejemplo B4:D12

Para crear una macro mediante grabación has de seguir esta secuencia:

1. En la cinta Programador elige el botón Grabar macro

2. Se abrirá una ventana que contiene tres preguntas importantes:

Nombre: Puedes darle el de Borrar

Método abreviado: No es imprescindible responder. Si eliges una combinación de

teclas que ya esté ocupada, Excel te cambiará las de prefijo.

Guardar macro en: Lo normal es que le indiques “Este libro”. Es lo más prudente,

para no crear conflictos con tras hojas.

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3. Realizas manualmente las operaciones que deseas que automatice la macro,

en este caso borrar el rango B4:D12

4. Decides Finalizar la grabación, para lo que usas el mismo botón de

grabación, que ahora habrá cambiado a

“Detener grabación”

5. Ejecuta

la macro

Borrar.

USO DE BOTONES

Se llama control a cualquier objeto activo, es decir, con sus propiedades y

métodos, que se inserte en la hoja de cálculo para actuar interactivamente entre los

usuarios y la hoja. Son controles los botones de acción, las

casillas de verificación, las listas desplegables, etc. Son elementos

que has visto en cualquier programa de ordenador, que también

se pueden usar en Excel.

Para ver cuántos controles puedes usar, abre de nuevo a cinta

del Programador y busca el botón Insertar. Ahora nos interesarán

los controles de formulario entre los que se encuentran los botones.

Abre la hoja que has creado para incrementar la

celda B4 borra el botón que dibujaste. En su lugar

busca el control botón (suele ser el primero) e

insértalo arrastrando con el ratón hasta que

tenga el tamaño que desees.

Cámbiale el nombre de botón 1 por Incrementar y con el botón derecho accede a

la asignación de una macro. Elige Incrementar y ya estará listo para funcionar.

Púlsalo reiteradamente para observar su funcionamiento.

Un caso práctico

Un caso práctico

Diseñaremos un botón tal que al pulsar sobre él aparezca una ventana nueva en la que figure escrita la fecha actual. Los pasos que hemos de dar son:

Preparar una macro

Repite los pasos que diste para definir la macro del apartado anterior, la que incrementaba el valor de la celda B4: crea un archivo de hoja de cálculo llamado, por ejemplo, fecha.ods.

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Diseñaremos un botón tal que al pulsar sobre él aparezca una ventana nueva en la

que figure escrita la fecha actual. Los pasos que hemos de dar son:

Preparar una macro

Repite los pasos que diste para definir la macro del apartado anterior, la que

incrementaba el valor de la celda B4: crea un archivo de hoja de cálculo llamado,

por ejemplo, fecha.ods.

Accede al editor de macros como ya has aprendido, pero ahora escribe lo

siguiente:

Sub fecha_actual

msgbox(date$)

End Sub

Guarda el archivo que has creado.

Diseñar un botón

Abre el catálogo de controles de la forma que has aprendido. Elige botón e

insértalo en la hoja. Cámbiale el rótulo a Fecha actual.

Asignación de la macro

Para que el botón sea útil deberemos asignarle una macro que se ejecute al

pulsarlo. Con el botón derecho del ratón elige Asignar macro y le asignas

fecha_actual

Con estas operaciones has terminado de configurar el botón de acción. Ahora debe

funcionar: cada vez que pulses sobre el botón que has creado, aparecerá un

mensaje con la fecha actual.

Práctica

Intenta repetir todo el trabajo creando un botón nuevo

titulado "Hora actual" y en el código de la macro, en

lugar de la variable date$ escribe time$, para que te

devuelva la hora en lugar de la fecha.

SECUENCIA PARA DEFINIR TUS PROPIAS FUNCIONES

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1. Abrir el Editor de Basic

En la cinta Programador usa el primer botón Visual Basic. Si ya tienes macros, se

abrirá directamente el editor y podrás escribir

Si no has programado nada, no aparecerá ventana de edición, y tendrás que pedir

Insertar y Módulo. De esta forma se abrirá una ventana en blanco.

2. Escritura del código

Terminada la secuencia anterior, comienza a escribir el código de una función.

Debes comenzar con Function nombre de la función ( argumento ) y terminar con

End function y entre ambas, el código de la función.

Para un mejor uso, delante de la palabra function es bueno escribir Public, para que

sea accesible desde las hojas.

En ese código debemos usar el nombre de la función seguida del signo igual y de

su definición. Es mejor verlo con un ejemplo:

Public Function cubo ( numero ) cubo=numero*numero*numero End function

En el ejemplo, el nombre de la función es cubo, y su argumento numero (lo

traduciríamos como "Cubo de un número"). Después volvemos a escribir cubo, el

signo igual, y su definición.

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3. Uso de la función

Una vez escrito el código, cierra el Editor de Basic y usa tu función en cualquier

celda. En la imagen puedes ver una celda definida mediante la nueva función

CUBO.

Con esto ya tienes definida la función.

Con la técnica explicada, esa función sólo estará activa en la hoja de cálculo en la

que la has creado, no en otras. Al cerrar la hoja ya no podrás usarla.

FUNCIÓN CON VARIOS ARGUMENTOS

Una función puede actuar sobre varios argumentos, por ejemplo la resistencia

equivalente a la que se aludía en el primer párrafo. En ese caso, se deberán separar

mediante una coma:

Public Function resisequiv(r1, r2)

resisequiv = r1 * r2 / (r1 + r2)

End Function

Cuando uses esta función en una celda, debes sustituir la coma por un punto y

coma, por ejemplo resisequiv(4;6). Estudia el ejemplo de la imagen:

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GUARDAR ARCHIVOS CON MACROS

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se

almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo

diferente.

Para ello deberemos ir la pestaña Archivo y seleccionar la opción Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo

seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Dale un nombre y el archivo se almacenará.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio

bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están

compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro

equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú

pulsa el botón Habilitar contenido. Y si no, cierra la advertencia de seguridad con el botón

de la derecha.

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CONCLUSION

Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con

tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas

para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área

administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando

todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente

Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece

Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o

comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área

del editor de Excel.

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BIBLIOGRAFÍA

http://exceltotal.com/introduccion-a-las-macros/

http://www.monografias.com/trabajos10/el_prog/el_prog.shtml

http://exceltotal.com/funciones/

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1.shtml

http://www.excel-easy.com/vba/create-a-macro.html

http://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/

https://support.office.com/es-MX/article/Crear-una-tabla-din%C3%A1mica-para-

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f99134456576

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/ss/Paso-A-Paso-C-Omo-

Hacer-Una-Tabla-Din-Amica.htm