MANUAL PENGUMPULAN SPESIMEN PRIMERh.usm.my/images/makmal/Manual_Pengumpulan_Spesimen...MUKA SURAT PERKARA i Isi Kandungan ii Rekod Semakan iii - vii Rekod Pindaan 1 Definisi 2 Singkatan

TIDAK BOLEH DICETAK – HAK CIPTA TERPELIHARA MAKMAL PATOLOGI

HUSM/PATH/MPSP

MANUAL PENGUMPULAN SPESIMEN PRIMER

MAKMAL PATOLOGI

HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Disediakan oleh:

Hj. Abd. Razak Hj. Ahmad

Diluluskan oleh:

Prof. Madya Dr. Sharifah Emilia Tuan Sharif

Tarikh versi:

24.08.2014

Tarikh efektif:

01.10.2020


MAKMAL PATOLOGI HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

MANUAL PENGUMPULAN SPESIMEN PRIMER (HUSM/PATH/MPSP)

Muka surat i

Versi 2

Pindaan 13,25

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT PERKARA

i Isi Kandungan

ii Rekod Semakan

iii - vii Rekod Pindaan

1 Definisi

2 Singkatan

3 Tujuan, Skop dan Dokumen Rujukan

4 Maklumat Am

5 Ujian-Ujian yang Ditawarkan dan Tempoh Masa Keputusan

9 Tatacara Mengisi Borang Permohonan dan Label Spesimen

10 Kriteria Penolakan Spesimen

11 - 13 Tatacara Pengumpulan Spesimen Ujian Histopatologi

14 - 16 Tatacara Pengumpulan Spesimen Ujian Sitopatologi

17 Permohonan Kes Segera (Urgent Case)




Muka surat ii

Versi 2

Pindaan 0

REKOD SEMAKAN

TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN

13.08.2014 Encik Mohd Zaki Zainon

Puan Jamaliah Lin

07.08.2016 Encik Mohd Zaki Zainon

Cik Nursyuhada Mohd Nafis

22.04.2018

Encik Mohd Zaki Zainon

01.10.2020

Pn. Ummi Atikah Ayub Pn Noor Hazrita Che Teh




Muka surat iii

Versi 2

Pindaan 0

REKOD PINDAAN

NO. VERSI TARIKH PINDAAN

HURAIAN PINDAAN TANDATANGAN PENGESAHAN

2

13.08.2014

MS ISO 15189:2007, Versi 1, Tarikh efektif: 01.11.2009 ditukar kepada MS ISO 15189:2014, Versi 2, Tarikh efektif: 24.08.2014.

Pindaan 1: ms 1/17 - Tambahan Definisi (f) dan (g)

Pindaan 2: ms 2/17 - Singkatan PAP ditukar kepada PO (Pembantu Operasi)

Pindaan 3: ms 4/17 - Tambahan prosedur 6.1

Pindaan 4: ms 5/17 - Tambahan prosedur 6.4

Pindaan 5: ms 6/17 - Tambahan prosedur 6.5, 6.6 dan 6.7

2

01.12.2015

Pindaan 6: ms 9/17 - Prosedur 9, tambahan Nota

Pindaan 7: ms 10/17 - Prosedur 11 dikemaskini

2

07.08.2016

Pindaan 8: ms 9/17 - Prosedur 9, tambahan prosedur 1 salinan.......LIS

Pindaan 9: ms 11/17 - Prosedur 12 (2), ditukar prosedur dari jam 6.00 pm kepada 5.00 pm

Pindaan 10: ms 14/17 - Prosedur 13 (1a) dan (1b) dikemaskini.

Pindaan 11: ms 15/17 - Prosedur 13 (7), (9) dan (10) dikemaskini.

Pindaan 12: ms 16/17 - Prosedur 13 (17) dikemaskini.




Muka surat iv

Versi 2

Pindaan 14

REKOD PINDAAN

NO. VERSI

TARIKH PINDAAN

HURAIAN PINDAAN TANDATANGAN PENGESAHAN SEBELUM SELEPAS

2

01.07.2018

Mukasurat hadapan: Tandatangan ‘Diluluskan oleh”: Dr. Md. Salzihan Md. Salleh

Mukasurat hadapan: Tandatangan ‘Diluluskan oleh”: Dr. Sharifah Emilia Tuan Sharif

Menggunakan nombor 1, 2 dan 3 untuk isi kandungan, rekod semakan dan rekod pindaan.

Pindaan 13: m/s i -Ditukarkan kepada penomboran i, ii, iii untuk isi kandungan, rekod semakan dan rekod pindaan. -Muka surat keseluruhan dokumen diubah.

Tiada bahagian sebelum dan selepas di dalam rekod pindaan.

Pindaan 14: m/s iv -Jadual rekod pindaan ditambah bahagian sebelum dan selepas. - Mukasurat diubah kepada layout ’horizontal’.

Tiada bahagian Petunjuk Kualiti

Pindaan 15, ms 6/17 Prosedur 6.6 Petunjuk Kualiti ditambah

Tiada bahagian Objektif Kualiti.

Pindaan 16, ms 7/17 Prosedur 6.7. Objektif Kualiti ditambah.

-Prosedur 8 : TAT kes segera 5 hari bagi semua kes tidak rumit dan 15 hari bagi kes rumit

Pindaan 17, ms 6/17 -Prosedur 8: TAT kes segera 4 hari bagi kes tidak rumit Sitopatologi dan 13 hari bagi kes rumit Sitopatologi

Prosedur 13(1)(b) bekas specimen : Vial Thin Prep yang dibekalkan

Pindaan 18, ms 14/17 Prosedur 13(1)(b) bekas specimen : Vial Thin Prep/Path Tezt yang dibekalkan

Prosedur 14 (d): Tempoh masa keputusan diketahui adalah 5 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 15 hari).

Pindaan 19, ms 17/17 Prosedur 14(d)Tempoh masa keputusan diketahui adalah 5 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 15 hari) bagi ujian Histopatologi.14(e)Tempoh masa keputusan diketahui adalah 4 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 13 hari) bagi ujian Sitopatologi.




Muka surat v

Versi 2

Pindaan 0

REKOD PINDAAN

NO. VERSI

TARIKH PINDAAN


2

01.05.2019

6.6 Petunjuk Kualiti Pencapaian 80% bagi laporan ujian kes segera tidak rumit yang selesai dalam tempoh 5 hari bekerja dan laporan ujian kes segera rumit yang selesai dalam tempoh 15 hari bekerja bagi uijian HISTOPATOLOGI

Pindaan 20 : ms 6/17 Perubahan tepetunjuk kualiti bagi HISTOPATOLOGI 6.6 Petunjuk Kualiti Pencapaian 80% bagi laporan ujian kes segera tidak rumit yang selesai dalam tempoh 4 hari bekerja dan laporan ujian kes segera rumit yang selesai dalam tempoh 15 hari bekerja bagi uijian HISTOPATOLOGI

8. TEMPOH MASA KEPUTUSAN Kes Segera HISTOPATOLOGI – Kes Biasa 5 hari

Pindaan 21 : ms 8/17 Perubahan tempoh masa kes segera HISTOPATOLOGI

8. TEMPOH MASA KEPUTUSAN Kes Segera HISTOPATOLOGI – Kes Biasa 4 hari

1. PERMOHONAN KES SEGERA (URGENT CASE) Tempoh masa keputusan diketahui adalah 5 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 15 hari) bagi ujian Histopatologi

Pindaan 22 : ms 17/17

1. PERMOHONAN KES SEGERA (URGENT CASE) Tempoh masa keputusan diketahui adalah 4 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 15 hari) bagi ujian Histopatologi




Muka surat vi

Versi 2

Pindaan 0

REKOD PINDAAN

NO. VERSI

TARIKH PINDAAN


2

01.11.2019

6.2 Waktu Perkhidmatan Makmal Patologi UPSL Pagi : 8.30 am – 12.30 pm Petang : 2.30 pm - 4.30 pm SFA Pagi : 8.30 am – 12.00 pm Petang : 2.30 pm – 4.00 pm

Pindaan 23 : ms 4/17 Waktu perkhidmatan di UPSL dan SFA dikemaskini 6.2 Waktu Perkhidmatan Makmal Patologi UPSL Ahad hingga Rabu Pagi : 8.10 am – 1.00 pm Petang : 2.00 pm -5.10 pm Khamis Pagi : 8.10 am – 1.00 pm Petang : 2.00 pm -3.40 pm SFA Ahad hingga Rabu Pagi : 8.10 am – 12.10 pm Petang : 2.00 pm – 4.10 pm Khamis Pagi : 8.10 am – 1.00 pm Petang : 2.00 pm -2.40 pm

2

01.01.2020

12. KRITERIA PENOLAKAN SPESIMEN

Pindaan 24 : ms 10/17 Prosedur 12 dikemaskini 12. KRITERIA PENOLAKAN SPESIMEN k) Tiada/salah nama Pegawai Perubatan Patologi untuk kes urgent




Muka surat vii

Versi 2

Pindaan 0

REKOD PINDAAN

NO. VERSI

TARIKH PINDAAN


2

01.01.2020

Iii – iv Rekod Pindaan

Pindaan 25 : ms i Mukasurat rekod pindaan dikemaskini Iii – vii Rakod Pindaan

2 01.10.2020 Nota:Tiada perkhidmatan untuk pelanggan semasa

hari minggu, cuti umum dan kelepasan am.

Pindaan 26 : ms 4/12 Nota ditambah : Nota: Waktu penerimaan spesimen sehingga jam 4.30

petang (Hari Ahad - Rabu) dan jam 3.00 petang (Hari

khamis).Tiada perkhidmatan untuk pelanggan semasa hari

minggu, cuti umum dan kelepasan am.

6.3 Nombor telefon untuk dihubungi Pindaan 27 : ms 5/17 Nombor telefon ditambah : Bil 8. Bilik Seminar Makmal Patologi. Nombor sambungan (ext) 6468

11. Kriteria Penolakan Spesimen k) Tiada/salah nama Pegawai Perubatan Patologi untuk kes urgent

Pindaan 28 : ms 10/17 Prosedur k)dibuang

2.Singkatan PO : Pembantu Operasi

Pindaan 29 : ms 2/17 Singkatan PO diganti dengan LA: LA : Lab Assistant

Prosedur 6.4 Pindaan 30 : ms 5/17 Buang USAINS pada nota




Muka surat 1/17

Versi 2

Pindaan 1

1. DEFINISI

a. Pengumpulan Spesimen Primer: Pengambilan sampel daripada pesakit di wad/klinik/bilik bedah Hospital USM atau organisasi luar bagi tujuan menjalankan ujian di Makmal Patologi, USM Kampus Kesihatan.

b. Pemohon: Pakar Perubatan/Pegawai Perubatan daripada klinik/wad/bilik bedah

Hospital USM atau organisasi luar yang memohon ujian Makmal Patologi, USM Kampus Kesihatan.

c. Petugas: Pembantu Makmal/Juruteknologi Makmal Perubatan yang bertugas di

Unit Penerimaan Spesimen dan Pengurusan Laporan, Makmal Patologi.

d. Histopatologi: ialah cabang patologi yang berkaitan dengan kajian penyakit ke atas hirisan tisu. Tisu perlu melalui beberapa peringkat proses seperti pengawetan/fiksasi, pemeriksaan makroskopik (grossing), pemprosesan tisu (dehiderasi, clearing, infiltrasi), embedding, mikrotomi dan pewarnaan rutin (H&E) sebelum patologis melakukan pemeriksaan mikroskopik dan diagnosis jenis penyakit yang khusus.

e. Fiksatif: Bahan kimia yang digunakan untuk mengawet dan memelihara struktur tisu dan sel daripada rosak.

f. Sitopatologi: Sitopatologi kajian berhubung dengan sel. Ia secara meluas di bahagikan kepada sitologi exfoliative dan aspirasi sitologi. Sitologi exfoliative melibatkan pemeriksaan spesimen yang mengandungi sel-sel exfoliated dari rongga badan dan permukaan. Aspirasi sitologi melibatkan pemeriksaan sel-sel yang diperolehi secara aktif dengan aspirasi jarum.

g. Autolisis: Struktur tisu dan sel menjadi rosak disebabkan tindakan enzim yang

dikeluarkan oleh organ tersebut kerana kelewatan memasukkan fiksatif.




Muka surat 2/17

Versi 2

Pindaan 2, 29

2. SINGKATAN

PP

P

MO

PS

JTMP

J

LA

AK

Po

Pt

LIS

ACH

HVS

RN

Pakar Patologi

Pakar (Perubatan)

Pegawai Perubatan

Pegawai Sains

Juruteknologi Makmal Perubatan

Jururawat

Lab Assistant

Atendan Kesihatan

Polis

Pesakit

Laboratory Information System

Acethyl Cholinesterase

High Vaginal Swab

Nombor Pendaftaran Pesakit




Muka surat 3/17

Versi 2

Pindaan 0

3. TUJUAN

Dokumen ini digunakan sebagai rujukan kepada pemohon di wad/klinik/bilik bedah Hospital USM dan organisasi luar mengenai tatacara pengumpulan spesimen pesakit yang memenuhi spesifikasi sebelum dihantar ke Makmal Patologi supaya ujian dapat di jalankan dengan betul dan tepat.

4. SKOP

Skop ini merangkumi perkhidmatan histopatologi/enzim ACH/biopsi ginjal/biopsi otot/hirisan beku/sitopatologi.

5. DOKUMEN RUJUKAN

a) HUSM/LCD/LQM : Laboratory Quality Manual

b) HUSM/PATH/MKPOL : Maklumat dan Polisi Jabatan Patologi

c) HUSM/PATH/QP-01 : Penerimaan dan Penolakan Spesimen

d) HUSM/PATH/QP-02 : Perkhidmatan Rutin Pemeriksaan Histopatologi (HPE)

e) HUSM/PATH/QP-03 : Perkhidmatan Ujian Sitopatologi

f) HUSM/PATH/QP-02/STM-04 : Perkhidmatan Hirisan Beku (Frozen Section)

g) HUSM/PATH/QP-02/STM-05 : Perkhidmatan Biopsi Ginjal

h) HUSM/PATH/QP-02/STM-06 : Perkhidmatan Penganalisaan Spesimen untuk Enzim Acetyl

Cholinesterase (ACH)

i) MS ISO 15189:2014 Malaysian Standards




Muka surat 4/17

Versi 2

Pindaan 3,23,26

6. MAKLUMAT AM

6.1 Lokasi Makmal Patologi Makmal Patologi berada di bangunan Pusat Pengajian Sains Perubatan (PPSP) kod G090-00b. Peta seperti dibawah:

Dari Hospital 6.2 Waktu Perkhidmatan Makmal Patologi

WAKTU PERKHIDMATAN MAKMAL PATOLOGI

Unit Penerimaan Spesimen dan

Pengurusan Laporan (UPSPL)

Perkhidmatan Fine Needle Aspiration

Cytology (FNAC)

Perkhidmatan

Seminal Fluid

Analysis (SFA) Ahad dan Selasa Isnin

di Klinik Surgeri di Bilik Ultrasound

Ahad hingga Rabu

Ahad hingga Rabu

Pagi 8.00 am – 1.00 pm 10.30 am – 12.30 pm 9.30 am -12.30 pm 8.10 am – 12.10 pm

Petang 2.00 pm – 5.10 pm 2.30 pm – 4.30 pm Tiada 2.00 pm – 4.10 pm

Khamis - - Khamis

Pagi 8.10 am – 1.00 pm - - 8.10 am – 12.10 pm

Petang 2.00 pm – 3.40 pm

- - 2.00 pm – 2.40 pm

Nota: Waktu penerimaan spesimen sehingga jam 4.30 petang (Hari Ahad - Rabu) dan jam 3.00

petang (Hari khamis).Tiada perkhidmatan untuk pelanggan semasa hari minggu, cuti umum dan

kelepasan am.

Dataran Pelajar

Jabatan Patologi

Parking Lot

Jabatan/Makmal

Imunologi

Makmal Patologi

X

Jabatan Hematologi




Muka surat 5/17

Versi 2

Pindaan 4, 27,30

6.3 Nombor Telefon Untuk Dihubungi

SENARAI NOMBOR TELEFON DI MAKMAL PATOLOGI

Bil. Nama Unit/Makmal No. Sambungan (Ext)

1 Unit Penerimaan Spesimen dan Pengurusan Laporan (UPSPL) 4009

2 Makmal Histopatologi 6454

3 Makmal Sitopatologi 6456

4 Makmal Imunohistokimia dan Makmal Ujian Khas 6462

5 Bilik MO 6453

6 Pejabat Jabatan Patologi 6441

7 Bilik Pegawai Sains 4007/4008

8 Bilik Seminar Makmal Patologi 6468

6.4 Borang Permohonan Yang Digunakan

a) Cetakan terus daripada LIS i. Histopathology Request Form RM029/01/13(P1) ii. Frozen Section Request Form iii. Pap Smear Request Form - RM044/11/10 iv. Cytology Request Form v. Seminal Fluid Analysis (SFA) Form RM030/01/11(P1) vi. FNAC Request Form

b) Borang Manual Lama

(Tiada cetakan baru, tamat digunakan jika borang telah habis.) i. Histopathology Request/Report – RM029/08/94 (warna hijau) ii. Frozen Section Request/Report - RM032/08/94 (warna kuning) iii. Cytology Request/Report - RM030/08/94 (warna pink) iv. FNAC Request/Report - RM031/08/94 (warna putih)

c) Borang Manual Baru

i. Histopathology Request Form - RM029/01/13(P1) (warna hijau) ii. Renal Biopsy Request Form - RM036/11/10(P1) (warna kuning) iii. Cytology Request Form - RM030/01/11 (P1) (warna pink) iv. Pap Smear Request Form – RM044/11/10 (warna putih)

Nota: 1) Untuk kes Biopsi Ginjal, Biopsi Rektal (Enzim ACH), External dan Kes Rogol (HVS) tidak menggunakan LIS. 2) Borang Manual digunakan juga sebagai back up untuk LIS.




Muka surat 6/17

Versi 2

Pindaan 5,15,20

6.5 Clinical Advice Jabatan Patologi mengadakan Clinico-Pathological Meeting bersama-sama dengan pelanggan dari jabatan lain sekiranya ada kes-kes yang perlu dibincangkan bersama Pakar Patologi dan Pegawai Perubatan Patologi. Nota: Semua permohonan dan pertanyaan tentang Clinico-Pathological Meeting ini boleh menghubungi terus Pejabat Patologi. 6.6 Petunjuk Kualiti

BIL. PROSES PETUNJUK KUALITI

1. Pre-examination Peratusan penolakan semua spesimen tidak melebihi 3%.

2. Examination Pencapaian 95% untuk semua slaid ujian yang dihasilkan memenuhi kualiti yang ditetapkan.

3. Post- examination Pencapaian 80% bagi laporan ujian kes segera tidak rumit yang selesai dalam tempoh 4 hari bekerja dan laporan ujian kes segera rumit yang selesai dalam tempoh 15 hari bekerja bagi uijian HISTOPATOLOGI. Pencapaian 80% bagi laporan ujian kes segera tidak rumit yang selesai dalam tempoh 4 hari bekerja dan laporan ujian kes segera rumit yang selesai dalam tempoh 13 hari bekerja bagi uijian SITOPATOLOGI.




Muka surat 7/17

Versi 2

Pindaan 16

6.7 Objektif Kualiti

BIL. OBJEKTIF KUALITI

1. At least 80% of laboratories achieve their rejection rate according to their quality indicator.

2. At least 80% of complaints are attended with corrective actions taken within 2 months.

3. At least 80% of participations in proficiency testing are satisfactory for all accredited scope.

4. At least one awareness programme on the quality system conducted at department level in a year

6.8 Maklum Balas Pelanggan Pihak Makmal sangat mengharapkan maklum balas dan cadangan daripada pihak pelanggan untuk penambahbaikan berterusan dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti. Sebarang maklum balas dan cadangan boleh dilakukan secara lisan/bertulis menggunakan borang berkaitan, email, telefon dan sebagainya. Alamat seperti di bawah: Ketua Jabatan Patologi Jabatan Patologi Hospital USM 16150 Kubang Kerian, Kelantan. 6.9 Semua staf Makmal Perubatan Hospital USM adalah tertakluk kepada Surat Aku Janji Kerahsiaan (HUSM/LCD/LQM/R1) yang telah ditetapkan.




Muka surat 8/17

Versi 2

Pindaan 17,21

7. UJIAN YANG DITAWARKAN 7.1 Histopatologi

a) Pemeriksaan Histopatologi Rutin (Rutin HPE) b) Hirisan Beku (Frozen Section) c) Biopsi Ginjal (Renal Biopsy) d) Enzim ACH (Rectal Biopsy) e) Biopsi Otot (Muscle Biopsy) f) Pewarnaan Khas (Special Stain) g) Imunohistokimia (IHC)

7.2 Sitopatologi

a) Gynaecology (conventional pap smear and liquid-based preparation) b) Non-Gynaecology (i.e. body fluids, sputum, brushing) c) Fine Needle Aspiration Cytology (FNAC) d) Seminal Fluid Analysis (SFA) e) High Vaginal Swab (HVS) for Spermatozoa Examination (medico-legal)

8. TEMPOH MASA KEPUTUSAN

TEMPOH MASA KEPUTUSAN

Bil. Jenis Ujian Tempoh Masa (hari bekerja)

Kes Biasa Kes Rumit/ Memerlukan Ujian

Lanjutan

1 Histopatologi (Rutin HPE) 10 hari 20 hari

2 Hirisan Beku (Frozen Section) 1 jam (secara lisan) 2 jam (secara lisan)

3 Biopsi Ginjal dan Biopsi Otot 20 hari

4 Enzim ACH (Biopsi Rektal) 10 hari 20 hari

5 Sitopatologi 7 hari 20 hari

6 Kes Segera HISTOPATOLOGI 4 hari 15 hari

7 Kes Segera SITOPATOLOGI 4 hari 13 hari




Muka surat 9/17

Versi 2

Pindaan 6,8

9. TATACARA MENGISI BORANG PERMOHONAN Semua spesimen yang dihantar untuk ujian Makmal Patologi hendaklah disertakan dengan borang permohonan yang betul (rujuk prosedur 6.4, muka surat 5/17) dan dihantar dalam satu salinan untuk permohonan melalui LIS dan dua salinan (duplicate) untuk permohonan menggunakan borang manual. Maklumat berikut mestilah diisi dengan lengkap oleh pemohon ujian.

a) Nama pesakit, nombor pendaftaran (R/N), tarikh lahir/nombor kad pengenalan (I/C), jantina, alamat (wad/kilinik)

b) Riwayat klinikal yang lengkap c) Jenis spesimen d) Nama Pakar/Pegawai Perubatan yang memohon e) Tarikh/Masa spesimen diambil/permohonan

Nota: Untuk borang cetakan LIS, tandatangan dan cop Pakar/Pegawai Perubatan yang memohon ujian tidak diperlukan TETAPI untuk borang manual masih diperlukan.

10. LABEL SPESIMEN Label pada bekas spesimen hendaklah lengkapi dengan maklumat berikut:

a) Nama pesakit b) Nombor pendaftaran (R/N) c) Alamat (wad/klinik) d) Jenis spesimen e) Jenis ujian dipohon f) Tarikh/masa spesimen diambil




Muka surat 10/17

Versi 2

Pindaan 7,24, 28

11. KRITERIA PENOLAKAN SPESIMEN

Permohonan ujian yang tidak memenuhi spesifikasi berikut akan ditolak.

a) Butir-butir pesakit pada borang permohonan tidak sama dengan label pada bekas spesimen.

b) Borang permohonan/label pada bekas spesimen tidak lengkap. c) Tiada spesimen/label pada bekas spesimen. d) Jenis borang permohonan yang digunakan salah. e) Jenis spesimen tidak sama antara borang dan label spesimen. f) Fiksatif yang digunakan salah. g) Slaid pap smear kering tanpa bahan fiksatif. h) Spesimen medico-legal (kes rogol) tidak dimetri dan bercop di atasnya, borang tidak

diisi dengan lengkap dan spesimen tidak dihantar oleh polis.

i) Spesimen air mani melebihi 1 jam dari masa pengambilan. j) Spesimen tidak mencukupi/sesuai untuk diproses.




Muka surat 11/17

Versi 2

Pindaan 9

12. TATACARA PENGUMPULAN SPESIMEN UJIAN HISTOPATOLOGI

Bil Jenis Ujian Jenis Spesimen Tatacara

1 Rutin HPE Semua jenis tisu manusia

1. Semua spesimen mesti difiksasikan dengan fiksatif 10% Neutral Buffered Formalin (NBF) pada kadar SEGERA (sebaik sahaja spesimen dikeluarkan daripada pesakit). 2. Isipadu fiksatif sekurang-kurangnya 10 kali ganda isipadu spesimen atau spesimen mesti terendam sepenuhnya di dalam fiksatif. Nota: KELEWATAN memasukkan spesimen dalam fiksatif akan menyebabkan AUTOLISIS.

2 Hirisan Beku (Frozen Section)

Tisu Segar (Tanpa Fiksatif)

1. Dapatkan panduan dan temujanji daripada MO Jabatan Patologi sekurang-kurangnya satu hari sebelum prosedur dijalankan. 2. Anggaran masa untuk menghantar spesimen mestilah diberitahu kepada MO/PP Makmal Patologi. 3. Spesimen mesti dihantar SEGERA ke makmal dalam keadaan segar (fresh) iaitu tanpa bahan pengawet (tidak perlu fiksasi). Nota: Jika berlaku kelewatan atas sebab-sebab munasabah, pihak makmal menerima spesimen sehingga jam 5.00 petang.

3 Biopsi Ginjal (Renal Biopsy)

Tisu Biopsi Ginjal 1. Temujanji perlu dilakukan dengan JTMP di Makmal Ujian Khas, Makmal Patologi sekurang-kurangnya satu hari sebelum prosedur dijalankan. 2. Sekurang-kurangnya dua (2) strip spesimen tisu diambil. Setiap strip secara optimum dikehendaki mencapai 2 cm panjang. Satu (1) strip tisu dimasukan ke dalam fiksatif 10% NBF. Untuk strip kedua, glomeruli dikenal pasti dan cebisan tisu yang mempunyai glomeruli dimasukkan ke dalam Phopshate Buffer Saline (PBS). Tisu selebihnya daripada strip kedua dimasukan ke dalam 10% NBF.

4 Enzim ACH (Rectal Biopsy)

Tisu Biopsi Rektal 1. Temujanji perlu dilakukan dengan JTMP di Makmal Ujian Khas, Makmal Patologi sekurang-kurangnya satu hari sebelum prosedur dijalankan. 2. Sekurang-kurangnya dua (2) spesimen biopsi tisu diambil. 1 tisu biopsi dimasukan ke dalam 10% NBF manakala 1 tisu lagi dihantar ke makmal dalam keadaan segar (fresh) tanpa pengawet. Tetapi, jika MO/Pakar (Perubatan) memperolehi hanya SATU spesimen biopsi sahaja, maka tisu tersebut hendaklah dihantar dalam keadaan segar tanpa pengawet ke makmal dengan segera.




Muka surat 12/17

Versi 2

Pindaan 0


5 Biopsi Otot (Muscle Biopsy)

Tisu Biopsi Otot 1. Temujanji perlu dilakukan dengan JTMP di Makmal Ujian Khas, Makmal Patologi terlebih dahulu sekurang-kurangnya satu hari sebelum prosedur dijalankan. 2. Spesimen mesti dihantar SEGERA ke makmal dalam keadaan segar (fresh) iaitu tanpa bahan pengawet (tidak perlu fiksasi). 3. Lokasi Pengambilan Biopsi Otot

a) Elakkan daripada kawasan yang menunjukkan tanda klinikal yang maksima, iaitu bahagian yang selalunya menggambarkan ‘peringkat akhir’ sesuatu penyakit di mana hanya tisu lemak dan tisu konektif fibrous sahaja kelihatan.

b) Sebaliknya, kawasan dengan klinikal sederhana biasanya menunjukkan perubahan primer yang membantu menjelaskan keadaan/sebab kerosakan.

c) Kawasan yang telah disuntik dengan dadah atau trauma, juga perlu dielakkan, dan kajian jarum EMG hendaklah dilakukan pada sisi bahagian kaki , untuk mengelakkan berlaku inflammasi.

d) Pemilihan tempat bergantung kepada maklumat norrosakf yang diperolehi, dan kaedah teknikal yang terlibat. (contohnya biopsi terbuka atau biopsi conchotome)

e) Kebiasaannya, spesimen diperolehi daripada kawasan yang bebas daripada salur darah besar dan saraf contohnya, bahagian atas paha atau sebelah sisi bahagian atas bersempadan dengan lutut.

f) Tempat lain seperti bahu (deltoid), lengan (bicep branchii) atau otot betis (tibialis anterior) boleh juga dipilih bergantung kepada persembahan klinikal.

4. Biopsi otot kaedah terbuka a) Melaluinya, spesimen yang besar boleh

diperolehi dan diproses secara berasingan dalam ujikaji biokimia, immunoblotting, mikroskop cahaya dan mikroskop elektron.

b) Pastikan ubat pelali tidak meresap ke dalam otot.

c) Penggunaan teknik steril, gurisan selari dengan otot yang mengelembung lebih kurang 3-4cm panjang pada kulit.

d) Otot berbentuk selinder dikeluarkan dengan bantuan pengepit yang direka khas untuk orientasi serat otot di samping membantu menghalang pengecutan dan pembentukkan artefak.




Muka surat 13/17

Versi 2

Pindaan 0


5 Sambungan: Biopsi Otot (Muscle Biopsy)

e) Hujung tisu yang dikepit hendaklah dibuang semasa pemeriksaan mikroskopik, tetapi boleh digunakan untuk immunoblotting dan ujian biokimia. Kaedah yang sama pada spesimen autopsi digunakan.

Kelemahan teknik ini, ialah saiz spesimen otot yang besar, mungkin menyebabkan parut pada tisu, dan menimbulkan masalah pada pelali keseluruhan. Bagaimanapun, teknik ini masih diperlukan pada otot selain ‘quadricep’ yang hendak dibiopsikan 5. Penghantaran Biopsi Otot

a) Pastikan tisu otot diletakkan di atas “tongue depressure” dan diikat di kedua hujung sampel dan diletakkan ke dalam bekas dengan kain kasa yang dibasahkan dengan salin berisotonik.

b) Spesimen kecil hendaklah dilindungi daripada kekeringan yang melampau dengan melindunginya dengan aluminium foil.

c) Dalam keadaan apa sekalipun elakkan penggunaan fiksatif.

d) Sebaiknya, spesimen hendaklah dibiarkan mengendur selama 10-15 minit sebelum dibekukan, di mana sepatutnya ia berlaku sendiri dalam masa 1 jam selepas dikeluarkan.

e) Jika berlaku kelewatan, sejukkan spesimen dalam peti ais (bukan peti sejuk dingin).

f) Guna cecair kultur tisu sebagai media pengangkut.

g) Pembungkusan dengan ais kering tidak digalakkan kerana ais akan merosakkan tisu.




Muka surat 14/17

Versi 2

Pindaan 10,18

13. TATACARA PENGUMPULAN SPESIMEN UJIAN SITOPATOLOGI

Bil Jenis Ujian Bekas Spesimen

Kuantiti Spesimen

Tatacara

1. Gynaecology Cervical/Vault/Vaginal (PAP Smear)

a) Smear Konvensional

Botol Pap Smear yang

mengandungi larutan 95%

alkohol

1-2 smear

Smear dilabelkan dengan dua (2) identifikasi (Nama dan RN) pada slaid frosted-end. Smear direndamkan sepenuhnya di dalam larutan 95% alkohol dengan SEGERA dan dihantar ke makmal.

b) Liquid Based

Preparation Vial Thin

Prep/Path Tezt yang dibekalkan

Hantar spesimen ke makmal untuk diproses. Elakkan penggunaan lubricant ketika pengambilan spesimen.

2. Non-Gynaecology Ascitic fluid (Peritoneal fluid/washing)

Botol Steril 20-50ml atau sebanyak

yang dikumpul

Hantar spesimen ke makmal dengan SEGERA untuk diproses. Jika tidak, simpan di dalam peti sejuk antara suhu 2-8°C (24-48 jam) sahaja. Jika tidak sel akan rosak.

3. Pleural fluid Botol Steril 20-50ml atau sebanyak

yang dikumpul


4. Pericardial fluid Botol Steril 20-50ml atau sebanyak

yang dikumpul


5. Peritoneal fluid Botol Steril 20-50ml atau sebanyak

yang dikumpul





Muka surat 15/17

Versi 2

Pindaan 11


Kuantiti Spesimen

Tatacara

6. Sputum Botol Steril Sebanyak yang

terkumpul

Spesimen hendaklah dikumpulkan pada AWAL PAGI. Hantar spesimen ke makmal dengan SEGERA untuk diproses. Jika tidak, simpan di dalam peti sejuk antara suhu 2-8°C (12-24 jam) sahaja. Jika tidak sel akan rosak.

7. Cerebrospinal fluid (CSF)

Botol Steril Sekurang-kurangnya

0.5ml

Hantar spesimen ke makmal dalam tempoh 1-2 jam setelah diambil. Jika tidak, simpan di dalam peti sejuk antara suhu 2-8°C (12-24 jam) sahaja. Jika tidak sel akan rosak.

8. Cyst fluid Botol Steril 20-50ml atau sebanyak

yang dikumpul


9. Urine (air kencing) Botol Steril 10-20ml atau sebanyak

yang dikumpul

Hantar spesimen ke makmal dalam tempoh 1-2 jam setelah diambil. Jika tidak, simpan di dalam peti sejuk antara suhu 2-8°C (12-24 jam) sahaja. Jika tidak sel akan rosak.

10. Bronchial brushing Botol Pap Smear yang


alkohol

1-2 smear Smear dilabel dengan dua (2) identifikasi (Nama dan RN) pada slaid frosted-end. Smear direndam sepenuhnya di dalam larutan 95% alkohol dengan SEGERA dan dihantar ke makmal.

11. Bronchial washing Botol Steril 10-20ml atau sebanyak

yang dikumpul


12. Bronchial alveolar lavage

Botol Steril 10-20ml atau sebanyak

yang dikumpul





Muka surat 16/17

Versi 2

Pindaan 12


Kuantiti Spesimen

Tatacara

13. Eye fluids/Eye washing

Botol Steril/Picagari

yang digunakan untuk mengambil

spesimen

Sebanyak mana yang terkumpul


14. Synovial fluid Botol Steril Sebanyak mana yang terkumpul


15. Fine Needle Aspiration Cytology (FNAC)

- - Dapatkan temujanji daripada MO Jabatan Patologi sekurang-kurangnya satu hari sebelum prosedur dijalankan. Borang kebenaran prosedur hendaklah dikepilkan bersama-sama borang permohonan ujian.

16. Seminal Fluid Analysis (SFA)

Botol Steril 5ml atau sebanyak

yang dikumpul

Hantar spesimen ke makmal dalam tempoh satu (1) jam selepas spesimen diambil. Jika tidak sperma akan rosak.

17. High Vaginal Swap (HVS) for Spermatozoa Examination (medico-legal)

Botol Pap Smear yang


alkohol

1 smear a) Smear dilabel dengan dua (2) identifikasi (Nama dan RN) pada slaid frosted-end. b) Pastikan slaid terendam sepenuhnya di dalam larutan 95% alkohol dan dihantar terus ke makmal. c) Bekas spesimen ‘swab’ mestilah di metri (sealed) dengan lilin khas dan bercop di atasnya. d) Butir-butir pesakit/ mangsa, maklumat ringkas kejadian serta tarikh dan masa spesimen diambil hendaklah ditulis dengan jelas pada borang permohonan. e) Semua spesimen yang dihantar mesti dihantar oleh pihak polis, dicatatkan nama, nombor staf dan nombor telefon polis berkenaan.




Muka surat 17/17

Versi 2

Pindaan 19,22

14. PERMOHONAN KES SEGERA (URGENT CASE)

a) Permohonan hanya boleh dibuat oleh Doktor yang merawat.

b) Kes berkenaan mestilah diberitahu melalui telefon (temujanji) dengan MO/PP Makmal

Patologi bertugas.

c) Perkataan Kes Segera (Urgent Case), MO/PP yang dihubungi, Doktor yang memohon dan tarikh/masa permohonan hendaklah dicatatkan dalam borang permohonan oleh doktor yang merawat.

Penting: Pembantu Makmal atau JTMP yang bertugas di UPSPL, Makmal Patologi akan cop ‘Urgent’ Makmal Patologi dan cop Laporan Lisan semasa menerima spesimen yang mana mesti terdapat maklumat seperti (c) di dalam borang permohonan. Jika tidak terdapat maklumat seperti (c), maka spesimen tersebut tidak di kira sebagai kes segera.

d) Tempoh masa keputusan diketahui adalah 4 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes

rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 15 hari) bagi ujian Histopatologi.

e) Tempoh masa keputusan diketahui adalah 4 hari bekerja kecuali jika kes tersebut kes rumit/memerlukan ujian lanjutan (keputusan dalam tempoh 13 hari) bagi ujian Sitopatologi.

MANUAL PENGUMPULAN SPESIMEN PRIMERh.usm.my/images/makmal/Manual_Pengumpulan_Spesimen...MUKA SURAT PERKARA i Isi Kandungan ii Rekod Semakan iii - vii Rekod Pindaan 1 Definisi 2 Singkatan

Documents