-
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
....................................................................................................................
1 KATA
PENGANTAR.....................................................................................................
3 MANFAAT MENGGUNAKAN ALAT ABSENSI SIDIK
JARI................................... 4
Fakta
.............................................................................................................................
4
Kemudahan...................................................................................................................
4 Fungsi Keseluruhan
......................................................................................................
4 Sistem Shift Yang
Flexibel...........................................................................................
5 Penggunaan Tunggal
(Standalone)...............................................................................
5
CARA MENJALANKAN SOFTWARE DENGAN METODE FLOWCHART....... 6 BAB 1
..............................................................................................................................
9 PENGENALAN
PRODUK.............................................................................................
9
Pengenalan Produk
.......................................................................................................
9 BAB 2
............................................................................................................................
11 CARA
PENGGUNAANNYA.......................................................................................
11
2.1. Petunjuk Penggunaan Tipe OA101
..................................................................
11 2.1.1. Tampilan Interface Utama Tipe
OA101....................................................... 11
2.1.2. Regestrasi User
.............................................................................................
11 2.1.3. Delete (Hapus) User.
....................................................................................
12 2.1.4. Time Setting (Merubah
Waktu)....................................................................
13
2.2. Other Setting (Pengaturan
Lain)..........................................................................
13 2.2.1. Initialization (Clear All Data) / Hapus Semua Data.
.................................... 13
BAB 3
............................................................................................................................
13 BAB 3
............................................................................................................................
14 SISTEM INSTALASI
...................................................................................................
14
Sistem Instalasi
...........................................................................................................
14 3.1. Tata Cara Pengoperasian
.....................................................................................
14 3.2. Sistem Instalasi
....................................................................................................
14 3.3. Menghapus Program (Uninstall The Program)
................................................... 17
BAB 4
............................................................................................................................
18 SISTEM KOMUNIKASI
..............................................................................................
18
Sistem Komunikasi Data
............................................................................................
18 4.1. Sistem Komunikasi dan Manajemen
Koneksi..................................................... 19
4.1.1. Penambahan Koneksi Time
Attendance.......................................................
19 4.1.2. Mengganti Sistem Koneksi (Modify)
........................................................... 20
4.1.3 Menghapus Sistem Koneksi (Delete)
............................................................ 20
4.1.4. Menghubungkan Mesin Dengan Sistem Software
....................................... 20 4.1.5. Download Data
Record
................................................................................
21 4.1.6. Download Data Staff
....................................................................................
22 4.1.7. Download Data Sidik Jari Staff
....................................................................
22 4.1.8. Setting
Parameter..........................................................................................
23 4.1.9. Upload Data Staff
........................................................................................
25 4.1.10. Upload Data Sidik Jari (Fingerprint)
.......................................................... 26
4.1.11. Timing Record Collection
..........................................................................
27
-
2
4.1.12. Setting
Sistem.............................................................................................
28 4.1.13. Sistem Kontrol Waktu Sebenarnya
............................................................ 28
4.1.14. Memutus Koneksi dengan Mesin
............................................................... 29
4.1.15. Keluar Dari Sistem
.....................................................................................
29
BAB
5.............................................................................................................................
30 LATAR BELAKANG
MANAGEMENT....................................................................
30
Latar Belakang
Management......................................................................................
30 5.1. Masuk ke
Sistem..................................................................................................
30 5.2. Setting
Sistem......................................................................................................
31
5.2.1. Setting
Parameter..........................................................................................
31 5.2.2. Manajemen
Administrator............................................................................
35 5.2.3. Merubah Record Masuk / Log In
.................................................................
36 5.2.4. Manajemen
Log............................................................................................
38 5.2.5. Database Link
...............................................................................................
38 5.2.6. Keluar dari Sistem
........................................................................................
39
5.3. HR
Management..................................................................................................
40 5.3.1. Manajemen
Departemen...............................................................................
40 5.3.2. Maintenance
Staff.........................................................................................
41
5.4. Manajemen
Kehadiran.........................................................................................
44 5.4.1. Setting Liburan dan
Festival.........................................................................
44 5.4.2. Manajemen Shift
..........................................................................................
45 5.4.3. Arrange a Temporary Shift (Susun Shift
Sementara)................................... 54 5.4.4. Attendance
Records (Record Kehadiran)
..................................................... 55 5.4.5.
Attendance Statistical report forms (Form Laporan Statistik
Kehadiran).... 56
5.5. Deal With Exceptions (Transaksi/Persetujuan Dengan
Perkecualian)................ 63 5.5.1. Away on business/Ask for
leave ( Urusan Bisnis/Ijin Keluar)..................... 63 5.5.2.
Deal With Forgetting Punching In/Out (Staff Lupa Absen Datang /
Pulang)................................................................................................................................
64 5.5.3. Punching In/Out Collectively (Absen Masuk / Pulang Secara
Kolektif) ..... 65 5.5.4. Deal With Coming Late / Leaving Early
Collectively (Datang Terlambat / Pulang Awal
Kolekif).............................................................................................
65
5.6. Data Maintenance (Maintenance Data)
............................................................... 66
5.7. Personnel Lists Importing (Impor Daftar Data Pribadi)
...................................... 67
5.7.1. Attendance Recods Importing (Impor Record
Kehadiran)........................... 69 5.7.2. Clear The Obsolute
Data (Hapus Data Mutlak/Absolut).............................. 69
5.7.3. Compress and Repair Database (Kompres dan Memperbaiki
Database)..... 70 5.7.4. Back Up the Database (Back up Database)
.................................................. 70 5.7.5.
Initialize System (Sistem Inisialisasi)
.......................................................... 70
5.8. External Program Management (Manajemen Program
Eksternal)...................... 71 5.8.1. External Program
(Program Eksternal)
........................................................ 71 5.8.2.
Connect to Time Attendance Machine (Koneksi ke Mesin Absensi)
.......... 72
BAB 6
............................................................................................................................
73 PERTANYAAN DAN JAWABAN YANG SERING
DITANYAKAN....................... 73
-
3
KATA PENGANTAR
Kepada Para Pelanggan Yang Terhormat,
Terima kasih atas kepercayaan para pelanggan yang selaku
pengguna produk
andalan perusahaan kami, yaitu tipe OA101. Produk kami
benar-benar telah diakui
teknologinya di seluruh belahan dunia, sebagai alat absensi
sidik jari, yang dilengkapi
dengan sistem komunikasi komputer yang sebaik dan secanggih
teknologi mikro
elektronik. Dari produk tersebut telah diakui atas tiga
kombinasi teknologinya, yang
terdiri dari sistem elektronik, serat optik, dan media
komunikasi komputer. Memang
tidak diragukan lagi kehebatan teknologi pada produknya, karena
telah menjadi pilihan
utama, sebagai alat bantu waktu kehadiran (absensi) karyawan
pada perusahaan, dengan
fungsi yang lulus uji. Kepada para pelanggan yang budiman, kami
sarankan kepada
anda untuk untuk membaca buku manualnya dengan seksama, sebagai
awal pemahaman
terhadap fungsi dan pengetahuan dasar instalasi, teknik
debuging, sistem maintenance,
cara pemakaian, beserta juga sistem manajemen penggunaan yang
lebih baik.
Penggunaan teknologi Biometrik pada produk kami tanpa disadari
telah
memberikan dampak yang positif berupa kepecayaan, kenyamanan,
dan manfaat
terhadap sistem manajemen yang bonafit bagi perusahaan,
khususnya yang bagian
Sumber Daya Manusia.
-
4
MANFAAT MENGGUNAKAN ALAT ABSENSI SIDIK JARI
Fakta
Sentuhan sidik jari dari staff yang hadir pada kondisi tetap
(diterima) dapat
disimpan oleh alat tersebut dengan benar dan tepat. Pemeriksaan
absensi kehadiran staff
pada alat tersebut bisa digunakan, dengan bantuan password.
Dengan bantuan alat
absensi sidik jari dengan mudah anda dapat mengenali sistem
hadir karyawan. Begitu
mudah untuk mengatasi semua masalah dengan sentuhan jari anda,
tanpa perlu merasa
khawatir jika kartu tidak terdeksi atau kehilangan fungsinya dan
lupa akan
passwordnya. Demikianlah, kendala pada Departemen Sumber Daya
Manusia dapat
dihindari dan keabsahan pada sistem hadir karyawan dapat
dijalankan.
Kemudahan
Penggunaan alat tersebut begitu mudah dan menyenangkan sebagai
alat absensi
sidik jari yang stand alone unit (tanpa terhubung dengan
computer waktu absensi). Anda
tidak perlu merasa khawatir jika kartu tidak bisa terbaca
(terdeteksi) atau rusak, tanpa
perlu sistem maintenance, juga hemat waktu dan uang. Hanya cukup
sentuhkan sidik
jari pada permukaan sensornya, sistem akan memeriksa para
pengguna melalui sidik
jarinya secara otomatis dan sekaligus menyimpan dengan tepat dan
juga sesuai dengan
keadaan pada waktu alat tersebut memeriksa sidik jari
pengguna.
Fungsi Keseluruhan
Sistem alat tersebut dapat digunakan dengan berbagai macam
fungsi yang
berbeda, yaitu dengan menampilkan laporan absensi dengan
menggunakan sidik jari,
perhitungan absensi, dan hasil laporan dapat anda cetak. Laporan
absensi sidik jari
dapat melaporkan berbagai alasan, seperti urusan kerja waktu
dinas luar, sistem waktu
hadir, liburan, dan sebagainya. Pemeriksaan dan perhitungan
dapat timbul berdasarkan
perbedaan periode waktu, departemen, kepentingan individu atau
kombinasi keduanya
untuk berbagai macam alasan terhadap waktu hadir karyawan,
laporan dari absensi dan
hasil cetak dapat diwujudkan secara sempurna.
-
5
Sistem Shift Yang Flexibel
Software ini mendukung pengaturan kerja pada periode shift
mingguan,
pergantian shift kerja dan sebagainya. Variasi waktu kerja,
waktu libur (libur nasional),
ijin staff dan waktu lembur serta untuk permasalahan yang rumit
di setiap kebutuhan
oleh setiap enterprise.
Penggunaan Tunggal (Standalone)
Sistem mesin dapat bekerja tanpa perlu disambungkan ke PC
(standalone),
kemudahan pada cara menjalankannya tanpa perlu tambahan sumber
tenaga.
-
6
CARA MENJALANKAN SOFTWARE DENGAN METODE FLOWCHART
( Bab Penting Bacalah Dengan Seksama)
Berikut yang termasuk dalam softwarenya adalah : sistem
parameter, manajemen
pada departemen, maintenance pada staff, manajemen pada waktu
kerja, waktu usai
kerja, dan laporan statistik. Bagaimana menggunakan program
softwarenya dengan
benar ?. Begitu banyak hingga tidak cukup waktu untuk memahami
hanya dari fungsi
masing-masing modulnya dan cara menggunakan softwarenya, yang
dijelaskan dengan
metode flowchart. Demikianlah laporan yang benar yang bisa
diperbarui.
Cara menjalankan program softwarenya dapat dijabarkan dengan
metode
flowchart melalui petunjuk gambar berikut :
System Parameter
Department Management
Staffer Maintenance
Shift Maintenance
Exception Management
Seting aturan T&A, aturan statistik, nama perusahaan, dan
status ijin
Tambah, hapus, dan rubah departemen
Tambah, hapus, dan rubah data staff, import dan transfer data
staff.
Setting daftar waktu dan jam kerja
Tempatkan jam kerja staff atau pada jam kerja sementara
Statistic Report
Ikutilah, periksa, dan hitunglah recordnya untuk mengetahui
waktu hadir sebagai laporan
Ijin untuk urusan bisnis / ijin keluar/ lupa absen masuk /
keterlambatan secara kolektif
Kumpulkan record dari unitnya atau import record dari file yang
dibackup
Record Collection
Staffer Schedule
1.
2.
3.
4.
7.
6.
5.
8.
-
7
1. Ketika software sedang dijalankan pertama kali, settinglah
parameter dulu seperti
nama perusahaan, peraturan waktu hadir, peraturan statistik
untuk awalnya, waktu
keterlambatan, waktu lembur, dan sebagainya, ijin keluar. Ketika
settingan telah
lengkap, maka tidak perlu untuk merubah kekurangan pada
peraturan manajemen
perusahaan yang patut untuk diubah
2. Normalnya, begitu banyak departemen pada salah satu
perusahaan dan semua
departemen perlu untuk mulai secara manual seperti mengimpor
sistem staff secara
langsung. Depatemen sebaiknya disetting lengkap sebelum
memasukkan data staff.
3. Ketika software digunakan pertama kali, maka buatlah file
tulisan dengan format
(*.txt) atau file Microsoft Excel (*.xls) untuk sistem staff
perusahaan berdasarkan
format tertentu. Untuk formatnya, simaklah baris berikut pada
Import Staffer List,
sehingga semua sistem staff dapat diimpor dengan satu kali saja.
Sistem staff dapat
pula ditambahkan, dihapus, diperbarui, dan ditransfer pada
sistem departemen yang
baru selama masih digunakan di masa mendatang.
4. Pertama siapkan daftar waktu / jam kerja (dari jam masuk
kerja sampai jam pulang
kerja) berdasarkan peraturan perusahaan dan kemudian settinglah
shiftnya.
5. Setelah shift disetting lengkap, program software tersebut
dapat dijalankan sampai
shift tersebut diterapkan pada staff. Masing-masing staff hanya
punya satu shift.
Catatlah tanggal mulai shift. Setelah penempatan shift, maka
susunlah tanggal kerja
dan waktu sehingga dapat dilihat dengan jelas untuk setiap
staffnya.
6. Record pada transaksi telah disediakan setiap unit alat
absensinya. Download
recordnya dari unit tersebut sebelum menampilkan hitungan
laporanya. Pada
tambahan, informasi staff dan file tempalate sidik jari dapat
diupload dan
didownload diantara unit dan komputer. Simak baris pada
Background
Management untuk tampilan informasi yang lebih lengkap.
7. Selalu ada staff yang ijin untuk kepentingan bisnis, ijin
tidak masuk, dan lupa absen
yang terjadi pada perusahaan. Suatu ketika terjadi perbaikkan,
maka cocokkan
waktu pada program software untuk menghindari kesalahan pada
laporan
statistiknya.
-
8
8. Setelah semua cara penggunaan softwarenya dijelaskan diatas,
maka software
tersebut bisa dijalankan, perhitungan laporannya pun dapat
dijalankan. Laporan
tersebut dapat dihitung berdasakan status kehadiran pada semua
staff atau staff
tertentu dari sebuah departemen tertentu berdasarkan periode
waktu tertentu.
Pada Attendance Calculating and Report, pertama pilihlah awal
dan akhir
tanggal pada sistem staff, dengan mengklik Calculate dan sistem
akan menghitung
secara otomatis dan memeriksa kevalidan pada recordnya.
(Diprogram tersebut masih
terdapat beberapa record yang tidak benar selama digunakan
perunitnya. Untuk instansi,
jika salah satu staff absen dengan jari kurang lebih dua kali
dalam periode yang singkat,
salah satu diantara record dianggap sebagai absen yang tidak
sesuai / tidak valid. Jika
kita jumpai beberapa kesalahan pada perhitungan softwarenya,
maka adminnya bisa
juga merubah secara manual untuk menghindari kesalahan pada
hasil laporannya.
Catatan : Dari penjelasan diatas dengan metode flowchart, kita
dapat melihat bahwa
ada sebuah kesalahan pada laporan perhitungan di salah satu
staffnya, alasan yang
mungkin sesuai petunjuk berikut :
Sistem shift staff atau shift sementara yang dianggap tidak
benar. Adanya
pengecualian seperti staff yang ijin dinas keluar / ijin tidak
kepentingan pribadi / lupa
absen masuk atau pulang kerja dianggap tidak benar. Periksa dan
hitunglah transaksi
recordnya yang dianggap tidak benar.
-
9
BAB 1
PENGENALAN PRODUK
(Tema pada bab ini adalah pengenalan komponen sebagai fungsi
pada T& A)
Pengenalan Produk
Bio Office dengan tipe OA101 memiliki multi fungsi secara
tunggal pada T&A
yang diluncurkan pada tahun 2007, yang berfungsi untuk
mendeteksi sidik jari. OA101
dapat mengidentifikasi semua kesulitan dalam pembacaan sidik
jari yaitu untuk area
yang sulit terdeteksi oleh alat tersebut.
Tipe OA101 merupakan puncak awal dari alat T&A dengan 128X64
pada LCD
warna biru. Model alat ini dapat digunakan secara tunggal atau
dapat pula
disambungkan via USB port. Alat absensi sidik jari
diidentifikasikan sebagai alat yang
memiliki sistem keamanan tingkat tinggi. Record kehadiran asli
bisa juga disimpan
pada unitnya.
-
10
Model yang digunakan secara tunggal (standalone), desain yang
lebih ringan, penginstalan yang mudah dan tampilan pada softwarenya
yang ramah.
Sistem baterai CMOS Chip dari industri philip, dengan tampilan
yang lebih menyakinkan.
Kecepatan dalam mengidentifikasi yang luar biasa, yaitu sekitar
1 detik. Beberapa model pembacaan / verifikasi : sidik jari saja,
ID saja + password, ID dan
sidik jari.
Sistem lampu Indicator LED dengan tiga warna. Metode komunikasi
dengan sistem USB Port. Kapasitas user: 500 users. Kapasitas alat
absensi sidik jari yaitu 500. Kapasitas penyimpanan data record
30.000. Ukuran kaca sensor : 140x30 (mm). Power Input 220 V /
5V
-
11
BAB 2
CARA PENGGUNAANNYA
Bab ini mengutamakan sistem setting, yaitu bagaimana untuk
menambah dan
menghapus daftarstaffi absensi sidik jari
2.1. Petunjuk Penggunaan Tipe OA101
2.1.1. Tampilan Interface Utama Tipe OA101
2.1.2. Regestrasi User Untuk pertama kali tekan tombol Menu Key,
masukan orginal password (password
default) 9999 dan tekan tombol Ok untuk masuk ke menu user
regrestrasi, sebagai
berikut:
-
12
Catatan : Untuk merubah menu gunakan tombol Menu Key
Urutan menu adalah : Enroll (regestrasi) user, Deletion (hapus)
user, time seting (setting
waktu).
Sistem akan otomatis memberi default ID (seperti : 0001)
Jika ingin memasukkan ID baru yang anda inginkan, tekan Esc Key
untuk menghapus
default ID dan masukan ID baru yang sesuai :
Catatan : Untuk merubah option gunakan tombol Option Key
Urutan option : 1. Enroller sidik jari pertama, 2. Enroller
sidik jari kedua, 3. Password.
Gunakan tombol Option Key untuk memilih option yang anda
inginkan kemudian tekan
tombol Ok.
Catatan : Untuk merubah option gunakan tombol Option Key
selanjutnya anda bisa
melakukan enroller (pastikan indikator LED beroperasi dalam
proses enroller).
2.1.3. Delete (Hapus) User. Gunakan tombol Menu Key untuk
memilih menu (User Deletion), masukan ID user
yang anda ingin hapus dan kemudian tekan tombol Ok.
-
13
2.1.4. Time Setting (Merubah Waktu) Tekan tombol Menu Key, pilih
time and setting masukan tanggal dan jam yang benar.
Formatnya adalah :YY-MM-DD / HH:MM:SS, untuk contoh : 07-01-01 /
07:00:00,
tekan tombol Ok untuk menyimpan (confirm).
2.2. Other Setting (Pengaturan Lain).
2.2.1. Initialization (Clear All Data) / Hapus Semua Data.
Masuklah dalam mode enroller, masukkan 0000 kemudian tekan
tombol Ok, kemudian
masukkan 9999 untuk menghapus semua data (data yang akan dihapus
: record absensi,
informasi staff, sidikjari staff).
-
14
BAB 3
SISTEM INSTALASI
Bab ini lebih lebih mengutamakan cara menginstal dan mengahapus
instalasi software
dan hardware untuk proses kerjanya
Sistem Instalasi
Pertama kita akan menginstal software yang merupakan latar
belakang manajemen pada
sistem komputernya. Simaklah petunjuk berikut :
3.1. Tata Cara Pengoperasian
Spesifikasi Hardware :
Pentium II 256 keatas, pentium III 500 keatas yang
direkomendasikan
Memori 128 Mb sampai dengan keatas
Kapasitas Hardisk 100 Mb
COM (USB Port) untuk koneksi
CD-ROM (CD-ROM untuk keperluan instalasi)
Kartu VGA dengan resolusi 800 x 600 sampai dengan keatas
Operating System :
Microsoft Windows 2000 ( direkomendasikan )
Microsoft Windows XP
3.2. Sistem Instalasi
Masukkan CD instalasi T&A ke CD-ROM dan secara otomatis
proses instalasi bekerja.
Jika tidak kliklah file setup.exe pada drive CDROM pada windows
explorer, windows
akan menampilkan menu berikut :
-
15
Klik tab Next untuk melanjutkan instalasi (lihatlah gambar
diatas) :
Pilihlah tujuan sistem directorinya untuk menginstal progam dan
defaultnya akan
menampilkan C:\Att, klik Next untuk melanjutkan instalasi
(lihatlah gambar
diatas) :
-
16
Kliklah Back maka instalasi akan kembali kelayar sebelumnya dan
pilihlah kembali
tujuan directorinya, kliklah Next maka instalasi akan
menampilkan gambar berikut :
Penginstalan akan selesai setelah beberapa detik (lihatlah
gambar diatas) :
Kliklah Finish untuk menutup program instalasi dan icon akan
muncul secara
otomatis pada desktop, kliklah dua kali iconnya dan program
manajemen T&A muncul.
Untuk tambahan Time and Attendance System telah ada pada All
Program, lihatlah
gambar berikut :
-
17
Shortcut dari Time and Attendance System ikut dimunculkan di All
Programs.
3.3. Menghapus Program (Uninstall The Program)
Kliklah Uninstall Time and Attendance System pada gambar diatas,
klik Next
dan program akan terhapus secara otomatis.
Lihatlah catatan berikut : Semua file dan data akan dihapus
setelah proses penghapusan
(uninstall) pada program, maka pastikan lebih dahulu sebelum
menjalankan aplikasinya
(uninstall).
-
18
BAB 4
SISTEM KOMUNIKASI
Bab berikut membahas tenteng bagaimana menambah, menghapus, dan
mengeset
sistem komunikasi antara PC dan koneksi
Sistem Komunikasi Data
Sebelum melakukan komunikasi data, anda terlebih dahulu dan
diharuskan menginstall
driver dari OA101, driver itu terletak pada CD master pada
direktori Driver, klik dua
kali pada file PreInstaller maka menu berikut akan tampil :
Kliklah tombol Install, maka proses installasi driver akan
berjalan, kemudian muncul
menu berikut :
Kliklah tombol Ok untuk mengakhiri proses instalasi Driver.
-
19
4.1. Sistem Komunikasi dan Manajemen Koneksi
Klik External menu pada softwarenya dan pilih Connect to Time
and Attendance
Machine, windows yang secara otomatis akan manampilkan pop up
berikut :
Setelah berhasil terhubung melalui Com Port, maka sistem tanggal
akan diupload dan
didownload diantara koneksi dan aplikasi softwarenya, setting
parameter pada sistem
koneksinya dapat dijalankan dengan mudah, ikuti petunjuk berikut
ini.
4.1.1. Penambahan Koneksi Time Attendance
Klik Add maka secara otomatis windows akan menampilkan gambar
berikut ini :
Catatan :
Nomor Com Port : Normalnya adalah Com 3.
-
20
Peberitahuan :
Untuk melihat com port berapa mesin terkoneksi dengan PC, anda
bisa melihat dari
Sistem Properties Hardware Device Manager Port (Com+LPT), anda
bisa melihat di Com port berapa alat CP210x USB to UART, itu
terkoneksi dengan PC.
4.1.2. Mengganti Sistem Koneksi (Modify)
Plilihlah sistem koneksi dan klik Modify maka secara otomatis
windows akan
menampilkan gambar berikut :
Pilihlah sistem metode komunikasi dan klik OK untuk
menyelesaikan modifikasinya.
4.1.3 Menghapus Sistem Koneksi (Delete)
Pilihlah sistem koneksinya dan klik Delete secara otomatis
windows akan
menampilkan gambar berikut :
Klik OK untuk menyelesaikan penghapusan pada sistem
koneksinya
4.1.4. Menghubungkan Mesin Dengan Sistem Software
Pilihlah sistem koneksinya dan tekan Connect, secara otomatis
windows akan
menampilkan gambar berikut :
-
21
Masukkan password yang benar : Password aslinya adalah 09999,
setelah berhasil
terkoneksi, maka sistem koneksi informasinya akan menampilkan
(Jumlah Staff, Versi
firmwire, kapasitas sidik jari ...dll) dapat tampil pada menu
utamanya, artinya kita dapat
melakukan beberapa pengoperasian yang diinginkan.
4.1.5. Download Data Record
Kliklah Download Record pada pilihan Operating Item dan secara
otomatis akan
menampilkan gambar berikut :
Klik OK untuk mendownload data record ke manajemen
softwarenya.
-
22
4.1.6. Download Data Staff
Klik Download Staff pada sistem operasinya dan windows akan
menampilkan :
Klik OK untuk mendownload data staff ke software
manajemennya.
4.1.7. Download Data Sidik Jari Staff
Klik Download Fingerprint pada sistem pengoperasiannya dan
windows akan
menampilkan gambar berikut :
Klik data staff yang akan didownload (Tip : Dengan menekan
tombol Ctrl untuk
memilih sistem individu atau kelompok sesuai dengan pilihan),
dan jika diklik All,
maka semua staff akan dipilih, klik OK untuk mendownload data
sidik jarinya. Maka
windows akan menampilkan menu berikut :
-
23
Setelah proses download, kita dapat melihat data sidik jari
staff yang telah didownload
dan data sidik jari staff yang belum dimasukkan. (Pengoperasian
dapat dijalankan
secara menurun sesuai kebutuhan )
4.1.8. Setting Parameter.
Klik Setting Parameter pada pilihan sistem operasinya sesuai
petunjuk gambar
berikut :
-
24
1. Inisialisasi Pada Alat Absensi (Initialize System).
Kliklah Initialize System pada Data management sesuai petunjuk
gambar
berikut :
Klik OK untuk mulai inisialisasi. Sistem mesin akan dikembalikan
sesuai settingan
awal pabriknya. Dan semua data akan terhapus.
2. Sinkronisasi Waktu Alat Absensi dengan Komputer
Fungsi ini untuk mengatur waktu pada mesin secara otomatis
sesuai dengan komputer
3. Menghapus Data Informasi Staff
Kliklah Delete Staffers sesuai petunjuk gambar berikut :
Kliklah staff (Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk
pilihan lebih dari satu /
MultiSelect) dan jika data Staff ingin terhapus pada waktu yang
sama, pilihlah Delete
The Selected Staff On Computer, Klik OK untuk menghapus data
staffnya.
-
25
4. Menghapus Record Absensi
Setelah proses Download Record dilakukan, Klik Delete Attendance
Record
Untuk menghapus record yang tanggalnya telah berakhir pada
mesinnya. Setelah
muncul petunjuk berikut, kemudian klik OK untuk menghapus data
recordnya.
Catatan : Harap hati-hati saat menjalankan proses tersebut,
lakukan proses ini setelah
berhasil mendownload semua recordnya.
4.1.9. Upload Data Staff
Kliklah Upload Staffs pada pilihan Operasinya dan ikuti tampilan
windows
promptnya :
Pilihlah Staff (Gunakan tombol Ctrl atau tombol Shift untuk
pilihan lebih dari satu /
MultiSelect) dan klik OK untuk mengupload data informasi
staffnya.
-
26
4.1.10. Upload Data Sidik Jari (Fingerprint)
Kliklah Upload Fingerprint pada pilihan operasinya, dan tampilan
windows
promptnya:
Pilihlah data fingerprint pada Staffnya (Gunakan tombol Ctrl
atau tombol Shift untuk
pilihan lebih dari satu / MultiSelect) dan klik OK untuk
mengupload data sidik jari
staff.
-
27
4.1.11. Timing Record Collection
Klik Timing Record Collection pada pilihan operasinya, dan
windows akan
menampilkan promptnya :
Fungsi ini memperbolehkan untuk mengumpulkan / mendownload
record absen secara
otomatis dari mesin dengan pengaturan waktu. Masingmasing mesin
memiliki 5
pengaturan waktu.
Mach No.: Pilihlah nomor mesin yang benar.
Password : masukkan pasword sesuai dengan password mesin yang
dipilih.
Collecting Time : masukkan waktu / jam pada kolomnya sebelum
klik Add Time,
sesuai dengan kebutuhan anda untuk mendownload record secara
otomatis dan kliklah
Add untuk meyelesaikan pengaturan timing yang pertama.
(Catatan : maksimal 5 aturan waktu)
-
28
4.1.12. Setting Sistem
Klik Setting pada menu tool, akan muncul tampilan berikut :
Berilah tanda cawang pada Run Automatically When System
Starts
Berilah tanda cawang pada Listen to Serial Port (untuk membaca
benar atau
tidaknya yang mana dapat dibaca berdasarkan kebutuhan
sebenarnya).
Listen to LAN Port adalah setting defaultnya.
4.1.13. Sistem Kontrol Waktu Sebenarnya
Klik Setting pada menu tool, akan muncul petunjuk berikut :
Sistem windows akan menampilkan record dengan segera, staff mana
yang sudah
verifikasi. Jeda waktunya dapat diatur dari 1 hingga 120 menit
untuk menampilkan real
time control.
Catatan : Hanya ketika anda memilih Listen to serial port atau
Listen to LAN
Port pada Setting, sehingga anda bisa mendapatkan data waktu
sebenarnya.
-
29
4.1.14. Memutus Koneksi dengan Mesin
Klik untuk memutus koneksinya
4.1.15. Keluar Dari Sistem
Klik dan akan muncul tampilan prompt :
Klik OK untuk keluar dari sistem.
-
30
BAB 5
LATAR BELAKANG MANAGEMENT
Tema utama pada Bab ini tentang bagaimana mengumpulkan sistem
record kehadiran
dari koneksi yang berbeda dengan manajemen softwarenya dan
membuat laporan
dengan tampilan yang berbeda. Background software dapat
digunakan untuk mengatur
sistem informasi staff, membuat aturan untuk sistem kehadiran
dan sebagainya.
Latar Belakang Management.
Managemen sofwarenya dapat mengumpulkan record kehadiran dari
beberapa koneksi
yang berbeda, menghitungan berdasarkan setting shiftnya dan
hasil akhir membuat
tampilan laporan yang berbeda. Latar belakang sofwarenya bisa
mengatur informasi
staff, membuat aturan kehadiran dan sebagainya.
5.1. Masuk ke Sistem
Klik dua kali di ikon pada dekstop untuk mulai masuk ke software
program
attandancenya. Tampilan Log-in akan muncul seperti tampilan
gambar dibawah ini :
Nama default administratornya adalah Admin dan passwordnya
dikosongi. Sistem
Log in dan dikuti tampilan berikut ini :
-
31
Tampilan utama terdiri dari tiga bagian :
1. Sistem Menu : termasuk modul fungsi penuh beserta
informasi.
2. Tombol Shortcut : tombol shortcut dari modul fungsi perintah,
shortcut diurutkan
sesuai alur kerja, untuk kemudahan dalam menjalankannya.
3. Status Kolom : menunjukkan sistem waktu secara umum, masuk ke
sistem
administrator dan sistem informasi.
5.2. Setting Sistem
Klik "System" pada menu utama, sesuai petunjuk berikut :
5.2.1. Setting Parameter
Klik "Parameter Setting" pada menu sistem. Akan diikuti tampilan
menu windows
seperti gambar dibawah ini :
-
32
Basic Parameters
Masukkan nama perusahaan, sistem defaultnya "Head Office".
Masukkan nama perusahaan yang diangggap sebagai kepala Daftar
Departemen. Sehari
waktu kerja dihitung berapa menit sebagai dasar waktu
penghitungan kehadiran yang
mana akan dijadikan sistem standar peralihan untuk menghitung
waktu terlambat dalam
bekerja / waktu pulang awal / lembur bebas, menit merupakan
standar peralihan pada
jam dan hari kerja.
"Late For Work as how many minutes" dapat disetting ketika not
clock in / tidak
absen masuk pada saat jam masuk kerja, "Early to leave as how
many minutes",
ketika not clock out / tidak absen pulang pada saat jam pulang
kerja. Bebas lembur
dapat pula dihitung sesuai dasar waktunya seberapa banyak menit
yang dibutuhkan
untuk bekerja setelah jam pulang kerja.
"Shift expand two days" di setting sesuai kondisi
sebenarnya.
Stat. Rules (Aturan Status Kehadiran)
Klik halaman "Stat. Rules" sesuai petunjuk gambar dibawah ini
:
-
33
Halaman ini menggambarkan bagian "Stat. Rules" untuk item :
Normal, Late, Early, Business leave, Leave, Absence, Over time,
Free Over time.
"Accumulate by Times" : Hanya dihitung total waktu, menampilkan
akumulasi waktu
pada laporan.
"Round at Total" : Menambahkan total waktu dan berdasarkan
sistem sekitar unit
korespoden.
"Round Down" : Menyisakan jumlah desimal tanpa harus
diperhitungkan sebagai
contoh : Jika perhitungan minimal perunitnya 1 hari, jika
akumulasi waktunya adalah
1,1 perharinya atau 1,9 perharinya, maka hasil perhitungannya
adalah 1 hari.
''Round Up'' : Menyisakan jumlah desimal tanpa harus
diperhitungkan sebagai
contoh : Jika perhitungan minimal perunitnya 1 hari, jika
akumulasi waktunya adalah
1,1 per harinya atau 1,9 per harinya, maka hasil perhitungannya
adalah 2 hari.
Round Off : Jika perhitungan desimalnya sama atau lebih dari 0,5
maka
ditambahkan 1 unit, atau yang lain diabaikan saja.
Catatan : Setting "Stat. Rules" diatas akan memberikan pengaruh
langsung terhadap
hasil statistiknya, buatlah settingan sesuai petunjuk diatas
berdasarkan keadaaan yang
sesungguhnya pada perusahaan anda untuk menjamin ketepatan dan
keakuratan laporan.
Leave Class (Klasifikasi Ijin)
Klik "Leave Class", akan diikuti tampilan gambar berikut ini
:
-
34
Add new leave class / membuat klasifikasi baru :
Klik "Append", masukkan nama klasifikasi ijinnya pada kolom
"Leave Classs" dan
pilih warna pada kolom "Show Color" dan klik "Save" untuk
menyelesaikannya.
Revise Leave Class / memperbaiki klasifikasi ijin
Pilih salah satu nama leave class yang ingin diperbaiki, klik
"Modify", masukkan nama
baru pada kolom "Leave Class" dan warna baru pada kolom "Show
Color", klik
"Save" untuk menyelesaikannya.
Delete Leave Class / Hapus Leave Class :
Pilih salah satu nama leave class yang ingin dihapus, klik
delete, klik OK untuk
menyelesaikannya.
Field Definition :
-
35
Pada halaman ini kita akan menambahkan nilai korespondensi untuk
"Nation",
"Specialty", "Position", "Education", pada menu "Staffer
Maintenance"
5.2.2. Manajemen Administrator
Klik "System" pada kolom "Administrator" diikuti tampilan
windows berikut ini :
Tambah Administrator baru :
Klik Append masukkan nama Administrator yang baru pada kolom
"Administrator", pilih hak-hak administrator dibawah kolom
administrator dan klik
"Save" untuk menyelesaikan penambahan administrator baru.
Password default pada
-
36
administrator yang baru adalah 888888. Masuklah pada menu
pendaftaran administrator
baru, dan Klik menu "System" ''Administrator's Pasword Set"
untuk setting pasword baru pada Administrator untuk keamanan
sistem.
Catatan : Ketika banyak administrator yang menjalankan software
ini, ini
memungkinkan untuk setting akses yang benar pada masing-masing
administrator.
Dapat dikatakan bahwa ketika seorang administrator masuk, maka
fungsinya hanya
dijalankan secara terbatas.
Ganti Administrator
Pilih nama Administrator, klik "Modify", masukkan nama baru pada
administrator dan
sistem korespondensi yang benar pada kolom "Administrator" dan
klik "Save" untuk
menyelesaikan / mengakhirinya.
Hapus Administrator
Pilih nama Administrator yang akan dihapus dan klik "Delete"
untuk menyelesaikan
penghapusan sesuai dengan promptnya.
Memperbaiki Password Administrator
Klik menu "System" "Administrator's Password Set" diikuti
tampilan berikut ini :
Masukkan password yang asli pada kolom "Old Pwd" masukkan
password baru pada
kolom "New Pwd" masukkan lagi password yang sama pada kolom
"Confirm Pwd"
dan klik "Ok" untuk menyelesaikannya.
5.2.3. Merubah Record Masuk / Log In
Klik menu "System" kemudian "Modified Record Log" diikuti
tampilan berikut ini :
-
37
Pilih Departement, ID Staff dan range waktu dan klik "Search"
dan recordnya yang
sama dengan kondisi diatas akan ditampilkan seperti tampilan
dibawah ini :
Catatan : Mengganti record lognya akan menampilkan seluruh
record kehadiran yang
telah dirubah, jika ada record yang telah diperbaiki
kesalahannya sebelumnya, itu dapat
direcoveri dengan cara memilih record dan klik "Restore,
kemudian klik "Close"
untuk keluar dari tampilan.
-
38
5.2.4. Manajemen Log.
Klik menu "System" kemudian "Managing Log" diikuti tampilan
berikut ini :
Ini record log / masuk semua operasi yang dilakukan oleh setiap
administrator, pilih
"Administrator" dan range waktunya kemudian klik "Search'' untuk
melihat operasi
apa yang telah dilakukan oleh administrator dengan range waktu
yang telah dipilih,
memungkinkan bahwa multi-administrators dapat menggunakan
sofware pada waktu
yang bersamaan.
5.2.5. Database Link
Sistem ini diadopsi dari tampilan Interface database Microsoft
ADO, sesuai database
pada Acess 2000. Database defaultnya Att2003.Mdb dibawah setup
utama directorinya.
Anda dapat mensetting hubungan database berdasarkan kondisi yang
sebenarnya, ketika
muncul petunjuk kesalahan seperti gambar dibawah ini, anda harus
menghubungkan
databasenya lagi.
-
39
Klik "Database Linking" pada menu sistemnya , diikuti tampilan
berikut ini :
Masukkan nama database atau Klik tanda ....... tombol untuk
memilih file database yang
benar (Catatan : Anda dapat mengklik "Test Connection" untuk
mengetes hubungan
yang benar dengan database )
5.2.6. Keluar dari Sistem
Klik "Exit System" pada menu sistem diikuti tampilan berikut ini
:
-
40
Klik "Ok" untuk keluar dari manajemen Sofware dan kembali ke
sistem Windows.
5.3. HR Management
Klik "HR Management" pada menu utama, diikuti tampilan berikut
ini :
5.3.1. Manajemen Departemen
Klik "Departement Management" di menu "HR Management", diikuti
tampilan
windows berikut ini :
Buat Departemen Baru
Klik "Append" masukkan nama departemen baru dan klik "Save"
untuk membuat
sub departemen departemen pilihan.
Rubah Departemen
-
41
Pilihlah departemen, klik "Modify" dan masukkan nama departemen
yang baru,
kemudian klik "Save".
Hapus Departemen
Pilihlah departemen , klik "Delete" dan kemudian klik "Ok" untuk
melengkapinya.
Catatan : Pengulangan pada nama departemen tidak diperbolehkan,
jika masih ada
staff didalam departemen yang dihapus, staff ini secara otomatis
akan ditransfer ke
departemen Head Office.
5.3.2. Maintenance Staff
Klik "Staffer Maintenance" pada menu "HR Management" diikuti
tampilan
windows berikut ini :
Tambah Staff
Pilihlah departement yang akan dimasukkan staffnya, klik
"Append", dan masukkan
informasi staff , kemudian klik "Save" untuk melengkapi.
-
42
Catatan : Bagian pada "Calculate Attendance", ''Calculate Over
time", "Rest on
Holiday", dibawah "Attendance Set" memiliki hubungan dengan
laporan, settinglah
dengan benar. Jika check box pada ''Calculate Attandance'' pada
staff ini tidak
dicawang, disini tidak akan ada hasil statistik untuk staff ini
dilaporan, jika kotak check
box pada "Calculate Overtime" tidak dicawang, maka hasil
statistik lembur dari
karyawan ini akan menjadi 0 (nol), kecuali dia punya "Temporary
Shift" yang
didefinisikan kerja lembur; jika kotak check box pada "Rest on
Holiday" tidak
dicawang, hari libur tidak akan memberikan pengaruh pada shift
untuk karyawan ini;
jika kotak check box pada "Rest on Holiday" dicawang, pada hari
libur dia libur,
ketika ada shift pada hari itu (holiday) untuk staff ini, shift
ini akan menjadi tidak valid.
Jika ada record kehadiran dari staff ini, record ini akan
dianggap lembur bebas.
Rubah Staff
Pilihlah nama staff, klik "Modify" dan masukkan informasi yang
baru kemudian klik
"Save".
Catatan : Staffer ID merupakan identitas penting / eksklusif
yang dimilik oleh staff
tersebut, yang mana hanya dapat ditambahkan dan dihapus, tetapi
tidak bisa diperbaiki.
Hapus Staff
Pilihlah nama staff, klik "Delete" dan kemudian klik "Ok" untuk
melengkapi.
Anda harus berhati hati ketika menghapus staff pada semua record
kehadiran staff,
daftar shift akan dihapus pada waktu yang bersamaan.
Import Staff
Klik "Import" pengimporan staff windows akan menampilkan
tampilan impor staff.
Pindah Staff ke Departement Lain
Pilih nama staff yang ingin anda pidah ke departemen lain, klik
"Transfer" dan diikuti
tampilan pop up windows berikut ini :
-
43
Pilihan departemen yang baru dan klik "Ok" untuk melengkapi.
Export Staff
Klik kanan pada daftar staff dan diikuti tampilan pop up windows
berikut ini :
Semua area yang ditampilkan pada daftar info staff dapat
dibatasi melalui bagian
submenu pada "Column", sementara itu untuk penggantiannya akan
diambil hasilnya
dan disimpan.
Klik "Show all Columns" untuk menampilkan semua area pada
daftarnya.
Klik "Export Data" dan akan diikuti tampilan prompt windows
berikut ini :
-
44
Pilihlah tujuan directory untuk hasik export, file dengan format
(txt or xls) dan nama
filenya, klik "Save" untuk konfirmasi.
Catatan : File excel yang diekspor dapat digunakan untuk backup
informasi dan bisa di
impor kembali.
5.4. Manajemen Kehadiran
Klik "Attendance" pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini
:
5.4.1. Setting Liburan dan Festival
Klik "Holiday List" pada menu ''Attendance'', akan menampilkan
gambar berikut ini:
-
45
Tambah Daftar Liburan atau Festival
Klik append kemudian masukkan nama liburan atau festival dan
aturannya, klik
"Save" ketika sudah siap.
Rubah Daftar Liburan atau Festival
Pilih liburan atau festival yang ingin anda perbaiki, kemudian
klik "Modify" dan
masukkan informasi baru, klik "Save" ketika sudah siap.
Hapus Daftar Liburan atau Festival
Pilih liburan atau festival yang ingin anda hapus, kemudian klik
"delete" untuk
menghapus daftar liburan atau festival.
5.4.2. Manajemen Shift
Hubungan antara Shift dan Timetable : setting Shift harus
dilakukan dengan
dua langkah : Pertama, settinglah kebutuhan Timetable, Kedua,
settinglah Shiftnya.
Satu atau lebih Timetable dapat dimasukkan dalam satu Shift.
Timetable adalah periode waktu diantara jam masuk kerja dan jam
pulang sesuai
peraturan perusahaan, pada instansi, peraturan perusahaan yang
dikehendaki sesuai
waktu kerja yaitu antara pukul 08.00 12.00 dan 13.00 17.00.
Sehingga pukul 08.00
12.00 dan pukul 13.00 17.00 merupakan dua Timetable. Jika dua
Timetable tersebut
ingin dibuat Shift, dua Timetable ini harus dibuat terlebih
dahulu. Di sini kita
menggunakan Timetable morning sebagai identifikasi pukul 08.00
12.00 dan
Timetable afternoon sebagai identifikasi pukul 13.00 17.00, maka
dua Timetable
tersebut telah disetting. (simak baris berikut berdasarkan
petunjuk lengkapnya pada bab
ini yaitu bagaimana membuat Timetable) dan kemudian kita dapat
membuat Shift
seperti Normal Shift yang satu Shift Cycle dan Cycle Unit yang
akan disetting.
Kemudian kita harus membuat dua Timetable morning dan afternoon,
sehingga
setting Shift tersebut dapat disetting secara lengkap.
-
46
Pengenalan singkat yang dijelaskan kepada anda, supaya anda
mendapatkan
gambaran secara umum tentang hubungan diantara Timetable dan
Shift, secara lengkap
cara membuat Shift akan kita temukan pada 2 sesi berikunya.
Maintenance Timetable
Klik Timetable dan Shift pada menu Attandance, akan muncul
tampilan windows
berikut :
Membuat Timetable Baru
Klik Append dan masukkan informasi korespondensinya :
Timetable
Name untuk nama Timetable, Shift hari, jam masuk kerja (On Duty
Time) pukul
08.00, jam pulang kerja (Off Duty Time) pukul 17.00, jam mulai
bisa absen masuk
(Begin Clock in Time) pukul (07.00), jam batas akhir bisa absen
masuk (End Clock in
Time) pukul 13.00, jam mulai bisa absen pulang (Begin Clock Out
Time) pukul 16.00,
jam batas akhir bisa absen pulang (End Clock Out Time) pukul
20.00, toleransi
terlambat (Late error allowance) bisa diisi 5 menit, toleransi
pulang lebih awal (Early
Error Allowance) bisa diisi 5 menit, penghitungan jam kerja
dalam hari (Count As
Work Day) diisi 1 hari, penghitungan jam kerja dalam menit
(Count As Work Time)
-
47
sesuai lama jam kerja dari jam masuk sampai jam pulang, kalau
sesuai contoh diatas
diisi 480 menit, beri tanda cawang () pada kolom Must C-In dan
Must C-Out,
terakhir klik Save untuk menyelesaikan.
(Catatan : setiap bagian harus disetting pada Timetable tanpa
mengosongi kolom
sebelah kiri. Begin Clock In Time dan End Clock In Time,
disetting range waktu
periode yang benar untuk absen masuk. Record yang tidak sesuai
dengan range akan
dianggap sebagai satu data yang tidak cocok/tidak valid. Untuk
contoh Begin Clock-
In Time diisi pukul 07.00 dan End Clock In Time diisi 13.00.
Jika record absen
masuk sedang menunjukkan antara 07.01 sampai 12.59, maka semua
recordnya
dianggap benar, tetapi jika record absen masuk menunjukkan pukul
06.59, maka
dianggap tidak benar / tidak valid.
Disamping itu, Begin Clock In Time dan End Clock In Time bisa
lebih dari satu
hari (maksudnya End Clock In Time bisa juga sebelum Begin Clock
In Time)
tetapi tidak bisa lebih lama dari 24 jam.
Late Error Allowance maksudnya berapa menit yang dibutuhkan
setelah On
Duty dianggap sebagai suatu keterlambatan. Early Error Allowance
maksudnya
berapa menit yang dibutuhkan sebelum Off Duty dianggap pulang
awal. Count As
Work Day dan Count As Work Time digunakan untuk menghitung ijin
keluar
untuk urusan bisnis, ijin keluar, tidak masuk kerja dan
lembur.
Memberi tanda cawang pada Must C-In dan Must C-Out atau tidak
akan
berpengaruh pada hasil penghitungan. Jika Must C-In tercawang
dan Timetable
diikuti oleh staff yang termasuk dalam shift, dia akan dianggap
absen atau akan
diikutkan ke dalam pernyataan Not clock in count as late xxx
minutes dalam
Parameter Setting jika dia tidak absen masuk atau ijin keluar.
Anggapan yang lain,
jika ada record jam pulang/Off Duty hanya untuk dia, absennya
akan dianggap normal.
Modifikasi Timetable
Pilih nama timetable yang ingin anda rubah, dan klik Modify,
kemudian masukkan
informasi baru, kemudian klik Save ketika sudah selesai
merubah.
Hapus Timetable
-
48
Pilih nama timetable yang ingin dihapus, klik Delete, klik OK
untuk
menyelesaikannya.
Catatan : Begin Clock-in Time dan End Clock-in Time untuk
membuat range waktu
yang valid untuk absen masuk/Clock-in. Clock-in/absen masuk
diluar range waktu tadi
akan dianggap record yang tidak valid. Ini sama dengan Clock Out
Time, settinglah
berdasarkan kondisi latihan.
Contoh Tambah Sebuah Timetable
Lengkapilah proses untuk penambahan empat timetable :
Shift hari normal pukul 08.00 17.00
Shift pagi pukul 04.00 12.00
Shift siang pukul 12.00 20.00
Shift malam pukul 20.00 04.00
(Informasi yang lain dapat disetting berdasarkan kondisi
latihan. Simaklah gambar A
pada halaman 50. Simaklah catatan disana tanpa mengosongi bagian
sebelah kiri).
Maintenance Shift :
Klik Shift Maintenance pada gambar A di halaman 50 dan akan
diikuti tampilan
windows pop up sebagai berikut :
-
49
Tambah Shift :
Klik Append dan masukkan informasi yang sesuai pada kolok Shift
Name seperti:
normal shift, jumlah perputaran shift (Cycle) diisi 1 , satuan
perputaran shift (Cycle
Unit) dalam minggu (week), dan klik Add, pilihlah timetable dan
range waktu pada
shift ini di tampilan windowsnya (lihat gambar B dibawah ini).
Untuk mudahnya, pilih
timetable Day shift dan pilih dari hari senin sampai jum'at dan
kemudian klik OK,
kembali ke tampilan windows tadi dan klik Save untuk melengkapi.
(silahkan lihat
contoh untuk detailnya)
Rubah Shift
Pilihlah nama Shift yang ingin dirubah dan klik Modify, kemudian
masukkan
informasi baru pada Shift Name dan lainya, klik Save untuk
melengkapi.
Hapus Shift
Pilihlah shift yang akan dihapus dan klik delete.
Contoh : tiga shift
Buat shift dengan nama Three Shifts (Simak catatan berikut : ini
diasumsikan bahwa
shift ini perputaranya dalam minggu, perputarannya setiap 3
minggu dan staff memiliki
hari libur pada hari sabtu dan minggu).
-
50
Langkah 1 :
Klik Append, masukkan Three shift pada kolom Shift Name, setting
Cycle
jadi 3 dan Cycle Unit dalam week. Silahkan lihat gambar dibawah
ini :
Langkah 2 :
Buat Koresponden Timetable jam kerja yang cocok berdasarkan
Cycle : minggu
pertama ( Shift pagi, dari Senin sampai Jumat).
Klik Add dan diikuti tampilan pop up windows berikut :
-
51
Pilih Timetable Shift Pagi untuk ditambahkan dan pilih range
waktu untuk memakai
timetable ini from monday to friday of the first week dan Klik
OK untuk
melengkapi setting di minggu pertama.
Minggu kedua ( Shift Siang, dari senin sampai jumat )
Klik Add buat koresponden kerja dalam tampilan windows (lihat
hasilnya pada
gambar dibawah ini )
Klik OK untuk melengkapi setting jam kerja untuk minggu
kedua.
Minggu Ketiga ( Shift Malam, dari Senin sampai Jumat )
Klik Add buat koresponden kerja dalam tampilan window (lihat
hasilnya pada
gambar dibawah ini )
-
52
Klik OK untuk melengkapi setting jam kerja untuk minggu
ketiga.
Setelah langkah diatas dilengkap, jangan lupa klik Save dan
pembuatan Thre Shift
akan dijalankan. ( lihat gambar dibawah ini )
Urutkan Shift Staff
Klik Staffer Scheduling pada menu Attandance. Diikuti tampilan
window berikut
ini :
-
53
Pilih departemen atau beberapa staff yang dibutuhkan untuk
mengurutkan shift, klik
Arrange, diikuti tampilan windows berikut ini :
Buat Shift Baru
Pilih koresponden shift, untuk contoh : tanggal mulai
(commencement date) dan
tanggal akhir (deadline) dari shift ini adalah normal class,
klik tombol Add, klik 1
pada tampilan pop up kotak dialog untuk mengakhiri penambahan
shift baru.
Catatan :
Jika Unit perputaran dari penjadwalan adalah week dan jumlah
perputaran lebih dari
2, tanggal mulainya harus disetting Sunday.
Jika Unit perputaran dari penjadwalan adalah month dan jumlah
perputaran lebih dari
2, tanggal mulainya harus disetting 1st day of a month.
-
54
Hapus Shift
Pilih shift pada tampilan form shift yang mana yang ingin
dihapus, klik tombol delete,
klik OK untuk tampilan kotak dialog pop up untuk menyelesaikan
penghapusan shift.
5.4.3. Arrange a Temporary Shift (Susun Shift Sementara)
Ketika satu atau banyak jam kerja staff dibutuhkan untuk dirubah
sementara, anda
dapat menyusun shift sementara. Klik Add Temporary diikuti
tampilan windows
berikut ini :
Klik OK dan jadwal sementara dapat dioperasikan. Kemudian klik
Add dan diikuti
tampilan pop up windows berikut ini :
-
55
Klik OK maka timetable akan disimpan, klik Save maka jadwal
sementara akan
disimpan.
Delete : menghapus timetable yang dipilih
Clear : menghapus semua timetable di tampilan range waktu
Cancel : menghapus jadwal sementara yang ada pada range waktu
yang dipilih.
5.4.4. Attendance Records (Record Kehadiran)
Klik Attendance Records pada menu Attendance, diiukuti tampilan
berikut ini :
Inquiry of attendance records (Permintaan records hadir)
Pilih departemen, staff, waktu mulai dan waktu terakhir yang
diperlukan untuk
ditampilkan, kemudian klik Search, anda dapat melihat hasil dari
record kehadiran.
Attendance record report form preview (Form tampilan laporan
record
kehadiran)
Klik Report ketika windows menampilkan record kehadiran yang
diminta, anda dapat
mendapatkan form laporan secara otomatis.
Attendance records exporting (Meng ekpor record kehadiran)
Jika ingin mengirim keluar record kehadiran, hanya perlu meng
klik Export, anda
dapat mengirim keluar data yang diminta.(format file : txt,
xls).
-
56
Klik Modify Log dan log-modify windows akan dipanggil, untuk
menampilkan
modifikasi log dari waktu dan record kehadiran.
5.4.5. Attendance Statistical report forms (Form Laporan
Statistik Kehadiran)
Menampilkan form laporan :
Klik Calculating and Report pada menu Attendance, diikuti
tampilan windows
berikut ini :
Pilihlah tanggal mulai, tanggal berakhir dan departemen dan
staffnya yang dibutuhkan
untuk dihitung, kemudian klik calculate diikuti tampilan windows
berikut ini :
-
57
Disana ada empat tabel informasi setelah dicari / search dan
dihitung yang dapat
ditampilkan dengan baik.
Attendance Exceptions : menampilkan hasil record kehadiran
asli
Shift Exceptions : menampilkan hasil kehadiran staff berdasarkan
jadwal
jam kerja
Other Exceptions : menampilkan data staff yang yang ijin
(leave), keluar
dan lembur dan lain-lain
Calculated Items : menampilkan semua staff dihitung dari
beberapa item
seperti ; Normal/Hadir, Late/Terlambat, Early/Pulang Awal,
Absent/Tidak
Hadir, Overtime/Lembur, dll.
Catatan : Ketika melakukan transaksi penghitungan Out/Keluar,
harus ada Out
Back/Kembali dan hanya Out/Keluar dan Out Back/Kembali dalam
satu shift yang
dapat dihitung.
Jam-jam kerja dalam laporan : Actual-Late-Early-Out
Perkecualian dengan record kehadiran :
Buka The Attendance exceptions option card (kartu pilihan record
kehadiran) untuk
disesuaikan dengan record. Lihat gambar dibawah ini :
-
58
Kita akan melihat beberapa kesalahan seperti : State
Mistake/Status Salah, Invalid
Record/Record Tidak Sesuai, Repeated Record/Record Terulang dll,
akan
didikripsikan. (Jika kita akan memperbaiki, klik kanan pada
record dan akan
menampilkan menu berikut ini :
Definisi masing-masing pilihan sebagai berikut :
Export Data : Meng ekspor data daftar tampilan record kehadiran
ke dalam file format
txt atau xls.
Create Report for Currrent Grid : menampilkan dasar laporan pada
data dalam
daftar tampilan record kehadiran untuk ditampilkan dan di
print/cetak.
Change State : Mengganti record kehadiran yang dipilih ke
pernyataan baru
Secara manual berhubungan dengan record kehadiran, tergantung
pada situasi
prakteknya
Deleted Selected : tandai recordnya seperti penghapusan manual,
menghapus
ketika disimpan.
Cancel Operation for Selected : membatalkan perbaikan untuk
record ini
Deal With and Save : Anda dapat menyimpan record yang sudah
diperbaiki. Jika anda
ingin melihat record yang telah dirubah, anda dapat klik
Modified Record Log pada
menu sistem.
Filter The Record : Jika ada terlalu banyak record, anda dapat
menyaringnya dan
menyimpan hasil record yang anda inginkan.
-
59
Columns : Mendefinisikan kolom yang ditampilkan. Sementara itu,
modifikasinya
akan memberikan pengaruh dan akan disimpan.
Show All Columns : Menampilkan semua field dalam Columns
Catatan : Kita bisa merubah record secara manual seperti
tercantum diatas untuk
meyakinkan pemeriksaan laporan sesuai dengan situasi prakteknya.
Jika ada operasi
yang salah, catatan dapat dibetulkan kembali melalui Modified
Record Log pada
System.
Klik kanan pada Shift Exceptions, Other Exceptions, Calculated
Items diikuti
menu shortcut akan menampilkan pop up berikut ini :
Operasi ini sama dengan yang dijelaskan diatas.
Report (Laporan)
Klik Report dan menu berikut ini akan tampil :
Attendance Report : Menghitung record kehadiran staff
Daily Report : Menghitung record kehadiran staff setiap hari
-
60
General Report : Menghitung semua item kehadiran staff seperti :
Normal,
Actual, Late, Early, Absent, Overtime, dll.
Exceptions Report : Menghitung staff yang Out/Keluar,
Overtime/Lembur,
Business Leave-Personal Leave/Ijin Bisnis-Ijin Perorangan
dll.
Create a Report For Current Grid : Tampilan sebelum di print
dari grid yang
ditampilkan
Lihat laporan dengan baik :
-
61
Laporan yang lain
-
62
Cetak laporan
Toolbar yang ada ditampilan report adalah sebagai berikut :
Penyesuaian skala tampilan
Membuka file laporan yang ada
Cari file laporan (*.frp) untuk dibuka, pilih dan klik Open
untuk melihat laporan.
Menyimpan laporan dalam bentuk file.
Pilih direktori untuk menyimpan laporannya, masukkan nama file
dan klik Save
untuk menyelesaikan backup laporan untuk dicek berikutnya atau
kopi ke komputer
lainnya untuk di print, ekstensi dari nama filenya adalah
*.frp.
Untuk mencetak laporan
Untuk keluar dari tampilan report
Data Export (Ekspor Data)
Gambar D pada halaman 62, klik Export dan data yang ditampilkan
dalam grid pada
tampilan windows akan diekspor ke file dengan format (*.txt atau
*.xls) ini memiliki
fungsi yang sama dengan Export Data ketika di klik kanan pada
setiap grid.
Exceptions Dealt With (Perkecualian Dengan Persetujuan)
Gambar D pada halaman 62, klik Exception dan menu berikut akan
ditampilkan :
-
63
Klik pilihan satu per satu pada menu dan tampilan modul akan
ditampilkan dengan
baik : Append Record, Late / Early Collectively, Business
Leave/Leave, dan
Modified Record Log. Jika hasil penghitungan tidak benar untuk
beberapa staff,
pertama, , pertama, periksa apa ada ijin (leave) atau lupa absen
masuk (Clock In) atau
absen pulang (Clock Out) untuk staff yang bersangkutan. Jika
ada, silahkan setujui
record tersebut melalui menu diatas.
Silahkan lihat bab berikutnya untuk lebih jelasnya.
5.5. Deal With Exceptions (Transaksi/Persetujuan Dengan
Perkecualian)
Klik Exceptions pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini
:
5.5.1. Away on business/Ask for leave ( Urusan Bisnis/Ijin
Keluar)
Ketika staff tidak bisa absen masuk atau pulang karena pergi
keluar untuk urusan bisnis
atau ijin keluar untuk keperluan lain, agar menjamin ketepatan
dari statistik akhir, kita
harus membuat settingan ini melalui fungsi ini. Klik Away On
Business / Leave pada
menu Exception, diikuti tampilan berikut ini :
-
64
Staff keluar urusan bisnis
Klik Append, kemudian pilih departemen yang sesuai, ID staff,
waktu mulai, waktu
berakhir, jenis ijin dan klik Save ketika sudah siap.
Rubah staff ijin urusan bisnis atau ijin
Pilih staff yang ditunjuk yang ingin anda rubah, dan klik
Modify. Kemudian anda bisa
merubah informasi yang mungkin, klik Save ketika sudah siap.
Hapus data staff ijin tugas bisnis atau ijin
Pilih staff yang ditunjuk dan informasi yang mungkin yang ingin
dihapus, dan klik
Delete.
5.5.2. Deal With Forgetting Punching In/Out (Staff Lupa Absen
Datang / Pulang)
Jika staff tidak absen karena alasan khusus, anda dapat
menggunakan fungsi ini untuk
membuat record kehadiran yang kelupaan. Klik Append Record pada
menu
Exception, diikuti tampilan windows berikut ini :
Pilih Item yang bersangkutan dan klik Append ketika sudah
siap.
-
65
5.5.3. Punching In/Out Collectively (Absen Masuk / Pulang Secara
Kolektif)
Ketika sebagian atau seluruh staff dalam suatu departemen tidak
absen masuk atau
pulang karena beberapa alasan, silahkan anda bisa menggunakan
fungsi ini untuk
membuat absen masuk atau pulang secara kolektif, klik Exception
- Punching In /
Out Collectively, diikuti tampilan berikut ini :
Pilih departemen, dengan demikian staff yang ada dalam
departemen akan terdaftar
dalam daftar karyawan, pilih staff yang ingin anda tambahkan
recordnya, kemudian
pilih absen masuk (In) atau pulang (Out) dan atur waktunya, klik
OK untuk
mengakhirinya.
5.5.4. Deal With Coming Late / Leaving Early Collectively
(Datang Terlambat /
Pulang Awal Kolekif)
Ketika datang terlambat dan pulang awal secara kolektif karena
alasan yang bisa
diterima, anda dapat menggunakan fungsi ini. Klik Append Record
Collectively pada
menu Exceptions. Diikuti tampilan berikut ini :
-
66
Ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Klik Dealing With Collectively Late/Early
2. Pilih range waktu untuk kolom Ignore Clock In Record
3. Pilih waktu yang telah dirubah / The Modified Clock In
Time
4. Cari staff melalui departemen atau shift
5. Pilih staff
6. Klik OK untuk konfirmasi
5.6. Data Maintenance (Maintenance Data)
Klik Data Maintenance pada menu utama, diikuti tampilan berikut
ini :
-
67
5.7. Personnel Lists Importing (Impor Daftar Data Pribadi)
Klik Import Staffer List pada menu Data Maintenance, diikuti
tampilan windows
berikut ini.
Klik untuk memilih daftar data pribadi yang ingin diimpor.
Pilih file yang benar yang menggunakan format *.txt atau M.S
Excel (*.xls), kemudian
klik Open untuk dapat kembali ke tampilan windows diatas, klik
OK untuk mulai.
Definisi dari (*.txt) format data sebagai berikut :
Format dari file ini hanya dapat meng impor data staff seperti
ID, Nama, Departemen.
Format data harus diikuti : Staffer
ID+Tab+Name+Tab+Depertemen
-
68
Masing-masing informaisi staff diambil dalam satu baris, tidak
boleh ada baris yang
kosong antara yang satu dengan yang lain. Lihat tampilan :
Definisi dari M.S Excel (*.xls). Format data sebagai berikut
:
Format file ini dapat megimpor informasi staff yang meliputi :
ID, Nama (Name),
Departemen (Departement), Kartu (Card), Jabatan(Position),
Tanggal mulai masuk
kerja (Employ Date), Nomor telpon (Telephone), Alamat (Alamat),
Jenis kelamin (Sex),
Kewarganegaraan(Nation), Tanggal lahir (Birthday), Tempat
tinggal (Native Place), ID
Card, Nomor HP (Mobile), Pendidikan (Education), SIN, Keahlian
(Specialty),
Letakkan item-item tersebut pada baris utama (head line) dan
masukkan (input) dengan
menggunakan perintah, perintah tidak dapat diganti.
Lihat gambar dibawah ini :
-
69
5.7.1. Attendance Recods Importing (Impor Record Kehadiran)
Klik Import Attendance record pada menu Data Maintenance,
diikuti tampilan
windows berikut ini :
Klik untuk memilih file record kehadiran yang di impor, dan klik
OK untuk
mulai.
5.7.2. Clear The Obsolute Data (Hapus Data Mutlak/Absolut)
Klik Clear Obsolute Data pada menu Data Maintenance, diikuti
tampilan windows
berikut ini :
Setelah sistem anda digunakan dalam waktu yang lama, anda akan
mendapat banyak
data absolut didalam database. Data ini memakan kapasitas hard
disk dan
mempengaruhi kecepatan kerja sistem anda. Pada kesempatan ini
anda dapat
menggunakan fungsi ini untuk menghapus data yang tidak digunakan
ini.
Pilih tanggal terakhir untuk menghapus data anda. Dan klik Clear
untuk
menyelesaikan operasi ini, setelah pembersihan, sistem akan
menyuruh anda untuk
-
70
meng kompres database seperti yang ditampilkan, pilih OK untuk
menyelesaikannya.
(Catatan : Anda hanya dapat membersihkan data satu bulan yang
lalu).
5.7.3. Compress and Repair Database (Kompres dan Memperbaiki
Database)
Klik Compress Database pada menu Data Maintenance untuk meng
kompres dan
memperbaiki database.
5.7.4. Back Up the Database (Back up Database)
Untuk menjamin keamanan data dan keselamatan, kami menyarankan
anda untuk mem
back up database secara teratur. Klik Back Up Database pada menu
Data
Maintenance, kemudian pilih cara untuk mem back up database.
Klik Save jika
sudah siap.
Mem back up database secara manual. Copy file Att2003.mdb
direktori hasil
penginstalan software untuk cara yang anda inginkan untuk mem
back up database, jadi
jika sistem rusak, anda hanya cukup mengkopi file Att2003.mdb ke
direktori hasil
installan lagi setelah menginstal ulang softwarenya.
5.7.5. Initialize System (Sistem Inisialisasi)
Klik Initialize System pada menu Data Maintenance untuk meng
inisialisasi sistem.
(Catatan : Setelah sistem diinisialisasi, semua informasi/data
akan hilang, sistem akan
kembali ke bentuk semula ketika sudah diinstal. Yakinkanlah jika
anda ingin meng
inisialisasi sistem.
-
71
5.8. External Program Management (Manajemen Program
Eksternal)
Klik External pada menu utama, diikuti tampilan berikut ini
:
5.8.1. External Program (Program Eksternal)
Kita dapat membuat program eksternal pada software absensi untuk
ketepatan operasi,
untuk contoh, kita butuh Calculation ketika kita mengoperasikan,
kita dapat klik
External - External Program Management, diikuti tampilan :
Klik Append masukkan Calculator ke dalam kolom Program Name,
masukkan
C:\winnt\System32\calc.exe pada kolom Executable File atau cari
untuk
mencari program calculator, klik Save untuk mengakhiri.
Anda akan melihat Calculator Program ketika anda membuka
External Program
Management sekali lagi.
-
72
5.8.2. Connect to Time Attendance Machine (Koneksi ke Mesin
Absensi)
Klik External - Connect to Time Attendance Machine akan
menampilkan tampilan
komunikasi atara software dan mesin yang dapat mengkontrol mesin
yang ada
dikoneksikan dengan komputer, ini dapat digunakan untuk
mengumpulkan data record
absensi dari mesin, meng upload dan men download data staffer
dan menghapus data
yang lama dan merubah waktu pada mesin. Temukan detailnya pada
bab Time and
Attendance Management & Communication.
-
73
BAB 6
PERTANYAAN DAN JAWABAN YANG SERING DITANYAKAN
1. Sidik jari saya telah didaftarkan, tetapi saya sering
menjumpai satu kesalahan dalam
pegidentifikasian.
Keluhan Solusi
1. Sidik jari tidak diregistrasi dengan tepat 1. Registrasi
ulang sidik jarinya,sesuai
baris ilustrasi tentang penekanan jari
2. Terkena cahaya matahari langsung atau
terkena cahaya yang terlalu terang
2. Hindarkan dari cahaya matahari
langsung atau cahaya terlalu terang
3. Jari terlalu kering 3. Sentuhlah kening untuk menambah
tingkat kekentalan minyak pada jari
4. Jari terlalu basah karena minyak atau
kosmetik
4. Bersihkan jari dengan handuk
5. Kualitas sidik jari saya menurun karena
luka atau terkelupas
5. Daftarkan sidik jari anda yang lain yang
mempunyai kualitas yang baik
6. Cara yang salah dalam menekan jari
ketika masuk / keluar
6. Simak baris ilustrasi yang membahas
cara penekanan jari
7. Sidik jari tidak terdeteksi pada
permukaan sensor
7. Bersihkan permukaan sensor dengan pita
kertas selotip yang bersih yang
direkomendasikan
8. Penekanan jari tidak cukup kuat 8. Ulangi penekanan pada
sensor dengan
tekanan yang lunak
9. Akibat perubahan gambar sidik jari 9. Daftarkan sidik jari
anda lagi, dengan
menyimak baris yang membahas tekanan
jari
10. Sidik jari belum didaftarkan terlebih
dahulu
10. Daftarkan sidik jari anda
-
74
2. Sistem T&A tidak bisa dihubungkan / dikoneksikan ke
PC
Keluhan Solusi
1. Metode komunikasi tidak disetting
secara benar
1. Pilihlah metode komunikasi yang benar
2. Kabel tidak tersambung kuat atau ada
masalah pada kabel hardwarenya
2. Sambunglah kabel dengan tepat atau
ganti dengan kabel kabel yang lain
3. Tidak bisa terhubung dengan COM (
kesalahan CON No )
3. Masukkan COM No dengan benar
4. Tidak bisa terhubung dengan COM
( kesalahan settingan )
4. Simaklah baris 4.1.4. yang membahas
Connecting Time Attendance Koneksi
3. Mengapa tidak ditemukan record staff padahal staff sudah
absen masuk atau keluar.
Keluhan Solusi
1. Terjadi proses mati pada powernya
dalam waktu yang cukup lama ( settingan
waktu kemballi ke posisi 0 sebagai sistem
defaultnya )
1. Simaklah baris 4.1.8 untuk cara
sinkronisasi waktu dengan komputer
2. Sidik jari tidak terdeteksi pada record
staff khusus
2. Simaklah baris 5.5.2 tentang cara
menambah record absen secara manual
2.2. Simaklah baris 4.1.8 tentang cara
mengatur sidik jari agar dapat dibaca
dengan benar
2.3. Ganti jari yang lain dan daftarkan
kembali
Catatan : Mesin absensi sidik jari tipe OA101 menggunakan
kapasitor double layer
yang terdapat pada komponen jam di mainbordnya untuk menghindari
sesuatu yang
merepotkan pada perubahan tombol cellsnya agar tercipta secara
teratur seperti
komponen jam tradisional.
-
75
Jika mesin absensi OA101 mengalami mati power / sumber tenaga
untuk waktu yang
lama (lebih dari 5-7 hari), Ini akan mereset jam pada alatnya.
Settinglah tanggal dan
jam sebelum digunakan kembali.
4. Mengapa Staff tidak dapat absen masuk atau keluar pada saat
lampu pada scanner
sidik jari dalam keadaan mati dan waktu sedang berjalan dengan
baik
Keluhan Solusi
1. Alat tersebut dalam keadaan istirahat /
tidak aktif
1. Tekan sembarang tombol untuk
mengaktifkannya
2. Scanner sidik jari dalam keadaan tidak
normal
2. Restart alat tersebut atau ganti modul
sidik jarinya
5. Mengapa ID dan sidik jari tidak bisa memeriksa secara
benar
Keluhan Solusi
1. Kesalahan dalam proses memasukkan
ID
1. Masukkan ID yang benar
2. Pemakai tidak bisa menggunakan 1:1
pada metode pengidentifikasian
2. Simak baris 2.2.2 untuk mengaktifkan
pilihan tersebut
6. Mengapa alat tersebut mengeluarkan bunyi beep secara otomatis
padahal tak
seorangpun menekan sidik jarinya pada waktu masuk kerja atau
usai kerja
Keluhan Solusi
1. Terkena cahaya matahari langsung atau
cahaya terlalu terang
1. Hindarkan dari cahaya matahari
langsung atau cahaya yang terlalu terang
2.Sidik jari tidak terdeteksi pada
permukaan sensor
2.Bersihkan permukaan sensor dengan
kertas pita selotip yang direkomendasikan
Catatan : Jika anda punya masalah yang lain, kirimkan email
sebanyak-banyak kepada
kami dengan format file Zip file dikompres atau rar file
diekstrak (File lognya
berada pada log direktori tempat hasil penginstallan
softwarenya).