Manual Excel e Access Fundação Bomfim

8/11/2019 Manual Excel e Access Fundao Bomfim

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UFCD 0695: Gesto Informatizada de Documentos

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Ana Dourado

(2013)


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FICHA TCNICA:


Formadora:Ana Dourado

Carga horria:50 horas

Destinatrios:Adultos ativos desempregados com habilitaes escolares iguais ousuperiores ao 9 ano de escolaridade, com idade igual ou superior a 18 anos eque possuam qualificaes desajustadas s necessidades do mercado detrabalho.

Objetivo do Documento:

Este manual foi concebido por Ana Dourado, formadora deste curso.Pretende-se que seja usado como elemento de estudo e de apoio aostemas abordados. O manual um complemento da formao e do mdulo,no substitui os objetivos das sesses de formao, mas complementa-as.

Condies de Utilizao:Este manual no pode ser reproduzido, sob qualquer forma, semautorizao expressa do autor.


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ndice

ndice ....................................................................................................................................................................................................................... 2

Objetivos ................................................................................................................................................................................................................. 6

Office Excel 2007 .................................................................................................................................................................................................. 7

Introduo............................................................................................................................................................................................................... 7

A estrutura geral de uma folha de clculo ......................................................................................................................................................... 7

Ambiente de Trabalho da folha de clculo ....................................................................................................................................................... 9

O cursor do Rato ................................................................................................................................................................................................. 10

Os Frisos do Excel ................................................................................................................................................................................................ 2

Separador Base ................................................................................................................................................................................................. 2Separador Inserir .............................................................................................................................................................................................. 2

Separador Esquema de Pgina ....................................................................................................................................................................... 2

Separador Frmulas ......................................................................................................................................................................................... 3

Separador Dados .............................................................................................................................................................................................. 3

Separador Rever ............................................................................................................................................................................................... 3

Separador Ver ................................................................................................................................................................................................... 3

Separador Programador .................................................................................................................................................................................. 3

Usar as funcionalidades do friso ......................................................................................................................................................................... 4

O boto do Office ................................................................................................................................................................................................. 4Comando Novo................................................................................................................................................................................................ 5

Comando Abrir ................................................................................................................................................................................................ 6

Comando Guardar ........................................................................................................................................................................................... 6

Comando Guardar Como ............................................................................................................................................................................... 6

Comando Imprimir .............. ................. ............... ................. ............... ................. ................ ................ ................ ................ ................ ........... 7

Comando Preparar ............... ................. ................ ................ ............... ................. ................ ................ ................ ................ ................ ........... 7

Comando Enviar .............................................................................................................................................................................................. 7

Comando Publicar ........................................................................................................................................................................................... 8

Comando Fechar ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. 8Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ..................................................................................................................................................... 8

Barras de ferramentas flutuantes ................................................................................................................................................................... 9

Outros comandos e opes ................................................................................................................................................................................. 9

Ajuda ...9

Comando Zoom ................. ................ ................ ............... ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ 10

Barra de Estado .................................................................................................................................................................................................... 10

Personalizao do Excel ..................................................................................................................................................................................... 11

Opes do Excel - Popular .......................................................................................................................................................................... 11

Opes do Excel - Frmulas ....................................................................................................................................................................... 12

Opes do Excel - Guardar ......................................................................................................................................................................... 12


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Opes do Excel - Personalizar .................................................................................................................................................................. 13

Operaes com folhas de clculo ..................................................................................................................................................................... 13

Criar um documento novo ........................................................................................................................................................................... 13

Abrir um documento preexistente .............................................................................................................................................................. 14

Abrir mltiplos documentos ........................................................................................................................................................................ 15

Guardar um documento ............................................................................................................................................................................... 15

Fechar o documento ...................................................................................................................................................................................... 16

Visualizao de documento .......................................................................................................................................................................... 16

Conceitos bsicos ................................................................................................................................................................................................ 17

Trabalhar com folhas ..................................................................................................................................................................................... 17

Alterar o nome ................................................................................................................................................................................................ 17

Inserir folha ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .... 18

Mover ou Copiar ............................................................................................................................................................................................ 18Colunas, linhas e clulas ................................................................................................................................................................................ 19

Movimentao com o rato ................................................................................................................................................................................. 19

Selecionar, cortar, copiar e colar .................................................................................................................................................................. 21

Inserir e apagar linhas e colunas .................................................................................................................................................................. 22

Introduo de dados ........................................................................................................................................................................................... 24

Tipos de dados................................................................................................................................................................................................ 24

Introduo de dados ...................................................................................................................................................................................... 24

Introduo de dados num conjunto de clulas ......................................................................................................................................... 24

Introduo de sries de dados dados repetidos..................................................................................................................................... 25Introduo de sries de dados sequncias numricas .......................................................................................................................... 25

Edio de dados numa clula ....................................................................................................................................................................... 26

Formatao de clulas Dimenses .......................................................................................................................................................... 26

Formatao de clulasCores e Limites ................................................................................................................................................... 27

Formatao de clulasDados ............... ................ ................ ................ ................ ................. ............... ................ ................ ................. ... 28

Clculos ................................................................................................................................................................................................................. 30

Fazer contas .................................................................................................................................................................................................... 30

Frmulas com operadores bsicos .............................................................................................................................................................. 30

Frmulas com funes .................................................................................................................................................................................. 31Soma .32

Mdia .34

Mximo e Mnimo .......................................................................................................................................................................................... 34

O Excel como base de dados ............................................................................................................................................................................ 35

Grficos ................................................................................................................................................................................................................. 36

Grficos de Barras.......................................................................................................................................................................................... 36

Grficos Circulares ........................................................................................................................................................................................ 37

Impresso .............................................................................................................................................................................................................. 38

Imprimir ........................................................................................................................................................................................................... 38Impresso rpida ............................................................................................................................................................................................ 38


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Pr-visualizar ................................................................................................................................................................................................... 38

Definir rea de impresso ............................................................................................................................................................................. 38

Office Access 2007 .............................................................................................................................................................................................. 39

Introduo............................................................................................................................................................................................................. 39

Conceitos Bsicos ................................................................................................................................................................................................ 39

O que so Registos e Campos? .................................................................................................................................................................... 39

O que uma Tabela? ..................................................................................................................................................................................... 40

O que uma Chave Primria? ..................................................................................................................................................................... 40

O Ambiente de Trabalho do Access ................................................................................................................................................................ 41

Frisos...................................................................................................................................................................................................................... 41

Friso Base ........................................................................................................................................................................................................ 42

Friso Criar .............. ................ ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ......... 43

Friso Dados Externos ................................................................................................................................................................................... 44Friso Ferramentas da Base de Dados ......................................................................................................................................................... 45

Friso Folha de Dados .................................................................................................................................................................................... 45

Operaes bsicas .............. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ . 46

Aceder a uma base de dados ........................................................................................................................................................................ 46

Criar uma base de dados a partir de um modelo ...................................................................................................................................... 47

Criar uma base de dados vazia ..................................................................................................................................................................... 49

Criar tabelas .......................................................................................................................................................................................................... 49

Criar uma tabela a partir de um modelo .................................................................................................................................................... 49

Criar uma tabela na Vista Estrutura .......................................................................................................................................................... 50Tipo de dados ....................................................................................................................................................................................................... 51

Criar campos de pesquisa ............................................................................................................................................................................. 51

Propriedades dos campos de uma tabela ......................................................................................................................................................... 52

Modificar as propriedades dos campos ...................................................................................................................................................... 52

Tamanho do campo ....................................................................................................................................................................................... 53

Formatao ........................................................................................................................................................................................................... 53

Mscara de Introduo ....................................................................................................................................................................................... 56

Campos obrigatrios ..................................................................................................................................................................................... 58

Valor predefinido ........................................................................................................................................................................................... 58Permitir comprimento zero .......................................................................................................................................................................... 59

Indexao de campos .................................................................................................................................................................................... 59

Validao de dados ........................................................................................................................................................................................ 60

Campos de pesquisa ...................................................................................................................................................................................... 61

Chaves em Tabelas .............................................................................................................................................................................................. 65

Chaves primrias ............................................................................................................................................................................................ 65

Chaves externas ou secundrias................................................................................................................................................................... 65

Relaes entre tabelas ......................................................................................................................................................................................... 66

Definir uma relao ....................................................................................................................................................................................... 66Eliminar uma relao ..................................................................................................................................................................................... 68


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Adicionar tabelas janela Relaes ............................................................................................................................................................. 68

Eliminar tabelas da janela Relaes ............................................................................................................................................................. 68

Gravar relaes entre tabelas ....................................................................................................................................................................... 68

Operaes com tabelas ....................................................................................................................................................................................... 69

Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela ...................................................................................................................................... 69

Consulta de dados numa tabela ................................................................................................................................................................... 70

Eliminar registos............................................................................................................................................................................................. 70

Ordenar registos ............................................................................................................................................................................................. 71

Filtrar registos por seleo ............................................................................................................................................................................ 71

Imprimir uma tabela ............................................................................................................................................................................................ 72

Consultas ............................................................................................................................................................................................................... 72

Criar uma consulta com o assistente .......................................................................................................................................................... 72

Criar uma consulta na Vista Estrutura ....................................................................................................................................................... 74Alterar a posio dos campos ...................................................................................................................................................................... 75

Visualizar e ordenar registos de tabelas ...................................................................................................................................................... 75

Adicionar ou remover tabelas da consulta ................................................................................................................................................. 76

Executar uma consulta .................................................................................................................................................................................. 76

Definir critrios .............................................................................................................................................................................................. 77

Clculos nas consultas ................................................................................................................................................................................... 79

Clculos de totais em grupos de registos ................................................................................................................................................... 80

Criar uma consulta com parmetros ........................................................................................................................................................... 80

Formulrios ........................................................................................................................................................................................................... 81Criar um formulrio utilizando o assistente .............................................................................................................................................. 81

Criar um formulrio na Vista Estrutura ..................................................................................................................................................... 83

Formatao automtica ................................................................................................................................................................................. 84

Alterar um formulrio ................................................................................................................................................................................... 84

Utilizar controlos ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ 84

Relatrios .............................................................................................................................................................................................................. 85

Estrutura de um relatrio ............................................................................................................................................................................. 86

Criar um relatrio com o Assistente de relatrios.................................................................................................................................... 86

Alterar a estrutura de um relatrio .............................................................................................................................................................. 88Gravar um relatrio ....................................................................................................................................................................................... 89

Imprimir um relatrio ................................................................................................................................................................................... 89

Visualizar um relatrio .................................................................................................................................................................................. 89

Bibliografia ............................................................................................................................................................................................................ 91


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Objetivos

Utilizar ferramentas eletrnicas na gesto documental.


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Office Excel 2007

Introduo

A necessidade de efetuar clculos complexos de uma forma mais rpida e fivel, levou o homem a inventar mquinas e sistemas

de clculo desde os tempos mais remotos. Do baco at aos computadores dos nossos dias foi percorrido um longo caminho,

tambm a Matemtica e todas as cincias envolventes evoluram bastante e a complexidade dos seus clculos hoje em dia um

problema para todos os que com eles trabalham desde os cientistas, aos engenheiros, contabilistas, economistas, gestores, etc.

Em suma pode dizer-se que em quase todas as profisses atuais se necessita efetuar clculos rpidos e complexos, para tal a

mquina necessria sem dvida o computador e a ferramenta de trabalho sem dvida a Folha de Clculo.

Quer ao nvel da gesto de empresas, planificao, projeo eanlise de negcios, quer ao nvel de estudos cientficos que

envolvam clculos articulados entre si, as folhas de clculo so, quando bem exploradas, teis e eficazes instrumentos.

Uma folha de clculo, como o Excel, permite:

Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, disquete ou noutro suporte, para posterior utilizao;

Copiar, cortar, localizar e substituir dados;

Configurar folhas, inserir cabealhos e rodaps e v-las na globalidade, antes de as imprimir; Inserir clulas, linhas, colunas e folhas;

Verificar a ortografia e erros dos dados;

Proteger livros e folhas;

Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;

Efetuar clculos matemticos e trigonomtricos, lgicos, estatsticos, financeiros, com data e horas e sobre bases de

dados;

Criar grficos, que facilitam a anlise de dados;

Etc.

A estrutura geral de uma folha de clculo

Um documento no Excel chama-se um livro, cada livro pode ter uma ou mais folhas[de clculo]. A predefinio do programa

a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada novo livro.


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Cada livro pode conter de 1 at 255 folhas.

Podem existir vrios tipos de folhas num livro do Excel, folhas de clculo, folhas de grficos, folhas com macros.

Por defeito cada livro novo chama-se Livro 1, Livro 2, etc.

Na barra de ttulo vamos ter o nome do livro ativo, podemos ter vrios livros abertos ao mesmo tempo mas apenas um pode

estar ativo, isto o livro em que o utilizador est a trabalhar.

Uma folha de clculo estruturada em linhas e colunas; a interseco dessas linhas e colunas d origem a unidades

retangulares chamadas clulas, e nestas unidades elementares que se introduzem os diferentes tipos de dados.

Cada clula identificada com uma letra e um nmero, como na batalha naval, em funo da coluna e linha a que pertence.As linhas so dispostas na horizontal e numeradas, as colunas so dispostas na vertical e representadas por letras.

A clula que se encontra em destaque (moldura a negro) em determinado momento chama-se clula ativa; nessa clula que

podemos escrever informao, introduzir ou alterar os dados que pretendermos.


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Um conjunto de clulas contguas, dispostas em forma de retngulo, constitui um bloco.

Ambiente de Trabalho da folha de clculo

A janela do Excel composta pelos seguintes itens:

1. Barra de Ttulo


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2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barras de ferramentas)

3. Boto do Office

4. Barra de ferramentas de acesso rpido

5. Boto de acesso Ajuda

6. Ponto de insero

7. Barra de Frmulas

8. Caixa de nome

9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, )

10. Barra de deslocao vertical

11. Separadores de folhas

12. Boto de macros

13. Modo de visualizao normal

14. Modo de esquema da pgina

15. Pr-visualizao de quebras de pginas

16. Cursor de ampliao/ reduo da pgina visvel

17. Pgina anterior

18. Pgina seguinte

19. Comando de diviso do documento

O cursor do RatoO cursor do rato pode apresentar vrias formas, de acordo com a tarefa a executar.

Forma Funo

Cruz Branca

Selecionar clulas

Dupla Seta

Mover dados

Cruz Preta

Preencher um intervalo de

clulas por arrastamento

Barra Intermitente

Editar dados na clula


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Os Frisos do Excel

Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface grfica,reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos

Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes). Alm de reunir estas funcionalidades, o

friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa deteta

automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respetivo.

Tal como o Word, h sete frisosno Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser ativado a partir das opes de

personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que

possvel, os frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas. Por

exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a

direita, e os frisos Rever, Ver e Programador so os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficasde cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de

cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respetivo.

Separador Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e

ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ),

etc.

Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.

Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.


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Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

Separador Dados

H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que

frequentemente descurada.

Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados oscomandos de correo ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.

Separador Ver

O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do documento.

Separador Programador

Um separador adicional pode ser ativado a partir do menu de configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao

e gesto de macros.


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Usar as funcionalidades do friso

O friso, qualquer que seja o separador que esteja ativo, est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes de

forma lgica, para facilitar o seu acesso. Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalgunscasos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.

Se passar o cursor do rato por essa rea (sem clicar), surgir um dilogo que lhe mostra o que ir acontecer ser caso clique.

Neste exemplo, se clicar na barra do grupo Tipo de Letra, surgir o dilogo (semelhante ao do Excel 2003) que lhe permite

formatar o tipo de letra.

O boto do OfficeDo lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office.

neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais

como Abrir, Guardar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto, mas sem clicar.


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Agora, clique no boto para aceder funcionalidade:

As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so diretas; as restantes, que tm uma pequena seta

(tringulo) frente, tm subopes.

Comando Novo


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Comando Abrir

Comando Guardar

Comando Guardar Como

O dilogo Guardar Comoexibe opes adicionais, do lado direito. Pode clicar diretamente no boto Guardar Como(ou a

tecla F12) para abrir o dilogo standard de gravao.

Pode tambm escolher logo uma das opes do lado direito, que so as mais usadas.


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Comando Imprimir

O comando Imprimirpode ser usado diretamente ou pressionando simultaneamente em Ctrl+P, o que far surgir o dilogo

standard de impressoo formato varia ligeiramente consoante a sua impressora.

Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso, nomeadamente impresso rpida (ou

seja, direta para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) epr-visualizaoda pgina a imprimir.

Comando Preparar

O comando Preparar rene funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, ttulo, etc.) e

possibilidades de proteo, entre outras.

Comando Enviar


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O comando Enviardestina-se a enviar o seu documento para outra pessoa atravs de correio eletrnico ou fax neste caso,

atravs de um servio de fax da internet.

Comando Publicar

Este comando especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras reas partilhadas onde os

seus documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa.

Comando Fechar

O comando Fecharmantm o Excel aberto, mas fecha o documento ativo.

Barra de Ferramentas de Acesso RpidoAo lado do boto do Office e por cima do friso, existe uma rea chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, cuja

predefinio inclui trs cones mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os cones predefinidos (assinalados com

so trs (Guardar, Anular e Refazer). Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros

comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui vamos colocar a opo Pr-visualizar, que ser visualizada com o cone de

um documento com uma lupa.


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Barras de ferramentas flutuantesO Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas

funes, nomeadamente no mbito da formatao. Contudo, so pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao

vocacionada para texto, mas sim para nmeros.

Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa clula, surgir imediatamente uma barra flutuante com

comandos bsicos de formatao.

Se alm disso, clicar na palavra com o boto direito do rato, surgir um segundo menu flutuante, com opes adicionais em

contexto.

Outros comandos e opes

H mais botes de acesso direto a comandos espalhados pela interface principal.

Ajuda

Clique no boto de ajuda no canto superior direito da janela do Excel (ou na tecla F1) para ativar a ajuda.


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O sistema de ajuda surge atravs de uma caixa de dilogo. Esta caixa surge por cima do documento (em primeiro plano) que

est a escrever mas, logo que clique numa rea qualquer do documento, ficar em segundo plano, por baixo da janela do Excel.

Comando Zoom

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar

o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de

forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til quando tiver uma folha de

clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo.

Barra de EstadoA barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma vez que exibe algumas informaes

sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou

retirar informao e/ou funcionalidades.

Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.


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Personalizao do ExcelComo no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o programa de acordo com a sua forma

de trabalhar.

1. Clique no Boto do Office

2. Escolha Opes do Excel.

Opes do Excel - Popular

O primeiro grupo de opes chama-se Populare rene as opes de personalizao mais usadas.

Algumas das opes teis neste grupo incluem a possibilidade de ativar o separador Programador do friso do Excel. Outra

opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinio azul, mas que poder mudar para

prateado ou preto.


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Opes do Excel - Frmulas

As opes de Frmulas so especialmente importantes porque afetam toda a forma como o Excel realiza os clculos. Contudo,

a menos que saiba exatamente o que est a fazer ou tenha alguma necessidade especfica, dever evitar alterar os valores

predefinidos, os quais devero ser os mais adequados maioria das situaes.

Para aceder s opes deste grupo, escolha Frmulasdo lado esquerdo do dilogo.

Opes do Excel - Guardar

Outro conjunto de opes importante Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como predefinio um formato de ficheiro

novo, com extenso .xlsx. Se pretende que o Excel 2007 continue a usar o formato .xls antigo (usado pelas vrias verses

at 2003), dever configurar essa opo neste grupo.


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Opes do Excel - Personalizar

Apesar do friso no poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rpido pode. Escolha o grupo Personalizarnas

opes do Excel. Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em Adicionar.

Operaes com folhas de clculoCriar um documento novo

Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo

um documento novo, vazio.

No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas de clculo. A

predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3.

Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha aberto um ou no, clique no boto do Office e

escolha Novo.


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Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar.

A predefinio um documento em branco, mas pode escolher de entre dezenas de modelos alguns foram instalados

juntamente com o Excel. Pode encontrar documentos adicionais online, no site da Microsoft.

Abrir um documento preexistente

Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique no boto do Office.

Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo que exista j um atalho para ele do lado

direito, na lista de Documentos Recentes.Escolha o que pretende e clique com o boto esquerdo do rato.

Caso o documento que pretende no se encontre na lista, clique emAbrire procure-o atravs da caixa de dilogo standard.

Procure o documento pretendido e faa duplo clique sobre o cone que o representa.


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Abrir mltiplos documentosAlm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que um livroo total teoricamente

limitado apenas pela capacidade de memria e de processamento do seu computador.

Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para facilitar a visualizao dos

documentos abertos, deve selecionar o separadorVerdo friso do Excel.

Depois, clique em Mudar de janelae selecione o documento pretendido da lista de documentos abertos. Em vez de comutar o

documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo.

Para isso clique em Dispor Todas.

Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que lhe permite decidir como pretende visualizar os diferentes documentos.

Escolha a opo pretendida e clique em OK.

Guardar um documento

Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeiravez. S ento gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa recuper-lo mais tarde.


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Para guardar um documento, clique no boto do Officee escolha Guardarou pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G.

O Comando Guardarlimita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se

a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria

caso escolhesse a opo Guardar Comoe que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o local no disco

onde o pretende colocar.

Escolha a localizao. Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato predefinido .xlsx). Para finalizar, clique em

OK.

Fechar o documento

Se quiser fechar o documento ativo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Officee selecionar Fechar. Caso no tenha

realizado uma operao de Guardar, depois das ltimas alteraes, ter a oportunidade de o fazer antes de o documento ser

definitivamente fechado.

Visualizao de documento

A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto ao contrrio de um documento de texto,

o mais provvel que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o

formato de uma pgina A4. Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os imprimir,

como veremos mais adiante. Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por selecionar conjuntos de clulas e

depois escolher a opo Zoompara seleo no frisoVer. Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto

de clulas como para reduzir um grande conjunto de clulas.

Comece por selecionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrtice do quadrado ou retngulo imaginrio

que pretende visualizar e arrastando o rato, sem o soltar, at ao ponto pretendido.

Assim: As clulas selecionadas ficam de uma tonalidade diferente. Depois de largar o boto esquerdo rato, pode aplicar qualquer

operao de formatao, ou neste caso em especial de Zoom.

Depois de largar o boto esquerdo do rato, clique em Zoom para Seleo.


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O grupo de clulas selecionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do Excel.

Exatamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas, de forma a caberem, em altura ou em

largura na nossa rea de trabalho.

Exatamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas, de forma a caberem, em altura ou em

largura na nossa rea de trabalho.

Conceitos bsicos

Trabalhar com folhas

Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias Folhas. Estas Folhas so a rea de

trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. A predefinio

de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3.

Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem

da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra

posio.

Alterar o nome

Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente percetvel o seu contedo.

Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o separador que quer alterar o nome e escolher a opo Mudar o

nome.


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Inserir folha

Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente

Para isso, clique com o boto direito do ratosobre os separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opo Inserir

Uma caixa de dilogo permite selecionar o que pretende inserir. Para inserir a nova folha, clique em OK.

Mover ou Copiar

til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo, copiar uma folha de um dado livro

para um livro novo ou para um livro preexistente.

Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende mover ou copiar e escolha a opo

Mover ou copiar

Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe permite decidir onde colocar a folha pretendida.

Se pretende copiar em vez de mover, basta selecionar a opo Criar uma cpia.


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Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo livro), dever selecionar essa opo no menu

deslizante e escolher a opo (novo livro). Clique em OKpara terminar.

Colunas, linhas e clulas

Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma quadrcula formada pela

interceo de linhas com designaes numricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

A interceo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela conjugao do nome da coluna

com o nome da clula.

Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de

nome, onde pode digitar diretamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter)

Por exemplo, a clula fruto da interceo da coluna Bcom a linha 3ser chamada B3.

Movimentao com o rato

Se usar o rato, o ideal um dos que t uma rodinha no topo, que tanto pode ser rodada como clicada (equivalente ao terceiro

boto do rato).

Note que o deslocamento com o rato aplica-se normalmente rea de trabalho e no ao ponto de insero, que fica onde

estava.

Todos os programas que fazem parte do Office suportam ratos de trs botes e com rodas. A roda pode ser usada para fazer

correr o texto para cima e para baixo na janela do documento.


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Pode tambm ser usada da seguinte forma: clique na roda; espere que surja no ecr o smbolo de deslocamento e, sem voltar a

clicar, limite-se a movimentar o rato na vertical sobre a superfcie em que est assente, o que far deslocar o texto a uma

velocidade maior ou menor. Este mtodo funciona quer no deslocamento vertical, quer no deslocamento horizontal.

O rato pode tambm ser usado para se deslocar dentro do documento usando a Barra de Deslocamentolateral direita.

Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posio para fazer deslocar o texto na janela do ecr de forma

diretamente proporcional ao seu movimento.

Pode clicar tambm no espao imediatamente acima ou abaixo do marcador de posio, para deslocar o texto para cima ou para

baixo uma pgina de cada vez.

Pode escolher o avano direto para outras posies se clicar no marcador com o boto direito do rato e escolher uma das

opes.

Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre uma clula para que o ponto de insero

de dados passe a ser essa clula.

Note como ao introduzir dados numa clula, eles surgem tambm na Caixa de frmulas(uma rea situada entre o friso do

Excel e as colunas).


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Selecionar, cortar, copiar e colar

No Excel, as funes de seleo, corte, cpiae colagemde dados so bastante mais flexveis do que no Word, por exemplo.

Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse que foi obtido de forma automticapelo Excel, atravs de uma frmula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a frmula? E, como

as clulas podem ter comentrios anexados, pretendemos tambm copi-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha

inteira, essa linha, ao ficar numa outra posio da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo? Apesar de

tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. A primeira

coisa que tem de saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo funciona, partida, como a cpia de quaisquer

outros elementos num documento de texto, por exemplo.

Isto , tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o rato e soltar, para selecionar uma rea num texto, aplica-se igualmente numa

folha de clculo: clique numa clula e, sem largar o rato, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a selecionar a rea que

pretende. E o mesmo acontece quando pretendemos selecionar clulas que no so contguasbasta, ao realizarmos as selees

com o rato, clicar simultaneamente na tecla Ctrl do teclado.


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Neste exemplo, selecionmos apenas as clulas de B5 at D5 e de B8 at D8. Note como nas rguas de designao das linhas e

colunas h uma mudana de cor para ajudar a visualizar as clulas selecionadas. Depois de selecionadas as clulas pretendidas,

podemos copi-las para qualquer outra zona da mesma folha de clculo ou at para outra folha do mesmo livro ou noutro

qualquer. Pode usar as teclas convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer ao menu de

contexto com o boto direito do rato. Este ltimo prefervel no caso de pretender o comando Colar especial

Ao selecionar um conjunto de clulas, e depois de escolher a opo Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em

movimento que indica claramente qual a rea a copiar.

Para inserir os dados copiados, clique com o boto direito do rato, na clula de destino e escolha a opo Colar. Uma vez que

as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especialpermite-nos escolher exatamente o que

pretendemos colar.

Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est exibido no foi colocado manualmente,

mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma simples soma dos valores das clulas imediatamente acima.

Clicando com o boto direito do rato na clula de destino, e escolhendo a opo Colar Especial surge uma caixa de dilogo

que nos permite escolher o que queremos colar.

Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta

necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentesalgo que

no fcil num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel.


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1. Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comece por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da

folha. A nova linha ser inserida acima da linha selecionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha

selecionada e todos os valores descem uma posio.

2. Depois, clique com o boto direito do rato, e escolha a opo Inserir.

O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito

embora estas clulas de totais tenham frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado de posio, o

Excel muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados.

O mesmo processo vlido para as colunas:

1. Clique na letra correspondente coluna, selecionando assim toda a coluna. A nova coluna vai aparecer esquerda da coluna

selecionada.

2. Clique com o boto direito do rato e escolha a opo Inserir.

Uma vez mais temos a nova coluna entre duas, sem que os valores pr-existentes se tenham alterado.

Para apagar linhasou colunas o processo semelhante, apenas ter de escolher a opo Eliminar.


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Introduo de dados

Tipos de dados

Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados numa folha de Excel:Numricos - Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos diretamente pelo utilizador ou gerados

automaticamente, atravs de frmulas.

Texto -Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto.

Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto.

Datas e horas - Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como

data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente atualizados de acordo com a data real.

Frmulas- As frmulas so o aspeto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.

Introduo de dados

Introduzir dados numa clula simples: selecione a clula pretendida com o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos.

Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulase vice-versa, o que permite introduzir os valores a

partir de qualquer destes pontos.

Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula

usando as teclas direcionaisdo seu teclado.

Introduo de dados num conjunto de clulas

Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso

basta selecionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter.

Comece por selecionar as clulas com o rato, tendo em ateno que a clula onde o valor ir ser introduzido a que fica no

canto superior esquerdo da seleo.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleo deixa de estar ativa) introduza os valores numricos pretendidos.

Uma vez introduzidos os valores, carregue simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.


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Introduo de sries de dadosdados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula de partida isto , clulas que se

estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da clula selecionada o Excel facilita esta tarefa, evitando ter de

repetir a introduo dos dados.

Introduza o valor pretendido numa clula sua escolha.

Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz.

Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor.

Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afetadas pela sua seleo ou mesmo tempo que uma pequena caixa

indica qual o valor que vai ser introduzido.

Introduo de sries de dadossequncias numricas

O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste caso, basta usar duas clulas de origem, de

forma a determinar qual o intervalo numrico entre as duas clulas e aplicar essa sequncia. Introduza dados com a sequncia

pretendida em duas clulas contguas (neste caso, 123 e 124).

Clique no canto inferior direito do limite das clulas selecionadas e arraste at posio pretendida.Note como a pequena caixa indica automaticamente o valor que vai ser preenchido medida que movimenta o cursor (130

neste caso, visto que arrastou 6 clulas para um valor de origem de 124).


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Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflita esses valores.

Por exemplo, se houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a sequncia a criar ser de dois em

dois.

Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser de 137, em resultado de um arrastamento de 6 clulas numasequncia de dois em dois.

Edio de dados numa clula

Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar.

Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta selecionar a clula com o cursor do rato e sobrepor os dados,

introduzindo-os como se a clula se encontrasse vazia.

Carregar na Barra de espaos, na tecla Backspaceou na tecla Deletetem o mesmo efeito. Antes de introduzir o novo valor,

pode carregar na tecla Escpara voltar ao valor anterior.De qualquer forma, possvel usar os comandosAnular/Refazerpara voltar ao ponto de partida.

Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, mas em apagar o que l se encontra, dever clicar duas vezes sobre

a clula que quer alterarou, em alternativa, pressionar a tecla F2depois de selecionada a clula a alterar.

Formatao de clulasDimenses

Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas verses do Excel

anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor numrico, o facto era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal

#.


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No Excel 2007 isto s acontece quando foramos uma formatao muito estreita de uma coluna, afetando assim a clula

correspondente.

Ao contrrio, o Excel altera automaticamente a largura da coluna, de forma a poder exibir corretamente os valores.

Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato.

1. Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo;

2. Clique e arraste at largura pretendida;

3. Largue o boto do rato

O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a

medida de altura dessa linha.

Clique na linha que separa as duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado. Se

quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exatos, nas colunas e nas linhas

Insira os valores pretendidos e clique em OK.

Formatao de clulasCores e Limites

Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas.


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A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letrado friso Base.

A atribuio de formatos sempre feita aps a seleo de clulas ou de grupo de clulas a formatar. Pode fazer vrias

formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato.

Pode atribuir limites a grupos de clulas

ou colorir algumas clulas para dar melhor aspeto aos seus documentos

Formatao de clulasDados

Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo,

formatar determinadas clulas (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa

determinada divisa, como o caso do Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um

determinado nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automticos (neste caso, apenas a

visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efetuados com valores reais). A formatao do

contedo das clulas feita, como sempre, depois de selecionar as clulas respetivas. Pode selecionar clulas individuais, grupos

de clulas, linhas e colunas ou at toda a folha.

Aceda ao comando Formatar clulas a partir do menu de contexto com o boto direito do rato ou atravs do comando

respetivo no friso Base.


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A caixa de dilogo referente formatao das clulas d-nos imensas possibilidades de definio do contedo.

A predefinio do formato do contedo das clulas Geralalgarismos se qualquer formatao numrica em especial.

H vantagens em escolher a formatao Nmero, pois aqui temos a possibilidade de definir o nmero de casas decimais, a

forma de apresentao de nmeros negativos e at a separao dos milhares, para facilitar a leitura.

Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais (mximo de 30 casas decimais).

Utilizar o separador de milhares (.) Interessantes, so tambm as opes Moeda e Contabilidade, pois podem ser usadas para

formatar os resultados com smbolos de determinada divisa o Euro, mas tambm qualquer outra que pretenda. A diferena

entra ambas que a opo Contabilidadealinha os smbolos monetrios e virgulas decimais numa coluna.


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Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmerono friso Basedo Excel.

Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda.

Note como a clula C9 passou a exibir o smbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a apresenta o resultado com separao de

milhares.

Dica:Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser formatado como texto. Pode formatar

o contedo da clula como texto recorrendo ao mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder

qualquer valor com o apstrofoo sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.

Clculos

Fazer contas

Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo o tipo de clculos atravs de

operadores aritmticos (soma, subtrao, multiplicao, diviso) e, sobretudo, de frmulas.

Frmulas com operadores bsicos

Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos sempre por comear por introduzir o sinal

de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, possvel realizar operaes

bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est

efetivamente a somar os valores das clulas E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se

automaticamente.

Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato.

Note como o Excel indica atravs de cores diferentes, quais as clulas selecionadas (aqui apenas duas, a titulo de exemplo,apesar de ser lgico somar todasmas j l iremos).


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Depois de terminar a introduo da operao, basta pressionar Enterpara terminar.

Nesse momento, o resultado do clculo ser imediatamente exibido.

tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por exemplo, neste caso vamos somar os

resultados de dois anos, expressos nas clulas C9 e E9, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas

imediatamente acima.

Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10um exemplo que significa quehaver uma subtrao entre os valores das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10.

Note que os smbolos para a soma (+) e subtrao (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so

menos bvios. Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!

Frmulas com funes

Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas atravs de funes. O Excel possui

centenas de funes, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls,

lembre-se que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exemplo, a funo SUM passa a

SOMA em portugus).


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Soma

A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente til para sries de clulas. Usa -se da

seguinte forma: =SOMA() em que podemos colocar entre os parntesis clulas ou series de clulas.

Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade, selecionar o friso Frmulas.

Selecione a clula onde pretende inserir a frmula e depois escolha o comando InserirFuno. Ao clicar em Inserir Funo,

surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida.

1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que pretende realizarneste caso, adicionar

2. Clique em Ir

3. Surgir de imediato a lista de funes disponveis relativamente ao critrio de busca introduzido.

4. Escolha SOMA.

5. Clique em OK.

Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos, nomeadamente o grupo de clulas que

pretende somar.

O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8, mas na verdade pretendemos apenas

somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4 tem o nmero que representa o ano. Neste caso basta editarmos o valor

sugerido.


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Clique com o cursor do rato sobre a linha com os valores das clulas e altere para E5.

Note que a sintaxe usada pelo Excel para indicar uma srie de clulas contnuas a separao de dois nomes de clulas (primeira

e ltima) por : (dois pontos).

Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a sintaxe =SOMA(E5:E8).

Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escrever o nome da funo e esperar que o

Excel sugira de imediato frmulas comeadas por essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que

introduzimos mais caracteres.

Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos diretos que permitem automatizar ainda mais o processo de

realizao de somatrios.

1. Comece por selecionar o friso Frmulas.

2. Depois selecione o grupo de clulas que pretende somar.

3. Agora clique em Soma Automtica

4. O valor da soma apresentado na clula imediatamente abaixo do grupo selecionado.

O mesmo boto Soma Automtica pode ser usado para introduzir, da mesma forma, outras funes mais usadas,

designadamente Mdia, Contar, Mximoe Mnimo.


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O Excel como base de dados

O Excel pode ser usado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis utilizaes para esta capacidade acriao de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois

usadas para criar mailings atravs da importao de dados do Word. Neste caso crimos o que poderia ser uma listagem de

nomes e endereos para realizar um mailing mais tarde.

No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha para colocar

os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer

outros) e por baixo, os elementos respetivos.

Em seguida escolha o friso Dados. As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e

muito fcil de obterapenas com um clique do ratoque a ordenao alfabtica.

Selecione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z.

Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao.

Note como no s a ordenao dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram corretamente alterados em

funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a do primeiro. Contudo, dependendo do

tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mesmo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso

iria fazer com que os nomes deixassem de corresponder s moradas corretas!).Note como no caso de tentar alterar a ordenao de apenas uma coluna, o Excel adverte para o facto e sugere expandir a

seleo de forma ordenar todos os dados em funo da primeira coluna.

Se de facto pretender apenas ordenar os dados da primeira coluna, escolha Continuarcom a seleo atual.

Caso contrrio, pode clicar em Expandira seleo para que o Excel faa automaticamente aquilo que no fez por lapso.


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Dica: A ordenao alfabtica tambm funciona no caso de uma das colunas ter nmeros. Neste caso, a ordenao de A a Z

significa, em termos numricos, uma ordenao crescente; de Z a Asignifica uma ordenao decrescente.

Grficos

Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores

introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software especfico para criao de grficos

uma categoria muito popular at ao incio dos anos 90 do sculo passadosimplesmente desapareceu.

Grficos de Barras

Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta selecionar as clulas com os valores

pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido.

Comece por selecionar o friso Inserir.

Depois, selecione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico escolhido.

Escolha a variao pretendida e clique na figura que a representa

O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores que lhe deram origem.


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O Excel usou corretamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos, colocando os trimestres como sries de

dados e dando aos anos colunas separadas, cada uma com uma cor diferente.

Note que o frisose alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao dos grficos.

Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por

exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico.

Aqui selecionmos um esquema que exibe um ttulo. Depois s clicar no ttulo e edit-lo vontade. Outros esquemas

permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da

prpria folha de clculo.

Grficos Circulares

Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos

apenas uma srie de nmeros que contribuem para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular. O resultado, tal

como no grfico de barras, dado na mesma folha de clculo.

Como todas os elementos grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast -la do centro, de forma a soltar cada uma

delas e tornar o resultado mais atrativo.


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Dica: Os grficos (exceto no caso em que sejam exportados como uma imagem) mantm a sua ligao aos dados que os

geraram. Isso significa que pode alterar os dados na folha de Excel e ver o grfico refletir de imediato essas alteraes.

Impresso

Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de documento, especialmente devido

s dimenses que um documento de Excel pode vir a ter. Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do

boto do Office, designadamente Imprimir, Impresso Rpidae Pr-visualizar.

Imprimir

A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimira partir do Menudo Office.

Esta opo faz surgir um segundo dilogo, cujo aspeto depende do tipo de impressora que estiver a usar, e onde pode selecionar

quais as pginas a imprimir, o nmero de pginas a imprimir, a ordem de impresso, a qualidade, etc.

Impresso rpida

A funo de Impresso Rpidado Excel imprime diretamente o seu documento para a impressora predefinida sem perguntar

mais nada. Evite usar esta opo, exceto para documentos simples.

Pr-visualizar

A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso.

Antes de clicar nesta opo, tenha a certeza que no deixou o grfico selecionado, se assim foi, na pr-visualizao apenas irver o grfico e no todos os outros dados da mesma folha.

Definir rea de impresso

Um comando essencial para imprimir no Excel o que permite definir qual a rea a imprimir.

Antes de imprimir, dever escolher o friso Esquema de Pgina.

Note como h um risco tracejadovertical na sua folha de clculo. este risco que indica a diviso da pgina e como que ela

vai ser impressa. O que significa que esta folha vai ser impressa em duas pginas, ficando na segunda nada mais do que uma

parte do grfico. Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.


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Office Access 2007

Introduo

O Microsoft Access 2007 um Sistema de Gesto de Base de Dados e define-se como um conjunto de utilitrios que fornece

no s a possibilidade de gesto e armazenamento de grandes quantidades de informao, mas tambm a interface entre os

dados guardados e as aplicaes que lhes do acesso. Por serem guardados de uma forma estruturada, os dados podem, mais

tarde, ser acedidos no formato que melhor se adequa s necessidades do utilizador.

Conceitos Bsicos

O que so Registos e Campos?

Ainda antes de comear a desenvolver a sua base de dados com a ajuda deste manual, necessrio que tenha bem presente

alguns conceitos bsicos.

O Microsoft Office Access 2007 organiza as informaes em tabelas (ver pgina seguinte). Numa base de dados simples,

poder ter apenas uma tabela. Na maioria das vezes necessria mais do que uma. Por exemplo, poder ter uma tabela que

armazena informaes sobre produtos, outra tabela que armazena informaes sobre encomendas e uma outra com

informaes sobre os clientes.

Cada linha designada tambm por registoe cada coluna tambm designada por campo.

Um registoconsiste numa forma til e consistente de combinar informaes sobre um determinado tema.

Um campo consiste num item de informaes individual: um tipo de item que aparece em todos os registos. Na tabela

Produtos, por exemplo, cada linha ou registo teria informaes sobre um produto. Cada coluna ou campo tem um tipo de

informaes sobre esse produto como, por exemplo, o nome ou o preo.


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O que uma Tabela?

Uma tabelacontm dadossobre um determinado assunto, como, por exemplo, empregados ou produtos. Cada registo numa

tabela contm informaes sobre um item como, por exemplo, um determinado empregado. Um registo composto por

campos, tais como nome, morada e nmero de telefone.

1. Registoou linha

2. Campoou coluna

Uma base de dados pode incluir vrias tabelas, em que cada uma delas armazena informaes sobre um assunto diferente. Cada

tabela pode conter vrios campos de tipos diferentes, incluindo texto, nmeros, datas e imagens.

A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poder criar:

Uma tabela de clientes que mostra os clientes e as respetivas moradas;

Um catlogo de produtos comercializados, incluindo preos e imagens de ca

Manual Excel e Access Fundação Bomfim

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