BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar belakang Apotek adalah suatu jenis bisnis eceran (retail ) yang komoditasnya (barang yang diperdagangkan) terdiri dari perbekalan farmasi (obat dan bahan obat )serta perbekalan kesehatan (alat kesehatan). Apotek dalam mendistribusikan perbekalan farmasi kepada konsumen memiliki 5 fungsi antara lain : a. Pembelian b. Gudang c. Pelayanan d. Penjualan e. Keuangan f. Pembukuan Sehingga agar dapat dikelola dengan baik, maka seorang apoteker pengelola apotek (APA) disamping, ilmu kefarmasian yang telah dikuasai juga diperlukan ilmu lainnya seperti ilmu pemasaran (marketing) dan ilmu akuntasi (accounting). Dengan demikian APA harus dapat mengelola apotek sesuai dengan prinsip-prinsip bisnis yang dapat memberikan keuntungan kepada pihak- pihak yang memiliki kepentingan (stake holder) tanpa harus menghilangkan fungsi sosialnya di masyarakat. 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Apotek adalah suatu jenis bisnis eceran (retail ) yang komoditasnya
(barang yang diperdagangkan) terdiri dari perbekalan farmasi (obat dan bahan
obat )serta perbekalan kesehatan (alat kesehatan). Apotek dalam
mendistribusikan perbekalan farmasi kepada konsumen memiliki 5 fungsi
antara lain :
a. Pembelian
b. Gudang
c. Pelayanan
d. Penjualan
e. Keuangan
f. Pembukuan
Sehingga agar dapat dikelola dengan baik, maka seorang apoteker
pengelola apotek (APA) disamping, ilmu kefarmasian yang telah dikuasai juga
diperlukan ilmu lainnya seperti ilmu pemasaran (marketing) dan ilmu akuntasi
(accounting). Dengan demikian APA harus dapat mengelola apotek sesuai
dengan prinsip-prinsip bisnis yang dapat memberikan keuntungan kepada
pihak- pihak yang memiliki kepentingan (stake holder) tanpa harus
menghilangkan fungsi sosialnya di masyarakat.
1.2 Tujuan
a. Untuk mengetahui proses pembelian (purchasing) dilakukan untuk
memperoleh harga beli barang yang efisien dan dapat memenuhi
kebutuhan konsumen
b. Untuk mengetahui proses penyimpanan barang di gudang (ware house)
untuk mencegah resiko kerugian sekecil mungkin dari kehilangan,
kerusakan, dan barang yang tidak laku
1
c. Untuk mengetahui pelayanan (servicing) dilakukan untuk dapat
memberikan kepuasan kepada konsumen dan memperoleh keuntungan
yang optimal
d. Untuk mengetahui pengelolaan keuangan (financing) untuk mencegah
resiko kerugian sekecil mungkin dari kehilangan, kerusakan, dan
adanya uang palsu serta menjaga alirn kas (cash flow) tidak defisit
e. Untuk mengetahui pembukuan (accounting) bertujuan untuk dapat
menyajikan laporan khususnya keuangan yang tepat isi dan tepat
waktu.
2
BAB II
ISI
2.1 Manajemen Operasional
Manajemen dapat didefinisikan secara sederhana, sebagai suatu usaha atau
kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain.
Fungsi-fungsi manajemen adalah :
a. Perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi serta
dengan dokter untuk pemilihan obat yang lebih tepat.
5. UU No. 23 tahun 1992 tentang kesehatan, pasal 32 ayat 4
6. UU No. 23 tahun 1992 tentang kesehatan pasal 82 ayat 1
7. UU No. 8 tahun 1999 tentang pelindungan konsumen, pasal 8
tentang perbuatan yang dilarang bagi pelaku usaha ayat 1 dan 2
8. UU No. 8 tahun 1999 tentang perlindungan konsumen pasal 62
ayat 1 dan 3
2. PELAYANAN (SERVICE)
A. Prinsip-prinsip Kualitas pelayanan
Pelanggan sangat mengutamakan penerimaan kualitas pelayanan yang
tinggi sementara untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diterima
merupakan hal yang sulit. Hal ini disebabkan pelanggan yang menerima
pelayanan yang sama mengevaluasi kualitas pelayanan secara berbeda.
Seorang pelanggan bisa merasa mendapat pelayanan yang baik sementara
pelanggan lain merasa kinerja pelayanan dilakukan tidak memuaskan.
Menurut David L. Kurtz dan Kennetth E. Clow (1998) dalam
membicarakan kualiltas pelayanan terdapat 3 prinsip yang penting untuk
dipertimbanqkan yaitu :
a. Kualitas pelayanan lebih sulit dievaluasi daripada kualitas barang.
b. Kualitas pelayanan adalah berdasar persepsi pelanggan atas hasil
pelayanan dan evaluasi mereka mengenai proses pelayanan yang
dilakukan.
12
c. persepsi kualitas pelayanan dihasilkan dari perbandingan antara yang
diharapkan pelanggan terhadap pelayanan tersebut dan tingkat persepsi
pelayanan yang diterima.
Sebelum membicarakan tentang perbandingan evaluasi pelayanan antara
barang dan jasa, akan dibicarakan mengenai kualitas. Terdapat 3 macam
kualitas (Kurtz., D. L., dan Clow, K.E, 1998) yaitu:
a. Search Qualities, merupakan atribut-atribut yang dievaluasi oleh
pelanggan menjelang pembeliann barang dan jasa meliputi warns, styl,
kecocokan rasa dan harga.
b. Experience qualities, merupakan atribut-atribut yang dievaluasi oleh
pelanggan hanya selama atau sesudah proses konsumsi.
c. Credence quality, merupakan atribut yang sulit untuk dievaluasi oleh
pelanggan bahkan setelah selesai mengkonsumsi.
Kualitas pelayanan untuk barang dan jasa akan terlihat jelas perbedaannya
dengan mempertimbangkan ketiga macam kualitas di atas. Barang-barang
seperti cunsumer good misalnya : sepatu, almari es dan sebagainya, serta
business good, seperti bahan baku, komponen-komponen dan alat-alat kantor
research qualitynya cenderung tinggi, sehingga pelanggan dapat dengan mudah
mengevaluasi kualitas barang sebelum membeli. Selanjutnya pelayanan
yangexperience qualitynya tinggi yaitu consumer services meliputi makanan,
catering, hiburan dan kosmetika serta daiam business services seperti cleaning
services, delivery service dan reparasi. Evaluasi barn dapat dilakukan apabila
pelayanan sudah diterima.
Terdapat beberapa jenis pelayanan yang sulit untuk dievaluasi bahkan saat
pelayanan sudah dipenuhi yaitu cunsumer service seperti pendidikan. Dalam
sektor bisnis, termasuk konsultasi, penasehat keuangan dan promosi. Jelas
bahwa evaluasi pelayanan yang credence qualitynya tinggi sulit untuk
dilakukan (Kurtz, D.L., dan Clow , K.C. 1998).
Dari keterangan di atas dapatlah dikatakan bahwa kualitas barang search
qualitynya tinggi, sehingga dapat dievaluasi bahkan sebelum pembelian.
Sementara kualitas pelayanan, experience qualitynya tinggi, dalam arti
pelayanan harus dipenuhi dahulu baru dapat mengevaluasi bahkan beberapa
13
jenis pelayanan sulit dievaluasi sesudah pelayanan terpenuhi atau credence
qualytynya tinggi.
Selain itu dengan mempertimbangkan 3 hal prinsip dalam kualitas
pelayanan yang meliputi : sulitnya mengevaluasi kualitas jasa, persepsi
pelanggan atas basil pelayanan Berta persepsi kualitas pelayanan yang
dihasilkan dari perbandingan antara yang diharapkan pelanggan terhadap
pelayanan tersebut dan tingkat persepsi pelayanan yang diterima, maka
evaluasi kualitas pelayanan bersifat sangat subyektif. Kondisi adanya
perbedaan persepsi antara kualitas pelayanan yang diharapkan dengan yang
diterima selanjutnya Gap atau kesenjangan-kesenjangan.
B. Definisi kualitas pelanggan
Definisi kualitas pelayanan menurut Parasuraman, Zeithaml dan Berry
ialah : tingkat dan arch kesenjangan antara persepsi jasa pelanggan dan
harapannya. Apabila persepsi pelanggan setelah menerima jasa kurang dari
harapan semula berarti jasa tersebut kurang memuaskan. Apabila jasa yang
diharapkan sama dengan persepsi pelanggan berarti kualitas jasa memuaskan
sedangkan apabila persepsi yang diterima pelanggan melebihi jasa yang
diharapkan sebelumnya Berarti kualitas jasa tersebut ideal (A.Parasuraman,
1995).
C. Kualitas Pelayanan Berdasarkan Persepsi dan Ekspektasi
Ekspektasi atau harapan pelanggan dibentuk oleh pengalaman masa
lalunya, pembicaraan dari mulut ke mulut serta promosi yang dilakukan oleh
perusahaan jasa dan kemudian diperbandingkan (Supranto, J.S 1997).
Ekspektasi konsumen menurut Parasuraman et al. di yakini berperan
dalam menentukan kualitas produk dan kepuasan konsumen. Ekspetasi
konsumen merupakan keyakinan konsumen sebelum membeli suatu produk
atau jasa dan menjadi acuan dalam menilai kinerja (membuat persepsi) produk
tersebut (Wiratno, 1998).
Pengertian ekspektasi konsumen berdasar parasuraman et.al., tersebut
terhadap jasa mempunyai arti prediktif dan ideal (Wiratno, 1998). Dalam arti
14
prediktif, ekspektasi konsumen adalah perkiraan konsumen tetang kinerja jasa
yang akan terjadi dari transaksi jasa sedang dalam arti ideal, ekspektasi
konsumen adalah keinginan konsumen tentang kinerja jasa yang seharusnya ia
terima. Persepsi didefinisikan sebagai proses kognitif yang sangat kompleks,
yang menghasilkan gambaran lingkungan yang unik dan sedikit berbeda dari
kenyataan (Luthans, 1999).
Faktor-faktor yang mempengaruhi persepsi ini menurut Thoha dibedakan
menjadi dua yaitu faktor-faktor dari luar dan faktor dari dalam (Wiratno,
1998). faktor-faktor dari luar terdiri dari atas pengaruh-pengaruh lingkungan
luar, yaitu intensitas, ukuran, keberlawanan, pengulangan, dan gerakan.
Faktor-faktor dari dalam yang mempengaruhi persepsi ialah proses belajar,
motivasi dan kepribadian. Sementara faktor-faktor yang mempengaruhi
pengembangan persepsi seseorang adalah faktor psikologi, famili dan
kebudayaan.
Dengan memperbandingkan antara persepsi dan ekpektasi pelanggan
tersebut menimbulkan perbedaan antara tingkat kualitas pelayanan yang
diterima pelanggan dengan persepsi mereka sebelumnya. Pelanggan yang
mengevaluasi kualitas pelayanan menggunakan persepsinya untuk menilai,
bukan menggunakan apa yang dipikirkan penyedia pelayanan. Apabila
persepsi pelanggan menganggap menerima kualitas pelayanan yang buruk,
selanjutnya keputusan yang akan diambil di mass yang akan datang berdasar
pada persepsi tersebut oleh karena itu perusahaan penyedia pelayanan harus
memahami konsep kualitas pelayanan dari audit pada pelanggan bukan dari
sudut pandang organisasinya.
D. Pengukuran Kualitas Pelayanan
Berdasarkan penelitian yang dikembangkan oleh Parasuraman, Zeitham
dan Berry (1998), pelanggan mengevaluasi lima dimensi kualitas pelayanan
yaitu :
a. Tangible (berwujud) : meliputi fasilitas fisik penyedia service,
peralatannya serta penampilan karyawan.
15
b. Reliability (kehandalan) meliputi kemampuan perusahaan jasa untuk
memberikan pelayanan yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya.
c. Responsiveness (ketanggapan) : meliputi kesediaan karyawan perusahaan
untuk membantu pelanggan dan memberikan kepada mereka pelayanan
yang cepat.
d. Assurance (jaminan) : meliputi pengetahuan dan keramahan karyawan
perusahaan dan kemampuan mereka menjamin kinerja yang baik sehingga
menimbulkan kepercayaan dan keyakinan pelanggan.
e. Emphaty (empati) : meliputi perhatian yang bersifat individual kepada
pelanggan dan berupaya memahami keinginan pelanggan.
menurut Parasuraman et al., (1998) di dalam metode servqual ini telah
dibuat sebuah skala)c'aIZL multi item. Alat ini dimaksudkan untuk
mengukur ekspektasi pelangqan dan persepsi pelangqan dan kesenjangan
atau Gap yang ada pada model kualitas pelayanan. Dari kelima dimensi
tersebut kemudian diturunkan pertanyaan-pertanyaan yang sesuai masing-
masing dimensi, terdiri dari 22 butir pertanyaan. Instrumen servqual ini
berdasarkan pada asumsi bahwa kualitas pelayanan berbeda antara harapan
pelangan dan evaluasi pelayanan yang mereka terima.
Bagian pertama dari kuesioner menanyakan pelanggan untuk
menunjukkan tingkat pelayanan yang mereka harapkan dari suatu
perusahaan. Bagian kedua dari kuesioner, menanyakan pelangan untuk
mengevaluasi pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Tingkat
kualitas pelayanan ditentukan dengan mengurangkan harapan konsumen
dengan pelayanan yang diterima untuk masing-masing pertanyaan.
E. Model Kualitas Pelayanan
Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan, pelanggan akan membandingkan
pelayanan yang mereka terima dengan pelayanan yang mereka harapkan.
Apabila kualitas pelayanan formula secara matematis berupa P=E dimana P
merupakan persepsi purna pelayanan dan E merupakan harapan pelanggan
sebelumnya. Angka negatif akan menunjukkan bahwa harapan pelanggan
16
tidak terpenuhi, sedangkan angka positif menunjukkan bahwa harapan
pelanggan terpenuhi.
a. Gap persepsi manajemen, yaitu adanya perbedaan penilaian
pelayananan menurut pengguna jasa dan persepsi manajemen
mengenai harapan pengguna jasa. Penyebab gap ini adalah kegagalan
pihak manajemen untuk mengidentifikasi harapan pelanggan. Gap ini
dapat diatasi dengan komunikasi dengan pelanggan, melakukan riset
penelitian mendorong komunikasi dengan pelanggan serta mengurangi
level manajemen.
b. Gap spesifikasi kualitas, yaitu kesenjangan antara persepsi manajemen
mengenai harapan pengguna jasa dan spesifikasi-spesifikasi kualitas
jasa. Penyebab kesenjangan ini adalah keterbatasan sumber, kondisi
pasar serta tidak memadainya standarisasi tugas manajemen. Hal
tersebut dapat diatasi dengan komitmen top manajemen
mengembangkan tujuan kualitas jasa, standarisasi tugas serta
kecocokan harapan pelanggan.
c. Gap menyampaikan pelayanan yaitu kesenjangan antara spesifikasi
kualitas jasa dan mengarahkan jasa. Penyebab kesenjangan ini adalah
ketidaksadaran karyawan terhadap spesifikasi kualitas, karyawan tidak
memiliki kemampuan untuk melaksanakan spesifikasi tersebut.
Strategi untuk mengatasi kesenjangan ini adalah peningkatan team
work, kesesuaian pengawai dengan tugas, serta teknologi dengan tugas
menyediakan perseived control, yaitu sejauhmana pegawai merasakan
kebebasan untuk menentukan cars pelayanan mengembangkan sistem
pengawasan dari atasan, mengurangi ambiquitas peran serta konflik
peran.
d. Gap komunikasi pemasaran, yaitu kesenjangan antara penyampaian
jasa dan komunikasi eksternal. Penyebab kesenjangan ini adalah
kurangnya komunikasi serta terlalu menjanjikan. Kesenjangan ini
dapat dikurangi dengan meningkatkan komunikasi horisontal serta
menghindari janji yang terlalu berlebihan.
17
e. Gap dalam pelayanan yang dirasakan, adalah : perbedaan persepsi
antara jasa yang dirasakan dan jasa yang diharapkan oleh pelanggan.
Kesenjangan ini dapat diketahui atau dirasakan pelanggan dari orang
lain,pengalaman mass lalunya dari ketidaksesuaian dengan
kebutuhannya.Disini pelanggan mempunyai persepsi sendiri dalam
mengukur kinerja atau kualitas jasa yang diberikan.
Dari kelima Gap tersebut, Gap 1-4 berpengaruh terhadap Gap 5.
Apabila Gap 1-4 bernilai positif dan negatif sementara Gap 5 bernilai
negatif maka hal ini berarti harapan konsumen tidak terpenuhi.
3. KELUHAN (COMPLAINT)
Menurut Dr. Asto Subroto, dari 25 pelanggan yang tidak puas terhadap suatu
produk/layanan hanya satu di antara mereka yang melakukan komplain. Menjadi
pertanyaan penting, apa yang dilakukan oleh 24 pelanggan lain yang tidak
melakukan komplain. Ada beberapa alternatif yang tersedia. Diam saja,
menyampaikan keluhan namun bukan kepada produsen/ penyedia layanan tetapi
kepada kolega atau kerabat, dan tidak sedikit pelanggan langsung beralih kepada
produsen/penyedia layanan lain sebagai wujud kekecewaannya.
Komplain merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan oleh
pelanggan kepada produsen/penyedia layanan. Oleh karena itu komplain
merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan karena pada umumnya
disampaikan oleh pelanggan yang loyal. Adapun hambatan yang menyebabkan
tidak adanya komplain meskipun pelanggan mengalami kekecewaan adalah
sebagai berikut:
1. Konsumen tidak mengetahui kemana komplain ditujukan
2. Asumsi konsumen bahwa komplain adalah hal yang sia-sia
3. Prosedur komplain yang rumit dan berbelit-belit
4. Komplain yang dilakukan dapat memperburuk keadaan karena produsen/
penyedia layanan tidak siap menerima komplain.
5. Banyak perusahaan yang tidak memberitahukan kepada konsumen apabila
menghadapi masalah dalam penggunaan produknya, atau penyedia jasa
yang tidak menginformasikan ke mana kalau kalau komplain apabila
18
konsumen mengalami masalah. Hal ini dapat menyebabkan konsumen lalu
diam saja atau apabila produk tersebut adalah jenis fast moving atau low
involvement yang siklus pembeliannya pendek, pembelian berikutnya akan
langsung pindah ke merek lain. Oleh karena itu apapun produk atau jasa
yang dijual oleh perusahaan, sebaiknya konsumen diinformasikan dengan
jelas ke mana (telepon/website/alamat) harus komplain apabila menghadapi
masalah tentang produk atau jasa yang dibelinya.
Tidak sedikit konsumen yang memiliki kepercayaan bahwa kalaupun mereka
komplain sebenarnya percuma saja. Walaupun ketika komplian ditanggapi secara
serius, tetapi akhirnya akan menguap begitu saja. Kepercayaan konsumen ini tentu
tidak lahir begitu saja, melainkan berdasarkan akumulasi dari pengalamannya
sendiri ataupun pengalaman orang-orang di sekitarnya yang ditularkan kepadanya.
Faktor informasi dari orang lain inilah sebenarnya juga ancaman bagi pemilik
merek yang tidak menanggapi ketidak puasan konsumennya secara baik. Lalu
bagaimana mengatasi kepercayaan yang sudah dimiliki oleh konsumen tersebut ?
sekali lagi adalah faktor informasi dan komunikasi. Ketika seorang konsumen
komplain, 1) konsumen harus diyakinkan bahwa komplainnya ditangani dengan
baik dan 2) konsumen harus mengetahui bagaimana perkembangan penyelesaian
masalah yang dikomplain tersebut. Kasus yang dialami oleh sebuah provider
telekomunikasi di Jakarta menjadi contoh yang baik, yaitu bahwa tingkat
penyelesaian masalah yang dikeluhkan oleh pelanggan sebenarnya sangat tinggi,
akan tetapi karena ketika masalah tersebut selesai konsumen tidak diberitahu
maka dianggap bahwa perusahaan tersebut belum melakukan perbaikan dan
masalah selesai sendiri. Akibatnya adalah ketidak puasan konsumen terhadap
penyelesaian masalah di perusahaan ini tetap tinggi.
Anggapan wajar yang dialami oleh setiap konsumen adalah bahwa ketika
mereka akan komplain ternyata diharuskan mengisi berbagai form dan
menyerahkan form tersebut ke bagian-bagian tertentu dan akhirnya oleh bagian
tersebut diminta lagi mengisi buku komplain atau ditanya berbagai hal. Prosedur
seperti ini jelas saja tidak memudahkan konsumen yang sedang menghadapi
masalah akan tetapi justru memperumit. Oleh karena itu sebaiknya konsumen
dibebaskan menyampaikan keluhan dalam bentuk apapun, yang penting jelas.
19
Kadang-kadang perusahaan menganggap konsumen mengada-ada, tetapi lebih
baik perusahaan berasumsi positif saja, karena dengan adanya keluhan seperti ini
sekaligus menguji prosedur operasi standar yang dimiliki oleh perusahaan untuk
menyelesaikan sebuah permasalahan.
Jenis-Jenis Komplain
Menurut Drs. M. Umar, MM, Apt., Berdasarkan phase pelayanan yang
diperoleh konsumen maka keluhan (complaint) terbagi menjadi dua jenis:
1. Keluhan Biasa (common complaint)
Yaitu keluhan terhadap kualitas pelayanan selama konsumen membeli
obat di apotek seperti keramahan, kecepatan, kelengkapan, harga
bahkan kebersihan/ keluhan semacam ini tentu tidak membahayakan
keselamatan jiwa konsumennya, tetapi bila tidak ditanggapi secara
serius maka cepat atau lambat konsumen akan pindah ke apotek lain
yang lebih memperhatikan ekspektasinya.
2. Keluhan Yang Berbahaya (critical complaint)
Yaitu keluhan terhadap kulaitas pelayanan setelah konsumen membeli
obat dari apotek seperti kualitas obat (rusak, tertukar, jumlah yang
berkurang), efek samping yang dialami konsumen, yang dapat
membahayakan konsumen. Bagi sebagian konsumen yang kritis, bila
keluhan semacam ini tidak memperoleh tanggapan dari petugas apotek,
maka apotek dapat mengalami masalah yang tentunya dapat
menyebabkan kerugian yang besar seperti menghadapi tuntutan
pengadilan.
Cara Penanganan Komplain
Untuk menghindari resiko dari komplain,langkah-langkah yang dapat
diambil:
1. Untuk keluhan biasa
Bila petugas kurang ramah dan pelayanannya lambat, maka petugas
dibekali dengan pengetahuan seperti service excellent
Bila perbekalan barang kurang lengkap dan harga terlalu mahal
dibandingkan dengan apotek pesaing maka apotek harus
melengkapi dan mengkaji ulang kebijaksanaan harga.
20
Bila ruang tunggu/gedung terkesan kotor maka petugas dibekali
dengan pengetahuan 5 S (Seiri: ringkas, Seiton : rapi, Seiso : resik,
Seiketsu: rawat, Shitsuke: rajin).
2. Untuk keluhan berbahaya
a. Masalah kualitas obat
Menanyakan no resep dan tanggal
Melakukan pemerikasaan dan pencocokan, bila ternyata terjadi
kesalahan maka apotek berkewajiban mengganti/menambah
obat, dan bila terjadi kesalahpahaman maka petugas apotek
harus menjelaskan persoalan tersebut dengan baik.
Mencatat kasus ini dalam buku critical complaint form record
b. Masalah efek samping
Informasikan untuk segera menghentikan obat
Melaporkan ke dokter yang menulis resep
Mendengar rekomendasi dokter tentang alternatif pengganti
Mencatat kasus ini dalam buku critical complaint form record
5). Pelaporan
Laporan dalam manajemen apotek terdiri dari :
Pelaporan Keuangan Apotek
Perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat disegala bidang
memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap bisnis dan ekonomi.
Penyajian informasi perusahaan yang dahulu dibuat secara manual kini
dikerjakan dengan bantuan komputer. Dan ini memberikan dampak positif
maupun negatif terhadap lingkungan perusahaan. Dampak positif yang dapat
dilihat disini bahwa perusahaan tidak lagi harus menghabiskan banyak waktu
hanya sekedar untuk membuat laporan keuangan. Dengan sistem informasi
akuntansi yang sudah berkembang pesat penyajian laporan keuangan dapat
dilakukan dengan sangat cepat ddengan minimnya resiko kesalahan penyajian
yang immaterial. Namun dampak negatif yang terjadi pada perusahaan pun
juga tidak sedikit. Perusahaan harus melakukan pengurangan sumber daya
manusia untuk mengurangi pengeluaran yang sia-sia. Oleh karena itu
21
perusahaan yang berkembang sekarang lebih mengutamakan sistem informasi
akuntansi yang baik ketimbang memperbanyak sumber daya manusia.
Sistem informasi akuntansi dimaksudkan disini adalah metode atau
prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan
melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha. Sistem
informasi akuntansi digunakan sebagai pengendalian intenal terhadap aktiva
dan melindungi aktiva dari penyalahgunaan, serta memastikan bahwa
informasi yang dibuat akurat. Dengan demikian disarankan setiap perusahaan
memiliki sistem informasi akuntansi yang baik untuk menjaga aktiva yang
dimilikinya. Bisnis apotek dan Toko Obat dapat dibandingkan dengan skala
ritel umum atau franchise Mart yang marak mengepung masyarakat. Secara
teknis bisnis, apotek dan Toko Obat membutuhkan manajemen khusus karena
diferensiasi serta spesifikasi produk yang kuat pada produknya, produk
kesehatan, khususnya obat dan Perbekes.
Seluruh kegiatan transaksi uang dan barang yang terjadi pada semua
fungsi kegiatan di apotek kemudian disajikan dalam laporan akuntansi
keuangan, sesuai dengan bentuk standar laporan akuntansi Indonesia.
Laporan akuntansi keuangan pada hakekatnya berfungsi sebagai pemberi
informasi kepada pengelola atau pemilik apotek mengenai perubahan yang
terjadi pada unsur-unsur kekayaan (neraca) yang dimiliki apotek dari kondisi
neraca pada awal kegiatan menjadi neraca akhir kegiatan apotek, sebagai
akibat adanya kegiatan transaksi jual beli barang atau jasa selama pada kurun
waktu tertentu.
Tujuan pencatatan dan Pelaporan
1. Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,
pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh
rangkaian kegiatan mutasi obat.
2. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan
pada masing-masing aspek pengelolaan obat.
3. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
4. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
5. Sumber data untuk pembuatan laporan.
22
Tujuan Manajemen Keuangan
Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan
pembagian tugas. Bendahara mengontrol dan menerima setoran dari kasir di
bagian muka apotek mengenai hasil penjualan tunai dan dari administrasi
piutang hasil tagihan piutang. Kontrol pemasukan uang, bendahara dibantu
administrasi mengontrol tagihan piutang dan dari penjualan tunai harian,
pengontrolan dapat menggunakan alat kas register. Mengadakan evaluasi
hasil penjualan dan pencatatan dilakukan secara efektif dan efisien tetapi
mudah, sederhana dan reliable terhadap masalah keuangan. Bendahara tidak
berhak mengeluarkan uang tanpa ada persetujuan dari atasan, tugasnya adalah
menerima dan mencatat uang yang masuk. Pengeluaran uang dapat berupa :
a) Pembayaran hutang dagang, dilakukan oleh administrasi pembelian dan
control oleh administrasi gudang.
b) Pembayaran biaya disertai oleh pembuktian yang syah dan control serta
fiat oleh pimpinan.
Pembayaran gaji dilakukan oleh administrasi kepegawaian. Pembayaran
biaya yang lain berupa biaya rutin, seperti telepon, listrik dan lain-lain.
Pembayaran selain dapat berupa uang kontan dapat pua melalui bank dengan
mengeluarkan cheque. Sebaiknya bendahara tidak terlalu banyak menyimpan
uang di brankas, tetapi lebih baik disimpan di bank.
Data keuangan tersebut diperlukan oleh pimpinan apotek untuk :
1. Merencanakan manajemen dan pengembangan apotek.
2. Mengetahui posisi keuangan.
3. Mengevaluasi perkembanan apotek.
Analisis laporan keuangan
Laporan keuangan pada dasarnya adalah hasil proses akuntansi yang
digunakan sebagai alat komunikasi data keuangan atau aktivitas perusahaan
yang berhubungan dengan keuangan guna memberikan informasi bagi pihak-
pihak yang berkepentingan. Laporan keuangan sebuah perusahaan
menunjukkan kondisi kesehatan perusahaan dan kinerja perusahaan tersebut.
23
Menurut Penjelasan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), tujuan laporan
keuangan adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan,
kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan.
1. Unsur-unsur laporan keuangan
Unsur laporan keuangan dikelompokkan dalam 3 unsur yaitu
a. Aktiva
Unsur aktiva menggambarkan jumlah sumber daya yang dimiliki
perusahaan.
b. Kewajiban
Kewajiban menggambarkan transaksi dan peristiwa ekonomi yang
mempengaruhi kinerja perusahaan dalan satu periode waktu tertentu
c. Ekuitas
Ekuitas menggambarkan jumlah modal perusahaan.
Bentuk-Bentuk Laporan Keuangan
Bentuk laporan keuangan yang disajikan secara keseluran terdiri dari laporan
laba rugi, laporan perubahan modal, neraca dan laporan arus kas.
a. Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi (Income Statement) merupakan laporan akuntansi keuangan
yang menggambarkan tentang jumlah penjualan, biaya variabel, biaya tetap
dan laba yang diperoleh dalam satu periode waktu tertentu.
Unsur yang dilaporkan di dalam laporan rugi laba adalah :
a. Penjualan (sales)
b. Biaya Pembelian Barang = biaya variabel (variable cost)
c. Biaya Operasioanal = Biaya Tetap (fix cost)
d. Laba Rugi Sebelum Bunga dan Pajak (EBIT)
24
Contoh Laporan Laba Rugi Apotek “X”
(dalam juta rupiah)
No Uraian
Rupiah % tage
1 Jumlah penjualan (sales) 35.000 100,002 Biaya Variabel (Variabel cost) 26.000 74,293 Biaya Tetap (fix cost) 7.900 22,574 Laba sebelum bunga dan pajak 1.100 3,14 Bunga (interest) 220 Pajak (tax) 326 Laba Sesudah Pajak 554 1,58
Catatan: Variable cost = HPP (harga pokok penjualan)
= COGS (Cost of Goods Sol)
Fix Cost = Biaya Usaha
Harga pokok penjualan ( Cost of good sold ) = HPP
Cara Menghitung HPP ada 2 cara yaitu:
- Cara pertama: dengan faktor harga jual
Contoh: faktor harga jual resep tunai = 1.25 sedangkan faktor harga beli =