MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Kegiatan Belajar 1

Perpustakaan adalah tempat menyimpan, mengolah dan mencari informasi di mana informasi tsb dapat berbentuk bahan bacaan tercetak,maupun elektronik.Tugas Perpustaakan adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, mengemas, menyimpan, memberdayakan dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai.Di dalam perpustakaan ada organisasi dan system yang mengatur agar proses sirkulasi bahan pustaka berjalan dengan lancer. proses tersebut meliputi:Peminjaman bahan pustaka, pengembalian bahan pustaka, perpanjangan bahan pustaka.Perpustakaan dapat berfungsi dengan bijak jika didukung oleh sarana dan prasaran yg memadai, dana yg cukup memdai, SDM yg handal dan bededikasi tinggi.Tugas Perpustakaan semakin banyak dan berkembang diantaranya Menyimpan informasi, mengumpulkan informasi dan menyebarkan informasi.Persyaratan yg harus dipenuhi untuk sebuah perpustakaan diantaranya adalah adanya sekumpulan bahan pustaka yg diolah dan disajikan ke pengguna.Secara garis besar tugas perpustakaan adalah:

Mengumpulkan, menyimpan, dan menyediakan informasi dlm bentuk tercetak ataupun dlm bentuk elektronik kepada pemakai

Terus memperhatikan kemajuan zaman dan teknologi agar keinginan masyarakat dlm mengakses informasi dapat terpenuhi.

Harus mampu menjadi jembatan penyedia informasi pada masa lalu, masa kini dan masa depan.

Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 132/KEP/M.PAN/12/2002 perpustakaan adalah sebuah unit kerja yg memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari 1.000 judul dari berbagai disiplin ilmu.

Perpustakaan dalam Bahasa:

Bibliothec (Belanda)

Bibliotheca (Portugis)

Bibliotheque (Perancis)

Pengertian Perpustakaan menurut Encyclopedia Britannica adalah Himpunan bahan-bahan tertulis atau tercetak yg diatur dan diorganisasikan untuk tujuan studi dan penelitian atau pembacaan umum atau kedua-duanya.

Kegiatan Belajar 2

Pada dasarnya Fungsi Perpustakaan memiliki 5 Fungsi :

1. Fungsi Edukatif2. Fungsi Informatif3. Fungsi Penelitian4. Fungsi Kultural5. Fungsi Rekreasi

Beberapa pakar mengelompokan perpustakaan menjadi 5 jenis:

1. Perpustakaan Nasional2. Perpustakaan Khusus3. Perpustakaan Umum4. Perpustakaan Sekolah5. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Fungsi Utama Perpustakaan Nsional adalah Untuk menyimpan semua bahan pustaka tercetak, terekam, serta multimedia yg diterbitkan oleh Negara tsb atau mengenai Negara tsb.

Tujuan Perpustakaan Nasional :

1. Pusat deposit koleksi NAsional2. Pusat Bibliografi Nasional3. Pusat informasi, referensi dan Penelitian4. Kerjasama antar perpustakaan di wilayah propinsi5. Pusat penyimpanan koleksi bahan pustaka yg menyangkut suatu propinsi6. Pusat penyelenggaraan referensi, informasi & pemelitian dlm wilayah propinsi.

Perpustakaan Umum adalah jenis perpustakaan yg didirikan oleh masyarakat umum dan dibiayai oleh masyarakat itu sendiri.

Ciri-ciri Perpustakaan Umum:

1. Perpustakaan terbuka untuk umum 2. Siapa saja boleh masuk3. Dibiayai dengan dana masyarakat.

Kegiatan Belajar 3

KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN MANAJEMEN

Fungsi Manajemen modern :

1. Planning2. Organizing3. Staffing4. Directing5. Controlling

Prinsip Manajemen :

1. George R. Terry : Planning, Organizing, Actuating (pelaksanaan), Controlling ( POAC)

2. Henrry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controling (POCC)

3. Koont2 & O’Donnel ; Organizing, Staffing, Directing (Pengarahan), Planning, Contolling

4. Wiliam H.Newman ; Planning, Organizing, Asembling, Resources, Directing, Controlling

5. Lethor Gullick ; Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting (laporan), Budgeting(penganggaran).

Perencanaan (Planning):

1. Mengenali masalah dan langkah-langkah untuk mengatasinya2. MEngumpulkan informasi tentang masalah yg dihadapi 3. Menilai berbagai alternative pemecahan serta metode untuk memecahkan

masalah.4. Pengambilan keputusan untuk bertindak5. Evaluasi pemecahan masalah berdasarkan pengalaman.

Secara umum Manjemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua factor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu.(Prajudi dalam Sutarno, 2004)Kamus Besar Bahasa Indonesia 1. Manajemen adalah sustu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk

mencapai sasaran.2. Manajemen adalah pejabat atau pemimpin yg bertanggung jawab atas jalanya

perusahaan.

Beberapa hal sebenarnya sudah dilaksanakan sebagai bagian dari manajemen sejak zaman dahulu, yaitu sbb:

1. Adanya suatu sasaran utama (tujuan) dan beberapa sasaran sekunder yg ditetapkan.

2. Adanya prosedur yg dibuat utk melaksanakan kegiatan3. Adanya organisasi4. Adanya pengarahan kepada pekerja untuk semua tingkatan5. Adanya koordinasi mengenai penggunaan tempat maupun waktu 6. Adanya pengendalian untuk menjamin agar semua unsure diselesaikan sesuai dg

waktu dan tempat yg telah direncanakan

5 Tahapan Perkembangan Manajemen :

1. Manajemen Autoriter2. Manajemen Ilmiah (scientific) dipelopori para insinyur Amerika 3. Manajemen Hubungan Manusia4. Manajemen Berorientasikan Hasil5. Manajemen Tanggung jawab Sosial.

Frederick Winslow Taylor (1856-1915) disebut sbg bapak Manajemen Ilmiah

Taylor mengembangkan alat-alat /manajeman sbb:

1. Telaah tentang gerak dan waktu ,yg menghasilkan standar kerja

2. Upah perangsang untuk mencapai tugas yg telah ditetapkan

3. Penyelia Fungsional.

4. Perencanaan dan penjadwalan,kartu-kartu instruksi, mistar hitung, table-tabel.

5. Standardisasi metode, alat, dan suku cadang.

6. Penetapan biaya produksi.

7. Pembelian menurut spesifikasi dan penawaran.

8. Sistem – system pengendalian produksi, termasuk metode grafik.

Beberapa prinsip yg dikembangkan oleh Fayol (menurut Stueart and Easlick, 1981) :

1. Pengelompokan pekerjaan menjadi divisi atau pembagian tugas.2. Otoritas/kekuasaan (authority)3. Disiplin.4. Satu Komando.5. Gangplank6. Satu arah7. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi8. Remunerasi (Upah yg sama untuk pekerjaan yg sama)9. Sentralisasi10. Teratur11. Persamaan

12. Stabilitas13. Inisiatif14. Rasa kebersamaan.

Gangplanks

A B LC M

D NE O

F - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -P

Sifat Pekerjaan

Kegiatan Belajar 4

FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN

Menurut Koontz dan O’Donnell dlm bukunya The Principle of Management

Fungsi Manajemen ada 5 :

1. Planning ( Perencanaan)2. Organizing (Pengorganisasian)3. Staffing (pengisian jabatan)4. Directing ( pengarahan)5. Controlling (pengawasan)

Manajerial

Teknis

Dalam Perencanaan memiliki 5W 1H :

What : apa yang akan dilakukan

Why : mengapa melakukan sesuatu

Who : siapa yang akan melakukan

When : kapan harus dilakukan

Where : dimana akan dilakukan

How : bagaiman melakukannya.

MODUL 2

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

Kegitan belajar 1

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

PERENCANAAN DAN SIKLUS PERENCANAAN

9.Kontrol dan monitoring 1. Menentukan kebutuhan

8. Implementasi 2.Menentukan tujuan

3. Menentukan sasaran 7.Piih cara

4. Menentukan metode/cara mencapai

6. Simulasi sasaran.

5. Pengujian cara yang dipilih.

TUJUAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses untuk membawa posisi suatu organisasi dari keadaan saat ini ke keadaan lain yang diinginkan di masa datang dlm suatu paeriode tertentu.

Proses perencanaan harus memperhatikan empat factor penting :

1. Waktu2. Pengumpulan dan analisis data3. Level atau tingkatan perencanaan 4. Kelenturan atau fleksibel.

Alasan dalam membuat perencanaan :

1. Untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan2.

2. Untuk memilih alternative operasional yg ekonomis.3. Untuk memungkinkan adanya pengawasan.

Tujuan Perencanaan Perpustakaan:

1. Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpus yg akan memandu dlm pengambilan keputusan.

2. Meningkatkan pelayanan perpustakaan 3. Memastikan pengembangan yg rasional dan efektif 4. Untuk mengantisipasai kebutuhan sumber2 informasi5. Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan

Tujuan digunakan untuk menunjukan alas an-alasan mengapa sebuah organisasi dibentuk atau mengapa sebuah kegiatan dilaksanakan.

Sasaran dipakai untuk menunjukan titik akhir dari suatu program.

Target adalah suatu nilai kualitatif yg menjadi tujuan suatu program kerja.

Perencanaan dibuat dg melibatkan semua unsur pimpinan dari yg tertinggi sampai pimpinan unit terkecil, berdasarkan data yg sudah dikumpulkan dan dianalisis.

Manfaat rencana Ketenagaan adalah :

1. Memperbaiki penggunaan SDM2. Memadukan kegiatan2 personalia dan tujuan2 organisasi di waktu yg akan datang

secara efisien.3. Melakukan pengadaan karyawan baru secara ekonomis.4. Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu

kegiatan2 personalia di unit organisasi lainnya.5. membantu program2 manajemen personalia yg berbeda beda seperti penarikan

seleksi.

Rumus Kebutuhan tenaga kerja menurut RANGANATHAN :

Ket :

T : Jml SDM yg dibutuhkan

W : Jml jam kerja nyata tiap minggu

WH : Jml jam kerja minimal tiap minggu 37 ½ jam

N : Jml pengguna

T : Perubah otomasi pada titik layanan dg nilai konstan

t1 = 10; t2 = 20; t = 30

n : jml titik layanan di semua unit

x : penambahan koleksi tiap tahun Y: Besarnya koleksi.

Pada umumnya SDM serta sarana dan prasarana perpustakaan di Indonesia sudah diberikan apa adanya (given), namun perpustakaan tetap paerlu perencanaan.

Kegiatan belajar 3

Perencanaan Gedung dan Tata Ruang Perpustakaan

Gedung perpustakaan adalah suatu bangunan yg dirancang sebagai tempat untuk menampung kegiatan perpustakaan bersama petugas, perlatan, dan perabot yg diperlukan untuk menunjang perpustakaan.

3 keperluan pokok alokasi penggunaan gedung :

1. Untuk keperluan penggunaan perpustakaan2. Untuk keperluan koleksi perpustakaan 3. Untuk keperluan ruang kerja petugas

Tiga cara dalam penataan ruang perpustakaan:

1. Tata sekat2. tata parak/rak3. Tata baur

Modular system adalah gedung tsb harus disekat-sekat untuk memudahkan pengamanan.

Di Perpustakaan perguruan tinggi biasanya alokasi gedung mengikuti aturan sebagi berikut: 25% untuk keperluan pengguna 50 % untuk koleksi 25 % untuk ruang kerja petugas.

10 Aspek Tata Ruang :

1. Fleksibel2. Kekompakan bentuk3. Mudah dijangkau4. Mudah diperluas5. Fariatif6. Organized7. KOnfortabel (Kenyamanan tanpa mengganggu kenyamanan)8.9. Securiti / keamanan10. Ekonomi

Kegiatan belajar 4

Perabot dan Peralatan Perpustakaan

Perabot perpustakaan didefinisikan sbg semua kelengkapan fisik berupa mebeler yang digunakan di perpustakaan dalam rangka menunjang kelancaran tugas2 perpustakaan, sedangkan peralatan perpustakaan didefinisikan sebagai semua perangkat peralatan yg ada dlm perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas.

Beberapa aspek yg perlu diperhatikan dlm menentukan perabot dan perlengkapan Perpustakaan adalan :

1. Jumlah dan jenis koleksi, bahan cetak atau bentuk lain yg ada dan akan dimiliki dlm rencana tahun mendatang.

2. Jangkauan layanan yg akan diselenggarakan, termasuk jml tenaga yg akan menempati tiap ruangan dan pengembangannya lima atau sepuluh th ke depan.

3. Pada keadaan tertentu ruangan pasti dipakai untuk perkantoran/kegiatan administrasi dan pengembangannya.

Perabot Perlengkapan yang dibutuhkan

1. Almari Penitipan Tas dan Pameran2. Pintu control3. Tempat Peminjaman / Meja Sirkulasi4. Almari Katalog5. Meja Layanan Rujukan6. Rak Koleksi Majalah dan Surat Kabar7. Rak Koleksi Buku8. Meja Komputer9. Meja dan Kursi Baca10. Meja / Kursi untuk Kerja Petugas

Peralatan Perpustakaan Mesi Tik, Komputer, Printer, Alat Baca Bahan Mikro, Alat Pemutar Kaset Audio atau Kaset Video, Alat Pemutar VCD dan DVD, Proyektor Film/Slide, Mesin Fotocopy, Pesawat Telepon dan Faximili, Mesin Potong Kertas, Mesin Jahit, Alat Pres, Alat Perekat, Mesin Pencetak.

Perabot dan Perlengkapan dlm Ruang Koleksi :

Rak buku, Rak majalah, Rak buku untuk anak, Rak atau gantungan surat kabar, Rak atlas, Rak Kamus, Lemari pamflet/brosur, Lemari kaset /film/CD-ROM/bahan mikro,kotak majalah/brosur, Standar buku, Tangga injakan untuk mengambil buku di rak, Alat pemadam api, Label penunjuk rak.

Perabot dan Perlengkapan dlm Ruang Baca

Meja dan Kursi baca, Study carrel/meja belajar, Bantal untuk anak (perpust umum),Kipas angin /AC, Telepon, Komputer (untuk Katalog,internet, layanan digital, yg sdh ada layanan berbasis Teknologi informasi).

Perlengkapan dlm Ruang Pelayanan

Meja sirkulsi, Lemari atau rak penitipan tas, Lemari Katalog, Komputer OPAC, Komputer untuk administrasi sirkulasi, Printer, Papan pengumuman, Formulir peminjaman, Kotak kartu buku, Mesin Fotokopi, Telepon, Peralatan untuk layanan digital, Perangkat audio visual, Alat penyejuk ruangan.

Perlengkapan dlm Ruang Kerja Teknis dan Administrasi

Meja dan kursi kerja, Lemari arsip, Mesin ketik/computer, Printer, Kartu kartu dan blanko, Buku induk koleksi perpustakaan, cap stempel, Alat tulis kantor,Filling Kabinet, kereta buku, Kotak kotak catalog, Meja kerja Panjang.

Perlengkapan Ruang Penjilidan dan Penggandaan

Alat pemotong kertas, alat penjahit, alat penjilid, Alat pres, Mesin jahit, mesin perekat, Pisau potong, gunting, penggaris logam, meja kerja panjang, Meja da kursi petugas, lemari, rak buku, Hectmachine, mesin stensil/mesin fotocopy.

Perlengkapan Gudang – Rak buku, Lemari, Rak perbekalan kantor, PEnsil, Kertas, disket, CD kosong.

MODUL 3

Kegiatan Belajar 1

Pembinaan dan Pengembangan Koleksi di Perpustakaan

Untuk melakukan pengembangan koleksi perpustakaan yg terencana dg baik maka diperlukan arahan tertulis bagi pustakawan. Arah tertulis tsb dikenal dg nama Kebijakan Pengembangan Koleksi.

Fungsi kebijakan pengembangan koleksi

1. sebagai pedoman bagi petugas seleksi2. Sebagai sarana komunikasi3. Sebagai sarana perencanaan

Kajian pemakai adalah penelitian dg tujuan untuk mengetahui bagaimana, mengapa, kapan, dan dimana orang mencari informasi dan menggunakan sumber sumber informasi.

Kajian formal diperlukan karena :

1. Cara informal sering menghasilkan gambaran subjektif2. Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yg lebih

menyeluruh dari masyarakat3. Untuk mempertanggungjawabkan layanan dan koleksi yg akan dikembangkan dan

alokasi dana perpustakaan, diperlukan data yg objektif dan akurat.

Pengadaan Bahan Pustaka (prakatalogan) meliputi:

1. Pemesanan bahan pustaka2. Penerimaan bahan pustaka

Kegiatan Belajar 2

Perawatan, Pelestarian, dan Penyiangan Bahan Pustaka

Tujuan dari perawatan koleksi (bahan pustaka) adalah untuk melestarikan kandungan informasi yg ada pd bahan pustaka.

Perawatan meliputi:

Mempertahankan bentuk asli, pencegahan terhadap faktor2 perusak koleksi, perawatan fisik seperti dg menjilid ulang, Melaminasi atau memproduksi bahan pustaka, Mengalih bentuk (dari kertas ke microfilm, mikrofis atau digital).

Perkembangan teknologi informasi membawa perkembangan pula pada teknik pelestarian ini. saai ini beberapa perpustakaan seperti PDII-LIPI, Perpustakaan Umum Pemerintah Provinsi DKI, beberapa perpustakaan perguruan tinggi sedang giat- giatnya melakukan alih bentuk dari bahan pustaka tercetak menjadi bahan pustaka digital.Bahan pustaka, khususnya terbitan lokal di “scan” dan disimpan dlm format digital dan disimpan dlm media CD-ROM.

Alasan lain melakukan penyiangan terhadap koleksi perpustakaan adalah keterbatasan tempat yang dimiliki oleh perpustakaan.

Penarikan bahan pustaka dari jajaran koleksi perpustakaan inilah yg dikenal dg penyiangan bahan pustaka atau weeding.

Kegiatan Belajar 3

Pengatalogan Deskriptif dan Subjek

Tata kerja rutin perpustakaan secara umum dapat dikelompokan menjadi dua macam kegiatan pokok, yaitu kegiatan pengolahan dan kegiatan pelayanan.Kegiatan pengolahan terdiri dari kegiatan prakatalogan (pengadaan bahan pustaka), pengatalogan, dan pascakatalog.

Kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu pembelian, penukaran dan hadiah.Sarana yang diperlukan di dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka :

1. daftar permintaan2. daftar pesanan 3. daftar buku dalam proses4. daftar majalah buku induk

Pengatalogan terdiri dari dua kegiatan pokok yaitu pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek. PEngatalogan diskriptif meliputi penentuan tajuk entri utama pembuatan bibliografi.

7 daerah diskripsi :

1. Judul dan kepengarangan2. Edisi3. Impresium

4. Kolasi5. Seri6. Catatan7. Daerah ISBN dan harga

Pengatalogan Subjek atau Klasifikasi

KLasifiksi mempunyai fungsi ganda, yaitu:

1. Sebagai cara penyusunan buku di rak2. Sebagai sarana penyusunan entri bibiliografis dlm Katalog tercetak,bibliografi dan

indeks dengan susunan sistematis.

Kegitan pengatalogan subjek atau klasifikasi terdiri dari kegiatan :

1. Analisis Subjek2. penerjemahan unsur-unsur tersebut kedalam bahasa indeks.

Dalam hal ini, bahasa subjek adalah berupa skema klasifiksi daftar tajuk subjek dan tesaurus.

Pascakatalogan

Kegiatan rutin pascakatalogan adalah :

1. Menyusun kartu catalog2. Memelihara catalog3. member perlengkapan fisik buku4. menjilid majalah dan memperbaiki buku rusak.

Modul 4

Perencanaan Layanan dan Jenis-jenis Layanan di Perpustakaan

Kegiatan Belajar 1

Perencanaan Layanan di Perpustakaan

A. Sistem Pelayanan Dalam merencanakan layanan perpustakaan kita harus mempertimbangkan kondisi yg ada di perpustakaan.Ada dua macam system layanan dalam perpustakaan yaitu pelayanan terbuka dan pelayanan tertutup.1. Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access)

Dalam system pelayanan terbuka perpustakaan memberikan kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak.Petugas hanya mencatat apabila koleksi dipinjam atau dikembalikan.Kelebihan sistem pelayanan terbuka :1. Pengguna bebas memlilih buku sendiri di rak2. Kebebasan memilih ini menimbulkan rangsangan untuk membaca.3. Kalau buku yg dikehendaki tidak ada bisa memilih buku yg lain.

4. Kartu catalog tidak cepat rusak5. Hemat tenaga6. Pelayanan relative cepat.

Kekurangan sistem pelayanan terbuka

1. Susunan buku di rak menjadi sulit teratur2. Kemungkinan banyak buku yg hilang3. Katalog kurang digunakan4. Pendanaan lebih banyak,karena memerlukan banyak tenaga kerja

2. Sistem Pelayanan Tertutup

Kebalikan dari sistem pelayananan terbuka adalah pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi koleksi yg dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas.penelusuran /pencarian koleksi harus melalui catalog.Kelebihan sistem pelayanan Tertutup1. Susunan dan letak buku terpelihara2. Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna

Kekurangan sistem pelayanan tertutup

1. Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui catalog2. Melihat dari katalog kadang-kadang mengesalkan karena koleksi dlm

catalog ada tetapi di rak tidak ada, dan hrs memilih lg sampai berulang kali3. Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku4. Katalog harus lengkap5. Pelayanan relative lama6. Resiko kehilangan kecil7. Tdk memerlukan ruangan yang luas.8. Katalog digunakan secara maksimal.

Kegiatan Belajar 2

Jenis-Jenis Layanan Pemakai di Perpustakaan

A. Layanan SirkulasiLayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.

B. Layanan ReferensiAdalah kegiatan pelayanan perpustakaan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dg menggunakan referensi koleksi serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referns.

C. Layanan Pendidikan PemakaiLayanan yang diberikan kepada pemakai berisi penjelasan mengenai cara-cara pemanfaatan baik koleksi maupun layanan perpustakaan.

D. Layanan Penelusuran Informasiadalah layanan berupa bantuan yg diberikan kepada pemakai perpustakaan dalam penelusuran informasi.

E. Layanan Penyebarluasan Informasi Terbaru.adalah layanan perpustakaan berupa penyebaran informasi terbaru kepada pemakai perpustakaan.

F. Layanan Penyebarluasan Informasi TerseleksiInformasi terbaru diseleksi dahulu agar sesuai dg minat pemakai yg akan menerima informasi.

G. Layanan Penerjemahanadalah layanan berupa bantuan yg diberikan oleh pustakawan dalam hal menerjemahkan dokumen atau artikel dari bahasa asing ke dalam bahasa Indonesia.

H. Layanan Fotokopi adalah layanan reproduksi dokumen yang diberikan kepada pemakai perpustakaan yang memerlukannya.

I. Layanan AnakJ. Layanan Remaja

Perbedaan antara layanan anak dan layanan remaja setingkat lebih tinggi dalam menyediakan bahan pustaka yaitu yg sesuai dengan selera anak remaja.

K. Layanan Kelompok pembaca khusus.pelayanan yg diberikan kepada masyarakat yg berada di lembaga pemasyarakatan, panti asuhan,panti jompo,penyandang cacat,serta petugas yg terpencil, penjaga mercusuar dan perbatasan.

L. Layanan Perpustakaan Keliling.Layanan perpustakaan keliling merupakan layanan ekstensi atau atau perluasan layanan dari perpustakaan umum.

Modul 5

Layanan Sirkulasi di Perpustakaan

Kegiatan Belajar 1

Layanan Sirkulasi

Di perpustakaan dikenal ada dua macam layanan, yaitu layanan teknis dan layanan pengguna,sedangkan untuk layanan pengguna dikenal dengan dua macam layanan yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.

Layanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yg boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yg dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk laporan perpustakaan.

Di dalam perpustakaan dikenal dengan beberaapa sistem pemantau sirkulasi :

1. Sistem Buku besar2. Sistem sulih (dummy)3. Sistem NCR (No Carbon Required)4. Sistem Book Issue Card (BIC)5. Sistem Browne6. Sistem Inslington (variasi Browne)7. Sistem Newark8. Sistem Token Charging9. Sistem kartu tebuk (punched card)10. Sistem Photocharging atau peminjaman berbasis sistem foto.11. Sistem berbantuan Komputer.

Kegiatan Belajar 2

Otomasi Perpustakaan dan Sirkulsi Pustaka Berbantuan Komputer

A. Melakukan Otomasi PerpustakaanBeberapa hal mengapa kita melakukan otomasi di perpustakaan yaitu:1. Tuntutan terhadap jumlah dan mutu pelayanan perpustakaan.2. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing).3. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia.4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu.5. Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi6. Keragaman informasi yg dikelola.

B. Software Otomasi PerpustakaanUntuk melakukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan.

Beberapa perpustakaan ada yg membuat sendiri software untuk otomasinya namun ada yg memlilih menggunakan Software buatan vendor komersial. beberapa “program jadi” ditawarkan oleh baik dlm negeri (NCI-Bookman Spektra, Adonis,SIPISIS)maupu luar negeri (Dynix, Geac, Libertas, Cardbox).sedangkan program Bibliographic Information System yg diperoleh gratis adalah CDS/ISIS baik berbasis dos maupun Windows.

Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul OPAC.Oleh karena itu banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul2 tsb di atas untuk kepentingan sendiri bahkan untuk tujuan komersil. Salah satu yg dikembangkan oleh lembaga di Indonesia adalah bernama SIPISIS.

C. Keuntungan Sirkulasi Berbantuan Komputer1. Terpadu dan mudah2. Praktis dan cepat3. Fungsional dan akurat

Modul 6

Layanan Referens, Bimbingan Pemakai, dan Promosi Koleksi Referens

Kegiatan Belajar 1

Layanan Referens

Layanan Referens adalah layanan yg bersifat pribadi dan langsung bagi mereka yang mencari informs di Perpustakaan untuk berbagai tujuan.

Fungsi Layanan Referens :

1. Informasi2. Bimbingan3. Pengarahan atau instruksi4. Supervisi5. Bibliografi

Tujuan Layanan Referens

1. Memunglkinkan pemakai perpustakaan menemukan informs dg cepat dan tepat.2. Memungkinkan pemakai melakukan penelusuran literature informasi dg pilihan yg

lebih luas.3. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referens dengan tepat guna.

Layanan Referens pokok, antara lain :

1. Pemberian informasi yang bersifat umum2. Pemberian informasi yg bersifat spesifik3. PEmberian bantuan untuk menelususr literature4. PEmberian bimbingan untuk menggunakan koeksi referens 5. Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok-pokok bahasan dalam

buku yg sesuai dengan minat pemakai.

Pelayanan Referensi Penunjang adalah :

1. Mengadakan hubungan dan kerja sama dengan perpustakaan lain2. Menyelenggarakan pendidikan mengenai penggunaan alat-alat penelusuran 3. menyelenggarkan pameran koleksi referens4. Mengorganisasi koleksi referens 5. Mencatat dan mengumpulkan data(statistic) kegiatan pelayanan referens.

Secara umum pertanyaan referens dibedakan ke dalam dua macam :

1. Pertanyaan dg spesifikasi yang jelas2. Pertanyaan yg tidak memiliki spesifikasi dg jelas.

Pertanyaan dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung secara tertulis maupun lisan

Penelususran literature merupakan salah satu bagian penting dari tugas pelayanan referens.Penelusuran literature adalah proses penemuan kembali literature baik yg berbentuk artikel jurnal, laporan maupun buku2 referens lainnya

Kegiatan Belajar 2

Bimbingan Pemakai

Bimbingan penggunaan bahan referens umum diartikan sebagai bimbingan yg diberikan oleh petugas pelayanan referens kepada pemakai poerpustakaan agar mampu menggunkan koleksi dan sumber-sumber referens dengan cepat dan tepat. Bimbingan dapat diberikan secara langsung baik secara formal maupun non formal.akan tetewapi bimbingan dpt diberikan secara tdk langsung yaitu menggunakan media tertentu, seperti Leaflet, booklet . Bimbingan kepada pemakai perpustakaan ini dapat diberikan secara incidental dan juga secara terencana.

Tujuan diberikannya bimbingan ini adalah agar pemakai mengenali dan mampu menggunakan koleksi referns umum sbg sumber informasi dengan cepat dan tepat.

Isi bimbingan tsb antara lain :

1. Informasi, yg memberikan pengeretian mengenai hubungan antara belajar mengajar dg koleksi referens

2. Uraian mengenai jenis2 bahan referens.3. Contoh-contoh koleksi referens4. Cara menggunakan masing-msing koleksi referns5. Latihan mencari dan menggunakan koleksi referens.

Cara memberikan koleksi tsb antara lain dengan cara:

1. ceramah atau kuliah2. Tanya jawab3. Latihan4. Penugasan

Kegiatan Belajar 3

Promosi Koleksi Referens

Maksud dari promosi koleksi referns adalah usaha memperkenalkan koleksi bahan referens umum agar koleksi tsb diketahui dan dikenal oleh para pengguna perpustakaan. Dengan demikian daya guna dan keterpakaian koleksi tsb akan menjadi semakin tinggi .

Beberapa cara promosi :

1. Display2. Ceramah3. Lomba4. Daftar koleksi referens5. Pameran

Berhasil tidaknya referens selain ditentukan oleh ketrampilan pustakawannya, juga ditentukan oleh kondisi koleksi referens itu sendiri. Untuk menjaga agar koleksi referens tetap dapat diandalkan maka perlu diadakan evaluasi secara berkala setiap periode tertentu karena kebutuhan pengguna bisa berubah setiap periode waktu tertentu.Beberapa pertanyaan pokok yg mesti dijawab oleh pustakawan referens :1. Berapa ukuran optimum koleksi referns untuk suatu perpustakaan.2. Apakah isi koleksi referens tsb sesuai dg kebutuhan pemakai.3. Bagaimana kondisis dana untuk membina koleksi referens tsb.

MODUL 7

Organisasi dan Pengisian Jabatan di Perpustakaan

Kegiatan Belajar 1

Pengorganisasian Perpustakaan

Pengorganisasian dalam Perpustakaan adalah pengaturan orang atau personalia untuk tercapainya tujuan organisasi, yaitu perpustakaan.Kegiatan meliputi pengelompokan aktivitas yang diperlukan guna pecapaina tujuan dan pembagian aktivitas kepada setiap personali dalam perpustakaan.

Sturktur organisasi harus dirancang untuk tujuan:

1. Memperjelas lingkungan/lingkup kerja, siapa yg bertanggung jawab atas hasil kerja.

2. Menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yg disebabkan oleh kebingungan dan ketidak tentuan pemberian tugas.

3. Mengadakan jaringan komunikasi bagi pengambilan keputusan yg mencerminkan dan mendukung sasaran organisasi.

Organisasi adalah struktur yg mempunyai suatu sistem yg digunakan untuk membentuk aktivitas2 serta pelaksanaan program guna mencapai tujuan organisasi.

Menurut Peter Drucker, ada tiga cara untuk menentukan macam struktur yang dibutuhkan oleh organisasi, yaitu :

1. Analisis aktivitas2. Analisis keputusan3. Analisis hubungan.

Cara Pembentukan Bagian berdasarkan:

1. Jumlah2. fungsi3. territorial4. produk5. sasaran pembeli/customer6. proses atau perlatan

7. subjek8. bentuk dokumen

BAGAN ORGANISASI

Kepala Perpustakaan memimpin

1. Kepala Bidang Pelayanan Teknisa. Kepala Subbidang Pengadaan Bahan Pustakab. Kepala Subbidang Pengolah Bahan Pustaka

2. Kepala Bidang Pelayanan Penggunaa. Kepala Subbidang Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustakab. Kepala Subbidang Pelayanan Referensi

Contoh Bagan Stuktur Organisasi Perpustakaan

Konsep Organisasi Lini dan Staf

Wewenang Lini adalah yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan -tujuan organisasi .

Wewenang Staf adalah Wewenang untuk membantu agar orang yang mempunyai wewenang lini bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

Kepala

Kepala Bidang

Pelayanan Teknis

Kepala Subbidang

Pengadaan Bahan Pustaka

Kepala Bidang

Pelayanan Teknis

Kepala SubBidang

Pelayanan Sirkulasi

Kepal SubBidang

Pelayanan Refernsi

Kepala SubBidang

Pengolahan Bahan Pustaka

Organisasi lini atau hierarki kekuatan dan tanggung jawab berjalan dari atas ke bawah mengikuti garis fertikal, biasanya digunakan oleh organisasi kecil dan sederhana dengan jumlah karyawan tidak terlalu banyak/sedikit sekali spesialisasi.

Contoh Organisasi Lini

Staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dg cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga yang ada,merekrut, memilih, menempatkan, promosi, minati, member imbalan, dan melatih orang yang diperlukan dalam organisasi.

Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di Perpustakaan adalah:

1. penyusunan rencana ketenagaan2. rekruitmen3. seleksi dan penempatan4. induksi dan orientasi5. pemindahan staf6. pengembangan staf, 7. penilaian staf

Dalam proses perekrutan tenaga di perpustakaan ada bagian penting yg tidak boleh dilupakan yaitu analisis jabatan.Analisis jabatan adalah pengembangan/penyusunan suatu pernyataan tertulis mengenai isi dan kedudukan bagi setiap pekerjaan.Analisis jabatan dapat dianggap sebagai alat bagi pimpinan, dalam memecahkan masaalah kemanusiaan.Pada tingkat operasional, analisis jabatan ini disebut dengan diskripsi kerja (job descriptions), sedangkan pada tingkat manajerial disebut dengan uraian jabatan (positions description).

Seleksi pegawai pada umumnya dilakukan dengan menggunakan:

1. Pengisian formulir2. tes tertulis3. wawancara

Kepala

Kepala Bidang Kepala bidang Kepala Bidang

Pelaksana Pelaksana Pelaksana

4. melihat referensi

Pemindahan staf dapat dilakukan dengan berbagai cara:

1. Mutasi atau rotasi kerja2. promosi3. demosi

Pengembangan staf dapat dilakukan dengan cara pelatihan baik on the job training maupun dengan off the job training.Penilaian terhadap staf harus dilakukan secara rutin.Pegawai negeri merupakan penilaian satu kali dalam setahun, yang disebut dengan DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan).

Kegiatan Belajar 3

Jabatan Fungsional Pustakawan.

Jabatan Fungsional Pustakawan di Indonesia mulai diterapkan sejak tahun 1988 yaitu dg diterbitkannya SK Menpan No 18 th 1988.

Jabatan Pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi pemerintah, swasta, atau unit-unit tertentu lainnya.

Jenjang Jabatan Pustakawan

Pustakawan terdiri dari :

1. Pustakawan terampil (serendah rendahnya diploma II)a. Pustakawan Pelaksana (I/II/b) sd IICb. Pustakawan Pelaksana Lanjutan, Gol R pengatur Tk I/II/d sd R Penata muda Tk

I/III/b.c. Pustakawan Penyelia, III/c sd I/IIId

2. Pustakawan Tingkat Ahliadalah pustakawan yg memiliki dasar pendidikan untuk pengangkatan pertama kali serendah-rendahnya sarjana perpustakaan, dokumentasi dan informasi atau sarjana lain yang disetarakan(DII, DIII, DIV)Pustakawan Tingkat ahli terdiri dari :a. Pustakawan Pertama (Penata Muda Tk I/III/a.)b. Pustakawan Muda (Penata IIIc, I/III/d)c. Pustakawan Madya (Pembina IVa, IV c).d. Pustakawan Utama (Pembina Utama Madya /IV/d,Pembina Utama/IV/e).

Bidang Kegiatan Pustakawan

Bidang kegiatan tersiri dari unsur utama dan unsur penunjang.

Unsur Utama :

1. Pendidikan2. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi.

3. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi.4. Pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentasi dan informasi.5. Pengembangan informasi.

Unsur Penunjang :

1. Mengajar2. Melatih3. Membimbing mahasiswa dalam penyusunan skripsi, tesis dan disertasi yg

berkaitan dengan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi.4. Memberikan konsultasi teknis sarana dan prasarana perpustakaan, dokumentasi

dan informasi.5. Mengikuti seminar, lokakarya, dan pertemuan sejenisnya di bidang

kepustakawanan.6. Menjadi anggota organisasi profesi kepustakawanan.7. Melakukan lomba kepustakawanan.8. Mendapat penghargaan/tanda jasa.9. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya.10. Menyunting risalah pertemuan ilmiah.11. Keikutsertaan dalam tim penilai jabatan pustakawan.

Tugas Pokok Pustakawan

Tugas pokok pustakawan adalah tugas kepustakawanan yg wajib dilakukan oleh pustakawan sesuai dengan jenis jabatannya.

1. Tugas Pokok Pustakawan Tingkat Terampil :a. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka sumber

informasi.Kegiatannya meliputi ( Pengembangan Koleksi, Pengolahan Bahan Pustaka, Pentimpanan dan pelestarian Bahan Pustaka,Pelayanan Informasi).

b. Pemasyarakatan Perpustakaan, dokumentasi dan Informasi Kegiatan penyuluhan meliputi : Mengidentifikasi potensi wilayah, Publisitas (menyebarluaskan informasi), Pameran.

2. Tugas Pokok Pustakawan Tingkat Ahli

sama dengan tugas poko Pustakawan tingkat terampil.

Setiap pejabat fungsional pustakawan yang telah memiliki angka kredit sesuai dengan ketentuan yang berlaku maka yang bersangkutan dapat mengusulkan kenaikan pangkat setiap dua tahun. Para pustakawan mengisi Daftar Usulan Kenaikan (DUPAK) yang dilampiri bukti malaksanakan tugas selama periode penilaian (sekurang-kurangnya dua tahun).DUPAK dan bukti-bukti tsb harus ditandatangani oleh atasan langsung/kepala perpustakaan yang selanjutnya diproses oleh bagian kepegawaian dari instansi yang membawaih perpustakaan yang bersangkutan.

MODUL 8

Kegiatan Belajar 1

Fungsi Memimpin (Directing)

Directing atau memimpin atau mengarahkan merupakan salah satu fungsi manajemen, fungsi memimpin adalah mengarahkan karyawan agar melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan kepadanya dengan cara yang efisien dan efektif sehingga tujuan organisasi atau lembaga atau institusi dapat dicapai.

Dalam mengarahkan karyawan bawahannya seorang pemimpin harus mengetahui karakter dan perilaku bawahannya agar ia dengan mudah dapat mengarahkan bawahannya.

Motivasi

Suatu keadaan atau suatu dorongan psikologis yang tumbuh dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berperilaku secara tertentu terutama di dalam lingkungan pekerjaan. Motivasi berkaitan dengan cara mengarahkan daya dan potensi bawahan agar mau bekerja sama secara produktif untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan Motivasai :

1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan.2. Meningkatkan produktifitas kerja karyawan.3. Mempertahankan kestabilan karyawan.4. Meningkatkan kedisiplinan karyawan.5. Mengefektifkan pengadaan karyawan.6. menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik7. meningkatkan loyalitas, kreatifitas, dan partisipasi karyawan.8. meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan.9. mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya.10. meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan

Dalam teori manajemen ada 3 model motivasi:

1. Model Tradisional (Taylor),memberikan insentif.2. Model hubungan manusia (Elton Mayo), Mempertimbangkan kebutuhan sosial.3. Model Sumber daya manusia (menawarkan tanggung jawab yang bertambah)

Perwujudan diri

Ego

Sosial

Kemanan

Fisiologis

Menurut Abraham Maslow kebutuhan manusia diklaasifikasikan ke dalam lima tingkat kebutuhabn.Kebutuhan tsb dimulai dari yang paling dasar :

Tingkat 1, Fisiologis : Air, pangan, papan, dan dasar minimal lainnya.

Tingkat 2, keamanan :perlindungan terhadap bahaya fisik, ancaman atau ketidak amanan pekerjaan.

Tingkat3, Sosial :Diterima oleh kelompok persahabatan, cinta, membantu orang lain.

Tingkat 4,harga diri : status,prestasi,pengakuan rasa berguna.

Tingkat 5, perwujudan diri : prestasi, pemenuhan diri, peluan untuk pertumbuhan lebih lanjut dan pernyataan diri.

Faktor manusia adalah factor yang sangat penting di dalam menjalankan roda perpustakaan.

Kegiatan Belajar 2

Pemimpin dan Kepemimpinan

Pemimpin adalah seorang yang mempergunakan wewenagnya dan kepemimpinanny mengarahkan baewahan untuk mengerjakan sebagian pekerjaan dalam mencapai tujuan organisasi.

Kepemimpinan diartikan sebagai cara seseorang pemimpin mempengaruhi perilaku bawahannya agar mau bekerja sama secaraproduktif, untuk mencapai tujuan organisasi.

5 Macam Type Kepemimpinan :

1. Otokratisegois mempunyai persepsi bahwa tujuan organisasi adalah identik dg tujuan pribadinya.Gaya kepemimpinan ;a. menuntut ketaatan penuh dari bawahan.b. dalam menegakkan disiplin menunjukan kekakuan.c. bernada keras dlm pemberian perintah atau intruksi.d. menggunakan pendekatan hukuman dlm hal terjadinya penyimpangan oleh

bawahan.2. Paternalistik (bersifat dominan)3. Kharismatik (daya tarik sangat memikat)

4. Laissez fair (bersikap pasif)Gaya kepemimpinan :a. Pendelegasian wewenang terjasi secara ekstensif.b. Pengambilan keputusan diserahkan kepada para pejabat pimpinan yg lebih

rendah.c. Status quo organisasi tidak terganggu.d. Penumbuhan dan pengembangan kemampuan berpikir dan bertindak yg

inofatif dan kreatif diserahkan kepada para anggota organisasi.5. Pemimpin Demokratik

adalah tipe yang paling ideal,mempunyai persepsi perannya selaku koordinator dan integrator dari berbagai unsur organisasi sehingga bergerak sebagai suatu totalitas. Pemimpin demokratik menggunakan pendekata holistik dan integralistik.

KOMUNIKASI

adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lain.

Informasi atau pesan dapat berbentuk Rencana, instruksi, petunjuk, saran.

Arah komunikasi yang biasa terjadi di suatu organisasi/institusi adalah:

1. Komunikasi dari atas ke bawah (top down)2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom up)3. Komunikasi dari samping

Komunikasi dapat dilakukan secara

1. tertulisKelebihan komunikasi tertulis :a. dpt disebarluaskan seluas luasnyab. dpt diperbanyak dlm waktu singkatc. dpt dijadikan pegangan yg lebih pasti (dijadikan dokumen tertulis)d. sangat tegas

Kelemahan komunikasi tertulis

a. Tidak dpt menjangkau semua lapisan pegawai karena latar belakang pendidikan penerima informasi tidak sama.

b. Tidak semua informasi dapat dilakukan tertulis.c. tidak ada penjelasan yg lebih rinci selain dari pada yang tertulis.

2. lisanKelebihan Komunikasi lisan :a. Bisa ditambahkan penjelasan apabila informasi yg disampaikan kurang jelas.b. Memungkinkan timbulnya partisipasi secara langsung.c. Memungkinkan komunikasi timbale balik.

Kekurangan informasi secara lisan:

a. Sulit dibuatkan arsip(dokumen tertulis)

b. Kurang tegas.3. gambar

Informasi yang tidak mungkin disampaikan secara lisan maupun tertulis,Misal rencana tata letak ruang suatu bangunan.

Keuntungan Komunikasi yang baik:

1. Menjamin kelancaran tugas-tugas organisasi/lembaga.2. Menghemat biaya.3. Meningkatkan partisipasi.4. Memungkinkan dilakukannya pengawasan yang baik.

Modul 9

Pengawasan dan Pelaporan

Kegiatan Belajar 1

Fungsi Pengawasan

Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standara prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informs membandingkan prestasi actual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta menetapkan bagaimana cara memperbaiki penyimpangan tersebut. Fungsi pengawasan ini dilakukan oleh setiap pimpinan dari semua lini, mulai dari kepala perpustakaan sampai kepada kepala unit terkecil dari organisasi perpustakaan.

Tujuan pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan untuk diluruskan kembali serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tsb tidak terulang.

Dalam proses pengawasan ada tiga langkah yang harus ditempuh :

1. Menentukan atau membuat standar.2. Mengukur hasil yang dicapai dan membandingkannya dengan standar.

a. Pengamatan langsung.b. Laporan lisanc. Laporan tertulis

3. Memperbaiki penyimpangan apabila ditemui penyimpangan-penyimpangan.

Kegiatan Belajar 2

Pengawasan Melekat dan Pelaporan

Pengawasan Melekat

Pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendali yang terus menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya agar pelaksanaan tugas bawahan tsb dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana dan perundang – undangan yg berlaku.

Atasan langsung adalah pejabat atasan baik karena struktur organisasi atau karena kewenangan khusus, membawaih dan wajib mengawasi bawahannya.

Bawahan adalah mereka yang bertanggung jawab melapor kepada atasan tentang pelaksanaan tugasnya.

Prinsip Pengawasan Melekat adalah:

1. dilakukan secara berjenjang2. dilakukan oleh setip pimpinan3. diarahkan pada pencegahan penyelewengan4. bersifat membina 5. dilakukan secara terus menerus6. menggunakan sistem tertentu7. pengawasan melekat merupakan pengawasan pokok.

Sasaran Pelaksanaan Pengawasan melekat:

1. Meningkatkan disiplin serta prestsi pegawai.2. Menekan sekecil mungkin penyalahgunaan wewenang3. menekan sekesil mungkin kebocoran serta pemborosan keuangan4. Mempercepat penyelesaian perijinan dan peningkatan layanan kepada

masyarakat.5. Mempercepat pengurusn kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-

undangan yang berlaku.

Sarana Pengawasan Melekat:

1. Struktur Organisasi.(fleksibel,di dukung oleh staf yg memenuhi syarat.Untuk mendapatkan staf yang memenuhi syarat perlu dibuat:a. Bagan Organisasib. Rincian tugas dan tanggung jawabc. Pendefinisian tugas.d. Penentuan pejabat yg berwenang mengambil keputusan.e. Penentuan sistem pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari atasan ke

bawahan.f. Penentuan tanggung jawab bawahan terhadap atasanya, atas pelaksanaan

tugas yang diberikan.g. Tidak terjadi duplikasi dalam pembagian tugas, fungsi dan tanggung jawab.

2. Kebijakan pelaksanaan, Kebijakan tersebut harus disusun :a. Berdasarkan kebijakan yang lebih tinggib. Sesuai dg kebijakan yg lebih tinggi atau yang setingkat.c. Merupakan penjabaran kebijaksanaan yg lebih tinggid. tertulis dan jelase. dikomunikasikan kepada bawahannyaf. mendorong pelaksanaan dan penyelesaian tugas.g. dievaluasi secara berkala.

3. Rencana kerjaYang diperlukan dalam rencana kerja:a. Diikuti dengan program kerjab. disusun dg memperhitungkan tersedianya anggaran, tenaga, sarpras,waktu.c. luwes/fleksibeld. Memperhatikan batas kewenangan organisasi.

4. Prosedur KerjaSyarat Prosedur Kerja:a. Tertulisb. Berdasarkan pd peraturan yg berlakuc. Sederhana dan mudah dimengertid. sedapat mungki dilengkapi dg bagan alur kerjae. dapat mencegah terjadinya penyimpanganf. tidak menimbulkan pertentangan dan duplikasi kerjag. untuk hal-hal tertentu harus diinformasikan kepada masyarakat.

5. Pencatatan dan pelaporan6. Pembinaan Personal7. Formulir dan alat kerja

Pelaporan

Pelaporan merupakan penyampaian informasi kepada pemimpin sehingga pimpinan mengetahui apa yg sedang terjadi dan dengan demikian pimpinan tsb dapat mengambil keputusan serta tindakan secara tepat.

Bentuk Pelaporan :

1. Panduan dan pedoman staf2. Memorandum3. Pengumuman 4. Surat edaran5. laporan berkala6. majalah

Bentuk laporan lisan:

1. telepon2. tatap muka3. pertemuan kelompok

Fungsi Pelaporan :

1. Untuk pertanggung jawaban dan pengawasan2. penyampaian informasi3. bahan pengambilan keputusan4. alat untuk membina kerja sama5. alat untuk tukar menukar pengalaman

Syarat-syarat Laporan

1. Laporan harus benar dan objektif 6. tepat waktu2. Jelas dan cermat 7.Tepat penerimaanya3. Langsung pada sasaran4. laporan harus lengkap5. Tegas dan Konsisten

Hambatan

Hambatan dalam pelaporan:

1. penyajian fakta yang tidak benar2. informasi yang disajikan tidak lengkap3. organisasi besar dan rumit4. Kepala perpustakan kurang menghargai pendapat bawahan5. Bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit belit6. Beban psikologis bagi si pelapor7. Laporan dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi si pelapor.

Kegiatan Belajar 3

Pengukuran Kinerja Perpustakaan

Untuk melakukan evaluasi diri perpustakaan sebaiknya perpustakaan berpedoman pada pengukuran kinerja yang standar.

Kinerja yang diukur dlm model ini dipilih berdasarkan pertimbangan-pertimbangan :

1. Dapat dipakai semua perpustakaan(universal)2. Pengambilan data serta sampel data dapat dapat dilakukan dengan mudah.3. Dapat dipakai untuk membandingkan kinerja antar perpustakaan.4. Ukuran yang diambil bersifat empiris5. Dapat dipakai untuk mengukur tingkat keberhasilan perpustakaan dalam

pencapaian tujuan.6. Dapat dipakai untuk bahan monitoring dan evaluasi guna pengembangan

perpustakaan.

Beberapa kinerja yang dihitung:

1. Sirkulasi per kapita2. Koleksi yang dipakai di ruan per kapita3. Kunjungan Perpustakaan per kapita4. Kunjungan ke program perpustakaan per kapita5. Transaksi Referens per kapita6. REferens fill rate7. Title fill rate8. Subject and author fill rate9. Registration as a percentage of population10. Turnover rate.