Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan

by Abdul Ma'in 1

DASAR-DASAR MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Oleh:

Drs. Abdul Ma’in, SS., M.Hum.

Widyaiswara Balai Diklat

Keagamaan Surabaya

by Abdul Ma'in 2

MANAJEMENPERPUSTAKAAN SEKOLAH

Enam pertanyaan mendasar (5W+1H):

1. (What) Apa yang di-menej?

2. (Where) Dimana me-menej?

3. (When) Kapan me-menej?

4. (Who) Siapa yang me-menej dan di-menej?

5. (Why) Mengapa di-menej?

6. (How) Bagaimana me-menej?

by Abdul Ma'in 3

MANAJEMEN MANAJEMEN PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN

• Usaha mengelola Usaha mengelola sumberdaya sumberdaya perpustakaan melalui perpustakaan melalui kerjasama orang-orang kerjasama orang-orang yang terlibat dengan yang terlibat dengan tindakan terstruktur tindakan terstruktur dan terukur untuk dan terukur untuk mencapai tujuan mencapai tujuan perpustakaanperpustakaan

by Abdul Ma'in 4

Man : SDM perpustakaan dan dalam batas tertentu juga user

Machine : Alat-alat Material : Sumberdaya informasi/bahan pustaka Methode: Cara, teknik, prosedur, mekanisme,

Pedoman, dll.

Money : Dana Market : Pasar (user yang dilayani)

SUMBERDAYA PERPUSTAKAANMencakup : 6 M

by Abdul Ma'in 5

Susunan Koleksi

SistemKatalog

Pengindeksan(pengolahan)

Temu Kembali user Dokumen

Penelusuran

Masukan:Pencatatan ciri dan penataan

Keluaran:Pencocokan dan penyerahan dokumen

PERPUSTAKAAN SEBAGAI SISTEM INFORMASI

by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 66

PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN MADRASAHMADRASAH SEBAGAI SUATU SISTEMSEBAGAI SUATU SISTEM

Subsistem Pengadaan/

Pengembangan Koleksi

Pemakai danPerilaku Pencarian

Informasi

Subsistem Pelayanan dan

Temu-Balik Informasi

Tujuan Pendidiakn

Subsistem Pengolahan dan Penataan

(Content Management)

Subsistem Litbang/

Bina Program

SubsistemKepengarangan

by Abdul Ma'in 7

SUBSISTEM PENGADAAN/SUBSISTEM PENGADAAN/PENGEMBANGAN KOLEKSIPENGEMBANGAN KOLEKSI

Kenali pemakai

Analisis kebutuhanInformasi pemakai

Buat kebijakanPengembangan koleksi

Tentukan bidang ilmuSesuai kurikulum

Sesuai ?Tidak

Ya

by Abdul Ma'in 8

SUBSISTEM PENGADAAN:SUBSISTEM PENGADAAN:PROSES PENGADAAN BAHAN PUSTAKAPROSES PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

Tentukan jenis koleksi yang akan diadakan

Pilih judul yang diinginkan

Beli melalui agen atauBeli sendiri

Dana siap ?Siapkan dana sesuai

perencanaan

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Cukup ?

Tunda pengadaan

Gunakan alat bantuseleksi

Selesai

Gunakan Ahli subyek (guru bid studi)

Inventarisasi usulan Pengadaanari pemakai


SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN PENATAAN: SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN PENATAAN: PROSES KLASIFIKASIPROSES KLASIFIKASI

Langkah persiapan

Analisis subyek dokumen

Tetapkan subyek dokumen

Tulis notasi pada label

Tentukan notasi menggunakan DDC dan

Klasifikasi Islam

Subyek jelas ?TidakYa

Gunakantabel

• Bagan klasifikasi• Indeks relative

Gunakantajuk

Susun Dokumen di rak

Selesai

by Abdul Ma'in 10

SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN PENATAAN:PENATAAN:

PROSES KATALOGISASIPROSES KATALOGISASIMULAI

Deskripsi bibliografiTentukan 8 daerah

deskripsiGunakan AACR-2

Gunakan sumber Informasi yang tersedia

Tentukan tajuk entriUtama dan tambahan

Pengindeksan subyekGunakan daftar tajuk Subyek dan thesaurus

Cetak kartu katalog

Penyiapan dokumen, pelabelan,Kantong buku, dsb

Penjajaran dokumen di rak

selesai


SUBSISTEM SUBSISTEM TEMU KEMBALI INFORMASITEMU KEMBALI INFORMASI

KKInformation

Sources

MatchingRetrieved Information

Analysed Queries(Search Statement)

QueryAnalysis

Users

Organized Information

Analysis andRepresentation

Chowdhury, (1999 : 4)


KOMPONEN IRS KOMPONEN IRS SECARA GARIS BESARSECARA GARIS BESAR

PEMAKAI (USERS)

INDEKSPERTANYAAN(QUERY)

DOKUMEN

DOKUMEN RELEVAN

PENCOCOK (MATCHER)

Sumber: Hasibuan, 1996

by Abdul Ma'in 13

GENERASI BARU MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Penerapan Knowledge ManagementDi Perpustakaan

Apresiasi terhadap nilai pengetahuan Yang semakin berkembang

Tuntutan pasar yang semakin kuat Terhadap kualitas layanan publik

Pengaruh teknologi informasi dan perkembangan global; serta peningkatan produksi pengetahuan

Munculnya konsep Knowledge Management tahun 1990-an

Munculnya Kesadaran ttg

Pentingnya Berbagi pengetahuan

Perpustakaan merubah visinya: Berorientasi pemakai; lebih proaktif;

Partisipatif dan interaktif

Perpustakaan lahirDalam bentuknya yang baru

Perpustakaan digital;Perpustakaan elektronik


SUBSISTEM PELAYANAN/ TEMU-SUBSISTEM PELAYANAN/ TEMU-BALIK INFORMASIBALIK INFORMASI

Membangun sistem temu-balik Membangun sistem temu-balik informasi yang informasi yang user-friendly : user-friendly : Katalog Katalog (kartu/online)(kartu/online)

Tentukan jenis-jenis jasa layanan:Tentukan jenis-jenis jasa layanan:– Layanan sirkulasiLayanan sirkulasi– Layanan referensiLayanan referensi– Layanan penelusuran informasiLayanan penelusuran informasi– Layanan bimbingan, dll.Layanan bimbingan, dll.


SUBSISTEM LITBANG DAN SUBSISTEM LITBANG DAN BINA PROGRAMBINA PROGRAM

Evaluasi kinerja perpustakaan secara keseluruhanEvaluasi kinerja perpustakaan secara keseluruhan Kembangkan kerjasama dengan perpustakaan Kembangkan kerjasama dengan perpustakaan

lainlain Evaluasi kepuasan pemakaiEvaluasi kepuasan pemakai Evaluasi keterpakaian dokumen secara berkala Evaluasi keterpakaian dokumen secara berkala

((stockstock opnameopname)) Analisis kelebihan dan kelemahan jasa layananAnalisis kelebihan dan kelemahan jasa layanan Kembangkan alternatif untuk meningkatkan Kembangkan alternatif untuk meningkatkan

kepuasan pemakaikepuasan pemakai Dan lain-lainDan lain-lain

by Abdul Ma'in 16

PRINSIP MANAJEMEN MENURUT HENRY FAYOL

1. Pembagian kerja

2. Wewenang

3. Disiplin

4. Kesatuan perintah

5. Kesatuan arah

6. Kepentingan umum di atas kepentingan pribadi

7. Imbalan

8. sentralisasi

9. Hirarki

10. Tata susunan

11. Persamaan

12. Esprit de corps

13. Rentang kendali

14. Koordinasi

15. Lini dan staf

16. Akuntabilitas


FUNGSI MANAJEMENFUNGSI MANAJEMENMENURUT LUTHER GULLICK : MENURUT LUTHER GULLICK : POSDCORBPOSDCORB

PlanningPlanning

CoordinatingCoordinating

StaffingStaffing

OrganizingOrganizing

BudgettingBudgetting

ReportingReporting DirectingDirecting


1. PERENCANAAN1. PERENCANAAN

Penentuan serangkaian tindakan untuk Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. (Louis mencapai suatu hasil yang diinginkan. (Louis A. Allen dalam Manullang, 1977).A. Allen dalam Manullang, 1977).

Perencanaan dibuat untuk memberikan Perencanaan dibuat untuk memberikan maksud dan arah kpd organisasi dengan maksud dan arah kpd organisasi dengan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana itu harus dilakukan, dan siapa dan bagaimana itu harus dilakukan, dan siapa yang harus melakukannya. (Stoner dan yang harus melakukannya. (Stoner dan Freeman, 1992).Freeman, 1992).

by Abdul Ma'in 19

EMPAT LANGKAH EMPAT LANGKAH PERENCANAANPERENCANAAN

Menurut Stoner dan FreemanMenurut Stoner dan Freeman

Langkah 1:Tetapkan tujuan

Langkah 2:Tentukan situasisekarang

Langkah 3:Identifikasi faktorPendukung danpenghambat

Langkah 4:Kembangkan Seperangkat tindakan

by Abdul Ma'in 20

HIRARKHI RENCANA HIRARKHI RENCANA ORGANISASIONALORGANISASIONAL

TUJUAN

RENSTRA

Rencana sekali jadi

Program

Anggaran

proyek

Rencana tetap

kebijaksanaan

Prosedur danMetode standard

peraturan

Untuk kegiatan

Yg berulang-ulangUntu

k kegiata

n yg

Tidak beru

lang-ulang

Sumber: Stoner dan Freeman, 1992: 210

by Abdul Ma'in 21

2. PENGORGANISASIAN

Pngorganisasian berarti menyusun struktur kekuasaan formal yang memungkinkan pembagian tugas-tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuannya : • Mempermudah pelaksanaan tugas (siapa

melakukan apa)• Mempermudah pengawasan• Mempermudah pertanggungjawaban (siapa

yang bertanggung jawab)

by Abdul Ma'in 22

POLA SISTEM ORGANISASI POLA SISTEM ORGANISASI PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN

►Penentuan sistem organisasi Penentuan sistem organisasi tergantung pada berbagai faktor:tergantung pada berbagai faktor: Berdasarkan fungsiBerdasarkan fungsi Berdasarkan subyekBerdasarkan subyek Berdasarkan kawasanBerdasarkan kawasan Berdasarkan pemakai yang dilayaniBerdasarkan pemakai yang dilayani Berdasarkan jenis dokumenBerdasarkan jenis dokumen Sentralisasi dan desentralisasiSentralisasi dan desentralisasi

by Abdul Ma'in 23

STRUKTUR ORGANISASI STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN SEKOLAHPERPUSTAKAAN SEKOLAH

KEPALA PERPUSTAKAAN

BIDANG PENGADAAN BIDANG PENGOLAHAN BIDANG PELAYANANBIDANG PENGEMBANGAN/

BINA PROGRAM

TATA USAHA PERPUSTAKAAN

KEPALA SEKOLAH

by Abdul Ma'in 24

3. STAFFING 3. STAFFING

Staf adalah petugas yang diangkat untuk Staf adalah petugas yang diangkat untuk memberi layanan dan nasihat kepada memberi layanan dan nasihat kepada manajer dalam suatu organisasi manajer dalam suatu organisasi mengenai suatu bidang khusus yang mengenai suatu bidang khusus yang menjadi keahliannya (Manullang, 1977).menjadi keahliannya (Manullang, 1977).

Staffing fungsi manajemen yang meliputi : Staffing fungsi manajemen yang meliputi : ► Pengangkatan dan pelatihan karyawanPengangkatan dan pelatihan karyawan► Pengembangan lingkungan yang Pengembangan lingkungan yang

memungkinkan pelaksanaan tugasmemungkinkan pelaksanaan tugas


KEBIJAKAN KEBIJAKAN STAFFINGSTAFFING MELIPUTI : MELIPUTI :

Analisis pekerjaan, deskripsi dan Analisis pekerjaan, deskripsi dan spesialisasispesialisasi

Kategori stafKategori staf

Klasifikasi tugasKlasifikasi tugas

Posisi klasifikasi tugasPosisi klasifikasi tugas

Jumlah stafJumlah staf

Kualifikasi stafKualifikasi staf


44. DIRECTING (PENGARAHAN). DIRECTING (PENGARAHAN)

Pengarahan merupakan tugas Pengarahan merupakan tugas berkesinambungan dari pengambilan berkesinambungan dari pengambilan keputusan dan menyatukannya dalam keputusan dan menyatukannya dalam perintah umum dan khusus serta perintah umum dan khusus serta melaksanakan perintah itu. (Sulistyo-Basuki, melaksanakan perintah itu. (Sulistyo-Basuki, 1993)1993)

Directing adalah : Pengarahan agar semua Directing adalah : Pengarahan agar semua tugas dilaksanakan dengan semestinya oleh tugas dilaksanakan dengan semestinya oleh semua karyawan sesuai job-descripsinya semua karyawan sesuai job-descripsinya masing-masing.masing-masing.


5. COORDINATING5. COORDINATINGCoordinatingCoordinating adalah pengaitan berbagai bagian adalah pengaitan berbagai bagian

organisasi untuk mencapai pelaksanaan tugas yang organisasi untuk mencapai pelaksanaan tugas yang harmonis.harmonis.

Koordinasi bisa berupa: Koordinasi bisa berupa: Kordinasi sektoralKordinasi sektoral Koordinasi lintas sektoralKoordinasi lintas sektoralContoh Koordinasi sektoral: bagian pengatalogan Contoh Koordinasi sektoral: bagian pengatalogan

bekerja sama dengan bagian referensi, bagian bekerja sama dengan bagian referensi, bagian layanan, dsb agar saling mengisi dalam rangka layanan, dsb agar saling mengisi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan.mencapai tujuan perpustakaan.

Contoh koordinasi lintas sektoral: kerjasama antar Contoh koordinasi lintas sektoral: kerjasama antar perpustakaan dalam bidang layanan perpustakaan; perpustakaan dalam bidang layanan perpustakaan; pinjam antar perpustakaan; jaringan perpustakaan. pinjam antar perpustakaan; jaringan perpustakaan. Dalam kerjasama tersebut diperlukan koordinasi.Dalam kerjasama tersebut diperlukan koordinasi.


6. REPORTING6. REPORTING Reporting atau pelaporan adalah Reporting atau pelaporan adalah

bentuk pertanggung jawaban kinerja bentuk pertanggung jawaban kinerja organisasi kepada siapa dan untuk organisasi kepada siapa dan untuk siapa organisasi tersebut perlu siapa organisasi tersebut perlu mempertanggung jawabkan.mempertanggung jawabkan.

Pelaporan bisa dibuat perbidang tugas Pelaporan bisa dibuat perbidang tugas untuk mengetahui efektivitas dan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensinya, tingkat keberhasilan dan efisiensinya, tingkat keberhasilan dan kegagalannya, dan untuk bahan kegagalannya, dan untuk bahan masukan bagi pelaksaan tugas masukan bagi pelaksaan tugas selanjutnya.selanjutnya.


BENTUK PELAPORANBENTUK PELAPORAN

Tertulis : bisa berupa surat, Tertulis : bisa berupa surat, memorandum, laporan berkala memorandum, laporan berkala (mingguan, bulanan, triwulan, (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, dsb).tahunan, dsb).

Lisan : bisa melalui telepon, tatap Lisan : bisa melalui telepon, tatap muka, pertemuan kelompok. muka, pertemuan kelompok.


KESULITAN PELAPORANKESULITAN PELAPORAN

Penyajian fakta sengaja diputarbalikkanPenyajian fakta sengaja diputarbalikkan Informasi tidak lengkapInformasi tidak lengkap Organisasi yang besar dan rumitOrganisasi yang besar dan rumit Kepala perpustakaan kurang menghargai Kepala perpustakaan kurang menghargai

pendapat dan pandangan orang lainpendapat dan pandangan orang lain Ambiguitas dalam bahasa yang digunakanAmbiguitas dalam bahasa yang digunakan Bawahan menanggung beban psikologis dalam Bawahan menanggung beban psikologis dalam

melaporkan sesuatu kepada atasan.melaporkan sesuatu kepada atasan. Bawahan merasa takut bahwa laporannya akan Bawahan merasa takut bahwa laporannya akan

menambah beban dan tanggung jawabnya.menambah beban dan tanggung jawabnya.


7. BUDGETTING7. BUDGETTING

BudgettingBudgetting adalah penentuan unit kegiatan adalah penentuan unit kegiatan dengan pembiayaan/keuangandengan pembiayaan/keuangan

Alokasi anggaran perpustakaan biasanya Alokasi anggaran perpustakaan biasanya untuk :untuk :

Pengadaan bahan pustakaPengadaan bahan pustaka PengolahanPengolahan Gaji pegawaiGaji pegawai Perawatan koleksi (penjilidan, dll)Perawatan koleksi (penjilidan, dll) Alat-alat (ATK)Alat-alat (ATK) Lain-lainLain-lain

by Abdul Ma'in 32

TEKNIK PENGANGGARAN

1. Line-Item

2. Lumpsum

3. Formula budget

4. Performance budgetting

5. Programme budgetting

6. Performance budgetting

7. Planning programming budgetting system

by Abdul Ma'in 33

TEKNIK TEKNIK LINE-ITEMLINE-ITEM

Jumlah pengeluaran dibagi atas Jumlah pengeluaran dibagi atas beberapa kategori pembelanjaan, beberapa kategori pembelanjaan, seperti :seperti :

• PengadaanPengadaan• Upah/honorUpah/honor• PenjilidanPenjilidan• ATK, dll.ATK, dll.

Kelebihan pada item tertentu tidak bisa Kelebihan pada item tertentu tidak bisa dialihkan ke item lainnya.dialihkan ke item lainnya.

by Abdul Ma'in 34

TEKNIK TEKNIK LUMP-SUMLUMP-SUM

Sejumlah anggaran dialokasikan secara Sejumlah anggaran dialokasikan secara global untuk perpustakaan. Terserah global untuk perpustakaan. Terserah pada pustakawan untuk pada pustakawan untuk membagi/mengelola anggaran membagi/mengelola anggaran tersebut untuk apa.tersebut untuk apa.

by Abdul Ma'in 35

TEKNIK FORMULA-BUDGET

Pembuatan anggaran berdasarkan standar tertentu. Misalnya diukur dari jumlah pemakai, maka untuk satu orang siswa (pemakai) tersedia n rupiah. Pustakawan tinggal menghitung berapa jumlah pemakai dikalikan n rupiah.


TEKNIK TEKNIK PERFORMANCE BUDGETTINGPERFORMANCE BUDGETTING

Penganggaran yang didasarkan pada Penganggaran yang didasarkan pada kinerja.kinerja.

• Sistem ini merinci SDM dan dana untuk Sistem ini merinci SDM dan dana untuk mencapai sasaran serta pelaksanaan mencapai sasaran serta pelaksanaan program di tahun mendatang.program di tahun mendatang.

• Diperlukan data kuantitatif periode Diperlukan data kuantitatif periode tertentu untuk merencanakan anggarantertentu untuk merencanakan anggaran

• Diperlukan Diperlukan cost-benefitcost-benefit analysis untuk analysis untuk mengukur kinerjamengukur kinerja

by Abdul Ma'in 37

TEKNIK PROGRAMME BUDGETTING

• Dana yang ada dialokasikan untuk program yang akan dilakukan.

• Memerlukan program-program alternatif

• Menentukan program-program prioritas


TEKNIK TEKNIK PPBSPPBS

Penggabungan dari Program Budgetting dan Penggabungan dari Program Budgetting dan Performance Budgetting.Performance Budgetting.

Langkah-langkah penting :Langkah-langkah penting : Mengenali obyek perpustakaanMengenali obyek perpustakaan Memberi alternatif dan kalkulasi untung-rugi untuk Memberi alternatif dan kalkulasi untung-rugi untuk

tiap-tiap alternatiftiap-tiap alternatif Menentukan aktivitas yang diperlukan untuk Menentukan aktivitas yang diperlukan untuk

masing-masing programmasing-masing program Evaluasi hasil sehingga tindakan perbaikan dapat Evaluasi hasil sehingga tindakan perbaikan dapat

dilakukan.dilakukan.


KETRAMPILAN MANAJERKETRAMPILAN MANAJER

KONSEPTUAL

KONSEPTUAL

KONSEPTUAL

MANUSIAWI

KONSEPTUAL

MANUSIAWI

MANUSIAWI

TEKNIS

TEKNISTEKNIS

MANAJEMEN LINI PERTAMA

MANAJEMEN MENENGAH

MANAJEMEN PUNCAK

by Abdul Ma'in 40

KETRAMPILAN MANAJERKETRAMPILAN MANAJER

• Ketrampilan TeknisKetrampilan Teknis adalah kemampuan adalah kemampuan untuk menggunakan alat-alat, prosedur dan untuk menggunakan alat-alat, prosedur dan teknik suatu bidang yang khusus. teknik suatu bidang yang khusus.

• Ketrampilan ManusiawiKetrampilan Manusiawi adalah adalah kemampuan untuk bekerja dengan orang kemampuan untuk bekerja dengan orang lain, memahami orang lain dan memotivasi lain, memahami orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai perorangan maupun orang lain baik sebagai perorangan maupun kelompok.kelompok.

• Ketrampilan konseptualKetrampilan konseptual adalah adalah kemampuan mental untk mengkoordinasi kemampuan mental untk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi.kegiatan organisasi.


GENERASI MANAJEMENGENERASI MANAJEMEN

Generasi Kedua : Personnel Management

Generasi Ketiga : Human Resources Management

Generasi Kelima : Brainware Management

Generasi Keempat : Strategic Human Resources Management

Generasi Pertama : Pre-Personnel Management

42by Abdul Ma'in

Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan

Documents