Manajemen Keprotokolan Kemdiknas

KIAT-KIAT PENYELENGGARAN KIAT-KIAT PENYELENGGARAN ACARA KEPROTOKOLAN ACARA KEPROTOKOLAN

DI KEMDIKNASDI KEMDIKNAS

Oleh :Oleh :PROTOKOL KEMDIKNASPROTOKOL KEMDIKNAS

Dasar HukumDasar Hukum

UU No. 8 Tahun 1987 tentang Protokol

PP No. 62 Tahun 1990 tentang Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan

Permendiknas No. 47 Tahun 2006

tentang Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Depdiknas

UU No. 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, Serta Lagu Kebangsaan

Pengaturan Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan

Pengertian ProtokolPengertian ProtokolEncyclopedia Britania 1962;

Protocol is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal intercourse between the Heads of different States or their Ministers. It lays down the styles and titles of states, their Heads and Public Ministers and Indicates the forms and costumary courtesies to be observed in all international acts.

buku Protocol; The Complete Handbook of Diplomatic and Social Usage; Protocol is the set of rules prescribing good manners in official life and in ceremonies involving government and nations and their representatives.

UU No. 8 Tahun 1987;Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah dan masyarakat.

KesimpulanKesimpulanProtokol adalah pengaturan yang berisi norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan mengenai tata kerja agar suatu tujuan yang telah disepakati dapat dicapai.

Protokol adalah tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

Protokol mencakup; Tata Cara (yang menentukan tindakan yang harus dilakukan) Tata Krama (Yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan, dan perbuatan) dan Rumus-rumus (kebiasaan yang telah ditentukan secara universal)

Pelayanan Prima terwujudnya acara yang lancar, tertib, hikmat,

efektif, dan efisien

Skema Ruang Lingkup Keprotokolan Skema Ruang Lingkup Keprotokolan Dalam Perspektif ManajerialDalam Perspektif Manajerial

Manajemen AcaraManajemen Acara Jenis Acara Bentuk dan Kategori Acara

Identifikasi Substansi Acara

Penentuan Aspek2 terkait

Penyusunan Konsep Acara

Cek dan Ricek Controlling Pelaksanaan dan Pengevaluasian

S’Marjadi.ComS’Marjadi.Com

Protokol Protokol

Prosedur Pelayanan Standar

Antisipasi

Siaga

Ruang Ruang LingkupLingkup

Perencanaan

Manajemen Acara

Kontroling

Evaluasi

KIAT-KIAT PENYELENGGARAAN ACARA

Klasifikasi Klasifikasi

AcaraAcara

Acara Kenegaraan;

acara yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat yang dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden serta pejabat negara dan undangan lainnya

Acara resmi;

acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu, dan dihadiri oleh pejabat negara dan atau pejabat pemerintah serta undangan lainya dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.

Acara Pribadi;

acara yang dilakukan karena keperluan pribadi/khusus dan semaksimal mungkin mengurangi hal-hal yang bersifat protokoler

Pelaksanaan Acara Pelaksanaan Acara ResmiResmi

Batasan Pembahasan;

“Kunjungan Tamu Kehormatan”

Kriteria TamuKriteria TamuPribadi - Keluarga

- Teman

- Rahasia

Dinas - Organisasi

- Lembaga

- Departemen

Melalui Prosedur Administrasi

(SOP)

Courtesy Call

- Dubes Asing

- Lembaga Asing

- Menteri Asing

Penerimaan TamuPenerimaan TamuPersiapan • Riwayat Hidup

• Medical record• Makanan, Kesukaan dan Pantangan• Foto• Ukuran Baju/cideramata• Bendera kebangsaan• Daftar delegasi• Daftar senjata dan amunisi • Acara kunjungan

Via Perwakilan

Via M

abes Polri

Security Officer

Via DitLantas Polda Metro

Pengawalan

* Perlu juga untuk berkoordinasi dengan Kemlu, Bandara dan Kemkumham

Penerimaan TamuPenerimaan Tamu

• VIP Room Bandara• Voorijders dan Security Officers• Kendaraan• Bunga Kalung• Pejabat Penjemput dan Pendamping

Penjemputan di Bandara

Beberapa Catatan;• bila naik pesawat terbang, orang yang paling utama naik paling akhir dan turun paling awal• bila naik kapal laut, orang yang paling utama naik dan turun paling dulu• bila naik mobil atau kereta api, orang yang paling utama naik dan turun paling dahulu, dan duduk pada posisi sebelah kanan atau disesuaikan dengan posisi pintu masuk di tempat tujuan.• dalam hal kedatangan, orang yang paling utama datang paling akhir dan pulang paling dulu

Penerimaan TamuPenerimaan Tamu

Ketibaan di Tempat Acara

Catatan; Untuk jajar kehormatan (receiving line official); orang utama harus disebelah kanan

penyambut *)

Siapkan;

1. Holding room

2. Rest room

3. Refreshment

Boleh diadakan penyambutan; dengan Tarian Selamat Datang dan Pengalungan Bunga *)

Pelaksanaan PenerimaanPelaksanaan Penerimaan

Kunjungan

Courtesy Call

Bilateral

Jamuan Makan

Seminar

Courtesy CallCourtesy Call

Catatan;- Prinsip yang harus dipegang adalah, menganankan tamu- bendera Indonesia dipasang di sebelah kanan. Jika bendera Indonesia dipasang (di meja) bersilang dengan bendera asing, maka posisi bendera Indonesia di sebelah kanan dan tiangnya di depan tiang bendera asing- Cinderamata bisa diserahkan pada akhir courtesy call dengan catatan tidak ada acara pertukaran cinderamata pada saat jamuan makan

Bilateral MeetingBilateral MeetingRombongan Tamu Asing

Rombongan Tuan Rumah

Penandatanganan MoUPenandatanganan MoU

Meja MoU

• Dalam penandatanganan MoU, di belakang sebelah kanan meja adalah bendera Indonesia, sementara di sebelah kiri adalah bendera asing• Kalau pakai bendera meja, bisa dipasang menyilang atau berjajar masing-masing di depan Menteri yang bersangkutan• Untuk MoU tingkat non Pejabat negara, maka bila menggunakan bendera di belakang meja, cukup bendera Indonesia saja dilengkapi dengan lambang negara dan gambar presiden dan wapresnya• Kecuali bila menggunakan bendera meja diperbolehkan menggunakan dua bendera negara yang bersangkutan

Penandatanganan MoUPenandatanganan MoU

Atau dengan pola menyilang

Jika bendera Indonesia dipasang bersilang dengan bendera asing, maka posisi bendera Indonesia di sebelah kanan dan tiangnya di depan tiang bendera asing

Seminar/KonferensiSeminar/KonferensiTata Tempat 1

Panggung Utama

VIP 2 MAIN SEATS VIP 1

Priority PriorityPriority

Peserta dan

Undangan

Peserta dan

Undangan

Peserta

dan Undangan

Seating ArrangementSeating ArrangementMain Seats;Untuk jumlah 3 orang : 3-1-2Untuk jumlah 4 orang : 4-2-1-3Untuk jumlah 5 orang : 5-3-1-2-4Untuk jumlah 6 orang : 6-4-2-1-3-5

VIP 2

4 3 2 1

Main Seats

1 231 2 3 4

Panggung Utama

VIP 1

Seminar/KonferensiSeminar/KonferensiTata Tempat 2

Panggung Utama

VIP 2 VIP 1

Priority Priority

Peserta dan Undangan

Peserta dan Undangan

Seating ArrangementSeating Arrangement

VIP 2

4 3 1 2 2 1 3 4

Panggung utama

VIP 1

Catatan; bila yang hadir suami istri

Seating ArrangementSeating Arrangement

VIP 2

4 3 2 1 2 1 3 4

Panggung utama

VIP 1

Catatan; bila istri tidak ikut hadir

Tata Tempat di Tata Tempat di PanggungPanggung

Tata Tempat 1

VIP 2 MAIN SEATS VIP 1

Priority PriorityPriority

Peserta dan

Undangan

Peserta dan

Undangan

Peserta

dan Undangan

43 1 2podium

Tata Tempat di Tata Tempat di PanggungPanggung

Tata Tempat 2

VIP 2 MAIN SEATS VIP 1

Priority PriorityPriority

Peserta dan

Undangan

Peserta dan

Undangan

Peserta

dan Undangan

podium

Tata Tempat di Tata Tempat di PanggungPanggung

Tata Tempat 3

VIP 2 MAIN SEATS VIP 1

Priority PriorityPriority

Peserta dan

Undangan

Peserta dan

Undangan

Peserta

dan Undangan

podium gong/prasasti

Pemasangan BenderaPemasangan Bendera• Jika hanya ada satu bendera asing, maka bendera Indonesia

dipasang di sebelah kanan

• Jika dalam konferensi internasional menggunakan bendera meja, maka diletakkan di meja delegasi yang bersangkutan

• Jika ada beberapa bendera asing, semua dipasang satu baris. Bendera Indonesia dipasang di tengah sementara urutan bendera asing dipasang berdasarkan urutan alpabet

• Atau dengan cara lainnya yaitu dengan meletakkan dua bendera Indonesia untuk mengapit bendera-bendera asing dalam satu baris

• Jika bendera Indonesia dipasang bersilang dengan bendera asing, maka posisi bendera Indonesia di sebelah kanan dan tiangnya di depan tiang bendera asing

Catatan; Pemasangan bendera asing bisa ditangguhkan bila dikhawatirkan memunculkan permasalahan

Pemasangan Bendera Pemasangan Bendera OrganisasiOrganisasi

• Jika hanya ada satu bendera organisasi, maka bendera Indonesia dipasang di sebelah kanan. Catatan tidak boleh disejajarkan

• Jika ada beberapa bendera organisasi, semua dipasang satu baris. Bendera Indonesia dipasang di tengah namun lebih kedepan

• Jika bendera Indonesia dipakai untuk pawai atau defile, maka posisinya paling depan dan tidak boleh ditundukkan untuk menghormati orang sebagaimana bendera organisasi

Jamuan MakanJamuan MakanInformalInformal

Panggung

Jamuan MakanJamuan MakanSemi FormalSemi Formal

Catatan; Tanpa Hiburan

Jamuan Makan Jamuan Makan Resmi/FormalResmi/Formal

Catatan; - posisi duduk berselang-seling

- tidak ada acara hiburan

Acara Jamuan Makan Acara Jamuan Makan Menjamu TamuMenjamu Tamu1. Pembukaan oleh MC2. Persembahan Pembuka3. Sambutan Tuan Rumah4. Sambutan Tamu5. Pertukaran Cinderamata6. Jamuan Makan (diiringi Musik)7. Persembahan Budaya8. Penutup9. Foto Bersama