Manajemen dokumentasi

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT

SYSTEM BUKU AGENDA DAN KARTU KENDALI

Disusun Oleh Kelompok II 1. Astri Anjasmarawati2. Anto Purwanto3. Muhammad Fariz Baihaqi

PENDIDIKAN EKONOMIFAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU

PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KUNINGAN

A. Teori Pengurusan Surat

Pengurusan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.

Menurut Widjaja (1990 : 37 )Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut

Sedangkan menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor

atau lembaga lain.

B. Sistem Pengurusan Surat

Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu :

1. Sistem buku Agenda, yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam buku-buku. Dalam penanganan surat dengan sistem ini, setiap surat masuk dan surat keluar harus tercatat ke dalam buku agenda. Kemudian setiap pendistribusian surat, terlebih dahulu harus dicatat ke dalam buku ekspedisi.

2. Sistem Pola Baru/Modern, atau sistem kartu kendali. yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam kartu-kartu.

1. Sistem Buku agenda

Menurut Ig. Wursanto (1991:206)

”Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang digunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat (surat yang diterima atau surat masuk) dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu instansi atau organisasi. Lebih sederhana lagi adalah suatu catatan surat-surat yang diterima dan yang akan dikirim untuk diteruskan maupun untuk disimpan sebagai arsip”.

Untuk penanganan Surat Sistem Buku Agenda diantaranya :

1. Penerimaan

2. Penyortiran

3. Pencatatan surat

4. Pengarahan surat

5. Penyampaian surat

6. Penyimpanan surat

6

2. Sistem Kartu Kendali

Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Pencatatan surat dengan kartu kendali digunakan pada Sistem Pola Baru Kaersipan atau sistem Kartu Kendali yang diperkenalkan Arsip Nasional RI. Kartu Kendali yang digunakan untuk mencatat surat-surat penting, dan jumlahnya rangkap 3 (tiga) dengan warna yang berbeda

7

Diantaranya :

a. Kartu Kendali I : Disimpan di bagian pencatatan surat dan berfungsi sebagai pengganti buku agenda.

b. Kartu Kendali II : Disimpan di bagian ennataan dan berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi.

c. Kartu Kendali III : Disimpan di unit pengolahan.

8

Pengelompokan Surat dalam sistem kartu kendali dapat dilakukan berdasarkan data berikut :

1. Surat Penting

2. Surat Rutin atau Surat Biasa

3. Surat Rahasia dan Surat Pribadi

9

C. Proses Penanganan Surat Masuk

1. Penanganan Surat Penting

a. Penerima Surat

b. Pencatat Surat

c. Pengarah atau Pengendali Surat

d. Unit Pengolah

e. Penata Arsip

2. Penanganan Surat Biasa

f. Penerima Surat

g. Pencatat Surat

h. Unit Pengolah

3. Penanganan Surat Rahasia

i. Penerima surat

j. Pencatat surat

k. Pengarah surat

l. Unit Pengolah

10

D. Proses Penanganan Surat Keluar

1. Penanganan Surat Penting

a. Unit Pengolah

b. Pencatat Surat

c. Pengarah Surat

d. Pengirim Surat

e. Penata Arsip

2. Penanganan Surat Biasa

f. Unit Pengolah

g. Pencatat Surat


11


Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan penanganannya sebagai berikut :

a. Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolah

b. Memberikan amplop surat disertai dua lembarzpengantar untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat

c. Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat, lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat, sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman surat

12

ANALISIS SURAT

Berdasarkan analisis terhadap Standar Operating Procedure (SOP) atau Pedoman-pedoman operasional standar pengurusan surat keluar dan masuk pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Tangerang kami dapat menganalisiskan sebagai berikut :

A. Gambaran Umum

Jenis surat meliputi : Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar, Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan, Berita acara.

B. Sifat dan Derajat Surat

Sifat surat terdiri atas : Surat sangat rahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat biasa

Derajat surat terdiri atas : Kilat atau sangat segera, Segera, Biasa

C. Pengurusan Surat Masuk

D. Pengurusan Surat Keluar

13

C. Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan naskah / surat dinas masuk meliputi tahapan: Penerimaan, Pengarahan, Pencatatan, Pendistribusian, Pengendalian.

D. Pengurusan Surat Keluar

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi tahapan: Pembuatan konsep, Pengetikan, Penandatanganan, Penomoran, Pencatatan, Pengiriman.

14

Kesimpulan

Pada dasarnya setiap instansi/organisasi mempunyai tatacara penanganan surat tersendiri. Penggunaan buku agenda umumnya dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan tata kearsipan pola baru dalam pencatatan surat.

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh setiap kantor. Arsip yang teratur dan tertip akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi serta dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

15

Manajemen dokumentasi

Education