Makalah teori sistem_manajemen_kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola

segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi,

kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga

mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari

suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat,

formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor

pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk

pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen

secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-

dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh

Wahyono, 2005:2).

Pengelolaan arsip di Kota Magelang menjadi rujukan studi

banding. Belum lama ini, beberapa anggota DPRD Provinsi Jawa

Tengah berkunjung ke Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi

Kota Magelang. Kedatangan mereka untuk belajar mengenai tata

kelola kearsipan di kota se-juta bunga tersebut. Kami sedang

1 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n

menyusun raperda tentang kearsipan. Dipilihnya Kota Magelang

sebagai objek studi banding, karena memiliki perda tentang

kearsipan.1

Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi

pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern

dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada

seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan di segala

bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Dalam hal ini, pengelolaan

arsip di Kota Magelang patut dijadikan contoh, mengingat cakupan

kearsipan sangat yang luas. Hal ini menunjukkan bahwa manajemen

kearsipan di Kota Magelang tertata dengan baik dan apik.

Apabila pengelolaan arsip sebuah kantor kurang baik,

menemukan informasi yang telah disimpan akan menjadi sulit dan

akhirnya menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.

Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola

menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas dirumuskan permasalahan sebagai

berikut.

1 http://www.radarjogja.co.id/blog/2015/04/07/anggota-dewan-kunjungi-kantor-perpustakaan/ (diakses tanggal 8 April pukul 16.40)


1. Apakah yang dimaksud dengan arsip?

2. Apa saja kegunaan arsip?

3. Apa saja jenis-jenis arsip?

4. Apa saja peralatan dan perlengkapan kearsipan?

5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip?

6. Bagaimana cara penemuan kembali arsip?

7. Apakah arsip dapat dipindahkan?

1.3Tujuan Pembahasan

1. Diharapkan mahasiswa mengerti makna dari Arsip.

2. Diharapkan mahasiswa menerapkan system kearsipan dalam

kehidupan sehari-hari.

3. Diharapkan mahasiswa semakin peka terhadap pentingnya

manajemen arsip.

4. Diharapkan mahasiswa dapat membagikan ilmu yang diketahui

kepada sekeliling mereka.


BAB II

PEMBAHASAN

2.1Definisi Konseptual

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek),

yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula

pengertian arsip memang menunjukkan tempat atau gedung tempat

penyimpanan arsip, namun belakangan, orang cenderung menyebut

arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah

archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution

sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.2

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang

artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau

benang ini digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.

Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau

badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan

kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang

2 https://dwioktanur20.wordpress.com/2014/02/21/makalah-kearsipan/ (diakses pada tanggal 27 Maret 2015 pukul 09.56)


berharga untuk disimpan secara permanen bagi

suatu keperluan.

Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara

tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat

dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a.) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam

berbagai corak, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

b.) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan

swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan

bahwa:

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro

film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam

berbagai bentuk dan sifat, atau salinan dengan segala cara pembuatan

yang dihasilkan/diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan

organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, kebijakan, keputusan,


prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain

atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh The Liang Gie3

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis,

terencana, karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip

adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang

disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara

berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat

ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari

beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film,

mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain

dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh

lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan

yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam

penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 1996), hal. 118


2.2Penelitian yang Relevan

Archival research is a type of primary research which involves

seeking out and extracting evidence from original archival records.

Archival research can be contrasted with (1) secondary research

(undertaken in a library or online), which involves identifying and

consulting secondary sources relating to the topic of enquiry; and (2)

with other types of primary research and empirical investigation.

Archival research is generally more complex and time-

consuming than library and internet research, presenting challenges in

identifying, locating and interpreting relevant documents. Archival

records are often unique, and the researcher must be prepared to

travel to reach them. Some finding aids to archival online documents,

but many more are not, and some records lack any kind of finding aid

at all. Although most archive repositories welcome researchers, and

professional staff tasked with assisting them, the sheer quantity of

records means that finding aids may be of only limited usefulness: the

researcher will need to hunt through large quantities of documents in

search of material relevant to his or her particular enquiry. Some

records may be closed to public for reasons of confidentiality; and

others may be written in archaic handwriting, in ancient or foreign

languages, or in technical terminology. Archival documents were

generally created for immediate practical or administrative purposes,


not for the benefit of future researchers, and additional contextual

research may be necessary to make sense of them.

Archival research lies at the heart of most academic and other

forms of original historical research; but it’s frequently also undertaken

(in conjunction with parallel research methodologies) in other

disciplines (the humanities and social sciences, including literary

studies, archaeology, sociology, human geography, anthropology, and

psychology). It also be important in other non-academic types of

enquiry, such as the tracing of birth families by adoptees, and criminal

investigations.4

Penelitian arsip merupakan jenis penelitian utama yang

melibatkan mencari dan penggalian bukti dari catatan arsip asli.

Penelitian arsip dapat dibandingkan dengan (1) penelitian sekunder

(dilakukan di perpustakaan atau online), yang melibatkan identifikasi

dan konsultasi sumber-sumber sekunder yang berkaitan dengan topik

penyelidikan; dan (2) dengan jenis penelitian primer dan investigasi

empiris.

Penelitian arsip umumnya lebih kompleks dan memakan waktu

lebih banyak dari perpustakaan dan internet, menyajikan tantangan

dalam mengidentifikasi, menemukan dan menafsirkan dokumen yang

relevan. Catatan arsip seringkali unik, dan peneliti harus siap untuk

melakukan perjalanan untuk menjangkaunya. Beberapa menemukan 4 http://en.wikipedia.org/wiki/Archival_research (diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.13).


bantuan untuk dokumen arsip online, tetapi lebih banyak lagi yang

tidak, dan beberapa catatan tidak memiliki sama sekali. Meskipun

sebagian besar repositori arsip mendukung para peneliti, dan staf

profesional yang membantu mereka, kuantitas semata-mata catatan

berarti bahwa menemukan bantuan mungkin hanya kegunaan

terbatas: peneliti harus berburu melalui dokumen dalam jumlah besar

untuk mencari materi yang relevan dengannya atau pertanyaan

tertentu. Beberapa catatan mungkin tertutup untuk publik karena

alasan kerahasiaan; dan lain-lain dapat ditulis dalam tulisan tangan

kuno, dalam bahasa kuno atau asing, atau dalam istilah teknis.

Dokumen arsip umumnya dibuat untuk tujuan praktis atau administratif

langsung, bukan untuk kepentingan peneliti di masa depan, dan

penelitian kontekstual tambahan mungkin diperlukan untuk memahami

mereka.

Penelitian arsip sebagian besar terletak di jantung akademik

penelitian sejarah; tapi sering dilakukan (dalam hubungannya dengan

metodologi penelitian paralel) dalam disiplin lain (humaniora dan ilmu

sosial, termasuk studi sastra, arkeologi, sosiologi, geografi manusia,

antropologi, dan psikologi). Hal ini juga penting dalam penyelidikan

bidang non-akademik lainnya, seperti penelusuran keluarga, adopsi,

dan investigasi kriminal.


2.3Pembahasan

2.3.1 Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan

Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea

dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche

artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan

peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan

mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.5

Penjelasan di atas ditegaskan lagi oleh Sri Endang R.

menyatakan bahwa kata arsip berasal dari:

Bahasa Yunani archium Peti untuk menyimpan sesuatu

Bahasa Latin felum (bundle) Tali dan benang

Bahasa Inggris archieve

record

file

kumpulan warkat

catatan

kumpulan informasi

Bahasa Belanda archief Warkat

Bahasa Jerman archivalen Warkat

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk media sesuai perkembangan teknologi informasi

dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,

5 Yufid, Kamus Besar Bahasa Indonesia offline (aplikasi), Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Indonesia.


pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan

secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap

kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun

1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal I:6

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-

lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk

huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada

6 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.


kertas (kartu, formulir), kertas film (film-strip, mikro film), media

komputer (piringan, rekaman, disket), kertas fotokopi, dll.

2.3.2 Guna Arsip

Arsip mempunyai peran yang sangat penting bagi sebuah

kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus

sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar

menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian

pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa

kegunaan arsip, antara lain:7

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan

pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa

mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang

terekam adalam arsip tersebut.

2. Arsip sebgai bahan pengambil keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan

berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan

pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi

7 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hal.


tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam

berbagai media elektronik maupun non elektronik.

3. Arsip sebgai bukti legalitas

Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung

legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai rujukan historis

Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi

untuk masa yang akan dating. Sehingga arsip dapat digunakan

sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika

kegiatan organisasi.

Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap

arsip punya kegunaan yang berbeda. Guna lain dari arsip adalah

sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu

pengetahuan.

2.3.3 Jenis Arsip

Sri Endang R. mengemukakan bahwa lima jenis arsip, yaitu:8

1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, dibagi atas:

Arsip yang berbentuk lembaran

Arsip yang tidak berbentuk lembaran

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, terbagi atas:

8 Sri Endang, R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, (Jakarta: Erlangga, 2009), hal.


Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-

catatan mengenai masalah keuangan

Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan

dengan masalah inventaris

Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan

dengan kepegawaian

Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan

dengan masalah penjualan

Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan

dengan masalah produksi

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, dibagi atas:

Lembaga pemerintahan, misalnya, arsip nasional negara

(Arsip Nasional Republik Indonesia) dan arsip nasional di

setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)

Instansi Pemerintah/swasta

4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, dibagi atas:

Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai

kegunaan informasi

Arsip biasa, yaitu yang semula penting, akhirnya tidak

berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan berlalu

Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan

masa lalu dan masa yang akan dating, sehingga perlu

disimpan dalam waktu yang lama


Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat

dijadikan alat pengingat selama-lamanya

Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh

diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi atas:

Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara

langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dalam

penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis

dibedakan sebagai berikut.

1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara

terus menerus dalam kegiatan kantor,

2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-

kadang masih diperlukan,

3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat

jarang digunakan,

Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara

langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara.


2.3.4 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Ignasius Wursanto mengemukakan bahwa dalam melakukan

penataan terhadap arsip diperlukan peralatan dan perlengkapan

kearsipan. Peralatan dan perlengkapan itu adalah sebagai berikut:9

1. Map, lipatan kertas atau karton/manila yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip.

2. Folder, lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang untuk menyimpan/menempatkan arsip atau sekelompok

arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat

kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang

digunakan apakah vertikal atau horizontal.

3. Guide, lembaran kertas tebal/karton/manila yang dipergunakan

sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

4. Filling cabinet, perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang

yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan

berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet

mempunyai dua samapi lima laci.

5. Almari arsip, suatu perabot kantor yang dipergunakan untuk

menyimpan berkas-berkas atau arsip.

6. Rak arsip, sejenis almarai tidak berpintu yang digunakan untuk

menaruh atau menyimpan berkas atau arsip.

7. Rotary, alat penyimpan arsip yang dapat digerakkan berputar

sehingga penempatan dan penemuan tidak memakan tenaga.9 Ignasius Wursanto, Kearsipan I, (Yogyakarta: Kanisius, 1989), hal.


8. Cardex (card index), alat yang dipergunakan untuk menyimpan

warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci

yang dapat ditarik keluar memanjang. Biasanya digunakan untuk

menyimpan kartu kendali.

2.3.5 Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan

menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan

untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan

penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut

sering disebut sistem penyimpanan arsip (filling system).

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas:10

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,

penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali warkat

menggunakan petunjuk abjad. Warkat yang akan disimpan

dikelola berdasarkan nama orang atau organisasi.

2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject Filling System)

Salah satu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan

kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sring disebut

perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau

subjek.

10 https://endangsuciharti.wordpress.com/2012/03/04/5-sistem-kearsipan/ (diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.26)


3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)

Salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali

arsip yang disusun dengan menggunakan kode/nomor.

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling Sytem)

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan tanggal, bulan, tahun. Dalam sistem ini yang

dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip

adalah tanggal, bulan atau tahun pemubatan yang tercantum

dalam arsip itu sendiri.

5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical Filling

System)

Sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang

dijadikan pedoman adalam menemukan arsip secara cepat

berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang

dkirim surat.

2.3.6 Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual

ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti

penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa

menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan


mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip

melalui sarana elektronik (komputer).11

Arsip tidak boleh disimpan sembarangan, harus disimpan

menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga

arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat,

tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat

terlaksana dengan baik, perlu memperhatikan beberapa syarat:

1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan

sistemnya harus mudah diingat.

2. Harus di dasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan,

maka disusun kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah

diingat, serta didukung oleh peralatan dan perlengkapan.

4. Sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan

harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka

bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi. Beberapa

faktor penunjang perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka

memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut.

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,

menyimpan dan memlihara arsip berdasarkan sistem yang

berlaku baik arsip kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.

11 Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, (Bandung: Mandar Maju, 2003), hal.


2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik

hendaknya memperhatikan faktor-faktor penunjang, antara lain:

a. Kesedrahanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus

mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang

saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem yang

digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip

dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus memanfaatkan

ruangan, tempat, peralatan yang ada serta biaya yang

tersedia.

d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan,

pencurian kemusnahan dan bahaya air, api, binatang, udara

yang lembab, dll. Sehingga penyimpanan harus di tempat

yang benar-benar aman dari segala gangguan.

e. Penempatan arsip. Hendaknya pada tempat yang strategis,

mudah dicapai oleh semua unit.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan

kemugkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka

penyempurnaan efisiensi kerja.

g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani

peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.


4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi

setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat

dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan

kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara berkala agar dapat

memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan

saran untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan bila perlu.

2.3.7 Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip

dari aktif kepada in-aktif karena jarang sekali dipergunakan dalam

kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan

memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu

ke tempat lain sehingga filling cabinet yang semula dipakai dalam

pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk

menyimpan arsip-arsip baru.

2.3.8 Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan/kegiatan menghancurkan

secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak

memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara

total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain

sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.


Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan

untuk memungkinan tersedianya tempat penyimpan dan pemeliharaan

yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.

Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat dilakukan

dengan beberapa cara yaitu:12

1. Pembakaran. Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah,

tetapi memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran

bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

2. Pencacahan. Pemusnahan arsip dengan cara ini dilakukan secara

bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu, melainkan dapat

dilakukan secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya

mempunyai mesin pencacah kertas.

3. Penghancuran. Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah dengan

menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup

berbahaya karena bahan kima yang digunakan dapt melukai

pericikannya mengenai badan.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri

dari seleksi, pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan

pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

12 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hal.


BAB III

PENUTUP

3.1Kesimpulan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah

kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus

sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar

menunjukakkan peran yang sesuai dan dapat mendukung

penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor

tersebut.

Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap

arsip punya kegunaan yang berbeda-beda. Sedangkan prosedur

pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan


berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan

saksi-saksi.

3.2Saran

Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya ketelitian sebab

arsip merupakan warkat atau dokumen yang penting bagi sebuah

perusahaan. Dalam menangani kearsipan harus melalui beberapa

proses dimulai dari sarana dan prasarana yang harus diperhatikan.

Kemudian dalam pengelolaan sistem arsip itu diperlukan juga

pengawasan dan pemeliharaan agar arsip itu tetap aman dan terjaga.


DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia

Pustaka Utama.

Gie, The Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty.

R., Sri Endang, dkk. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem

Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Bandung: Mandar Maju.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan

Modern. Yogyakarta: Gava Media.

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Wursanto, Ignasius. 1989. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.

Yufid, Kamus Besar Bahasa Indonesia offline (aplikasi), Pusat Bahasa

Departemen Pendidikan Nasional Indonesia.

http://www.radarjogja.co.id/blog/2015/04/07/anggota-dewan-kunjungi-

kantor-perpustakaan/ (diakses tanggal 8 April pukul 16.40).

https://endangsuciharti.wordpress.com/2012/03/04/5-sistem-kearsipan/

(diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.26).

http://en.wikipedia.org/wiki/Archival_ research (diakses tanggal 27 Maret

2015 pukul 10.13).

https://dwioktanur20.wordpress.com/2014/02/21/makalah-kearsipan/

diakses pada tanggal 27 Maret 2015 pukul 09.56)


Makalah teori sistem_manajemen_kearsipan

Education