Bab 1Pendahuluan
1.1. Latar BelakangSejalan dengan pesatnya perkembangan
perusahaan pada zaman ini maka setiap perusahaan harus memiliki
sistem-sistem yang dapat di gunakan untuk merencanakan, menyusun,
mengelola/mengatur, melaksanakan dan mengawasi aktivitas dan
keperluan perusahaan tersebut. Masing-masing dari sistem tersebut
saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Salah sau sistem yang
dapat menunjang kemajuan perusahaan adalah sistem akuntansi utang
usaha yang dikelola dengan baik.Umumnya setiap perusahaan akan
mengalami yang namanya utang, terlebih utang jangka pendek (lancar)
yang biasanya timbul dari akivitas operasi perusahaan. Sebagai
contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang timbul sebagai
akibat dari pembelian kredit yang dilakukan perusahaan dan utang
gaji sebagai akibat adanya penundaan pembayaran gaji kepada
karyawan. Dengan adanya transaksi pembelian secara kredit,
perusahaan dapat merealisasikan kebutuhannya yan belum bisa dibayar
secara tunai, selain itu perusahaan juga dapat menunda penggunaan
kas sehingga kas yang tersedia dapat digunakan utuk kegiatan
investasi lainnya seperti membeli saham,obligasi ataupun surat
berharga lainnya. Dari kegiatan ini diharapkan kas yang ada
diperusahaan menjadi produktif.Setiap utang yang terjadi dalam
perusahaan hendaknya dicatat dengan andal dan sesuai faktur atau
dokumen sejenisnya sebagai tanda bukti adanya pembayaran yang
tertunda. Sebuah prosedur pencatatan utang yang efektif dan efisien
dibutuhkan, agar setiap utang yang terjadi dapat dikontrol dan
segera dilunasi pada tanggal jatuh temponya, sehingga tidak terjadi
penumpukan utang lancar yang terlalu besar. Penumpukan ini tentunya
akan sangat merugikan perusahaan, selain perusahaan akan kesulitan
melunasinya, juga akan menimbulkan klaim dari kreditur yang
bersangkutan. Oleh karena itu setiap perusahaan membutuhkan sebuah
sistem yang dapat mengelola semua ini dengan baik yaitu Sistem
Akuntansi Utang.
BAB 2PEMBAHASAN2.1. Sistem Retur Pembelian Sistem retur
pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang
sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan
spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang
mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.
2.1.1. Deskripsi KegiatanBarang yang sudah diterima dari pemasok
adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat
order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan
karena : Barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang
tercantum dalam surat order pembelian Barang mengalami kerusakan
dalam pengiriman Barang diterima melewati tanggal pengiriman yang
dijanjikan oleh pemasok.
2.1.2. Fungsi yang Terkait1. Fungsi GudangFungsi yang
bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman
seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari
fungsi pembelian.
2. Fungsi PembelianFungsi yang bertanggungjawab untuk
mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
3. Fungsi PengirimanFungsi yang bertanggungjawab untuk
mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah
retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi
pembelian.
4. Fungsi AkuntansiFungsi yang bertanggungjawab untuk mencatat
:1. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau
jurnal umum.2. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur
pembelian dalam kartu persediaan.3. Berkurangnya hutang yang timbul
dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar atau dalam kartu hutang.
2.1.3. Dokumen Yang DigunakanDalam sistem retur pembelian
dokumen-dokumen yang digunakan berupa :1. Memo debit
Gambar 2.1 Memo DebitDokumen ini merupakan formulir yang diisi
oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh
perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utama
karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan pengiriman barangDokumen ini dibuat oleh fungsi
pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang
dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
2.1.4. Catatan akuntansi yang digunakanCatatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian antara lain :a.
Jurnal retur pembelian atau jurnal umumCatatan ini digunakan untuk
mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah
persediaan dan utang dagang.
b. Kartu persediaanCatatan ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang
yang telah dibeli kepada pemasoknya.
c. Kartu utangKartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya
utang kepada debitur akibat pengembalian barang pada debitur. Jika
perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya
utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama
debitur.
2.1.5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian
1. Prosedur perintah retur pembelian Retur pembelian terjadi atas
perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang
bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk
memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok
adalah memo debit.
2. Prosedur pengiriman barang Dalam prosedur ini, fungsi
pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah
retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan
pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.3.
Prosedur pencatatan utang Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi
akuntansi yang berperan untuk memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan
pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya
utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit
sebagai pengurang utang.2.1.6. Unsur Pengendalian InternUnsur pokok
pengendalian intern terdiri dari :A. Organisasi1. Fungsi pembelian
harus terpisah dari fungsi akuntansi.Salah satu unsur pokok sistem
pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi
pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan
persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang
melaksanakan transaksi pembelian.
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi
akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang
dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih
dari satu unit organisasi. Dalam sistem retur pembelian harus
dirancang unsur sistem pengendalian intern.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan1. Memo debet untuk
retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.Transaksi
pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order pembelian oleh
fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak
sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian,
terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian harus
diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara membubuhkan
tandatangan pada memo debit.
2. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi
oleh fungsi pengiriman.Transaksi retur pembelian dimulai dengan
diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan dilaksanakan
dengan dikeluarkannya laporan pengiriman barang sebagai tanda telah
dikirimkannya barang yang telah dibeli kepada pemasok yang
bersangkutan. Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh
fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang
sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan
barang.
3. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian
didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman
barang.Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang
lengkap. Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannya
dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang. Dalam sistem retur pembelian, pencatatan mutasi
utang dan persediaan harus didasarkan pada dokumen sumber memo
debit.
4. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilaksanakan
oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Penyimpanan memo
debit yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar atau pencatatan memo debit
kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan
cara membubuhkan tandatangan dan tanggal pencatatan kedalam dokumen
sumber (bukti memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo debit
kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal dengan
cara membubuhkan tandatangan pada dokumen tersebut.
C. Praktik yang sehat1. Memo debit untuk retur pembelian
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh
fungsi pembelian.2. Laporan pengiriman barang bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi
pengiriman.3. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang
secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar.2.1.7. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)Bagan alir adalah
representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik
diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk
menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau
keduanya. Bagan alir terdiri dari : Bagan alir dokumen digunakan
untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk
catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat dalam
proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut.
2.1.7.1. Flowchart Sistem Retur PembelianGambar 2.2 Flowchart
Retur Pembelian
Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)
Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)
Penjelasan job description pada masing-masing entitas dalam
flowchart:1. Departemen persediaan : Melakukan pengecekan
persediaan Mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat
persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak
rangkap 2,yaitu: lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan
dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan. lembar
kedua disimpan sebagai arsip. Menerima bukti pengiriman barang
retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan.
2. Manajer persediaan: Menerima persediaan yang rusak dan daftar
persediaan yang rusak. Manajer persediaan melakukan pengecekan,
lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu :
lembar pertama disimpan sebagai arsip lembar kedua dikirimkan ke
departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima
laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti
penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan
penggantian barang. Mengirimkan laporan penggantian barang yang
telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke
bagian akuntansi.
3. Departemen pembelian: Menerima daftar persediaan rusak yang
telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal
tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, yaitu: lembar
pertama dikirimkan ke departemen penerimaan. Lembar kedua dikirim
ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima surat
penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan.
4. Supplier: Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang
rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur
rangkap 2,yaitu: lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian
lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menyiapkan barang pengganti
membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang
tersebut ke departemen penerimaan. Menerima surat penggantian
barang retur yang telah di acc.
5. Departemen penerimaan: Menerima surat retur pembelian dari
departemen pembelian. Menerima surat penerimaan retur dari
departemen pembelian. Menerima bukti penggantian barang retur 2
lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan bukti penggantian
barang retur 2 lembar ditambah dengan surat penerimaan retur dan
surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti
pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu: Lembar ke dua dikirim ke
supplier Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen
persediaan.
6. Bagian Akuntansi : Menerima laporan penggantian barang yang
telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan
catatan persediaan rangkap 2, yaitu: lembar pertama disimpan
sebagai arsip lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan.7. pimpinan:
Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya2.2. Sistem
Akuntansi Utang Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak
utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam
perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian
barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang
sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001),
prosedur pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account
payable procedure dan voucher payable procedure.
A. Account Payable ProcedureDalam prosedur ini catatan utang
yang digunakan berupa kartu utang yang berisi nomor faktur dari
pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo
utang.
Dokumen yang digunakan adalah:1. Faktur dari pemasok.2. Kuitansi
tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan
surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok,
yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah:1. Kartu utang, untuk
mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.2. Jurnal
pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.3. Jurnal pengeluaran
kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas
lainnya.
Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:
Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable
Procedure
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:1.
Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.2. informasi
dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu utang.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:1. cek dicatat dalam
jurnal pengeluaran kas.2. informasi dalam jurnal pengeluaran kas
di-posting kedalam kartu utang.
B. Voucher Payable ProcedureDalam prosedur ini catatan utang
yang digunakan berupa arsip voucher (bukti kas keluar). Pencatatan
utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam register
bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas.
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:
1. Bukti kas keluar. Formulir ini mempunyai tiga fungsi: a. Sebagai
surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas
sesuai tercantum didalamnya. b. Sebagai pemberitahuan kepada
kreditur mengenai tujuan pembayarannya(sebagai remittance advice).
c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau
distribusi lain.2. Jurnal pengeluaran kas.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable
procedures adalah sebagai berikut : 1. Register bukti kas
keluar(voucher register). 2. Register cek(check register).
Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:1. One-time Voucher
Procedures. Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat
satu set voucher yang terdiri dari 3 lembar. Prosedur ini dibagi
menjadi dua:a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash
basis).
Gambar 2.4 One Time Voucher Procedure dengan Cash Basis
Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi
dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
temponya. Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti
kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran
kas.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual
basis).
Gambar 2.4 One-time voucher procedure dengan dasar waktu
(accrual basis).
Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari
pemasok dan langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang,
kemudian dilakukan pencatatan dalam voucher register. Saat bukti
kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke Bagian
Kasa untuk membuat cek. Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal
pengeluaran cek.
2. Built-up Voucher Procedures.
Gambar 2.5 Built-up Voucher Procedures.
Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk
menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima
oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar,
kemudian keduanya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad.
Jika ada lagi faktur dari pemasok yang sama, maka dicatat juga
dalam bukti kas yang sama. Setelah dicatat bukti kas tersebut
dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
(unpaid voucher file). Saat jatuh tempo pembayaran, bukti kas
keluar tersebut dikeluarkan, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam
register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada fungsi
keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi keuangan
dalam register bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya
dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan dalam arsip
bukti kas keluar yang telah dibayar (paid voucher file).
2.3. Distribusi PembelianDitribusi pembelian ini menyangkut
peringkasan pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya untuk menyusun laporan dan pencatatan dalam jurnal.
Hampir semua debit dari transaksi pembelian bersumber dari register
bukti kas keluar atau jurnal pembelian, atau dari distribusi faktur
yang diterima dari pemasok.Distribusi adalah prosedur peringkasan
rincian yg tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya) dan
pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan.
Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg
timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk
penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua
debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.
Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi
pembelian terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas. Dalam
perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian
bersumber dari: register bukti kas keluar (voucher register) atau
jurnal pembelian , atau dari distribusi faktur yg diterima dari
pemasok Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai
untuk pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian &
pembayarannya sbb :1. Untuk bahan bakua. Jenis bahan baku b. Produk
yg menggunakan bahan baku tsbc. Kombinasi diantara keduanya
2. Untuk suku cadanga. Jenis suku cadang
3. Untuk biaya yg berasal dari pembelian jasaa. Menurut jenis
biayab. Menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawabanc. Kombinasi
jenis & pusat pertanggung-jawaban
2.3.1. Metode Distribusi PembelianAda 5 metode, yaitu :1. Metode
jurnal berkolom atau metode spread sheetDistribusi debit dari
transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan : 1) Jurnal
pengeluaran kas Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat
distribusi, dalam jurnal tersebut harus disediakan kolom-kolom
untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan. Faktur dari
pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada saat faktur
tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan dilakukan
dengan dasar tunai (cash basis). Jika pendebitan ini menyangkut
biaya, distribusi dapat dilakukan denga dasar waktu(accrual basis)
dengan cara sebagai berikut :a. Pada akhir bulan (saat pembuatan
laporan keuangan, dibuat rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang
belum dibbayar.b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal
umum dengan debit biaya dan kredit utang dagang.c. Jurnal tersebut
kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan berikutnya.
Gambar 2.6 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal
Pengeluaran Kas Berkolom2) Jurnal pembelian
Gambar 2.7 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal
Pengeluaran Kas BerkolomJika jurnal pembelian dipakai sebagai alat
distribusi, dalam jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk
distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur dari pemasok
dicatat dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk
dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian
penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan pendebitan dengan
dasar waktu.
Gambar 2.8 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian
Berkolom3) Register bukti kas keluarRegister bukti kas keluar dapat
pula dipakai sebagai alat distribusi pembelian. Dalam register
bukti kas keluar disediakan kolomm-kolom sesuai dengan klasifikasi
pokok biaya dan persediaan. Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi
dari tiap kolom terseut untuk kemudian di posting ke rekeing buku
besar yang bersangkutan. Dari rekening buku besar ini kemudian
dibuat laporan yang di kehendaki.
Gambar 2.9 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti
kas keluar Berkolom
2. Metode rekening berkolomDistribusi pendebitan dan transaksi
pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan rekening berkolom.
sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom adalah
register bukti kas keluar.
Gambar 2.10 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Rekening
Berkolom3. Metode rekening tunggalPenggunaan rekening tunggal untuk
mendistribusikan pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian
dilakukan melalui prosedur berikut ini:a Faktur yang telah
disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi yang
dikehendaki (misalnya menurut departemen)b Dan faktur yang disertai
tersebut dibuat pre-list tapec Faktur tersebut kemudian diposting
ke dalam rekening yang bersangkutan (misalnya biaya menurut
departemen).d Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul
dalam rekening.
Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti
kas keluar Berkolom.4. Metode tiket tunggal (unit ticket
method)Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media
campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk
setiap elemen klasifikasi yang tercantum di dalamnya. Tiket tunggal
ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai sebagai
dasar posting ke dalam rekening control yang bersangkutan dalam
buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut nomor
rekening dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket
tunggal ini dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip.
Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Tiket
Tunggal
5. Metode distribusi dengan komputerMetode distribusi pendebitan
yang timbul dan transaksi pembelian dengan menggunakan komputer
dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan
klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode
dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui
program. Oleh karena itu titik berat kegiatan distribusi pembelian
terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi pembelian
dan pengeluaran kas. Jika misalnya pendebitan rekening biaya yang
terjadi akan diklasifikasikan menurut jenis (misalnya ada 50 jenis
biaya), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hirarki
manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis
produk yang dihasilkan (da 25 jenis produk), maka kerangka
pemberian kode rekening dapat disusun sebagai berikut :
Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode
menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalya faktur
pembelian jasa iklan (jenis biaya ke 28) dibebankan pada Departemen
Pemasaran (dengan kode 4321), yang dikeluarkan untuk produk
(misalnya produk nomor 21), maka faktur pembelian tersebut akan
diberi kode debit 28432121 dan dicatat dengan komputer dengan
menggunakan kode itu.Dengan kerangka (framework) pemberian kode
ini, semua transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut
biaya akan diberi kode dengan kerangka tersebut, sehingga arsip
transaksi pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita
magnetik hasil tun 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk
biaya, dan selanjutnnya dengan run 2, arsip induk biaya dapat
digunakan untuk menghasilkan laporan biaya yang berupa :a. Laporan
biaya menurut jenisnya. Dihasilkan dengan memerintahkan komputer
melakukan sortasi 2 angka pertama kode rekening biaya.b. Laporan
biaya menurut pusat pertanggungjawaban. Dihasilkan dengan
mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi kedua kode rekening
biaya.c. Laporan biaya menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan
sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka pada posisi terakhir
dalam kode rekening biaya.
Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan
sortasi kombinasi antara jenis biaya, pusat pertanggungjawaban
dengan jenis produk.
Bab 3Penutup.3.1. KesimpulanSistem akuntansi utang meliputi
prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Dalam
makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur pembelian yang
digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang
dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Transaksi retur pembelian
dicatat dengan mendebit rekening utang dagang dan mengkredit
rekening persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang terkait
dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang dan
buku pembantu persediaan.Fungsi yang terkait dalam sistem retur
pembelian adalah : fungsi pembelian, gudang, pengiriman, akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo
debit dan laporan pengiriman barang. Catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah jurnal
retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang. Jaringan
prosedur yang membentuk sistem retur pembelian adalah prosedur
perintah retur pembelian, prosedur pengiriman barang kepada
pemasok, dan prosedur pendebitan utang.Ada dua metode pencatatan
utang : account payable dan voucher payable procedure. Catatan
akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account
payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal
pengeluaran kas. Dalam voucher voucher payable procedure, voucher
atau bukti kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga
fungsi yaitu :a. Sebagai perintah kepada bagian kasa untuk
melakukan pengeluaran kasb. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur
mengenai tujuan pembayaranc. Sebagai dokumen sumber pencatatan
mutasi utang dan persediaanProsedur pencatatan utang dengan voucher
payable procedure dapat dibagi menjadi dua macam :1. One-time
voucher procedurea. One-time voucher procedure dengan dasar
tunai.b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu.2. Built up
voucher procedureDistribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat
transaksi pembelian dapat dilakukan dengan lima metode1. Metode
jurnal berkolom atau metode spread sheet.2. Metode rekening
berkolom3. Metode rekening tunggal4. Metode tiket tunggal (unit
ticket method)5. Metode distribusi dengan komputer
DAFTAR PUSTAKA
Edi, Pratono (2012). Sistem Akuntansi Utang.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-utang.html
Mulyadi (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
Romney, Steinbart (2008). Accounting System Information. Prentice
Hall Business
Publishinghttp://wikipedia/sistem-akuntansi-utang.html
7 | Sistem Akuntansi Utang