Makalah Bhs Indonesia Fixx

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang

dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.

Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam hal penulisan surat.

Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat khususnya

surat dinas sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada

pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang

penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau

menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat

tersebut.

Dari latar belakang di atas, maka disusunlah makalah yang berjudul

“Surat Dinas (Penulisan Surat Lamaran Kerja dan Teknik Wawancara)”.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1.      Apa pengertian surat dinas?

2. Bagaimanakah tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan yang baik

dan benar?

3.      Bagaimanakah teknik wawancara kerja?

1.3 TUJUAN

1. Untuk menyampaikan pengertian surat dinas.

2. Untuk menyampaikan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan yang

baik dan benar.

3. Untuk menyampaikan teknik-teknik wawancara pekerjaan.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang

satu dan kantor yang lain atau antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh

seseorang  yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah

sehingga surat ini disebut juga  surat jabatan (Agus, 2012).

     Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena

dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun,

surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas (Agus, 2012).

     Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis

surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas

harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat

(Agus, 2012).

2.1.1 Syarat sebuah surat dinas

Syarat-syarat dari surat dinas menurut Agus (2012), antara lain:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu  tempat teratur dan

tidak diletakkan seenaknya,

2. Isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak

bertele-tele,

3. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus

komunikatif, sopan, mudah dipahami,  simpatik, dan tidak

menyinggung perasaan penerima,

4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

2.1.2 Macam-macam Surat Dinas

3

Adapun macam-macam dari surat dinas menurut Agus

(2012) antara lain surat lamaran kerja, surat undangan rapat, surat

edaran, surat permohonan, surat penolakan, surat tugas, surat

perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.

2.2 Penulisan Surat Lamaran Kerja

2.2.1 Prinsip-prinsip Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan surat yang digunakan untuk

melamar pekerjaan atau surat penjualan yang berhubungan dengan

bagaimana anda menjual segala potensi diri kepada lembaga yang

menyediakan lowongan pekerjaan. Menurut Kuntarto (2009),

prinsip 3A (Attraction, Attention, dan Action) dapat dijadikan

landasan ketika akan membuat lamaran.

1) Attraction (Daya Tarik)

Sampul surat berwarna coklat sudah biasa digunakan

untuk membungkus surat lamaran kerja, tetapi sampul surat

yang berwarna sekain coklat jarang digunakan. Untuk

memunculkan daya tarik atau prinsip A yang pertama yaitu

Attraction, kemaslah surat lamaran kerja dengan sampul surat

yang bukan berwarna coklat. Tampilkan surat lamaran kerja

dengan sampul surat yang eksklusif, berbeda dari yang lain.

Namun, sebelum dikemas ke dalam sampul yang menarik,

lembaran-lembaran surat lambaran, curriculum vitae, surat

keterangan, fotokopi ijazah-ijazah, kartu identitas, foto,

trasnskrip nilai, dan sertifikat yang sebaiknya dijilid dengan rapi

dan menarik sehingga pada saat penerima surat membaca surat

lamaran kerja ia akan merasa nyaman dan surat pun tidak

berceceran. Selain itu, daya tarik dapat Anda wujudkan melalui

bahasa surat yang menarik, sopan, dan efektif.

2) Attention (Perhatian)

4

Prinsip kedua dalam menulis surat lamaran kerja adalah

attention (perhatian). Kemukakan dalam surat lamaran kerja

bagaimana cara Anda mendapatkan informasi lamaran kerja dan

apa alasan ketertarikan Anda pada posisi tersebut. Yakinkan

penerima lamaran kerja bahwa Anda memiliki sesuatu yang

barmanfaat. Perkenalkan ide-ide yang membuat pembaca

antusias untuk memperhatikan tulisan Anda.

3) Action (Tindakan)

Melalui prinsip ketiga ini diharapkan penerima lamaran

kerja dapat menindak lanjuti dan memutuskan sesuatu yang

Anda harapkan. Kemukakan bahwa Anda berharap lembaga

atau perusahaan dsapat memberi kesempatan kepada Anda

untuk melakukan wawancara kerja.

2.2.2 Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

Kaidah-kaidah baku dalam penulisan surat lamaran kerja

perlu diperhatikan oleh calon pelamar. Artinya pelamar kerja harus

memahami dan mempersiapkan dengan baik hal-hal yang harus

dituliskan dalam surat lamaran kerja dan cara mengorganisasikan.

Pengorganisasisan surat lamaran pekerjaan menurut Kuntarto

(2009) antara lain sebagai berikut:

1. Paragraf Pembuka

Untuk membuka surat lamaran kerja, awalilah dengan

kualifikasi yang Anda miliki dan yang saling sesuai dengan

jabatan yang diinginkan. Kemudian, jelaskan bahwa kualifikasi

tersebut akan menguntungkan atau memberi manfaat kepada

lembaga. Anda juga dapat mengawali surat lamaran kerja

dengan menyebut nama atau sumber publikasi, misalnya rekan

kerja, surat kabar, majalah, raadio, televisi atau internet.

2. Paragraf Isi

5

Setelah menarik perhatian penerima surat lamaran kerja

pada paragraf pembuka, Anda dapat mempromosikan diri

Anda pada paragraf isi. Perkenalkan diri Anda dan tunjukan

bahwa Anda mempunyai latar belakang pendidikan

Perkenalkan diri Anda dan tunjukan bahwa Anda mempunyai

latar belakang pendidikan yang relevan dengan jenis pekerjaan

yang ditawarkan. Anda juga perlu menjelaskan pendidikan

nonformal sebagai pengetahuan tambahan di luar bidang studi

yang Anda dapatkan melalui jalur formal.

Untuk memperkuat kualifikasi Anda, nyatakan secara

jelas sikap, minat, dan aktivitas berbagai pekerjaan, kegiatan

yang pernah Anda lakukan, terutama yang berhubungan

dengan pekerjaan yang Anda lamar.

3. Paragraf Penutup

Untuk menutup surat lamaran kerja, Anda dapat

mengemukakan harapan dan tindakan yang Anda inginkan.

Beri tahu dengan jelas keinginan Anda untuk melakukan

wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan

lembaga. Agar pihak lembaga mudah menghubungi Anda,

berikan alamat yang jelas, termasuk nomor telepon, faksmile,

dan e-mail yang Anda miliki.

2.2.3 Resume (Curiculum Vitae)

Resume atau curriculum vitae merupakan laporan perincian

kualifikasi pelamar yang kehadirannya tidak dapat dipisahkan dari

surat lamaran kerja. Kemukakan poin-poin penting tentang

kemampuan Anda dimulai dari tujuan karier, infomasi pribadi,

pendidikan, penguasaan bahasa asing, presentasi, dan referensi.

Kemukakan hal-hal tersebut dengan memperhatikan kerapian,

kesederhanaan, keakuratan, dan kejujuran. Serta gunakan bahasa

yang jelas dan tidak bertele-tele (Muzakka, 2008).

6

Contoh Surat Lamaran Kerja dan Resume:

7

2.3 Teknik Wawancara Kerja

Setelah mempelajari surat lamaran kerja dan resume, langkah

selanjutnya adalah mempersiapkan wawancara kerja. Wawancara kerja

merupakan bagian kegiatan penting dalam proses mencari kerja. Persiapan

yang baik, mulai dari berpakaian, cara duduk, nada suara, cara memasuki

8

ruangan , cara menjawab pertanyaan, dan lain-lain harus diperhatikan.

Jangan sampai wawancara yang merupakan kesempatan emas hilang

begitu saja karena Anda tidak mempersiapkan dengan baik (Surono,

2008).

2.3.1 Persiapan wawancara

Berikut ini merupakan berbagai hal yang perlu diperhatikan

pada saat melakukan wawancara kerja menurut Surono (2008).

1. Bagian pembuka

Datanglah tepat waktu, berpakaianlah yang rapi dan

sopan, bersikap yakin dan tenang, ketuk pintu sebelum

memasuki ruang wawancara, ingat nama pewawancara, dan

tersenyumlah. Jangan duduk sebelum dipersilahkan, jangan

membungkuk atau menundukkan kepala, jangan melipat

tangan, jangan mengulum permen, jangan membuka

pembicaraan dan jangan tersenyum terus menerus.

2. Bagian isi

Ketika pewawancara mulai memberikan beberapa

pertanyaan, jawablah dengan baik. Perhatikan intonasi,

volume, dan artikulasi suara. Berbicaralah dengan jelas, atur

nada suara dan tunjukkan kemampuan diri anda dengan

percaya diri. Dukunglah jawaban-jawaban anda dengan bahasa

tubuh. Jangan memotong kalimat pewawancara, jangan

emosional, jangan memberikan informasi yang tidak relevan,

jangan mengeritik, jangan membuka rahasia perusahaan, dan

jangan membual.

3. Bagian penutup

Ucapkan terima kasih kepada pewawancara atas waktu

yang telah disediakan pewawancara untuk anda akhiri dengan

pernyataan berupa harapan untuk memperoleh keputusan

sesegera mungkin.

9

2.3.2 Pertanyaan penting dan cara menjawab dalam wawancara kerja

Berbagai jenis pertanyaan akan diberikan kepada anda dan

anda harus benar-benar mempersiapkan diri untuk dapat menjawab

semua pertanyaan dengan baik dan benar. Berikut adalah beberapa

contoh pertanyaan yang sering ditanyakan dalam wawancara

menurut Muzakka (2008):

1. Siapakah diri anda? Silahkan memperkenalkan diri anda!

2. Mengapa anda tertarik bergabung dengan perusahaan ini?

3. Mengapa anda ingin meninggalkan pekerjaan saat ini?

4. Ceritakan pengalaman anda di perusahaan atau organisasi!

5. Ceritakan kegiatan ekstrakurikuler anda saat kuliah!

6. Bagaiman cara mengatasi situasi sulit yang pernah anda hadapi

di perusahaan anda sebelumnya?

7. Apakah kelebihan dan kekurangan anda?

8. Bila anda menghadapi masalah dengan bawahan atau rekan

kerja yang sulit diatur, bagaiman sikap anda untuk

mengatasinya?

9. Apa pendapat anda bila pekerjaan yang anda tangani melampaui

berat dan tidak sebanding dengan penghasilan yang anda

terima?

10. Apa harapan anda pada 5 tahun yang akan datang tentang

pekerjaan , jabatan, dan penghasilan?

Untuk menjawab pertanyaan pertama, perkenalkan anda,

umur, tempat tanggal lahir, pendidikan terakhir, pengalaman kerja

atau organisasi, dan informasi tentang keluarga. Untuk menjawab

pertanyaan kedua, pelajari (dengan berbagai cara) tentang latar

belakang kegiatan perusahaan, produk perusahaan, posisi perusahaan

dibanding perusahaan lain. Jelaskan diaspek mana anda tertarik

untuk bergabung dengan perusahaan tersebut. Gunakan jawaban

10

yang mengesankan keinginan anda untuk mengembangkan karier.

Hindari jawaban yang mengesankan, menjelekkan manajemen

perusahan, menghindari konflik, menghindari beban kerja (Muzakka,

2008).

Untuk menjawab pertanyaan keempat, tonjolkan tentang

lingkup tanggung jawab anda. Tekankan prestasi atau kinerja yang

anda telah lakukan. Kemudian ketika menjawab pertanyaan kelima,

jelaskan tentang kualitas dan kuantitas yang Anda bawahi. Jawablah

pertanyaan keenam dengan menonjolkan kapasitas manajerial Anda

yang didukung dengan daya analisis dan tindakan yang sistematis

(Muzakka, 2008).

Untuk menjawab pertanyaan ketujuh, pahamilah jawaban

berikut ini. Insan yang baik adalah yang mengetahui dirinya sendiri

seutuhnya, baik yang menyangkut potensi dirinya maupun

kekurangan. Begitu pula dengan diri anda, kenalilah diri Anda, baik

kelebihan maupun kekurangan. Jangan segan-segan menceritakan

kelebihan yang Anda miliki, misalnya :

1. Saya adalah orang yang tekun

2. Saya adalah orang yang suka memimpin

3. Saya umumnya unggul dalam kerja kelompok

4. Saya orang yang cerdas dan cekatan.

Anda juga menyampaikan kelemahan. Namun, kemukakan

hal itu secara taktis sehingga secara tidak langsung justru

mengesankan kelebihan yang tersembunyi. Contoh :

1. Saya terlalu teliti dalam bekerja sehinnga memerlukan waktu

yang lebih lama

2. Saya sering bersikap terlalu hati-hati

3. Saya terlalu cepat dalam bekerja

4. Sering kali dalam bekerja saya melupakan waktu

Selanjutnya, untuk menjawab pertanyaan kedelapan,

jelaskan cara mengatasi masalah melalui dua pendekatan, yaitu

11

pendekatan organisasi dan pendekatan informal. Untuk menjawab

pertanyaan kesembilan, jelaskan bahwa Anda suka bekerja.

Kenikmatan bekerja adalah keberhasilan dalam menyelesaikan tugas,

kemampuan, dan mencapai target, akan memberikan kepuasan batin.

Pertanyaan terakhir, berikan penjelasan yang menggambarkan

pencapaian ambisi atau cita-cita, peningkatan jenjang karier yang

meningkat, dan peningkatan penghasilan yang signifikan

12

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

3.1.1 Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang

satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi.

3.1.2 Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis

mengikuti syarat-syarat, yaitu :

1. Tidak mengandung makna ganda,

2. antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3. sederhana,

4. tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya,

5. tulisannya tersusun rapi dan berurutan.

3.1.3 Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

1. Mengutamakan sama derajat,

2. tegas,

3. mudah dimengerti oleh pembaca,

4. menggunakan bahasa yang sopan

5. jelas antara penulisan dan makna.

2.3.2 Teknik-teknik wawancara pekerjaan meliputi persiapan wawancara

dan cara menjawab dalam wawancara.

2.4 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah

penting dalam suatu instansi negeri dan swasta karena surat-menyurat

merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi yang berbentuk

tulisan. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat

mendukung tercapainya tujuan seseorang dari surat lamaran pekerjaan

yang dibuatnya.

13

DAFTAR PUSTAKA

Agus, Edi, Surat Dinas. basindomd.blogspot.com/2010/03/surat-dinas.html.

diakses tanggal 3 Oktober 2012.

Kuntarto, Niknik. 2009.Cermat dalam Berbahasa, Teliti dalam Berpikir. Jakarta:

Mitra Media Wacana

14

LAMPIRAN

Pertanyaan dan Jawaban

A. Pilihan Ganda

1. Berikut adalah contoh surat dinas, kecuali...

A. Surat Permohonan Ijin

B. Surat Delegasi

C. Surat Cinta

D. Surat Undangan Rapat

2. Syarat yang harus dipenuhi untuk membuat surat dinas, kecuali...

A. Isi panjang, tidak tepat sasaran dan bertele-tele

B. Format dan bentuk surat menarik, yaitu  tempat teratur dan tidak

diletakkan seenaknya

C. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif,

sopan, mudah dipahami,  simpatik, dan tidak menyinggung

perasaan penerima

D. Harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

3. Prinsip 3A yang dijadikan landasan dalam membuat lamaran pekerjaan

terdiri dari..

A. Attractive, Allowance, dan Active

B. Attraction, Attention, dan Action

C. Active, Attractive, dan Audience

D. Audience, Active, dan Attention

4. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menjawab pertanyaan

wawancara kerja antara lain, kecuali...

A. Perhatikan intonasi, volume, dan artikulasi suara.

B. Berbicaralah dengan jelas, atur nada suara dan tunjukkan

kemampuan diri anda dengan percaya diri.

C. Dukunglah jawaban-jawaban anda dengan bahasa tubuh.

15

D. Membuka Rahasia Perusahaan

5. Cara menjawab pertanyaan “Bagaimana cara mengatasi situasi sulit

yang pernah anda hadapi di perusahaan anda sebelumnya?” adalah...

A. dengan menjelaskan diaspek mana anda tertarik untuk bergabung

dengan perusahaan tersebut

B. dengan menonjolkan tentang lingkup tanggung jawab anda

C. dengan menonjolkan kapasitas manajerial Anda yang didukung

dengan daya analisis dan tindakan yang sistematis

D. dengan memberikan penjelasan yang menggambarkan pencapaian

ambisi atau cita-cita, peningkatan jenjang karier yang meningkat,

dan peningkatan penghasilan yang signifikan

B. URAIAN

1. Apa saja yang harus dituliskan dalam membuat CV?

16

JAWABAN

A. PILIHAN GANDA

1. C

2. A

3. B

4. D

5. C

B. URAIAN

Dalam membuat CV, kemukakan poin-poin penting tentang kemampuan

Anda dimulai dari tujuan karier, infomasi pribadi, pendidikan, penguasaan

bahasa asing, presentasi, dan referensi. Kemukakan hal-hal tersebut

dengan memperhatikan kerapian, kesederhanaan, keakuratan, dan

kejujuran. Serta gunakan bahasa yang jelas dan tidak bertele-tele

17