LPJ Syukwis Juli 2013

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Syukuran Wisuda Kimia

Juli 2013

CHEMASQUERADE

HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA AMISCA

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

BANDUNG

2013

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

SYUKURAN WISUDA KIMIA JULI 2013

CHEMASQUERADE

HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA AMISCA ITB

PENDAHULUAN

Syukuran wisuda merupakan salah satu acara yang rutin dilaksanakan oleh setiap himpunan maupun unit di kampus Institut Teknologi Bandung. Kali ini syukuran wisuda periode Juli 2013 dilaksanakan oleh mahasiswa kimia yang merupakan anggota dari HMK AMISCA ITB. Tujuan dari diadakannnya syukuran wisuda ini adalah sebagai bentuk apresiasi dari kami anggota himpunan mahasiswa kimia AMISCA ITB bagi kakak-kakak kami yang telah berhasil menyelesaikan pendidikan di Institut Teknologi Bandung. Selain itu sebagai bentuk rasa syukur atas kelulusan kakak-kakak wisudawan. Dalam prosesnya kami selaku panitia syukuran wisuda telah berusaha untuk memberikan suguhan yang terbaik bagi kakak-kakak wisudawan.

Laporan pertanggungjawaban akhir ini dibuat dalam rangka sebagai usaha untuk meninggalkan jejak kepada panitia syukuran wisuda kimia selanjutnya. Ini adalah pembelajaran yang kami dapatkan selama kami menjadi panitia syukuran wisuda kimia periode Juli 2013. Kinerja kami dalam menjalankan tugas dan kendala yang kami hadapi telah terangkum dalam laporan pertanggungjawaban ini. Segala kekurangan dan kesalahan kami akan menjadi rambu-rambu bagi kepanitiaan selanjutnya agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Kami berharap laporan ini dapat menjadi bekal bagi panitia syukuran wisuda selanjutnya untuk memberikan yang lebih baik lagi.

Bandung, Juli 2013

Panitia

DAFTAR ISI

Pendahuluan1

Daftar Isi 2

BAB I Proposal Kegiatan 3

BAB II Laporan dan Evaluasi kegiatan5

1. .Laporan Kegiatan6

2. .Evaluasi Kegiatan8

BAB III Laporan Keuangan18

Penutup22

Lembar Pengesahan23

Lampiran24

BAB IPROPOSAL

Proposal kegiatan (terlampir)

BAB IILAPORAN DAN EVALUASI

LAPORAN KEGIATAN

Narasi Keberlangsungan Acara

Hari H Syukuran Wisuda

Syukuran Wisuda Juli 2013 dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 12 Juli 2013 di Bulan Ramadhan. Acara berlangsung di Dacosta di sebelah Hotel Sawunggaling di Jalan Taman Sari. Persiapan di tempat acara dilakukan semenjak pukul 11.00 dengan panitia yang hadir sekitar dua puluhan orang. Ruangan Executive Lounge yang semula digunakan untuk ruangan panitia ternyata digunakan untuk makan siang para tamu yang tidak berpuasa pada hari itu. Persiapan meliputi dekorasi ruangan, dekorasi panggung, dekorasi backstage, dekorasi photobooth, dll. Dekorasi selesai sekitar pukul 14.00. Persiapan juga meliputi simulasi performance seperti tata letak di panggung, blocking, lighting, operator, sound system, dll. Akan tetapi tidak dilakukan briefing panitia secara keseluruhan karena massa yang hadir sedikit serta waktu yang tersisa untuk open gate tinggal sedikit lagi.

Acara syukuran wisuda itu sendiri dimulai pukul 16.00 dengan open gate pukul 15.30. Karena wisudawan yang datang sangat sedikit ketika pukul 16.00, maka acara dimulai sekitar pukul 16.10. Seluruh rangkaian acara berjalan baik kecuali pada saat perform dosen. Dosen yang dihubungi oleh panitia tiba-tiba membatalkan untuk mengisi acara. Mungkin karena kesalahan kami yang terlalu mendadak untuk menghubungi dosen. Karena ada satu acara yang tidak dilakukan, maka perform dosen tersebut diganti oleh perform dadakan dari performer lain. Waktu agak sedikit lebih cepat dari yang direncanakan sehingga agak sedikit tidak kondusif saat menjelang berbuka puasa. Tempat shalat juga kurang kondusif karena terlalu kecil. Tamu undangan yang hadir melebihi kapasitas tempat juga dan ternyata dari pihak Dacosta itu sendiri menyediakan kursi lebih sedikit dari yang dijanjikan.

Acara formal berakhir hingga pukul 18.00 dan dilanjutkan dengan istirahat, shalat, dan makan. Acara dibuka kembali dengan perform dance pukul 19.10. Lalu dilanjutkan dengan cabaret Romi dan Juli. Selanjutnya acara diserahkan kepada angkatan 2009 dan acara selesai sekitar pukul 21.15. Clearing area berakhir sekitar pukul 21.40.

Hari H Arak-arakan

EVALUASI CHEMASQURADE

I. .Ketua Panitia

II. .Sekretaris

Nama (Unsur)

:

Dena Agustina D. (Sb'11)

Tugas

:

Membuat surat yang berhubungan dengan perizinan syukwis, baik perizinan peminjaman tempat , barang, kendaraan, dan izin lainnya

Membuat proposal kegiatan

Menjadi notulen disetiap rapat panitia syukwis, masa himpunan, maupun audiensi dengan wisudawana

Menyusun laporan pertanggung jawaban syukwis

Hambatan

:

Pada saat pembuatan proposal sedikit terkendala karena harus menunggu fixasasi tema acara, rundown acara, jumlah wisudawan, dan anggaran dana

Pada saat pembuatan LPJ terkendala karena panitia ring 1 telat mengumpulkan LPJ

Solusi dan saran

:

Masing-masing divisi harus lebih memperhatikan timeline dan jobdes masing-masing

III. .Bendahara

IV. DDivisi Acara

Nama Kadiv (Unsur)

:

Rani Nurzahidah (Cu 11)

Nama Anggota (Unsur)

Lailatul Nur Ayudya (Ni 11)

Kresna Bondan Fathoni (Th 11)

Fadli Aprianto (La 11)

Muhammad Randa Pratama (W 11)

Reksy Wibowo (Sg 11)

Wendi Falahuddin (Be 11)

Syariful Anam Rifai (Ra 11)

Muhammad Arizki (Gd 11)

Fani Meilisa Rachman (C 10)

Tugas

:

Mengkoordinir acara syukuran wisuda HMK AMISCA ITB Juli 2013

Menentukan tema dan konsep acara syukwis

Melatih performer syukuran wisuda

Mencari pengisi acara syukuran wisuda

Hambatan

:

Sulit mengumpulkan SDM acara secara keseluruhan

Sulit mencari pengisi acara syukwis acara

Koordinasi dengan divisi lain kurang

Kurang briefing dengan massa

Kurang SDM secara keseluruhan

Panitia untuk di lapangan kurang seperti keamanan, dll.

Tidak ada simulasi acara

Tidak ada MSDM di kepanitiaan

Kurang jelas jalur komando

Sulit mencari tempat yang pas dengan tema

Mulai acara telat

Pendataan tamu yang hadir harusnya oleh satu orang

Solusi dan saran

:

Ada MSDM di kepanitiaan

Butuh SDM acara yang cukup banyak

Sering rapat koordinasi

Perjelas jalur komando

Tim pencari dana seharusnya sudah gerak cepat dari awal

Sering sosialisasi acara syukuran wisuda ke massa himpunan

V. .Divisi Logistik

Nama Kadiv (Unsur)

:

Ulan Darulan

Nama Anggota (Unsur)

Tugas

:

Memenuhi kebutuhan logistik acara

Hambatan

:

Tidak adanya staff membuat pekerjaan dilimpahkan kepada kadiv semua

Solusi dan saran

:

Diberikan jatah staff untuk divisi ini

VI. .Divisi Artistik

Nama Kadiv (Unsur)

:

Sucilia Indah Putri (K11)

Nama Anggota (Unsur)

1. Astri Yulmarliani S (Xe11)

2. Mulki Rachmawati (Cs11)

3. Amila Laelalugina (Cd11)

4. Mufidah S (Mt11)

5. Prasetyana Nafisah (F11)

6. Ana Syarifatul (Na11)

7. Berlian Filda (Tl11)

Tugas

:

Menata ruang, rias dan keadaan yang disesuaikan dengan tema acara dan arak-arakan

Membuat souvenir untuk wisudawan

Hambatan

:

Semakin dekat dengan hari-H semakin sedikit anggota divisi artistik yang ada, dikarenakan sebagian sudah pulang kampung

Banyaknya request dari divisi lain kepada artistik yang disampaikan mendadak serta beberapa job divisi lain yang harus diambil divisi artistik menyebabkan timeline kerja terganggu

Lambatnya kepastian jumlah wisudawan yang akan hadir

Lambatnya proses memperoleh dana baik yang dari danus maupun prodi membuat kerja agak terhambat.

Solusi dan saran

:

Manajemen sumber dayanya diperbaiki lagi, bisa mengajak masa himpunan membantu membuat dekorasi

Pembagian kerja tiap divisi pasti dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga tidak ada divisi yang mengerjakan job desc divisi lain.

VII. .Divisi Perizinan

VIII. .Divisi Publikasi dan Dokumentasi

Tugas

:

Publikasi propaganda acara syukwis

Pembuatan poster publikasi acara

Pensuasanaan himpunan dengan membuat countdown timer yang ditempel di sekre himpunan

Dokumentasi acara (foto dan video)

Hambatan

:

Keterbatasan keterampilan yang dimiliki kadiv

Kurang SDM

Solusi dan saran

:

Lebih koordinasi lagi dengan semua divisi dan lebih sering mengadakan rapat koordinasi sehingga tidak terulang lagi kejadian saling menunggu antar divisi yang dapat menghambat timeline dari masing-masing divisi.

IX. .Divisi Arak-arakan

X. .Divisi Konsumsi

XI. .Divisi LO

Nama Kadiv (Unsur)

:

Rani Yudi Hastuti (Kr 11)

Nama Anggota (Unsur)

Mega Rindu Arafah (O 10)

Hardany Triasmanto (Ca 10)

Ratih Fauziah (Y 10)

Tika Pebriani (Te 10)

Rika Felicita (Hf 10)

Fulki Nafilah (B 11)

Romel Hidayat (C 11)

Swastika Utama (Ne 11)

Riendu Friesty Florina Ises (Ar 11)

Achmad Akbari (Ge 11)

Widya Wigati (Br 11)

Akbar Fajrian Syah (Zr 11)

Astri Yulmarliani Sudarman (Xe 11)

Mulki Rahmawati (Cs 11)

Cyntia (Pr 11)

Imana Mamizar (Dy 11)

Dadan Rukmana (Rn 11)

Mega Nur Hesti Oktavia (Np 11)

Reksy Wibowo (Sg 11)

Nurul Nanda Khoiriyah (Bh 11)

Tugas

:

Menghubungi wisudawan

Menagih iuran

Berinteraksi dengan wisudawan dan keluarga wisudawan

Bertanggung jawab atas tersampaikannya informasi kepada wisudawan

Menjaga kenyamanan wisudawan dan anggota keluarga yang datang apada acara syukwis dan arak-arakan

Hambatan

:

Sulit mendapatkan SDM karena banyak yang KP dan Liburan

Data wisudawan beberapa ada yang salah

Beberapa wisudawan tidak merespon saat dihubungi

Tidak pernah bisa kumpul dengan seluruh anggota divisi dalam waktu yang bersamaan

Tidak menempatkan orang sebelumnya untuk menjaga di Ruang 2104

Kadiv tidak membawa HT saat hari-H wisuda

Kurangnya SDM saat hari H wisuda karena ada yang sakit dan ijin mendadak

Tidak jelasnya proses transportasi untuk keluarga wisudawan yang ingin menunggu di R. 2104

Solusi dan saran

:

Ada div. MSDM

Semua angkatan termuda dilibatkan dalam kepanitiaan

Selalu update data wisudawan baik dari TU Prodi maupun dari wisudawannya

Persiapkan minimal 2 orang untuk berjaga di tempat yang digunakan sebagai ruang tunggu bagi keluarga wisudawan yang tidak ikut arak-arakan

Kadiv LO harus memegang HT untuk mempermudah komunikasi saat hari-H

Memastikan anggota LO dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan datang pada hari syukwis dan wisuda (menemani arak-arakan)

Memastikan transportasi dan mekanisme saat hari H wisuda paling lambat H-1 Syukwis

Sosialisai ke massa lebih diperbanyak

Breafing acara untuk panitia dan massa himpunan lebih diperjelas

XII.Divisi Dana Usaha

Nama Kadiv (Unsur)

:

sendi ramdhani mg11

Nama Anggota (Unsur)

afiq bi11, archie Te11,alfi al11,

Tugas

:

mencari dana

Hambatan

:

staf banyak kesibukan, hari libur, rab belum jelas, bendahara hilang di awal kepanitiaan

Solusi dan saran

:

rab diselesaikan di awal kepanitian, ada tim khusus fokus ke danus,menyesuaikan danus untuk hari libur

.

BAB IIILAPORAN KEUANGAN

PEMASUKAN

Prodi

=

Rp

Iuran wisudawan

=

Rp

Danus

=

Rp

Bantuan dari himpunan

=

Rp

Jumlah

=

Rp

PENGELUARAN

No

Divisi

Rincian

Banyaknya

Harga Satuan

Jumlah

Subtotal

PENUTUP

Kepantiaan syukuran wisuda kimia periode Juli 2013 oleh mahasiswa kimia ITB telah selesai dilaksanakan. Dari keseluruhan pembelajaran yang kami dapatkan selama menjadi panitia tidak akan kami buang begitu saja. Kami memohon maaf kepada semua pihak yang merasa telah dirugikan atau mendapatkan ketidaknyamanan dari acara yang kami buat. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menjalankan kepanitiaan ini hingga acara ini selesai.

Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat. Semoga bermanfaat dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, September 2013

LEMBAR PENGESAHAN

Bandung, September 2012

Penanggung JawabKetua Pelaksana

Diar Luthfi HawariMuchlis Munawar

NIM 10510027NIM 10511044

Menyetujui,

Ketua Prodi

Dr. M. Bachri Amran

NIP. 131 690 332

LAMPIRAN

DAFTAR SURAT KELUAR

No

Tanggal

Nomor Surat

Tujuan

Perihal

1

15 Mei 2013

001/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2013/AMISCA/V/2013

Lembaga Kemahasiswaan

Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman ruangan Aula Barat

2

20 Mei 2013

002/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2013/AMISCA/V/2013

Lembaga Kemahasiswaan

Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin peminjaman ruangan galeri CC Timur

3

4 Juni 2013

003/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2013/AMISCA/V/2013

Caf Cocorico

Permohonan Izin berjualan di sekitar cafe

4

12 juni 2013

004/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2013/AMISCA/VI/2013

Tata Usaha program studi kimia Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman Ruangan

5

19 Juni 2013

005/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2013/AMISCA/VI/2013

Tata Usaha program studi kimia Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman Ruangan

6

20 Juni 2013

006/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2013/AMISCA/VI/2013

Tata Usaha program studi kimia Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman Ruangan

7

24 Juni 2013

007/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2012/AMISCA/VI/2013

Tata Usaha program studi Planologi Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman RSG Planologi

8

28 Juni 2013

008/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2012/AMISCA/VI/2013

Tata Usaha program studi kimia Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman Ruangan

9

31 Juni 2013

009/Syukuran Wisuda Kimia Juli 2012/AMISCA/VI/2013

Tata Usaha program studi kimia Institut Teknologi Bandung

Permohonan Izin Peminjaman Ruangan

DAFTAR SURAT MASUK

Tidak ada surat masuk

BUKTI PEMBAYARAN