Lizenzmanagement in der Praxis

Digicomp 1

Lizenzmanagement in der PraxisMarkus Schweizer, Digicomp Trainer

Associate Partner, CSC Schweiz

2Digicomp

Markus Schweizer - Steckbrief

Lic. phil. I, EMBA HSG

IT Beratung und Engineering seit 1989

IBM, PwC, CA, Protiviti, USU Consulting, AWK, CSC

Highlights:

Grosskunden: Allianz, AXA Winterthur, CS, SwissRe, Novartis, T-Systems, Helsana, BAFU, armasuisse, RUAG

USA 1999-2008: AON, MetLife, Dept. of the Treasury, State of California, General Electric, Aegon, Delphi Automotive, VISA, CGI, SunTrust, Convergys

Beratungsschwerpunkte: Service Management, IT Asset Management, Lizenz Management, IT Financial Management, IT Strategie, Programm Management, strategische Verbesserungsprogramme, Governance etc.

Digicomp Trainer für ITIL , Cobit und Sourcing Governance

ITIL Service Manager seit 2000, Expert seit 2008

3Digicomp

Ziele

Verstehen der Risiken und Chancen im Lizenzmanagement

Verstehen von spezifischen Herausforderungen:

Software-Audit durch einen SW-Hersteller

Lizenz-Management Klassifizierungen

Lizenz-Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen

Der Lizenz-Management Prozess

Implementierung am Beispiel der Helsana

4Digicomp

Agenda Einführung

Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements

Risiken

Compliance, Recht

Audits: Gefahr, Vorgehen,

Lizenzmodelle, Typen etc.

Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen

Lizenzierung in virtuellen Umgebungen

Subskriptionsmodelle in der Cloud

Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse

Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case

Assessment und Planung

Business Case

Beispiel Implementierung Helsana

5Digicomp

License Management

Risiken im Lizenz Management

6Digicomp

Diskussion Was ist eine Lizenz?

Allgemein ist eine Lizenz (v. lat. licet, „es ist erlaubt“; dazu: licentia, „Freiheit“, „Erlaubnis“) eine Erlaubnis, Dinge zu tun, die ohne diese verboten sind.

https://de.wikipedia.org/wiki/Latein

https://de.wikipedia.org/wiki/Erlaubnis

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Diskussion: Was ist eine Software-Lizenz?

8Digicomp

Lizenz Management – worum geht’s?

Installiert vs. gekauft?

Lizenz-Modell?

???

9Digicomp

Würden Sie einen Software-Audit bestehen? • Können Sie einen Bestandsreport Ihrer Lizenzen erstellen? Wie einfach?

• Bestand per Knopfdruck?

• Inventar und Nutzung Ihrer Software?

• Wissen Sie wieviele unterschiedliche SW Sie haben und wie und ob diese genutzt werden?

• Wie wird Ihre SW eingekauft?

• Wie steht es um Ihr Vertragsmanagement? Wo sind Ihre Software-Lizenz-Verträge?

• Was geschieht mit den Lizenzen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

• Kann der Mitarbeiter Software selber installieren?

• Gibt es eine Policy, Standard Bewilligungsverfahren? Ist sie kommuniziert?

• Wer darf und wer tut Software beschaffen?

• Haben sie einen kontrollierten Prozess für die Server-Dekommissionierung?

10Digicomp

Lizenzierungsproblematik heute – Aspekte des Verkaufs

• Softwarelizenzierungsmodelle sind so komplex, dass die SW Hersteller selber sie nicht verstehen

• Preisnachlässe bis zu 90% sind weit verbreitet

• Lizenzierungs- und Preismodelle sind so flexibel, dass die SW Hersteller selber oft nicht alles korrekt in ihre Systeme einpflegen. Es kann zu Diskrepanzen zwischen Vertrag, Nutzung und Rechnung führen.

«Software pricing can and should be much simpler. Instead, the software industry is chasing the cellular carriers for the MLPMOTP award: Most ludicrous pricing model on the planet» Informationweek online , 2011

11Digicomp

Agenda Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


12Digicomp

Herausforderungen im Lizenz Management

Compliance

Kosten-senkung

Recht-mässigkeit

Transparenz

Einsparungen

13Digicomp

Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


Agenda

14Digicomp

Wie gelangt unlizenzierte SW in Unternehmen?

/ Nicht autorisierte Downloads

/ Nichtautorisierte Kopien von Masterkopien

/ Cloning von PCs und Servern

/ Testinstallationen, Evaluationskopien, Entwicklungskopien, Beta-Versionen

/ Softwareverteilungstools

15Digicomp

Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


Agenda

17Digicomp

Software Audits

• Hintergrund: Rent-a-center hat Business Objects vor der Übernahme von BO durch SAP gekauft

• Intensive M&A Vorgänge erschweren Geschäftsbeziehungen und können zu Änderungen den Lizenzbedingungen führen

Lizenz Audits werden von den Hersteller als Weg für zusätzliche Umsätze gesehen.

Neben Nachlizenzierungen erhoffen sie sich auch Insiderinformation für Zusatzgeschäfte

«Rent-a-Center, the rent-to-own chain (USA) sued SAP recently after receiving an unexpected $9 million bill from SAP for excess use of its Business Objects analytics software»

CIO Magazin, July 20, 2011

18Digicomp

Software Audits Auf der Hersteller Seite: Account Manager vs. Audit Department

Position vor dem Audit (von der SW-Firma schriftlich angekündigt):

Sind wir unterlizenziert? Sollen wir einen Vergleich aushandeln?

Haben wir eigene Verfahren und Zahlen oder müssen wir eine externe Firma anstellen?

Wie gut verstehen wir die Vertrags- und Lizenzbestimmungen?

Wieviel Aufwand benötigt ein interner Audit?

Wer macht den Abgleich?

Was sind die Kosten?

Während dem Audit

Daten beschaffen?

Abschluss

Verifizierung des Auditberichts

Strategische Positionierung für weitere Zusammenarbeit

19Digicomp

Software Audits• Aufgrund der Komplexität der heutigen Lizenzkonditionen kann man nie 100% Lizenzkonformität beweisen

• Je sorgfältiger der Umgang mit Verträgen, Lizenzen, Installationen und Daten und je besser die Lifecycle Prozesse und Governance aufgestellt sind, umso wahrscheinlicher ist es, negative Auswirkungen eine Audit zu vermeiden.

• Kritische Erfolgsfaktoren

• Verstehen der Risiken und der Komplexität

• Lifecycle Prozesse

• Automation durch Toolunterstützung

• Schnittstellen und Identifikation von Datenquellen

• Integration mit anderen Prozessen und Funktionen

• Interne Audits

• Controls, KPIs, KVP

20Digicomp

Agenda Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


LizenzformenProprietäre Software• Lizenz Bestimmungen abhängig von Produzenten, Rechtsumfeld,

Kundenanforderungen • Von hochstandardisiert (EULA) bis zu individuellen Vereinbarungen

Freeware• Rechtlich nicht eindeutig definiert• Proprietäre Software, kostenlose Nutzung und Weiterverbreitung• Keine offener Quellcode

Shareware• Zweckgebunden• Zeitgebunden• Limitierte Funktionalität• Freemium (Gebührenpflichtigkeit abhängig vom Nutzungszweck)

Open Source• Darf eigenen Bedürfnissen angepasst werden• Quellcode darf analysiert werden• Kostenloses Kopieren und Weiterverteilen• Nicht zweckgebunden

22Digicomp

Lizenzmodelle

Lizenztyp

Lizenz-klasse

Lizenzart

23Digicomp

Lizenz Klassifizierung

Lizenzart Lizenzklasse Lizenztyp

Einzelplatz Vollversion Pro Gerät

Mehrplatz Upgrade Pro Nutzer

Cross-Upgrade Pro CPU

Update Pro Core

AddOn Pro Cluster

AddOn Upgrade

CAL

CAL Upgrade

24Digicomp

Lizenz Metrik Per Device

Per Node

Per User

Named user

Floating Licence

Per page

Per CI

Per Session

Per CPU

Per MIPS

Per MSU (million service units)

Per PVU

Per transaction

Volume-based

Per location

Time-based

Wie behält man hier den Überblick?

25Digicomp

Lizenzierungsprobleme

0

100

200

300

400

Installiert

Lizenziert

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Ist

Soll

Falschlizenziert

26Digicomp

Agenda Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


27Digicomp

Herausforderungen durch Virtualisierung und Cloud

• Lizensierungskonditionen sind gegenüber technischer Machbarkeit im Rückstand

• Client/Server Lizenzen (CALs etc.) sind in virtuellen und Cloud Umgebungen schwierig zu messen (gemischte Besitzverhältnisse)

• Dynamik von virtuellen und Cloud Umgebungen machen akkurate Lizenzbilanzen schwierig

• Techies interessieren sich nicht für Lizenzbedingungen (Cloning, Testumgebungen, ‘Spielwiesen’ etc.)

• Hosting/Outsourcing: Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung

• Probleme: Sicherheit, Datenhoheit, Verfügbarkeit, SLA, Interoperabilität etc.

28Digicomp

Agenda Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


Lizenz Management: Schnittstellen-DisziplinOrganisations-Sicht

Service Desk

Einkauf Revision

Rechtsabteilung

Finance

IT Installation

IT DiscoveryGebäude Management

Personal

IT Architektur Lizenz Management

Lizenz Management: Schnittstellen-DisziplinAnwendungs-Sicht

Service Desk

Einkauf Revision

Rechtsabteilung

Finance

IT Installation


Personal


Service Desk• ValueMation• Remedy

SCM• SAP• Ariba

Office

Vertragsmanagement• Valuemation• CU Contract

Kreditoren & Anlage• SAP

Deployment und Configuration• SW-Verteilung• VM Management

Inventory Scanner• SCCM• BDNA

Personalmanagement• SAP• Lawson

ArchitectureManagement• Aris• Topease• Tipco

Lizenz Management: Schnittstellen-DisziplinDaten-Sicht

Service Desk

Einkauf Revision

Rechtsabteilung

Finance

IT Installation


Personal


SW-VersionBestellung

BestellungPurchase Order

Lizenz-BilanzAnlagewertVerträge Auditreport

VerträgeLizenzen

RechnungWareneingangAnlagevermögenBetriebsbuchhaltung

Deployment HistoryChange History

SW-InstallationenUmzüge

Personal-Mutationen

SW-PortfolioStandards

32Digicomp

Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


Agenda

33Digicomp

Business CaseInvestition/ SW-Lösung/ Aufbau/ Prozess

Anpassung/ Daten

Bereinigung/ Schnittstellen/ Governance-

System

Laufende Kosten/ Unterhalt

Lösung/ Reporting/ KVP-System/ Lizenz

Manager

Quantitative Vorteile Lizenzkorrektur Lizenz-Nutzungs-

optimierung Standardisierung Vertrags-

konsolidierung Rechnungs-

genauigkeit Business Decision

Support Planungs-

genauigkeit Anlagevermögen Spend

Management Prozesseffizienz Aufwand für

Audits

Qualitative Vorteile Risiko Minderung Unterlizenzierung Audits Rufschädigung Rechtsverstösse Benutzer- und

Kundenzufriedenheit

M&A Situationen Flexibilität Compliance SOX IKS Basel II

34Digicomp

Einführung


Risiken

Compliance, Recht









Business Case


Agenda

35Digicomp

Implementierung nach Aspera: «A-Modell»

36Digicomp

Lösungslandschaft

Lizenz-Management Tool

Lizenz-Modelle, Lizenz-Metriken, Lizenz-Identifikation

Vertragsmanagement

Schnittstellen

Discovery / Scanning Tool

Entdecken von Software Installationen

Software Metering Tool

Messen des Gebrauchs

Software-Packetierung und Verteilung

Installation von Software

CMDB

Verbindung HW und SW Installationen

37Digicomp

Risiken im Lizenz Management 2

38Digicomp

Herzlichen Dank

Markus [email protected]