Lean Academy Lean Academy Rendre plus efficace le processus de sélection Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire statutaire Efficiënter maken van het statutaire Efficiënter maken van het statutaire selectieproces selectieproces FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg SPF Emploi, travail, concertation sociale SPF Emploi, travail, concertation sociale Kim Thienpont et Nadia Filippi Kim Thienpont et Nadia Filippi 1
31
Embed
Leanproject WASO/ETCS 'Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire/ Efficiënter maken van het statutaire selectieproces
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Lean AcademyLean Academy
Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire Efficiënter maken van het statutaire selectieprocesEfficiënter maken van het statutaire selectieproces
FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal OverlegFOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal OverlegSPF Emploi, travail, concertation socialeSPF Emploi, travail, concertation sociale
Kim Thienpont et Nadia FilippiKim Thienpont et Nadia Filippi
1
1. Notre projet• Qui sommes-nous? • Choix du processus et contexte• Objectifs et bénéfices attendus
2. Documenter et mesurer le processus• Phases et méthode de travail• Schéma processus• Répartition de la valeur• Constats
3. Analyse et propositions d’amélioration4. Conclusion
2
Table des matièresTable des matières
1. Notre projet1. Notre projet
3
Notre projetNotre projetQui sommes-nous? Qui sommes-nous?
• SPF Emploi, travail et concertation sociale• Le SPF est le garant des équilibres entre les travailleurs et les
employeurs dans leur relation de travail.• 1350 Collaborateurs• Administration centrale et services extérieurs• Volonté d’engager des collaborateurs statutaires/statutariser
4
Notre projetNotre projetQui sommes-nous? Qui sommes-nous?
5
Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire
Scope: Les phases de préparation du Processus de sélection statutaire, qui dépendent de notre organisation
Hors scope: •Tous les autres types de sélections•Les phases de sélection/screening en elles-mêmes •Toutes les phases qui dépendent de SELOR
6
Notre ProjetNotre ProjetChoix du processus et contexteChoix du processus et contexte
• Vraag van het Directiecomité• Grote aanwervingsbehoeften
7
OnsOns ProjectProjectKeuze van het proces en contextKeuze van het proces en context
Mannen en vrouwen
Enkele cijfers in 2013:•58 geplande selectieprocedures•24 afgewerkte selectieprocedures•41 indiensttredingen
Gemiddelde aanwervingsduur bij statutaire selectie: 426 kalenderdagen
Gemiddelde duur van interne mobiliteit: 192 kalenderdagen
8
OnsOns ProjectProjectKeuze van het proces en contextKeuze van het proces en context
Aandachtspunten:• Ingewikkelde procedures • Lange validatieketen
9
OnsOns ProjectProjectKeuze van het proces en contextKeuze van het proces en context
Efficiënter laten verlopen van de voorbereidingsfasen van het statutaire selectieproces zodat:
•de uitvoeringstermijn van de voorbereidingsfase van een statutaire selectie met aanleg van een reserve met 10% vermindert, en dit zonder kwaliteitsverlies•er een beter evenwicht is tussen input – output•het welzijn en de tevredenheid van onze klanten en medewerkers stijgt•de personeelskost voor het uitvoeren van het proces daalt
10
Ons ProjectOns ProjectDoelstellingen en verwachte batenDoelstellingen en verwachte baten
2. Documenter et mesurer le 2. Documenter et mesurer le processusprocessus
11
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus
12
Définir • scope• objectifs• organisation pratique
Documenter • diagramme de flux• Value stream map• diagramme en tortue• répartition valeur
Mesurer • collecter dates• statistiques• vérifier estimations avec cas réels
Analyser et proposer des améliorations
• points de blocage• gaspillages• brainstorming• propositions• efforts/bénéfices• plan d’action
Phases
•Workshop hebdomadaire avec experts en sélection•Réunions avec consultant Lean•Réunions de travail hebdomadaires de l’équipe projet
13
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusMéthode de travailMéthode de travail
14
Décision
formelle
Mobilité
interne
Sélection
externe
Pas de candidat ou candidat échoue
Phase 1 Phase 2
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusSchéma processusSchéma processus
Voorbereiden en houden van de vergadering
Screenen, antwoorden
Functiebe-schrijving
Selectie
Kandidaten uitnodigen
15
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het procesVerdeling van de waarde: prioritaire selectieVerdeling van de waarde: prioritaire selectie
Wachttijd voorbereidende vergadering
Wachttijd FB Termijn aanvaarding laureaat
1 0,5 1,5
Waarde voor de klant
Zonder waarde voor de klant
Reglementaire duur
Buiten scope
30 23
410 8
Aanvaarding laureaat indiensttreding
6 76
1
Interne Mobiliteit
Voorbereiden en houden van de vergadering
SelectieFunctiebe-schrij-ving
Screenen, antwoorden
16
Wachttijd voorbereidende vergadering
Wachttijd FB
Termijn aanvaarding laureaat
Kandidaten uitnodigen
1
Waarde voor de klant
Zonder waarde voor de klant
Reglementaire duur
6
810
180
1
4
1,50,5
Termijn ok laureaat indiensttreding
76
Buiten scope
23
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het procesVerdeling van de waarde: niet prioritaire selectieVerdeling van de waarde: niet prioritaire selectieInterne
Mobiliteit
17
Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het procesVaststelling fase 1: interne mobiliteitVaststelling fase 1: interne mobiliteit
Drie lange termijnen :
•30 kalenderdagen - 6 maanden : lange termijn voor de aanvang van de voorbereidende vergadering te wijten aan onvolledige informatie, andere selecties die aan de gang zijn…
•23 kalenderdagen: lange termijn voor opstellen/wijzigen functiebeschrijving
•76 kalenderdagen: duur van interne « opzeggingstermijn »
18
Wachttijd inschrijving
Wachttijd kick-off vergadering
Kick-offvergadering
Inschrijven
opstellenSLA
Wachttijd SLA
Houden modules 1, 2.1, 2.2
Wachttijd aanleg reserve
opzeggingstermijn
0,51 1
Waarde voor de klantZonder waarde voor de klant
Reglementaire duur
Buiten scope
Verdeling van de waardeVerdeling van de waardeDocumenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het proces
302 14
15
73
2 9 97
3
Praktische proef, voorbereiding module 2.2
publicatie
Externe selectie
19
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusConstats délai de parcoursphase 1 et 2*Constats délai de parcoursphase 1 et 2*
Scenario optimiste: 326,5 jours calendrier•228 jours calendrier sans préavis•65,5 jours calendrier scope
Scenario pessimiste: 476,5 jours calendrier•379,5 jours calendrier sans préavis•215,5 jours calendrier scope
*basé sur des estimations, verifié avec des cas réels
20
Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusConstats comparaison délais de parcours Constats comparaison délais de parcours
et temps de travailet temps de travail
Délais de parcours scope Temps de travail réel scope
65,5 jours calou 393 heures
10,5 jours calendrierou 63 heures
215,5 jours calou 1293 heures
10,5 jours calendrierou 63 heures
4. Analyse et propositions 4. Analyse et propositions d’améliorationd’amélioration
Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’améliorationApprocheApproche
•Workshop avec les correspondants P&O pour récolter les suggestions et remarques afin d’améliorer le processus de sélection
56 idées regroupées en 5 thèmes Exemples: bibliothèque de cas pratiques,
plateforme informatique, pool de membres du jury,…
•Interviews hebdomadaires avec les experts en sélection afin de rassembler des points d’amélioration et des propositions pour éliminer les gaspillages
23
Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’améliorationQuick winsQuick wins
POINT A AMELIORER PROPOSITION
Bcp d’envois par mail, capacité d'envoi limitée
1. Un fichier par sélection sur Alfresco
2. Campus sélection sur AlfrescoAttente justificatif bilinguisme 3. Donner accès aux recruteuses aux
certificats linguistiques
Rédaction de bcp d’infos (fiche des points…)
4. Déléguer aux assistantes administratives
Cas pratique systématique 5. Cas pratique en fonction des compétences à tester
Bcp d’échanges pour fixer réunions 6. Doodle
24
Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellenMiddellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn
TE VERBETEREN PUNT VOORSTEL
Deadline niet nageleefd door AD voor praktische proef
7. guideline opstellen voor opmaak praktische proef
Praktische proef niet altijd kwalitatief en termijnen niet altijd nageleefd
8. Jaarlijkse workshops
Deadlines voor ontvangst outputs niet geharmoniseerd
9. deadlines opstellen per output
25
Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellenMiddellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn
TE VERBETEREN PUNT VOORSTELGebrek aan deskundigen van een bepaalde taalrol
10. Een pool van deskundigen creëren
Verschillende werkmethodes van de selectiedeskundigen
11. Uniformiseren en vereenvoudigen
Voortdurende rechtvaardiging van de stand van zaken van de selecties
12. Tabel met stand van zaken voor P&O correspondenten en AD
Meedelen van bepaalde info wordt soms vergeten & de meegedeelde informatie verschilt soms
13. Geharmoniseerde Powerpoint opmaken die kan worden gebruikt bij vergaderingen en briefings
Fouten en vergetelheden te wijten aan niet-gestandaardiseerde documenten
14. Templates creëren (matrix van de competenties, checklist voorbereidende vergadering…)
26
Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellenMiddellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn
TE VERBETEREN PUNT VOORSTELWachttijd kick-off vergadering SELOR 15. Een jaarlijkse planning opmaken en
naar SELOR sturen
27
Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’améliorationCoûts/bénéficesCoûts/bénéfices
28
ConclusionConclusion
« Le projet Lean nous a incitées à voir sous une autre perspective les processus et les procédures de sélection et à remettre en question certaines pratiques »